Tài liệu Bài tiểu luận-quản lý dự án công nghệ thông tin

  • Số trang: 39 |
  • Loại file: PDF |
  • Lượt xem: 50 |
  • Lượt tải: 0
quangtran

Đã đăng 3721 tài liệu

Mô tả:

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ GIAO THÔNG VẬN TẢI TRƯỜNG ĐẠI HỌC HÀNG HẢI VIỆT NAM QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TIỂU LUẬN: QUẢN LÝ DỰ ÁN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN Ngành: Công Nghệ Thông Tin NHÓM: NGUYỄN BÌNH MINH NGUYỄN THỊ LANH NGUYỄN TUẤN MINH HẢI PHÒNG, NGÀY 27 THÁNG 05 NĂM 2014 BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ GIAO THÔNG VẬN TẢI TRƯỜNG ĐẠI HỌC HÀNG HẢI VIỆT NAM QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TIỂU LUẬN MÔN: QUẢN LÝ DỰ ÁN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN Ngành: Công Nghệ Thông Tin NGƯỜI HƯỚNG DẪN: TS. TRẦN ĐĂNG HOAN NHÓM THỰC HIỆN: NGUYỄN BÌNH MINH NGUYỄN THỊ LANH NGUYỄN TUẤN MINH HẢI PHÒNG, NGÀY 27 THÁNG 05 NĂM 2014 MỤC LỤC 1 GIỚI THIỆU .......................................................................................... 1 1.1 TẦM QUAN TRỌNG CỦA QUẢN LÝ CHI PHÍ .............................................. 1 1.2 CHI PHÍ LÀ GÌ?....................................................................................... 1 1.3 QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN LÀ GÌ? ............................................................. 2 2 NHỮNG NGUYÊN LÝ CƠ BẢN CỦA QUẢN LÝ CHI PHÍ .............. 4 2.1 LỢI NHUẬN (PROFITS) ........................................................................... 4 2.2 VÒNG ĐỜI CHI PHÍ (LIFE CYCLE COSTING) ............................................. 4 2.3 PHÂN TÍCH DÒNG TIỀN(CASH FLOW ANALYSIS) ..................................... 6 2.4 CHI PHÍ TRỰC TIẾP ................................................................................. 6 2.5 CHÍ PHÍ GIÁN TIẾP ................................................................................. 6 2.6 CHI PHÍ CHÌM ........................................................................................ 7 2.7 LÝ THUYẾT ĐƯỜNG CONG HỌC TẬP ....................................................... 7 2.8 DỰ TRỮ ................................................................................................. 7 3 ƯỚC LƯỢNG CHI PHÍ ........................................................................ 8 3.1 CÁC DẠNG DỰ TOÁN CHI PHÍ ................................................................. 8 3.2 KẾ HOẠCH QUẢN LÝ CHI PHÍ ................................................................ 10 3.3 CÔNG CỤ VÀ KỸ THUẬT ƯỚC TÍNH CHI PHÍ .......................................... 11 3.3.1 Ước tính tương tự ....................................................................... 11 3.3.2 Ước tính từ dưới lên.................................................................... 11 3.3.3 Mô hình hóa tham số .................................................................. 12 3.4 NHỮNG VẤN ĐỀ ĐIỂN HÌNH VỚI DỰ TOÁN CHI PHÍ CNTT ..................... 13 3.4.1 3.4.2 3.4.3 3.4.4 Dự toán được hoàn thành quá nhanh .......................................... 13 Thiếu kinh nghiệm dự toán .......................................................... 13 Con người thường thiên về việc dự toán thấp hơn thực tế ........... 13 Ban quản lý đòi hỏi sự chính xác. ............................................... 14 3.5 DỰ TOÁN CHI PHÍ MẪU ........................................................................ 14 4 XÁC ĐỊNH NGÂN SÁCH ................................................................... 21 5 KIỂM SOÁT CHI PHÍ (CONTROLLING COSTS) .......................... 23 5.1 QUẢN LÝ GIÁ TRỊ THU ĐƯỢC (EARNED VALUE MANAGEMENT)......... 23 5.2 5.3 5.4 5.5 GIÁ TRỊ KẾ HOẠCH (PV) ...................................................................... 24 CHI PHÍ THỰC TẾ (ACTUAL COST) (AC) ................................................ 24 GIÁ TRỊ THU ĐƯỢC (EV)...................................................................... 24 SAI LỆCH CHI PHÍ (COST VARIANCE) (CV) ............................................ 26 Quản lý dự án CNTT - Quản lý chi phí dự án 5.6 SAI LỆCH TIẾN ĐỘ (SCHEDULE VARIANCE) (SV) .................................. 26 5.7 CHỈ SỐ CHI PHÍ THỰC HIỆN (CPI) ......................................................... 26 5.8 CHỈ SỐ TIẾN ĐỘ THỰC HIỆN (SPI)......................................................... 26 5.9 QUẢN LÝ DANH MỤC DỰ ÁN (PROJECT PORTFOLIO MANAGEMENT) .. 30 5.10 SỬ DỤNG PHẦN MỀM ĐỂ HỖ TRỢ QUẢN LÝ DỰ ÁN ................. 31 6 KẾT LUẬN ........................................................................................... 33 7 TÀI LIỆU THAM KHẢO .................................................................... 34 Nhóm: Nguyễn Bình Minh, Nguyễn Thị Lanh, Nguyễn Tuấn Minh Trang 1 DANH MỤC HÌNH H 1 T 3 H 2 T 9 Hình 3: Gi m nhân s các phòng ban tố đa H H H 4 5 e e ă 10 a a 18 19 21 đ Hình 7: Ư Hình 8: T Hình 9: B e đ đ đ a a 25 25 1 ă a 5 27 Quản lý dự án CNTT - Quản lý chi phí dự án 1 GIỚI THIỆU 1.1 Tầm quan trọng của quản lý chi phí đ Nh ng d án công ngh thông tin trong quá kh tiêu v ngân sách. Các nghiên c u c a a G ’ t k ho ch trung bình – ph ă đ cm c y chi phí HAO ằng dollar chi phí th t chi phí d toán – c a các d án công ngh thông tin không thành công nằm trong kho ng từ 180% ă 1994 đ 5 % ă 2004 Mặc dù các nhà nghiên c u còn nghi ng v tính xác th c c a nh ng con số này, các nghiên c đã đ c duy t l i v mặt khoa học, xác nhận v đ v t k ho ch c a các d án CNTT. Ví d , đ c lậ đ ba bài kh ă c th c hi n b i Jenkins, Phan, và Bergeron vào nh 1984, 1988 và 1992 v t k ho ch c a các d án ph n m đã chỉ ra rằng t d toán trung bình c a t t c các d án trong kh o sát c a họ (không ph i chỉ nh ng d án không thành công) vào kho ng 33-34%. Ch c ch n rằng vẫn có kh ă i thi n kh ă đ t m c tiêu v chi phí trong các d án CNTT. Trong bài ti u , đặc bi t là t o đ hỗ tr vi c luận này mô t nh ng khái ni m quan trọng trong qu n lý chi phí d ra nh ng d đ ốt và sử d n lý giá tr đ qu n lý chi phí. 1.2 Chi phí là gì? M ố ổ chi đ ” Từ đ e e đ ĩa đ a đ đ ằ , “K ặ ừ ỏđ đ đ “ đ đ ằ ậ (Đ , , đ đ , đ R a NTT, ằ a đ ậ ọ a a đ T ê ố đ , ử ỳđ a ử ằ ặ ê đ ý ọ Họ NTT đ ẽ ê a ê đ ằ ê ê ĩa ê a đổ ” ừ ỏđ a, ậ , ) đ a ê V a NTT ê a đ a ừđ ĩ ằ Nhóm: Nguyễn Bình Minh, Nguyễn Thị Lanh, Nguyễn Tuấn Minh ỉ ẩ Trang 1 Quản lý dự án CNTT - Quản lý chi phí dự án ố a ốđ ỹ ă M a ê â NTT a , ọ ê ẩ a a đ ặ ặ ẩ N a a D đ , ẽ ă đ ê đã đ ý d ử đ đ ố ỳ , a đổ ? a a đ ử a 1.3 Quản lý chi phí dự án là gì? a a ý a â ằ , a tiêu chi phí. Quản lý chi phí dự án a ằ đ ýđ a duyệt” N đ õ , ọđ ố ừ a ọ đ đ đ â ỹđ ê ú “một dự án” và “ngân quỹ được ằ a ọđ x x , â ĩa đ a ử T ỏa ã ê ê a ê a ý  Dự toán chi phí (Estimating costs) a xỉ ặ K đ , ý ê ốx a đ a a , đ ậ ậ xâ a M ý ố a ê a đ đ x , ê các thông tin liên quan khác. a ê ố ố ú  Xác định ngân sách (Determining the budget) a ổ ừ a đ x đ , a , K N â , ố a đ a ngân sách chi phí là ậ â a đổ là OPA ậ  Kiểm soát chi phí (Controlling costs) a đố â K a đ , , ậ Nhóm: Nguyễn Bình Minh, Nguyễn Thị Lanh, Nguyễn Tuấn Minh ậ Trang 2 Quản lý dự án CNTT - Quản lý chi phí dự án (organizational process asset), ý , ậ ê a đổ , ậ ậ ậ Hình 1: Tóm tắt những quy trình và kết quả. Đ hi đ c mỗi quy trình trong qu n lý chi phí d , c tiên b n ph i hi u nh ê ý n c a qu n lý chi phí. R t nhi u nguyên lý không ph i chỉ t n t i trong qu n lý d án; tuy nhiên, nh ng nhà qu n tr d án c n hi u nh ng nguyên lý n ê a đ n nh ng d án c th c a họ. Nhóm: Nguyễn Bình Minh, Nguyễn Thị Lanh, Nguyễn Tuấn Minh Trang 3 Quản lý dự án CNTT - Quản lý chi phí dự án 2 NHỮNG NGUYÊN LÝ CƠ BẢN CỦA QUẢN LÝ CHI PHÍ R t nhi u d NTT đ c kh không hi u t m quan trọng c a các nguyên lý k đ u b i vì các chuyên gia CNTT n. Nh ng khái ni m quan trọ vố ũ ố â ậy, r t nhi u d thành b i vì nh ng v đ qu n lý chi phí. H u h t các thành viên ban qu n tr hi u và lãi ròng, tỷ l hoàn vốn, và b n phân tích hoàn đã đ c b đ a hoàn qua â đê ng thuật ng ng thuật ng NTT D đ , ng nhà qu n tr d án CNTT c n ph i trình bày và th o luận nh ng thông tin v d án theo nh ng thuật ng ũ ật ng kỹ thuật. Ngoài phân tích giá tr hi n t i ròng, tỷ l hoàn vốn và phân tích hoàn vốn, các nhà qu n lý d án ph i hi u m t vài nguyên t c, khái ni m và thuật ng v qu n lý chi phí. Ph n này mô t nh ng ch đ i nhuậ , ò đ i chi phí, phân tích dòng ti n, tài s n h u hình và vô hình và l i nhuận, chi phí tr c ti p, chi phí chìm, lý thuy đ ng cong học tập, và d tr . M t ch đ quan trọng khác và m t trong nh ng công c và kỹ thuật then chốt trong ki m soát chi phí d án – qu n lý giá tr ph n ki m soát chi phí. đ c–đ c miêu t chi ti t trong 2.1 Lợi nhuận (Profits) L i nhuận bằng doanh thu trừ Đ ă i nhuận, m t công ty có th ă a , m chi phí, hoặc cố g ng th c hi n c hai. H u h t các nhà qu n lý a â đ n l i nhuậ đ khác. Khi xem xét các kho đ công ngh và h thống thông tin m , đ u quan trọng là tập trung vào l i nhuận, không ph i chỉ là doanh thu hay chi phí. Xem xét m t ng d đ n tử mà b c tính sẽ ă a t công ty 100 tri u $ thêm 10%. B n không th đ đ c l i nhuận ti ă a ng d đ n tử mà không bi t v l i nhuận cận biên. L i nhuận cận biên là tỷ l l i nhuận trên doanh thu. N u doanh 100$ đe i 2$ l i nhuận, l i nhuận cận biên là 2%. N u công ty m t 2$ cho mỗi 100$ doanh thu, l i nhuận cận biên là -2%. 2.2 Vòng đời chi phí (Life cycle costing) Vò đ i chi phi cho phép b n nhìn th y b c tranh l n v chi phí c a m t d án trong suố ò đ i c a Đ u này cho phép b n phát tri n m t d đ x v chi phí và l i nhuận tài chính c a m t d P ò đ i xem xét tổng chi phí s h u, hoặc phát tri n c ng thêm các chi phí hỗ tr cho m t d án. Ví d Nhóm: Nguyễn Bình Minh, Nguyễn Thị Lanh, Nguyễn Tuấn Minh Trang 4 Quản lý dự án CNTT - Quản lý chi phí dự án t công ty có th hoàn thành m t d án phát tri n và th c thi m t h thống d ch v khách hàng m i trong m t hoặ a ă , thống m i có th làm vi c trong ă N ng nhà qu n tr lý d án, v i s hỗ tr từ các chuyên gia tài chính trong tổ ch c c a họ, ê c tính chi phí và l i nhuận c a d án trong suố ò đ i c a nó, t c 10 ă nêu trên. Hãy nh l i rằng phân tích giá tr hi n t i ròng a 10 ă ò đ i cho d án nên bao g m c chi phí và l i nhuận trong toàn b kho ng th Nh ng nhà qu n tr d án và ban qu n lý c p cao c n ph xe xé c a các d án khi họ đ a a Các tổ ch đ nh tài chính. đ ng có l ch sử đ các d án CNTT, nh ng d r t kinh t khi sử d ng ti n vào vi x n trong nh a đ đ n tổng chi phí s h u. Ví d đ nh nhu c u c a đ uc a , ẽ i sử d ng và ti n hành nh ng thử nghi m s m v i các d NTT đ đ n khi các v sau khi ti Ta đã t rằng trong m t d án ph n m m, sẽ đ đ sửa m t lỗ đ c phát hi n ra mu ửa nó từ s m. đ xu t hi n p 100 l n B i vì các tổ ch c ph thu c vào CNTT, các s cố máy móc sẽ gây ra nh ng kho n chi phí khổng l . Ví d , b ng 1 tóm t t chi phí trung bình c a m t phút không ho đ ng c a các ng d NTT a đ a m chi phí khôi ph c h thống, chi phí nhân s đ làm bù nh ng ph n vi a đ c th c hi n trong lúc s cố, và m t mát doanh thu tr c ti p và gián ti p. Type of IT Application Cost/Minute Securities trading 73.000$ Enterprise Requirements Planning (ERP) 14.800$ Order processing 13.300$ Electronic commerce 12.600$ Supply chain 11.500$ Point of sale (POS) 4.700$ Automatic teller machine (ATM) 3.600$ E-mail 1,900$ Bảng 1: Tóm tắt chi phí trung bình của một phút hệ thống ngừng hoạt động Nhóm: Nguyễn Bình Minh, Nguyễn Thị Lanh, Nguyễn Tuấn Minh Trang 5 Quản lý dự án CNTT - Quản lý chi phí dự án 2.3 Phân tích dòng tiền(Cash flow analysis) Phân tích dòng ti n là m đ x đ ă và l i nhuận c a m t d án và k t qu dòng ti ă n tr d án ph i ti n hành phân tích dòng ti đ x đ nh giá tr hi n t i ròng. H u h t nh ng ê ù đ u hi đ c nh ng khái ni n c a dòng ti n. N u họ đ ti n trong ví hoặc tài kho n tín d ng, họ không th ađ cb t c th gì. Ban qu n lý c p cao ph i cân nh c v đ dòng ti n khi l a chọ xe đ vào d án nào. N u qu n lý c p cao l a chọn quá nhi u d án có nhu c u cao v dòng ti n trong cùng m ă , ẽ không th hỗ tr t t c các d án và duy trì l i nhuận từ ú X đ đ c rõ ràng vi c bố ng ti ũ t vi c r t quan trọng. Ví d , n u m t công ty phân bổ toàn b chi phí vào d ă 2008, đ ẽ c n tính toán c l m phát và các y u tố khác khi phân phối chi phí và l i nhuận theo giá tr ti a Chi phí, l i ích h u hình và vô hình là nh ng ph ù đ x đ nh xem l i ích và chi phí d án có th đ ĩa õ nào cho m t d án. Chi phí hoặc l i ích h u hình là nh ng chi phí và l i ích mà m t tổ ch c có th dễ đ đ m bằng ti n b N c l i, l i ích hoặc chi phí vô hình là nh ng chi phí và l i ích mà khó có th đ đ m bằng ti n. L i ích vô hình c a d ng bao g m nh ng th danh ti ng, uy tín và nh đ u kho ă ă t mà m t tổ ch c không th dễ đ đ m bằng ti n. B i vì l i ích và chi phí vô hình khó có th đ ng hóa, ú ũ ng tr ê đ c ch 2.4 Chi phí trực tiếp Chi phí tr c ti p là nh ng chi phí mà có th tr c ti p liên h v i vi c s n xu t s n phẩm và d ch v c a d án. B n có th gán chi phí tr c ti p cho m t d án nh t đ nh. Ví d , a nh i làm vi c toàn th i gian trong d án và chi phí ph n m m và ph n c đ a đặc bi t ph c v cho d đ u là chi phí tr c ti p. Nh ng nhà qu n tr d án nên tập trung vào chi phí tr c ti p, b i vì họ có th đ u khi n đ c chúng. 2.5 Chi phí gián tiếp Chí phí gián ti p là nh ng chi phí mà không th tr c ti p liên h v i nh ng s n phẩm hoặc d ch v c a d , a gián ti p t i vi c th c hi n d án. Ví d , đ , ă y, vân vân trong m t khu nhà làm vi c c a hàng ngàn công Nhóm: Nguyễn Bình Minh, Nguyễn Thị Lanh, Nguyễn Tuấn Minh Trang 6 Quản lý dự án CNTT - Quản lý chi phí dự án â đa c hi n nhi u d án khác nhau có th đ đ phí gián ti ă c coi là chi phí gián ti p. Chi c phân phối cho từng d án, và các nhà qu n tr d án có r t ít kh đ u khi n chúng. 2.6 Chi phí chìm ng ti đã đ c dùng trong quá kh Hã xe t con thuy n chìm không th quay l đ c. Khi quy Chi phí chìm t, giố đã đ nhi th t b đ , ú đ nh d ặc ti p t c, b n không nên xem xét c chi phí chìm. R t đ , i bẫ ĩ đ n nh ng kho n ti đã ử d ng cho m t d é c ph i dừ đ n vào nó. Cái bẫ ũ đ ng h p nh m t ti n vào nó. Chi phí chìm nê đ đa c do họ vố đa c không muốn ngừ c bỏ qua. 2.7 Lý thuyết đường cong học tập Lý thuy đ ng cong học tập chỉ ra rằng khi r t s n phẩ đa lặ đ ặp l i, chi phí trên từ đ sẽ gi m theo m t hình mẫ đ nhi u s n phẩ đ c s n xu t. Lý thuy đ ng cong học tậ ú đ c s n xu t đặn khi thêm c tính chi phí trong nh ng d án bao g m vi c s n xu t m t số ng l n s n phẩm. Lý thuy t đ ng cong học tậ ũ đ c áp d ng khi tính toán th i gian c n thi đ hoàn thành công vi đ V ,l đ a đ ng th c hi n m t công vi c, sẽ có th m t nhi u th . a đ n th 10 đ c hi n 1 công vi c 2.8 Dự trữ D tr ng ti đ c tính trong d đ gi m thi u r i ro bằng cách dành chỗ cho nh ng tình huố a d đ Dự trữ phát sinh đ n nh ng tình huố a đã đ c lên k ho ch m t ph ( ò đ c gọ w w ) đ đ chi phí d án. Ví d , n u m t tổ ch c bi t rằng tỷ l thay th nhân l c CNTT là 20%, tổ ch đ ê dành d tr đ tr cho chi phí tuy n d đ o nhân l c CNTT. Dự trữ quản lý đ c dùng cho nh ng tình huố a ê đ đ c (còn gọi là unknown unknowns). Ví d , n u m t nhân viên qu n tr d án b ốm trong 2 tu n hoặc m t nhà cung c p quan trọng ngừng ho đ ng, d tr qu n lý có th đ c đ ù đ p chi phí hậu qu . Nhóm: Nguyễn Bình Minh, Nguyễn Thị Lanh, Nguyễn Tuấn Minh Trang 7 Quản lý dự án CNTT - Quản lý chi phí dự án 3 ƯỚC LƯỢNG CHI PHÍ d Các nhà qu n tr d án ph i xem trọng d toán chi phí n u họ muốn hoàn thành đ u ki n ngân sách cho phép. Sau khi xây d ng tốt danh sách yêu c u v ngu n l c, các nhà qu n tr d đ i d án c a họ ph i xây d ng m t vài d toán chi phí cho nh ng ngu n l c này. M t quy trình quan trọng trong qu n lý th i gian d c tính ngu n ho đ ng, th mà cung c p cho chúng ta m t danh sách các yêu c u ngu n l c ho đ ng. Ví d , n u m t ho đ ng trong m t d án bao g m vi c th c hi n m t bài xét nghi đặc thù, danh sách yêu c u ngu n l c ho đ ng sẽ mô t m đ kỹ ă và th i gian c n thi n thi t c a nh i th c hi n phân tích, số i đ th c hi n và nhu c u v ph n m m hoặc trang thi t b đặc bi t, vân vân. T t c nh đ u c n thi đ thi t lập m t d toán chi phí tốt. M c này mô t nh ng lo i d toán chi phí khác nhau, công c và kỹ thuậ đ c tính chi phí, nh ng v đ đ n hình g n v i d toán CNTT, và m t ví d chi ti t v d toán chi phí c a m t d án CNTT. 3.1 Các dạng dự toán chi phí M t trong số nh đ u ra chính c a vi c qu n lý chi phí d án là b n d toán chi phí. Các nhà qu n tr d ng chuẩn b m t vài lo i d toán chi phí cho h u h t các d án. Ba lo i d n là:  D đ l n thô (ROM) cung c p m ng chi phí c a d án. D ROM ũ đ c gọi là d toán ballpark, guesstimate, swag hoặc broad gauge. Lo i d đ c th c hi n r t s m trong quá trình th c hi n d án hoặc thậm chí từ c khi d án chính th c b đ u. Các nhà qu n tr d án và qu n lý c p cao sử d ng d đ giúp l a chọn d án. Khung th i gian cho lo i d ng nằm trong kho ă hoặ c khi d Đ chính xác c a m t d toán ROM ằm trong kho ng -50% đ 100%, ĩa cc ad án có th th 50% ặ a 100% i d toán ROM. Ví d , chi phí th c c a d án v c tính ROM 100k$ có th nằm trong kho ng 50k$ đ 200 $ Đối v i các d toán CNTT, kho x ng r nhi u. R t nhi ê a NTT ng t đ â đ ố c ĩ x ê c phát tri n ph n m m do các d án CNTT có l ch sử t chi phí d toán. Nhóm: Nguyễn Bình Minh, Nguyễn Thị Lanh, Nguyễn Tuấn Minh ng Trang 8 Quản lý dự án CNTT - Quản lý chi phí dự án  D â đ c sử d đ phân phối ti n t i ngân sách c a m t tổ 2 ă ch c. R t nhi u tổ ch c xây d ng ngân sách ít nh đ c th c hi n trong kho ng từ 1 đ 2 ă D toán c khi d án Đ chính xác c a d â ă ng 10% đ +25%, ĩa c có th 10% ặ a 25% so v i d toán ngân sách. Ví d , chi phí th c c a d án v i d toán ngân sách 100k$ có th nằm trong kho ng từ 90 $ đ n 125k$.  D x x đ đ nh cung c p m c tính chính xác c a chi phí d án. D đ c sử d đ đ a a ng quy đ nh mua s m mà c n nh x đ c tính chi phí d án cuối cùng. Ví d , n u m t d án bao g m vi c mua 1000 máy tính cá nhân từ m t nhà cung c p bên ngoài trong 3 tháng t i, m t d toán chính xác là c n thi đ đ nh đ xu t c a nhà cung c p và phân bổ quỹ đ tr cho nhà cung c p đ c chọn. D x đ đ c th c hi n trong kho ng th i gian từ 1 ă xuố c khi d án hoàn thành. M t d x đ nh c n ph i chính xác nh t trong số 3 lo i d Đ chính xác c a lo i d toán này ng nằm trong kho ng -5% đ +10%, ĩa c c a d án có th 5% ặc nhi 10% id x đ nh. Ví d , chi phí th c c a m t d án có d x đ nh 100K$ có th nằm trong kho ng từ 95 $ đ n 110k$. Hình 2: Tóm tắt 3 loại dự toán chi phí cơ bản Số ng và lo i d a đổi theo từng khu v c áp d ng. Ví d , Hi p h i Quốc t vì s Ti n b c a ngành d d toán chi phí cho các d án xây d đ l n, khái ni (AA E) x đ ă i , , x đ nh, ki m soát. Nhóm: Nguyễn Bình Minh, Nguyễn Thị Lanh, Nguyễn Tuấn Minh Trang 9 Quản lý dự án CNTT - Quản lý chi phí dự án Đ u chính y u là các lo i d nhau c a m t d b đ ê x c hoàn thành vào nh e a đ n khác th i gian. Ngoài vi c xây d ng d toán chi phí, vi c cung c p các chi ti t bổ tr cho d ũ t quan trọng. Các chi ti t bổ tr bao g m nh n đ nh và gi đ đ c sử d đ làm d toán, m t b n mô t v d án (báo cáo ph m vi d án, , â và kỹ thuậ â )đ c sử d ng, và các chi ti t v các công c đ c sử d đ xây d ng d toán. Nh ng chi ti t bổ tr sẽ giúp vi c chuẩn b m t b n d toán cập nhập hoặc các d khi c n thi t. dễ 3.2 Kế hoạch quản lý chi phí K ho ch qu n lý chi phí là m t tài li u mô t cách th c m t tổ ch c sẽ qu n lý các sai l ch trong d án. VÍ d , n u m t d x đ nh cung c p nh ng n n t đ đ đ xu t chi phí nhà cung c p cho t t c các ph n c a m t d án, m t k ho ch qu n lý chi phí sẽ mô t cách th c ph n ng l đ xu a ặc th p i d toán. M t vài tổ ch c cho rằng m đ xu t chi phí nằm trong kho ng chênh l ch 10% so v i d toán là ch p nhậ đ c và chỉ đ n nh ng danh m c nằm trong kho a 10% ặc th 20% i nh c tính. M đ m quan trọng khác c n cân nh c trong vi c chuẩn b d toán chi phí là các chi phí nhân công, b i vì chi phí nhân công chi m m t ph n l n trong tổng chi phí d án. R t nhi u tổ ch c tính số i hoặc th i gian họ c n theo từng b phận hoặc theo kỹ ă ố ò đ i c a m t d án. Ví d , khi Hãng hàng không Tây Nam (NA) xây d ng nh ng d a đ u cho d án h thố đặt chỗ, ResNet, họ đã đ nh số mỗ ă e ừng b phận. i tố đa đ c phân công vào d án Hình 3: Giảm nhân sự các phòng ban tối đa theo năm Nhóm: Nguyễn Bình Minh, Nguyễn Thị Lanh, Nguyễn Tuấn Minh Trang 10 Quản lý dự án CNTT - Quản lý chi phí dự án ú ý đ n số ng ít ỏi các nhà th u mà NA d đ nh sử d ng. Chi phí nhân a đối v i các nhà th u, nên vi c phân bi t các ngu n n i l c và ngo i l c là r t quan trọng. 3.3 Công cụ và Kỹ thuật ước tính chi phí ă N Ma n có th hình dung, xây d ng m t b n d toán chi phí tốt là r t khó n thay, có m t vài công c và kỹ thuậ ă đ hỗ tr vi c t o ra m t đ d toán chi phí. Nh ng công c và kỹ thuật t , c tính từ qu n lý d , c dùng bao g i lên, mô hình hóa tham số, chi phí ch â đ u th u, và phân tích d tr . ng, ph n m c tính 3.3.1 Ước tính tương tự Ư , ò đ c gọ c tính từ trên xuống, sử d ng chi phí th c c am td đ nt đ c tính chi phí c a d án hi n t i. Kỹ thuậ đò ỏi m t số ng l n nh đ ê đ đỏ ng kỹ thuậ , ũ x Ư là kỹ thuật đ ậy nh t khi nh ng d T ê c n thi c trên th c t , không chỉ đ , c hi n vi c chuẩn b d toán chi phí ph đ đ x đ nh nh ng ph n nào c a d án sẽ đ hoặc rẻ . Ví d , nh i lập d ng cố g ng tìm m t d b ngoài. c chuyên môn ng d án r i tinh chỉnh theo nh ng khác bi đã t. Tuy nhiên, n u d đa đ c lên d toán g m c m t ngôn ng lập trình m i hoặc ph i làm vi c v i m t lo i m ng hoặc ph n c ng m i, kỹ thuậ th p. sẽ r t dễ m c ph i lỗ đ a a c tính quá 3.3.2 Ước tính từ dưới lên ho P Ư c tính từ i lên bao g m vi đ ng cá nhân và c ng tổng chúng l ò đ c gọ ng nh ng danh m c công vi c hoặc đ có con số ng cho toàn d án. a trên ho đ ng. Quy mô c a các danh m c công vi c cá nhân và kinh nghi m c a đ t đ nh s chính xác c a d toán. N u có m t b n WBS chi ti t cho d án, i qu n tr d án có th phân công nh i ch u trách nhi m cho m t gói công vi đ xây d ng d toán chi phí cho gói công vi đ , ặc ít nh t m ng v ngu n l c c n thi t. Nh i làm trong khu v c tài chính c a m t tổ ch ng cung c p các tỷ l chi phí ngu n l , a đ ng (labor rate) hoặc chi phí cho mỗi pound nguyên li u, nh ng số li u mà có th đ đ a n m m qu n lý d Nhóm: Nguyễn Bình Minh, Nguyễn Thị Lanh, Nguyễn Tuấn Minh Trang 11 Quản lý dự án CNTT - Quản lý chi phí dự án đ tính toán chi phí. Ph n m m t đ cho mỗi c đ đ a a toán chi phí đ c a WBS và cuối cùng là cho toàn b d án. Sử d ng nh ng danh m c công vi c nhỏ ă chính xác c a d toán chi phí b i vì nh đ c phân công làm nh ng ph n vi đ đ c t xây d ng d toán chi phí thay vì sử d ng nh i không bi t rõ v công vi N đ m c a nh ng d ù c tính từ khi th c hi n. ê ú a ng m t nhi u th đ ố é 3.3.3 Mô hình hóa tham số Mô hình hóa tham số sử d ng nh m t mô hình toán họ đ đặ đ m c a d án (các tham số) trong c tính chi phí d án. M t mô hình tham số có th đ a a toán 50$ cho mỗi dòng mã c a m t d án phát tri n ph n m m mà chỉ d a trên ngôn ng lập trình làm d đ ử d ng, và vân vân. Các mô hình tham số đ tin cậy cao nh t khi nh ng thông tin l ch sử mà từ đ c sử d đ t o nên mô hình là chính xác, các tham số đ ng hóa sẵn, và mô hình linh ho t theo quy mô c a d án. Ví d , vào nh ă 1980, ỹ i tổ ch c McDonnell Douglas (hi n gi là m t ph n c a e ) đã n m t mô hình tham số đ ng chi phí máy bay d a trên m ng l d li u l ch sử M đ a m nh ng tham số sau: lo i máy bay (máy bay chi đ u, máy bay ch hàng, hoặc máy bay vận t i hành khách), tố đ c a máy bay, tỷ số l đẩy trên khố ng, trọ c tính c a nh ng ph n khác nhau c a máy bay, số a đ c s n xu , ng th a đ s n xu ú , â â T c v i mô hình ph c t p này, m t vài mô hình tham số chỉ bao g m nh ng suy nghi đ n hoặ đ e nghi m. Ví d , m t d án t đ a ă ò n có th sử d ng con số ng 10k$ cho mỗi tr m làm vi c d a trên l ch sử các d án t đ a ă ò t đã đ c phát tri n trong cùng g a đ n. Các mô hình tham số ng ph c t đ c xử lý bằng máy tính. Ví d O OMO II T ct d ng, r t nhi i th y rằng sử d ng k t h ng , từ i lên, cùng v i/hoặc mô hình hóa tham số sẽ cho k t qu d toán chi phí tốt nh t. M đ u c n cân nh c khác khi chuẩn b d toán chi phí là c n dành ra bao nhiêu cho d tr , đã ph c, chi phí ch ng trong Qu n lý ch ng d , c tính chi phí khác n lý mua s m trong d án. Sử d ng ph n m đ hỗ tr đ n ph n sau c a â Nhóm: Nguyễn Bình Minh, Nguyễn Thị Lanh, Nguyễn Tuấn Minh đ u th u. Qu n đ c Trang 12 Quản lý dự án CNTT - Quản lý chi phí dự án 3.4 Những vấn đề điển hình với Dự toán chi phí CNTT Mặc dù có r t nhi u công c và kỹ thuậ đ hỗ tr vi c t o ra các d toán chi phí d án, r t nhi u d toán chi phí c a các d án CNTT vẫn r t thi u s chính xác, đặc bi t là nh ng d án bao g m nh ng công ngh m i hoặc phát tri n ph n m m. Tom DeMarco, m t tác gi nổi ti ng v phát tri n ph n m , đ a a ốn lý do cho s thi u chính xác và m đ kh c ph c chúng. 3.4.1 Dự toán được hoàn thành quá nhanh D đ c hoàn thành quá nhanh. Xây d ng m t d toán cho m t d án ph n m m l n là m t công vi c ph c t đò ỏi nỗ l c l n. R t nhi u d đ c th c hi n a đ c cung c p nh ng yêu c u h thống rõ ràng. Ví d , d án Surveyor Pro bao g m r t nhi u công vi c phát tri n ph n m m ph c t p. T c khi hoàn toàn hi u rõ nh ng thông tin mà các ki đ nh viên th c s c n trong h thố , a đ đã làm d toán ROM và d toán ngân sách cho d án này. Nh ng d đ c th c hi c hi x ng d đ c th c hi n sau trong các d án CNTT. C n nh rằng các d đ c th c hi n t i nh khác nhau c a d án, và các nhà qu n tr d án c n gi đ toán này. a đ n c a mỗi d 3.4.2 Thiếu kinh nghiệm dự toán Thi u kinh nghi m d toán. Nh i ch u trách nhi m xây d ng d toán chi phí ph n m ng không có nhi u kinh nghi m trong d , đặc bi t là cho nh ng d án l n. Họ ũ đ d li u d án tin cậ x đ làm d toán. N u m t tổ ch c sử d ng các kỹ thuật qu n lý d án tốt và xây d ng m t l ch sử c a tổ ch đ đ thông tin v d đ đ ẽ đ c c i thi n. T ng dẫ ậy, bao g m các d toán, nh ng d toán đ u ki n cho nh i làm vi c v CNTT ũ ẽ c i thi n d toán chi phí. 3.4.3 Con người thường thiên về việc dự toán thấp hơn thực tế ng thiên v vi c d toán th c t . Ví d , nh ng chuyên gia CNTT hoặc qu n tr d án c p cao có th t xây d ng các d toán và quên rằng r t nhi im ũ ẽ làm vi c trong d án này. Nh i lập d ũ th sẽ quên vi c dành m t kho n cho các chi phí ph tr i c n thi đ tích h p và thử nghi m các d án CNTT l n. Vi c xem xét l i các d trọ đ đ m b o d toán không b thiên l ch là r t c n thi tr d án và qu n lý c p cao. đặt các câu hỏi quan đối v i nh ng nhà qu n Nhóm: Nguyễn Bình Minh, Nguyễn Thị Lanh, Nguyễn Tuấn Minh Trang 13 Quản lý dự án CNTT - Quản lý chi phí dự án 3.4.4 Ban quản lý đòi hỏi sự chính xác. Ban qu n ý đò ỏi s chính xác. Ban qu n lý có th yêu c u m t b n d toán, đ u họ thật s muốn là m t con số x đ giúp họ đặt giá th u th ng đ c m t h đ ng l n hoặ đ đ i b . Qu n lý th i gian d nh i qu n lý c p cao hoặc các bên liên quan khác mong muốn ti ng c tính. Vi c xây d sử d ng kỹ ă ã đ đ đ c d toán chi phí và ti , đ đ d án sẽ đ tố ũ đ b o v nh ng d toán này là r t quan trọng đối v i nh ng nhà qu n tr d án. ũ quên d đ nr ý ng d a đ u. Ban qu n lý c p cao không bao gi đ u tiên và hi m khi, n u có, nh nh a đổ đã đ c thông qua tác đ nd đ đ v s k t thúc. nào. Vi c luôn gi cho ban qu n lý c a đ c thông báo a đổi trong d toán chi phí là m t quá trình thi t y u và không bao gi 3.5 Dự toán chi phí mẫu M t trong nh ng cách tốt nh đ học v quá trình d toán chi phí là nghiên c u nh ng d toán chi phí mẫu. Mỗi m t d đ c nh t, ũ ố ỗi d đ c nh t. B n có th th y m t mẫu d toán chi phí ng ng h p c a d J D ’ P je Ma a e e I a e e M c này nói v cách ti p cận từ c m t khi xây d ng d toán chi phí cho d án. T t nhiên, d toán mẫu này sẽ ng đ u so v i m t d toán chi phí thậ , ẽ minh họa m t quá trình mà b n có th theo dõi và sử d ng m t vài công c và kỹ thuậ đã đ c mô t đ Đ có thông tin chi ti v cách làm m t d toán chi phí. T c khi th c hi n b t kỳ d toán chi phí nào, b c tiên c n ph i thu thập càng nhi u thông tin v d án càng tố đặt câu hỏi v cách tổ ch đ ki n sử d ng d toán chi phí. N u d đ c dùng làm n n t ng cho h đ ng và báo cáo ho đã đ ng, d đ đ ê x đ nh và c n càng chính xác càng tốt, ũ t quan trọng khi làm rõ nh đ nh n n t ng và gi đ đ xây d ng d toán. Trong d toán chi phí c a d án Surveyor Pro, nh đ u trên bao g m:  D ê đ c ti n hành sau m t nghiên c u chi ti t và ki m nghi m ý đ ch ng tỏ rằng vi c phát tri n ph n c ng và ph n m m c n thi t Nhóm: Nguyễn Bình Minh, Nguyễn Thị Lanh, Nguyễn Tuấn Minh Trang 14 Quản lý dự án CNTT - Quản lý chi phí dự án đ cho các ki ê c k t nối nh ng thi t b m i t i nh ng đa h thố nghi ê ý đã m đ cung c p nh toàn c (GP ) ki ũ n t i là có kh ă c hi n. D án ki m n xu t m t mẫu thi t b c m tay và r t nhi u ph n ă n và k t nối t i h thố đ nh v d li u chính ph đ c sử d ng b i các đ nh viên. Có m t vài d li u có sẵ đ ú c tính chi phí nhân a , đặc bi ĩ c phát tri n ph n m ũ t vài d li đ ng chi phí c a các thi t b c m tay.  M c tiêu chính c a d án này là s n xu t 100 thi t b c m tay, ti p t c phát tri n ph n m (đặc bi t là giao di i dùng), ki m tra h thống m i đ nh viên trong nh ng thành phố đ trên th c t , và hu n luy n 100 ki c chọn v cách sử d ng h thống m i. D a trên thành công c a d án, m t h đ ng ti p e ũ nh ng thi t b này.  D ũ đã đ c trông ch đ s n xu t m t số , đ c trình bày ng l i: 1. Qu n tr d án 2. Ph n c ng 2.1. Thi t b c m tay 2.2. Máy ch 3. Ph n m m 3.1. Ph n m đã đă ý 3.2. Phát tri n ph n m m 4. Thử nghi m 5. Đ o và hỗ tr n quy n 6. D tr  Các chi phí c đ e e N i qu n tr d án sẽ thông báo ti n trình v d án sử d ng phân tích giá tr đ Đ làm vi đ n có lo i d toán này.  Các chi phí sẽ đ c chi tr bằng $ Mỹ. Do d án chỉ kéo dài m phát sẽ đ c lo i bỏ khỏi tính toán.  D án sẽ đ c qu n lý b ă ò i qu n lý bán th i gian và bố ă , m án chính ph ũ ẽ có m t ê đ c giao nhi m v làm d án này. Các thành viên c a đ i sẽ giúp qu n lý nh ng ph n khác nhau c a d án và cung c p ý ki ê ĩ c phát tri n ph n m m, đ o và hỗ tr . Tổng th i gian sẽ đ c phân bổ a 25% n tr Nhóm: Nguyễn Bình Minh, Nguyễn Thị Lanh, Nguyễn Tuấn Minh Trang 15
- Xem thêm -