Tài liệu Bài tiểu luận chứng từ và sổ sách kế toán

  • Số trang: 50 |
  • Loại file: PDF |
  • Lượt xem: 32 |
  • Lượt tải: 0
transuma

Tham gia: 03/08/2015

Mô tả:

BÀI TIỂU LUẬN CHỨNG TỪ VÀ SỔ SÁCH KẾ TOÁN MỤC LỤC DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU LỜI MỞ ĐẦU .................................................................................................................... 1 1. Cơ sở lý luận ............................................................................................................ 1 2. Kết cấu tiểu luận...................................................................................................... 2 Chương I: CHỨNG TỪ KẾ TOÁN............................................................................... 3 1. Định nghĩa chứng từ kế toán .................................................................................. 3 1.1. Định nghĩa.............................................................................................................. 3 1.2. Phân loại chứng từ kế toán..................................................................................... 3 2. Nội dung – Yêu cầu của chứng từ kế toán ............................................................ 6 2.1. Nội dung................................................................................................................. 6 2.2. Yêu cầu của chứng từ kế toán ................................................................................ 7 3. Cách lập chứng từ kế toán...................................................................................... 8 3.1. Quy trình lập và luân chuyển chứng từ kế toán ..................................................... 8 3.1.1. Quy trình chung khi lập và luân chuyển .......................................................... 8 3.1.2. Một số lưu ý khi luân chuyển chứng từ kế toán ............................................. 9 a. Khi tiếp nhận chứng từ ...................................................................................... 9 b. Khi kiểm tra chứng từ...................................................................................... 10 c. Khi sử dụng chứng từ ghi sổ kế toán............................................................... 11 d. Khi lưu trữ, bảo quản và hủy chứng từ kế toán ............................................... 11 3.2. Quy trình lập và luân chuyển một số chứng từ kế toán ....................................... 13 3.2.1. Quy trình lập và luân chuyển phiếu xuất kho ............................................... 13 3.2.2. Quy trình lập và luân chuyển phiếu thu, phiếu chi....................................... 15 4. Hệ thống các biểu mẫu chứng từ ......................................................................... 17 Chương II: SỔ SÁCH KẾ TOÁN................................................................................ 18 1. Định nghĩa .............................................................................................................. 18 2. Nội dung ................................................................................................................. 18 3. Phân loại sổ kế toán............................................................................................... 18 3.1. Theo mức độ khái quát hoặc cụ thể của thông tin, mức độ tổng hợp hay chi tiết của thông tin về các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh, hoặc các đối tượng kế toán được phản ánh trên sổ .................................................................................................. 18 3.1.1. Sổ kế toán tổng hợp ...................................................................................... 18 3.1.2. Sổ kế toán chi tiết ......................................................................................... 18 3.1.3. Sổ kế toán tổng hợp chi tiết .......................................................................... 19 3.2. Phân loại theo phương pháp ghi chép trên sổ ................................................... 19 3.2.1. Sổ ghi theo hệ thống ..................................................................................... 19 3.2.2. Sổ ghi theo hệ thống thứ tự thời gian ........................................................... 19 3.2.3. Sổ ghi theo hệ thống kết hợp ghi theo thời gian........................................... 20 3.3. Phân loại theo cấu trúc ghi sổ............................................................................. 20 3.3.1. Sổ kết cấu kiểu một bên................................................................................ 20 3.3.2. Sổ kết cấu kiểu hai bên ................................................................................. 20 3.3.3. Sổ kết cấu kiểu nhiều cột .............................................................................. 20 3.3.4. Sổ kết cấu kiểu bàn cờ .................................................................................. 20 3.4. Phân theo hình thức tổ chức sổ .......................................................................... 20 3.4.1. Sổ tờ rời và sổ đóng thành quyển ................................................................. 20 3.4.2. Sổ đóng thành quyển .................................................................................... 21 3.5. Phân theo nội dung kinh tế của thông tin trên sổ ............................................... 21 3.5.1. Sổ tài sản bằng tiền ....................................................................................... 21 3.5.2. Sổ vật tư ........................................................................................................ 21 3.5.3. Sổ tài sản cố định .......................................................................................... 21 3.5.4. Sổ công nợ .................................................................................................... 21 3.5.5. Sổ thu nhập ................................................................................................... 21 3.5.6. Sổ chi phí ...................................................................................................... 21 3.5.7. Sổ vốn – quỹ ................................................................................................. 22 4. Kỹ thuật làm sổ kế toán ........................................................................................ 22 4.1. Mở sổ.................................................................................................................. 22 4.2. Ghi sổ ................................................................................................................. 22 4.3. Khóa sổ............................................................................................................... 23 4.4. Sửa sổ ................................................................................................................. 23 4.4.1. Phương pháp cải chính ................................................................................. 23 4.4.2. Phương pháp ghi sổ âm (còn gọi là Phương pháp ghi đỏ) ........................... 23 4.4.3. Phương pháp ghi bổ sung ............................................................................. 24 4.4.4. Sửa chữa trong trường hợp ghi sổ bằng máy vi tính .................................... 24 5. Các phương pháp sửa sai sổ sách kế toán ........................................................... 24 Chương III: CÁC HÌNH THỨC KẾ TOÁN............................................................... 26 1. Hình thức kế toán Nhật ký chung........................................................................ 26 1.1. Nguyên tắc, đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký chung................. 26 1.2. Nội dung mẫu ..................................................................................................... 26 1.3. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung .......................... 28 1.4. Ưu, nhược điểm.................................................................................................. 29 2. Hình thức kế toán Nhật ký – Sổ cái ..................................................................... 29 2.1. Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái .................................. 29 2.2. Nội dung mẫu....................................................................................................... 29 2.3. Trình tự ghi sổ kết toán theo hình thức kế toán Nhật kí – Sổ cái ........................ 31 2.4. Ưu, nhược điểm ................................................................................................... 32 3. Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ....................................................................... 33 3.1. Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ.................................... 33 3.2. Trình tự sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ ............................................. 34 4. Hình thức kế toán Nhật ký – Chứng từ............................................................... 35 4.1. Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký – Chứng từ ............................. 35 4.2. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký – Chứng từ ................................ 36 5. Hình thức kế toán trên máy vi tính...................................................................... 37 5.1. Đặc trưng cơ bản của Hình thức kế toán trên máy vi tính ................................... 37 5.2. Các loại sổ của Hình thức kế toán trên máy vi tính ............................................. 38 5.3. Trình tự ghi sổ kế toán theo Hình thức kế toán trên máy vi tính......................... 38 5.4. Biểu mẫu sổ sách.................................................................................................. 39 5.5. Đối chiếu số liệu .................................................................................................. 39 5.6. Ưu, nhược điểm ................................................................................................... 39 5.7. Giới thiệu sơ lược lập sổ sách trong chương trình Microsoft Excel.................... 40 5.7.1. Tổng quát ...................................................................................................... 40 5.7.2. Ưu điểm của CSDL Excel ............................................................................ 40 5.7.3. Các hạn chế của CSDL Excel....................................................................... 40 6. Vận dụng các hình thức sổ kế toán và phương pháp kế toán máy ................... 41 6.1. Tình hình vận dụng các hình thức sổ kế toán ...................................................... 41 6.2. Phương pháp hoàn thiện hình thức tổ chức sổ kế toán ........................................ 42 KẾT LUẬN ...................................................................................................................... 43 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ....................................................................... 44 DANH MỤC BẢNG BIỂU Hình 1. Mẫu chứng từ phiếu xuất kho............................................................................... 14 Hình 2. Phiếu chi mẫu số C31-BB .................................................................................... 16 Hình 3. Sổ Nhật Ký Chung mẫu số S03a-DNN ................................................................ 26 Hình 4. Nhật lý - Sổ cái mẫu số S01-DN .......................................................................... 30 Biểu số 1. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán nhật ký chung ......................... 28 Biểu số 2. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật kí – Sổ cái...................... 31 Biểu số 3. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán chứng từ ghi sổ....................... 34 Biểu số 4. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật kí – Chứng từ................. 36 Biểu số 5. Trình tự ghi sổ kế toán theo hìnht hưucs kế toán trên máy vi tính................... 38 Trang 1 LỜI MỞ ĐẦU 1. Cơ sở lý luận Nguyên lý kế toán là môn học cơ sở của chương trình đào tạo về kinh tế nói chung. Phần chứng từ và sổ sách kế toán giúp các bạn sinh viên bắt đầu hiểu về môn học và từ đó làm nền tảng cho việc học tiếp các môn chuyên sâu về kế toán như kế toán tài chính và kế toán quản trị. Trong quá trình hoạt động của các đơn vị, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và hoàn tất một cách thường xuyên, do vậy việc lập chứng từ và sổ sách kế toán làm cơ sở chứng minh trạng thái và sự biến động của các loại tài sản, các loại nguồn vốn, chi phí hoặc doanh thu cũng mang tính chất thường xuyên và là một yêu cầu cần thiết khách quan. Nghiên cứu các nội dung của chứng từ, sổ sách kế toán giúp các bạn sinh viên có kiến thức nền tảng về kế toán, làm tiền đề để nghiên cứu sâu hơn các nội dung khác trong nghiệp vụ kế toán.Vì vậy nhóm đã chọn đề tài “chứng từ, sổ sách và các hình thức kế toán” nhằm giúp các bạn sinh viên có cái nhìn bao quát và rõ ràng hơn về vấn đề này. Phần chứng từ kế toán nhằm trình bày về nôi dung, trình tự lập và luân chuyển chứng từ kế toán cũng như nêu rõ hệ thống các biểu mẫu chứng từ. Phần sổ kế toán nhằm nêu lên những điểm cơ bản nhất về việc ghi chép kế toán, làm cơ sở nghiên cứu kế toán cao hơn. Cuối cùng là phần trình bày về các hình thức kế toán. Bài tiểu luận của nhóm nhằm cung cấp đầy đủ các nội dung cơ bản về chứng từ và sổ sách kế toán, hi vọng sẽ đem đến những kiến thức hữu ích và làm nền tảng cho các bạn sinh viên khối ngành kinh tế. Bài tiểu luận nghiên cứu 3 đối tượng là chứng từ kế toán, sổ sách kế toán và các hình thức kế toán. Chứng từ kế toán: hệ thống, nội dung, cách lập chứng từ kế toán và hệ thống biểu mẫu chứng từ. Sổ sách kế toán: nôi dung, phân loại, kỹ thuật làm sổ kế toán và các phương pháp sửa sai sổ sách kế toán. Trang 2 Hình thức kế toán: gồm 5 hình thức là hình thức kế toán Nhật ký chung, hình thức kế toán Nhật ký- Sổ Cái, hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ, hình thức kế toán Nhật ký- Chứng từ, hình thức kế toán trên máy vi tính. 2. Kết cấu tiểu luận I. Mở đầu II. Chứng từ kế toán III. Sổ sách kế toán IV. Các hình thức kế toán V. Kết luận Trang 3 Chương I CHỨNG TỪ KẾ TOÁN 1. Định nghĩa chứng từ kế toán 1.1. Định nghĩa Theo Điều 4, Luật Kế toán năm 2003, Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán. Chứng từ kế toán về mặt hình thức được thể hiện dưới 2 dạng: - Chứng từ giấy: là chứng từ văn bản bằng giấy. Ví dụ: hóa đơn bán hàng, vé, phiếu thu, phiếu chi, giấy báo nợ, giấy báo có… - Chứng từ điện tử: là chứng từ kế toán khi có các nội dung lưu trữ dưới dạng dữ liệu điện tử, được mã hóa mà không bị thay đổi trong quá trình truyền qua mạng máy tính hoặc trên vật mang tin như băng từ, đĩa từ, các loại thẻ thanh toán. 1.2. Phân loại chứng từ kế toán Có 6 cách phân loại chứng từ kế toán và căn cứ vào các nghiệp vụ kinh tế phát sinh cụ thể mà sử dụng cách phân loại phù hợp. Việc phân loại chứng từ giúp người làm công tác kế toán quản lý từng loại nghiệp vụ kinh tế với hiệu quả cao. 1.2.1. Phân loại chứng từ theo yêu cầu quản lý chứng từ của nhà nước Đây là cách phân loại căn cứ theo quy định của Pháp luật về quản lý chứng từ và hướng dẫn sử dụng chứng từ. Chứng từ kế toán được phân thành 2 loại:  Hệ thống chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc: Hệ thống chứng từ phản ánh các quan hệ kinh tế giữa các pháp nhân hoặc có yêu cầu quản lý chặt chẽ mang tính chất phổ biến rộng rãi. Mẫu chứng từ kế toán bắt buộc là mẫu chứng từ kế toán do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định nội dung, kết cấu mà đơn vị kế toán phải thực hiện đúng về biểu mẫu, nội dung, phương pháp ghi các chỉ tiêu và áp dụng thống nhất cho các đơn vị kế toán hoặc từng đơn vị kế toán cụ thể. Điểm cần lưu ý đối với chứng từ kế toán bắt buộc chính là trong quá trình thực hiện, không được phép sửa đổi biểu mẫu chứng từ thuộc loại bắt buộc. Một số chứng từ kế toán bắt buộc như hóa đơn giá trị gia tăng, bảng chấm công, phiếu nhập kho. Trang 4  Hệ thống chứng từ kế toán có tính chất hướng dẫn: Nhà nước chỉ hướng dẫn các chỉ tiêu đặc trưng để các ngành, các thành phần kinh tế dựa trên cơ sở đó vận dụng vào các trường hợp cụ thể. Ngoài các nội dung quy định trên biểu mẫu, đơn vị kế toán có thể bổ sung thêm chỉ tiêu hoặc thay đổi hình thức cho phù hợp với việc ghi chép và yêu cầu quản lý của đơn vị. Chứng từ kế toán có tính chất hướng dẫn chủ yếu là những chứng từ kế toán sử dụng trong nội bộ của đơn vị như giấy đề nghị tạm ứng, biên lai thu tiền, bảng chấm công. 1.2.2. Phân loại chứng từ theo công dụng Theo cách phân loại này, chứng từ kế toán được phân thành chứng từ mệnh lệnh, chứng từ chấp hành, chứng từ thủ tục và chứng từ liên hợp.  Chứng từ mệnh lệnh: Chứng từ có tính chất mệnh lệnh, chỉ thị của nhà quản lý đến các bộ phận hoặc cá nhân có liên quan thi hành như lệnh chi tiền, lệnh xuất kho, lệnh nhập kho. Chứng từ mệnh lệnh có tác dụng chứng minh nghiệp vụ kinh tế mới phát sinh nhưng chưa hoàn thành vì vậy nó chưa phải là cơ sở để ghi vào sổ sách kế toán.  Chứng từ chấp hành: Chứng từ chứng minh nghiệp vụ kinh tế phát sinh đã được thực hiện hay nói cách khác, chứng minh rằng chứng từ mệnh lệnh đã được thi hành. Một số chứng từ chấp hành như phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho. Chứng từ chấp hành đính kèm theo chứng từ mệnh lệnh là cơ sở để kế toán ghi vào sổ sách.  Chứng từ thủ tục: Chứng từ tổng hợp các chứng từ có cùng nội dung kinh tế. Chứng từ thủ tục đóng vai trò trung gian nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho công tác ghi sổ của kế toán. Chứng từ thủ tục là cơ sở ghi vào sổ sách kế toán khi mà đính kèm theo nó có đầy đủ các chứng từ ban đầu hợp lệ.  Chứng từ liên hợp: Chứng từ mang đặc điểm của hai loại chứng từ mệnh lệnh và chứng từ chấp hành. Một số ví dụ của chứng từ liên hợp: Phiếu xuất kho kiêm hóa đơn, phiếu xuất vật tư theo hạn mức. 1.2.3. Phân loại chứng từ theo trình tự lập hay mức độ phản ánh của chứng từ Dựa trên cách phân loại này, chứng từ kế toán được phân thành hai loại: Chứng từ ban đầu và Chứng từ tổng hợp. Trang 5  Chứng từ ban đầu: Chứng từ ban đầu còn được gọi là chứng từ gốc, chứng từ này được lập ngay khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh vừa hoàn thành và trong hầu hết các trường hợp, chứng từ ban đầu được xem là cơ sở ghi trực tiếp vào sổ kế toán. Một số chứng từ ban đầu như hóa đơn bán hàng, phiếu thu, phiếu chi.  Chứng từ tổng hợp: Chứng từ dùng để tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế cùng loại với mục đích giảm nhẹ công tác kế toán và đơn giản trong việc ghi sổ kế toán. Chứng từ tổng hợp là cơ sở ghi vào sổ sách kế toán khi đính kèm theo nó là các chứng từ gốc hợp lệ. Đối với doanh nghiệp, trong quá trình xây dựng danh mục chứng từ sử dụng cho đơn vị mình, cần nghiên cứu để tăng cường sử dụng chứng từ tổng hợp nhằm giảm bớt số lần ghi sổ và tiết kiệm chi phí. 1.2.4. Phân loại chứng từ theo địa điểm lập Phân loại chứng từ theo địa điểm lập nhằm xác định cơ sở hình thành chứng từ, phục vụ cho công việc quản lý, theo dõi, đối chiếu và kiểm tra thông tin chứng từ. Dựa theo cách phân loại này, chứng từ kế toán được chia thành 3 loại:  Chứng từ đến từ bên ngoài doanh nghiệp: Chứng từ về mặt nghiệp vụ có liên quan đến đơn vị nhưng được lập bởi các đơn vị bên ngoài doanh nghiệp. Các chứng từ phổ biến như Biên lai thu thuế, Hóa đơn sử dụng dịch vụ, Hóa đơn mua hàng.  Chứng từ do chính doanh nghiệp lập và gửi cho đối tác: Chứng từ do doanh nghiệp lập và gửi cho các đối tác bên ngoài đơn vị theo các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Các chứng từ thường gặp như Hóa đơn bán hàng, Biên bản bàn giao tài sản.  Chứng từ do doanh nghiệp lập nhằm sử dụng cho nội bộ doanh nghiệp: Còn được gọi là chứng từ bên trong, là những chứng từ được lập trong nội bộ đơn vị kế toán và nó chỉ liên quan đến các nghiệp vụ kinh tế trong nội bộ doanh nghiệp. Các chứng từ như Bảng thanh toán lương, bảng tính khấu hao Tài sản cố định, Biên bản kiểm kê tài sản. 1.2.5. Phân loại chứng từ theo tính chất và hình thức của chứng từ Căn cứ theo tính chất và hình thức của chứng từ, chứng từ kế toán được chia thành 2 loại: Chứng từ kế toán thông thường và Chứng từ điện tử. Trang 6  Chứng từ thông thường (chứng từ bằng giấy): Chứng từ được lập trên giấy và chứng minh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đã thực sự hoàn thàh, làm căn cứ ghi sổ kế toán và được thể hiện dưới dạnh văn bản.  Chứng từ điện tử: Chứng từ kế toán được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử, được mã hóa và không bị thay đổi trong quá trình truyền qua mạng máy tính hoặc trên các băng từ, đĩa từ hay các loại thẻ thanh toán. Các điều kiện để được phép sử dụng chứng từ điện tử và giao dịch thanh toán điện tử:  Phải có chữ ký điện tử của người đại diện pháp luật, người được ủy quyền của người đại diện theo pháp luật của đơn vị, tổ chức sử dụng chứng từ điện tử và thanh toán điện tử.  Xác nhận phương thức giao nhận chứng từ điện tử và kỹ thuật của người mang tin.  Cam kết về các hoạt động diễn ra do chứng từ điện tử của mình lập khớp đúng quy định. 1.2.6. Phân loại theo nội dung kinh tế phản ánh trên chứng từ Phân loại chứng từ kế toán theo nội dung kinh tế thuận lợi cho việc phân loại các chứng từ cùng nội dung và giúp cho công tác định khoản và ghi sổ kế toán hiệu quả hơn. Theo cách phân loại này, chứng từ kế toán được chia thành:  Chứng từ lao động và tiền lương: Bảng thanh toán tiền lương, bảng trích nộp các khoản theo lương, hợp đồng giao khoán công việc, sản phẩm,…  Chứng từ hàng tồn kho: Gồm một số chứng từ như kiểm kê vật tư, phân bổ nguyên vật liệu, phiếu xuất kho,…  Chứng từ bán hàng: Hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng,…  Chứng từ tiền mặt: Phiếu thu, phiếu chi, biên bản kiểm kê quỹ tiền  Chứng từ tài sản cố định: Biên bản kiểm kê Tài sản cố định, bảng mặt. tính và khấu hao Tài sản cố định. 2. Nội dung – Yêu cầu của chứng từ kế toán 2.1. Nội dung Đối với yếu tố bắt buộc, chứng từ kế toán do đơn vị lập hoạc nhận từ bên ngoài vào phải có 6 nội dung chủ yếu sau đây: Trang 7 -Tên gọi của chứng từ: Tất cả các chứng từ kế toán phải có tên gọi nhất định như Biên lai thu tiền, Phiếu thu, Phiếu chi, Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, Giấy đề nghị tạm ứng,… Đó là cơ sở để phục vụ việc phân loại chứng từ, tổng hợp số liệu một cách thuận lợi. Tên gọi của chứng từ phải xác định trên cơ sở nội dung kinh tế của nghiệp vụ phản ánh trên chứng từ đó. Thí dụ: Phiếu thu số...., phiếu chi số..... - Ngày, tháng, năm lập và số hiệu của chứng từ: yếu tố này đảm bảo phản ánh nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian nhằm giúp cho việc kiểm tra được thuận lợi khi cần thiết. - Tên, địa chỉ của đơn vị, cá nhân lập và nhận chứng từ: Yếu tố này giúp cho việc kiểm tra về địa điểm các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và là cơ sở để xác định trách nhiệm đối với nghiệp vụ kinh tế. - Nội dung tóm tắt của nghiệp vụ kinh tế phát sinh: Điều đó thế hiện tính hợp lệ, hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế. Nội dung nghiệp vụ kinh tế trên chứng từ không được viết tắt, không được tẩy xóa, sửa chữa; khi viết phải dùng mực, số và chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng, chỗ trống phải gạch chéo. - Quy mô của nghiệp vụ kinh tế phát sinh: Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế tài chính ghi bằng số, còn đối với chỉ tiêu tổng cộng số tiền của chứng từ kế toán thì phải ghi bằng số, vừa viết bằng chữ để tránh việc sửa chữa chứng từ. - Chữ ký, họ tên của người lập, người duyệt và những người có liên quan đế n chứng từ. - Đối với yếu tố bổ sung, đó là các yếu tố không bắt buộc đối với mọi bản chứng từ tùy thuộc từng chứng từ để đáp ứng yêu cầu quản lý và ghi sổ kế toán mà có các yếu tố bổ sung khác nhau như phương thức thanh toán, mã số thuế, phưuogn thức bán hàng, tỷ giá… 2.2. Yêu cầu của chứng từ kế toán Chứng từ phải đảm bảo ghi chép đầy đủ các yếu tố cơ bản theo quy định. - Chứng từ kế toán phải được sắp xếp theo nội dung kinh tế, theo trình tự thời gian và bảo quản an toàn theo quy định của pháp luật; phải páhn ánh đúng nội dung, bản chất, quy mô cảu nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Nội dung nghiệp vụ kinh Trang 8 tế, tài chính không được viết tắt, số và chữ phải liên tục, không ngắt quãng, chỗ trống phải gạch chéo. - Chứng từ phải được lập rõ rang, đầy đủ, kịp thời, chính xác theo nội dung quy định trên mẫu; ghi chép chứng từ phải rõ ràng, không tẩy xóa, sữa chữa trên chứng từ; trường hượp viết sai có thể lập chứng từ khác để thay thế nhưung bản sai không được xé rời bản (quyển) gốc. - Chứng từ kế toán phải được lập đủ số liên quy định. Trường hợp phải lập nhiều liên chứng từ kế toán cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính thì nội dung các liên phải giống nhau, dùng giấy than viết một lần, không viết rời một liên và ký từng liên của chứng từ. - Đối với chứng từ phát sinh ở ngoài lãnh thổ Việt Nam ghi bằng tiếng nước ngoài, khi sử dụng đẻ ghi sổ kế toán ở Việt Nam phải được dịch ra tiếng Việt và bản dịch phải đính kèm bản chíh bằng tiếng nước ngoài. 3. Cách lập chứng từ kế toán 3.1. Quy trình lập và luân chuyển chứng từ kế toán 3.1.1. Quy trình chung khi lập và luân chuyển Lập chứng từ là phương pháp phản ánh các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh và thực sự hoàn thành được thể hiện trên chứng từ bằng mẫu qui định, theo thời gian và địa điểm phát sinh nghiệp vụ kinh tế tài chính đó làm cơ sở pháp lí để ghi vào sổ sách kế toán hay mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong hoạt động của đơn vị đều phải lập chứng từ. Lập chứng từ còn là một phương pháp ghi nhận thông tin đầu tiên của kế toán về nghiệp vụ phát sinh vừa hoàn thành. Chứng từ kế toán chỉ được lập một lần cho mỗi nghiệp vụ kinh tế, tài chính và phải lập rõ ràng, đầy đủ, kịp thời, chính xác theo đúng quy định; nhất là tùy từng nghiệp vụ phát sinh như thế nào thì lập chứng từ cho phù hợp với nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh ấy. Tất cả các chứng từ kế toán do doanh nghiệp lập hoặc từ bên ngoài chuyển đến đều phải tập trung vào bộ phận kế toán doanh nghiệp, Bộ phận kế toán kiểm tra những chứng từ kế toán đó và chỉ sau khi xác minh tính pháp lí của chứng từ thì mới dùng những chứng từ đó để ghi sổ kế toán. Cuối cùng thì sẽ được lưu trữ, Trang 9 bảo quản và hết thời hạn lưu trữ theo quy định đối với từng loại chứng từ, nó sẽ được hủy. Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán gồm các bước sau: - Lập, tiếp nhận, xử lý chứng từ kế toán - Kế toán viên, kế toán trưởng kiểm tra và kí chứng từ kế toán hoặc trình Giám đốc doanh nghiệp ký duyệt - Phân loại, sắp xếp chứng từ kế toán, định khoản và ghi sổ kế toán - Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán Trình tự kiểm tra chứng từ kế toán - Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu, các yếu tố ghi chép trên chứng từ kế toán - Kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đã ghi trên chứng từ kế toán, đối chiếu chứng từ kế toán với các tài liệu khác có liên quan; - Kiểm tra tính chính xác của số liệu, thông tin trên chứng từ kế toán. 3.1.2. a. Một số lưu ý khi luân chuyển chứng từ kế toán Khi tiếp nhận chứng từ Thứ nhất, mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp đều phải lập chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán chỉ lập 1 lần cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh. Nội dung chứng từ kế toán phải đầy đủ các chỉ tiêu, phải rõ ràng, trung thực với nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh. Chữ viết trên chứng từ phải rõ ràng, không tẩy xoá, không viết tắt. Số tiền viết bằng chữ phải khớp, đúng với số tiền viết bằng số. Thứ hai, chứng từ kế toán phải được lập đủ số liên theo quy định cho mỗi chứng từ. Đối với chứng từ lập nhiều liên phải được lập một lần cho tất cả các liên theo cùng một nội dung bằng máy tính, máy chữ hoặc viết lồng bằng giấy than. Trường hợp đặc biệt phải lập nhiều liên nhưng không thể viết một lần tất cả các liên chứng từ thì có thể viết hai lần nhưng phải đảm bảo thống nhất nội dung và tính pháp lý của tất cả các liên chứng từ. Thứ ba, các chứng từ kế toán được lập bằng máy vi tính phải đảm bảo nội dung quy định cho chứng từ kế toán. Trang 10 Thứ tư, mọi chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên chứng từ mới có giá trị thực hiện. Riêng chứng từ điện tử phải có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật. Tất cả các chữ ký trên chứng từ kế toán đều phải ký bằng bút bi hoặc bút mực, không được ký bằng mực đỏ, bằng bút chì, chữ ký trên chứng từ kế toán dùng để chi tiền phải ký theo từng liên. Chữ ký trên chứng từ kế toán của một người phải thống nhất và phải giống với chữ ký đã đăng ký theo quy định, trường hợp không đăng ký chữ ký thì chữ ký lần sau phải khớp với chữ ký các lần trước đó. Các doanh nghiệp chưa có chức danh kế toán trưởng thì phải cử người phụ trách kế toán để giao dịch với khách hàng, ngân hàng, chữ ký kế toán trưởng được thay bằng chữ ký của người phụ trách kế toán của đơn vị đó. Người phụ trách kế toán phải thực hiện đúng nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền quy định cho kế toán trưởng.Chữ ký của người đứng đầu doanh nghiệp (Tổng Giám đốc, Giám đốc hoặc người được uỷ quyền), của kế toán trưởng (hoặc người được uỷ quyền) và dấu đóng trên chứng từ phải phù hợp với mẫu dấu và chữ ký còn giá trị đã đăng ký tại ngân hàng. Chữ ký của kế toán viên trên chứng từ phải giống chữ ký đã đăng ký với kế toán trưởng.Kế toán trưởng (hoặc người được uỷ quyền) không được ký “thừa uỷ quyền” của người đứng đầu doanh nghiệp. Người được uỷ quyền không được uỷ quyền lại cho người khác. Các doanh nghiệp phải mở sổ đăng ký mẫu chữ ký của thủ quỹ, thủ kho, các nhân viên kế toán, kế toán trưởng (và người được uỷ quyền), Tổng Giám đốc (và người được uỷ quyền). Sổ đăng ký mẫu chữ ký phải đánh số trang, đóng dấu giáp lai do Thủ trưởng đơn vị (hoặc người được uỷ quyền) quản lý để tiện kiểm tra khi cần. Mỗi người phải ký ba chữ ký mẫu trong sổ đăng ký. Những cá nhân có quyền hoặc được uỷ quyền ký chứng từ, không được ký chứng từ kế toán khi chưa ghi hoặc chưa ghi đủ nội dung chứng từ theo trách nhiệm của người ký.Việc phân cấp ký trên chứng từ kế toán do Tổng Giám đốc (Giám đốc) doanh nghiệp quy định phù hợp với luật pháp, yêu cầu quản lý, đảm bảo kiểm soát chặt chẽ, an toàn tài sản. b. Khi kiểm tra chứng từ Trang 11 Thứ nhất, tất cả các chứng từ kế toán do doanh nghiệp lập hoặc từ bên ngoài chuyển đến đều phải tập trung vào bộ phận kế toán doanh nghiệp. Bộ phận kế toán kiểm tra những chứng từ kế toán đó và chỉ sau khi kiểm tra và xác minh tính pháp lý của chứng từ thì mới dùng những chứng từ đó để ghi sổ kế toán. Thứ hai, những nội dung cần kiểm tra trong chứng từ bao gồm: (1) kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu, các yếu tố ghi chép trên chứng từ kế toán; (2) kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đã ghi trên chứng từ kế toán, đối chiếu chứng từ kế toán với các tài liệu khác có liên quan; (3) kiểm tra tính chính xác của số liệu, thông tin trên chứng từ kế toán. Thứ ba, khi kiểm tra chứng từ kế toán nếu phát hiện có hành vi vi phạm chính sách, chế độ, các quy định về quản lý kinh tế, tài chính của Nhà nước, phải từ chối thực hiện, đồng thời báo ngay cho Giám đốc doanh nghiệp biết để xử lý kịp thời theo pháp luật hiện hành. Chẳng hạn khi kiểm tra một Phiếu chi phát hiện có vi phạm chế độ, kế toán không xuất quỹ. c. Khi sử dụng chứng từ ghi sổ kế toán Thứ nhất, đối với những chứng từ kế toán lập không đúng thủ tục, nội dung và chữ số không rõ ràng thì người chịu trách nhiệm kiểm tra hoặc ghi sổ phải trả lại, yêu cầu làm thêm thủ tục và điều chỉnh sau đó mới làm căn cứ ghi sổ. Thứ hai, sau khi kiểm tra, nhân viên kế toán thực hiện việc tính giá trên chứng từ và ghi chép định khoản để hoàn thiện chứng từ. Thứ ba, chỉ khi nào chứng từ kế toán đã được kiểm tra và hoàn chỉnh mới được sử dụng để làm căn cứ ghi sổ. d. Khi lưu trữ, bảo quản và hủy chứng từ kế toán Thứ nhất, chứng từ kế toán phải được đơn vị kế toán bảo quản đầy đủ, an toàn trong quá trình sử dụng và lưu trữ. Thứ hai, chứng từ kế toán lưu trữ phải là bản chính. Trường hợp tài liệu kế toán bị tạm giữ, bị tịch thu thì phải có biên bản kèm theo bản sao chụp có xác nhận; nếu bị mất hoặc bị huỷ hoại thì phải có biên bản kèm theo bản sao chụp hoặc xác nhận. Trang 12 Thứ ba, chứng từ kế toán phải đưa vào lưu trữ trong thời hạn mười hai tháng, kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm hoặc kết thúc công việc kế toán. Thứ tư, người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán chịu trách nhiệm tổ chức bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán theo thời hạn sau đây: a) Tối thiểu năm năm đối với tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành của đơn vị kế toán, gồm cả chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính; b) Tối thiểu mười năm đối với chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, sổ kế toán và báo cáo tài chính năm, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác; c) Lưu trữ vĩnh viễn đối với chứng từ kế toán có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng. Thứ năm, chỉ cơ quan nhà nước có thẩm quyền mới có quyền tạm giữ, tịch thu hoặc niêm phong chứng từ kế toán. Trường hợp tạm giữ hoặc tịch thu thì cơ quan nhà nước có thẩm quyền phải sao chụp chứng từ bị tạm giữ, bị tịch thu và ký xác nhận trên chứng từ sao chụp; đồng thời lập biên bản ghi rõ lý do, số lượng từng loại chứng từ kế toán bị tạm giữ hoặc bị tịch thu và ký tên, đóng dấu. Thứ sáu, cơ quan có thẩm quyền niêm phong chứng từ kế toán phải lập biên bản, ghi rõ lý do, số lượng từng loại chứng từ kế toán bị niêm phong và ký tên, đóng dấu. Ngoài ra, trong khi sử dụng, quản lý, in và phát hành biểu mẫu chứng từ kế toán cần lưu ý: Một là, tất cả các doanh nghiệp đều phải sử dụng thống nhất mẫu chứng từ kế toán quy định trong chế độ kế toán này. Trong quá trình thực hiện, các doanh nghiệp không được sửa đổi biểu mẫu chứng từ thuộc loại bắt buộc. Hai là, mẫu chứng từ in sẵn phải được bảo quản cẩn thận, không được để hư hỏng, mục nát. Séc và giấy tờ có giá phải được quản lý như tiền. Ba là, biểu mẫu chứng từ kế toán bắt buộc do Bộ Tài chính hoặc đơn vị được Bộ Tài chính uỷ quyền in và phát hành. Đơn vị được uỷ quyền in và phát hành chứng từ kế toán bắt buộc phải in đúng theo mẫu quy định, đúng số lượng Trang 13 được phép in cho từng loại chứng từ và phải chấp hành đúng các quy định về quản lý ấn chỉ của Bộ Tài chính. Bốn là, đối với các biểu mẫu chứng từ kế toán hướng dẫn, các doanh nghiệp có thể mua sẵn hoặc tự thiết kế mẫu, tự in, nhưng phải đảm bảo các nội dung chủ yếu của chứng từ quy định tại Điều 17 Luật Kế toán. 3.2. 3.2.1. Quy trình lập và luân chuyển một số chứng từ kế toán Quy trình lập và luân chuyển phiếu xuất kho Phiếu xuất kho được gọi là chứng từ thực hiện vì nó chứng minh cho một nghiệp vụ kinh tế về xuất kho một loại hàng tồn nào đó, do kế toán hoặc người phụ trách viết khi muốn xuất vật tư, sản phẩm, hàng hóa. Khi xuất kho phải căn cứ vào các nguyên nhân xuất thông qua các chứng từ bao gồm lệnh xuất kho, phiếu xin lĩnh vật tư, hóa đơn bán hàng, hợp đồng cung cấp sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ… Trang 14 Hình 1. Mẫu chứng từ phiếu xuất kho Quy trình lập và luân chuyển phiếu xuất kho: Bước 1: Người có nhu cầu về vật tư, sản phẩm, hàng hóa…lập giấy xin xuất hoặc lệnh xuất đối với vật tư, sản phẩm, hàng hóa… Bước 2: Chuyển cho chủ doanh nghiệp hoặc người phụ trách đơn vị duyệt lệnh xuất Bước 3: Phụ trách bộ phận hoặc kế toán vật tư căn cứ vào đề nghị xuất hoặc lệnh xuất tiến hành lập phiếu xuất kho. Bước 4: Chuyển phiếu xuất kho cho thủ kho tiến hành xuất vật tư, sản phẩm, hàng hóa… sau đó kí vào Phiếu xuất kho rồi giao chứng từ lại cho kế toán vật tư. Trang 15 Bước 5: Khi nhận phiếu xuất kho, Kế toán vật tư chuyển cho Kế toán trưởng ký duyệt chứng từ rồi ghi sổ kế toán. Bước 6: Trình phiếu xuất kho cho Thủ trưởng ký duyệt chứng từ, thường là trình ký theo định kỳ, vì chứng từ đã được duyệt xuất ngay từ đầu nên Thủ trưởng chỉ kiểm tra lại và duyệt. Bước 7: Kế toán vật tư sẽ tiến hành bảo quản và lưu giữ chứng từ. 3.2.2. Quy trình lập và luân chuyển phiếu thu, phiếu chi Bước 1: Lập chứng từ - Đề xuất: Tập hợp các chứng từ, hóa đơn có liên quan đến thu chi tiền mặt, lập phiếu đề nghị thanh toán, phiếu đề nghị thu tiền. Trưởng bộ phận kiểm ta ký xác nhận kèm theo phiếu đề xuất phát sinh nghiệp vụ kinh tế đã duyệt của giám đốc. - Cần phải ghi đầy đủ rõ ràng cá chi tiết theo mẫu quy định, không sửa chữa, tẩy xóa. - Kiểm tra: Nhân viên kế toán kiểm tra xem các giấy tờ chứng từ có đầy đủ chính xác không. Với phiếu chi: giấy đề nghị chi tiền, hóa đơn tài chính hoặc hợp đồng mua bán liên quan, giấy giới thiệu, phiếu nhập kho. Với phiếu thu: giấy đề nghị thu tiền. Nếu đầy đủ hợp lệ thì tiến hành lập phiếu, nếu không hợp lệ thì chuyển trả lại phòng nghiệp vụ để họ chỉnh sửa, bổ sung cho đúng. - Ký duyệt: giám đốc, kế toán trưởng xem xét và duyệt. - Thực hiện:Nhân viên kế toán viết phiếu thu hoặc phiếu chi. Bước 2: Kiểm tra chứng từ: Bộ phận kế toán kiểm tra tính hợp pháp hợp lệ của nghiệp vụ kinh tế phát sinh ghi trên chứng từ, kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu ghi trên chứng từ. Bước 3: Hoàn chỉnh chứng từ: Sau khi kiểm tra, nhân viên kế toán ghi các yếu tố cần bổ sung, phân loại, định khoản phiếu thu, phiếu chi phục vụ cho việc ghi sổ kế toán.
- Xem thêm -