Tài liệu Bài thu hoạch kỹ năng làm việc nhóm (10)

Câu 1: Vận dụng kiến thức lĩnh hội của môn học, hãy giải thích và cho ví dụ minh họa để làm sáng tỏ nhận định dưới đây: "Tại sao trong các tổ chức có rất nhiều kỹ sư giỏi, nhiều nhân sự kỹ thuật chuyên sâu, các chuyên gia phân tích đẳng cấp,... nhưng vẫn không thể tạo ra hiệu quả cao trong công việc?" Trả lời: Tại sao trong các tổ chức có rất nhiều kỹ sư giỏi, nhiều nhân sự kỹ thuật chuyên sâu, các chuyên gia phân tích đẳng cấp,... nhưng vẫn không thể tạo ra hiệu quả cao trong công việc, là vì: Bởi không ai có thể thành công và chiến thắng nếu chỉ có một mình. Tổ chức cũng không thể thành công nếu không có sự phối hợp làm việc nhịp nhàng giữa từng cá nhân và giữa các phòng ban với nhau. Lãnh đạo của tổ chức. Thiếu kĩ năng làm việc nhóm khiến các cá nhân không có tính đoàn kết với nhau, không tìm ra được điểm mạnh và không nhì thấy điểm hạn chế của bản thân, các cá nhân sẽ không biết hi sinh vì lợi ích chung mà cứ khăng khăng bảo vệ quan điểm cá nhân của mình. Tổ chức không tạo được sự gắn kết và môi trường làm việc chuyên nghiệp nên không thể phát huy được hết thế mạnh của các bộ phận, cá nhân. Do đó, tổ chức không tìm được hướng đi đúng đắn, mang lại hiểu quả lâu dài. Dân gian đã có câu: “Một cây làm chẳng nên non, ba cây chụm lại nên hòn núi cao”. Trong cuộc sống cũng như công việc chúng ta không thể chắc chắn rằng tự mình có thể làm tất cả mọi việc. Nhưng khi nhận được sự hỗ trợ giúp đỡ từ những cộng sự, những người có cùng chuyên môn, công việc đơn giản đi rất nhiều. Kiến thức bao la, dù giới hạn trong một phạm vi lĩnh vực công việc mà chúng ta đang nghiên cứu thì không một ai, dù là kỹ sư giỏi, nhân sự kỹ thuật chuyên sâu, chuyên gia phân tích đẳng cấp cũng không dám nói rằng am hiểu và biết tất cả các kiến thức đó. Tại một công ty sản xuất dây chuyền máy móc phục vụ sản xuất, giám đốc thấy nhu cầu của khách hàng càng ngày càng cao, các công ty cạnh tranh cũng đang rục rịch cải tiến, 1 giám đốc giao cho phòng kỹ thuật của công ty gồm 7 người toàn là những kỹ sư giỏi có kinh nghiệm và có người còn được đào tạo ở nước ngoài, nghiên cứu để cho ra đời một dây chuyền sản xuất mới phù hợp với nhu cầu mà khách hàng đang mong muốn càng sớm còn tốt. Để hoàn thành nhiệm vụ này, một người làm mất 1 tháng, 7 người cùng làm chỉ mất 2 tuần, kết quả cuối cùng vẫn đạt hiệu quả cao nhất vậy sao thay vì làm 1 mình tại sao chúng ta không tạo một nhóm có chung chuyên môn làm việc với nhau. Làm việc 1 cá nhân đồng nghĩa chúng ta phải tự làm tất tần tật mọi thứ: lên kế hoạch làm việc, phác thảo ý tưởng, xây dựng và hoàn thành chúng,... làm việc độc lập sẽ không tránh khỏi việc đưa ra những ý kiến chủ quan mà chính bản thân khó lòng phát hiện được. Vấn đề tiếp theo là kiến thức, dù có giỏi tới đâu, khi cá nhân tự làm việc chắc chắn sẽ có những thứ nằm ngoài khả năng hiểu biết, lúc đó cá nhân muốn hoàn thành công việc sẽ phải mất một khoảng thời gian đi tìm hiểu,nghiên cứu tài liệu, học hỏi kiến thức đó,.... Và chưa kể, ngoài kế hoạch này phải hoàn thành đúng hạn thì mỗi cá nhân đều có hàng tá công việc khác, lãnh đạo chỉ quan tâm đến kết quả cuối cùng, nếu kế hoạch hoàn thành đúng hạn và đạt chất lượng mong muốn thì ví trí của cá nhân vẫn không bị lung lay nhưng cá nhân đã phải tốn rất nhiều sức lực, còn nếu ngược lại, tới hạn rồi công việc chưa hoàn thành hoặc chất lượng bị đánh giá thấp chắc chắn vị trí của cá nhân trong con mắt của nhà lãnh đạo đã bị giảm sút và nhà lãnh đạo thường không thích nghe giải thích... Áp lực và cường độ công việc diễn ra thường xuyên như vậy sẽ khiến cá nhân cảm thấy bị stress. Lúc này chúng ta nhận thấy chia sẻ công việc với cộng sự - thành lập một nhóm làm việc (team work) là sự lựa chọn chính xác. Với những người có cùng chuyên môn, tùy vào khối lượng công việc mà nên thành lập nhóm bao nhiêu người. Từ đó chúng ta có thể chia sẻ công việc, các thành viên sẽ nghiên cứu một phần nào đó, hoặc cùng nghiên cứu toàn bộ và trao đổi tài liệu nghiên cứu giữa các thành viên trong nhóm mang lại những ý kiến khách quan đa chiều hơn, sau đó trình bày thông qua các cuộc họp trực tiếp hoặc qua email... Quá trình làm việc nhóm như thế này những kiến thức mà cá nhân không biết không hiểu nếu như làm cá nhân phải tự nghiên cứu thì nay có thể trao đổi với các thành viên trong nhóm, nếu ai biết có thể trả lời, còn không các thành viên lại cùng nhau nghiên 2 cứu. Các thành viên hỗ trợ nhau tận dụng năng khiếu, kỹ năng, khả năng của từng thành viên thành sức mạnh tập thể để giải quyết các vấn đề khó khăn, chia sẻ kinh nghiệm làm việc, kiến thức, giải quyết vấn đề toàn diện, sâu rộng hơn do mỗi thành viên sẽ chứa đựng kinh nghiệm và kiến thức. Trong quá trình làm việc, sẽ không tránh khỏi xung đột vì cá nhân sẽ bảo vệ quan điểm của mình, nhưng các cá nhân sẽ vì lợi ích chung mà dẹp bỏ cái tôi của mình thay đổi thái độ và hành vi của cá nhân theo chiều hướng tốt. Sau quá trình thảo luận tranh luận các ý kiến sẽ được chọn lọc bổ sung để đưa ra một bản kế hoạch hoàn chỉnh nhất. Câu 2: Anh chị hãy nên những điểm mạnh và điểm yếu của bản thân trong quá trình giao tiếp và làm việc nhóm? Cho một ví dụ thực tế về trường hợp đã tận dụng và phát huy thế mạnh của bản thân trong quá trình làm việc nhóm hiệu quả trong thời gian gần đây? Trả lời:  Điểm mạnh và điểm yếu của bản thân trong quá trình giao tiếp và làm việc nhóm: Điểm mạnh: - Vui vẻ, hòa đồng, thân thiện, năng động - Sẵn sàng giúp đỡ mọi người khi khó khăn - Đúng giờ - Hoạt náo - Tự tin - Ham học hỏi - Chuyên cần, chăm chỉ - Khả năng tư duy tốt - Có tinh thần trách nhiệm với công việc 3 - Nghiêm túc trong công việc - Thích đương đầu với khó khăn - Có vốn từ vựng, khả năng phát âm chuẩn Điểm yếu: - Yếu ở ngoại ngữ - Nóng tính - Nói nhiều - Quá thẳng tính - Tham công tiếc việc - Ít mối quan hệ xã hội - Không thích giao tiếp với người lạ  Ví dụ thực tế về trường hợp đã tận dụng và phát huy thế mạnh của bản thân trong quá trình làm việc nhóm hiệu quả trong thời gian gần đây: Trong quá trình làm việc nhóm chuyên đề năm 3, với khối lượng công việc và kiến thức lớn khiến các thành viên đều căng thẳng, tôi đã phát huy thế mạnh bản thân là người vui vẻ, hoạt náo kể những câu chuyện cười để tạo không khí thoải mái, giảm stress cho các thành viên giúp mọi người tập trung hoàn thành công việc tốt hơn. Câu 3: Hãy mô tả quá trình làm việc nhóm của Anh/Chị? - Mục đích anh/chị tham gia nhóm là gì? - Liệt kê những thuận lợi và khó khăn khi tham gia nhóm? - Anh/chị đã thu được những lợi ích gì từ việc tham gia nhóm? Trả lời:  Mô tả quá trình làm việc nhóm: 4 - Nhóm được thành lập vào ngày 01/10/2016 - Tên nhóm: Class work. - Mục tiêu của nhóm: Hoàn thành bài báo cáo môn kế toán đầu tư xây dựng. - Hoạt động chính của nhóm: họp nhóm, phân chia nhiệm vụ, trao đổi kiến thức, giải bài tập, trình bày báo cáo trên slide. - Số lượng thành viên: 5 người - Nguyên tắc hoạt động: hiểu biết, năng động, có tinh thần tránh nhiệm, có khả năng tư duy. - Nguyên tắc đóng quỹ: 10.000 VNĐ/người. - Thời gian họp nhóm và làm việc chung: buổi chiều thứ 4, chủ nhật. Lúc 13 giờ.  Mục đích tham gia nhóm: Muốn hoàn thành tốt bài báo cáo với hiệu quả tốt nhất; ; muốn học hỏi thêm được nhiều kiến thức; có thể hiểu thêm về các thành viên trong nhóm; hoàn thiện bản thân.  Thuận lợi khi tham gia nhóm: - Có sẵn nền tảng kiến thức nên dễ hòa hợp hơn. - Các thành viên đều là bạn bè trong lớp nên có thời gian hiểu nhau, có thể hòa hợp với nhau và dễ giải quyết khi xảy ra xung đột. - Các thành viên điều hướng về mục đích chung, sắp xếp thời gian công việc để tham gia họp nhóm đầy đủ và biết giúp đỡ nhau khi khó khăn. - Có thể dễ dàng trao đổi về kiến thức mà bản thân chưa biết.  Khó khăn khi tham gia nhóm: - Đôi lúc bất đồng quan điểm - Đôi lúc lười biếng - Đôi lúc không sắp xếp được thời gian họp nhóm . 5  Lợi ích thu được từ việc tham gia nhóm: Học được cách làm việc nhóm như thế nào; khắc phục được một số điểm yếu của bản thân; hạn chế được cái tôi của bản thân; biết hy sinh vì lợi ích chung của tập thể; tự tin hơn khi đưa ý kiến đóng góp. Câu 4: Anh/Chị hãy mô tả cách thức quá trình quản lý cá nhân mà Anh/Chị đã thực hiện để hòa nhập nhóm? Trả lời: - Luôn đúng giờ trong mỗi lần hẹn. - Chuẩn bị tài liệu đầy đủ. - Luôn nhắc nhở bản thân làm việc gì cũng phải nghiêm túc. - Hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao. - Giành thời gian cho việc học tập, tiếp thu kiến thức, ý kiến đóng góp của các thành viên. - Tương tác với các thành viên trong nhóm. - Từ bỏ cái tôi cá nhân. - Tập bình tĩnh trước những lời nói khó nghe, tìm cách giải quyết và rút ra bài học kinh nghiệm. - Kiếm nén cơn nóng giận khi xảy ra xung đột về quan điểm. Câu 5: Anh/Chị đã gặt hái được những gì (kiến thức, kỹ năng, thái độ) sau khi kết thúc chuyên đề “Kỹ năng làm việc nhóm”? Trả lời:  Về kiến thức - Tiếp thu được kỹ năng làm việc nhóm. - Biết được cách giải quyết mâu thuẫn khi xảy ra xung đột trong nhóm. 6 - Nắm được những nguyên tắc, quy trình, phương pháp để nâng cao hiệu quả khi làm việc nhóm. - Nắm vững các phong cách lãnh đạo nhóm.  Về kỹ năng - Thu thập cho bản thân thêm kỹ năng làm việc nhóm. - Học được cách chuẩn bị cho buổi họp nhóm. - Học được cách tự tin trước đám đông, nêu lên ý kiến của mình. - Thấu hiểu những khó khăn, thuận lợi khi làm việc nhóm. - Học thêm được kỹ năng tổ chức công việc.  Về thái độ - Biết lắng nghe thành viên trong nhóm. - Tôn trọng các thành viên trong nhóm. - Có trách nhiệm trong công việc. - Nghiêm túc thực hiện công việc được giao. - Chung sức vì mục tiêu chung. - Giúp đỡ lẫn nhau để hoàn thành nhiệm vụ. HẾT 7