Tài liệu Bài thảo luận hoàn chỉnh

LỜI MỞ ĐẦU Trải qua hàng nghìn năm, quản trị đã ra đời cùng với những nhà quản trị tài ba. Hoạt động quản trị diễn ra đã tạo nên những giá trị vô giá cho lịch sử nhân loại. Nó đã trở thành một nghề mang đầy tính khoa học và tính nghệ thuật. Nhà quản trị tác động đến nhận thức của nhân viên dưới quyền, thúc đẩy họ làm việc tốt hơn để đạt được những mục tiêu mà tổ chức đã đề ra. Trong cuốn “Chiến lược kinh doanh” của B.Kalof cũng đã nói: “Một nhà quản trị giỏi là người vững tin, có tầm nhìn xa trông rộng, cởi mở, ham học hỏi, biết đúc kết kinh nghiệm kinh doanh của bản thân và của người khác, hướng vào kết quả, dứt khoát, có óc phê phán, có sức lôi cuốn thuyết phục và gây được lòng tin, nhiệt tình, bình tĩnh và biết lắng nghe người khác, biết nhận lỗi khi sai và chu đáo, mềm dẻo, sẵn sàng giúp đỡ người khác phát triển, sáng tạo nhưng kiên định”. Mỗi nhà quản trị cần phải tạo dựng cho mình một phong cách lãnh đạo riêng với những nguyên tắc cụ thể, trong đó không thể không nhắc đến những nguyên tắc đầy nghệ thuật trong chức năng lãnh đạo với sự ủy nhiệm, ủy quyền. Ủy quyền là nghệ thuật hoàn thành công việc thông qua nỗ lực của người khác, điều này thể hiện lòng tin của người lãnh đạo vào người khác, giao phó công việc có khi chính họ phải làm. Việc ủy quyền thích hợp sẽ tạo cơ hội cho các nhân viên học hỏi thêm các kỹ năng mới một cách chủ động. Nhưng ủy quyền không tốt sẽ khiến công ty tốn nhiều nguồn lực nhưng không đạt được kết quả mong muốn, tinh thần của nhân viên thì trở nên sa sút, cũng có thể gây ra những hậu quả lớn hơn cho doanh nghiệp. Vì vậy, một nhà quản trị cần phải biết cách ủy nhiệm, ủy quyền. I. Cơ sở lí thuyết 1. Khái niệm - Ủy nhiệm và ủy quyền là giao nhiệm vụ và trao quyền để người khác thay mình thực hiện( giải quyết) nhiệm vụ nào đó. - Ủy quyền trong quản trị tổ chức là hành vi của cấp trên trao cho cấp dưới một số quyền hạn để họ nhân danh mình thực hiện những công việc nhất định nhằm đạt được mục tiêu của tổ chức 2. Quá trình ủy quyền  Xác định kết quả mong muốn Nhà quản trị phải biết những nhiệm vụ, công việc nào có thể ủy nhiệm, ủy quyền và cần đạt kết quả như thế nào. Những công việc nào nhà quản trị phải tự ghánh vác? Những công việc nào có thể giao cho cấp dưới? Khi thực hiện ủy quyền, cần xác định được kết quả mong muốn là gì? những mục tiêu cần đạt được là gì? Phải đảm bảo mỗi cá nhân đều có trách nhiệm đạt được những mục tiêu nhất định.  Giao nhiệm vụ Nhà quản trị phải nắm được ưu, nhược điểm, năng lực của những nhân viên mà mình quản lí và tính chất công việc. Xem xét thật cẩn thận thời gian dự kiến để thực hiện, nhà quản trị phải vạch ra khung thời gian hợp lí. Có thể phải hướng dẫn nhân viên của mình trong thời gian đầu nếu cần thiết. Từ đó, ủy nhiệm một cách chính xác để tạo ra một hiệu quả cao nhất.  Giao quyền hạn để thực hiện nhiệm vụ Khi ủy nhiệm, nhà quản trị phải tạo điều kiện cho nhân viên mình để thực hiện công việc đó một cách hiệu quả không chỉ bằng việc cung cấp các tài liệu, tài nguyên mà phải biết để thực hiện công việc đó cần có những quyền hạn nào?  Kiểm tra thực hiện nhiệm vụ của của người được ủy quyền Khi đã ủy nhiệm, nhà quản trị không được buông lơi công việc kiểm tra việc thực hiện nhiệm vụ của nhân viên. Phải kiểm tra để xem tiến độ công việc có đúng như dự kiến hay không? Hiệu quả công việc đã tốt chưa? Nếu có sai sót thì kịp thời tìm nguyên nhân để khắc phục, tránh những sai sót đáng tiếc. 3. Vai trò của ủy nhiệm, ủy quyền - Ủy nhiệm, ủy quyền giúp nhà quản trị giảm nhẹ được công việc phải làm. Trong một doanh nghiệp có rất nhiều công việc. Từ những việc nhỏ như tiếp khách, bán hàng, tuyển nhân viên ... đến những việc lớn hơn như hoạch định chiến lược, huấn luyện nhân viên, quản lý tài chính ... Nếu như người quản trị làm tất cả thì ko đủ sức và chắc chắn cũng không thể làm nên thành công được. Vì lẽ đó, nhà quản trị cần phải phân công công việc cho mọi người. Kèm theo ủy nhiệm là ủy quyền. Uỷ quyền là một trong những nghệ thuật mà một nhà lãnh đạo giỏi phải nắm vững. Không uỷ quyền thì nhà lãnh đạo có nguy cơ ngập lụt trong những công việc lẽ ra họ không phải làm. - Nhà quản trị sẽ có thời gian để tập trung vào những khâu then chốt. Nếu một nhà quản trị có một khối lượng công việc quá lớn thì nhà quản trị đó sẽ phải mất nhiều công sức và thời gian để hoàn thành tất cả các công việc. Nhưng phải hoàn thành nhiều công việc trong cùng một lúc nhà quản trị sẽ khó lòng có thể hoàn thành tốt tất cả các công việc đó. Thậm chí là sẽ làm tồi một vài việc. Nhưng nếu ủy nhiệm và ủy quyền bớt cho những nhân viên của mình thì nhà quản trị sẽ có thời gian để tập trung vào những công việc chính, quan trọng, những khâu then chốt. Từ đó nâng cao hiệu quả công việc. - Ủy quyền để kích thích tính tự chủ, sáng tạo và tinh thần trách nhiệm của cấp dưới. Khi nhà quản trị ủy nhiệm, ủy quyền cho nhân viên cấp dưới là đã mang lại cho nhân viên của mình một cơ hội học tập nâng cao trình độ, thể hiện tinh thần trách nhiệm, tính tự chủ và sáng tạo trong quá trình hoàn thành công việc được giao. - Ủy quyền biểu hiện sự tin tưởng vào nhân viên từ đó nâng cao tinh thần làm việc của nhân viên Bằng việc ủy quyền, ủy nhiệm một cách đúng đắn, nhà quản trị đã cho nhân viên của mình thấy mình tin tưởng vào năng lực cũng như tinh thần trách nhiệm của họ. Từ đó họ thấy mình có được tin tưởng và sẽ tích cực hoàn thành các công việc. - Ủy quyền, ủy nhiệm là để nâng cao chất lượng các quyết định Đôi khi, ý tưởng của nhà quản trị chưa thực sự là phương án tốt nhất, ủy nhiệm và ủy quyền sẽ giúp nhà quản trị phát hiện được những ý tưởng hay hơn. Từ đó góp phần tích cực vào việc thực hiện mục tiêu của tổ chức. 4. Các nguyền tắc cần tuân thủ trong ủy nhiệm, ủy quyền. - Ủy nhiệm, ủy quyền phải trong phạm vi chức trách của mình Nhà quản trị cần phải biết phạm vi chức trách của mình, Và xác định rõ ràng được phạm vi ủy quyền cho cấp dưới. Ví dụ như: Một trưởng phòng nhân sự không thể ủy quyền và giao nhiệm vụ cho một nhân viên trong phòng kế toán. Và ngược lại, trưởng phòng kế toán cũng không thể giao nhiệm vụ và trao quyền cho một nhân viên trong phòng nhân sự. Mỗi một nhà quản trị phải biết rõ chức trách và phạm vi quyền hạn của mình để giao ủy nhiệm và ủy quyền một cách chính xác. - Ủy quyền phải gắn với trách nhiệm, nghĩa vụ tương xứng. Nhà quản trị cần phải biết lựa chọn con người theo nhiệm vụ. Công việc đòi hỏi những năng lực đặc biệt nào? Ai là người đáp ứng những đòi hỏi đó? Những kinh nghiệm thu được sẽ có ích và phù hợp với ai? Trước khi ủy nhiệm và ủy quyền, nhà quản trị cần biết rõ tính chất công việc, biết được công việc đòi hỏi những kĩ năng cũng như kinh nghiệm gì, biết rõ năng lực của các nhân viên của mình. Và nếu hoàn thành được công việc đó nhân viên sẽ học hỏi được những gì. Từ đó đưa ra quyết định sẽ ủy nhiệm cho cho ai và ủy quyền ở mức nào? - Thời hạn ủy quyền, ủy nhiệm phải được xác định rõ ràng. Nhà quản trị cần xác định rõ ràng với nhân viên về thời gian ủy nhiệm, ủy quyền. Điều này có thể là một động lực khiến nhân viên làm việc tích cực hơn để hoàn thành nhiệm vụ được giao, và có ý thức về thời hạn quyền mình được nhà quản trị đã ủy thác. ► Chú ý: Cần tránh hai xu hướng trong ủy nhiệm, ủy quyền: - Cấp trên ôm đồm, không đủ nhân viên làm dẫn đến mệt mỏi, hiệu quả công việc thấp. Việc cấp trên ôm đồm quá nhiều công việc mà số lượng nhân viên không đủ làm hay chính năng lực của các nhân viên không đủ sẽ dẫn đến việc nhân viên bị áp lực vì công việc, thời hạn. Họ sẽ chán nản và có thể rời bỏ công việc đó. Khi đó thì nhà quản trị đã thất bại trong việc quản trị của mình. - Giao cho cấp dưới song buông xuôi, thiếu kiểm soát dẫn tới hậu quả xấu. Mỗi nhà quản trị cần hiểu rõ các chức năng quản trị. Các chức năng quản trị bao gồm: hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, kiểm soát. Đó là những công việc mà nhà quản trị nào cũng phải thực hiện. Thiếu đi một thì không còn là hoạt động quản trị nữa. Khi một nhà quản trị giao nhiệm vụ và quyền hạn cho cấp dưới mà buông xuôi không có sự giám sát hay kiểm tra thường xuyên sẽ dẫn tới những hậu quả xấu. Nhân viên có thể sẽ xao nhãng nhiệm vụ của mình hay thực hiện nhiệm vụ một cách hời hợt, qua loa dẫn tới làm ảnh hưởng đến hiệu quả công việc, và nếu như đó là một nhiệm vụ quan trọng thì nó sẽ ảnh hưởng lớn đến mục tiêu của tổ chức. Nếu không kiểm tra giám sát thường xuyên cũng có thể dẫn đến tình trạng làm dụng quyền lực ở nhân viên, gây ảnh hưởng đến tâm lí những nhân viên khác và gián tiếp làm tác động đến hiệu quả công việc. 5. Làm thế nào để tiến hành ủy nhiệm, ủy quyền có hiệu quả. Uỷ quyền là một trong những nghệ thuật mà một nhà lãnh đạo giỏi phải nắm vững. Không uỷ quyền thì nhà lãnh đạo có nguy cơ ngập lụt trong những công việc lẽ ra họ không phải làm. Nhưng nếu uỷ quyền không tốt sẽ khiến công ty tốn nhiều nguồn lực, nhưng không đạt được kết quả mong muốn. Còn tinh thần của nhân thì trở nên sa sút. Vì vậy, uỷ quyền cần phải được xem là một trong những kỹ năng được ưu tiên hàng đầu trong hoạt động quản trị. ► Tin tưởng vào nhân viên Nếu chưa tin tưởng vào nhân viên, nhà lãnh đạo hãy tự hỏi mình nguyên nhân. Phải chăng họ chưa có đủ năng lực? Họ không đủ nhiệt tình và tinh thần trách nhiệm? Hay bạn chưa cung cấp đủ nguồn lực để họ hoàn thành công việc? Bạn chưa giao công việc rõ ràng cho họ. Sau khi đã trả lời thoả đáng các câu hỏi trên, nhà lãnh đạo có thể kết luận có thể giao việc cho nhân viên đó không. ► Hãy cụ thể và rõ ràng về thời hạn ủy nhiệm và ủy quyền Nhà quản trị nên xác định được tính chất công việc và năng lực của nhân viên để đưa ra một thời hạn rõ ràng về sự ủy nhiệm và ủy quyền cho nhân viêc đó. Cần có khung thời gian và quyền hạn một cách rõ ràng. Điều này sẽ là động lực cho nhân viên hoàn thành nhiệm vụ một cách nghiêm túc và không lạm dụng quyền lực của mình. ►Đưa ra chỉ dẫn công việc đầy đủ Trước hết, cần đảm bảo rằng các nhân viên đã biết và chấp nhận sự uỷ quyền đó. Tiếp theo, bạn cần cung cấp đầy đủ các thông tin và cơ chế tiếp nhận và xử lý thông tin phản hồi để nhân viên đó hoàn thành nhiệm vụ. Có thể sẽ phải hướng dẫn trong thời gian đầu. ► Hãy "quản lý" Nhiều nhà lãnh đạo thường muốn tự mình thực hiện công việc vì họ nghĩ nhân viên của mình sẽ không thể làm tốt việc đó hơn họ. Việc này sẽ dẫn đến sự làm thay cho nhân viên, mặt khác, hiệu quả mang lại thường lại không cao. Vì nhà quản trị sẽ phải làm quá nhiều việc và không thể tập trung vào những khâu quan trọng. Còn nhân viên lại sinh ra tính thụ động, ỷ lại. ► Uỷ quyền là một cách dạy kỹ năng Việc uỷ quyền thích hợp sẽ tạo cơ hội cho các nhân viên học hỏi thêm các kỹ năng mới một cách chủ động. Nhưng nhà quản trị phải biết cách uỷ quyền, ủy quyền và biết cách xử lý các sai sót của nhân viên. Nhân viên thường tỏ ra miễn cưỡng khi nhận nhiệm vụ có nguy cơ bị phạt khi có sai sót. Do đó, họ cần phải được khuyến khích đảm nhận những nhiệm vụ mới. ► Kiểm tra Khi ủy nhiệm và ủy quyền cho nhân viên, nhà quản trị rất muốn nhân viên tự giác thực hiện, nhưng hãy đừng quên công việc giám sát. Điều này có thể tác động một cách trực tiếp vào nhân viên và làm tăng hiệu quả công việc. Ngoài ra còn kịp thời xử lí những sai sót không đáng có. Nếu ủy nhiệm, ủy quyền mà không giám sát sẽ dẫn tới những hậu quả xấu. ► Khen ngợi kịp thời nỗ lực của nhân viên Mỗi nỗ lực được ghi nhận của nhân viên sẽ là động lực để họ tiếp tục phấn đấu. Họ sẽ có tinh thần cũng như niềm vui để thực hiện nếu như mỗi việc làm của họ được nhà quản trị công nhân, họ sẽ thực hiện nhiệm vụ một cách say mê và nhiệt tình. Việc này có thể thực hiện rất đơn giản, có thể bằng văn bản hay những cuộc nói chuyện động viên, khen thưởng, tuyên dương, có những phần thưởng cho những nhân viên thực sự cố gắng. ► Tránh uỷ quyền ngược Rất có thể là khi không thực hiện được, nhân viên sẽ “trao” ngược lại công việc cho nhà quản trị. Hãy thực hiện uỷ nhiệm hiệu quả hơn, thay vì để nhân viên trao nhiệm vụ lại cho mình, hãy gợi ý để họ giải quyết vấn đề. ► Linh hoạt trong uỷ quyền Các nhân viên khác nhau về kỹ năng và mức độ tin cậy, do đó, các công việc thường cần phải được uỷ nhiệm dần dần. Khi một nhân viên trở nên có năng lực và được tin tưởng hơn, mức độ uỷ quyền có thể được nâng cao. ► Ủng hộ nhân viên Uỷ quyền, ủy quyền một cách rõ ràng. Cung cấp thông tin và các nguồn lực đầy đủ, trao đổi thường xuyên. Hãy nói rõ những yêu cầu của công việc. Cho nhân viên thấy rằng họ sẽ luôn nhận được sự ủng hộ và trao đổi cần thiết từ cấp trên của mình. ► Đúng người đúng việc Hãy uỷ quyền, ủy nhiệm cho những nhân viên thích hợp với công việc đó nhất. Những kỹ năng, kinh nghiệm sẵn có của họ sẽ là yếu tố quan trọng nâng cao khả năng hoàn thành công việc. II. Áp dụng bài tập 1. Bài tập 12 a, Đề bài : Bài học từ Tom Sawyer Các nhà lãnh đạo có thể học được cách ủy thác công việc thành công khi đọc cuốn tiểu thuyết nổi tiếng của văn hào nổi tiếng người Mỹ Mark Twain, “Những cuộc phiêu lưu của Tom Sawyer”, đoạn Tom Sawyer sơn hàng rào. Đoạn này kể về cách Tom ủy thác công việc cho những cậu bé khác trong thị trấn và cách những việc này được hoàn thành một cách vui vẻ và đầy đủ. Tom xem qua tất cả công việc mà dì Polly đã giao cho cậu, cậu cảm thấy đó là một ghánh nặng và rất buồn. Lúc một vài cậu bé trong thị trấn đi qua, Tom đã nghĩ đến việc trả tiền để một hoặc hai đứa làm hộ, nhưng Tom không có đủ tiền để mua được “một buổi chiều tự do”. Sau đó, khi cậu trở về với công việc, một ý nghĩ lóe lên trong đầu, thay vì càu nhàu, cậu trở lại làm việc với một thái độ thoải mái và bình tĩnh. Ngay sau đó, cậu bé Ben Rogers đi ngang qua và bảo với Tom là thật đáng xấu hổ khi cậu không thể đi bơi mà phải làm việc. Tom đáp lại:” Ồ, có thể như vậy mà cũng có thể không phải như vậy. Tất cả những điều tớ biết là nó rất phù hợp với Tom Sawyer”. Sau vài phút quan sát Tom thích thú với công việc của mình, Ben đề nghị liệu cậu ta có thể sơn thử một ít. Tom nói rằng, có lẽ chỉ một người trong một nghìn người hoặc thậm chí là hai nghìn người mới có thể sơn được hàng rào theo cách mà dì Polly mong muốn. Tom miễn cưỡng giao lại chổi cho Ben, đổi lấy một cái lõi táo. Ngay khi đó, có càng nhiều cậu bé đến cùng với Ben sơn hàng rào. Tom ngồi dưới một bóng cây và “chỉ đạo” các hoạt động. Chẳng mấy chốc hàng rào đã khoác lên mình tấm áo mới. Ngày hôm đó, Tom đã học được một bài học quan trọng vầ hành vi con người khi không có hiểu biết về nó. Để khiến người ta thèm muốn một điều gì đó, điều quan trọng duy nhất là làm cho điều đó trở nên khó đạt được. Câu hỏi: - Câu 1: Chúng ta có thể học được gì từ Tom Sawyer về nghệ thuật ủy nhiệm, ủy thác công việc? - Câu 2: Theo anh (chị): khi nhà quản trị ủy nhiệm, ủy quyền công việc cho cấp dưới có nên “ngồi dưới một bóng cây và chỉ đạo các hoạt động” như Tom hay không? Tại sao? b, giải bài tập Câu 1: Bài học về ủy thác, ủy quyền công việc Ta thấy rằng, quét sơn cho hàng rào là công việc của Tom. Nhưng cậu bé đã biết giảm nhẹ công việc hay đúng hơn là hoàn thành công việc thông qua sự trợ giúp của những cậu bé trong thị trấn. Tom đã khéo léo khiến công việc trở lên hấp dẫn, có giá trị trong mắt của Ben và những cậu bé khác. Trước hết, “Thay vì càu nhàu, cậu trở lại làm việc với một thái độ thoải mái và bình tĩnh”. Trước sự chế giễu của Ben, Tom đã bình tĩnh và trả lời rằng: “Ồ, có thể như vậy mà cũng có thể không phải như vậy. Những điều tớ biết là nó rất phù hợp với Tom Sawyer”. Và cùng với cách làm việc với một thái độ vui vẻ, thoải mái, Tom đã khiến cho cậu bé Ben thấy tò mò về công việc mà Tom đang làm. Khi Ben đề nghị được làm thử, Tom đã khẳng định rằng không phải ai cũng có thể làm được như cậu “ có lẽ chỉ một người trong một nghìn người hoặc thậm chí là hai nghìn người mới có thể sơn được hàng rào theo cách mà dì Polly mong muốn”. Và đưa chổi cho Ben “một cách miễn cưỡng” để Ben thấy rằng không phải ai cũng có vinh dự được làm công việc đó. Tom đã khiến cho không chỉ Ben, mà cả những cậu bé xung quanh cũng phải chú ý đến công việc đó. Tom đã khiến một công việc buồn tẻ và chán ngắt trở lên có giá trị, hấp dẫn với bọn trẻ. Điều quan trọng là Tom không hề giao công việc một cách “vô trách nhiệm” cho các cậu bé mà Tom tìm một bóng cây. Nơi có đủ khoảng cách để Tom có thể quan sát tiến trình công việc và hoạt động của bọn trẻ để thể kịp thời “chỉ đạo” bọn trẻ sơn theo đúng ý dì Polly. Qua câu chuyện Tom Sawyer ủy thác công việc cho những cậu bé trong thị trấn, ta có thể rút ra được bài học về nghệ thuật ủy nhiệm, ủy thác như sau: Để ủy nhiệm, ủy thác công việc đạt hiệu quả, nhà quản trị cần phải biết được khả năng của nhân viên nào là phù hợp với nhiệm vụ mình ủy thác. Cần tin tưởng khả năng của người nhân viên cấp dưới mà mình ủy thác công việc. Chấp nhận sự giúp đỡ từ nhân viên cấp dưới khi họ đề nghị. Đồng thời, phải biết cách khích lệ tinh thần làm việc và tinh thần trách nhiệm của người nhân viên được ủy thác, làm cho công việc trở nên có giá trị, hấp dẫn hơn trong mắt của nhân viên cấp dưới. Vì sẽ chẳng ai muốn làm công việc mà bạn đang than vãn rằng khó nhọc và chán ngắt. Không thể ra lệnh hay chỉ đạo mà phải khéo léo kích thích sự hiếu kì và muốn chứng tỏ bản thân của mọi người, biến một công việc từ nghĩa vụ của bản thân thành quyền lợi của người khác, đây không phải là công việc bắt buộc phải làm mà là công việc được làm và không phải ai cũng được làm. Qua đây, ta có thể thấy trong mỗi con người có động lực thúc đẩy hoàn thành nhiệm vụ. Đó không phải là sự thỏa mãn lợi ích bản thân mà là sự tự khẳng định mình. Và điều quan trọng, trong quá trình ủy nhiệm, ủy quyền, nhà quản trị phải có trách nhiệm kiểm tra, kiểm soát tiến trình thực hiện nhiệm vụ của người được ủy quyền để có giải pháp ứng phó kịp thời đối với những trường hợp xảy ra trong tiến trình công việc. Làm được như trên tức là nhà quản trị đã biết cách chia sẻ công việc với cấp dưới, việc làm này hoàn toàn là có lợi bởi vì: Thứ nhất: nó sẽ làm giảm gánh nặng, áp lực về công việc đối với nhà quản trị để họ có thời gian tập trung quan sát một cách tổng thể tiến trình công việc, từ đó đưa ra được hướng đi hợp lý cho công việc đạt hiệu quả tốt. Thứ hai: nhờ ủy thác, ủy quyền mà những người nhân viên cấp dưới sẽ được tiếp xúc dần với công việc, làm quen với những công việc đòi hỏi tinh thần trách nhiệm cao hơn đồng thời kích thích tính tự chủ, sáng tạo của người nhân viên. Câu 2: Người ủy nhiệm, ủy quyền có nên "ngồi dưới một bóng cây và chỉ đạo các hoạt động" ? Điều ấy sẽ không sai nếu việc chỉ đạo ở đây được thực hiện bao gồm cả hướng dẫn, lãnh đạo và kiểm soát. Để hiểu rõ ý kiến này ta có thể phân tích hai hoàn cảnh lãnh đạo sau: Hoàn cảnh trong câu chuyện Tom ngồi dưới bóng cây và chỉ đạo các hoạt động. Tom ở đây không chỉ ngồi dưới bóng cây và chỉ chỏ bảo người này làm thế này, người kia làm thế khác một cách bừa bãi, mà cậu bé luôn quan sát xem bọn trẻ làm thế nào và chỉ đạo bọn chúng sơn cho đẹp, cho hợp với ý dì Polly, đây là việc làm hoàn toàn hợp lý. Bởi biết đâu Tom tự tay sơn mà lại không đẹp bằng bọn trẻ, thì chúng sẽ nghi ngờ và có thể phát hiện ra ý đồ của Tom và sẽ không giúp Tom làm tiếp nữa. Hơn thế, Tom không tham gia sơn mà chọn một nơi thích hợp (gốc cây mát mẻ), với khoảng cách đủ khả năng quan sát một cách tổng thể tiến trình công việc của bọn trẻ, thì có thể chỉnh sửa được kịp thời để hàng rào sơn được đẹp, đúng ý dì Polly Hoàn cảnh môi trường quản trị Ở đây xuất hiện hai trường hợp: ► Nếu là nhà quản trị cấp cao và cấp trung Đối với nhà quản trị cấp cao và nhà quản trị cấp trung thì họ không cần trực tiếp tham gia vào công việc, mà chỉ ở ngoài quan sát, đưa ra những đường lối đúng đắn cho công việc. Do đó việc này là hoàn toàn hợp lý. ►Nếu là nhà quản trị cấp cơ sở Đối với những nhà quản trị cấp cơ sở thì việc làm trên chưa chắc đã hợp lý bởi nhà quản trị cấp cơ sở phải trực tiếp tham gia vào công việc và đòi hỏi có chuyên môn, làm việc tốt hơn cả những người nhân viên của họ. Do đó nếu họ không tham gia vào làm thì các nhân viên dưới quyền sẽ thắc mắc và dần nghi ngờ khả năng của người lãnh đạo, tinh thần làm việc của người nhân viên sẽ dần trở thành đối phó, mất đi lòng tin và sự kính trọng ở nhà quản trị. Từ đó dẫn tới kết quả công việc sẽ không được cao. Tóm lại, là một nhà quản trị giỏi đòi hỏi phải biết cách ủy nhiệm, ủy thác công việc cho những người nhân viên cấp dưới, sao cho hợp lý với hoàn cảnh công việc của mình, thì công việc mới đảm bảo được hoàn thành tốt và nhà quản trị giảm bớt được áp lực công việc, để tập trung vào những công việc quan trọng, những khâu then chốt, đồng thời đối luôn tạo điều kiện cho nhân viên cấp dưới có cơ hội để làm quen với các công việc khác nhau, được thể hiện được khả năng sáng tạo, tinh thần tự chủ, tinh thần trách nhiệm của mình. Dám ủy thác công việc khi nhân viên đề nghị. Phải biết chấp nhận sai sót của nhân viên. Luôn luôn kiểm tra giám sát một cách có hiệu quả và nghiêm túc để tránh những sai sót đáng tiếc. Một người thì không thể làm nên thành công của cả công ty. Nếu biết sử dụng hết khả năng làm việc và lòng nhiệt tình trong công việc của nhân viên thì nhà quản trị đã thành công trong việc góp phần đạt được mục tiêu của tổ chức. 2. Bài tập ứng dụng a, Đề bài: Bài học về Mai Quốc Thảo Công ty may Khánh Toàn đã thành lập và đi vào hoạt động gần hai mươi năm và là một trong những công ty may có uy tín và chất lượng, được sự tin tưởng ở khách hàng. Ông Mai Khánh Toàn -tổng giám đốc công ty, người đã có công rất lớn trong việc xây dựng hình ảnh của công ty. Ông được biết đến là người thông minh, khéo léo trong nghệ thuật kinh doanh, là một nhà lãnh đạo tài ba. Đặc biệt là khả năng phân công và tổ chức bộ máy trong công ty. Ông luôn biết cách giao phó công việc cho những người thích hợp và tin tưởng. Người công sự của ông là phó giám đốc kiêm trưởng phòng kinh doanh- ông Trần Minh Đức- một người đã làm việc khá lâu năm, là một người có trách nhiệm, có năng lực và trung thành với công ty. Trong 1 lần ốm nặng biết trước tình hình, ông giao toàn bộ cho ông Đức phụ trách dự án quan trọng đó nhưng trong quá trình điều trị bệnh ông luôn cập nhật những bản báo cáo từ cấp dưới để có thể kiểm soát và đưa ra những đóng góp. Mặc dù không tham gia trực tiếp dựa án nhờ sự ủy quyền khôn khéo, cách quản lí đúng đắn kết quả là dự án vẫn thành công tốt đẹp. Đến cuối năm 2010 căn bệnh ung thư tuyến tụy đến giai đoạn cuối ông qua đời và toàn bộ quyền lực giao cho con trai ông- Mai Quốc Thảo. Khi lên làm tổng giám đốc anh ta đã thay đổi nhiều vị trí trong công ty. Đặc biệt là không còn tin dùng ông Đức vì cho rằng ông Đức không còn trẻ để có thể đảm nhận vị trí quan trọng đó trong công ty và đưa anh Nam- 1 người có năng lực nhưng không kém phần tinh quái lên. Do chơi với với Nam lâu tin bạn anh ấy giao toàn bộ quyền xử lí cho nam trong những dự án quan trọng àm không hề kiểm tra hay quản lí. Và cứ cách làm việc vô trách nhiệm ủy quyền cho Nam một cách không hợp lí. Một thời gian sau thấy nguồn tài chính của công ty thâm hụt, Nam thường xuyên nghỉ việc. Mọi chuyện mới vỡ lẽ trong quá trình được giao phụ trách dự án Nam đã thực hiện những hành vi rút tiền, nhận hối lộ để không trúng thầu nhằm bù đắp số nợ khá lớn của anh ta. Công ty rơi vào thời kì khủng hoảng trên đà phá sản. Đến lúc này Thảo nhận ra thì đã quá muộn làm tiêu tan một đời gây dựng sự nghiệp của người cha đang quý. Câu hỏi: - Câu 1: Sự ủy nhiệm, ủy quyền của ông Mai Khánh Toàn đúng đắn như thế nào? Kết quả của sự đúng đắn là gì? - Câu 2: Sai lầm của Mai Quốc Thảo là gì? Kết quả của sự sai lầm đó là gì? b, Giải bài tập Câu 1: Sự ủy nhiệm đúng đắn của Mai Khánh Toàn Mai Khánh Toàn đã biết ủy nhiêm, ủy quyền một cách đúng đắn và mang lại hiệu quả. Khi biết mình sẽ phải vắng mặt với các công việc trong công ty một thời gian, ông đã giao nhiệm vụ cho ông Trần Minh Đức- một người đã làm việc khá lâu năm, là một người có trách nhiệm, có năng lực và trung thành với công ty. Ở đây, Mai Khánh Toàn đã năm bắt được ưu điểm của nhân viên của mình, ông cũng đã biết rõ tính chất của công việc. Là người thay ông giải quyết các công việc trong công ty phải là một người có năng lực, có suy nghĩ đầy đủ, chín chắn và có năng lực để có thể quyết định những việc quan trọng mang tính chất sống còn của công ty. Thứ nhất, ông Đức là một người đã làm việc lâu năm và trung thành với công ty, điều này hết sức quan trọng. Ông Toàn không thể giao những công việc quan trọng cho một người mà ông không tin cậy, sẽ thế nào nếu người đó mang những bí mật của công ty bán cho những công ty đối thủ. Thứ hai, ông Đức là một người có năng lực và tính thần trách nhiệm. Ông Toàn đã nhận thức rõ được tính chất quan trọng của những việc mà mình sẽ ủy nhiệm. Vì vậy, ông đã chọn một người có năng lực, tinh thần trách nhiệm, đồng thời đã làm việc lâu năm, người có đủ suy nghĩ chín chăn để quyết định những việc quan trọng. Thứ ba, điều quan trọng là khi ủy nhiệm và ủy quyền cho ông Đức, ông Toàn không hề bỏ mặc mà thường xuyên cập nhật những bản báo cáo từ cấp dưới để đưa ra những góp ý và tránh những sai sót gây thiệt hại cho công ty. Câu 2: Sự ủy nhiệm sai lầm của Mai Quốc Thảo Mai Quốc Thảo đã liên tiếp mắc sai lầm trong cách quản trị của mình. Thứ nhất, Khi lên nắm quyền, đáng nhẽ anh ta nên tìm hiểu rõ cách tổ chức trong công ty, tìm hiểu những ưu điểm và nhược điểm của cách tổ chức công ty đang có. Nếu thật sự cách tổ chức của công ty có nhiều bất cập và không tạo ra hiệu quả cho công ty thì mới nên thay đổi cách tổ chức. Thứ hai, Thảo đã không tin dùng ông Đức nữa. Điều này là một tổn hại lớn cho công ty. Vì ông Đức là một người đã làm việc lâu năm cho công ty, là một người có năng lực và có tinh thần trách nhiệm. Ít nhiều thì ông Đức cũng đã góp phần làm phát triển công ty và chắc chắn cũng đã có những ảnh hưởng tới những nhân viên trong công ty. Việc Thảo không còn tin dùng ông Đức và thay đổi cách tổ chức trong công ty có thể khiến chính ông Đức và những nhân viên khác trong công ty sẽ có thái độ khác với nhà quản trị mình và sẽ không tích cực với công việc nữa hoặc có thể rời bỏ công ty. Thứ ba, sai lầm của Thảo là ở sự thiếu tầm nhìn và thiếu trách nhiệm của Thảo. Anh đã giao một vị trí quan trọng cho Nam chỉ với lý do là bạn bè và khi ủy nhiệm, ủy quyền. Thảo dường như là đã không nhận thức được tính chất công việc mà mình sẽ ủy nhiệm. Đồng thời, anh không nắm bắt được tính cách của nhân viên mà mình sẽ chọn để ủy quyền. Thảo có thể giao vị trí đó cho Nam nhưng hãy từng bước giao quyền chứ không phải ngay lập tức như vậy. Điều đáng tiếc nhất là Thảo đã không hề kiểm tra hay giám sát những hoạt động của Nam, không kiểm tra một cách thường xuyên hiệu công việc hay những sai lầm và những thất bại mà công ty đang mắc phải, Thảo bỏ mặc công việc cho Nam và dẫn tới những hậu quả vô cùng đáng tiếc.