Tài liệu Bài giảng văn hóa công sở

30/08/2018 BÀI GIẢNG VĂN HÓA CÔNG SỞ PGS.TS. Lê Văn Hảo TRƯỜNG ĐẠI HỌC NHA TRANG Tháng 9/2018 NỘI DUNG Giới thiệu học phần Tài liệu đọc thêm Chủ đề 1: Môi trường công sở Chủ đề 2: Văn hóa công sở tại cơ quan hành chính nhà nước Chủ đề 3: Phong cách làm việc của công chức và đạo đức công vụ Chủ đề 4: Giao tiếp nơi công sở Chủ đề 5: Xây dựng văn hóa công sở Gợi ý chủ đề làm luận văn cao học Tài liệu tham khảo 2 1 30/08/2018 GIỚI THIỆU HỌC PHẦN     Số tín chỉ: 02 Học phần tiên quyết: không có Đối tượng: học viên cao học Đánh giá:    Tham dự lớp: 10% Đánh giá thường xuyên: 30% Thi kết thúc: 60% 3 GIỚI THIỆU HỌC PHẦN  Mô tả HP: Là học phần cung cấp cho học viên những kiến thức về: (i) Môi trường công sở; (ii) Văn hóa tổ chức hành chính nhà nước; (iii) Phong cách làm việc của công chức và đạo đức công vụ; (iv) Giao tiếp văn hóa công sở; (v) Xây dựng văn hóa công sở; đồng thời vận dụng các lý thuyết để giải quyết các vấn đề thuộc về văn hóa của thực tiễn hành chính công sở. 4 2 30/08/2018 GIỚI THIỆU HỌC PHẦN  Mục tiêu HP: Học phần nhằm mục đích cung cấp cho học viên (1) Hiểu biết về bản chất công sở và hành chính công sở và ứng dụng được những nguyên tắc của văn hóa, của đạo đức hành chính vào công vụ; (2) Khả năng áp dụng các kiến thức của môn học để phân tích và đánh giá các vấn đề quản lý hành chính công sở; (3) tạo cơ sở cho các môn học chuyên ngành về sau. 5 GIỚI THIỆU HỌC PHẦN  Kết quả học tập mong đợi:    Hiểu rõ các khái niệm, nguyên tắc hình thành, vai trò của văn hóa công sở đối với các cơ quan hành chính. Sử dụng các kiến thức văn hóa công sở để phân tích, đánh giá và giải quyết các vấn đề quản lý hành chính công sở. Sử dụng các kiến thức được trang bị để có thể học tập tốt các môn chuyên ngành quản lý kinh tế. 6 3 30/08/2018 Tài liệu đọc thêm Thùy Linh & Việt Trinh (2013). Văn hóa ứng xử và nghệ thuật giao tiếp nơi công sở. NXB Lao động. Schein, E.H. (2004). Organizational culture and leadership (3rd ed.). Jossey Bass. Shanks, N.H (2007). Management and motivation (Chapter 2), in Introduction to health care management. Jones & Bartlett Publishers. 1. 2. 3. 7 1. Môi trường công sở  Một số khái niệm:  Văn hóa:  “Văn hóa” là một trong số các khái niệm phức tạp nhất trong các ngôn ngữ của loài người. Gần như không thể tìm thấy một định nghĩa thống nhất giữa các quốc gia và xuyên suốt theo thời gian ở một quốc gia nào đó đối với khái niệm này. 8 4 30/08/2018 1. Môi trường công sở  Trong tiếng Anh, từ “Culture” xuất hiện làn đầu tiên tại Từ điển Oxford vào khoảng năm 1430, với nghĩa “cultivation” hoặc “tending the soil”. Đến thế kỷ 19, từ điển này đưa ra định nghĩa mới của Culture là: “refinement of mind, taste, and manners”. 9 1. Môi trường công sở  Đến giữa thế kỷ 20, Từ điển American Heritage giới thiệu một định nghĩa được giữ nguyên cho đến hiện nay: “Văn hóa là tổng thể các khuôn mẫu về hành vi, nghệ thuật, niềm tin, qui tắc, cũng như tất cả các sản phẩm tư duy và lao động khác của con người” (Tharp, 2009). 10 5 30/08/2018 1. Môi trường công sở  Trong số các định nghĩa về Văn hóa, định nghĩa của Wood (1998) cũng thường được trích dẫn bởi tính ngắn gọn và khái quát cao: “Văn hóa là tập hợp những niềm tin, giá trị, thái độ, định chế, qui tắc về hành vi giúp mô tả các thành viên của một cộng đồng hoặc tổ chức”. 11 1. Môi trường công sở  Khái quát về những định nghĩa khác nhau trong các ngôn ngữ, có thể nói Văn hóa là một diễn đạt ngắn gọn về ba sản phẩm cơ bản trong hoạt động của con người: những điều được suy nghĩ, những điều được làm, và những gì được làm ra (Tharp, 2009). 12 6 30/08/2018 1. Môi trường công sở  Văn hóa vừa đóng vai trò là chất kết dính đối với các thành viên trong một cộng đồng, tổ chức; vừa tham gia định hướng cho các hoạt động của những thành viên trong cộng đồng, tổ chức đó. 13 1. Môi trường công sở  Công sở:  Là tổ chức của hệ thống bộ máy nhà nước hoặc tổ chức công ích được Nhà nước công nhận, bao gồm cán bộ, công chức được tuyển dụng, bổ nhiệm theo quy chế công chức hoặc theo thể thức hợp đồng để thực hiện công vụ nhà nước. 14 7 30/08/2018 1. Môi trường công sở  Công sở có vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và có cơ cấu tổ chức do pháp luật quy định, được sử dụng công quyền để tổ chức công việc Nhà nước hoặc dịch vụ công vì lợi ích chung của xã hội, của cộng đồng. (https://luatduonggia.vn/phan-tich-khainiem-va-dac-diem-cong-so) 15 1. Môi trường công sở  Công vụ (Public affairs):      Là nhiệm vụ của công chức. Là các hoạt động của các cơ quan quyền lực nhà nước. Là hoạt động mang lại quyền lợi chung cho mọi người (= dịch vụ công). Là hoạt động của Nhà nước nhằm thực hiện ý chí của nhân dân. Là lạo lao động mang tính quyền lực, pháp lý được thực thi bởi đội ngũ công chức nhằm thực hiện các chính sách của Nhà nước. 16 8 30/08/2018 1. Môi trường công sở Cán bộ: “Là công dân Việt Nam, được bầu cử, phê chuẩn, bổ nhiệm giữ chức vụ, chức danh theo nhiệm kỳ trong cơ quan của Đảng Cộng sản Việt Nam, Nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội ở trung ương, ở tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương (sau đây gọi chung là cấp tỉnh), ở huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh (sau đây gọi chung là cấp huyện), trong biên chế và hưởng lương từ ngân sách nhà nước”. (Luật CBCC 2008)  17 1. Môi trường công sở  Công chức: “Là công dân Việt Nam, được tuyển dụng, bổ nhiệm vào ngạch, chức vụ, chức danh trong cơ quan của Đảng Cộng sản Việt Nam, Nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội ở trung ương, cấp tỉnh, cấp huyện; trong cơ quan, đơn vị thuộc Quân đội nhân dân mà không phải là sĩ quan, quân nhân chuyên nghiệp, công nhân quốc phòng; trong cơ quan, đơn vị thuộc Công an nhân dân mà không phải là sĩ quan, hạ sĩ quan chuyên nghiệp và trong bộ máy lãnh đạo, quản lý của đơn vị sự nghiệp công lập của Đảng Cộng sản Việt Nam, Nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội, trong biên chế và hưởng lương từ ngân sách nhà nước”. (Luật CBCC 2008) 18 9 30/08/2018 1. Môi trường công sở Viên chức: “Là công dân Việt Nam được tuyển dụng theo vị trí việc làm, làm việc tại đơn vị sự nghiệp công lập theo chế độ hợp đồng làm việc, hưởng lương từ quỹ lương của đơn vị sự nghiệp công lập theo quy định của pháp luật”. (Luật viên chức 2010)  19 1. Môi trường công sở  Ba đặc điểm chính của công sở: Công sở là một pháp nhân Theo Luật Dân sự 2005, pháp nhân là một tổ chức có đủ các điều kiện sau:  Được thành lập hợp pháp  Có cơ cấu chặt chẽ  Có tài sản độc lập  Tham gia vào các quan hệ pháp luật một cách độc lập  20 10 30/08/2018 1. Môi trường công sở Công sở là cơ sở để bảo đảm công vụ: Công sở hoạt động để thực thi quyền lực nhà nước. Các công sở quản lý hành chính Nhà nước sử dụng quyền lực nhà nước để hoạch định và quản lý quá trình thực thi các chính sách công, trong khi các công sở sự nghiệp chịu trách nhiệm về việc cung cấp các dịch vụ công như giáo dục, y tế, …  21 1. Môi trường công sở Công sở có quy chế cần thiết để thực hiện các chuyên môn do Nhà nước quy định: Công sở có địa vị pháp lý, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn về thực thi công vụ (các chính sách và các dịch vụ công) và cơ cấu tổ chức được quy định cụ thể tại các văn bản pháp luật và được hệ thống pháp luật đảm bảo thi hành.  22 11 30/08/2018 1. Môi trường công sở Các đặc điểm khác:     Công sở là đơn vị cơ bản cấu thành hệ thống hành pháp hoạt động thường xuyên, liên tục; Công sở có mối quan hệ mang tính thứ bậc để đảm bảo nguyên tắc tập trung dân chủ trong điều hành và có mối quan hệ mang tính phối hợp để đảm bảo nguyên tắc phối hơp trong hành động với các công sở khác trong hệ thống; Công sở hoạt động để phục vụ lợi ích công, lợi ích của nhân dân. 23 1. Môi trường công sở  1. 2. Bài tập: Hãy liệt kê một số sản phẩm hữu hình và vô hình đặc trưng cho Văn hóa của người Việt. Hãy liệt kê một số sản phẩm hữu hình và vô hình đặc trưng cho Văn hóa của cơ quan anh/chị đang công tác. 24 12 30/08/2018 2. Văn hóa công sở tại cơ quan hành chính nhà nước  Khái niệm Văn hóa công sở:   Văn hóa công sở thuộc loại hình Văn hóa tổ chức, với sự nhấn mạnh đến các yếu tố liên quan đến đặc trưng của công sở. Văn hóa tổ chức là tổng hợp các giá trị tinh thần và vật chất được các thành viên trong tổ chức xây dựng, duy trì và phát huy từ quá khứ đến hiện tại. 25 2. Văn hóa công sở tại cơ quan hành chính nhà nước  “Văn hóa tổ chức là một tập hợp các nguyên tắc được chia sẻ chung giữa những thành viên của một tập thể, được hình thành trong quá trình tập thể ấy giải quyết các vấn đề nhằm thích ứng với môi trường bên ngoài cũng như các vấn đề liên quan đến sự kết nối bên trong. Đó là những nguyên tắc đã tỏ ra có hiệu quả tốt để mọi người đều công nhận giá trị của chúng, và vì vậy, chúng được truyền đạt đến những thành viên mới nhằm giúp họ hình thành cách lĩnh hội, tư duy và cảm nhận khi đối diện với các vấn đề của tập thể” (Schein, E., 2004) 26 13 30/08/2018 2. Văn hóa công sở tại cơ quan hành chính nhà nước  4 kiểu Văn hóa tổ chức đặc trưng:     Gia đình (Clan): quan hệ trên dưới như trong một gia đình, mỗi thành viên được quan tâm chăm sóc Thứ bậc (Hierarchy): đề cao mối quan hệ thứ bậc, các nguyên tắc của tổ chức Linh hoạt (Adhocracy): năng động và dễ thích nghi với môi trường bên ngoài, với yêu cầu phát triển Thị trường (Market): đề cao tính cạnh tranh với môi trường bên ngoài và năng suất làm việc, chất lượng sản phẩm (Cameron & Quinn, 1999) 27 2. Văn hóa công sở tại cơ quan hành chính nhà nước  Quy chế Văn hóa công sở tại các cơ quan hành chính nhà nước (theo Quyết định số 129/2007/QĐ-TTg ngày 02/8/2007 của Thủ tướng Chính phủ): a) Các quy định về trụ sở làm việc:  Biển tên cơ quan: Cơ quan phải có biển tên được đặt tại cổng chính, trên đó ghi rõ tên gọi đầy đủ bằng tiếng Việt và địa chỉ của cơ quan; 28 14 30/08/2018 2. Văn hóa công sở tại cơ quan hành chính nhà nước  Phòng làm việc: Phòng làm việc phải có biển tên ghi rõ tên đơn vị, họ và tên, chức danh cán bộ, công chức, viên chức; Việc sắp xếp, bài trí phòng làm việc phải bảo đảm gọn gàng, ngăn nắp, khoa học, hợp lý; Không lập bàn thờ, thắp hương, không đun, nấu trong phòng làm việc; 29 2. Văn hóa công sở tại cơ quan hành chính nhà nước  Khu vực để phương tiện giao thông: Cơ quan có trách nhiệm bố trí khu vực để phương tiện giao thông của cán bộ, công chức, viên chức và của người đến giao dịch, làm việc. Không thu phí gửi phương tiện giao thông của người đến giao dịch, làm việc 30 15 30/08/2018 2. Văn hóa công sở tại cơ quan hành chính nhà nước b) Các quy định về văn hóa giao tiếp, ứng xử của cán bộ công chức trong công sở:  Cán bộ, công chức, viên chức khi thi hành nhiệm vụ phải thực hiện các quy định về những việc phải làm và những việc không được làm theo quy định của pháp luật; 31 2. Văn hóa công sở tại cơ quan hành chính nhà nước   Trong giao tiếp và ứng xử, cán bộ, công chức, viên chức phải có thái độ lịch sự, tôn trọng. Ngôn ngữ giao tiếp phải rõ ràng, mạch lạc; không nói tục, nói tiếng lóng, quát nạt; Giao tiếp và ứng xử với nhân dân: phải nhã nhặn, lắng nghe ý kiến, giải thích, hướng dẫn rõ ràng, cụ thể về các quy định liên quan đến giải quyết công việc; 32 16 30/08/2018 2. Văn hóa công sở tại cơ quan hành chính nhà nước    Cán bộ, công chức, viên chức không được có thái độ hách dịch, nhũng nhiễu, gây khó khăn, phiền hà khi thực hiện nhiệm vụ; Giao tiếp và ứng xử với đồng nghiệp phải có thái độ trung thực, thân thiện, hợp tác; Khi giao tiếp qua điện thoại, cán bộ, công chức, viên chức phải xưng tên, cơ quan, đơn vị nơi công tác; trao đổi ngắn gọn, tập trung vào nội dung công việc; không ngắt điện thoại đột ngột. 33 2. Văn hóa công sở tại cơ quan hành chính nhà nước Bài tập: Dựa trên 4 kiểu văn hóa tổ chức đặc trưng của Cameron & Quinn, hãy xác định và mô tả kiểu văn hóa tổ chức của cơ quan/tổ chức mà anh/chị đang công tác.  34 17 30/08/2018 3. Phong cách làm việc của công chức và đạo đức công vụ  Động lực làm việc của cán bộ công chức   Phân biệt Động cơ (motive/drive) và Động lực (motivation): Với ý nghĩa Vật lý, “Động cơ" là máy biến một dạng năng lượng nào đó thành cơ năng. Ví dụ: động cơ điện là động cơ biến đổi nhiệt năng thành công cơ học. Còn "động lực" là năng lượng làm cho máy móc chuyển động. Ví dụ: động lực học là bộ phận của cơ học nghiên cứu chuyển động của các vật thể dưới tác dụng của các lực. Từ điển tiếng Việt, Hoàng Phê chủ biên (1997) 35 3. Phong cách làm việc của công chức và đạo đức công vụ  Với ý nghĩa Tâm lý, “Động cơ” phản ánh những mong muốn, những nhu cầu của con người và là lý do của hoạt động. “Động lực” là từ dùng để chỉ sự thôi thúc bản thân hành động tích cực cho một sự việc. 36 18 30/08/2018 3. Phong cách làm việc của công chức và đạo đức công vụ 37 3. Phong cách làm việc của công chức và đạo đức công vụ  According to Webster’s New Collegiate Dictionary, a motive is “something (a need or desire) that causes a person to act.” Motivate, in turn, means “to provide with a motive,” and motivation is defined as “the act or process of motivating.” Thus, motivation is the act or process of providing a motive that causes a person to take some action. 38 19 30/08/2018 3. Phong cách làm việc của công chức và đạo đức công vụ This is motive : The cops arrested the murderer, he was sentenced to life for killing his own brother in cold blood. The prosecution established the fact that “GREED” was the motive behind the murder. This is motivation: Their parents worked day and night so that he could enjoy the luxuries of life. Their goal was to earn enough money for their son’s better and brighter future. Their “SON” was their “motivation”. 39 3. Phong cách làm việc của công chức và đạo đức công vụ  Động lực bên trong (intrinsic motivation) và động lực bên ngoài (extrinsic motivation): động lực có thể được tạo ra từ chính bên trong mỗi cá nhân/nhóm hoặc nhờ tác động từ bên ngoài. 40 20