Tài liệu Bài giảng kế toán quản trị cf

Ch¬ng III: KIỂM SOÁT CHI PHÍ KINH DOANH 1. Khái niệm kiểm soát chi phí kinh doanh 1.1 Khái niệm Kiểm soát chi phí kinh doanh là việc các nhà quản trị doanh nghiệp thực hiện kiểm tra, giám sát và tác động đến chi phí sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp nhằm đạt mục tiêu quản trị. Nhà quản trị thực hiện kiểm soát chi phí thông qua việc xây dựng hệ thống các định mức chi phí, xây dựng các quy trình và các bước kiểm soát. Hệ thống chỉ tiêu chi phí kinh doanh được các nhân viên kế toán quản trị sử dụng để trợ giúp cho các nhà quản lý trong việc kiểm soát chi phí của tổ chức. Hệ thống này có ba thành phần: chi phí tiêu chuẩn, chi phí thực tế, và biến động giữa chi phí thực tế và chi phí tiêu chuẩn. - Chi phí tiêu chuẩn hay còn gọi là định mức chi phí là sự ước lượng chi phí để sản xuất một đơn vị sản phẩm. Chi phí tiêu chuẩn được thiết lập cho từng khoản mục chi phí sản xuất (nguyên liệu trực tiếp, lao động trực tiếp, và sản xuất chung) dựa trên lượng tiêu chuẩn (ví dụ như số giờ lao động, số lượng nguyên liệu,…cần để sản xuất một đơn vị sản phẩm) và giá tiêu chuẩn của mỗi nhân tố đầu vào (ví dụ: giá ước tính cho1kg nguyên liệu, mức lương ước tính cho 1 giờ lao động, v.v…). Thí dụ: một sản phẩm A cần 0.5 kg nguyên liệu trực tiếp để sản xuất và giá mua 1 kg nguyên liệu là 40.000đ. Vậy định mức chi phí nguyên vật liệu trực tiếp là 20.000đ/sản phẩm (0.5 x 40.000). Dựa vào chi phí tiêu chuẩn, nhân viên kế toán quản trị sẽ xác định dự toán chi phí sản xuất (dựa trên mức hoạt động dự kiến) và sử dụng nó làm “chuẩn mực” để đối chiếu với chi phí thực tế. - Chi phí thực tế là chi phí phát sinh thực tế trong quá trình sản xuất, được nhân viên kế toán quản trị thu thập từ hệ thống kế toán của tổ chức. - Biến động chi phí là chênh lệch giữa chi phí thực tế và chi phí tiêu chuẩn (dự toán chi phí). Biến động chi phí được sử dụng để kiểm soát chi phí. 1.2. Các loại định mức chi phí Định mức chi phí được chia làm hai loại: Bao gồm định mức lý tưởng và định mức thực tế. - Định mức lý tưởng: Định mức lý tưởng hay còn gọi là định mức hoàn hảo là định mức chỉ có thể đạt được trong những điều kiện sản xuất lý tưởng: người lao động làm việc với năng suất cao nhất, nguyên liệu không bị hỏng, không có sự hư hỏng của máy móc, hoặc sự gián đoạn sản xuất,…Trong thực tế, định mức lý tưởng ít khi được áp dụng vì nó không có tính thực tiễn. - Định mức thực tế: Định mức thực tế có thể được định nghĩa là định mức “chặt nhưng có thể thực hiện được”, là loại định mức được xây dựng một cách chặt chẽ, có cơ sở khoa học, dựa trên điều kiện sản xuất thực tế: cho phép có thời gian hợp lý máy chết và thời gian nghỉ ngơi của người lao động và do đó định mức sẽ đạt được thông qua sự nhận thức và sự cố gắng cao của người lao động trong công việc. Do vậy, định mức thực tế nếu xây dựng đúng đắn và hợp lý sẽ có tác dụng động viên, khuyến khích người lao động làm việc có năng suất. Biến động giữa số liệu thực tế với với định mức (thực tế) sẽ có nhiều ý nghĩa đối với nhà quản lý trong việc kiểm soát. 1.3. Phương pháp xây dựng định mức Thiết lập định mức có lẻ là công việc khó khăn nhất trong quá trình xây dựng một hệ thống chi phí tiêu chuẩn. Các nhà quản lý thường sử dụng hai phương pháp chủ yếu sau đây để xây dựng định mức chi phí: Phương pháp thống kê kinh nghiệm và phương pháp phân tích công việc. - Phương pháp thống kê kinh nghiệm): phương pháp này thường được áp dụng ở các doanh nghiệp có qui trình sản xuất ổn định. Để xây dựng các định mức chi phí, người ta dựa vào số liệu trong quá khứ, tiến hành phân tích và từ đó xây dựng định mức về lượng (lượng nguyên liệu tiêu hao, thời gian làm việc, v.v…). Đồng thời, căn cứ vào tình hình thị trường, các quyết định tồn kho để xây dựng định mức về giá. - Phương pháp phân tích kinh tế kỹ thuật: để thực hiện phương pháp này, các kế toán viên phải phối hợp với các nhân viên kỹ thuật để phân tích công suất thiết kế của máy móc thiết bị, phân tích qui trình công nghệ, phân tích hành vi sản xuất, v.v…để xây dựng các định mức chi phí. Trong thực tiễn, các nhà quản lý thường sử dụng phối hợp hai phương pháp này để xây dựng các định mức chi phí. Phương pháp thống kê kinh nghiệm được sử dụng ở những phần/giai đoạn của qui trình sản xuất ổn định (không có sự thay đổi), và phương pháp phân tích công việc được sử dụng trong những phần/giai đoạn cỷa qui trình sản xuất có sự thay đổi về công nghệ hoặc phương pháp sản xuất. Xây dựng định mức các chi phí sản xuất Định mức chi phí nguyên liệu trực tiếp Định mức chi phí nguyên liệu trực tiếp được xây dựng dựa vào định mức lượng nguyên vật liệu tiêu hao và định mức giá của nguyên vật liệu. - Định mức lượng nguyên liệu trực tiếp: phản ánh lượng nguyên liệu tiêu hao ước tính để sản xuất một sản phẩm, bao gồm luôn lượng hao hụt cho phép trong quá trình sản xuất. - Định mức về giá nguyên liệu trực tiếp: phản ánh giá phí cuối cùng của một đơn vị nguyên liệu trực tiếp, bao gồm giá mua cộng với chi phí thu mua trừ đi chiết khấu mua hàng được hưởng. Ví dụ: Định mức lượng và giá nguyên liệu trực tiếp để sản xuất một sản phẩm tại công ty ABC như sau: Định mức lượng: Lượng nguyên liệu cần để sản xuất 1 sản phẩm : 9.5 kg Lượng nguyên liệu hao hụt cho phép : 0.5 kg Định mức nguyên liệu cho 1 sản phẩm : 10.0 kg Định mức giá: Giá mua nguyên liệu 6.500đ/kg Cộng: Chi phí vận chuyển 500đ/kg Định mức giá nguyên liệu 7.000đ/kg Định mức chi phí nguyên vật liệu = Định mức lượng x Định mức giá = 10.0 x 7.000 = 70.000đ/sản phẩm Định mức lao động trực tiếp Định mức chi phí lao động trực tiếp được biểu thị thông qua định mức giá của một giờ lao động trực tiếp và định mức lượng thời gian lao động trực tiếp để sản xuất một đơn vị sản phẩm. - Định mức về thời gian lao động: lượng thời gian tiêu chuẩn cần thiết để sản xuất một đơn vị sản phẩm. Một điều cần lưu ý là định mức thời gian lao động phải bao gồm cả thời gian để nghỉ ngơi, giải quyết các nhu cầu cá nhân, lau chùi máy và thời gian chết máy. - Định mức giá lao động trực tiếp: chi phí tiền lương ước tính cho một giờ lao động trực tiếp, bao gồm tiền lương, tiền công của người lao động và các khoản phụ cấp và những chi phí khác liên quan đến lao động. Ví dụ: Định mức lượng thời gian và giá lao động trực tiếp để sản xuất một sản phẩm tại công ty ABC như sau: Định mức lượng thời gian lao động trực tiếp: Thời gian căn bản cần để sản xuất 1 sản phẩm 4.8 giờ Thời gian giải lao và giải quyết nhu cầu cá nhân 0.1 giờ Thời gian lau chùi máy và chết máy 0.1 giờ Định mức thời gian cho 1 đơn vị sản phẩm 5.0 giờ Định mức đơn giá lao động trực tiếp: Mức lương căn bản 1 giờ 26.000đ Phụ cấp lương (25% mức lương căn bản) 6.500đ/h Định mức giá 1 giờ lao động trực tiếp 32.500 Định mức chi phí lao động trực tiếp = Định mức lượng x Định mức giá = 5.0 x 32.500 =162.500đ/sản phẩm Định mức chi phí sản xuất chung Định mức chi phí sản xuất chung được xây dựng theo chi phí sản xuất chung biến đổi và cố định, nhằm phục vụ cho việc phân tích biến động chi phí sản xuất chung. Định mức chi phí sản xuất chung được xây dựng dựa trên đơn giá phân bổ sản xuất chung và tiêu thức được chọn để phân bổ chi phí sản xuất (ví dụ như số giờ lao động hoặc số giờ máy). Để thuận lợi cho việc thảo luận trong bài này, chúng ta giả sử rằng công ty ABC chọn căn cứ để phân bổ chi phí sản xuất chung là số giờ máy. Định mức chi phí sản xuất chung biến đổi: Định mức lượng: Số giờ máy cho cần thiết để sản xuất một đơn vị sản phẩm. Định mức giá: Đơn giá phân bổ chi phí sản xuất chung biến đổi (phản ánh đơn giá sản xuất chung biến đổi tính cho một giờ máy) Thí dụ: Định mức chi phí sản xuất chung biến đổi để sản xuất một sản phẩm tại công ty ABC như sau: Định mức lượng (Số giờ máy cho phép để sản xuất 1 sản phẩm) : 3 giờ Định mức giá (Đơn giá SXC biến đối ước tính/1 giờ máy) 9.000đ Định mức SXC biến đổi (3 giờ x 9.000đ/giờ) : 27.000 Định mức chi phí sản xuất chung cố định: Định mức chi phí sản xuất chung cố định được xây dựng tương tự như định mức chi phí sản xuất chung biến đổi. Ví dụ: Định mức chi phí sản xuất chung cố định để sản xuất một sản phẩm tại công ty ABC như sau: Định mức lượng (Số giờ máy cho phép để sản xuất 1 sản phẩm ) : 3 giờ Định mức giá (Đơn giá SXC cố định ước tính/1 giờ máy) : 5.000đ Định mức SXC cố định (3 giờ x 5.000đ/giờ) 15.000đ Tổng hợp các định mức chi phí sản xuất Sau khi xây dựng định mức cho từng yếu tố chi phí sản xuất, ta lập bảng tổng hợp các định mức chi phí, gọi là thẻ tính giá thành định mức. 1.4 Mục đích của việc kiểm soát chi phí kinh doanh - Giúp cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp luôn đi đúng hướng đã định trước vì các khoản chi phí phát sinh luôn nằm trong kế hoạch dự toán. - Giúp doanh nghiệp luôn chủ động trong các tình huống, các phương án sản xuất kinh doanh. Nhà quản trị chủ động trong các tình huống điều hành của mình. - Ngăn chặn hiệu các hành vi làm thất thoát chi phí một cách vô ích, đảm bảo các loại chi phí phát sinh luôn đúng thời gian, đúng đối tượng và được sử dụng hiệu quả nhất. - Giúp các bộ phận trong doanh nghiệp luôn hoạt động hiệu quả, hỗ trợ nhau, giám sát lẫn nhau. Đảm bảo nhà quản trị cấp cao luôn giám sát, theo dõi và đưa ra được các quyết định điều hành đối với nhà quản trị cấp dưới. 2. Nội dung kiểm soát chi phí kinh doanh. 2.1 Xác định đối tượng kế toán chi phí kinh doanh. Đối tượng kế toán chi phí sản xuất kinh doanh bao gồm đối tượng kế toán của chi phí sản xuất và đối tượng kế toán của chi phí lưu thông. - Đối tượng kế toán của chi phí sản xuất thực chất chính là đối tượng kế toán của tính giá thành sản phẩm, là giá thành sản xuất của từng loại hàng hóa, thành phẩm, của từng đơn đặt hàng. Các loại chi phí này được xác định theo từng đối tượng cụ thể kể từ lúc bắt đầu thực hiện hoạt động sản xuất đến lúc hoàn thành hay bàn giao cho khách hàng. - Đối tượng kế toán của chi phí lưu thông thực chất bao gồm toàn bộ các khoản chi phí phát sinh liên quan đến quá trình quản trị doanh nghiệp(chi phí quản lý doanh nghiệp) và chi phí phục vụ cho việc tiêu thụ sản phẩm hàng hóa dịch vụ (chi phí bán hàng). Các loại chi phí này rất khó được tập hợp trực tiếp cho từng bộ phận, từng loại sản phẩm hàng hóa dịch vụ mà thường tập hợp rồi phân bổ cho các đối tượng theo một tiêu thức cụ thể nào đấy. 2.2 Tổ chức ghi chép ban đầu, mở sổ kế toán, tài khoản kế toán quản trị để tập hợp chi phí cho từng đối tượng. 2.2.1. Tổ chức ghi chép ban đầu. Là việc doanh nghiệp tổ chức ghi chép các thông tin kế toán vào các chứng từ theo đúng thời gian, địa điểm và nội dung của hoạt động kinh tế phát sinh. Ghi chép ban đầu luôn cần phải tuyệt đối chính xác vì thông tin ở các bản chứng từ sẽ được sử dụng làm căn cứ để xây dựng sổ sách và báo cao kế toán gồm cả kế toán tài chính và kế toán quản trị. Việc ghi chép ban đầu thường được kế toán trưởng xây dựng sao cho phù hợp với đặc điểm của đơn vị. Theo quy ®inh hiÖn hµnh, chøng tõ kÕ to¸n bao gåm 5 lo¹i lµ: Chøng tõ vÒ lao ®éng - tiÒn l¬ng, chøng tõ vÒ hµng tån kho, chøng tõ vÒ b¸n hµng, chøng tõ vÒ tiÒn tÖ, chøng tõ ph¶n ¸nh tµi s¶n cè ®Þnh. ViÖc ghi chÐp c¸c lo¹i chøng tõ nµy kÕ to¸n trëng sÏ giao cho tõng bé phËn chuyªn m«n sao cho ®¹t hiÖu qu¶ cao nhÊt. 2.2.2. Më sæ kÕ to¸n. Theo quy ®Þnh c¸c doanh nghiÖp cã thÓ lùa chän ¸p dông mét trong c¸c h×nh thøc tæ chøc sæ kÕ to¸n sau ®©y: H×nh thøc NhËt ký - Sæ c¸i Theo h×nh thøc nµy, c¸c nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh ®îc ph¶n ¸nh vµo mét quyÓn sæ gäi lµ NhËt ký - Sæ c¸i. Sæ nµy lµ sæ h¹ch to¸n tæng hîp duy nhÊt, trong ®ã kÕt hîp ph¶n ¸nh theo thêi gian vµ hÖ thèng. TÊt c¶ c¸c tµi kho¶n mµ doanh nghiÖp sö dông ®îc ph¶n ¸nh c¶ hai bªn Nî - Cã trªn cïng mét µi trang sæ. C¨n cø ghi vµo sæ lµ chøng tõ gèc hoÆc b¶ng tæng hîp chøng tõ gèc, mçi chøng tõ ghi mét dßng vµo nhËt ký - Sæ c¸i. H×nh thøc Chøng tõ ghi sæ - u ®iÓm: H×nh thøc nµy thÝch hîp víi mäi lo¹i h×nh ®¬n vÞ, thuËn tiÖn cho viÖc ¸p dông m¸y tÝnh - Nhîc ®iÓm: ViÖc ghi chÐp bÞ trïng lÆp nhiÒu nªn viÑc lËp b¸o c¸o dÔ bÞ chËm trÔ nhÊt lµ trong ®iÒu kiÖn thñ c«ng. Sæ s¸ch trong h×nh thøc nµy gåm: Sæ c¸i: Lµ sæ ph©n lo¹i (ghi theo hÖ thèng) dïng ®Ó h¹ch to¸n tæng hîp. Mçi tµi kho¶n ®îc ph¶n ¸nh trªn mét vµi trang sè c¸i theo kiÓu Ýt cét hoÆc nhiÒu cét. Sæ ®¨ng ký chøng tõ ghi sæ: Lµ sæ ghi theo thêi gian, ph¶n ¸nh toµn bé chøng tõ ghi sæ ®· lËp trong th¸ng. Sæ nµy nh»m qu¶n lý chÆt chÏ chøng tõ ghi sæ vµ kiÓm tra, ®èi chiÕu sè liÖu víi sæ c¸i. Mäi chøng tõ ghi sæ sau khi lËp xong ®Òu ph¶i ®¨ng ký vµo sæ nµy ®Ó lÊy sè hiÖu vµ ngµy th¸ng. Sè hiÖu cña CTGS ®îc ®¸nh liªn tôc tõ ®Çu th¸ng (hoÆc dÇu n¨m) ®Õn cuèi th¸ng (hoÆc cuèi n¨m); ngµy th¸ng trªn CTGS tÝnh theo ngµy ghi "Sæ ®¨ng ký chøng tõ ghi sæ" B¶ng c©n ®èi tµi kho¶n: Dïng ®Ó ph¶n ¸nh t×nh h×nh ®Çu kú, ph¸t sinh trong kú vµ t×nh h×nh cuèi kúcña c¸c lo¹i tµi s¶n vµ nguån vèn víi môc ®Ých kiÓm tra tÝnh chÝnh x¸c cña viÖc ghi chÐp cóng nh cung cÊp th«ng tin cÇn thiÕt cho qu¶n lý. H×nh thøc NhËt ký chøng tõ. - ¦u ®iÓm: H×nh thøc nµy thÝch hîp víi doanh nghiÖp lín, sè lîng nghiÖp vô nhiÒu vµ ®iÒu kiÖn kÕ to¸n thñ c«ng, dÔ chuyªn m«n ho¸ cña c¸n bé kÕ to¸n. - Nhîc ®iÓm: §ßi hái tr×nh ®é nghiÖp vô cña c¸n bé kÕ to¸n ph¶i cao. mÆt kh¸c kh«ng phï hîp víi viÖc kÕ to¸n b»ng m¸y. - Sæ s¸ch gåm cã: Sæ NhËt ký - Chøng tõ: NhËt ký - chøng tõ ®îc më hµng th¸ng cho mét hoÆc mét sè tµi kho¶n cã néi dung kinh tÕ gièng nhau vµ cã liªn quan víi nhau theo yªu cÇu qu¶n lý vµ lËp c¸c b¶ng tæng hîp-c©n ®èi. Sæ c¸i: Më cho tõng tµi kho¶n tæng hîp vµ cho c¶ n¨m, chi tiÕt cho tõng th¸ng trong dã bao gåm sè d ®Çu k×, sè ph¸t sinh trong k×, sè d cuèi k× B¶ng kª: §îc sö dông cho mét sè ®èi tîng cÇn bæ sung chi tiÕt nh b¶ng kª ghi Nî TK 111, 112.., b¶ng kª theo dâi hµng göi b¸n...Trªn c¬ së c¸c sè liÖu ph¶n ¸nh ë b¶ng kª, cuèi th¸ng ghi vµo nhËt ký- chøng tõ cã liªn quan. B¶ng ph©n bæ: Sö dông víi nh÷ng kho¶n chi phÝ ph¸t sinh thêng xuyªn, cã liªn quan ®Õn nhiÒu ®èi tîng cÇn ph¶i ph©n bæ (tiÒn l¬ng, vËt liÖu, khÊu hao...). C¸c chøng tõ gèc tríc hÕt ®îc tËp trung vµo b¶ng ph©n bæ, cuèi th¸ng dùa vµo b¶ng ph©n bæ chuyÓn vµo c¸c b¶ng kª vµ NK - CT liªn quan. Sæ chi tiÕt: Dïng ®Ó theo dâi c¸c ®èi tîng h¹ch to¸n cÇn h¹ch to¸n chi tiÕt. H×nh thøc NhËt ký chung. - H×nh thøc NKC lµ h×nh thøc ph¶n ¸nh c¸c nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh theo thø tù thêi gian vµo mét quyÓn sæ gäi lµ nhËt ký chung. - Sæ s¸ch sö dông: Sæ c¸i: Sæ C¸i trong h×nh thøc NKC cã thÓ më theo nhiÒu kiÓu (kiÓu 1 bªn hoÆc kiÓu 2 bªn) vµ më cho c¶ 2 bªn Nî - Cã cña tµi kho¶n. Mçi tµi kho¶n ®îc më trªn 1 trang sæ riªng biÖt. 2.2.3 Tæ chøc hÖ thèng tµi kho¶n kÕ to¸n qu¶n trÞ. KÕ to¸n qu¶n trÞ chi phÝ còng lµ mét bé phËn cña kÕ to¸n doanh nghiÖp, nhiÖm vô cña kÕ to¸n qu¶n trÞ chi phÝ lµ tæ chøc vµ cung cÊp c¸c th«ng tin cÇn thiÕt vÒ t×nh h×nh ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh cña ®¬n vÞ cho c¸c nhµ qu¶ trÞ doanh nghiÖp, nh»m môc ®Ých gióp cho viÖc ra c¸c quyÕt ®Þnh qu¶n trÞ. XuÊt ph¸t tõ yªu cÇu ®ã nªn kÕ to¸n qu¶n trÞ chi phÝ ngoµi ngoµi viÖc sö dông hÖ thèng c¸c tµi kho¶n cña kÕ to¸n tµi chÝnh ®Ó thu thËp ph¶n ¸nh th«ng tin vÒ c¸c ho¹t ®éng kinh tÕ b¶n th©n nã cßn ph¶i tù x©y dùng mét hÖ thèng c¸c tµi kho¶n chi tiÕt nh»m qu¶n lý theo dâi chi tiÕt h¬n c¸c ®èi tîng kh¸c cña kÕ to¸n qu¶n trÞ. Th«ng thêng hÖ thèng tµi kho¶n ®îc kÕ to¸n qu¶n trÞ x©y dùng chñ yÕu gåm c¸c tµi kho¶n cÊp 3 hoÆc c¸c tµi kho¶n cÊp 4. Nh÷ng tµi kho¶n nµy sÏ gióp theo dâi rÊt chi tiÕt cô thÓ c¸c ®èi tîng cña kÕ to¸n qu¶n trÞ c¶ vÒ mÆt gi¸ trÞ vµ sè lîng …. 2.3 VËn dông ph¬ng ph¸p kÕ to¸n ®Ó tËp hîp chi phÝ theo tõng ®èi tîng. 2.3.1 Ph¬ng ph¸p x¸c ®Þnh chi phÝ theo toµn bé quy tr×nh c«ng nghÖ s¶n xuÊt s¶n phÈm là ph¬ng ph¸p mµ ë ®ã ®èi tîng tÝnh gi¸ ®îc x¸c ®Þnh tïy thuéc vµo ®Æc ®iÓm cô thÓ cña tõng lo¹i h×nh s¶n xuÊt, trong ®ã: - Chi phÝ nguyªn liÖu trùc tiÕp, nh©n c«ng trùc tiÕp vÉn ®îc c¨n cø vµo c¸c hãa ®¬n, chøng tõ ph¶n ¸nh c¸c kho¶n chi phÝ, chóng ®îc tËp hîp trùc tiÕp cho toµn bé quy tr×nh c«ng nghÖ s¶n xuÊt. - Chi phÝ s¶n xuÊt chung lµ c¸c kho¶n chi phÝ liªn quan ®Õn qu¸ tr×nh pphôc vô s¶n xuÊt vµ qu¶n lý s¶n xuÊt ë c¸c ph©n xëng, ®éi tr¹i.. mµ vÉn gi÷ ®îc nguyªn t¾c ph¶i tËp hîp theo ®Þa ®iÓm ph¸t sinh chi phÝ. NÕu doanh nghiÖp tæ chøc s¶n xuÊt theo tõng ph©n xëng th× chi phÝ s¶n xuÊt chung tríc hÕt ph¶i ®îc tËp hîp theo tõng ph©n xëng, sau ®ã míi tæng hîp toµn bé quy tr×nh c«ng nghÖ. 2.3.2 Ph¬ng ph¸p x¸c ®Þnh chi phÝ theo ph©n xëng, tæ ®éi lµ ph¬ng ph¸p mµ ë ®ã chi phÝ s¶n xuÊt ®îc tËp hîp theo tõng ph©n xëng, tæ ®éi. Trong ®ã: - Chi phÝ nguyªn liÖu trùc tiÕp, chi phÝ nh©n c«ng trùc tiÕp sÏ ®îc kÕ to¸n ttËp hîp trùc tiÕp tõ c¸c hãa ®¬n, phiÕu xuÊt kho, b¶ng chÊm c«ng … cho tõng lo¹i s¶n phÈm cô thÓ mµ kho¶n chi phÝ ®ã liªn quan. - Chi phÝ s¶n xuÊt chung sÏ ®îc kÕ to¸n tËp hîp l¹i toµn bé theo ph¹m vi ph©n xëng, tæ ®éi sau ®ã lî chä tiªu thøc ph©n bæ hîp lý ®Ó ph©n bé cho tõng lo¹i s¶n phÈm hµng hãa, dÞch vô liªn quan. 2.3.3 Ph¬ng ph¸p x¸c ®Þnh chi phÝ theo tõng s¶n phÈm, c«ng viÖc hay ®¬n ®Æt hµng lµ ph¬ng ph¸p mµ ë ®ã c¸c kho¶n chi phÝ trùc tiÕp nh hãa ®¬n chøng tõ ban ®Çu thêng ®îc tËp hîp vµ ghi chÐp chi tiÕt ngay cho tõng ®èi tîng kÕ to¸n chi phÝ, cßn ®è víi chi phÝ s¶n xuÊt chung th× chøng tõ kÕ to¸n ®îc tËp hîp vµ ghi chÐp theo tõng kho¶n môc chi phÝ. Theo ph¬ng ph¸p nµy chi phÝ s¶n xuÊt ®îc tËp hîp theo s¶n phÈm, c«ng viÖc hoÆc ®¬n ®Æt hµng nh: - Chi phÝ nguyªn liÖu trùc tiÕp, nh©n c«ng trùc tiÕp ®îc kÕ to¸n c¨n cø vµo phiÕu xuÊt kho, b¶ng chÊm c«ng…. ®Ó tËp hîp trùc tiÕp cho tõng lo¹i s¶n phÈm, t ng c«ng viÖc hoÆc tõng ®¬n hµng. - Chi phÝ s¶n xuÊt chung: NÕu mçi ph©n xëng thùc hiªn mét s¶n phÈm, mét ®¬n hµng th× chi phÝ s¶n xuÊt chung sÏ ®îc tËp hîp theo tõng ph©n xëng vµ sau ®ã tËp hîp trùc tiÕp cho s¶n phÈm vµ ®¬n hµng ®ã. NÕu ph©n xëng s¶n xuÊt nhiÒu s¶n phÈm, nhiªu ®¬n hµng th× chi phÝ s¶n xuÊt chung ®îc tËp hîp theo ph©n xëng sau ®ã ph©n bæ cho tïng ®¬n hµng theo tiªu thøc ph©n bæ phï hîp. 2.4 §¸nh gi¸ chi phÝ thùc hiÖn so víi chi phÝ dù to¸n Đánh giá giá chi phí thực chất là việc xem xét biến động của chi phí trong quá trình hoạt động của đơn vị. Là so sánh giữa chi phí thực tế phát sinh và chi phí dự toán (chi phí kế hoạch) để tìm ra nguyên nhân của sự chênh lệch. Đánh giá chi phí chi phí được được xem xét trên hai góc độ chính là biến động về giá và biến động về lượng nhằm phục vụ cho việc kiểm soát chi phí. - Nếu biến động dương, nghĩa là chi phí thực tế lớn hơn chi phí định mức: biến ko động thuận lợi. - Nếu biến động âm hoặc bằng không, nghĩa là thực tế nhỏ hơn hoặc bằng không chi phí định mức: biến động thuận lợi (nếu như chất lượng sản phẩm, dịch vụ vẫn được đảm bảo). Biến động xảy ra do nhiều nguyên nhân, vừa chủ quan vừa khách quan. Các nhà quản lý xác định đúng các nguyên nhân gây ra biến động thì mới đưa ra được các biện pháp đúng đắn và kịp thời để chấn chỉnh hoặc phát huy các biến động đó theo hướng có lợi cho doanh nghiệp. Chúng ta sẽ thảo luận việc kiểm soát biến động ở những phần sau trong bài này. 2.4.1 Phân tích biến động chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Biến động chi phí nguyên liệu trực tiếp được xác định bằng các công thức sau: Biến động về giá = AQ(AP-SP) Biến động về lượng = SP(AQ-SQ) Trong đó: AQ là lượng nguyên liệu thực tế sử dụng SQ là lượng nguyên liệu tiêu chuẩn (định mức lượng NVL) AP là giá thực tế SP là giá tiêu chuẩn (giá định mức) Để minh họa cho việc tính toán biến động chi phí nguyên liệu trực tiếp, chúng ta sử dụng số liệu chi phí nguyên liệu trực tiếp của công ty ABC. Giả sử rằng, trong một tháng, công ty đã mua 20.000kg nguyên liệu với giá 20.000đ/kg (bao gồm cả chi phí vận chuyển, bốc vác và đã trừ chiết khấu). Tất cả nguyên liệu trên đã được sử dụng để sản xuất 2.000 sản phẩm. Biết giá định mức của nguyên liệu là 19.000đ/kg, lượng nguyên liệu định mức là 19.800kg. Biến động chi phí nguyên liệu trực tiếp trong tháng của công ty ABC được nhân viên kế toán quản trị tính toán như sau: Biến động về giá = AQ(AP-SP) = 20.000(20.000-19.000) = 20.000.000 Biến động về lượng = SP(AQ – SQ) = 19.000(20.000-19.800) = 3.800.000 Biến động chi phí nguyên vật liệu trực tiếp = 20.000.000 + 3.800.000) = 23.800.00 Nhận xét: Biến động về giá nguyên liệu trực tiếp là không thuận lợi, nguyên nhân dẫn đến biến động về giá này là do công ty mua nguyên liệu với giá thực tế cap hơn mức giá tiêu chuẩn. Biến động về lượng nguyên liệu trực tiếp cũng là một biến động không thuận lợi vì lượng nguyên liệu thực tế sử dụng cao hơn lượng nguyên liệu định mức cho phép. Biến động này có thể do các nguyên nhân như: máy móc hoat động không tốt, chất lượng của nguyên liệu, công nhân không lành nghề, v.v… 2.4.2. Biến động chi phí lao động trực tiếp. Biến động chi phí lao động trực tiếp được xác định bằng các công thức sau: Biến động về giá lao động = AH(AR – SR) Biến động hiệu suất lao động = SR(AH – SH) Trong đó: AH là lượng thời gian thực tế sử dụng AR đơn giá thực tế của một giờ lao động SH là lượng thời gian định mức SR là đơn giá tiêu chuẩn của một giờ lao động Để minh họa cho việc phân tích biến động của chi phí lao động trực tiếp, chúng ta sử dụng số liệu về chi phí lao động trực tiếp của công ty ABC. Trong tháng công ty ABC sản xuất 2.000 sản phẩm với lượng thời gian lao động trực tiếp sử dụng là 9.800 giờ, và tổng chi phí lao động trực tiếp phát sinh là 205.800.000đ (tương ứng với đơn giá lao động thực tế là 21.000đ/giờ lao động trực tiếp). Biết đơn giá tiêu chuẩn 1 giờ lao động là 20.000đ, lượng thời gian định mức là 10.000 giờ Nhân viên kế toán quản trị phân tích biến động chi phí lao động trực tiếp bằng cách tính toán các biến động sau đây: Biến động giá lao động = AH(AR – SR) = 9.800(21.000 – 20.000) = 9.800.000đ Biến động hiệu suất lao động = SR(AH – SH) = 20.000(9.800 – 10.000) = -4.000.000 Biến động chi phí lao động trực tiếp = 9.800.000 - 4.000.000 = 5.800.000 Nhận xét: Biến động giá lao động $9800 là biến động không thuận lợi, nguyên nhân là do đơn giá tiền lương lao động thực tế (21.000đ/1 giờ lao động) cao hơn đơn giá lao động tiêu chuẩn (20.000đ/giờ lao động). Biến động hiệu suất lao động (4.000.000đ) là biến động thuận lợi, bởi vì số giờ lao động thực tế để sản xuất 2000 đơn vị sản phẩm (9.800 giờ), thấp hơn số giờ lao động định mức cho phép để sản xuất khối lượng sản phẩm này (10.000 giờ). 2.4.3 . Biến động chi phí sản xuất chung Để trợ giúp cho việc hoạch định, kiểm soát, và đánh giá hiệu quả công việc các nhân viên kế toán quản trị thường thiết lập các dự toán theo các mức hoạt động khác nhau. Những dự toán như vậy gọi là dự toán linh hoạt. Sở dĩ dự toán như vậy có tên là dự toán linh hoạt bởi vì dự toán thay đổi theo sự thay đổi của mức hoạt động . Một dự toán linh hoạt là dự toán được thiết lập cho nhiều mức hoạt động khác nhau trong phạm vi hoạt động phù hợp của tổ chức. Ngược lại, dự toán tĩnh là dự toán chỉ được thiết lập cho một mức hoạt động kế hoạch. Các nhân viên kế toán quản trị dựa vào dự toán chi phí sản xuất chung linh hoạt để kiểm soát chi phí sản xuất chung của tổ chức. Giả sử rằng, chi phí điện phục vụ sản xuất là một chi phí biến đổi, phát sinh với mức 5.000đ tính cho một giờ máy hoạt động. Chúng ta xem xét hai dự toán khác nhau về chi phí điện sử dụng trong một tháng tại một phân xưởng sản xuất có số liệu sau: Dự toán tĩnh Số giờ máy trong tháng 7.500 giờ Dự toán chi phí điện = (7.500 * 5.000) = 37.500.000 Dự toán linh hoạt Số giờ máy ở các mức có thể trong tháng: 6.000 hoặc 7.500 hoặc 9.000 Dự toán chi phí điện 30.000.000 hoặc 37.500.000 hoặc 45.000.000 Dự toán linh hoạt được lập cho 3 mức hoạt động là 6.000, 7.500, và 9.000 giờ máy. Giả sử rằng, công ty ABC sản xuất 2.000 sản phẩm trong một tháng và đã sử dụng 6.000 giờ máy và chi phí điện phát sinh là 30.000. 000đ. Vậy, công ty đã kiểm soát chi phí điện tốt hay không tốt? Dự toán nào hữu ích để trả lời câu hỏi này? Một nhà quản lý sử dụng dự toán tĩnh sẽ phân tích biến động chi phí điện sử dụng trong tháng như sau: Từ so sánh trên, nhà quản lý có thể cho rằng chi phí điện đã được kiểm soáy tốt vì chi phí điện thực tế thấp hơn chi phí dự toán. Tuy nhiên, đây là một kết luận sai vì chi phí điện thực tế phát sinh tại mức hoạt động 6.000 giờ máy, lại được so sánh với chi phí dự toán ở mức hoạt động 7.500 giờ máy. Một cách đúng đắn hơn, nhà quản lý phải so sánh chi phí điện thực tế phát sinh ở mức hoạt động 6.000 giờ máy với chi phí điện dự toán ở mức 6.000 giờ máy. Dựa vào dự toán linh hoạt, nhà quản lý có thể thực hiện được việc này. Giờ đây, kết luận của nhà quản lý sẽ khác với kết luận ở trên. Số liệu biến động chỉ ra chi phí điện đã không được kiểm soát tốt: chi phí điện thực tế cao hơn chi phí điện dự toán. Như vậy, chúng ta thấy rằng dự toán linh hoạt cho phép nhà quản lý phân tích biến động chi phí chính xác hơn dự toán tĩnh. 4.2.4. Phân bổ chi phí sản xuất chung trong hệ thống chi phí tiêu chuẩn Trong hệ thống chi phí tiêu chuẩn, chi phí sản xuất chung được phân bổ dựa trên đơn giá sản xuất chung ước tính (tiêu chuẩn về giá) và lượng tiêu thức phân bổ ước tính (tiêu chuẩn về lượng). Đơn giá sản xuất chung ước tính được tính toán theo kỳ, căn cứ vào tổng dự toán chi phí sản xuất chung và mức hoạt động ước tính trong kỳ. Các số liệu này được lấy từ dự toán linh hoạt sản xuất chung. 2.5 §iÒu chØnh chªnh lÖch. Khi nhËn thÊy sù chªnh lÖch gi÷a gi¸ trÞ thùc hiÖn vµ gi¸ trÞ dù to¸n, nhµ qu¶n trÞ doanh nghiÖp sÏ tiÕn hµnh ph©n tÝch, t×m hiÓu nguyªn nh©n dÉn ®Õn sù chªnh lÖch ®ã ë nh÷ng kh©u, nh÷ng kho¶n môc cô thÓ ®Ó ®a ra c¸c gi¶i ph¸p cô thÓ. a. NÕu gi¸ trÞ chi phÝ thùc hiÖn vît trªn gi¸ trÞ chi phÝ dù to¸n th× nhµ qu¶n trÞ cÇn t×m nguyªn nh©n ®Ó råi ®a ra gi¶i ph¸p ®iÒu chØnh l¹i: - Khi chi phÝ thùc hiÖn t¨ng lµ do sù biÕn ®éng vÒ gi¸ c¶, cña c¸c hµng hãa thay thÕ bæ sung…., ®©y lµ nguyªn nh©n kh¸ch quan nªn tr êng hîp nµy nhµ qu¶ trÞ ph¶i tiÕn hµnh ®iÒu chØnh l¹i dù to¸n chi phÝ. - Khi chi phÝ thùc hiÖn t¨ng so víi dù to¸n chi phÝ lµ do c¸c nguyªn nh©n chñ quan nh d©y chuyÒn c«ng nghÖ l¹c hËu, quy tr×nh qu¶n lý s¶n xuÊt kinh doanh, tr×nh ®é c«ng nh©n…, lóc nµy nhµ qu¶n trÞ ph¶i nhanh chãng ®a ra c¸c biÖn ph¸p ®Ó gi¶m chi phÝ nh: Thay thÕ trang thiÕt bÞ, tæ chøc l¹i m« h×nh qu¶n lý, ®µo t¹o l¹i hoÆc båi dìng tay nghÒ cho c«ng nh©n viªn. b. NÕu chi phÝ thùc hiÖn nhá h¬n chi phÝ dù to¸n thi trªn thùc tÕ ®©y lµ vÊn ®Ò tèt cho doanh nghiÖp. Nguyªn nh©n cña vÊn ®Ò nµy cã thÓ lµ do tr×nh ®é qu¶ lý s¶n xuÊt kinh doanh cña doanh nghiÖp lµ rÊt khoa häc, hiÖu qu¶, trang thiÕt bÞ hiÖn ®¹i, tay nghÒ c«ng nh©n viªn tèt. §©y lµ kÕt qu¶ tèt cÇn ®îc ph¸t huy! NÕu nguyªn nh©n cña vÊn ®Ò chi phÝ thùc hiÖn nhá h¬n chi phÝ dù to¸n lµ do doanh nghiÖp thu nhá quy m« ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh, ®©y sÏ lµ nguyªn nh©n phøc t¹p mµ c¸c nhµ qu¶n trÞ cña doanh nghiÖp ph¶i häp bµn ®Ó t×m c¸ch kh¸c phôc vµ ®iÒu chØnh ngay ®Ó ®a doanh nghiÖp quay trë l¹i quü ®¹o ho¹t ®éng b×nh thêng. 2.6 Gi¶i ph¸p n©ng cao hiÖu qu¶ kiÓm so¸t chi phÝ. - Thµnh lËp mét bé phËn chuyªn tr¸ch vÒ c¸c vÊn ®Ò liªn quan ®Õn ho¹t ®éng kiÓm so¸t chi phÝ riªng cho toµn doanh nghiÖp (KiÓm to¸n chi phÝ néi bé) - §æi míi d©y chuyªn c«ng nghÖ, øng dung khoa häc c«ng nghÖ vµo ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh, thùc hiÖn chÕ ®é kho¸n ®èi víi mét sè lo¹i chi phÝ kinh doanh cho c¸c bé phËn. - N©ng cao tr×nh ®é tay nghÒ cña ngêi lao ®éng, tr×nh ®é vµ kh¶ n¨ng qu¶n lý s¶n xuÊt cho nh÷ng nhµ qu¶n trÞ cÊp díi. - X©y dùng chÝnh s¸ch khen thëng – kû luËt ®èi víi c¸c tæ chøc c¸ nh©n trong qu¸ tr×nh sö dông chi phÝ. KiÖn toµn hãa c¬ cÊu bé m¸y doanh nghiÖp. - Nhµ qu¶ trÞ cã thÓ ®a ra mét sè gi¶i ph¸p cô thÓ, linh ®éng kh¸c sao cho phï hîp víi ®Æc ®iÓm ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh cña doanh nghiÖp m×nh.