Tài liệu Bài giảng hệ thống thông tin quản lý chương 8 - ths. thái kim phụng

CHƯƠNG 8 Quản trị hệ thống thông tin quản lý như một nguồn lực trong tổ chức Nội Dung Các lý do sử dụng HTTT - Tự động hóa: thực hiện công việc nhanh hơn - Việc học của tổ chức: thực hiện công việc tốt hơn - Hỗ trợ chiến lược: thực hiện công việc thông minh hơn Các HTTT và ưu thế cạnh tranh - Các loại ưu thế cạnh tranh - HTTT & phân tích chuổi giá trị (Value chain analysis) - Vai trò của HTTT trong phân tích chuổi giá trị - Sự phù hợp giữa chiến lược và công nghệ Đổi mới công nghệ để hoàn thiện ưu thế cạnh tranh Các lý do sử dụng HTTT • Tự động hóa: thực hiện công việc nhanh hơn • Việc học của tổ chức: thực hiện công việc tốt hơn • Hỗ trợ chiến lược: thực hiện công việc thông minh hơn Tự động hóa: thực hiện công việc nhanh hơn   Công nghệ được dùng để tự động hoá qui trình thực hiện thủ công • Thực hiện mọi việc nhanh hơn, tốt hơn, rẻ hơn • Độ chính xác & nhất quán cao hơn Ví dụ về qui trình xử lý hồ sơ vay • Qui trình thực hiện thủ công • Qui trình có sự hổ trợ của công nghệ • Qui trình thực hiện tự động hóa hoàn toàn Việc học của tổ chức (Organizational Learning): thực hiện công việc tốt hơn Vượt khỏi sự tự động hóa • Bao gồm việc học để cải tiến các hoạt động trong tiến trình hằng ngày • Xem xét các khuynh hướng & kiểu mẩu  Học của tổ chức • Sử dụng các tri thức & sự hiểu biết thấu đáo thu nhận được để cải tiến hành vi của tổ chức  Quản lý chất lượng tổng thể (Total Quality Management - TQM) • Giám sát tổ chức để cải tiến chất lượng hoạt động, SP & dịch vụ  HTTT được dùng phân tích số liệu thống kê trên máy tính để xác định chính xác qui trình & nguyên vật liệu nào được dùng trong qui trình SX để đạt được SP có chất lượng cao nhất. HTTT giúp con người hiểu qui trình kinh doanh tốt hơn để thực hiện các thay đổi nhằm hoàn thiện qui trình.  Việc học của tổ chức (Organizational Learning): thực hiện công việc tốt hơn Xerox Corporation là tập đoàn Mỹ chuyên sản xuất và kinh doanh máy photocopy in ấn tài liệu văn phòng. Tại 12 nước ở Châu Âu, một đội ngũ gồm 13.000 nhân viên được giao đảm trách việc bảo hành, bảo trì và sửa chữa mọi sự cố xảy ra cho khách hàng. Để công việc nói trên có hiệu quả cao nhất, chương trình trao đổi thông tin mang tên Eurêka được xây dựng năm 1996 và mạng nối mạng 13.000 nhân viên với nhau. Eurêka, đến đầu năm 2003, bao gồm 35.000 phương pháp sữa chữa có thể khắc phục khoảng 150.000 sự cố kỹ thuật. Các phương pháp đó đã được đưa lên mạng và hoàn chỉnh bởi chính 13.000 nhân viên nói trên. Tính trung bình kể từ ngày thành lập, mỗi tháng có 300 phương án sữa chữa được trao đổi trên mạng Eurêka. Điều đó đã tiết kiệm được cho Xerox thời gian lao động và phụ tùng linh kiện ước tính khoảng 100 triệu USD/năm. Từ 2% đến 5% số tiền tiết kiệm này được Xerox trích ra để thưởng (bằng tiền mặt hoặc hình thức đào tạo thêm) cho các nhân viên tham gia chương trình trao đổi về kỹ thuật sữa chữa nói trên. Hỗ trợ chiến lược: thực hiện công việc thông minh hơn Lập kế hoạch chiến lược 1. 2. 3.  Tạo 1 tầm nhìn: thiết lập định hướng Tạo 1 chuẩn mực: Mục tiêu hoàn thành Tạo 1 chiến lược: Đạt được mục tiêu HTTT cho phép công ty đạt được & kéo dài ưu thế cạnh tranh  Dùng HTTT để đạt được chiến lược đã được lựa chọn của tổ chức. ưu thế cạnh tranh Ưu thế cạnh tranh có những đặc điểm chính sau: 1. Cung cấp giá trị tuyệt hảo cho khách hàng 2. Khó bị sao chép 3. Nâng cao khả năng đáp ứng những thay đổi xẩy ra trong môi trường HTTT tạo ưu thế cạnh tranh 1 chiến lược rỏ ràng là quan trọng: đầu tư nguồn lực nào để tạo ưu thế cạnh tranh  nguồn lực để tạo ưu thế cạnh tranh: • SP được làm tốt nhất • Dịch vụ khách hàng vượt trội • Chi phí thấp nhất • Công nghệ SX vượt trội • Thời gian phát triển & thử nghiệm SP mới ngắn hơn • Nhãn hiệu nổi tiếng • Giá trị cao trên mỗi đơn vị chi phí hao tốn  Có thể đạt được thông qua Sử dụng HTTT hiệu quả. VD: Avis Rent a Car.  Những chiến lược tạo ưu thế cạnh tranh cơ bản Những chiến lược tạo ưu thế cạnh tranh cơ bản:  Dẫn đầu về chi phí (Giá thành): Đem lại giá trị mong đợi ở mức chi phí thấp đảm bảo khả năng sinh lợi thỏa đáng. Ví dụ: Walmart  Khác biệt hóa: Tạo ra sự khác biệt khiến khách hàng ưa thích sản phẩm của công ty hơn của các đối thủ cạnh tranh. Ví dụ: Polaroid, Porsche, Nordstrom, IBM  Sáng tạo: Chuyển đổi tư duy từ sản xuất sản phẩm sang thỏa mãn nhu cầu cấp bách nhất của khách hàng theo những cách mới  Xác lập và thống trị một thị trường mới. Ví dụ: Sony  Tăng trưởng: Công ty tìm cách mở rộng thị phần ở các thị trường sẵn có hoặc tìm thêm cách để thâm nhập vào các thị trường mới. Ví dụ: Ebay  Liên kết: Mua lại, sáp nhập, hay liên doanh với các doanh nghiệp khác để tham gia vào một thị trường mới hoặc mở rộng đáng kể trong một thị trường hiện tại. Ví dụ: Ebay Những chiến lược tạo ưu thế cạnh tranh cơ bản Ford là người chiến thắng đầu tiên, vì công ty này đã đảm bảo được chi phí thấp. Sau đó GM đã vượt lên trên Ford, bởi vì nó đã đáp ứng được mong muốn mới của thị trường là đa dạng. Về sau các công ty Nhật đã chiếm vị trí dẫn đầu, bởi vì họ cung ứng những kiểu xe tiết kiệm nhiên liệu. Tiếp đến các công ty Nhật lại tiến lên sản xuất những kiểu xe có độ tin cậy cao. Khi mà các nhà sản xuất ôtô Mỹ còn đang loay hoay với chất lượng thì các nhà sản xuất ôtô Nhật đã chuyển sang chất lượng cảm giác, những điều nhìn thấy và cảm thấy của chiếc xe và các bộ phận khác nhau của nó. Rõ ràng là các công ty phải nhạy bén với thay đổi mong muốn của khách hàng và cách thức mà các đối thủ thay đổi chiến lược để đáp ứng những mong muốn mới xuất hiện này. HTTT & phân tích chuổi giá trị (Value chain analysis)    phân tích chuổi giá trị: Giá trị cộng thêm trong tổ chức tổ chức là tiến trình nhập xuất lớn HTTT có thể tự động hóa nhiều hoạt động trong chuổi giá trị: • Nhập và lưu kho NVL • Tạo sản phẩm, dịch vụ • Phân phối sản phẩm, dịch vụ • tiếp thị & Bán hàng • Dịch vụ sau khi bán chuổi giá trị trong tổ chức (Organizational ValueWebsite Chain) Internet link with with online suppliers & dealers Computer-Aided manufacturing systems product catalog & Customer service ordering response system Systems & computeraided software engineering Financial Decision Support System Project Mgt Software package Vai trò của HTTT trong phân tích chuổi giá trị Ưu thế cạnh tranh của HTTT trong phân tích chuổi giá trị: • Internet kết nối với các nhà cung cấp, môi giới • Extranets: sử dụng Internet để tương tác B2B • HT SX với trợ giúp của máy tính (Computer-aided manufacturing systems) • Web site với đơn đặt hàng trực tuyến • HT đáp ứng dịch vụ KH (Customer service response system) • Thiết kế với trợ giúp của máy tính (Computer-aided design) Vai trò của HTTT trong phân tích chuổi giá trị Thiết kế với trợ giúp của máy tính (Computer-aided design) Là một gương mặt dẫn đầu trong thiết kế và chế tạo máy móc cho việc sản xuất sản phẩm nhựa, Polovinil s.r.l. đã giúp khách hàng trên toàn thế giới chế tạo hàng nhựa trên 30 năm qua. Hãng chuyên về phát triển khuôn, máy và hệ thống sản xuất cho mọi loại xí nghiệp sản xuất các loại hàng khác nhau, từ thùng đựng dùng trong gia đình cho tới đồ dùng ngoài vườn. Hãng Polovinil s.r.l. cần nâng cấp tất cả các công cụ thiết kế, nhằm đáp ứng được yêu cầu ngày một tăng trưởng từ phía khách hàng và nâng cao khả năng cạnh tranh của mình. Chiến lược của hãng yêu cầu nhóm kỹ sư phải chuyển từ các công cụ vẽ 2D lên làm việc trong môi trường 3D CAD. Vai trò của HTTT trong phân tích chuổi giá trị Thiết kế với trợ giúp của máy tính (Computer-aided design) Giải pháp: Trước khi chọn SolidWorks, Polovinil đã tiến hành một giai đoạn đánh giá và phân tích đầy tốn kém đối với các gói 3D CAD có thể mua, dựa trên mức độ dễ sử dụng, dịch vụ và hỗ trợ, cũng như các tính năng mô hình khối – nói cụ thể, là khả năng tạo mô hình cho các hình dạng 3D phức tạp. Bước chuyển từ 2D lên các công cụ thiết kế 3D đã khiến nhóm kỹ sư làm việc nhanh chóng, linh họat và hiệu quả hơn, dẫn đến việc giảm chi phí, thu ngắn chu trình thiết kế, đưa sản phẩm ra thị trường nhanh hơn. Với SolidWorks, Polovinil tin rằng hãng sẽ giữ vững được ưu thế cạnh tranh và bảo vệ vị trí dẫn đầu của mình trong thị trường hàng nhựa. kết quả Giảm 40% thời gian thiết kế Giảm đáng kể thời gian đưa sản phẩm ra thị trường Giảm 40 đến 50% chi phí thiết kế Trở nên nhanh lẹ, năng động và hiệu quả hơn. Sự phù hợp giữa chiến lược và công nghệ   Triển khai HTTT nên tạo ra sự thay đổi của tổ chức đáng kể, nhất quán với chiến lược kinh doanh Tái tổ chức qui trình kinh doanh (Business Process Reengineering - BPR) HTTT và những chiến lược cạnh tranh cơ bản   Giá thành: • Dùng CNTT giảm đáng kể chi phí trong các quy trình nghiệp vụ. VD. Boeing • Dùng CNTT hạ thấp chi phí cho khách hàng hoặc nhà cung cấp. VD. Vé điện tử (ngành hàng không) Khác biệt hóa: • Đưa ứng dụng CNTT mới vào để tạo sự khác biệt của sản phẩm và dịch vụ. VD: Dell • Sử dụng CNTT trong việc làm giảm sự khác biệt trong sản phẩm của đối thủ. VD: Barne&Nobles và Amazon.com, Café Internet • Sử dụng CNTT tạo tiêu điểm chú ý cho sản phẩm và dịch vụ trong các điểm nhấn được chọn lọc thích hợp trên thị Trường. VD: Tide HTTT và những chiến lược cạnh tranh cơ bản  Sáng tạo: • Tạo ra các sản phẩm và dịch vụ mới có chứa các thành phần CNTT. VD: Nike + iPod • Dùng CNTT trong việc phát triển thị trường hoặc các điểm nhấn thị trường mới, độc đáo. VD: MasterCard Có thể sử dụng trên 15 triệu địa điểm khác nhau trên thế giới, 3800 khách hàng mới đăng ký mỗi ngày, tiếp tục giữ vị trí hàng đầu trong việc cung cấp dịch vụ giao dịch điện tử an toàn cho toàn cầu • Dùng CNTT trong việc thay đổi tận gốc các quy trình kinh doanh, cho phép cắt giảm chi phí, nâng cao chất lượng, hiệu quả, dịch vụ khách hàng, hoặc giảm thời gian đưa sản phẩm ra thị trường một cách cơ bản (tái lập quy trình kinh doanh). VD: Kodak và Fuji