Tài liệu Bài báo cáo-xây dựng hệ thống quản lý khách sạn

Đại học Quốc gia Hà Nội Trường Đại học Công Nghệ ----------------oOo--------------Họ và tên các thành viên trong nhóm: 1. Nguyễn Xuân Tuyển ( nhóm trưởng ) 2. Phạm Văn Cường 3. Trần Xuân Duyệt 4. Trần Quang Vĩnh 5. Bùi Duy Nhàn 6. Vũ Mạnh Quyết Đề tài: XÂY DỰNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ KHÁCH SẠN CONSTRUCTION OF HOTEL MANAGEMENT SYSTEM 1 Hệ thống quản lý khách sạn Mở đầu Nghành Du Lịch là một nghành kinh doanh có từ rất lâu đời trên thế giới. Tại các nước đang phát triển, nghành Du Lịch phát triển hết sức mạnh mẽ và có lợi nhuận cao với sự hỗ trợ hết sức đắc lực của công nghệ thông tin trong tổ chức và hoạt động. Tại nước ta nghành Du Lịch có thể được xem là một nghành lâu đời.Nhưng trong những năm gần đây, nghành Du Lịch mới thực sự phát triển về quy mô cũng như ảnh hưởng của nó trong lĩnh vực kinh tế xã hội ngày các được mở rộng.Tuy nhiên, việc ứng dụng công nghệ thông tin cho nghành Du Lịch nước ta còn hạn chế. Trong những năm gần đây, với sự phát triển mạnh mẽ của CNTT, việc ứng dụng CNTT vào việc giải quyết các vấn đề trong cuộc sống không còn xa lạ với chúng ta. Do đó việc lập trình đã được hỗ trợ tối đa bằng nhiểu ngôn ngữ lập trình khác nhau. Việc lập trình đã trở nên đơn giản hơn và không còn là vấn đề quan trọng. Vấn đề mà các nhà tin học hiện nay quan tâm là làm thế nào để triển khai những dự án tin học hoá một cách rõ ràng, logic, khoa học và đầy tính mở. Như vậy cần phải mô hình hoá được toàn bộ hệ thống một cánh đầy đủ và chính xác trên cơ sở đó để phát triển được phần mềm có tính tương thích cao, đáp ứng được nhu cầu của người sử dụng. Xuất phát từ nhu cầu thực tế ứng dụng của CNTT vào quản lý khách sạn, chúng em chọn thực hiện đề tài Quản Lý Khách Sạn làm đề tài nghiên cứu. Phần 1: Giới thiệu 1.1 Mục đích Cùng với sự phát triển không ngừng về kỹ thuật máy tính và mạng điện tử, công nghệ thông tin cũng đạt được những thành tựu to lớn, góp công rất lớn trong sự phát triển của xã hội và nhân loại. Một trong những ứng dụng quan trọng của công nghệ thông tin là xây dựng mô hình quản lý trong các công ty, trong đó điển hình như khách sạn. Hệ thống thông tin quản lý trong khách sạn được xây dựng nhằm giải quyết nhu cầu về quản lý trong khách sạn. Hệ thống sẽ giúp các doanh nghiệp xử lý các công việc chính xác, nhanh chóng, tiết kiệm chi phí, nhân lực. Hệ thống thông tin quản lý sẽ khắc phục được những yếu kém trong quản lý khách sạn hiện tại, có khả năng nâng cấp và mở rộng nhiều chức năng trong tương lai. 2 Hệ thống quản lý khách sạn 1.2 Phạm vi Trong thời đại bùng nổ công nghệ thông tin hiện nay có rất nhiều phần mềm quản lý khách sạn khác nhau, phù hợp với nhu cầu của từng khách sạn. Trong giới hạn đề tài này, chúng em xin trình bày về phần mềm quản lý các khách sạn có quy mô vừa và nhỏ. 1.3 Định nghĩa  Chuẩn IEEE 830 – 1984: IEEE là viết tắt của cụm từ Institute of Electrical and Electronic Engineers. Nghĩa là viện kỹ nghệ điện và điện tử. Đây là một tổ chức của Mỹ chuyên nghiên cứu về công nghệ điện tử và tin học. Chuẩn IEEE 830 – 1984 là một định dạng chung của tài liệu đặc tả trong môn kỹ nghệ phần mềm được tổ chức này đưa ra.  Administrator: Người quản trị hệ thống, chịu trách nhiệm điều hành hệ thống, phân quyền cho người sử dụng.  Visual Basic (VB): Đây là một ngôn ngữ lập trình hướng sự kiện (eventdriven) và môi trường phát triển tích hợp (IDE) của Microsoft. Dùng VB là cách nhanh và tốt nhất để lập trình cho Microsoft Windows.  Microsoft Access: thường được gọi tắt là MS Access hoặc đơn giản hơn là Access, là một phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu quan hệ do hãng Microsoft giữ bản quyền. Access thường được đóng gói cùng các phần mềm khác trong bộ Microsoft Office và được sử dụng rộng rãi trong các máy tính cài hệ điều hành Windows. 1.4 Tài liệu tham khảo  1 - " Bài giảng Microsoft Access ", Ths.Nguyễn Đình Thuân.  2 - "Bài giảng cơ sở dữ liệu & phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý ", Ths. Nguyễn Hữu Trọng.  3 - " Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý ", Ths. Đinh Thế Hiển, Nhà xuất bản thống kê - 2000.  4 - " Một số bài luận văn tốt nghiệp " của anh chị các khoá trước.  [5] - “ Các tài liệu về Visual Basic “. 3 Hệ thống quản lý khách sạn 1.5 Mô tả cấu trúc tài liệu Tài liệu được lập theo định dạng chuẩn IEEE 830-1984 với cấu trúc như sau: Phần 1: Giới thiệu 1.1 Mục đích 1.2 Phạm vi 1.3 Định nghĩa 1.4 Tài liệu tham khảo 1.5 Mô tả cấu trúc tài liệu Phần 2: Mô tả chung 2.1 Tổng quan về sản phẩm 2.2 Chức năng chung của sản phẩm 2.3 Đối tượng người dùng 2.4 Ràng buộc tổng thể 2.5 Giả thiết về sự phụ thuộc Phần 3: Yêu cầu chi tiết 3.1 Yêu cầu chức năng 3.2 Yêu cầu giao diện ngoài 3.3 Yêu cầu hiệu suất 3.4 Ràng buộc thiết kế 3.5 Thuộc tính 3.6 Các yêu cầu khác Phần 4: Phụ lục 4 Hệ thống quản lý khách sạn Phần 2: Mô tả chung 2.1 Tổng quan về sản phẩm Phần mềm quản lý khách sạn được ra đời nhằm đáp ứng nhu cầu quản lý khách sạn của doanh nghiệp. 2.2 Chức năng chung của sản phẩm Phần mềm được dùng để quản lý khách sạn, vì thế nó đáp ứng hầu hết các công việc của khách sạn. Đó là:       Quản lý Khách hàng. Quản lý Nhân viên. Quản lý Dịch vụ. Quản lý Cơ sở vật chất. Quản lý tài chính. Báo cáo chung. 2.3 Đối tượng người dùng  Quản trị hệ thống (administrator).  Nhân viên các tổ.  Lập trình viên, kỹ sư bảo trì. 2.4 Ràng buộc tổng thể  Phần mềm cần có giao diện dễ sử dụng, có các lệnh thực hiện bằng menu, phù hợp với người dùng phổ thông do người sử dụng có cả các nhân viên lễ tân.  Ngôn ngữ giao tiếp là tiếng Việt.  Do nhu cầu của khách hàng ngày càng đa dạng nên hệ thống quản lý khách sạn cũng ngày càng được mở rộng. Vì vậy phần mềm cần phải nâng cấp, mở rộng chức năng được, đáp ứng kịp yêu cầu. 5 Hệ thống quản lý khách sạn 2.5 Giả thiết và sự phụ thuộc  Phần mềm sử dụng cơ sở dữ liệu của Microsoft Access 97 được kết nối với Visual Basic 6.0 bằng điều khiển Data Environment.  Phần mềm phải tương tác được với các phần mềm, hệ thống khác như phần mềm xuất file văn bản cho các báo cáo.  Yêu cầu phần cứng: - Máy chủ: 1 máy. - Máy trạm: Không giới hạn máy. - Điều kiện vận hành: Nối mạng nội bộ, mạng ngang hàng, Internet. - Hệ thống chủ và máy trạm đảm bảo chạy Windows ổn định. - Máy in: 5 máy in.  Yêu cầu về nhân sự, vận hành: - Người quản trị hệ thống: Có kinh nghiệm quản trị hệ thống mạng Công ty. - Người dùng: Sử dụng thành thạo Word, Excel. Phần 3: Yêu cầu chi tiết 3.1 Yêu cầu chức năng 3.1.1 Yêu cầu chức năng 1: Quản lý khách hàng 3.1.1.1 Giới thiệu chức năng Bao gồm các chức năng nhỏ sau:  Đăng ký phòng cho khách: Khi một Khách hàng thuê một phòng trọ, ban quản lý sẽ phải Kiểm tra giấy tờ Chứng minh thư nhân dân, ghi lại Họ tên, địa chỉ liên hệ, số điện thoại liên lạc của khách hàng.  Tìm phòng: Tiến hành tìm phòng thích hợp cho Khách trong danh sách các phòng còn chỗ trống.  Chuyển phòng: Sau khi khách đến ở, muốn chuyển sang phòng khác, tiến hành tìm phòng mới và chuyển cho khách. 6 Hệ thống quản lý khách sạn  Thu tiền: Thu các khoản tiền theo quy định như: tiền phòng, tiền đặt cọc…  Cập nhật Danh sách Khách hàng: Thêm khách hàng mới vào DSKH và cập nhật các thông tin liên quan đến khách hàng đó.  Tìm kiếm khách hàng: Tìm kiếm trên cơ sở dữ liệu. 3.1.1.2 Dữ liệu vào  Dữ liệu vào là hồ sơ về khách hàng bao gồm các thông tin liên quan đến khách hàng vào trọ: Như mã số khách hàng, số chứng minh thư, họ tên, cơ quan, địa chỉ, số điện thoại, số phòng. 3.1.1.3 Xử lý  Tìm phòng và xếp chỗ cho khách hàng, cập nhật danh sách phòng và danh sách khách hàng khi mỗi khách hàng mới vào. 3.1.1.4 Kết quả  Tạo biên lai thu tiền tạm ứng và làm phiếu xác nhận khách hàng. 3.1.2 Yêu cầu chức năng 2: Quản lý nhân viên 3.1.1.1 Giới thiệu chức năng Ban đầu, nhân viên sau một thời gian thử việc sẽ được đưa vào khách sạn làm việc, và trở thành nhân viên chính thức. Mỗi nhân viên khi vào công ty sẽ được cấp một mã số nhân viên để tiện việc quản lý, và thông tin của nhân viên sẽ đựoc cập nhật vào cơ sở dữ liệu. Quản lý Nhân viên gồm chức năng chính sau:  Phân công công tác: Phân công lịch công tác cho các nhân viên.  Kiểm tra Nhân viên: Kiểm tra hồ sơ, tình hình thực hiện công việc. 7 Hệ thống quản lý khách sạn  Lập biên bản vi phạm: Lập biên bản đối với những Nhân viên vi phạm nội quy.  Quyết định kỷ luật: Quyết định hình thức kỷ luật dựa vào mức độ vi phạm của nhân viên. Khi nhân viên bị kỷ luật sẽ bị phạt tiền và nặng có thể bị đuổi việc.  Giải quyết tiền lương: Thanh toán tiền lương cho mỗi nhân viên vào cuối tháng.  Tìm kiếm nhân viên: Dựa vào cơ sở dữ liệu của công ty. 3.1.1.2 Dữ liệu vào  Dữ liệu vào là danh sách các nhân viên trong ban quản lý.  Các thông tin về tình hình vi phạm kỷ luật của nhân viên.  Một số thông tin về nhân viên cần tìm kiếm. 3.1.1.3 Xử lý  Căn cứ vào các thông tin về nhân viên, sắp xếp lịch phân công công tác cho nhân viên.  Căn cứ vào thông tin về vi phạm của nhân viên để tạo các biên bản vi phạm kỷ luật.  Căn cứ vào thông tin tìm kiếm, tìm xem trong danh sách nhân viên có những nhân viên nào có thông tin trùng với thông tin đưa vào. 3.1.1.4 Kết quả  In ra lịch công tác của các nhân viên và lưu trữ vào hồ sơ dữ liệu.  In ra biên bản vi phạm và lưu trữ vào hồ sơ dữ liệu.  Đưa ra danh sách các nhân viên có thông tin tìm kiếm. 3.1.3 Yêu cầu chức năng 3: Quản lý dịch vụ 3.1.1.1 Giới thiệu chức năng 8 Hệ thống quản lý khách sạn  Phục vụ: Khi có một yêu cầu về dịch vụ nào đó, ban quản lý phải xúc tiến công việc để đáp ứng cho khách hàng.  Ghi mã số dịch vụ: Khách hàng sử dụng một dịch vụ nào, sẽ được người quản lý ghi lại dịch vụ đó vào sổ và đưa vào cơ sở dữ liệu để tiện theo dõi.  Tính tiền dịch vụ: Tính tiền dịch vụ cho từng khách đã sử dụng. Tiền dịch vụ = Tổng số tiền của từng dịch vụ - số tiền khuyến mãi  Thu tiền dịch vụ: Thu số tiền dịch vụ mà khách phải trả.  Tiếp nhận yêu cầu dịch vụ: Ghi vào sổ các báo cáo và các yêu cầu của nhân viên về một dịch vụ nào đó hoặc là một ý kiến phản ánh về dịch vụ chưa hoàn thành. 3.1.1.2 Dữ liệu vào  Sổ ghi số điện.  Sổ ghi các yêu cầu của khách hàng. 3.1.1.3 Xử lý  Tính tiền dịch vụ mỗi khách phải trả, và xác nhận biên lai thu tiền.  Cập nhật sổ ghi các yêu cầu của khách hàng để có một danh sách cho nhân viên có thể xử lý. 3.1.1.4 Kết quả  In ra biên lai thanh toán tiền dịch vụ .  Đáp ứng, giải quyết mọi yêu cầu và khiếu nại. 3.1.4 Yêu cầu chức năng 4: Quản lý cơ sở vật chất 3.1.1.1 Giới thiệu chức năng 9 Hệ thống quản lý khách sạn  Kiểm tra tài sản: Ban quản lý đi kiểm tra tình trạng tài sản trong phòng để bàn giao phòng và lấy căn cứ tính vào tiền đặt cọc khách hàng đặt khi thuê phòng.  Kiểm tra phòng: Khi có một khách hàng nào trả phòng, ban quản lý sẽ trực tiếp đi kiểm tra. Nếu không có gì thay đổi, ban quản lý sẽ cho người vào dọn dẹp phòng. Sau đó sẽ cập nhật phòng trống vào cơ sở dữ liệu.  Kiểm tra trang thiết bị của từng phòng: Nếu có thiết bị nào đó bị hỏng hóc sẽ đựơc sửa chữa và thay thế. Còn nếu do khách hàng làm hỏng thì khách hàng phải bồi thường cho khách sạn. 3.1.1.2 Dữ liệu vào  Bản kê tình trạng tài sản của từng phòng. 3.1.1.3 Xử lý  Cập nhật danh sách phòng. 3.1.1.4 Kết quả  In ra biên lai thanh toán tiền tiền đặt cọc của khách hàng đối với cơ sở vật chất.  In ra danh sách tình trạng các thiết bị sau khi khách đã trả phòng.  Các thiết bị hỏng hóc sẽ được sửa chữa. 3.1.5 Yêu cầu chức năng 5: Quản lý tài chính 3.1.1.1 Giới thiệu chức năng  Doanh thu: Tổng số tiền thu ra hàng ngày sẽ được cập nhật và gửi về phòng điều hành của khách sạn.  Tổng số tiền chi hàng ngày sẽ được cập nhật và gửi về phòng điều hành của khách sạn.  Nộp thuế: Thuế sẽ được tính theo % sau đó được nộp theo quý. 10 Hệ thống quản lý khách sạn  Tiền lương: Cuối tháng, bộ phận tài chính sẽ thanh toán lương cho từng người theo các mức lương đã quy định và tiền thưởng cho từng người.  Tiền phạt: Căn cứ vào lỗi mà nhân viên mắc phải, tính số tiền phạt cho nhân viên. 3.1.1.2 Dữ liệu vào  Bản thống kê thu chi hàng ngày của khách sạn. 3.1.1.3 Xử lý  Tính tiền lương cho nhân viên dựa vào thông tin ở chức năng quản lý nhân viên: Tiền lương = Tiền lương thỏa thuận + Tiền thưởng – Tiền phạt  Tính tiền thuế phải nộp theo quý.  Cập nhật bản thu chi của khách sạn. 3.1.1.4 Kết quả  In ra bản thống kê chi tiêu và doanh thu của khách sạn. 3.1.6 Yêu cầu chức năng 6: Báo cáo chung 3.1.1.1 Giới thiệu chức năng  Thống kê hàng tháng: Hàng tháng các tổ đều có bản báo cáo về mọi tình hình hoạt động trong tháng.  Lập báo cáo: Lập các báo cáo về tình hình hoạt động hay tình hình tài chính .  Tổng kết cuối năm: Tổng kết các hoạt động trong năm và nêu phương hướng hoạt động trong năm tiếp theo. 3.1.1.2 Dữ liệu vào  Bản thống kê hàng tháng của các tổ. 11 Hệ thống quản lý khách sạn  Yêu cầu báo cáo của lãnh đạo ban quản lý. 3.1.1.3 Xử lý  Cập nhật bản thống kê về các tình hình hoạt động của các tổ.  Tìm trong tất cả các hồ sơ dữ liệu và các thông tin cần thiết trong hệ thống để lập báo cáo. 3.1.1.4 Kết quả  In ra các báo cáo. 3.2 Yêu cầu giao diện ngoài 3.2.1 Giao diện người dùng Phác thảo một số giao diện chính trong các chức năng: 3.2.1.1 Quản lý khách hàng  Đăng ký phòng: Đây là form đăng ký phòng. Form đăng ký này đảm nhiệm các chức năng sau : 12 Hệ thống quản lý khách sạn  Đăng ký khách lẻ.  Đăng ký khách đoàn.  Thanh toán tiền phòng bằng VNĐ, USD hay chuyển khoản.  Xác định quốc tịch khách.  Xác định loại phòng khách đăng ký.  Xác định số phòng khách đăng ký.  Quản lý khách: Đây là form quản lý khách. Form đăng ký này đảm nhiệm các chức năng sau :  Xác định thông tin khách đang ở ứng với từng đoàn. 13 Hệ thống quản lý khách sạn  Xác định phòng khách đang ở ứng với từng đoàn.  Xác định số thành viên của từng đoàn.  Chuyển phòng: Đây là form có chức năng chuyển phòng cho khách. Form này sẽ xác định:  Phòng cần chuyển đến.  Loại phòng chuyển đến.  Giá phòng mới. 14 Hệ thống quản lý khách sạn  Cập nhật lại danh sách phòng trống.  Hóa đơn thanh toán: Đây là form xuất hóa đơn, chức năng :  Xuất hóa đơn theo đoàn khách.  Xuất hóa đơn cho từng phòng trong đoàn.  Xuất hóa đơn cho khách lẻ.  Xuất hóa đơn các loại dịch vụ. 3.2.1.2 Quản lý dịch vụ 15 Hệ thống quản lý khách sạn  Form quản lý dịch vụ khách hàng sử dụng. Form này có chức năng thêm các dịch vụ mà khách hàng sử dụng, ngày sử dụng dịch vụ, tính thành tiền và in ra danh sách các dịch vụ mà khách hàng đã sử dụng. 3.2.1.3 Quản lý nhân viên 16 Hệ thống quản lý khách sạn Đây là form quản lý nhân viên, nó có chức năng:  Thêm nhân viên với các thông tin về nhân viên như: tên, ngày sinh, địa chỉ, giới tính, trình độ học vấn, phân công vào phòng ban nào, chức vụ, và hệ số lương.  Tìm kiếm nhân viên.  In ra danh sách nhân viên và có thể sửa xóa các thông tin của nhân viên.  Bảng lương nhân viên. 3.2.1.4 Quản lý cơ sở vật chất 17 Hệ thống quản lý khách sạn Đây là form quản lý cơ sở vật chất trong khách sạn. Chức năng chính:  Thêm danh sách tài sản mới mua về bao gồm thông tin về tên, giá, thuộc phòng nào, ngày mua.  Thống kê tài sản trong khách sạn, có thể chọn theo loại tài sản, thống kê theo phòng, hoặc thống kê toàn bộ tài sản.  Có thể sửa hoặc xóa các thông tin về tài sản. 3.1.2.5 Báo cáo doanh thu 18 Hệ thống quản lý khách sạn Đây là form báo cáo doanh thu, chức năng :  Báo cáo tiền thu chi trong ngày.  Báo cáo doanh thu theo tháng.  Báo cáo doanh thu theo năm. 19 Hệ thống quản lý khách sạn 3.2.2 Giao diện phần cứng  Sử dụng máy in để in các báo cáo, hóa đơn thanh toán. Máy in được tương tác với hệ thống quản lý khách sạn. 3.2.3 Giao diện phần mềm  Phần mềm được tương tác với phần mềm xuất file văn bản cho các báo cáo của khách sạn.  Phần mềm cũng được kết nối với phần mềm kế toán của khách sạn để quản lý tài chính hiệu quả hơn. 3.2.4 Giao diện truyền thông  Hệ thống có khả năng kết nối với hệ thống nhà hàng đặt tiệc qua mạng Internet, hệ thống quản lý tổng đài của khách sạn.  Hệ thống được kết nối với người dùng qua các máy tính Client. Các máy tính này được kết nối tới một máy chủ Server qua hệ thống mạng LAN. Máy chủ này sẽ quản lý, phân quyền truy cập, sử dụng hệ thống cho người dùng. Mỗi người dùng sẽ được cấp một tài khoản và mật khẩu. 3.3 Yêu cầu hiệu suất Hệ thống chạy nhanh, ổn định trên nền Windows với không gian lưu trữ phù hợp với quy mô khách sạn. CPU được tận dụng tối đa, không để lãng phí tài nguyên hệ thống. 3.4 Thuộc tính 3.4.1 Tính bảo mật  Hệ thống phải được phân quyền theo người sử dụng. Chỉ những người dùng có tài khoản và được cấp quyền mới có thể truy cập và làm việc trên hệ thống. Đồng thời hệ thống phải cập nhật các thông tin về người tạo, người cập nhật thông tin trong trong hệ thống để 20 Hệ thống quản lý khách sạn