Lêi nãi ®Çu
ë n-íc ta trong nh÷ng n¨m gÇn ®©y, tin häc ®· trë nªn quen thuéc vµ trë
thµnh c«ng cô h÷u Ých cho mäi lÜnh vùc, ngµnh nghÒ. Tin häc gióp con ng-êi cã
t¸c phong lµm viÖc nhanh h¬n, khoa häc h¬n, chÝnh x¸c h¬n, hiÖu qu¶ h¬n vµ
®¹t n¨ng suÊt cao h¬n trong c«ng viÖc.
Sù ph¸t triÓn cña c«ng nghÖ th«ng tin ®· nhanh chãng lµm thay ®æi diÖn
m¹o cña c¸c ngµnh kinh tÕ, ®ãng vai trß lµ mét lùc trî gióp vµ lµ mét chÊt xóc
t¸c trong viÖc n©ng cao tÇm quan träng cña th«ng tin. Nh÷ng kh¸i niÖm vÒ c¬ së
d÷ liÖu, phÇn mÒm, vÖ tinh viÔn th«ng vµ tin häc, internet... lµ c«ng cô xö lý
th«ng tin mµ c¸c tæ chøc hiÖn ®¹i ®ang cã trong tay. Giê ®©y hÖ thèng qu¶n lý d÷
liÖu ®· trë thµnh mét bé phËn kh«ng thÓ thiÕu cña bÊt cø mét c¬ quan hay mét
doanh nghiÖp hiÖn ®¹i nµo. V× møc ®é quan träng cña nã mµ ng-êi ta ®· vÝ nã
nh- hÖ thèng nhí hay mét bé nhí cña c¬ quan. Khi mµ c¬ quan bÞ mÊt trÝ nhí
th× nã sÏ kh«ng thÓ tån t¹i ®-îc.
Ngµy nay th«ng tin ®· trë thµnh vÊn ®Ò sèng cßn cña mäi lÜnh vùc ®êi
sèng kinh tÕ x· héi, ®Æc biÖt trong vÊn ®Ò qu¶n lý kinh tÕ. Nã quyÕt ®Þnh sù
thµnh b¹i cña doanh nghiÖp trªn th-¬ng tr-êng khi hä biÕt sö dông th«ng tin
nh- thÕ nµo sao cho ®¹t hiÖu qu¶ nhÊt. V× vËy c¸c doanh nghiÖp dï lín hay nhá
®Òu cã riªng mét bé phËn xö lý chuyªn vÒ xö lý th«ng tin. Cã nh÷ng h·ng chuyªn
vÒ cung cÊp dÞch vô th«ng tin ®¸p øng nh÷ng thay ®æi trªn ph¹m vi toµn cÇu.
øng dông tin häc trong qu¶n lý nh©n sù lµ mét trong nh÷ng kÕt qu¶ cña
tin häc. Nã lµm gi¶m tíi møc tèi thiÓu viÖc tham gia thùc hiÖn thñ c«ng b»ng søc
ng-êi, tiÕt kiÖm thêi gian t×m kiÕm, lµm hÑp kh«ng gian l-u tr÷, hÖ thèng ho¸, cô
thÓ ho¸ nh÷ng th«ng tin yªu cÇu cña ng-êi sö dông. NhiÒu c¬ quan xÝ nghiÖp ®·
®Æt kÕ ho¹ch tin häc ho¸ toµn bé c¸c kh©u qu¶n lý cña ®¬n vÞ m×nh, ®Æc biÖt lµ
hÖ thèng qu¶n lý c¸n bé víi sù trî gióp cña m¸y tÝnh.
Ngµy nay nhu cÇu th«ng tin cho c¸c c¸n bé qu¶n lý ®· trë nªn phøc t¹p,
®ßi hái møc ®é chi tiÕt vµ b¸o c¸o nhanh h¬n bao giê hÕt. §iÒu nµy lµ mét khã
kh¨n trë ng¹i lín cho c¸c c¬ së vÉn duy tr× nh÷ng biÖn ph¸p l-u tr÷, thèng kª
b¸o c¸o theo ph-¬ng ph¸p giÊy bót th«ng th-êng. §Æc biÖt mét lÜnh vùc quan
träng nh- qu¶n lý kÕ to¸n - tµi chÝnh, qu¶n lý c¸n bé ... lu«n lu«n ®ßi hái chi
tiÕt, chÝnh x¸c vµ cËp nhËt th-êng xuyªn. V× thÕ, ®èi víi c¸c ho¹t ®éng nµy, gi¶i
ph¸p duy nhÊt thÝch hîp lµ sö dông phÇn mÒm tin häc, øng dông c«ng nghÖ
th«ng tin vµo qu¶n lý d÷ liÖu.
§¸p øng nhu cÇu tin häc ho¸ tõng phÇn trong c«ng t¸c qu¶n lý nh©n sù
cña c«ng ty ®Çu t- vµ ph¸t triÓn phÇn mÒm kÕ to¸n ASIA lµ mét vÊn ®Ò v« cïng
quan träng, nã quyÕt ®Þnh sù thµnh c«ng hay thÊt b¹i cña c«ng ty, trªn c¬ së ®ã
®Ò tµi "¸p dông tin häc vµo ch-¬ng tr×nh qu¶n lý nh©n sù cho c«ng ty phÇn
mÒm kÕ to¸n ASIA" nh»m trî gióp c«ng t¸c qu¶n lý nh©n sù trong c«ng ty ®¹t
hiÖu qu¶ cao h¬n.
§Ò tµi gåm c¸c phÇn:
Ch-¬ng I: Giíi thiÖu ®¬n vÞ thùc tËp vµ ®Ò tµi nghiªn cøu.
Ch-¬ng II: Ph-¬ng ph¸p luËn ph©n tÝch, thiÕt kÕ hÖ thèng th«ng tin phôc
vô qu¶n lý.
Ch-¬ng III: Ph©n tÝch thiÕt kÕ hÖ thèng th«ng tin qu¶n lý nh©n sù.
Ch-¬ng I
Giíi thiÖu ®¬n vÞ thùc tËp
vµ ®Ò tµi nghiªn cøu
I. Qu¸ tr×nh h×nh thµnh vµ ph¸t triÓn cña c«ng ty ASIA
- Tªn ®¬n vÞ thùc tËp: C«ng ty ®Çu t- vµ ph¸t triÓn phÇn mÒm
kÕ to¸n ASIA
- Trô së chÝnh cña c«ng ty ®Æt t¹i sè 6 Vò Ngäc Phan, §èng §a -Hµ Néi
- C«ng ty ®Çu t- vµ ph¸t triÓn phÇn mÒm kÕ to¸n ASIA ®-îc thµnh lËp theo giÊy
phÐp sè 978 /Q§UB do Uû ban nh©n d©n thµnh phè Hµ Néi cÊp ngµy 9-10-2001
C«ng ty do ba s¸ng lËp viªn lµ Phïng §¨ng Vò, Ph¹m V¨n Léc vµ NguyÔn V¨n
H-ng lËp nªn víi sè vèn ®iÒu lÖ lµ 550 000 000®
- H×nh thøc së h÷u cña c«ng ty lµ cæ phÇn.
- C«ng ty víi mét ®éi ngò nh©n viªn trÎ, cã tr×nh ®é, n¨ng ®éng s¸ng t¹o trong
®ã cã h¬n 30 nh©n viªn t¹i Hµ Néi, 25 cö nh©n khoa häc vµ kinh tÕ chuyªn
ngµnh to¸n tin, 4 cö nh©n kinh tÕ chuyªn ngµnh kÕ to¸n, 1 cö nh©n ngo¹i ng÷.
- Ngµnh nghÒ kinh doanh cña c«ng ty khi míi thµnh lËp lµ:
S¶n xuÊt phÇn mÒm.
TriÓn khai øng dông trong lÜnh vùc tin häc ho¸ c«ng t¸c tµi chÝnh
kÕ to¸n vµ qu¶n trÞ kinh doanh
- Sau mét thêi gian ®i vµo ho¹t ®éng c«ng ty cã bæ sung thªm ngµnh nghÒ kinh
doanh:
Cµi ®Æt vµ h-íng dÉn sö dông cho kh¸ch hµng.
- DÞch vô: T- vÊn vµ triÓn khai x©y dùng hÖ thèng th«ng tin tµi chÝnh kÕ to¸n
vµ qu¶n trÞ kinh doanh cho c¸c doanh nghiÖp.
- Môc tiªu: §¹t ®-îc vµ gi÷ v÷ng vÞ trÝ sè mét trªn thÞ tr-êng ViÖt Nam trong
lÜnh vùc cung cÊp c¸c gi¶i ph¸p phÇn mÒm tµi chÝnh kÕ to¸n vµ qu¶n trÞ doanh
nghiÖp
- Ph-¬ng ch©m: ChÊt l-îng cao dÞch vô tèt.
- Quan ®iÓm dÞch vô kh¸ch hµng: v× sù thµnh c«ng cña kh¸ch hµng.
- ChiÕn l-îc ph¸t triÓn s¶n phÈm: Ph¸t triÓn liªn tôc
II S¬ ®å tæ chøc bé m¸y cña c«ng ty ®Çu t- vµ ph¸t
triÓn phÇn mÒm kÕ to¸n ASIA.
Trong nhiÒu n¨m qua nhµ n-íc ta lu«n coi träng viÖc tin häc ho¸ tæ chøc
qu¶n trÞ doanh nghiÖp vµ lu«n coi vÊn ®Ò nµy lµ mét trong nh÷ng néi dung chñ
yÕu ®èi víi qu¶n trÞ doanh nghiÖp. Trong ph¹m vi tõng doanh nghiÖp viÖc tæ
chøc bé m¸y qu¶n trÞ ph¶i ®¶m b¶o hoµn thµnh nh÷ng nhiÖm vô cña doanh
nghiÖp thùc hiÖn ®Çy ®ñ c¸c chøc n¨ng qu¶n lý cña doanh nghiÖp.
S¬ ®å c¸c bé phËn cña c«ng ty
Ban gi¸m ®èc
HÖ thèng kinh doanh
P.kinh
doanh
P.
Market
ing
P. kÕ
to¸n
HÖ thèng kÜ thuËt
P. tæ
chøc
P.kÜ
thuËt
P.TriÓn
khai dù
¸n
Phßng
b¶o
hµnh
Chøc n¨ng vµ nhiÖm vô cña c¸c phßng ban
1. Ban gi¸m ®èc:
C«ng ty ®Çu t- vµ ph¸t triÓn phÇn mÒm kÕ to¸n ASIA lµ c«ng ty cæ phÇn
®øng ®Çu l·nh ®¹o c«ng ty lµ Gi¸m ®èc vµ hai Phã gi¸m ®èc gióp viÖc (mét Phã
gi¸m ®èc gióp viÖc qu¶n lý ®iÒu hµnh kinh doanh vµ mét phã gi¸m ®èc phô tr¸ch
kÜ thuËt) cã kÕ to¸n tr-ëng phô tr¸ch c«ng t¸c kÕ to¸n thèng kª - tµi chÝnh, cã bé
m¸y gióp viÖc chuyªn m«n nghiÖp vô vµ cã lùc l-îng lao ®éng trùc tiÕp.
Gi¸m ®èc lµ ng-êi ®¹i diÖn ph¸p nh©n ng-êi ®iÒu hµnh cao nhÊt, ®iÒu
hµnh mäi ho¹t ®éng cu¶ c«ng ty theo chøc n¨ng nhiÖm vô, theo dâi vµ chØ ®¹o
cô thÓ c¸c ho¹t ®éng cña c«ng ty.
Hai Phã gi¸m ®èc c«ng ty ®iÒu hµnh mét sè lÜnh vùc gi¸m ®èc ph©n c«ng,
chÞu tr¸ch nhiÖm vÒ c¸c c«ng viÖc ®ã, thay gi¸m ®èc ®iÒu hµnh vµ qu¶n lý ®¬n vÞ
khi gi¸m ®èc ®i v¾ng.
2. Phßng tæ chøc:
NhiÖm vô cña phßng nµy lµ phô tr¸ch c«ng t¸c nh©n sù vµ néi vô c«ng ty
(tuyÓn dông, ®µo t¹o nh©n viªn, theo dâi, tham m-u gióp Gi¸m ®èc s¾p xÕp tæ
chøc, n©ng l-¬ng, khen th-ëng,...)
3. Phßng kÜ thuËt:
Chøc n¨ng lËp vµ qu¶n lý c¸c ch-¬ng tr×nh phÇn mÒm theo nhiÖm vô
®-îc giao tu©n thñ theo qui tr×nh qui ®Þnh nghiÖp vô cña c«ng ty phÇn mÒm kÕ
to¸n. c¸c ch-¬ng tr×nh do cÊp trªn giao, tham m-u cho gi¸m ®èc c«ng ty vÒ kÜ
thuËt nghiÖp vô, b¶o d-ìng söa ch÷a c¸c ch-¬ng tr×nh phÇn mÒm kÕ to¸n.
4. Phßng kÕ to¸n
Cã chøc n¨ng lµm tham m-u cho gi¸m ®èc trong lÜnh vùc tµi chÝnh kÕ
to¸n thèng kª vµ thùc hiÖn ®óng nguyªn t¾c thÓ lÖ thñ tôc qu¶n lý tµi chÝnh kÕ
to¸n cña ®¬n vÞ.
5. Phßng kinh doanh:
Cã chøc n¨ng lµm tham m-u cho gi¸m ®èc qu¶n lý c¸c lÜnh vùc c«ng t¸c
kÕ ho¹ch kinh doanh vËt t- vµ tµi s¶n trung t©m.
6. Phßng marketing:
Chøc n¨ng phô tr¸ch lÜnh vùc kinh doanh th-¬ng m¹i, ph¸t triÓn thÞ
tr-êng, t×m kiÕm b¹n hµng vµ ®èi t¸c, n¾m b¾t kÞp thêi th«ng tin thÞ tr-êng, dù
b¸o biÕn ®éng thÞ tr-êng, tham m-u cho l·nh ®¹o nh÷ng vÉn ®Ò thuéc lÜnh vùc
kinh doanh.
7. Phßng triÓn khai dù ¸n
Chøc n¨ng chuyªn tr¸ch vÒ c¸c dù ¸n phÇn mÒm kÕ to¸n phï hîp yªu cÇu
cña kh¸ch hµng.
8. Phßng b¶o hµnh
Cã tr¸ch nhiÖm thùc hiÖn b¶o hµnh cho kh¸ch hµng khi kh¸ch hµng cã
yªu cÇu.
III. sù cÇn thiÕt ph¶i x©y dùng hÖ thèng th«ng tin qu¶n
lý nh©n sù
Chóng ta ®ang trong kû nguyªn th«ng tin, h-íng ®Õn thÕ kû 21, ngµy nay
kh«ng ai cßn nghi ngê g× vai trß cña tin häc trong ®êi sèng, trong khoa häc kÜ
thuËt, kinh doanh còng nh- mäi mÆt vËn ®éng cña x· héi, d-íi mäi quy m« tõ xÝ
nghiÖp, c«ng ty cho ®Õn quèc gia vµ toµn thÕ giíi.
§óng vËy nhu cÇu th«ng tin cho c¸c c¸n bé qu¶n lý ®· trë nªn phøc t¹p,
®ßi hái møc ®é chi tiÕt vµ b¸o c¸o nhanh h¬n bao giê hÕt. §iÒu nµy lµ mét trë
ng¹i lín cho c¸c c¬ së vÉn duy tr× nh÷ng biÖn ph¸p l-u tr÷, thèng kª b¸o c¸o
theo ph-¬ng ph¸p giÊy bót th«ng th-êng ®Æc biÖt lµ lÜnh vùc qu¶n lý nh©n sù.
C«ng ty ®Çu t- vµ ph¸t triÓn phÇn mÒm kÕ to¸n ASIA ®· øng dông tin häc
vµo trong c«ng t¸c qu¶n lý kinh doanh. Nh-ng hiÖn t¹i phßng nh©n sù cña c«ng
ty vÉn duy tr× biÖn ph¸p qu¶n lý nh©n sù thñ c«ng th«ng th-êng. V× vËy ®Ò tµi
®-a tin häc vµo qu¶n lý nh©n sù cña c«ng ty lµ mét trong nh÷ng vÊn ®Ò ®-îc
c«ng ty quan t©m.
C«ng ty ®Çu t- vµ ph¸t triÓn phÇn mÒm kÕ to¸n ASIA lµ mét c«ng ty míi
thµnh lËp vÉn cßn non trÎ do vËy ®Ó cã thÓ ®øng v÷ng trªn thÞ tr-êng th× vÊn ®Ò
cßn ng-êi lµ kh©u ®Çu tiªn c«ng ty quan t©m. Phßng nh©n sù cña c«ng ty phÇn
mÒm kÕ to¸n ASIA ®ang thùc hiÖn qu¶n lý nh©n sù b»ng ph-¬ng ph¸p thñ c«ng
th«ng qua c¸c b¶ng biÓu, hå s¬ nh©n viªn ®Ó theo dâi ngµy c«ng , tr×nh ®é
chuyªn m«n, tr×nh ®é v¨n ho¸...víi thñ tôc thñ c«ng nµy, ng-êi qu¶n lý ph¶i lµm
rÊt l©u, mÊt nhiÒu thêi gian mµ hiÖu qu¶ kh«ng cao, nhiÒu khi vÉn x¶y ra sai sãt
trong c«ng t¸c qu¶n lý. Mçi lÇn nh©n viªn yªu cÇu lÜnh l-¬ng th× ng-êi qu¶n lý
l¹i ph¶i gië sæ ra ®Ó tra xem nh©n viªn ®ã lµm viÖc ®-îc bao l©u, hÖ sè l-¬ng lµ
bao nhiªu...tra cøu rÊt l©u.
H¬n n÷a víi thñ tôc thñ c«ng nh- hiÖn nay, phßng nh©n sù kh«ng thÓ tËp
trung ®-îc nh©n viªn. Khi ng-êi qu¶n lý muèn xem t×nh h×nh ngµy c«ng, phßng
ban...nh- thÕ nµo ®Òu kh«ng thÓ cËp nhËt nhanh.
Trªn c¬ së thùc tÕ ®ã cña c«ng ty vµ ®¸p øng yªu cÇu thùc tÕ cña c«ng t¸c
qu¶n lý nh©n sù, c«ng ty ®· quyÕt ®Þnh ®-a tin häc vµo qu¶n lý nh©n sù. §©y lµ
mét quyÕt ®Þnh ®óng ®¾n phï hîp yªu cÇu thùc tÕ ®Æt ra cña c«ng t¸c qu¶n lý
nh©n sù, ®-a tin häc vµo qu¶n lý nh©n sù th× hÖ thèng sÏ ®¸p øng ®-îc viÖc cung
cÊp c¸c th«ng tin vÒ nh©n sù mét c¸ch chÝnh x¸c, kÞp thêi, gi¶m bít thêi gian tra
cøu, ®¸p øng ®-îc yªu cÇu cña l·nh ®¹o trë nªn ®¬n gi¶n h¬n.
HÖ thèng ®-îc viÕt trªn hÖ qu¶n trÞ c¬ së d÷ liÖu Visual Basic 6.0 nh»m gi¶i
quyÕt 3 vÊn ®Ò:
Qu¶n lý th«ng tin c¬ b¶n nh©n sù
Qu¶n lý th«ng tin liªn quan nh©n sù
Qu¶n lý th«ng tin hÖ thèng
Ch-¬ng II
Ph-¬ng ph¸p luËn ph©n tÝch vµ thiÕt kÕ hÖ
thèng th«ng tin qu¶n lý nh©n sù
I. HÖ thèng Th«ng tin
Trong thêi ®¹i ngµy nay còng nh- tr-íc ®©y, c«ng t¸c qu¶n lý vµ ®iÒu
hµnh mét tæ chøc ph¶i n¾m b¾t chÝnh x¸c c¸c th«ng tin vµ xö lý chóng khi ra
quyÕt ®Þnh. Nh-ng ngµy nay ®ßi hái cã nh÷ng quyÕt ®Þnh nhanh vµ chÝnh x¸c.
NÕu quyÕt ®Þnh kh«ng chÝnh x¸c nã sÏ dÉn ®Õn nh÷ng hËu qu¶ rÊt to lín, v× vËy
c«ng t¸c qu¶n lý ngµy nay kh«ng chØ dùa trªn nh÷ng kinh nghiÖm mµ cßn dùa
vµo nh÷ng c«ng cô, ph-¬ng tiÖn hiÖn ®¹i ®Ó n¾m b¾t, xö lý nhanh, chÝnh x¸c c¸c
luång th«ng tin ®Ó phôc vô ra c¸c quyÕt ®Þnh.
HÖ thèng th«ng tin lµ mét tËp hîp nh÷ng con ng-êi, c¸c thiÕt bÞ phÇn
cøng, phÇn mÒm d÷ liÖu... thùc hiÖn ho¹t ®éng thu thËp, l-u tr÷, xö lý vµ ph©n
phèi th«ng tin trong mét tËp c¸c rµng buéc ®-îc gäi lµ m«i tr-êng.
Nã ®-îc thÓ hiÖn bëi nh÷ng con ng-êi, c¸c thñ tôc d÷ liÖu vµ thiÕt bÞ tin
häc. ®Çu vµo (input) cña hÖ thèng th«ng tin ®-îc lÊy tõ c¸c nguån (Sources) vµ
®-îc xö lý bëi hÖ thèng sö dông nã cïng víi c¸c d÷ liÖu ®· ®-îc l-u tr÷ tõ tr-íc.
KÕt qu¶ xö lý (Output) ®-îc chuyÓn ®Õn c¸c ®Ých (Destination) hoÆc cËp nhËt
vµo kho l-u tr÷ d÷ liÖu (Storage).
1. S¬ ®å hÖ thèng th«ng tin
Nguån
§Ých
Xö lý vµ
l-u tr÷
Thu thËp
Ph©n ph¸t
Kho d÷ liÖu
M« h×nh hÖ thèng th«ng tin
Nh- h×nh trªn minh ho¹, mäi hÖ thèng th«ng tin cã bèn bé phËn: bé phËn
®-a d÷ liÖu vµo, bé phËn xö lý, kho d÷ liÖu, vµ bé phËn ®-a d÷ liÖu ra.
Tõ m« h×nh hÖ thèng th«ng tin tæng qu¸t ta cã m« h×nh hÖ thèng th«ng tin
phôc vô qu¶n lý chung.
2. HÖ thèng th«ng tin phôc vô qu¶n lý
S¬ ®å qu¶n lý hÖ thèng
Ban l·nh ®¹o
Th«ng tin
ngoµi vµo
Th«ng tin
®· ®-îc
xö lý
Th«ng tin
ra
HÖ thèng th«ng tin
phôc vô qu¶n lý
§Çu vµo
Th«ng tin
thu thËp
§Çu ra
CÊp d-íi
Ban l·nh ®¹o ban hµnh c¸c quyÕt ®Þnh qu¶n lý.
CÊp d-íi thùc hiÖn c¸c quyÕt ®Þnh qu¶n lý, biÕn c¸c yÕu tè ®Çu vµo cña
hÖ thèng thµnh c¸c yÕu tè ®Çu ra.
HÖ thèng th«ng tin phôc vô qu¶n lý lµ trung gian cña hai hÖ thèng trªn cã
chøc n¨ng thu thËp, l-u tr÷ vµ truyÒn th«ng tin trong hÖ thèng, ®-a th«ng tin vµo
qu¸ tr×nh xö lý vµ truyÒn ®¹t th«ng tin ra mét c¸ch kÞp thêi.
Ho¹t ®éng cña tæ chøc ®-îc ®¸nh gi¸ lµ tèt hay xÊu tuú thuéc vµo chÊt
l-îng cña viÖc xö lý, sù phï hîp cña th«ng tin.
Víi s¬ ®å qu¶n lý hÖ thèng trªn, ta cã thÓ øng dông vµo c«ng ty vµ cã s¬ ®å
hÖ thèng qu¶n lý nh©n sù cña c«ng ty.
Ph©n hÖ qu¶n lý nh©n sù
QuyÕt ®Þnh
qu¶n lý
nh©n sù
Th«ng tin ®·
xö lý
Hå s¬ nh©n viªn
HÖ thèng th«ng tin
qu¶n lý nh©n sù
KiÓm tra hå s¬ nhËn
B¸o c¸o tæng hîp
nh©n sù
Hå s¬ ®-îc chÊp nhËn
D÷ liÖu
qu¶n lý
Th«ng b¸o
cña phßng
nh©n sù
Tra cøu th«ng
Th«ng tin nh©n sù
Bé phËn qu¶n lý nh©n sù
tin nh©n viªn
3. M« h×nh biÓu diÔn hÖ thèng th«ng tin
Cïng mét hÖ thèng th«ng tin cã thÓ ®-îc m« t¶ kh¸c nhau tuú theo quan
®iÓm cña ng-êi m« t¶. Cã ba m« h×nh ®· ®-îc ®Ò cËp tíi ®Ó m« t¶ cïng mét hÖ
thèng th«ng tin: m« h×nh logic, m« h×nh vËt lý ngoµi vµ m« h×nh vËt lý trong.
M« h×nh logic m« t¶ hÖ thèng lµm g×. M« h×nh nµy tr¶ lêi c©u hái “C¸i
g×?“ vµ “§Ó lµm g×?“. Nã kh«ng quan t©m tíi ph-¬ng tiÖn ®-îc sö dông còng
nh- ®Þa ®iÓm hoÆc thêi ®iÓm mµ d÷ liÖu ®-îc xö lý.
M« h×nh vËt lý ngoµi chó ý tíi nh÷ng khÝa c¹nh nh×n thÊy ®-îc cña hÖ
thèng. M« h×nh nµy còng chó ý tíi mÆt thêi gian cña hÖ thèng, nghÜa lµ nh÷ng
thêi ®iÓm mµ c¸c ho¹t ®éng xö lý d÷ liÖu kh¸c nhau xÈy ra. Nã tr¶ lêi c©u hái:
C¸i g×? Ai? ë ®©u? vµ Khi nµo?
M« h×nh vËt lý trong liªn quan tíi nh÷ng khÝa c¹nh vËt lý cña hÖ thèng tuy
nhiªn kh«ng ph¶i lµ c¸i nh×n cña ng-êi sö dông mµ lµ cña nh©n viªn kü thuËt.
M« h×nh gi¶i ®¸p c©u hái: Nh- thÕ nµo?
Mçi m« h×nh lµ kÕt qu¶ cña mét gãc nh×n kh¸c nhau, m« h×nh logic lµ kÕt
qu¶ cña gãc nh×n qu¶n lý, m« h×nh vËt lý ngoµi lµ gãc nh×n sö dông, m« h×nh vËt
lý trong lµ cña gãc nh×n kü thuËt. Ba m« h×nh trªn cã ®é æn ®Þnh kh¸c nhau, m«
h×nh logic lµ æn ®Þnh nhÊt vµ m« h×nh vËt lý trong lµ hay biÕn ®æi nhÊt.
Kh¸i niÖm m« h×nh nµy lµ rÊt quan träng, nã t¹o ra mét trong nh÷ng nÒn
t¶ng cña ph-¬ng ph¸p ph©n tÝch, thiÕt kÕ vµ cµi ®Æt hÖ thèng th«ng tin sÏ ®-îc
tr×nh bµy ë phÇn sau.
4. C¬ së d÷ liÖu
4.1 HÖ thèng qu¶n lý d÷ liÖu
Trong hÖ thèng th«ng tin ng-êi ta l-u tr÷ vµ qu¶n lý d÷ liÖu trong nh÷ng
kho d÷ liÖu, ®ã lµ n¬i cÊt gi÷ d÷ liÖu mét c¸ch cã tæ chøc sao cho cã thÓ t×m
kiÕm nhanh chãng nh÷ng d÷ liÖu cÇn thiÕt. NÕu kho d÷ liÖu nµy ®-îc ®Æt trªn
c¸c ph-¬ng tiÖn nhí cña m¸y tÝnh ®iÖn tö vµ ®-îc b¶o qu¶n nhê ch-¬ng tr×nh
m¸y tÝnh th× nã cßn ®-îc gäi lµ ng©n hµng d÷ liÖu hay hÖ c¬ së d÷ liÖu. Ng©n
hµng d÷ liÖu lµ mét hÖ thèng dïng m¸y tÝnh ®iÖn tö ®Ó l-u tr÷, qu¶n lý tËp trung
d÷ liÖu nh»m phôc vô cho nhiÒu ng-êi vµ nhiÒu môc ®Ých qu¶n lý kh¸c nhau.
B¶n th©n kho d÷ liÖu (hay ng©n hµng d÷ liÖu) cïng víi con ng-êi vµ c¸c
ph-¬ng tiÖn ®Ó duy tr× sù ho¹t ®éng cña nã t¹o thµnh hÖ thèng qu¶n lý d÷ liÖu.
ViÖc xö lý nghiÖp vô vµ viÖc ra quyÕt ®Þnh ®Òu ph¶i dùa vµo nh÷ng hÖ
thèng qu¶n lý d÷ liÖu, v× vËy c¸c tæ chøc ph¶i duy tr× nh÷ng hÖ thèng qu¶n lý d÷
liÖu.
4.2 M« h×nh d÷ liÖu
M« h×nh d÷ liÖu lµ mét b¶n ph¸c ho¹ chØ ra c¸c thùc thÓ, thuéc tÝnh vµ
nh÷ng mèi quan hÖ gi÷a chóng víi nhau.
HÖ qu¶n trÞ c¬ së d÷ liÖu th-êng sö dông 3 m« h×nh d-íi ®©y ®Ó g¾n kÕt
c¸c thùc thÓ cã quan hÖ víi nhau trong mét c¬ së d÷ liÖu:
M« h×nh phÊn cÊp (Hierarchical Model) thÓ hiÖn mèi quan hÖ Cha -
Con. Mét thùc thÓ cha cã thÓ cã nhiÒu thùc thÓ con, nh-ng mçi thùc thÓ con chØ
cã thÓ cã mét thùc thÓ cha. Quan hÖ nµy cßn ®-îc gäi lµ quan hÖ Mét - NhiÒu.
M« h×nh m¹ng l-íi (Network Model) tá ra mÒm dÎo h¬n nhiÒu so víi
m« h×nh ph©n cÊp. Theo s¬ ®å nµy thùc thÓ cha cã thÓ cã nhiÒu thùc thÓ con vµ
ng-îc l¹i. Quan hÖ nµy cßn ®-îc gäi lµ quan hÖ NhiÒu - NhiÒu. M« h×nh nµy
mÒm dÎo nh-ng còng cã ®iÓm yÕu cña nã. KÝch th-íc vµ sù phøc t¹p cña c¸c
mèi quan hÖ sÏ lµm cho c¬ së d÷ liÖu trë thµnh rÊt lín, rÊt cång kÒnh vµ dÔ nhÇm
lÉn.
Hai m« h×nh trªn ®· lµ nÒn t¶ng cho hÇu hÕt c¸c hÖ qu¶n trÞ c¬ së d÷ liÖu
ph¸t triÓn vµo nh÷ng n¨m tõ 1960 ®Õn nh÷ng n¨m ®Çu 1980. Vµo n¨m 1970, khi
nhËn thÊy nh÷ng nh-îc ®iÓm cña c¸c HQTCSDL ph©n cÊp vµ m¹ng l-íi, E.F.
Codd ®· ®-a ra m« h×nh quan hÖ (relational model).
ViÖc nghiªn cøu ®Ó s¸ng lËp ra m« h×nh quan hÖ nh»m vµo ba môc tiªu.
Môc tiªu thø nhÊt lµ v¹ch ra mét ®-êng ranh giíi râ rµng gi÷a c¸c ph-¬ng diÖn
logic vµ vËt lý cña viÖc qu¶n trÞ CSDL. Khi ®ã c¸c nhµ lËp tr×nh øng dông kh«ng
cÇn ph¶i ®Ó ý tíi c¸ch tr×nh bµy d÷ liÖu trªn c¸c ph-¬ng tiÖn vËt chÊt n÷a. Codd
gäi môc tiªu nµy lµ môc tiªu ®éc lËp d÷ liÖu. Môc tiªu thø hai lµ t¹o ra mét m«
h×nh ®¬n gi¶n mµ ®«ng ®¶o c¸c nhµ lËp tr×nh vµ nh÷ng ng-êi dïng cã thÓ hiÓu
®-îc ngay. §©y lµ môc tiªu truyÒn ®¹t nh»m t¨ng hiÖu suÊt vµ hiÖu qu¶ cña viÖc
trao ®æi gi÷a ng-êi dïng vµ c¸c c¸n bé hÖ thèng th«ng tin qu¶n lý. Môc tiªu thø
ba ®-îc gäi lµ môc tiªu xö lý tËp hîp, nh´m t¨ng kh° n¨ng xö lý tõ “lÇn lît
tõng b°n ghi” ®Õn “®ång thêi nhiÒu b°n ghi”. §³t ®îc c²c môc tiªu n¯y nghÜa
chØ cÇn viÕt mét sè Ýt dßng lÖnh cho c¸c ch-¬ng tr×nh øng dông ®ång thêi nh÷ng
ng-êi dïng vµ nh÷ng c¸n bé ph©n tÝch sÏ Ýt hiÓu lÇm nhau h¬n trong giao tiÕp.
Theo m« h×nh quan hÖ th× HQTCSDL xem xÐt vµ thÓ hiÖn c¸c thùc thÓ nhmét b¶ng hai chiÒu víi b¶n ghi lµ c¸c hµng vµ c¸c tr-êng lµ c¸c cét. Cã mét cét
®ãng vai trß tr-êng kho¸ hay cßn gäi lµ tr-êng ®Þnh danh. Mçi gi¸ trÞ cña nã x¸c
®Þnh mét b¶n ghi duy nhÊt. B¶ng cã thÓ chøa c¸c tr-êng liÕn kÕt, chóng kh«ng
ph¶i lµ nh÷ng tr-êng m« t¶ vÒ thùc thÓ mµ lµ mãc xÝch liªn kÕt víi mét hoÆc
nhiÒu b¶n ghi cña mét b¶ng kh¸c. CÊu tróc nh- vËy cã rÊt nhiÒu thuËn lîi cho
viÖc thao t¸c víi d÷ liÖu trªn c¸c b¶ng. M« h×nh quan hÖ lµ m« h×nh ®-îc dïng
phæ biÕn nhÊt hiÖn nay.
C¬ së d÷ liÖu nh©n sù ®-îc tæ chøc theo m« h×nh quan hÖ.
GÇn ®©y xuÊt hiÖn m« h×nh d÷ liÖu h-íng ®èi t-îng, m« h×nh nµy ®-îc
dïng kÕt hîp víi m« h×nh quan hÖ.
M« h×nh d÷ liÖu gióp chóng ta hiÓu ®-îc cÊu tróc, quan hÖ vµ ý nghÜa cña
d÷ liÖu, ®©y lµ ®iÒu hÕt søc cÇn thiÕt tr-íc khi b¾t tay t¹o lËp mét c¬ së d÷ liÖu.
LËp m« h×nh d÷ liÖu lµ phÇn viÖc chÝnh cña viÖc thiÕt kÕ c¬ së d÷ liÖu.
5. C¸c giai ®o¹n cña viÖc ph¸t triÓn mét hÖ thèng th«ng tin
Mét hÖ thèng th«ng tin lµ mét ®èi t-îng phøc t¹p, vËn ®éng trong mét m«i
tr-êng còng rÊt phøc t¹p. Do ®ã ph©n tÝch viªn cÇn ph¶i cã mét ph-¬ng ph¸p tiÕn
hµnh nghiªm tóc.
Mét ph-¬ng ph¸p ®-îc ®Þnh nghÜa nh- mét tËp hîp c¸c b-íc vµ c¸c c«ng
cô cho phÐp tiÕn hµnh mét qu¸ tr×nh ph¸t triÓn hÖ thèng chÆt chÏ nh-ng dÔ qu¶n
lý h¬n. Ph-¬ng ph¸p ®-îc ®Ò nghÞ ë ®©y dùa vµo ba nguyªn t¾c c¬ së chung cña
nhiÒu ph-¬ng ph¸p hiÖn ®¹i cã cÊu tróc ®Ó ph¸t triÓn hÖ thèng th«ng tin. Ba
nguyªn t¾c ®ã lµ:
- Nguyªn t¾c 1: Sö dông c¸c m« h×nh.
Trong phÇn 3 ®· nªu ra ®Þnh nghÜa ba m« h×nh cña hÖ thèng th«ng tin, ®ã
lµ m« h×nh logic, m« h×nh vËt lý ngoµi vµ m« h×nh vËt lý trong. B»ng c¸ch cïng
m« t¶ vÒ mét ®èi t-îng chóng ta thÊy ba m« h×nh nµy ®-îc quan t©m tõ nh÷ng
gãc ®é kh¸c nhau. Ph-¬ng ph¸p ph¸t triÓn hÖ thèng ®-îc thÓ hiÖn còng dïng tíi
kh¸i niÖm cña nh÷ng m« h×nh nµy vµ do ®ã cÇn lu«n lu«n ph©n ®Þnh râ rµng ba
møc.
- Nguyªn t¾c 2: ChuyÓn tõ c¸i chung sang c¸i riªng.
- Nguyªn t¾c 3: ChuyÓn tõ m« h×nh vËt lý sang m« h×nh l«gÝc khi ph©n tÝch
vµ tõ m« h×nh l«gÝc sang m« h×nh vËt lý khi thiÕt kÕ
C¸c giai ®o¹n cña ph¸t triÓn hÖ thèng
Ph-¬ng ph¸p ®-îc ®-a ra ë ®©y cã 7 giai ®o¹n. Mçi giai ®o¹n bao gåm
mét d·y c¸c c«ng ®o¹n. Ph¸t triÓn hÖ thèng lµ mét qu¸ tr×nh lÆp. Tuú theo kÕt
qu¶ cña mét giai ®o¹n cã thÓ, vµ ®«i khi lµ cÇn thiÕt, ph¶i quay vÒ giai ®o¹n tr-íc
®Ó t×m c¸ch kh¾c phôc nh÷ng sai sãt. Ph-¬ng ph¸p cã c¸c giai ®o¹n sau.
Giai ®o¹n 1: §¸nh gi¸ yªu cÇu
Giai ®o¹n 2: Ph©n tÝch chi tiÕt
Giai ®o¹n 3: ThiÕt kÕ l« gÝc
Giai ®o¹n 4: §Ò xuÊt c¸c ph-¬ng ¸n cña gi¶i ph¸p
Giai ®o¹n 5: ThiÕt kÕ vËt lý ngoµi
Giai ®o¹n 6: TriÓn khai kÜ thuËt hÖ thèng
Giai ®o¹n 7: Cµi ®Æt vµ khai th¸c
5.1 Giai ®o¹n 1: §¸nh gi¸ yªu cÇu
§¸nh gi¸ yªu cÇu cã môc ®Ých cung cÊp cho l·nh ®¹o tæ chøc nh÷ng d÷
liÖu ®Ých thùc ®Ó ra quyÕt ®Þnh vÒ thêi c¬, tÝnh kh¶ thi vµ hiÖu qu¶ cña mét dù ¸n
ph¸t triÓn hÖ thèng. Giai ®o¹n nµy ®-îc thùc hiÖn t-¬ng ®èi nhanh vµ kh«ng ®ßi
hái chi phÝ lín. Nã bao gåm c¸c c«ng ®o¹n sau:
LËp kÕ ho¹ch ®¸nh gi¸ yªu cÇu.
Lµm râ yªu cÇu.
§¸nh gi¸ kh¶ n¨ng thùc thi.
ChuÈn bÞ vµ tr×nh bµy b¸o c¸o ®¸nh gi¸ yªu cÇu.
5.2 Giai ®o¹n 2: Ph©n tÝch chi tiÕt
Ph©n tÝch chi tiÕt ®-îc thùc hiÖn sau khi cã sù ®¸nh gi¸ thuËn lîi vÒ yªu
cÇu. Môc ®Ých chÝnh cña giai ®o¹n nµy lµ hiÓu râ c¸c vÊn ®Ò cña hÖ thèng ®ang
nghiªn cøu, x¸c ®Þnh nh÷ng nguyªn nh©n ®Ých thùc cña vÊn ®Ò, x¸c ®Þnh nh÷ng
®ßi hái vµ nh÷ng rµng buéc ¸p ®Æt ®èi víi hÖ thèng vµ x¸c ®Þnh môc tiªu mµ hÖ
thèng th«ng tin míi ph¶i ®¹t ®-îc. Giai ®o¹n nµy bao gåm c¸c c«ng ®o¹n sau:
LËp kÕ ho¹ch ph©n tÝch chi tiÕt.
Nghiªn cøu m«i tr-êng cña hÖ thèng ®ang tån t¹i.
Nghiªn cøu hÖ thèng thùc t¹i.
§-a ra chuÈn ®o¸n vµ x¸c ®Þnh c¸c yÕu tè gi¶i ph¸p.
§¸nh gi¸ l¹i tÝnh kh¶ thi.
Thay ®æi ®Ò xuÊt cña dù ¸n.
ChuÈn bÞ vµ tr×nh bµy b¸o c¸o ph©n tÝch chi tiÕt.
Mét sè kh¸i niÖm
S¬ ®å luång th«ng tin (IFD) ®-îc dïng ®Ó m« t¶ hÖ thèng th«ng tin
theo c¸ch thøc ®éng. Tøc lµ m« t¶ sù di chuyÓn cña d÷ liÖu, viÖc xö lý, viÖc l-u
tr÷ trong thÕ giíi vËt lý b»ng c¸c s¬ ®å.
C¸c ký ph¸p cña s¬ ®å luång th«ng tin nh- sau:
-
Xö lý
Thñ c«ng
-
Giao t¸c
ng-êi - m¸y
Tin häc ho¸
hoµn toµn
Kho l-u tr÷ d÷ liÖu
Thñ c«ng
-
Dßng th«ng tin
Tin häc ho¸
- §iÒu khiÓn
Tµi liÖu
S¬ ®å luång d÷ liÖu (DFD) dïng ®Ó m« t¶ còng chÝnh hÖ thèng th«ng
tin nh- s¬ ®å luång th«ng tin nh-ng trªn gãc ®é trõu t-îng. Trªn s¬ ®å chØ bao
gåm c¸c luång d÷ liÖu, c¸c xö lý, c¸c l-u tr÷ d÷ liÖu, nguån vµ ®Ých nh-ng kh«ng
hÒ quan t©m tíi n¬i, thêi ®iÓm vµ ®èi t-îng chÞu tr¸ch nhiÖm xö lý. S¬ ®å luång
d÷ liÖu chØ m« t¶ ®¬n thuÇn hÖ thèng lµm g× vµ ®Ó lµm g×.
Ký ph¸p dïng cho s¬ ®å luång d÷ liÖu
Ng«n ng÷ s¬ ®å luång d÷ liÖu DFD sö dông 4 lo¹i ký ph¸p c¬ b¶n: thùc
thÓ, tiÕn tr×nh, kho d÷ liÖu vµ dßng d÷ liÖu.
Tªn ng-êi/bé phËn
ph¸t/nhËn tin
Tªn dßng d÷ liÖu
Nguån hoÆc ®Ých
Dßng d÷ liÖu
Tªn
tiÕn tr×nh
xö lý
TiÕn tr×nh xö lý
TÖp d÷ liÖu
Kho d÷ liÖu
C¸c møc cña DFD
S¬ ®å ng÷ c¶nh (Context Diagram) thÓ hiÖn rÊt kh¸i qu¸t néi dung chÝnh cña hÖ
thèng th«ng tin. S¬ ®å nµy kh«ng ®i vµo chi tiÕt, mµ m« t¶ sao cho chØ cÇn mét
lÇn nh×n lµ nhËn ra néi dung chÝnh cña hÖ thèng. §Ó cho s¬ ®å ng÷ c¶nh s¸ng
sña, dÔ nh×n cã thÓ bá qua c¸c kho d÷ liÖu; bá qua c¸c xö lý cËp nhËt. S¬ ®å ng÷
c¶nh cßn ®-îc gäi lµ s¬ ®å møc 0.
Ph©n r· s¬ ®å
§Ó m« t¶ hÖ thèng chi tiÕt h¬n ng-êi ta dïng kü thuËt ph©n r· (Explosion)
s¬ ®å. B¾t ®Çu tõ s¬ ®å ng÷ c¶nh, ng-êi ta ph©n ra thµnh s¬ ®å møc 1, tiÕp sau
møc 1 lµ møc 2…
5.3 Giai ®o¹n 3: ThiÕt kÕ l« gÝc
Giai ®o¹n nµy nh»m x¸c ®Þnh tÊt c¶ c¸c thµnh phÇn l« gÝc cña mét hÖ
thèng th«ng tin, cho phÐp lo¹i bá ®-îc c¸c vÊn ®Ò cña hÖ thèng thùc tÕ vµ ®¹t
®-îc nh÷ng môc tiªu ®· ®-îc thiÕt lËp ë giai ®o¹n tr-íc. ThiÕt kÕ l« gÝc bao gåm
c¸c c«ng ®o¹n sau:
ThiÕt kÕ c¬ së d÷ liÖu.
ThiÕt kÕ xö lý.
ThiÕt kÕ c¸c luång d÷ liÖu vµo.
ChØnh söa tµi liÖu cho møc logic.
Hîp thøc ho¸ m« h×nh logic.
Cã hai ph-¬ng ph¸p thiÕt kÕ c¬ së d÷ liÖu:
ThiÕt kÕ c¬ së d÷ liÖu logic ®i tõ c¸c th«ng tin ra.
ThiÕt kÕ c¬ së d÷ liÖu logic b»ng ph-¬ng ph¸p m« h×nh ho¸.
Trong ®Ò tµi nµy lùa chän thiÕt kÕ b»ng ph-¬ng ph¸p m« h×nh ho¸.
Kh¸i niÖm c¬ b¶n
Thùc thÓ qu¶n lý (Entity)
Lµ tËp hîp c¸c ®èi t-îng cã cïng b¶n chÊt ®-îc nhµ qu¶n lý quan t©m tíi.
Mét thùc thÓ cã thÓ lµ nh©n sù (c¸n bé nh©n viªn, gi¸o viªn, sinh viªn,
ng-êi lµm dÞch vô); tæ chøc (ng©n hµng, kho b¹c); nguån lùc h÷u h×nh (tiÒn, ®å
dïng v¨n phßng phÈm). Thùc thÓ ®-îc biÓu diÔn b»ng mét h×nh ch÷ nhËt cã ghi
tªn thùc thÓ bªn trong.
C¸n bé nh©n viªn
Quan hÖ
Mét thùc thÓ trong thùc tÕ kh«ng tån t¹i ®éc lËp víi c¸c thùc thÓ kh¸c. Cã
sù liªn hÖ qua l¹i gi÷a c¸c thùc thÓ kh¸c nhau. Kh¸i niÖm quan hÖ ®-îc dïng ®Ó
tr×nh bµy, thÓ hiÖn mèi liªn hÖ tån t¹i gi÷a c¸c thùc thÓ.
Nh©n viªn
Cã
Chøc vô
Gi÷a thùc thÓ nh©n viªn vµ thùc thÓ chøc vô tån t¹i mèi quan hÖ: mét nh©n
viªn cã thÓ cã nhiÒu chøc vô, mét chøc vô nhiÒu ng-êi n¾m gi÷.
Sè møc quan hÖ
Ngoµi viÖc biÕt thùc thÓ nµy liªn kÕt víi thùc thÓ kh¸c ra sao cßn ph¶i biÕt
cã bao nhiªu lÇn xuÊt cña thùc thÓ A t-¬ng øng víi mçi lÇn xuÊt cña thùc thÓ B
vµ ng-îc l¹i.
1@1 Quan hÖ Mét-Mét
Mét lÇn xuÊt cña thùc thÓ A ®-îc liªn kÕt víi chØ mét lÇn xuÊt cña thùc
thÓ B vµ ng-îc l¹i.
1
1
L·nh
Tr-ëng phßng
Phßng c«ng t¸c
®¹o
Mét tr-ëng phßng chØ cã thÓ l·nh ®¹o mét phßng c«ng t¸c vµ mét phßng
c«ng t¸c chØ cã mét tr-ëng phßng.
1@N Quan hÖ Mét - NhiÒu
Mçi lÇn xuÊt cña thùc thÓ A ®-îc liªn kÕt víi mét hoÆc nhiÒu lÇn xuÊt cña
thùc thÓ B vµ mçi lÇn xuÊt cña thùc thÓ B chØ liªn kÕt víi duy nhÊt mét lÇn xuÊt
cña thùc thÓ A.
1
Nh©n viªn
N
Cã
L-¬ng
Mét nh©n viªn cã nhiÒu kho¶n l-¬ng nh-ng l-¬ng ®ã chØ thuéc vÒ mét
nh©n viªn
N@M Quan hÖ NhiÒu-NhiÒu
Mét lÇn xuÊt cña thùc thÓ A ®-îc liªn kÕt víi mét hoÆc nhiÒu lÇn xuÊt cña
thùc thÓ B vµ mçi lÇn xuÊt cña thùc thÓ B ®-îc liªn kÕt víi mét hoÆc nhiÒu lÇn
xuÊt cña thùc thÓ A.
- Xem thêm -