Tài liệu 177 lập kế hoạch năm cho vật tư tại cty cao su sao vàng

Chuyên đề thực tập chuyên ngành LỜI MỞ ĐẦU Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, cạnh tranh là vấn đề sống còn c của doanh nghiệp, do đó, doanh nghiệp luôn tìm cho mình hướng đi đúng đắn để có thể đứng vững trên thị trường. Hàng năm, doanh nghiệp lập nên các kế hoạch nhằm định hướng các hoạt động kinh doanh trong năm của mình. Trong một số năm gần đây, thị trường vật tư nước ta có nhiều biến động. Giá xăng dầu tăng cao, kéo theo đó là sự tăng gia của các nguyên vật liệu đầu vào. Nước ta là một nước nhập khẩu xăng dầu với một khối lượng lớn. Các doanh nghiệp đang đứng trước nhiều khó khăn, họ không thể đột ngột tăng giá sản phẩm. Nhiều doanh nghiệp còn phải chịu lỗ để giữ chân khách hàng. Công ty cao su Sao vàng tuy là một doanh nghiệp đầu đàn trong ngành công nghiệp cao su Việt nam nhưng trong những năm gần đây, công ty cũng phải đối mặt với rất nhiều khó khăn vì sự biến động của thị trường vật tư. Vì vậy hàng năm, công ty luôn cố gắng làm tốt công tác lập kế hoạch năm cho vật tư để có thể đảm bảo đủ vật tư cho sản xuất, đồng thời có thể ứng phó được với những sự thay đổi của môi trường. Trong quá trình thực tập tại Công ty cao su Sao vàng, em đã có điều kiện nghiên cứu về công tác lập kế hoạch năm cho vật tư tại Công ty cao su Sao vàng. Do đó, em chọn đề tài: "Hoàn thiện công tác lập kế hoạch năm cho vật tư tại Công ty cao su Sao vàng". Trong phạm vi nghiên cứu của đề tài, em xin trình bày công tác lập kế hoạch năm cho vật tư tại công ty, những kết quả đạt được và một số vấn đề còn tồn tại trong công tác lập kế hoạch năm cho vật tư tại Công ty cao su Sao vàng, đồng thời em xin đưa ra một số kiến nghị nhằm hoàn thiện hơn nữa công tác lập kế hoạch năm cho vật tư tại Công ty cao su Sao vàng. Kết cấu của bài viết ngoài phần mở đầu, kết luận được chia thành 3 chương: Tạ Thị Quyên - Lớp Quản lý kinh tế 44A 1 Chuyên đề thực tập chuyên ngành Chương I: Lý luận chung về công tác lập kế hoạch năm cho vật tư trong các doanh nghiệp. Chương II: Thực trạng công tác lập kế hoạch vật tư tại Công ty Cao su Sao vàng. Chương III: Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác lập kế hoạch vật tư tại Công ty cao su Sao vàng. Mặc dù đã có nhiều cố gắng, song do khả năng phân tích và trình độ nhận thức còn hạn chế nên bài viết chắc chắn còn nhiều thiếu sót. Em rất mong được sự đóng góp ý kiến của các thầy cô để bài viết có thể hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn PGS.TS Nguyễn Thị Ngọc Huyền cùng các cán bộ trong phòng kế hoạch vật tư Công ty Cao su Sao vàng đã trực tiếp giúp đỡ em trong quá trình nghiên cứu. Đồng thời, em xin chân thành cảm ơn các thầy cô trong khoa Khoa học quản lý đã giúp em có được kiến thức trong suốt quá trình học tập. Tạ Thị Quyên - Lớp Quản lý kinh tế 44A 2 Chuyên đề thực tập chuyên ngành CHƯƠNG I. LẬP KẾ HOẠCH VẬT TƯ TRONG DOANH NGHIỆP I. VẬT TƯ VÀ KẾ HOẠCH VẬT TƯ TRONG DOANH NGHIỆP. 1. Vật tư và quản lý vật tư trong doanh nghiệp. 1.1 Vật tư: 1.1.1 Khái niệm vật tư: Vật tư là tên gọi chung của nguyên vật liệu, nhiên liệu, bán thành phẩm mua ngoài và các loại vật tư khác(1). Nói cách khác, vật tư còn được định nghĩa là những sản phẩm dùng để sản xuất ra 1 loại sản phẩm, hàng hoá khác. Trong doanh nghiệp, vật tư được thể hiện dưới dạng vật hoá như sắt thép, cao su, vải sợi, da... 1.1.2. Vai trò của Vật tư Trong giai đoạn hiện nay, mỗi doanh nghiệp sản xuất và kinh doanh nhiều loại sản phẩm và hàng hoá khác nhau, và theo xu thế chung, những chủng loại hàng hoá của một doanh nghiệp ngày càng đa dạng và phong phú. Để sản xuất ra các sản phẩm hóa đó, người ta phải sử dụng rất nhiều loại vật tư. Mỗi sản phẩm hàng hoá được cấu thành từ các loại vật tư theo một tỉ lệ nhất định. Cho dù là một vật tư nhỏ nhưng thiếu nó, sẽ làm ảnh hưởng tới quá trình sản xuất hoặc ảnh hưởng tới chất lượng sản phẩm. Thông thường, trong các doanh nghiệp, chi phí vật tư chiếm đến 50% chi phí sản phẩm. Đặc biệt đối với các sản phẩm thuộc khối ngành công nghiệp, chi phí vật tư chiếm từ 70 - 80% chi phí sản phẩm. Quá trình sản xuất có thể được ví như một hộp đen có đầu vào và đầu ra. Trong đó, đầu vào bao gồm vốn, máy móc thiết bị, con người và vật tư. Đầu Đầu vào vào Hộp Hộp đen đen Đầu Đầu ra ra Sơ đồ 1: Quy trình sản xuất của doanh nghiệp (Nguồn: Giáo trình KHQL Tập II, trang 206) Chiến lược kinh doanh và kế hoạch hoá nội bộ doanh nghiệp - Nhà xuất bản Khoa học và kĩ thuật, Hà nội, 2002. (1) Tạ Thị Quyên - Lớp Quản lý kinh tế 44A 3 Chuyên đề thực tập chuyên ngành Vật tư chính là một trong những yếu tố đầu vào không thể thiếu của quá trình sản xuất. Khi tham gia vào quá trình sản xuất, dưới sự tác động của lao động, vật tư bị tiêu hao toàn bộ hoặc thay đổi hình thái vật chất ban đầu để tạo ra hình thái vật chất của sản phẩm. Vật tư là yếu tố đầu tiên của quy trình sản xuất, nó tác động, ảnh hưởng và chi phối các hoạt động tiếp theo của quy trình sản xuất trong mỗi doanh nghiệp. 1.1.3. Phân loại vật tư. Trong các doanh nghiệp sản xuất, vật tư bao gồm nhiều loại khác nhau với nội dung kinh tế, công dụng trong quá trình sản xuất và các tính năng khác nhau. Để sản xuất, người ta phải sử dụng rất nhiều loại vật tư. Vì vậy, để quản lý và sử dụng hợp lý các loại vật tư, người ta phải tiến hành phân loại vật tư theo tính năng và đặc điểm của nó. Tuỳ từng doanh nghiệp hoạt động trong các lĩnh vực khác nhau mà có cách phân loại vật tư theo các cách khác nhau. Có các cách phân loại vật tư như sau: a) Phân loại vật tư căn cứ vào công dụng của vật tư trong quá trình sản xuất(2): - Vật tư là tư liệu lao động: là các loại máy móc thiết bị phục vụ cho sản xuất, bao gồm: + Các máy móc, thiết bị sản xuất + Các phương tiện vận chuyển + Các thiết bị truyền dẫn năng lượng + Các thiết bị dùng cho quản lý. + Các phụ tùng thay thế... - Vật tư là đối tượng lao động bao gồm những yếu tố sau: + Nguyên vật liệu. + Nhiên liệu. + Năng lượng + Bán thành phẩm mua ngoài..... Phần này được tóm tắt từ : Giáo trình Quản trị vật tư kĩ thuật - Đại học Lâm Nghiệp, Nhà xuất bản Nông nghiệp, Hà nội, 2003, trang 73. (2) Tạ Thị Quyên - Lớp Quản lý kinh tế 44A 4 Chuyên đề thực tập chuyên ngành b) Phân loại vật tư căn cứ vào tầm quan trọng của nó trong sản xuất(3): Theo cách phân loại này, người ta chi ra thành nguyên vật liệu chính và nguyên vật liệu phụ - Nguyên vật liệu chính là những nguyên vật liệu sau quá trình gia công sẽ trực tiếp cấu thành thực thể của sản phẩm, hoặc những nguyên vật liệu được sử dụng với số lượng lớn hoặc những vật liệu đắt tiền phải nhập khẩu. - Nguyên vật liệu phụ: Là những vật tư không trực tiếp cấu thành sản phẩm nhưng lại rất quan trọng trong sản xuất. Những vật tư này được sử dụng kết hợp với nguyên vật liệu chính nhằm hoàn thiện tính năng cho sản phẩm, để tăng chất lượng sản phẩm hoặc dùng để trang trí cho sản phẩm. - Nhiên liệu: Là những thứ dùng để cung cấp nhiệt lượng cho quá trình sản xuất bao gồm các loại nguyên vật liệu ở thể rắn, lỏng hay khí như than, củi, xăng dầu, hơi đốt v..v... Nhiên liệu trong các doanh nghiệp thực chất là một loại nguyên vật liệu phụ. Tuy nhiên nó đóng một vai trò quan trọng trong quá trình sản xuất, và có các tính năng cũng như kĩ thuật quản lý hoàn toàn khác với nguyên vật liệu thông thường. Tuỳ từng doanh nghiệp mà có thể tách nhiên liệu làm đối tượng quản lý riêng hay coi nhiên liệu là nguyên vật liệu phụ. c) Căn cứ vào nguồn cung cấp nguyên vật liệu: Theo căn cứ này, nguyên vật liệu được chia thành vật liệu mua ngoài, vật liệu tự sản xuất và vật liệu từ các nguồn khác.... Nói chung, việc phân loại vật tư chỉ là tương đối. Nó phụ thuộc vào lĩnh vực hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp và đặc điểm tổ chức sản xuất của doanh nghiệp đó. Phân loại vật tư theo các cách nào là để tiện cho việc quản lý, sử dụng hay tính toán định mức tiêu thụ vật tư của doanh nghiệp đó. 1.2. Quản lý vật tư trong doanh nghiệp Phần này được tóm tắt từ : Giáo trình Quản trị vật tư kĩ thuật - Đại học Lâm Nghiệp, Nhà xuất bản Nông nghiệp, Hà nội, 2003, trang 74. (3) Tạ Thị Quyên - Lớp Quản lý kinh tế 44A 5 Chuyên đề thực tập chuyên ngành Công tác quản lý vật tư đóng vai trò đặc biệt quan trọng. Do tính chất, đặc điểm và tầm quan trọng của vật tư trong doanh nghiệp, doanh nghiệp cần có những biện pháp quản lý vật tư thật hợp lý. Công tác quản lý vật tư trong doanh nghiệp bao gồm các nội dung sau: - Xây dựng định mức tiêu hao vật tư cho từng đơn vị sản phẩm. - Lập kế hoạch vật tư: Bao gồm kế hoạch năm, kế hoạch quý, kế hoạch tháng... - Bảo quản và dự trữ vật tư. - Tổ chức cung ứng vật tư. Việc quản lý vật tư trong doanh nghiệp là một công việc khó khăn phức tạp vì đối tượng quản lý tương đối nhiều. Khi quản lý vật tư, doanh nghiệp cần tuân thủ các yêu cầu sau: - Trong khâu lập kế hoạch vật tư: Phải lập kế hoạch đủ số lượng, chất lượng quy cách, chủng loại cho từng loại vật tư và đảm bảo được kế hoạch phù hợp với kế hoạch sản xuất của doanh nghiệp. Đối với kế hoạch vật tư theo quý, tháng thì phải đảm bảo đúng tiến độ thời gian đã đề ra. - Trong khâu bảo quản vật tư: Phải xây dựng hệ thống kho bãi đủ tiêu chuẩn kỹ thuật để đảm bảo được chất lượng của vật tư. Bố trí các nhân viên thủ kho có trình độ chuyên môn, am hiểu về vật tư và doanh nghiệp... Cần bảo quản theo đúng quy định phù hợp với từng tính chất của mỗi loại vật tư để đảm bảo được đặc tính kĩ thuật, tránh hư hỏng, hao hụt... - Trong khâu dự trữ vật tư: Doanh nghiệp cần xây dựng được định mức dự trữ tối đa và tối thiểu cho từng loại vật tư. Vật tư được dự trữ dao động trong khoảng mức dự trữ tối đa và tối thiểu là hợp lý. Tránh việc dự trữ quá ít, khi cần cho sản xuất thì doanh nghiệp lại không đủ để cung ứng. Đồng thời tránh việc dự trữ quá nhiều mà làm tăng chi phí cho doanh nghiệp. - Trong khâu tổ chức cung ứng và sử dụng vật tư: Doanh nghiệp cung ứng cho các xưởng sản xuất một số lượng vừa đủ để khuyến khích việc sử dụng tiết kiệm, hợp lý nhằm giảm mức tiêu hao vật tư. Tạ Thị Quyên - Lớp Quản lý kinh tế 44A 6 Chuyên đề thực tập chuyên ngành Công việc quản lý vật tư bao gồm rất nhiều nội dung. Nhưng do hạn chế về thời gian và dữ liệu, trong bài viết này chỉ xin đề cập đến 1 khía cạnh của quản lý vật tư. Đó là công tác lập kế hoạch năm cho vật tư. 2. Kế hoạch vật tư trong hệ thống kế hoạch của doanh nghiệp. 2.1 Kế hoạch vật tư của doanh nghiệp. Kế hoạch vật tư là một bộ phận của kế hoạch sản xuất kinh doanh hàng năm của doanh nghiệp. Kế hoạch vật tư được các doanh nghiệp lập ra vào đầu năm nhằm xác định chính xác lượng vật tư cần mua sắm hay cần dự trữ trong năm cho doanh nghiệp. Kế hoạch năm vật tư có một vai trò rất quan trọng trong doanh nghiệp. Bất kì một doanh nghiệp sản xuất kinh doanh nào cũng cần có vật tư. Mỗi doanh nghiệp có đến hàng trăm, thậm chí hàng nghìn loại vật tư khác nhau. Nếu thiếu chỉ một loại vật tư dù là nhỏ sẽ làm gián đoạn việc sản xuất, ảnh hưởng đến kế hoạch sản xuất kinh doanh hàng năm của doanh nghiệp. Rõ ràng, vật tư quyết định đến sự tồn tại và phát triển của sản xuất. Việc quản lý tốt vật tư trong doanh nghiệp, lập kế hoạch năm cho các loại vật tư thật chính xác là điều kiện cần thiết để doanh nghiệp có thể đảm bảo chất lượng của sản phẩm, tiết kiệm chi phí sản xuất, giảm giá thành sản phẩm và tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Nhiệm vụ của Kế hoạch vật tư tuy vụn vặt, phức tạp nhưng rất quan trọng vì số lượng vật tư của các doanh nghiệp là rất lớn. Nhiệm vụ của kế hoạch vật tư là phải đảm bảo được đủ số lượng vật tư cho sản xuất, giảm thiểu tối đa tồn đọng vật tư nhằm tiết kiệm chi phí sản xuất cho doanh nghiệp. 2.2. Vị trí của Kế hoạch vật tư trong hệ thống kế hoạch của doanh nghiệp. 2.2.1 Xét theo các loại kế hoạch: Kế hoạch năm của doanh nghiệp bao gồm 7 bộ phận chính: - Kế hoạch sản xuất và tiêu thụ sản phẩm - Kế hoạch giá thành sản phẩm - Kế hoạch lao động - tiền lương Tạ Thị Quyên - Lớp Quản lý kinh tế 44A 7 Chuyên đề thực tập chuyên ngành - Kế hoạch vật tư - Kế hoạch tài chính - Kế hoạch khoa học công nghệ - Kế hoạch xây dựng cơ bản và sửa chữa lớn TSCĐ 7 loại hình kế hoạch này chính là các biện pháp nhằm đảm bảo thực hiện được kế hoạch sản xuất kinh doanh một năm cho doanh nghiệp. Các bộ phận này có quan hệ chặt chẽ và có tác động qua lại với nhau được thể hiện trong sơ đồ dưới đây: Kế hoạch SX và tiêu thụ SP Kế hoạch lao động - tiền lương Kế hoạch xây dựng và sửa chữa lớn TSCĐ Kế hoạch vật tư Kế hoạch khoa học-công nghệ Kế hoạch giá thành sản phẩm Kế hoạch tài chính Sơ đồ 2: Mối quan hệ giữa các bộ phận kế hoạch xét theo các loại hình kế hoạch Nhìn vào sơ đồ trên ta thấy: Trong hệ thống kế hoạch năm của doanh nghiệp, kế hoạch sản xuất và tiêu thụ sản phẩm đóng vai trò chủ đạo và làm Tạ Thị Quyên - Lớp Quản lý kinh tế 44A 8 Chuyên đề thực tập chuyên ngành cơ sở cho các bộ phận kế hoạch khác. Trên cơ sở của kế hoạch sản xuất và tiêu thụ sản phẩm, doanh nghiệp xác định các bộ phận kế hoạch khác. Kế hoạch vật tư được thiết lập dựa trên cơ sở của kế hoạch sản xuất và tiêu thụ sản phẩm, đồng thời căn cứ vào kế hoạch xây dựng và sửa chữa lớn TSCĐ và kế hoạch khoa học công nghệ để xác định năng lực của doanh nghiệp trong năm và các định mức tiêu hao vật tư cho các đơn vị sản phẩm. Các chỉ tiêu của Kế hoạch vật tư được phản ánh trong kế hoạch tài chính và kế hoạch giá thành sản phẩm bởi vì, giá thành vật tư ảnh hưởng trực tiếp lên giá thành sản phẩm. Kế hoạch vật tư là một bộ phận quan trọng trong hệ thống kế hoạch sản xuất kinh doanh của một doanh nghiệp. Do đó, trước khi lập kế hoạch năm cho vật tư, doanh nghiệp phải xem xét các mối liên hệ giữa kế hoạch vật tư và các loại hình kế hoạch khác để có thể thu thập đầy đủ thông tin, nhằm lập được một kế hoạch chính xác nhất. 2.2.2 Xét theo cấp độ kế hoạch: Căn cứ vào sứ mệnh của doanh nghiệp, tức là lĩnh vực hoạt động, vai trò và vị trí của doanh nghiệp trong môi trường hoạt động của nó, người ta quản lý doanh nghiệp bằng 2 cấp kế hoạch là: Kế hoạch chiến lược và kế hoạch tác nghiệp: Sứ Sứ mệnh mệnh của của doanh doanh nghiệp nghiệp Các Các kế kế hoạch hoạch chiến chiến lược lược Các Các kế kế hoạch hoạch tác tác nghiệp nghiệp Sơ đồ 3: Các cấp độ kế hoạch - Các kế hoạch chiến lược được thiết lập nhằm xác định các mục tiêu tổng thể cho tổ chức Tạ Thị Quyên - Lớp Quản lý kinh tế 44A 9 Chuyên đề thực tập chuyên ngành - Các kế hoạch tác nghiệp được thiết lập nhằm cụ thể hoá các kế hoạch chiến lược thành các hoạt động hàng năm, hàng quý hay hàng tháng cho tổ chức. Kế hoạch tác nghiệp bao gồm: Kế hoạch nhân công, kế hoạch tài chính, kế hoạch vật tư, kế hoạch sản xuất... Kế hoạch vật tư và các kế hoạch tác nghiệp khác đảm bảo cho mọi người đểu nắm bắt được mục tiêu của tổ chức. Đồng thời, các kế hoạch này quy định rõ trách nhiệm của từng người trong các hoạt động nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra. 3. Nội dung của kế hoạch năm cho vật tư Kế hoạch năm cho vật tư gồm ba nội dung chính sau đây: - Xác định tổng nhu cầu vật tư. - Xác định nhu cầu vật tư cần dự trữ. - Xác định nhu cầu vật tư cần mua sắm trong năm. 3.1 Xác định tổng nhu cầu vật tư  Để xác định được tổng nhu cầu vật tư trong năm, trước hết doanh nghiệp phải xác định được định mức tiêu hao vật tư cho một đơn vị sản phẩm từ đó để làm căn cứ lập kế hoạch số lượng vật tư cần dùng, cần mua một cách hợp lý nhất. - Định mức tiêu hao vật tư là lượng vật tư tiêu hao lớn nhất cho phép để sản xuất ra một đơn vị sản phẩm hoặc để hoàn thành 1 khối lượng công việc nhất định trong một điều kiện tổ chức và kĩ thuật đã được xác định(4). Trong doanh nghiệp, định mức tiêu hao vật tư giữ một vai trò quan trọng. Đối với với việc sản xuất kinh doanh, định mức tiêu hao vật tư là căn cứ để cấp phát vật tư cho từng đơn vị sản xuất, đảm bảo cho việc sản xuất được tiến hành cân đối, liên tục. Đối với công tác lập kế hoạch vật tư, định mức tiêu hao vật tư vừa là căn cứ để tính nhu cầu vật tư, vừa là căn cứ để doanh nghiệp xây dựng kế hoạch cung ứng vật tư, cân đối các bộ phận kế hoạch khác có liên quan... Giáo trình Quản trị vật tư kĩ thuật - Đại học Lâm nghiệp, Nhà xuất bản Nông nghiệp - Hà nội, 2003, trang 76. (4) Tạ Thị Quyên - Lớp Quản lý kinh tế 44A 10 Chuyên đề thực tập chuyên ngành Định mức tiêu hao vật tư có thể được tính theo nhiều cách khác nhau. Mỗi cách tính có ưu và nhược điểm riêng. Tuy từng doanh nghiệp và điều kiện sản xuất của doanh nghiệp mà có cách tính định mức tiêu hao phù hợp. Tuy nhiên, định mức tiêu hao vật tư phải đảm bảo được tính chính xác, khoa học và thực tiễn. Có một số cách tính định mức tiêu hao vật tư như sau: - Tính định mức tiêu hao vật tư theo phương pháp thống kê kinh nghiệm: là xác định định mức tiêu hao vật tư dựa vào số liệu thống kê về mức tiêu hao vật tư bình quân của kỳ trước, kết hợp với các điều kiện tổ chức sản xuất của kì kế hoạch và kinh nghiệm của cán bộ quản lý. Phương pháp này có ưu điểm là việc tính toán rất đơn giản, dễ vận dụng. Tuy nhiên định mức tiêu hao vật tư tính theo phương pháp này không được chính xác vì nó còn phụ thuộc vào ý kiến chủ quan của người cán bộ. - Tính định mức tiêu hao vật tư theo phương pháp thực nghiệm: Là phương pháp xây dựng định mức tiêu hao dựa vào kết quả của phòng thí nghiệm hay thử nghiệm trong điều kiện sản xuất để điều chỉnh cho sát với thực tế. Phương pháp này cho kết quả khá chính xác tuy nhiên việc tính định mức theo phương pháp này trong điều kiện thử nghiệm nên khó có thể giống với điều kiện sản xuất thực tế và chi phí rất tốn kém, mất nhiều thời gian... - Tính định mức tiêu hao vật tư theo phương pháp tính toán phân tích: Là phương pháp tính định mức tiêu hao vật tư dựa trên các công thức kỹ thuật và các tiêu chuẩn định mức do nhà nước ban hành hoặc các kết quả do nhà chế tạo thử nghiệm rồi kết hợp với việc phân tích các nhân tố ảnh hưởng đến định mức tiêu hao trong điều kiện thực tế để tiến hành điều chỉnh cho phù hợp với điều kiện sản xuất. Phương pháp này rất chính xác vì vừa kết hợp được việc thử nghiệm với điều kiện sản xuất thực tế.  Tổng nhu cầu vật tư là lượng vật tư dự kiến trong năm kế hoạch mà chưa tính đến lượng vật tư dự trữ hiện có hay lượng vật tư sẽ tiếp nhận được. Khi tính tổng nhu cầu vật tư, doanh nghiệp dựa vào kế hoạch sản xuất của Tạ Thị Quyên - Lớp Quản lý kinh tế 44A 11 Chuyên đề thực tập chuyên ngành doanh nghiệp, và định mức tiêu hao vật tư cho một đơn vị sản phẩm và tính theo công thức sau: V n i  Q j 1 j D ij (5) Trong đó: Vi là tổng nhu cầu vật tư i Dij là định mức tiêu hao vật tư i cho một đơn vị sản phẩm j Qj là số lượng sản phẩm j theo kế hoạch sản xuất n là số chủng loại sản phẩm có dùng vật tư i 3.2 Xác định nhu cầu dự trữ vật tư: Trong khi lập kế hoạch năm cho vật tư, doanh nghiệp phải tính được hợp lý số lượng vật tư cần dự trữ. Doanh nghiệp không thể sản xuất đến đâu, mua sắm vật tư đến đấy vì như vậy sẽ có những trở ngại xảy ra như không có đủ thời gian chuẩn bị vật tư cho sản xuất, không chủ động trong sản xuất vì phải chờ đợi vật tư, việc cung ứng vật tư cho sản xuất có thể xảy ra bất trắc khiến cho việc sản xuất bị đình trệ, điều này sẽ dẫn đến doanh nghiệp sẽ không thực hiện đúng hợp đồng giao hàng cho khách hàng, làm giảm uy tín của doanh nghiệp... Do vậy, để đảm bảo chắc chắn cho hoạt động sản xuất của năm sau, ngay từ khi lập kế hoạch cho vật tư của năm nay, doanh nghiệp phải có kế hoạch dự trữ vật tư cuối năm để đảm bảo cho hoạt động sản xuất của đầu kì kế hoạch sau được tiến hành nhịp nhàng, không bị gián đoạn. Khi lập kế hoạch dự trữ vật tư, doanh nghiệp phải đảm bảo đủ số lượng vật tư để sản xuất có thể tiến hành liên tục. Tuy nhiên, việc dự trữ nhiều sẽ làm ứ đọng vốn, làm tăng chi phí lưu kho, từ đó đẩy giá thành sản phẩm tăng lên. Do đó, doanh nghiệp phải có sự kết hợp hài hoà để việc dự trữ vật tư đủ cho sản xuất với chi phí thấp nhất có thể. 3.3 Nhu cầu vật tư cần mua sắm trong năm kế hoạch: Nhu cầu vật tư cần mua sắm là lượng vật tư cần mua bổ xung trong năm kế hoạch. Nhu cầu vật tư cần mua sắm được tính theo công thức sau(6): GS.TS Trần Văn Địch - Tổ chức sản xuất cơ khí, Nhà xuất bản Khoa học kĩ thuật, Hà nội, 2005, trang 204. Giáo trình quản trị sản xuất và tác nghiệp - Trường đại học Kinh tế quốc dân - Nhà xuất bản Lao động - Xã hội, Hà nội-2004, Trang 212. (5) (6) Tạ Thị Quyên - Lớp Quản lý kinh tế 44A 12 Chuyên đề thực tập chuyên ngành Nhu cầu mua sắm vật tư = Tổng nhu cầu vật tư - Tồn đầu kì + Dự kiến tồn cuối kì Tồn đầu kì là số lượng vật tư đang có ở thời điểm bắt đầu của năm kế hoạch. Lượng tồn đầu kì của kì này chính là lượng tồn cuối kì của kì trước. II. LẬP KẾ HOẠCH NĂM CHO VẬT TƯ TRONG DOANH NGHIỆP 1. Vai trò của công tác lập kế hoạch năm cho vật tư trong doanh nghiệp Lập kế hoạch vật tư là việc xác định chính xác khối lượng nhu cầu vật tư, chi tiết, bán thành phẩm cần mua hoặc cần sản xuất cho từng năm. Việc lập kế hoạch năm cho vật tư chính xác, đúng khối lượng, đúng thời điểm yêu cầu là cơ sở quan trọng để duy trì lượng dự trữ vật tư ở mức thấp nhất, giảm thiểu tồn đọng vốn... Điều này đòi hỏi công việc lập kế hoạch năm cho vật tư phẩi hết sức chặt chẽ, chính xác cho từng loại vật tư. Vai trò của việc lập kế hoạch vật tư:  Giúp doanh nghiệp ứng phó với sự thay đổi của môi trường: Môi trường ở đây có nghĩa là cả môi trường bên trong và bên ngoài của doanh nghiệp. Môi trường của một doanh nghiệp trong một năm có thể có nhiều thay đổi. Trước khi lập kế hoạch nói chung và kế hoạch vật tư nói riêng, doanh nghiệp phải nghiên cứu và dự báo môi trường. Công việc này giúp doanh nghiệp có thể dự đoán trước những biến động của môi trường, từ đó doanh nghiệp sẽ lập ra một kế hoạch phù hợp.  Giảm thiểu thời gian, và lượng dự trữ nguyên vật liệu: Kế hoạch vật tư xác định chính xác số lượng vật tư cần mua, cần sử dụng của doanh nghiệp ở từng thời điểm. Do đó, doanh nghiệp sẽ biết được chính xác lượng mà doanh nghiệp cần dùng, từ đó, tránh được việc tồn đọng quá nhiều vật tư trong kho, giảm được chi phí lưu kho và giảm được chi phí vốn lưu động trong doanh nghiệp. Tạ Thị Quyên - Lớp Quản lý kinh tế 44A 13 Chuyên đề thực tập chuyên ngành  Giảm thời gian sản xuất và thời gian cung ứng vật tư: Các chi tiết vật tư dù là rất nhỏ, được sử dụng với số lượng ít nhưng khi lập kế hoạch vật tư, người lập kế hoạch phải tính đến cả những chi tiết đó để khi công việc sản xuất cần đến là doanh nghiệp sẵn sàng cung ứng, tránh phải chờ đợi, làm gián đoạn cả quy trình sản xuất chỉ vì những chi tiết rất nhỏ, hoặc để tránh thiếu vật tư mà làm ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm từ đó làm giảm hiệu quả của việc sản xuất kinh doanh. 2. Quy trình lập kế hoạch vật tư: Lập kế hoạch là việc xác định các mục tiêu và lựa chọn các phương thức để đạt mục tiêu đó Quy trình lập kế hoạch vật tư cũng là một quy trình xác định các mục tiêu cho vật tư và lựa chọn các phương thức để đạt được mục tiêu. Có thể nói tóm tắt quy trình lập kế hoạch năm cho vật tư trong các bước sau đây: Bước 1: Nghiên cứu và dự báo Bước 2: Xác định các mục tiêu Bước 3: Lựa chọn các phương thức để đạt được mục tiêu 2.1. Nghiên cứu và dự báo: Nghiên cứu và dự báo là công việc đầu tiên của bất cứ công tác lập kế hoạch nào trong doanh nghiệp. Để lập được kế hoạch, chúng ta phải hiểu biết về thị trường, về môi trường mà doanh nghiệp chúng ta đang hoạt động, về các điểm mạnh điểm yếu của doanh nghiệp. Trước khi lập kế hoạch vật tư, doanh nghiệp cũng phải tiến hành nghiên cứu và dự báo môi trường ngoài, môi trường bên trong doanh nghiệp... - Nghiên cứu và dự báo môi trường bên ngoài: Việc lập kế hoạch năm cho vật tư có liên quan chặt chẽ tới kế hoạch sản xuất kinh doanh trong năm đó của doanh nghiệp, do đó, trước khi lập kế hoạch vật tư, doanh nghiệp cần nghiên cứu về thị trường vật tư, dự báo mức tiêu thụ sản phẩm trên thị trường, dự báo số lượng các đơn đặt hàng của khách hàng... để từ đó có thể dự báo được lượng vật tư mà doanh nghiệp cần có trong năm kế hoạch. Tạ Thị Quyên - Lớp Quản lý kinh tế 44A 14 Chuyên đề thực tập chuyên ngành - Nghiên cứu và dự báo môi trường bên trong: Là việc nghiên cứu và dự báo về các năng lực của doanh nghiệp, doanh nghiệp có khả năng sản xuất ra bao nhiêu sản phẩm... để từ đó xác định được chính xác lượng vật tư mà doanh nghiệp cần dùng. Doanh nghiệp cũng cần phải nghiên cứu và dự báo về những vấn đề có thể xảy ra đối với vật tư trong doanh nghiệp như vật tư bị hư hại do bốc xếp, vận chuyển... 2.2 Thiết lập các mục tiêu Mục tiêu của bất cứ loại kế hoạch nào cũng cần phải được lượng hoá. Đối với kế hoạch năm cho vật tư, mục tiêu của việc lập kế hoạch là việc xác định được chính xác số lượng của từng loại vật tư. Bao gồm: - Nhu cầu vật tư cần dùng cho sản xuất. - Nhu cầu vật tư cần dự trữ vào cuối kì kế hoạch. - Nhu cầu mua sắm vật tư trong kì kế hoạch. 2.3 Lựa chọn các phương thức, công cụ để đạt được mục tiêu  Lựa chọn nhà cung cấp vật tư để có được vật tư: Theo quy luật của thị trường, có cầu về vật tư thì sẽ có cung về vật tư. Trên thị trường, có rất nhiều nhà cung ứng vật tư cho 1 doanh nghiệp. Do đó, doanh nghiệp phải chọn lựa cho mình một hay nhiều nhà cung ứng vật tư tốt nhất. - Nếu chọn một nhà cung ứng vật tư, doanh nghiệp sẽ có nhiều thuận lợi như giữa doanh nghiệp và nhà cung ứng có mối quan hệ ổn định lâu dài, tin tưởng lẫn nhau... do đó thuận tiện cho việc quản lý, và dễ dàng giải quyết khi có mâu thuẫn xảy ra. Tuy nhiên doanh nghiệp nếu chọn một nhà cung ứng vật tư sẽ gặp rủi ro cao. - Nếu doanh nghiệp chọn nhiều nhà cung ứng: do các nhà cung ứng vật tư có sự cạnh tranh với nhau nên dễ dàng được giảm giá, việc cung ứng đảm bảo an toàn cao... Tuy nhiên việc chọn nhiều nhà cung ứng sẽ rất dễ xảy ra mâu thuẫn giữa các nhà cung ứng... Tạ Thị Quyên - Lớp Quản lý kinh tế 44A 15 Chuyên đề thực tập chuyên ngành Do đó, doanh nghiệp nên chọn số lượng nhà cung ứng vật tư ở một mức độ nhất định, nên chọn người cung ứng ở gần doanh nghiệp, là những nhà cung ứng tin cậy...  Lựa chọn các nguồn lực để đạt được mục tiêu: Khi lập kế hoạch năm cho vật tư, doanh nghiệp phải lựa chọn các công cụ để đạt được mục tiêu. Các công cụ đó bao gồm các mô hình lý thuyết, các công cụ tài chính, nguồn nhân lực, vật lực... - Tài chính: Đây là một công cụ quan trọng. Công việc mua sắm vật tư không thể thiếu nguồn lực tài chính. Do đó, khi lập kế hoạch vật tư, doanh nghiệp phải tính đến giá cả của vật tư, sau đó xem xét đến các kế hoạch tài chính của doanh nghiệp để có thể xác định lượng tiền chi cho vật tư của doanh nghiệp trong năm một cách hợp lý. - Nguồn nhân lực: Các cán bộ làm công tác mua sắm vật tư là công cụ quan trọng để đảm bảo cho doanh nghiệp thực hiện đúng kế hoạch vật tư. Ngoài ra, nguồn nhân lực còn có các cán bộ quản lý kho, cán bộ làm công tác lập kế hoạch chịu trách nhiệm thường xuyên theo dõi việc thực hiện kế hoạch vật tư trong doanh nghiệp. - Các kho bãi: Để phục vụ công tác bảo quản và dự trữ vật tư thì hệ thống kho bãi của doanh nghiệp phải thật chắc chắn, đảm bảo được chất lượng của vật tư trong quá trình bảo quản. - Phương tiện vận chuyển: Doanh nghiệp lựa chọn những phương tiện vận chuyển hợp lý sao cho đảm bảo được chất lượng của vật tư trong quá trình vận chuyển, đồng thời tiết kiệm được chi phí vận chuyển vật tư. 3. Các công cụ lập kế hoạch vật tư: Khi lập kế hoạch vật tư, ngoài các công cụ như tiềm lực của doanh nghiệp còn có các mô hình lý thuyết để doanh nghiệp có thể dựa vào đó để lập kế hoạch năm cho doanh nghiệp một cách chính xác và nhanh chóng hơn. Tạ Thị Quyên - Lớp Quản lý kinh tế 44A 16 Chuyên đề thực tập chuyên ngành Có rất nhiều mô hình có thể phục vụ công tác lập kế hoạch năm cho vật tư như. Trong phần này, ta xem xét 2 mô hình phổ biến, hay được sử dụng trong giai đoạn hiện nay: - Mô hình quản trị hàng dự trữ - Mô hình JIT (Just in time).... 3.1. Mô hình quản trị hàng dự trữ(7): Mô hình này đưa ra giả thiểt rằng nhu cầu vật tư biết trước và không đổi, các chi phí liên quan đến vật tư chỉ có chi phí lưu kho và chi phí đặt hàng, và sự thiếu hụt vật tư hoàn toàn không xảy ra nếu như các đơn đặt hàng được thực hiện đúng. Với những giả thiết trên, lượng dự trữ vật tư tối ưu được tính theo công thức sau: Q i Trong đó:  2 DS H Q là lượng dự trữ vật tư i tối ưu D là nhu cầu hàng năm về lượng dự trữ vật tư i. S là chi phí đặt hàng vật tư i tính trên 1 đơn hàng. H là chi phí dự trữ trung bình trên 1 đơn vị dự trữ trong năm. Ưu điểm của mô hình này là cách tính đơn giản, dễ thực hiện. Tuy nhiên các giả thiết mà mô hình này đưa ra trên thực tế là không phù hợp với các doanh nghiệp. Trên thực tế, chi phí cho vật tư không chỉ có chi phí lưu kho và chi phí cho đơn đặt hàng mà còn nhiều chi phí khác như chi phí vận chuyển.... 3.2 Mô hình JIT (Just in time)(8): Mô hình này còn được gọi là mô hình dự trữ đúng thời điểm. Lượng dự trữ đúng thời điểm là lượng vật tư tối thiểu cần thiết để giữ cho hệ thống sản xuất được hoạt động bình thường. Phần này được tóm tắt từ : Giáo trình Khoa học quản lý tập II- Trường đại học Kinh tế quốc dân - Nhà xuất bản Khoa học kỹ thuật, Hà nội-2002, Trang 318-319. (7) Phần này được tóm tắt từ : Giáo trình Quản trị sản xuất và tác nghiệp - Trường đại học kinh tế quốc dân, Nhà Xuất bản Lao động - Xã hội, Hà nội, 2004, từ trang 299 đến trang 302. (8) Tạ Thị Quyên - Lớp Quản lý kinh tế 44A 17 Chuyên đề thực tập chuyên ngành Lượng dự trữ được xác định theo công thức sau: Lượng dự trữ trung bình Hay: Q Q = max Lượng dự trữ tối đa + Lượng dự trữ tối thiểu 2 Q min 2 Khi áp dụng mô hình JIT, doanh nghiệp phải có các yếu tố đầu vào là các nguyên nhân gây ra sự chậm trễ về vật tư như vật tư không đảm bảo yêu cầu, hệ thống cung ứng chưa đảm bảo gây ra mất mát, hư hỏng vật tư... Để giảm lượng dự trữ vật tư, mô hình này đưa ra một số giải pháp như: - Giảm bớt lượng dự trữ ban đầu bằng cách giảm sự thay đổi trong nguồn cung ứng về chất lượng, số lượng... - Giảm bớt lượng sản phẩm dở dang trên dây chuyền sản xuất. - Giảm bớt lượng dụng cụ phụ tùng. Ưu điểm của Mô hình JIT là xác định được khá chính xác số lượng từng loại vật tư để đảm bảo vật tư được đưa đúng đến nơi có nhu cầu thực sự đúng lúc, kịp thời, không đưa đến nơi chưa có nhu cầu, sao cho hoạt động của bất kì nơi nào cũng được liên tục. Hạn chế của mô hình này là không tính đến các chi phí liên quan đến vật tư như chi phí vận chuyển, chi phí lưu kho... III. CÁC YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG TỚI CÔNG TÁC LẬP KẾ HOẠCH NĂM CHO VẬT TƯ 1. Các yếu tố thuộc môi trường bên ngoài doanh nghiệp: 1.1 Thị trường vật tư Thị trường vật tư có ảnh hưởng lớn tới công tác lập kế hoạch vật tư cho doanh nghiệp. Thị trường vật tư chịu ảnh hưởng của nhiều nhân tố kinh tế, chính trị, xã hội. Do vậy, thị trường vật tư thường xuyên biến động. Khi lập kế hoạch vật tư, các doanh nghiệp phải tính đến những biến động của thị trường vật tư để có thể ứng phó kịp thời khi điều kiện bất lợi xảy ra. Thị trường vật tư biến động có thể do giá cả vật tư biến động hay nguồn vật tư có thể dồi dào hay khan hiếm. Những điều kiện này xẽ tạo ra những thuận lợi Tạ Thị Quyên - Lớp Quản lý kinh tế 44A 18 Chuyên đề thực tập chuyên ngành hay khó khăn cho doanh nghiệp. Do đó, doanh nghiệp phải có sách lược thích hợp để đối phó với những sự thay đối đó, và có thể điều chỉnh kế hoạch khi cần thiết. 1.2 Các nhà cung cấp vật tư: Đây là một yếu tố quan trọng vì đây là nguồn để đảm bảo cho vật tư cả năm cho doanh nghiệp. Trên thị trường có rất nhiều nhà cung cấp vật tư. Do đó doanh nghiệp có thể chọn cho mình một hay nhiều nhà cung cấp vật tư. Điều này tuỳ thuộc vào số lượng và chủng loại vật tư của doanh nghiệp. Trước khi lập kế haọch, doanh nghiệp phải xem xét đến các yếu tố như giá cả, chất lượng vật tư mà nhà cung cấp đưa ra để có thể chọn cho mình một nhà cung cấp tốt nhất, đảm bảo đầu vào cho doanh nghiệp 2. Các yếu tố thuộc môi trường bên trong doanh nghiệp: 2.1 Sứ mệnh và các chiến lược của doanh nghiệp: Kế hoạch năm cho vật tư nằm trong hệ thống các kế hoạch tác nghiệp của một doanh nghiệp. Do đó, nó chịu sự chi phối của lĩnh vực hoạt động và các mục tiêu tổng thể của doanh nghiệp đó. Do đó, khi lập kế hoạch vật tư, doanh nghiệp cần căn cứ vào sứ mệnh và chiến lược của doanh nghiệp để có thể lập được kế hoạch vật tư thật cụ thể, chi tiết nhằm cụ thể hoá các chiến lược của doanh nghiệp. 2.2 Hệ thống thông tin trong doanh nghiệp: Bao gồm thông tin về quá trình sản xuất của doanh nghiệp, thông tin về tình hình dự trữ vật tư... Như ta đã biết, số lượng các loại vật tư trong một doanh nghiệp là rất lớn, do đó, để quản lý tốt các loại vật tư, người ta phải có đầy đủ thông tin về các loại vật tư đó. Thông tin về các loại vật tư thường xuyên thay đổi do một số nguyên nhân sau: - Do đơn đặt hàng của khách hàng thường xuyên thay đổi, có thể tăng lên hoặc giảm đi theo từng thời kì trong năm. Do đó nhu cầu về vật tư cũng biến động theo lượng đơn đặt hàng đó. Tạ Thị Quyên - Lớp Quản lý kinh tế 44A 19 Chuyên đề thực tập chuyên ngành - Nhu cầu về chất lượng sản phẩm ngày càng tăng, doanh nghiệp phải thường xuyên nâng cao chất lượng sản phẩm. Điều này dẫn đến sự thay đổi trong định mức tiêu thụ vật tư đối với một đơn vị sản phẩm. - Trong quá trình sản xuất, hệ thống sản xuất có thể gặp sự cố như hỏng máy móc, thiết bị. Do đó, công việc sản xuất có thể bị gián đoạn, tiến độ sản xuất có thể bị thay đổi. Do đó, doanh nghiệp phải thường xuyên cập nhật thông tin về vật tư, để có thể điều chỉnh kế hoạch năm cho vật tư thật kịp thời. Một số yếu tố thông tin không thể thiếu trong quá trình lập kế hoạch vật tư cho doanh nghiệp như: - Thông tin về kế hoạch sản xuất: Hàng năm, công ty có một kế hoạch sản xuất thật cụ thể, chi tiết. Kế hoạch sản xuất hàng năm là yếu tố quyết định để doanh nghiệp lập nên kế hoạch năm đó cho vật tư, giúp doanh nghiệp có thể xác định được lượng vật tư mà doanh nghiệp cần có trong năm kế hoạch. - Thông tin về các loại vật tư: Mỗi doanh nghiệp có một bảng danh mục vật tư. Danh mục vật tư cho biết những chủng loại vật tư mà doanh nghiệp cần dùng để sản xuất ra sản phẩm hàng hoá cuối cùng. đồng thời cho biết các đặc tính kĩ thuật của vật tư, kí hiệu..... Trước khi lập kế hoạch vật tư, doanh nghiệp phải nắm được số lượng, chủng loại các loại vật tư mà mình cần có. - Thông tin về việc dự trữ vật tư: Thông thường, để đảm bảo cho việc sản xuất không gặp sự cố, không bị gián đoạn do thiếu vật tư, doanh nghiệp luôn luôn dự trữ một lượng vật tư nhất định. Trước khi lập kế hoạch vật tư, doanh nghiệp cần biết chính xác được số lượng dự trữ của từng loại vật tư từ đó có thể lập nên một kế hoạch chính xác, không để thừa quá nhiều vật tư. Trong giai đoạn hiện nay, với sự phát triển của khoa học kĩ thuật, của công nghệ thông tin, máy tính được ứng dụng rất rộng rãi trong các doanh nghiệp trong việc quản lý vật tư. Một máy tính có thể lưu trữ được một lượng thông tin rất lớn và cho phép người dùng có thể truy cập rất nhanh. Do đó, ngày nay, việc lập kế hoạch vật tư trong các doanh nghiệp ngày càng chịu ảnh hưởng nhiều của máy tính, của các phần mềm máy tính hiện đại. Tuy nhiên, Tạ Thị Quyên - Lớp Quản lý kinh tế 44A 20