Xây dựng phần mềm quản lý bán hàng tại trung tâm thương mại nc-th

  • Số trang: 93 |
  • Loại file: PDF |
  • Lượt xem: 11 |
  • Lượt tải: 0
nganguyen

Đã đăng 34173 tài liệu

Mô tả:

LUẬN VĂN: Xây dựng phần mềm quản lý bỏn hàng tại trung tõm thương mại NC-TH Lời mở đầu Sự ra đời và phát triển của công nghệ thông tin là một trong những thành quả vĩ đại nhất của con người. Nhịp độ phát triển của công nghệ thông tin đang là vấn đề rất được các ngành khoa học giáo dục kinh tế… quan tâm. Nó hiện hữu với một tầm vóc hết sức mạnh mẽ to lớn và ngày đang một lớn mạnh thêm. Ngày nay những thành tự, những đổi mới trong công nghệ, trong quản lý kinh doanh, trong lĩnh vực giáo dục… đều có sự góp phần quan trọng của tin học. Vai trũ của tin học rất to lớn, đa dạng vô tận… bởi vậy khi loài người đang bước vào thời kỳ công nghiệp hoá, hiện dại hoá, tin học đó thực sự trở thành một ngành khoa học công nghệ mũi nhọn. Trong hoạt động sản xuất kinh doanh như hiện nay, việc tin hoc hoá các hoạt động mua bán hàng hoá là rất cần thiết. Một doanh nghiệp muốn phát triển khả năng tiếp cận thông tin, thị trường, … và khả năng đáp ứng nhu cầu của khách hàng cũng như của đối tác một cách hiệu quả nhất thỡ không thể thiếu một hệ thống thông tin hỗ trợ. Việc ứng dụng vào các lĩnh vực làm sao để đạt được một cách có hiệu quả, sự lựa chọn và vận dụng những phần mềm sao cho phù hợp và đạt được kết quả tốt là câu hỏi luôn đặt ra đối với các nhà quản lý. Ngày nay các phần mềm cơ bản đó được ứng dụng và phát triển rộng rói trong hầu hết mọi doanh nghiệp. Thế nhưng yêu cầu của người sử dụng phần mềm ngày càng đa dạng và nhiều tính năng hơn. Do dó yêu cầu người làm phần mềm phải đáp ứng được các yêu cầu trên. Cũng nhằm mục đích nói trên mà đề tài “Xõy dựng phần mềm quản lý bỏn hàng tại trung tõm thương mại NC-TH” ra đời. A. Giới thiệu chung về đề tài lựa chọn 1. Tên đề tài Xõy dựng phần mềm quản lý bỏn hàng cho trung tõm thương mại NC-HT thuộc tập đoàn Hitech 2. Lý do chọn đề tài Trong môi trường kinh doanh cạnh tranh ngày nay để đảm bảo một doanh nghiệp luôn đứng vững thỡ tất yếu doanh nghiệp đó phải có một chiến lược quản lý phự hợp. Đối với lĩnh vực quản lý nói chung và quản lý kinh doanh của một doanh nghiệp núi riờng, việc xử lý các thông tin nhận được là một vấn đề không đơn giản vỡ lượng thông tin ngày càng lớn và thường xuyên thay đổi, nó luôn là một bài toán hết sức phức tạp, nhất là trong việc tổ chức sắp xếp dữ liệu sao cho phù hợp đồng thời tỡm ra những phương pháp tính toán tối ưu nhất ….Tuy nhiên sự ra đời của máy vi tính cùng với sự phát triển của công nghệ thông tin đó đưa tới một giải pháp hiệu quả để giải quyết các vấn đề một cách trên nhanh chóng và hiệu quả. Đó là giải pháp sử dụng các phần mềm để quản lý cỏc hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Đối với trung tâm thương mại, đứng trước sự phát triển mạnh mẽ của nền kinh tế họ cũng lựa chọn công cụ tin học hoá các bộ phận quản lý nhằm mục đích thúc đẩy việc kinh doanh của mỡnh đồng thời giảm chi phí và thời gian một cách tối uư nhất trong quản lý. Mục tiờu để các nhà quản lý lựa chọn để tiến hành công tác tin học hoá đầu tiên là bộ phận quản lý bỏn hàng. Bời vỡ, hiện nay số lượng hoá đơn cần phải xử lý trong một ngày tăng lên rất nhiều và đồng thời yêu cầu về các báo cáo doanh thu, hàng tồn kho, khách hàng, nhà cung cấp…phải được một cách thường xuyên liên tục nên phương pháp quản lý bằng thủ cụng khụng cũn phự hợp nữa. Nắm bắt được thực tế của trung tâm nên em lựa chọn đề tài viết phần mềm quản lý bỏn hàng nhằm giỳp trung tõm cú thể quản lý dễ dàng và hiệu quả hơn nghiệp vụ bán hàng của mỡnh. 3. Mục tiêu của đề tài Chuyên nghiệp hoá các hoạt động liên quan đến bán hàng, giảm thiểu thời gian tỡm kiếm thụng tin về đối tác, khách hàng, về các hoạt động vật tư, thông tin về hàng tồn kho …  Đơn giản hoá các chứng từ: Các chứng từ đều được hoàn thành theo mẫu, việc cập nhật các chứng từ đơn giản và tốn ít thời gian.  Đáp ứng nhu cầu quản lý của các cơ quan liên quan một cách nhanh chóng và chính xác như các báo cáo về việc nhập và xuất hàng hoá…  Đáp ứng được nhu cầu ứng dụng những thành tựu của quá trỡnh phỏt triển khoa học cụng nghệ vào quản lý. 4. Công cụ nghiên cứu và thực hiện đề tài 4.1. Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft access 2003 Để tạo lập cơ sở dữ liệu ta sử dụng hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access 2003, hệ quản trị cơ sở dữ liệu này phổ biến, rất thân thiện với người sử dụng, dễ sử dụng và nó có độ tương thích cao với ngôn ngữ lập trỡnh Visual Basic 6.0. 4.2. Ngụn ngữ lập trỡnh Visual Basic 6.0 Để viết Code của chương trỡnh em lựa chọn ngụn ngữ Visual Basic 6.0. Đây là một ngôn ngữ lập trỡnh hướng sự kiện và cho phép lập trỡnh hướng đối tượng để xây dựng chương trỡnh trong mụi trường Windows.Hơn nữa Visual Basic 6.0 là ngôn ngữ lập trỡnh với tớnh trực quan cao: việc sử dụng công cụ Toolbox để thiết kế giúp người lập trỡnh thiết kế một cỏch dễ dàng. Visual Basic cung cấp nhiều công cụ để cho phép kết nối và khai thác dữ liệu ở nhiều hệ quản trị cơ sở dữ liệu khác nhau. Ngoài ra ngôn ngữ lập trỡnh này cú chế độ bảo mật an toàn dữ liệu khá tốt, dễ sử dụng và được sử dụng rất phổ biến trong thông tin quản lý. 4.3. Công cụ làm báo cáo Crystal Report Khi xây dựng một chương trỡnh với mục đích ứng dụng thực tiễn thỡ kết quả cuối cựng là dữ liệu phải được kết xuất và có thể xuất ra các thiết bị như máy in hay các chương trỡnh hỗ trợ khỏc cho phộp người dùng in hay trích dữ liệu sang các chương trỡnh tương thích khác. Crystal Report là một công cụ chuẩn cho phép thiết kế các báo cáo trên ứng dụng Visual Basic. Ngoài ra có thể tạo báo cáo trên ứng dụng và Web, sau đó thiết lập như một dịch vụ trên trỡnh chủ tệp tin dạng Crystal Report cú tờn mở rộng “.rpt”. Để tạo báo cáo bằng Crystal Report trong Visual Basic chúng ta sẽ kết nối với cơ sở dữ liệu, có thể là Microsoft Access hay SQL Server 2000. Trong phần mềm này sẽ sử dụng hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access 2003. B. Nội dung 1. Nội dung bài toỏn quản lý bỏn hàng Trung tâm thương mại NC-HT những năm gần đây phát triển rất mạnh, quy mô ngày càng được mở rộng và doanh thu liên tục tăng. Vỡ thế việc quản lý bỏn hàng gặp rất nhiều khú khăn và việc quản lý thủ công không thể đáp ứng nhu cầu của các nhà quản lý cấp trờn.Hoạt động quản lý bán hàng của trung tâm như sau:  Khi khỏch hàng cú nhu cầu về hàng hoỏ thỡ bộ phận tiếp nhận yờu cầu mua hàng, khách hàng có thể mua hàng tại trung tâm hoặc gọi điện để đặt hàng. Sau đó phiếu mua hàng của khách hàng sẽ được gửi đến phũng vật tư.  Phũng vật tư thông báo đến bộ phận quản lý kho, thủ kho tiến hành kiểm tra trong kho nếu cũn hàng sẽ xuất hàng cho bộ phận chuyển hàng cho khách hàng. Ngược lại nếu trong kho không cũn đủ hàng thỡ phũng vật tư đơn hàng cần mua đến nhà cung cấp và nhập hàng vào kho.  Để thực hiện việc quản lý của mỡnh cú theo dừi cỏc bảng danh mục sau đây: o Danh mục hàng hoá o Danh mục khách hàng o Danh mục nhà cung cấp o Danh mục nhân viên  Việc mua bán tại trung tâm luôn được thanh toán ngay nên không có công nợ, trên một hoá đơn có thể bán nhiều mặt hàng, tỷ lệ thuế cho các mặt hàng bán ra và mua vào là 10%.Khách hàng được hưởng chiết khấu trực tiếp trên hoá đơn theo quy định sau: o Nếu tổng giá trị hoá đơn từ 1 triệu đến 3 triệu thỡ chiết khấu 5% o Nếu trờn 3 triệu thỡ chiết khấu 8%  Định kỳ hay bất thường có thể lên báo cáo sau: o Báo cáo tổng hợp hàng nhập trong một khoảng thời gian xác định o Báo cáo hàng bán trong một khoảng thời gian xác định o Báo cáo tổng hợp tồn kho o Báo cáo tổng hợp hàng bán theo khách hàng o Báo cáo tổng hợp hàng mua theo nhà cung cấp 2. Phân tích nghiệp vụ 2.1. Quy trỡnh mua hàng  Hàng nội địa o Mục đích: Quy trỡnh nhập khẩu cung cấp một quỏ trỡnh thống nhất trong lĩnh vực nhập khẩu hàng, tạo điều kiện cho ban tài chính kế toán, phũng vật tư và các đơn vị có một quy trỡnh thống nhất, hiệu quả chuẩn hoỏ khi cú nhu cầu đặt hàng nhập khẩu o Lưu đồ Nhận yêu cầu mua Kiểm tra hàng trong kho Đánh giá nhà cung cấp Không Lựa chọn nhà cung ứng Chọn Đàm phán ký kết hợp đồng Thực hiện hợp đồng Nhập kho hàng hóa Thông báo cho người sử dụng Lưu HS Vật tư hàng hóa trong kho có giá trị  Hàng nhập khẩu o Mục đích : Quy trỡnh nhập khẩu cung cấp một quỏ trỡnh thống nhất trong lĩnh vực nhập khẩu hàng, tạo điều kiện cho ban tài chính kế toán, phũng vật tư và các đơn vị có một quy trỡnh thống nhất, hiệu quả chuẩn hoá khi có nhu cầu đặt hàng nhập khẩu o Lưu đồ Đề nghị đặt hàng Xét duyệt Không duyệt Duyệt Đặt hàng Thanh toán Thông báo cho nhà cung cấp chuyển hàng Nhận HS từ nhà cung cấp và người vận Nhận hàng tại cảng Kiểm tra hàng hoá Nhập kho hoàn thiện hồ sơ nhập khẩu Lưu HS T 2.2. Quy trỡnh quản lý kho  Mục đích: Quản lý sản phẩm từ lúc nhận hàng vào kho cho đến khi hàng được xuất kho.  Lưu đồ Yêu cầu nhập Không đạt Kiểm tra Đạt Nhận sản phẩm nhập kho Dán mó hiệu Bảo quản Không đạt KT trước khi xuất kho Đạt Xuất sản phẩm Lưu HS 2.3. Quy trỡnh triển khai bỏn hàng Được thực hiện như sau:  Nhận yêu cầu triển khai bán hàng cho khách hàng Khi tiếp nhận yêu cầu mua hàng, bộ phận triển khai thu thập đầy đủ chính xác thông tin về nhu cầu mua hàng của khách hàng, thông tin về khách hàng, địa chỉ của khách hàng  Giao hàng cho khách hàng Cán bộ triển khai phải thống nhất với khách hàng về thời gian, người liên hệ và địa điểm bàn giao hàng sau đó đóng gói hàng hoá chuyển tới địa chỉ của khách hàng Tại nơi giao hàng nhân viên giao hàng hoá cho khách hàng .Nhân viên giao hàng phải có trách nhiệm xin ý kiến đóng ghóp của khách hàng. Nếu khách hàng có vướng mắc về sản phẩm, không chấp nhận, nhân viên giao hàng phải xin xác nhận của khách hàng và thông báo ngay cho trưởng phũng quản lý bỏn hàng và bàn giao cỏc giấy tờ liờn quan để kịp thời xử lý.  áo cáo và lưu hồ sơ Sau khi hoàn tất viêc giao hàng, nhân viên giao hàng nộp hồ sơ giao hàng cho cán bộ quản lý hồ sơ để kiểm tra và lưu trữ. 3. Phân tích yêu cầu người sử dụng 3.1. Yêu cầu chung  Trên các Form nhập dữ liệu phải được bố trí thuận tiện, dễ sử dụng. Đây là một yêu cầu mang tính trừu tượng bởi lẽ mức độ thuận tiện, dễ sử dụng phụ thuộc vào cách đánh giá khác nhau của từng người sử dụng. Tuy nhiên việc thiết kế giao diện phải đảm bảo một số yêu cầu sau: o Màu sắc trên from phải hài hoà không có quá nhiều màu sắc song cũng cần phải làm nổi bật một số trường quan trọng như mó hàng, mó khỏch hàng, mó nhà cung cấp… o Dùng phím Tab để thay đổi vị trí trường nhập theo một thứ tự từ trên xuống dưới, từ trái qua phải hay thay đổi từ form chính sang form con. o Hiển thị các thực đơn cùng với hướng dẫn sử dụng phím tắt…  Trên các Form phải sử dụng các từ ngữ dễ hiểu, thân thiện với người sử dụng.  Giảm thiểu tối đa việc nhập liệu bằng tay và nên sử dụng các Combo Box để người sử dụng chọn các giá trị chuẩn có sẵn. Điều này sẽ giúp người sử dụng tiết kiệm thời gian và tăng độ chính xác của thông tin.  Dựa vào các quy tắc đó được chấp nhận về đồ hoạ để minh họa thông tin trên màn hỡnh giao diện: vớ dụ dựng biểu tượng máy in để mô tả nút có chức năng in văn bản, sử dụng biểu tượng của đĩa mềm để mô tả chức năng lưu văn bản,…  Phải có dấu hiệu cho biết người sử dụng đang thao tác với thực đơn nào: ví dụ khi người sử dụng đang nhập danh mục hàng hoỏ thỡ trờn thanh tiờu đề của form phải hiển thị chữ Danh mục hàng hoá…  Khi người sử dụng tiến hành một số thao tác làm thay đổi dữ liệu hệ thống cần phải có câu hỏi xác nhận nhằm tránh những mất mát đáng tiếc có thể xảy ra: ví dụ khi người sử dụng ấn vào nút xoá hoá đơn chương trỡnh phải hiện một Message box xỏc nhận lại xem cú muốn xoỏ thật khụng.  Các phím nóng phải được sử dụng thống nhất trong toàn hệ thống, tiện lợi cho người sử dụng 3.2. Yêu cầu đối với nghiệp vụ nhập hàng  Phiếu nhập hàng phải hiển thị đầy đủ các trường: Số hiệu phiếu nhập, mó nhà cung cấp, mó hàng hoỏ nhập, tờn hàng hoỏ đơn vị tính, số lượng nhập…  Khi nhân viên nhấn nút lưu phiếu nhập hàng thỡ chương trỡnh phải tự động cập nhật số liệu liên quan đến hàng hoá vừa nhập vào bảng danh mục hàng hoá. 3.3. Yêu cầu đối với nghiệp vụ xuất hàng  Phiếu xuất hàng phải hiển thị đầy đủ thông tin cần thiết về số hiệu phiếu xuất, ngày xuất, mó hàng hoỏ, đơn vị tính, số lượng…  Khi nhân viên lưu phiếu xuất thỡ dữ liệu tồn kho phải được cập nhật. 3.4. Yêu cầu đối với nghiệp vụ lập báo cáo  Do là một trung tâm thương mại cung cấp nhiều loại mặt hàng cho khách hàng nên trung tâm thương mại phải lên nhiều loại báo cáo như: báo cáo hàng nhập theo thời gian, báo cáo hàng xuất theo thời gian, báo cáo doanh thu theo khách hàng, báo cáo chi phí theo nhà cung cấp, báo cáo kết quả kinh doanh…  Phải thiết kế cỏc form cú giao diện phự hợp với từng loại bỏo cỏo theo yờu cầu của từng cấp quản lý.  Sử dụng công cụ làm báo cáo Crystal Report để làm các báo cáo này. Các báo cáo phải hiển thị đầy đủ thông tin cần thiết theo từng loại báo cáo. 3.5. Các yêu cầu khác  Yêu cầu về bảo mật và an toàn dữ liệu: Chương trỡnh phải đảm bảo tương đối tốt về bảo mật và an toàn dữ liệu, có thể khôi phục dữ liệu đầy đủ và tin cậy.  Yêu cầu về tính mở: Hệ thống phải dễ dàng mở rộng và nâng cấp trong tương lai.  Yêu cầu về tính hiệu quả: Hệ thống cần tối ưu hoá năng lực xử lý thụng tin, cú cỏc cụng cụ tỡm kiếm nhanh và hợp lý. 4. Phõn tớch hệ thống thụng tin quản lý bỏn hàng tại trung tõm thương mại NC-HT 4.1. Sơ đồ chức năng kinh doanh của trung tâm thương mại Quản lý bán hàng Quản lý mua Mua nội địa Quản lý kho hàng Nhập khẩu Bán hàng Yêu cầu nhập kho Nhân đơn đặt Nhận yêu cầu Yêu cầu mua hàng KT sản phẩm nhập kho Xử lý đơn Chọn NCC Đặt hàng Nhập kho Lập hoá đơn bán Ký kết đơn Thanh toán Dán mó hiệu sản phẩm Làm thủ tục thu tiền Thanh toán Nhận hàng tại Bảo quản sản phẩm Giao hàng Lập báo cáo Kiểm tra hàng Kiểm tra sản phẩm xuất kho Lập báo cáo Lập báo cáo Xuất kho Lập báo cáo 4.2. Sơ đồ luồng dữ liệu DFD 4.2.1. Sơ đồ ngữ cảnh Đơn đặt hàng Báo cáo Khách hàng Lónh đạo Yêu cầu mua hàng Phũng vật tư TT xuất nhập Thủ kho Bộ phận giao hàng Yêu cầu giao hàng Phần mềm quản lý bỏn hàng Đơn đặt hàng Phiếu nhận hàng 4.2.2. Sơ đồ DFD mức 0 của cỏc nghiệp vụ quản lý bỏn hàng Nhà cung cấp Khách hàng Đơn đạt hàng 1.0 Xử lý đơn hàng Khách hàng 2.0 Kiểm tra tồn 5.0 Giao hàng YC Giao hàng P.Vt ư phiếu yc mua hàng đó duyệt Đơn hàng Hồ sơ đơn hàng P.Trỉên khai Phiếu Yc mua hàng ĐH đó duyệt Phiếu xuất 4.0 Vào sổ xnhập DS hàng đạt yêu cầu Phiếu giao nhận HH Hoá đơn 3.0 Xử lý mua hàng Hồ sơ kho hàng Khách hàng Phiếu thu 6.0 Xử lý tiền thu 7.0 Làm báo cáo Sổ sách kế toán Báo cáo tồn kho Lónh đạo Báo cáo tổng hợp 4.3. Các bảng dữ liệu đầu vào  Bảng danh mục hàng hoá STT Tên trường Kiểu dữ liệu Độ rộng Giải thích 1 MaHH Text 10 Mó hàng hoỏ 2 TenHH Text 50 Tên hàng hóa 3 DVT Text 10 Đơn vị tính 4 GiaBan Number Giá bán 5 GiaNhap Number Giá nhập 6 XuatXu Text 7 TonKho Number Tồn kho 8 HanSuDung Date/time Hạn sử dụng 50 Xuất xứ  Bảng danh mục khách hàng STT Tên trường Kiểu dữ liệu Độ rộng Giải thích 1 MaKH Text 10 Mó khỏch hàng 2 TenKH Text 50 Tên khách hàng 3 DiaChi Text 10 Điạ chỉ 4 DT Text 10 Số điện thoại 5 GhiChu Text 50 Ghi chú  Bảng danh mục nhà cung cấp STT Tên trường Kiểu dữ liệu Độ rộng Giải thích 1 MaNCC Text 10 Mó nhà cung cấp 2 TenNCC Text 50 Tên nhà cung cấp 3 DiaChi Text 10 Điạ chỉ 4 DT Text 10 Số điện thoại 5 GhiChu Text 50 Ghi chú  Bảng nhân viên STT Tên trường Kiểu dữ liệu Độ rộng Giải thích 1 MaNV Text 10 Mó nhõn viờn 2 TenNV Text 50 Tên nhân vien 3 DiaChi Text 10 Điạ chỉ 4 QueQuan Text 50 Quê quán 5 MucLuong Number DT Text Mức lương 10 Số điện thoại  Bảng hoá đơn nhập hàng STT Tên trường Kiểu dữ liệu Độ rộng Giải thích 1 SoHHDN Text 10 Số hiệu hoá đơn 2 MaNCC Text 10 Mó khỏch hàng 3 MaNV Text 10 Mó nhõn viờn 4 NgayMua Date/time 10 Ngày bán Kiểu dữ liệu Độ rộng Giải thích  Bảng hoá đơn bán hàng STT Tên trường 1 SoHHDB Text 10 Số hiệu hoá đơn 2 MaKH Text 10 Mó khỏch hàng 3 MaNV Text 10 Mó nhõn viờn 4 NgayBan Date/time 10 Ngày bán ChietKhau Text 50 Tỷ lệ chiết khấu 5  Bảng chi tiết bán hàng STT Tên trường Kiểu dữ liệu Độ rộng Giải thích 1 SoHHDB Text 10 Số hiệu hoá đơn 2 MaHH Text 10 Mó hàng hoỏ 3 SoLuong Text 10 Số lượng
- Xem thêm -