Website: http://www.docs.vn Email :
[email protected] Tel : 0918.775.368
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN
Khoa TIN HỌC KINH TẾ
BÁO CÁO TỔNG HỢP
Tên đề tài : Xây dựng phần mềm Quản lý bán hàng tại Công ty MDF Gia
Lai chi nhánh Hà Nội
Họ và tên sinh viên : Nguyễn Quang Dương
Lớp : Tin học kinh tế 48
Chuyên nghành : Hệ thống thông tin kinh tế
Tên cơ quan thực tập : Công ty MDF Gia Lai chi nhánh tại Hà Nội
Địa chỉ : 027 Đường Giải Phóng – Phường Giáp Bát, Quận Hai Bà Trưng –
Hà Nội
Tên giảng viên hướng dẫn : Trần Quang Yên
Tên cán bộ hướng dẫn hướng dẫn : Trần Thị Thu Trang
0
Website: http://www.docs.vn Email :
[email protected] Tel : 0918.775.368
1
Website: http://www.docs.vn Email :
[email protected] Tel : 0918.775.368
I.Giới thiệu chung
1.Giới thiệu về Công ty MDF Gia Lai
Công ty MDF Gia Lai là doanh nghiệp nhà nước hạch toán kinh tế
độc lập,đơn vị thành viên của Tổng công ty Lâm nghiệp Việt Nam
(VINAFOR) được thành lập theo quyết định số 3642/QĐ-BNN/TCCB ngày
15 tháng 09 năm 1999 và quyết định số 4058/QĐ/BNN-TCCB ngày 02
tháng 10 năm 2002 của Bộ Nông nghiệp và phát triển nông thôn.
Công ty MDF Gia Lai được thành lập vào năm 2002, có trụ sở chính
đặt tại Km 74 – Quốc lộ 19 – thị xã An Khê – tỉnh Gia Lai. Ngành nghề kinh
doanh chủ yếu của công ty là sản xuất và kinh doanh xuất nhập khẩu các mặt
hàng ván nhân tạo, đồ mộc, hàng nông sản, lâm sản, phân bón, sản phẩm cao
su, kinh doanh xuất nhập khẩu các loại vật tư, nguyên vật liệu, hóa chất.
2
Website: http://www.docs.vn Email :
[email protected] Tel : 0918.775.368
Công ty được Nhà Nước đầu tư xây dựng một dây chuyền thiết bị hiện
đại của Cộng hòa liên bang Đức để sản xuất ván sợi có tỷ trọng trung bình
(MDF), với công suất 54.000 m3/năm. Sản phẩm ván MDF của công ty được
quản lý theo hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 – 2000 nên đã thỏa mãn
các yêu cầu thiết kế kỹ thuật, mỹ thuật cao của những công trình nội thất cao
cấp trong nước và đồ mộc xuất khẩu. Các sản phẩm ván MDF của công ty
hiện nay đang được tiêu thụ rộng rãi trên toàn quốc và ngày càng có uy tín
cao trên thị trường.
+ Tên giao dịch Tiếng Anh: Gia Lai Medium Density Fiber Board
company (Gia Lai MDF company)
+ Giấy đăng ký kinh doanh số: 110531 do Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh
Gia Lai cấp ngày 10/10/2002
Trụ sở chính văn phòng công ty: Km 74, Quốc lộ 19, Xã Song An, Thị
xã An Khê, Tỉnh Gia Lai, Việt Nam.
Các đơn vị trực thuộc:
3
Website: http://www.docs.vn Email :
[email protected] Tel : 0918.775.368
1. Các đội trồng và quản lý bảo vệ rừng : Chuyên trồng rừng và
cung ứng nguyên liệu cho Nhà máy MDF Gia Lai hoạt động.
Đội Trồng & QLBV Rừng An Khê
Đội Trồng & QLBV Rừng Mang Yang
Đội Trồng & QLBV Rừng Kông Chro
Đội Trồng & QLBVR Krông Pa
2. Chi nhánh công ty MDF Gia Lai tại Thành phố Hồ Chí Minh
Địa chỉ: 273 Đinh Bộ Lĩnh, Phường 26, Quận Bình Thạnh,
TP.HCM
Điện thoại : 08 35172482
Fax: 08 35172482
3. Chi nhánh công ty MDF Gia Lai tại Hà Nội
Địa chỉ : 32 Đại Từ, Đại Kim, Hoàng Mai, TP Hà Nội
Điện thoại/fax: 04 35400802
4. Chi nhánh Công ty MDF Gia Lai tại Đà Nẵng
Địa chỉ: 118 Cách Mạng tháng 8, Q. Cẩm Lệ, TP. Đà Nẵng
4
Website: http://www.docs.vn Email :
[email protected] Tel : 0918.775.368
Điện thoại/fax: 0511.39867213
5. Cửa hàng giới thiệu sản phẩm Quy Nhơn
Địa chỉ: 200 Hoàng Văn Thụ, TP. Quy Nhơn, Bình Định
Điện thoại/fax: 056.3812638
6. Cửa hàng giới thiệu sản phẩm Gia lai
Địa chỉ: 178 Phan Đình Phùng, TP. Pleiku, Gia Lai
Điện thoại/fax: 059.3830181
7. Cửa hàng giới thiệu sản phẩm Song An
Địa chỉ: Song An, An Khê, Gia Lai
Điện thoại/fax: 059.3537111
8. Danh sách các đại lý, cửa hàng giới thiệu sản phẩm
SỐ
TT KHÁCH HÀNG
ĐIỆN
ĐỊA CHỈ
THOẠI
KHU VỰC I:
CN Công ty MDF Gia 32 Đại Từ, Đại Kim, Hoàng
1
04.35400802
Lai tại Hà Nội
Mai, TP.Hà Nội
5
Website: http://www.docs.vn Email :
[email protected] Tel : 0918.775.368
Đại lý: Công ty Cổ
2
phần
Tạp
phẩm
& 11A Cát Linh, TP.Hà Nội
04.38462092
BHLĐ
Đại lý: Công ty TNHH 42A Tổ 34, Xã Bắc Hồng,
3
04.39584479
TM Minh Trung
Đông Anh, TP.Hà Nội
KHU VỰC II:
CN Công ty MDF Gia 118 Cách Mạng Tháng Tám,
1
0511.3986721
Lai tại Đà Nẵng
Q.Cẩm Lệ , TP.Đà Nẵng
Đại lý: DNTN Chí Khu quy hoạch Bắc Hương Sơ,
2
054.3580149
Thạnh
TP. Huế
Đại lý: DNTN Minh 101 A Triệu Nữ Vương, Quận
3
0511.3839459
Trân
Hải Châu, TP.Đà Nẵng
Cửa Hàng GTSP Gia 178
Phan
Đình
Phùng,
4
059.3830181
Lai
5
TP.Pleiku, Gia Lai
Cửa Hàng GTSP Song Song An, An Khê, Gia Lai
6
059.3537111
Website: http://www.docs.vn Email :
[email protected] Tel : 0918.775.368
An
Cửa Hàng GTSP Quy 200 Hoàng Văn Thụ, TP. Quy
6
056.3812638
Nhơn
Nhơn, Bình Định
KHU VỰC III:
CN Công ty MDF Gia 273 Đinh Bộ Lĩnh, Phường 26,
1
08.35172482
Lai tại TP. HCM
Quận Bình Thạnh,TP.HCM
Đại lý: Công ty TNHH 52-54 Ng.T.M.Khai, Phường
2
08.38293898
TM Hứa Nguyên
Đa Kao, Quận 1, TP. HCM
Đại lý: Công ty TNHH 82A Lạc Long Quân, Phường
3
08.39717771
Tân Quang Thành
8, Quận Tân Bình,TP.HCM
1.1.Ngành nghề sản xuất kinh doanh
Trồng rừng nguyên liệu phục vụ sản xuất Ván sợi ép.
Sản xuất ván sợi ép (MDF) từ nguyên liệu rừng trồng.
Kinh doanh xuất nhập khẩu tổng hợp.
Tổng vốn đầu tư: 515,4 tỷ đồng
7
Website: http://www.docs.vn Email :
[email protected] Tel : 0918.775.368
Trong đó: Trồng rừng nguyên liệu: 180 tỷ đồng.
1.2.Chính sách và mục tiêu chất lượng của MDF Gia Lai
Ván sợi ép ( MDF Gia lai) là sản phẩm đầu tiên được
sản xuất tại Việt Nam bằng thiết bị và công nghệ hiện
đại nhất của Thụy điển đạt tiêu chuẩn chất lượng của
ISO 9001:2000
hiệp hội ván MDF Châu Âu .
Với năng lực của máy móc thiết bị – công nghệ và đội ngũ kỹ sư, công nhân
được đào tạo căn bản, giàu kinh nghiệm trong quản lý sản xuất – Kinh
doanh. MDF Gia Lai xin được công bố chính sách và mục tiêu chất lượng cụ
thể như sau:
*CHÍNH SÁCH CHẤT LƯỢNG CỦA MDF GIA LAI
Với phương châm: “ MDF Gia Lai luôn làm hài lòng quý khách hàng
về các sản phẩm và dịch vụ của mình với giá cả, số lượng, chủng loại, đặc
tính kỹ thuật phù hợp, an toàn trong sử dụng và giao hàng nhanh chóng,
phương thức thanh toán phù hợp.”
Trong mọi hoạt động của mình, MDF Gia Lai luôn lấy Chất lượng, chữ Tín
8
Website: http://www.docs.vn Email :
[email protected] Tel : 0918.775.368
làm trọng, coi đó là yếu tố cơ bản để phát triển.
“MDF Gia Lai là nền tảng vững chắc cho sự phát triển bền vững của mọi
sản phẩm đồ Gỗ trong hiện tại và tương lai.”
“MDF Gia lai mong muốn là nhà cung cấp nguyên liệu tốt nhất, có hiệu
quả và cùng có lợi cho tất cả quý khách hàng trong và ngoài nước.”
Để đạt được các yêu cầu trên, chúng tôi cam kết rằng:
1 - Tuân thủ hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 -2000.
2 - Mục tiêu chất lượng phải được coi là hàng đầu, quyết định sự tồn tại
của công ty.
3 - Đảm bảo tất cả cán bộ, nhân viên của Công ty thấu hiểu chính sách
chất lượng, nhận thức được mối liên quan và tầm quan trọng của các hoạt
động của họ trong việc đạt được chính sách và các mục tiêu chất lượng dựa
vào năng lực thực tế trên cơ sở được đào tạo, giáo dục có kỹ năng và kinh
ngiệm trong tổ chức sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
*MỤC TIÊU CHẤT LƯỢNG CỦA MDF GIA LAI
Trên cơ sở chất lượng được đề ra, MDF Gia Lai đề ra các mục tiêu
9
Website: http://www.docs.vn Email :
[email protected] Tel : 0918.775.368
chất lượng cụ thể như sau:
1 -100% sản phẩm bán ra đúng yêu cầu kỹ thuật và đáp ứng mục đích
sử dụng của khách hàng.
2 - 99% giao hàng đúng hẹn, đúng số lượng, chủng loại theo đơn đặt
hàng của khách hàng.
3 - Đảm bảo giá bán phù hợp, cân bằng với cung cầu, rẻ hơn giá bán
sản phẩm cùng loại của các đối thủ cạnh tranh là 3%.
4 - Tỷ lệ sản phẩm hư hỏng phát sinh trong quá trìnhvận chuyển giao
hàng là 0,5%.
5 - 100% nhân viên bán hàng được đào tạo phù hợp với yêu cầu công
việc.
6 - Tối đa chỉ cho phép không quá 02 khiếu nại của khách hàng về các
yêu cầu liên quan đến sản phẩm bao gồm các yêu cầu về hoạt động giao
hàng và sau giao hàng.(Trừ yêu cầu kỹ thuật và mục đích sử dụng)
7- Không có khiếu nại của khách hàng về thái độ phục vụ của nhân
10
Website: http://www.docs.vn Email :
[email protected] Tel : 0918.775.368
viên bán hàng.
8- Đạt khối lượng tiêu thụ 54.000 m3 /năm.
2.Giới thiệu về công ty MDF Gia Lai chi nhánh tại Hà Nội
Để phục vụ cho công tác tiêu thụ sản phẩm, ngày 18/10/2002 công ty
MDF Gia Lai ra quyết định thành lập một chi nhánh tại Hà Nội với tên giao
dịch là: "Chi nhánh Hà Nội – Công ty MDF Gia Lai", gọi tắt là chi nhánh Hà
Nội. Thời gian đầu Chi nhánh có trụ sở đặt tại số nhà 127 Lò Đúc – Hai Bà
Trưng – Hà Nội. Sau đó chuyển đến 315 Phố Vọng – Hai Bà Trưng – Hà
Nội. Đến tháng 3 năm 2009 cho đến nay, trụ sở của Chi nhánh được đặt tại
số 32 – Đại Từ – Đại Kim - Hoàng Mai – Hà Nội.
Nhiệm vụ chính của Chi nhánh là đảm nhiệm công tác tiêu thụ sản
phẩm ván MDF của công ty trên địa bàn các tỉnh miền Bắc (từ Quảng Trị trở
ra).
11
Website: http://www.docs.vn Email :
[email protected] Tel : 0918.775.368
2.1.Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của chi nhánh
2.1.1.Chức năng của chi nhánh
Chi nhánh Hà Nội cùng với Chi nhánh Thành phố Hồ Chí Minh và Chi
nhánh Đà Nẵng được công ty thành lập để thực hiện các chức năng sau:
- Chi nhánh Hà Nội là đơn vị thành viên thực hiện chế độ hoạch toán
phụ thuộc đối với công ty MDF Gia Lai. Chi nhánh có con dấu riêng và
được mở tài khoản tại ngân hàng theo quy định của Nhà Nước.
- Chi nhánh Hà Nội là bộ phận trực thuộc Công ty MDF Gia Lai, chịu
sự quản lý và chỉ đạo trực tiếp của giám đốc công ty MDF Gia Lai.
- Là đơn vị được công ty MDF Gia Lai giao vốn, tài sản, lao động để
thực hiện nhiệm vụ phát triển thị trường, trực tiếp bán sản phẩm cho công ty
trên địa bàn các tỉnh phía Bắc (từ Quảng Trị trở ra).
2.1.2.Nhiệm vụ của chi nhánh
Nhiệm vụ cụ thể của Chi nhánh bao gồm:
- Là đại diện cho Công ty ở khu vực phía Bắc, tổ chức tiêu thụ hàng
hóa, tư vấn cho lãnh đạo Công ty MDF Gia Lai về phát triển kinh doanh trên
12
Website: http://www.docs.vn Email :
[email protected] Tel : 0918.775.368
địa bàn miền Bắc và duy trì mối quan hệ chặt chẽ với khách hàng, các đối
tác kinh doanh trên địa bàn.
- Tổ chức các hoạt động kinh doanh được phân công và được giám
đốc Công ty MDF Gia Lai ủy quyền.
- Quản lý vật tư, tài sản, nhân lực do giám đốc Công ty MDF Gia Lai giao.
- Tổ chức thực hiện chế độ kế toán, thống kê theo quy định của pháp
luật.
2.1.3.Quyền hạn
Chi nhánh Hà Nội có các quyền sau:
- Được quyền sử dụng các loại vật tư, tài sản, tiền vốn và nhân lực do
công ty MDF Gia Lai giao.
- Được quyền tự tổ chức quản lý các hoạt động tiêu thụ sản phẩm của
công ty trên địa bàn các tỉnh miền Bắc.
- Được sử dụng chiết khấu tiêu thụ do công ty quy định để tổ chức các
hoạt động của chi nhánh.
13
Website: http://www.docs.vn Email :
[email protected] Tel : 0918.775.368
2.2.Cơ cấu tổ chức và nhân sự của Công ty MDF Gia Lai chi nhánh Hà
Nội
2.2.1.Cơ cấu tổ chức
Giám đốc
BP Kinh doanh
BP Kế toán
Nhân viên
NV kế toán
Thư ký KD
Thủ quỹ
BP HC nhân sự
NV HC
BP Hậu cần
NV kho
Thu hồi nợ
Trong đó:
Giám đốc điều hành và quản lý, giám sát toàn bộ hoạt động kinh
doanh của công ty, chức năng và nhiệm vụ được quy định trong điều lệ của
công ty.
BP kinh doanh làm nhiệm vụ tìm kiếm các đơn đặt hàng, các khách
hàng, nghiên cứu phát triển thị trường, xây dựng và tổ chức toàn bộ hoạt
14
Website: http://www.docs.vn Email :
[email protected] Tel : 0918.775.368
động mua bán hàng hóa của công ty, tham mưu cho giám đốc trong việc lập
kế hoạch mua bán hàng hóa.
BP kế toán chịu trách nhiệm trước Giám đốc về hạch toán kinh doanh
của toàn công ty, giao dịch với cơ quan thuế, ngân hàng và các tổ chức khác,
trợ giúp cho bộ phận kinh doanh trong quá trình thanh toán nợ của khách
hàng.
BP hành chính nhân sự theo dõi thái độ làm việc của cán bộ công
nhân viên trong công ty, tiếp nhận và chuyển giao các công văn giấy tờ, lập
kế hoạch tuần tới cho Giám đốc, tuyển dụng, lưu trữ hồ sơ và làm công việc
văn phòng khác.
BP hậu cần làm nhiệm vụ quản lý kho hàng, vận chuyển hàng hóa đến
tay khách hàng.
2.2.2.Cơ cấu nhân sự
Toàn bộ chi nhánh có 13 cán bộ trong biên chế và một số lao động
hợp đồng ngắn hạn (nhân viên bốc dỡ, vận chuyển hàng hóa).
Giám đốc: Có trình độ đại học
15
Website: http://www.docs.vn Email :
[email protected] Tel : 0918.775.368
Phó giám đốc: Có trình độ đại học
Phòng kinh doanh: Có 4 nhân viên, cả 4 người đều có trình độ
đại học.
Phòng kế toán: Gồm 3 nhân viên, trong đó có 2 nhân viên kế
toán và 1 nhân viên thủ quỹ (kiêm văn thư). Cả 3 người đều có
trình độ đại học.
Phòng hành chính : Có 4 nhân viên
Biên chế nhân sự của bộ máy quản lý của chi nhánh có trình độ đại
học đạt 100%, nhân viên ở đây tương đối trẻ năng động, nhiệt tình và sáng
tạo. Điều này rất có lợi trong việc tổ chức hoạt động tiêu thụ của chi nhánh.
16
Website: http://www.docs.vn Email :
[email protected] Tel : 0918.775.368
II.Tổng quan về đề tài
1.Sự cần thiết phải xây dựng chương trình quản lý bán hàng.
Hiện nay, công ty MDF Gia Lai chi nhánh tại Hà Nội chưa sử dụng
một phần mềm quản lý bán hàng nào cả. Nghiệp vụ quản lý bán hàng ở đây
hoàn toàn được thực hiện trên Excel và sổ sách. Phương pháp quản lý này
hiện còn gặp nhiều khó khăn cần được khắc phục, ví dụ như :
- Chưa in được hóa đơn xuất, nhập kho bằng phần mềm. Công ty
hiện nay vẫn đang sử dụng mẫu phiếu xuất, nhập kho của bộ tài
chính nhưng là mẫu viết tay
- Chưa cập nhật được thông tin nhập xuất thường xuyên. Thông
thường thì cứ cuối ngày mới tổng kết lại lượng hàng nhập, xuất
và nhập vào máy tính. Vì vậy nếu cần biết thông tin về hàng
hóa trong kho vào một thời điểm nào đó thì số liệu là chưa được
cập nhật chính xác
17
Website: http://www.docs.vn Email :
[email protected] Tel : 0918.775.368
- Việc quản lý xuất nhập tồn còn gặp khó khăn: Khi cần báo cáo
xuất nhập tồn, nhân viên buộc phải mở tất các sheet excel ra và
làm bản tổng hợp.
- Khi cần biết thông tin về một lại ván nào đó trong kho, nhân
viên buộc phải mở excel ra và tìm, công việc này rất mất thời
gian, dễ nhầm lẫn…
Vì vậy, Công ty rất cần có một phần mềm quản lý bán hàng để đáp
ứng được việc cung cấp thông tin về hàng hóa và hoạt động giao dịch
một cách chính xác, kịp thời, . . . Phần mềm sẽ hạn chế được các khó
khăn kể trên, giúp nhân viên kinh doanh thực hiện công việc của mình
dễ dàng và chính xác hơn. Do đó, em quyết định chọn đề tài “ Xây
dựng phần mềm quản lý bán hàng tại Công ty MDF Gia Lai chi
nhánh Hà Nội ”.
2.Mô tả về đề tài
2.1.Mục đích của đề tài.
18
Website: http://www.docs.vn Email :
[email protected] Tel : 0918.775.368
Đề tài này nhằm cập nhật được hàng hóa có trong kho một cách nhanh
chóng, chính xác về số lượng, chủng loại. Mỗi đơn đặt hàng đến đều phải
được đối chiếu với số lượng hàng hóa trong kho để có phương án giải quyết.
Khi đơn đặt hàng đã được kiểm tra thì hàng hóa sẽ được xuất đi và trừ ngay
vào số lượng hàng hóa có trong kho.
Chương trình này cũng giúp cho nhân viên kinh doanh có thể dễ dàng
kiểm tra được doanh số bán của mình qua từng ngày, từng tháng, từng quý,
từng năm, … để có thể tự đánh giá được năng lực thực hiện công việc của
mình.
Chương trình này cũng giúp tìm kiếm nhanh chóng các thông tin theo
yêu cầu của nhà quản lý.
Ngoài ra trên cơ sở tổng kết tình hình bán hàng qua từng ngày có thể
phân tích được doanh số bán hàng của cong ty để từ đó có kế hoạch đặt hàng
hợp lý phục vụ cho việc bán hàng.
2.2.Phạm vi ứng dụng
19