Đăng ký Đăng nhập
Trang chủ Xây dựng phần mềm kế toán vật tư tại công ty cổ phần xây dựng và phát triển công...

Tài liệu Xây dựng phần mềm kế toán vật tư tại công ty cổ phần xây dựng và phát triển công nghệ thăng long

.PDF
97
113
118

Mô tả:

MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN ................................................................................................. 1 LỜI CẢM ƠN ....................................................................................................... 2 MỤC LỤC............................................................................................................. 3 PHẦN MỞ ĐẦU................................................................................................... 9 DANH MỤC TỪ ĐIỂN VIẾT TẮT................................................................... 12 CHƯƠNG 1: NHẬN THỨC CHUNG VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN VẬT TƯ TRONG DOANH NGHIỆP................................................................................ 13 1.1. Cơ sở thực tiễn để xây dựng phần mềm kế toán trong doanh nghiệp ..... 13 1.1.1. Khái niệm, vai trò, đặc điểm và các thành phần của phần mềm kế toán trong DN...................................................................................................... 13 1.1.1.1. Khái niệm phần mềm kế toán .................................................... 13 a. Khái niệm phần mềm ...................................................................... 13 b. Khái niệm phần mềm kế toán ......................................................... 13 1.1.1.2. Vai trò của phần mềm kế toán ................................................... 13 1.1.1.3. Đặc điểm của phần mềm kế toán ............................................... 14 a. Hoạt động của một phần mềm kế toán được chia làm 3 giai đoạn: 14 b.Một số đặc trưng cơ bản của phần mềm kế toán: ............................ 15 c. Các thành phần của phần mềm kế toán bao gồm:........................... 16 1.1.2. Trình tự xây dựng phần mềm kế toán............................................... 16 1.1.3. Công cụ xây dựng phần mềm kế toán............................................... 17 1.1.3.1. Công cụ quản trị cơ sở dữ liệu................................................... 17 a. Các khái niệm cơ bản ...................................................................... 17 4 b. Ưu, nhược điểm của một số hệ quản trị cơ sở dữ liệu thường dùng ............................................................................................................. 18 1.1.3.2. Ngôn ngữ lập trình ..................................................................... 20 a. Khái niệm ........................................................................................ 20 b. Đặc điểm: ........................................................................................ 21 c. Các ngôn ngữ lập trình thường dùng: ............................................. 21 1.1.3.3. Công cụ tạo báo cáo................................................................... 21 a. Khái niệm ........................................................................................ 21 b. Đặc điểm ......................................................................................... 21 c. Một số công cụ tạo báo cáo............................................................. 22 1.2. Lý luận chung về kế toán vật tư trong doanh nghiệp............................... 23 1.2.1.Nhiệm vụ kế toán các loại vật tư........................................................ 23 1.2.2. Phân loại vật tư.................................................................................. 23 1.2.2.1. Nguyên liệu vật liệu ................................................................... 23 a. Khái niệm ........................................................................................ 23 b. Phân loại.......................................................................................... 23 1.2.2.2. Công cụ, dụng cụ ....................................................................... 25 a. Khái niệm ........................................................................................ 25 b. Đặc điểm ......................................................................................... 25 c. Phân loại.......................................................................................... 25 1.2.3. Đánh giá vật tư.................................................................................. 26 1.2.3.1. Nguyên tắc đánh giá................................................................... 26 1.2.3.2. Phương pháp đánh giá................................................................ 27 a. Đánh giá nguyên vật liệu theo trị giá vốn thực tế:.......................... 27 5 b. Đánh giá vật tư theo giá hạch toán................................................. 28 1.2.3.3. Phương pháp đánh giá vật tư xuất kho ...................................... 28 1.2.4. Hạch toán chi tiết vật tư .................................................................... 29 1.2.5. Kế toán tổng hợp nhập, xuất vật tư................................................... 30 1.2.5.1. Kế toán tổng hợp nhập, xuất vật tư theo phương pháp kê khai thường xuyên........................................................................................... 30 a. Đặc điểm phương pháp kê khai thường xuyên: .............................. 30 b. Phương pháp kế toán các nghiệp vụ chủ yếu:................................. 30 1.2.5.2. Kế toán nhập xuất vật tư theo phương pháp kiểm kê định kỳ... 33 a. Đặc điểm của phương pháp kiểm kê định kỳ:................................. 33 b. Phương pháp kế toán một số nghiệp vụ chủ yếu: ........................... 34 CHƯƠNG 2: KHẢO SÁT THỰC TRẠNG CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG VÀ PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THĂNG LONG........................................... 36 2.1. Tổng quan về Công ty Cổ phần Xây dựng và Phát triển Công nghệ Thăng Long ................................................................................................................ 36 2.1.1. Giới thiệu về công ty......................................................................... 36 2.1.1.1.Thông tin chung: ......................................................................... 36 2.1.1.2. Các lĩnh vực sản xuất kinh doanh chủ yếu: .............................. 36 2.1.1.3. Sơ đồ bộ máy tổ chức của công ty............................................. 37 2.2. Thực trạng công ty ................................................................................... 39 2.2.1. Sơ đồ bộ máy kế toán........................................................................ 39 2.2.2. Hình thức tổ chức công tác kế toán................................................... 41 2.2.3. Tài khoản kế toán sử dụng ................................................................ 42 2.2.4. Các hồ sơ dữ liệu sử dụng ở công ty................................................. 42 2.2.5. Phân loại nguyên vật liệu.................................................................. 43 2.2.6. Đánh giá nguyên vật liệu .................................................................. 43 2.2.7. Phương pháp hạch toán NVL............................................................ 44 2.2.8. Tình hình ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty....................................................................................... 46 2.3. Đánh giá và phương hướng phát triển công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty Cổ phần Xây dựng và phát triển công nghệ Thăng Long.................. 46 2.3.1. Tổ chức bộ máy kế toán, cơ sở vật chất, con người ......................... 46 2.3.2. Hình thức tổ chức công tác kế toán................................................... 47 2.3.3. Tài khoản kế toán sử dụng ................................................................ 49 2.3.4. Các hồ sơ dữ liệu sử dụng ở công ty................................................. 50 2.3.5. Bộ sổ kế toán..................................................................................... 51 2.3.6. Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán nguyên vật liệu........................... 52 2.3.7. Phương pháp hạch toán NVL............................................................ 52 2.3.8. Tình hình ứng dụng công nghệ thông tin.......................................... 53 CHƯƠNG 3 – PHÂN TÍCH THIẾT KẾ VÀ XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN VẬT TƯ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG VÀ PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THĂNG LONG .......................................................................... 54 3.1. Mô hình nghiệp vụ hệ thống thông tin quản lý vật tư tại công ty Cổ phần Xây dựng và Phát triển Công nghệ Thăng Long ............................................ 54 3.1.1. Xác định mục tiêu của hệ thống........................................................ 54 3.1.2. Xác định yêu cầu và mô tả bài toán .................................................. 54 3.1.2.1. Xác định yêu cầu bài toán.......................................................... 54 3.1.2.2. Mô tả bài toán ............................................................................ 55 3.1.2.3. Các hồ sơ thu thập được............................................................. 56 3.1.3. Mô hình nghiệp vụ của bài toán........................................................ 57 3.1.3.1. Biểu đồ ngữ cảnh ....................................................................... 57 3.1.3.2. Biểu đồ phân rã chức năng......................................................... 58 3.1.3.3. Mô tả chi tiết chức năng lá......................................................... 58 3.1.3.4. Hồ sơ, chứng từ sử dụng ............................................................ 60 a. Chứng từ.......................................................................................... 60 b. Sổ sách, báo cáo .............................................................................. 60 3.1.3.5. Ma trận thực thể chức năng........................................................ 61 3.1.4. Phân tích mô hình khái niệm – logic ................................................ 62 3.1.4.1. Biểu đồ luồng dữ liệu mức 0...................................................... 62 3.1.4.2. Các biểu đồ luồng dữ liệu vật lý mức 1..................................... 63 a. Biểu đồ của tiến trình “1.1. Nhập kho”........................................... 63 b. Biểu đồ của tiến trình “1.2. Xuất kho” ........................................... 64 c. Biểu đồ của tiến trình “1.3. Kiểm kê, đánh giá lại vật tư”.............. 65 d. Biểu đồ của tiến trình “1.4. Báo cáo” ............................................. 65 3.1.5. Mô hình khái niệm dữ liệu E – R...................................................... 66 3.1.5.1. Bước 1: Lập bảng từ điển dữ liệu .............................................. 66 3.1.5.2. Bước 2: Xác định các thực thể và các thuộc tính ...................... 70 3.1.5.3. Bước 3: Xác định mối quan hệ và các thuộc tính...................... 71 3.1.5.4. Mô hình khái niệm dữ liệu: Mô hình E – R............................... 73 3.2. Thiết kế mô hình logic ............................................................................. 74 3.2.1. Chuyển mô hình E – R sang mô hình quan hệ.................................. 74 3.2.2. Biểu diễn các mối quan hệ ................................................................ 74 3.2.3. Chuẩn hóa.......................................................................................... 75 3.2.3.1. Chuẩn hóa phiếu nhập................................................................ 75 3.2.3.2 Chuẩn hóa phiếu xuất.................................................................. 75 3.2.3.3. Chuẩn hóa biên bản kiểm kê...................................................... 76 3.3. Thiết kế mô hình vật lý ............................................................................ 76 3.3.1. Thiết kế cơ sở dữ liệu vật lý.............................................................. 76 3.3.1.1. Phi chuẩn hóa các quan hệ trên.................................................. 76 3.3.1.2. Thiết kế cơ sở dữ liệu vật lý....................................................... 77 3.3.2. Biểu đồ mô hình dữ liệu quan hệ ...................................................... 81 3.3.2. Hệ thống giao diện tương tác của hệ thống: ..................................... 82 3.3.2.1. Hệ thống menu chính ................................................................. 82 3.3.2.2. Thiết kế các giao diện: ............................................................... 82 a. Một số màn hình giao diện của meun hệ thống .............................. 82 b. Một số màn hình giao diện trong menu Danh mục ........................ 85 c. Một số giao diện của menu Chứng từ ............................................. 91 d. Giao diện form “Tính giá xuất kho cuối kỳ” .................................. 95 e. Một số mẫu báo cáo ........................................................................ 95
LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của tôi. Các số liệu, kết quả nêu trong đồ án là trung thực xuất phát từ tình hình thực tế của đơn vị thực tập. Tác giả đồ án Vũ Thu Hà 1 LỜI CẢM ƠN Sau 3 tháng thực tập tốt nghiệp, cùng với sự hướng dẫn tận tình của Thạc sỹ Nguyễn Hữu Xuân Trường, em đã hoàn thành đồ án tốt nghiệp với đề tài: “XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN VẬT TƯ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG VÀ PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THĂNG LONG”. Em xin chân thành cảm ơn tới các thầy giáo, cô giáo trong khoa Hệ thống thông tin kinh tế, những người đã truyền dạy cho em những kiến thức làm hành trang bước tương lai. Đặc biệt, em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới thầy giáo hướng dẫn Nguyễn Hữu Xuân Trường, thầy đã cung cấp cho em những kiến thức quý báu, động viên, chỉ bảo tận tình trong quá trình em nghiên cứu, giúp em hoàn thành đồ án của mình. Để thực hiện được đề tài này, em còn được sự giúp đỡ rất nhiệt tình của các các anh chị ở đơn vị thực tập. Em xin gửi lời cảm ơn tới Ban lãnh đạo và toàn bộ cán bộ nhân viên Phòng Tài chính Kế toán của Công ty Cổ phần Xây dựng và Phát triển công nghệ Thăng Long đã tạo điều kiện cho em được thực tập và nhiệt tình giúp đỡ em trong thời gian thực tập tốt nghiệp ở công ty. Hà Nội, ngày 5 tháng 05 năm 2014 Sinh viên Vũ Thu Hà 2 MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN ................................................................................................. 1 LỜI CẢM ƠN ....................................................................................................... 2 MỤC LỤC ............................................................................................................. 3 PHẦN MỞ ĐẦU ................................................................................................... 9 DANH MỤC TỪ ĐIỂN VIẾT TẮT ................................................................... 12 CHƯƠNG 1: NHẬN THỨC CHUNG VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN VẬT TƯ TRONG DOANH NGHIỆP ................................................................................ 13 1.1. Cơ sở thực tiễn để xây dựng phần mềm kế toán trong doanh nghiệp ..... 13 1.1.1. Khái niệm, vai trò, đặc điểm và các thành phần của phần mềm kế toán trong DN...................................................................................................... 13 1.1.1.1. Khái niệm phần mềm kế toán .................................................... 13 a. Khái niệm phần mềm ...................................................................... 13 b. Khái niệm phần mềm kế toán ......................................................... 13 1.1.1.2. Vai trò của phần mềm kế toán ................................................... 13 1.1.1.3. Đặc điểm của phần mềm kế toán ............................................... 14 a. Hoạt động của một phần mềm kế toán được chia làm 3 giai đoạn: 14 b.Một số đặc trưng cơ bản của phần mềm kế toán: ............................ 15 c. Các thành phần của phần mềm kế toán bao gồm: ........................... 16 1.1.2. Trình tự xây dựng phần mềm kế toán ............................................... 16 1.1.3. Công cụ xây dựng phần mềm kế toán ............................................... 17 1.1.3.1. Công cụ quản trị cơ sở dữ liệu ................................................... 17 a. Các khái niệm cơ bản ...................................................................... 17 3 b. Ưu, nhược điểm của một số hệ quản trị cơ sở dữ liệu thường dùng ............................................................................................................. 18 1.1.3.2. Ngôn ngữ lập trình ..................................................................... 20 a. Khái niệm ........................................................................................ 20 b. Đặc điểm: ........................................................................................ 21 c. Các ngôn ngữ lập trình thường dùng: ............................................. 21 1.1.3.3. Công cụ tạo báo cáo ................................................................... 21 a. Khái niệm ........................................................................................ 21 b. Đặc điểm ......................................................................................... 21 c. Một số công cụ tạo báo cáo ............................................................. 22 1.2. Lý luận chung về kế toán vật tư trong doanh nghiệp............................... 23 1.2.1.Nhiệm vụ kế toán các loại vật tư........................................................ 23 1.2.2. Phân loại vật tư.................................................................................. 23 1.2.2.1. Nguyên liệu vật liệu ................................................................... 23 a. Khái niệm ........................................................................................ 23 b. Phân loại .......................................................................................... 23 1.2.2.2. Công cụ, dụng cụ ....................................................................... 25 a. Khái niệm ........................................................................................ 25 b. Đặc điểm ......................................................................................... 25 c. Phân loại .......................................................................................... 25 1.2.3. Đánh giá vật tư .................................................................................. 26 1.2.3.1. Nguyên tắc đánh giá................................................................... 26 1.2.3.2. Phương pháp đánh giá ................................................................ 27 a. Đánh giá nguyên vật liệu theo trị giá vốn thực tế: .......................... 27 4 b. Đánh giá vật tư theo giá hạch toán................................................. 28 1.2.3.3. Phương pháp đánh giá vật tư xuất kho ...................................... 28 1.2.4. Hạch toán chi tiết vật tư .................................................................... 29 1.2.5. Kế toán tổng hợp nhập, xuất vật tư ................................................... 30 1.2.5.1. Kế toán tổng hợp nhập, xuất vật tư theo phương pháp kê khai thường xuyên........................................................................................... 30 a. Đặc điểm phương pháp kê khai thường xuyên: .............................. 30 b. Phương pháp kế toán các nghiệp vụ chủ yếu:................................. 30 1.2.5.2. Kế toán nhập xuất vật tư theo phương pháp kiểm kê định kỳ ... 33 a. Đặc điểm của phương pháp kiểm kê định kỳ:................................. 33 b. Phương pháp kế toán một số nghiệp vụ chủ yếu: ........................... 34 CHƯƠNG 2: KHẢO SÁT THỰC TRẠNG CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG VÀ PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THĂNG LONG ........................................... 36 2.1. Tổng quan về Công ty Cổ phần Xây dựng và Phát triển Công nghệ Thăng Long ................................................................................................................ 36 2.1.1. Giới thiệu về công ty ......................................................................... 36 2.1.1.1.Thông tin chung: ......................................................................... 36 2.1.1.2. Các lĩnh vực sản xuất kinh doanh chủ yếu: .............................. 36 2.1.1.3. Sơ đồ bộ máy tổ chức của công ty ............................................. 37 2.2. Thực trạng công ty ................................................................................... 39 2.2.1. Sơ đồ bộ máy kế toán ........................................................................ 39 2.2.2. Hình thức tổ chức công tác kế toán................................................... 41 2.2.3. Tài khoản kế toán sử dụng ................................................................ 42 2.2.4. Các hồ sơ dữ liệu sử dụng ở công ty ................................................. 42 5 2.2.5. Phân loại nguyên vật liệu .................................................................. 43 2.2.6. Đánh giá nguyên vật liệu .................................................................. 43 2.2.7. Phương pháp hạch toán NVL ............................................................ 44 2.2.8. Tình hình ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty ....................................................................................... 46 2.3. Đánh giá và phương hướng phát triển công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty Cổ phần Xây dựng và phát triển công nghệ Thăng Long .................. 46 2.3.1. Tổ chức bộ máy kế toán, cơ sở vật chất, con người ......................... 46 2.3.2. Hình thức tổ chức công tác kế toán................................................... 47 2.3.3. Tài khoản kế toán sử dụng ................................................................ 49 2.3.4. Các hồ sơ dữ liệu sử dụng ở công ty ................................................. 50 2.3.5. Bộ sổ kế toán ..................................................................................... 51 2.3.6. Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán nguyên vật liệu ........................... 52 2.3.7. Phương pháp hạch toán NVL ............................................................ 52 2.3.8. Tình hình ứng dụng công nghệ thông tin .......................................... 53 CHƯƠNG 3 – PHÂN TÍCH THIẾT KẾ VÀ XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN VẬT TƯ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG VÀ PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THĂNG LONG .......................................................................... 54 3.1. Mô hình nghiệp vụ hệ thống thông tin quản lý vật tư tại công ty Cổ phần Xây dựng và Phát triển Công nghệ Thăng Long ............................................ 54 3.1.1. Xác định mục tiêu của hệ thống ........................................................ 54 3.1.2. Xác định yêu cầu và mô tả bài toán .................................................. 54 3.1.2.1. Xác định yêu cầu bài toán .......................................................... 54 3.1.2.2. Mô tả bài toán ............................................................................ 55 3.1.2.3. Các hồ sơ thu thập được............................................................. 56 6 3.1.3. Mô hình nghiệp vụ của bài toán ........................................................ 57 3.1.3.1. Biểu đồ ngữ cảnh ....................................................................... 57 3.1.3.2. Biểu đồ phân rã chức năng ......................................................... 58 3.1.3.3. Mô tả chi tiết chức năng lá ......................................................... 58 3.1.3.4. Hồ sơ, chứng từ sử dụng ............................................................ 60 a. Chứng từ .......................................................................................... 60 b. Sổ sách, báo cáo .............................................................................. 60 3.1.3.5. Ma trận thực thể chức năng........................................................ 61 3.1.4. Phân tích mô hình khái niệm – logic ................................................ 62 3.1.4.1. Biểu đồ luồng dữ liệu mức 0 ...................................................... 62 3.1.4.2. Các biểu đồ luồng dữ liệu vật lý mức 1 ..................................... 63 a. Biểu đồ của tiến trình “1.1. Nhập kho” ........................................... 63 b. Biểu đồ của tiến trình “1.2. Xuất kho” ........................................... 64 c. Biểu đồ của tiến trình “1.3. Kiểm kê, đánh giá lại vật tư” .............. 65 d. Biểu đồ của tiến trình “1.4. Báo cáo” ............................................. 65 3.1.5. Mô hình khái niệm dữ liệu E – R ...................................................... 66 3.1.5.1. Bước 1: Lập bảng từ điển dữ liệu .............................................. 66 3.1.5.2. Bước 2: Xác định các thực thể và các thuộc tính ...................... 70 3.1.5.3. Bước 3: Xác định mối quan hệ và các thuộc tính ...................... 71 3.1.5.4. Mô hình khái niệm dữ liệu: Mô hình E – R ............................... 73 3.2. Thiết kế mô hình logic ............................................................................. 74 3.2.1. Chuyển mô hình E – R sang mô hình quan hệ.................................. 74 3.2.2. Biểu diễn các mối quan hệ ................................................................ 74 3.2.3. Chuẩn hóa.......................................................................................... 75 7 3.2.3.1. Chuẩn hóa phiếu nhập ................................................................ 75 3.2.3.2 Chuẩn hóa phiếu xuất.................................................................. 75 3.2.3.3. Chuẩn hóa biên bản kiểm kê ...................................................... 76 3.3. Thiết kế mô hình vật lý ............................................................................ 76 3.3.1. Thiết kế cơ sở dữ liệu vật lý .............................................................. 76 3.3.1.1. Phi chuẩn hóa các quan hệ trên .................................................. 76 3.3.1.2. Thiết kế cơ sở dữ liệu vật lý....................................................... 77 3.3.2. Biểu đồ mô hình dữ liệu quan hệ ...................................................... 81 3.3.2. Hệ thống giao diện tương tác của hệ thống: ..................................... 82 3.3.2.1. Hệ thống menu chính ................................................................. 82 3.3.2.2. Thiết kế các giao diện: ............................................................... 82 a. Một số màn hình giao diện của meun hệ thống .............................. 82 b. Một số màn hình giao diện trong menu Danh mục ........................ 85 c. Một số giao diện của menu Chứng từ ............................................. 91 d. Giao diện form “Tính giá xuất kho cuối kỳ” .................................. 95 e. Một số mẫu báo cáo ........................................................................ 95 8 PHẦN MỞ ĐẦU 1. Đặt vấn đề Hệ thống thông tin một trong những ngành mũi nhọn của công nghệ thông tin. Đã có nhiều ứng dụng trong quản lý kinh tế, đặc biệt là quản lý các doanh nghiệp. Quản trị dữ liệu trong hệ thống thông tin là một lĩnh vực quan trọng của khoa học và công nghệ thông tin, cho phép tin học hóa hệ thống thông tin quản lý của đơn vị một cách hiệu quả nhất, phục vụ yêu cầu quản lý kinh doanh. Việc ứng dụng máy vi tính để quản lý thông tin đã phát triển mạnh ở các nước tiên tiến từ những thập niên 70 của thế kỷ XX. Hiện nay, ở nước ta vấn đề áp dụng tin học để xử lý thông tin trong công tác quản lý đã trở thành nhu cầu bức thiết, các doanh nghiệp từng bước tin học hóa quản lý thông tin cho đơn vị mình. Tuy nhiên trong thời gian qua, việc tin học hóa chưa mang lại hiệu quả như mong muốn bởi vì các doanh nghiệp thường quan tâm tới trang bị hệ thống máy tính hiện đại hơn là xây dựng các phần mềm quản lý cho mình. Trong thời gian thực tập tại Công ty cổ phần Xây dựng và Phát triển công nghệ Thăng Long, em đã được tìm hiểu về chức năng, nhiệm vụ, vai trò của công ty thực tập và tình hình ứng dụng công nghệ thông tin và phần mềm kế toán tại đây. Em đã nhận thức được tầm quan trọng của công tác quản lý vật tư trong công tác quản lý, đồng thời được sự giúp đỡ của thầy giáo Nguyễn Hữu Xuân Trường cùng các cán bộ phòng kế toán cuả công ty em đã mạnh dạn lựa chọn đề tài: “Xây dựng phần mềm kế toán vật tư tại công ty cổ phần Xây dựng và Phát triển công nghệ Thăng Long.” Hiện nay, tại Công ty Cổ phần Xây dựng và Phát triển Công nghệ Thăng Long đang làm kế toán bằng phương pháp thủ công và một phần hỗ trợ Excel. Do vậy cần phải xây dựng một hệ thống thông tin kế toán vật tư giúp cho việc giải quyết các vấn đề đơn giản, giảm bớt vất vả, khó khăn trong công tác quản lý của doanh nghiệp. 9 2. Phạm vi của đề tài Đề tài tập trung vào nghiên cứu về hệ thống thông tin kế toán vật tư của đơn vị. Sản phẩm của đề tài là mô hình phần mềm hỗ trợ cho công tác kế toán tại bộ phận kế toán vật tư. 3. Mục tiêu của đề tài Mục tiêu chính của đề tài là được người sử dụng chấp nhận và áp dụng vào doanh nghiệp. Do đó chương trình phải đáp ứng được những yêu cầu cơ bản: đầy đủ các chức năng, đơn giản, dễ thực hiện, thuận tiện cho việc sử dụng và cài đặt. Bên cạnh đó, hệ thống còn phải đáp ứng được những yêu cầu sau:  Cung cấp thông tin một cách chính xác, kịp thời, đầy đủ, nhanh chóng, phục vụ tốt quá trình quản lý kho, phục vụ tốt cho các đội thi công.  Hỗ trợ cho nhân viên kế toán vật tư và thủ kho trong việc quản lý nguyên liệu, vật liệu của công ty.  Giúp công ty nâng cao doanh thu, tiết kiệm chi phí nhờ giảm bớt đội ngũ nhân công, giảm thiểu sai sót có thể xảy ra trong quá trình quản lý vật tư. 4. Phương pháp nghiên cứu Các phương pháp nghiên cứu được sử dụng trong đề tài: phương pháp thu thập thông tin, phương pháp phân tích thiết kế hệ thống thông tin và lập trình hướng đối tượng. 5. Công cụ sử dụng để thực hiện đề tài Hệ quản trị cơ sở dữ liệu: Microsoft Sql Server Management Studio 2008 Ngôn ngữ lập trình: Microsoft Visual Studio 2012 Công cụ tạo báo cáo: XtraReport của Devexpress 10 6. Kết cấu của đề tài Ngoài phần mở đầu, phần kết luận, tài liệu tham khảo, đề tài tập trung chủ yếu vào 3 chương: Chương 1: Nhận thức chung về công tác kế toán vật tư trong doanh nghiệp. Chương 2: Khảo sát thực trạng Công ty Cổ phần Xây dựng và Phát triển Công nghệ Thăng Long. Chương 3: Phân tích thiết kế và xây dựng phần mềm kế toán vật tư tại Công ty Cổ phần Xây dựng và Phát triển Công nghệ Thăng Long. Dù đã hết sức cố gắng, song đồ án của em không tránh khỏi những hạn chế và thiếu sót. Do vậy, em rất mong nhận được sự đánh giá và góp ý của các thầy cô Khoa Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế để giúp em hoàn thiện hơn những kiến thức đã được học và có thể vận dụng vào thực tế. Em xin chân thành cảm ơn sự hướng dẫn tận tình của thầy giáo Nguyễn Hữu Xuân Trường và sự giúp đỡ nhiệt tình của toàn thể cán bộ nhân viên Phòng Tài chính – Kế toán Công ty Cổ Phần Xây dựng và Phát triển Công nghệ Thăng Long đã giúp em hoàn thành đề tài này! 11 DANH MỤC TỪ ĐIỂN VIẾT TẮT Tên viết tắt Nghĩa đầy đủ HTTT Hệ thống thông tin CTGS Chứng từ ghi sổ DN Doanh nghiệp GTGT Giá trị gia tăng CSDL Cơ sở dữ liệu HQTCSDL Hệ quản trị cơ sở dữ liệu N- X- T Nhập – Xuất – Tồn QĐ – BTC Quyết định – Bộ Tài Chính TK Tài khoản NVL Nguyên vật liệu VNĐ Việt Nam Đồng 12 CHƯƠNG 1: NHẬN THỨC CHUNG VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN VẬT TƯ TRONG DOANH NGHIỆP 1.1. Cơ sở thực tiễn để xây dựng phần mềm kế toán trong doanh nghiệp 1.1.1. Khái niệm, vai trò, đặc điểm và các thành phần của phần mềm kế toán trong DN 1.1.1.1. Khái niệm phần mềm kế toán a. Khái niệm phần mềm Phần mềm là một tập hợp những câu lệnh hoặc chỉ thị được viết bằng một hoặc nhiều ngôn ngữ lập trình theo một trật tự xác định, và các dữ liệu hay tài liệu liên quan nhằm tự động thực hiện một số nhiệm vụ hay chức năng hoặc giải quyết một vấn đề cụ thể nào đó. Phần mềm thực hiện các chức năng của nó bằng cách gửi các chỉ thị trực tiếp đến phần cứng hoặc bằng cách cung cấp dữ liệu để phục vụ các chương trình hay phần mềm khác. b. Khái niệm phần mềm kế toán Phần mềm kế toán là bộ chương trình dùng để tự động xử lý các thông tin kế toán trên máy vi tính, bắt đầu từ khâu nhập chứng từ gốc, phân loại chứng từ, xử lý thông tin trên các chứng từ theo quy trình của chế độ kế toán đến khâu in ra sổ kế toán và báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị. 1.1.1.2. Vai trò của phần mềm kế toán Vai trò của phần mềm kế toán đồng hành cùng với vai trò của kế toán, nghĩa là cũng thực hiện vai trò là công cụ quản lý, giám sát và cung cấp thông tin, vai trò theo dõi và đo lường kết quả hoạt động kinh tế tài chính của đơn vị. Tuy nhiên do có sự kết hợp giữa hai lĩnh vực: cộng nghệ thông tin và lĩnh vực kế toán nên vai trò của phần mếm kế toán còn được thể hiện thêm qua các khía cạnh sau: - Vai trò thay thế toàn bộ hay một phần công việc kế toán bằng thủ công:Việc tin học hóa công tác kế toán bằng phần mềm kế toán đã thay thế một 13 phần hay toàn bộ công việc ghi chép, tính toán, xử lý bằng thủ công của người làm kế toán. Giúp cho việc kiểm tra giám sát tình hình sử dụng vốn và khả năng huy động vốn vào sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp nhanh hơn, chính xác hơn. Căn cứ vào thông tin do phần mềm kế toán cung cấp, các nhà quản lý đề ra các quyết định kinh doanh hữu ích, có thể thay đổi quyết định kinh doanh nhanh hơn bằng cách thay đổi số liệu (trong phần dự toán) sẽ có được những kết quả khác nhau, từ đó nhà quản lý sẽ có nhiều giải pháp chọn lựa. - Vai trò số hoá thông tin: Phần mềm kế toán tham gia vào việc cung cấp thông tin được số hoá để hình thành nên một xã hội số hoá thông tin điện tử, thông tin của kế toán được lưu trữ dưới dạng các tập tin của máy tính cho nên dễ dàng số hoá để trao đổi thông tin thông qua các báo cáo trên mạng nôi bộ hay trên internet. Chẳng hạn như các nhà đầu tư có thể tìm thấy thông tin của doanh nghiệp thông qua các trang web của từng doanh nghiệp hoặc trên trang web của công ty chứng khoán (nếu các công ty đang được niêm yết). Như vậy thay vì đọc gửi các thông tin kế toán bằng giấy tờ qua đường bưu điện, fax… người sử dụng thông tin kế toán có thể có được thông tin từ máy vi tính của họ thông qua công cụ trao tin điện tử như email, internet và các vật mang tin khác. Đây cũng là công cụ nền tảng của một xã hội thông tin điện tử mà nhân loại sẽ sử dụng trao đổi với nhau trong hiện tại cũng như trong tương lai nhằm giảm thiểu trao đổi bằng giấy tờ. 1.1.1.3. Đặc điểm của phần mềm kế toán a. Hoạt động của một phần mềm kế toán được chia làm 3 giai đoạn: Giai đoạn 1: Nhận dữ liệu đầu vào Trong giai đoạn này người dùng phải tự phân loại các chứng từ phát sinh trong quá trình hoạt động kinh tế sau đó nhập bằng tay vào hệ thống theo cách phân loại của từng phần mềm cụ thể. Các chứng từ sau khi được nhập vào phần mềm sẽ được lưu trữ vào cơ sở dữ liệu trong máy tính dưới dạng một hoặc nhiều file vật lý. 14 Giai đoạn 2: Xử lý Giai đoạn này thực hiện việc lưu trữ, tổ chức thông tin, tính toán các thông tin tài chính kế toán dựa trên thông tin của các chứng từ đã nhập trong giai đoạn 1 để làm căn cứ kết xuất báo cáo, sổ sách, thống kê trong công đoạn sau. Trong giai đoạn này sau khi người sử dụng quyết định ghi thông tin chứng từ đã nhập vào nhật ký (đưa chứng từ vào hạch toán), phần mềm sẽ tiến hành trích lọc các thông tin cốt lõi trên chứng từ để ghi vào các nhật ký, sổ chi tiết liên quan, đồng thời ghi các bút toán hạch toán lên sổ cái và tính toán lưu giữ kết quả cân đối thử của từng tài khoản Giai đoạn 3: Kết xuất dữ liệu đầu ra Căn cứ trên kết quả tổ chức lưu trữ, tìm kiếm thông tin và tính toán số liệu tài chính, quản trị trong giai đoạn 2, phần mềm tiến hành kết xuất báo cáo tài chính, báo cáo thuế, sổ chi tiết, báo cáo thống kê phân tích,... để in ra máy in hoặc lưu giữ ra dưới dạng tệp để phục vụ cho mục đích phân tích thống kê khác hay kết nối với các hệ thống phần mềm khác. Tùy thuộc nhu cầu của người sử dụng và khả năng của từng phần mềm kế toán cụ thể mà người sử dụng có thể thêm bớt, tùy biến các báo cáo, phân tích phục vụ nhu cầu quản trị. Như vậy nhìn vào mô hình hoạt động trên cho thấy các chứng từ mặc dù có thể được nhập vào hệ thống nhưng có được đưa vào hạch toán hay không hoàn toàn là do con người quyết định. Điều này dường như đã mô phỏng lại được khá sát với quy trình ghi chép kế toán thủ công. b.Một số đặc trưng cơ bản của phần mềm kế toán: Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán trên máy vi tính là công việc kế toán được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính. Phần mềm kế toán được thiết kế theo nguyên tắc của một trong bốn hình thức kế toán hoặc kết hợp các hình thức kế toán quy định. Phần mềm kế toán không hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán, nhưng phải in được đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định. Các loại sổ của Hình thức kế toán trên máy vi tính: Phần mềm kế toán được thiết kế theo hình thức kế toán nào sẽ có các loại sổ của hình thức kế toán đó nhưng không bắt buộc hoàn toàn giống mẫu sổ kế toán ghi bằng tay. Các thành phần của một phần mềm kế toán: Phần mềm kế toán được hình thành từ thông tin kết hợp với phương pháp xử lý thông tin dưới sự hỗ trợ của phương tiện là máy tính và con người. 15 c. Các thành phần của phần mềm kế toán bao gồm: (1) Con người: là yếu tố quyết định trong hệ thống, thực hiện các thủ tục để biến đổi dữ liệu nhằm tạo ra thông tin. (2) Phần cứng (Máy tính điện tử): là một thiết bị điện tử có khả năng tổ chức và lưu trữ thông tin với khối lượng lớn, xử lý dữ liệu tự động với tốc độ nhanh, chính xác thành các thông tin có ích cho người dùng. (3) Chương trình: gồm một tập hợp các lệnh được viết bằng ngôn ngữ mà máy hiểu được để thông báo cho máy biết phải thực hiện các thao tác cần thiết theo thuật toán đã chỉ ra. (4) Dữ liệu: bao gồm toàn bộ các số liệu, các thông tin phục vụ cho việc xử lý trong hệ thống, trợ giúp các quyết định cho nhà quản lý. (5) Thủ tục là những chỉ dẫn của con người. 1.1.2. Trình tự xây dựng phần mềm kế toán - Bước 1: Khảo sát nhu cầu Tìm hiểu và làm sang tỏ mục đích sử dụng, yêu cầu mức cao về ứng dụng của khách hang. - Bước 2: Phân tích Phân tích làm sáng tỏ các mục tiêu và yêu cầu chi tiết của hệ thống. Trong rất nhiều trường hợp cần phụ thuộc vào yêu cầu và chức năng của hệ thống nhắm tối đa hóa lợi ích của hệ thống trong việc phục vụ các mục tiêu kinh doanh/quản lý. - Bước 3: Thiết kế hệ thống Sau khi có thông tin chi tiết về mục tiêu và yêu cầu của hệ thống từ bước 2 tiến hành phân tích và thiết kế kỹ thuật chi tiết, lựa chọn công nghệ phù hợp nhất cho hệ thống. 16 - Bước 4: Xây dựng hệ thống Sau khi đã thống nhất về kiến trúc, các chi tiết kỹ thuật hệ thống và giao diện đồ họa cần bắt tay vào việc xây dựng hệ thống. Trong quá trình này luôn cập nhật về tiến độ của dự án. - Bước 5: Kiểm thử Mỗi khi các phần độc lập của hệ thống được xây dựng xong và đã trải qua quy trình kiểm thử nội bộ, một phiên bản chạy thử sẽ được tạp dựng và hoạt động để kiểm thử. - Bước 6: Chuyển giao Sau khi kiểm thử toàn bộ hệ thống sẽ chuyển giao các kết quả cho khách hàng. - Bước 7: Đào tạo Sau khi thành phẩm được chuyển giao cho khách hàng tiến hành đào tạo sử dụng, vận hành hệ thống, đảm bảo cho sản phẩm, dịch vụ được hoạt động đúng nguyên tắc. - Bước 8: Bảo hành, bảo trì. Trong suốt thời gian hoạt động của sản phẩm, dịch vụ đảm bảo việc theo dõi, xử lý mọi yêu cầu bảo hành, bảo trì phát sinh. 1.1.3. Công cụ xây dựng phần mềm kế toán 1.1.3.1. Công cụ quản trị cơ sở dữ liệu a. Các khái niệm cơ bản - Một cơ sở dữ liệu (CSDL/ DB: DataBase) là một tập hợp các tập tin có liên quan với nhau, được thiết kế nhằm làm giảm thiểu sự lặp lại dữ liệu. - Một hệ quản trị cơ sở dữ liệu (HQTCSDL/ DBMS: DataBase Management System) là một hệ thống gồm một CSDL và các thao tác trên CSDL 17 đó, được thiết kế trên một nền tảng phần cứng, phần mềm và với một kiến trúc nhất định. - Một hệ cơ sở dữ liệu (HCSDL/ DBS: DataBase System) là một phần mềm cho phép xây dựng một hệ quản trị cơ sở dữ liệu. b. Ưu, nhược điểm của một số hệ quản trị cơ sở dữ liệu thường dùng Hệ quản trị cơ sở dữ liệu có phương pháp, công cụ để lưu trữ, tìm kiếm, sửa đổi và chuyển đổi các dữ liệu. Hệ quản trị cơ sở dữ liệu có giao diện người sử dụng cho phép người dùng liên hệ với nó. Thông qua các lệnh của ngôn ngữ người/máy mà nó liên hệ với bộ nhớ ngoài. Còn người sử dụng dùng ngôn ngữ hỏi cơ sở dữ liệu để khai thác các chức năng của hệ quản trị cơ sở dữ liệu. Đa số hệ quản trị CSDL trên thị trường đều có một đặc điểm chung là sử dụng ngôn ngữ truy vấn theo cấu trúc (Structured Query Language). Các hệ quản trị CSDL phổ biến được nhiều người biết đến là MySQL, Oracle , Visual FoxPro, PostgreSQL ,SQL Server , DB2 , Infomix... - Ưu điểm của HQTCSDL: + Quản lý được dữ liệu dư thừa. + Đảm báo tính nhất quán cho dữ liệu. + Tạo khả năng chia sẻ dữ liệu nhiều hơn. + Cải tiến tính toàn vẹn cho dữ liệu. - Nhược điểm: + HQTCSDL tốt thì khá phức tạp. + HQTCSDL tốt thường rất lớn chiếm nhiều dung lượng bộ nhớ. + Giá cả khác nhau tùy theo môi trường và chức năng. + HQTCSDL được viết tổng quát cho nhiều người dùng thì thường chậm. 18 * Đối với các hệ thống nhỏ: Là hệ thống có qui mô nhỏ, yêu cầu quản trị cơ sở dữ liệu thấp nên hệ quản trị CSDL Microsoft Acess là phù hợp. Nó có các ưu, nhược điểm như sau: - Ưu điểm: + Nhỏ gọn. + Cài đặt dễ dàng. + Phù hợp với các qui mô nhỏ. - Nhược điểm: + Hạn chế về kích thước CSDL. + Hạn chế số người cùng truy cập vào CSDL. + Kích thước dữ liệu càng lớn độ ổn định càng giảm. + Hạn chế tổng số module trong một ứng dụng. + Không hỗ trợ truy câp từ xa qua mạng. * Đối với các hệ thống lớn: Là những hệ thống có cơ cấu phân tán trên một phạm vi rộng. Vì vậy việc thiết kế và cài đặt hệ quản trị cơ sở dữ liệu phân tán là phù hợp nhất đối với các hệ thống này. Tiêu biểu cho hệ quản trị CSDL này là Oracle với những ưu, nhược điểm như sau: - Ưu điểm: + Tính bảo mật, độ an toàn dữ liệu cao. + Dễ bảo trì, nâng cấp. + Dễ cài đặt và triển khai + Có cơ chế quyền hạn rõ ràng, ổn định. - Nhược điểm: + Chi phí đầu tư lớn. + Độ phức tạp cao. 19 + Quản trị khó. * Đối với các hệ thống vừa: Các hệ thống vừa phù hợp với hệ quản trị cơ sở dữ liệu: SQL Server và Visual FoxPro. Trong đó, mỗi hệ quản trị có những ưu và nhược điểm nhất định:  Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Visual FoxPro - Ưu điểm: + Dễ dàng nâng cấp, sửa đổi. + Dễ dàng tổ chức Cơ sở dữ liệu. - Nhược điểm: + Khả năng bảo mật kém. + Không thuận tiện chạy trên môi trường mạng. + Visual Foxpro version trước 9 sẽ không hỗ trợ trực tiếp mã Unicode, VFP9 có hỗ trợ trực tiếp mã Unicode tùy theo cài đặt trên Windows.  Hệ quản trị cơ sở dữ liệu SQL Server - Ưu điểm: + Truy cập cơ sở dữ liệu ổn đinh. + Dễ sử dụng. + Dễ theo dõi. + Cung cấp hệ thống các hàm tiện ích mạnh. - Nhược điểm: Chỉ thích hợp trên các hệ điều hành Windows. 1.1.3.2. Ngôn ngữ lập trình a. Khái niệm Ngôn ngữ lập trình là một dạng ngôn ngữ được thiết kế và chuẩn hóa để truyền các chỉ thị cho máy tính (hoặc máy khác có bộ xử lí). Ngôn ngữ lập trình 20
- Xem thêm -

Tài liệu liên quan