Tài liệu Xây dựng phần mềm kế toán bán hàng tại công ty cổ phần thương mại bia hn – hưng yên

Khoa hệ thống thông tin kinh tế Đồ án tốt nghiệp LỜI CẢM ƠN Bốn năm học qua em đã may mắn được học tập và nghiên cứu tại trường Học viện Tài chính, sự chỉ bảo tận tình của tập thể thầy cô đã trang bị cho chúng em những kiến thức quý báu, những kinh nghiệm nghề nghiệp bổ ích làm hành trang vững chắc để bước vào cuộc sống mới sau khi tốt nghiệp. Được sự dìu dắt, hướng dẫn của thầy cô trong từng bước đi nghề nghiệp chuyên môn, em thấy mình đang dần trưởng thành hơn. Em sẽ luôn luôn ghi nhớ công ơn của các thầy cô – những người lái đò tận tình nhất đưa chúng em đến với chân trời tri thức. Em xin chân thành cảm ơn các thầy cô giáo khoa Hệ thống thông tin kinh tế đã có những bài giảng bổ ích và sự giảng dạy nhiệt tình trong suốt thời gian em theo học tại trường, để em có thể vận dụng tốt kiến thức chuyên môn hoàn thành tốt đồ án tốt nghiệp và có được nghề nghiệp vững chắc trong tương lai. Với lòng biết ơn sâu sắc, em xin chân thành cảm ơn thầy giáo ThS.Vũ Bá Anh đã tận tình hướng dẫn, giúp đỡ em trong suốt thời gian qua. Thầy đã chỉ bảo và cung cấp cho em những kiến thức quý báu để em hoàn thành chuyên đề này. Thực hiện chuyên đề này, em còn nhận được sự giúp đỡ tận tình của các anh, các chị ở đơn vị thực tập. Em xin chân thành cảm ơn ban lãnh đạo và đặc biệt là các anh chị thuộc phòng tài chính kế toán Công Ty cổ phần thương mại bia Hà Nội – Hưng Yên 89 đã tạo mọi điều kiện giúp đỡ em trong suốt quá trình thực tập. Cuối cùng, em xin gửi lời cảm ơn tới gia đình, bạn bè và người thân luôn động viên và hỗ trợ em trong suốt quá trình học tập. Đồ án không tránh khỏi những hạn chế nhất định, em mong muốn tiếp tục nhận được những ý kiến đóng góp của thầy cô và bạn bè. Em xin chân thành cảm ơn!!! Tạ Thị Hương CQ47/41.01 1 Khoa hệ thống thông tin kinh tế Đồ án tốt nghiệp Mục lục LỜI CẢM ƠN MỞ ĐẦU 1 4 CHƯƠNG I: NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN BÁN HÀNG TRONG CÔNG TY7 1.1. Những nhận thức cần biết trong xây dựng phần mềm kế toán tại Công ty...7 1.1.1. Một số khái niệm, đặc điểm, yêu cầu của phần mềm kế toán.................7 1.1.2. Các công cụ tin học cần thiết để xây dựng phần mềm kế toán...............8 1.1.3. Quy trình xây dựng phần mềm kế toán.................................................12 1.2. Những kiến thức cơ bản về phần mềm kế toán bán hàng trong doanh nghiệp 18 1.2.1. Chức năng và nhiệm vụ Kế toán bán hàng............................................18 1.2.2. Các hình thức kế toán............................................................................22 1.2.3. Chứng từ và quy trình luân chuyển chứng từ sử dụng..........................24 1.2.4. Hệ thống tài khoản sử dụng trong Kế toán toán bán hàng....................26 1.2.5. Hệ thống sổ kế toán sử dụng..................................................................27 1.2.6. Các báo cáo liên quan đến Kế toán bán hàng........................................27 1.2.7. Quy trình hạch toán Kế toán bán hàng..................................................27 CHƯƠNG II: KHẢO SÁT, ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP PHÂN TÍCH HTTT KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI BIA HÀ NỘI – HƯNG YÊN 89 38 2.1. Giới thiệu khái quát về Công ty cổ phần thương mại bia Hà Nội – Hưng Yên 89.....................................................................................................................38 2.1.1. Giới thiệu về công ty cổ phần thương mại bia HN – Hưng Yên 89.....38 2.1.2. Cơ cấu tổ chức quản lý..........................................................................39 2.2. Thực trạng HTTT kế toán bán hàng tại Công ty cổ phần thương mại bia Hà Nội– Hưng Yên 89..................................................................................................43 2.2.1. Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán.............................................................43 2.2.2. Hình thức kế toán tại công ty.................................................................45 2.2.3. Chứng từ và quy trình luân chuyển chứng từ........................................45 2.2.4. Hệ thống tài khoản kế toán sử dụng......................................................47 Tạ Thị Hương CQ47/41.01 2 Khoa hệ thống thông tin kinh tế Đồ án tốt nghiệp 2.2.5. Hệ thống sổ kế toán sử dụng tại công ty...............................................48 2.2.6. Các báo cáo sử dụng liên quan..............................................................48 2.2.7. Quy trình kế toán bán hàng tại công ty.................................................49 2.2.8. Tình hình ứng dụng công nghệ thông tin trong doanh nghiệp..............52 2.3. Đánh giá hiện trạng và biện pháp khắc phục...............................................52 2.3.1. Hình thức kế toán tại công ty.................................................................52 2.3.2. Chứng từ và quy trình luân chuyển chứng từ........................................54 2.3.3. Hệ thống tài khoản kế toán sử dụng......................................................54 2.3.4. Hệ thống sổ kế toán sử dụng tại công ty...............................................55 2.3.5. Các báo cáo sử dụng liên quan..............................................................56 2.3.7. Thực trạng, tình hình ứng dụng công nghệ thông tin............................57 2.4. Phân tích HTTT............................................................................................58 2.4.1. Phân tích chức năng của hệ thống.........................................................58 2.4.2. Phân tích dữ liệu của hệ thống...............................................................63 CHƯƠNG III: XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN DOANH THU BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI BIA HN – HƯNG YÊN 89 70 3.1. Mô hình logic...................................................................................................71 3.1.1. Chuyển đổi từ mô hình liêt kết E-R sang mô hình CSDL quan hệ..........71 3.2. 3.1.2. Danh sách các quan hệ...........................................................................72 3.1.3. Thiết kế cơ sở dữ liệu vật lý..................................................................73 3.1.4. Thiết kế cơ sở dữ liệu vật lý..................................................................81 Xây dựng phần mềm 82 3.2.1. Thực đơn chức năng và giao diện chính của chương trình.......................82 3.2.2. Một số Form chính.................................................................................82 3.2.3. Một số report..........................................................................................86 Tạ Thị Hương CQ47/41.01 3 Khoa hệ thống thông tin kinh tế Đồ án tốt nghiệp MỞ ĐẦU 1. Sự cần thiết của đề tài nghiên cứu : Cùng với sự phát triển vượt bậc của khoa học kĩ thuật, tin học đã trở thành một lĩnh vực quan trọng, thiết yếu trong thời đại ngày nay.Trong bất cứ một lĩnh vực nào của cuộc sống, người ta cũng đều phải ứng dụng tin học để nâng cao chất lượng các hoạt động. Đặc biệt, đối với các doanh nghiệp, việc nắm bắt và ứng dụng tin học hiệu quả là bắt buộc nếu muốn tồn tại và phát triển trên thị trường đầy tính cạnh tranh. Khối lượng công việc đồ sộ của doanh nghiệp không thể không có sự trợ giúp của máy tính điện tử. Một máy tính điện tử giúp chúng ta thực hiện hàng chục triệu phép tính trong vòng một giây, giảm thiểu tối đa thời gian cũng như công sức cong người bỏ ra nên tiết kiệm chi phí nhân công, có được thông tin nhanh chóng, chính xác, kịp thời. Vì vậy, trong thời buổi kinh tế thị trường ngày nay, bất cứ một doanh nghiệp nào cũng cần ứng dụng tin học. Xuất phát từ xu thế chung của xã hội, hàng loạt các phần mềm phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh, quản trị đã ra đời để đáp ứng nhu cầu cấp thiết của các doanh nghiệp hiện nay. Thực tế cho thấy, từ khi áp dụng cá phần mềm tin học, hoạt động quản lí ngày cành nhẹ nhàng, chính xác, hiệu quả và đem lại thành công cao cho rất nhiều doanh nghiệp. Tuy nhiên, để có một phần mềm phù hợp với công tác quản lí, vừa phù hợp với hoạt động đặc trưng hoạt động của mỗi doanh nghiệp không phải là một điều dễ dàng. Điều này đòi hỏi sự kết hợp nhuần nhuyễn giữa các yếu tố tin học, quản lí và nghiệp vụ. Vì những lý do trên em quyết định chọn đề tài nghiên cứu là “ Xây dựng phần mềm kế toán bán hàng tại Công ty cổ phần thương mại bia Hà Nội – Hưng Yên 89” 2. Đối tượng nghiên cứu của đề tài Đề tài tập trung nghiên cứu các phân hệ kế toán Doanh thu bán hàng tại Công ty cổ phần thương mại bia Hà Nội – Hưng Yên 89 như : hình thức kế toán sử Tạ Thị Hương CQ47/41.01 4 Khoa hệ thống thông tin kinh tế Đồ án tốt nghiệp dụng tại công ty, các chứng từ sử dụng và quy trình luân chuyển chứng từ, hệ thống tài khoản, hệ thống sổ và báo cáo sử dụng tại công ty và cuối cùng là quy trình hạch toán kế toán doanh thu bán hàng tại Công ty. Từ đó xây dựng lên phần mềm kế toán doanh thu bán hàng tại công ty 3. Phạm vi nghiên cứu của đề tài Khi thực hiện đề tài xây dựng phần mềm Kế toán doanh thu bán hàng tập trung nghiên cứu các dữ liệu như: dữ liệu đầu vào và dữ liệu đầu ra bao gồm những gì để phục vụ quá trình thiết kế , và nghiên cứu các thủ tục cần thiết trong xây dựng phần mềm 4. Phương pháp nghiên cứu Đề tài sử dụng các phương pháp nghiên cứu sau đây: - Phương pháp thu thập thông tin như là : phương pháp phỏng vấn, phương pháp ghi chép thông tin, phương pháp quan sát, và phương pháp hỏi ý kiến - chuyên gia,... Các phương pháp phân tích, thiết kế hệ thống thông tin : phương pháp phân tích từ dưới lên, phương pháp phân tích từ trên xuống,... 5. Kết cấu của đồ án Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục các tài liệu tham khảo, đồ án có kết cấu gồm 3 chương như sau: CHƯƠNG I: NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI BIA HÀ NỘI – HƯNG YÊN 89 CHƯƠNG II: KHẢO SÁT, ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP PHÂN TÍCH HTTT KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI BIA HÀ NỘI – HƯNG YÊN 89 Tạ Thị Hương CQ47/41.01 5 Khoa hệ thống thông tin kinh tế Đồ án tốt nghiệp CHƯƠNG III: XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI BIA HN – HƯNG YÊN 89 Tạ Thị Hương CQ47/41.01 6 Khoa hệ thống thông tin kinh tế Đồ án tốt nghiệp CHƯƠNG I: NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN BÁN HÀNG TRONG CÔNG TY 1.1. Những nhận thức cần biết trong xây dựng phần mềm kế toán tại Công ty 1.1.1. Một số khái niệm, đặc điểm, yêu cầu của phần mềm kế toán  Khái niệm: - Phần mềm kế toán là phần mềm ứng dụng trong việc ghi chép và xử lý các giao dịch kế toán trong các module chức năng như các tài khoản nợ phải trả, tài khoản phải thu, bảng lương, và số dư cân đối tài khoản. - Phần mềm kế toán hoạt động như là một hệ thống thông tin kế toán. Nó có thể được phát triển trong nhà của công ty hay tổ chức sử dụng nó, có thể được mua từ một bên thứ ba, hoặc có thể là một sự kết hợp của một gói phần mềm của bên thứ ba ứng dụng với sự sửa đổi địa phương. Có rất nhiều phần mềm kế toán khác nhau về độ phức tạp và chi phí của nó.  Đặc điểm: - Phần mềm kế toán sản xuất ra nhằm mục đích cung cấp cho doanh nghiệp Việt Nam là chính, vì thế giao diện và tài liệu hướng dẫn sử dụng đều bằng - tiếng Việt thuận lợi cho việc khai thác thông tin và sử dụng. Khác với các loại phần mềm khác vì phần mềm kế toán luôn luôn phải áp dụng triệt để các phương pháp kế toán như: Phương pháp chứng từ, Phương - pháp cân đối, Phương pháp tài khoản, Phương phá tính giá … Hệ thống các chứng từ, các dữ liệu vào, các báo cáo đưa ra, các sổ ,… bắt - buộc phải tuân theo 1 mẫu đã được nhà nước quy chuẩn Các thay đổi thường xuyên của Bộ tài chính trong hệ thống tài khoản, hạch - toán, hệ thống báo cáo cũng được cập nhật nhanh Giá thành không cao, công việc bảo hành, bảo trì nhanh chóng, kịp thời.  Yêu cầu: Tạ Thị Hương CQ47/41.01 7 Khoa hệ thống thông tin kinh tế - Đồ án tốt nghiệp Phần mềm kế toán phải mô phỏng được quy trình thực hiện công tác kế toán trong đơn vị. Qua trình mô phỏng được thực hiện dưới 2 hình thức:  Mô phỏng đúng như quy trình thực hiện của hệ thống thực  Mô phỏng theo nguyên lý hộp đen : chỉ cần xác định yếu tố đầu vào - và đầu ra, không quan tâm đến quá trình thưc hiện Phải cung cấp được đầy đủ các thuộc tính của công tác kế toán như: tính định kì, tính tức thời để có thể linh hoạt đáp ứng nhu cầu quản lý nội bộ của các - DN Các quy định báo cáo của cơ quan nhà nước luôn thay đổi, phần mềm kế - toán cũng cần uyển chuyển để đáp ứng những nhu cầu này. Giao diện của phần mềm kế toán phải phù hợp, đặc biệt là đối với các kế toán viên mới vào nghề hoặc đối với các kế toán đã quen làm việc bằng - excel. Thao tác sử dụng trên phần mềm kế toán phải thuận tiện, đảm bảo quá trình - thực hiện là nhanh và hợp lý nhất Phần mềm kế toán phải tự động xử lý và đảm bảo sự chính xác về số liệu kế - toán Phần mềm kế toán phải đảm bảo tính bảo mật thông tin và an toàn dữ liệu Hỗ trợ nhiều tiện ích cao cấp như import dữ liệu từ file excel và ngược lại, export từ phần mềm ra file excel, word; phần mềm liên tục cập nhật các tính năng mới 1.1.2. Các công cụ tin học cần thiết để xây dựng phần mềm kế toán  Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Hệ quản trị cơ sở dữ liệu là một phần mềm công cụ giúp cho người sử dụng điều khiển và truy nhập một cơ sở dữ liệu. Nó là một hệ thống phần mềm phổ dụng, làm cho quá trình định nghĩa, xây dựng và thao tác cơ sở dữ liệu trở nên dễ dàng cho các ứng dụng khác nhau. Một hệ quản trị cơ sở dữ liệu phải đảm bảo ba chức năng: Tạ Thị Hương CQ47/41.01 8 Khoa hệ thống thông tin kinh tế - Đồ án tốt nghiệp Hệ quản trị CSDL cung cấp một môi trường để người dùng dễ dàng tạo lập dữ liệu, khai báo kiểu dữ liệu, các cấu trúc dữ liệu thể hiện thông tin và các - ràng buộc dữ liệu. Hệ quản trị CSDL cung cấp môi trường cập nhật và khai thác CSDL. Hệ quản trị CSDL cung cấp một công cụ để có thể truy vấn được dữ liệu theo định kì hoặc 1 thời điểm bất kì theo yêu cầu của người dùng Một số hệ quản trị CSDL thường dùng: Microsoft Acess, SQL Server, FoxPro, Oracle… Mỗi hệ quản trị CSDL đều có những ưu, nhược điểm nhất định: - Hệ quản trị CDSL Microsoft Acess  Ưu điểm: Nhỏ gọn, cài đặt dễ dàng, phù hợp với các qui mô nhỏ  Nhược điểm: Hạn chế số người cùng truy cập vào CSDL, hạn chế về kích thước CSDL, Hạn chế tổng số module trong một ứng dụng, kích thước dữ liệu càng lớn độ ổn định càng giảm, không hỗ trợ truy câp từ - xa qua mạng  Chỉ phù hợp với các ứng dụng qui mô nhỏ. Hệ quản trị CSDL Oracle  Ưu điểm: Oracle là một hệ quản trị CSDL tuyệt vời bởi tính bảo mật, an toàn của dữ liệu cao, dễ bảo trì, nâng cấp, cơ chế quyền hạn rõ ràng, ổn định, dễ cài đặt và triển khai.  Nhược điểm: Chi phí đầu tư lớn vì cần máy có cấu hình mạnh, độ - - phức tạp cao, quản trị khó.  Thích hợp với các ứng dụng có CSDL lớn. Hệ quản trị CSDL SQL Server  Ưu điểm: Cơ sở dữ liệu được truy cập với mức độ ổn đinh, dễ sử dụng, dễ theo dõi, cung cấp mộ hệ thống các hàm tiện ích mạnh.  Nhược điểm: Chỉ thích hợp trên các hệ điều hành Windows  Sử dụng cho các ứng dụng có CSDL vừa và nhỏ Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Visual Foxpro  Ưu điểm: Visual Foxpro hỗ trợ về lập trình hướng đối tượng, hỗ trợ khả năng thiết kế giao diện trực quan, dễ dàng tổ chức CSDL, định nghĩa các nguyên tắc áp dụng cho CSDL và xây dựng chương trình ứng dụng, nó cho phép nhanh chóng kiến tạo các biểu mẫu, vấn tin, báo biểu dựa vào bộ công cụ thiết kế giao diện đồ họa. Hơn thế nữa, Tạ Thị Hương CQ47/41.01 9 Khoa hệ thống thông tin kinh tế Đồ án tốt nghiệp VFP dễ tách ứng dụng thành nhiều mô-đun nên khá dễ dàng trong nâng cấp, sửa đổi.  Nhược điểm: Bảo mật kém, không an toàn, không thuận tiện chạy trên môi trường mạng.  Thích hợp sử dụng cho các ứng dụng có CSDL qui mô vừa và nhỏ  Ngôn ngữ lập trình: - Ngôn ngữ lập trình gồm 3 loại ngôn ngữ : Ngôn ngữ máy, Ngôn ngữ trung - gian( hay Ngôn ngữ kí hiệu) và Ngôn ngữ thuật toán. Ngôn ngữ máy là ngôn ngữ đặc thù của loại máy tính mà người sử dụng dùng. Đặc điểm của ngôn ngữ máy là dễ hiểu, dễ sử dụng với người lập trình để giải quyết các bài toán; miêu tả đầy đủ, rõ ràng các tiến trình có thể chạy - được trên máy tính. Ngôn ngữ thuật toán được sử dụng chủ yếu khi xây dựng các trình ứng dụng, nó phù hợp khi xây dựng phần mềm kế toán vì khi xây dựng các phần mềm kế toán phải tuân theo các quy ước chung về mẫu chứng từ, các báo cáo và - quy trình hạch toán của Bộ Tài Chính Các ngôn ngữ lập trình:  Ngôn ngữ lập trình hướng cấu trúc: cho phép diễn tả một thuật giải dễ dàng cũng như áp dụng thuật toán “chia để trị” giúp tránh lỗi khi viết các chương trình lơn, phức tạp. Phương pháp này hiện nay ít sử dụng. VD: Pascal, C…  Ngôn ngữ lập trình hướng đối tượng: là phương thức cao hơn của lập trình, cho phép “đóng gói” dữ liệu và các phương thức hoạt động trên chúng, đồng thời “cách ly” các đối tượng với nhau. Mơi hơn so với lập trình cấu trúc và được áp dụng nhiều trong thực tế. VD: C++, C#, Java, Ada, .NET,… Hiện nay ngôn ngữ chủ yếu được sử dụng là .NET  Công cụ tạo báo cáo: Báo cáo là một tài liệu chứa các thông tin được đưa ra từ chương trình ứng dụng theo yêu cầu người dùng. Các báo cáo thường chứa các thông tin kết xuất từ Tạ Thị Hương CQ47/41.01 10 Khoa hệ thống thông tin kinh tế Đồ án tốt nghiệp các bảng cơ sở dữ liệu và được hiển thị ra máy in hoặc màn hình, tùy theo yêu cầu của người sử dụng. Công cụ tạo báo cáo là các công cụ được xây dựng sẵn trong quá trình thiết kế phần mềm. Các phần mềm kế toán hiện nay bắt buộc phải xây dựng các công cụ tạo báo cáo vì tất cả các mẫu báo cáo in ra và có hiệu lực phải tuân theo mẫu quy định của Bộ Tài Chính - Đặc điểm:  Thông qua các giao diện được hỗ trợ sẵn trong hệ thống giúp người quản lí dễ dàng in ấn các báo cáo cần thiết đưa ra giấy.  Báo cáo được cấu tạo bao gồm nhiều dòng, nhiều cột. nhưng do khổ giấy in có giới hạn nên các báo cáo thường được thiết kế gốm ít cột và - nhiều dòng. Một số công cụ tạo báo cáo  Crystal Report: đây là một công cụ tạo báo cáo được sử dụng phổ biến hiện nay, hỗ trợ hầu hết các ngôn ngữ lập trình. Crystal Report có thể thực hiện việc tạo báo cáo một cách độc lập hoặc được tích hợp vào một số ngôn ngữ lập trình hiện nay (.NET) .Crystal Report hỗ trợ các chức năng in ấn, kết xuất sang các định dạng khác như Excel.  Zoho Report: Nhiều doanh nghiệp mới có thể không có kinh phí ban đầu để có được tất cả mọi thứ họ muốn khi lần đầu tiên bắt đầu. Zoho Report sẽ giúp bạn tiết kiệm tiền và vẫn có một báo cáo siêu chuyên nghiệp.  Element WordPro: Với Element WordPro bạn có thể tạo các báo cáo, thư từ, sơ yếu lý lịch, bản fax... một cách nhanh chóng và dễ dàng. Element WordPro hỗ trợ tất cả định dạng tài liệu hàng đầu: PDF, DOC (MSWord), DOCX (MSWord 2007 +), và RTF (Rich Text Format).  Hệ quản trị CSDL trong VFP hỗ trợ người lập trình tạo báo cáo theo hai cách:  Tạo báo cáo bằng Report Winzard: Đây là công cụ hỗ trợ tạo báo cáo khá thuận lợi và nhanh chóng. Cách thức thực hiện đơn giản. Tạ Thị Hương CQ47/41.01 11 Khoa hệ thống thông tin kinh tế Đồ án tốt nghiệp  Tạo báo cáo bằng report designer: Công cụ này giúp người lập trình tự thiết kế báo cáo từ đầu theo ý tưởng của mình, phù hợp với từng điều kiện hoàn cảnh. 1.1.3. Quy trình xây dựng phần mềm kế toán Quy trình xây dựng phần mềm là một tập hợp các hành động phải được thực hiện trong quá trình xây dựng một hệ thống phần mềm Các bước trong quy trình xây dựng phần mềm: -  Bước 1: Phân tích và thiết kế Trong quá trình xây dựng một phần mềm hướng đối tượng, phân tích thiết kế hệ thống thông tin đóng một vai trò quan trọng nhất. Có PTTK mới giúp xây - dựng phần mềm được tối ưu Mọi người trong cuộc sống luôn gặp phải các vấn đề cần giải quyết. Vấn đề có thể dễ mà cũng có thể phức tạp, khó khăn. Để có thể giải quyết vấn đề, chúng ta cần tìm ra các lời giải thích hợp nhất như mục tiêu mong muốn dựa trên khả năng cũng như hạn chế của chúng ta. Quá trình này còn gọi là quá - trình phân tích. Tương tự như trên, khi quyết định áp dụng tin học cho một việc nào đó, ta cần phải suy nghĩ tìm các phương án thích hợp với khả năng cũng như hạn - chế của chúng ta. Điều này có nghĩa ta đang phân tích một áp dụng tin học. Phân tích một áp dụng tin học là một nghiên cứu gồm:  Nghiên cứu vấn đề mà giới hạn của nó đã được xác định.  Lựa chọn các lời giải.  Và phát triển các lời giải dựa trên cơ sở của công cụ xử lý trên máy tính điện tử. - Tư tưởng chủ đạo của các phương pháp phân tích và thiết kế hệ thống là:  Sự trừu tượng hóa Để nhận biết được những hệ thống quá phức tạp, phải loại bỏ những đặc điểm phụ để nhận biết cho được các đặc điểm chính. Hệ thống được nhận thức dưới hai mức:  Mức vật lý Tạ Thị Hương CQ47/41.01 12 Khoa hệ thống thông tin kinh tế Đồ án tốt nghiệp  Mức logic Áp dụng phương thức biến đổi bằng cách trả lời:  Ở mức vật lý - Mô tả thực trạng hệ thống cũ: What: Cái gì? Làm gì? How: Làm như thế nào?(Làm thế nào? Phương tiện nào? Cách làm nào? Lúc nào? Ai làm? Làm gì?)  Ở mức logic: Gạt bỏ những chi tiết để thấy bản chất và chỉ cần trả lời WHAT. (1): Bước trừu tượng hoá. (2): Đưa ra những yêu cầu mới nảy sinh của hệ thống. (3): Giai đoạn thiết kế.  Phân tích từ trên xuống - Đi từ tổng quát đến chi tiết: - Dùng hộp đen: cái gì chưa biết gọi là hộp đen. Ví dụ: CLĐ như thế nào? Phân cấp: phân cấp các chức năng phức tạp thành các chức năng nhỏ hơn và cứ thế tiếp tục. Tạ Thị Hương CQ47/41.01 13 Khoa hệ thống thông tin kinh tế Đồ án tốt nghiệp  Sử dụng mô hình công cụ biểu diễn có tăng cường hình vẽ:  Các giai đoạn phân tích và thiết kế hệ thống: - Thiết kế là một quá trình bắt đầu bằng ý niệm hoá và kết thúc bằng việc thực hiện thảo chương trình cài đặt và đưa vào sử dụng. Thông thường, xuất phát từ các hoạt động chưa có hiệu quả so với mục tiêu đề ra mà việc phân tích sẽ xây dựng một hệ thống mới đáp ứng các yêu cầu và hoạt động hiệu quả hơn. - Việc phân chia các giai đọan cho quá trình phân tích chỉ mang tính tương đối, không tách rời từng giai đoạn, phân tích và thiết kế xen kẽ nhau, vừa làm vừa trao đổi với NSD để hoàn thiện cho thiết kế.  Bước 2 : Trình tự tạo phần mềm  Lập kế hoạch: - Xác định khoảng thời gian trung và dài hạn một sự phân chia, một kế hoạch can thiệp để dẫn đến các nghiên cứu từng khu vực, lãnh vực, phân hệ của hệ tổ chức có liên quan. - Kế hoạch này thể hiện đường lối có tính chất tự giác của ban giám đốc, để cải tiến hệ tổ chức hơn là những chi tiết nhất thời để giải quyết các vấn đề nóng bỏng.  Nghiên cứu và phân tích hiện trạng: - Giai đoạn này áp dụng theo từng lãnh vực và theo dự kiến đã xác định ở kế hoạch. - Giai đoạn này thực chất là phân tích hoạt động hệ thông tin vật lý. Để tiến hành giai đoạn này, cần sử dụng các kỹ thuật của những người tổ chức (nghiên cứu hồ sơ, quy trình, v.v…). Làm quen với công việc tại cơ quan liên Tạ Thị Hương CQ47/41.01 14 Khoa hệ thống thông tin kinh tế Đồ án tốt nghiệp quan về hệ thống cũ, từ đó, nhận diện được những điểm yếu của hệ thống cũ để có các đề xuất mới, hoàn thiện hơn cho thiết kế. - Nghiên cứu hiện trạng có thể đưa đến việc phân chia mới các lĩnh vực hoặc các chức năng. Việc phân chia lại thực chất có liên quan đến cơ sở hoặc độ phức tạp của lĩnh vực nghiên cứu.  Nghiên cứu và phân tích khả thi "sổ điều kiện thức": - Nghiên cứu khả thi: Giai đoạn này có vai trò quyết định vì nó sẽ dẫn đến các lựa chọn quyết định hệ chương trình tương lai cùng các bảo đảm tài chính. Các bước như sau:  Phân tích, phê phán hệ thống hiện hữu nhằm làm rõ những điểm yếu hoặc mạnh, sắp xếp các thứ tự những điểm quan trọng cần giải quyết.  Xác định các mục tiêu mới của các bộ phận.  Hình dung các kịch bản khác nhau bằng cách xác định một cách tổng thể các giải pháp, có thể có và làm rõ đối với mỗi một trong chúng, gồm: chi phí triển khai, chi phí hoạt động trong tương lai, các ưu và khuyết điểm, chương trình tổ chức và đào tạo nhân sự.  Từ kết quả bước trên cho phép lựa chọn những nhân vật chịu trách nhiệm phù hợp với một giải pháp nào đó đã được xác định hoặc trở lại từ đầu bước nghiên cứu khả thi vì nhiều nguyên nhân, ví dụ: không tìm được người chịu trách nhiệm thích hợp, chi phí cho dự án quá cao, v.v…  Nếu bước trên thành công ta tiến hành xây dựng hồ sơ gọi là "Sổ điều kiện thức" (hoặc điều kiện sách). - Sổ điều kiện thức: Cơ bản được tổ chức như sau: Mô tả giao diện giữa hệ thống và NSD. Điều này dẫn đến một thoả thuận xác định hệ thống cung cấp những gì cho NSD. Thực chất các công việc và các cài đặt cần thực hiện. Tạ Thị Hương CQ47/41.01 15 Khoa hệ thống thông tin kinh tế Đồ án tốt nghiệp  Tóm lại, sổ điều kiện thức xác lập một hợp đồng giữa những phân tích viên với Ban giám đốc và NSD trong tương lai  Thiết kế tổng thể mô hình chức năng hệ thông tin: - Giai đoạn này xác định một cách chi tiết kiến trúc của hệ thông tin. Chia các hệ thống lớn thành các hệ thống con. Đây còn gọi là bước phân tích chức năng. - Tất cả các thông tin, các quy tắc tính toán, quy tắc quản lý, các khai thác, những thiết bị, phương tiện sẽ được xác định trong giai đoạn này.  Phân công công việc giữa con người và máy tính: Không phải bất kỳ công việc nào cũng hoàn toàn được thực hiện bởi bằng máy tính. Hệ thống thông tin là sự phối hợp giữa các công đoạn thực hiện thủ công và máy tính (ví dụ: thu thập thông tin khách hàng).  Thiết kế các kiểm soát: Thiết kế các bảo mật cho chương trình nhằm chống âm mưu lấy cắp, phá hoại, gây mất mát hoặc làm hỏng dữ liệu.  Thiết kế giao diện Người - Máy: Ví dụ: Menu chương trình, tổ chức màn hình (Form), báo biểu, v.v…  Thiết kế CSDL (Database Files): Giai đoạn này nhằm xác định các files cho chương trình, nội dung mỗi file như thế nào? cấu trúc của chúng ra sao? Ví dụ: trong FoxPro là công việc thiết kế các DBF hoặc trong Access thì thiết kế các bảng, v.v…  Thiết kế chương trình (khác với việc viết chương trình): - Gồm những chương trình gì? Mỗi chương trình gồm những module nào? Nhiệm vụ của mỗi module ra sao? - Đưa ra các mẫu thử cho chương trình: mẫu thử này do người thiết kế đưa ra chứ không phải do lập trình viên. Tạ Thị Hương CQ47/41.01 16 Khoa hệ thống thông tin kinh tế - Đồ án tốt nghiệp Chương trình phải đưa ra những kết quả như thế nào với những mẫu thử đó. Người phân tích hệ thống phải dự kiến trước các tình huống này.  Lập trình, chạy thử, cài đặt, hướng dẫn sử dụng, khai thác chương trình như thế nào? 1.2. Những kiến thức cơ bản về phần mềm kế toán bán hàng trong doanh nghiệp 1.2.1. Chức năng và nhiệm vụ Kế toán bán hàng  Khái niệm Bán hàng là quá trình cuối cùng trong chu kỳ kinh doanh. Thông qua bán hàng mà các giá trị và giá trị sử dụng của sản phẩm được thực hiện trên thị trường giúp cho doanh nghiệp thu hồi vốn bỏ ra. Cũng chính thông qua quá trình bán hàng mà bộ phận giá trị gia tăng tạo ra trong quá trình sản xuất được thực hiện và biểu hiện dưới hình thức lợi nhuận. Nếu đẩy mạnh được quá trình bán hàng sẽ góp phần tăng hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp đồng thời thoả mãn nhu cầu tiêu dùng của xã hội. Quá trình bán hàng được hoàn thành khi quyền sở hữu về hàng hoá, dịch vụ đã chuyển từ người bán sang người mua. Khái niệm doanh thu bán hàng: - Doanh thu là tổng giá trị các lợi ích kinh tế doanh nghiệp thu được trong kỳ kế toán, phát sinh từ các hoạt động sản xuất kinh doanh thông thương của - doanh nghiệp, góp phần vốn chủ sở hữu. Doanh thu trong doanh nghiệp bao gồm: Tổng giá trị cao có lợi ích kinh tế doanh nghiệp đã thu được hoạc sẽ thu được như: Doanh thu bán hàng, doanh thu cung cấp dịch vụ, doanh thu hoạt động tài chính, tiền lãi, bản quyền, tổ chức và lợi nhuận được chia. + Doanh bán hàng và cung cấp dịch vụ: là toàn bộ số tiền thu được thu được Tạ Thị Hương CQ47/41.01 17 Khoa hệ thống thông tin kinh tế Đồ án tốt nghiệp từ các giao dịch và nghiệp vụ phát sinh doanh thu như bán sản phẩm , hàng hoá , cung cấp dịch vụ cho khách hàng bao gồm cả các khoản phụ cả phí thu thêm ngoài giá bán ( nếu có) \ + Doanh thu bán hàng được thu ghi nhận khi thoả mãn 5 điều kiện sau: a. Doanh nghiệp đã chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở hữu sản phẩm hoạc bán hàng cho người mua. b. Doanh nghiệp không còn nắm giữ quyền quản lý hàng hoá như người sở hữu hàng hoá hoạc kiểm soát hàng hoá . c. Doanh thu được xác định tương đối chắc chán. b. Doanh nghiệp đã thu được hoặc sẽ thu được sẽ thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch bán hàng. e. Xác định được chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng. Doanh thu bán hàng bao gồm: Doanh thu bán hàng ra ngoài và doanh thu bán hàng nội bộ.  Các khoản trừ doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ bao gồm: - Chiết khấu thương mại:là các khoản doanh nghiệp bán giảm giá niêm iết cho khách hàng mua hàng với khối lượng lớn. - Hàng bán bị trả lại: là giá trị khối lượng hàng bán đã xác định là bán hàng hoàn thành bị khách hàng trả lại và từ chối thanh toán. - Giảm giá hàng bán: là khoản giảm trừ cho khách hàng do khách hàng hoá kém phẳm chất, sai quy cách hoặc lạc hậu thị hiếu. - Chiết khấu thanh toán. - Các loại thuế có tính vào giá bán: thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế giá trị gia tăng…  Chức năng của kế toán bán hàng Kế toán bán hàng có vai trò ngày càng quan trọng trong hệ thống kinh doanh của doanh nghiệp. Một kế toán bán hàng giỏi là người xây dựng và quản lý hệ thống thông tin bán hàng. Kế toán bán hàng không đơn thuần là người ghi chép mà trở Tạ Thị Hương CQ47/41.01 18 Khoa hệ thống thông tin kinh tế Đồ án tốt nghiệp thành người giúp các nhà quản lý ra quyết định Như vậy, kế toán bán hàng có thể cung cấp bất kỳ thông tin nào nhà quản lý yêu cầu.  Nhiệm vụ của kế toán bán hàng - Ghi chép phản ánh kịp thời đầy đủ và chính xác tình hình bán hàng của doanh nghiệp cả về giá trị và số lương hàng bán trên từng mặt hàng, từng địa điểm bán - hàng, từng phương thức bán hàng. Tính toán và phản ánh chính xác tổng giá tính toán của hàng bán ra bao gồm cả doanh thu bán hàng, thuế giá trị gia tăng đầu ra của từng nhóm hàng, từng hoá - đơn khách hàng, từng đơn vị trực thuộc( theo các của hàng, quầy hàng…). Xác định chính xác giá mua thực tế của lượng hàng đã tiêu thụ đồng thời phân - bổ phí thu mua cho hàng tiêu thụ nhằm xác định hiệu quả bán hàng. Kiểm tra, đôn đốc tình hình thu hồi và quản lý tiền hàng, quản lý khách nợ theo dõi chi tiết theo từng khách hàng, lô hàng số tiền khách nợ, thời hạn và tình hình - trả nợ… Tập hợp đầy đủ, chính xác, kịp thời các khoản chi phí bán hàng, thực tế phát sinh và kết chuyển (hay phân bổ), cho phép bán hàng cho hàng tiêu thụ làm căn - cứ để xác đinh kết quả kinh doanh. Cung cấp thông tin cần thiết về tình hình bán hàng, phục vụ cho việc chỉ đạo và - điều hành kinh doanh của doanh nghiệp. Tham mưu cho lãnh đạo về các giải pháp để thúc đẩy quá trình bán hàng  Các phương thức bán hàng  Các phương thức bán hàng - Kế toán doanh thu bán hàng theo phương thức bán hàng trực tiếp Bán hàng trực tiếp là phương thức giao hàng cho người mua trực tiếp tại kho( hoặc trực tiếp tại phân xưởng không qua kho) của doanh nghiệp. Khi giao hàng hoặc cung cấp dịch vụ cho người mua, doanh nghiệp đã nhận được tiền hoặc có quyền thu tiền của người mua, giá trị của hàng hoá đã hoàn thành, doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ đã được ghi nhận. - Kế toán doanh thu bán hàng theo phương thức gửi hàng đi cho khách hàng. Tạ Thị Hương CQ47/41.01 19 Khoa hệ thống thông tin kinh tế Đồ án tốt nghiệp Phương thức gửi hàng đi là phương thức bên bán gửi hàng đi cho khách hàng theo các điều kiện của hợp đồng kinh tế đã ký kết. Số hàng gửu đi vẫn thuộc quyền kiểm soát của bên bán, khi khách hàng thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán thì lợi ích và rủi ro được chuyển giao toàn bộ cho người mua, giá trị hàng hoá đã được thực hiện và là thời điểm bên bán được ghi nhận được ghi nhận doanh thu bán hàng. - Kế toán doanh bán hàng theo phương thức gửi đại lý, ký gửi bán đúng giá hưởng hoa hồng Phương thức bán hàng gửi đại lý, ký gửi bán đúng giá hưởng hoa hồng là đúng phương thức bên giao đại lý, ký gửi bên ( bên đại lý) để bán hàng cho doanh nghiệp.Bên nhận đại lý, ký gửi người bán hàng theo đúng giá đã quy định và được hưởng thù lao dưới hình thức hoa hồng. Theo luật thuế GTGT, nếu bên đại lý bán theo đúng giá quy định của bên giao đại lý thì toàn bộ thuế GTGT đầu ra cho bên giao đại lý phải tính nộp NSNN, bên nhận đại lý không phải nộp thúê GTGT trên phần hoa hồng được hưởng - Kế toán doanh thu bán hàng theo phương thức trả chậm, trả góp Bán hàng theo trả chậm, trả góp là phương thức bán hàng thu tiền nhiều lần, người mua thanh tóan lần đầu ngay tại thời điểm mua. Số tiền còn lại, người mua chấp nhận trả dần ở các kỳ tiếp theo và phải chịu mặt tỷ lệ lãi xuất nhất định. Xét về bản chất, hàng bán trả chậm trả góp vẫn được quyền sở hữu của đơn vị bán, nhưng quyền kiểm soát tái sản và lợi ích kinh tế sẽ thu được của tài sản đã được chuyển giao cho người mua. Vì vậy, doanh nghiệp thu nhận doanh thu bán hàng theo giá bán trả ngay và ghi nhận vào doanh thu hoạt động tài chính phần lãi trả chậm tính trên khoản phải trả nhưng trả chậm, phù hợp với thời điểm ghi nhận doanh thu được xác nhận. - Kế toán doanh thu bán hàng theo phương thức hàng đổi hành Tạ Thị Hương CQ47/41.01 20