Tài liệu Xây dựng phần mềm kế toán bán hàng tại Công ty cổ phần thép và vật tư công nghiệp SIMCO

Trường Đại học Kinh tế Quốc dân 1 Khoa Tin học Kinh tế MỤC LỤC DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU.............................................................................- 4 LỜI NÓI ĐẦU............................................................................................................- 5 CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THÉP VÀ VẬT TƯ CÔNG NGHIỆP SIMCO............................................................- 7 1.1 Giới thiệu chung về công ty cổ phần thép và vât tư công nghiệp SIMCO....... 71.1.1. Đăc điểm chung........................................................................................- 7 1.1.2 Cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty............................................................- 9 1.2. Giới thiệu đề tài tốt nghiệp............................................................................- 9 1.2.1. Tên đề tài...................................................................................................- 9 1.2.2.Lý do chọn đề tài........................................................................................- 9 1. 3. Giới thiệu về hệ thống kế toán bán hàng tại Công ty cổ phần thép và vật tư công nghiệp SIMCO.......................................................................................- 11 1.3.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán...........................................................- 11 1.3.2. Nhiệm vụ của kế toán bán hàng tại công ty.............................................- 13 1.4. Thực trạng của đề tài, dữ liệu đầu vào và đầu ra......................................- 16 1.4.1. Chứng từ hạch toán.................................................................................- 17 1.4.2. Dữ liệu đầu ra..........................................................................................- 22 1.5. Quy trình xử lý dữ liệu chủ yếu..................................................................- 24 1.6. Kế hoạch xây dựng đề tài............................................................................- 25 CHƯƠNG 2: CƠ SỞ PHƯƠNG PHÁP LUẬN VÀ NHỮNG CÔNG CỤ CẦN THIẾT ĐỂ THỰC HIỆN ĐỀ TÀI.............................................................................- 27 2.1 Cơ sở phương pháp luận..............................................................................- 27 2.1.1 Tổng quan về quá trình phân tích hệ thống thông tin quản lí...................- 27 2.1.2 Tổng quan về quá trính thiết kế và triển khai hệ thống.............................- 28 2.1.2.1 Thiết kế hệ thống...............................................................................- 28 - Sinh viên: Vũ Thị Mai Lớp: TIKT13A.01 Trường Đại học Kinh tế Quốc dân 2 Khoa Tin học Kinh tế 2.1.2.2 Thiết kế giao diện chương trình.........................................................- 28 2.2 Công cụ thực hiện đề tài...............................................................................- 29 2.2.1 Công cụ biểu diễn các chức năng.............................................................- 29 2.2.1.1 Biểu đồ phân cấp chức năng..............................................................- 29 2.2.1.2 Sơ đồ luồng dữ liệu:...........................................................................- 29 2.2.1.3 Ma trận thực thể chức năng:..............................................................- 31 2.2.1.4 Hồ sơ dữ liệu: ...................................................................................- 31 2.2.1.5 Từ điển dữ liệu:.................................................................................- 31 2.2.1.6 Mô hình thực thể liên kết (ER):........................................................- 32 2.2.2 Công cụ ngôn ngữ phát triển phần mềm...................................................- 32 CHƯƠNG 3: XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH PHẦN MỀM KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THÉP VÀ VẬT TƯ CÔNG NGHIỆP SIMCO......... 34 3.1. Phân tích hệ thống về xử lý.........................................................................- 34 3.1.1. Xây dựng biểu đồ phân cấp chức năng của hệ thống kế toán bán hàng.......... 34 3.1.2. Sơ đồ ngữ cảnh........................................................................................- 37 3.1.3. Biểu đồ luồng dữ liệu của hệ thống kế toán bán hàng.............................- 38 3.1.3.1. Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh: Quy trình nghiệp vụ bán hàng......- 38 3.1.3.2. Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1.0: Quản lý nhập hàng hóa...................- 40 3.1.3.3. Biểu đồ luồng dữ liệu mức: 2.0. Lập hóa đơn, phiếu xuất................- 41 3.1.3.4. Biểu đồ luồng dữ liệu mức 3.0: Giao hàng, thanh toán.....................- 44 3.1.3.5. Biểu đồ luồng dữ liệu mức 4.0: Xử lý sự cố.....................................- 46 3.1.3.6. Biểu đồ luồng dữ liệu mức 5.0: Tìm kiếm........................................- 48 3.1.3.7. Biểu đồ luồng dữ liệu mức 6.0: Báo cáo...........................................- 50 3.2. Phân tích hệ thống về dữ liệu......................................................................- 52 3.2.1. Chọn hệ quản trị CSDL...........................................................................- 52 - Sinh viên: Vũ Thị Mai Lớp: TIKT13A.01 Trường Đại học Kinh tế Quốc dân 3 Khoa Tin học Kinh tế 3.2.2. Xây dựng hệ thống các bảng...................................................................- 52 3.2.3. Mô hình Relationships............................................................................- 58 3.3. Lựa chọn ngôn ngữ lập trình: Visual Basic 6.0.........................................- 59 3.4. Xây dựng giao diện......................................................................................- 59 3.4.1. Form đăng nhập.......................................................................................- 59 3.4.3. Form danh mục nhà cung cấp..................................................................- 61 3.4.5. Form phiếu nhập.....................................................................................- 63 3.4.7. Form báo cáo nhập hàng hóa..................................................................- 65 3.4.8. Form báo cáo xuất hàng hóa...................................................................- 67 3.2.9 Một số form khác.....................................................................................- 69 KẾT LUẬN............................................................................................................... - 71 TÀI LIỆU THAM KHẢO.........................................................................................- 73 PHỤ LỤC.................................................................................................................. - 75 - Sinh viên: Vũ Thị Mai Lớp: TIKT13A.01 Trường Đại học Kinh tế Quốc dân 4 Khoa Tin học Kinh tế DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU Sơ đồ 1.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy công ty..................................................................- 9 Sơ đồ 1.2: Sơ đồ phòng kế toán..............................................................................- 12 Sơ đồ 1.3: Sơ đồ quá trình ghi sổ kế toán ghi chép theo hình thức Nhật ký chung. - 15 Sơ đồ 1.4: Sơ đồ xử lý luồng dữ liệu.......................................................................- 16 Sơ đồ 3.1: Biểu đồ phân cấp chức năng.................................................................- 34 Sơ đồ 3.2: Sơ đồ ngữ cảnh.....................................................................................- 37 Sơ đồ 3.3: Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh............................................................- 39 Sơ đồ 3.4: Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1. 0.............................................................- 40 Sơ đồ 3.5: Sơ đồ luồng dữ liệu mức 2.0.................................................................- 42 Sơ đồ 3.6: Biểu đồ luồng dữ liệu mức 3.0..............................................................- 45 Sơ đồ 3.7: Biểu đồ luồng dữ liệu mức 4.0..............................................................- 47 Sơ đồ 3.8: Biểu đồ luồng dữ liệu mức 5.0..............................................................- 49 Sơ đồ 3.9: Biểu đồ luồng dữ liệu mức 6.0..............................................................- 51 Hình 3.1: Mô hình Relationships..........................................................................- 58 - Sinh viên: Vũ Thị Mai Lớp: TIKT13A.01 Trường Đại học Kinh tế Quốc dân 5 Khoa Tin học Kinh tế LỜI NÓI ĐẦU Trong nền kinh tế thị trường, mục tiêu hàng đầu của các doanh nghiệp là tối đa hoá lợi nhuận, mang lại hiệu quả kinh tế cao nhất. Để đạt được điều đó đòi hỏi các nhà quản lý phải có những biện pháp thiết thực trong chiến lược kinh doanh của mình. Một trong những chiến lược mũi nhọn của các doanh nghiệp là tập trung vào khâu bán hàng. Đây là giai đoạn cuối cùng của quá trình luân chuyển hàng hoá trong doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp tạo nguồn thu bù đắp những chi phí bỏ ra, từ đó tạo ra lợi nhuận phục vụ cho quá trình tái sản xuất kinh doanh. Vấn đề đặt ra là làm sao tổ chức tốt khâu bán hàng, rút ngắn được quá trình luân chuyển hàng hoá, nâng cao hiệu quả sử dụng vốn kinh doanh. Trong đó biện pháp quan trọng nhất, hiệu quả nhất phải kể đến là thực hiện tốt công tác kế toán bán hàng. Kế toán bán hàng giữ vai trò hết sức quan trọng, là phần hành kế toán chủ yếu trong công tác kế toán của doanh nghiệp. Góp phần phục vụ đắc lực hoạt động bán hàng của mỗi doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp tăng nhanh khả năng thu hồi vốn, kịp thời tổ chức quá trình kinh doanh tiếp theo, cung cấp thông tin nhanh chóng để từ đó doanh nghiệp phân tích, đánh giá lựa chọn các phương án đầu tư có hiệu quả. Vì vậy, để có thể đứng vững trong thị trường cạnh tranh và không ngừng phát triển mở rộng sản xuất đòi hỏi các doanh nghiệp phải đặc biệt quan tâm tới công nghệ thông tin, nó làm thay đổi lớn trong lĩnh vực sản xuất, cơ sở hạ tầng, cấu trúc kinh tế và đặc biệt trong lĩnh vực kinh doanh của doanh nghiệp. Sau một thời gian ngắn thực tập tại Công ty cổ phần thép và vật tư công nghiệp SIMCO được sự quan tâm giúp đỡ của các cán bộ Phòng Kế toán tại Công ty và những kiến thức đã được học ở trường em nhận thức được vai trò quan trọng của công tác kế toán bán hàng đối với sự hoạt động và phát triển của doanh nghiệp. Vì vậy, em đã chọn đề tài: “Xây dựng phần mềm kế toán bán hàng tại Công ty cổ phần thép và vật tư công nghiệp SIMCO” làm đề tài cho báo cáo tốt nghiệp. Mục tiêu xây dựng một hệ Sinh viên: Vũ Thị Mai Lớp: TIKT13A.01 Trường Đại học Kinh tế Quốc dân 6 Khoa Tin học Kinh tế thống quản lý cho công ty nhằm đáp ứng những yêu cầu phù hợp với công tác quản lý của công ty và quản lý bán hàng với độ phong phú riêng. Nội dung của chuyên đề thực tập này đề cập đến một số khía cạnh trong công tác quản lý nhập, xuất, thanh toán của công ty, chuyên đề được thực hiện với thiết kế kiểu cấu trúc và cài đặt trong môi trường Visual Basic 6.0. Đề tài bao gồm 3 chương: Chương 1: Tổng quan về kế toán bán hàng tại Công ty cổ phần thép và vật tư công nghiệp SIMCO. Chương 2: Cơ sở phương pháp luận và công cụ cần thiết để thực hiện đề tài. Chương 3: Xây dựng chương trình phần mềm kế toán bán hàng tại Công ty cổ phần thép và vật tư công nghiệp SIMCO. Do quá trình tìm hiểu và đánh giá việc thực hiện quá trình kế toán bán hàng tại công ty có hạn chế nên trong việc thực hiện và xây dựng báo cáo thực tập của em tất yếu không tránh khỏi được những sai sót. Vì vậy em rất mong có được sự chỉ bảo hướng dẫn của thầy cùng các anh, chị phụ trách chuyên môn trong công ty để báo cáo của em được hoàn thiện hơn và em có điều kiện hơn trong học tập và trau dồi thêm kiến thức. Em xin chân thành cảm ơn thầy Phùng Tiến Hải đã tận tình hướng dẫn và chỉ bảo em trong suốt quá trình thực tập để em có thể hoàn thành một cách tốt nhất chương trình này. Và em cũng gửi đến Ban Giám đốc, anh, chị trong Công ty cổ phần thép và vật tư công nghiệp SIMCO đã giúp đỡ em trong quá trình thực tập tại công ty, tạo điều kiện thuận lợi để em có thể thực hiện chương trình này. Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 30 tháng 3 năm 2014 Sinh viên thực hiện Mai Vũ Thị Mai Sinh viên: Vũ Thị Mai Lớp: TIKT13A.01 Trường Đại học Kinh tế Quốc dân 7 Khoa Tin học Kinh tế CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THÉP VÀ VẬT TƯ CÔNG NGHIỆP SIMCO 1.1 Giới thiệu chung về công ty cổ phần thép và vât tư công nghiệp SIMCO 1.1.1. Đăc điểm chung - Tên công ty: + Tên Việt Nam: Công ty cổ phần thép và vật tư công nghiệp SIMCO. + Tên tiếng Anh: STELL INDUSTRY MATERIAL STOCK COMPANY. - Địa chỉ: Tầng 6 – Tòa nhà Simco – Phạm Hùng – Từ Liêm – Hà Nội. - Mã số doanh nghiệp: 0100902925 ngày 28 tháng 12 năm 2006. - Tổng Giám Đốc: Nguyễn Thị Thanh Thủy. - Loại hình doanh nghiệp: cổ phần. - Vốn điều lệ: 140.000.000.000 đồng. - Vốn pháp định: 6.000.000.000 đồng. - Ngành nghề: Xây dựng – Vật liệu xây dựng. - Tel: (84)04.7843000. - Fax: (84)04.7846444. - Website: www.simco.com - Email: [email protected] - Các chi nhánh: + Chi nhánh Hải Phòng Tel: (84)031.850796 Fax: (84)031.850065 Email: [email protected] + Chi nhánh Hải Dương Tel: (84)0320.879005 Sinh viên: Vũ Thị Mai Lớp: TIKT13A.01 Trường Đại học Kinh tế Quốc dân 8 Khoa Tin học Kinh tế Fax: (84)0320.879000 Email: [email protected] - Văn phòng đại diện + Tại Đà Nẵng: Địa chỉ: 700 Điện Biên Phủ, Phường Thanh Khê Tây, Quận Thanh Khê, Thành phố Đà Nẵng. Tel: 0511.814202. Fax: 0511.814202. + Tại Thành phố Hồ Chí Minh: Địa chỉ: 630 khu phố 1, Phường An Lạc, Quận Bình Tân, Thành phố Hồ Chí Minh. Tel: 08.7561482. Fax: 08.7561482. Sinh viên: Vũ Thị Mai Lớp: TIKT13A.01 Trường Đại học Kinh tế Quốc dân 9 Khoa Tin học Kinh tế 1.1.2 Cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty Ban Giám Đốc Trưởng phòng Kinh doanh Trưởng phòng Kế toán Marketting KT tổng hợp Phòng Giao dịch Trưởng phòng Tổng hợp Bộ phận chuyên chở hàng hóa Quản lý KT bán hàng Thông tin Sơ đồ 1.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy công ty 1.2. Giới thiệu đề tài tốt nghiệp 1.2.1. Tên đề tài “ Xây dựng phần mềm kế toán bán hàng tại Công ty cổ phần thép và vật tư công nghiệp SIMCO” 1.2.2. Lý do chọn đề tài Trong công tác kế toán bán hàng tại Công ty cổ phần thép và vật tư công nghiệp SIMCO vẫn còn gặp rất nhiều khó khăn. Việc cập nhật và xử lý đơn đặt hàng, phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho… còn chồng chéo. Công ty đã đưa tin học vào công tác quản lý và kinh doanh nhưng công tác tin học hóa mới chỉ ở bước đầu, tình trạng nhầm lẫn, sai xót trong việc xử lý thông tin vẫn xảy ra đòi hỏi nhiều Sinh viên: Vũ Thị Mai Lớp: TIKT13A.01 Trường Đại học Kinh tế Quốc dân 10 Khoa Tin học Kinh tế thời gian, nhân lực, tốc độ chậm, làm ảnh hưởng tới vấn đề kinh tế của công ty. Đặc biệt là trong công tác quản lý bán hàng đòi hỏi cập nhật thông tin một cách chi tiết, chính xác, thường xuyên và nhanh chóng. Từ thực tế trên đòi hỏi công tác bán hàng cần có sự đổi mới về kỹ thuật, nghiệp vụ, về quy trình công nghệ. Việc áp dụng công nghệ thông tin vào phục vụ việc kế toán bán hàng đang là yêu cầu cần thiết. Vì vậy đòi hỏi phải có một hệ thống quản lý thống nhất, được cài đặt chung cho toàn công ty nhằm nâng cao trình độ kế toán, tính nhất quán trong dữ liệu, việc quản lý sổ sách, giấy tờ và cập nhập dữ liệu trên máy một cách đồng bộ, đáp ứng nhu cầu thống kê, báo cáo. Thêm vào đó, với cơ cấu hoạt động của công ty như hiện nay, nếu ban quản lý muốn biết tình hình kinh doanh của công ty ngay thì bộ phận kế toán của công ty thống kê số liệu và lên báo cáo. Để làm được việc đó thì phải mất nhiều thời gian và không đảm bảo được tính chính xác. Hơn nữa còn ảnh hưởng đến việc kinh doanh của công ty. Chính vì vậy giải pháp hiệu quả nhất là sử dụng phần mềm tin học, ứng dụng công nghệ thông tin vào việc quản lý cơ sơ dữ liệu. Nếu xây dựng thành công phần mềm kế toán bán hàng sẽ có những lợi ích sau:  Đảm bảo việc cập nhập chính xác với số lượng không hạn chế.  Đưa ra các báo cáo nhập xuất tồn theo yêu cầu của người quản lý tại thời điểm bất kì.  Tự động hóa để hệ thống tránh việc cập nhật thông tin một cách thủ công.  Tiết kiệm thời gian, nhân lực và tiền bạc.  Tránh sự chồng chéo quá nhiều trong quá trình quản lý. Sinh viên: Vũ Thị Mai Lớp: TIKT13A.01 Trường Đại học Kinh tế Quốc dân  11 Khoa Tin học Kinh tế Nâng cao hiệu quả của công tác kế toán bán hàng của công ty. Với những lý do nêu trên cũng như mong muốn được áp dụng những kiến thức kinh tế cũng như tin học đã được tiếp thu trong quá trình học tập tại trường, để áp dụng kiến thức đó vào thực tế, em đã quyết định chọn đề tài “Xây dựng phần mềm kế toán bán hàng tại Công ty cổ phần thép và vật tư công nghiệp SIMCO”. 1. 3. Giới thiệu về hệ thống kế toán bán hàng tại Công ty cổ phần thép và vật tư công nghiệp SIMCO 1.3.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán Để phát huy thế mạnh của mình thì việc đầu tiên công ty phải xây dựng một hệ thống kế toán chặt chẽ, phù hợp với tình hình sản xuất, quy mô, tính chất công việc của công ty. Với những đặc điểm tính chất của kế toán thì việc tổ chức hệ thống kế toán trong các tổ chức, đơn vị nói chung, trong các công ty nói riêng là không thể thiếu vì nó có ý nghĩa không chỉ với các công ty mà còn có ý nghĩa đối với công tác quản lý của Nhà Nước. Công ty cổ phần thép và vật tư công nghiệp SIMCO chuyên nhập và sản xuất thép, vật tư công nghiệp. Vì vậy các nghiệp vụ phát sinh phụ thuộc vào các hợp đồng xây dựng. Nhất là trong thời buổi hiện nay có rất nhiều công ty bán mặt hàng này. Vậy bộ máy kế toán trong doanh nghiệp phải phù hợp với tình hình phát triển của công ty trong từng giai đoạn, được thể hiện qua sơ đồ sau: Sinh viên: Vũ Thị Mai Lớp: TIKT13A.01 Trường Đại học Kinh tế Quốc dân 12 Khoa Tin học Kinh tế Kế toán trưởng PHÒNG KẾ TOÁN Kế toán bán hàng Kế toán tổng hợp Thủ quỹ Sơ đồ 1.2: Sơ đồ phòng kế toán  Kế toán trưởng: Chỉ đạo công tác chung của phòng kế toán, chịu trách nhiệm chung. Lên kế hoạch tài vụ, tài chính hàng năm. Hạch toán tổng hợp. Theo dõi tài sản cố định. Lập báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán quý, năm.  Kế toán tổng hợp Thanh toán các khoản tiền hàng nhập, xuất của công ty. Thanh toán các khoản tiền lương, trích theo lương. Thanh toán nợ. Thanh toán tiền gửi. Thanh toán tiền mặt, tạm ứng, bảo hiểm.  Thủ quỹ. Xem xét và kiểm tra các chứng từ, số liệu đã ký duyệt để xuất quỹ, bảo quản và chịu trách nhiệm về số tiền tại quỹ. Công ty là một doanh nghiệp hạch toán độc lập, do đặc điểm phát sinh các nghiệp vụ và công tác kế toán làm thủ công, vì vậy tổ chức kế toán được xây dựng phù hợp với năng lực trình độ của kế toán viên để họ làm việc hiệu quả nhất. Sinh viên: Vũ Thị Mai Lớp: TIKT13A.01 Trường Đại học Kinh tế Quốc dân 13 Khoa Tin học Kinh tế 1.3.2. Nhiệm vụ của kế toán bán hàng tại công ty Bán hàng là khâu cuối cùng trong hoạt động kinh doanh, là quá trình thực hiện giá trị của hàng hoá. Nói khác đi, bán hàng là việc chuyển giao hàng hoá, dịch vụ cho khách hàng, và khách hàng trả tiền hay chấp nhận trả tiền cho doanh nghiệp. Đó cũng chính là sự vận động của vốn kinh doanh từ vốn thành phẩm sang vốn bằng tiền và hình thành kết quả. Trong quá trình kinh doanh của doanh nghiệp, hàng hoá bán được là yếu tố quan trọng cho sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Hàng hoá đạt tiêu chuẩn chất lượng cao, giá thành hạ thì hàng hoá của doanh nghiệp tiêu thụ nhanh mang lại lợi nhuận cho doanh nghiệp, đảm bảo cho doanh nghiệp một vị trí vững chắc trên thị trường. Trong quá trình bán hàng do phải chi ra những khoản tiền phục vụ việc bán hàng gọi là chi phí bán hàng. Tiền mua hàng được tính theo giá bán chịu có thuế giá trị gia tăng gọi là doanh thu bán hàng. Ngoài doanh thu bán hàng còn có các doanh thu khác như doanh thu từ hoạt động tài chính. Trong quá trình hoạt động doanh nghiệp phải tính đuợc kết quả kinh doanh dựa trên việc so sánh giữa doanh thu bán hàng và chi phí bán hàng. Kế toán bán hàng cần thực thiện các nhiệm vụ sau: - Ghi chép đầy đủ kịp thời khối lượng thành phẩm, hàng hoá, dịch vụ bán ra và tiêu thụ nội bộ. Tính toán đúng đắn trị giá vốn của hàng đã bán. Chi phí bán hàng và các khoản chi phí khác nhằm xác định đúng kết quả. - Kiểm tra, giám sát tình hình thực hiện chỉ tiêu kế hoạch bán hàng, doanh thu bán hàng của đơn vị, kế hoạch lợi nhuận, tình hình thanh toán tiền hàng, nộp thuế và làm nghĩa vụ đối với Nhà Nước. - Cung cấp thông tin chính xác đầy đủ kịp thời về tình hình bán hàng giúp cho việc lập báo cáo tài chính, quản lý của doanh nghiệp. Sinh viên: Vũ Thị Mai Lớp: TIKT13A.01 Trường Đại học Kinh tế Quốc dân 14 Khoa Tin học Kinh tế - Phản ánh kịp thời doanh thu bán hàng để xác định kết quả bán hàng, đôn đốc, kiểm tra, đảm bảo thu đủ và kịp thời tiền bán hàng, tránh bị chiếm dụng vốn bất hợp lý. 1.3.3. Hệ thống sổ sách kế toán Công ty cổ phần thép và vật tư công nghiệp SIMCO với đặc điểm hiện nay và điều kiện thực tế công ty áp dụng theo hình thức Nhật ký chung. Vì hình thức sổ đơn giản, dễ làm, phù hợp với trình độ và khả năng của kế toán viên trong doanh nghiệp và quy mô, tính chất, đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Công ty tổ chức hệ thống sổ sách kế toán tuân theo các chuẩn mực, nguyên tắc và chế độ kế toán quy định như: - Đảm bảo tính thống nhất giữa hệ thống tài khoản sử dụng với việc xây dựng hệ thống sổ sách kế toán. - Kết cấu và nội dung ghi chép phản ánh đúng và kịp thời, ghi chép đúng theo từng loại sổ quy định, phù hợp với năng lực quản lý và kế toán. - Tổ chức hệ thống sổ kế toán đảm bảo tính khoa học, tiết kiệm, tiện lợi cho việc kiểm tra, đối chiếu. - Công ty chỉ mở một hệ thống sổ kế toán chính thức theo các hình thức tổ chức sổ kế toán đã quy định và đăng ký với bộ tài chính về hình thức sổ kế toán sử dụng. Sổ kế toán được in sẵn bằng mẫu do bộ tài chính cấp, có thể là quyển hoặc tờ rời có ghi rõ số tờ và đóng dấu của đơn vị. Việc tiến hành mở sổ, khoá sổ phải tuân theo những quy định chung như: tính trung thực, đầy đủ, chính xác, kịp thời ghi chép, cộng dồn. Riêng đối với quỹ tiền mặt thì được khoá sổ vào cuối ngày. Ngoài ra, mỗi lần khoá sổ kế toán người ghi sổ, kế toán trưởng phải ký xác nhận vào sổ. hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên, tính thuế theo phương pháp khấu trừ thuế. Sinh viên: Vũ Thị Mai Lớp: TIKT13A.01 15 Trường Đại học Kinh tế Quốc dân Khoa Tin học Kinh tế Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên Sổ cái, lập Bảng cân đối số phát sinh. Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ cái và Bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập các Báo cáo tài chính. Về nguyên tắc Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên Bảng cân đối phải bằng Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên sổ Nhật ký chung cùng kỳ. Chứng từ kế toán Nhật ký chung Sổ nhật ký đặc biệt Sổ Cái Thẻ và sổ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu Sinh viên: Vũ Thị Mai Lớp: TIKT13A.01 Trường Đại học Kinh tế Quốc dân 16 Khoa Tin học Kinh tế Sơ đồ 1.3: Sơ đồ quá trình ghi sổ kế toán ghi chép theo hình thức Nhật ký chung Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ nhật kí chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ nhật kí chung để ghi vào sổ cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Nếu công ty có mở sổ, thẻ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ nhật kí chung, các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan. Do tần suất các nghiệp vụ thu tiền, chi tiền, bán hàng xảy ra nhiều nên công ty sử dụng các sổ nhật kí đặc biệt. Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ, ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ nhật kí dặc biệt liên quan. Định kì 3, 5, 10… ngày hoặc cuối tháng, tùy khối lượng nghiệp vụ phát sinh, tổng hợp từ sổ nhật kí đặc biêt, lấy số liệu để ghi vào sổ cái tài khoản liên quan. Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên sổ cái, lập bảng cân đôi số phát sinh. Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập các báo cáo tài chính. 1.4. Thực trạng của đề tài, dữ liệu đầu vào và đầu ra Dữ liệu đầu vào - Phiếu thu - Phiếu Chi - Giấy Báo Nợ - Giấy Báo Có - Hợp đồng - Đơn đặt hàng - Phiếu xuất kho - Phiếu nhập kho Kế toán bán hàng Hệ thống Báo Cáo - Báo cáo nhập - Báo cáo xuất - Nhật kí thu tiền - Nhật kí chi tiền - Nhật kí bán hàng - Nhật kí chung - Sổ chi tiết các tài khoản liên quan - Sổ Cái Sơ đồ 1.4: Sơ đồ xử lý luồng dữ liệu Sinh viên: Vũ Thị Mai Lớp: TIKT13A.01 Trường Đại học Kinh tế Quốc dân 17 Khoa Tin học Kinh tế 1.4.1. Chứng từ hạch toán  Phiếu thu  Khi phát sinh các nghiệp vụ thu tiền mặt, căn cứ vào các hoá đơn bán hàng, giấy thanh toán tiền tạm ứng, … kế toán lập phiếu thu tiền mặt.  Phiếu thu được lập thành 3 liên (đặt giấy than viết một lần) 1 liên lưu lại nơi lập phiếu, 2 liên được chuyển cho kế toán duyệt. Sau khi được kế toán trưởng duyệt, phiếu thu được chuyển cho thủ quỹ để thu tiền. Thủ quỹ khi nhận tiền xong phải ghi số tiền thực nhập, đóng dấu “đã thu” và ký vào phiếu thu. Phiếu thu được trả một liên cho người nộp tiền, một liên được thủ quỹ giữ lại để ghi vào sổ thẻ kế toán chi tiết để cuối ngày chuyển cho kế toán tìên mặt ghi sổ. Sinh viên: Vũ Thị Mai Lớp: TIKT13A.01 Trường Đại học Kinh tế Quốc dân 18 Khoa Tin học Kinh tế Mẫu chứng từ: Tên công ty: CÔNG TY CỔ PHẦN THÉP VÀ VẬT TƯ CÔNG NGHIỆP SIMCO Địa chỉ: 28 Phạm Hùng – Mỹ Đình – Từ Liêm – Hà Nội PHIẾU THU TIỀN MẶT Ngày 08/ 01/ 2014 Số phiếu: 45/11 Người nhận tiền: Cao Thị Hoa Chức vụ : Tổ trưởng tổ bán hàng Lý do thu : Công ty TNHH An Khánh trả tiền vận chuyển xi măng Số tiền : 495.000 Bằng chữ : Bốn trăm chín mươi lăm nghìn đồng chẵn./. Kèm theo 1 chứng từ gốc Đã nhận đủ số tiền Người lập phiếu Khách hàng Thủ quỹ Ngày 08 tháng 01 năm 2014 Kế toán trưởng Giám đốc  Phiếu chi  Phản ánh các nghiệp vụ chi tiền mặt.  Phiếu chi được lập thành 2 liên, một liên lưu lại nơi lập phiếu, một liên dùng để thủ quỹ chi tiền. Thủ quỹ căn cứ vào phiếu chi để chi tiền sau khi có đủ chữ ký của kế toán trưởng, thủ trương đơn vị. Sau khi nhận đủ tiền, người nhận tiền phải ký ghi rõ họ tên và đóng dấu đã chi vào phiếu chi. Căn cứ vào sổ tiền thực chi thủ quỹ ghi vào sổ thẻ kế toán chi tiết. Mẫu phiếu chi: Sinh viên: Vũ Thị Mai Lớp: TIKT13A.01 19 Trường Đại học Kinh tế Quốc dân Khoa Tin học Kinh tế Tên công ty: Công ty cổ phần thép và vật tư công nghiệp SIMCO Địa chỉ: 28 Phạm Hùng – Mỹ Đình – Từ Liêm – Hà Nội PHIẾU CHI TIỀN MẶT Ngày 09 tháng 01 năm 2014 Số phiếu: 44/11 Người chi tiền: Ninh Đình Tuyến Chức vụ : Nhân viên bán hàng Số tiền : 600.000 Lý do chi : Thanh toán chi phí bán hàng Bằng chữ : Sáu trăm nghìn đồng chẵn Kèm theo 1 chứng từ gốc Đã nhận đủ tiền Ngày 09 tháng 01 năm 2012 Kế toán trưởngGiám đốcNgười lập phiếu Khách hàng Thủ quỹ  Tiền gửi ngân hàng  Tiền gửi ngân hàng bao gồm tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng bạc,… của công ty đang được gửi tại các ngân hàng.  Hạch toán tiền gửi ngân hàng phải căn cứ vào giấy báo có, giấy báo nợ hoặc bản sao kê của ngân hàng kèm theo các chứng từ gốc. Sinh viên: Vũ Thị Mai Lớp: TIKT13A.01 Trường Đại học Kinh tế Quốc dân 20 Khoa Tin học Kinh tế  Hạch toán phải mở sổ chi tiết theo dõi từng loại tiền gửi ngân hàng, ngoại tệ, vàng bạc, đá quý… gửi ở ngân hàng cả về số lượng và giá trị.  Mỗi ngân hàng có một mẫu giấy báo nợ, giấy báo có riêng nên gọi chung là chứng từ hạch toán.  Đơn đặt hàng Kế toán phụ thuộc vào đơn đặt hàng của quý công ty để xác định lượng hàng sẽ xuất và phải đưa yêu cầu nhập thêm nếu hết hàng. Mẫu đơn đặt hàng: Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập – Tự do – Hạnh phúc Sinh viên: Vũ Thị Mai Lớp: TIKT13A.01