Tài liệu Xây dựng hệ thống theo dõi nhập xuất và thu chi hàng ngày tại công ty TNHH Thương Mại Kỹ Thuật Dịch Vụ ITA

MỤC LỤC CHƯƠNG 1............................................................................................................................3 HOẠT ĐỘNG NHẬP XUẤT HÀNG VÀ THU CHI HÀNG NGÀY...................................3 1.1. Giới thiệu về công ty............................................................................................3 1.2. Mô tả nghiệp vụ công việc................................................................................3 1.3. Giải pháp...................................................................................................................6 CHƯƠNG 2............................................................................................................................7 PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG............................................................................7 2.1. Mô hình nghiệp vụ..............................................................................................7 2.1.1. Bảng phân tích xác định tác nhân, chức năng và hồ sơ...........................7 2.1.2. Biểu đồ ngữ cảnh...............................................................................................8 2.1.3. Sơ đồ phân rã chức năng nghiệp vụ..............................................................9 2.1.4. Danh sách hồ sơ tài liệu.................................................................................13 2.1.5.Ma trận thực thể chức năng............................................................................14 2.2. Sơ đồ luồng dữ liệu............................................................................................15 2.2.1. Sơ đồ luồng dữ liệu mức 0............................................................................15 2.2.2. Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1............................................................................16 2.3. Thiết kế cơ sở dữ liệu........................................................................................20 2.3.1. Mô hình liên kết thực thể ER..........................................................................20 2.3.2. Mô hình quan hệ.................................................................................................26 2.3.3. Các bảng dữ liệu vật lý.....................................................................................28 2.4. Thiết kế giao diện................................................................................................29 CHƯƠNG 3..........................................................................................................................30 CƠ SỞ LÝ THUYẾT..............................................................................................................30 3.1. Phân tích thiết kế hệ thống hướng cấu trúc..........................................30 3.1.1. Các khái niệm về hệ thống thông tin..........................................................30 3.1.2.Tiếp cận phát triển hệ thống thông tin định hướng cấu trúc..................31 3.2. Thiết kế cơ sở dữ liệu quan hệ......................................................................32 3.2.1 Mô hình liên kết thực thể E-R.......................................................................32 3.2.2 Mô hình cơ sở dữ liệu quan hệ......................................................................33 3.3. Công cụ để cài đặt chương trình.................................................................34 3.3.1. Hệ quản trị cơ sở dữ liệu SQL SERVER..................................................34 3.3.2. Ngôn ngữ ASP.................................................................................................36 CHƯƠNG 4..........................................................................................................................39 CÀI ĐẶT CHƯƠNG TRÌNH................................................................................................39 4.1. Một số giao diện chính.....................................................................................39 4.1.1. Giao diện chính................................................................................................39 4.1.2. Giao diện cập nhật dữ liệu.............................................................................39 4.1.3. Giao diện xử lý dữ liệu...................................................................................39 4.1.4. Một số báo cáo.................................................................................................41 4.2. Nhận xét, đánh giá..............................................................................................42 KẾT LUẬN..............................................................................................................................43 TÀI LIỆU THAM KHẢO........................................................................................................44 LỜI CẢM ƠN Qua thời gian học tập và nghiên cứu tại trường Đại học Dân lập Hải Phòng, đầu tiên em xin chân thành cảm ơn sâu sắc tới thầy giáo GS.TS NGƯT Trần Hữu Nghị hiệu trưởng nhà trường là người đã tạo điều kiện về cơ sở vật chất trang thiết bị giúp chúng em học tập và nghiên cứu trong thời gian qua. Em xin chân thành cảm ơn tới tất cả các thầy giáo cô giáo trong nhà trường. Em xin chân thành cảm ơn các thầy giáo cô giáo trong Bộ môn Tin học trực tiếp giảng dạy cho em những kiến thức bổ ích. Đặt biệt em xin chân thành cảm ơn thầy giáo ThS. Vũ Anh Hùng, trong thời gian làm tốt nghiệp vừa qua, thầy đã giành nhiều thời gian và tâm huyết để hướng dẫn em thực hiện đề tài này. Em xin gửi lời cảm ơn tới ban lãnh đạo và toàn thể các bộ công nhân viên chức trong Công Ty TNHH Thương Mại Kỹ Thuật Dịch Vụ ITA đã tạo mọi điều kiện thuận lợi cho em thực hiện tốt đề tài này. Em xin chân thành cảm ơn! Hải Phòng, ngày tháng 8 năm 2007 Sinh viên Ngô Thị Thu Thủy LỜI NÓI ĐẦU Ngày nay sự phát triển mạnh mẽ của tin học làm cho máy tính trở thành phương tiện không thể thiếu được trong mọi lĩnh vực đời sống. Hơn lúc nào hết các tính năng của máy tính được khai thác một cách triệt để. Nếu như vài ba năm trước máy tính ở nước ta máy tính được sử dụng chủ yếu như là một công cụ để soạn thảo văn bản thông thường, hoặc các công việc lập trình, quản lý phức tạp, xử lý dữ liệu biểu bảng, thương mại, khoa học v.v… thì giờ đây, cùng với sự vươn xa của mạng Internet trên lãnh thổ Việt Nam máy tính còn là phương tiện bạn có thể ngồi trên bàn làm việc cá nhân tại gia đình mà trao đổi thông tin liên lạc đi khắp toàn cầu. Nền tin học càng phát triển thì con người càng có nhiều những phương pháp mới, công cụ mới để xử lý thông tin và nắm bắt được nhiều thông tin hơn. Tin học được ứng dụng trong mọi ngành nghề, mọi lĩnh vực của đời sống xã hội. Việc áp dụng tin học vào trong quản lý, sản xuất, kinh doanh du lịch là một xu hướng tất yếu. Kết quả của việc áp dụng tin học trong quản lý là việc hình thành các hệ thống thông tin quản lý nhằm phục vụ cho nhu cầu xử lý dữ liệu và cung cấp thông tin cho các chủ sở hữu hệ thống đó. Ở nước ta hiện nay trong những năm gần đây các ứng dụng tin học vào quản lý đang ngày một nhiều hơn, đa dạng hơn. Hệ thống thông tin được đề cập đến trong đồ án này là hệ thống theo dõi nhập xuất và thu chi hàng ngày tại công ty TNHH Thương Mại Kỹ Thuật Dịch Vụ ITA. Đối với công việc theo dõi bán hàng và lập các phiếu nhập hàng, phiếu xuất hàng làm thủ công thì rất mất công, rất khó khăn khi muốn thống kê nhanh lượng hàng tồn kho, các báo cáo nhập xuất hàng. Thực hiện bằng thủ công có nhược điểm lớn là độ chính xác không cao và thời gian xử lý công việc rất lâu. Để giải quyết các khó khăn của công việc trên một cách nhanh chóng và thuận lợi thì tin học đã cung cấp cho chúng ta các phương pháp và các công cụ để xây dựng các chương trình ứng dụng đó và việc có được một chương trình gần như tự động hoá được các công việc trên cho nhân viên. CHƯƠNG 1 HOẠT ĐỘNG NHẬP XUẤT HÀNG VÀ THU CHI HÀNG NGÀY 1.1. Giới thiệu về công ty Công ty TNHH Thương Mại Kỹ Thuật Dịch vụ ITA là một doanh nghiệp tư nhân trụ sở tại số 122 Nguyễn Bỉnh Khiêm, Ngô Quyền, Hải Phòng. Hoạt động kinh doanh của công ty bao gồm các lĩnh vực: Kinh doanh máy tính và các thiết bị máy tính, Sửa chữa bảo hành cài đặt máy tính, đào tạo tin học và ngoại ngữ, thiết kế xây dựng phần mềm ứng dụng, ... 1.2. Mô tả nghiệp vụ công việc Quá trình nhập hàng: Phòng kế hoạch sau quá trình nghiên cứu tìm hiểu thị trường và xác định được danh mục các mặt hàng cần nhập thì tiến hành lập đơn hàng gửi lên ban lãnh đạo công ty để nhập lô hàng mới ( hàng có thể được nhập từ nhiều nhà cung cấp khác nhau ). Hàng sau khi nhập về thì được bộ phận thủ kho kiểm tra hàng xem có phù hợp với đơn hàng không, nếu phù hợp thì kí nhận vào phiếu giao hàng và lập phiếu nhập hàng. Phiếu nhập hàng này đồng thời là hóa đơn thanh toán. Khi trả tiền nhà cung cấp, lập phiếu chi (việc thanh toán có thể bằng tiền mặt hay hình thức chuyển khoản thông qua ngân hàng). Tiếp theo nhân viên kế toán vào sổ quỹ số tiền đã chi cho nhà cung cấp. Khi hàng đã được nhập kho mà phát hiện thấy lỗi bộ thì phận kho ghi lại danh sách hàng lỗi để trả lại hàng cho nhà cung cấp theo ngày để đổi hỏng, lỗi. Các hồ sơ liên quan trong quá trình nhập hàng Đồ án tốt nghiệp Hệ thống theo dõi nhập xuất hàng và thu chi hàng ngày Sinh viên: Ngô Thị Thu Thủy, Khóa 7, Ngành Công nghệ thông tin 4 CHƯƠNG 2 PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG 2.1. Mô hình nghiệp vụ 2.1.1. Bảng phân tích xác định tác nhân, chức năng và hồ sơ Động từ + Bổ ngữ Danh từ Nhận dạng Lập đơn hàng Đơn đặt hàng HSDL Nhà cung cấp Tác nhân Lập phiếu nhập hàng Phiếu nhập hàng HSDL Lập phiếu chi Phiếu chi HSDL Vào sổ quỹ Sổ quỹ HSDL Đưa báo giá công ty Báo giá công ty HSDL Yêu cầu mua hàng Khách hàng Tác nhân Phiếu yêu cầu HSDL Lập phiếu xuất kho Phiếu xuất hàng kiêm BH HSDL Lập phiếu thu Phiếu thu HSDL Lập phiếu biên nhận Phiếu biên nhận HSDL Lập phiếu sửa chữa Phiếu sửa chữa HSDL Lập báo cáo Báo cáo HSDL Đồ án tốt nghiệp Hệ thống theo dõi nhập xuất hàng và thu chi hàng ngày Sinh viên: Ngô Thị Thu Thủy, Khóa 7, Ngành Công nghệ thông tin 6 Đồ án tốt nghiệp Hệ thống theo dõi nhập xuất hàng và thu chi hàng ngày b) Mô tả hoạt động NHÀ CUNG CẤP: Sau khi công ty tham khảo giá chọn ra nhà cung cấp thích hợp, gửi đơn đặt hàng cho nhà cung cấp, nhà cung cấp gửi hàng và phiếu giao hàng cho công ty. Khi công ty thanh toán tiền thì gửi phiếu chi cho nhà cung cấp. KHÁCH HÀNG: Khi khách đến mua hàng, bộ phận kinh doanh cung cấp thông tin về hàng và báo giá và các thông tin chi tiết về hàng.Tiếp nhận phiếu yêu cầu của khách. Sau khi khách xem xét các mặt hàng và quyết định mua hàng thì bộ phận kinh doanh gửi phiếu yêu cầu cho bộ phận thủ kho để lập phiếu xuất hàng đồng thời là hóa đơn thanh toán. Khi thu tiền phải lập ra phiếu thu đưa phiếu thu cho khách. Công ty dùng phiếu xuất hàng kiêm phiếu bảo hành. NGÂN HÀNG: Khi khách hoặc nhà cung cấp có nhu cầu thanh toán bằng hình thức chuyển khoản, công ty phải nhờ ngân hàng thực hiện giao dịch này. BAN LÃNH ĐẠO: Hàng ngày ban lãnh đạo công ty có yêu cầu báo cáo về tình hình nhập xuất hàng, tồn kho và thu chi thì hệ thống phải gửi báo cáo cho ban lãnh đạo. Sinh viên: Ngô Thị Thu Thủy, Khóa 7, Ngành Công nghệ thông tin 7 Đồ án tốt nghiệp Hệ thống theo dõi nhập xuất hàng và thu chi hàng ngày Sinh viên: Ngô Thị Thu Thủy, Khóa 7, Ngành Công nghệ thông tin 9 Đồ án tốt nghiệp Hệ thống theo dõi nhập xuất hàng và thu chi hàng ngày Sinh viên: Ngô Thị Thu Thủy, Khóa 7, Ngành Công nghệ thông tin 11 Đồ án tốt nghiệp Hệ thống theo dõi nhập xuất hàng và thu chi hàng ngày Ký hiệu Tên hồ sơ dữ liệu D1 Báo giá nhà cung cấp D2 Đơn đặt hàng D3 Phiếu giao hàng D4 Phiếu nhập hàng D5 Sổ kho D6 Phiếu chi D7 Sổ quỹ D8 Phiếu yêu cầu D9 Báo giá công ty D10 Phiếu xuất kho kiêm bảo hành D11 Giấy thông báo nợ D12 Phiếu thu D13 Giấy biên nhận D14 Phiếu sửa chữa D15 Báo cáo D16 Danh sách hàng trả lại NCC D17 Danh sách hàng nhập lại kho Sinh viên: Ngô Thị Thu Thủy, Khóa 7, Ngành Công nghệ thông tin 12 Đồ án tốt nghiệp Hệ thống theo dõi nhập xuất hàng và thu chi hàng ngày Sinh viên: Ngô Thị Thu Thủy, Khóa 7, Ngành Công nghệ thông tin 13 Đồ án tốt nghiệp Hệ thống theo dõi nhập xuất hàng và thu chi hàng ngày Sinh viên: Ngô Thị Thu Thủy, Khóa 7, Ngành Công nghệ thông tin 14 Đồ án tốt nghiệp Hệ thống theo dõi nhập xuất hàng và thu chi hàng ngày Các thực thể D1 Báo giá NCC D2 Đơn đặt hàng D3 Phiếu giao hàng D4 Phiếu nhập hàng D5 Sổ kho D6 Phiếu chi D8 Phiếu yêu cầu D7 Sổ quỹ D9 Báo giá công ty D10 Phiếu xuất hàng D11 Giấy Tbáo nợ D12 Phiếu thu D13 Giấy biên nhận D14 Phiếu sửa chữa D15 Báo cáo D16DS hàng trảlạiNCC D17DShàng nhậplạikho Chứcnăng nghiệpvụ 1. Nhập hàng 2. Xuất hàng 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 R C U C U C U U 16 17 C R R C C C C U 3. Bảo hành 4. Báo cáo U R R R R R R R Sinh viên: Ngô Thị Thu Thủy, Khóa 7, Ngành Công nghệ thông tin C C C R C 15 Đồ án tốt nghiệp Hệ thống theo dõi nhập xuất hàng và thu chi hàng ngày Sinh viên: Ngô Thị Thu Thủy, Khóa 7, Ngành Công nghệ thông tin 16 Đồ án tốt nghiệp Hệ thống theo dõi nhập xuất hàng và thu chi hàng ngày 2.2.2. Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1 a) Phân rã tiến trình 1.0 D5 Sổ kho NHÀ CUNG CẤP D2 Đơn đặt hàng 1.1 Lập đơn hàng Báo giá Đơn đặt hàng Đơn đặt hàng đã gửi NHÀ CUNG CẤP Phiếu giao hàng D3 Phiếu giao hàng D1 Báo giá nhà cung cấp Phiếu nhậphàng D4 1.3 sai 1.2 Kiểm tra đơn, hàng Phiếu nhập hàng Phiếu giao hàng hợp lệ Y/c chuyển khoản, ktra tài khoản D5 Sổ kho Lập phiếu nhập hàng Thông tin phiếu nhập hàng Thông báo KQ D16 DS hàng trả lại NCC 1.4 1.5 D6 Phiếu chi Lập phiếu chi NGÂN HÀNG Trả lại hàng lỗi Lập ds hàng trả lại NCC D7 Sổ quỹ Phiếu chi nghệ thông tin Sinh viên: Ngô Thị Thu Thủy, Khóa 7, Ngành Công NHÀ CUNG CẤP Thông báo nợ 17 Đồ án tốt nghiệp Hệ thống theo dõi nhập xuất hàng và thu chi hàng ngày b) Phân rã tiến trình 2.0 2.1 2.2 Tiếp nhận phiếu yêu cầu Kiểm tra hàng trong kho D8 Phiếu yêu cầu KHÁCH HÀNG D5 Sổ kho Phiếu yêu cầu Hết hàng Thông tin phiếu yêu cầu Còn hàng D10 Phiếu thu Phiếu xuất hàng 2.4 2.3 Lập phiếu thu Thông tin phiếu xuất D5 Sổ kho Lập phiếu xuất hàng Y/c chuyển khoản ktra tài khoản Thông báo KQ D12 Phiếu thu Thông tin phiếu thu D7 Sổ quỹ Thông tin phiếu xuất D9 D17 Báo giá công ty DS hàng nhập lại kho 2.5 Thông báo nợ KH D11 Giấy thông báo nợ NGÂN HÀNG 2.6 Nhập hàng trở lại kho Thông báo nợ KHÁCH HÀNG Đổi hàng Sinh viên: Ngô Thị Thu Thủy, Khóa 7, Ngành Công nghệ thông tin 18 Đồ án tốt nghiệp Hệ thống theo dõi nhập xuất hàng và thu chi hàng ngày c) Phân rã tiến trình 3.0 D10 Phiếu xuất hàng Y/c bảo hành Hết hạn, không được BH KHÁCH HÀNG 3.1 3.2 Tiếp nhận phiếu bảo hành Thông tin hàng BH Lập giấy biên nhận Giấy biên nhận Thông tin giấy biên nhận D13 Trả hàng 3.3 Bảo hành D14 Phiếu sửa chữa Hết hạn bảo hành D9 Giấy biên nhận 3.4 Lập phiếu sửa chữa Báo giá công ty 3.5 D12 Phiếu thu Phiếu thu Lập phiếu thu D7 Sổ quỹ Sinh viên: Ngô Thị Thu Thủy, Khóa 7, Ngành Công nghệ thông tin 19 Đồ án tốt nghiệp Hệ thống theo dõi nhập xuất hàng và thu chi hàng ngày d) Phân rã tiến trình 4.0 D4 Phiếu nhập hàng Báo cáo BAN LÃNH ĐẠO 4.1 4.2 Báo cáo nhập hàng Báo cáo xuất hàng Y/c báo cáo Báo cáo D10 D15 Phiếu xuất hàng Báo cáo BAN LÃNH ĐẠO Y/c báo cáo D6 Phiếu chi D12 4.4 4.3 Báo cáo thu chi Báo cáo hàng tồn kho D5 Sổ kho Phiếu thu D7 Yêu cầu báo cáo Báo cáo D15 Sổ quỹ Y/c báo cáo Báo cáo D4 Báo cáo BAN LÃNH ĐẠO Phiếu nhập hàng Y/c báo cáo Báo cáo 4.5 D11 Giấy thông báo nợ Báo cáo công nợ khách hàng D15nghệ Báo cáo tin Sinh viên: Ngô Thị Thu Thủy, Khóa 7, Ngành Công thông 4.6 Báo cáo công nợ NCC 20