Xây dựng hệ thống quản lý công văn cho khoa ktcn-mt theo chuẩn iso 9001 2008

  • Số trang: 81 |
  • Loại file: PDF |
  • Lượt xem: 12 |
  • Lượt tải: 0
minhtuan

Đã đăng 15929 tài liệu

Mô tả:

TRƯỜNG ĐẠI HỌC AN GIANG KHOA KỸ THUẬT – CÔNG NGHỆ - MÔI TRƯỜNG TRƯƠNG CẨM LỤA KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC XÂY DỰNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ CÔNG VĂN CHO KHOA KTCN-MT THEO CHUẨN ISO 9001-2008 GV. Hướng dẫn: Đoàn Thanh Nghị An Giang, 2010 Khóa luận tốt nghiệp Hệ thống quản lý công văn theo chuẩn ISO 9001: 2008 MỤC LỤC --oooo— CHƢƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ ĐỀ TÀI .................................................................................. 4 I. Lý do chọn đề tài nghiên cứu .............................................................................................. 4 II. Mục tiêu nghiên cứu .......................................................................................................... 5 III. Đối tƣợng và phạm vi của khóa luận ................................................................................ 5 IV. Giải pháp kỹ thuật ............................................................................................................ 5 V. Giới thiệu kết cấu của khóa luận ....................................................................................... 5 CHƢƠNG 2: CƠ SỞ LÝ THUYẾT ........................................................................................... 6 I. Những thuật ngữ .................................................................................................................. 6 1. Công văn ......................................................................................................................... 6 2. Công văn đến .................................................................................................................. 6 4. Công văn đi ..................................................................................................................... 6 5. Tài liệu ISO .................................................................................................................... 6 6. Một số thuật ngữ khác .................................................................................................... 7 II. Tổng quan về ISO ............................................................................................................... 7 1. Giới thiệu về ISO ............................................................................................................. 7 1.1. ISO là gì? .................................................................................................................. 7 1.2. Lịch sử về ISO ......................................................................................................... 7 1.3. ISO 9000 là gì? ........................................................................................................ 7 1.4. Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 bao gồm: .......................................................................... 7 1.5. Danh sách các tiêu chuẩn ISO ................................................................................... 8 2. ISO 9001: 2008 ............................................................................................................... 8 2.1. Giới thiệu các thay đổi ISO 9001: 2008 so với ISO 9001: 2000 ............................. 8 2.2. Tại sao đề tài xây dựng lại chọn ISO 9001: 2008 ................................................. 23 III. Quản lý công văn đến ..................................................................................................... 24 1. Tiếp nhận, đăng ký công văn đến ................................................................................. 24 1.1. Tiếp nhận công văn đến .......................................................................................... 24 1.2. Phân loại sơ bộ, bóc bì công văn đến ....................................................................... 24 1.3. Đóng dấu ―Đến‖, ghi số và ngày đến....................................................................... 25 1.4. Đăng ký công văn đến............................................................................................. 25 2. Trình và chuyển giao công văn đến ................................................................................ 26 2.1. Trình công văn đến ................................................................................................. 26 2.2. Chuyển giao công văn đến ...................................................................................... 26 3. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết công văn đến ......................................... 27 Sinh viên thực hiện: Trƣơng Cẩm Lụa Trang 1 Khóa luận tốt nghiệp Hệ thống quản lý công văn theo chuẩn ISO 9001: 2008 3.1. Giải quyết công văn đến .......................................................................................... 27 3.2. Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết công văn đến....................................................... 27 IV. Quản lý công văn đi ....................................................................................................... 28 1. Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số, ngày, tháng công văn ............ 28 1.1. Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày công văn..................................... 28 1.2. Ghi số và ngày, tháng công văn ............................................................................... 28 1.3. Nhân bản................................................................................................................. 28 2. Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật. ................................................................. 28 2.1. Đóng dấu cơ quan ................................................................................................... 28 2.2. Đóng dấu độ khẩn, mật ........................................................................................... 29 3. Đăng ký công văn đi. ..................................................................................................... 29 3.1. Đăng ký công văn đi bằng sổ................................................................................... 29 3.2. Đăng ký công văn đi bằng máy tính sử dụng chƣơng trình quản lý công văn ......... 29 4. Làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát công văn đi. .............................. 30 4.1. Làm thủ tục phát hành công văn .............................................................................. 30 4.2. Chuyển phát công văn đi ......................................................................................... 30 4.3. Theo dõi việc chuyển phát công văn đi .................................................................... 31 5. Lƣu công văn đi. ............................................................................................................ 31 V. Phƣơng pháp phát triển hệ thống ..................................................................................... 32 1. Nguyên nhân dẫn đến việc phát triển hệ thống: ........................................................... 32 2. Các giai đoạn của quá trình phát triển hệ thống ........................................................... 32 VI. Sơ đồ tổ chức của khoa KTCN – MT............................................................................. 32 CHƢƠNG 3: NỘI DUNG ........................................................................................................ 33 I. Mô tả hệ thống .................................................................................................................. 33 1. Mô tả hệ thống hiện tại ................................................................................................. 33 2. Xác định yêu cầu hệ thống ........................................................................................... 33 3. Sơ đồ mô tả hệ thống mới............................................................................................. 33 II. Phân tích hệ thống............................................................................................................ 34 1. Phân tích tổng quát hệ thống ........................................................................................ 34 2. Phân tích các module chính .......................................................................................... 36 2.1. Công văn đến ......................................................................................................... 36 2.2. Công văn đi ............................................................................................................ 46 2.3. Tài liệu ISO ........................................................................................................... 55 III. Lƣợc đồ lớp .................................................................................................................... 56 1. Lƣợc đồ lớp tổng quát .................................................................................................. 56 2. Thuộc tính và phƣơng thức của từng lớp...................................................................... 57 Sinh viên thực hiện: Trƣơng Cẩm Lụa Trang 2 Khóa luận tốt nghiệp Hệ thống quản lý công văn theo chuẩn ISO 9001: 2008 IV. Thiết kế cơ sở dữ liệu ..................................................................................................... 62 1.Mô hình cơ sở dữ liệu quan hệ tổng quát ...................................................................... 62 2.Thiết kế các trƣờng dữ liệu và các bảng dữ liệu ............................................................ 62 V. Thiết kế giao diện ............................................................................................................ 68 1. Đăng nhập ..................................................................................................................... 68 2. Chƣơng trình chính ....................................................................................................... 68 3. Công văn đến ................................................................................................................ 69 3.1. Đăng ký công văn đến ........................................................................................... 69 3.2. Ý kiến chỉ đạo ........................................................................................................ 71 3.3. Quản lý sổ theo dõi ................................................................................................ 73 4. Tài liệu ISO .................................................................................................................. 75 4.1. Upload tài liệu ISO ................................................................................................ 75 4.2. Download tài liệu ISO ........................................................................................... 76 4.3. Xóa tài liệu ISO ..................................................................................................... 76 CHƢƠNG 4: TỔNG KẾT ........................................................................................................ 77 I. Kết quả đạt đƣợc - những hạn chế và hƣớng phát triển .................................................... 77 1. Kết quả đạt đƣợc ........................................................................................................... 77 2. Những hạn chế. ............................................................................................................. 77 3. Hƣớng phát triển ........................................................................................................... 77 III. Nhận xét - kiến nghị ................................................................................................... 77 1. Nhận xét........................................................................................................................ 77 2. Kiến nghị. ..................................................................................................................... 77 TÀI LIỆU THAM KHẢO ........................................................................................................ 79 Sinh viên thực hiện: Trƣơng Cẩm Lụa Trang 3 Khóa luận tốt nghiệp Hệ thống quản lý công văn theo chuẩn ISO 9001: 2008 XÂY DỰNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ CÔNG VĂN CHO KHOA KỸ THUẬT – CÔNG NGHỆ - MÔI TRƢỜNG THEO CHUẨN ISO 9001:2008 CHƢƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ ĐỀ TÀI I. Lý do chọn đề tài nghiên cứu - Trong điều kiện đất nƣớc ta đang bƣớc sang thời kỳ đổi mới, sự phát triển của khoa học kỹ thuật đã từng bƣớc nâng địa vị của đất nƣớc lên cao, trong đó sự phát triển của công nghệ thông tin là vấn đề đƣợc chú trọng nhất. Từ một đất nƣớc nghèo nàn lạc hậu của thập niên 80 nay nhìn lại đất nƣớc ta hoàn toàn khác hẳn. Tin học không còn xa lạ với mọi nhà nữa, đâu đâu cũng có con em đến trƣờng học và biết sử dụng máy tính. - Hoạt động giáo dục đang chuyển sang một hƣớng phát triển mới đó là phát triển tri thức kết hợp với sự tiến bộ của khoa học kỹ thuật, và sự phát triển thần tốc nhƣ vũ bão của công nghệ thông tin là một vấn đề nóng bỏng trong điều kiện hiện nay. Sự ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin trong giáo dục luôn đƣợc chú trọng, và hình thức quản lý đang dần chuyển đổi theo hƣớng công nghệ hiện đại, tin học hóa đƣợc ứng dụng trong tất cả các lĩnh vực. Đồng thời sự quản lý dần chuyển sang một chuẩn nhất định đó là chuẩn ISO. - Hiện nay, hệ thống chất lƣợng phổ biến nhất là ISO 9001. Trong đó, ISO 9001:2000 là mô hình hệ thống chất lƣợng đặt ra một số điều khoản chỉ rõ một cơ quan, tổ chức phải thực hiện những gì để xây dựng, duy trì và cải tiến hệ thống chất lƣợng thích hợp trong mọi lĩnh vực. Đến ngày 15 11 2008 Tổ chức Quốc tế về Tiêu chuẩn hóa ISO đã chính thức công bố tiêu chuẩn ISO 9001:2008, là phiên bản mới nhất về Hệ thống Quản lý Chất lƣợng đƣợc sử dụng tại 175 Quốc gia kh p thế giới. - Đặc biệt, Từ tháng 09 năm 2008, Trƣờng đại học An Giang b t đầu triển khai xây dựng chƣơng trình quản lý chất chất lƣợng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 với sự tƣ vấn của Trung tâm kỹ thuật Tiêu chuẩn – Đo lƣờng – Chất lƣợng 3, thuộc Tổng cục Tiêu chuẩn – Đo lƣờng – Chất lƣợng. Sau 10 tháng thực hiện, Trƣờng đã hoàn thành việc xây dựng các quy trình công việc và bƣớc đầu áp dụng ở một số đơn vị, tạo nên những chuyển biến tốt trong công tác tổ chức quản lý. Mục tiêu của nhà trƣờng là trong năm 2009 đƣợc cấp chứng nhận là đơn vị đạt tiêu chuẩn quản lý chất lƣợng theo tiêu chuẩn ISO. - Vấn đề quản lý công văn của khoa KT-CN-MT vẫn còn mang tính thủ công, tài liệu công văn vẫn đang lƣu trữ trên giấy, và việc thực hiện thủ công sẽ gặp nhiều khó khăn nhƣ: + Tài liệu ngày càng nhiều dẫn đến khó quản lý cũng nhƣ vấn đề theo dõi tình hình xử lý công việc gặp nhiều khó khăn. + Việc quản lý bằng tay khiến cho cán bộ văn thƣ mất nhiều thời gian trong quá trình tìm kiếm, tra cứu và báo cáo. + Việc quản lý bằng tay đôi khi thông tin không cập nhật kịp thời dẫn đến công tác theo dõi, giám sát công việc thực hiện kém hiệu quả hơn. - Chính vì những vấn đề thực tiễn trên, khóa luận với đề tài ―xây dựng hệ thống quản lý công văn cho khoa KTCN–MT theo chuẩn ISO 9001:2008‖ sẽ tập trung nghiên cứu các quá trình quản lý công văn đến, công văn đi, tài liệu ISO nhằm giúp cho khoa KTCN – MT quản lý công văn một cách tiện lợi hơn, nhanh chóng hơn phù hợp với tính chất của khoa. Hệ thống sẽ mang lại những lợi ích sau: + Giảm công sức, chi phí lƣu trữ, tìm kiếm và xử lý công văn và tài liệu ISO. Sinh viên thực hiện: Trƣơng Cẩm Lụa Trang 4 Khóa luận tốt nghiệp Hệ thống quản lý công văn theo chuẩn ISO 9001: 2008 + Tự động hóa các quá trình nhận cũng nhƣ gửi công văn theo nhiều hình thức. + Lƣu trữ công văn và tài liệu ISO an toàn. + Tìm kiếm, tra cứu công văn và tài liệu ISO dễ dàng. II. Mục tiêu nghiên cứu - Đề tài sẽ xây dựng đƣợc các tài liệu phục vụ cho các hoạt động của khoa KTCN-MT một cách hệ thống và thống nhất theo chuẩn ISO 9001: 2008. - Kiểm soát đƣợc chi tiết việc quản lý công văn thông qua việc xây dựng lƣu đồ, quy trình, xác định các điểm kiểm soát. Đề tài sẽ giúp ban lãnh đạo khoa, cán bộ văn thƣ, cũng nhƣ tất cả cán bộ giảng viên trong khoa có thể dễ dàng quản lý công văn. - Đề tài sẽ xây dựng nên một hệ thống các kho công văn tập trung, kh c phục tình trạng thất lạc và sai lệch thông tin. Cung cấp thông tin về tài liệu ISO phục vụ yêu cầu của ban lãnh đạo khoa, cán bộ quản lý và cán bộ giảng viên một cách nhanh chóng, chính xác, đầy đủ và kịp thời. - Xây dựng một Website quản lý, xử lý và phát hành công văn, phân quyền ngƣời dùng để quản trị hệ thống, hiện đại hóa công tác văn thƣ lƣu trữ hiện nay. Đồng thời hỗ trợ tra cứu, tham chiếu các công văn cũ. - Thống nhất và tin học hóa các quy trình hoạt động giáo dục cũng nhƣ các hình thức tiếp nhận, lƣu trữ, trao đổi, tìm kiếm, quản lý công văn cho khoa KTCN-MT theo chuẩn ISO 9001: 2008. - Nâng cao trình độ ứng dụng và sử dụng các công cụ công nghệ thông tin, tạo nên một tác phong làm việc chuyên nghiệp, hiện đại, hiệu quả phù hợp với chuyên ngành của khoa. III. Đối tƣợng và phạm vi của khóa luận - Đối tƣợng phục vụ + Lãnh đạo khoa. + Văn thƣ khoa. + Trƣởng Phó trƣởng bộ môn. + Cán bộ giảng viên liên quan đến quản lý và lƣu trữ công văn của khoa. + Cán bộ giảng viên trong khoa. - Phạm vi của khóa luận: Quản lý công văn cho khoa KTCN-MT. IV. Giải pháp kỹ thuật Hệ thống quản lý công văn cho Khoa Kỹ Thuật–Công Nghệ-Môi Trƣờng sẽ đƣợc xây dựng trên nền công nghệ tiên tiến là ASP.NET và cơ sở dữ liệu là SQL Server. V. Giới thiệu kết cấu của khóa luận Khóa luận bao gồm 4 chƣơng: - Chƣơng 1: Tổng quan về đề tài. - Chƣơng 2: Cơ sở lý thuyết. - Chƣơng 3: Nội dung. - Chƣơng 4: Tổng kết. Sinh viên thực hiện: Trƣơng Cẩm Lụa Trang 5 Khóa luận tốt nghiệp Hệ thống quản lý công văn theo chuẩn ISO 9001: 2008 CHƢƠNG 2: CƠ SỞ LÝ THUYẾT I. Những thuật ngữ 1. Công văn - Công văn là hình thức công văn hành chính dùng phổ biến trong các khoa, doanh nghiệp. Công văn là phƣơng tiện giao tiếp chính thức của cơ quan Nhà nƣớc với cấp trên, cấp dƣới và với công dân. Thậm chí trong các tổ chức xã hội và các doanh nghiệp trong hoạt động hàng ngày cũng phải soạn thảo và sử dụng công văn để thực hiện các hoạt động thông tin và giao dịch nhằm thực hiện các chức năng và nhiệm vụ của mình. - Những yêu cầu khi soạn thảo công văn: + Mỗi công văn chỉ chứa đựng một chủ đề, nêu rõ ràng và thuần nhất sự vụ. + Viết ng n gọn, súc tích, rõ ràng, ý tƣởng phải sát với chỉ đề. + Dùng ngôn ngữ lịch sự, nghiêm túc, có sức thuyết phục cao. + Có thể thức đúng quy định của pháp luật Nhà nƣớc đặc biệt phải có trích yếu công văn dù là công văn khẩn Theo bản điều lệ về công tác công văn giấy tờ của Phủ Thủ Tƣớng . - Xây dựng bố cục một công văn. Thông thƣờng bố cục một công văn phải có các yếu tố sau: + Quốc hiệu và tiêu ngữ. + Địa danh và thời gian gửi công văn. + Tên cơ quan chủ quán và cơ quan ban hành công văn. + Chủ đề nhận công văn cơ quan hoặc cá nhân . + Số và ký hiệu của công văn. + Trích yếu nội dung. + Nội dung công văn. + Chữ ký, đóng dấu. + Nơi gửi. 2. Công văn đến Công văn đến là tất cả các loại công văn, bao gồm công văn quy phạm pháp luật, công văn hành chính và công văn chuyên ngành kể cả bản Fax, công văn đƣợc chuyển qua mạng và công văn mật và đơn, thƣ gửi đến khoa. 4. Công văn đi Công văn đi là tất cả các loại công văn, bao gồm công văn quy phạm pháp luật, công văn hành chính và công văn chuyên ngành kể cả bản sao công văn, công văn lƣu chuyển nội bộ và công văn mật do khoa phát hành. 5. Tài liệu ISO Tài liệu ISO bao gồm các tài liệu tác nghiệp và tài liệu hệ thống. Tài liệu tác nghiệp bao gồm các quy trình nghiệp vụ của các phòng ban đăng ký ISO, phiếu theo dõi và thống kê phân tích. Sinh viên thực hiện: Trƣơng Cẩm Lụa Trang 6 Khóa luận tốt nghiệp Hệ thống quản lý công văn theo chuẩn ISO 9001: 2008 Tài liệu hệ thống bao gồm chính sách chất lƣợng, mục tiêu chất lƣợng, trách nhiệm quyền hạn, sổ tay chất lƣợng, thủ tục kiểm soát tài liệu, quy định kiểm soát tài liệu, thủ tục đánh giá nội bộ, thủ tục hành động kh c phục, phòng ngừa. 6. Một số thuật ngữ khác - Môi trường mạng: là môi trƣờng trong đó thông tin đƣợc cung cấp, truyền đƣa, thu thập, xử lý, lƣu trữ và trao đổi thông qua cơ sở hạ tầng thông tin. - Cơ sở hạ tầng thông tin: là hệ thống trang thiết bị phục vụ cho việc sản xuất, truyền đƣa, thu thập, xử lý, lƣu trữ và trao đổi thông tin số, bao gồm mạng viễn thông, mạng Internet, mạng máy tính và cơ sở dữ liệu. - Cơ sở dữ liệu: là tập hợp các dữ liệu đƣợc s p xếp, tổ chức để truy cập, khai thác, quản lý và cập nhật thông qua phƣơng tiện điện tử. - Văn bản điện tử: là văn bản đƣợc thể hiện dƣới dạng thông điệp dữ liệu. - Thông điệp dữ liệu: là thông tin đƣợc tạo ra, đƣợc gửi đi, đƣợc nhận và đƣợc lƣu trữ bằng phƣơng tiện điện tử. - Phương tiện điện tử: là phƣơng tiện hoạt động dựa trên công nghệ điện, điện tử, kỹ thuật số, từ tính, truyền dẫn không dây, quang học, điện từ hoặc công nghệ tƣơng tự. - Hồ sơ: là một tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tƣợng cụ thể hoặc có một hoặc một số đặc điểm chung nhƣ tên loại văn bản; khoa ban hành văn bản; thời gian hoặc những đặc điểm khác, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của một khoa hoặc của một cá nhân. - Khung phân loại hồ sơ: là hệ thống phân loại hồ sơ hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan tổ chức theo ngành, lĩnh vực. II. Tổng quan về ISO 1. Giới thiệu về ISO 1.1. ISO là gì? ISO Là Tổ Chức Quốc Tế Về Tiêu Chuẩn Hóa. Standardization). The International Organization for 1.2. Lịch sử về ISO ISO đƣợc thành lập vào năm 1947, trụ sở tại Geneva, đƣợc áp dụng hơn 150 nƣớc trong đó Việt Nam là thành viên chính thức vào năm 1977 và hiện nay đã đƣợc bầu vào ban chấp hành ISO. 1.3. ISO 9000 là gì? ISO 9000 là Bộ tiêu chuẩn về quản lý chất lƣợng, đƣa ra các nguyên t t về quản lý, tập trung vào việc phòng ngừa cải tiến, chỉ đƣa ra các yêu cầu cần đáp ứng, áp dụng cho tất cả các loại hình tổ chức không phân biệt quy mô hay loại hình sản xuất dịch vụ. 1.4. Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 bao gồm: - ISO 9000: 2005 Hệ thống quản lý chất lƣợng - Cơ sở và từ vựng. - ISO 9001: 2008 Hệ thống quản lý chất lƣợng - Các yêu cầu . - ISO 9004: 2000 Hệ thống quản lý chất lƣợng - Hƣớng dẫn cải tiến hiệu quả. - ISO19011:2002 Hƣớng dẫn đánh giá hệ thống quản lý chất lƣợng và môi trƣờng. Sinh viên thực hiện: Trƣơng Cẩm Lụa Trang 7 Khóa luận tốt nghiệp Hệ thống quản lý công văn theo chuẩn ISO 9001: 2008 Lịch sử soát xét các phiên bản của bộ ISO 9000 Phiên bản Phiên bản Phiên bản năm 1994 năm 2000 năm 2008 ISO 9000: 1994 ISO 9000: 2000 ISO 9000: 2005 Hệ thống quản lý chất lƣợng Cơ sở và từ vựng ISO 9001:2000 Bao gồm ISO 9001/9002/9003) ISO 9001:2008 Hệ thống quản lý chất lƣợng các yêu cầu ISO 9004: 1994 ISO 9004: 2000 Chƣa có thay đổi Hệ thống quản lý chất lƣợng Hƣớng dẫn cải tiến ISO 10011:1990/1 ISO 19011: 2002 Chƣa có thay đổi Hƣớng dẫn đánh giá Hệ thống quản lý chất lƣợng / Môi Trƣờng Tên tiêu chuẩn ISO 9001: 1994 ISO 9002: 1994 ISO 9003: 1994 Hình 1: Lịch sử soát xét phiên bản của bộ ISO 9000 1.5. Danh sách các tiêu chuẩn ISO - ISO 9000, 9001: Hệ thống quản lý chất lƣợng. - ISO 14000: Tiêu chuẩn về hệ thống quản lý môi trƣờng. - ISO 22000: Hệ thống quản lý an toàn thực phẩm. - ISO TS 22003: 2007: Quản lý hoạt động đánh giá hệ thống an toàn thực phẩm theo tiêu chuẩn ISO 22000. - ISO IEC 17021: 2006: Hệ thống tiêu chuẩn cho các tổ chức chứng nhận. - ISO/ TS 19649: Đƣợc xây dựng bởi Hiệp hội ôtô quốc tế ( IATF) - The International Automotive Task Force. Tiêu chuẩn ISO/ TS 19649: 2002 là quy định kỹ thuật phù hợp với tiêu chuẩn HTQLCL ngành công nghiệp ôtô toàn cầu nhƣ: QS 9000 Mỹ , VDA6.1 Đức , EAQF Pháp , AVSQ Ý với mục đích loại bỏ nhiều chứng nhận nhằm thỏa mãn yêu cầu của nhiều khách hàng. Đây không phải là tiêu chuẩn b t buộc cho các nhà sản xuất ôtô trên thế giới. - ISO 15189: Hệ thống quản lý phòng thí nghiệm y tế yêu cầu cụ thể về năng lực và chất lƣợng Phòng thí nghiệm Y tế , Phiên bản đầu tiên ban hành năm 2003, phiên bản gần đây ban hành năm 2007 và đƣợc Việt Nam chuyển hoàn toàn thành TCVN 7782:2008). 2. ISO 9001: 2008 2.1. Giới thiệu các thay đổi ISO 9001: 2008 so với ISO 9001: 2000 Năm 2008 Tổ Chức Tiêu Chuẩn Hoá Quốc Tế (The Internation Organization for Standardization đã soát xét lên đời tiêu chuẩn ISO 9001: 2000 thành phiên bản ISO 9001: 2008 đây là sự thay đổi lớn đƣợc giới tƣ vấn đánh giá và giới làm về chất lƣợng quan tâm. Sau đây là sự tổng hợp và trích dẫn những thay đổi của phiên bản năm 2008 so với phiên bản năm 2000. Sinh viên thực hiện: Trƣơng Cẩm Lụa Trang 8 Khóa luận tốt nghiệp Hệ thống quản lý công văn theo chuẩn ISO 9001: 2008 - Ngày 15 11 2008 Tổ chức Quốc tế về Tiêu chuẩn hóa ISO đã chính thức công bố tiêu chuẩn ISO 9001:2008, là phiên bản mới nhất về Hệ thống Quản lý Chất lƣợng đƣợc sử dụng tại 175 Quốc gia kh p thế giới. - ISO 9001:2008, Hệ thống Quản lý Chất lƣợng - các yêu cầu, là bản soát xét lần 4. Phiên bản đầu tiên của Tiêu chuẩn xuất bản năm 1987 và trở nên nổi tiếng kh p thế giới về đảm bảo chất lƣợng và đáp ứng các yêu cầu về chất lƣợng nhằm nâng cao năng lực thỏa mãn các yêu cầu khách hàng trong mối quan hệ với khách hàng và nhà cung cấp. Tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 về mặt cấu trúc vẫn giữ nguyên không thay đổi so với tiêu chuẩn ISO 9001: 2000 nhƣ sau: - Phạm vi. - Tiêu chuẩn trích dẩn. - Thuật ngữ và định nghĩa. - Hệ thống quản lý chất lƣợng. - Trách nhiệm của lãnh đạo. - Quản lý nguồn lực. - Tạo sản phẩm. - Đo lƣờng, phân tích và cải tiến. Những thay đổi chính của phiên bản mới có thể tóm t t là: - Làm rõ từ ngữ. - Đại diện lãnh đạo. - Sử dụng nguồn bên ngoài. - Hành động kh c phục phòng ngừa. Xem xét vào chi tiết, nội dung có những điểm mới sau: - .Phải xác định trong hệ thống quản lý chất lƣợng cách thức và mức độ kiểm soát đối với các quá trình có nguồn bên ngoài. - Quy định chặt chẽ hơn trong việc kiểm soát các quá trình có nguồn gốc bên ngoài. - Cơ cấu văn bản hệ thống quản lý chất lƣợng thay đổi. Tầm quan trọng cùa hồ sơ nâng lên ngang tầm của thủ tục. - Nhấn mạnh đến hoạt động phân tích và cải tiến các quá trình. - Diễn giải rõ hơn hình thức của thủ tục. Một thủ tục có thể bao gồm nhiều quá trình hoặc có thể nhiều thủ tục diễn giải cho một quá trình. - Chức danh Đại diện lãnh đạo quy định rõ hơn phải là thành viên ban lãnh đạo. - Nhấn mạnh hơn về vấn đề phù hợp với các yêu cầu. Có ý nghĩa rộng và ban quát hơn so với ―chất lƣợng‖ nhƣ sử dụng trong ISO 9001: 2000. - Khái niệm ―Năng lực, nhận thức và đào tạo‖ thay thế bằng ―Năng lực, đào tạo và nhận thức‖: Nhấn mạnh hơn về công tác đào tạo trong Tổ chức. - Về thông tin nội bộ, tiêu chuẩn mới bổ sung các yêu cầu hệ thống thông tin. Trƣớc đây chỉ là hệ thống liên lạc. Sinh viên thực hiện: Trƣơng Cẩm Lụa Trang 9 Khóa luận tốt nghiệp Hệ thống quản lý công văn theo chuẩn ISO 9001: 2008 - Khái niệm môi trƣờng làm việc đƣợc diễn giải rõ hơn về mặt vi khí hậu: ―Môi trƣờng làm việc‖ liên quan đến các điều kiện mà tại đó công việc đƣợc thực hiện bao gồm các yếu tố về vật lý, môi trƣờng và các yếu tố khác nhƣ tiếng ồn, nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng hoặc thời tiết . - Các hoạt động sau giao hàng đƣợc nêu cụ thể và rõ hơn: ví dụ nhƣ Các điều khoản bảo hành, nghĩa vụ hợp đồng nhƣ dịch vụ bảo trì và các dịch vụ bổ sung nhƣ: dịch vụ tái chế hoặc dịch vụ xử lý cuối cùng. - Yêu cầu xem xét thiết kế nêu cụ thể và ví dụ rõ hơn. Nhƣ bán hàng qua internet, việc xem xét bài bản cho từng đơn hàng là không khả thi. Thay vào đó, có thể xem xét thông qua các thông tin thích hợp về sản phẩm nhƣ catalogue hoặc hay tài liệu quảng cáo. - Tài sản của khách hàng đƣợc kiểm soát bao gồm cả dữ liệu cá nhân. - Trong việc bảo toàn sản phẩm, tiêu chuẩn mới quy định rõ là bảo toàn sản phẩm thay thế cho việc bảo toàn các yêu cầu của sản phẩm. - Trong việc hiệu chuẩn, tất cả các khái niệm về phƣơng tiện đo đều đƣợc thay thế bằng thiết bị đo. Việc hiệu chuẩn cũng nhấn mạnh và coi trọng cả 2 phƣơng pháp hiệu chuẩn và kiểm tra xác nhận. - Thăm dò, khảo sát thỏa mãn khách hàng nêu cụ thể rõ ràng hơn: Việc theo dõi cảm nhận của khách hàng có thể gồm việc tiếp nhận đầu vào từ các nguồn nhƣ: + Khảo sát thoả mãn khách hàng. + Dữ liệu khách hàng về chất lƣợng sản phẩm chuyển giao. + Khảo sát ý kiến của ngƣời sử dụng. + Phân tích tổn thất kinh doanh. +Lời khen, các khiếu nại về bảo hành. + Các báo cáo của đại lý. - Hƣớng dẫn đánh giá nội bộ đƣợc bổ sung tiêu chuẩn ISO 19011: 2002 thay thế cho tiêu chuẩn ISO 10011 đã lỗi thời. - Việc theo dõi và đo lƣờng các quá trình đƣợc chú trọng nhiều hơn về sự phù hợp đối với các yêu cầu của sản phẩm, tác động lên tính hiệu lực của hệ thống quản lý chất lƣợng. - Tiêu chuẩn bổ sung phần Bằng chứng về sự phù hợp các chuẩn mực chấp nhận trong việc kiểm soát các quá trình liên quan đến sản phẩm. - Các hành động kh c phục, hành động phòng ngừa đều đƣợc bổ sung phần xem xét tính hiệu lực các hành động thực hiện Tiêu chuẩn mới sẽ chặt chẽ và chính xác hơn thuật ngữ. Chú trọng và hƣớng dẫn rõ hơn về các vấn đề phân tích dữ liệu. Những cụm từ in nghiêng là các nội dung thay đổi hoặc bổ sung của phiên bản ISO 9001:2008 so với phiên bản ISO 9001:2000 Điều khoản ISO 9001: 2000 Lời nói đầu Sinh viên thực hiện: Trƣơng Cẩm Lụa ISO 9001: 2008 Ghi chú Tất cả tài liệu tham khảo về “ đảm bảo chất lượng” đã được lượt bỏ Trang 10 Khóa luận tốt nghiệp Lời giới thiệu 0.1 0.1 Lời Giới thiệu Khái quát 0.2 Tiếp cận quá trình Hệ thống quản lý công văn theo chuẩn ISO 9001: 2008 Việc chấp nhận một hệ thống quản lý chất lƣợng cần là một quyết định chiến lƣợc của tổ chức. Việc thiết kế và áp dụng hệ thống quản lý chất lƣợng của một tổ chức phụ thuộc vào các nhu cầu khác nhau, các mục tiêu riêng biệt, các sản phẩm cung cấp, các quá trình đƣợc sử dụng, quy mô và cấu trúc của tổ chức. Mục đích của Tiêu chuẩn này không nhằm dẫn đến sự đồng nhất về cấu trúc của các hệ thống quản lý chất lƣợng hoặc sự đồng nhất của hệ thống tài liệu. Việc chấp nhận một hệ thống quản lý chất lƣợng cần là một quyết định chiến lƣợc của tổ chức. Việc thiết kế và áp dụng hệ thống quản lý chất lƣợng của một tổ chức phụ thuộc vào môi trường kinh doanh, những thay đổi của môi trường đó,hoặc những mối nguy gắn kết với môi trường đó; các nhu cầu khác nhau, các mục tiêu riêng biệt, các sản phẩm cung cấp, các quá trình đƣợc sử dụng, quy mô và cấu trúc của tổ chức. Mục đích của Tiêu chuẩn này không nhằm dẫn đến sự đồng nhất về cấu trúc của các hệ thống quản lý chất lƣợng hoặc sự đồng nhất của hệ thống tài liệu. Lần đầu tiên, cụm từ ― rủi ro‖ xuất hiện trong phiên bản ISO 9001. Bên cạnh đó, ― môi trƣờng kinh doanh‖ cũng đƣợc sử dụng. Điểu này đƣợc tin tƣởng nhƣ sự gieo hạt cho phiên bản mới của ISO 9001 có khả năng vào năm 2013 và cũng hƣớng đến ISO 9004 và các hệ thống quản lý bền vững khác. Tiêu chuẩn này có thể đƣợc sử dụng cho nội bộ và bên ngoài tổ chức, kể cả các tổ chức chứng nhận, để đánh giá khả năng đáp ứng các yêu cầu của khách hàng và các yêu cầu chế định và yêu cầu riêng của một tổ chức. Tiêu chuẩn này có thể đƣợc sử dụng cho nội bộ và bên ngoài tổ chức, kể cả các tổ chức chứng nhận, để đánh giá khả năng đáp ứng các yêu cầu của khách hàng, các yêu cầu chế định và pháp luật phù hợp với sản phẩm và yêu cầu riêng của tổ chức. Sự thay đổi tạo nên sự tƣơng thích với các thuật ngữ liên quan đến ― các yêu cầu chế định và pháp luật‖ Việc áp dụng một hệ …... và sự quản lý chúng, thống các quá trình trong tổ để tạo ra đầu ra như mong chức, cùng với sự nhận biết muốn. và các tƣơng tác giữa các quá trình nhƣ vậy, và sự quản lý chúng, có thể đƣợc coi nhƣ "cách tiếp cận theo quá trình". Ấn bản này của TCVN ISO: 9001 và TCVN ISO 0.3 9004 đƣợc xây dựng nhƣ là Mối quan một cặp thống nhất các tiêu chuẩn về hệ thống quản lý hệ với chất lƣợng. Hai tiêu chuẩn TCVN/ ISO 9004 này đƣợc thiết kế để sử dụng đồng thời, nhƣng cũng có thể đƣợc sử dụng Sinh viên thực hiện: Trƣơng Cẩm Lụa Ấn bản này của tiêu chuẩn ISO 9004 đã đƣợc xây dựng nhằm duy trì sự thống nhất với tiêu chuẩn ISO 9001. Hai tiêu chuẩn này có thể sử dụng đồng thời với nhau nhƣng cũng có thể sử dụng một cách độc lập TCVN ISO 9001 qui định các yêu cầu đối với một hệ thống Làm rõ hơn cách tiếp cận tiến trình là gì Sự thay đổi phản ánh độ tƣơng thích của hai tiêu chuẩn có thể sử dụng chung; là tiêu chuẩn hiện nay mà sự liên kết đã đƣợc lƣợt bỏ Trang 11 Khóa luận tốt nghiệp 0.4 Sự tƣơng thích với các hệ thống quản lý khác Hệ thống quản lý công văn theo chuẩn ISO 9001: 2008 một cách độc lập. Mặc dù hai tiêu chuẩn này có phạm vi khác nhau, nhƣng chúng có cấu trúc tƣơng tự thuận tiện cho việc sử dụng nhƣ một cặp thống nhất. TCVN ISO 9001 qui định các yêu cầu đối với một hệ thống quản lý chất lƣợng, có thể đƣợc sử dụng trong nội bộ chức sử dụng, cho việc chứng nhận hoặc cho các mục đích hợp đồng. quản lý chất lƣợng, có thể đƣợc sử dụng trong nội bộ tổ chức sử dụng, cho việc chứng nhận hoặc cho các mục đích hợp đồng. Tiêu chuẩn tập trung vào hiệu quả của hệ thống quản lý chất lƣợng trong việc thỏa mãn yêu cầu khách hàng. Tiêu chuẩn tập trung vàohiệu quả của hệ thống quản lý chất lƣợng trong việc thõa mãn yêu cầu khách hàng, các yêu cầu chế định và hợp lệ. ISO 9004 đƣa ra hƣớng dẫn trên phạm vi rộng hơn các mục tiêu của hệ thống quản lý chất lƣợng so với ISO9001, đặc biệt trong việc cải tiến liên tục về năng lực tồng thể và hiệu suất cũng nhƣ hiệu quả của nó. ISO 9004 đƣợc xem nhƣ là phiên bản hƣớng dẫn các tổ chức mà quản lý cấp cao muốn thực hiện theo tiêu chuẩn ISO 9004, theo đuổi sự cải tiến liên tục. Tuy nhiên,nó không phục vụ cho việc chứng nhận hoặc cho các mục đích hợp đồng. ISO 9004 đƣa ra hƣớng dẫn trên phạm vi rộng hơn các mục tiêu của hệ thống quản lý chất lƣợng so với ISO9001, đặc biệt trong việc quản lý sự thành công lâu dài của một tổ chức. ISO 9004 đƣợc xem nhƣ là phiên bản hƣớng dẫn các tổ chức mà quản lý cấp cao muốn thực hiện theo tiêu chuẩn ISO 9004, theo đuổi sự cải tiến liên tục một cách có hệ thóng . Tuy nhiên,nó không phục vụ cho việc chứng nhận hoặc cho các mục đích hợp đồng. Tiêu chuẩn này đƣợc liên kết với TCVN ISO 14001: 1996 nhằm tăng độ tƣơng thích của hai tiêu chuẩn đối với lợi ích của cộng đồng ngƣời sử dụng. Trong quá trình xây dựng tiêu chuẩn quốc tế này, đã xem xét đến các điểu khoản của ISO 14001:2004 Ở các phần khác Sinh viên thực hiện: Trƣơng Cẩm Lụa Cập nhật theo phiên bản mới nhất của ISO 14001 Ở bất cứ trong phần nào của tiêu chuẩn nơi mà thuật ngữ “ các yêu cầu của chế định Trang 12 Khóa luận tốt nghiệp Hệ thống quản lý công văn theo chuẩn ISO 9001: 2008 có liên quan” được đề cập đến, “các yêu cầu của luật pháp” được thêm vào. nhau 1. Phạm vi Chú thích - Trong tiêu chuẩn này, thuật ngữ "sản phẩm" chỉ áp dụng cho sản phẩm cung cấp cho khách hàng hoặc khách hàng yêu cầu. 2.Thuật ngữ và định nghĩa 4.1 a)Yêu cầu chung e chọn nguồn bên ngoài 4.1 a) các yêu cầu chung Làm rõ hơn định nghĩa về sản phẩm. Điều này không chỉ là sản phẩm cuối cùng mà có thể là sản phẩm của bất kỳ quá trình nào, đặc biệt là các sản phẩm Chú thích 2: Các yêu cầu chế của ―quá trình định hoặc do luật pháp quy định hình thành sản được diễn giải như các yêu cầu phẩm‖. pháp lý Chú thích - Trong tiêu chuẩn này, thuật ngữ "sản phẩm" chỉ áp dụng cho sản phẩm cung cấp cho khách hàng hoặc khách hàng yêu cầu hoặc sản phẩm của quá trình hình thành sản phẩm. Điều này áp dụng cho kết quả đẩu ra từ các quá trình hình thành sản phẩm, kể cả quá trình mua hàng. Thuật ngữ “ chuỗi cung ứng nhà cung cấp, tổ chức, khách hàng” đã được loại bỏ. Khi tổ chức chọn nguồn bên ngoài cho bất kỳ quá trình nào ảnh hƣởng đến sự phù hợp của sản phẩm với các yêu cầu, tổ chức phải đảm bảo kiểm soát đƣợc những quá trình đó. Việc kiểm soát những quá trình do nguồn bên ngoài phải đƣợc nhận biết trong hệ thống quản lý chất lƣợng. Chú thích - Các quá trình cần thiết đối với hệ thống quản lý chất lƣợng nêu ở trên cần bao gồm cả các quá trình quản lý, quá trình cung cấp các nguồn e Nguổn lực, quá trình hình thành bên sản phẩm & quá trình đo lƣờng. ngoài Sinh viên thực hiện: Trƣơng Cẩm Lụa Cụm từ “nhận biết - identify” đã được thay thế bởi “xác định - determine”. Các thuật ngữ lỗi thời đƣợc c t bỏ Từ ― xác định‖ ở mức độ nào đó mang nghĩa mạnh hơn từ ― nhận biết‖ Cụm từ “(ở đâu thích hợp - Làm rõ hơn khi where applicable) đã được thêm nào thìcần áp vào giữa “measure-đo lường” dụng việc đo và” lƣờng và theo dõi Khi tổ chức chọn nguồn bên ngoài cho bất kỳ quá trình nào ảnh hưởng đến sự phù hợp của sản phẩm với các yêu cầu, tổ chức phải đảm bảo kiểm soát được những quá trình đó. Phân loại và quy mô quá trình của việc kiểm soát được áp dụng cho các nguồn bên ngoài này sẽ được xác định trong hệ thống Các chú thích đƣợc thêm vào nhằm cung cấp các chỉ dẫn về việc chọn nguồn bên ngoài Trang 13 Khóa luận tốt nghiệp Hệ thống quản lý công văn theo chuẩn ISO 9001: 2008 quản lý chất lượng Chú thích 1 - các quá trình quản lý, quá trình cung cấp các nguồn lực, quá trình hình thành sản phẩm & quá trình đo lường, phân tích và cải tiến Chú thích 2: quá trình do nguồn bên ngoài được xác định như một trong những quá trình cần thiêt của hệ thống quản lý chất lượng của tổ chức và được một tổ chức bên ngoài thực thi Chú thích 3: loại hình và việc kiểm soát được áp dụng cho các quá trình bên ngoài có thể ảnh hưởng bởi các nhân tố sau: a) Các tác động tiềm năng của quá trình bên ngoài lên năng lực của tổ chức nhằm cung cấp sản phẩm phù hợp với các yêu cầu. b) Mức độ mà việc kiểm soát của quá trình chia sẽ; c) Nâng lực đạt được kiểm soát cần thiếtthông qua áp dụng điều khoản 7.4 Đảm bảo việc kiểm soát các quá trình bên ngoài không loại trừ tổ chức về trách nhiệm trong việc đáp ứngcác yêu cầu của khách hàng , các yêu cầu chế định và theo quy định pháp luật c các thủ tục dạng văn bản theo yêu cầu của tiêu chuẩn này, d các tài liệu cần có của tổ chức để đảm bảo các yêu việc hoạch định, tác nghiệp cầu về tài và kiểm soát có hiệu lực liệu c & các quá trình của tổ chức d đó, và 4.2 c các thủ tục dạng văn bản và Giải thích rõ hơn các hồ sơ theo yêu cầu của tiêu ―hồ sơ‖ là một chuẩn này, dạng tài liệu d) Các tài liệu bao gồm các hồ sơ được xác định bởi tổ chức, cần có để đảm bảo việc hoạch định, tác nghiệp và kiểm soát có hiệu lực các quá trình e các hồ sơ theo yêu cầu của tiêu chuẩn này (xem 4.2.4) Sinh viên thực hiện: Trƣơng Cẩm Lụa Trang 14 Khóa luận tốt nghiệp Chú thích 1 Hệ thống quản lý công văn theo chuẩn ISO 9001: 2008 Chú thích 1 - Khi thuật ngữ "thủ tục dạng văn bản" xuất hiện trong tiêu chuẩn này, thì thủ tục đó phải đƣợc xây dựng, lập thành văn bản, thực hiện và duy trì. Chú thích 1 - Khi thuật ngữ "thủ tục dạng văn bản" xuất hiện trong tiêu chuẩn này, thì thủ tục đó phải đƣợc xây dựng, lập thành văn bản, thực hiện và duy trì. Các tài liệu đơn lẻ có thể bao gồm các yêu cầu đối với một hay nhiều thủ tục. Yêu cầu về thủ tục dạng văn bản có thể được đề cập trong một hoặc nhiều tài liệu. 4.2.3 Kiểm soát tài liệu Đảm bảo các tài liệu có Đảm bảo các tài liệu có nguồn gốc bên ngoài đƣợc nguồn gốc bên ngoài được xác nhận biết và việc phân phối định bởi tổ chức, cần cho việc chúng đƣợc kiểm soát và lập kế hoạch và hoạt động của hệ thống quản lý chất lượng đƣơc nhận biết và việc phân phối chúng.. Các tài liệu bên ngoài cũng đƣợc xác định rõ ràng 4.2.4 Kiểm soát hồ sơ Phải lập và duy trì các hồ sơ để cung cấp bằng chứng về sự phù hợp với các yêu cầu và hoạt động tác nghiệp có hiệu lực của hệ thống quản lý chất lƣợng. Các hồ sơ chất lƣợng phải rõ ràng, dễ nhận biết và dễ sử dụng. Phải lập một thủ tục bằng văn bản để xác định việc kiểm soát cần thiết đối với việc nhận biết, bảo quản, bảo vệ, sử dụng, xác định thời gian lƣu giữ và huỷ bỏ các hồ sơ chất lƣợng. Các hồ sơ được thiết lập để cung cấp bằng chứng về sự phù hợp với các yêu cầu và hoạt động tác nghiệp có hiệu lực của hệ thống quản lý chất lƣợng phải được kiểm soát. Tổ chức phải thiết lập một thủ tục dạng văn bản để xác định việc kiểm soát cần thiết cho việc nhận biết, bảo quản, bảo vệ, sử dụng, xác định thời gian lưu giữ và huỷ bỏ các hồ sơ chất lượng Các hồ sơ dễ đọc, dễ nhận biết và được lưu giữ Điều khoản này đã đƣợc chỉnh sửa về mặt ngôn từ làm cho nội dung rõ ràng hơn nhƣng yêu cầu chính vẫn không thay đổi. Lãnh đạo cao nhất phải chỉ định một thành viên trong ban lãnh đạo, ngoài các trách nhiệm khác, có trách nhiệm và quyền hạn bao gồm Lãnh đạo cao nhất phải chỉ định một thành viên trong ban lãnh đạo của tổ chức, ngoài các trách nhiệm khác, có trách nhiệm và quyền hạn bao gồm Đại diện lãnh đạo phải là thành viên trong ban lãnh đạo công ty. Điều này ngăn ngừa việc sử dụng các đơn vị bên ngoài nhƣ tƣ vấn thực hiện vai trò này 5.5.2 Đại diện lãnh đạo Sinh viên thực hiện: Trƣơng Cẩm Lụa Trang 15 Khóa luận tốt nghiệp 6.2.1 Khái quát Hệ thống quản lý công văn theo chuẩn ISO 9001: 2008 Những ngƣời thực hiện các công việc ảnh hƣởng đến chất lƣợng sản phẩm phải có năng lực trên cơ sở đƣợc giáo dục, đào tạo, có kỹ năng và kinh nghiệm thích hợp. Những ngƣời thực hiện các công việc ảnh hƣởng đến sự phù hợp đối với các yêu cầu về sản phẩm phải có năng lực trên cơ sở đƣợc giáo dục, đào tạo, có kỹ năng và kinh nghiệm thích hợp. Yêu cầu mới của tiêu chuẩn rộng hơn đề cập đến ‗sự phù hợp đối vớI các yêu cầu về sản phẩm‖ thay vì chỉ là Chú thích: sự phù hợp đối với các yêu cầu về sản phẩm có thể chất lƣợng sản bị ảnh hưởng một cách trực tiếp phẫm. hoặc gián tiếp thông qua những người thực hiện các công việc trong hệ thống quản lý chất lượng Một lần nữa, năng lực đề cập đến sự phù hợp đối với các yêu cầu về sản phẩm. Cụm từ ― where applicable‖ đƣợc thêm vào đễ cung cấp thêm sự linh hoạt. Đây là một sự thay a xác định năng lực đổi nhỏ nhƣng cần thiết của những ngƣời a Xác định năng lực cần rất đáng kể Hiệu thực hiện các công việc ảnh thiết của những ngƣời thực hiện quả của việc đào hƣởng đến chất lƣợng sản công việc ảnh hƣởng đến sự phù tạo phải đƣợc phẩm, 6.2.2 hợp đối với các yêu cầu về sản đánh giá thông Năng phẩm. qua năng lực cần lực, nhận b tiến hành đào tạo hay b) Bất cứ nơi đâu có thể áp đạt đƣợc. thức và những hành động khác để dụng được , tiến hành đào tạo Lƣu ý rằng điểu đào tạo đáp ứng các nhu cầu này, hay những hành động khác đễ này chỉ có thể đạt đƣợc trong c đánh giá hiệu lực của đạt được nâng lực cần thiết các hành động đƣợc thực c) Đảm bảo rằng các nâng một số trƣờng hợp khi ngƣời hiện, lực cần thiết phải đạt được đƣợc đào tạo thực sự đang làm đúng việc của họ. Cũng có hàm ý rằng nhân sự phải đƣợc đào tạo trƣớc khi họ tiến hành những công việc cần sử dụng những kỹ Sinh viên thực hiện: Trƣơng Cẩm Lụa Trang 16 Khóa luận tốt nghiệp Hệ thống quản lý công văn theo chuẩn ISO 9001: 2008 năng mới của họ. Cũng có thể cần thiết phảithực hiện đào tạo nh c lại. c dịch vụ hỗ trợ nhƣ vận chuyển hoặc trao đổi thông tin). Dịch vụ hỗ trợ ví dụ như vận chuyển, trao đổi thông tin hoặc các hệ thống thông tin. Hệ thống thông tin đƣợcthêm vào để làm rõ hơn khái niệm về cơ sở hạ tầng. 6.4 Môi trƣờng làm việc Không có ghi chép về sự sửa đổi này. Chú thích: thuật ngữ: “ môi trường làm việc” liên quan đến các điều kiện mà công việc bao gồm các yếu tố vật lý, môi trường & các yếu tố khác như( như tiếng ồn, nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng và thời tiết). Chú thích đƣợc thêm vào nhằm cung cấp các hƣớng dẫn cho việc thực hiện yêu cầu này của tiêu chuẩn. 7.1 Hoạch định việc tạo sản phẩm c các hoạt động kiểm tra xác nhận, xác nhận giá trị sử dụng, các hoạt động theo dõi, kiểm tra và thử nghiệm cụ thể cần thiết đối với sảnphẩm và các chuẩn mực chấp nhận sản phẩm; c các hoạt động kiểm tra xác nhận, xác nhận giá trị sử dụng, các hoạt động theo dõi, đo lường, kiểm tra và thử nghiệm cụ thể cần thiết đối với sản phẩm và các chuẩn mực chấp nhận sản phẩm; Việc đo lƣờng đƣợc thêm vào nhằm nhấn mạnh hơn yêu cầu của điều khoản này c yêu cầu chế định và pháp luật liên quan đến sản phẩm, và c Các yêu cầu chế định và pháp luật được áp dụng đến sản phẩm, và Làm rõ hơn yêu cầu đôi với việc áp dụng các yêu cầu chế định và luật pháp. d mọi yêu cầu bổ sung do tổ chức xác định. d Mọi yêu cầu bổ sung do tổ chức xem xét là cẩn thiết. 6.3 Cơ sở hạ tầng 7.2.1 Xác định các yêu cầu liên quan đến sản phẩm Chú thích: Các hoạt động sau khi bán hàng bao gồm, ví dụ, các hành động thực hiện trong quá trình bảo hành, các nghĩa vụ trong hợp đồngnhư bảo trì, và các hoạt động hỗ trợ khác như tái chế hay huỷ bỏ. 7.3.1 Chú thích: xem xét thiết kế Các chú thích mới đƣợc Hoạch và phát triển, việc kiểm tra xác thêm vào định thiết nhận và xác định giá trị sữ Sinh viên thực hiện: Trƣơng Cẩm Lụa Làm rõ hơn thế nào là các yêu cầu khác đƣợc cho là cần thiết. Chú thích thêm vào để hỗ trợ cho điều khoản này Chú thích thêm vào nhằm hỗ trợ cho việc thực Trang 17 Khóa luận tốt nghiệp Hệ thống quản lý công văn theo chuẩn ISO 9001: 2008 kế dụng có những mục đích nhất định. Chúng có thể được tiến hành và lưu hồ sơ một cách độc lập hoặc kết hợp sao cho phù hợp với sản phẩm và tổ chức và phát triển Đầu ra của thiết kế và phát triển phải ở dạng sao cho có thể kiểm tra xác Đầu ra của thiết nhận theo đầu vào của thiết kế và phát triển và phải kế và phát triển đƣợc phê duyệt trƣớc khi ban hành. 7.3.3 Đầu ra của thiết kế và phát triển phải ở dạng phù hợp sao cho có thể kiểm tra xác nhận theo đầu vào của thiết kế và phát triển và phải đƣợc phê duyệt trƣớc khi ban hành. Chú thích: thông tin về việc hình thành sản phẩm và cung cấp dịch vụ có thể bao gồm các chi tiết cho việc bảo toàn sản phẩm hiện điều khoản này Làm rõ hơn nội dung với thay đổi nhỏ. 7.5.1 Kiểm soát sản xuất d sự sẵn có và việc sử dụng các phƣơng tiện theo dõi và đo lƣờng, d sự sẵn có và việc sử dụng ―các phƣơng tiện các thiết - device‖ đƣợc thay bằng ―thiết bị theo dõi và đo lƣờng, bị - equipment‖ và cung cấp dịch vụ f thực hiện các hoạt động thông qua giao hàng và các hoạt động sau giao hàng. f thực hiện các hoạt động thông qua sản phẩm, giao hàng và các hoạt động sau giao hàng. nhằm tạo sự rõ ràng hơn. Làm rõ hơn ―việc thông qua sản phẩm‖. Tổ chức phải xác nhận Xác nhận giá trị sử dụng đối với mọi giá trị sử quá trình sản xuất và cung dụng của cấp dịch vụ có kết quả đầu ra không thể kiểm tra xác các quá trình sản nhận bằng cách theo dõi hoặc đo lƣờng sau đó. Điều xuất và cung cấp này bao gồm mọi quá trình mà sự sai sót chỉ có thể trở dịch vụ nên rõ ràng sau khi sản phẩm đƣợc sử dụng hoặc dịch vụ đƣợc chuyển giao. 7.5.2 7.5.3 Nhận Tổ chức phải nhận biết đƣợc trạng thái của sản Sinh viên thực hiện: Trƣơng Cẩm Lụa Tổ chức phải xác nhận giá trị sử dụng đối với mọi quá trình sản xuất và cung cấp dịch vụ có kết quả đầu ra không thể kiểm tra xác nhận bằng cách theo dõi hoặc đo lƣờng sau đó và như là hệ quả, các khiếm khuyết chỉ có thể trở nên rõ ràng sau khi sản phẩm đƣợc sử dụng hoặc dịch vụ đƣợc chuyển giao. Chú thích 1 & 2 đã được lượt bỏ Tổ chức phải nhận biết đƣợc trạng thái của sản phẩm Điểu khoản này đƣợc điều chỉnh súc tích hơn, tạo sự rõ ràng hơn về sự cần thiết đối với việc xác nhận giá trị sử dụng của mọi quá trình mà sự phù hợp đối với yêu cầu sản phẩm chỉ hiển nhiên sau khi sản phẩm hoặc dịch vụ đƣợc chuyển giao. Làm rõ hơn yêu cầu. Nhấn Trang 18 Khóa luận tốt nghiệp biết và xác định nguồn gốc Hệ thống quản lý công văn theo chuẩn ISO 9001: 2008 phẩm tƣơng ứng với các yêu cầu theo dõi và đo lƣờng. Tổ chức phải kiểm soát và lƣu hồ sơ việc nhận biết duy nhất sản phẩm khi việc xác định nguồn gốc là một yêu cầu xem 4.2.4 . 7.5.4 Tài sản của khách hàng ….Bất kỳ tài sản nào của khách hàng đƣợc phát hiện không phù hợp cho việc sử dụng đều phải đƣợc thông báo cho khách hàng và các hồ sơ phải đƣợc duy trì (xem 4.2.4). Chú thích - Tài sản của khách hàng có thể bao gồm cả sở hữu trí tuệ Tổ chức phải bảo toàn sự phù hợp của sản phẩm trong suốt các quá trình nội bộ và giao hàng đến vị trí 7.5.5 đã định. Việc bảo toàn này Bảo toàn phải bao gồm nhận biết, sản phẩm xếp dỡ di chuyển , bao gói, lƣu giữ, bảo quản. Việc bảo toàn cũng phải áp dụng với các bộ phận cấu thành của sản phẩm. 7.6 Tổ chức phải xác định việc theo dõi và đo lƣờng cần thực hiện và các phƣơng tiện theo dõi và đo lƣờng cần thiết để cung cấp bằng chứng về sự phù hợp của sản phẩm với các yêu cầu đã xác định xem7.2.1 . Kiểm soát phƣơng tiện theo dõi và đo a Đƣợc hiệu chuẩn luờng hoặc kiểm tra xác nhận định kỳ, hoặc trƣớc khi sử dụng, dựa trên các chuẩn đo lƣờng có liên kết đƣợc Sinh viên thực hiện: Trƣơng Cẩm Lụa tƣơng ứng với các yêu cầu theo dõi và đo lƣờng xuyên suốt quá trình hình thành sản phẩm/dịch vụ. mạnh việc nhận biết phải xuyên suốt toàn bộ quá trình hình thành Tổ chức phải kiểm soát việc sản phẩm nhận biết duy nhất sản phẩm và Có thay đổi duy trì các hồ sơ khi việc xác nhỏ - nhấn mạnh định nguồn gốc là một yêu việc phải lƣu giữ hồ sơ. cầu xem 4.2.4 . ….Bất kỳ tài sản nào của khách hàng đƣợc phát hiện không phù hợp cho việc sử dụng, tổ chức phải thông báo cho khách hàng và lưu giữ hồ sơ (xem 4.2.4). Làm rõ hơn yêu cầu của tiêu chuẩn. Chú thích: tài sản của khách hàng có thể bao gồm cả sở hữu trí tuệ và dữ liệu cá nhân Tổ chức phải bảo toàn sản phẩm trong suốt các quá trình nội bộ giao hàng đến vị trí đã định để đảm bảo sự phù hợp với các yêu cầu. Khi thích hợp, việc bảo toàn này phải bao gồm việc nhận biết, xếp dỡ di chuyển , bao gói, lƣu giữ & bảo quản. Việc bảo toàn cũng phải áp dụng với các bộ phận cấu thành của sản phẩm. Có sự thay đổi nhỏ trong việc dùng từ để thể hiện rõ hơn yêu cầu của tiêu chuẩn. Tổ chức phải xác định việc theo dõi và đo lƣờng cần thực hiện và các thiết bị theo dõi và đo lƣờng cần thiết để cung cấp bằng chứng về sự phù hợp của sản phẩm với các yêu cầu đã xác định. ―các phƣơng tiện -device‖ đƣợc thay bằng ― thiết bị equipment‖. a Đƣợc hiệu chuẩn và/hoặc kiểm tra hoặc cả hai, xác nhận định kỳ, hoặc trƣớc khi sử dụng, Có sự thay dựa trên các chuẩn đo lƣờng có đổi nhỏ trong liên kết đƣợc với chuẩn đo việc dùng từ để lƣờng quốc gia hay quốc tế; khi thể hiện rõ hơn Trang 19
- Xem thêm -