Tài liệu Xây dựng hệ thống quản lý các quy trình mô phỏng nghiệp vụ trong doanh nghiệp

MỤC LỤC DANH MỤC HÌNH DANH MỤC BẢNG BIẺU LỜI NÓI ĐẦU ................................................................................................................. 1 CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU TỔNG QUAN ....................................................................... 2 I.1 Tình hình nghiên cứu ............................................................................................... 2 I.2 Mục tiêu đề tài ......................................................................................................... 5 I.3 Nội dung đề tài thực hiện ......................................................................................... 5 I.4 Phạm vi nghiên cứu ................................................................................................. 7 I.5 Sơ lược cấu trúc đề tài ............................................................................................. 7 CHƯƠNG II: CƠ SỞ LÝ THUYẾT VÀ CÔNG NGHỆ SỬ DỤNG ................................ 9 II.1 Phương pháp nghiên cứu ........................................................................................ 9 II.2 Kiến thức về quản lý doanh nghiệp....................................................................... 10 II.2.1 Khảo sát hiện trạng tổ chức ............................................................................ 10 a. Công ty cổ phần Xuất nhập khẩu Biên Hòa ...................................................... 10 b. Công ty TNHH ChangShin Việt Nam............................................................... 12 II.2.2 Khảo sát hiện trạng nghiệp vụ ........................................................................ 15 c. Quy trình kế toán tiền lương ............................................................................. 23 II.3 Cơ sở lý thuyết ..................................................................................................... 31 II.3.1 Quy trình là gì? .............................................................................................. 31 II.3.2 Mô phỏng quy trình là gì? .............................................................................. 33 II.4 Giải pháp mô phỏng ............................................................................................. 35 II.5 Tính mới của đề tài ........................................................................................... 37 II.6.1 Microsoft Visual Basic.Net 2005 ................................................................ 37 II.6.2 Hệ quản trị cơ sở dữ liệu SQL Developer Edition 2005............................... 38 II.6.3 Macromedia Flash Professional 8................................................................ 40 CHƯƠNG III : PHÂN TÍCH HỆ THỐNG ..................................................................... 43 III.1 Xác định yêu cầu chức năng nghiệp vụ ............................................................... 43 III.1.1 Yêu cầu chức năng nghiệp vụ Xuất nhập khẩu .............................................. 43 III.1.2 Yêu cầu chức năng nghiệp vụ Quản lý công nợ ............................................. 45 III.1.4 Yêu cầu chức năng nghiệp vụ quản lý hệ thống............................................. 49 Chương IV : THIẾT KẾ HỆ THỐNG ............................................................................ 59 IV.1 Thiết kế hệ thống ở mức quan niệm .................................................................... 59 IV.1.1 Từ điển dữ liệu ở mức quan niệm ................................................................. 59 IV.1.2 Mô tả thực thể............................................................................................... 63 IV.1.3 Mô tả mối kết hợp ........................................................................................ 68 IV.1.4 Mô hình thực thể kết hợp .............................................................................. 76 IV.2 Thiết kế hệ thống ở mức logic ............................................................................. 77 IV.2.1 Chuyển mô hình thực thể kết hợp sang mô hình quan hệ .............................. 77 IV.2.3 Các ràng buộc............................................................................................ 87 CHƯƠNG V : SẢN PHẨM ......................................................................................... 106 V.1 Sản phẩm ........................................................................................................... 106 V.1.2 Cơ sở dữ liệu................................................................................................ 106 V.1.2 Diễn giải cơ sở dữ liệu ................................................................................. 107 V.1.3 Chương trình mô phỏng các quy trình .......................................................... 117 KẾT LUẬN ................................................................................................................. 122 DANH MỤC HÌNH Hình 1.1 Giao diện phần mềm Management Accounting Simulation ................................ 2 Hình 1.2 Giao diện phần mềm GoVenture Accounting..................................................... 3 Hình 2.1 Sơ đồ tổ chức của công ty ................................................................................ 10 Hình 2.2 Sơ đồ tổ chức của Công ty TNHH ChangShin Việt Nam ................................. 13 Hình 2.3 Sơ đồ quy trình nghiệp vụ Xuất nhập khẩu ...................................................... 22 Hình 2.4 : Các quy trình trong chương trình ................................................................... 36 Hình 4.1 Mô hình thực thể kết hợp ................................................................................. 76 Hình 5.1 cơ sở dữ liệu .................................................................................................. 106 Hình 5.2 Mô hình công ty TNHH A ............................................................................. 107 Hình 5.3 Giao diện chính của chương trình .................................................................. 117 Hình 5.4 Màn hình mô phỏng....................................................................................... 118 Hình 5.5 Màn hình các bộ phận trong công ty .............................................................. 119 Hình 5.6 Màn hình chức năng máy tính ........................................................................ 120 Hình 5.7 Màn hình kết quả thực hành........................................................................... 121 DANH MỤC BẢNG BIỂU Bảng biểu 2.1 : Bảng hệ số lương ................................................................................... 24 Bảng biểu 2.2 : Bảng tỷ lệ % BHXH .............................................................................. 26 Bảng biểu 2.3 : Các nghiệp vụ của quy trình kế toán lương ............................................ 29 Bảng biểu 2.4 : Diễn giải chi tiết quy trình kế toán lương ............................................... 31 Bảng biểu 3.1 Yêu cầu chức năng nghiệp vụ Xuất nhập khẩu......................................... 43 Bảng biểu 3.2 Các quy đinh và chi tiết liên quan Xuất nhập khẩu .................................. 45 Bảng biểu 3.3 Yêu cầu chức năng nghiệp vụ Quản lý công nợ ....................................... 45 Bảng biểu 3.4 : Quy định của nghiệp vụ quy trình quản lý công nợ ................................ 46 Bảng biểu 3.5 Yêu cầu chức năng nghiệp vụ Kế toán tiền lương .................................... 48 Bảng biểu 3.6 yêu cầu chức năng nghiệp vụ quản lý hệ thống ........................................ 49 Bảng biểu 3.7 yêu cầu chức năng nghiệp vụ lập trình viên ............................................. 54 Bảng biểu 3.8 Yêu cầu chức năng nghiệp vụ của giáo viên ............................................ 54 Bảng biểu 3.9 Quy định chức năng nghiệp vụ của giáo viên ........................................... 56 Bảng biểu 3.10 Quy định chức năng nghiệp vụ của sinh viên ......................................... 56 Bảng biểu 3.11 Xác định yêu cầu chức năng hệ thống .................................................... 57 Bảng biểu 3.12 Xác định yêu cầu phi chức năng ............................................................ 58 Bảng biểu 4.1 Từ điển dữ liệu ở mức quan niệm ............................................................ 63 Bảng biểu 4.2 Mô hình quan hệ ...................................................................................... 78 Bảng biểu 4.3 lược đồ quan hệ ....................................................................................... 86 1 LỜI NÓI ĐẦU Phương châm “học đi đôi với hành” là một phương châm hàng đầu trong giáo dục và đào tạo, đặc biệt là ở các trường đại học. Hiểu được điều đó lãnh đạo Trường Đại học Lạc Hồng đã đề ra sứ mạng của nhà trường là “đào tạo nhân lực, vườn ươm nhân tài, sinh viên tốt nghiệp làm việc ngay không đào tạo lại”. Để thực hiện được sứ mạng này, ngoài các chính sách hữu dụng khác, nhà trường đã đầu tư đẩy mạnh vốn kiến thức làm việc thực tế cho sinh viên mình ngay trên ghế nhà trường qua các hệ thống mô phỏng thực tế môi trường làm việc trong các doanh nghiệp.Việc đào tạo được những cử nhân kinh tế chuyên ngành Kế toán phù hợp yêu cầu của nền kinh tế thị trường, có năng lực hoạt động, giỏi về chuyên môn, năng động sáng tạo trong công việc, được xã hội thừa nhận, thực sự là một thách thức lớn đối với các trường đại học nói chung và Đại Học Lạc Hồng nói riêng. Với mục đích đưa thực tế công việc vào hoạt động đào tạo của các trường học để tránh việc học viên chỉ học lý thuyết không có điều kiện tiếp xúc với thực tế. Từ đó học viên chuyên ngành kế toán, quản trị có một cái nhìn cụ thể về những công việc mình sẽ làm khi làm việc tại một doanh nghiệp hay công ty nào đó. Chính vì thế việc xây dựng quy trình và hệ thống để quản lý quy trình mô phỏng các nghiệp vụ trong doanh nghiệp góp phần giải quyết bài toán về đào tạo và truyền đạt kinh nghiệm làm việc thực tế cho học viên chuyên ngành kinh tế. Đồng thời góp phần nâng cao trình độ của học viên, tạo cho học viên một môi trường làm việc mang tính thực tế cao; góp phần nâng cao khả năng xử lý tình huống, áp dụng được các kiến thức đã học vào công việc cụ thể, giảm bớt sự nhàm chán đơn điệu trong việc học, …và giúp học viên không bỡ ngỡ với môi trường làm việc thực tế sau này. 2 CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU TỔNG QUAN I.1 Tình hình nghiên cứu • Ngoài nước Vấn đề mô phỏng trên máy tính các hoạt động nghiệp vụ trong lĩnh vực kế toán tài chính phục vụ cho việc giảng dạy kế toán đã được đặt ra từ rất sớm, chúng được xem là những công cụ giáo dục linh hoạt. Từ năm 1974, các chương trình mô phỏng kế toán quản lý đã được thiết kế đặc biệt cho các khóa học trong kế toán quản lý và đã được các trường đại học ở Mỹ sử dụng. Ban đầu, được viết bằng FORTRAN và được thiết kế để sử dụng trên các máy Main Frame. Kể từ năm 1988, các chương trình này đã được viết lại để sử dụng cho các máy tính vi tính và ngày càng hoàn chỉnh. Một số phần mềm phổ biến và được áp dụng rộng rãi như: Hình 1.1 Giao diện phần mềm Management Accounting Simulation Phần mềm Management Accounting Simulation, của Kenneth R. Goosen, đã được sử dụng trong các khóa đào tạo ở Hiệp hội Kế toán Mỹ (American Accounting Association) và các trường đại học [http://www.microbuspub.com/mas.html]. 3 Hình 1.2 Giao diện phần mềm GoVenture Accounting Phần mềm mô phỏng GoVenture Accounting[http://www.goventure.net] của công ty GoVenture - Mỹ, là một phiên bản nâng cấp của phần mềm GoVenture Micro Business, mô phỏng tất cả các khía cạnh quan trọng của doanh nghiệp như: giá sản phẩm, mua hàng tồn kho, quảng cáo, xem xét báo cáo tài chính, thuê nhân công, quản lý lịch trình, thực hành kế toán … nhằm cung cấp kinh nghiệm thực tế trong việc thực hành các nguyên tắc cơ bản của kế toán. Tuy nhiên, các phần mềm này được thể hiện theo các chuẩn mực của hệ thống kế toán quốc tế, không có sự bắt buộc mang tính hình thức (như biểu mẫu báo cáo thống nhất, hệ thống tài khoản kế toán thống nhất, hình thức sổ kế toán, mẫu các chứng từ gốc thống nhất). Do đó chưa phù hợp lắm với hệ thống kế toán của Việt Nam, bắt buộc phải sử dụng chung các biểu mẫu báo cáo tài chính, hệ thống tài khoản, các hệ thống chứng từ, sổ kế toán. Mặc khác, trên tiến trình hội nhập kinh tế quốc tế, hệ thống kế toán Việt Nam còn phải điều chỉnh các chuẩn mực của mình để phù hợp hơn với hệ thống kế toán quốc tế. Do đó các phần mềm cần phải được bảo trì, nâng cấp kịp thời cho phù hợp với các chuẩn mực mới. Điều này đối với các phần mềm nước ngoài thì có nhiều khó khăn và tốn kém. • Trong nước Ở nước ta, một số trường đại học đã xây dựng phòng thực hành kế toán với nhiều hình thức tổ chức khác nhau nhưng đều có chung mục tiêu là đưa thực tiễn vào trường 4 học, giúp sinh viên tiếp cận với nghiệp vụ kế toán tại trường giống như làm việc thực tế tại các tổ chức kinh tế xã hội. - Năm 2003, Trường Đại học Văn Lang đã tổ chức phòng thực hành kế toán, với những chứng từ và ghi sổ kế toán lấy từ Công ty Dệt may Gia Định, phục vụ cho sinh viên năm cuối thực tập trước khi đi thực tập thực tế tại các công ty [http://vietbao.vn/Giao-duc/Phong-ke-toan-mo-phong-cho-SV-nganh-tai-chinh-ketoan/40047373/202/] - Và cũng trong năm 2003, Khoa Kế toán thuộc Học viện Tài chính cũng đã xây dựng và trang bị "Phòng thực hành kế toán ảo" [http://www.aftc.com.vn/aftc-cong-tyaftc-va-khoa-ke-toan-hoc-vien-tai-chinh-to-chuc-thanh-cong-%22-cuoc-thi-mo-hinh-ketoan-ao-22.aspx?tabid = 89&tt_newsid = 46&tt_catid = 0]. Phòng thực hành này được xây dựng với những tính năng như một thư viện điện tử, giúp sinh viên dễ dàng tra cứu thu thập thông tin kế toán và tự thực hành thủ công các nghiệp vụ kế toán từ khâu lập chứng từ, ghi sổ kế toán tới tổng hợp lập báo cáo kế toán. Ngoài ra còn cho phép các giáo viên soạn thảo bài tập với những kịch bản, tình huống khác nhau; sinh viên thực hành sau đó có thể đối chiếu với đáp án khi cần thiết. - Đại học Kinh tế TP. Hồ Chí Minh, Đại học Tài chánh Kế toán Hà Nội tổ chức trang bị các phần mềm kế toán thường được sử dụng tại các doanh nghiệp cho sinh viên thực hành. Nhìn chung, các phòng thực hành này đã giúp cho sinh viên được thực hành trên các số liệu và phần mềm kế toán đã sử dụng trong thực tế chứ không chỉ học lý thuyết suông. Tuy nhiên, các phòng thực hành này chủ yếu vẫn thực hiện qua sự chỉ đạo, làm việc của con người, máy tính chỉ đóng vai trò hỗ trợ trong việc xử lý số liệu, chưa phải là một hệ thống mô phỏng một cách trực quan sinh động các quy trình nghiệp vụ trong lĩnh vực kế toán quản trị của doanh nghiệp, giúp sinh viên nhanh chóng nắm được tổng quan bộ máy hoạt động, quy trình quản lý công việc, đặc biệt là hệ thống kế toán của doanh nghiệp. 5 I.2 Mục tiêu đề tài - Phân tích để thiết kế một hệ thống cơ sở dữ liệu quản lý được hầu hết các quy trình mô phỏng các nghiệp vụ kế toán trong nhiều loại hình doanh nghiệp khác nhau. - Xây dựng hệ thống mô phỏng môi trường hoạt động của doanh nghiệp trong từng quy trình nghiệp vụ. Trong đó, sinh viên nhập vai các đối tượng xử lý nghiệp vụ của doanh nghiệp, thực hiện các nhiệm vụ cụ thể của đối tượng đó để giải quyết các tình huống do giảng viên đề ra. Kết quả thực hiện sẽ được tự động đánh giá dựa trên các tiêu chí do giảng viên đề xuất - Giúp sinh viên nhanh chóng nắm được tổng quan bộ máy hoạt động, quy trình quản lý công việc, có kỹ năng nghề nghiệp thành thạo và có kinh nghiệm làm việc thực tế trước khi ra trường và đặc biệt nắm được hệ thống kế toán của nhiều loại hình doanh nghiệp khác nhau. - Góp phần nâng cao chất lượng đào tạo trên lĩnh vực kế toán – quản trị doanh nghiệp. Tiết kiệm chi phí và thời gian trong việc tìm kiếm nơi thực tập và đào tạo lại của các doanh nghiệp. I.3 Nội dung đề tài thực hiện - Nghiên cứu các chuẩn mực trong hệ thống kế toán Việt Nam bao gồm § Hệ thống tài khoản kế toán thống nhất của Việt Nam § Hệ thống chứng từ, sổ kế toán, các biểu mẫu báo cáo tài chính được sử dụng trong từng quy trình nghiệp vụ. - Nghiên cứu và phân tích các hoạt động nghiệp vụ trong kế toán và quản trị của doanh nghiệp § Tìm hiểu cách xử lý công việc cụ thể trong từng nghiệp vụ kế toán, quản trị § Các đối tượng và nhiệm vụ của đối tượng trong từng quy trình nghiệp vụ. § Tìm hiểu các đặc trưng của từng quy trình và mối liên hệ giữa các quy trình. - Nghiên cứu các hình thức tổ chức thực hành các quy trình nghiệp vụ của giảng viên 6 § Nghiên cứu và phân loại các dạng bài tập tình huống trong từng quy trình nghiệp vụ. § Nghiên cứu các yêu cầu thực hành trên từng loại bài tập tình huống. § Nghiên cứu cách đánh giá kết quả thực hiện trên từng loại bài tập tình huống. - Nghiên cứu, xác định phương pháp mô phỏng phù hợp với từng yêu cầu nghiệp vụ § Phương pháp mô phỏng với hình thức trò chơi tương tác giữa người dùng và máy; giữa các người dùng theo nhiệm vụ được phân công. § Phương pháp mô phỏng cách thức lập các chứng từ, sổ sách kế toán, báo cáo tài chánh theo chuẩn mực của hệ thống kế toán Việt Nam § Phương pháp mô phỏng hoạt động tương tác của từng đối tượng tham gia trong các quy trình nghiệp vụ, cùng với việc đánh giá kết quả thực hiện. - Nghiên cứu ứng dụng các công nghệ phục vụ cho việc mô phỏng § Các phần mềm đồ họa xây dựng các đối tượng và giao diện mô phỏng. § Nghiên cứu ứng dụng Flash và ngôn ngữ lập trình Flash Action Script điều khiển hoạt động các đối tượng trong Flash. - Phát triển và tổ chức cài đặt: § Xây dựng hệ thống mô phỏng các quy trình nghiệp vụ bằng công nghệ Flash phục vụ cho việc minh họa các quy trình của giảng viên khi giảng dạy. § Xây dựng hệ thống lưu trữ nội dung và đáp án của các bài tập tình huống, các thông tin nghiệp vụ cần thiết phục vụ cho việc thực hành và đánh giá kết quả thực hành. § Xây dựng hệ thống mô phỏng môi trường hoạt động của doanh nghiệp trong từng quy trình nghiệp vụ. Trong đó, sinh viên nhập vai các đối tượng xử lý nghiệp vụ của doanh nghiệp, thực hiện các nhiệm vụ cụ thể của đối tượng đó để giải quyết các tình huống do giảng viên đề ra. Kết quả thực hiện sẽ được tự động đánh giá dựa trên các tiêu chí do giảng viên đề xuất. § Xây dựng phần trợ giúp và hướng dẫn cho người dùng trong quá trình thực hành. 7 - Triển khai thực hiện các hệ thống mô phỏng tại phòng thực hành kế toán ảo của các đơn vị phối hợp thực hiện. Kiểm tra tốc độ thực hiện và mức độ phù hợp với yêu cầu của các đơn vị phối hợp. I.4 Phạm vi nghiên cứu 1. Thời gian: Đề tài được thực hiện từ tháng 6 năm 2010 đến tháng 6 năm 2011 2. Không gian: Khảo sát dựa trên tài liệu do Khoa Kế toán kiểm toán và khoa Quản trị kinh tế quốc tế cung cấp. 3. Nguồn tài liệu: Các website trình bày về quy trình lương, quy trình công nợ và quy trình xuất khẩu. Các đề tài nghiên cứu khoa học về vấn đề mô phỏng các quy trình kế toán trong khóa nghiên cứu khoa học sinh viên lần thứ 13 và tài liệu do Khoa Kế toán kiểm toán và khoa Quản trị kinh tế quốc tế cung cấp. Người cộng tác: Đề tài được thực hiện với sự cộng tác của khoa Kế toán kiểm toán và khoa Quản trị kinh tế quốc tế. I.5 Sơ lược cấu trúc đề tài Chương I: Trình bày tình hình nghiên cứu, triển khai trong và ngoài nước mà có liên quan đến nội dung nghiên cứu đề tài đang thực hiện. Từ đó rút ra nhận định những nội dung chưa được đề cập đến. Trên cơ sở những nội dung chưa được đề cập đến thì đề tài đưa ra nội dung để thực hiện nội dung chưa được đề cập đến đó. Chương II: Trình bày những kiến thức về quản lý doanh nghiệp: • Tìm hiểu tổ chức của 2 doanh nghiệp thuộc loại hình doanh nghiệp khác nhau. • Tìm hiểu hiện trạng nghiệp vụ của một số quy trình trong doanh nghiệp. • Phân tích tài liệu do khoa Kế toán kiểm toán và khoa Quản trị kinh tế quốc tế cung cấp. Trên cơ sở những vấn đề đã tìm hiểu được đưa ra những khái niệm tổng quát về mô hình công ty, quy trình. Từ đó xây dựng cơ sở dữ liệu làm sao để có thể mô phỏng 8 được hệ thống quản lý cho công ty cỡ vừa và phát triển thành chương trình mô phỏng một số quy trình trong doanh nghiệp. Nêu lên những lựa chọn về tin học : ngôn ngữ lập trình, hệ quản trị cơ sở dữ liệu, các phầm mềm để hiện thực hoá đề tài. Chương III: Dựa trên cơ sở lý thuyết đã tìm hiểu được ở chương II để phân tích những yêu cầu mà hệ thống cần đạt được, yêu cầu chức năng nghiệp vụ, yêu cầu chức năng hệ thống, các yêu cầu phi chức năng. Chương IV: Sau khi xác định yêu cầu ở chương III thì xây dựng hệ thống ở mức quan niệm. Cụ thể là xây dựng mô hình thực thể kết hợp để thấy rõ được các đối tượng cần quản lý theo yêu cầu và mối quan hệ giữa các đối tượng đó. Chương V: Sản phẩm cuối cùng nhận được là cơ sở dữ liệu và ứng dụng mô phỏng hệ thống quản lý các quy trình trong doanh nghiệp vừa và nhỏ. Phân tích và mô tả về sản phẩm. Kết luận: Nêu lên những nhận xét về đề tài, đồng thời liệt kê những vấn đề đã giải quyết được, những vấn đề chưa giải quyết được. Đối với những vấn đề chưa giải quyết được thì đưa ra hướng giải quyết ra sao. Cuối cùng là đưa ra kết luận về đề tài. 9 CHƯƠNG II: CƠ SỞ LÝ THUYẾT VÀ CÔNG NGHỆ SỬ DỤNG II.1 Phương pháp nghiên cứu Quan sát từ thực tế: Quan sát thực tế chúng ta thấy một hiện trạng nhu cầu thực tập của người học kế toán, tài chính ngày một đông trong khi đó phía doanh nghiệp lại e ngại người còn bỡ ngỡ, lúng túng khi tuyển dụng vào. Mặc dù hiện nay có rất nhiều phần mềm máy tính hỗ trợ cho việc xử lý các nghiệp vụ kế toán của một doanh nghiệp với các quy mô khác nhau, tuy nhiên để nắm rõ được một quy trình nghiệp vụ kế toán là công việc không phải dễ dàng đối với một người vừa tốt nghiệp chuyên ngành liên quan. Chính vì vậy, việc mô phỏng quy trình nghiệp vụ kế toán của một doanh nghiệp bằng máy tính là một vấn đề cần thiết để qua đó giúp cho người học có thể nắm bắt trước về các quy trình nghiệp vụ kế toán của một doanh nghiệp ngay trong thời gian đào tạo. Chúng tôi đã quan sát tìm hiểu tổ chức của hai công ty khác nhau để hiểu về các quy trình kế toán: công ty TNHH Changshin và công ty cổ phần xuất nhập khẩu Biên Hoà. Chúng tôi trực tiếp xem xét việc làm thực tế trong tổ chức, việc luân chuyển thông tin trong tổ chức, nhằm thu thập chính xác cách thức và quy trình làm việc thực tế của hệ thống. Sơ đồ tổ chức được thể hiện bằng hình vẽ theo cấu trúc phân cấp quản lý gồm các phòng ban trong tổ chức. Qua đó, ta có thể hình dung được hoạt động chung của toàn đơn vị cũng như sự phối hợp hoạt động giữa các phòng ban với nhau. Ngoài ra chúng tôi còn trao đổi trực tiếp với các giảng viên khoa Kế toán – Kiểm toán trường Đại học Lạc Hồng để làm sáng tỏ các vấn đề chưa hiểu rõ. Nghiên cứu các nguồn tài liệu: Tham khảo các luận văn nghiên cứu khoa học của các đề tài liên quan đến các quy trình kế toán đã thực hiện trước đây, các sách và giáo trình liên quan đến các quy trình mà chúng tôi mô phỏng gồm: quy trình tính lương và các khoản trích theo lương, quy trình quản lý công nợ, quy trình xuất nhập khẩu, đồng thời tìm hiểu thêm nguồn thông tin trên internet. 10 Bên cạnh đó, điều quan trọng là chúng tôi tìm hiểu các cách thức và phương pháp mô phỏng, trên nền tảng ngôn ngữ lập trình Visual Basic 2005 và hệ quản trị SQL Server 2005, Flash Player. II.2 Kiến thức về quản lý doanh nghiệp II.2.1 Khảo sát hiện trạng tổ chức a. Công ty cổ phần Xuất nhập khẩu Biên Hòa • Giới thiệu đôi nét về công ty - Công ty xuất nhập khẩu Biên Hòa được thành lập ngày 17/12/1983 theo quyết định số 2265/QĐ.UBT của UBND tỉnh Đồng Nai, trực thuộc UBND TP Biên Hòa, với tên gọi là công ty cung ứng hàng hóa xuất khẩu TP Biên Hòa. - Tháng 7/1988, để phù hợp với sự phát triển công ty. UBND tỉnh Đồng Nai ban hành quyết định số 955/QĐ.UBT ngày 21/07/1988 đổi tên là công ty Thủ công Mỹ nghệ xuất khẩu TP Biên Hòa, trực thuộc UBND TP Biên Hòa. - Tháng 3/1990, UBND tỉnh Đồng Nai có quyết định số 351/QĐ.UBT đổi tên thành Liên hiệp sản xuất kinh doanh xuất nhập khẩu TP Biên Hòa. - Năm 1992 UBND tỉnh Đồng Nai ban hành quyết định số 1096/QĐ.UBT ngày 26/08/1992 thành lập danh nghiệp nhà nước _Công ty xuất nhập khẩu Biên Hòa. - Ngày 20/09/2005 chuyển đổi doanh nghiệp nhà nước thành Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Biên Hòa theo quyết định số 3245/QĐ.UBND tỉnh Đồng Nai và được duy trì hoạt động cho đến nay. Giám đốc công ty • Sơ đồ tổ chức Phó Giám đốc Phòng Tổ chức Hành chánh Phòng Kế toán Tài vụ Phòng Kế hoạch Kinh doanh Phòng Nhiên liệu Hình 2.1 Sơ đồ tổ chức của công ty Cửa hàng thương mại Tổng hợp 11 • Chức năng từng bộ phận trong công ty - Phòng giám đốc: giám đốc là người đứng đầu công ty, điều hành và quyết định mọi hoạt động công ty. - Phòng phó giám đốc: phó giám đốc là người quản lý chính cửa hàng thương mại Tổng hợp, điều hành các hoạt động công ty, quyết định và xử lý mọi việc khi giám đốc vắng mặt. - Phòng tổ chức hành chánh: quản lý nhân sự và tiền lương của nhân viên, tham mưu ban giám đốc trong việc tổ chức hội nghị của công ty, phát triển tổ chức, quản lý văn phòng phẩm và máy móc thiết bị. Tiếp nhận xử lý, quản lý và tổ chức lưu trữ công văn đi, đến theo đúng quy trình. Kiểm tra về thể thức trình bày và nội dung các văn bản ban hành trước khi cấp số và đóng dấu; Theo dõi, giám sát, phát hiện và kịp thời thực hiện biện pháp chấn chỉnh các sai sót trong thủ tục hành chính trong công ty. Quản lý và sử dụng con dấu của công ty theo quy định của Nhà nước. - Phòng kế toán tài vụ: Cung cấp đầy đủ, toàn diện và chính xác số liệu để giúp ban Giám đốc ra các quyết định chỉ đạo, quản lý , điều hành phù hợp.Tổ chức lập dự toán thu, chi trong phạm vi ngân quỷ quản lý. Tổ chức thực hiện dự toán thu, chi ngân quỷ được giao, nộp đầy đủ đúng hạn các khoản phải nộp ngân sách theo quy định của pháp luật. Chi đúng đối tượng, đúng mục đích và tiết kiệm. Quản lý sử dụng tài sản của công ty theo đúng chế độ quy định. Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện thu, chi đối với các đơn vị trực thuộc - Chấp hành đúng các quy định của pháp luật về kế toán, thống kê, báo cáo, quyết toán ngân sách và công khai ngân sách theo quy định của pháp luật, duyệt quyết toán đối với các đơn vị trực thuộc( như cửa hàng thương mại, bộ phận nhiên liệu…) - Phòng kế hoạch kinh doanh: Xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh ngắn hạn và dài hạn của công ty. Trên cơ sở kế hoạch của các phòng, của các đơn vị thành viên tổng hợp và xây dựng kế hoạch tổng thể của công ty. Tham khảo ý kiến của các phòng có liên quan để phân bổ kế hoạch kinh doanh, kế hoạch dự trữ hàng, kế hoạch nhập, xuất hàng và các kế hoạch khác của công ty trình Giám đốc. Dự báo thường xuyên về cung cầu, giá cả hàng hoá trên thị trường trong phạm vi toàn quốc nhằm phục vụ cho quá trình kinh doanh của công ty. Cân đối lượng hàng 12 hoá và có kế hoạch điều hoà hợp lý. Bảo đảm bí mật các thông tin kinh tế đối với những người không có trách nhiệm để tránh thiệt hại cho hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. - Cửa hàng thương mại tổng hợp: Dự báo thường xuyên về cung cầu, giá cả hàng hoá trên thị trường trong phạm vi toàn quốc nhằm phục vụ cho quá trình kinh doanh của công ty,lên kế hoạch đặt hàng và dự toán chi phi đặt hàng. b. Công ty TNHH ChangShin Việt Nam • Giới thiệu về công ty - Công ty TNHH ChangShin Việt Nam là một doanh nghiệp có 100% vốn đầu tư nước ngoài,được thành lập và chính thức đi vào hoạt động ngày 05/06/1995 theo quyết định số 938/GP ngày 08/08/1994 của uỷ ban hợp tác và đầu tư. Công ty toạ lạc tại địa bàn xã Thạnh Phú, huyện Vĩnh Cửu, tỉnh Đồng Nai, cách trung tâm thành phố Biên Hoà khoảng 15 km.Với đội ngũ 20.500 công nhân viên chuyên gia công giày thể thao mang nhãn hiệu NIKE. Trong quá trình hoạt động, công ty đã nghiêm túc chấp hành các quy định của pháp luật Việt Nam về quy định giấy phép đầu tư.Sau gần hai tháng hoạt động, công ty được uỷ ban hợp tác và đầu tư chuẩn y về việc tăng vốn đầu tư và vốn pháp định theo số 938/GPDC1 ngày 19/09/1995 Tóm tắt thông tin cơ bản: - Tên gọi: công ty TNHH ChangShin Việt Nam - Địa chỉ: xã Thạnh Phú,huyện Vĩnh Cửu,tỉnh Đồng Nai - Số điện thoại:0613.865.201 - Chính thức đi vào hoạt động:05/06/1995 - Tổng số vốn đầu tư: 25.000.000 USD - Tổn diện tích:34 ha (diện tích nhà xưởng 21 ha,công viên 7ha,sân trống và đường đi 6ha) 13 • Sơ đồ tổ chức Hình 2.2 Sơ đồ tổ chức của Công ty TNHH ChangShin Việt Nam • Chức năng từng bộ phận trong công ty - Gồm tất cả 20 phòng ban và bộ phận sản xuất: - IT,BU (phòng giao dịch khách hàng),CR (phòng chịu trách nhiệm về môi trường và an toàn trong lao động),Develop (phòng thiết kế giày mẫu),Acconting-Finance-Tax, HRM (phòng nhân sự),IE (phòng tính toán về định mức nhân lực),JIT (phòng kế hoạch và phân bổ người),LAB(phòng chịu trách nhiệm về hoá chất),NITC (xưởng huấn luyện mô hình doanh nghiệp mẫu theo LEAN),NOS( phòng hỗ trợ cải tiến các quy trình sản xuất),Material (phòng mua và chịu trách nhiệm nguyên vật liệu sản xuất cho toàn công ty),QA (phòng đảm bảo chất lượng giày của toàn công ty),CQM(phòng kiểm soát chất lượng theo từng category tương ứng với category của NIKE), Trading (phòng xuất khẩu), Maintenance (phòng bảo trì),Factory #1,2,3,4 (bốn xưởng sản xuất lớn) 14 Chức năng: - Phòng IT: quản lý tất cả tài nguyên máy tính bao gồm phần cứng, phần mềm và hệ thống mạng LAN trong nội bộ công ty. - Phòng Account : phòng kế toán của công ty - Phòng BU: quản lý thông tin về các chuyến tham quan của khách hàng đến công ty và chia sẻ các nhận xét của khách hàng về công ty - Phòng CR: quản lý việc bảo vệ môi trường (xử lí chất thải của công ty), môi trường làm việc tốt cho công nhân viên, an toàn lao động và các hoạt động an ninh trong toàn nhà máy. - Phòng Develop: quản lý việc thiết kế giày mẫu cho những mã giày sẽ được sản xuất trong công ty, từ đó đưa ra tiêu chuẩn quy trình thực hiện mã giày đó. - Phòng Finance: phòng tài chính của công ty - Phòng HRM: quản lý việc tuyển dụng và sử dụng nhân sự trong công ty. Quản lý chấm công và chi trả lương cho công nhân viên trong công ty. - Phòng IE: quản lý về định mức nhân lực của từng xưởng sản xuất theo từng mã giày. - Phòng JIT: quản lý kế hoạch của công ty và phân chia kế hoạch cho từng xưởng sản xuất nhỏ, từ đó bố trí nhân sự hợp lý cho từng xưởng. - Phòng LAB: quản lý việc sử dụng hoá chất cho từng mã giày và độ bền của giày theo tiêu chuẩn của NIKE. - Xưởng NITC: xưởng huấn luyện mô hình doanh nghiệp mẫu theo Lean cho tất cả các công ty khác trên thế giới). - Phòng NOS: chịu trách nhiệm về việc huấn luyện tình thần làm việc theo Lean và cải tiến các hiện trạng sản xuất nhằm loại bỏ lãng phí. - Phòng Material: quản lý việc nhập các loại vật liệu và đáp ứng kịp thời cho từng xưởng sản xuất theo từng mã giày khác nhau. 15 - Phòng QA: quản lý chất lượng cho toàn bộ công ty trước khi xuất giày đến NIKE - Phòng CQM: kết hợp với phòng QA để đảm bảo chất lượng cho từng category của từng xưởng sản xuất trong nội bộ nhà máy. - Phòng Tax: quản lý thuế của công ty - Phòng Trading: quản lý việc xuất khẩu giày cho khách hàng. - Xưởng Lamination: xưởng cán vật liệu cho các mã hàng có yêu cầu cán các loại vật liệu đệm. - Xưởng Embroidery: xưởng thêu cho các mã hàng có yêu cầu thêu trang trí các chi tiết của giày. - Phòng Maintenance: phòng bảo trì chịu trách nhiệm cung cấp, sửa chữa và bảo quản tất cả cscs loại máy phục vụ cho các xưởng sản xuất. - Factory #1,2,3,4: Bốn xưởng sản xuất lớn của công ty. II.2.2 Khảo sát hiện trạng nghiệp vụ a. Quy trình quản lý công nợ Quản lý công nợ là quá trình thu thập, xử lý thông tin về các khoản nợ của công ty với các đối tác liên quan. Đồng thời theo dõi nợ đối với từng khách hàng, phân loại, xử lý bù trừ nợ và lập các sổ sách báo cáo. Quản lý công nợ gồm 2 phần là kế toán theo dõi các khoản phải thu và kế toán theo dõi các khoản phải trả : - Kế toán theo dõi các khoản phải thu là phần hành theo dõi tất cả các khoản nợ phải thu của khách hàng từ việc bán thành phẩm, vật tư, nguyên liệu, tài sản cố định đến phải thu tiền phí các dịch vụ khác. Nhiệm vụ của kế toán công nợ phải thu là tính toán, ghi chép, phản ánh chính xác, kịp thời, đầy đủ từng khoản nợ phải thu theo từng đối tượng: số nợ phải thu, số nợ đã thu và số nợ còn phải thu; có biện pháp tích cực thu hồi các khoản nợ phải thu để nâng cao hiệu quả sử dụng nguồn vốn; Kiểm tra giám sát chặt chẽ việc chấp hành chế độ quy định về các khoản nợ phải thu. [3] 16 - Kế toán theo dõi các khoản phải trả là phần hành theo dõi tất cả các khoản nợ phải trả cho nhà cung cấp từ việc mua nguyên liệu, vật tư, tài sản cố định đến các khoản phải trả phí dịch vụ khác. Nhiệm vụ của kế toán công nợ phải trả là kiểm tra giám sát chặt chẽ việc chấp hành kỷ luật tài chính tín dụng đối với ngân hàng; kỷ luật thu nộp các khoản thanh toán của doanh nghiệp đối với các cơ quan tổ chức (cơ quan thuế, kho bạc nhà nước, cơ quan bảo hiểm xã hội…..) [3] • - Các nghiệp vụ trong quy trình quản lý công nợ Nhận biết hợp đồng : Khi phát sinh các hợp đồng, các hợp đồng sẽ được gửi đến bộ phận kế toán công nợ. Dựa vào nội dung trên hợp đồng để xác định hợp đồng này là hợp đồng mua hàng hay hợp đồng bán hàng. - Tìm hóa đơn : Khi các hợp đồng mà giao dịch đã diễn ra thì sẽ phát sinh các hóa đơn. Tùy theo đó là hợp đồng mua hàng hay hợp đồng bán hàng và số lần lập hóa đơn mà sẽ phát sinh tương ứng số lượng và loại hóa đơn là hóa đơn đầu vào hay hóa đơn đầu ra. Dựa vào nội dung trên hóa đơn mà xác định hóa đơn đó thuộc hợp đồng nào. - Lập sổ chi tiết công nợ: Sau khi bộ phận kế toán công nợ đã có các hóa đơn và sắp xếp hóa đơn theo đúng hợp đồng thì bộ phận kế toán công nợ phải lập sổ chi tiết công nợ phải thu và phải trả cho từng khách hàng xuất hiện trong các hợp đồng. - Lập kế hoạch thu chi: Khi nhận được yêu cầu từ cấp trên bộ phận kế toán công nợ sẽ lập kế hoạch thu chi. Dựa vào nội dung trên hợp đồng, hóa đơn và các sổ chi tiết công nợ vừa lập mà bộ phận kế toán công nợ sẽ lập kế hoạch thu chi. - Trình kế hoạch thu chi cho ban lãnh đạo: Khi lập xong kế hoạch thu chi nhân viên phải đem các kế hoạch đó cho kế toán trưởng kiểm tra rồi sau đó trình cho Giám đốc ký duyệt. - Thu thập chứng từ: Khi các khách hàng trả tiền cho mình hoặc là mình đã chi cho khách hàng thì sẽ xuất hiện các chứng từ mới phát sinh. Kế toán công nợ phải đến bộ phận kế toán thu chi để thu thập các chứng từ liên quan đến việc theo dõi công nợ.