Tài liệu Xây dựng danh mục và xác định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến ở sở nội vụ

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN -----  ----- HOÀNG TÙNG PHONG XÂY DỰNG DANH MỤC VÀ XÁC ĐỊNH THỜI HẠN BẢO QUẢN HỒ SƠ, TÀI LIỆU HÌNH THÀNH PHỔ BIẾN Ở SỞ NỘI VỤ LUẬN VĂN THẠC SĨ CHUYÊN NGÀNH LƯU TRỮ HÀ NỘI - 2011 Luận văn thạc sĩ Hoàng Tùng Phong MỤC LỤC MỞ ĐẦU 1 1. Mục đích của đề tài 1 2. Mục tiêu của đề tài 3 3. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu 3 4. Nhiệm vụ nghiên cứu 5 5. Lịch sử nghiên cứu 6 6. Nguồn tƣ liệu tham khảo 9 7. Phƣơng pháp nghiên cứu 11 8. Đóng góp của đề tài 12 9. Bố cục của đề tài 13 CHƢƠNG 1 15 THÀNH PHẦN, NỘI DUNG TÀI LIỆU HÌNH THÀNH PHỔ BIẾN Ở SỞ NỘI VỤ 1.1. Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Sở Nội vụ 15 1.1.1. Chức năng của Sở Nội vụ 15 1.1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn của Sở Nội vụ 15 1.1.3. Cơ cấu tổ chức của Sở Nội vụ 23 1.1.4. Tổ chức bộ máy của một số Sở Nội vụ 25 1.2. Thành phần, nội dung tài liệu hình thành phổ biến ở Sở Nội 28 vụ 1 Luận văn thạc sĩ Hoàng Tùng Phong 1.2.1. Thành phần và nội dung tài liệu 28 1.2.2. Khối lượng của hồ sơ, tài liệu thuộc Phông Lưu trữ Sở Nội 33 vụ 1.2.3. Giá trị của hồ sơ, tài liệu thuộc Phông Lưu trữ Sở Nội vụ 34 Tiểu kết chƣơng I 37 CHƢƠNG 2 38 XÂY DỰNG DANH MỤC HỒ SƠ VÀ XÁC ĐỊNH THỜI HẠN BẢO QUẢN HỒ SƠ TÀI LIỆU HÌNH THÀNH PHỔ BIẾN TRONG HOẠT ĐỘNG Ở SỞ NỘI VỤ 2.1. Cơ sở khoa học của việc xây dựng danh mục hồ sơ và bảng 38 thời hạn bảo quản hồ sơ tài liệu 2.1.1. Cơ sở khoa học của việc xây dựng danh mục hồ sơ 38 2.1.2. Cơ sở khoa học của việc xác định thời hạn bảo quản hồ sơ, 38 tài liệu 2.2. Xây dựng danh mục hồ sơ áp dụng chung Sở Nội vụ 44 2.2.1. Cơ sở thực tiễn của việc xây dựng Danh mục hồ sơ 44 2.2.2. Danh mục hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt 45 động của Sở Nội vụ 2.3. Xác định thời hạn bảo quản đối với hồ sở, tài liệu hình thành 59 phổ biến trong hoạt động của Sở Nội vụ 2.3.1. Cơ sở thực tiễn của việc Xác định thời hạn bảo quản 59 2.3.2. Danh mục và thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành 61 phổ biến trong hoạt động của Sở Nội vụ Tiểu kết Chƣơng 2. 77 2 Luận văn thạc sĩ Hoàng Tùng Phong CHƢƠNG 3 77 HƢỚNG DẪN XÂY DỰNG VÀ ÁP DỤNG DANH MỤC HỒ SƠ VÀO THỰC TIỄN 3.1. Hƣớng dẫn sử dụng Danh mục hồ sơ hình thành trong hoạt 77 động của Sở Nội vụ 3.1.1. Các loại hình tài liệu và cách quy định thời hạn bảo quản 78 3.1.2. Kết cấu của Danh mục hồ sơ mẫu 79 3.2. Hƣớng dẫn xây dựng Danh mục hồ sơ hình thành trong hoạt 82 động của Sở Nội vụ 3.3. Đề xuất một số giải pháp nâng cao chất lƣợng Danh mục hồ 107 sơ và hiệu quả khi áp dụng Danh mục hồ sơ vào thực tiễn. 3.3.1. Giải pháp thứ nhất: Nâng cao nhận thức về công tác văn thư 107 nói chung và việc lập hồ sơ hiện hành nói riêng của lãnh đạo, cán bộ, chuyên viên Sở Nội vụ 3.3.2. Giải pháp thứ hai: Xây dựng và ban hành văn bản quy định, 110 hướng dẫn về công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ. 3.3.3. Giải pháp thứ ba: Tăng cường hướng dẫn, bồi dưỡng nghiệp 112 vụ và kiểm tra việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ và thực hiện các hình thức thi đua, khen thưởng trong toàn thể cán bộ, chuyên viên của sở. Tiểu kết chƣơng 3. 116 KẾT LUẬN 118 PHỤ LỤC 121 3 Luận văn thạc sĩ Hoàng Tùng Phong 1. Quyết định số 58/2008/QD-UBND ngày 26/9/2008 của Ủy 122 ban nhân dân tỉnh Nghệ An ban hành chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, Cơ cấu tổ chức của Sở Nội vụ Nghệ An. 2. Quyết định số 30/2008/QD-UBND ngày 09/9/2008 của Ủy 131 ban nhân dân tỉnh hà Tĩnh ban hành chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, Cơ cấu tổ chức của Sở Nội vụ Hà Tĩnh 3. Quyết định số 14/2008/QD-UBND ngày 04/11/2008 của Ủy 139 ban nhân dân tỉnh Quảng Bình ban hành chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, Cơ cấu tổ chức của Sở Nội vụ Quảng Bình 4. Quyết định số 242/QĐ-SNV ngày 20/3/2009 của Sở Nội vụ 149 Quảng Bình Quy định chức năng, nhiệm vụ của các tổ chức thuộc khối văn phòng Sở Nội vụ 5. Quyết định số 31/QĐ-SNV ngày 08/10/2008 của Sở Nội vụ 150 Hà Tĩnh ban hành Quy chế làm việc của Sở Nội vụ Hà Tĩnh TÀI LIỆU THAM KHẢO 4 152 Luận văn thạc sĩ Hoàng Tùng Phong MỞ ĐẦU 1. Mục đích của đề tài Sở Nội vụ là cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh, có chức năng tham mưu, giúp UBND tỉnh thực hiện chức năng quản lý nhà nước về nội vụ, gồm tổ chức bộ máy; biên chế các cơ quan hành chính, sự nghiệp nhà nước; cải cách hành chính; chính quyền địa phương; địa giới hành chính; cán bộ công chức, viên chức nhà nước; cán bộ công chức xã phường, thị trấn; tổ chức hội, tổ chức phi chính phủ; văn thư- lưu trữ nhà nước; tôn giáo; thi đua khen thưởng. Vì vậy, tài liệu được sản sinh ra trong quá trình hoạt động có nội dung rất đa dạng và phong phú với khối lượng lớn, phản ánh toàn bộ quá trình hoạt động nội vụ của tỉnh. Việc lập và quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan là một nội dung có ý nghĩa quan trọng và là một trong những công việc chủ yếu của công tác văn thư. Việc lập hồ sơ hiện hành ở Sở Nội vụ đã được quy định và hướng dẫn trong một số văn bản của Nhà nước và của Sở. Việc xây dựng danh mục hồ sơ và xác định thời hạn bảo quản hồ sơ tài liệu hình thành trong hoạt động của Sở Nội vụ không chỉ là thực hiện các quy định của nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ mà còn là một ví dụ điển hình để các sở, ban, ngành, huyện, thành phố, thị xã trong và ngoài tỉnh học tập - vì Sở Nội vụ là cơ quan đầu ngành thực hiện quản lý, hướng dẫn, kiểm tra về công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh và một số tỉnh khác (thực hiện kiểm tra chéo các tỉnh). Trên thực tế, công tác lập, quản lý hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu ở Sở Nội vụ vẫn còn nhiều hạn chế. Theo quy định, trong quá trình giải quyết công việc, văn thư cơ quan và các đơn vị trực thuộc cũng như các cán bộ, chuyên viên phải lập hồ sơ để nộp vào lưu trữ. Thực tế cho thấy vẫn còn nhiều bất cập cần phải được điều chỉnh. Thông thường, đến cuối năm các đơn vị cũng như cán bộ, chuyên viên không thể lập được hồ sơ hiện hành do nhiều lý do khách quan và chủ quan như: thời gian không đảm bảo, khối lượng tài liệu 1 Luận văn thạc sĩ Hoàng Tùng Phong lớn, chuyên môn nghiệp vụ công tác văn thư không đáp ứng yêu cầu… từ đó dẫn đến tình trạng thất lạc tài liệu, hồ sơ tài liệu bó gói, chất đống… trong quá trình giải quyết công việc cần tra tìm sẽ gặp nhiều khó khăn, ảnh hưởng đến chất lượng và hiệu quả công việc, quản lý văn bản không chặt chẽ, gây khó khăn cho công tác lưu trữ. Bên cạnh đó, việc lựa chọn hồ sơ, tài liệu để nộp vào lưu trữ hiện hành và lưu trữ lịch sử cũng đang còn nhiều bất cập. Trong quá trình lập hồ sơ hiện hành, cán bộ, chuyên viên đã lúng túng thì đến việc lựa chọn hồ sơ, tài liệu để nộp lưu lại lúng túng hơn. Không có hướng dẫn cụ thể và các căn cứ chuẩn mực để thực hiện. Mặt khác, do chưa có bảng qui định thời hạn bảo quản của từng loại hồ sơ nên việc lựa chọn những hồ sơ có giá trị để nộp vào lưu trữ cơ quan gặp rất nhiều khó khăn. Khi cơ quan ban hành được danh mục hồ sơ và có bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu thì các phòng ban chuyên môn, các chuyên viên dễ dàng thực hiện việc lập hồ sơ công việc theo danh mục hồ sơ và xác định thời hạn bảo quản của hồ sơ đó. Từ đó, việc lựa chọn những hồ sơ có giá trị để giao nộp vào lưu trữ cơ quan và lập danh mục hồ sơ nộp lưu vào lưu trữ lịch sử sẽ chính xác, khoa học và thuận lợi hơn. Mặt khác, sau khi Sở Nội vụ thực hiện được việc xây dựng danh mục và xác định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của Sở thì các phòng Nội vụ các huyện, thành phố, thị xã hoặc các phòng Tổ chức, phòng Hành chính, Văn phòng… các sở, ban, ngành cũng dựa vào đó để hướng dẫn và xây dựng danh mục của cơ quan mình. Vì vậy, tôi chọn đề tài “Xây dựng danh mục và xác định thời hạn bảo quản hồ sơ tài liệu hình thành phổ biến ở Sở Nội” làm luận văn thạc sĩ của mình. Mục đích của Luận văn là nghiên cứu khối hồ sơ, tài liệu hình thành ở các Sở Nội vụ (trước mắt là các tỉnh thuộc khu vực Bắc Trung bộ) để xây dựng danh mục hồ sơ và xác định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành 2 Luận văn thạc sĩ Hoàng Tùng Phong phổ biến ở Sở Nội vụ và hướng dẫn áp dụng giúp cho lãnh đạo các phòng ban cũng như toàn thể cán bộ, chuyên viên giải quyết công việc được thuận lợi, nhanh chóng, chất lượng và hiệu quả, đồng thời tạo thuận lợi cho công tác lưu trữ trong việc thu thập, bổ sung và chỉnh lý tài liệu lưu trữ. Trước mắt, kết quả của Luận văn sẽ được áp dụng tại Sở Nội vụ Hà Tĩnh, sau đó có thể nhân rộng phạm vi áp dụng đến các sở, ban, ngành và các địa phương khác. 2. Mục tiêu của đề tài Đề tài được thực hiện với hai mục tiêu chính sau: - Xây dựng Danh mục hồ sơ hình thành phổ biến ở Sở Nội vụ; - Hướng dẫn áp dụng Danh mục và Xây dựng Danh mục hồ sơ, tài liệu hình thành ở Sở Nội vụ Hà Tĩnh; 3. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu * Đối tượng nghiên cứu: - Thành phần, nội dung tài liệu được sản sinh ra trong quá trình hoạt động ở một số Sở Nội vụ. Do điều kiện thời gian và công việc của tác giả luận văn, việc nghiên cứu, khảo sát trước hết được tiến hành tại 3 tỉnh thuộc khu vực Bắc Trung bộ là Hà Tĩnh, Nghệ An và Quảng Bình. - Tình hình lập hồ sơ hiện hành và chất lượng hồ sơ được lập ở Sở Nội vụ của các địa phương được khảo sát; - Tình hình giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành và lưu trữ lịch sử tại các địa phương đó; - Các văn bản quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức bộ máy của các Sở Nội vụ; - Các văn bản quy định, hướng dẫn về lập hồ sơ, lập danh mục hồ sơ, xác định thời hạn bảo quản ở các Sở Nội vụ; 3 Luận văn thạc sĩ Hoàng Tùng Phong - Nhận thức, ý kiến đề xuất và thực tế kết quả thực hiện của cán bộ, chuyên viên quản lý công tác văn thư lưu trữ thuộc phòng Quản lý văn thư lưu trữ; các chuyên viên thực hiện xử lý công việc ở các phòng ban và các cán bộ trực tiếp làm công tác văn thư lưu trữ ở Sở Nội vụ của các địa phương được khảo sát. * Phạm vi nghiên cứu : Phạm vi nghiên cứu của đề tài được xác định như sau: + Về phạm vi thời gian: Đề tài nghiên cứu khối tài liệu hình thành trong hoạt động của các Sở Nội vụ từ khi Nghị định số 13/2008/NĐ-CP ngày 04/02/2008 của Chính phủ quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương được thưc hiện; + Về phạm vi không gian: Đề tài thực hiện khảo sát khối tài liệu hình thành trong hoạt động của Sở Nội vụ một số tỉnh thuộc vùng Bắc Trung bộ, gồm Nghệ An, Hà Tĩnh, Quảng Bình. + Phạm vi nghiên cứu về tài liệu: - Toàn bộ hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của các phòng, ban, các đơn vị thuộc Sở Nội vụ. - Các văn bản hướng dẫn xác định thời hạn bảo quản đối với các hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của Sở Nội vụ. Như vậy, việc lựa chọn phạm vi nghiên cứu của đề tài nói trên sẽ giúp cho tác giả có thể bảo đảm điều kiện về thời gian, tiến độ nghiên cứu thực hiện đề tài, phương tiện đi lại, tài liệu tham khảo.. Việc lựa chọn phạm vi nghiên cứu của đề tài đồng thời cũng tạo điều kiện cho tác giả nắm bắt được những tồn tại, hạn chế cơ bản, làm căn cứ đề xuất các giải pháp cần phải thực hiện. 4. Nhiệm vụ nghiên cứu 4 Luận văn thạc sĩ Hoàng Tùng Phong Nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài được xác định như sau: - Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức Sở Nội vụ qua các văn bản quy định của nhà nước; - Nghiên cứu, thống kê thành phần, nội dung tài liệu hình thành trong hoạt động của Sở Nội vụ; - Khảo sát thực tế tài liệu hình thành ở Sở Nội vụ các tỉnh Nghệ An, Hà Tĩnh, Quảng Bình để so sánh, đánh giá, nhận xét, đối chiếu và lọc ra những tài liệu, hồ sơ mang tính phổ biến; - Phỏng vấn tình hình lập hồ sơ hiện hành và tính chủ động trong việc lập hồ sơ, xác định thời hạn bảo quản và giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ của các chuyên viên Sở Nội vụ; - Phân tích, đánh giá mức độ chủ động lập hồ sơ trong xử lý công việc của các chuyên viên; - Nhận xét thực trạng, ưu điểm và hạn chế của công tác lập và quản lí hồ sơ hiện hành ở Sở Nội vụ; - Đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác lập và quản lí hồ sơ hiện hành ở Sở Nội vụ; - Trên cơ sở nghiên cứu lí thuyết và kết quả khảo sát tài liệu hình thành trong hoạt động của Sở Nội vụ một số tỉnh tiến hành xây dựng Danh mục hồ sơ cơ quan; - Xây dựng bảng thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của Sở Nội vụ và hướng dẫn thực hiện. 5. Lịch sử nghiên cứu Ở Việt Nam, việc lập hồ sơ đã được quy định từ năm 1963 trong Điều lệ về công tác công văn, giấy tờ và công tác lưu trữ được ban hành bởi Nghị định số 142/CP ngày 28/9/1963 của Hội đồng Chính phủ. Đây chính là một 5 Luận văn thạc sĩ Hoàng Tùng Phong trong những tiền đề quan trọng của lịch sử nghiên cứu lý luận và thực tiễn đối với công tác này. Vấn đề lập hồ sơ hiện hành trên thực tế đã có nhiều nhà nghiên cứu, nhà khoa học về hành chính, văn thư - lưu trữ, học viên cao học và sinh viên Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn - Đại học Quốc gia Hà Nội, Học viện Hành chính Quốc gia Hồ Chí Minh, Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội và các cơ sở đào tạo khác đề cập đến và đã có những công trình khoa học mang tính lý luận và thực tiễn như: các giáo trình, bài giảng; các bài viết đăng trên các báo, tạp chí; các báo cáo tốt nghiệp và luận văn của sinh viên, học viên cao học… Các giáo trình, bài giảng về công tác văn thư - lưu trữ đang được sử dụng làm tài liệu học tập tại Khoa Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng, Trường Đại học Khoa học xã hội và nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội; Trường Cao đẳng Nội vụ (trước đây là Trường Trung cấp Văn thư - Lưu trữ Trung ương I) hay Cục Văn thư - Lưu trữ Nhà nước có đề cập đến vấn đề lập hồ sơ hiện hành như: Lý luận và phương pháp công tác văn thư của tác giả Vương Đình Quyền xuất bản năm 2005. Cuốn sách đã giành toàn bộ Chương XIII để trình bày về lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ; Nghiệp vụ công tác văn thư, Trường Trung học Lưu trữ và Nghiệp vụ Văn phòng I, xuất bản năm 2001… Trên Tạp chí Lưu trữ Việt Nam giai đoạn 1990-2003 và nay là Tạp chí Văn thư lưu trữ Việt Nam đã có nhiều chuyên luận, bài viết của một số tác giả như: Về việc lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan của Nguyễn Thị Thuỷ, Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, số 1-1999, Bác Hồ với công tác lưu trữ hồ sơ tài liệu của Vũ Dương Hoan, Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, số 4-2000, Vài ý kiến về công tác quản lý tài liệu và lập hồ sơ ở cơ quan quản lý hành chính Nhà nước của Kiều Thị Ngọc Mai, Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, số 6-2000, Một vài suy nghĩ trong việc lập hồ sơ vấn đề ở Uỷ ban Kiểm tra Trung ương của Tô Duy Nghĩa, Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, số 2-2002… 6 Luận văn thạc sĩ Hoàng Tùng Phong Vấn đề lập hồ sơ hiện hành còn là đề tài làm luận văn của các học viên cao học và sinh viên Khoa Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng, Trường Đại học Khoa học xã hội và nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội như: Vấn đề lập hồ sơ hiện hành và nộp lưu hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan Bộ - Thực trạng và giải pháp (Luận văn thạc sĩ của Nguyễn Xuân Trung, Hà Nội, 2005), Lập hồ sơ hiện hành ở các ban Đảng trực thuộc Ban Chấp hành Trung ương Thực trạng và giải pháp (Luận văn thạc sĩ của Trịnh Thị Hà, Hà Nội, 2006… Có thể nói, các giáo trình, bài giảng đã đưa ra được những vấn đề cơ bản nhất về lý luận công tác văn thư nói chung và công tác lập hồ sơ hiện hành nói riêng như: Khái niệm về hồ sơ, khái niệm về lập hồ sơ, tài liệu cũng như mục đích, ý nghĩa và yêu cầu, phương pháp lập hồ sơ hiện hành. Các bài viết trên các báo, tạp chí của ngành đã đề cập đến các vấn đề như mục đích, ý nghĩa; các yêu cầu cũng như nguyên tắc, phương pháp lập hồ sơ, thực tiễn về lập hồ sơ, chỉnh lý tài liệu sơ bộ, nộp lưu tài liệu vào lưu trữ ở một số cơ quan... Tuy nhiên trong thời gian gần đây, các bài viết ít được đăng trên các báo, tạp chí cho thấy vấn đề lập hồ sơ hiện hành còn chưa được quan tâm đúng mức. Các luận văn thạc sĩ nghiên cứu về vấn đề này cũng đã đi sâu nghiên cứu về tình hình lập hồ sơ hiện hành ở các cơ quan Đảng (các ban Đảng trực thuộc Ban Chấp hành Trung ương Đảng), và các cơ quan Nhà nước (các bộ) và đưa ra các giải pháp nhằm khắc phục cũng như đổi mới đối với công tác này. Song, các công trình nghiên cứu trên mới chỉ tập trung đi vào nghiên cứu chung về công tác văn thư hay việc lập hồ sơ hiện hành của các cơ quan cấp ban Đảng, cập bộ mà chưa có công trình nào nghiên cứu chi tiết, cụ thể và đưa ra các giải pháp nhằm làm cho công tác lập và quản lý hồ sơ, tài liệu trong quá trình hoạt động đối với một cơ quan cụ thể được triệt để và sâu rộng tới từng đơn vị, từng cán bộ, nhân viên trong cơ quan. Qua các bài viết này cho chúng ta thấy một tình hình chung là việc lập hồ sơ hiện hành chưa được thực hiện tốt, tài liệu nộp vào lưu trữ vẫn còn ở 7 Luận văn thạc sĩ Hoàng Tùng Phong tình trạng chưa được phân loại sơ bộ mà chỉ bó gói, chất đống… Thực trạng này cũng do nhiều nguyên nhân như: nhận thức về vấn đề giá trị của tài liệu lưu trữ còn hạn chế và ý thức trách nhiệm của cán bộ chưa được đề cao... Bên cạnh đó, các giáo trình, bài giảng chuyên đề về văn thư - lưu trữ cũng chỉ đi sâu về lý luận mà chưa có sự vận dụng hay tiếp cận tình hình thực tế ở các cơ quan… Về các công trình nghiên cứu về xây dựng danh mục hồ sơ và xác định thời hạn bảo quản hồ sơ tài liệu của học viên, sinh viên Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng - Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn Hà Nội: Các luận văn thạc sỹ có những công trình như: Nghiên cứu xây dựng danh mục hồ sơ và xác định Danh mục tài liệu trong một số hồ sơ của ngân hàng nhà nước Việt Nam, Nguyễn Thị Trang Nhung, HN 2008; Xác định nguồn và thành phần tài liệu của các cơ quan tổ chức thuộc diện nộp lưu vào kho lưu trữ huyện ủy, Nguyễn Ngọc Quý, HN 2008. Cơ sở khoa học để định thời hạn bảo quản văn bản quản lý nhà nước ở cấp huyện, Nguyễn Nghĩa Văn, HN 2001. Nghiên cứu, xây dựng bảng thời hạn bảo quản mẫu tài liệu hình thành trong hoạt động của tỉnh uỷ và các ban tham mưu, giúp việc tỉnh uỷ, Nguyễn Thị Hồng Phượng; Nghiên cứu xây dựng bảng thời hạn bảo quản mẫu tài liệu Phông UBND tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương, Nguyễn Thị Lan Anh, Hà Nội 2006. Các khoá luận tốt nghiệp có những công trình như: Nghiên cứu xây dựng danh mục hồ sơ và xác Định thành phần tài liệu cơ bản trong một số hồ sơ hiện hành tại Văn phòng Tập Đoàn Bưu chính Viễn thông VN, Trần Thị Hằng, Hà Nội 2007; Nghiên cứu xây dựng Danh mục hồ sơ và xác định thành phần hồ sơ nhân sự của Văn phòng UBND tỉnh Vĩnh Phúc, Dương Thị Bích Thuỷ, HN 2009; Những cơ sở khoa học quy định thời hạn bảo quản các loại tài liệu chủ yếu của Vụ TCCB (Bộ NN - PTNT), Lê Quang Toán, HN 2001; Tìm hiểu các bảng thời hạn bảo quản tài liệu ở các cơ quan lưu trữ cấp Bộ và 8 Luận văn thạc sĩ Hoàng Tùng Phong CQ TW, Nguyễn Thị Dịu, HN 2002; Xây dựng bảng kê tài liệu hình thành trong hoạt động của Bộ Công nghiệp, Trần Ngọc Lan, HN 2003. Các đề tài mới tiếp cận hoặc đã đi sâu nghiên cứu về lập danh mục hồ sơ hoặc xác định thời hạn bảo quản nhưng đều chung chung. Một số đề tài thực hiện nghiên cứu về xác định thời hạn bảo quản hồ sơ ở một cơ quan cấp bộ hoặc một đơn vị hoặc xây dựng bảng thời hạn chung chung cho hồ sơ thuộc phông UBND tỉnh, thành phố trung ương mà chưa có đề tài nào nghiên cứu về xây dựng danh mục hồ sơ và xác định giá trị hồ sơ tài liệu hình thành ở Sở Nội vụ. Vì vậy, việc nghiên cứu về công tác lập hồ sơ hiện hành và xác định giá trị hồ sơ, tài liệu, Xây dựng danh mục hồ sơ, tài liệu nộp lưu ở một dạng cơ quan (cụ thể là ở Sở Nội vụ) cần sớm được thực hiện mới đáp ứng yêu cầu thực tiễn đặt ra đối với công tác văn thư - lưu trữ nói chung và công tác lập hồ sơ hiện hành nói riêng. 6. Nguồn tƣ liệu tham khảo Nguồn tư liệu tham khảo chính khi thực hiện đề tài bao gồm : - Các văn bản của cơ quan Đảng và Nhà nước có thẩm quyền quy định về công tác lập hồ sơ hiện hành như: Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia năm 2001; Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư; Nghị định số 09/2010/NĐ-CP của Chính phủ ngày 08/02/2010 sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư. Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia; Nghị định số 13/2008/NĐ-CP ngày 04/02/2008 của Chính phủ quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02-3-2007 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ... 9 Luận văn thạc sĩ Hoàng Tùng Phong - Các văn bản hướng dẫn lập hồ sơ và xác định thời hạn bảo quản như Quyết định số 128/QĐ-VTLTNN ngày 01/6/2009 ban hành Quy trình ”chỉnh lý tài liệu giấy” theo TCVN ISO 9001:2000; Quy định số 163/QĐ-VTLTNN ngày 04/8/2010 về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức; Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 của Bộ Nội vụ Quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức.... - Các văn bản quy định về về cơ cấu, chức năng, nhiệm vụ và quy chế làm việc của Sở Nội vụ nói chung và của từng đơn vị trực thuộc nói riêng như: Nghị định số 13/2008/NĐ-CP ngày 04/02/2008 của Chính phủ quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; Thông tư số 04/2008/TT-BNV ngày 04/6/2008 của Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở Nội vụ, Phòng Nội vụ thuộc UBND cấp tỉnh, cấp huyện; Thông tư số 06/2008/TT-BNV ngày 21/8/2008 của Bộ Nội vụ hướng dẫn sửa đổi, bổ sung Khoản 2, Mục 3, Phần I Thông tư số 04/2008/TT-BNV; Thông tư số 02/2010/TT-BNV ngày 28/4/2010 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức Văn thư, Lưu trữ Bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và Uỷ ban nhân dân các cấp. Quyết định số 30/2008/QĐ-UBND ngày 09/9/2008 của UBND tỉnh Hà Tĩnh ban hành quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức Sở Nội vụ. Quyết định số 31/2008/QĐ-UBND ngày 09/9/2008 của UBND tỉnh Hà Tĩnh ban hành quy chế tổ chức và hoạt động Sở Nội vụ. 10 Luận văn thạc sĩ Hoàng Tùng Phong Quyết định số 58/2008/QĐ-UBND ngày 26/9/2008 của Uỷ ban nhân dân tỉnh Nghệ An ban hành quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức Sở Nội vụ Nghệ An. Quyết định số 14/2008/QĐ-UBND ngày 04/11/2008 của Uỷ ban nhân dân tỉnh Quảng Bình V/v ban hành Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức Sở Nội vụ tỉnh Quảng Bình. - Các sách nghiên cứu về lý luận và phương pháp lập hồ sơ hiện hành như: Lý luận và phương pháp công tác văn thư của tác giả Vương Đình Quyền, xuất bản năm 2005; Nghiệp vụ công tác văn thư của Trường Trung học Lưu trữ và nghiệp vụ văn phòng I (nay là Trường Cao đẳng Nội vụ) xuất bản năm 2001; Tập bài giảng công tác văn thư - lưu trữ (dùng cho các lớp bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán bộ các cơ quan Đảng) của Cục Lưu trữ thuộc VP Trung ương Đảng, năm 2008… 7. Phƣơng pháp nghiên cứu Trong quá trình nghiên cứu, tác giả đã sử dụng các phương pháp sau: - Phương pháp luận về nhận thức khoa học Mác - Lênin. Sử dụng phương pháp này để phân tích lý luận chung trên cơ sở phương pháp luận của chủ nghĩa Mác - Lênin gắn với các nguyên tắc, phương pháp của lưu trữ học. - Phương pháp phân tích, tổng hợp nhằm tìm ra những ưu điểm để kế thừa, phát triển và đưa ra những hạn chế, nguyên nhân của những hạn chế trong công tác lập hồ sơ hiện hành, công tác giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan và lưu trữ lịch sử. - Phân tích hệ thống và thống kê, nhằm đánh giá thành phần, nội dung tài liệu được sản sinh trong quá trình hoạt động của Sở Nội vụ để từ đó đưa ra phương pháp và cách thức xây dựng danh mục hồ sơ đối với tài liệu trong giai đoạn hiện hành của Sở Nội vụ nói chung và các đơn vị trực thuộc nói riêng. 11 Luận văn thạc sĩ Hoàng Tùng Phong - Phương pháp khảo sát thực tế, được tiến hành bằng cách quan sát, khảo sát trực tiếp tình hình lập hồ sơ ở văn thư cơ quan nói chung và từng đơn vị nói riêng để nắm được tình hình lập hồ sơ hiện hành được lập ra sao, hồ sơ có đẩy đủ hay không, chất lượng thế nào, có đúng với quy định không!… - Phương pháp phỏng vấn, được thực hiện đối với hầu hết các đơn vị và các chuyên viên ở đơn vị có chức năng nghiên cứu. Việc phỏng vấn sẽ tạo điều kiện nắm bắt, trao đổi cụ thể từng vấn đề trong quá trình lập hồ sơ hiện hành, vì đây là một công việc phức tạp, tỉ mỉ, liên quan đến nhiều đối tượng cán bộ khác nhau. Ngoài các phương pháp trên, trong quá trình nghiên cứu đề tài, tác giả còn sử dụng kết hợp một số phương pháp khác như: mô tả, so sánh… 8. Đóng góp của đề tài Kết quả nghiên cứu cụ thể là bản danh mục hồ sơ tài liệu hình thành trong hoạt động của Sở Nội vụ. Là cơ sở khoa học để cán bộ lưu trữ ở các Sở Nội vụ, các cơ quan tham khảo, xây dựng Danh mục hồ sơ, tài liệu cho cơ quan, đơn vị mình. Sản phẩm tạo ra là một công trình nghiên cứu khoa học nhằm ứng dụng hiệu quả vào thực tiễn công tác lập hồ sơ và xác định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến ở Sở Nội vụ. Kết quả nghiên cứu của Đề tài này sẽ làm cơ sở để ban hành quy định về lập và quản lý hồ sơ hiện hành ở Sở Nội vụ (sau này có thể mở rộng phạm vi áp dụng đến các sở ban ngành và địa phương). Là phương tiện cũng như công cụ để quản lý, hướng dẫn các cơ quan, đơn vị thuộc Sở thực hiện nhiệm vụ về cải cách hành chính mà cụ thể là thực hiện Quy trình hệ thống chất lượng ISO 9001:2008 về lập hồ sơ trong quá trình giải quyết công việc. 12 Luận văn thạc sĩ Hoàng Tùng Phong Ngoài ra, công trình nghiên cứu này có thể làm tài liệu tham khảo giúp cho việc học tập, nghiên cứu của sinh viên chuyên ngành văn thư - lưu trữ chưa có điều kiện tiếp cận với thực tế. 9. Bố cục của đề tài Bố cục của đề tài như sau: ngoài phần Mở đầu, phần Kết luận và phần Phụ lục, nội dung của đề tài được chia thành 3 chương, bao gồm: Chương 1. Thành phần, nội dung tài liệu hình thành phổ biến ở Sở Nội vụ Nội dung gồm: - Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Sở Nội vụ; - Tổ chức bộ máy của Sở Nội vụ các tỉnh Nghệ An, Hà Tĩnh, Quảng Bình; - Thành phần, nội dung, khối lượng tài liệu hình thành phổ biến ở Sở Nội vụ. Chương 2. Xây dựng Danh mục hồ sơ và xác định thời hạn bảo quản đối với hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động ở Sở Nội vụ. Nội dung gồm: - Cơ sở khoa học của việc xây dựng danh mục hồ sơ và bảng thời hạn bảo quản hồ sơ tài liệu; - Xây dựng danh mục hồ sơ áp dụng cho Sở Nội vụ; - Xác định thời hạn bảo quản đối với hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của Sở Nội vụ. Chương 3. Hướng dẫn áp dụng Danh mục hồ sơ và bảng thời hạn bảo quản đối với hồ sơ, tài liệu hình thành ở Sở Nội vụ. Nội dung gồm: 13 Luận văn thạc sĩ Hoàng Tùng Phong - Hướng dẫn sử dụng Danh mục hồ sơ, xây dựng danh mục hồ sơ cho các cơ quan, đơn vị; - Đề xuất một số biện pháp nâng cao hiệu quả khi áp dụng Danh mục hồ sơ vào thực tiễn. Làm thế nào để công tác lập và giao nộp hồ sơ ở Sở Nội vụ ngày càng có chất lượng cao hơn đáp ứng yêu cầu thực tế đặt ra, nhất là trong bối cảnh cơ quan vừa hợp nhất, thêm nhiều đơn vị tổ chức mới là một nhiệm vụ cấp thiết đặt ra cho công tác văn thư - lưu trữ của cơ quan. Qua việc khảo sát, nghiên cứu đưa ra các giải pháp này, tác giả mong muốn nhận được những ý kiến đóng góp của các nhà nghiên cứu, các cán bộ văn thư - lưu trữ đang làm nhiệm vụ có liên quan và các bạn đọc. Qua đây, cho phép tôi gửi lời cảm ơn đến các thầy, cô giáo ở Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, Trường Đại học khoa học xã hội và Nhân văn Hà Nội và đặc biệt là Cô giáo TS. Nguyễn Liên Hương, Phó chủ nhiệm khoa Người hướng dẫn khoa học - cùng các đồng nghiệp là cán bộ, công chức, viên chức ở Sở Nội vụ ba tỉnh Nghệ An, Hà Tĩnh, Quảng Bình đã giúp đỡ tôi hoàn thành luận văn này. Ngày tháng năm 2011 Học viên Hoàng Tùng Phong 14 Luận văn thạc sĩ Hoàng Tùng Phong CHƢƠNG 1 THÀNH PHẦN, NỘI DUNG TÀI LIỆU HÌNH THÀNH PHỔ BIẾN Ở SỞ NỘI VỤ 1.1. Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Sở Nội vụ 1.1.1. Chức năng của Sở Nội vụ Sở Nội vụ là cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (sau đây gọi chung là Ủy ban nhân dân cấp tỉnh) có chức năng tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp tỉnh thực hiện chức năng quản lý nhà nước về nội vụ, gồm: tổ chức bộ máy; biên chế các cơ quan hành chính, sự nghiệp nhà nước; cải cách hành chính; chính quyền địa phương; địa giới hành chính; cán bộ, công chức, viên chức nhà nước, cán bộ, công chức xã, phường, thị trấn; tổ chức hội, tổ chức phi Chính phủ, văn thư, lưu trữ nhà nước; tôn giáo; thi đua - khen thưởng. Sở Nội vụ có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng; chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và công tác của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, đồng thời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ của Bộ Nội vụ.[34, tr.01]. 1.1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn của Sở Nội vụ 1. Trình Ủy ban nhân dân cấp tỉnh dự thảo các quyết định, chỉ thị; quy hoạch, kế hoạch dài hạn, năm năm, hàng năm và các đề án, dự án; chương trình thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Sở trên địa bàn tỉnh. 2. Tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, quy hoạch, kế hoạch, đề án, dự án, chương trình đã được phê duyệt; thông tin, tuyên truyền, hướng dẫn, kiểm tra, phổ biến, giáo dục pháp luật về các lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước được giao. 3. Về tổ chức bộ máy: 15