Tài liệu Vdk qp12_quy trinh kiem soat cong no

QUY TRÌNH Mã số QP18 Ngày ban hành KIỂM SOÁT CÔNG NỢ 01/04/2014 Lần sửa đổi 00 Trang 1/6 1. Những người có liên quan phải đọc, hiểu và thực hiện theo đúng nội dung của qui trình này 2. Nội dung trong qui trình này có hiệu lực như sự chỉ đạo của Ban Giám đốc KIỂM SOÁT PHÂN PHỐI TT Nơi nhận Số bản TT Nơi nhận Số bản KIỂM SOÁT SỬA ĐỔI Lần sửa đổi Nội dung trước sửa đổi Nội dung sau sửa đổi Ngày sửa đổi Phê duyệt KIỂM SOÁT SOẠN THẢO & PHÊ DUYỆT TÀI LIỆU Trách nhiệm Chữ ký Họ & Tên Người biên soạn Người soát xét & phê duyệt QUY TRÌNH Mã số Ngày ban hành KIỂM SOÁT CÔNG NỢ QP18 01/04/2014 Lần sửa đổi 00 Trang 2/6 1. MỤC ĐÍCH: Quy trình này được thiết lập ứng dụng và duy trì để kiểm soát các hoạt động theo dõi công nợ phải thu, công nợ phải trả nhằm đảm bảo sự tương thích giữa các hoạt động trong hệ thống tài chính kế toán và các hệ thống quản trị của Công ty. 2. PHẠM VI ÁP DỤNG: Quy trình này áp dụng cho hoạt phải thu tiền thực hiện dịch vụ và phải trả-thanh toán tiền từ hoạt động mua hàng, thuê nhà thầu phụ, chuyên gia, công tác viên 3. CÁC TÀI LIÊÊU LIÊN QUAN: - Sổ tay chất lượng. - Chính sách chất lượng, các mục tiêu chất lượng - Kế hoạch sản xuất kinh doanh 4- ĐỊNH NGHĨA THUẬT NGỮ & GIẢI THÍCH TỪ VIẾT TẮT - GĐ : Giám đốc - CBCNV : Cán bộ công nhân viên - KTT : Kế toán Trưởng - P.HCKT : Phòng Hành chính kế toán 5. NỘI DUNG : 5.1. Lưu đồ : BỘ XÂY DỰNG E E E E E USCo. E QUY TRÌNH Mã số Ngày ban hành KIỂM SOÁT CÔNG NỢ QP18 01/04/2014 Lần sửa đổi 00 Trang 3/6 Bắt đầu Xác định khách hàng mua dịch vụ, giá trị dịch vụ, phương thức thanh toán - Hợp đồng kinh tế - Phiếu giá thanh toán, ... Xuất Hóa đơn và chuyển hóa đơn cho khách hàng - Hoá đơn tài chính Vào sổ kế toán hạch toán doanh thu - Sổ theo dõi công nợ chi tiết cho từng khách hàng và theo dõi công nợ phải thu Đề nghị thanh toán Thu tiền của khách hàng Đối chiếu công nợ Lưu hồ sơ Kết thúc QUY TRÌNH Mã số Ngày ban hành KIỂM SOÁT CÔNG NỢ QP18 01/04/2014 Lần sửa đổi 00 Trang 4/6 5.2 Diễn giải chi tiết : Công nợ phải thu : Bước Bước 1 Bước 2 Bước 3 Bước 4 Bước 5 Bước 6 Bước 7 Trách Nhiệm Trưởng P.TVDA, P.TVTK, KTT, Kế toán công nợ Quy Trình P.TVDA/ P.TVTK thu thập hồ sơ xác dịch vụ đã thực hiện phải thu có đầy đủ thông tin về khách hàng, dịch vụ, khối lượng - giá trị phải thanh toán và chuyển cho P. Kế Toán Tài Liệu Liên Quan Hợp Đồng dịch vụ/ Mua bán Các biên bản nghiệm thu Bảng khối lượng/công việc thanh toán Căn cứ nội dung hợp đồng ký kết với KTT, khách hàng/ khối lượng thanh toán, kế Hoá Đơn Tài Chính Kế toán công toán công nợ xuất hoá đơn và chuyển nợ hoá đơn cho khách hàng. Kế toán hạch toán Doanh thu và theo Kế toán Công Sổ chi tiết công nợ dỏi công nợ phải thu, lập sổ theo dõi nợ phải thu công nợ cho từ khách hành KTT, Kế toán công nợ lập đề nghị thanh Giấy đề nghị thanh Kế toán công toán ghi rõ số tiền và tài khoản đơn vị toán nợ thụ hưởng gửi cho khách hàng KTT, Kế toán Ngân Khi khách hàng thanh toán, kế toán hàng, lập chứng từ thu tiền đồng thời vào sổ Kế toán công theo dõi công nợ hạch toán giảm một nợ, khoản phải thu của khách hàng Thủ quỹ Sau mỗi đợt thanh toán, căn cứ vào phương thưc thanh toán và số tiền KKT khách hàng đã thanh toán, kế toán Kế toán công công nợ lập biên bản đối chiếu công nợ nợ ghi rõ số tiền lũy kế còn được thanh toán và yêu cầu khánh hàng xác nhận, sau đó quay lại bước 4 Kế toán thanh toán Kế toán công Lưu hồ sơ, chứng từ nợ Phiếu thu, giấy báo có Biên bản đối chiếu công nợ QUY TRÌNH Mã số Ngày ban hành KIỂM SOÁT CÔNG NỢ QP18 01/04/2014 Lần sửa đổi 00 Trang 5/6 Bắt đầu Xác định NCC, NTP, CG, CTV, mặt hàng, chủng loại sản phẩm hàng hóa đồng kinh tế, Hợp đồng giao việc, thoả thuận làm việc, - Hợp dịch vụ, phương thức thanh toán - Biên bản nghiệm thu, biên bản bàn giao, giao nhận Nhận, kiểm tra hồ sơ, thời hạn thanh- Phiếu giá thanh toán - Hoá đơn tài chính toán - Sổ theo đõi công nợ chi tiết cho từng NCC, NTP, CG, CTV Vào sổ kế toán theo dõi công nợ phải trả Lên kế hoạch thanh toán Duyệt Thanh toán Đối chiếu công nợ Lưu hồ sơ Kết thúc QUY TRÌNH Mã số QP18 Ngày ban hành KIỂM SOÁT CÔNG NỢ 01/04/2014 Lần sửa đổi 00 Trang 6/6 Công nợ phải trả : Bước Bước 1 Bước 2 Bước 3 Trách Nhiệm P. TVDA, P.TVTK P Kế toán KTT, Kế toán công nợ, Kế toán thanh toán Kế toán công nợ Quy Trình Căn cứ vào hợp đồng kinh tế và bản xác nhận giá trị thực hiện hàng hoá, dịch vụ của NCC, NTP, CG, CTV Nhận, kiển tra hoá đơn, đối chiếu giá trị hàng hoá dịch vụ, bảng nghiệm thu khối lượng/công việc từng đợt, biên bản giao nhận hàng hoá và thời hạn thanh toán cho NCC, NTP, CG, CTV Tài Liệu Liên Quan Hợp đồng kinh tế. Phiếu xác nhận khối lượng hoàn thành. Biên bản nghiệm thu Hoá đơn tài chính Biên bản giao nhận hàng hoá Vào sổ kế toán hạch toán công Sổ chi tiết công nợ nợ phải trả, Bước 4 BGĐ/KTT Căn cứ vào thời hạn thanh toán đã thỏa thuận trong hợp đồng, KTT lên kế hoạch thanh toán cho NCC, NTP, CG, CTV và trình Bảng dự kiến chi duyệt. Nếu BGĐ duyệt chuyển qua bước 5 để kế toán làm thủ tục. Nếu không duyệt quay lại bước 2 kiểm tra lại hồ sơ chứng từ và thời hạn thanh toán. Bước 5 BGĐ/KTT Kế toán thanh toán Kế toán Ngân hàng Kế toán công nợ Thủ quỹ Căn cứ vào kế hoạch tài chính đã được duyệt, kế toán lập UNC, Séc, phiếu chi để thanh toán cho UNC, Séc, Phiếu chi NCC, NTP, CG, CTV đồng thời vào sổ kế toán hạch toán giảm một khoản nợ phải trả Bước 6 Bước 7 KTT Kế toán thanh toán Kế toán công nợ Kế toán thanh toán Kế toán công nợ Kế toán Ngân hàng Cuối tháng, lập bảng đối chiếu công nợ với NCC, NTP, CG, CTV, Nếu dư Có chuyển về bước 4, Biên bản đối chiếu Nếu dư Nợ yêu cầu NCC, NTP, công nợ CG, CTV xuất hoá đơn tài chính để có công nợ chính xác Lưu hồ sơ, chứng từ QUY TRÌNH Mã số Ngày ban hành KIỂM SOÁT CÔNG NỢ QP18 01/04/2014 Lần sửa đổi 00 Trang 7/6 6. Lưu hồ sơ : Tất cả các hồ sơ phát sinh trong quá trình này được kiểm soát theo Quy trình kiểm soát hồ sơ – QT02 Stt 1 Tên hồ sơ Chứng từ công nợ phải thu Số hiệu 2 Chứng từ công nợ phải trả 3 Sổ theo dõi công nợ phải thu Theo BTC 4 Sổ theo dõi công nợ phải trả Theo BTC Thời gian lưu Nơi lưu ≥10 Năm P.HCKT ≥10 Năm P.HCKT mẫu ≥10 Năm P.HCKT mẫu ≥10 Năm P.HCKT 7. Phụ lục : - Sổ theo dõi công nợ phải thu Theo mẫu BTC - Sổ theo dõi công nợ phải trả Theo mẫu BTC