Mô tả:
QUY TRÌNH
THU THẬP THỐNG KẾ - PHÂN TÍCH
DỮ LIỆU VÀ BÁO CÁO
Mã số
VĐK-QP07
Ngày ban hành
18/08/2015
Lần sửa đổi
00
Trang
1/6
1. Những người có liên quan phải đọc, hiểu và thực hiện theo đúng nội dung của qui trình này
2. Nội dung trong qui trình này có hiệu lực như sự chỉ đạo của Ban Lãnh đạo Viện
KIỂM SOÁT PHÂN PHỐI
TT
Nơi nhận
Số bản
TT
Nơi nhận
Số bản
KIỂM SOÁT SỬA ĐỔI
Lần
sửa đổi
Nội dung trước
sửa đổi
Nội dung sau
sửa đổi
Ngày sửa đổi
Phê duyệt
KIỂM SOÁT SOẠN THẢO & PHÊ DUYỆT TÀI LIỆU
Trách nhiệm
Chữ ký
Họ & Tên
Người biên soạn
Người soát xét
Người phê duyệt
QUY TRÌNH
THU THẬP THỐNG KẾ - PHÂN TÍCH
DỮ LIỆU VÀ BÁO CÁO
Mã số
VĐK-QP07
Ngày ban hành
18/08/2015
Lần sửa đổi
00
Trang
2/6
1. MỤC ĐÍCH
Quy trình này được xây dựng nhằm chuẩn hoá các hoạt động về thu thập, phân tích các dữ
liệu về khách hàng, sản phẩm, quá trình, nhà cung cấp nhằm hỗ trợ quá trình ra quyết định
cải tiến các hoạt động của Viện.
2. PHẠM VI
Quy trình này được áp dụng cho việc thu thập, phân tích cải tiến các hoạt động Viện . Có
phạm vi áp dụng trong toàn Viện.
3. TRÁCH NHIỆM
Đại diện lãnh đạo có trách nhiệm giám sát việc thực hiện quy trình này một cách có hiệu
quả.
4. TÀI LIỆU VIỆN DẪN
- ISO 9001:2008
- VĐK-QM_Sổ tay chất lượng, mục Thu thập, phân tích dữ liệu và cải tiến.
5. ĐỊNH NGHĨA THUẬT NGỮ & GIẢI THÍCH TỪ VIẾT TẮT
5.1 Định nghĩa :
Không có
5.2 Giải thích từ viết tắt :
-
HTQLCL
TBCĐ
BLĐ
P.TC-HC
CB-VC
: Hệ thống quản lý chất lượng.
: Trưởng ban chỉ đạo chất lượng ISO.
: Ban Lãnh đạo Viện.
: Phòng Tổ chức - Hành chính
: Cán bộ viên chức
6. NỘI DUNG QUY TRÌNH
6.1. Lưu đồ: (xem trang kế)
QUY TRÌNH
THU THẬP THỐNG KẾ - PHÂN TÍCH
DỮ LIỆU VÀ BÁO CÁO
Mã số
VĐK-QP07
Ngày ban hành
18/08/2015
Lần sửa đổi
00
Trang
3/6
BCV
TRÁCH NHIỆM
1
Trưởng các ĐV
liên quan, BLĐ
Yêu cầu thu thập
thông tin
2
Trưởng các ĐV
liên quan, BLĐ
Xác định nội dung thông
tin cần thu thập
3
BLĐ
4
Trưởng đơn
liên quan
vị
5
Trưởng đơn
liên quan
vị
Tổng hợp, hiệu chỉnh và phân tích
thông tin thu thập được
6
Trưởng đơn
liên quan
vị
Lập báo cáo kết quả và đề
xuất biện pháp cải tiến
7
Viện trưởng
8
9
Trưởng đơn
liên quan
SƠ ĐỒ THỰC HIỆN
BIỂU MẪU
VĐK-QP07-QF01
Xét duyệt
Thực hiện thu thập thông tin
VĐK-QP07-QF02
Phê duyệt
vị
Người được phân
công trực tiếp
Thực thi biện pháp cải tiến chính
sách được phê duyệt
Lưu hồ sơ
VĐK-QP07-QF03
QUY TRÌNH
THU THẬP THỐNG KẾ - PHÂN TÍCH
DỮ LIỆU VÀ BÁO CÁO
Mã số
VĐK-QP07
Ngày ban hành
18/08/2015
Lần sửa đổi
00
Trang
4/6
6.2. Diễn giải:
Bước 1: Yêu cầu thu thập thông tin
Việc thực hiện thu thập thông tin và phân tích dữ liệu cần phải đủ, thực hiện tối thiểu 1 năm/
lần hoặc khi cần thiết. Nhằm đảm bảo phù hợp với yêu cầu 8.4 tiêu chuẩn ISO 9001:2008
đồng thời đảm bảo việc nhận biết và cải tiến thường xuyên các hoạt động, sản phẩm của
công ty. Các thông tin cần thu thập và phân tích, cải tiến tương ứng bao gồm:
STT
NỘI DUNG CẦN THU THẬP
VÀ PHÂN TÍCH
NGƯỜITHỰC HIỆN
1
Thông tin về sự hài lòng của khách Trưởng đơn vị liên quan
hàng
2
Sản phẩm
3
Thông tin về các kết quả hoạt động Trưởng đơn vị liên quan
của các quá trình
4
Thông tin về các đối tác cung cấp Trưởng đơn vị liên quan
sản phẩm - dịch vụ
KCS: Kiểm tra chất lượng
sản phẩm
Bước 2: Xác định nội dung thông tin cần thu thập
Trưởng các đơn vị có nhu cầu thu thập thông tin lập Phiếu yêu cầu thu thập thông tin theo
biểu mẫu VĐK-QP07-QF01.
Để việc thu thập thông tin được thuận lợi, dễ dàng, đảm bảo tính chính xác, đúng mục đích
yêu cầu đặt ra, các đơn vị có nhu cầu phải điền đầy đủ rõ ràng các yêu cầu theo biểu mẫu.
Bước 3: Xét duyệt
Phiếu yêu cầu thu thập thông tin của các phòng liên quan sau khi đã điền đầy đủ các mục
tại VĐK-QP07-QF01 sẽ trình lên cho BLĐ xem xét và phê duyệt trong thời gian 05 ngày kể
từ lúc nhận phiếu.
Trường hợp Viện trưởng chưa đồng ý thì cho ý kiến để các phòng liên quan tiếp tục chỉnh
sửa cho đến khi được xét duyệt.
Bước 4: Thực hiện thu thập thông tin
Sau khi phiếu yêu cầu thu thập thông tin đã được Viện trưởng thông qua thì Trưởng đơn vị
liên quan triển khai thực hiện các công việc chủ yếu sau:
- Thiết kế bảng câu hỏi:
+ Dựa vào nội dung thông tin cần thu thập, người được phân công tiến hành thiết kế
bảng câu hỏi theo phương pháp thu thập thông tin đã chọn.
+ Sau khi bảng câu hỏi đã thiết kế xong thì chuyển cho Trưởng đơn vị xem xét đồng
thời chuyển cho đơn vị có liên quan có ý kiến đóng góp, bổ sung cho bảng câu hỏi hoàn
thiện, đúng với mục đích của việc thu thập thông tin.
QUY TRÌNH
THU THẬP THỐNG KẾ - PHÂN TÍCH
DỮ LIỆU VÀ BÁO CÁO
Mã số
VĐK-QP07
Ngày ban hành
18/08/2015
Lần sửa đổi
00
Trang
5/6
Chuẩn bị thu thập thông tin: Người được phân công photo bảng câu hỏi và các tài
liệu liên quan khác đã được Trưởng đơn vị xét duyệt theo đúng số lượng đối tượng cần lấy
thông tin ở Phiếu yêu cầu thu thập thông tin.
Tiến hành thu thập thông tin:
Nếu thu thập thông tin bằng đường thư tín thì thực hiện các công việc sau:
+ Trưởng đơn vị soạn thảo công văn (VĐK-QP07-QF02) nhờ cung cấp thông tin
trình lên BLĐ phê duyệt (nếu cần) trước khi chuyển đến các đơn vị bên ngoài nhờ cung cấp
thông tin.
+ Người được phân công photo công văn nhờ cung cấp thông tin và đóng gói cùng
với các bảng câu hỏi thu thập thông tin đã được photo gởi bằng dịch vụ bưu điện theo đúng
địa chỉ các đối tượng cần thu thập thông tin đã được lập sẵn.
+ Người được phân công theo dõi tiếp nhận lại các bảng câu hỏi được các đối tượng
cần thu thập thông tin gửi ngược lại để phục vụ cho quá trình tổng hợp và phân tích ở các
bước tiếp theo.
Nếu trực tiếp đi thu thập thông tin ngoài hiện trường bằng cách thăm viếng, hỏi
trực tiếp thì thực hiện các công việc sau:
+ Người được phân công trực tiếp tiến hành tới các địa điểm đã chỉ định để tiến hành
thu thập thông tin. Trong quá trình thu thập thì người được phân công trực tiếp phải ghi
chép đầy đủ các thông tin đồng thời có thể sử dụng các thiết bị hỗ trợ (như máy ghi âm)
trong quá trình thu thập thông tin nếu như người cung cấp thông tin đồng ý cho phép sử
dụng các thiết bị hỗ trợ. Trong quá trình đi thu thập thông tin thì người được phân công trực
tiếp thu thập thông tin phải tiến hành hiệu chỉnh sơ bộ thông tin tại nơi cung cấp thông tin
để chuẩn bị cho việc tổng hợp và phân tích thông tin ở các bước tiếp theo.
Bước 5: Tổng hợp, hiệu chỉnh và phân tích thông tin thu thập được
Người được phân công trực tiếp tập hợp tất cả các bảng câu hỏi đã trả lời từ việc thu thập
thông tin trực tiếp hoặc gián tiếp hoặc qua đường thư tín, hoặc các thông tin từ hồ sơ lưu trữ
thông tin thu thập được ở quá khứ có liên quan đến vấn đề cần cho giai đoạn phân tích
chuyển cho Trưởng đơn vị xem xét.
Sau khi có đủ thông tin và tài liệu thì Trưởng đơn vị tiến hành kiểm tra, nghiên cứu kỹ các
thông tin để xem xét lại độ chính xác của thông tin thu thập được: đối với trường hợp sai
sót thuộc về ghi chép hay ngôn từ chưa đúng thì sẽ hiệu chỉnh lại và báo cho người được
phân công trực tiếp thu thập thông tin tránh sai sót cho các lần thu thập thông tin tiếp sau;
đối với những câu hỏi trả lời không thích hợp là trường hợp người trả lời không hiểu câu
hỏi nên trả lời thông tin không phù hợp với vấn đề cần thu thập thì Trưởng đơn vị cần phải
xem xét lại hệ thống câu hỏi đã chính xác chưa, đồng thời chỉ dẫn lại cho người được phân
công trực tiếp trong quá trình thu thập thông tin phải tuân thủ đúng những yêu cầu đã đặt ra.
Sau khi có được bảng tổng hợp các thông tin thu thập được và hiệu chỉnh, Người được phân
công tiến hành phân tích thông tin. Việc phân tích thông tin có thể kết hợp sử dụng các
phương pháp và công cụ phân tích thống kê.
Thời hạn để hoàn tất bước này là 10 ngày làm việc.
QUY TRÌNH
THU THẬP THỐNG KẾ - PHÂN TÍCH
DỮ LIỆU VÀ BÁO CÁO
Mã số
VĐK-QP07
Ngày ban hành
18/08/2015
Lần sửa đổi
00
Trang
6/6
Bước 6: Lập báo cáo kết quả và đề xuất biện pháp cải tiến
Sau khi dữ liệu đã được phân tích xong, Trưởng đơn vị tiến hành đối chiếu với yêu cầu đặt
ra ban đầu như: mức hài lòng khách hàng, các mục tiêu, các kết quả cần đạt được của từng
quá trình để từ đó đưa ra các kết luận đánh giá chính xác đồng thời có cơ sở để đề xuất
những giải pháp mới nhằm cải tiến mức độ hài lòng của khách hàng, các quá trình và sản
phẩm hiện tại của Viện; lập bảng báo cáo kết quả VĐK-QP07-QF03 quá trình thu thập,
phân tích và đề ra biện pháp cải tiến các hoạt động để trình BLĐ xem xét (đính kèm Phiếu
yêu cầu thu thập thông tin đã được BLĐ phê duyệt theo VĐK-QP07-QF01)
Thời hạn để hoàn thành bước này là 3 ngày làm việc.
Bước 7: Phê duyệt bảng báo cáo
Trong thời hạn 7 ngày làm việc kể từ ngày nhận được bảng báo cáo, BLĐ xem xét phê
duyệt. Trong trường hợp có ý kiến chỉ đạo chỉnh sửa thì Trưởng đơn vị hiệu chỉnh và trình
duyệt lại.
Bước 8: Thực thi chính sách được phê duyệt
Các trưởng phòng liên quan tiến hành thực thi các chính sách, biện pháp cải tiến nhằm nâng
cao sự hài lòng của khách hàng, cải tiến sản phẩm quá trình hoạt động theo hướng chỉ đạo
của BLĐ.
Trong quá trình thực thi các chính sách thì Trưởng các phòng liên quan phải có trách nhiệm
giám sát, đôn đốc để cho công việc thực thi các chính sách đúng theo các yêu cầu đã ban
hành.
Bước 9: Lưu hồ sơ
Hồ sơ của quá trình thu thập, phân tích, đo lường sự hài lòng của khách hàng được lưu trữ
theo quy trình kiểm soát hồ sơ của Viện.
7. LUƯ TRỮ HỒ SƠ
TT
TÊN HỒ SƠ LƯU
1
Phiếu yêu cầu thu thập thông
tin
2
Các bảng câu hỏi
3
4
Công văn v/v nhờ cung cấp
thông tin.
Bảng báo cáo kết quả thu thập
thông tin phân tích và đề xuất
cải tiến.
KÝ HIỆU
VĐK-QP07-QF01
THỜI HẠN
LƯU
Không
thời hạn
Không
thời hạn
VĐK-QP07-QF02
3 năm
VĐK-QP07-QF03
Không
thời hạn
NƠI LƯU
Đơn vị
phát sinh
Đơn vị
phát sinh
Đơn vị
phát sinh
Đơn vị
phát sinh
8. PHỤ LỤC : Biểu mẫu đính kèm
- VĐK-QP07-QF01: Phiếu yêu cầu thu thập thông tin.
- VĐK-QP07-QF02: Công văn v/v nhờ cung cấp thông tin.
- VĐK-QP07-QF03: Bảng báo cáo kết quả thu thập thông tin phân tích và đề xuất
cải tiến.
- Xem thêm -