Tài liệu Vdk qp07_quy trinh thu thap thong ke phan tich du lieu va bao cao

QUY TRÌNH THU THẬP THỐNG KẾ - PHÂN TÍCH DỮ LIỆU VÀ BÁO CÁO Mã số VĐK-QP07 Ngày ban hành 18/08/2015 Lần sửa đổi 00 Trang 1/6 1. Những người có liên quan phải đọc, hiểu và thực hiện theo đúng nội dung của qui trình này 2. Nội dung trong qui trình này có hiệu lực như sự chỉ đạo của Ban Lãnh đạo Viện KIỂM SOÁT PHÂN PHỐI TT Nơi nhận Số bản TT Nơi nhận Số bản KIỂM SOÁT SỬA ĐỔI Lần sửa đổi Nội dung trước sửa đổi Nội dung sau sửa đổi Ngày sửa đổi Phê duyệt KIỂM SOÁT SOẠN THẢO & PHÊ DUYỆT TÀI LIỆU Trách nhiệm Chữ ký Họ & Tên Người biên soạn Người soát xét Người phê duyệt QUY TRÌNH THU THẬP THỐNG KẾ - PHÂN TÍCH DỮ LIỆU VÀ BÁO CÁO Mã số VĐK-QP07 Ngày ban hành 18/08/2015 Lần sửa đổi 00 Trang 2/6 1. MỤC ĐÍCH Quy trình này được xây dựng nhằm chuẩn hoá các hoạt động về thu thập, phân tích các dữ liệu về khách hàng, sản phẩm, quá trình, nhà cung cấp nhằm hỗ trợ quá trình ra quyết định cải tiến các hoạt động của Viện. 2. PHẠM VI Quy trình này được áp dụng cho việc thu thập, phân tích cải tiến các hoạt động Viện . Có phạm vi áp dụng trong toàn Viện. 3. TRÁCH NHIỆM Đại diện lãnh đạo có trách nhiệm giám sát việc thực hiện quy trình này một cách có hiệu quả. 4. TÀI LIỆU VIỆN DẪN - ISO 9001:2008 - VĐK-QM_Sổ tay chất lượng, mục Thu thập, phân tích dữ liệu và cải tiến. 5. ĐỊNH NGHĨA THUẬT NGỮ & GIẢI THÍCH TỪ VIẾT TẮT 5.1 Định nghĩa : Không có 5.2 Giải thích từ viết tắt : - HTQLCL TBCĐ BLĐ P.TC-HC CB-VC : Hệ thống quản lý chất lượng. : Trưởng ban chỉ đạo chất lượng ISO. : Ban Lãnh đạo Viện. : Phòng Tổ chức - Hành chính : Cán bộ viên chức 6. NỘI DUNG QUY TRÌNH 6.1. Lưu đồ: (xem trang kế) QUY TRÌNH THU THẬP THỐNG KẾ - PHÂN TÍCH DỮ LIỆU VÀ BÁO CÁO Mã số VĐK-QP07 Ngày ban hành 18/08/2015 Lần sửa đổi 00 Trang 3/6 BCV TRÁCH NHIỆM 1 Trưởng các ĐV liên quan, BLĐ Yêu cầu thu thập thông tin 2 Trưởng các ĐV liên quan, BLĐ Xác định nội dung thông tin cần thu thập 3 BLĐ 4 Trưởng đơn liên quan vị 5 Trưởng đơn liên quan vị Tổng hợp, hiệu chỉnh và phân tích thông tin thu thập được 6 Trưởng đơn liên quan vị Lập báo cáo kết quả và đề xuất biện pháp cải tiến 7 Viện trưởng 8 9 Trưởng đơn liên quan SƠ ĐỒ THỰC HIỆN BIỂU MẪU VĐK-QP07-QF01 Xét duyệt Thực hiện thu thập thông tin VĐK-QP07-QF02 Phê duyệt vị Người được phân công trực tiếp Thực thi biện pháp cải tiến chính sách được phê duyệt Lưu hồ sơ VĐK-QP07-QF03 QUY TRÌNH THU THẬP THỐNG KẾ - PHÂN TÍCH DỮ LIỆU VÀ BÁO CÁO Mã số VĐK-QP07 Ngày ban hành 18/08/2015 Lần sửa đổi 00 Trang 4/6 6.2. Diễn giải: Bước 1: Yêu cầu thu thập thông tin Việc thực hiện thu thập thông tin và phân tích dữ liệu cần phải đủ, thực hiện tối thiểu 1 năm/ lần hoặc khi cần thiết. Nhằm đảm bảo phù hợp với yêu cầu 8.4 tiêu chuẩn ISO 9001:2008 đồng thời đảm bảo việc nhận biết và cải tiến thường xuyên các hoạt động, sản phẩm của công ty. Các thông tin cần thu thập và phân tích, cải tiến tương ứng bao gồm: STT NỘI DUNG CẦN THU THẬP VÀ PHÂN TÍCH NGƯỜITHỰC HIỆN 1 Thông tin về sự hài lòng của khách Trưởng đơn vị liên quan hàng 2 Sản phẩm 3 Thông tin về các kết quả hoạt động Trưởng đơn vị liên quan của các quá trình 4 Thông tin về các đối tác cung cấp Trưởng đơn vị liên quan sản phẩm - dịch vụ KCS: Kiểm tra chất lượng sản phẩm Bước 2: Xác định nội dung thông tin cần thu thập Trưởng các đơn vị có nhu cầu thu thập thông tin lập Phiếu yêu cầu thu thập thông tin theo biểu mẫu VĐK-QP07-QF01. Để việc thu thập thông tin được thuận lợi, dễ dàng, đảm bảo tính chính xác, đúng mục đích yêu cầu đặt ra, các đơn vị có nhu cầu phải điền đầy đủ rõ ràng các yêu cầu theo biểu mẫu. Bước 3: Xét duyệt Phiếu yêu cầu thu thập thông tin của các phòng liên quan sau khi đã điền đầy đủ các mục tại VĐK-QP07-QF01 sẽ trình lên cho BLĐ xem xét và phê duyệt trong thời gian 05 ngày kể từ lúc nhận phiếu. Trường hợp Viện trưởng chưa đồng ý thì cho ý kiến để các phòng liên quan tiếp tục chỉnh sửa cho đến khi được xét duyệt. Bước 4: Thực hiện thu thập thông tin Sau khi phiếu yêu cầu thu thập thông tin đã được Viện trưởng thông qua thì Trưởng đơn vị liên quan triển khai thực hiện các công việc chủ yếu sau: - Thiết kế bảng câu hỏi: + Dựa vào nội dung thông tin cần thu thập, người được phân công tiến hành thiết kế bảng câu hỏi theo phương pháp thu thập thông tin đã chọn. + Sau khi bảng câu hỏi đã thiết kế xong thì chuyển cho Trưởng đơn vị xem xét đồng thời chuyển cho đơn vị có liên quan có ý kiến đóng góp, bổ sung cho bảng câu hỏi hoàn thiện, đúng với mục đích của việc thu thập thông tin. QUY TRÌNH THU THẬP THỐNG KẾ - PHÂN TÍCH DỮ LIỆU VÀ BÁO CÁO Mã số VĐK-QP07 Ngày ban hành 18/08/2015 Lần sửa đổi 00 Trang 5/6 Chuẩn bị thu thập thông tin: Người được phân công photo bảng câu hỏi và các tài liệu liên quan khác đã được Trưởng đơn vị xét duyệt theo đúng số lượng đối tượng cần lấy thông tin ở Phiếu yêu cầu thu thập thông tin. Tiến hành thu thập thông tin:  Nếu thu thập thông tin bằng đường thư tín thì thực hiện các công việc sau: + Trưởng đơn vị soạn thảo công văn (VĐK-QP07-QF02) nhờ cung cấp thông tin trình lên BLĐ phê duyệt (nếu cần) trước khi chuyển đến các đơn vị bên ngoài nhờ cung cấp thông tin. + Người được phân công photo công văn nhờ cung cấp thông tin và đóng gói cùng với các bảng câu hỏi thu thập thông tin đã được photo gởi bằng dịch vụ bưu điện theo đúng địa chỉ các đối tượng cần thu thập thông tin đã được lập sẵn. + Người được phân công theo dõi tiếp nhận lại các bảng câu hỏi được các đối tượng cần thu thập thông tin gửi ngược lại để phục vụ cho quá trình tổng hợp và phân tích ở các bước tiếp theo.  Nếu trực tiếp đi thu thập thông tin ngoài hiện trường bằng cách thăm viếng, hỏi trực tiếp thì thực hiện các công việc sau: + Người được phân công trực tiếp tiến hành tới các địa điểm đã chỉ định để tiến hành thu thập thông tin. Trong quá trình thu thập thì người được phân công trực tiếp phải ghi chép đầy đủ các thông tin đồng thời có thể sử dụng các thiết bị hỗ trợ (như máy ghi âm) trong quá trình thu thập thông tin nếu như người cung cấp thông tin đồng ý cho phép sử dụng các thiết bị hỗ trợ. Trong quá trình đi thu thập thông tin thì người được phân công trực tiếp thu thập thông tin phải tiến hành hiệu chỉnh sơ bộ thông tin tại nơi cung cấp thông tin để chuẩn bị cho việc tổng hợp và phân tích thông tin ở các bước tiếp theo. Bước 5: Tổng hợp, hiệu chỉnh và phân tích thông tin thu thập được Người được phân công trực tiếp tập hợp tất cả các bảng câu hỏi đã trả lời từ việc thu thập thông tin trực tiếp hoặc gián tiếp hoặc qua đường thư tín, hoặc các thông tin từ hồ sơ lưu trữ thông tin thu thập được ở quá khứ có liên quan đến vấn đề cần cho giai đoạn phân tích chuyển cho Trưởng đơn vị xem xét. Sau khi có đủ thông tin và tài liệu thì Trưởng đơn vị tiến hành kiểm tra, nghiên cứu kỹ các thông tin để xem xét lại độ chính xác của thông tin thu thập được: đối với trường hợp sai sót thuộc về ghi chép hay ngôn từ chưa đúng thì sẽ hiệu chỉnh lại và báo cho người được phân công trực tiếp thu thập thông tin tránh sai sót cho các lần thu thập thông tin tiếp sau; đối với những câu hỏi trả lời không thích hợp là trường hợp người trả lời không hiểu câu hỏi nên trả lời thông tin không phù hợp với vấn đề cần thu thập thì Trưởng đơn vị cần phải xem xét lại hệ thống câu hỏi đã chính xác chưa, đồng thời chỉ dẫn lại cho người được phân công trực tiếp trong quá trình thu thập thông tin phải tuân thủ đúng những yêu cầu đã đặt ra. Sau khi có được bảng tổng hợp các thông tin thu thập được và hiệu chỉnh, Người được phân công tiến hành phân tích thông tin. Việc phân tích thông tin có thể kết hợp sử dụng các phương pháp và công cụ phân tích thống kê. Thời hạn để hoàn tất bước này là 10 ngày làm việc. QUY TRÌNH THU THẬP THỐNG KẾ - PHÂN TÍCH DỮ LIỆU VÀ BÁO CÁO Mã số VĐK-QP07 Ngày ban hành 18/08/2015 Lần sửa đổi 00 Trang 6/6 Bước 6: Lập báo cáo kết quả và đề xuất biện pháp cải tiến Sau khi dữ liệu đã được phân tích xong, Trưởng đơn vị tiến hành đối chiếu với yêu cầu đặt ra ban đầu như: mức hài lòng khách hàng, các mục tiêu, các kết quả cần đạt được của từng quá trình để từ đó đưa ra các kết luận đánh giá chính xác đồng thời có cơ sở để đề xuất những giải pháp mới nhằm cải tiến mức độ hài lòng của khách hàng, các quá trình và sản phẩm hiện tại của Viện; lập bảng báo cáo kết quả VĐK-QP07-QF03 quá trình thu thập, phân tích và đề ra biện pháp cải tiến các hoạt động để trình BLĐ xem xét (đính kèm Phiếu yêu cầu thu thập thông tin đã được BLĐ phê duyệt theo VĐK-QP07-QF01) Thời hạn để hoàn thành bước này là 3 ngày làm việc. Bước 7: Phê duyệt bảng báo cáo Trong thời hạn 7 ngày làm việc kể từ ngày nhận được bảng báo cáo, BLĐ xem xét phê duyệt. Trong trường hợp có ý kiến chỉ đạo chỉnh sửa thì Trưởng đơn vị hiệu chỉnh và trình duyệt lại. Bước 8: Thực thi chính sách được phê duyệt Các trưởng phòng liên quan tiến hành thực thi các chính sách, biện pháp cải tiến nhằm nâng cao sự hài lòng của khách hàng, cải tiến sản phẩm quá trình hoạt động theo hướng chỉ đạo của BLĐ. Trong quá trình thực thi các chính sách thì Trưởng các phòng liên quan phải có trách nhiệm giám sát, đôn đốc để cho công việc thực thi các chính sách đúng theo các yêu cầu đã ban hành. Bước 9: Lưu hồ sơ Hồ sơ của quá trình thu thập, phân tích, đo lường sự hài lòng của khách hàng được lưu trữ theo quy trình kiểm soát hồ sơ của Viện. 7. LUƯ TRỮ HỒ SƠ TT TÊN HỒ SƠ LƯU 1 Phiếu yêu cầu thu thập thông tin 2 Các bảng câu hỏi 3 4 Công văn v/v nhờ cung cấp thông tin. Bảng báo cáo kết quả thu thập thông tin phân tích và đề xuất cải tiến. KÝ HIỆU VĐK-QP07-QF01 THỜI HẠN LƯU Không thời hạn Không thời hạn VĐK-QP07-QF02 3 năm VĐK-QP07-QF03 Không thời hạn NƠI LƯU Đơn vị phát sinh Đơn vị phát sinh Đơn vị phát sinh Đơn vị phát sinh 8. PHỤ LỤC : Biểu mẫu đính kèm - VĐK-QP07-QF01: Phiếu yêu cầu thu thập thông tin. - VĐK-QP07-QF02: Công văn v/v nhờ cung cấp thông tin. - VĐK-QP07-QF03: Bảng báo cáo kết quả thu thập thông tin phân tích và đề xuất cải tiến.