Tài liệu Vdk qp01_quy trinh kiem soat tai lieu

QUY TRÌNH KIỂM SOÁT TÀI LIỆU Mã số VĐK-QP01 Ngày ban hành 18/08/2015 Lần sửa đổi 00 Trang 1/7 1. Những người có liên quan phải đọc, hiểu và thực hiện theo đúng nội dung của qui trình này 2. Nội dung trong qui trình này có hiệu lực như sự chỉ đạo của Ban Lãnh đạo Viện KIỂM SOÁT PHÂN PHỐI TT Nơi nhận Số bản TT Nơi nhận Số bản KIỂM SOÁT SỬA ĐỔI Lần sửa đổi Nội dung trước sửa đổi Nội dung sau sửa đổi Ngày sửa đổi Phê duyệt KIỂM SOÁT SOẠN THẢO & PHÊ DUYỆT TÀI LIỆU Trách nhiệm Người biên soạn Người soát xét Chữ ký Page 1/7 Người phê duyệt QUY TRÌNH KIỂM SOÁT TÀI LIỆU Họ & Tên Page 2/7 Mã số VĐK-QP01 Ngày ban hành 18/08/2015 Lần sửa đổi 00 Trang 2/7 QUY TRÌNH KIỂM SOÁT TÀI LIỆU Mã số VĐK-QP01 Ngày ban hành 18/08/2015 Lần sửa đổi 00 Trang 3/7 1. MỤC ĐÍCH Quy trình kiểm soát tài liệu được thiết lập, ứng dụng và duy trì để bảo đảm việc soạn thảo, xem xét, phê duyệt, phát hành và thay đổi tài liệu nội bộ được thực hiện một cách thống nhất. 2. PHẠM VI Áp dụng cho tất cả các loại tài liệu thuộc Hệ thống quản lý chất lượng bao gồm : Sổ tay chất lượng, các quy trình, các hướng dẫn công việc, các biểu mẫu (trừ tài liệu là các bản vẽ thiết kế không áp dụng theo quy định này) 3. TRÁCH NHIỆM Đại diện lãnh đạo có trách nhiệm giám sát việc thực hiện quy trình này một cách có hiệu quả 4. TÀI LIỆU VIỆN DẪN - ISO 9001:2008 - Điều khoản 4.2.3 - VĐK-QM_Sổ tay chất lượng 5. ĐỊNH NGHĨA THUẬT NGỮ & GIẢI THÍCH TỪ VIẾT TẮT 5.1 Định nghĩa : Không có 5.2 Giải thích từ viết tắt : ……………………………………………………. 6. NỘI DUNG 6.1 Lưu đồ : (xem trang kế) Page 3/7 QUY TRÌNH KIỂM SOÁT TÀI LIỆU Mã số VĐK-QP01 Ngày ban hành 18/08/2015 Lần sửa đổi 00 Trang 4/7 A/ Tài liệu nội bộ Nội dung Người chịu trách nhiệm Người liên quan trực tiếp Tài liệu - Thông báo nội bộ - Yêu cầu của đối tác - VĐK-QP01-WI01 Yêu cầu soạn thảo hoặc sửa đổi tài liệu Trưởng bộ phận Không Xem xét yêu cầu Không Có Trưởng bộ phận Đồng ý? Có Nhân viên kiểm soát tài liệu của VĐK Định mã số tài liệu Người được phân công Soạn thảo mới/hoặc sửa đổi tài liệu Trưởng bộ phận Kiểm tra xác nhận tài liệu - Hướng dẫn công việc - Tài liệu cũ (nếu có) Không Đạt Đại diện lãnh đạo Phù hợp tiêu chuẩn Không - Tài liệu cũ (Nếu có) - Tài liệu mới Phù hợp Viện trưởng Không Phê duyệt? Có Đại diện lãnh đạo hoặc người được phân công Người được phân công Trưởng bộ phận phát hành Các bộ phận liên quan Đồng ý cho ban hành và đóng dấu vào tài liệu Phát hành tài liệu Xử lý tài liệu lỗi thời Cập nhật và áp dụng tài liệu Page 4/7 Các dấu kiểm soát Sổ phân phối và thu hồi tài liệu Sổ phân phối và thu hồi tài liệu Bảng danh mục tài liệu QUY TRÌNH KIỂM SOÁT TÀI LIỆU Page 5/7 Mã số VĐK-QP01 Ngày ban hành 18/08/2015 Lần sửa đổi 00 Trang 5/7 QUY TRÌNH KIỂM SOÁT TÀI LIỆU Mã số VĐK-QP01 Ngày ban hành 18/08/2015 Lần sửa đổi 00 Trang 6/7 B/ Tài liệu bên ngoài Người chịu trách nhiệm Đối tác, khách hàng Văn thư Trưởng bộ phận chức năng Đại diện lãnh đạo /Viện trưởng Nội dung Tài liệu Những tài liệu, thông tin và thông báo thay đổi do bên ngoài gửi Sổ theo dõi của văn thư Nhận và đóng dấu (nếu cần), vào sổ theo dõi Trình Ban Lãnh đạo Viện Yêu cầu bổ sung/sửa đổi Không phù hợp Thông qua nội dung ( nếu cần) Phù hợp Có Không Phù Trưởng bộ phận chức năng Trưởng bộ phận chức năng Người được phân công Người được Trưởng bộ phận phân công Trưởng bộ phận chức năng Trưởng bộ phận chức năng Xem xét nội dung tài liệu hợp Cần sửa đổi, bổ sung? Không Phù hợp Đóng dấu kiểm soát - Phát hành đến bộ phận có liên quan để thực hiện/hoặc để thông báo Xử lý tài liệu lỗi thời (Nếu có) Lưu để tham khảo (Không kiểm soát) Không đóng dấu kiểm soát hoặc đóng dấu FOR REFFERENCE "CONTROLLED" Các dấu Kiểm soát Sổ phân phối và thu hồi tài liệu Sổ phân phối và thu hồi tài liệu Bảng danh mục tài liệu Cập nhật và sử dụng tài liệu Page 6/7 QUY TRÌNH KIỂM SOÁT TÀI LIỆU Page 7/7 Mã số VĐK-QP01 Ngày ban hành 18/08/2015 Lần sửa đổi 00 Trang 7/7 QUY TRÌNH KIỂM SOÁT TÀI LIỆU Mã số VĐK-QP01 Ngày ban hành 18/08/2015 Lần sửa đổi 00 Trang 8/7 6.2 Diễn giải : 6.2.1 Đăng ký và thực hiện biên soạn/sửa đổi tài liệu nội bộ Khi người trực tiếp sử dụng tài liệu quyết định thấy cần thiết phải soạn thảo mới tài liệu hoặc sửa đổi tài liệu để áp dụng cho công việc thì đề nghị lên Trưởng bộ phận phụ trách của mình để xem xét. Nếu đồng ý thì Trưởng bộ phận đó đăng ký yêu cầu soạn thảo/sửa đổi tài liệu theo biểu mẫu – VĐK-QP01-QF04 Đại diện lãnh đạo xem xét yêu cầu đó, nếu đồng ý thì đặt mã số cho tài liệu/biểu mẫu tuân thủ theo Hướng dẫn VĐK-QP01-WI01 Người được Trưởng bộ phận đăng ký chỉ định thực hiện biên soạn/sửa đổi tài liệu xong trình Trưởng bộ phận kiểm tra lại. Các quy trình, tài liệu sử dụng đối ngoại soạn thảo theo yêu cầu của VĐK hoặc đối tác, khách hàng thì được soạn thảo theo cách trình bày và ngoại ngữ được yêu cầu. 6.2.2 Xem xét, kiểm tra nội dung và phê duyệt tài liệu *Đối với tài liệu nội bộ Việc biên soạn/sửa đổi tài liệu phải được xem xét và phê duyệt bởi cùng một cấp đã xem xét và phê duyệt tài liệu trước đây nếu không có quy định gì khác. Trưởng bộ phận liên quan có trách nhiệm kiểm tra nội dung tài liệu được soạn thảo mới hay các tài liệu được sửa đổi. Khi đạt yêu cầu thì ký duyệt vào ô "Người soát xét" rồi gửi Đại diện lãnh đạo xem xét. Đại diện lãnh đạo có trách nhiệm xem xét nội dung tài liệu được soạn thảo mới/sửa đổi có phù hợp với yêu cầu của tiêu chuẩn hay không. Nếu đồng ý thì ký vào ô "Người soát xét" của trang bìa tài liệu và trình cấp Lãnh đạo để xét duyệt. Viện trưởng có trách nhiệm phê duyệt các tài liệu sau khi đã soát xét xong *Đối với tài liệu bên ngoài: Việc thông qua nội dung gửi các bộ phận chức năng nghiên cứu áp dụng được thực hiện bởi Viện tưởng hay Đại diện lãnh đạo trong phạm vi trách nhiệm và quyền hạn của mình. Việc xem xét áp dụng nội dung tài liệu được thực hiện bởi Trưởng bộ phận chức năng nếu không có quy định nào khác. 6.2.3 Phát hành tài liệu Văn thư hoặc người được uỷ quyền có trách nhiệm đóng dấu kiểm soát vào tài liệu. Sau khi các tài liệu đã được phê duyệt và đóng dấu kiểm soát. Đại diện lãnh đạo hoặc người được uỷ quyền có trách nhiệm phát hành đến các bộ phận có liên quan để thực hiện áp dụng. Tài liệu phát hành được theo dõi bằng sổ kiểm soát VĐK-QP01-QF03 6.2.4 Xử lý tài liệu lỗi thời Sau khi sửa đổi, bổ sung tài liệu nội bộ hay có sự thay đổi của tài liệu bên ngoài, các tài liệu ban hành mới sẽ được cập nhật vào biểu mẫu VĐK-QP01-QF01 hoặc VĐK-QP01-QF02. Page 8/7 QUY TRÌNH KIỂM SOÁT TÀI LIỆU Mã số VĐK-QP01 Ngày ban hành 18/08/2015 Lần sửa đổi 00 Trang 9/7 Những tài liệu cũ, lỗi thời đang lưu hành trong VĐK phải được thu hồi và huỷ bỏ đồng thời với việc phát hành tài liệu mới và do người phát hành thực hiện có ghi chép đầy đủ vào biểu mẫu VĐK-QP01-QF03 Các bộ phận có trách nhiệm nộp lại tài liệu lỗi thời cho người phát hành tài liệu đó để huỷ bỏ/kiểm soát khi có yêu cầu. Bộ phận phát hành thực hiện huỷ bỏ tài liệu lỗi thời dưới sự chứng kiến của Đại diện lãnh đạo. Mọi tài liệu được giữ lại với mục đích tham khảo phải được đóng dấu "OBSOLETE" để phân biệt nhằm tránh việc sử dụng những tài liệu lỗi thời sai mục đích. 6.2.5 Dấu hiệu kiểm soát tài liệu 6.2.5.1 Đối với tài liệu nội bộ Tài liệu phải được kiểm soát để tránh việc sử dụng những tài liệu không phù hợp, những tài liệu chưa được xem xét và phê duyệt nội dung. Việc thẩm tra và cập nhật danh sách tài liệu được tiến hành định kỳ 1 năm một lần.Tài liệu còn có thể được thẩm tra đột xuất giữa hai kỳ đánh giá chất lượng nội bộ hoặc khi xuất hiện nhu cầu do có sự thay đổi trong cơ cấu tổ chức, phương pháp thiết kế ..... Tài liệu được kiểm soát là những tài liệu có đóng dấu "CONTROLLED" màu đỏ ở trang bìa, đó là những tài liệu chính thức đang được Công ty áp dụng. Những tài liệu không có dấu đỏ ở trang bìa hoặc đã mất trang bìa là tài liệu không được kiểm soát. Những bộ phận đánh mất tài liệu có dấu kiểm soát hoặc mất trang bìa phải thông báo cho bộ phận phát hành để xin cấp bộ tài liệu mới . Những tài liệu gửi cho khách hàng hoặc cho đối tác nhằm mục đích tham khảo có sự đồng ý của Viện trưởng phải được đóng dấu "FOR REFERENCE" 6.5.2.2 Đối với tài liệu bên ngoài Tài liệu bên ngoài sẽ được phụ trách các đơn vị nhận và nếu cần sẽ được đóng dấu trước khi trình lên Ban Lãnh đạo. Các tài liệu nhận từ bên ngoài như các Tiêu chuẩn Việt Nam và Quốc tế, các Tiêu chuẩn ngành, yêu cầu kỹ thuật của khách hàng, các tài liệu hướng dẫn vận hành, sách hướng dẫn, tạp chí chuyên ngành áp dụng cho hệ thống quản lý đều được đóng dấu kiểm soát "CONTROLLED" Đối với các tài liệu là bản vẽ thiết kế : Các bản vẽ thiết kế phát đi cho thi công phải được đóng dấu đỏ “FOR MANUFACTURING” hoặc “REVISED” (nếu là bản vẽ sửa đổi) và ghi chép vào sổ cấp phát để bảo đảm thu hồi được hết khi cần thiết. Không được phép lưu hành các bản vẽ photo chỉ có dấu đen hoặc bị gạch chéo. Bản vẽ lỗi thời phải được thu hồi và huỷ bỏ và ghi chép vào biểu mẫu VĐK-QP01-QF03. Người thu hồi phải ghi rõ họ tên và chịu trách nhiệm thu hồi hết. Những bản vẽ lỗi thời thu hồi nhưng được giữ lại cho mục đích tham khảo phải được đóng dấu đỏ “OBSOLETE” hoặc “FOR REFERENCE”. Những bản vẽ bị gạch chéo là những bản vẽ đã bị huỷ bỏ Những tài liệu không có dấu hiệu nêu trên là tài liệu không được kiểm soát và chỉ được sử dụng để tham khảo, không được áp dụng vào hệ thống quản lý chất lượng của VĐK (Các mẫu dấu được thể hiện trong mục 8) Page 9/7 QUY TRÌNH KIỂM SOÁT TÀI LIỆU Mã số VĐK-QP01 Ngày ban hành 18/08/2015 Lần sửa đổi 00 Trang 10/7 7. LUƯ TRỮ HỒ SƠ Tất cả hồ sơ phát sinh trong quá trình này đều được kiểm soát theo Quy trình – VĐK-QP01 Tên hồ sơ Stt Ký hiệu 1 Bảng danh mục tài liệu nội bộ VĐK-QP01-QF01 2 Bảng danh mục tài liệu bên ngoài VĐK-QP01-QF02 3 Sổ phân phối và thu hồi tài liệu VĐK-QP01-QF03 4 Phiếu đề nghị soạn thảo/sửa đổi tài liệu VĐK-QP01-QF04 Nơi lưu Văn thư – đơn vị liên quan Văn thư – đơn vị liên quan Văn thư – đơn vị liên quan Văn thư – đơn vị liên quan Số năm lưu ≥03 năm ≥03 năm ≥03 năm 01 năm 8. PHỤ LỤC : Biểu mẫu đính kèm - VĐK-QP01-QF01 : Bảng danh mục tài liệu nội bộ - VĐK-QP01-QF02 : Bảng danh mục tài liệu bên ngoài - VĐK-QP01-QF03 : Sổ phân phân phối và thu hồi tài liệu - VĐK-QP01-QF01 : Phiếu đề nghị soạn thảo/sửa đổi tài liệu - Mẫu các con dấu : Mẫu dấu Nội dung VĐK-QP01 CONTROLLED Tài liệu được kiểm soát VĐK-QP01 OBSOLETE Tài liệu được tham khảo VĐK-QP01 FOR REFERENCE Tài liệu gửi khách hàng để tham khảo VĐK-QP01 FOR MANUFACTURING Tài liệu gửi khách hàng để sử dụng (đã được phê duyệt) VĐK-P01 REVISED Tài liệu gửi khách hàng để sử dụng (chỉnh sửa đã được phê duyệt) Page 10/7