Tài liệu ứng dụng tin học vào việc trích và xử lí từ kỳ thi tốt nghiệp phổ thông cơ sở cho tuyển sinh 10

Đề tài: Ứng dụng tin học vào việc trích và xử lí từ kỳ thi Tốt Nghiệp Phổ Thông Cơ Sở Cho Tuyển Sinh 10 I . ĐẶT VẤN ĐỀ Hằng năm sau kỳ thi TNPT cơ sở, các trường trung học phổ thông trong tỉnh đều lên kế hoạch về công tác tuyển sinh 10 theo hướng dẫn của Sở Gíao Dục và đào tạo mỗi tỉnh. Để hoàn thành công tác tuyển sinh 10, trong giai đoạn này không thể thiếu sự hỗ trợ của máy tính, và người lập trình để giải quyết bài toán tuyển sinh. Trường trung học phổ thông Long Xuyên làm theo hướng lấy dữ liệu từ kỳ thi TNPT cơ sở hàng năm để để tuyển sinh 10 . II. NỘI DUNG BIỆN PHÁP GIẢI QUYẾT 1. Qúa trình phát triển kinh nghiệm : Nhận thấy công tác tuyển sinh 10 hành năm của mỗi trường phổ thông trung học qua nhiều giai đoạn, đòi hỏi nhiều thời gian, nhiều công sức của mỗi thành viên trong Ban Xét tuyển. Mỗi công đoạn có cách tổ chức và thực hiện riêng. Riêng việc lập bảng xét tuyển sinh 10 , nếu trường nào biết sử dụng máy tính và lập trình để giải quyết trong khâu nhập liệu và xử lí kết quả theo yêu cầu thì công việc sẽ nhanh và đạt hiệu qủa cao. Qua nhiều năm liền , trường trung học phổ thông Long Xuyên không nhập dữ liệu từng phiếu tuyển sinh bằng Word, hoặc Excel mà sử dụng chương trình để xử lí dữ liệu cho kết qủa bằng ngôn ngữ lập trình: trước đây là Foxpro For Dos , bây giờ là Foxpro for Win. A . Chuẫn bị ban đầu a. Tổ chức : Các DBF chính sử dụng cho tuyển sinh 10 năm học 2002-2003 - Tệp THISINH.DBF của kỳ thi TNPT cơ sở có tổng số 24491 học sinh đổi thành tệp DULIEU.DBF cho Tuyển 10 1 - Tệp HOIDONG.DBF có 54 hội đồng thi Tệp TRUONG.DBF có 103 trường THCS Tệp TSLX03.DBF là tệp chứa toàn bộ dữ liệu trích và nhập Tệp TUYEN10.DBF là nội dung các mẫu tin đã được tuyển b. Tham khảo các tài liệu : - Tham khảo hướng dẫn Tuyển sinh vào lớp 6, lớp 10 hệ trung học phổ thông năm học 2003-2004 của sở GD và ĐT An Giang số 540 /GDĐT - Mẫu Danh sách thí sinh trúng tuyển vào lớp 10 , mẫu Phiếu xét tuyển của từng thí sinh … để tổ chức dữ liệu, thiết kế màn hình phục vụ lập trình . c. Lập trình giải quyết bài toán Tuyển sinh 10  Chọn ngôn ngữ lập trình : Foxpro for Win  Phần mềm VietKey, bảng mã TCVN3 để tương thích với dữ liệu kỳ thi TNPTCS và có hướng sử dụng lâu dài cấp PTTH , kỳ thi tốt nghiệp PT trung học. d. Thử nghiệm, điều chỉnh, áp dụng : Chương trình đã sử dụng trong kỳ tuyển sinh 10 năm hoc 2003-2004 đạt hiệu qủa. Và sẽ sử dụng trong các năm học kế tiếp. B. Sử dụng chương trình a . Yêu cầu máy, cài đặt : Máy tính từ 586 trở lên để xử lí nhanh - Cài đặt Foxfro For Win . Phần mềm VietKey hay ABC và chọn bảng mã TCVN3 - Chép thư mục TS10_03 (tuyển 10 năm 2003 ) từ đĩa CD sang đĩa cứng C - Xóa thuộc tính chỉ đọc (clear) tất cả tập tin trong thư mục TS10_03 . - Máy in : Cài đặt máy in LQ 2170 hoặc 2180 để in khổ A3 b. Thực hiện chương trình: Người sử dụng chương trình nên có kiến thức về sử dụng phần mềm và Foxpro for Win - Khởi động Foxpro For Win 2 - Dùng lệnh Set defa to c:\TS10_03 để xác định ổ đĩa và thư mục làm việc. - Dùng lệnh DO TUYEN10.APP để thi hành chương trình hoặc tạo biểu tượng trên màn hình để thi hành như: c. Màn hình chính của chương trình: d. Các chức năng của chương trình TUYEN10 Menu Bar ( thanh ngang ) có 5 mục : 1. Mục Tham khảo có các mục chọn : - Chọn Xem kết qủa TN ….. màn hình Tham khảo có ý nghĩa : 3 Nếu bạn dùng chuột chọn mục không, màn hình sẽ in ra kết qủa tỉ lệ bậc trung học cơ sở ( phần này có ý nghĩa tham khảo đối với các bộ qủan lí . ( Mẫu số 1 ) Nếu bạn chọn mục máy in. Bấm phím Esc có , chương trình sẽ in ra mẫu ra để quay về màn hình chính. - Mục Xem mã HĐ – Tên Hội Đồng : Có ý nghĩa tham khảo để bạn biết khi Phiếu Xét tuyển còn thiếu chi tiết (Mẫu số 2 ) - Mục Tìm thí sinh thi TNPT cơ sơ: Hỗ trợ người nhập hồ sơ tìm thông tin về một thí sinh trong tỉnh của Kỳ thi TNPT Cơ Sở Bạn chọn SBD hoặc Tên. Nếu chọn tên phải nhập vào chuỗi thường. Sau đó chọn kết qủa tìm 2. Mục tuyển sinh 10 có các mục chọn: - Chọn mục trích DS từ kỳ thi ….. bạn gõ vào số báo danh trong ô , gõ đủ 6 số báo danh. Ví dụ : 010174 * Nếu không có SBD, chương trình báo lỗi, bạn phải gõ lại. * Nếu gõ Enter kết thúc nhập SBD 4 Nếu số báo danh hợp lệ, chương trình hiện màn hình tương ứng Phiếu Xét Tuyển để bạn đối chiếu . Màn hình trích tuyển sinh 10, tự động điền một số thông tin trích từ hồ sơ gốc thi TN PTCS của năm học . * Dòng xếp loại tốt nghiệp : Gỉoi : Điểm cộng 2 . Khá : cộng 1 * Mục B , phần 6: Nếu có điểm cộng 1 hoặc 2 bạn phải gõ vào ( chương trình khống chế không quá 2 điểm) * Dòng Cộng ưu tiên của mục phần 7 : nếu có bạn gõ vào từ 1 đến 3 ( chương trình khống chế không qúa 3) . * Tại phần 8 phiếu xét tuyển, bạn đối chiếu với màn hình ở ô cuối điểm xét tuyển có trùng với Phiếu xét tuyển không. Nếu sai bạn kiểm tra lại các phần của điểm . Có trường hợp Phiếu xét tuyển cộng sai, hay ghi số điểm không đúng với dữ liệu trong máy của Kỳ thi TBPT cơ sở. 3. Mục thống kê có các mục chọn 4. Mục in tuyển sinh có các mục chọn Gõ Enter tiếp tục để xác nhận 5 Mặc nhiên là có. Nếu trùng SBD , Chương trình cũng sẽ báo, và không trích vào danh sách tệp TS10.DBF. - Mục Nhập và xử lí DS mới: Màn hình hiện cửa số nhập : Bấm CTR_N để nhập tiếp theo dạng cột và dòng. Màn hình này có một số ràng buộc và tự động tính theo yêu cầu của kỳ tuyển sinh tại một số cột: Cột: NN,Xếp Loại: Bạn dùng thanh dài để chọn Cột : Hội đồng thi : Nếu bạn gõ sai , mần hình liệt kê các hội đồng để bạn chọn. Cột : Điểm_XT : Chương trình tự tính để bạn kểm tra ngay như bảng tính Excel. Các cột khác , phải điền vào - Mục tìm và điều chỉnh danh sách nhập: + Chọn mục số báo danh hoặc chọn tên. Mục tên , bạn phải gõ vào ký tự thường. + Sau đó chọn mục Xem kết qủa tim. Ví dụ tìm tên “tâm”. Kết quả tìm: 6 - Mục trích ra bảng tính Excel : Bản gchỉ cần chọn , chương trình chuyển đổi các fiel ra bảng Excel. Bạn tùy ý sử dụng trong thư mục tuyển sinh 10. - Mục Đánh dấu hồ sơ tuyển thẳng : Sau khi trích, nhập xong bạn chọn mục này để đánh dấu các mẫu tin tuyển thẳng, Chương trình liệt kê các mẫu tin để bạn chọn có giới hạn cột GHICHU10. Bạn nhập vào chuỗi “TT10” để sau này chương trình sẽ in riêng danh sách thí sinh trúng tuyển thẳng vào lớp 10 thành một bảng . Bấm CTR_W để xác nhận. 3. Mục thống kê : Chỉ có một mục chọn để bạn thống kê, báo cáo nhanh kết qủa chi tiết về số hồ sơ nhập, tổng số điểm … Phần này có ý nghĩa quan trọng đối với Ban Giám Hiệu trường để quyết định số điểm lấy cho kỳ tuyển sinh 10. Mẫu số 3. Xem xong , bạn bấm CTR_W để quyết định in ra máy in hay không. 4. Mục In Tuyển sinh 10: Gồm các mục 7 - Khai báo số lượng xét tuyển: Chọn mục này để nhập tên trường và khai báo số lượng xét tuyển , xong bấm CTR_W để xác nhận. Ví dụ khai báo trường THPT Long Xuyên là 100 Mục Niêm yết Danh sách trúng tuyển theo từng trường : Bạn chọn tên trường và bấm CTR_W để xác nhận. Ví dụ trường THPT Long Xuyên. Sau đó bạn chọn In để In ra mẫu Danh sách ( Mẫu số 4) Mẫu này có ý nghĩa báo về từng trường biết số thí sinh đã trúng tuyển kèm số điểm tuyển sinh. - Mục Niêm yết danh sách thí sinh trúng tuyển: Cũng chọn trường sau đó in ra ( Mẫu số 5) dán tại đơn vị tuyển sinh để thông báo thí sinh trúng tuyển theo số báo danh từ nhỏ dến lớn. - Mục Danh sách trúng tuyển, Danh sách thí sinh tuyển thẳng : Theo mẫu sở ( khổ giấy A3 ) để sở duyệt và lưu giữ ở văn thư của trường ( Mẫu số 6) . Ví dụ trong 100 thí sinh khai báo có 95 thí sinh xét tuyển và 5 thí sinh tuyển thẳng. - Mục Phiếu báo trúng tuyển: Có ý nghĩa tham khảo không cần lắm. Nếu in được để báo từng thí sinh thì càng tốt. 8 (Mẫu số 7 ) - Mục Thống kê số lượng xét tuyển từng trường và trình độ văn hoá. * Dùng báo cáo cho Phòng Gíao Dục địa phương và trường có nộp hồ sơ xét tuyển * Biết trình độ học sinh xét tuyển năm học ( đầu vào ) 5. Mục thoát có các mục chọn - Về Fox để sử dụng khai thác cơ sở dữ liệu. Bạn gõ lệnh Set Sysmenu to defa để trả về menu hệ thống của Foxpro. - Mục về Win: Trở về màn hình Win. 2. Kiểm nghiệm lại kinh nghiệm: - Công tác Tuyển Sinh 10 hàng năm, đối với trường THPT Long Xuyên mỗi năm đều có kế hoạch. Tuy số lượng hồ sơ nhiều nhưng nhờ có cách tổ chức hợp lí từ khâu nhận hồ sơ , nhập dữ liệu , quyết định điểm xét tuyển và in dò hồ sơ xét tuyển nên công tác tuyển sinh 10 hàng năm không gặp khó khăn vất vả, trễ hạn và sai xót. - Riêng khâu trích, hay nhập để xử lí dữ liệu Tuyển Sinh 10 băng chương trình đã giảm bớt rất nhiều thời gian và con người trong qúa trình xét tuyển. - Cụ thể qua kỳ Tuyển sinh 10 năm học 2003-2004 số lượng hồ sơ trích và nhập vào từ bộ phận văn phòng chuyển xuống phòng máy 694 hồ sơ ( đã chọn lựa ) . Phòng máy xử dụng chương trình cho kết qủa trong khoảng thời gian 8 – 10 tiếng. In ra cấc biểu mẫu trong thời gian một buổi. - Nếu không có cách thực hiện như trên có lẻ cũng cùng công việc mà dùng Word hay Exccel thì thời gian hoàn thành sẽ gấp bốn năm lần thời gian BÀI HỌC KINH NGHIỆM 1/ Đối với bản thân , tổ , nhóm : 9 - Đối với bài toán tuyển sinh 10 hàng năm, tuy có nhỏ nhưng có đầu tư để lập trình giải quyết , công việc sẽ trở nên nhẹ nhàng, nhanh chóng, chính xác mang lại hiệu quả cao. - Đến kỳ tuyển sinh năm sau, chỉ cập nhật lại theo yêu cầu mỗi đợt tuyển sinh, không mất nhiều thời gian. - Dữ liệu Tuyển sinh sẽ dùng để sắp lớp nhanh chóng vào đầu năm học khối 10 và các năm học sau. - Các bạn đồng nghiệp trong tổ, nhóm dễ sử dụng 2/ Đối với trường, ngành : - Trường giảm bớt thời thực hiện và nhân sự trong công tác tuyển sinh 10 hàng năm và dễ lưu trữ, khai thác dữ liệu. - Mỗi trường PTTH nên có cách tổ chức và và xử lí dữ liệu như trên bằng ngôn ngữ nào cũng được để rút nhắn thời gian mà mang lại hiệu qủa cao trong công tác Tuyển Sinh 10. Kết luận Giai đoạn cần tin học hóa văn phòng. Tương ứng với mỗi công việc, mỗi trường cần có chương trình để xử lí thông tin mang lại hiệu qủa thiết thực cho đơn vị mình. Công việc được hoàn thành là nhờ Ban Giám Hiệu trường cung cấp đầy đủ phương tiện và dữ liệu toàn tỉnh từ Kỳ thi TNPT cơ sở không sai xót, gặp trở ngại là nhờ anh Nguyễn Duy Tâm phụ trách Phòng Khảo thí Sở Gíao Dục và ĐT An Giang cung cấp. Người viết Phan Văn Trí – Giáo viên phụ trách phòng máy trường THPT Long xuyên 10