Tài liệu ứng dụng phần mềm edocman vào công tác quản lý văn bản tại kho bạc nhà nước tỉnh bắc giang

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG THÁI NGUYÊN KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN KINH TẾ NGUYỄN VĂN CẢNH ỨNG DỤNG PHẦN MỀM EDOCMAN VÀO CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI KHO BẠC NHÀ NƯỚC TỈNH BẮC GIANG KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC NGÀNH QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG BẮC GIANG NĂM 201 TRƯỜNG ĐẠI HỌC CNTT VÀ TT THÁI NGUYÊN KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN KINH TẾ KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC Ngành Quản trị văn phòng Đề tài: ÚNG DỤNG PHẦN PHỀM EDOCMAN VÀO CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI KHO BẠC NHÀ NƯỚC TỈNH BẮC GIANG Họ tên sinh viên: NGUYỄN VĂN CẢNH Lớp: ĐHLT – QTVP – K13A - BẮC GIANG Giáo viên hướng dẫn 1: TS. NGUYỄN VĂN HUÂN Giáo viên hướng dẫn 2: ThS. ĐỖ LOAN ANH THÁI NGUYÊN, NĂM 2016 LỜI CẢM ƠN Trong quá trình thực hiện khóa luận này, tác giả đã nhận được sự quan tâm giúp đỡ của Quý Thầy, Cô, bạn bè. Trước tiên, xin trân trọng cảm ơn TS. Nguyễn Văn Huân, người Thầy đã định hướng cho chủ đề nghiên cứu; nghiêm túc về mặt khoa học và tận tình giúp đỡ tôi về mọi mặt để hoàn thành khóa luận này. Tác giả xin trân trọng cảm ơn Ban Giám hiệu; các Thầy giáo, Cô giáo Khoa Hệ thống thông tin kinh tế, Trường Đại học Công nghệ thông tin và Truyền thông Thái Nguyên đã hướng dẫn và giúp đỡ tôi về các điều kiện trong quá trình thực hiện khóa luận này. Xin trân trọng cảm ơn Lãnh đạo và cán bộ các phòng ban của Kho bạc Nhà nước tỉnh Bắc Giang đã cung cấp tài liệu, tạo điều kiện tốt nhất để tác giả hoàn thành khóa luận này. Xin trân trọng cảm ơn./. Sinh viên Nguyễn Văn Cảnh LỜI CAM ĐOAN Tác giả xin cam đoan: Khóa luận tốt nghiệp “Ứng dụng phần mềm eDocman vào công tác quản lý văn bản tại Kho bạc Nhà nước tỉnh Bắc Giang”, đây là công trình nghiên cứu độc lập của tác giả, trong đó có sử dụng thông tin từ nhiều nguồn tư liệu và dữ liệu khác nhau, các thông tin được trích rõ nguồn gốc. Kết quả nghiên cứu khóa luận chưa được công bố bất kỳ công trình nghiên cứu khoa học nào trước đây. Thái nguyên, ngày tháng năm 2016 Sinh viên Nguyễn Văn Cảnh MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN.............................................................................................................. LỜI CAM ĐOAN........................................................................................................ MỤC LỤC.................................................................................................................... DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT................................................................................... DANH MỤC HÌNH VẼ............................................................................................... LỜI NÓI ĐẦU.........................................................................................................01 Chương 1. GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI KHO BẠC NHÀ NƯỚC TỈNH BẮC GIANG......................................................................03 1.1. Khái quát về công tác văn thư..................................................................................03 1.1.1. Khái niệm......................................................................................................03 1.1.2. Nội dung của công tác văn thư – lưu trữ......................................................03 1.1.3. Nguyên tắc chung.........................................................................................03 1.1.4. Ý nghĩa của công tác văn thư – lưu trữ.........................................................04 1.2. Công tác tổ chức quản lý văn bản............................................................................04 1.2.1. Quản lý văn bản đi........................................................................................04 1.2.1.1. Khái niệm văn bản đi............................................................................05 1.2.1.2. Nguyên tắc quản lý văn bản đi.............................................................05 1.2.1.3. Quy trình quản lý văn bản đi................................................................05 1.2.2. Công tác tổ chức và giải quyết văn bản đến.................................................08 1.2.2.1. Khái niệm văn bản đến.........................................................................08 1.2.2.2. Nguyên tắc quản lý văn bản đến...........................................................08 1.2.2.3. Quy trình quản lý văn bản đến..............................................................09 1.3. Công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ.......................................11 1.4. Quản lý và sử dụng con dấu ....................................................................................12 1.5. Giới thiệu về Kho bạc Nhà nước tỉnh Bắc Giang....................................................13 1.5.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Kho bạc Nhà nước tỉnh Bắc Giang.................................................................................................................13 1.5.1.1. Chức năng...........................................................................................13 1.5.1.2. Nhiệm vụ và quyền hạn......................................................................13 1.5.2. Cơ cấu tổ chức.......................................................................................15 Chương 2. THỰC TRANG VÀ QUY TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI – ĐẾN TẠI KHO BẠC NHÀ NƯỚC BẮC GIANG...............................................................16 2.1. Khảo sát thực trạng công tác công tác quản lý văn bản tại Kho bạc Nhà nước Bắc Giang...............................................................................................................................16 2.1.1. Thực trạng công tác quản lý và giải quyết văn bản đi tại Kho bạc Nhà nước tỉnh Bắc Giang.................................................................................................................16 2.1.1.1. Quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi..............................18 2.1.1.2. Mô tả quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi....................19 2.1.2. Thực trạng công tác quản lý và giải quyết văn bản đến tại Kho bạc Nhà nước tỉnh Bắc Giang........................................................................................................25 2.1.2.1. Quy trình quản lý văn bản đến..............................................................26 2.1.2.2. Mô tả quy trình quản lý văn bản đến....................................................27 2.2. Công tác quản lý con dấu.........................................................................................32 2.3. Công tác lập hồ sơ vào lưu trữ.................................................................................32 2.4. Nhận xét công tác quản lý văn bản đi – đến tại Kho bạc Nhà nước Bắc Giang......33 2.4.1. Ưu điểm và những tồn tại, hạn chế...............................................................33 2.4.2. Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác quản lý, giải quyết văn bản đi – đến tại Kho bạc Nhà nước Bắc Giang...............................................................34 Chương 3. ỨNG DỤNG PHẦN MỀM eDocman VÀO CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI KHO BẠC NHÀ NƯỚC BẮC GIANG............................................37 3.1. Giới thiêu phần mềm................................................................................................37 3.2. Chức năng của phần mềm eDocman........................................................................37 3.2.1. Chức năng quản lý văn bản đến....................................................................37 3.2.2. Chức năng quản lý văn bản đi......................................................................37 3.2.3. Tra cứu văn bản............................................................................................37 3.2.4. Tìm kiếm văn bản.........................................................................................37 3.2.5. Tổng hợp báo cáo..........................................................................................38 3.2.6. Danh mục......................................................................................................38 3.2.7. Lịch công tác.................................................................................................38 3.2.8. Xử lý công việc.............................................................................................38 3.3. Các thao tác cơ bản quản lý văn bản tại phần mềm eDocman.................................38 3.4. Đánh giá việc sử dụng phần mềm............................................................................57 3.4.1. Những tiện ích của phần mềm......................................................................57 3.4.2. Hạn chế của phần mềm.................................................................................58 3.4.3. Kiến nghị, đề xuất.........................................................................................58 KẾT LUẬN....................................................................................................................59 TÀI LIỆU THAM KHẢO............................................................................................61 DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT STT CHỮ VIẾT TẮT CHỮ VIẾT TẮT ĐẦY ĐỦ 01 KBNN Kho bạc Nhà nước 02 CNTT Công nghệ thông tin 03 VB Văn bản GHI CHÚ DANH MỤC BẢNG BIỂU, HÌNH VẼ Hinh 1.1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của KBNN tỉnh Bắc Giang................................15 Hình 2.1. Quy trình quản lý văn bản đi tại KBNN tỉnh Bắc Giang.....................18 Hình 2.2. Văn bản sai thể thức.............................................................................19 Hình 2.3. Sổ Công văn đi.....................................................................................22 Hình 2.4. Mẫu sổ đăng ký bên trong VB đi tại KBNN tỉnh Bắc Giang...............23 Hình 2.5. Mẫu bì của KBNN tỉnh Bắc Giang......................................................24 Hình 2.6. Quy trình Quản lý văn bản đến tại KBNN tỉnh Bắc Giang..................26 Hình 2.7. Đóng dấu đến, ghi số ngày, tháng đến.................................................29 Hình 2.8. Mẫu sổ đăng ký bên trong công văn đến tại KBNN tỉnh Bắc Giang...30 Hình 2.9. Văn bản đã được phê duyệt..................................................................31 Hình 3.1. Màn hình đăng nhập hệ thống..............................................................39 Hình 3.2. Màn hình truy cập ứng dụng................................................................39 Hình 3.3. Màn hình nhập văn bản đến.................................................................40 Hình 3.4. Màn hình văn bản đến chờ vào sổ........................................................41 Hình 3.5. Màn hình thông tin sổ công văn của văn thư.......................................42 Hình 3.6. Màn hình văn bản vào sổ nhưng chưa chuyển xử lý............................42 Hình 3.7. Màn hình sửa văn bản đến....................................................................43 Hình 3.8. Màn hình chuyển xử lý văn bản...........................................................44 Hình 3.9. Màn hình kết quả cần thu hồi...............................................................45 Hình 3.10. Màn hình tra cứu công việc................................................................46 Hình 3.11. Màn hình tăng giảm theo từng cột thông tin hiển thị.........................46 Hình 3.12. Màn hình lọc giá trị theo từng thông tin hiển thị...............................47 Hình 3.13. Màn hình tìm kiếm văn bản đến.........................................................47 Hình 3.14. Màn hình kết quả tìm kiếm văn bản đến............................................48 Hình 3.15. Màn hình báo cáo thống kê văn bản...................................................49 Hình 3.16. Màn hình thống kê văn bản đến.........................................................49 Hình 3.17. Màn hình văn bản đi chờ cấp số.........................................................50 Hình 3.18. Màn hình cấp số văn bản đi tại văn thu..............................................51 Hình 3.19. Màn hình nhập mới văn bản đi – sổ công văn...................................51 Hình 3.20. Màn hình sửa văn bản đi....................................................................53 Hình 3.21. Màn hình thu hồi văn bản đi..............................................................54 Hình 3.22. Màn hình phát hành văn bản đi..........................................................55 Hình 3.23. Màn hình tra cứu công việc................................................................56 Hình 3.24. Màn hình tìm kiếm văn bản đi...........................................................57 Hình 3.25. Màn hình thống kê văn bản đi............................................................57 LỜI NÓI ĐẦU Trong công cuộc đổi mới của đất nước các ngành, các lĩnh vực hoạt động có những đóng góp nhất định và luôn có sự cải tiến để vươn tới sự hoàn thiện. Hòa nhập vào xu thế đó những năm gần đây nghiệp vụ công tác quản lý văn bản có những bước phát triển phong phú và đa dạng đáp ứng được những yêu cầu của cải cách hành chính. Trong các cơ quan đơn vị công tác quản lý văn bản luôn được quan tâm, bởi đó là công tác bảo đảm hoạt động quản lý hành chính thông qua các văn bản tài liệu. Công tác quản lý văn bản là hoạt động bảo đảm thông tin phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, chỉ đạo, kiểm tra, quản lý điều hành công việc của các cơ quan Đảng, cơ quan Nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị - xã hội, các đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân đảm bảo cung cấp kịp thời, chính xác và đồng thời công tác văn thư được xác định là một mặt hoạt động của bộ máy quản lý nói chung và chiếm một phần lớn nội dung của văn phòng, ảnh hưởng trực tiếp tới hoạt động quản lý của một cơ quan, là một mắt xích quan trọng trong bộ máy hoạt động lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý điều hành. Đối với các cơ quan, tổ chức, công tác quản lý văn bản có vai trò đặc biệt quan trọng. Tuy mỗi cơ quan, tổ chức có chức năng, nhiệm vụ riêng nhưng đều có một đặc điểm chung là trong quá trình hoạt động đều sản sinh những giấy tờ liên quan và những văn bản, tài liệu có giá trị đều được lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng khi cần thiết. Bởi đây là những bản gốc, bản chính, là căn cứ xác nhận sự việc đã xảy ra và có giá trị pháp lý rất cao. Việc soạn thảo, ban hành văn bản đã quan trọng, việc lưu trữ, bảo quản an toàn và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ còn quan trọng hơn nhiều. Do đó, khi các cơ quan, tổ chức được thành lập, công tác quản lý văn bản sẽ tất yếu được hình thành vì đó là "huyết mạch" trong hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức. Đồng thời làm tốt công tác quản lý văn bản sẽ góp phần giải quyết công việc cơ quan được nhanh chóng, chính xác, chất lượng, đúng chế độ, giữ bí mật của Đảng và Nhà nước, hạn chế được bệnh quan liêu giấy tờ và việc lợi dụng văn bản Nhà nước để làm những việc trái pháp luật, góp phần lớn lao vào việc thúc đẩy sự phát triển kinh tế và bảo vệ đất nước của mỗi quốc gia. Bước sang thời kỳ công nghiệp hóa, hiện đại hóa đã tạo ra những chuyển biến trong mọi mặt nền kinh tế xã hội. Các đơn vị hành chính, sự nghiệp cũng như doanh nghiệp gặp không ít khó khăn, vướng mắc do những vấn đề phát sinh, đặc biệt là vấn đề quản lý văn bản và song song với công tác quản lý văn bản là công tác lập hồ sơ lưu trữ cũng đóng một vai trò hết sức quan trọng. Để hoạt động có hiệu quả thì bất cứ một cơ quan nào cũng không thể không coi trọng công tác này. Bởi nó không những là phương 1 tiện cần thiết để ghi lại và truyền đạt các quyết định quản lý trong quá trình hoạt động của cơ quan đơn vị mà còn là điều kiện đảm bảo cho các cơ quan, đơn vị thực hiện tốt công việc quản lý, điều hành theo đúng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được giao theo đúng pháp luật. Nhận thức được tầm quan trọng của công tác quản lý văn bản đối với hoạt động của cơ quan, đơn vị nói chung và đối với Kho bạc Nhà nước tỉnh Bắc Giang nói riêng. Vì vậy, đây cũng chính là lý do và mục tiêu em chọn đề tài “Ứng dụng phần mềm eDocman vào công tác quản lý văn bản tại Kho bạc Nhà nước tỉnh Bắc Giang” làm khóa luận tốt nghiệp để giúp chúng ta có cái nhìn sâu hơn về lĩnh vực này. Đây cũng là một vấn đề đang được quan tâm tại Kho bạc Nhà nướ tỉnh Bắc Giang và có một vai trò quan trọng đối với công tác lãnh đạo, điều hành và quản lý nhà nước tại cơ quan. Nội dung bài khóa luận gồm có 3 chương: - Chương 1 – Giới thiệu tổng quát về Kho bạc Nhà nước tỉnh Bắc Giang - Chương 2 – Khái quát chung về thực trạng và giải pháp quản lý văn bản tại Kho bạc Nhà nước tỉnh Bắc Giang - Chương 3 – Ứng dựng phần mền eDocman vào công tác quản lý văn bản tại Kho bạc Nhà nước tỉnh Bắc Giang. - Kết luận Do hạn chế về thời gian nên không thể tránh khỏi những khiếm khuyết. Kính mong quý thầy cô đóng góp ý kiến cho em để bài khóa luận được hoàn chỉnh, đạt đúng yêu cầu đề ra. Em xin trân thành cảm ơn! 2 Chương 1. GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI KHO BẠC NHÀ NƯỚC TỈNH BẮC GIANG 1.1. Khái quát về công tác văn thư 1.1.1. Khái niệm - Công tác văn thư là hoạt động bảo đảm thông tin bằng văn bản phục vụ cho việc lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý, điều hành công việc của các cơ quan Đảng, các cơ quan nhà nước, các tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị - xã hội, các đơn vị vũ trang nhân dân (gọi chung là cơ quan tổ chức). 1.1.2. Nội dung của công tác văn thư – lưu trữ * Công tác văn thư bao gồm những nội dung sau - Soạn thảo văn bản. Công tác soạn thảo văn bản được bộ phận văn phòng, và các cán bộ chuyên môn được giao phụ trách công tác soạn thảo thuộc lĩnh vực được phân công. - Quản lý văn bản và các tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức: + Quản lý văn bản đi. + Quản lý và giải quyết văn bản đến + Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan - Quản lý và sử dụng con dấu. * Nhiệm vụ của công tác lưu trữ - Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ (thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ) - Bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ - Tổ chức khai thác và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ Nội dung bài báo cáo này sẽ đi sâu và phân tích vào công tác quản lý văn bản và lưu trữ văn bản. 1.1.3. Nguyên tắc chung - Tất cả văn bản đến – đi của cơ quan, tổ chức, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác đều phải được quản lý tập trung, thống nhất tại văn thư của cơ quan, tổ chức. - Văn bản đi – đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành hoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản đến có đóng các 3 dấu mức độ khẩn: “ Hỏa tốc (kể cả “hỏa tốc” hẹn giờ), “Thượng khẩn” và “Khẩn” (Gọi chung là văn bản khẩn) phải được đăng ký, trình và chuyển giao ngày sau khi nhận được. Văn bản khẩn đi cần được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngày sau khi được ký. - Văn bản, tài liệu mang bí mật nhà nước (gọi tắt là văn bản mật) được đăng ký, quản lý theo quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước và có hướng dẫn cụ thể. 1.1.4. Ý nghĩa của công tác văn thư – lưu trữ * Ý nghĩa của công tác văn thư - Làm tốt công tác quản lý văn bản sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ quan được nhanh chóng chính xác,… hạn chế được bệnh quan liêu giấy tờ. - Giữ gìn được những tài liệu và thông tin của cơ quan để làm cơ sở chứng minh cho mọi hoạt động của cơ quan là hợp pháp hay không hợp pháp. - Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ quan được nhanh chóng, chính xác, năng suất, chất lượng, đúng chính sách, đúng chế độ, giữ gìn được bí mật của Đảng và nhà nước. - Công tác văn thư bảo đảm giữ lại đầy đủ chứng cứ về mọi hoạt động của cơ quan cũng như hoạt động của các cá nhân giữ các trách nhiệm khác nhau trong cơ quan. - Công tác văn thư bảo đảm giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu tạo điều kiện làm tốt công tác lưu trữ. * Ý nghĩa của công tác lưu trữ - Công tác lưu trữ có ý nghĩa vô cùng quan trọng đối với việc xây dựng thể chế hành chính nhà nước, góp phần nâng cao chất lượng, hiệu quả, hiệu lực của hệ thống thể chế hành chính. - Làm tốt công tác lưu trữ góp phần thúc đẩy công tác văn thư và hành chính, văn phòng đạt hiệu quả; nâng cao hiệu quả hoạt động của nền hành chính nhà nước, thúc đẩy nhanh quá trình thực hiện công cuộc cải cách hành chính. - Tổ chức tốt công tác lưu trữ góp phần tạo ra một nền công vụ có hiệu quả, góp phần xây dựng một nền hành chính hiện đại. 1.2. Công tác tổ chức quản lý văn bản 1.2.1. Quản lý văn bản đi 4 1.2.1.1. Khái niệm văn bản đi Văn bản đi là tất cả các loại văn bản bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản, bản lưu chuyển nội bộ và văn bản mật) do cơ quan, tổ chức phát hành được gọi chung là văn bản đi. 1.2.1.2. Nguyên tắc quản lý văn bản đi Tất cả văn bản đi của cơ quan, tổ chức trừ trường hợp pháp luật có quy định khác đều phải được quản lý tập trung, thống nhất tại văn thư của cơ quan. Tất cả văn bản đi được kiểm tra về thể thức và nội dung trước khi gửi đi. 1.2.1.3. Quy trình quản lý văn bản đi Bước 1: Công tác kiểm tra nội dung, thể thức văn bản của bộ phận soạn thảo văn bản - Thủ trưởng đơn vị hoặc cá nhân chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản. - Chánh Văn phòng các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và ủy ban nhân dân các cấp (sau đây gọi tắt là Chánh Văn phòng); Trưởng phòng Hành chính ở những cơ quan, tổ chức không có văn phòng (sau đây gọi tắt là trưởng phòng hành chính); người được giao trách nhiệm giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức quản lý công tác văn thư ở những cơ quan, tổ chức khác (sau đây gọi tắt là người được giao trách nhiệm) phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày và thủ tục ban hành văn bản. – Phòng, ban, cá nhân soạn thảo văn bản phải đảm bảo đúng thể thức văn bản theo quy định của Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản – Trưởng phòng có trách nhiệm đọc soát về nội dung, kiểm tra độ mật / khẩn (nếu có), kiểm tra câu chữ, số lượng bản, địa chỉ gửi…ký nháy trước khi trình ký. – Lãnh đạo căn cứ theo thẩm quyền, kiểm tra nội dung và hình thức văn bản để ký ban hành văn bản. Bước 2: Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày tháng của văn bản * Kiểm tra hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản 5 Căn cứ quy định của pháp luật, văn thư có nhiệm vụ kiểm tra lại thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản trước khi thực hiện các thủ tục tiếp theo để phát hành văn bản. trường hợp phát hiện có sai sót, kịp thời báo cáo cho người được giao trách nhiệm xem xét, giải quyết. * Ghi số, ngày tháng văn bản. Tất cả các văn bản đi của cơ quan, tổ chức, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác trong một số trường hợp cụ thể và đối với một số loại văn bản chuyên ngành như hóa đơn, chứng từ kế toán,… đều được tập trung tại văn thư để ghi số theo hệ thống số chung của cơ quan, tổ chức. - Ghi số của văn bản: Việc đánh số văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành. Số của văn bản hành chính là số thứ tự đăng ký văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành trong một năm (hoặc một nhiệm kỳ) được đánh riêng cho từng loại hoặc đánh chung cho một số văn bản hành chính. Tùy theo tổng số văn bản và số lượng mỗi loại văn bản được cơ quan, tổ chức ban hành hàng năm (hoặc theo nhiệm kỳ) mà lựa chọn phương pháp đăng ký và đánh số văn bản cho phù hợp, cụ thể như sau: + Đối với những cơ quan, tổ chức nhỏ, có số lượng văn bản hành chính ban hành trong một năm (hoặc nhiệm kỳ) ít hơn 5000 văn bản có thể đăng ký và đánh số chung cho tất cả các loại văn bản hành chính (phương pháp dùng sổ ghi tổng hợp). + Những cơ quan, tổ chức có số lượng văn bản hành chính ban hành trong một năm (hoặc nhiệm kỳ) từ 500 đến dưới 2000 văn bản, có thể lựa chọn phương pháp đăng ký và đánh số hỗn hợp, vừa theo từng loại văn bản (áp dụng đối với một số loại văn bản như quyết định (cá biệt), chỉ thị, giấy giới thiệu,…), vừa theo các nhóm văn bản nhất định (nhóm văn bản có ghi tên loại như chương trình, kế hoạch, báo cáo,… và nhóm công văn hành chính). + Đối với những cơ quan, tổ chức có số lượng văn bản hành chính ban hành trong một năm (hoặc một nhiệm kỳ) tương đối lớn (trên 2000 văn bản) có thể đăng ký và đánh số riêng, theo từng loại văn bản hành chính - Ghi ngày tháng văn bản: Ngày tháng của văn bản được ghi bằng chữ số Ả Rập, văn bản ban hành ngày nào phải đăng ký ngày đó 6 .- Nhân bản: Số văn bản được nhân bản được tính theo đầu mối nhận được ghi ở góc trái phần cuối văn bản của mục nơi nhận. Bao nhiêu nơi nhận tương ứng với từng đó bản được nhân lên. Bước 2: Đóng dấu Đóng dấu văn bản cơ quan: Việc đóng dấu được thực hiện theo quy định tại khoản 2 và 3 điều 26 của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư. (đóng dấu trùm lên 1/3 phía đầu chữ ký của người ký ban hành văn bản) Việc đóng dấu giáp lai trên văn bản và phụ lục theo văn bản chính do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định. Dấu được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy, mỗi lần đóng dấu lên không quá 05 tờ giấy liền kề. Việc đóng dấu chỉ các độ khẩn, dấu mật được thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành. Bước 3: Đăng ký văn bản đi Căn cứ tổng số lượng văn bản đi hàng năm các cơ quan, tổ chức lập các sổ đăng ký cho phù hợp. Mẫu sổ và việc đăng ký văn bản đi, kể cả bản sao được thực hiện theo hướng dẫn chung của Bộ nội vụ. Bước 4: Làm thủ tục theo dõi và chuyển phát văn bản * Làm thủ tục phát hành văn bản - Lựa chọn phong bì: Tùy theo số lượng, độ dày, khổ giấy của văn bản mà lựa chọn loại bì và kích thước cụ thể của mỗi loại sao cho phù hợp bảo đảm kích thước mỗi chiều của bì phải lớn hơn kích thước của văn bản khi được vào bì ở dạng nguyên khổ giấy hoặc khi được gấp lại từ 10mm trở lên để có thể vào bì một cách dễ dàng. Bì văn bản phải được làm bằng loại giấy dai bền, khó thấm nước, không nhìn thấu được và có định lượng ít nhất từ 80gram/m2. Vì văn bản đi loại mật được thực hiên theo quy định tại khoản 2 của Thông tư số 12/2002/TT-BCA ngày 13/9/2002 của Bộ Công an hướng dẫn thực hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Cính phủ quy định chi tiết thi hành pháp lệnh bảo vệ bí mật nhà nước. 7 - Trình bày và viết bì: Bì văn bản được in sẵn theo mẫu và cách viết bì được thực hiện theo hướng dẫn chung. - Vào bì và dán bì: Tùy theo số lượng và độ dày văn bản mà lựa chọn cách gấp văn bản và vào bì cho phù hợp. Đóng dấu độ khẩn, mật, và các dấu khác. * Chuyển phát văn bản đi Văn bản phải được chuyển ngay trong ngày làm việc hoặc chậm nhất là sáng ngày hôm sau, vào sổ và đăng ký phát hành. Chuyển phát văn bản đi qua bưu điện: tất cả văn bản đi được gửi qua bưu điện đều phải hoàn thành thủ tục phát hành và đăng ký vào sổ. khi giao bì văn bản, phải yêu cầu nhân viên bưu điện kiểm tra, ký nhận và đóng dấu vào sổ. Mẫu sổ và việc vào sổ được thực hiện theo hướng dẫn của cục trưởng cục văn thư lưu trữ. Chuyển phát văn bản đi bằng fax, qua mạng: Trong trường hợp cần thông tin nhanh, văn bản đi có thể được chuyển cho nơi nhận bằng fax hoặc chuyển qua mạng để kịp thời giải quyết công việc, nhưng sau đó phải gửi bản chính đối với những văn bản có giá trị lưu trữ. * Theo dõi việc chuyển phát văn bản Văn thư có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn bản đi trong trường hợp cần thiết lập phiếu gửi để theo dõi. Nếu phát hiện bị thất lạc phải báo cho người được giao trách nhiệm xem xét. Bước 5: Lưu văn bản đi Mỗi văn bản đi phải lưu lại 1 bản gốc tại bộ phận văn thư, một bản tại bộ phận soạn thảo. 1.2.2. Công tác tổ chức và giải quyết văn bản đến 1.2.2.1. Khái niệm văn bản đến Tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản Fax, văn bản được chuyển qua mạng và văn bản mật) và đơn, thư gửi đến cơ quan, tổ chức được gọi chung là văn bản đến. 1.2.2.2. Nguyên tắc quản lý văn bản đến - Tất cả văn bản đến (trừ các VB đặc biệt theo quy định riêng) thì đều phải được tập trung tại văn thư của cơ quan và phải được vào sổ ghi văn bản đến. 8 - Văn bản đến phải được chuyển giao trong ngày làm việc, chậm nhất vào buổi sáng ngày làm việc hôm sau. - Trước khi văn bản được giao giải quyết thì phải thông qua Thủ trưởng cơ quan xem xét và phê duyệt trước. - Văn bản đến phải được giải quyết kịp thời 1.2.2.3. Quy trình quản lý văn bản đến Bao gồm 3 bước: Bước 1. Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến - Tiếp nhận văn bản đến: Người làm công tác văn thư khi tiếp nhận các nguồn văn bản đến từ mọi nguồn, có những trường hợp văn bản được chuyển đến ngoài giờ làm việc hoặc vào ngày nghỉ, phải kiểm tra về số lượng, tình trạng phong bì nơi nhận. Nếu thấy bì văn bản bị rách, bị bóc, bị mất hoặc bị tráo đổi văn bản bên trong,… phải báo cáo ngay chánh văn phòng hoặc người đứng đầu cơ quan, tổ chức (đối với những cơ quan không có chánh văn phòng), trong trường hợp cần thiết phải lập biên bản với người đưa văn bản. Đối với văn bản được chuyển qua fax hoặc qua mạng văn thư cũng phải kiểm tra sơ bộ về số lượng văn bản, số lượng trang và nơi nhận. Trường hợp phát hiện sai sót phải báo cáo ngay với nơi gửi hoặc người có trách nhiệm xem xét, giải quyết. - Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến. Sau khi tiếp nhận các văn bản đến phải được phân loại và xử lý như sau: + Loại không bóc bì: Bao gồm các văn bản gửi cho tổ chức Đảng, các đoàn thể trong cơ quan và các bì chỉ đích danh người nhận. + Loại do cán bộ văn thư bóc bì: Bao gồm tất cả các loại bì còn lại trừ các loại văn bản trên có dấu mức độ mật, chữ “C” in hoa nét đậm chứ không đóng dấu mật. - Đóng dấu đến, ghi số và ngày đến: văn bản đến của cơ quan, tổ chức phải được đăng ký tập trung tại văn thư, trừ những loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định của cơ quan pháp luật. - Bóc bì văn bản: khi bóc bì văn bản phải lưu ý: +Những văn bản khẩn, thượng khẩn, hỏa tốc phải bóc trước. + Tránh làm rách văn bản và không làm mất số, ký hiệu văn bản, địa chỉ cơ quan gửi, mất dấu bưu điện, phải rà soát lại bì tránh sót văn bản. 9 + Đối chiếu số, ký hiệu của văn bản trong bì, trường hợp có sai sót phải thông tin lại với nơi gửi. + Đối với đơn thư khiếu nại, tố cáo, văn bản cần được kiểm tra, xác minh một điểm gì đó hoặc những những văn bản mà ngày nhận cách quá xa ngày, tháng ghi trên văn bản, cần giữ lại bì và đính kèm văn bản để làm bằng chứng. - Đóng dấu đến và ghi số ngày đến đồng thời vào sổ công văn đến: Cơ quan, tổ chức phải lập sổ đăng ký công văn đến. tùy theo số lượng văn bản đến và số lượng mỗi nhóm văn bản đến hàng năm mà quyết định lập các sổ đăng ký công văn đến cho phù hợp. Đối với cơ quan, tổ chức có số lượng văn bản đến dưới 2000 văn bản cần lập ít nhất 02 sổ: Sổ đăng ký văn bản đến (loại thường) và sổ đăng ký văn bản đến (loại mật). Đối với cơ quan, tổ chức có số lượng văn bản đến từ 200 đến dưới 5000 văn bản một năm nên lập các sổ sau: Sổ đăng ký văn bản đến (loại thường) của các bộ, ngành, cơ quan trung ương Sổ đăng ký văn bản đến (loại thường) của các cơ quan khác. Sổ đăng ký văn bản đến (loại mật) Đối với những cơ quan có số lượng văn bản đến trên 5000 văn bản một năm có thể lập các sổ đăng ký loại thường chi tiết hơn, theo một nhóm cơ quan giao dịch nhất định và sổ đăng ký văn bản đến (loại mật). Bước 2. Trình và chuyển giao văn bản đến - Trình văn bản đến: Sau khi đăng ký, văn bản đến phải được trình kịp thời cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức, cấp phó của người đứng đầu, chánh văn phòng hoặc người đứng đầu cơ quan giao trách nhiệm xem xét và cho ý kiến phân phối, giải quyết. Ở KBNN tỉnh Bắc Giang các văn bản đến được trình Giám đốc, nếu Giám đốc đi vắng các văn bản này sẽ được trình cho Phó Giám đốc được ủy quyền. Người có thẩm quyền căn cứ vào nội dung của văn bản đến, quy chế làm việc của cơ quan, tổ chức, chức năng, nhiệm vụ và kế hoạch công tác được giao cho các đơn vị, cá nhân,… ghi ý kiến phân phối văn bản cho đơn vị, cá nhân, ý kiến chỉ đạo nếu có và thời hạn giải quyết văn bản. Ý kiến phân phối giải quyết được ghi vào khoảng giấy trống phía trên lề trái của văn bản. 10