Tài liệu ứng dụng phần mềm 1c quản lý văn bản (ecm) vào công tác quản lý văn bản tại trường tiểu học quý sơn số 1 huyện lục ngạn tỉnh bắc giang

MỤC LỤC MỤC LỤC .........................................................................................................................................1 DANH MỤC BẢNG BIỂU, HÌNH VẼ........................................................................................3 LỜI MỞ ĐẦU...................................................................................................................................5 Chương 1: TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ VĂN BẢN.............................................................7 1.1. Khái quát chung về văn bản, văn bản đi và văn bản đến...................................... 7 1.1.1. Khái niệm về văn bản và văn bản quản lý Nhà nước..........................7 1.1.2. Khái quát chung về văn bản đi...........................................................8 1.1.3. Khái quát chung về văn bản đến ......................................................16 1.2. Giới thiệu về trường Tiểu học Quý Sơn số 1 – huyện Lục Ngạn – tỉnh Bắc Giang.......24 1.3. Khái quát về phần mềm "1C:Quản lý văn bản (ECM)" ..................................... 25 1.3.1. Giới thiệu chung..............................................................................25 1.3.2. Các chức năng chính của phần mềm 1C ..........................................26 1.3.3. Một số khả năng chính của phần mềm 1C .......................................27 1.3.4. Kiến trúc phần mềm 1C...................................................................28 Chương 2: KHẢO SÁT THỰC TRẠNG VÀ PHÂN TÍCH QUY TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI TRƯỜNG TIỂU HỌC QUÝ SƠN SỐ 1.......................................................29 2.1. Thực trạng công tác quản lý văn bản đến tại Trường tiểu học Quý Sơn số 1..... 29 2.1.1 Thực trạng........................................................................................29 2.1.2 Ưu điểm ...........................................................................................29 2.1.3 Nhược điểm......................................................................................29 2.2. Lưu đồ quy trình quản lý văn bản đến tại trường tiểu học Quý Sơn số 1........... 30 2.2.1. Lưu đồ............................................................................................30 2.2.2. Các bước tiến hành quản lý văn bản đến theo lưu đồ tại Trường tiểu học Quý Sơn số 1 ......................................................................................32 2.3. Thực trạng công tác quản lý văn bản đi tại Trường tiểu học Quý Sơn số 1 ....... 37 2.3.1 Thực trạng........................................................................................37 2.3.2 Ưu điểm ...........................................................................................38 2.3.3 Nhược điểm......................................................................................38 2.4. Lưu đồ quy trình quản lý văn bản đi tại trường tiểu học Quý Sơn số 1.............. 39 2.4.1. Lưu đồ.............................................................................................39 2.4.2. Các bước tiến hành quản lý văn bản đi theo lưu đồ tại Trường tiểu học Quý Sơn số 1 ......................................................................................40 Chương 3: ỨNG DỤNG PHẦN MỀM “1C: QUẢN LÝ VĂN BẢN ECM” VÀO CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI TRƯỜNG TIỂU HỌC QUÝ SƠN SỐ 1 .......................47 3.1. Đặt vấn đề ........................................................................................................... 47 3.2. Quản lý văn bản đến trên phần mềm 1C............................................................. 47 3.3. Quản lý văn bản đi trên phần mềm 1C ............................................................... 61 KẾT LUẬN......................................................................................................................................72 TÀI LIỆU THAM KHẢO.............................................................................................................74 2 DANH MỤC BẢNG BIỂU, HÌNH VẼ Hình 1.1: Mẫu dấu đến ................................................................................................... 19 Hình 1.2: Hình Các chức năng chính của phần mềm "1C:Quản lý văn bản (ECM)"... 26 Hình 1.3: Các khả năng chính của phần mềm "1C:Quản lý văn bản (ECM)".............. 27 Hình 1.4. Kiến trúc phần mềm "1C:Quản lý văn bản (ECM)" ...................................... 28 Hình 2.1 Lưu đồ quản lý văn bản đến ............................................................................ 31 Hình 2.2. Mẫu dấu đến tại Trường tiểu học Quý Sơn số 1 ............................................ 33 Hình 2.3 Sổ đăng ký VB đến truyền thống ................................................................... 34 Hình 2.4: Lưu đồ quản lý văn bản đi.............................................................................. 39 Hình 2.5: Sổ đăng ký VB đi truyền thống..................................................................... 41 Hình 2.6: Sổ chuyển giao văn bản.................................................................................. 43 Hình 2.7: Sổ chuyển giao văn bản qua bưu điện........................................................... 44 Hình 3.1. Thêm mới 1 tệp văn bản đến trên 1C cách 1.................................................. 49 Hình 3.2. Thêm mới 1 tệp văn bản đến trên 1C cách 2.................................................. 50 Hình 3.3. Thêm mới 1 tệp văn bản đến trên 1C cách 3.................................................. 51 Hình 3.4. Liên kết đăng ký văn bản đến......................................................................... 52 Hình 3.5. Đăng ký văn bản đến ...................................................................................... 53 Hình 3.6. Chọn tên loại văn bản (Dạng văn bản) khi đăng ký văn bản đến................... 54 Hình 3.7. Chọn nơi gửi văn bản khi đăng ký văn bản đến ............................................. 55 Hình 3.8 Người chịu trách nhiệm về văn bản đến đăng ký trên phần mềm................... 56 Hình 3.9. Đăng ký số và ngày tháng đăng ký văn bản đến trên phẩn mềm.................. 57 Hình 3.10. Hoàn tất đăng ký văn bản đến trên phẩn mềm ............................................ 58 Hình 3.11. Hiển thị văn bản đến đã được đăng ký trên phần mềm 1C .......................... 59 Hình 3.12. Hiển thị văn bản đến đã được đăng ký trên phần mềm 1C theo phân nhánh dạng văn bản................................................................................................................... 60 Hình 3.13. Thêm mới 1 tệp văn bản đi trên 1C.............................................................. 62 Hình 3.14. Liên kết đăng ký văn bản đi.......................................................................... 63 Hình 3.15. Đăng ký văn bản đi....................................................................................... 64 Hình 3.16. Chọn tên loại văn bản (Dạng văn bản) khi đăng ký văn bản đi.................... 65 3 Hình 3.17. Chọn nơi nhận văn bản khi đăng ký văn bản đi ........................................... 66 Hình 3.18: Các thông tin về văn bản đi đăng ký trên phần mềm ................................... 67 Hình 3.19. Đăng ký số và ngày tháng đăng ký văn bản đi trên phẩn mềm................... 68 Hình 3.20. Hoàn tất đăng ký văn bản đi trên phẩn mềm............................................... 69 Hình 3.21 Hiển thị văn bản đi đã được đăng ký trên phần mềm 1C.............................. 70 Hình 3.22. Hiển thị văn bản đi đã được đăng ký trên phần mềm 1C theo phân nhánh dạng văn bản................................................................................................................... 71 4 LỜI MỞ ĐẦU Lý do chọn đề tài Cùng với sự phát triển nhanh chóng của khoa học kỹ thuật, công nghệ thông tin đã và đang được triển khai ứng dụng nhằm hỗ trợ cho việc quản lý và nâng cao hiệu quả trong công tác văn phòng. Việc ứng dụng CNTT vào công tác này là một yêu cầu mang tính tất yếu. Trong văn phòng có nhiều mảng hoạt động khác nhau trong đó có công tác văn thư. Công tác Văn thư được coi là một mảng vô cùng quan trọng trong hoạt động của công tác văn phòng. Nếu công tác văn thư được làm tốt sẽ hỗ trợ đắc lực, đảm bảo cho quá trình giải quyết công việc tại các đơn vị này một cách nhanh chóng, chính xác mang lại hiệu quả cao, tránh tình trạng quan liêu, giấy tờ mất mát tài liệu quý, quan trọng đối với cơ quan. Đảm bảo quá trình cung cấp thông tin cho lãnh đạo. Trong công tác văn thư bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan (quản lý công văn đi , quản lý công văn đến), tổ chức; quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư. (1). Công tác quản lý văn bản là công tác quan trọng trong hoạt động của công tác văn thư – văn phòng. Nó đã chứng minh được giá trị quan trọng của mình trong hoạt động thực tế của công tác giải quyết công việc và lưu giữ tài liệu chung của nhà trường. Như đã nói ở trên công tác quản lý văn bản có ý nghĩa vô cùng quan trọng đối với hoạt động của các cơ quan nói chung và hoạt động của trường Tiểu học Quý Sơn số 1 nói riêng. Công tác văn phòng nói chung và công tác quản lý văn bản nói riêng luôn giữ vai trò then chốt, một mắt xích quan trọng hỗ trợ đắc lực cho hoạt động điều hành tác nghiệp trong sự nghiệp quản lý của các cơ quan, tổ chức nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội nói chung và các đơn vị doanh nghiệp trong và ngoài quốc doanh nói riêng. Đồng thời song hành cùng với công cuộc đổi mới toàn dân, toàn diện và quá trình CNH – HĐH của đất nước nếu công tác quản lý văn bản được làm tốt sẽ hỗ trợ đắc lực đảm bảo cho quá trình giải quyết công việc tại các đơn vị này một cách nhanh chóng, chính xác mang lại hiệu quả cao, tránh tình trạng 1 Theo Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 8/4/2004 nghị định về công tác văn thư 5 quan liêu giấy tờ mất mát tài liệu quý, quan trọng đối với cơ quan. Đảm bảo quá trình công tình cung cấp thông tin cho lãnh đạo. Nhằm nâng cao hoạt động của công tác quản lý văn bản đến tại Trường Tiểu học Quý Sơn số 1 và đẩy mạnh công tác Ứng dụng CNTT giúp nhà trường quản lý tốt hệ thống văn bản đến của trường, thuận tiện, nhanh chóng trong quá trình quản lý, tra tìm tài liệu khi cần sử dụng đến, tránh bị mất mát tài liệu mặt khác để đảm bảo hoàn thành nội dung thực tập rút ra những kinh nghiệm cho bản thân. Đặc biệt là chuẩn bị kiến thức cho kỳ thi tốt nghiệp sắp tới nên trong bài thực tập chuyên ngành này tôi sẽ đi sâu vào tìm hiểu về “Ứng dụng phần mềm “1C: quản lý văn bản (ECM)” vào công tác quản lý văn bản tại trường Tiểu học Quý Sơn số 1- huyện Lục Ngạn- tỉnh Bắc Giang”. Mục đích Đề tài tập trung vào các nội dung quản lý văn bản tại Trường tiểu học Quý Sơn số 1 – huyện Lục Ngạn – Tỉnh Bắc Giang với các mục tiêu cụ thể: - Nghiên cứu ứng dụng của phần mềm 1C để xây dựng quy trình nghiệp vụ quản lý văn bản - Nâng cao trình độ ứng dụng và sử dụng các công cụ công nghệ thông tin, tạo ra thói quen làm việc trong môi trường mạng và sử dụng thông tin điện tử; - Xây dựng và chuẩn hóa các quy trình nghiệp vụ trong quản lý văn bản tại Trường tiểu học Quý Sơn số 1 – huyện Lục Ngạn – Tỉnh Bắc Giang. Bố cục báo cáo Trong báo cáo này, ngoài phần mở đầu và phần kết luận, nội dung báo cáo được chia làm 03 chương: Chương 1: Tổng quan về quản lý văn bản Chương 2: Khảo sát thực trạng công tác quản lý văn bản tại Trường tiểu học Quý Sơn số 1 – huyện Lục Ngạn – Tỉnh Bắc Giang. Chương 3: Ứng dụng phần mềm “1C: quản lý văn bản (ECM)” vào công tác quản lý văn bản tại trường Tiểu học Quý Sơn số 1- huyện Lục Ngạn- tỉnh Bắc Giang. 6 Chương 1 TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ VĂN BẢN 1.1. Khái quát chung về văn bản, văn bản đi và văn bản đến 1.1.1. Khái niệm về văn bản và văn bản quản lý Nhà nước Hoạt động giao tiếp của nhân loại được thực hiện chủ yếu bằng ngôn ngữ. Phương tiện giao tiếp này được sử dụng ngay từ buổi bình minh của xã hội loài người. Với sự ra đời của chữ viết, con người đã thực hiện được sự giao tiếp ở những khoảng không gian cách biệt nhau vô tận qua các thế hệ. Hoạt động giao tiếp bằng ngôn ngữ luôn luôn được thực hiện qua quá trình phát và nhận các ngôn bản. Là sản phẩm ngôn ngữ của hoạt động giao tiếp ngôn bản tồn tại ở dạng âm thanh (là các lời nói) hoặc được ghi lại dưới dạng chữ viết. Ngôn bản được ghi lại dưới dạng chữ viết chính là văn bản. Như vậy, văn bản là phương tiện ghi lại và truyền đạt thông tin bằng một ngôn ngữ (hay ký hiệu) nhất định. Với cách hiểu rộng như vậy, văn bản còn có thể gọi là vật mang tin được ghi bằng ký hiệu ngôn ngữ. Dưới góc độ ngôn ngữ như trên, văn bản được định nghĩa như sau: “Văn bản là sản phẩm lời nói ở dạng viết của hoạt động giao tiếp mang tính hoàn chỉnh về hình thức, trọn vẹn về nội dung nhằm đạt tới một hoặc một số giao tiếp nào đó”. Dưới góc độ của các nhà nghiên cứu về Văn bản học, văn bản được hiểu theo nghĩa rộng: “Văn bản là vật mang tin được ký hiệu bằng ngôn ngữ nhất định. Ký hiệu ngôn ngữ được dùng chủ yếu là chữ viết, một loại ký hiệu phổ biến nhất của của ngôn ngữ, ví dụ như chữ Nôm, chữ Hán, chữ La tinh,... Ký hiệu ngôn ngữ được thể hiện dưới hình thức mang tính quy ước có thể nhận biết được”. Khái niệm văn bản quản lý Nhà nước Trong hoạt động quản lý nhà nước, trong giao dịch giữa các cơ quan nhà nước với nhau, cơ quan nhà nước với tổ chức, công dân, với các yếu tố nước ngoài,... văn bản là phương tiện thông tin cơ bản, là sợi dây liên lạc chính, là một trong những yếu tố quan trọng, nhất thiết để kiến tạo thể chế của nền hành chính nhà nước. 7 Có thể thấy, văn bản quản lý nhà nước chính là phương tiện để xác định và vận dụng các chuẩn mực pháp lý vào quá trình quản lý nhà nước. Xây dựng các văn bản quản lý nhà nước, do đó, cần được xem là một bộ phận hữu cơ của hoạt động quản lý nhà nước và là một trong những biểu hiện quan trọng của hoạt động này. Các văn bản quản lý nhà nước luôn luôn có tính pháp lý chung. Tuy nhiên biểu hiện của tính chất pháp lý của văn bản không giống nhau. Có những văn bản chỉ mang tính thông tin quản lý thông thường, trong khi đó có những văn bản lại mang tính cưỡng chế thực hiện. Văn bản quản lý nhà nước là những quyết định và thông tin quản lý thành văn (được văn bản hoá) do các cơ quan quản lý nhà nước ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức nhất định và được Nhà nước đảm bảo thi hành bằng những biện pháp khác nhau nhằm điều chỉnh các mối quan hệ quản lý nội bộ nhà nước hoặc giữa các cơ quan nhà nước với các tổ chức và công dân. Khái niệm về văn bản quản lý hành chính nhà nước Trong khái niệm tổng quan nêu trên về văn bản quản lý nhà nước, khái niệm văn bản quản lý hành chính nhà nước là một nội dung cấu thành, như vậy văn bản quản lý hành chính nhà nước là một bộ phận của văn bản quản lý nhà nước, bao gồm những văn bản của các cơ quan nhà nước (mà chủ yếu là các cơ quan hành chính nhà nước) dùng để đưa ra các quyết định và chuyển tải các thông tin quản lý trong hoạt động chấp hành và điều hành. Các văn bản đặc thù thuộc thẩm quyền lập pháp (văn bản luật, văn bản dưới luật mang tính chất luật) hoặc thuộc thẩm quyền tư pháp (cáo trạng, bản án, v.v...) không phải là văn bản quản lý hành chính nhà nước. 1.1.2. Khái quát chung về văn bản đi Khái niệm về văn bản đi Văn bản đi là văn bản do cơ quan mình làm ra để quản lý công việc theo đúng chức năng, nhiệm vụ quyền hạn của cơ quan mình gửi đến các đối tượng có liên quan. Ý nghĩa, tác dụng của công tác tổ chức quản lý 8 - Làm tốt công tác quản lý văn bản đi giúp lãnh đạo các cơ quan, tổ chức nói chung chỉ đạo công việc nhanh chóng, chính xác, hiệu quả, không để chậm việc, sót việc, tránh tệ nạn quan liêu, giấy tờ, mệnh lệnh hành chính. - Góp phần giữ gìn bí mật của cơ quan - Giữ gìn được những tài liệu và thông tin của cơ quan để làm cơ sở chứng minh cho mọi hoạt động của cơ quan là hợp pháp hay không hợp pháp - Tạo điều kiện thuân lợi cho công tác lưu trữ. Đây chính là nguồn tài liệu chủ yếu của công tác lưu trữ. Nguyên tắc đối với việc tổ chức quản lý văn bản đi Việc quản lý văn bản đi phải đảm bảo 3 yếu tố cơ bản bao gồm tính chính xác, tính thống nhất, kịp thời. Tính thống nhất: Tất cả văn bản đi, văn bản đến của cơ quan, tổ chức, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác, đều phải được quản lý tập trung, thống nhất tại văn thư của cơ quan, tổ chức (sau đây gọi tắt là văn thư). Kịp thời: Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành hoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản đến có đóng các dấu độ khẩn: “Hoả tốc” (kể cả “Hoả tốc” hẹn giờ), “Thượng khẩn” và “Khẩn” (sau đây gọi chung là văn bản khẩn) phải được đăng ký, trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được. Văn bản khẩn đi cần được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay sau khi văn bản được ký. Tính chính xác: Văn bản liên quan đến đơn vị, cá nhân nào thì phải chuyển tận tay cho đơn vị, cá nhân đó đảm bảo đúng đối tượng nhận văn bản. Công tác quản lý văn bản đi Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày, tháng của văn bản  Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản Trước khi thực hiện các công việc để phát hành văn bản, cán bộ văn thư cần kiểm tra lại về thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản; nếu phát hiện có sai sót, phải kịp thời báo cáo người được giao trách nhiệm xem xét, giải quyết.  Ghi số và ngày, tháng văn bản 9 - Ghi số của văn bản Tất cả văn bản đi của cơ quan, tổ chức, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác, đều được đánh số theo hệ thống số chung của cơ quan, tổ chức do văn thư thống nhất quản lý. Việc đánh số văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định tại điểm a khoản 3 Mục II của Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản. Việc đánh số văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại điểm b khoản 3 Mục II của Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP và hướng dẫn tại Công văn này. Tuỳ theo tổng số văn bản và số lượng mỗi loại văn bản hành chính được cơ quan, tổ chức ban hành trong một năm mà lựa chọn phương pháp đánh số và đăng ký văn bản cho phù hợp, cụ thể như sau: + Đối với những cơ quan, tổ chức ban hành dưới 500 văn bản một năm thì có thể đánh số và đăng ký chung cho tất cả các loại văn bản hành chính; + Những cơ quan, tổ chức ban hành từ 500 đến dưới 2000 văn bản một năm, có thể lựa chọn phương pháp đánh số và đăng ký hỗn hợp, vừa theo từng loại văn bản hành chính (áp dụng đối với một số loại văn bản như quyết định (cá biệt), chỉ thị (cá biệt), giấy giới thiệu, giấy đi đường, v.v...); vừa theo các nhóm văn bản nhất định (nhóm văn bản có ghi tên loại như chương trình, kế hoạch, báo cáo, v.v…, và nhóm công văn); + Đối với những cơ quan, tổ chức ban hành trên 2000 văn bản một năm thì nên đánh số và đăng ký riêng, theo từng loại văn bản hành chính. Văn bản mật đi được đánh số và đăng ký riêng. - Ghi ngày, tháng văn bản Việc ghi ngày, tháng văn bản được thực hiện theo quy định tại điểm b khoản 4 Mục II của Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP.  Nhân bản Văn bản đi được nhân bản theo đúng số lượng và thời gian quy định. Việc nhân bản văn bản mật được thực hiện theo quy định tại khoản 1 Điều 8 của Nghị 10 định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước. Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật  Đóng dấu cơ quan Việc đóng dấu lên chữ ký và lên các phụ lục kèm theo văn bản chính được thực hiện theo quy định tại khoản 2 và 3 Điều 26 của Nghị định số 110/2004/NĐCP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư. Việc đóng dấu giáp lai đối với văn bản, tài liệu chuyên ngành và phụ lục kèm theo được thực hiện theo quy định tại khoản 4 Điều 26 của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP. Dấu được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy.  Đóng dấu độ khẩn, mật Việc đóng dấu các độ khẩn (“Hoả tốc” (kể cả “Hoả tốc” hẹn giờ), “Thượng khẩn” và “Khẩn”) trên văn bản được thực hiện theo quy định tại điểm a khoản 10 Mục II của Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP.Việc đóng dấu các độ mật (“Tuyệt mật”, “Tối mật” và “Mật”), dấu “Tài liệu thu hồi” trên văn bản được thực hiện theo quy định tại khoản 2 của Thông tư số 12/2002/TT-BCA (A11). Vị trí đóng dấu độ khẩn, dấu độ mật và dấu “Tài liệu thu hồi” trên văn bản được thực hiện theo quy định tại điểm k khoản 2 Mục III của Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP. Đăng ký văn bản đi Văn bản đi được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đi hoặc cơ sở dữ liệu văn bản đi trên máy vi tính.  Đăng ký văn bản đi bằng sổ - Lập sổ đăng ký văn bản đi Căn cứ tổng số và số lượng mỗi loại văn bản đi hàng năm, các cơ quan, tổ chức quy định cụ thể việc lập sổ đăng ký văn bản đi cho phù hợp. Tuy nhiên, không nên lập nhiều sổ mà có thể sử dụng một sổ được chia ra thành nhiều phần để đăng ký các loại văn bản tuỳ theo phương pháp đánh số và đăng ký văn bản đi 11 mà cơ quan, tổ chức áp dụng theo hướng dẫn tại điểm b khoản 1 của Mục này, cụ thể như sau: + Đối với những cơ quan, tổ chức ban hành dưới 500 văn bản một năm thì chỉ nên lập hai loại sổ sau: · Sổ đăng ký văn bản đi (loại thường); · Sổ đăng ký văn bản mật đi. + Những cơ quan, tổ chức ban hành từ 500 đến dưới 2000 văn bản một năm có thể lập các loại sổ sau: · Sổ đăng ký văn bản quy phạm pháp luật (nếu có) và quyết định (cá biệt), chỉ thị (cá biệt) (loại thường); · Sổ đăng ký văn bản hành chính có ghi tên loại khác và công văn (loại thường); · Sổ đăng ký văn bản mật đi. + Đối với những cơ quan, tổ chức ban hành trên 2000 văn bản một năm thì cần lập ít nhất các loại sổ sau: · Sổ đăng ký văn bản quy phạm pháp luật (nếu có) và quyết định (cá biệt), chỉ thị (cá biệt) (loại thường); · Sổ đăng ký văn bản hành chính có ghi tên loại khác (loại thường); · Sổ đăng ký công văn (loại thường); · Sổ đăng ký văn bản mật đi. - Đăng ký văn bản đi Mẫu sổ và việc đăng ký văn bản đi, kể cả bản sao văn bản và văn bản mật, được thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục VII - Sổ đăng ký văn bản đi kèm theo Công văn này.  Đăng ký văn bản đi bằng máy vi tính sử dụng chương trình quản lý văn bản Yêu cầu chung đối với việc xây dựng cơ sở dữ liệu văn bản đi được thực hiện theo Bản hướng dẫn về ứng dụng công nghệ thông tin trong văn thư - lưu trữ ban hành kèm theo Công văn số 608/LTNN-TTNC ngày 19 tháng 11 năm 1999 của Cục Lưu trữ Nhà nước (nay là Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước). Việc đăng 12 ký (cập nhật) văn bản đi vào cơ sở dữ liệu văn bản đi được thực hiện theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm quản lý văn bản của cơ quan, tổ chức cung cấp chương trình phần mềm đó. Làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi  Làm thủ tục phát hành văn bản - Lựa chọn bì Tuỳ theo số lượng, độ dày và khổ giấy của văn bản mà lựa chọn loại bì và kích thước bì cho phù hợp. Bì văn bản cần có kích thước lớn hơn kích thước của văn bản khi được vào bì (ở dạng để nguyên khổ giấy hoặc được gấp lại) để có thể vào bì một cách dễ dàng (chi tiết xem hướng dẫn tại Phục lục VIII - Bì văn bản kèm theo Công văn này). Bì văn bản cần được làm bằng loại giấy dai, bền, khó thấm nước, không nhìn thấu được và có định lượng ít nhất từ 80gram/m2 trở lên. Bì văn bản mật thực hiện theo quy định tại khoản 2 của Thông tư số 12/2002/TT-BCA (A11). - Trình bày bì và viết bì Mẫu trình bày bì văn bản và cách viết bì được thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục VIII - Bì văn bản kèm theo Công văn này. - Vào bì và dán bì: Tuỳ theo số lượng và độ dày của văn bản mà lựa chọn cách gấp văn bản để vào bì. Khi gấp văn bản cần lưu ý để mặt giấy có chữ vào trong. Khi vào bì, cần tránh làm nhàu văn bản. Khi dán bì, cần lưu ý không để hồ dán dính vào văn bản; hồ phải dính đều; mép bì phải được dán kín và không bị nhăn. Hồ dùng để dán bì phải có độ kết dính cao, khó bóc. - Đóng dấu độ khẩn, dấu chữ ký hiệu độ mật và dấu khác lên bì Trên bì văn bản khẩn phải đóng dấu độ khẩn đúng như dấu độ khẩn đóng trên văn bản trong bì. Việc đóng dấu “Chỉ người có tên mới được bóc bì” và các dấu chữ ký hiệu độ mật trên bì văn bản mật được thực hiện theo quy định tại khoản 2 và 3 của Thông tư số 12/2002/TT-BCA (A11).  Chuyển phát văn bản đi 13 - Chuyển giao trực tiếp cho các đơn vị, cá nhân trong nội bộ cơ quan, tổ chức Tuỳ theo số lượng văn bản đi được chuyển giao trực tiếp cho các đơn vị, cá nhân trong nội bộ cơ quan, tổ chức và cách tổ chức chuyển giao (được thực hiện tại văn thư hoặc do cán bộ văn thư trực tiếp chuyển đến các đơn vị, cá nhân), các cơ quan, tổ chức quyết định lập sổ riêng hoặc sử dụng sổ đăng ký văn bản đi để chuyển giao văn bản theo hướng dẫn dưới đây: + Những cơ quan, tổ chức có số lượng văn bản đi được chuyển giao trong nội bộ nhiều và việc chuyển giao văn bản được thực hiện tập trung tại văn thư cần lập sổ chuyển giao riêng (mẫu sổ và việc vào sổ được thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục IX - Sổ chuyển giao văn bản đi kèm theo Công văn này). + Đối với những cơ quan, tổ chức có số lượng văn bản đi được chuyển giao ít và việc chuyển giao văn bản do cán bộ văn thư trực tiếp thực hiện thì nên sử dụng sổ đăng ký văn bản đi để chuyển giao văn bản, chỉ cần bổ sung cột “Ký nhận” vào sau cột (5) “Nơi nhận văn bản”. Khi chuyển giao văn bản cho các đơn vị, cá nhân trong nội bộ, người nhận văn bản phải ký nhận vào sổ. - Chuyển giao trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác Tất cả văn bản đi do cán bộ văn thư hoặc giao liên cơ quan, tổ chức chuyển trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác đều phải được đăng ký vào sổ (mẫu sổ và việc vào sổ được thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục IX - Sổ chuyển giao văn bản đi). Khi chuyển giao văn bản, phải yêu cầu người nhận ký nhận vào sổ. - Chuyển phát văn bản đi qua bưu điện Tất cả văn bản đi được chuyển phát qua hệ thống bưu điện đều phải được đăng ký vào sổ (mẫu sổ và việc vào sổ được thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục X - Sổ gửi văn bản đi bưu điện kèm theo Công văn này). Khi giao bì văn bản, phải yêu cầu nhân viên bưu điện kiểm tra, ký nhận và đóng dấu vào sổ (nếu có). - Chuyển phát văn bản đi bằng máy Fax, qua mạng 14 Trong trường hợp cần chuyển phát nhanh, văn bản đi có thể được chuyển cho nơi nhận bằng máy Fax hoặc chuyển qua mạng, nhưng sau đó phải gửi bản chính đối với những văn bản có giá trị lưu trữ. - Chuyển phát văn bản mật Việc chuyển phát văn bản mật được thực hiện theo quy định tại Điều 10 và Điều 16 của Nghị định số 33/2002/NĐ-CP và quy định tại khoản 3 của Thông tư số 12/2002/TT-BCA(A11).  Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi Cán bộ văn thư có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn bản đi, cụ thể như sau: - Lập phiếu gửi để theo dõi việc chuyển phát văn bản đi theo yêu cầu của người ký văn bản. Việc xác định những văn bản đi cần lập phiếu gửi do đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đề xuất, trình người ký văn bản quyết định; - Đối với những văn bản đi có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, phải theo dõi, thu hồi đúng thời hạn; khi nhận lại, phải kiểm tra, đối chiếu bảo đảm văn bản không bị thiếu hoặc thất lạc; - Đối với bì văn bản gửi đi nhưng vì lý do nào đó (do không có người nhận, do thay đổi địa chỉ, v.v...) mà bưu điện trả lại thì phải chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đó; đồng thời, ghi chú vào sổ gửi văn bản đi bưu điện để kiểm tra, xác minh khi cần thiết; - Trường hợp phát hiện văn bản bị thất lạc, phải kịp thời báo cáo người được giao trách nhiệm xem xét, giải quyết. Lưu văn bản đi Việc lưu văn bản đi được thực hiện theo quy định tại Điều 19 của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP. Bản lưu tại văn thư là bản có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền. Bản lưu văn bản đi tại văn thư được sắp xếp theo thứ tự đăng ký. Những văn bản đi được đánh số và đăng ký chung thì được sắp xếp chung; được đánh số và đăng ký riêng theo từng loại văn bản hoặc theo từng nhóm văn bản thì được sắp xếp riêng, theo đúng số thứ tự của văn bản. Các cơ quan, tổ chức cần trang bị 15 đầy đủ các phương tiện cần thiết để bảo vệ, bảo quản an toàn bản lưu tại văn thư. Cán bộ văn thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi và phục vụ kịp thời yêu cầu sử dụng bản lưu tại văn thư theo quy định của pháp luật và quy định cụ thể của cơ quan, tổ chức. Mẫu sổ và việc ghi sổ được thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục XI - Sổ sử dụng bản lưu kèm theo Công văn này. Việc lưu giữ, bảo vệ, bảo quản và sử dụng bản lưu văn bản đi có đóng dấu các độ mật được thực hiện theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước. 1.1.3. Khái quát chung về văn bản đến Khái niệm Văn bản đến là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (Kể cả bản Fax, văn bản được chuyển qua mạng và văn bản mật) và đơn, thư gửi đến cơ quan, tổ chức được gọi chung là văn bản đến. Nói cách khác văn bản đến là văn bản do các cơ quan, tổ chức, cá nhân gửi đến cơ quan mình để yêu cầu, đề nghị giải quyết những vấn đề mang tính chất công. Các nhóm văn bản đến Trong hoạt động đơn thuần của các cơ quan, tổ chức thì nhóm văn bản đến thường được chia ra làm 4 nhóm cơ bản sau: Nhóm 1: Nhóm văn bản do cơ quan cấp trên gửi xuống Nhóm 2: Nhóm văn bản do cơ quan ngang cấp gửi đến Nhóm 3: Nhóm văn bản do cơ quan cấp dưới gửi lên Nhóm 4: Nhóm thư công: Là các đơn thư do cá nhân trong cơ quan khác viết gửi đến các cơ quan, đơn vị mình để giải quyết việc công. Ý nghĩa, tác dụng đối với việc tổ chức quản lý văn bản đến - Làm tốt công tác quản lý văn bản đến giúp lãnh đạo các cơ quan, tổ chức nói chung chỉ đạo công việc chính xác, hiệu quả, không để chậm việc, sót việc, tránh tệ nạn quan liêu, giấy tờ, mệnh lệnh hành chính. - Góp phần giữ gìn bí mật của cơ quan. - Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ. Đây là nguồn bổ sung thường xuyên, chủ yếu cho công tác lưu trữ hiện hành và lưu trữ lịch sử. Vì vậy 16 làm tốt công tác quản lý văn bản đến sẽ giúp quản lý tốt các văn bản đến, không bị mất mát tạo điều kiện cho công tác lập hồ sơ, nộp lưu vào lưu trữ và thực hiện công tác chỉnh lý tài liệu về sau. Nguyên tắc tổ chức quản lý văn bản đến Việc quản lý văn bản đến phải đảm bảo 3 yếu tố cơ bản bao gồm tính chính xác, tính thống nhất, kịp thời. Tính thống nhất: Tất cả văn bản đi, văn bản đến của cơ quan, tổ chức, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác, đều phải được quản lý tập trung, thống nhất tại văn thư của cơ quan, tổ chức (sau đây gọi tắt là văn thư). Kịp thời: Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành hoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản đến có đóng các dấu độ khẩn: “Hoả tốc” (kể cả “Hoả tốc” hẹn giờ), “Thượng khẩn” và “Khẩn” (sau đây gọi chung là văn bản khẩn) phải được đăng ký, trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được. Văn bản khẩn đi cần được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay sau khi văn bản được ký. Tính chính xác: Văn bản liên quan đến đơn vị, cá nhân nào thì phải chuyển tận tay cho đơn vị, cá nhân đó đảm bảo đúng đối tượng nhận văn bản. Tất cả các văn bản đến không được đăng ký tại văn thư cơ quan, các đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm giải quyết. Trình tự quản lý văn bản đến văn bản đến Tất cả văn bản đến cơ quan, tổ chức phải được quản lý theo trình tự sau: * Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến Tiếp nhận văn bản đến Văn bản đến từ mọi nguồn đều phải qua Văn thư làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký. Văn thư phải kiểm tra số lượng, tình trạng bì, dấu niêm phong (nếu có), kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận. Văn bản đến ngoài giờ hành chính, vào ngày nghỉ, ngày lễ, ngày tết, nhân viên thường trực hoặc bảo vệ cơ quan, tổ chức có trách nhiệm tiếp nhận, cất giữ an toàn và bàn giao đầy đủ cho văn thư vào đầu giờ sáng ngày làm việc tiếp theo. Đối với văn bản khẩn, nếu phát 17 hiện bị thiếu hoặc mất bì, tình trạng không còn nguyên vẹn, văn bản chuyển đến muộn hơn thời gian ghi trên bì phải báo cáo ngay với lãnh đạo để xử lý kịp thời. Đối với văn bản đến được chuyển phát qua máy Fax hoặc qua mạng, cán bộ văn thư cũng phải kiểm tra về số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn bản, v.v...; trường hợp phát hiện có sai sót, phải kịp thời thông báo cho nơi gửi hoặc báo cáo người được giao trách nhiệm xem xét, giải quyết. Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến Sau khi tiếp nhận, các bì văn bản đến được phân loại sơ bộ và xử lý như sau: - Loại không bóc bì: Văn thư không bóc bì văn bản đến có đóng dấu chữ ký hiệu độ “Mật”, “Tối mật”, “Tuyệt mật” (bì văn bản mật) và dấu “Chỉ người có tên mới được bóc bì”, các bì văn bản gửi đích danh người nhận, chuyển tiếp đến nơi nhận. Đối với những văn bản gửi đích danh người nhận, nếu là văn bản liên quan đến công việc chung của cơ quan, tổ chức, người nhận văn bản có trách nhiệm chuyển lại văn thư để đăng ký.. - Loại do cán bộ văn thư bóc bì: bao gồm tất cả các loại bì còn lại. Khi bóc bì văn bản các văn bản có đóng dấu khẩn, hỏa tốc được bóc và giải quyết trước, bóc bì không gây hư hại đối với văn bản trong bì; không làm mất số, ký hiệu văn bản, địa chỉ cơ quan gửi và dấu bưu điện; cần soát lại bì, tránh để sót văn bản; Đối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài bì với số, ký hiệu của văn bản trong bì; trường hợp phát hiện có sai sót, cần thông báo cho nơi gửi biết để giải quyết; Nếu văn bản đến có kèm theo phiếu gửi thì phải đối chiếu văn bản trong bì với phiếu gửi; khi nhận xong, phải ký xác nhận, đóng dấu vào phiếu gửi và gửi trả lại cho nơi gửi văn bản; Đối với đơn, thư khiếu nại, tố cáo và những văn bản cần được kiểm tra, xác minh một điểm gì đó hoặc những văn bản mà ngày nhận cách quá xa ngày tháng của văn bản thì cần giữ lại bì và đính kèm với văn bản để làm bằng chứng. Đối với văn bản có dấu hỏa tốc hẹn giờ, đơn thư khiếu nại, những văn bản cần được kiểm tra, xác minh; văn bản có ngày phát hành gửi cách quá xa ngày nhận (trên 30 ngày), trên bì và văn bản có độ mật, khẩn hoặc số ký hiệu không 18 thống nhất giữa ngoài bì và trong văn bản, văn thư phải giữ lại bì và đính kèm văn bản để theo dõi. Đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến Văn bản đến của cơ quan, tổ chức phải được đăng ký tập trung tại văn thư, trừ những loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật và quy định cụ thể của cơ quan, tổ chức như các hoá đơn, chứng từ kế toán v.v… Văn bản đến thuộc diện đăng ký tại văn thư phải được đóng dấu “Đến”, ghi số đến và ngày đến. Đối với bản fax, phải chụp lại trước khi đóng dấu “Đến”; đối với văn bản được chuyển phát qua mạng có thể in ra và làm thủ tục đóng dấu “Đến”. Sau đó, khi nhận được bản chính, phải đóng dấu “Đến” vào bản chính và làm thủ tục đăng ký (số đến, ngày đến là số và ngày đã đăng ký ở bản fax, bản chuyển phát qua mạng). Dấu “Đến” được đóng rõ ràng, ngày ngắn vào khoảng giấy trống, dưới số ký hiệu (đối với những văn bản có tên loại), dưới trích yếu nội dung (đối với công văn) hoặc vào khoảng giấy trống phía dưới ngày, tháng, năm ban hành văn bản. Mẫu dấu “Đến” 50mm TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC 30mm Số: ............................ Ngày: ....................... ............................ ĐẾN Chuyển: ................................... Hình 1.1: Mẫu dấu đến Chi tiết hướng dẫn cách ghi trong dấu đến - Số đến: là số thứ tự đăng ký văn bản đến. Số đến được đánh liên tục, bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm. - Ngày đến: là ngày, tháng, năm cơ quan, tổ chức nhận được văn bản (hoặc đơn, thư), đóng dấu đến và đăng ký; đối với những ngày dưới 10 và tháng 19 1, 2 thì phải thêm số 0 ở trước; năm được ghi bằng hai chữ số, ví dụ: 05/02/04, 21/7/05, 31/12/05. - Giờ đến: đối với văn bản đến có đóng dấu “Thượng khẩn” và “Hoả tốc” (kể cả “Hoả tốc - hẹn giờ”), cán bộ văn thư phải ghi giờ nhận (trong những trường hợp cần thiết, cần ghi cả giờ và phút, ví dụ: 14.30). - Chuyển: Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm giải quyết. Đăng ký văn bản đến Văn bản đến được đăng ký bằng sổ hoặc cơ sở dữ liệu trên máy tính - Đăng ký văn bản đến bằng sổ: Lập sổ đăng ký văn bản đến: Tuỳ theo số lượng văn bản đến hàng năm, các cơ quan, tổ chức quy định cụ thể việc lập các loại sổ đăng ký cho phù hợp; Đối với những cơ quan, tổ chức tiếp nhận dưới 2000 văn bản đến một năm thì cần lập ít nhất hai loại sổ sau: + Sổ đăng ký văn bản đến (dùng để đăng ký tất cả các loại văn bản, trừ văn bản mật); + Sổ đăng ký văn bản mật đến: Những cơ quan, tổ chức tiếp nhận từ 2000 đến dưới 5000 văn bản đến một năm, nên lập các loại sổ sau: Sổ đăng ký văn bản đến của các Bộ, ngành, cơ quan trung ương; Sổ đăng ký văn bản đến của các cơ quan, tổ chức khác; Sổ đăng ký văn bản mật đến. Đối với những cơ quan, tổ chức tiếp nhận trên 5000 văn bản đến một năm thì cần lập các sổ đăng ký chi tiết hơn, theo một số nhóm cơ quan giao dịch nhất định và sổ đăng ký văn bản mật đến. Những cơ quan, tổ chức hàng năm tiếp nhận nhiều đơn, thư khiếu nại, tố cáo có thể lập sổ đăng ký đơn, thư riêng; nếu số lượng đơn, thư không nhiều thì nên sử dụng sổ đăng ký văn bản đến để đăng ký. Đối với những cơ quan, tổ chức hàng năm tiếp nhận, giải quyết số lượng lớn yêu cầu dịch vụ hành chính công hoặc các yêu cầu, đề nghị khác của cơ quan, tổ chức và công dân thì cần lập thêm các sổ đăng ký yêu cầu dịch vụ theo quy định của pháp luật. + Đăng ký văn bản đến: Mẫu sổ và việc đăng ký văn bản đến, kể và văn bản mật đến, Sổ đăng ký văn bản đến bao gồm 9 cột: Ngày đến; số đến; tác giả; số, 20