Tài liệu ứng dụng ms. excel vào quản lý tài liệu lưu trữ tại trung tâm điều dưỡng người có công tỉnh bắc giang

LỜI CẢM ƠN Như chúng ta đã biết, không có sự thành công nào mà không gắn liền với sự hướng dẫn, hỗ trợ, giúp đỡ dù ít hay nhiều, dù trực tiếp hay gián tiếp của người khác. Trong suốt thời gian thực tập, tôi đã nhận được rất nhiều sự quan tâm, giúp đỡ của các thầy, cô giáo trong Khoa Hệ thống Thông tin Kinh tế và của ban lãnh đạo Trung tâm Điều dưỡng Người có công tỉnh Bắc Giang. Để có được kết quả khóa luận tốt nghiệp hôm nay, tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành và sự tri ân sâu sắc tới các thầy, cô giáo trong Khoa Hệ thống thông tin kinh tế đã giảng dạy và trang bị cho tôi những kiến thức cơ bản. Tôi xin chân thành cảm ơn thầy giáo Thạc sĩ Mai Ngọc Anh và Thạc sĩ Đỗ Văn Đại (Khoa hệ thống Thông tin Kinh tế - Trường Đại học Công nghệ thông tin và Truyền thông) đã tận tình hướng dẫn và góp ý giúp tôi trong quá trình làm khoá luận. Tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành tới Ban lãnh đạo và tập thể cán bộ công chức, viên chức và người lao động của Trung tâm Điều dưỡng Người có công tỉnh Bắc Giang đã tận tình giúp đỡ và tạo điều kiện cho tôi hoàn thành tốt quá trình thực tập tốt nghiệp của mình. Nhân đây tôi cũng gửi lời cảm ơn tới các bạn sinh viên lớp Quản trị văn phòng K13A Bắc Giang đã chia sẻ tài liệu và kiến thức hỗ trợ tôi trong quá trình thực hiện khoá luận này. Tôi cũng cảm ơn gia đình đã tạo mọi điều kiện giúp tôi hoàn thành khóa học này. Do khoảng thời gian nghiên cứu làm đề tài khoá luận không dài, bản thân tôi còn thiếu nhiều kinh nghiệm thực tế nên không tránh khỏi sự thiếu sót. Tôi kính mong nhận được sự chỉ bảo, hướng dẫn của các thầy cô giáo để khóa luận của tôi được hoàn thiện hơn và đạt kết quả hơn. Tôi xin chân thành cảm ơn! Sinh viên Hoàng Thị Tuyết 1 LỜI CAM ĐOAN Khóa luận tốt nghiệp là tổng hợp toàn bộ quá trình nghiên cứu khoa học để đánh giá những kết quả đã đạt được sau quá trình học tập, thực tập và rèn luyện, đồng thời rút ra những bài học kinh nghiệm cho bản thân. Tôi xin cam đoan rằng nội dung khóa luận của tôi không sao chép nội dung cơ bản từ các khóa luận khác và sản phẩm của khóa luận là của chính bản thân tôi nghiên cứu, xây dựng dưới sự hướng dẫn khoa học của Thạc sĩ Mai Ngọc Anh và Thạc sĩ Đỗ Văn Đại. Các nội dung nghiên cứu trong khóa luận này là trung thực và chưa từng được ai công bố trước đây. Những số liệu phục vụ cho phân tích, nhận xét, đánh giá được thu thập từ thực tế đơn vị thực tập. Nếu phát hiện có bất kỳ sự gian lận nào, tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm trước Hội đồng cũng như kết quả khoá luận của mình./. 2 MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN .....................................................................................................i LỜI CAM ĐOAN............................................................................................. ..ii MỤC LỤC ....................................................................................................... ii1 DANH MỤC HÌNH ẢNH ...................................................................................v LỜI MỞ ĐẦU .....................................................................................................6 Chương 1.............................................................................................................8 TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ .........................................8 1.1 Lý thuyết chung về quản lý tài liệu lưu trữ ................................................8 1.1.1 Tài liệu lưu trữ....................................................................................8 1.1.2 Công tác lưu trữ................................................................................12 1.2 Nguyên tắc quản lý tài liệu lưu trữ...........................................................14 1.2.1 Quản lý tập trung thống nhất tài liệu lưu trữ quốc gia .......................14 1.2.2 Quản lý tập trung thống nhất về tổ chức và nghiệp vụ lưu trữ...........15 1.2.3 Các biện pháp tổ chức, quản lý công tác lưu trữ trong các cơ quan ...17 1.3 Giới thiệu về Ms. Excel ...........................................................................20 1.3.1 Giới thiệu về Excel...........................................................................20 1.3.2 Nhập dữ liệu trong Excel..................................................................21 Chương 2...........................................................................................................22 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ.......................22 TẠI TRUNG TÂM ĐIỀU DƯỠNG NGƯỜI CÓ CÔNG TỈNH BẮC GIANG..22 2.1 Giới thiệu khái quát về Trung tâm Điều dưỡng Người có công tỉnh Bắc Giang ......................................................................................................................22 2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ........................................................................22 2.1.2 Cơ cấu tổ chức:.................................................................................23 2.1.3 Biên chế và nhiệm vụ được giao năm 2016 .....................................26 3 2.2 Thực trạng công tác quản lý tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Điều dưỡng Người có công tỉnh Bắc Giang .................................................................................26 2.2.1 Tổ chức lưu trữ cơ quan ...................................................................26 2.2.2 Tình hình tài liệu được bảo quản trong kho lưu trữ cơ quan..............26 2.2.3 Tình hình thực hiện các nội dung nghiệp vụ .....................................27 2.2.4 Xây dựng Quy trình quản lý tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Điều dưỡng Người có công tỉnh Bắc Giang ..................................................................31 2.2.5 Một số đánh giá về công tác quản lý tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Điều dưỡng Người có công tỉnh Bắc Giang .......................................................43 2.2.6 Một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ tại Trung tâm Điều dưỡng Người có công tỉnh Bắc Giang ...........................................................45 2.2.6.1 Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ.......45 2.2.6.2 Giải pháp về con người..................................................................46 2.2.6.3 Giải pháp về cơ sở vật chất............................................................46 2.2.7 Một số kiến nghị để thực hiện các giải pháp hiệu quả .......................47 Chương 3...........................................................................................................49 ỨNG DỤNG MS. EXCEL VÀO QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI TRUNG TÂM ĐIỀU DƯỠNG NGƯỜI CÓ CÔNG TỈNH BẮC GIANG........................49 3.1 Đặt vấn đề ...............................................................................................49 3.2 Mục đích nghiên cứu: ..............................................................................50 3.3 Ứng dụng MS.Excel vào quản lý tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Điều dưỡng Người có công tỉnh Bắc Giang ......................................................................50 3.4 Cách sử dụng chương trình quản lý văn bản, tài liệu lưu trữ ....................66 KẾT LUẬN.......................................................................................................69 TÀI LIỆU THAM KHẢO .................................................................................70 4 DANH MỤC HÌNH ẢNH Hình 2.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Trung tâm Điều dưỡng Người có công .......25 Hình 2.2 Sơ đồ lựa chọn và loại hủy tài liệu tại Trung tâm ...............................30 Hình 2.3 Lưu đồ các bước thực hiện quy trình quản lý tài liệu lưu trữ ...............34 Hình 2.4 Danh mục hồ sơ, tài liệu nộp lưu...........................................................33 Hình 2.5 Biên bản bàn giao hồ sơ, tài liệu............................................................34 Hình 2.6 Mẫu trình bày tờ bìa...............................................................................35 Hình 2.7 Mẫu trình bày phần kê hồ sơ, tài liệu....................................................35 Hình 2.8 Mẫu trình bày tờ kết thúc.......................................................................35 Hình 2.9 Danh mục hồ sơ, tài liệu loại.................................................................36 Hình 2.10 Giấy đề nghị được sử dụng bản lưu.....................................................37 Hình 3.1 Chương trình quản lý tài liệu lưu trữ. ..................................................52 Hình 3.2 Chụp màn hình quản lý công văn đi ....................................................53 Hình 3.3 Chụp màn hình cửa sổ làm việc tạo liên kết Hyperlink.......................54 Hình 3.4 Chụp màn hình giao diện Sheet “QUYẾT ĐỊNH”..............................55 Hình 3.5 Chụp màn hình cửa sổ làm việc tạo liên kết Hyperlink........................56 Hình 3.6 Chụp màn hình cửa sổ làm việc tạo liên kết Hyperlink........................57 Hình 3.7 Chụp màn hình cửa sổ làm việc tạo liên kết Hyperlink........................58 Hình 3.8 Chụp màn hình giao diện Sheet “CÔNG VĂN” .................................59 Hình 3.9 Chụp màn hình giao diện Sheet “BÁO CÁO” .....................................60 Hình 3.11 Chụp màn hình cửa sổ làm việc tạo liên kết Hyperlink......................62 Hình 3.12 Màn hình giao diện công văn đến “NĂM 2016”................................63 Hình 3.13 Chụp màn hình cửa sổ làm việc tạo liên kết Hyperlink......................64 Hình 3.14 Chụp màn hình cửa sổ làm việc tạo liên kết Hyperlink......................65 Hình 3.15 Cửa sổ làm việc của Quản lý công văn.............................................66 Hình 3.16 Màn hình giao diện “VĂN BẢN ĐI”. ..............................................67 Hình 3.17 Màn hình giao diện QUYẾT ĐỊNH...................................................68 5 LỜI MỞ ĐẦU Thực tế cho thấy, tài liệu lưu trữ là tài sản quý báu, có tác dụng to lớn về mọi mặt chính trị, kinh tế, văn hóa,... Công tác lưu trữ là một nghiệp vụ quan trọng và không thể thiếu trong quá trình hình thành và phát triển của một đơn vị, là công tác quan trọng trong việc bảo quản, giữ gìn thông tin lâu dài, nhằm phục vụ cho sự lãnh đạo của Đảng và Nhà nước Công nghệ thông tin hiện nay đã được ứng dụng trong tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội và đem lại hiệu quả rất cao. Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ là một nhu cầu mang tính khách quan, nó hỗ trợ đắc lực cho các khâu nghiệp vụ của công tác lưu trữ từ thủ công sang tự động hóa hoặc bán tự động các khâu nghiệp vụ, góp phần giải phóng sức lao động chân tay của con người đồng thời nâng cao năng suất lao động cho cán bộ văn thư - lưu trữ. Ứng dụng công nghệ thông tin là vấn đề được Đảng và Nhà nước ta rất quan tâm, đã được cụ thể hóa bằng các văn bản quy phạm phát luật, Đảng ta xác định “công nghệ thông tin là một trong các động lực quan trọng nhất của sự phát triển”. Nhà nước ta xác định việc ứng dụng công nghệ thông tin trong lĩnh vực quản lý hành chính nhà nước là ưu tiên hàng đầu và công tác văn thư - lưu trữ là một công việc mang tính chất hành chính cũng được xác định là một lĩnh vực hàng đầu trong việc ứng dụng công nghệ thông tin. Trên cơ sở đó, đồng thời để nâng cao hiệu quả ứng dụng tin học hóa vào quản lý tài liệu lưu trữ em chọn đề tài khóa luận tốt nghiệp là “Ứng dụng Ms. Excel vào quản lý tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Điều dưỡng Người có công tỉnh Bắc Giang”. Đề tài gồm các phần chính đó là:  Chương 1. Tổng quan về quản lý tài liệu lưu trữ  Chương 2. Thực trạng công tác quản lý tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Điều dưỡng Người có công tỉnh Bắc Giang.  Chương 3. Ứng dụng Ms. Excel vào quản lý tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Điều dưỡng Người có công tỉnh Bắc Giang. Đối tượng nghiên cứu của đề tài là tập chung nghiên cứu lý luận và thực tiễn việc tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Điều dưỡng Người có công tỉnh Bắc Giang. Từ đó thiết kế chương trình quản lý tài liệu lưu trữ bằng excel. 6 Mục đích của đề tài là áp dụng các công cụ tin học để xây dựng cơ sở dữ liệu phục vụ yêu cầu quản lý, giải quyết và tra tìm thông tin trong các văn bản, hồ sơ, tài liệu lưu trữ được nhanh chóng, chính xác; nâng cao năng suất và hiệu quả công tác. Đề tài có ý nghĩa cả về khoa học và thực tiễn. Ý nghĩa khoa học của đề tài được thể hiện qua việc nghiên cứu cơ sở lý luận và các phương pháp khoa học để thực hiện các nội dung chuyên môn của công tác lưu trữ như: thu thập, bổ sung tài liệu, phân loại tài liệu, xác định giá trị tài liệu, xây dựng công cụ tra cứu khoa học tài liệu, chỉnh lý tài liệu, bảo quản tài liệu, khai thác và sử dụng tài liệu và ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ… Ý nghĩa thực tiễn của đề tài là bảo quản tài liệu lưu trữ một cách tốt nhất hướng tới việc phục vụ các nhu cầu khác nhau của đời sống xã hội thông qua việc khai thác các thông tin quá khứ có trong tài liệu lưu trữ. Qua đây, em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới toàn thể các thầy, cô trong bộ môn, đặc biệt là thầy Mai Ngọc Anh và thầy Đỗ Văn Đại đã tận tình, chỉ bảo em trong suốt thời gian thực tập. Em xin cảm ơn Ban lãnh đạo Trung tâm đã tạo điều kiện thuận lợi để em hoàn thành tốt đợt thực tập này. Trong quá trình thực tập và báo cáo không thể tránh những bỡ ngỡ và thiếu sót, em rất mong nhận được sự góp ý chân thành từ phía thầy cô để em rút ra bài học quý báu cho bản thân, nhằm bổ sung kiến thức nghiệp vụ chuyên môn của mình. Em xin chân thành cảm ơn! Sinh viên Hoàng Thị Tuyết 7 Chương 1. TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ 1.1 Lý thuyết chung về quản lý tài liệu lưu trữ 1.1.1 Tài liệu lưu trữ 1.1.1.1 Khái niệm tài liệu lưu trữ Tài liệu lưu trữ quốc gia là tài liệu có giá trị về chính trị, kinh tế, quốc phòng, an ninh, ngoại giao, văn hoá, giáo dục, khoa học và công nghệ được hình thành trong các thời kỳ lịch sử của dân tộc Việt Nam, qua hoạt động của các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị vũ trang nhân dân (sau đây gọi chung là cơ quan, tổ chức) và các nhân vật lịch sử, tiêu biểu phục vụ việc nghiên cứu lịch sử, khoa học và hoạt động thực tiễn. Tài liệu lưu trữ quốc gia phải là bản chính, bản gốc của tài liệu được ghi trên giấy, phim, ảnh, bằng hình, đĩa hình, bằng âm thanh, đĩa âm thanh hoặc bằng các vật mang tin khác; trong trường hợp không còn bản chính, bản gốc thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp. (Điều 1, Chương 1- Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia). 1.1.1.2 Đặc điểm của tài liệu lưu trữ - Nội dung của tài liệu lưu trữ chứa đựng những thông tin quá khứ phản ánh trực tiếp hoạt động của các cơ quan, tổ chức, cá nhân. - Tài liệu lưu trữ có tính chính xác cao, thông tin cấp I. Tài liệu lưu trữ gần như được sinh ra đồng thời với các sự kiện, hiện tượng, nên thông tin phản ánh trong đó có tính chân thực cao. Tài liệu lưu trữ là bản chính, bản gốc của tài liệu. Trường hợp không có bản chính, bản gốc thì dùng bản sao có giá trị như bản chính thay thế. Tài liệu lưu trữ là văn bản thì phải có đầy đủ các yếu tố thuộc thể thức văn bản theo quy định hiện hành của Nhà nước. Trong tài liệu lưu trữ có những bằng chứng thể hiện, đảm bảo độ chân thực cao của thông tin như: bút tích của tác giả, chữ ký của người có thẩm quyền, dấu xác nhận của cơ quan, tổ chức, thời gian sản sinh ra tài liệu… Chính vì vậy, tài liệu lưu trữ luôn luôn được con người khai thác và sử dụng. - Tài liệu lưu trữ do Nhà nước thống nhất quản lý, được Nhà nước đăng ký, bảo quản và nghiên cứu, sử dụng theo những quy định của pháp luật. 8 - Tài liệu lưu trữ thông thường chỉ có một đến hai bản. Đặc điểm này khác với các xuất bản phẩm như sách, báo, tạp chí. Vì thế, tài liệu lưu trữ phải được bảo quản chặt chẽ, nếu để hư hỏng, mất mát thì không gì có thể thay thế được. 1.1.1.3 Các loại hình tài liệu lưu trữ Tài liệu lưu trữ phản ánh hoạt động của hầu hết các ngành, lĩnh vực trong xã hội nên nó bao gồm nhiều loại hình phong phú và đa dạng. Căn cứ vào các vật mang tin và ghi tin, các nhà lưu trữ học đã phân chia tài liệu lưu trữ ra một số loại hình cơ bản như: tài liệu lưu trữ hành chính, tài liệu lưu trữ khoa học - kỹ thuật, tài liệu lưu trữ nghe nhìn, tài liệu lưu trữ văn học - nghệ thuật, tài liệu lưu trữ điện tử.  Tài liệu lưu trữ hành chính Tài liệu lưu trữ hành chính là những văn bản có nội dung phản ánh những hoạt động về quản lý nhà nước trên các mặt chính trị, kinh tế, văn hóa, quân sự,…Tài liệu hành chính có nhiều thể loại phụ thuộc vào từng giai đoạn lịch sử của mỗi quốc gia, dân tộc. Ở Việt Nam, dưới tời phong kiến tài liệu hành chính là các loại: luật, lệ, sắc, chiếu, chỉ, dụ, cáo, sách, biểu, sớ,… dưới thời Pháp thuộc là sắc luật, sắc lệnh, nghị định, công văn,… và ngày nay tài liệu hành chính là hệ thống các văn bản quản lý nhà nước như: hiến pháp, luật, pháp lệnh, nghị định, nghị quyết, quyết định, thông tư, tờ trình, kế hoạch, báo cáo, công văn,… Đây là loại hình tài liệu chiếm tỷ lệ lớn trong các lưu trữ hiện nay.  Tài liệu lưu trữ khoa học - kỹ thuật Là loại tài liệu có nội dung phản ánh các hoạt động về nghiên cứu khoa học; phát minh sáng chế; thiết kế, xây dựng các công trình xây dựng cơ bản; thiết kế và chế tạo các loại sản phẩm công nghiệp; điều tra, khảo sát tài nguyên thiên nhiên như địa chất, khoáng sản, khí tượng, thủy văn và trắc địa bản đồ,… Tài liệu khoa học - kỹ thuật có nhiều loại như: tài liệu pháp lý, thuyết minh công trình, báo cáo khảo sát, báo cáo nghiên cứu khả thi, dự toán, quyết toán, các hồ sơ thầu, các bản vẽ thiết kế kỹ thuật, bản vẽ thiết kế thi công, hoàn công; bản vẽ tổng thể công trình, bản vẽ các chi tiết trong công trình; các loại sơ đồ, biểu đồ tính toán; các loại bản đồ, trắc địa…  Tài liệu lưu trữ nghe nhìn Là tài liệu phản ánh các hoạt động chính trị, kinh tế, văn hóa xã hội và các hoạt động phong phú khác bằng cách ghi và tái hiện lại các sự kiện, hiện tượng bằng âm thanh và hình ảnh. Loại tài liệu này chuyển tải, tái hiện sự kiện, hiện tượng 9 một cách hấp dẫn, sinh động, thu hút được sự chú ý của con người. Hiện nay, khối tài liệu này chiếm vị trí quan trọng trong Phông Lưu trữ quốc gia Việt Nam. Tài liệu nghe nhìn bao gồm các loại: băng, đĩa ghi âm, ghi hình; các bức ảnh, cuộn phim (âm bản và dương bản) ở các thể loại khác nhau như phim hoạt hình, phim truyện, phim tư liệu, phim thời sự,…  Tài liệu lưu trữ văn học - nghệ thuật Là tài liệu phản ánh các hoạt động sáng tác văn học, nghệ thuật của các nhà văn, nhà thơ, nghệ sĩ, các hoạt động chính trị, khoa học… Loại tài liệu này chủ yếu là bản thảo của chính tác phẩm văn học, nghệ thuật, khoa học; thư từ trao đổi và các tài liệu về tiểu sử các nhà văn, nhà thơ, nghệ sĩ nổi tiếng, các nhà hoạt động chính trị, hoạt động khoa học; các phác thảo của các họa sĩ,…  Tài liệu lưu trữ điện tử Là loại tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức, cá nhân khi sử dụng máy vi tính trong quá trình sản sinh và lưu trữ tài liệu. Tài liệu điện tử hay còn gọi là tài liệu đọc bằng máy, là những dữ liệu ở dạng đặc biệt chỉ có thể đọc và sử dụng nó bằng máy vi tính. Như vậy, tài liệu lưu trữ điện tử có thể bao gồm các file dữ liệu và các cơ sở dữ liệu, các thư điện tử, điện tín ở dạng văn bản hoặc ở dạng mã hóa bằng số thông tin. Tài liệu lưu trữ dù ở loại hình nào cũng đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp thông tin phục vụ hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức, cá nhân đồng thời góp phần phục vụ các mục đích chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học lịch sử… trong quá trình xây dựng và phát triển đất nước. 1.1.1.4 Nguyên tắc quản lý tài liệu lưu trữ Quốc gia - Trong xã hội có giai cấp đối kháng, tài liệu lưu trữ thuộc về giai cấp thống trị, nó được sử dụng để phục vụ lợi ích của giai cấp thống trị. - Trong chế độ xã hội chủ nghĩa, tài liệu lưu trữ quốc gia thuộc sở hữu toàn dân, do nhà nước quản lý theo nguyên tắc tập trung, thống nhất dưới sự lãnh đạo của Đảng. 1.1.1.5 Ý nghĩa, tác dụng của tài liệu lưu trữ  Ý nghĩa của tài liệu lưu trữ về chính trị Tài liệu lưu trữ là bản chính, bản gốc của văn bản được lưu lại, giữ lại phục vụ cho nhu cầu khai thác của đời sống xã hội. Tài liệu lưu trữ chứa đựng những 10 thông tin quá khứ để nghiên cứu, dựng lại những sự kiện lịch sử một cách xác thực, làm căn cứ, bằng chứng phục vụ hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức và mục đích chính đáng của công dân.  Ý nghĩa của tài liệu lưu trữ về kinh tế Tài liệu lưu trữ hình thành trong lĩnh vực xây dựng cơ bản dùng để nghiên cứu khôi phục, sửa chữa những công trình kiến trúc, những công trình xây dựng cơ bản bị hư hỏng qua thời gian hoặc bị tàn phá do chiến tranh, thiên tai. Sử dụng tài liệu lưu trữ trong lĩnh vực này sẽ tiết kiệm được nhân lực, vật lực đồng thời đảm bảo được tính lịch sử, thẩm mỹ về kiến trúc và kết cấu của các công trình.  Ý nghĩa của tài liệu lưu trữ về nghiên cứu khoa học Tài liệu lưu trữ chứa đựng thông tin có giá trị tính chính xác cao dùng để biên soạn lịch sử phát triển của quốc gia, dân tộc hoặc một ngành, một lĩnh vực hoạt động, một cơ quan tổ chức hoặc một cá nhân cụ thể.  Ý nghĩa của tài liệu lưu trữ về văn hóa Tài liệu lưu trữ là nguồn di sản văn hóa đặc biệt của dân tộc. Cùng với các loại văn hóa khác mà con người đã để lại từ đời này qua đời khác như các di chỉ khảo cổ, các hiện vật trong bảo tàng, các kiến trúc, điêu khắc, hội họa… Tài liệu lưu trữ đã để lại cho loài người các văn tự rất có giá trị. Sự xuất hiện của các loại văn tự và việc lưu giữ các loại văn tự đã trở thành một trong các tiêu chí đánh giá trình độ văn minh của các dân tộc trên thế giới. Sự xuất hiện của chữ viết sớm hay muộn còn là tiêu chí đánh giá trình độ văn minh của mỗi dân tộc. Một dân tộc có chữ viết sớm, có nhiều văn tự lưu giữ thể hiện dân tộc có nền văn hóa lâu đời. 1.1.1.6 Tính chất  Tính chất khoa học Được thể hiện qua việc nghiên cứu cơ sở lý luận và các phương pháp khoa học để thực hiện các nội dung chuyên môn của công tác lưu trữ như: thu thập, bổ sung tài liệu, phân loại tài liệu, xác định giá trị tài liệu, xây dựng công cụ tra cứu khoa học tài liệu, chỉnh lý tài liệu, bảo quản tài liệu, khai thác và sử dụng tài liệu và ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ… Mỗi một nghiệp vụ trên đây đều được tổ chức thực hiện theo các phương pháp khoa học. Trong từng nội dung cụ thể lại có những quy trình nghiệp vụ nhất định như: quy trình, thủ tục tiêu hủy tài liệu thuộc nội dung nghiệp vụ xác định giá trị tài liệu; quy trình tu bổ tài liệu, quy trình thử nấm mốc…thuộc nội dung bảo 11 quản tài liệu; … Đối với mỗi loại hình tài liệu, các nghiệp vụ lại có những quy trình mang tính đặc thù khác nhau. Khoa học lưu trữ phải nghiên cứu, tìm tòi, phát hiện ra những điểm khác biệt đó và đề ra một cách chính xác cách tổ chức khoa học cho từng loại hình tài liệu. Khoa học lưu trữ phải nghiên cứu, kế thừa kết quả nghiên cứu khoa học của các ngành khác để áp dụng vào các khâu nghiệp vụ lưu trữ. Những thành tựu của các ngành toán học, hóa học, sinh học, tin học, thông tin học… đang được nghiên cứu ứng dụng trong việc tổ chức khoa học, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ và tổ chức khai thác, sử dụng hiệu quả tài liệu lưu trữ. 1.1.2 Công tác lưu trữ 1.1.2.1 Khái niệm Công tác lưu trữ Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động của nhà nước bao gồm tất cả những vấn đề lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa học, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý, công tác nghiên cứu khoa học lịch sử và các nhu cầu chính đáng khác của các cơ quan, tổ chức, cá nhân. Công tác lưu trữ bao gồm những vấn đề cơ bản sau: - Thực hiện các biện pháp quản lý nhà nước về lưu trữ. - Thực hiện các khâu nghiệp vụ lưu trữ như: thu thập, bổ sung, xác định giá trị, chỉnh lý, bảo quản, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ. - Nghiên cứu khoa học về lưu trữ. 1.1.2.2 Mục đích, ý nghĩa của công tác lưu trữ Mục đích cuối cùng của công tác lưu trữ là hướng tới phục vụ các nhu cầu khác nhau của đời sống xã hội, hướng tới việc phục vụ lợi ích chính đáng của xã hội, của các quốc gia và của mỗi con người thông qua việc khai thác các thông tin quá khứ có trong tài liệu lưu trữ. Trước hết công tác lưu trữ được tổ chức tốt sẽ giúp các cơ quan, doanh nghiệp lưu giữ đầy đủ và cung cấp kịp thời các thông tin cần thiết cho lãnh đạo và cán bộ trong quá trình thực hiện công việc. Nội dung của tài liệu lưu trữ còn chứa đựng những bài học kinh nghiệm quý báu trong quá trình phát triển của quốc gia, của cơ quan, tổ chức. Vì vậy, công tác lưu trữ giúp các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp trong việc khai thác thông tin trong 12 tài liệu để giáo dục truyền thống cho các thế hệ cán bộ trong cơ quan, tổng kết hoạt động và rút ra các bài học kinh nghiệm bổ ích trong quản lý, sản xuất, kinh doanh. Tóm lại: Công tác lưu trữ là một ngành, một lĩnh vực được tổ chức, triển khai ở mọi quốc gia và trong từng cơ quan, tổ chức. Một trong những nhiệm vụ của cán bộ lưu trữ là lưu trữ và khai thác thông tin trong các hồ sơ, tài liệu để phục vụ hoạt động quản lý của người lãnh đạo. Vì vậy, cán bộ lưu trữ cần nắm vững những vấn đề cơ bản của công tác lưu trữ để có thể làm tốt các nghiệp vụ chuyên môn. 1.1.2.3 Nhiệm vụ của công tác lưu trữ  Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ Tổ chức khoa học tài liệu là tổng hợp các khâu nghiệp vụ cơ bản của công tác lưu trữ liên quan đến việc phân loại, xác định giá trị, chỉnh lý và sắp xếp tài liệu một cách khoa học phục vụ thuận lợi, nhanh chóng, chính xác cho công tác tra tìm tài liệu. Nội dung của tổ chức khoa học tài liệu gồm: thu thập, bổ sung tài liệu; phân loại tài liệu; xác định giá trị tài liệu; chỉnh lý tài liệu; tổ chức các công cụ tra tìm tài liệu và một số công tác bổ trợ khác của các ngành khoa học, kỹ thuật, tin học có liên quan. Tổ chức khoa học tài liệu cần thực hiện trong các lưu trữ quốc gia, lưu trữ cơ quan và lưu trữ cá nhân, gia đình, dòng họ. Để tổ chức khoa học tài liệu đòi hỏi phải có cán bộ có trình độ chuyên môn cao, điều kiện làm việc tốt và trang thiết bị phục vụ cho việc thực hiện các quy trình nghiệp vụ phải đầy đủ, khoa học và hiện đại. Tổ chức khoa học tài liệu được căn cứ vào các quy định, hướng dẫn cụ thể của nhà nước trong công tác lưu trữ. Từ đó việc tổ chức khoa học tài liệu mới được thống nhất trong các lưu trữ hiện hành và đó là nền tảng để tổ chức khoa học tài liệu trong toàn bộ Phông Lưu trữ quốc gia Việt Nam.  Bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ Một trong những nội dung cơ bản của công tác lưu trữ là bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ. Đây là điều kiện cơ bản để thực hiện các mục đích của công tác lưu trữ, bởi lẽ nếu tài liệu lưu trữ không được bảo quản an toàn thì sẽ không thể tổ chức khai thác và sử dụng có hiệu quả. Bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ bao gồm hai nội dung chính: Bảo quản không hư hỏng, mất mát tài liệu lưu trữ và bảo quản an toàn thông tin trong tài liệu lưu trữ. 13 Bảo quản an toàn không hư hỏng, mất mát tài liệu lưu trữ cần chú ý đến kho tàng, các trang thiết bị, điều kiện ổn định, đáp ứng đúng yêu cầu của công tác bảo quản cho từng loại hình tài liệu khác nhau và thực hiện các biện pháp tu bổ, phục chế, bảo hiểm nhằm kéo dài tuổi thọ tài liệu. Bảo quản an toàn thông tin trong tài liệu cần chú ý đến ý thức, trách nhiệm và trình độ của các bộ làm công tác lưu trữ; chú ý đến từng loại đối tượng độc giả đến khai thác, sử dụng tài liệu và các hình thức công bố, giới thiệu và khai thác, sử dụng tài liệu. Trong thời đại toàn cầu hoá hiện nay, chúng ta cần nhìn nhận công tác lưu trữ dưới khía cạnh phục vụ nhu cầu thông tin của xã hội, song việc bảo quản an toàn thông tin trong tài liệu lưu trữ cần chú ý đến tính cơ mật của tài liệu lưu trữ.  Tổ chức khai thác và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ Mục đích cuối cùng của công tác lưu trữ là đưa tài liệu lưu trữ và các thông tin trong tài liệu lưu trữ phục vụ các nhu cầu hoạt động của xã hội. Vì vậy, tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu có hiệu quả là một trong những nội dung cơ bản của công tác lưu trữ. Dựa vào kết quả của công tác khai thác, sử dụng tài liệu phục vụ thực tiễn người ta mới có thể đánh giá một cách khách quan, chính xác những đóng góp của ngành lưu trữ và vai trò, vị trí, ý nghĩa của công tác lưu trữ. Để đảm bảo công tác khai thác, sử dụng tài liệu có hiệu quả cao cần nghiên cứu nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của xã hội; phân loại đối tượng độc giả; nghiên cứu xây dựng các công cụ tra cứu khoa học tài liệu và áp dụng các biện pháp, tổ chức nhiều hình thức khai thác, sử dụng tài liệu đạt hiệu quả cao. Điều đó đòi hỏi nhà nước cần có những quy định cụ thể về khai thác, sử dụng tài liệu; trình độ của cán bộ lưu trữ và việc ứng dụng các khoa học hiện đại vào công tác lưu trữ. 1.2 Nguyên tắc quản lý tài liệu lưu trữ 1.2.1 Quản lý tập trung thống nhất tài liệu lưu trữ quốc gia Tài liệu lưu trữ là di sản văn hóa dân tộc, là tài sản quốc gia nên cần có sự quản lý thống nhất của nhà nước. Theo Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia, toàn bộ tài liệu lưu trữ quốc gia được tập hợp lại thành Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam do cơ quản của Đảng và Nhà nước thống nhất quản lý. Hiện nay, Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam gồm hai phông lớn: Phông Lưu trữ Đảng cộng sản Việt Nam và Phông Lưu trữ Nhà nước Việt Nam. Trong đó, Phông Lưu trữ Đảng cộng sản Việt Nam do Cục Lưu trữ Văn 14 phòng Trung ương Đảng quản lý và Phông Lưu trữ Nhà nước Việt Nam do Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước (trực thuộc Bộ Nội vụ) quản lý. Tuy nhiên, hai phông này đều chịu sự điều chỉnh chung của hệ thống các văn bản quy phạm pháp luật về công tác lưu trữ như: Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia 2001; Nghị định 111/2004/NĐCP của Chính phủ ngày 08 tháng 4 năm 2004 quy định thi hành chi tiết một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia; Các thông tư hướng dẫn như: Thông tư số 30/2004/TT-BTC ngày 07/4/2004 của Bộ Tài chính hướng dẫn về chế độ thu, nộp, quản lý, sử dụng phí khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ… Nói cách khác, toàn bộ tài liệu lưu trữ của các cơ quan thuộc Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam cho dù được bảo quản ở lưu trữ lịch sử, lưu trữ cố định hay lưu trữ hiện hành đều chịu sự quản lý thống nhất của Đảng và Nhà nước. Theo Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia, trong thời gian tới cần có một cơ quan lưu trữ quốc gia quản lý tập trung thống nhất toàn bộ tài liệu của Đảng và Nhà nước đặt dưới sự lãnh đạo của Đảng và sự quản lý thống nhất của Nhà nước (Điều 3, Chương 1 – Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia 2001). 1.2.2 Quản lý tập trung thống nhất về tổ chức và nghiệp vụ lưu trữ  Để quản lý tập trung thống nhất tài liệu lưu trữ, cần phải thiết lập một hệ thống các cơ quan lưu trữ từ trung ương tới địa phương bao gồm: các cơ quan quản lý ngành lưu trữ và mạng lưới các kho, các trung tâm lưu trữ. - Hệ thống các cơ quan quản lý ngành lưu trữ ở Việt Nam bao gồm: + Đứng đầu là Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước (thuộc Bộ Nội vụ): Đây là cơ quan thực hiện chức năng quản lý nhà nước về lĩnh vực văn thư, lưu trữ và quản lý tài liệu lưu trữ quốc gia thuộc Phông Lưu trữ Nhà nước Việt Nam theo quy định của pháp luật. + Cơ quan, bộ phận phụ trách công tác lưu trữ ở các Bộ, ngành và các địa phương được tổ chức thống nhất theo các văn bản hướng dẫn của Nhà nước. Hiện nay, ở tất cả các Bộ, ngành đều có phòng lưu trữ. + Tại địa phương: Ở cấp tỉnh có Trung tâm Lưu trữ tỉnh trực thuộc Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh. Ở cấp huyện có phòng lưu trữ huyện trực thuộc Uỷ ban nhân dân huyện. Sau khi ban hành Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia Việt Nam năm 2001 và Nghị định số 111/2004/NĐ-CP của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia Việt Nam ngày 08 tháng 4 năm 2004, Bộ Nội vụ đã ban 15 hành Thông tư số 21/2005/TT-BNV ngày 01 tháng 02 năm 2005 hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của bộ phận phụ trách văn thư lưu trữ tại các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và Uỷ ban nhân dân. Thông tư này quy định như sau: Tại các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ thành lập phòng Văn thư - Lưu trữ thuộc Văn phòng. Phòng Văn thư - Lưu trữ Bộ có chức năng giúp Chánh Văn phòng tham mưu cho Bộ trưởng quản lý và tổ chức thực hiện công tác văn thư, lưu trữ của Bộ. Tại các cơ quan, tổ chức có tư cách pháp nhân, là đơn vị trực thuộc Bộ có Văn phòng thì có thể lập phòng Văn thư - Lưu trữ hoặc bộ phận chuyên trách làm công tác văn thư, lưu trữ. Tại cấp tỉnh: Văn phòng Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh kiện toàn, sáp nhập các phòng, tổ và người làm công tác văn thư, lưu trữ để thành lập phòng Văn thư - Lưu trữ và Trung tâm Lưu trữ tỉnh. Trung tâm Lưu trữ tỉnh thuộc Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh có chức năng của lưu trữ lịch sử; Trung tâm Lưu trữ tỉnh là đơn vị sự nghiệp có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản theo quy định của pháp luật. Như vậy, hệ thống các cơ quan quản lý nhà nước về công tác văn thư - lưu trữ cũng như hệ thống các kho, trung tâm để bảo quản tài liệu lưu trữ đã được tổ chức thống nhất trong cả nước.  Để quản lý thống nhất về mặt nghiệp vụ lưu trữ, Đảng và Nhà nước đã nghiên cứu và ban hành các văn bản quy phạm pháp luật để hướng dẫn, chỉ đạo công tác lưu trữ của các cơ quan trong toàn quốc. Chính vì vậy, các nghiệp vụ lưu trữ như: thu thập, bổ sung tài liệu; phân loại tài liệu; xác định giá trị tài liệu; chỉnh lý tài liệu; bảo quản tài liệu; tổ chức công cụ tra cứu khoa học tài liệu, ứng dụng công nghệ thông tin trong lưu trữ… tại lưu trữ quốc gia và lưu trữ các cơ quan từ trung ương đến địa phương đều thực hiện theo sự hướng dẫn, chỉ đạo của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước và các cơ quan chuyên môn trên cơ sở quy định của các văn bản nói trên. Tài liệu Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam có hệ thống các cơ quan quản lý riêng và hệ thống các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ riêng của Đảng cộng sản Việt Nam song cũng được tổ chức và thực hiện thống nhất từ trung ương đến địa phương. 16 Nguyên tắc quản lý tập trung thống nhất trên đây hiện đang được áp dụng đối với tất cả các cơ quan nhà nước, các tổ chức xã hội và các doanh nghiệp nhà nước. Riêng các doanh nghiệp ngoài quốc doanh, nguyên tắc này có một số điểm cần chú ý. Vì vậy, để quản lý thống nhất tổ chức lưu trữ, tài liệu lưu trữ và việc thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ trong doanh nghiệp thì trước mắt các doanh nghiệp cần căn cứ vào những quy định của nhà nước để ban hành các quy chế, quy định cụ thể về công tác lưu trữ trong doanh nghiệp. Trong các doanh nghiệp, nguyên tắc tập trung quản lý thống nhất tài liệu lưu trữ được thể hiện ở việc tập trung toàn bộ tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp và các đơn vị trực thuộc tạo thành Phông Lưu trữ của doanh nghiệp đó. Việc quản lý tài liệu lưu trữ trong phông và việc thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ được thực hiện thống nhất theo những quy định, quy chế của doanh nghiệp về quản lý tài liệu lưu trữ và công tác lưu trữ, dựa trên nguyên tắc tuân thủ pháp luật của nhà nước Việt Nam. 1.2.3 Các biện pháp tổ chức, quản lý công tác lưu trữ trong các cơ quan 1.2.3.1 Tổ chức bộ phận quản lý công tác lưu trữ Bộ phận quản lý công tác lưu trữ là một bộ phận không thể thiếu trong cơ cấu tổ chức của một cơ quan. Bộ phận quản lý công tác lưu trữ có chức năng giúp lãnh đạo quản lý công tác lưu trữ trong cơ quan bằng việc thực hiện các nhiệm vụ cụ thể như: Xây dựng những văn bản quy định về công tác lưu trữ trong cơ quan; quản lý và thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ của cơ quan; đề xuất các phương án đào tạo, bồi dưỡng cán bộ lưu trữ cho cơ quan và hàng năm báo cáo tình hình thực hiện công tác lưu trữ trong cơ quan, lập kế hoạch thực hiện công tác lưu trữ của cơ quan trong thời gian tới. 1.2.3.2 Tuyển dụng và bố trí cán bộ làm công tác lưu trữ Cán bộ là nhân tố đóng vai trò quan trọng trong công tác văn thư, lưu trữ ở các cơ quan. Trình độ của cán bộ lưu trữ có tác động trực tiếp đến phương pháp, cách thức tổ chức khoa học tài liệu trong kho lưu trữ cơ quan. Cán bộ có trình độ chuyên môn nghiệp vụ cao sẽ tìm ra phương pháp phân loại và sắp xếp tài liệu của cơ quan một cách khoa học hợp lý, dễ tra tìm. Ngược lại trình độ cán bộ chuyên môn thấp sẽ ảnh hưởng không tốt đến cách phân loại và sắp xếp tài liệu của cơ quan ảnh hưởng đến hiệu quả của công tác khai thác và sử dụng tài liệu. Chính vì vậy, việc tuyển dụng và bố trí cán bộ làm công tác lưu trữ ở cơ quan là một việc làm cần 17 thiết cần được sự quan tâm trực tiếp sát sao của lãnh đạo văn phòng và lãnh đạo cơ quan. 1.2.3.3 Tổ chức kho tàng, trang thiết bị cho công tác lưu trữ Tài liệu lưu trữ là di sản văn hóa của dân tộc cần phải được bảo quản an toàn, tránh hư hỏng, mất mát. Để thực hiện chủ trương trên, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đã có những hướng dẫn cụ thể về công tác bảo quản tài liệu. Đó là Công văn số 111/LTNNNVĐP ngày 04 tháng 4 năm 1995 về việc hướng dẫn bảo quản tài liệu lưu trữ; ban hành một số tiêu chuẩn về bảo quản tài liệu như: tiêu chuẩn hộp đựng tài liệu; tiêu chuẩn bìa hồ sơ; tiêu chuẩn giá đựng tài liệu… Tại các lưu trữ lịch sử, nhà nước đã rất quan tâm đến công tác bảo quản những tài liệu lưu trữ quý hiếm của dân tộc bằng việc phê duyệt nhiều đề án lớn như: Đề án xây dựng Kho lưu trữ Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III; Đề án Cải tạo nâng cấp kho lưu trữ trung tâm tưu trữ quốc gia I; Đề án cấp cứu tài liệu châu bản; Đề án nâng cấp Phông Lưu trữ Quốc hội Việt Nam; Đề án Bảo hiểm Tài liệu lưu trữ Quốc gia… Đồng thời Nhà nước cũng cấp kinh phí cho các trung tâm mua sắm các trang thiết bị hiện đại để bảo quản tài liệu như: tủ đựng tài liệu bản đồ; giá di động để đựng tài liệu giấy; hệ thống điều hòa nhiệt độ tại kho… Tại các lưu trữ cơ quan, việc xây dựng kho tàng, mua sắm các trang thiết bị phục vụ cho công tác bảo quản tài liệu phụ thuộc vào sự quan tâm của lãnh đạo cơ quan và lãnh đạo văn phòng đối với công tác lưu trữ. Tuy nhiên, mặc dù hầu hết các lưu trữ hiện hành đều chưa xây dựng được kho lưu trữ chuyên dụng song cũng đã có đầy đủ các trang thiết bị như; giá, tủ, hộp, cặp, hệ thống điều hoà nhiệu độ… đảm bảo ở mức tương đối yêu cầu bảo quản tài liệu ở giai đoạn hiện hành. Đối với các cơ quan có tài liệu chuyên môn, đặc thù mà phương pháp và vật liệu chế tác khác tài liệu giấy như: tài liệu phim, ảnh, ghi âm, ghi hình; tài liệu địa chất, khoáng sản, khí tượng thuỷ văn và một số ngành đặc thù khác thì việc bảo quản tài liệu cũng mang tính khác biệt và cần có các trang thiết bị riêng do các ngành đó trang bị. 1.2.3.4 Ban hành văn bản chỉ đạo và hướng dẫn nghiệp vụ công tác lưu trữ Một trong những yếu tố làm căn cứ pháp lý cho việc thực hiện nguyên tắc quản lý tập trung thống nhất về công tác lưu trữ trong toàn quốc là hệ thống văn bản quy pham pháp luật của ngành lưu trữ. Hiện nay, nhà nước ta đã xây dựng và ban hành một hệ thống văn bản quy phạm pháp luật tương đối đầy đủ về công tác lưu trữ, cụ thể như sau: 18 - Văn bản pháp lý có giá trị cao nhất ngành lưu trữ là: Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia 2001, được Uỷ ban Thường vụ Quốc hội ban hành ngày 28 tháng 4 năm 2001. Đây là văn bản mang tính bao quát, quy định được những vấn đề cơ bản của ngành lưu trữ như: tổ chức lưu trữ quốc gia; quản lý công tác lưu trữ; thu thập và bổ sung tài liệu lưu trữ; xác định giá trị tài liệu; bảo quản tài liệu; khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ; khen thưởng và kỷ luật trong ngành lưu trữ… - Tiếp đó Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ Quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia; - Thông tư số 40/2004/TT-BTC ngày 07 tháng 4 năm 2004 do Bộ Tài chính hướng dẫn việc thu và sử dụng phí khai thác tài liệu lưu trữ quốc gia; - Thông tư số 21/2005/TT-BNV ngày 01 tháng 02 năm 2005 của Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức văn thư, lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và Uỷ ban nhân dân; - Quyết định số 13/2005/QĐ-BNV ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ về việc ban hành chế độ báo cáo thống kê cơ sở công tác văn thư, lưu trữ; - Quyết định số 14/2005/QĐ-BNV ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ về việc ban hành chế độ báo cáo thống kê tổng hợp công tác văn thư, lưu trữ; và một số văn bản hướng dẫn nghiệp vụ của Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước như: - Công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19 tháng 3 năm 2004 về việc ban hành hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính; - Công văn số 260/VTLTNN-NVĐP ngày 06 tháng 5 năm 2005 về việc hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư và lưu trữ cơ quan… Tại các cơ quan, tổ chức ngoài việc tuân theo những quy định của những văn bản trên cần phải thực hiện những quy định cụ thể của cơ quan ban hành. Cán bộ chuyên trách lưu trữ tại cơ quan có nhiệm vụ tham mưu cho lãnh đạo trong việc ban hành những văn bản về công tác lưu trữ cơ quan đồng thời cũng là người trực tiếp thực hiện những quy định đề ra trong văn bản và hướng dẫn mọi người trong cơ quan cùng thực hiện. Có như vậy công tác lưu trữ cơ quan mới đi vào nề nếp và hoạt động có hiệu quả. 1.2.3.5 Công tác thanh tra, kiểm tra và xử lý các vi phạm trong công tác lưu trữ Công tác thanh tra, kiểm tra trong ngành lưu trữ do Thanh tra Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước đảm nhận dựa theo những quy định của pháp luật về công tác lưu 19 trữ. Hàng năm, Thanh tra Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước tiến hành thanh tra, kiểm tra các cơ quan lưu trữ từ trung ương đến địa phương và việc thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật tại lưu trữ các cơ quan, sau đó báo cáo với Lãnh đạo Cục và Vụ Pháp chế của Bộ Nội vụ. Thanh tra, kiểm tra là khâu quan trọng trong việc thực hiện chức năng quản lý nhà nước của mỗi cơ quan. Thanh tra, kiểm tra có mục đích, ý nghĩa như sau: - Thanh tra, kiểm tra việc thực hiện các quy định của văn bản nhà nước trong thực tế xem có chính xác không, chính xác bao nhiêu phần trăm và có cần chỉnh sửa, bổ sung gì không. - Thanh tra kiểm tra để phát huy những điểm tích cực, kịp thời phát hiện những sai lệch (nếu có), từ đó tìm biện pháp khắc phục cho phù hợp với tình hình thực tế của từng cơ quan, đơn vị cụ thể. - Thanh tra, kiểm tra để đưa ra những kết luận, đánh giá về kết quả đạt được của từng đơn vị, cá nhân từ đó xây dựng cơ chế khen thưởng và kỷ luật khách quan, công bằng. Công tác thanh tra, kiểm tra được tiến hành thường xuyên liên tục theo định kỳ và trong những trường hợp cần thiết thì tiến hành kiểm tra đột xuất. Tuy nhiên, hiện nay chúng ta vẫn chưa có những quy định cụ thể về công tác thanh tra, kiểm tra và xử lý các vi phạm trong ngành lưu trữ. Điều đó cũng phần nào gây khó khăn cho công tác thanh tra, kiểm tra của ngành. Trên đây là những vấn đề cơ bản về tổ chức và quản lý công tác lưu trữ, tài liệu lưu trữ trong các cơ quan, tổ chức. Cán bộ lưu trữ cần nắm vững kiến thức của chương này để tham mưu, tư vấn cho lãnh đạo trong việc tổ chức công tác lưu trữ và tuyển dụng cán bộ chuyên môn làm công tác lưu trữ ở cơ quan. Ngoài ra cán bộ lưu trữ cũng cần nắm vững những yêu cầu về trình độ của cán bộ lưu trữ để quyết định việc tham dự các chương trình đào tạo cho phù hợp. 1.3 Giới thiệu về Ms. Excel 1.3.1 Giới thiệu về Ms. Excel Ms. Excel là chương trình xử lý bảng tính nằm trong bộ Microsoft Office của hãng phần mềm Microsoft. Được thiết kế để giúp ghi lại, trình bày các thông tin xử lý dưới dạng bảng bao gồm các cột và hàng. Khi làm việc với bảng tính ta sẽ gặp các khái niệm sau: 20