Tài liệu Ưng dụng máy vi tính vào công tác kế toán thanh toán với người cung cấp và khách hàng tại công ty dịch vụ du lịch và thương mại tst

Lời nói đầu Trải qua hơn 10 năm thực hiện chính sách đổi mới và mở cửa của Đảng và Nhà nước, nền kinh tế nước ta đang chuyển mạnh mẽ từ cơ chế kế hoạch hoá tập trung sang cơ chế thị trường theo định hướng xã hội chủ nghĩa và đã đạt được những thành tựu có ý nghĩa quan trọng trên nhiều lĩnh vực. Cơ chế thị trường luôn tồn tại những quy luật riêng của nó cho nên mỗi một doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển phải thích ứng được những đòi hỏi của thị trường, phải nắm chắc và vận dụng đúng các quy luật của nó. Doanh nghiệp thương mại trong cơ chế thị trường là cầu nối giữa sản xuất và tiêu dùng, giữa sản xuất với sản xuất, giữa các thị trường với nhau. Thông qua hoạt động thương mại mà hàng hoá đi từ sản xuất sang lĩnh vực tiêu dùng, giá trị sử dụng của hàng hoá được thừa nhận. Để thực hiện được điều đó là cả một quá trình gồm nhiều giai đoạn nhưng đối với doanh nghiệp thì quan trọng nhất là mua và bán hàng hoá. Bán những mặt hàng mà người mua cần chứ không phải bán cái gì mà mình có, từ chỗ xác định bán cái gì doanh nghiệp thương mại xác định mình cần mua cái gì của người sản xuất. Thanh toán là một khâu trong quá trình mua bán hàng hoá, là dòng vận động ngược chiều với dòng vận động vật lý của hàng hoá từ người tiêu dùng quay trở lại người sản xuất. Thanh toán là điều kiện để tiếp tục quá trình tái sản xuất và tái sản xuất mở rộng. Để quản lý sự hình thành công nợ và tình hình thanh toán trong mua bán hàng hoá mét cách có hiệu quả thì cần phải có lượng thông tin chính xác, kịp thời . Yêu cầu này khiến công tác kế toán nghiệp vụ thanh toánvới người mua người bán không đơn giản là cung cấp đầy đủ chính xác thông tin mà còn phải kịp thời cung cấp thông tin cho các nhà quản lý về tình hình công nợ để có biện pháp quản lý một cách khoa học đồng thời có kế hoạch huy động các nguồn vốn một cách hợp lý. Ngày nay với sự phát triển của khoa học kỹ thuật công nghệ thông tin ngày càng đóng vai trò to lớn trong đời sống kinh tế xã hội, với những ưu thế như tốc độ nhanh, chính xác máy vi tính ngày càng được ứng dụng rộng rãi nhất là trong quản lý và kinh doanh. Sự xâm nhập của tin học vào kế toán đã làm thay 1 đổi hình ảnh của người kế toán, giúp họ giảm bớt công việc ghi chép tính toán để tập trung vào các công việc mà máy móc không thể thay thế được. Trong thời gian thực tập tại Công ty dịch vụ du lịch và thương mại TST,qua xem xét quy trình, đặc điểm hoạt động kinh doanh, quy trình hạch toán đặc biệt là quy trình hạch toán nghiệp vụ thanh toán với người mua, người bán cùng với kiến thức tích luỹ được trong quá trình học tập tại trường em đã chọn đề tài “ Ưng dụng máy vi tính vào công tác kế toán thanh toán với người cung cấp và khách hàng tại công ty Dịch vụ Du lịch và Thương Mại TST” làm nội dung bản luận văn tốt nghiệp của mình. Luận văn ngoài lời mở đầu và kết luận gồm các nội dung chính sau đây: Chương I: Lý luận chung về Kế toán nghiệp vụ thanh toán với người cung cấp và khách hàng trong doanh nghiệp thương mại. Chương II: Thực trạng Kế toán nghiệp vụ thanh toán với người cung cấp và khách hàng tại công ty Dịch vụ Du lịch và Thương mại -TST và một số đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán nghiệp vụ này tại công ty. Chương III: ứng dụng máy vi tính trong hiện đại hoá công tác kế toán thanh toán với người cung cấp và khách hàng tại Công ty TST. 2 Chương 1 lý luận chung về kế toán nghiệp vụ thanh toán với người cung cấp và khách hàng trong doanh nghiệp thương mại I.Cơ sở hình thành quan hệ thanh toán với người cung cấp và khách hàng 1.Khái niệm về thanh toán 1.1.Thanh toán là gì? Mét doanh nghiệp cũng như một cơ thể sống, nó luôn phải tồn tại các mối quan hệ với môi trường bên ngoài, sự tồn tại này là tất yếu bởi nếu không có mối quan hệ với bên ngoài cũng có nghĩa là doanh nghiệp không tồn tại. Doanh nghiệp tồn tại được cần phải có các yếu tố đầu vào như tiền vốn, sức lao động, nguyên vật liệu, dịch vụ..., những yếu tố này doanh nghiệp có được từ môi trường bên ngoài : tiền vốn từ các chủ đầu tư, ngân hàng và các tổ chức tài chính khác, sức lao động từ người lao động, vật tư hàng hoá, dịch vụ từ người cung cấp. Từ các yếu tố đầu vào đó doanh nghiệp sản xuất ra hàng hoá dịch vụ và cung cấp ra thị trường. Việc nhận được các yếu tố đầu vào phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh bao giê cũng đi kèm với việc doanh nghiệp phải trả cho người cung cấp số tiền có giá trị tương đương với giá trị của các yếu tố mà doanh nghiệp đã nhận được. Việc cung cấp ra thị trường các sản phẩm dịch vụ bao giê cũng gắn liền với việc doanh nghiệp có quyền được nhận lại số tiền có giá trị tương đương với giá trị của sản phẩm hàng hoá mà mình đã cung cấp. Như vậy quan hệ thanh toán luôn tồn tại cùng với các quan hệ kinh tế phát sinh trong suốt quá trình tồn tại của doanh nghiệp. Theo công thức của quá trình tái sản suất : T -H - T’ đầu tiên người kinh doanh bỏ tiền ra mua hàng vào(hình thái giá trị đã chuyển từ tiền sang hàng), Sau đó bán hàng và thu lại tiền( hình thái giá trị lại chuyển từ hàng sang tiền). Lúc này nhà kinh doanh thu lại một khoản chênh lệch T= T’-T chính là phần lợi nhuận mà nhà kinh doanh thu được. Trong quá trình T chuyển sang H nhà kinh doanh nhận hàng hoá và dịch vụ đồng thời với việc phải trả cho nhà cung 3 cấp một khoản tiền tương ứng và khi bán hàng ra họ lại thu về lượng tiền T’ từ lượng tiền T’ này lại tiếp tục một chu kỳ kinh doanh mới. Như vậy thanh toán gắn liền với quá trình tái sản xuất và tái sản xuất mở rộng, mọi trục trặc trong thanh toán sẽ ảnh hưởng đến quá trình tái sản xuất của doanh nghiệp. Quan hệ thanh toán trong doanh nghiệp chính là quan hệ kinh tế phát sinh khi doanh nghiệp có quyền thu hay nghĩa vụ phải trả với các con nợ hay chủ nợ về một khoản vay, nợ tiền vốn trong kinh doanh. 1.2.Phân loại thanh toán 1.2.1.Căn cứ vào các đối tác tham gia quan hệ thanh toán - Quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với người cung cấp, với khách hàng trong quan hệ mua bán hàng hoá, vật tư, sản phẩm dịch vụ. -Quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với người lao động về các khoản tiền lương, tiền thưởng ,tiền trợ cấp và các khoản thu nhập khác phân phối cho họ. -Quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với các đối tác tham gia liên doanh liên kết trong quan hệ liên doanh, liên kết. -Quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với ngân sách nhà nước về các khoản thuế, phí,lệ phí và các khoản trợ cấp trợ giá mà doanh nghiệp được hưởng. -Quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với ngân hàng và các tổ chức tài chính tín dụng trong quan hệ vay vốn và các dịch vụ thanh toán. -Quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với các bên trong nội bộ doanh nghiệp về các khoản phải thu phải trả nội bộ... - Quan hệ thanh toán khác: quan hệ thanh toán diễn ra khi doanh nghiệp có quan hệ thanh toán về ký quỹ, ký cược và các quan hệ thanh toán khác. 1.2.2.Căn cứ vào thời hạn thanh toán -Nợ ngắn hạn là các khoản nợ mà thời gian thanh toán dưới một năm hoặc một chu kỳ kinh doanh bình thường. -Nợ dài hạn là các khoản nợ mà thời gian thanh toán trên một năm hoặc sau mét chu kỳ kinh doanh bình thường. 1.2.3.Căn cứ vào thời điểm thanh toán: 4 -Thanh toán trước là thanh toán trước thời điểm giao hàng -Thanh toán ngay là thanh toán khi giao hàng -Thanh toán sau là thanh toán sau khi việc giao hàng đã hoàn thành. 1.2.4.Căn cứ vào phương thức thanh toán: -Thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt - Thanh toán thông qua ngân hàng : bằng séc, điện chuyển tiền, thư chuyển tiền, thư tín dụng... 2.Cơ sở hình thành và nội dung quan hệ thanh toán với người cung cấp và khách hàng. Cơ sở của việc hình thành quan hệ thanh toán với người cung cấp và khách hàng chính là quan hệ mua bán trao đổi hàng hoá dịch vụ. Quan hệ này bao gồm việc người bán cung cấp sản phẩm hàng hoá dịch vụ cho người mua đồng thời là việc người mua trả tiền (thanh toán) cho người bán. Khi quan hệ mua bán hàng hoá diễn ra người mua được quyền sở hữu về hàng hoá và mất quyền sở hữu về tiền tệ,ngược lại người bán mất quyền sở hữu về hàng hoá và được quyền sở hữu về tiền tệ. Cùng với sự phát triển của các hình thức mua bán thì các hình thức thanh toán cũng phát triển đa dạng và phức tạp. Việc đồng thời giao hàng và trả tiền gần như chỉ tồn tại trong bán lẻ và một số loại hình dịch vụ. Giao nhận hàng đã tách rời việc thanh toán tiền hàng, thanh toán có thể sảy ra trước, trong và sau khi giao hàng. Chính sự phong phú của các hình thức thanh toán đã tạo điều kiện cho mua bán phát triển, bên nào có điều kiện tài chính tốt hơn sẽ tạo điều kiện cho bên kia tiêu thụ hàng tốt hơn hoặc có khả năng cung cấp hàng theo yêu cầu của mình. Quan hệ thanh toán bắt đầu phát sinh khi hợp đồng kinh tế có hiệu lực và người bán bắt đầu giao hàng cho người mua và kết thúc khi người mua hoàn thành việc thanh toán cho người bán. Trong bán lẻ thì quan hệ thanh toán thường chỉ kéo dài trong thời gian mua bán hàng tại quầy hàng,cửa hàng song đối với bán buôn thì quan hệ thanh toán kéo dài trong một khoảng thời gian dài nhiều khi bắt đầu trước khi giao hàng và kéo dài rất lâu sau khi việc giao hàng đã hoàn thành. Trong một số quan hệ mua bán diễn ra thường xuyên thì việc cung cấp hàng hoá và thanh toán tiền hàng diễn ra theo kế hoạch và chỉ đến 5 cuối kỳ các bên mới tiến hành đối chiếu, bù trừ trị giá của số hàng đã giao và số tiền đã nhận. 3.Các phương thức thanh toán trong mua bán hàng hoá: 3.1.Thanh toán bằng tiền mặt: Là phương thức thanh toán trực tiếp giữa người mua và người bán. Khi bên bán chuyển giao hàng hóa, dịch vụ cho bên mua thì bên mua xuất tiền để trả tương ứng với giá mà hai bên đã thoả thuận, thanh toán theo phương thức này đảm bảo khả năng thu tiền nhanh, tránh được rủi ro trong thanh toán. 3.2.Thanh toán không dùng tiền mặt: 3.2.1.Thanh toán bằng séc Theo phương thức này người bán viết một tờ lệnh thanh toán cho ngân hàng mà mình có tài khoản trích tiền trên tài khoản của mình thanh toán cho người cầm tờ séc hoặc người được chỉ định trên tờ séc. Có các loại séc sau: -Séc chuyển khoản -Séc bảo chi -Séc định mức 3.2.2.Thanh toán chấp nhận Là phương thức thanh toán theo phương thức nhờ thu chậm trả, tức là người bán chỉ được thanh toán khi có sự chấp nhận của bên mua. Khi bên bán gửi hàng cho bên mua đồng thời phải là giấy nhờ thu gửi cho ngân hàng nhờ ngân hàng thu hộ số tiền hàng đã gửi. Ngân hàng khi nhận được chứng từ và sự đồng ý của bên mua sẽ thanh toán cho bên bán thông qua ngân hàng bên bán. Hình thức này áp dụng khi các bên có sự tin tưởng lẫn nhau trong lĩnh vực thanh toán. 3.2.3.Thanh toán theo kế hoạch: Phương thức thanh toán này áp dụng trong trường hợp hai bên có quan hệ mua bán thường xuyên và có tín nhiệm lẫn nhau. Theo hình thức này căn cứ vào hợp đồng kinh tế bên bán định kỳ chuyển cho bên mua hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ và bên mua định kỳ thanh toán cho bên bán. Cuối kỳ hai bên tiến hành đối chiếu điều chỉnh theo số liệu thực tế đã cung cấp và đã thanh toán. 6 3.2.4.Thanh toán bằng uỷ nhiệm chi. Thực chất của phương pháp này là bên mua uỷ quyền cho ngân hàng phục vụ mình trích tiền từ tài khoản của mình thanh toán cho bên bán. Uỷ nhiệm chi được áp dụng thanh toán giữa các đơn vị có sự tín nhiệm lẫn nhau trong lĩnh vực thanh toán. Nhược điểm của phương thức này là có thể sảy ra tình trạng chiếm dụng vốn của đơn vị bán. 3.2.5.Thanh toán bằng uỷ nhiệm thu. Theo phương thức này bên bán uỷ nhiệm cho ngân hàng phục vụ mình thu hộ một khoản tiền nhất định từ một khách hàng nào đó. Uỷ nhiệm thu được áp dụng để thanh toán các khoản tiền dịch vụ mà việc cung cấp mang tính chất thường xuyên và có các phương tiện đo lường chính xác hoặc dùng để đòi nợ. Ưu điểm của phương thức này là người bán chủ động đòi tiền nên thời gian thanh toán nhanh. Tuy nhiên nếu đơn vị mua không có khả năng thanh toán thì quyền lợi của người bán không được bảo đảm. 3.2.6.Thanh toán bằng thư tín dụng. Thư tín dụng là một sự cam kết của ngân hàng đối với đơn vị cung cấp hàng hoá hoặc dịch vụ khi đơn vị cung cấp hoàn thành nghĩa vụ quy định trong một văn bản được gọi là thư tín dụng. Phương thức này được áp dụng đối với các đơn vị mua thường xuyên vi phạm kỷ luật thanh toán và được áp dụng phổ biến trong mua bán quốc tế. 3.3.Thanh toán hàng đổi hàng. Thanh toán hàng đổi hàng sảy ra khi các bên tham gia quan hệ thanh toán có quan hệ mua bán với nhau bên này là khách hàng của bên kia và ngược lại. Thanh toán đổi hàng có thể diễn ra theo từng hợp đồng kinh tế hoặc được tiến hành thường xuyên giữa các bên. II.Vai trò của kế toán thanh toán với người cung cấp và khách hàng 1.Tầm quan trọng của quản lý công nợ với người cung cấp và khách hàng. Như đã trình bày ở trên thanh toán đóng vai trò quan trọng trong quá trình sản xuất kinh doanh cuả doanh nghiệp, mọi trục trặc trong quá trình thanh toán đều ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. 7 Trong doanh nghiệp các nghiệp vụ thanh toán diễn ra thường xuyên và liên tục, bao gồm thanh toán các khoản nợ phải thu và các khoản nợ phải trả. Nợ phải thu khách hàng là một bộ phận thuộc về tài sản của doanh nghiệp đang bị các doanh nghiệp khác chiếm dụng hợp pháp (mua chịu) hoặc bất hợp pháp( quá hạn thanh toán mà vẫn chưa thanh toán). Doanh nghiệp có nghĩa vụ phải thu hồi các khoản nợ này, doanh nghiệp phải thường xuyên đôn đốc kiểm tra việc thu hồi nợ. Phải trả người bán là một bộ phận thuộc về nguồn vốn của doanh nghiệp được tài trợ từ các doanh nghiệp khác và doanh nghiệp có nghĩa vụ phải hoàn trả trong một khoản thời gian nhất định theo thoả thuận. Trong điều kiện nền kinh tế nước ta hiện nay nguồn vốn tự có của các doanh nghiệp rất hạn chế do đó việc mua bán chịu sẽ thúc đẩy quá trình tiêu thụ hàng hoá. Tuy nhiên việc mua bán chịu sẽ dẫn đến hiện tượng chiếm dụng vốn, thất thoát vốn. Thu hồi các khoản nợ phải thu khách hàng một cách hợp lý sẽ tạo điều kiện cho việc tiêu thụ tốt hàng hoá đồng thời vẫn đảm bảo việc thu hồi vốn để kinh doanh. Trả người bán đúng hạn sẽ làm tăng uy tín của doanh nghiệp và cùng với nó là việc tiết kiệm một khoản chi phí do được sử dụng vốn của người bán và đa dạng hoá cơ cấu nguồn vốn kinh doanh. Duy trì tỷ lệ Nợ phải thu khách hàng/ Nợ phải trả người bán một cách hợp lý sẽ đảm bảo khả năng thanh toán và nhu cầu vốn cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Nếu tỷ lệ này quá cao doanh nghiệp bị chiếm dụng vốn lớn sẽ ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất kinh doanh của mình. Nếu tỷ lệ này quá nhỏ chứng tỏ doanh nghiệp chiếm dụng vốn của các doanh nghiệp khác, doanh nghiệp sẽ giặp khó khăn trong việc tiếp tục huy động các nguồn vốn. Duy trì tỷ lệ này như thế nào còn phụ thuộc vào nhiều yếu tố như tiềm lực doanh nghiệp, lượng hàng hoá tồn kho và nhiều yếu tố khác. 2.Nhiệm vụ của kế toán thanh toán với người cung cấp và khách hàng. +Theo dõi, ghi chép phản ánh một cách đầy đủ, chính xác và kịp thời các khoản nợ phải thu, phải trả và tình hình thanh toán các khoản nợ đó. Qua đó kiểm tra kiểm soát tình hình quản lý và sử dụng tài sản trong sản xuất kinh 8 doanh nhằm phát hiện và ngăn chặn tình hình chiếm dụng và bị chiếm dụng vốn, tình trạng vi phạm kỷ luật thanh toán. +Cung cấp kịp thời những thông tin về công nợ và tình hình thanh toán cho chủ doanh nghiệp hoặc quản lý doanh nghiệp làm cơ sở đề ra những quyết định hợp lý trong sản xuất kinh doanh và quản lý tài sản. +Theo dõi chi tiết cho từng đối tượng phải thu, phải trả. Với những khách hàng có số dư nợ lớn hoặc có quan hệ thường xuyên thì định kỳ kiểm tra đối chiếu từng khoản nợ đã phát sinh, đã thu hồi và số còn nợ, nếu cần thiết thì phải yêu cầu khách hàng ký xác nhận nợ. +Theo dõi các khoản thanh toán bằng ngoại tệ trên sổ chi tiết đồng thời với việc phải quy đổi ra ra Việt Nam Đồng để hạch toán . III.Kế toán nghiệp vụ thanh toán với người cung cấp và khách hàng. 1.Thanh toán với người cung cấp . 1.1.Tổ chức hạch toán ban đầu. Mọi nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh và thực sự hoàn thành đều phải được lập chứng từ để làm cơ sở pháp lý cho mọi số liệu trên tài khoản, sổ kế toán và báo cáo kế toán. Chứng từ kế toán phải được lập kịp thời, theo đúng nội dung và phương pháp lập. Trên cơ sở chứng từ kế toán do Bộ tài chính ban hành theo quy định taị quyết định số 1141-TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 và các văn bản sửa đổi, bổ sung kế toán thanh toán công nợ với người cung cấp sử dụng các chứng từ sau: Các chứng từ phản ánh quá trình hình thành công nợ. + Hoá đơn(GTGT ), hoá đơn bán hàng. + Biên bản bàn giao công trình xây dựng cơ bản. + Invoice(Dùng cho hàng nhập khẩu) Các chứng từ phản ánh tình hình thanh toán : + Nếu thanh toán bằng tiền mặt: Phiếu chi tiền mặt + Nếu thanh toán bằng séc: Bảng kê nép séc + Nếu thanh toán qua Ngân hàng: Giấy báo có kèm biên bản sao kê của ngân hàng. 9 Trong trường hợp thanh toán cho người cung cấp không phải bằng tiền như trong các trường hợp thanh toán bằng hàng hoá, bù trừ công nợ thì cần phải có các giấy tờ hợp lệ như biên bản bù trừ công nợ ,hợp đồng đổi hàng, phiếu xuất kho hàng đi đổi, hoá đơn bán hàng cho người cung cấp.... Công tác hạch toán ban đầu, xử lý chứng từ là khâu tốn nhiều công sức và là một trong những nội dung quan trọng của việc tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp đảm bảo tính chính xác, kịp thời, đầy đủ của số liệu kế toán do vậy cần phải tổ chức một cách khoa học, hợp lý và đúng với các quy định, nguyên tắc chung về chế độ chứng từ mà Nhà nước ban hành. 1.2.Vận dụng hệ thống tài khoản kế toán. Để hạch toán sự hình thành và tình hình thanh toán với người cung cấp kế toán sử dụng tài khoản 331 ”Phải trả người bán” Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình thanh toán về các khoản nợ phải trả của doanh nghiệp cho người bán vật tư hàng hoá, người cung cấp dịch vụ lao vô theo hợp đồng kinh tế đã ký kết. Tài khoản này cũng được dùng để phản ánh tình hình thanh toán các khoản nợ phải trả cho người nhận thầu xây dựng cơ bản. Nguyên tắc hạch toán tài khoản 331” Phải trả ngươi bán” + Nợ phải trả cho người bán, người cung cấp lao vụ dịch vụ cần được mở cho từng đối tượng phải trả. Đối tượng phải trả là người bán, người cung cấp, người nhận thầu xây dựng cơ bản có quan hệ chủ yếu với doanh nghiệp về bán vật tư hàng hoá, cung cấp lao vụ dịch vụ. Trong chi tiết tài khoản này phản ánh cả số tiền đã ứng trước cho người bán, người cung cấp, người nhận thầu nhưng chưa nhận được hàng hoá dịch vụ. +Không phản ánh vào tài khoản này các nghiệp vụ mua vật tư hàng hoá dịch vụ trả tiền ngay(tiền mặt, séc hoặc trả qua ngân hàng). +Những vật tư hàng hoá đã nhận, đã nhập kho nhưng đến cuối tháng vẫn chưa có hoá đơn thì sử dụng giá tạm tính để ghi sổ và điều chỉnh lại khi nhận được hoá đơn hoặc thông báo giá chính thức của người bán. +Khi hạch toán chi tiết tài khoản này, kế toán phải tiến hành phân loại để xác định những người bán, người cung cấp chấp nhận giảm giá hàng bán ngoài hoá đơn. Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 331 10 Bên Nợ: +Số tiền đã trả cho người bán vật tư hàng hoá, người cung cấp lao vụ, dịch vụ, người nhận thầu xây dựng cơ bản. +Số tiền ứng trước cho người bán, người cung cấp, người nhận thầu nhưng chưa nhận được hàng hoá dịchvụ, công trình xây dựng. +Số tiền người bán chấp nhận giảm giá số hàng hoá hoặc lao vụ dịch vụ đã giao theo hợp đồng. +Số tiền kết chuyển về phần giá trị vật tư hàng hoá thiếu hụt, kém phẩm chất phát hiện khi kiểm nhận và trả lại người bán. +Chiết khấu mua hàng được hưởng. +Số tiền không xác định được chủ nợ hoặc chủ nợ không đòi. Bên Có: +Số tiền phải trả cho người bán vật tư hàng hoá, người cung cấp lao vụ dịch vụ, người nhận thầu xây dựng. +Điều chỉnh giá tạm tính về giá thực tế của số vật tư hàng hoá, lao vụ dịch vụ đã nhận khi có hoá đơn hoặc thông báo giá chính thức. Số dư bên Có: Số tiền còn phải trả cho người bán, người cung cấp, người nhận thầu. Tài khoản này có thể có số dư bên Nợ. Số dư bên Nợ (nếu có) phản ánh số tiền đã ứng trước cho người bán hoặc đã trả nhiều hơn số phải trả cho người bán theo từng đối tượng cụ thể. Trong trường hợp có số dư bên Nợ thì không được bù trừ cho nhau khi lên báo cáo tài chính mà phải căn cứ vào sổ chi tiết để lấy số dư bên Có lên cho chỉ tiêu Phải trả người bán và Số dư bên Nợ lên cho chỉ tiêu Trả trước cho người bán. Ngoài ra kế toán còn sử dụng các tài khoản có liên quan: Tài khoản 151-Hàng mua đang đi đường Tài khoản 152-Nguyên vật liệu Tài khoản 156-Hàng hoá Tài khoản 211-Tài sản cố định hữu hình. Tài khoản 241-Xây dựng cơ bản dở dang(2412) 11 ...... Tài khoản 611-Mua hàng(ở đơn vị hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ) Tài khoản 141-Tạm ứng Tài khoản 111 -Tiền mặt. Tài khoản 112- Tiền gửi ngân hàng. Và các tài khoản liên quan khác. 1.3. Trình tự kế toán. +Mua vật tư hàng hoá, TSCĐ dùng vào hoạt động sản xuất kinh doanh dịch vụ chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ kế toán ghi: Nợ Tk 152,153,156,211.. hoặc 611 Nợ Tk 133 -Thuế GTGT được khấu trừ. Có Tk 331- Phải trả người bán. +Mua hàng hoá giao bán ngay cho khách hàng hoặc gửi bán(Thuộc đối tượng chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ) kế toán ghi Nợ Tk 632- Giá vốn hang bán. Nợ Tk 157- Hàng gửi bán. Nợ Tk 133- Thuế GTGT được khấu trừ. Có Tk 331 -Phải trả người bán. +Khi mua vật tư hàng hoá dịch vụ, tài sản cố định dùng vào sản xuất hàng hoá dịch vụ không chịu thuế GTGT hoặc chịu thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp, kế toán phản ánh trị giá vật tư hàng hoá theo tổng giá thanh toán. Nợ Tk 152,153,156.. hoặc 611Tổng giá thanh toán Tæng gi¸ thanh to¸n Có Tk 311 + Khi nhập khẩu vật tư hàng hoá, thiết bị, số tiền phải thanh toán cho người bán bằng ngoại tệ được quy đổi ra VND theo tỷ giá hạch toán hoặc tỷ giá thực tế, đồng thời phải theo dõi trên sổ chi tiết theo nguyên tệ. 12 - Đối với doanh nghiệp áp dụng tỷ giá thực tế thì trị giá thiết bị, hàng hoá và số tiền phải trả cho người bán được quy đổi theo tỷ giá giao dịch bình quân trên thị trường ngoại tệ liên ngân hàng do Ngân hàng nhà nước công bố hoặc theo tỷ giá của ngân hàng giao dịch. Nợ Tk 152,156,211... Có Tk 331 -Phải trả người bán. Khi thanh toán : Nợ Tk 331-Theo tỷ giá thực tế tai thời điểm phát sinh công nợ Nợ Tk 413-Chênh lệch tỷ giá (Nếu tỷ giá tăng) Có Tk 112(2)-Theo tỷ giá thực tế tại thời điểm thanh toán Nếu tỷ giá giảm thì ghi vào bên Có Tài khoản 413 Đến cuối kỳ nếu còn số dư thì tiến hành điều chỉnh tỷ giá của số công nợ phải trả về tỷ giá thực tế cuối kỳ, Phần chênh lệch được ghi vào bên Nợ của tài khoản 413 (Nếu tỷ giá tăng) hoặc ghi vào bên Có của tài khoản này (Nếu tỷ giá giảm) . - Đối với doanh nghiệp áp dụng tỷ giá hạch toán thì trị giá thiết bị, hàng hoá được quy đổi theo tỷ giá thực tế còn số tiền phải trả hoặc trả ngay được quy đổi theo tỷ giá hạch toán, phần chênh lệch được phản ánh vào tài khoản 413’Chênh lệch tỷ giá’. Nợ Tk 156,211-Theo tỷ giá thực tế Có Tk 112,331-Theo tỷ giá hạch toán Có Tk 413- Chênh lệch tỷ giá(Nếu tỷ giá thực tế lớn hơn tỷ giá hạch toán) Nếu tỷ giá hạch toán lớn hơn tỷ giá thực tế thì phần chênh lệc được ghi vào bên Nợ Tài khoản 413. Khi thanh toán tiền hàng,ghi Nợ Tk 331 Tỷ giá hạch toán Có Tk 112(2) Đến cuối kỳ còn số dư mà tỷ giá thực tế trên thị trường của loại ngoại tệ đó có sự chênh lệch lớn với tỷ giá thực tế thì cần điều chỉnh lại tỷ giá hạch toán cho phù hợp 13 Nếu tỷ giá tăng: Nợ Tk 413 Có Tk 331 Nếu tỷ giá giảm Nợ Tk 331 Có Tk 413 +Trường hợp đơn vị có tiến hành đầu tư xây dựng cơ bản theo phương thức giao thầu. Khi nhận được biên bản bàn giao của bên nhận thầu xây lắp, căn cứ vào hợp đồng giao thầu và biên bản bàn giao khối lượng xây lắp, hoá đơn khối lượng XDCB hoàn thành, ghi: Nợ Tk 241-Xây dựng cơ bản dở dang Nợ Tk 133-Thuế GTGT được khấu trừ. Có Tk 331-Phải trả người bán. +Nhận bàn giao công trình xây dựng tạm thời hoàn thành bàn giao của bên nhận thầu theo hợp đồng, ghi: Nợ Tk 142 -Chi phí trả trước(1421). Nợ Tk 133- Thuế GTGT được khấu trừ. Có Tk 331-Phải trả người bán. +Nhận lao vụ, dịch vụ của người cung cấp, ghi: Nợ Tk 156-Hàng hoá(1562). Nợ Tk 241-XDCB dở dang. Nợ Tk 142-Chi phí trả trước. Nợ Tk 641- Chi phí bán hàng. Nî Tk 641- Chi phÝ b¸n hµng. Nợ Tk 642- Chi phí quản lý doanh nghiệp. Nợ Tk 133- Thuế GTGT được khấu trừ. Có Tk 331-Phải trả người bán. +Khi thanh toán tiền cho người bán, người cung cấp, người nhận thầu kế toán ghi: Nợ Tk 331-Phải trả người bán. 14 Có Tk 111-Tiền mặt. Có Tk 112-Tiền gửi ngân hàng. Có Tk 311,314-Vay ngắn hạn, vay dài hạn. +Khi ứng trước tiền cho người bán, người cung cấp, người nhận thầu, ghi: Nợ Tk 331-Phải trả người bán. Có Tk 111,112 +Chiết khấu mua hàng đơn vị được hưởng do thanh toán sớm, ghi: Nợ Tk 331-Phải trả người bán. Có Tk 711-Thu nhập hoạt động tài chính. +Trường hợp vật tư hàng hoá mua vào phải trả lại do sai quy cách phẩm chất, ghi: Nợ Tk 331-Phải trả người bán. Có Tk 152,153,156 .. hoặc 611. Có Tk 133-Thuế GTGT được khấu trừ. +Trường hợp người bán chấp nhận giảm giá cho số hàng đã mua kém phẩm chất, sai quy cách,ghi: Nợ Tk 331-Phải trả người bán. Có Tk 152,153,156,211.. hoặc 611 +Người bán hoàn lại số tiền đơn vị đã ứng trước vì không có hàng, ghi: Nợ Tk 111,112 Có Tk 331-Phải trả người bán. +Trường hợp thanh toán cho người bán bằng hàng hoá,dịch vụ. Nợ Tk 331-Phải trả người bán. Có Tk 511-Doanh thu bán hàng. Có Tk 333(1)-Thuế GTGT. +Trường hợp các khoản nợ phải trả không tìm ra chủ nợ hoặc chủ nợ không đòi được xử lý ghi tăng thu nhập bất thường. Nợ Tk 331-Phải trả người bán. 15 Có Tk 721-Thu nhập bất thường. Cã Tk 721-Thu nhËp bÊt th-êng. Trong một số trường hợp khác tài khoản 331còng dùng để phản ánh tình hình công nợ và thanh toán công nợ trong các trường hợp khác như: ở bên nhận đại lý phản ánh số tiền phải thanh toán cho người giao đại lý về số tiền hàng đại lý đã bán. Bên nhận uỷ thác nhập khẩu phản ánh số tiền mà người uỷ thác nhập khẩu đã giao để nhập khẩu, số tiền phải thanh toán cho người bán ở nước ngoài. Bên nhận uỷ thác xuất khẩu phản ánh số tiền hàng xuất khẩu phải trả cho người uỷ thác... 16 Sơ đồ tổng quát hạch toán tài khoản 331-Phải trả người bán. 111,112,311,341 TK111,112 TK331 Thanh to¸n b»ng tiÒn m¨t, tiÒn göi, tiÒn vay(kÓ c¶ ®Æt tr-íc) TiÒn ®Æt tr-íc hoÆc tr¶ thõa ®-îc tr¶ l¹i TK511 152,153,156.. ,611 Thanh to¸n b»ng hµng ho¸ s¶n phÈm d.vô GÝa trÞ NVL,hµng ho¸ mua chÞu TK 3331 VAT 211,213,241 TK131 Gi¸ trÞ TSC§,sè ph¶i tr¶ ng-êi nhËn thÇu, söa ch÷a lín TSC§ (Ch-a thuÕ) Thanh to¸n bï trõ 811,156,157 ChiÕt khÊu, gi¶m gi¸, tr¶ l¹i hµng ®· mua TK13 3 TK133 ThuÕ gi¸ trÞ gia t¨ng ®-îc khÊu trõ 641,642 VAT t-¬ng øng DÞch vô mua chÞu kh¸c 17 1.4.Sổ kế toán Theo chế độ kế toán hiện hành có bốn hình thức kế toán đó là: - Hình thức Nhật ký Sổ cái . -Hình thức Chứng từ ghi sổ. -Hình thức Nhật ký Chung. -Hình thức Nhật ký chứng từ. Mỗi hình thức tổ chức sổ kế toán nói trên đều có những ưu, nhược điểm riêng và chỉ thực sự phát huy tác dụng trong những điều kiện nhất định. Mỗi đơn vị kinh tế chỉ được mở một sổ kế toán chính thức theo mét trong các hình thức sổ kế toán quy định như trên.Tuỳ theo mỗi hình thức sổ kế toán áp dụng mà các đơn vị mở các loại sổ kế toán khác nhau, nhưng nhìn chung đối với bất kỳ hình thức sổ kế toán nào đơn vị cũng cơ bản phải có 2 loại sổ là sổ tổng hợp và sổ chi tiết. Đối với kế toán nghiệp vụ thanh toán với người cung cấp và khách hàng cũng được ghi chép trên hai loại sổ: +Sổ Tổng hợp Theo hình thức Nhật ký chung thì tình hình mua hàng và thanh toán tiền hàng được phản ánh trên sổ Nhật ký mua hàng, sổ Nhật ký chi tiền, sổ cái tài khoản. Theo hình thức Nhật ký sổ cái thì sù hình thành công nợ và tình hình thanh toán công nợ với khách hàng được ghi trên Nhật ký Sổ cái. Theo hình thức Chứng từ ghi sổ thì sự hình thành công nợ và tình hình thanh toán công nợ với khách hàng được ghi ghi chép trên sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ theo trình tự thời gian và trên sổ cái các tài khoản theo nội dung kinh tế Theo hình thức nhật ký chứng từ: Kế toán nghiệp vô thanh toán với người bán được ghi chép trên nhật ký chứng từ số 5,Căn cứ vào sổ chi tiết thanh toán với người bán, cuối tháng cộng lấy số dư để ghi vào Nhật ký Chứng từ số 5, mỗi người bán được ghi vào một dòng. +Sổ chi tiết: Ngoài việc được ghi chép trên các sổ tổng hợp thì sổ chi tiết được mở cho từng đối tượng ngưòi bán và cho từng loại tiền, mỗi một người bán hoặc một loại tiền được mở một sổ riêng. 18 2.Kế toán thanh toán với khách hàng. 2.1.Tổ chức hạch toán ban đầu: Để hạch toán thanh toán với khách hàng kế toán sử dụng các chứng từ ban đầu: +Các chứng từ phản ánh sự hình thành công nợ với khách hàng. Hoá đơn (GTGT), Hoá đơn bán hàng, Invoivce +Các chứng từ thanh toán Phiếu thu, giấy báo có của ngân hàng... Ngoài ra trong các trường hợp khách hàng thanh toán cho doanh nghiệp không phải bằng tiền như: Bù trừ công nợ, thanh toán bằng hàng hoá, xoá nợ từ khoản dự phòng phải thu khó đòi, hàng bán bị trả lại, giảm gía, chiết khấu... cần phải có đầy đủ các giấy tờ hợp lệ, hợp pháp như: Biên bản đối chiếu công nợ, Biên bản bù trừ công nợ, Biên bản xoá nợ,Phiếu nhập kho hàng đổi về.Biên bản hàng hoá sai hợp đồng, thừa hoặc thiếu hàng hóa của người mua.Giấy báo từ chối trả lại hàng của người mua... 2.2.Vận dụng hệ thống tài khoản. Để hạch toán khoản nợ phải thu khách hàng và tình hình thanh toán các khoản nợ này của khách kế toán sử dụng tài khoản 131” Phải thu khách hàng”. Nguyên tắc hạch toán tài khoản131” Phải thu khách hàng”. +Nợ phải thu cần được hạch toán chi tiết cho từng đối tượng phải thu và ghi chép theo từng lần thanh toán. Đối tượng phải thu là các khách hàng có quan hệ kinh tế chủ yếu với doanh nghiệp về mua bán sản phẩm hàng hoá, nhận lao vụ dịch vụ. +Không phản ánh vào tài khoản này các nghiệp vụ bán hàng, cung cấp lao vụ dịch vụ thu tiền ngay( tiền mặt, séc). +Trong hạch toán chi tiết tài khoản này, kế toán phải tiến hành phân loại các khoản nợ, các loại nợ có thể trả đúng hạn, nợ khó đòi hoặc không có khả năng thu hồi để có căn cứ xác định số trích lập dự phòng phải thu khó đòi hoặc có các biện pháp xử lý. 19 +Trong quan hệ bán sản phẩm hàng hoá, cung cấp lao vụ dịch vụ theo sự thoả thuận giữa doanh nghiệp với khách hàng nếu hàng hoá đã giao, lao vụ dịch vụ đã cung cấp không đúng theo hợp đồng thì người mua có thể yêu cầu giảm giá hoặc nhận lại số hàng đã giao. Kết cấu và nội dung tài khoản 131” Phải thu khách hàng”. Bên Nợ: +Số tiền phải thu khách hàng về sản phẩm hàng hoá đã giao, lao vụ dịch vụ đã cung cấp và được xác định tiêu thụ. +Số tiền thừa trả lại cho khách hàng. Bên Có: +Số tiến khách hàng đã trả + Sè tiền nhận ứng trước, trả trước của khách hàng. +Số tiền giảm giá cho khách hàng sau khi đã xác định doanh thu. +Doanh thu của số hàng bán bị trả lại. + Chiết khấu bán hàng cho người mua. +Xử lý nợ phải thu khó đòi, bù trừ công nợ, nhận hàng hoá của khách. Số dư bên Nợ: Số tiền còn phải thu khách hàng cuối kỳ. Tài khoản này có thể có số dư bên Có. Số dư bên có phản ánh số tiền đã nhận trước hoặc số đã thu lớn hơn số phải thu theo chi tiết cho từng đối tượng cụ thể. Khi lập bảng cân đối kế toán, phải lấy số dư chi tiết cho từng đối tượng của tài khoản này để ghi cả hai chỉ tiêu bên Tài sản và Nguồn vốn. Số dư bên Nợ lên cho chỉ tiêu Phải thu khách hàng,số dư bên Có lên cho chỉ tiêu Người mua trả trước. 2.3.Trình tự kế toán. +Khi nhận được chứng từ phản ánh doanh thu bán hàng( trường hợp chưa thanh toán) kế toán ghi: Nợ Tk 131-Phải thu khách hàng. Có Tk 511-Doanh thu bán hàng. Có Tk 333(1)- Thuế giá trị gia tăng. 20