Tài liệu Ứng dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tcvn iso 9001 2008 trong kiểm soát nội bộ ủy ban nhân dân phường, thành phố thủ dầu một, tỉnh bình dương

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH BÌNH DƯƠNG TRƯỜNG ĐẠI HỌC THỦ DẦU MỘT HUỲNH YẾN NHI ỨNG DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG THEO TCVN ISO 9001:2008 TRONG KIỂM SOÁT NỘI BỘ ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG, THÀNH PHỐ THỦ DẦU MỘT,TỈNH BÌNH DƯƠNG CHUYÊN NGÀNH: KẾ TOÁN MÃ SỐ: 8340301 LUẬN VĂN THẠC SỸ BÌNH DƯƠNG – 2021 ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH BÌNH DƯƠNG TRƯỜNG ĐẠI HỌC THỦ DẦU MỘT HUỲNH YẾN NHI ỨNG DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG THEO TCVN ISO 9001:2008 TRONG KIỂM SOÁT NỘI BỘ ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG, THÀNH PHỐ THỦ DẦU MỘT, TỈNH BÌNH DƯƠNG CHUYÊN NGÀNH: KẾ TOÁN MÃ SỐ: 8340301 LUẬN VĂN THẠC SỸ NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: TS. NGUYỄN BÍCH LIÊN BÌNH DƯƠNG – 2021 LỜI CAM ĐOAN Tôi cam đoan luận văn “Ứng dụng hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001:2008 trong kiểm soát nội bộ Ủy ban nhân dân phường, thành phố Thủ Dầu Một, tỉnh Bình Dương” là công trình nghiên cứu của riêng tôi. Các tài liệu, kết quả nghiên cứu trong luận văn là trung thực, có trích dẫn đầy đủ và ghi nguồn cụ thể trong danh mục các tài liệu tham khảo. Tôi đã vận dụng cơ sở lý thuyết vào tình hình thực tế tại các Ủy ban nhân dân phường trên địa bàn cũng như xin cam đoan rằng luận văn chưa từng được ai công bố trong bất kỳ công trình nào khác. Thủ Dầu Một, ngày tháng năm 2021 Học viên thực hiện luận văn Huỳnh Yến Nhi i LỜI CÁM ƠN Để thực hiện đề tài này tôi đã nhận được sự hướng dẫn về mặt khoa học của TS. Nguyễn Bích Liên; sự giúp đỡ về tài liệu, số liệu của Ủy ban nhân dân thành phố Thủ Dầu Một, các Ủy ban nhân dân phường trên địa bàn. Tác giả xin bày tỏ lòng biết ơn chân thành đến TS. Nguyễn Bích Liên, trường Đại học Thủ Dầu Một, các đơn vị và cá nhân tham gia trả lời phỏng vấn. Và để hoàn thành luận văn, tác giả xin chân thành cảm ơn các Thầy, Cô đã truyền thụ kiến thức chuyên môn cho tác giả. Cảm ơn gia đình, bạn bè đã ủng hộ, động viên, hỗ trợ quý báu về nhiều mặt trong quá trình công tác, học tập, và việc thực hiện luận văn này. Thủ Dầu Một, ngày tháng năm 2021 Học viên thực hiện luận văn Huỳnh Yến Nhi ii TÓM TẮT Tên đề tài nghiên cứu là “Ứng dụng hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001:2008 trong kiểm soát nội bộ Ủy ban nhân dân phường, thành phố Thủ Dầu Một, tỉnh Bình Dương”. Mục tiêu nghiên cứu ứng dụng khả năng tập hợp các đặc tính TCVN ISO 9001:2008 bổ sung vào các nhân tố cấu thành gồm môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông, giám sát trong kiểm soát nội bộ các hoạt động nhằm đánh giá, hoàn thiện hơn hệ thống kiểm soát nội bộ gắn với đơn vị nghiên cứu là Ủy ban nhân dân phường, thành phố Thủ Dầu Một, tỉnh Bình Dương. Căn cứ vào cơ sở lý thuyết, kết quả các nghiên cứu liên quan và thực hiện bằng cách khảo sát bởi các phiếu câu hỏi nhằm tham khảo ý kiến của các lãnh đạo, các kế toán, một số ngành có tham gia ứng dụng hệ thống quản lý chất lượng TCVN ISO 9001:2008 trong kiểm soát nội bộ, tác giả đã tổng hợp phân tích, đưa ra một số giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Ủy ban nhân dân phường. Từ khóa: Kiểm soát nội bộ; hệ thống kiểm soát nội bộ, Ủy ban nhân dân phường, hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001:2008, môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông, giám sát. iii MỤC LỤC Trang LỜI CAM ĐOAN ...................................................................................................... i LỜI CÁM ƠN ........................................................................................................... ii TÓM TẮT ................................................................................................................ iii SƠ ĐỒ HÌNH - BẢNG ........................................................................................... vii DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT.............................................................................. viii PHẦN MỞ ĐẦU ........................................................................................................ 1 1. Lý do chọn đề tài .................................................................................................... 1 2. Mục tiêu nghiên cứu............................................................................................... 5 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu .......................................................................... 6 4. Phương pháp nghiên cứu........................................................................................ 6 5. Ý nghĩa của đề tài ................................................................................................... 7 6. Kết cấu của đề tài ................................................................................................... 7 CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT ....................................................................... 9 1.1. Tổng quan các nghiên cứu liên quan................................................................... 9 1.2. Nhận xét về các nghiên cứu liên quan và hạn chế của đề tài ............................ 16 1.3. Khái niệm hệ thống kiểm soát nội bộ ............................................................... 17 1.3.1. Lý luận chung về hệ thống kiểm soát nội bộ ................................................. 17 1.3.2. Mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ đối với khu vực công ..................... 19 1.4. Hệ thống kiểm soát nội bộ theo Intosai năm 2004 ............................................ 20 1.4.1. Các bộ phận hợp thành hệ thống kiểm soát nội bộ theo INTOSAI năm 2004 ...........................................................................................................................20 1.4.1.2. Đánh giá rủi ro ............................................................................................ 22 1.4.1.3. Hoạt động kiểm soát.................................................................................... 23 1.4.1.4. Thông tin và truyền thông ........................................................................... 25 1.4.1.5. Giám sát ...................................................................................................... 26 1.4.2. Hạn chế vốn có của kiểm soát nội bộ............................................................. 27 1.5. Hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001:2008................................ 27 1.5.1. Quản lý chất lượng ......................................................................................... 27 iv 1.5.2. Các nguyên tắc Quản lý chất lượng ............................................................... 28 1.5.3. Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008 ................................................ 30 1.5.3.1. ISO 9001:2008 ............................................................................................ 30 1.5.3.2. Nội dung tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 .............................................. 31 1.5.3.3. Việc xây dựng, áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001:2008 tại UBND phường .................................................................................. 34 1.7. Mối quan hệ giữa hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001:2008 và hệ thống kiểm soát nội bộ ............................................................................................ 39 1.7.1. Những điểm chung ......................................................................................... 39 1.7.2. Điểm khác biệt .............................................................................................. 42 1.7.3. Sự tương thích ............................................................................................... 44 KẾT LUẬN CHƯƠNG 1......................................................................................... 48 CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG THEO TCVN ISO 9001:2008 TRONG KIỂM SOÁT NỘI BỘ ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG, THÀNH PHỐ...................................................... 49 2.1. Khái quát về đơn vị hành chính thành phố Thủ Dầu Một................................ 49 2.1.1. Khái quát về thành phố Thủ Dầu Một........................................................... 49 2.1.2. Khái quát về Ủy ban nhân dân phường ......................................................... 50 2.1.2.1. Về nhiệm vụ, quyền hạn............................................................................ 50 2.1.2.2. Về cơ cấu tổ chức ...................................................................................... 51 2.2. Các rủi ro có thể ảnh hưởng đến hoạt động UBND phường............................. 56 2.3. Thực trạng ứng dụng hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001:2008 trong kiểm soát nội bộ Ủy ban nhân dân phường, thành phố Thủ Dầu Một, tỉnh Bình Dương ....................................................................................................................... 58 2.3.2. Phương pháp nghiên cứu định tính ............................................................... 59 2.3.2.1. Thu thập và xử lý dữ liệu thứ cấp .............................................................. 60 2.3.3. Ứng dụng HTQLCL theo TCVN ISO 9001:2008 trong kiểm soát nội bộ UBND phường..................................................................................................................... 63 2.3.4. Phân tích thực trạng và đánh giá thực trạng ứng dụng HTQLCL theo TCVN ISO 9001:2008 trong kiểm soát nội bộ UBND phường ......................................... 64 2.3.4.1. Môi trường kiểm soát ................................................................................. 64 2.3.4.2. Đánh giá rủi ro ........................................................................................... 76 2.3.4.3. Hoạt động kiểm soát .................................................................................. 82 2.3.4.4. Thông tin và truyền thông .......................................................................... 92 v 2.3.4.5. Giám sát ..................................................................................................... 96 KẾT LUẬN CHƯƠNG 2...................................................................................... 102 CHƯƠNG 3. CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN VỀ ỨNG DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG THEO TCVN ISO 9001:2008 TRONG KIỂM SOÁT NỘI BỘ ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG, THÀNH PHỐ THỦ DẦU MỘT, TỈNH BÌNH DƯƠNG.............................................................................. 103 3.1. Tổng quan về mục tiêu, nhiệm vụ và giải pháp hoạt động của UBND thành phố Thủ Dầu Một ......................................................................................................... 103 3.1.1. Mục tiêu chung ............................................................................................ 103 3.1.2. Nhiệm vụ và giải pháp ................................................................................ 104 3.2. Tổng quan về mục tiêu, nhiệm vụ và giải pháp hoạt động của UBND phường .................................................................................................................................104 3.3. Quan điểm hoàn thiện .................................................................................... 106 3.3.1. Quan điểm kế thừa ...................................................................................... 106 3.3.2. Quan điểm phù hợp đặc điểm hoạt động .................................................... 107 3.4. Giải pháp hoàn thiện ...................................................................................... 107 3.4.1. Môi trường kiểm soát .................................................................................. 107 3.4.2. Đánh giá rủi ro ............................................................................................ 109 3.4.3. Hoạt động kiểm soát.................................................................................... 110 KẾT LUẬN CHUNG ............................................................................................ 118 TÀI LIỆU THAM KHẢO ..................................................................................... 119 PHỤ LỤC .............................................................................................................. 122 vi SƠ ĐỒ HÌNH - BẢNG Hình 1.3.3.2: Mô hình quá trình quản lý chất lượng .......................................... 33 Hình 1.3.3.2: Mô hình quá trình quản lý chất lượng .......................................... 34 Sơ đồ 2.1.2.2: Tổ chức hành chính của UBND phường ...................................... 51 Hình 2.2.1. Quy trình nghiên cứu ......................................................................... 59 Bảng 2.3.2.2: Mẫu khảo sát ................................................................................... 62 Bảng 2.3.4.1. Bảng kết quả khảo sát Tính trung thực và giá trị đạo đức ......... 64 Bảng 2.3.4.1. Bảng kết quả khảo sát Năng lực của nhân viên ........................... 68 Bảng 2.3.4.1. Bảng kết quả khảo sát Triết lý quản lý và phong cách lãnh đạo 77 Bảng 2.3.4.1. Bảng kết quả khảo sát Cơ cấu tổ chức .......................................... 83 Bảng 2.3.4.1. Bảng kết quả khảo sát Chính sách nhân sự .................................. 70 Bảng 2.3.4.2. Bảng kết quả khảo sát Đánh giá rủi ro ......................................... 77 Bảng 2.3.3.3. Bảng kết quả khảo sát Hoạt động kiểm soát ................................ 83 Bảng 2.3.3.4. Bảng kết quả khảo sát Thông tin và truyền thông ....................... 93 Bảng 2.3.3.5. Bảng kết quả khảo sát Giám sát .................................................... 98 vii DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT Ký hiệu Giải thích Tiếng việt UBND Ủy ban nhân dân KSNB kiểm soát nội bộ HTKSNB hệ thống kiểm soát nội bộ HTQLCL hệ thống quản lý chất lượng TCVN tiêu chuẩn Việt Nam Tiếng Anh Committee of sponsoring Organization of the Treadway COSO Commission (Ủy ban của các tổ chức tài trợ của Ủy ban Treadway) INTOSAI ISO International Organization of Supreme Audit Institutions (Các tổ chức quốc tế của các tổ chức kiểm toán tối cao) International Organization for Standardization (Tổ chức tiêu chuẩn hoá quốc tế) viii PHẦN MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Nhà nước dù trải qua quá trình hình thành khác nhau như thế nào thì khi đề cập đến bản chất đều có chức năng cơ bản: quản lý và phục vụ. Cả hai chức năng có mối quan hệ lẫn nhau, hỗ trợ nhau, trong đó chức năng quản lý xét đến cùng rồi cũng trở về với ý nghĩa là phục vụ nhân dân. Từ góc độ chức năng phục vụ, nhà nước có trách nhiệm cung ứng các dịch vụ công đáp ứng nhu cầu thiết thực của người dân, tổ chức. Cung cấp dịch vụ công nói chung và dịch vụ hành chính công nói riêng là hoạt động quan trọng trong việc thực hiện chức năng phục vụ của nhà nước. Thời gian qua, hoạt động cung cấp dịch vụ hành chính công của các cơ quan hành chính nhà nước đã có nhiều đổi mới theo hướng phục vụ tốt hơn nhu cầu của người dân. Thẩm quyền hành chính pháp lý thể hiện dưới hình thức các dịch vụ hành chính công: cấp các loại giấy phép, công chứng, chứng thực, hộ tịch... nhằm giải quyết các quyền và lợi ích hợp pháp của nhân dân. Tuy nhiên, trong quá trình triển khai thực hiện bên cạnh những kết quả đạt được thì các thủ tục hành chính có được công khai, giảm tình trạng gây phiền hà, sách nhiễu. Một số không ít thủ tục hành chính chưa có ban hành kịp thời quy trình theo TCVN ISO 9001:2008, các ngành thực hiện đa phần còn thực hiện sao cho tiện lợi cho mình và người dân mà chưa theo sự ràng buộc theo các bước quá trình ban hành điều này dẫn đến khó nhận biết được chất lượng và thời gian giải quyết thủ tục hành chính cho người dân có đúng hẹn không; các thủ tục hành chính ban hành theo các quyết định công bố của UBND tỉnh chưa được ban hành đổi mới kịp thời, phù hợp với địa phương này lại chưa phù hợp với địa phương khác; chưa mẫu hóa được tối đa các hồ sơ thủ tục hành chính (TTHC), còn tình trạng bổ sung hồ sơ TTHC nhiều lần, bổ sung mẫu biểu giấy tờ cập nhật thường xuyên ảnh hưởng đến thời gian giải quyết 1 công việc của cán bộ phụ trách cũng như thời gian ưu tiên giải quyết thủ tục hành chính cho người dân một cách hài lòng theo qui định. Mặt khác, thiếu cơ chế phù hợp trong đánh giá của tổ chức, công dân về kết quả, chất lượng giải quyết TTHC đối với cơ quan công quyền, đối với cán bộ, công nhân viên phụ trách... để đáp ứng trước yêu cầu của nhân dân cũng như nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý nhà nước. Trong bối cảnh áp lực cải thiện chất lượng dịch vụ hành chính công ngày càng cao, một trong những vấn đề đặt ra là phải nâng cao hiệu lực, hiệu quả hoạt động của hệ thống quản lý nhà nước ngay từ cấp cơ sở, phải làm cho bộ máy quản lý nhà nước cấp cơ sở hoạt động gọn nhẹ mà vẫn hiệu quả. Muốn vậy, phải có đánh giá và có giải pháp trong việc tổ chức hoạt động tại cơ quan hành chính cấp cơ sở, không theo đuổi mục tiêu lợi nhuận, không đòi hỏi người được phục vụ phải trả thù lao. Ðây cũng chin ́ h là điểm khác biệt cơ bản giữa mục tiêu hoạt động của một cơ quan hành chin ́ h nhà nước với một doanh nghiệp sản xuất kinh doanh. Nhằm đáp ứng được các mục tiêu đã đặt ra và các yêu cầu của hệ thống quản lý chất lượng, lãnh đạo UBND phường đảm bảo lập ra các kế hoạch cụ thể, xác định rõ các công việc, các nguồn lực cần thiết và phân công trách nhiệm cụ thể. Đảm bảo sự đồng bộ của toàn bộ hệ thống ngay cả khi có bất kỳ sự thay đổi nào. Việc hoạch định chất lượng được thể hiện qua các tài liệu của hệ thống chất lượng và các kế hoạch cụ thể để đạt được mục tiêu chất lượng. Định kỳ lãnh đạo UBND phường cần xem xét và đánh giá các mục tiêu, chính sách chất lượng của toàn hệ thống để triển khai hệ thống quản lý chất lượng phù hợp theo tiêu chuẩn ISO, có thể đảm bảo việc cung cấp thông tin giải quyết thủ tục hành chính cho tổ chức, công dân đúng theo qui định. Đến thời điểm hiện tại, toàn thành phố có 14/14 UBND phường đã xây dựng, áp dụng và thực hiện công bố HTQLCL phù hợp theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008. Qua đó, Thủ trưởng đơn vị nắm vững nội dung, yêu cầu, cách thức xử lý và kiểm soát công việc theo quy trình để chỉ đạo, giải quyết kịp thời; việc giải 2 quyết hồ sơ của tổ chức, công dân được thực hiện đúng thành phần và thời gian quy định, góp phần hạn chế lạm quyền, gây khó khăn, phiền hà cho nhân dân. Xây dựng, áp dụng và duy trì thực hiện hiê ̣u quả duy trì, áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 vào hoa ̣t đô ̣ng của UBND phường, góp phầ n nâng cao hiệu quả công tác cải cách hành chính của UBND phường có thành công hay không luôn đòi hỏi sự đồng lòng, nhiệt tình tham gia tích cực của toàn bộ cán bộ công nhân viên và điều kiện tiên quyết là các cá nhân phải thay đổi về tư duy, nhận thức. Giai đoạn này là một trong những giai đoạn khó khăn nhất cần có sự tác động sự ảnh hưởng thường xuyên, lâu dài đến các cá nhân thực thi nhiệm vụ. Do vậy lãnh đạo UBND phường cần thể hiện sự cam kết, quyết tâm xây dựng một hệ thống quản lý chất lượng và truyền thông, giải thích cho toàn thể cá nhân trong đơn vị hiểu sự cần thiết phải xây dựng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008. Trên cơ sở đề tài, đánh giá những ưu điểm, tồn tại, hạn chế việc áp dụng phiên bản ISO 9001:2008 trong thời gian đã qua làm tiền đề chuyển đổi sang áp dụng có hiệu lực, hiệu quả hơn phiên bản ISO mới trong thời gian sắp tới. Định hướng trong năm 2020 và những năm tiếp theo, các UBND phường trên địa bàn thành phố Thủ Dầu Một thực hiê ̣n bước đầu thành công viê ̣c chuyể n đổi Hê ̣thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 sang phiên bản mới 9001:2015. Việc ứng dụng hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001:2008 có ý nghĩa thiết thực giúp tổ chức hoạt động hiệu quả hơn và cải thiện sự hài lòng của khách hàng, đáp ứng các yêu cầu của luật định và chế định, xác định và giải quyết các rủi ro có liên quan. Tuy nhiên, việc ứng dụng này không thể giúp UBND phường điều hành toàn bộ các hoạt động thông qua các văn bản và công tác kiểm tra giám sát đảm bảo mục tiêu là UBND phường hoàn thành nhiệm vụ, chấp hành tốt các quy định về quản lý, bảo vệ tài sản nhà nước. Bởi nhiệm vụ của UBND phường ngoài làm nhiệm vụ chuyên môn nghiệp vụ còn phải làm tốt công tác quản lý tài chính, kế toán. 3 Vì thế, cần xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ (HTKSNB) hữu hiệu để đảm bảo luôn có một chế độ kế toán cung cấp hệ thống thông tin Báo cáo tài chính, thông tin quản lý trung thực, hợp lý, đầy đủ, kịp thời. Mà muốn có hệ thống kế toán chính xác thì phải có HTKSNB tốt. Hoạt động của UBND phường hết sức đa dạng, phong phú, phạm vi rộng nên chứng từ kế toán có khối lượng lớn, loại hình đa dạng khiến khâu tổ chức luân chuyển chứng từ cũng trở lên phức tạp, khó khăn hơn. Vì vậy, trong mọi hoạt động của UBND phường từ khâu tổ chức hạch toán kế toán đến luân chuyển bảo quản chứng từ đều cần có công tác kiểm soát đảm bảo, tuân thủ quy định. Công tác tổ chức hạch toán kế toán khoa học tạo ra mối liên hệ chặt chẽ trong các khâu từ lập chứng từ, vào sổ sách, lập Báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán và các thông tin phục vụ nhà quản lý. Mỗi bước, mỗi khâu trong nội dung công tác kế toán được thực hiện tốt có nghĩa là kiểm soát nội bộ tại các khâu đó đã được thực hiện, rủi ro thiệt hại về tài sản của đơn vị được ngăn ngừa. Kiểm soát nội bộ (KSNB) UBND phường là tất các các chính sách, qui định, thủ tục được chi phối bởi lãnh đạo và toàn nhân viên cùng tham gia vào quá trình công tác, một công cụ quản lý hữu hiệu để kiểm soát và điều hành hoạt động của đơn vị nhằm đảm bảo đạt được các mục tiêu đề ra với hiệu quả cao nhất. Ngoài ra, kiểm soát nội bộ còn là công cụ hỗ trợ trong việc kiểm soát và hạn chế rủi ro có thể xảy ra đối với hoạt động của đơn vị như trong quản lý và bảo vệ tài sản, đảm bảo báo cáo tài chính trung thực và hợp lý, không phân công kiêm nhiệm nhiều công tác liên quan có thể xảy ra thông đồng và lạm quyền, giám sát mọi cán bộ nhân viên tuân thủ hoạt động theo các nội dung văn bản qui định và pháp luật đề cập, đảm bảo sử dụng tối ưu mọi nguồn lực… Có thể nói, hiện nay hoạt động của UBND phường luôn song hành cùng với nó là sự tồn tại của hệ thống kiểm soát nội bộ. Điều này cho thấy vai trò quan trọng của hệ thống kiểm soát nội bộ. Tuy nhiên, đối với các UBND phường thì khái niệm KSNB còn rất mới mẻ, các nghiên cứu chủ yếu được thực hiện trong các doanh 4 nghiệp. Công tác nghiên cứu và xây dựng hệ thống KSNB chưa được các đơn vị thật sự quan tâm. Nhận thức của người đứng đầu và các nhân viên trong UBND phường còn hạn chế, chưa thấy được tầm quan trọng của hệ thống KSNB với vai trò là công cụ ngăn ngừa các rủi ro có thể xảy ra, chưa liên kết các bộ phận trong hệ thống KSNB một cách chặt chẽ. Các lãnh đạo UBND phường thường dựa trên các quy định của pháp luật, kinh nghiệm cá nhân để hành xử hơn là một cái nhìn tổng quát và có hệ thống về công tác kiểm soát. Tóm lại, đặc điểm về hoạt động của UBND phường luôn tiềm ẩn nhiều rủi ro đòi hỏi UBND phường luôn quan tâm và xây dựng HTKSNB đầy đủ, vững mạnh để ngăn chặn các hành vi gian lận, sai sót, nâng cao hiệu quả hoạt động. Với những lý do trên, cũng như vận dụng kiến thức kiểm soát nội bộ vào thực tiễn công tác, tôi chọn “Ứng dụng hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001:2008 trong kiểm soát nội bộ Ủy ban nhân dân phường, thành phố Thủ Dầu Một, tỉnh Bình Dương” là đề tài nghiên cứu. Bài viết đưa ra những giải pháp định hướng góp phần cho công việc tại UBND phường có sự phối hợp giữa các thành viên, có triển khai hoạt động hữu hiệu và hiệu quả và có kỷ cương; sử dụng và quản lý tốt các nguồn lực; góp phần hoàn thành tốt nhiệm vụ cấp trên giao và tuân thủ đúng quy định pháp luật. 2. Mục tiêu nghiên cứu 2.1. Mục tiêu chung Nghiên cứu này được thực hiện nhằm ứng dụng khả năng tập hợp các đặc tính TCVN ISO 9001:2008 bổ sung vào năm tiêu chí thành phần trong kiểm soát nội bộ các hoạt động nhằm đánh giá, hoàn thiện hơn hệ thống kiểm soát nội bộ gắn với đơn vị nghiên cứu là Ủy ban nhân dân phường, thành phố Thủ Dầu Một, tỉnh Bình Dương. 2.2. Mục tiêu cụ thể Để đạt được mục tiêu tổng quát trên, nghiên cứu này hướng tới các mục tiêu cụ thể sau: 5 Thứ nhất, làm rõ những nội dung cơ bản về hệ thống kiểm soát nội bộ (HTKSNB) theo INTOSAI 2004; hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001:2008; đặc điểm ứng dụng hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001:2008 trong kiểm soát nội bộ. Thứ hai, tìm hiểu và đánh giá thực trạng HTKSNB tại UBND phường thông qua việc ứng dụng HTQLCL theo TCVN ISO 9001:2008 trong kiểm soát nội bộ, qua đó chỉ ra những hạn chế trong HTKSNB tại chính đơn vị nghiên cứu. Thứ ba, đưa ra các giải pháp tích hợp mang tính khả thi nhằm hoàn thiện HTKSNB tại Ủy ban nhân dân phường, thành phố Thủ Dầu Một. 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu: ứng dụng HTQLCL theo TCVN ISO 9001:2008 trong kiểm soát nội bộ. Khách thể nghiên cứu: Ủy ban nhân dân phường, thành phố Thủ Dầu Một, tỉnh Bình Dương. Đối tượng khảo sát: các lãnh đạo, các kế toán, một số ngành có tham gia ứng dụng hệ thống quản lý chất lượng TCVN ISO 9001:2008 trong kiểm soát nội bộ. 4. Phương pháp nghiên cứu Luận sử dụng kết hợp các phương pháp nghiên cứu tài liệu; phương pháp điều tra, phỏng vấn; phương pháp tiếp cận phân tích so sánh và tổng hợp. Với: Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Phương pháp này dùng để thu thập thông tin từ các tài liệu nghiên cứu liên quan về TCVN ISO 9001:2008, INTOSAI 2004; các văn bản triển khai và báo cáo có liên quan đến việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001:2008, HTKSNB. Trong quá trình nghiên cứu tài liệu kết hợp tìm hiểu thực tế, tác giả vận dụng kết quả thu thập để ứng dụng hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001:2008 trong kiểm soát nội bộ Uỷ ban nhân dân phường, thành phố Thủ Dầu Một, tỉnh Bình Dương. Phương pháp điều tra, phỏng vấn: Phương pháp này được thực hiện bằng cách khảo sát bởi các phiếu câu hỏi nhằm tham khảo ý kiến của các lãnh đạo, các kế toán, 6 một số ngành có tham gia ứng dụng hệ thống quản lý chất lượng TCVN ISO 9001:2008 trong kiểm soát nội bộ. Phương pháp tiếp cận phân tích so sánh và tổng hợp: Dựa vào các tài liệu nghiên cứu, thực tế quan sát, kết quả khảo sát và phỏng vấn, tác giả tổng hợp để lựa chọn thông tin phù hợp, phân loại, sắp xếp hợp lý để đưa vào bài viết. Sau khi phân tích so sánh các thông tin thu thập, đánh giá thực trạng ứng dụng hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001:2008 trong kiểm soát nội bộ Ủy ban nhân dân phường, tác giả đưa ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ phù hợp với yêu cầu thực tế. 5. Ý nghĩa của đề tài Về mặt lý luận: Luận văn đã khái quát chung về hệ thống kiểm soát nội bộ đơn vị công theo INTOSAI 2004, hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001:2008 và mối quan hệ của cả hai trong việc áp dụng, trên cơ sở đó phát triển theo hướng ứng dụng hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001:2008 trong kiểm soát nội bộ đơn vị công cụ thể là UBND phường. Về mặt thực tiễn: Để đảm bảo tính thuyết phục, khách quan trong nghiên cứu thực trạng hệ thống KSNB tại UBND phường bằng cách thông qua việc ứng dụng hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001:2008 trong kiểm soát nội bộ UBND phường trên nền tảng thu thập, xử lý, phân tích các dữ liệu liên quan phù hợp với thực tế. Từ đó, tác giả đề xuất một số giải pháp phù hợp với từng yếu tố cấu thành như môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông, giám sát trong kiểm soát nội bộ UBND phường; giúp nhận thức đúng đắn tầm quan trọng của việc hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ UBND phường. 6. Kết cấu của đề tài Ngoài phần mở đầu, kết luận và danh mục tài liệu tham khảo, luận văn gồm các chương sau: Chương 1: Cơ sở lý thuyết. 7 Chương 2: Thực trạng ứng dụng hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001:2008 trong kiểm soát nội bộ Ủy ban nhân dân phường, thành phố Thủ Dầu Một, tỉnh Bình Dương. Chương 3: Đánh giá thực trạng ứng dụng hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001:2008 trong kiểm soát nội bộ Ủy ban nhân dân phường, thành phố Thủ Dấu Một, tỉnh Bình Dương. Chương 4: Các giải pháp hoàn thiện về ứng dụng hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001:2008 trong kiểm soát nội bộ Ủy ban nhân dân phường, thành phố Thủ Dầu Một, tỉnh Bình Dương. 8 CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT 1.1. Tổng quan các nghiên cứu liên quan Có thể kể đến một số nghiên cứu tiêu biểu nước ngoài như sau: Vijayakumar, A. N., and Nagaraja, N (2012), Internal Control Systems: Effectiveness of Internal Audit in Risk Management at Public Sector Enterprises. Kết quả công trình nghiên cứu là hiệu quả của KSNB trong quản lý rủi ro tại các đơn vị khu vực công. Nhóm tác giả cho rằng các đơn vị khu vực công thường quan tâm đến việc cung cấp dịch vụ mang đến lợi ích cho công chúng, tập trung vào các lợi ích khác với các đơn vị ngoài khu vực công chủ yếu là tối đa hóa lợi nhuận. Trong hoạt động đơn vị công cũng luôn phải đối mặt với các loại rủi ro xuất phát từ nội bộ hoặc bên ngoài đơn vị, do vậy thực hiện quản lý, kiểm soát rủi ro là điều rất cần thiết. Với phương pháp nghiên cứu định tính, kết quả nghiên cứu khẳng định hiệu quả của KSNB góp phần nâng cao hiệu quả quản lý rủi ro tại đơn vị khu vực công về hoạt động xung quanh, pháp lý và qui định, tài chính ngân sách. Rahahleh, M. (2011), The Impact of Multiple Authorities that Conduct Internal Control on Public Fund in the Control Process in Jordan. Bài viết sử dụng phương pháp nghiên cứu định tính đưa ra kết luận hệ thống KSNB yếu kém là do các đơn vị công cộng Jordan còn tồn tại nhiều hạn chế: thiếu nguồn nhân lực có trình độ, chưa có khả năng sử dụng các kỹ thuật cần thiết về yếu tố thông tin và truyền thông và thiếu nhân sự chuyên trách nắm rõ triển khai kiểm soát nội bộ. Qua đó, tác giả đề xuất nâng cao hiệu quả hệ thống KSNB các đơn vị công cộng tại Jordan, cần quan tâm nhiều hơn đến yếu tố môi trường kiểm soát và đánh giá rủi ro. Amudo, A. & Inanga, E. L, (2009), Evaluation of Internal Control Systems: A Case Study from Uganda. Bài viết nghiên cứu các nước thành viên khu vực (RMCs), tập trung vào Uganda ở Đông Phi. Nhóm tác giả đã tiến hành đối 9 với 11 dự án, dùng phương pháp thống kê mô tả, phân tích thực trạng để đánh giá các thành phần của hệ thống KSNB tại Uganda và đưa ra các đề xuất hoàn thiện hệ thống. Trong mô hình nghiên cứu của nhóm tác giả có đến sáu thành phần của hệ thống KSNB: Môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông, giám sát và công nghệ thông tin. Control in Organizations (2012), Published by IFAC Evaluating and improving Internal (Iternational Federation of Accountants). Vai trò của hệ thống KSNB được thể hiện qua kết quả nghiên cứu của bài báo. Nội dung thể hiện các tiêu chí để đánh giá và phát triển hệ thống KSNB nhằm giúp tổ chức đạt được mục tiêu; xác định tầm quan trọng của cá nhân trong tổ chức; tăng cường phát triển văn hóa tổ chức; đảm bảo các hoạt động kiểm soát để có cách đối phó với rủi ro; truyền thông thường xuyên đến toàn thể cá nhân; giám sát và đánh giá tính minh bạch và trách nhiệm giải trình. Và đưa ra hướng dẫn những nguyên tắc trên vào tổ chức, trong đó tổ chức cần quan tâm tầm quan trọng sự phát triển môi trường kiểm soát trong việc nâng cao tính hữu hiệu của hệ thống KSNB. Trong nước thì cũng đã có nhiều công trình nghiên cứu về hệ thống kiểm soát nội bộ khu vực công nhằm đưa ra những giải pháp hoàn thiện hệ thống tại đơn vị. Trong đó, các nhà lãnh đạo đã có thiết kế và xây dựng những công vụ quản lý nhằm kiểm soát nội bộ đơn vị một cách giảm thiểu rủi ro xảy ra. Một số công trình nghiên cứu như sau: Tác giả Đào Thị Kim Ngọc (2017), Hoàn thiện kiểm soát nội bộ chi ngân sách nhà nước tại các Ủy ban nhân dân phường trên địa bàn thành phố Thủ Dầu Một, tỉnh Bình Dương. Tác giả xác định vấn đề cần thiết là phải xây dựng và hoàn thiện hệ thống KSNB chi NSNN hữu hiệu mà phù hợp với điều kiện địa phương. Muốn vậy, cần vận dụng linh hoạt, phù hợp lý thuyết về hệ thống KSNB theo INTOSAI 2004 làm cơ sở nghiên cứu thực tiễn bằng phương pháp so sánh, tổng hợp, khảo sát và phỏng vấn hệ thống KSNB và quy trình KSNB chi ngân sách tại các UBND phường trên địa bàn thành phố Thủ Dầu Một. Luận văn giúp nhận diện và đánh giá vai trò 10