Tài liệu ứng dụng công nghệ thông tin trong việc quản lý văn bản tại văn phòng ubnd huyện hiệp hòa

LỜI CẢM ƠN Trong quá trình thực hiện khóa luận này, tác giả đã nhận được sự quan tâm giúp đỡ của Quý thầy, cô, bạn bè. Trước tiên, xin trâng trọng cảm ơn Ths Mai Ngọc Anh, người thầy đã định hướng cho chủ đề nghiên cứu; nghiêm túc về mặt khoa học và tận tình giúp đỡ tôi về mọi mặt để hoàn thành khóa luận này. Tác giả xin trân trọng cảm ơn Ban giám hiệu; các thầy giáo, cô giáo khoa hệ thống thông tin kinh tế, trường Đại học Công nghệ thông tin và truyền thông Thái Nguyên đã hướng dẫn và giúp đỡ tôi về các điều kiện trong quá trình thực hiện khóa luận này. Xin trân trọng cảm ơn Lãnh đạo và cán bộ phòng ban của Văn phòng UBND huyện Hiệp Hòa đã cung cấp tài liệu, tạo điều kiện tốt nhất để tác giả hoàn thành khóa luận này. Xin trân trọng cảm ơn! Sinh Viên Nguyễn Văn Điền 1 LỜI CAM ĐOAN Tác giả xin cam đoan: Khóa luận tốt nghiệp “Ứng dụng công nghệ thông tin trong việc quản lý văn bản tại Văn phòng UBND huyện Hiệp Hòa”, đây là công trình nghiên cứu độc lập của tác giả, trong đó có sử dụng thông tin từ nhiều nguồn tư liệu và dữ liệu khác nhau, các thông tin được trích rõ nguồn gốc. Kết quả nghiên cứu của khóa luận chưa được công bố trong bất kỳ công trình nghiên cứu khóa học nào trước đây. Hiệp Hòa, ngày tháng năm 2016 Sinh viên Nguyễn Văn Điền 2 MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN………………………………………………………………………..i LỜI CAM ĐOAN…………………………………………………………………...ij MỤC LỤC…………………………………………………………………………..if BẢNG CHỮ VIẾ TẮT……………………………………………………........ix LỜI NÓI ĐẦU………………………………………………………………………1 Chương 1. TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ VĂN BẢN…………….………………..3 1.1. Khái quát về quản bản…………………………………………………...3 lý văn 1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND&UBND huyện Hiệp Hòa………………………………………………...…4 1.3 Việc cần thiết phải ứng dụng công nghệ thông tin vào công tacs quản lý văn bản tại văn phòng UBND huyện Hiệp Hòa………………………………….…………..6 1.1.4 Các văn bản còn lại……………………………………………………………6 1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND&UBND huyện Hiệp 3 Hòa…………………………………………………...9 1.2.1 năng…………………………………………………………………….9 Chức 1.2.2 Cơ cấu tổ chức Hoà…………………………….10 Hiệp của Văn phòng huyện 1.3 Việc cần thiết phải ứng dụng công nghệ thông tin vào công tacs quản lý văn bản tại văn phòng UBND huyện Hiệp Hòa…………………………………………….14 Chương 2. PHÂN TÍCH QUY TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI VĂN PHÒNG UBND HUYỆN HIỆP HÒA……………………………….. 16 2.1. Tình hình quản lý văn bản tại Văn phòng UBND huyện Hiệp Hòa…………. 16 2.1.1. Công tác quản đến……………………………………………….16 lý văn bản 2.1.2. Công tác quản đi…………………………………………………20 lý văn bản 2.3 Đánh giá……………………………………………………………………… 24 2.3.1 Ưu điểm……………………………………………………………………. 24 2.3.2 Hạn ……………………………………………………………………...24 chế 2.4. Hiện trạng cơ sở hạ tầng CNTT để phục vụ cho ứng dụng công nghệ thông tin………………………………………………………………………………..…2 5 2.4.1. Hạ mạng………………………………………………………………..25 2.4.2. Cơ sở dữ ngành………………………………………………...27 4 liệu tầng chuyên 2.5. Hiện trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong nội bộ Văn phòng UBND huyện Hiệp Hòa……………………………………………………………………27 2.6. Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin của văn phòng UBND huyện trong việc phục vụ người dân, Doanh nghiệp……………………………………………28 2.7. Hiện trạng nguồn nhân lực CNTT của Văn phòng UBND huyện Hiệp Hòa………………………………………………………………………….….28 Chương 3. ỨNG DỤNG PHẦN MỀM BGNETOFFICE VÀO QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI VĂN PHÒNG UBND HUYỆN HIỆP HÒA…………………………..29 3.1 Hướng dẫn đăng nhập và sử dụng phần mềm…………………………………29 3.1.1 Đăng nhập sử dụng phần mềm………………………………………………29 3.1.2. Đổi khẩu………………………………………………………………..30 mật 3.1.3Thoát khỏi mềm………………………………………………………...31 phần 3.1.4. Tìm kiếm bản…………………………………………………………...31 văn 3.2. Hướng dẫn dành cho văn thư…………………………………………………32 3.2.1. Vào sổ văn bản đến………………………………………………………….32 3.2.2. Vào sổ văn bản phát hành (sổ đi) …………………………………………...34 3.2.3. Văn bản chờ ban hành………………………………………………………35 5 3.2.4. In sổ văn bản………………………………………………………………...37 3.2.5. Gửi, nhận văn bản qua thư điện tử…………………………………………..38 3.3. Hướng dẫn dành đạo…………………………………………………41 cho lãnh 3.3.1. Phân bản………………………………………………………………...41 văn 3.3.2. Thu hồi văn bản đã chuyển………………………………………………….42 3.3.3. Theo dõi xử lý………………………………………………………….……43 3.4. Phần hướng dẫn dành cho chuyên viên……………………………………….54 3.4.1. Xử lý văn bản đến…………………………………………………………...54 3.4.2. Phối hợp xử lý……………………………………………………………….56 3.4.3. Xử lý công việc……………………………………………………………...57 3.5. Đánh giá hiện mềm……………………………………………..…65 trạng 3.6. Giải pháp phục………………………………………………………..….67 phần khắc KẾT LUẬN……………………………………………………………………..….68 TÀI LIỆU THAM KHẢO………………………………………………………….69 6 7 BẢNG CHỮ VIẾT TẮT STT Chữ viết tắt Nguyên văn 1 HĐND&UBND Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân 2 TT HĐND Thường trực HĐND 3 TT UBND Thường trực UBND 4 HĐND Hội đồng nhân dân 5 UBND Ủy ban nhân dân 6 VTLT Văn thư lưu trữ 7 CNTT Công nghệ thông tin 8 CVP Chánh Văn phòng 9 PVP Phó Văn phòng 10 TTHC Thủ tục hành chính 8 Ghi chú DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU VÀ HÌNH ẢNH Hình 1.1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức Văn phòng HĐND&UBND huyện Hiệp Hoà Hình 2.1: Lưu đồ quy trình quản lý văn bản đến. Hinh 2.2 : Lưu đồ quy trinh xử lý văn bản đi. Hình 3.1 : Đăng nhập sử dụng phần mềm Hình 3.1.2: Đổi mật khẩu Hình 3.1.3. Thoát khỏi phần mềm Hình 3.1.4. Tìm kiếm văn bản Hình 3.2.1: Vào sổ văn bản đến Hình:3.2.2: Vào sổ văn bản phát hành (sổ đi) Hình: 3.2.3: Văn bản chờ ban hành Hình: 3.2.4: In sổ văn bản Hình3.2.5. Gửi, nhận văn bản qua thư điện tử Hình3.2.6 Gửi văn bản qua email Hình 3.3.1 Chọn người nhận, gõ ý kiến và nhấn nút Gửi văn bản Hình 3.3.2. Thu hồi văn bản đã chuyển Hình 3.3.3. Theo dõi xử lý Hình 3.3.4: Duyệt dự thảo Hình.3.3.5: Ký duyệt phiếu trình Hình.3.4.1. Xử lý văn bản đến Hình. 3.4.2. Phối hợp xử lý Hình 3.4.3. Xử lý công việc( Dự thảo, Phiếu trình, Phiếu yêu cầu) 9 LỜI NÓI ĐẦU  Lý do chọn đề tài Hiện nay, sự phát triển nhanh chóng của kỹ thuật công nghệ thông tin đã hỡ trợ đắc lưc cho nhu cầu truyền tin và khai thức thông tin dữ liệu của nhân loại. Cùng với đó, việc ứng dụng công nghệ thông tin trong mọi phương diện đã trở nên rất phổ biến và vô cùng cần thiết. Đối với công tác văn thư thì nhiệm vụ đặt ra là phải đổi mới và hợp lý hóa các khâu nghiệp vụ. Bởi vì công tác văn thư là công tác nhằm đảm bảo thông tin văn bản, phục vụ hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan, tổ chức. Nội dung công tác này bao gồm các việc về soạn thảo, ban hành văn bản, quản lý văn bản và các tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, lập hồ sơ hiện hành, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ, và quản lý, sử dụng con dấu trong văn thư. Công tác văn thư có chức năng đảm bảo thông tin bằng văn bản cho hoạt động quản lý. Chính vì vậy, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác này là một yêu cầu mang tính tất yếu để tiến tới tin học hóa công tác hành chính văn phòng. Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác công tác văn bản là một nhu cầu mang tính khách quan, nó hỗ trợ đắc lực cho các khâu nghiệp vụ của công tác văn thư từ thủ công sang tự động hóa hoặc bán tự động các khâu nghiệp vụ, góp phần giải phóng sức lao động chân tay của con người, đồng thời nâng cao năng xuất lao động của cán bộ văn thư. Ứng dụng công nghệ thông tin là vấn đề được Đảng và Nhà nước ta rất quan tâm, đã được cụ thể hóa bằng các văn bản Quy phạm pháp luật như: Chỉ thị số 58/CTTW ngày 17/10/2000 của BCHTW Đảng về ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ sự nghiệp hiện đại hóa, Đảng ta xác định: “Công nghệ thông tin là một tỏng các động lực quan trọng nhất của sự phát triển”. Nghị quyết TW7 khóa VIII đã nhấn mạnh” “Ứng dụng công nghệ thông tin trong tất cả các lĩnh vực kinh tế Quốc dân…”, Nhà nước ta xác định: “Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong lĩnh vực hành chính nhà nước cũng đã được xác định là một lĩnh vực hàng đầu 10 trong việc ứng dụng công nghệ thông tin”. Trên cơ sở đó tôi đã chọn đề tài là: “Ứng dụng công nghệ thông tin trong việc quản lý văn bản tại Văn phòng UBND huyện Hiệp Hòa”. Văn phòng UBND huyện Hiệp Hòa là cơ quan có thể mạnh về tin học và công nghệ thông tin trong tổ chức hoạt động, quản lý hành chính, đặc biệt là trong công tác văn thư của mình. Đồng thời Văn phòng đã tạo điều kiện cho tôi trong quá trình nghiên cứu và tìm hiểu thực tiễn.  Mục đích nghiên cứu Việc thực hiện nghiên cứu đề tài này với mục đích: Nhằm nâng cao nhận thức của bản thân về vị trí, vai trò của công nghệ thông tin một xu hướng phát triển mới của xã hội, đồng thời việc ứng dụng nó trong quản lý hành chính nói chung và đặc biệt là trong công tác quản lý văn bản hay công tác văn thư nói riêng của cơ quan. Việc nghiên cứu đã giúp cho việc rèn kỹ năng tìm hiểu, nghiên cứu một vấn đề liên quan trực tiếp đến chuyên ngành của mình được đào tạo. Mục tiêu của đề tài là khảo sát thực trạng, kinh nghiệm thực tế việc triển kai ứng dụng công nghệ thông tin tại cơ quan như thế nào, từ đó đề xuất các biện pháp để nâng cao chất lượng quản lý văn bản, giấy tờ trong các khâu nghiệm vụ văn thư tại Văn phòng UBND huyện Hiệp Hòa. Mục tiêu của đề tài là khảo sát thực trạng, kinh nghiệm thực tế việc triển khai ứng dụng công nghệ thông tin tại cơ quan như thế nào, từ đó đề xuất các biện pháp để nâng cao chất lượng quản lý văn bản, giấy tờ trong các khâu nghiệm vụ văn thư tại Văn phòng UBND huyện Hiệp Hòa.  Đối tượng nghiên cứu Là chương trình phần mềm “Hệ thống hỗ trợ điều hành BGnetOffice  Phạm vi nghiên cứu. - Đánh giá thực trạng công tác qu lý văn bản tại Văn phòng UBND huyện Hiệp Hòa. - Ứng dụng CNTT vào hoạt động công tác quản lý văn bản tại Văn phòng UBND huyện Hiệp Hòa. - Đề tài giới hạn việc quản lý ứng dụng CNTT trong công tác quản lý văn bản. - Đề tài tiến hành khảo sát, điều hành trong phạm vi: Văn phòng UBND 11 huyện Hiệp Hòa. 12 Chương 1. TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ VĂN BẢN 1.1. Khái quát về quản lý văn bản 1.1.1. Khái niệm và yêu cầu của việc quản lý văn bản  Khái niệm văn bản Văn bản là sản phẩm của hoạt động giao tiếp bằng ngôn ngữ, gồm một hay nhiều câu, nhiều đoạn và có những đặc điểm cơ bản sau: thể hiện và triển khai chủ đề một cách trọn vẹn, các câu liên kết chặt chẽ, văn bản được xây dựng với kết cấu mạch lạc, biểu hiện tính hoàn chỉnh của nội dung nhằm thực hiện một hoặc một số mục đích giao tiếp nhất định. Khái niệm quản lý văn bản Quản lý văn bản là áp dụng các biện pháp nghiệp vụ nhằm tiếp nhận, chuyển giao nhanh chóng, kịp thời, đảm bảo an toàn văn bản hình thành trong hoạt động hàng ngày của cơ quan, tổ chức. Yêu cầu của việc quản lý văn bản * Thống nhất - Các nghiệp vụ về xử lý văn bản đều phải tuần theo những quy định chung của các cơ quan có thẩm quyền, không được tùy tiện làm theo cách riêng của mình. * Chính xác - Yêu cầu này được thể hiện trong việc vào sổ văn bản đi, đòi hỏi các nghiệp vụ này phải được thực hiện chuẩn xác, không để sai sót, nhầm lẫn. Nhanh chóng, kịp thời - Hoạt động quản lý cần tiến hành đồng bộ, khẩn trương và đạt kết quả cao. Có nghĩa là phải chạy đua với thời gian, tranh thủ từng giờ, từng phút, không để lãng phí. * An toàn 13 - Có nghĩa là không để văn bản mất mát, thất lạc, hư hỏng và lộ bí mật (đối với văn bản mật). 1.1.2. Đặc điểm của văn bản quản lý nhà nước Khi nói đến văn bản quản lý nhà nước là nói đến loại văn bản của tổ chức đặc biệt trong xã hội, đó là Nhà nước. Tính đặc biệt của văn bản quản lý nhà nước thể hiện ở những đặc điểm sau: Về chủ thể ban hành: văn bản quản lý nhà nước do các cơ quan nhà nước, người có thẩm quyền soạn thảo và ban hành. Chỉ có những văn bản do người đúng thẩm quyền ban hành mới có ý nghĩa pháp lý. Không phải chủ thể nào cũng được ban hành văn bản quy phạm pháp luật. Tổng cục, cục, Vụ thuộc Bộ không có thẩm quyền ban hành Thông tư mà chỉ có Bộ chủ quản mới có quyền đó. * Về mục đích ban hành: văn bản quản lý nhà nước được ban hành nhằm mục đích thực hiện các nhiệm vụ, chức năng của Nhà nước. * Đối với áp dụng: Văn bản quản lý Nhà nước mang tính công quyền, được ban hành để tác động đến mọi mặt của đời sống xã hội, là cơ sở pháp lý quan trọng cho các hoạt động cụ thể của các cơ quan, tổ chức, cá nhân. * Về trình tự ban hành, hình thức văn bản: văn bản quản lý nhà nước đòi hỏi phải được xây dựng, ban hành theo thủ tục pháp luật quy định. Mỗi loại văn bản thường được sử dụng trong những trường hợp nhất định và có cách thức trình bày riêng. Sử dụng đúng hình thức văn bản sẽ góp phần tạo ra sự thống nhất cả về nội dung và hình thức của hệ thống văn bản, tạo điều kiện thuận lợi cho việc nghiên cứu, sử dụng thực hiện văn bản. * Về bảo đảm thi hành: Văn bản nhà nước mang tính quyền lực Nhà nước, bắt buộc các chủ thể khác phải thực hiện và được đảm bảo thực hiện bởi Nhà nước như hoạt động tổ chức trực tiếp hoặc cưỡng chế. * Về văn phòng 14 Văn bản quản lý nhà nước nhằm mục đích truyền đạt thông tin, mệnh lệnh từ chủ thể quản lý đến đối tượng quản lý một cách đầy đủ, chính xác nhất. Nó không cần biểu cảm nên mang đặc trưng văn phòng riêng, khác với văn phong nghệ thuật. Văn bản quản lý nhà nước thường mang tính phổ quát, đại chúng và không cần quá chi tiết như văn bản khoa học. * Nguyên tắc tiếp nhận, xử lý phát hành và quản lý văn bản Việc tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản đảm bảo các nguyê nguyên tắc sau: Đảm bảo yêu cầu cải cách hành chính; đáp ứng có hiệu quả công tác quản lý nhà nước của UBND huyện Hiệp Hòa. Quy trình liên thông, khoa học, hợp lý, đảm bảo sự tập trung, thống nhất, xác định rõ trách nhiệm của các cơ quan, đơn vị, cá nhân trong quá trình thực hiện. Đảm bảo yêu cầu bí mật đối với thông tin, tài liệu thuộc danh mục bí mật nhà nước. * Trách nhiệm tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản Phòng Hành chính - Tổ chức giúp Chánh văn phòng UBND huyện tổ chức tiếp nhận, phân loại ban đầu, chuyển giao văn bản đến, phát hành văn bản đi; sao in và quản lý văn bản tại Văn phòng UBND huyện. Phòng Hành chính - Tổ chức chịu trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc xử lý văn bản tại các phòng, đơn vị thuộc Văn phòng UBND huyện; tổng hợp báo cáo tình hình xử lý văn bản trong các buổi giao ban hàng tuần của phòng, đơn vị mình. Các Trưởng phòng, đơn vị, các chuyện viên chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng về tình hình, xử lý văn bản; quản lý hồ sơ, tài liệu; kiểm tra và báo cáo thống kê tình hình, xử lý văn bản hàng tuần của phòng, cỏa đơn vị mình. Chuyên viên theo dõi lĩnh vực có trách nhiệm nghiên cứu, thẩm tra, lập phiếu trình giải quyết công việc; soạn thảo văn bản đúng trình tự, thủ tục, thời hạn và chịu trách nhiệm về nội dung do mình đề xuất; lập hồ sơ, quản lý hồ sơ, tài liệu và giữ bí mật về vấn đề mình theo dõi xử lý theo quy định. Các phòng, đơn vị, chuyên viên được hỏi ý kiến có nhiệm vụ trả lời trong 15 thời hạn quy định và chịu trách nhiệm về những ý kiến của mình đối với vấn đề được hỏi/ Trung tâm Công báo và tin học có trách nhiệm hướng dẫn chương trình quản lý văn bản; thực hiện chế độ bảo mật thông tin; phân quyền truy cập phục vụ hoạt động tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản tại văn phòng UBND huyện. 1.1.3. Tiếp nhận và chuyển giao văn bản. * Tiếp nhận văn bản Phòng Hành chính - Tổ chức là đầu mối tiếp nhận, kiểm tra toàn bộ văn bản gửi UBND huyện, Chủ tịch, các phó Chủ tịch UBND huyện, Văn phòng UBND huyện. Cán bộ, chuyên viên khi nhận được những văn bản do Chủ tịch, các phó Chủ tịch UBND huyện, lãnh đạo Văn phòng UBND huyện chuyển lại hoặc trực tiếp nhận từ các cơ quan cá nhân bên ngoài đều phải chuyển ngay cho Phòng Hành chính - Tổ chức để làm thủ tục tiếp nhận và chuyển giao theo quy định xử lý chung của Văn phòng UBND huyện. * Xử lý ban đầu đối với văn bản Phòng hành chính - tổ chức xử lý ban đầu đối với văn bản như sau: a) Đối với điện mật Phòng hành chính - tổ chức làm thủ tục và chuyển ngay cho Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND tỉnh, chánh Văn phòng UBND huyện xử lý. Sau hi có ý kiến chỉ đạo của Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND huyện, chánh văn phòng UBND huyện, chuyển ngay cho phòng, đơn vị có trách nhiệm xử lý theo ý kiến của người có thẩm quyền. Xử lý xong, các phòng, đơn vị chức năng chuyển lại cho phòng Hành chính - Tổ chức để làm thủ tục hoàn trả cho cơ yếu theo chế độ bảo mật. b) Đối với bì công văn đóng dấu Mật Tối Mật, tuyệt mật gửi đích danh 16 hoặc những bì công văn thường dùng nhưng ghi “chỉ người có tên trên phong bì mới được bóc” không bóc bì, chỉ đăng ký vào sổ và chuyển cho người có tên hoặc có trách nhiệm xử lý.  Các văn bản còn lại Bóc bì, đối chiếu số công văn trong và ngoài bì; kiểm tra dấu, số, ngày, tháng; đóng dấu “đến” lên gốc phía trái ngay dưới phần trích yếu của trang đầu văn đến, ghi ngày đến vào dấu “Đến” để chuyển cho người có trách nhiệm phân văn bản đến. * Phân loại văn bản + Phòng Hành chính - Tổ chức quân sơ bộ văn bản thành hai loại: văn bản phải làm thủ tục trả lại nơi gửi và văn bản để trình Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND huyện, chánh văn phòng UBND huyện. + Văn bản phải làm thủ tục trả lại. Văn bản phải làm thủ tục trả lại gồm những văn bản gửi không đúng địa chỉ, văn bản trình không thuộc thẩm quyền giải quyết của UBND huyện, Chủ tịch UBND huyện, Văn phòng UBND huyện, văn bản trình không đúng trình tự trình vượt cấp, lý và đóng dấu không đúng thẩm quyền, không dấu, không số, không ghi ngày, tháng, năm, dấu đến (trừ bản faxx, văn bản trong hồ sơ kèm theo), v.v... Văn bản trả lại phải được đăng ký trước khi làm thủ tục trả lại nơi gửi. + Văn bản thuộc thẩm quyền giải quyết của UBND huyện, Chủ tịch UBND huyện, đúng trình tự, thủ tục, phòng Hành chính - Tổ chức chuyển các văn bản này đến cho Chánh văn phòng UBND huyện phấn phối và ghi cụ thể tên cá nhân, hoặc phòng, đơn vị xử lý văn bản vào dấu “Đến”; nhập vào máy tính tên các phòng, đơn vị, cá nhân để chuyển cho các phòng, đơn vị, cá nhân trong ngày. + Phòng Hành chính - Tổ chức cập nhật vào máy tính theo chương trinh quản lý văn bản các bì có dấu dấu Mật, Tối Mật, Tuyệt Mật hoặc gửi đích danh và toàn bộ văn bản, tài liệu sau khi được phân phối, trước khi chuyển giao cho phòng, đơn vị hoặc cá nhân xử lý. + Xử lý đơn, thư khiếu nại, tố cáo thực hiện theo các quy định của pháp luật về khiếu nại, tố cáo * Chuyển giao văn bản 17 Việc chuyển giao văn bản đến được thực hiện như sau: + Các phòng, đơn vị có trách nhiệm tiếp nhận văn bản, tài liệu của đơn vị mình tại phòng hành chính - Tổ chức; cập nhật vào máy tính các thông tin cần thiết để phục vụ cho việc theo dõi xử lý văn bản của từng chuyên viên trong phòng, đơn vị. + Khi chuyển giao văn bản đến, phòng Hành chính - Tổ chức lập Sổ giao nhận công văn, người nhận kiểm tra và ký vào Sổ giao nhận công văn + Đối với loại văn bản có nội dung yêu cầu giải quyết gấp, phòng Hành chính - Tổ chức chuyển trực tiếp cho phòng, đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm xử lý ngay sau khi tiếp nhận. + Đối với tài liệu phục vụ các phiên họp UBND huyện, các cuộc họp do Chủ tịch, phó Chủ tịch UBND huyện chủ trì, phòng Hành chính – Tổ chức chuyển đến các phòng, đơn vị, chuyên viên có trách nhiệm chuẩn bị nội dung họp hoặc các thành phần họp theo Quy chế làm việc của UBND huyện. + Những bì công văn hoặc văn bản chuyển nhầm địa chỉ xử lý, các phòng, đơn vị, các chuyên viên trả lại ngay cho phòng Hành chính – Tổ chức để kịp thời chuyển đúng địa chỉ. 1.1.5. Phát hành văn hóa * Đầu mối phát hành văn bản Văn bản của UBND huyện, chủ tịch, các phó chủ tịch UBND huyện, Văn phòng UBND huyện tập trung vào một đầu mối là phòng Hành chính - Tổ chức để làm thủ tục phát hành. * Soạn thảo, đánh mát văn bản + Chuyên viên tham mưu có trách nhiệm soạn thảo, rà soát văn bản dự thảo của cơ quan chuyên môn trình về nội dung, thẩm quyền ban hành đảm bảo văn bản dự thảo phải tuân thủ theo quy định của Quyết định số 25/2011/QĐUBND ngày 19/10/2011 của UBND tỉnh ban hành quy định về hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày và ban hành văn bản hành chính của tỉnh Bắc Giang. + Văn bản có nội dung mật do Chủ tịch, các phó chủ tịch UBND huyện ký, chuyên viên soạn thảo trên máy riêng không nối mạng. 18 * Đăng ký, làm thủ tục phát hành văn bản + Chuyên viên soạn thảo rà soát lần cuối văn bản, đề xuất các yêu cầu về độ mật, độ khẩu, số lượng bản, phân loại văn bản, tài liệu phải gửi kèm (nếu có), chuyển cho phòng Hành chính - Tổ chức để làm thủ tục phát hành. + Phòng hành chính - Tổ chức kiểm tra thủ tục hành chính, đăng ký số, ngày tháng của văn bản trước khi nhân bản đúng số lượng và thời gian yêu cầu. Chỉ tiếp nhận để phát hành những văn bản đã được đánh máy đúng quy định, sạch sẽ, không sửa chữa, tẩy xóa. + Văn bản sau khi phát hành, phòng Hành chính - Tổ chức có trách nhiệm cập nhật vào chương trình quản lý văn bản và hồ sơ công việc lên mạng nội bộ của Văn phòng (trừ văn bản mật); đồng thời chuyển 01 bản đến Trung tâm Công báo và Tin học để cập nhật trên website tỉnh/ Cổng Thông tin điện tử của tỉnh (trừ văn bản MẬT). Tất cả các văn bản báo cáo, trình Chính phủ, Thủ tướng chính phủ, văn phòng chính phủ, ngoài văn bản giấy phải đính kèm file điện từ toàn bộ hồ sơ trình. * Gửi văn bản Văn bản chỉ gửi cho các cơ quan, cá nhân có tên trong mục “Nơi nhận”. Việc chuyển văn bản phát hành ra các có quan ngoài của Văn phòng được thực hiện bằng đường công văn (Bưu điện hệ 1). Trường hợp trực tiếp, phải có giấy giới thiệu của cơ quan được nhận văn bản hoặc được đồng ý của lãnh đạo văn phòng hoặc trưởng phòng Hành chính - Tổ chức. Người nhận tiếp phải ký nhận vào sổ giao nhận văn bản. * Một số nguyên tắc chung về việc tiếp nhận văn bản đến Để quản lý tập trung thống nhất công việc trong Trung tâm, tất cả các văn bản đi, đến trung tâm đều phải chuyển qua văn thư đăng ký vào sổ và lấy số văn bản. Những văn bản chuyển giao qua bưu điệm, cán bộ đi họp mang về hoặc văn bản chuyển giao trực tiếp giữa các cơ quan. Cần đảm bảo tính thống nhất và tuân theo một quy trình chặt chẽ từ các khâu: Tiếp nhận, phân lợi, chuyển giao (phân công thực hiện), soạn thảo, trình duyệt, ký, in ấn, phát hành và nộp lưu. - Đảm bảo tính kịp thời, chính xác, bảo mật và an toàn. - Văn bản đến phải qua Trưởng phòng hành chính, tổng hợp và truyền 19 thông ghi ý kiến giải quyết, trình Giám đốc/ Phó giám đốc ký duyệt, trước khi phân phối cho đơn vị hoặc cá nhân giải quyết. 1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND&UBND huyện Hiệp Hòa 1.2.1 Chức năng Văn phòng HĐND&UBND huyện Hiệp Hoà có vị trí quan trọng trong sự nghiệp phát triển của HĐND và UBND, văn phòng huyện là cơ quan trực thuộc của UBND huyện, thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp, phục vụ các hoạt động lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành HĐND&UBND huyện, trực tiếp là Thường trực HĐND và UBND huyện. Văn phòng UBND và HĐND huyện có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng, chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và hoạt động của HĐND và UBND huyện; đồng thời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn về chuyên môn nghiệp vụ của Văn phòng UBND tỉnh. 1.2.2 Cơ cấu tổ chức của Văn phòng huyện Hiệp Hoà - Chánh Văn phòng - Phó Chánh Văn phòng Tổng hợp - Phó Chánh Văn phòng phụ trách “Một cửa” - Phó Chánh Văn phòng Hành chính - Quản trị - Các bộ phận chuyên môn khác. 20