Tài liệu Truyet dat thong tin hieu qua

Hành vi tổ chức_Đề tài thuyết trình 5 LỜI NÓI ĐẦU Thành công của một tổ chức được quyết định bởi rất nhiều nhiều yếu tố. Nếu như trước đây, nguồn nhân lực, tài chính là hai nhân tố quan trọng hàng đầu tạo nên sự thành công của tổ chức thì ngày này thông tin đã vươn lên trở thành nhân tố quan trọng thứ ba cấu thành nên sự thành công ấy. V.I.Lênin đã khẳng định: “Không có thông tin thì không có thắng lợi trong bất cứ lĩnh vực nào, cả khoa học, kỹ thuật và sản xuất”. Trong những thập niên gần đây, thông tin được xem là người cố vấn sáng suốt, trung thành, đáng tin cậy và thật sự cần thiết cho mỗi nhà lãnh đạo trong hoạt động quản lí và điều hành tổ chức, doanh nghiệp của mình. Thông tin được xem là máu của tổ chức. Người nào nắm giữ thông, người đó nắm giữ chìa khóa của sự thành công. Nhưng thực tế, xung quanh ta luôn có những rào cản làm méo mó, phá hoại, ảnh hưởng đến quá trình truyền tin. Điều này gây ra tác động xấu, thâm chí cản trở sự thành công của tổ chức. Chính vì những lí do đó mà đề tài nhóm đã chọn là: “Các biện pháp để truyền thông tin hiệu quả”. Sau một quá trình nghiên cứu, phân tích, tổng hợp kiến thức, kinh nghiêm từ nhiều nguồn, nhóm xây dựng được mô hình nhằm quản lí, hạn chế tối đa các ảnh hưởng của những rào cản gây cản trở đến quá trình truyền đạt thông tin hiệu quả. Nhóm hi vọng mô hình này có thể giúp các bạn sinh viên, các tổ chức, doanh nghiệp nâng cao được chất lượng trong quá trình thông tin. Mặc dù đã có nhiều cố gắng nhưng cũng khó tránh khỏi những thiếu sót. Nhóm chân thành mong nhận được sự đóng ghóp ý kiến của thầy, cô và các bạn sinh viên để mô hình được bổ sung hòan chỉnh. Nhóm chúng em xin chân thành cảm ơn thầy đã tạo điều kiện để nhóm có thể hòan thành đề tài này. Trang 1 1 Hành vi tổ chức_Đề tài thuyết trình 5 MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU PHẦN I: SƠ LƯỢC VỀ THÔNG TIN TRONG TỔ CHỨC 1/ Khái niệm ........................................................................3 2/ Quá trình trao đổi thông tin..............................................3 PHẦN II: CÁC YẾU TỐ TRUYỀN ĐẠT THÔNG TIN HIỆU QUẢ 1/ Truyền đạt thông tin hiệu quả..........................................5 2/ Những rào cản trong quá trình truyền đạt thông tin........6 PHẦN III: CÁC BIỆN PHÁP ĐỂ TRUYỂN ĐẠT THÔNG TIN HIỆU QUẢ 1/Mô hình giải pháp............................................................7 2/ Các biện pháp để truyền đạt thông tin hiệu quả.............8 a/ Giải pháp trong giai đoạn chuẩn bị.........................10 b/ Giải pháp trong giai đoạn thông tin........................11 Giải pháp từ phía người gửi................................11 Giải pháp từ kênh thông tin ................................12 Giải pháp từ phía người nhận..............................13 KẾT LUẬN TÀI LIỆU THAM KHẢO PHẦN I Trang 2 2 Hành vi tổ chức_Đề tài thuyết trình 5 3 SƠ LƯỢC VỀ THÔNG TIN 1/ Khái niệm Thông tin là quá trình trao đổi giữa người gửi và người nhận. Thông tin được xem là máu của tổ chức, nó gắn mạch những bộ phận phụ thuộc với nhau. Tầm quan trọng của thông tin chỉ ra số lượng thời gian mà con người giành để giao tiếp nơi làm việc. Một nghiên cứu cho thấy các nhà quản lí dành 70% đến 80% thời gian của họ trong thông tin qua thông tin qua lại giữa các cá nhân, và hầu hết thông tin bằng lời nói và tương tác đối mặt. Những hoặt động trong tổ chức phụ thuộc rất lớn vào việc trao đổi thông tin. Nếu dòng thông tin bị gỡ bỏ trong tổ chức thì tổ chức sẽ không thể tồn tại. 2/ Quá trình trao đổi thông tin Quá trình mã hóa Thông điệp dự định Thông điệp và kênh Quá trình giải mã Thông điệp nhận được Người nhận Nhiễu Người gửi Quá trình giải mã Phản hồi Quá trình mã hóa Quá trình thông tin gồm các yếu tố: Nguồn/ ngưởi gửi: là nơi phát đi thông tin, điểm khởi đầu của quá trình thông tin. có thể là một hoặc nhiều người cùng làm việc với nhau, ví dụ như một ban nhạc, nhóm nghiên cứu…. Trang 3 Hành vi tổ chức_Đề tài thuyết trình 5 Thông điệp: là những tín hiệu mà nguồn truyền cho người nhận. Thông điệp chứa đựng ngôn ngữ có thể là lời nói hoặc chữ viết, tuy nhiên rất nhiều hành vi phi ngôn ngữ có thể được sử dụng. Như những ngôn ngữ cơ thể như là: nhăn mặt, mỉm cười, lắc đầu… Người nhận: Nhận thông tin và có trách nhiệm giải mã nó. Kênh thông tin: là phương thức chuyển thông điệp từ người này sang người khác, thí dụ như kênh thông tin như tiếng nói, chữ viết, điện thoại, văn bản, thư từ, fax, telex, Internet…). Một số kênh thông tin đại chúng như radio, tivi, film, tạp chí, báo…Một số kênh điện tử rất mới như Facsimile, thư điện tử… Các yếu tố chức năng của truyền thông tin như ( Mã hóa, giải mã và phản hồi) Mã hóa: là quá trình chuyển những thông điệp dự định thành biểu tượng mà biểu tượng này được sử dụng để truyền tin Giải mã: là quá trình diễn dịch bản thông điệp nhận được sao cho hiểu được ý nghĩa đích thực của nó. Phản hồi: là sự đáp lại, sự phản ứng lại của người nhận và bản thông điệp mà nhận được. Trong quá trình phản hồi người nhận thông tin ban đầu chuyển sang vai trò của người gửi thông tin và quá trình này lại tiếp tục tiếp diễn. Sự chính xác của thông tin phụ thuộc vào việc thực hiện thành công mỗi bước trong quá trình thông tin. Sẽ là không đủ cho việc chuẩn bị một cách kĩ lưỡng và chuyền thông tin và sau đó đơn giản cho rằng việc thông tin có hiệu quả sẽ xảy ra. Những quá trình mã hóa, truyền, giải mã, và phản hồi - tất cả là cốt yếu cho việc thông tin có hiệu quả. Trang 4 4 Hành vi tổ chức_Đề tài thuyết trình 5 PHẦN II NHỮNG RÀO CẢN ẢNH HƯỞNG ĐẾN QUÁ TRÌNH THÔNG TIN 1/ Truyền đạt thông tin hiệu quả Truyền đạt thông tin hiệu quả là một trong những yếu tố quan trọng quyết định đến sự thành công của tổ chức “Truyền đạt thông tin một cách hiệu quả trong nội bộ có thể thúc đẩy nhân viên tham gia vào hoạt động kinh doanh, giúp công ty giữ được nhân tài, đem đến giá trị bền vững cho khách hàng, và phân phối lợi nhuận tài chính lớn hơn cho các cổ đông” - Watson Wyatt Theo bản "khảo sát truyền thông 2009/2010" mới nhất của Watson Wyatt, chỉ ra rằng các công ty mà truyền đạt thông tin hiệu quả đã mang về cho các cổ đông cao hơn 47% lợi nhuận trong khoảng thời gian năm năm (giữa năm 2004 đến giữa năm 2009). Quá trình truyền đạt thông tin hiệu quả khi đạt được các yêu cầu sau: 1.Sự hiểu biết: giữa người truyền đạt thông tin và người tiếp nhận thông tin cần phải có đủ hiểu biết về những thông tin được truyền tải. 2.Sự hài lòng/ thú vị:quá trình thông tin đạt hiệu quả khi tạo ra được cảm thấy hài lòng và thú vị ở người nhân tin đối với những thông điệp vừa được truyền tải lúc đó thông điệp sẽ dễ dàng được tiếp nhận, người nhận có thể hiểu rõ vấn đề và nhớ lâu hơn. Trang 5 5 Hành vi tổ chức_Đề tài thuyết trình 5 3.Ảnh hưởng thái độ: Thái độ của người nghe cũng rất quan trọng, nếu thông tin được truyền hiệu quả, người nghe có thiện cảm với thông điệp được truyền và người gửi thông điệp. Khi người nghe cảm thấy nguồn thông tin đó thật sự đáng tin cậy thì họ sẽ tin tưởng và tiếp nhận thông tin đó một cách thoải mái không nghi ngờ và hiểu chính xác những vấn đề mả thông tin đó muốn truyền tải Từ đó dễ dàng cho quá trình tiếp nhận thông tin, nhưng ngược lại nếu quá trình thông tin tạo ra sự bất mãn, bất đồng thì thông tin sẽ không được tin tưởng, có thể không được tiếp nhận, hoặc hiểu sai… 4.Hoàn thiện và phát triển các quan hệ: quá trình thông tin hiệu quả giúp hòan thiện những mối quan hệ như quan hệ đồng nghiệp, cấp trên cấp dưới, quan hệ bạn bè, quan hệ trong gia đình…. Con người dễ dàng chia sẻ thông tin với mọi người xung quanh, xích lại gần nhau hơn, tạo lập mối quan hệ đề phối hợp hoạt động. Các mối quan hệ phát triển tốt giúp quá trình truyền thông diễn ra thuận lợi hơn, thông tin dễ dàng được tiếp nhận hơn. 5.Hành động: quá trình truyền thông hiệu quả sẽ dẫn đến sự hành động của các cá nhân để đạt được đúng mục tiêu, nhiệm vụ mà thông tin đề ra. 2/ Những rào cản trong quá trình truyền đạt thông tin: Trong quá trình truyền đạt thông điệp và nhận phản hồi, thông điệp có thể bị phá hoại bởi nhiễu.Nhiễu bao gồm mọi thứ từ những từ ngữ tối nghĩa, không rõ ràng của những thông điệp đến những thiết bị dụng cụ tồi… Bất cứ nhân tố nào phá hoại, bóp méo, gây trở ngại cho năng lực của người nhận trong việc nhận thông điệp được coi là nhiễu. Hơn nữa khi thông tin được truyền từ người này sang người khác, phần lớn thông điệp bị loại bỏ thông qua quá trình được gọi là lọc Trang 6 6 Hành vi tổ chức_Đề tài thuyết trình 5 Quá trình lọc là do con người bị ảnh hưởng mạnh bởi nhận thức khi tiếp nhận và truyền đạt thông tin. Chúng ta thường có xu hướng tiếp nhận và truyền đi những thông tin mà mình thích, thông tin có lợi và từ chối nhận hay truyền đạt thông tin bất lợi. Hoặc do lượng thông tin quá tải, áp lực về thời gian… con người chỉ tiếp nhận những thông tin dễ hiểu và từ chối những thông tin phức tạp, khó hiểu. Quá trình lọc diễn ra sẽ gây ảnh hưởng xấu đến quá trình truyền đạt thông tin, khiến thông tin bị méo mó, biếng dạng. Những rào cản trong truyền đạt thông tin: Mối q/hệ quyền hạn Tiếng ồn Văn hóa tổ chức Sự bỏ sót/sự lược bỏ Kinh nghiệm/kiến thức NHỮNG RÀO CẢN Môi trường Sự quá tải thông tin Ngôn ngữ Những phán quyết g/trị Tình cảm/ Cảm xúc -Tiếng ồn: có thể làm bạn mất tập trung, không nghe rõ hoặc không nghe thấy. -Sự bỏ sót/ lược bỏ: Do giới hạn, áp lực về thời gian hoặc do phương pháp truyền thông tin mà hầu hết các thông điệp là không hòan chỉnh, hoặc khi thông tin được truyền cho người khác, Trang 7 7 Hành vi tổ chức_Đề tài thuyết trình 5 đặc biệt là từ dưới lên thỉ những thông tin bất lợi bi gạt bỏ trước , chỉ những thông tin tích cực, thuận lợi được truyền lên cấp cao hơn trong tổ chức. -Môi trường: cách bài trí văn phòng có thể làm phân tán tư tưởng, làm cho người nghe không thể tập trung theo dõi, làm giảm hiệu quả giao tiếp. -Ngôn ngữ: Ngôn ngữ phức tạp, ngôn ngữ chuyên môn làm cho người nghe khó hiểu, đặc biệt khi xử dùng ngọai ngữ, có thể xảy ra tình trang không hiểu hoặc hiểu sai vần đề mà người gửi truyền đạt. -Tình cảm/ cảm xúc: nếu chúng ta đang bực mình về một điều gì đó hoặc đang có tình cảm/ ấn tượng không tốt với người gửi tin thì có thể sẽ dẫn đến tình trạng không nghe thấy những điều họ muốn nói hoặc cố tình hiểu không đúng những điều họ muốn truyền đạt. -Các mối quan hệ quyền lực quy định trên kênh thông tin: nếu thông tin phải truyền qua nhiều cấp trung gian mới tới được người cần nhận tin thì có thể xảy ra tình trạng thông tin bị biến dạng, méo mó trong quá trình chuyển tải, làm giảm hiệu quả giao tiếp, thậm chí giao tiếp không thành công. -Văn hóa tổ chức: Một người mới chưa hiểu văn hóa tổ chức thì sẽ gặp nhiều khó khăn trong quá trình truyền tin. -Kinh nghiệm, kiến thức của người tham gia quá trình thông tin: Người tham gia có thể đã tích lũy được một số kinh nghiệm để giải quyết tình huống tương tự hoặc có thể chưa có kinh nghiệm, có thể rất uyên bác nhưng có thể chưa hiểu rõ nội dung thông tin truyền đạt. -Sự quá tải thông tin: lượng thông tin quá nhiều, không được sắp xếp phù hợp, nhiều thông tin không cần thiết, sẽ gây ra hiện tượng quá tải thông tin, khiến người nghe không hiểu được nội dung thông tin cần truyền đạt là gì hoặc hiểu sai, hiểu nhầm. -Những phán quyết về giá trị: trong quá trình truyền thông tin, khi người gửi truyền thông tin, người nghe lắng nghe, nhưng thay vì lắng nghe thông điệp phát ra, người nghe lại quy kết giá trị thông điệp và phát hiện sự từ chối nó Trang 8 8 Hành vi tổ chức_Đề tài thuyết trình 5 PHẦN III CÁC BIỆN PHÁP ĐỂ TRUYỀN ĐẠT THÔNG TIN HIỆU QUẢ 1/ Mô hình giải pháp Những rào cản giao tiếp luôn tồn tại xung quanh ta và ngay trong mỗi chúng ta. Bằng cách hiểu và nhận biết được những tác hại của chúng, ta có thể giảm thiểu những tác hại do chúng gây ra. Để có thể truyền đạt thông tin một cách hiệu quả cần có những giải pháp giải quyết những cản trở trên. Mô hình những giải pháp để truyền đạt thông tin hiệu quả Người Người gửi gửi Trả lời 6 câu hỏi: Why, where, who, when, what, how. Giải pháp từ phía: Người gửi Kênh thông tin Người nghe Bị động Người Người nhận Trả lời 6 câu hỏi: nhận Why, where, who when, what, how. Giai đoạn chuẩn bị Giai đoạn truyền thông tin Trang 9 9 Hành vi tổ chức_Đề tài thuyết trình 5 2/Các biện pháp để truyền đạt thông tin hiệu quả a/Giải pháp trong giai đoạn chuẩn bị Trong quá trình truyền đạt thông tin, cả khâu truyền tin lẫn nhận tin đều quan trong. Nếu khâu truyền tin được thực hiện tốt, nhưng khâu nhận tin không thành công thì quá trình truyền tin cũng không thể thành công. Để quá trình truyền đạt thông tin đạt hiệu quả phải có sự chuẩn bị kĩ lưỡng. ngưởi gửi cần thỏa mãn những nhưu cầu đã hình dung trước của người nhận và người nhận có thể nhận tin hiệu quả nếu thấu đáo 6 câu hỏi dưới đây: Câu hỏi What Người gửi Truyền thông tin gì? Why Tại sao lại phải truyền thông tin đó? Đối tượng truyền tin là ai? Người đó có trình độ học vấn, văn hóa, tuổi tác, địa vị, mong muốn,… như thế nào? Việc truyền đạt được Thông tin được gửi đi khi thực hiện vào khi nào nào? là thích hợp nhất? Who When Where How Cần truyền đến những nơi nào? ở đâu? Chọn cách truyền đạt nào để mang lại hiệu quả mong muốn? Trang 10 Người nhận Thông tin đối tác truyền đi là gì? Tại sao họ lại truyền thông tin đó? Ai là người gửi thông tin? Những đặc điểm về tính cách, trình độ, sở thích, mong muốn… của người gửi thông tin đó? Thông tin được chuyển từ đâu? Thông tin được truyền đi bằng cách nào? 10 Hành vi tổ chức_Đề tài thuyết trình 5 b/ Giải pháp trong giai đoạn thông tin Giải pháp từ phía người gửi 1. Thông tin phải rõ ràng, cụ thể, nhiệm vụ phải được phân công rõ ràng: Cần tránh những thông điệp không rõ ràng như : “Sáng mai đến điểm hẹn nhé”… sẽ khiến người tiếp nhận thông tin phải mất thời gian xử lí thông tin như sáng mai là mấy giờ? Điểm hẹn ở đâu? Đến điểm hẹn để làm gì? Để có hệ thống thông tin thông suốt cần có sự phân công rõ ràng nhiệm vụ giữa các cá nhân, bộ phân. Trong đó nêu rõ nhiệm vụ của từng bộ phận, từng thành viên. Nhiệm vụ được phân công rõ ràng giúp tránh được trường hợp đuồn đẩy trách nhiệm, đổ lổi cho nhau, giúp người nhận tin hiểu rõ được công việc, nhiệm vu của mình. 2. Ngôn ngữ đơn giản: Ngôn ngữ phức tạp, thuật ngữ chuyên môn và ẩn ý là cho người nghe không hiểu. Ngưởi gửi nên sử dụng những cách diễn đạt đơn giản, dùng từ dễ hiểu, đơn nghĩa, chính xác để người nghe dễ dàng nằm bắt được nội dung thông tin. Tuy nhiên thuật ngữ chuyên môn và những từ ngữ nhiều ấn ý cũng sẽ rất phù hợp nếu người nghe hiểu đúng vì nó cách diễn đạt chính xác, ngắn gọn những thông điệp mà không cần phải dùng nhiều lời. 3. Làm tăng sự phản hồi: Việc truyền tải nội dung thông tin chỉ là bứơc đầu tiên của quá trình thông tin, cả người nói và người nghe cần khuyến khích người kia phản hồi lại. Việc phản hồi giúp ta biết được người kia có thật sự nắm bắt vấn đề đang trao đổi hay có hiểu đúng không? Từ đó giúp ta khẳng định lại thông tin chưa hiểu,tránh được việc hiểu lầm hoặc thực thi sai lầm. 4. Sắp đặt dòng thông tin: Để giảm những tiêu cực của sự quá tải thông tin, truyền thông tin không hiệu quả, cần phải sắp đặt dòng thông tin bằng việc thiết kế một kênh thông tin rõ ràng. Trang 11 11 Hành vi tổ chức_Đề tài thuyết trình 5 5. Sự lặp lại: Người thông tin hiệu quả luôn lặp đi lặp lại thông điệp bằng các diễn đạt cùng một ý tưởng nhưng với những cách khác nhau, sự lặp lại thông điệp giúp người nghe diễn đạt thông điệp tối nghĩa, không rõ ràng, và khó hiểu khi họ nghe lần đầu. Sự lặp lại còn giúp người nghe ghi nhớ thông điệp. 6. Đúng lúc: Một chiến lược hiệu quả trong thông tin là kiểm soát thời điểm thông tin sao cho thông điệp được nhận đúng lúc, cách đơn giản là sắp xếp công văn, giấy tờ theo chữ đề hoặc sắp xếp theo thời gian biểu thảo luận theo chủ đề. 7. Sử dụng thông tin phi ngôn ngữ: Thông tin trực diện không chỉ là ngôn ngữ mà còn bao gồm cả giọng nói, sự ngừng lại, và nét mặt…Ngôn ngữ không tự nó đứng độc lập mà phụ thuộc vào những nhân tố phi ngôn ngữ để thể hiện sự chính xác của nó. Những nghịên cứu về thông tin phi ngôn ngữ cho thấy, có năm biến ảnh hưởng đến ý nghĩa thông điệp như sự gần gũi, dáng diệu, nét mặt, giọng nói và ngọai hình. Nghiên cứu của Tiến Sĩ Hùng Văn Sơn cũng cho thấy, yếu tố phi ngôn ngữ chiếm 55%, giọng nói 30% và nội dung chỉ chiếm 15% nội dung của thông điệp. Điều này cho thấy kĩ năng diễn đạt do việc rèn luyện giọng nói, cử chỉ, thái độ…khi truyền thông tin rất quan trọng. Giải pháp từ kênh thông tin 1 Tổ chức hệ thống thông tin khoa học: Ngày này cùng với sự pháp triển như vũ bão của khoa học công nghệ đã tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình thông tin được hiệu quả. Chúng ta có thể đưa những ứng công nghê thông tin như Internet, fax, telex, các máy móc thiết bị vào quá trình truyền tin để nang6 cao chất lượng thông tin được truyền, xây dựng hệ thống thông tin khoa học va linh hoạt. Hệ thống thông tin khoa học chỉ hoạt động khi không xảy ra hiện tượng quá tải thông tin. Để làm điều đó người phụ trách phải biết sắp xếp thông tin theo thứ tự ưu , thông tin nào cần truyền trước, thông tin nào Trang 12 12 Hành vi tổ chức_Đề tài thuyết trình 5 cần truyền sau, truyền vào thời điểm cụ thể nào là thích hợp nhất. Khi diễn giảng, viết thông báo, báo cáo…, cần đưa ra một lượng thông tin vừa đủ (nếu quá ít sẽ không thu hút được đối tượng giao tiếp, ngược lại nếu quá nhiều thông tin sẽ dẫn đến hiện tượng quá tải) và biết cách trình bày với từng loại đối tượng, từng hòan cảnh cụ thể. Cần tạo điều kiện khai thác thông tin từ dưới lên, như:xây dựng trang web, đường dây nóng, định kỳ tổ chức các buổi hợp góp ý kiến… 2. Sử dụng kết hợp nhiều loại phương tiện truyền thông: để việc trao đổi thông tin chính xác, kịp thời cần sử dụng kết hợp nhiều cách truyền thông như: nhắn miệng, nhắn tin qua mạng thông tin nội bộ, điện thoại…kết hợp với văn bản. Mô tả công việc phải được làm bằng văn bản và phải cập nhật thường xuyên cho phù hợp với yêu cầu của thực tế. Giải pháp từ phía người nhận : 1. Chú ý lắng nghe : Lắng nghe là một kĩ năng quan trong cần được phát triển cẩn thận để cho quá trình truyền đạt thông tin hiệu quả. Lắng nghe hiệu quả là kết quả của việc phát triển sự thấu cảm và sử dụng những kĩ năng lắng nghe hiệu quả. Lắng nghe thấu cảm bao gồm không chỉ nhận thức đúng đắn nội dung của thông điệp mà còn hiểu biết những thành tố cảm xúc và những ý nghĩa không được thể hiện trong thông điệp 2. Nghe hết vấn đề rồi mới phán quyết : Khi phán quyết vấn đề trước chưa nghe hết, có thể dẫn đến sự phản đối nhận thông tin, hoặc khiến thông tin méo mó, sai lệch. Do đó, người nghe cần nghe rõ hết vấn đề, sau đó mới phân tích, phán quyết nội dung thông tin. 3. Hỏi lại những điều không hiểu hoặc không rõ: Trong quá trình truyền đạt thông tin, nếu người nghe không hiểu hoặc không nghe rõ thông điệp từ người gửi thì phải hỏi lại để tránh trường hợp không hiểu được thông tin nói gì, hay hiểu Trang 13 13 Hành vi tổ chức_Đề tài thuyết trình 5 sai, hiểu nhằm, dẫn đến tình trạng không thực hiện được nhiệm vụ thông tin đề ra hoặc thực hiên sai. 4. Ghi chép, tóm tắt những gì nghe được: Ghi chép, tóm tắt những gì nghe được để nắm bắt được đầy đủ nội dung thông tin đưa ra, từ đó người nghe có thể nắm bắt được nhiệm vụ mà lương thông tin yêu cầu. 5. Không để cảm xúc quyết định si nghĩ: Con người thường bị ảnh hưởng bởi nhận thức khi đánh giá, phán quyết những vẫn đề nào, trong nhiều tình huống khi ta có những có những nhận thức không tốt về người gửi tin, ta thường không muốn nghe hoặc không thực hiện nhiệm vụ. Do đó, để quá trình truyền đạt thông tin hiệu quả, thì người nghe không nên để cảm xúc quyết định suy nghĩ mà cần vì mục tiêu của quá trình truyền đạt thông tin, của tổ chức. Trang 14 14 Hành vi tổ chức_Đề tài thuyết trình 5 KẾẾT LUẬN Trong cuộc sống hiện đại nếu không có họat động truyền đạt thông tin chắc chắn mọi họat động khác đều bị tê liệt. Quan trọng hơn là nó sẽ được thực hiện như thế nào, truyền đạt ra sao để con người có thể hiểu được một cách hiệu quả. Với tầm qua trọng đó, mỗi người chúng ta cần trang bị những kiến thức cơ bản về việc truyền đạt thông tin có hiệu quả để có thể áp dụng khéo léo vào trong cuộc sống và công việc hằng ngày. Bởi thành công sẽ đến với bất kể ai nếu họ biết nắm bắt thông tin chính xác, chia sẻ thông tin đúng đắn, hành động với thông tin ấy hợp lý. Trang 15 15 Hành vi tổ chức_Đề tài thuyết trình 5 TÀI LIỆU THAM KHẢO 1) Nguyễn Hữu Lam, (2009), Hành Vi Tổ Chức, NXB Hồng Đức 2) Đoàn Thị Hồng Vân, (2006), Giao Tiếp Trong Kinh Doanh & Cuộc Sống, NXB Thống Kê, 2006 3) Rai, Urmila Rai, S.M, (2009), Effective Communication, Publisher Global Media 4) http://www.tuanvietnam.net/2010-01-09-truyen-datthong-tin-hieu-qua-se-kiem-duoc-bon-tien 5) http://hanhtrinhdelta.com/index.php/ky-nangsong/truyen-dat-thong-tin-hieu-qua/ 6) http://www.vieclamketoan.vn/diendan/showthread.ph p/131618-Truyen-dat-thong-tin-hieu-qua Trang 16 16 Hành vi tổ chức_Đề tài thuyết trình 5 Trang 17 17 Hành vi tổ chức_Đề tài thuyết trình 5 Trang 18 18