Tài liệu Truyền thông trong tổ chức khác với truyền thông giữa các cá nhân như thế nào

Câu 3: Truyền thông trong tổ chức khác với truyền thông giữa các cá nhân như thế nào? Hãy nêu các bước truyền thông trong tổ chức và giải thích chức năng công cụ truyền thông thường dùng trong tổ chức? Đặt vấn đề: Một mối quan hệ tốt bao giờ cũng là mối quan hệ mà các bên hiểu biết và chấp nhận nhau. Một môi trường cởi mở, thoải mái bao giờ cũng là môi trưởng mà ở đó có sự đối thoại thông suốt. Mối quan hệ và môi trường làm việc trong các doanh nghiệp cũng vậy. Để hiểu biết, chấp nhận nhau và đối thoại thông suốt, trước hết là phải "chịu nói", chịu truyền thông. Giao tiếp, truyền thông là một vấn đề rất quan trọng trong hoạt động hằng ngày của một tổ chức. Việc giao tiếp kém không những tạo sự bất lợi cho nhà quản trị, nhân viên và toàn bộ tổ chức mà còn có thể là nguyên nhân làm giảm hiệu quả của công việc, làm căng thẳng các mối quan hệ giữa các cá nhân và làm khách hàng không được thỏa mãn. Do đó, nhà quản trị ở tất cả các cấp cần biết cách giao tiếp tốt để tổ chức hoạt động hiệu quả và điều này được xem như là một lợi thế cạnh tranh. Truyền thông ngày càng chứng tỏ được vai trò đắc lực trong việc giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu quả, bảo vệ hình ảnh của tố chức tránh được hậu họa cho việc kinh doanh. Vậy truyền thông là gì? Truyền thông trong tổ chức khác gì với truyền thông giữa các cá nhân? Vai trò của các công cụ truyền thông đối với hoạt động của tổ chức, của doanh nghiệp? Để trả lời cho các câu hỏi trên ta hãy đi vào tìm hiểu các vấn đề sau: LÝ THUYẾT LIÊN QUAN 3.1. Định nghĩa truyền thông Có nhiều cách định nghĩa khác nhau về truyền thông: Truyền thông (communication) là quá trình chia sẻ thông tin. Truyền thông là một kiểu tương tác xã hội trong đó ít nhất có hai tác nhân tương tác lẫn nhau, chia sẻ các qui tắc và tín hiệu chung. Ở dạng đơn giản, thông tin được truyền từ người gửi tới người nhận. Ở dạng phức tạp hơn, các thông tin trao đổi liên kết người gửi và người nhận với nhau. Truyền thông là sự chia sẻ thông tin giữa hai hay nhiều người hoặc nhiều nhóm người để đạt được quan niệm chung về một vấn đề. Truyền thông là tiến trình chuyển đổi thông tin từ người này đến người khác thông qua những biểu tượng đầy ý nghĩa. Truyền thông (tiếng Latin "communis", có nghĩa là chia sẻ) là hoạt động truyền đạt thông tin thông qua việc trao đổi những suy nghĩ, tin nhắn hoặc thông tin như bằng lời nói, hình ảnh, tín hiệu, chữ viết hoặc hành vi. Qua các định nghĩa trên ta có thể hiểu một cách khái quát truyền thông là sự chuyển giao ý nghĩa và thông hiểu ý nghĩa. Cụ thể đó là tiến trình gửi, nhận và chia sẻ các ý tưởng, quan điểm, giá trị, ý kiến và các sự kiện thông tin từ người này đến người khác. Truyền thông là sự chuyển giao ý nghĩa và thông hiểu ý nghĩa. 3.2. Các hình thức truyền thông Trong xã hội, con người thường phải liên kết lại thành các tổ chức để tiến hành hoạt động, làm việc chung. Trong quá trình hoạt động, làm việc chung sẽ làm xuất hiện nhu cầu về giao tiếp, truyền thông. Do đó, sẽ có hai dạng truyền thông tương ứng là truyền thông trong tổ chức và truyền thông giữa các cá nhân.  Truyền thông trong tổ chức. Truyền thông trong tổ chức là quá trình truyền đạt thông tin theo một hình thức được quy định cụ thể nhằm phục vụ cho hoạt động của tổ chức. Ví dụ: Giám đốc báo cáo tình hình sản xuất kinh doanh trong năm tại hội nghị tổng kết cuối năm, hai nhân viên gặp gỡ và trao đổi với nhau thông tin để cùng thực hiện công việc mà giám đốc giao cho họ, buổi thuyết trình về chiến lược quảng cáo sản phẩm mới của công ty… Truyền thông trong phạm vi tổ chức thường chỉ được thực hiện bởi các nhân viên trong tổ chức liên quan đến thông tin theo chiều dọc và chiều ngang. Truyền thông theo chiều dọc: Việc truyền thông này có thể dịch chuyển cả chiều lên và chiều xuống trong tổ chức. 2 - Truyền thông theo chiều xuống nghĩa là truyền đạt thông tin từ cấp trên xuống cấp dưới của tổ chức. Theo đó, việc truyền thông này xảy ra giữa các nhà quản trị và các thuộc cấp của họ, giữa trưởng phòng và các nhân viên. Quá trình này bắt đầu từ người lãnh đạo rồi theo từng cấp cán bộ tới nhân viên thông qua các hình thức như: thông báo, mệnh lệnh, đánh giá, nhận xét…Đồng thời, nó được thể hiện qua những nội dung như: bảng mô tả công việc, các nhiệm vụ và trách nhiệm chi tiết; tin tức về các hoạt động và sự kiện mà nhà quản trị muốn các nhân viên tham gia; các chính sách, chế độ và thủ tục của công ty…Ví dụ: Lãnh đạo thông báo cho cấp dưới biết nhiệm vụ, chính sách, chế độ của công ty… Việc truyền thông như thế giúp các thuộc cấp hiểu biết về các khía cạnh của tổ chức và tác động của nó đến họ như thế nào. - Ở khía cạnh khác, trong quá trình thực hiện nhiệm vụ được giao, cấp dưới phải báo cáo lên cấp trên tình hình thực hiện nhiệm vụ, những vấn đề nảy sinh… đó chính là việc truyền thông từ dưới lên. Truyền thông theo chiều lên cũng là phần quan trọng của việc vận hành tổ chức để bổ sung cho việc truyền thông theo chiều từ cấp trên xuống cấp dưới. Chẳng hạn như khuyến khích các nhân viên tham gia vào việc lập mục tiêu và kế hoạch, chính sách của công ty. Truyền thông theo chiều ngang là quá trình trao đổi thông tin giữa hai hay nhiều đồng nghiệp hay giữa những người cùng cấp bậc trong tổ chức. Cụ thể truyền thông loại này là các phương tiện được dùng để gởi và nhận thông tin giữa các phòng, ban trong tổ chức…Truyền thông theo chiều ngang có lợi là tiết kiệm thời gian và thuận tiện cho việc phối hợp công tác, phát huy tính sáng tạo của cấp dưới. Tóm lại, những hình thức truyền thông trong tổ chức thường là: mặt đối mặt, báo cáo, biên bản, thông báo, thuyết trình chính thức, điện thoại, họp nhóm… Truyền thông trong tổ chức đóng vai trò quan trọng trong hoạt động của tổ chức. Thông qua truyền thông mà các chỉ thị, mệnh lệnh, yêu cầu của lãnh đạo được truyền xuống cho cấp dưới để thi hành và ngược lại, những kiến nghị, đề xuất của cấp dưới được chuyển lên cho lãnh đạo xem xét.  Truyền thông giữa các cá nhân. Đó là quá trình mà chúng ta sử dụng để truyền đạt ý tưởng, suy nghĩ và cảm xúc của chúng ta cho người khác. Trong truyền thông giữa các cá nhân, hai người hoặc nhiều người truyền thông trực tiếp với nhau hay nói cách khác đó là quá trình gửi thông điệp và nhận thông điệp giữa hai hoặc nhiều cá nhân. Họ có thể giao tiếp dưới nhiều hình thức khác nhau: bằng lời hoặc không lời, cụ thể như mặt đối mặt, thông qua điện thoại hay thậm chí qua thư từ. Nhìn chung, thông tin liên lạc giữa các cá nhân có thể được thực hiện bằng cách sử dụng cả hai phương tiện truyền thông trực tiếp và gián tiếp 3 như mặt đối mặt tương tác cũng như qua trung gian như máy tính, điện thoại, email... Các kênh truyền thông cá nhân rất hữu hiệu bởi vì chúng tính đến sự chú trọng vào sự phản hồi của các cá nhân. ÁP DỤNG LÝ THUYẾT GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ 3.3. Phân biệt truyền thông trong tổ chức và truyền thông giữa các cá nhân Từ sự phân tích trên, ta có thể rút ra một số điểm khác nhau cơ bản giữa truyền thông trong tổ chức và truyền thông giữa các cá nhân như sau: Thứ nhất, về hình thức: Truyền thông trong tổ chức là truyền thông theo hình thức được quy định cụ thể hoặc bản thân quá trình truyền thông là một bộ phận của công việc và được thực hiện trên danh nghĩa của một tổ chức. Ngược lại, truyền thông giữa các cá nhân là những gì chúng ta quen thuộc nhất chẳng hạn như khi các cá nhân nói chuyện qua lại với nhau. Truyền thông giữa các cá nhân liên quan đến một loại thông tin chỉ đại diện cho cá nhân. Thứ hai, về nội dung: Nội dung của thông tin được truyền đi trong tổ chức thường liên quan đến những vấn đề chung của tổ chức. Ngược lại, thông tin được truyền đi giữa các cá nhân liên quan đến nhiều vấn đề thuộc về cá nhân. Thứ ba, về mục đích: Mục đích của việc truyền thông trong tổ chức thường được xác định trước và thường diễn ra theo một thời gian đã được vạch sẵn. Ví dụ như: Báo cáo doanh số bán hàng hàng tháng, bảng chấm công cuối tháng… Ngược lại, việc truyền thông giữa các cá nhân thường diễn ra bất chợt, bất cứ nơi nào và mục đích của việc truyền thông giữa các cá nhân rất đa dạng, phong phú khó đoán trước. Thứ tư, về phạm vi: Truyền thông trong phạm vi tổ chức thường chỉ được thực hiện bởi các nhân viên trong tổ chức liên quan đến thông tin theo chiều dọc và chiều ngang. Trong khi đó việc truyền thông giữa các cá nhân được thực hiện bởi rất nhiều cá nhân, thậm chí giữa họ không hề có sự quen biết trước. Thứ năm, về thời gian phản hồi: Thông tin phản hồi trong việc truyền thông trong tổ chức thường mất thời gian nhiều hơn so với truyền thông giữa các cá nhân. 3.4. Các bước truyền thông trong tổ chức Truyền thông trong tổ chức thường gồm ba phần chính: Nội dung truyền thông, hình thức truyền thông và mục tiêu của việc truyền thông. 4 Nội dung truyền thông bao gồm các hành động trình bày kinh nghiệm, hiểu biết, đưa ra lời khuyên hay mệnh lệnh hoặc câu hỏi. Các hành động này được thể hiện qua nhiều hình thức như động tác, bài phát biểu, bài viết hay bản tin truyền hình. Mục tiêu có thể là truyền đạt thông tin đến cá nhân khác hay tổ chức khác, thậm chí là chính người hoặc tổ chức gửi đi thông tin. Có thể chia quá trình truyền thông trong tổ chức thành hai giai đoạn là: Truyền phát thông tin và nhận phản hồi. Ở giai đoạn truyền phát, thông tin được chia sẻ giữa các bên tham gia truyền thông. Ở giai đoạn phản hồi, quan niệm chung về vấn đề được đảm bảo giữa người gởi và người nhận thông tin. Ở hai giai đoạn này, một số giai đoạn nhỏ phải diễn ra để đảm bảo cho hoạt động truyền thông diễn ra, do đó việc truyền thông trong tổ chức bao gồm các yếu tố (các bước) sau: Người gởi: Người gởi (có thể là một người hoặc một nhóm người) là nguồn thông tin và là người khởi xướng tiến trình truyền thông. Người gởi mã hóa thông điệp, tức là chuyển dịch tư duy hoặc cảm giác sang phương tiện, được viết, nhìn thấy được hoặc được nói, nhằm chuyển tải ý nghĩa định hướng. Thông điệp: Thông điệp bao gồm những biểu tượng bằng lời (nói và viết) và các hàm ý không bằng lời đại diện cho thông tin mà người gởi muốn chuyển tải đến cho 5 người nhận. Một thông điệp có hai mặt: Thông điệp gởi và thông điệp nhận không nhất thiết giống nhau.  Thông điệp không bằng lời: Tất cả thông điệp không được nói hoặc viết tạo thành những thông điệp không lời. Các thông điệp không lời liên quan đến việc sử dụng những diễn tả của khuôn mặt, giao tiếp bằng mắt, cử động cơ thể, các cử chỉ và ngôn ngữ cơ thể để truyền tải ý tưởng. Khi con người giao tiếp, khoảng 60% nội dung của các thông điệp được truyển tải thông qua các biểu hiện ở khuôn mặt và các phương pháp truyền thông không lời khác. Với ngôn ngữ cơ thể và sự chuyển động, đặc biệt sự chuyển động của khuôn mặt và mắt nói nhiều cho chúng ta về một người. 50% nội dung thông điệp có thể được truyền thông qua biểu hiện của khuôn mặt và tư thế, điệu bộ của cơ thể và 30% là qua ngữ điệu và giọng phát âm. Bản thân ngôn từ có thể diễn đạt và giải thích 20% nội dung của một thông điệp. Các tổ chức cũng thường sử dụng nhiều hình thức của thông điệp viết (ví dụ các bản báo cáo, ghi nhớ, thư tín, thư điện tử và bản tin). Những thông điệp đó là thích hợp nhất khi thông tin phải được thu thập và phân phát cho nhiều người ở các vị trí phân tán và việc lưu trữ những thông tin được gởi là cần thiết.  Các thông điệp bằng lời: Truyền thông bằng lời nói xảy ra mặt đối mặt, qua điện thoại, hoặc qua thiết bị điện tử khác. Giao tiếp bằng lời hiệu quả đòi hỏi người gởi phải mã hóa thông điệp theo ngôn từ lựa chọn để chuyển tải một cách chính xác ý nghĩa đến cho người nhận, truyền đạt thông điệp theo phương thức được tổ chức chặt chẽ và cố gắng loại bỏ sự sao nhãng, bối rối. Mã hóa: Mã hóa là tiến trình chuyển dịch ý tưởng hoặc cảm xúc bằng phương tiện (chữ viết, lời nói hoặc ánh mắt) mà truyền tải được thông tin mong muốn. Nhằm mã hóa chính xác, nên áp dụng năm nguyên tắc truyền thông sau vào hình thức truyền thông đang sử dụng. 1. Sự thích đáng: Tạo cho thông điệp có ý nghĩa, lựa chọn cẩn thận các từ ngữ, biểu tượng hoặc cử chỉ sử dụng. 2. Dễ dàng, giản dị: Sử dụng những thuật ngữ đơn giản nhất có thể trong thông điệp, giản lược số lượng từ, biểu tượng hoặc cử chỉ sử dụng. 3. Cơ cấu: Sắp xếp, bố trí thông điệp theo một trình tự nhằm tạo điều kiện cho việc hiểu thông điệp dễ dàng. Hoàn thành xong mỗi điểm cần trình bày trước khi chuyển sang điểm khác. 6 4. Lặp lại: Lặp lại có vai trò đặc biệt quan trọng trong truyền thông bằng lời nói bởi vì các từ ngữ có thể không được nghe rõ hoặc hiểu đầy đủ vào thời điểm đầu tiên. 5. Trọng tâm: Tập trung vào những khía cạnh nền tảng hoặc các điểm chính của thông điệp. Thông điệp cần rõ ràng và tránh việc trình bày chi tiết không cần thiết. Kênh truyền thông: Kênh là đường truyền tải thông điệp từ người gởi đến người nhận. Trong thực tế, không phải tất cả các kênh có thể truyền tải lượng thông tin như nhau mà mỗi kênh đều có lượng thông tin riêng và chính sự phong phú thông tin sẽ làm tăng khả năng truyền tải thông tin của kênh. Ngược lại, các kênh thấp về mức độ phong phú và đầy đủ thông tin thường được nhìn nhận là yếu, kém bởi vì chúng chỉ hiệu quả cho việc gởi những dữ liệu hoặc sự kiện cụ thể. Để lựa chọn mức độ phong phú thông tin, các cá nhân phải lựa chọn kênh truyền thông phù hợp. Chúng bao gồm từ trên xuống, từ dưới lên và kênh ngang, kể cả chính thức và phi chính thức, chẳng hạn như hệ thống thông tin mật và các nhóm mạng lưới. Người nhận: Người nhận là người tiếp nhận và đọc hoặc giải mã (hoặc biên dịch) thông điệp của người gởi. Giải mã: Giãi mã là chuyển dịch thông điệp sang một hình thức có ý nghĩa cho người nhận. Cả việc mã hóa và giải mã đều bị ảnh hưởng bởi các nhân tố cá nhân, chẳng hạn như trình độ giáo dục, tính cách, kinh tế xã hội, gia đình, quá trình làm việc, văn hóa và giới tính. Một vài nghiên cứu gợi ý rằng phụ nữ quan tâm đến cảm giác và phản ứng của người họ đang nói chuyện nhiều hơn so với nam giới… Ngoài ra, một trong số các yêu cầu chính của người nhận là khả năng lắng nghe. Lắng nghe liên quan đến việc chú tâm đến thông điệp, không chỉ đơn thuần là nghe. Các nghiên cứu đã chỉ ra rằng hầu hết mọi người có thể nhớ lại khoảng 50% những gì người nào đó nói với họ. Điều đó giải thích tại sao truyền thông hữu hiệu thường bao gồm việc sử dụng một vài phương tiện truyền thông chẳng hạn như các báo cáo, bản ghi nhớ, bản tin, và thư điện tử, cùng với điện thoại, trao đổi mặt đối mặt, và các bài phát biểu. Mười hướng dẫn cho việc lắng nghe hiệu quả: 1. Nên nhớ rằng lắng nghe không chỉ là nhận thông tin mà cách thức lắng nghe như thế nào cũng truyền tải được thông điệp đến người gởi. 2. Dừng nói. Bạn không thể lắng nghe nếu bạn đang nói. 3. Thể hiện cho người nói rằng bạn muốn nghe. Diễn giải những điều được nói để chứng tỏ rằng bạn hiểu. 4. Loại bỏ các bối rối. 7 5. Tránh đánh giá trước những điều một người nghĩ hoặc cảm giác. Lắng nghe trước, sau đó đánh giá sau. 6. Cố gắng phân tích và nhận ra quan điểm của người khác. 7. Lắng nghe một cách tổng thể, nghĩa là lắng nghe cả nội dung của ngôn từ và cảm giác hoặc hàm ý. 8. Chú tâm vào cả hàm ý bằng lời hoặc phi lời. 9. Tranh luận và chỉ trích nhẹ nhàng, tránh đặt người khác vào trạng thái bị động và có thể khiến cho họ im lặng hoặc trở nên giận dữ. 10. Trước khi đi, xác nhận những điều đã nói. Thông tin phản hồi: Sau khi gửi thông điệp, nhà truyền thông cần phải nghiên cứu hiệu quả của nó đối với đối tượng mục tiêu. Điều này bao gồm cả việc dò hỏi đối tượng thưởng ngoạn mục tiêu xem họ có ghi nhớ thông điệp hay không, họ đã thấy thông điệp này bao nhiêu lần rồi, họ nhớ lại những điểm nào, họ cảm thấy như thế nào về thông điệp cũng như thái độ trong quá khứ và trong hiện tại của họ đối với thông điệp này. Mặt khác, phản hồi còn là sự phản ứng của người nhận đối với thông điệp của người gởi. Đây là cách tốt nhất để thể hiện rằng thông điệp đã được tiếp nhận và nó cũng chỉ ra mức độ thấu hiểu thông điệp. Trong truyền thông, không nên giả định rằng mọi việc được nói hoặc viết ra sẽ được hiểu chính xác như ý định của chúng ta. Nếu không khuyến khích phản hồi, chúng ta có khả năng đánh giá sai mức độ người khác hiểu về mình. Vì vậy, chúng ta sẽ truyền thông kém hiệu quả hơn so với những người khuyến khích việc phản hồi. Bất kỳ khi nào gởi một thông điệp, hành động của người gởi sẽ tác động đến phản ứng của người nhận. Ngược lại, phản ứng của người nhận sẽ ảnh hưởng đến hành động sau này của người gởi. Nếu người nhận không có phản ứng, thì thông điệp hoặc là chưa bao giờ được nhận hoặc người nhận lựa chọn giải pháp không phản ứng. Trong cả hai trường hợp này nó đều báo hiệu cho người gởi sự cần thiết phải tìm hiểu tại sao người nhận không phản ứng. Khi nhận được phản hồi tốt, người gởi sẽ tiếp tục gởi cùng loại thông điệp cho những lần sau. Khi phản hồi không được hưởng ứng, người gởi sẽ thay đổi loại thông điệp. Do đó, thông tin phản hồi nên có những đặc tính sau: 1. Thông tin phản hồi phải hữu ích. 2. Thông điệp nên mang tính mô tả hơn là đánh giá. 3. Phản hồi nên cụ thể hơn là tổng quát. 4. Phản hồi nên đúng lúc, kịp thời. 8 5. Không nên phản hồi dồn dập, quá nhiều • Môi trường (nhiễu): Môi trường không phải là một thành tố của quy trình truyền thông nhưng nó lại có thể có tác động tích cực hay gây trở ngại cho bất kì một giai đoạn nào hoặc toàn bộ quy trình truyền thông. Môi trường có thể tác động làm sai lệch thông điệp được truyền từ người gởi đến người nhận. Môi trường (nhiễu) bao gồm các yếu tố sau: Mọi thứ từ những từ tối nghĩa, không rõ ràng của thông điệp cho đến những thiết bị phát, thu nhận, giải mã bị hư hỏng… Tóm lại, một khi thông điệp đã được gởi theo một kênh truyền thông nhất định thì khả năng phản ứng là lệ thuộc vào nhận thức của cá nhân. Kỹ năng mã hóa và giải mã dựa trên khả năng của cá nhân trong việc nhìn nhận thông điệp và tình huống một cách chính xác. Phát triển khả năng nhận và gởi thông điệp một cách chính xác là tâm điểm để trở thành một nhà quản trị hữu hiệu. 3.5. Chức năng công cụ truyền thông thường dùng trong tổ chức Công cụ truyền thông (communication tool) là những cách thức cụ thể được sử dụng để truyền tải thông điệp từ chủ thể đến đối tượng nhận thông điệp nhằm thực hiện mục tiêu truyền thông. Sử dụng các công cụ truyền thông này nhằm đảm bảo quan hệ tốt đẹp, thuận lợi giữa công ty với khách hàng, đối tác. Có rất nhiều công cụ truyền thông: Quảng cáo; họp báo; trả lời báo chí (gồm báo in, báo nói, báo hình); thông cáo báo chí; tổ chức sự kiện; tài trợ, bảo trợ; từ thiện; phát biểu hay nói chuyện với công chúng; tạp chí công ty; webstite công ty; thư điện tử; tổ chức sự kiện; họp mặt; vận động hàng lang… Ngày càng có nhiều chương trình truyền thông sáng tạo được thực hiện thì sẽ tạo ra mối tương tác cao giữa các chủ thể. Các công ty sử dụng rất đa dạng các công cụ truyền thông. Việc sử dụng công cụ truyền thông nào trong tình huống cụ thể phụ thuộc vào nhiều yếu tố, nội dung của thông điệp, chủ thể truyền thông, đối tượng nhận thông điệp, mục tiêu của truyền thông, những yếu tố gây nhiễu… Để truyền thông hiệu quả, nhà quản trị cần chọn một công cụ truyền thông thích hợp cho từng loại thông điệp. Việc lựa chọn phương tiện truyền thông rất quan trọng, bởi vì dù truyền thông có được thiết kế tốt đến đâu nhưng nếu không thu hút được đúng đối tượng cần hướng đến thì nó cũng không mang lại nhiều giá trị. Đây chính là công việc của nhà quản trị để các thông tin có thể hỗ trợ kịp thời cho quá trình hoạt động của tổ chức. Không có một công cụ truyền thông nào thích hợp cho mọi loại thông điệp. Để lựa chọn được một công cụ truyền thông thích hợp, nhà quản trị cần lưu ý 3 yếu tố sau: Yếu tố đầu tiên và quan trọng nhất là mức độ thông tin cần thiết trong truyền thông. Mức độ thông tin là lượng thông tin mà một công cụ truyền thông có thể chuyển tải và phạm vi thông tin mà công cụ truyền thông cho phép người gởi và người nhận đạt đến quan niệm chung về một vấn đề. Mỗi công cụ truyền thông có khả năng chuyển tải 9 những lượng thông tin khác nhau. Yếu tố thứ hai cần quan tâm khi lựa chọn công cụ truyền thông là thời gian cần thiết cho việc truyền thông vì thời gian là một tài nguyên rất có giá trị đối với nhà quản trị và tất cả mọi người trong tổ chức. Yếu tố cuối cùng là thông điệp truyền thông có cần phải lưu trữ không. Giữa vô vàn các loại công cụ truyền thông đa dạng như hiện nay việc tạo được sự đột phá giờ đây trở nên khó khăn hơn bao giờ hết. Do vậy, các nhà quản trị khôn ngoan đều đánh giá lại việc sử dụng ngân sách dành cho các công cụ truyền thông. Thay vì đánh giá các công cụ truyền thông tạo động lực dẫn dắt thương hiệu của mình như thế nào, giờ đây họ cân nhắc xem loại công cụ truyền thông nào sẽ giúp khách hàng nắm bắt được ý tưởng thương hiệu mà họ mong muốn chuyển tải. Ngày nay, chính thương hiệu điều khiển và dẫn dắt các công cụ truyền thông. Để đạt được thành công trong môi trường hiện nay, các ý tưởng thương hiệu cần tập trung đi sâu vào trọng tâm cốt lõi và cần phải sáng tạo hơn nữa trong việc lựa chọn các công cụ truyền thông tương ứng. Ngày nay, với sự phát triển của công nghệ thông tin đang làm thay đổi nhanh chóng phương thức truyền thông của nhà quản trị và nhân viên, vì vậy sẽ dẫn đến việc thay đổi kênh truyền thông sử dụng. Những công nghệ này không những thay đổi cách thức nhà quản trị và nhân viên giao tiếp với nhau mà còn là cách thức để đưa ra quyết định. Máy trả lời điện thoại (voice mail), máy fax, hội nghị qua điện thoại, hệ thống truyền hình cáp, chuẩn bị báo cáo tự động bằng máy tính, thâu băng video và chuyển dữ liệu giữa các máy tính với nhau là các ví dụ về việc phát triển các công cụ truyền thông trong 25 năm qua. Chúng ta sẽ xem xét các công cụ truyền thông cơ bản sau:  Các cuộc họp: Việc truyền thông thường xuyên đóng một vai trò rất quan trọng. Thông qua các cuộc họp này, nhân viên sẽ được cập nhật thông tin về những diễn biến gần nhất xảy ra cả bên trong và bên ngoài doanh nghiệp chẳng hạn ai mới được thăng chức, vấn đề gì phức tạp vừa xảy ra, việc gì đang còn tồn tại, cần giải quyết rốt ráo. Đây cũng là dịp để nhân viên trao đổi và đưa ra các thắc mắc với nhà quản trị để được giải đáp.  Thư điện tử (electronic mail) là hình thức sử dụng máy điện toán để soạn thảo văn bản và hiệu đính nó để gởi và nhận thông tin một cách nhanh chóng, ít tốn kém và hiệu quả. Trong vòng vài giây, các thông điệp được chuyển từ máy tính của người gởi sang máy tính của người nhận. Thư điện tử trở nên phổ biến cho nhà quản trị vì nhiều lý do. Trước nhất, nhà quản trị không phải chờ đợi quá lâu cho việc phản ứng lại vì thông tin có thể luôn được gởi, nhận và phản hồi trong giây lát. Thứ hai, thư điện tử rất ít tốn kém, nó có thể chuyển qua máy tính, điện thoại hoặc các thiết bị khác mà công ty đang sử dụng. Thứ ba, năng suất gia tăng qua việc loại bỏ yêu cầu thủ tục xử lý theo kiểu văn thư. Thư điện tử đã thay đổi đáng kể cách thức con người làm việc. Nhân 10 viên không cần phải ở văn phòng công ty thì mới có thể giao tiếp với người khác. Công nghệ thông tin cũng cho phép các tổ chức chiêu mộ và thuê tuyển nhân viên, những người có thể không bao giờ đến văn phòng công ty và sinh sống mọi nơi trên thế giới…  Internet mở rộng phạm vi hoạt động của các tổ chức. Hàng nghìn trang web của các tổ chức kinh doanh, trường học, và các tổ chức khác đang phát triển nhanh chóng. Hơn là việc truyền thông điệp thông qua các máy tính trung tâm, Internet có thể sử dụng hàng nghìn máy tính được kết nối với hàng nghìn thiết bị, bộ phận khác. Sự riêng tư, bí mật của thông tin được gởi qua Internet là hạn chế, và việc tìm kiếm các phương pháp để bảo mật thông tin là ưu tiên hàng đầu cho cả các nhà nghiên cứu lẫn người sử dụng. Nhưng bởi vì thông tin trên internet thì hầu như tiềm tàng cho người sử dụng trên khắp thế giới, nó cũng tạo điều kiện cho việc giao tiếp không giới hạn.  Hội nghị đa phương tiện (Teleconference): Sự phát triển của công nghệ mới đã nhanh chóng biến Internet thành công cụ truyền thông có độ trung thực cao và được sử dụng ngày càng phổ biến. Công nghệ hội nghị đa phương tiện là sự kết hợp của công nghệ truyền hình và điện thoại và nó là một công cụ truyền thông có độ trung thực cao mà các tổ chức sử dụng nhằm tạo điều kiện cho việc thảo luận giữa những người ở các khoảng cách địa lý khác nhau trên khắp thế giới. Không giống như hội nghị truyền thống, hội nghị đa phương tiện cho phép người tham gia xem được các cử chỉ cơ thể, điệu bộ và tham gia xem xét các tư liệu hỗ trợ chẳng hạn như bản in, sơ đồ, mô hình và thậm chí mẫu sản phẩm. Như vậy, có thể thấy rằng các công cụ truyền thông trong tổ chức rất đa dạng và hữu hiệu để truyền đạt thông tin. Do đó, nhà quản trị cần tận dụng chức năng của các công cụ này trong điều hành, quản lý để tổ chức hoạt động nhịp nhàng, hiệu quả. Có thể thấy trong thực tế, ở hầu hết các doanh nghiệp nước ngoài, mạng email và chat nội bộ được sử dụng thường xuyên và liên tục mỗi ngày. Thói quen của nhiều nhân viên là bắt đầu ngày làm việc bằng kiểm tra email và đọc website, bản tin điện tử của Công ty để xem thông báo mới. Triển khai, kiểm tra tiến độ công việc, chỉ đạo mệnh lệnh được truyền đạt qua email để nhanh chóng, dễ dàng, đầy đủ và đồng nhất đến nhiều người cùng lúc. Những tiện ích lớn khác của cách truyền thông này là chi phí rẻ và linh động về thời gian. Chính thói quen đó giúp các sếp có thể điều hành công việc từ xa bứt ra khỏi văn phòng mà vẫn nắm được tình hình đầy đủ ở Công ty. Trong khi đó, các sếp ở nước ta thường thích “mặt đối mặt”. Cần chỉ đạo hay truyền đạt gì đó cứ ra lệnh triệu tập cuộc họp hoặc bốc điện thoại gọi “Lên phòng tôi có việc”! bất kể nhân viên của mình khi đó đang làm việc gì. Ngoài ra, viết là mối lo của nhiều người bởi không thể diễn đạt được ý bằng ngôn ngữ viết nên luôn cảm thấy viết email rất mất thời gian và nhức đầu. Trong những trường hợp bắt buộc phải dùng đến 11 email, tin nhắn điện thoại, nhiều nhà lãnh đạo đã bộc lộ rõ sự khiếm khuyết của mình trong kỹ năng “điều hành” từ ngữ. Ngoài chuyện viết nhưng không diễn đạt được ý, câu chữ “liên tu bất tận” mà cả những quy tắc giao tiếp cơ bản qua email, tin nhắn như khi nào dùng chữ in, chữ hoa, chữ thường... cũng bị vi phạm trầm trọng. Có những email của nhân viên gởi đến sếp được viết toàn bằng chữ in hoa mà chính sếp cũng không biết rằng chữ in hoa được dùng để diễn đạt sự tức giận hay nhấn mạnh mệnh lệnh. Nhiều người chỉ nghĩ đơn thuần rằng viết chữ in hoa cho rõ ràng, dễ đọc. Thế nên, đã có trường hợp một doanh nhân Việt kiều sống lâu năm ở nước ngoài mới về Việt Nam làm ăn đã phải “hoang mang” khi nhận được một email toàn chữ in hoa của đối tác gởi mà không biết mình có làm gì “mất lòng” họ không. Do không thể khai thác được các phương tiện hữu ích mới nên một số doanh nghiệp hiện vẫn còn phải trung thành với các phương cách truyền thông nội bộ cũ chủ yếu là sử dụng bảng thông báo công cộng dán hay viết lên đó những thông tin muốn truyền dạt đến tất cả nhân viên. Nhưng do không nhận thức hết tầm quan trọng của công tác truyền thông nội bộ nên các bảng thông báo này đôi khi cũ kỹ, xấu xí đến thảm hại. Những thông tin được chuyển tải lên đó bằng những mẩu giấy được viết, in, dán rất cẩu thả hoặc viết tay nguệch ngoạc. Đáng tiếc là điều này vẫn đang hiện diện trong chính các Công ty mà các nhà lãnh đạo nói rằng đang cố gắng vươn đến sự chuyên nghiệp. Không chỉ viết, kỹ năng nói chuyện và truyền đạt bằng lời cũng còn là điềm yếu của nhiều nhà quản lý hiện nay. Cho nên trong tuyệt đại đa số trường hợp phải phát biểu trước cử tọa, các sếp thường cầm giấy đọc nội dung do người khác soạn sẵn. Các buổi họp nội bộ Công ty buồn tẻ, nặng nề một phần lớn do sự hạn chế kỹ năng này của người điều hành... Khi không thể giao tiếp, truyền thông một cách nhẹ nhàng cả nói và viết, mối quan hệ giữa người và người trong doanh nghiệp sẽ khô cứng, đơn điệu, thiếu sự sinh động, thân thiện và thiếu tinh thần chia sẻ. Điều này không thể tạo nên sự thấu hiểu, vui vẻ và đoàn kết tập thể càng không thể giúp người ta "nhận” và "cho các giá trị tinh thần. Do vậy, để tạo môi trường văn hóa doanh nghiệp sinh động, các nhà lãnh đạo rất cần theo phải có một cái nhìn khác và thay đổi các kỹ năng truyền thông. Tóm lại, truyền thông trong tổ chức đóng vai trò rất quan trọng, giúp gắn kết, truyền đạt thông tin hữu hiệu giữa nhà quản trị với nhân viên nhằm tạo ra sự ổn định, nhịp nhàng và hiệu quả trong hoạt động của tổ chức. KẾT LUẬN Thông qua việc nghiên cứu, có thể thấy rằng truyền thông trong tổ chức có vai trò rất quan trọng: 12 - Truyền thông thúc đẩy bằng cách thông báo và làm rõ với nhân viên về những nhiệm vụ được thực hiện, theo cách thức mà họ đang thực hiện nhiệm vụ, và làm thế nào để cải thiện hiệu suất của họ. - Truyền thông là một nguồn thông tin cho các thành viên tổ chức cho quá trình ra quyết định vì nó giúp xác định và đánh giá đầy đủ và chính xác. - Truyền thông cũng đóng một vai trò quan trọng trong việc thay đổi thái độ của cá nhân, ví dụ, một cá nhân được thông tin tốt sẽ có thái độ tốt hơn so với một cá nhân ít thông tin hơn. Nắm bắt được những điều này, nhà quản trị cần phải biết cách truyền thông hiệu quả để thông qua đó thực hiện các chức năng cơ bản của việc quản lý tổ chức (kế hoạch, tổ chức, nhân sự, chỉ đạo và kiểm soát). Hoạt động của một tổ chức có thành công hay không, mục tiêu quản lý của nhà quản trị có đạt được hay không, tất cả phụ thuộc rất nhiều vào việc truyền thông hiệu quả, tạo ra sự gắn kết về thông tin, nhịp nhàng trong công việc giữa các thành viên của tổ chức. Tuy nhiên, bên cạnh việc truyền đạt và tiếp nhận thông tin phục vụ cho hoạt động của tổ chức thì nhà quản trị cũng cần phải đặc biệt chú ý đến việc xử lý các thông tin không chính thức (tin đồn) tác động đến quá trình hoạt động của doanh nghiệp mình. Và ở một khía cạnh khác, nhà quản trị cũng cần phải nhận thức được các đặc điểm của tin đồn để có thể biến thách thức thành cơ hội, biến tin đồn thành một phương tiện hiệu quả trong việc điều hành, quản lý của mình. Làm được những điều này, nhà quản trị sẽ tạo ra được những bước đi vững chắc cho tổ chức, cho doanh nghiệp trong một môi trường cạnh tranh khắc nghiệt để ngày càng lớn mạnh hơn. DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO - Tài liệu quản trị học - giảng viên Đỗ Văn Khiêm. - Giáo trình Quản trị học, trường đại học kinh tế quốc dân. Chủ biên PGS.TS Đoàn Thị Thu Hà – PGS.TS Nguyễn Thị Ngọc Huyền. Nhà xuất bản tài chính. - Sách Quản trị doanh nghiệp “Để trở thành một thủ trưởng tài ba”. Tác giả Jeffrey J.Fox, biên dịch Nguyễn Văn Hoài (MBA), nhà xuất bản thống kê. - Sách Quản trị khủng hoảng, tác giả Đoàn Thị Hồng Vân. - Principles of effective business communication by Ghalib Badar. - Các bài viết tại các website, các bài báo và tài liệu khác. http://www.baomoi.com http://www.saga.com.vn http://www.hoclamgiau.com.vn http://www.vnexpreess.net 13 http://www.tuoitre.com.vn http://www.vnbusiness.vn http://webhaiphong.vn http://diendankietthuc.net http://slideshare.net http://biz.cafef.vn 14