Tài liệu Truyền thông giao tiếp trong quản trị

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP.HCM PHÒNG QUẢN LÝ ĐÀO TẠO SAU ĐẠI HỌC TIỂU LUẬN QUẢN TRỊ HỌC Đề tài: GVHD : NHÓ M: LỚP : KHÓA : HỆ : TS. Ng uyễn Thanh Hội 05 Đêm 6 20 Cao học Chương 1 KHÁI QUÁT V Ề TR UYỀN THÔ NG GIAO TIẾP I. Khái niệm về truyền thông giao tiếp 1. G iao tiếp Giao tiếp là sự tiếp xúc tâm lý giữa người và người, qua đó con người trao đổi với nhau về thông tin, về cảm xúc, t ri giác lẫn nhau, ảnh hưởn g tác động qua lại với nha u. Đây là hoạt động xác lập và v ận hành các m ối quan hệ xã hội giữa người với người, giữa người và các yếu tố xã hội nhằm thoả mãn những nhu cầu nhất định. Giao tiếp là một quá trình phức tạp và được cấu thành bởi rất nhiều những yếu tố khác nhau nh ư: n gười gửi, n gười nh ận, thông điệp, kênh thông tin (có lời, khôn g lời), ph ản hồi, bối cảnh, … Tuy nhiên, có 3 y ếu tố cơ bản cần phải được chú trọng trong quá trình giao tiếp đó là:  Chủ thể và đối tượng tham gi a quá trình giao tiếp: Là các cá nhân tham gia vào giao tiếp.  Thông điệp: Nội dung cần ch uyển tải. Trong quá trình giao tiếp, thông điệp không phải lúc nào cũn g dễ hiểu và dễ nhận thấy mà nó còn có những “nội dun g ẩn” phía sau. Thông điệp có thể đơn thuần chỉ mang tính thông tin nhưng có nhiều trườn g hợp đan xen với c ảm xúc, mong đợi, nhu cầu, sở thích, …của các đối tượn g tham gia giao tiếp.  Kênh thông tin: Ngôn ngữ có lời hoặc không lời (cử chỉ, điệu bộ, ánh mắt, nụ cười,…) 2. Truyền thông Truyền thông trong giao tiếp là m ột tiến trình trao đổi các thông điệp có lời và không lời nhằm để hiểu, phát triển và ảnh hưởn g đến c ác mối quan hệ người và n gười. Truyền thông gắn liền với m ối quan hệ giao tiếp, chịu sự tác độn g c ủa nhiều yếu tố, diễn biến theo m ột t iến trình đơn giản v à phức tạp và t ùy thuộc v ào các kênh truy ền thông. Nhữn g yế u tố liên quan đến quá trình truyền thông là:  Thông tin: ch ún g ta truyền thôn g vì m uốn ch uyển tải hay tiếp nhận các thông tin  Con n gười: n gười nhận và n gười gửi.  Phản hồi: mục đích của truyền thông là để đạt một mục tiêu cụ thể  Phản hồi dưới dạng hành động  Phản hồi dưới các dạng khác 3. Truyền thông giao tiếp Truyền thông - giao tiếp l à một kiểu tươn g tác xã hộ i trong đó ít nhất có hai tác nhân tươn g tác lẫn nhau, chia sẻ các qui tắc và tín hiệu ch ung.  Ở dạn g đơn giản, thông tin được tr uyền từ n gười gửi tới n gười nhận.  Ở dạn g phức t ạp hơn, các thông tin t rao đổ i liên kết người gửi và người nhận. II. Vai trò của truyền thông giao tiếp trong quản trị Giao tiếp thể hiện mối quan hệ giữa người và n gười, giúp con người hiểu nhau, không chỉ hi ểu người khác mà còn hiểu chính bản t hân m ình. Giao tiếp chính là động lực thúc đẩy sự hình thành và phát triển của nhân cách con n gười sẽ tự hiểu m ình được nhiều hơn, hiểu được tâm tư, tình cảm, ý nghĩ, nhu cầu của người kh ác. Giao tiếp t ốt sẽ tạo sự đoàn k ết, tạo các mối quan hệ gần gũi, thân mật, tốt đẹp, giúp cho côn g v iệc thuận lợi trong tập thể. Làm giảm nhữn g thất vọng, mâu th uẫn … Truyền thông giao tiếp trong quản trị kinh doanh giúp con người tìm hiểu, tiếp nh ận các thông tin, từ đó ra quyết định ch ính xác và kịp t hời cho ho ạt độn g kinh do anh. Giao tiếp trong Quản trị kinh doanh n gày càn g có v ai trò quan trọng đặc biệt do m ôi trường kinh do anh đan g có nh ững biến đổi lớn, tổ chức, đối tác, phong cách và và nộ i dung quản lý … cũn g đã thay đổi nh iều đò i hỏi các nhà quản trị cần phải xác lập các ch uẩn m ực về ứng xử để ph ù hợp v ới hoàn cảnh nhằm ra các quyết định ph ù hợp. III. Chức năng của truyền thông giao tiếp trong quản trị 1. Chức năng thuần túy xã hội Là chức năn g giao tiếp phục v ụ các nhu cầu xã hội hay của một nhóm người, bao gồm:  Ch ức năn g thông tin, tổ chức: Trong hoạt động ch un g, n gười này giao tiếp với người kia để thông báo cho nhau nhữn g thôn g tin giúp cho hoạt động của tổ chức được hoạt độn g hiệ u quả.  Ch ức năn g điều khiển: Chức năng này được thể hiện trong khía cạnh tác động lẫn nhau của giao tiếp. Trong giao tiếp, n gười ta dùn g nhữn g phương pháp tác động lẫn nhau như: ám thị, thuyết ph ục, áp lực nhóm…để điều khiển n gười khá c. Các ch ức n ăng này cực kỳ quan trọng trong hoạt độn g quản trị và k inh doanh. Bằn g các hình thức giao tiếo khác nh au như ra lệnh, thuy ết phục, tạo dư luận, mà nhà quản t rị hướng hoạt động của nhân viên vào thực h iện m ục đích chung của doanh n ghiệp. Cũn g thông qua các hình thức tác động lẫn nhau trong giao tiếp m à nh à kinh doanh có thể thỏa thuận được với các đối tác về những hợp đồng thương mại có lợi.  Ch ức năn g phối hợp hành độn g: Trong m ột tổ chức thường có nhiều bộ ph ận với các ch ức năn g, nhiệm v ụ khác nhau. Tuy nhiên để cho một tổ chức hoạt độn g m ột cách thống nhất, đồn g bộ, thì các bộ phận, các thành viên trong tổ chức vần phả i giao tiếp với nhau để phối hợp hành độn g cho có hiệ u quả.  Ch ức năn g động viên, kích thích : Chức năn g n ày có liên quan đến lĩnh vực cảm xúc con n gười. Trong quá trình giao tiếp con người không chỉ truyền đạt thông tin cho nhau hay tác độn g điều khiển lẫn nhau mà còn tạo ra nhữn g cảm xúc kích t hích hành động của họ. Trong hoạt động của m ình nhà quản trị có khi dùn g nhữn g hình thức giao tiếp với nhân viên nh ư khen ngợi, độn g viên, có nhữn g lời nói và vi ệc làm thể hiện sự quan tâm đến gia đình họ, bản thân họ sẽ làm cho cấp dưới cảm động, hài lòn g từ đó kích thích họ làm việc tốt hơn. 2. Chức năng tâm lý xã hội: Là các ch ức năn g giao tiếp phục vụ các nh u cầu của từng thành viên của x ã hội, bao gồm:  Ch ức năn g tạo m ối quan hệ: Đối với con n gười, trạng thái cô đơn, cô lập, cô lập đối với những n gười x ung quanh là m ột trong nhữn g trạng thái đáng sợ nhất. Giao tiếp giúp cho con người tạo ra nh ữn g m ối quan hệ với mọi người.  Ch ức năn g cân bằn g cảm xúc: Mỗi chúng ta đôi khi có cảm xúc cần được bộc lộ. Sung sướn g hay đau khổ, hy vọn g h ay thất vọng, niềm vui hay nỗ i buồn đều muốn được người khác cùng ch ia sẻ. Chỉ có t rong giao t iếp ch ún g ta mới tìm được sự đồn g c ảm, cảm thông và giải tỏa được cảm xúc của mình.  Ch ức năn g phát triển nhân cách: Trong gia tiếp con n gười lĩnh hội được k inh nghiệm xã hội, tâm hồn của con người trở nên phong phú, tri thức sâu sắc, t ình cảm và thế giới quan được hình thành, củn g cố và ph át triển. Thông qua giao tiếp nh ững tiêu ch uẩn đạo đức, cũn g như tinh thần trách nhiệm, nghĩa vụ, t ính nguyên tắc, tính vị tha, tinh trung thực…khôn g ch ỉ được thể hiện mà còn được h ình thành ở chún g ta. Cũng thông qua giao tiếp con người học được cách đánh giá hành vi v à thái độ, nhận biết được chính m ình để rồi hoàn thiện các phẩm chất nhân cách của bản thân IV. Những phư ơng tiện truyền thông giao tiếp cơ bản và các nguyên tắc trong truyền thông gi ao tiếp 1. Những phương tiện truyền thông giao tiếp cơ bản Phươn g tiện truyền thông giao tiếp là tất cả những yế u tố mà chúng ta dùn g để thể hiện thái độ, tình cảm, mối quan hệ và nh ữn g tâm lý khác của mình trong một cuộc giao tiếp. Phương tiện giao tiếp hết sức phon g phú và đa dạng nhưng chún g ta có thể chia ch úng ra thành hai nhóm chính: ngôn ngữ và phi ngôn n gữ. Giao tiếp n gôn n gữ và giao tiếp phi ngôn ngữ ít khi tách rời nhau, m à thường bổ sung cho nhau. Trong các mối quan hệ tương đối gần gũi, t hân thiết, giao tiếp phi ngôn n gữ chiếm ưu thế hơn, còn trong các m ối quan hệ ít nhiều có tính chất xã giao thì nó làm nền cho giao tiếp n gôn ngữ.  Phương tiện giao tiếp bằng ngôn ngữ: Ngôn ngữ là phươn g tiện giao tiếp ch ủ yếu của con n gười, bằng ngôn n gữ con người có thể truyền đi bất cứ m ột loại thông tin n ào, như diễn tả tình cảm, ám chỉ, miêu tả sự vật . Ngôn ngữ gồm 2 loại là ngôn ngữ nói và n gôn ngữ viết. Nó dựa v ào các yếu tố sau:  Nội dun g ngôn n gữ: ý n gh ĩa của n gôn n gữ có hai hình thức để tồn tại là: Khách quan và chủ quan. Khách quan bởi nó không ph ụ thuộc v ào sở thích, ý muốn của m ột cá nhân nào. Chẳng hạn, khôn g ai dùn g từ “cái t ủ” để chỉ “cái cây” và n gược lại. T ính chủ quan thể hiện ở chỗ, có nh ữn g từ vô thưởng vô phạt, nhưn g trong quá trình sử dụng gây r a nhữn g ph ản ứng, nh ững cảm xúc tích cực hay tiêu cực nào đó. Đây chính là ý cá nhân của ngôn ngữ. Hiểu được ý cá nhân là cơ sở tạo nên sự đồn g điệu trong giao tiếp, còn được gọi là khả n ăn g đồn g cảm.  Tính chất của ngôn n gữ: Gồm nhịp điệu, âm điệu, ngữ điệu… Có vai trò hết sức quan trọng trong giao tiếp, nó tạo lợi thế cho ta để giao tiếp được thành côn g. Điệu bộ khi nói sẽ ph ụ họa theo lời nói để giúp thêm ý nghĩa cho nó. Tuy nhiên, điệu bộ phải phù hợp với phon g t ục tập quán, nền văn hóa, do đó đừng gò ép mình bằn g cách bắt chước điệu bộ của n gười khác, v ì điệu bộ tự nh iên là đáng yêu nhất.  Phương tiện giao tiếp p hi ngô n ngữ: Nghiên cứu phương tiện giao tiếp phi n gôn ngữ rất quan trọng nó giúp ta nhạy cảm hơn trong giao tiếp.  Nét mặt: Biểu lộ thái độ cảm x úc của con người, các côn g trình n ghiên c ứu thống nhất rằng nét mặt của con người biểu lộ 6 cảm xúc: Vui mừng, buồn, n gạc nhiên, tức giận, sợ hãi, ghê t ởm . Ngoài ra, nét mặt còn cho ta biết về cá tính của con người.  Nụ cười: Trong giao tiếp, người ta có thể dùn g nụ cười để biểu lộ tình cảm, thái độ của m ình. Con n gười có bao nh iêu kiểu cười thì có bấy nhiêu cá tính. Do đó, trong giao tiếp ta phải biết tinh nhạy quan sát nụ cười của đối tượng giao tiếp.  Ánh mắt: Nó phản ánh trạn g thái cảm xúc, bộc lộ tình cảm , t âm trạng và ước n guy ện của con người. Trong giao tiếp, nó phụ thuộc vào vị trí xã hội của m ỗi bên.  Các cử chỉ: Gồm các ch uy ển độn g của đầu, bàn tay, cánh tay… vận động của ch ún g có ý n ghĩa nhất định trong giao tiếp.  Tư thế: Nó liên quan m ật thiết với vai trò vị trí xã hội của cá nhân, t hông thường m ột các vô thức nó bộc lộ cươn g vị xã hội mà cá nhân đảm nhận.  Diện mạo: Là nh ữn g đặc điểm t ự nhiên ít thay đổi nh ư: Dáng người, mà u da và những đặc điểm t hay đổi được như tóc, râu, t ran g điểm trang sức.  Khôn g gian giao tiếp : Là m ột phương tiện để bộ c lộ mối quan hệ tình cảm giữa các bên với nhau. Có 4 vùn g giao tiếp: Vùng mật thiết: Từ 0-0.5m, vùng r iêng tư: 0.51.5m , vùng x ã giao: 1.5-3.5m, vùn g côn g cộng từ 1 20 fe et và sẽ ph ù hợp hơn nếu dùng mà u sẫm t rên nền trắng…)  Sử dụng n gôn n gữ giao tiếp  Giao tiếp bằn g n gôn ngữ  Giao tiếp ph i ngôn n gữ  Sử dụng h ình ảnh, video, âm thanh  Hình ảnh : Rõ ràn g, chân thật, m ới  Video : Ngắn, rõ, sạch, m ới  Âm thanh: Vừa đủ n ghe, không tạp âm  Sử dụng phần m ềm và phương tiện hỗ trợ: đối với phần mềm thì nên dùng loại phần mềm bản quyền, dễ sử dụng, nhiều hiệu ứn g v à đa năn g. Còn phươn g tiện t hì dễ sử dụng 4. Trình bày bằng phương tiện trực quan  Hãy n ghĩ đến t hính giả của bạn : người nghe ch ỉ lắng nghe khoản g từ 25% đến 50% thời gian và nhớ khoản g 12%, còn đọc nh ớ khoản g 50%.  Thiết kế để giúp người n gh e  Dữ liệu được trình bày dưới dạn g kh un g và có cấu trúc  Giúp người n gh e ch uyển data thành thông tin thông qua v iệc v ẽ 1 bức tranh, hay kể 1 câu chuyện hay đưa ra những so sánh  Cải thiện sự tiếp thu đối với người n ghe, lưu ý r ằn g n gười nghe tập trung từ 25-50% thời gian vì vậy nên thườn g x uyên lập lại nội dun g trọng tâm  Trình bày trực quan tốt là  Hỗ trợ cho mục tiêu truyền đạt  Làm phong phú thông điệp bằn g lời nó i  Nên sử dụng màu sắc, hình ảnh và âm t hanh kèm t heo  Nhữn g cách để thêm sắc thái vào sự trình bày  Kết hợp: Ch ữ viết, ký hiệu, biểu đồ, hình ảnh…  Thêm màu sắc để nh ấn mạnh, thận trọng về ý n ghĩa c ủa m àu sắc  Sử dụng bút chiếu, che phủ hoặc làm biến mất slide …  Thay đổi backgro un ds để ch uyển bước hoặc ch uy ển ch ủ đề m ới  Thay đổi t rình tự nhìn (n gan g, dọc, xiên) 5. Một số điểm cần lưu ý khi thuyết trình Đứng trước cử tọa, t huy ết trình viên phải bình tĩnh, tự tin, ch ủ động sáng tạo trong ứn g xử. Khi thuy ết trình, cần lưu ý những nguyên tắc sau đây :  Nói: Nói chứ không phải là đọc bài.  Nói đủ lớn để m ọi n gười n ghe rõ, phát âm ch uẩn xác, không nói quá nh anh hay quá chậm .  Thay đổi âm lượng, nhịp điệu, âm điệu của giọn g nó i. Tránh nói đều đều m ột cách buồn tẻ.  Cần đặt câu hỏi cho n gười n ghe; cần trao đổ i nhiều.  Đứng: Đứng và di ch uyển.  Đứng thuyết trình trừ phi bị bắt buộc ph ải n gồi nó i…  Thỉnh thoảng di chuyển và có điệu bộ chứ khôn g n ên đứn g y ên m ột chỗ  Đừng đút tay vào túi, đừng hấp tấp …  Đối diện: Đối diện cử tọa  Nhìn vào mắt cử tọa (eye-contact) để nhận biết sự truyền đạt c ủa mình được tiếp nhận như thế nào. Qua đó có thể thay đổi cách tiếp cận hay ph ươn g pháp truyền đạt phù hợp.  Theo dõi cử tọa, có niềm say m ê với ch ủ đề và nh ạy bén đáp ứng những nhu cầu c ủa cử tọa  Điểm chính: Trọng tâm  Tập trung vào điểm chính, tránh sa đà vào chi tiết.  Tổng kết những điểm chính trước khi nói và sau khi kết thúc bài thuyết trình.  C ông cụ:  Sử dụng côn g cụ hỗ trợ nhuần nhuyễn, chính xác  Tránh nói với screen mà nói với cử tọa  Thẻ ghi nhớ (đề cươn g, giới thiệu, t hành n gữ, l ời kết...)  Thời gian:  Giành đủ thời gian cho các câu hỏi v à nhận xét trong và sau khi t huyết trình  Cần phân rõ thời gian cho từng nội dun g, từng slide  Phải thường xuyên kiểm soát t hời gian để hoàn tất bài thuy ết trình đúng giờ  Diện mạo  Buổi thuyết trình gồm nhữn g n gười ăn mặc trang trọng m à quí vị thì không, có ngh ĩa là quí vị thiếu sự tôn trọng với ch ủ đề và n gười n ghe  Buổi thuy ết trình khá thoải mái mà quí vị lại ăn m ặc quá trang trọng thì có nghĩa là quí vị ch ưa hiểu về người n ghe – lạc lõng.  Chiến lược trình bày  Bám sát theo đún g nội dung và thời gian th uyết trình, tránh lạc đề. Giữ đúng tiến độ  Truyền tải thông tin đơn giản và trực tiếp  Ch uyển dần từ đơn giản đến phức tạp III. Kỹ năng tổ chức (điều hành) cuộc họp Tổ chức thành công cuộc họp là công việc mà bất cứ người lãnh đạo có năng lực nào cũng cần phải có khả năn g thực hiện. Đây là m ột việc không dễ dàn g gì. Các cuộc họp nên được tổ chức như thế nào? Làm thế nào để biết chắc chắn n gười tham dự sẽ đến đún g giờ? Truy ền đ ạt cho mọi người như thế nào? Tổ chức thực hiện côn g việc sau cuộc họp ra sao? 1. Loại hình và mục đích cuộc họp Có thể tổ chức một cuộc họp với nhi ều mục đích. Loại hình trong cuộc họp có thể phân chia thành ba lĩnh v ực như sau: 2. • Cuộc họp để giải quyết vấn đề • Cuộc họp để đưa ra quyết định • Các loại h ình khác: Truyền đạt, báo cáo và họp để tiếp nh ận ý kiến ph ản hồi... Bước lập kế hoạch, triể n khai thực hiện và theo dõi  Đảm bảo cuộc họp thực sự cần thiết Triệu tập cuộc họp khi:  Bạn cần cả nhóm cun g cấp thông tin hoặc tư vấn.  Bạn m uốn Nhóm tham gia đưa ra quyết định ho ặc giải quyết vấn đề.  Bạn m uốn làm rõ m ột vấn đề m à trao đổi với từng n gười một không m ang lại kết quả.  Bạn m uốn chi a sẽ thông tin, thành công ho ặc quan tâm đến cả nhóm. Khôn g nên tổ chức cuộc họp nếu:  Chỉ liên quan đến nhữn g vấn đề cá nhân  Bạn khôn g có thời gian chuẩn bị.  Có cách khác hiệu quả hơn như nhắc nhở, t hư điện tử hoặc điện thoại  Vấn đề đã được giải quy ết  Nội dung cuộ c họp khôn g hữu ích đối với mọi người  Xác định, làm rõ mục tiêu và tiến trình cuộc họp Dựa vào m ục tiêu c ụ thể c ủa cuộc họp bạn sẽ quy ết định ai là người bạn muốn mời đến dự và cuộ c họp nên được tổ chứ c như thế nào. Mục tiêu của cuộc họp cần phải cụ thể, rõ ràn g và khả thi. Phân công vai trò, trách nhiệm và đảm bảo là những vai trò quan trọng được đảm nhiệm chu đáo:  Lãnh đạo : nên điều khiển c uộc họp và giải thích rõ m ục đích, m ục tiêu, khó khăn và phạm vi quyền hạn. Ch ịu trách nhiệm và theo dõi t ình hình thực hiện sau cuộc họp  Ch uyên gia: hướng dẫn nhóm thông qua cuộc thảo luận, giải quyết vấn đề và quá trình đưa ra quy ết định trong c uộc họp. Đón g góp kiến thức ch uyên m ôn khi có y êu cầu. Và có thể chị u trách nh iệm đố i với côn g việc hậu cần trước và sau c uộc họp  Thư ký: ghi lại các nội dun g, ý kiến và quy ết định chính của cuộc họp. T hư ký cũng có thể dự thảo các biên bản ho ặc bản ghi chép sau c uộc họp.  Người cộng tác: tham gia m ột cách t ích cực vào cuộ c họp bằng cách đóng góp ý kiến và thảo luận đún g h ướn g. Xác định rõ ai là người quyết định Xác định cách thức đưa ra các quy ết định như thế nào: do lãnh đạo, do bỏ phi ếu nhóm , hoặc thống nhất ý kiến ch un g. Xây dựn g nội dung họp và sử dụng danh mục k iểm tra để xây dựn g nội dun g cụ thể  Thu hút sự tham gia của những người cần thiết Cuộc họp nên bao gồm nhữn g n gười nh ư sau tham gia:  Nhữn g n gười sẽ đưa r a quyết định cuối cùn g  Người có quy ền lực trong việc ủng hộ hoặc ngăn c ản các quyết định  Có thể cung cấp nguồn thông tin liên quan  Cam kết giải quy ết các vấn đề hoặc thực h iện quyết định  Có thể trình bày quan điểm của các bên tham gia quan trọng Mời các thành viên chủ chốt tham gia v ào cuộc họp bằng cách:  Mời riên g từn g n gười và tổ chức cuộc họp phù hợp với thời gian của họ  Trao cho họ vai trò ch ủ động hoặc kh ai thác lợi ích kh i họ tham gia cuộc họp  Cung cấp trước nội dung, ch ương trình cuộc họp Nên đưa vào chươn g trình nhữn g nộ i dung thích hợp như sau:  Mục đích cuộc họp  Kết quả hoặc m ục tiêu đưa ra  Ngày, giờ và địa điểm  Đối tượn g tham gia  Vai trò của n gười tham gia  Nội dun g côn g việc cùn g với trách nhi ệm của từng cá nhân và bố trí thời gian thực hiện.  Các tài liệu cơ bản về cuộc họp hoặc k ế hoạch chuẩn bị  Thời gian cuộc họp Nội dun g thảo luận ch ỉ bao gồm; những vấn đề mà nhóm có thể thực hiện được trong khoản g thời gian cho phép. Đối với c uộ c họp kéo dài trong hai tiếng đồn g hồ thì ch ỉ nên thảo luận không quá năm vấn đề ch ính hoặc trong cuộ c họp kéo dài 30 phút thì chỉ n ên thảo luận một vấn đề. Trình tự các nội dun g thảo luận:  Tìm các nhân tố có ảnh hưởng lẫn nhau  Tách những ý kiến thuộc loại chia sẻ thông tin với những ý kiến cần phải thảo luận giải quyết  Đi từ vấn đề dễ đến các vấn đề phức tạp và gây tranh cãi nhất  Thăm dò trước ý kiến của nh ững người tham dự chính Bạn có thể ch uẩn bị cuộc họp tốt hơn nếu bạn:  Biết trước được ý kiến của nhữn g n gười tham dự chính của c uộc họp về các vấn đề quan trọng  Thảo luận với họ nhữn g ý kiến mà bạn muốn g họ chia sẻ với nh ữn g người tham gia khác  Bạn có thể chọn lựa để điều chỉnh nội dung cuộc họp của bạn dựa trên thông tin t ừ những n gười tham gia chính cung cấp cho bạn trước cuộ c họp.  Chuẩn bị cho cuộc thảo luận và qu yết đ ịnh sẽ đưa ra  Thu thập tài liệu và dữ liệu liên quan  Nói chuyện v ới nhữn g n gười tham gia về ý kiến cũng nh ư các m ục tiêu của họ  Động viên nhữn g n gười tham gia phát huy vai trò của mình và cho họ thấy rằng bạn quan tâm đến ý kiến c ủa họ  Tóm tắt nội dun g c uộc họp với lãnh đạo và cấp trên của ban, nh ữn g người không thể tham gia cuộc họp nhưn g rất quan tân đến k ết quả cuộc họp này  Phân phát chươn g trình và các thông tin liên quan  Nêu rõ m ục đích và mục tiêu của cuộc họp Nếu bạn trình bày rõ mục đích và m ục tiêu của cuộc họp n gay v ào đầu cuộc họp, bạn có thể giảm thiểu được việc đi lạc đề ho ặc tránh sự đề cập đến các v ấn đề không liên quan.  Để tấ t cả mọi người có cơ hộ i phát biểu  Điều chỉnh m ức độ đón g góp của bạn để đảm bảo rằng bạn không quá áp đặt  Kiểm soát nhữn g n gười hay cắt ngan g và nh ữn g người hay áp đảo trong cuộc họp, tạo cơ hội cho những người ít nói cũn g tham gia ý k iến  Cần có thái độ tích cực về nh ữn g vấn đề m à m ọi n gười phát biểu  Can thiệp nếu có n gười phê bình hoặc công k ích ý kiến của nhữn g người khác  Ghi lại các ý kiến đóng góp vào m ột tờ giấy khổ rộn g để m ọi n gười cùng nhìn thấy  Khi bạn cảm thấy có nhiều ý kiến m uốn đóng góp cho một vấn đề, cần quan sát và lắn g n ghe t ất cả nhữn g ý kiến của người m uốn đón g góp  Hỏi những n gười tham gia xem họ đang nghĩ gì. Yêu cầu nh ữn g người chưa đón g góp ý kiến phát biểu  Chia t hành các nhóm hai hoặc ba n gười và yêu cầu các nhóm có báo cáo trở lại  Đừng quá vộ i vàng bỏ phiế u hay đưa ra quy ết định.  Có kết luận cho từng vấn đề Khi ra quyết định, nhóm có thể bỏ phiếu hoặc dun g hoà ý kiến (hai bên cùng thống nhất) hoặc người lãnh đạo có thể tự đưa ra quy ết định:  Bỏ phiếu cho bạn kết quả nh anh hơn  Dung hoà ý kiến thường khó hơn và mất nhiều thời gian hơn. Trong dung hoà ý kiến, không ph ải tất cả m ọi người đều đồn g ý với quy ết định nh ưng vẫn nhất trí là ủn g hộ quyết định đó.  Q uyết định của lãnh đạo thườn g tốn ít thời gian nhất. Kh i áp dụng phương pháp này, điều quan trọng là tất cả các thành viên đều cảm thấy quan điểm của họ được lắng n ghe.  Kết thúc cuộc họp với m ột kế hoạch hành động và tru yền đạt Các cuộc họp kết thúc khôn g có một kế hoạch hành động và truyền đạt sẽ khôn g đề ra được m ột hành động nào sau kh i cuộc họp kết thúc. Một kế hoạch hành độn g và truyền đạt cần có ba yếu tố:  Những quyết định và kết quả cụ thể nào đã đạt được trong cuộ c họp và nhữn g công việc nào cần được thực hiện sau cuộc họp ?  Ai chịu trách nhiệm đối với những nhiệm v ụ này?  Khi nào những nhiệm vụ n ày được hoàn thành?  Biên bản họp Một biên bản bao gồm:  Danh sách nhữn g người tham gia  Mục tiêu cuộc họp