Tài liệu Trắc nghiệm năng lực quản lý nhóm

Trắc nghiệm năng lực quản lý nhóm Sau loạt bài về kỹ năng phỏng vấn, một phần trong quản lý nhân sự dành cho các lãnh đạo cấp trung - hay còn gọi là Cán bộ quản lý nhóm trực tiếp, xin giới thiệu tiếp loạt bài về Kỹ năng quản lý nhóm dự án. Tài liệu training dành cho nhân viên FPT - do thầy Vũ Văn Tuấn - công ty Organizational Capacity Development (ODC) biên soạn. Xin vui lòng dùng trong hạn chế. Để bắt đầu, xin mời mọi người tham gia một tình huống trắc nghiệm gồm có 20 câu hỏi theo suốt quá trình thực hiện dự án. Mỗi câu trả lời sẽ có điểm từ 0 đến 5 điểm, mọi người khi trả lời yêu cầu có giải thích vì sao mình chọn đáp án đó. Ai có số điểm trên 75/100 thì xin chúc mừng, bạn là một người quản lý nhóm thiên tài (hihi, mình được 73/100 - sắp thành thiên tài - hay thiên tai ). Và đây là tình huống: Tổ chức bạn vừa ký hợp đồng với khách hàng bên ngoài. Hợp đồng này kéo dài trong một năm và chia nhỏ ra từng giai đoạn như sau: - Giai đoạn nghiên cứu và phát triển: 6 tháng. - Giai đoạn thử nghiệm: 1 tháng. - Tổ chức sản xuất: 5 tháng. Bên cạnh những rủi ro trong giai đoạn nghiên cứu và phát triển, cả ban quản lý trong tổ chức của bạn và khách hàng đều khẳng định tầm quan trọng của việc đảm bảo hoàn thành dự án đúng hạn, tiết kiệm chi phí và với kết quả tốt. Khi chuẩn bị bàn luận chứng kỹ thuật sáu tháng trước đây, bạn đã lên kế hoạch và dự toán ngân sách cho dự án. Cán bộ dự án dự tính sẽ bao gồm 5 nhân viên làm toàn bộ thời gian cho dự án cùng với sự ủng hộ và hỗ trợ của các nhân viên của các bộ phận chức năng khác. Vì nguồn lực của tổ chức có hạn, do vậy ban giám đốc quyết định phân phối cán bộ cho dự án như sau: - Tiến: là một kỹ sư tài ba, đôi chút hay tự ái, song phối hợp rất tốt với bạn ở các dự án trước. Bạn đã đề nghị đích danh Tiến và rất may là anh ta đã được cấp trên đồng ý cho dù dự án của bạn chưa phải là dự án được ưu tiên cao trong đơn vị tại thời điểm này. Tiến được đánh giá cao cả về mặt chuyên môn kỹ thuật và năng lực quản lý. Có lẽ anh được xếp vào một trong các kỹ sư giỏi nhất đơn vị. Tiến sẽ được biệt phái hoàn toàn cho dự án của bạn torng suốt thời gian diễn ra dự án. - Bình: Bắt đầu làm tại đơn vị hơn một năm trước đây và có thể hơi ủy mị. Người quản lý trực tiếp của Bình đặt rất nhiều hy vọng vào anh ta. Ông ta muốn đào tạo Bình qua việc tham gia vào dự án này. Bình cũng là người được biệt phái hoàn toàn cho dự án. - Cành: Cô đã làm việc ở tổ chức này được 20 năm và chưa bao giờ làm việc trong dự án trước đây của bạn. Cành cũng được biệt phái hoàn toàn cho dự án. - Giang: Anh ta đã làm việc ở đơn vị được 6 năm, nhưng cũng chưa bao giờ làm việc cùng dự án với bạn. Người quản lý của Giang nói với bạn rằng Giang sẽ chỉ dành nửa thời gian làm việc cho dự án của bạn cho đến khi nào anh ta hoàn thành công việc cần thiết của một dự án khác. Về mặt lý thuyết, Giang sẽ có khả năng làm việc hoàn toàn trong dự án của bạn sau 1 hoặc 2 tháng nữa. Giang cũng được đánh giá là một trong các nhân viên có khả năng của tổ chức. Ban quản lý mới thông báo cho bạn rằng sẽ không còn ai nữa cho vị trí thứ 5 trong dự án. Bạn sẽ phải tăng công việc cho các thành viên khác. Điều rõ ràng là khách hàng không hoàn toàn yên tâm và thoải mái với thực tế này. Trong các tình huống dưới đây, xin hãy chọn một câu trả lời mà bạn cho là tốt nhất. Xin lưu ý rằng các cá nhân này chỉ làm việc với bạn "tạm thời", họ sẽ làm việc "lâu dài" với những người quản lý trực tiếp trong đơn vị họ, cho dù hiện nay tất cả họ đang làm việc tại văn phòng dự án bạn. Tình huống 1: Các thành viên trong dự án đã được thông báo là có cuộc họp đầu tiên vào sáng hôm nay. Tất cả họ đã nhận được thư báo về địa điểm, thời gian của cuộc họp đầu tiên này. Tuy nhiên, họ chưa nhận được các thông tin chi tiết liên quan đến dự án trừ một điều là dự án sẽ kéo dài ít nhất là một năm. Đối với tổ chức bạn thì đây được xem là một dự án dài hạn. Chiến lược của bạn trong cuộc họp này nên là: A - Vì các thành viên trong nhóm dự án đã nhận thức rõ động lực của việc tham gia dự án này. (Nếu không, họ đã không được phân công vào dự án), do vậy, trong cuộc họp bạn chỉ đơn giản chào đón họ và phân công công việc. B - Phân tích và chỉ rõ những lợi ích mà nhóm dự án sẽ nhận được, qua đó tạo ra động lực khuyến khích các thành viên trong nhóm. Trong cuộc họp bạn hạn chế tối đa các thảo luận về chi tiết dự án. C - Bạn sẽ giải thích chi tiết về nội dung, yêu cầu của dự án và đề nghị các thành viên góp ý kiến. Bạn cố gắng khuyến khích mọi người đưa ra các giải pháp và có các quyết định mang tính tập thể. D - Cuộc họp này nên tập trung vào việc thảo luận và xác định các chi tiết về mặt kỹ thuật của dự án như: các yêu cầu, các tiêu chuẩn thực hiện, và những mong muốn về kết quả khi dự án hoàn thành. Đáp án Tình huống 1: A - Bạn có thể thực hiện giải pháp này trong trường hợp uy tín lãnh đạo của bạn được thể hiện rõ. Vì trước đây, ba người trong số những người tham gia dự án này chưa làm việc cho bạn, do vậy cần phải có một số hành động để thể hiện mình (0 điểm) B - Sự khuyến khích và động viên toàn nhóm sẽ rất có ích. Việc xây dựng nhóm cần phải được bắt đầu bằng việc chỉ ra cho nhân viên thấy họ sẽ có được những lợi ích như thế nào khi tham gia vào dự án. Thường thường, đây là phương pháp tiếp cận tốt nhất cho các dự án dài hạn (5 điểm) C - Đây là phương pháp tiếp cận tốt nhất nếu như mọi nhân viên đều hiểu rõ dự án. Tuy nhiên trong trương hợp này, không nên hy vọng quá nhiều vào sự đóng góp của nhân viên khi mới bắt đầu dự án (3 điểm) D - Cách tiếp cận theo kiểu này là quá mạnh, trong thời điểm này bạn nên nhấn mạnh vào việc xây dựng nhóm. Đối với các dự án dài hạn, trước tiên, mọi người nên có cơ hội để biết về những người cùng làm việc với mình (2 điểm) Tình huống 2: Bạn phát cho các thành viên trong nhóm mỗi người một bản copy của luận chứng kinh tế kỹ thuật của dự án (bản chính thức mang đấu thầu và đã thắng thầu) cùng một mẩu thư "mật" mô tả các giả định và những hạn chế mà bạn đã cân nhắc khi viết bản dự án đề xuất. Bạn đề nghị nhóm xem xét lại các tài liệu và chuẩn bị đưa ra các kế hoạc chi tiết thực hiện dự án vào cuộc họp vào ngày thứ hai tới. Trong cuộc họp xây dựng kế hoạch ngày thứ hai, bạn phát hiện ra rằng Tiến (người đã làm việc với bạn trước đây) đã thực hiện vai trò "chịu trách nhiệm" và làm một số công việc mà đáng ra thuộc trách nhiệm của người khác. Bạn nên: A - Không làm gì cả. Điều này có thể là một tình huống có lợi. Tuy nhiên, bạn muốn hỏi liệu các thành viên khác có muốn xem xét các kế hoạch của Tiến hay không. B - Hỏi riêng các thành viên trong nhóm dự án về cảm nhận của họ đối với hành của Tiến. Nếu họ có gì phàn nàn thì trao đổi lại với Tiến. C - Đề nghị các thành viên tự xây dựng lịch trình dự án và sau đó so sánh kết quả với nhau. D - Trao đổi riêng với Tiến về những tác động của các hành vi của anh ta đối với hoạt động lâu dài của nhóm dự án. Đáp án tình huống 2: A - Không làm gì cả. Không nên phản ứng quá mức. Bạn có thể cải thiện được hiệu suất công việc mà không làm tổn hại về mặt tinh thần. Trước tiên. Hãy xem xét những ảnh hưởng của Tiến đến toàn nhóm. Nếu các thành viên khác chấp nhận Tiến như là một người lãnh đạo không chính thức, vì trước đây anh ta đã làm việc cho bạn, thì kết quả có thể rất khả quan (5 điểm) B - Việc này có thể làm cho cả nhóm tin rằng có một vấn đề gì đó giữa bạn và Tiến, nhưng trong thực tế không có vấn đề gì cả (0 điểm) C - Điều này làm tăng năng suất công việc và sự cố gắng của mọi người và nó thể hiện khả năng lãnh đạo của bạn. Hiệu suất công việc có thể không giống nhau (2 điểm) D - Đây có thể là một quyết định vội vàng và có thể làm cho Tiến phản ứng quá mức và làm giảm hiệu suất làm việc (3 điểm) Tình huống 3: Nhóm của bạn đang gặp khó khăn trong việc đặt ra các lịch trình thực tế thỏa mãn các yêu cầu quan trọng của khách hàng. Họ luôn đưa ra các câu hỏi thích đáng và dường như là luôn có các quyết định đúng, song vẫn còn nhiều khó khăn. A - Bạn sẽ chẳng làm gì cả. Nếu nhóm của bạn tốt, cuối cùng rồi họ cũng giải quyết được vấn đề này. B - Khuyến khích các thành viên của nhóm tiếp tục công việc, và gợi ý với họ về một số giải pháp có thể. Sau đó để ho tự quyết định và giải quyết vấn đề này. C - Chủ động tham gia tích cực giúp nhóm giải quyết vấn đề. Giám sát chặt chẽ quá trình xây dựng kế hoạch cho đến khi hoàn thành. D - Nhận trách nhiệm về mình và trực tiếp giải quyết vấn đề cho nhóm. Bạn có thể sẽ phải tiếp tục định hướng họ Đáp án tình huống 3: A - Bạn có thể tạo sức ép cho các thành viên trong nhóm bằng cách để cho cả nhóm phải quá cố gắng. Động lực làm việc có thể bị ảnh hưởng và kết quả sẽ dẫn đến sự thất vọng hay không hài lòng (1 điểm) B - Các thành viên của nhóm luôn hy vọng nhận được sự ủng hộ và ý kiến góp ý từ người quản lý dự án. Làm nhu vậy, bạn sẽ củng cố được mối quan hệ với cả nhóm (5 điểm) C - Phương pháp tiếp cận này sẽ tốt nếu như có rất ít sự quan tâm của bạn. Bạn cần phải để cho nhóm tự suy nghĩ, tìm ra giải pháp mà không cần có những hướng dẫn tiếp theo (4 điểm) D - Hành động này là quá sớm và nó có thể cản trở sự sáng tạo. Nhóm có thể sẽ để cho bạn làm tất cả mọi việc (0 điểm) Tình huống 4: Nhóm của bạn đã lập được một lịch trình lạc quan cho dự án. Những người quản lý các bộ phận chức năng của Tổ chức đã xem xét lịch trình này và khẳng định rằng họ không thể giúp nhóm bạn thực hiện theo đúng tiến độ đề ra. Tâm lý của nhóm bạn hiện đang rất nặng nề. Họ đã mong đợi được chấp nhận những góp ý xây dựng chứ không phải là nhận những lời phản đối "nhẫn tâm" như vậy. Bạn nên: A - Không làm gì cả. Đây là chuyện bình thường của các dự án kiểu này và nhóm của bạn cần phải học để đối phó với nó. B - Triệu tập một cuộc họp đặc biệt để nhóm thảo luận vè vấn đề này và đề nghị nhóm góp ý kiến. Cố gắng để giải quyết vấn đề này. C - Gặp riêng từng người trong nhóm để động viên và giải thích. Nói cho họ biết về chách giải quyết vấn đề này ở những dự án trước bằng những sự "đánh đổi" và tác động liên tiếp. Điều này thể hiện rằng bạn luôn sẵn sàng giúp đỡ, ủng hộ và có lời khuyên cho nhóm hoạt động. D - Nhận trách nhiệm về mình và tìm cách giải quyết vấn đề này bằng cách thay đổi lịch trình dự án Đáp án tình huống 4 A - Nếu như đang có một vấn đề thì cần phải làm một điều gì đó để giải quyết nó. Những loại vấn đề này không tự nó mất đi (0 điểm) B - Điều này sẽ làm cho vấn đề phức tạp hơn và có thể làm cho tình hình trở nên tồi tệ đi. Tổ chức họp nhóm có thể chứng minh được sự ủng hộ của bạn đối với nhóm, nhưng cũng có thể ngược lại (1 điểm) C - Các cuộc họp riêng sẽ cho phép bạn đánh giá lại tình hình và củng cố các mối quan hệ cá nhân đối với các nhân viên. Bạn sẽ có thê đánh giá được tầm quan trọng của vấn đề (5 điểm) D - Đây là một quyết định vội vàng. Thay đổi lịch trình của nhóm có thể làm cho tinh thần làm việc của nhóm trở nên xấu đi. Tình huống này đòi hỏi phải có sự lập lại kế hoạch, nhưng không nên thay đổi quá nhiều ngay một lúc ( 2 điểm) Tình huống 5: Các phòng chức năng đã bắt đầu làm việc, nhưng vẫn còn chỉ trích về lịch trình dự án. Nhóm của bạn rất không hài lòng với một số người từ các phòn ban tham gia cùng tực hiện dự án. Nhóm cho rằng họ là những người không đủ khả năng thực hiện các yêu cầu của công việc. Bạn nên: A - Không làm gì cho đến khi bạn hoàn toàn chắc chắn (với những bằng chứng cụ thể) rằng những người được phân công này không thể thực hiện và hoàn thành các công việc cần thiết. B - Thông cảm với nhóm và động viên họ thích ứng với tình trạng này cho đến khi tìm được phương án tốt hơn thay thế. C - Đánh giá rủi ro có thể xảy ra và đề nghị nhóm có ý tưởng giải quyết. Cố gắng xây dựng một kế hoạch dự phòng trong trường hợp vấn đề trở nên nghiêm trọng. D - Gặp gỡ trực tiếp các nhà quản lý chức năng và nói rõ về mối quan tâm và lo lắng của bạn. Đề nghị họ cử những nhân viên khác. Đáp án tình huống 5: A - Nước đến chân mới nhảy không phải là một cách quản lý tốt. Vì sao lại phải trì hoãn đến khi điều đó xảy ra và sau đó lại lãng phí thời gian để lập lại kế hoạch? (0 điểm) B - Tình huống này đòi hỏi có sự quan tâm ngay lập tức của bạn. Sự cảm thông với nhóm có thể không giúp được gì nếu như mọi người đang trông chờ vào sự lãnh đạo của bạn (2 điểm) C - Đây là sự kết hợp đúng đắn giữa việc lấy ý kiến của mọi người và việc lập kế hoạch dự phòng cho các tình huống bất trắc có thể xảy ra. Đối với những tình huống này, sự kết hợp này là rất quan trọng (5 điểm) D - Điều này có thể làm cho vấn đề nghiêm trọng hơn trừ khi bạn chứng minh được rằng trên thực tế, những nhân viên này thực hiện công việc hoàn toàn không tốt (1 điểm) Tình huống 6: Kết quả công việc của Bình với tư cách thành viên của nhóm dự án bắt đầu giảm sút. Bạn không biết chắc chắn là có phải đơn giản chỉ vì anh ta thiếu kỹ năng, không thể chịu đựng được những sức ép lớn, hoặc là anh ta không thể đảm nhận thêm một công việc nảy sinh do vị trí thứ 5 của dự án bị bỏ trống. Bạn nên: A - Không làm gì cả. Vấn đề này có thể chỉ là tạm thời và bạn chưa tìm thấy những ảnh hưởng cụ thể nào của nó đối với dự án. B - Trao đổi riêng với Bình, tìm ra nguyên nhân và đề nghị anh ta có cách giải quyết. C - Triệu tập cuộc họp và thảo luận về mức độ và tình hình giảm sút năng suất và kết quả công việc. Đề nghị nhóm đưa ra các giải pháp và hy vọng là Bình sẽ nhận ra vấn đề. D - Phỏng vấn những thành viên khác trong nhóm xem họ giải thích các hành động của Bình như thế nào. Đề nghị họ giúp Bình bằng cách góp ý với anh ta. Đáp án tình huống 6: A - Các vấn đề nên được làm rõ để tìm giải pháp thích hợp cho nó. Trên thực tế, vấn đề này có thể tự mất đi hoặc đơn giản do Bình không nhận ra rằng kết quả công việc của anh ta chưa đạt tiêu chuẩn (0 điểm) B - Thông tin phản hồi lại ngay là điều tốt nhất. Bình cần phải được biết về các đánh giá của bạn. Điều này chứng tỏ sự quan tâm của bạn tới việc giúp đỡ anh ta tiến bộ (5 điểm) C - Đây không phải là vấn đề của nhóm. Vì sao lại đề nghị nhóm làm công việc của chính bạn? Bạn nên trực tiếp giải quyết là tốt nhất. (0 điểm) D - Như đã nói ở trên, đây là vấn đề của bạn, không phải là vấn đề của nhóm. Bạn có thể hỏi ý kiến của nhóm, nhưng đừng có đề nghị nhóm làm công việc của bạn (0 điểm) Tình huống 7: Giang, người chỉ dành một nửa thời gian cho các công việc của dự án, đã nộp cho bạn bản báo cáo về tiến trình làm việc của dự án trong thời gian qua. Bản báo cáo này sẽ được gởi cho khách hàng và cán bộ quản lý cấp cao sau khi bạn phê chuẩn. Báo cáo này là là có thể chấp nhận được về mặt hình thức nhưng nó hoàn toàn không phải là bản báo cáo mà bạn mong đợi từ phía Giang. Giang nói rằng, trong hai tuần vừa qua, anh ta quá bận với các công việc của một dự án khác và mong bạn thông cảm. Bạn nên: A - Thông cảm với Giang và đề nghị anh ta viết lại bản báo cáo. B - Nói với Giang rằng bảng báo cáo này là hoàn toàn không thể chấp nhận được nếu anh ta là một thành viên chính thức của dự án. C - Yêu cầu cả nhóm giúp đỡ Giang viết lại bản báo cáo bởi vì một bản báo cáo tồi sẽ ảnh hưởng tới cả nhóm. D - Yêu cầu một thành viên khác của dự án viết lại bản báo cáo của Giang. Đáp án tình huống 7: A - Giang đã không có được một bản báo cáo tốt vì phải hoàn thành một dự án khác. Giang cần thêm thời gian để có đươc bản báo cáo hoàn hảo hơn. Hãy cho anh ta cơ hội để làm việc đó (5 điểm) B - Gây áp lực đối với Giang có thể không phải là biện pháp tốt nhất bởi vì anh ta đã hoàn toàn hiểu vấn đề. Động viên bằng việc gây áp lực thường không phải là phương pháp tốt (3 điểm) C - Các thành viên khác của nhóm không nên làm phức tạp vấn đề này trừ khi đây là một báo cáo nhóm. D - Như đã nói ở trên, đừng có đặt gánh nặng lên thành viên khác của nhóm, trừ khi là họ tự nguyện. Tình huống 8: Bạn đã hoàn thành giai đoạn nghiên cứu và phát triển của dự án và đang bước sang giai đoạn hai: giai đoạn thử nghiệm. Bây giờ đang là tháng thứ 7 mà dự án được tiến hành trong 12 tháng. Các kết quả của giai đoạn một chỉ ra rằng bạn đã quá lạc quan khi dự đoán về giai đoạn hai và có một khả năng rất cao là bạn sẽ không hoàn thành đúng thời hạn của dự án ít nhất 2 tuần. Khách hàng của bạn có thể sẽ không hài lòng. Bạn sẽ: A - Không làm gì cả. Nhất định sẽ có giải pháp cho các vấn đề đó và dự án sẽ kết thúc đúng thời hạn. B - Tổ chức cuộc họp tất cả các thành viên của dự án để thảo luận về tinh thần làm việc của mỗi người trước nguy cơ có thể không đạt tiến độ của dự án. Nếu tinh thần làm việc được nâng lên thì vấn đề này có thể được giải quyết.