Tài liệu Tổ chức và quản lý lưu trữ cấp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN TRẦN VĂN QUANG TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ LƢU TRỮ CẤP HUYỆN, QUẬN, THỊ XÃ, THÀNH PHỐ THUỘC TỈNH LUẬN VĂN THẠC SĨ LƢU TRỮ Hà Nội – 2014 1 ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN TRẦN VĂN QUANG TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ LƢU TRỮ CẤP HUYỆN, QUẬN, THỊ XÃ, THÀNH PHỐ THUỘC TỈNH Chuyên ngành : Lƣu trữ Mã số : 60 32 24 LUẬN VĂN THẠC SĨ LƢU TRỮ Cán bộ hƣớng dẫn khoa học: PGS.Vƣơng Đình Quyền Hà Nội – 2014 2 LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan luận văn này là công trình nghiên cứu của riêng tôi. Trong luận văn có tham khảo báo cáo của các các huyện, tỉnh, luận văn thạc sỹ và sử dụng một số thông tin trong các văn bản của của Nhà nƣớc, cơ quan cấp Bộ, cấp tỉnh, cấp huyện nhƣng đã đƣợc chú thích. Công trình này chƣa đƣợc tác giả nào công bố. TÁC GIẢ Trần Văn Quang 3 MỤC LỤC Trang Lời cam đoan Mục lục Danh mục các ký hiệu, các chữ viết tắt PHẦN MỞ ĐẦU ................................................................................................ 1 PHẦN NỘI DUNG CHÍNH ............................................................................. 12 CHƢƠNG 1. CƠ QUAN NHÀ NƢỚC CẤP HUYỆN VÀ THÀNH PHẦN, NỘI DUNG, GIÁ TRỊ TÀI LIỆU LƢU TRỮ HÌNH THÀNH TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA HỆ THỐNG CƠ QUAN NÀY .................................................... 12 1.1. Giới thiệu khái quát về lịch sử đơn vị hành chính cấp huyện ..... 12 1.2. Tổ chức và chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các cơ quan nhà nƣớc cấp huyện ........................................................................................ 14 1.2.1. Hội đồng nhân dân huyện ........................................................ 14 1.2.2. Ủy ban nhân dân huyện ............................................................ 16 1.2.3. Các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện ....................... 17 1.2.4. Tòa án nhân dân và Viện kiểm sát nhân dân ......................... 19 1.2.5. Các cơ quan nhà nƣớc trực thuộc ngành dọc ......................... 20 1.2.6. Các doanh nghiệp nhà nƣớc, các đơn vị sự nghiệp và các Hội tại cấp huyện hoạt động bằng ngân sách nhà nƣớc ......................... 22 1.3. Các loại hình tài liệu của lƣu trữ cấp huyện ................................. 23 1.4. Khối lƣợng tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan nhà nƣớc cấp huyện ........................................................................................ 25 1.5. Nội dung của tài liệu lƣu trữ cấp huyện ........................................ 29 1.5.1. Tài liệu của HĐND .................................................................... 29 1.5.2. Tài liệu của UBND .................................................................... 30 1.5.3. Tài liệu của Phòng Nội vụ ........................................................ 36 1.5.4. Tài liệu của Phòng Tƣ pháp ..................................................... 38 4 1.5.5. Tài liệu của Phòng Tài chính – Kế hoạch ............................... 39 1.5.6. Tài liệu của Phòng Tài nguyên và Môi trƣờng ...................... 40 1.5.7. Tài liệu của Phòng Lao động – Thƣơng binh và Xã hội ........ 40 1.5.8. Tài liệu của Phòng Văn hóa Thông tin ................................... 41 1.5.9. Tài liệu của Phòng Giáo dục và Đào tạo ................................. 41 1.5.10. Tài liệu của Phòng Y tế ........................................................... 41 1.5.11. Tài liệu của Phòng Công thƣơng ........................................... 42 1.5.12. Tài liệu của Phòng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn .. 42 1.5.13. Tài liệu của Thanh tra huyện ................................................. 43 1.5.14. Tài liệu của Tòa án nhân dân và Viện kiểm sát nhân dân huyện .................................................................................................... 43 1.5.15. Tài liệu của Kho bạc nhà nƣớc, Chi cục thống kê và Chi cục thuế ................................................................................................ 44 1.6. Giá trị tài liệu lƣu trữ hình thành trong hoạt động của bộ máy nhà nƣớc cấp huyện ................................................................................ 45 CHƢƠNG 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ NHÀ NƢỚC VỀ CÔNG TÁC LƢU TRỮ CẤP HUYỆN HIỆN NAY ........................................... 51 2.1. Khái niệm về tổ chức, quản lý và quản lý nhà nƣớc ..................... 51 2.2. Tổng quan các quy định của Nhà nƣớc về tổ chức và quản lý lƣu trữ cấp huyện ........................................................................................... 54 2.3. Thực trạng tổ chức và cán bộ của lƣu trữ cấp huyện ................... 60 2.3.1. Tình hình tổ chức bộ máy của lƣu trữ cấp huyện .................. 60 2.3.2. Tình hình cán bộ phụ trách quản lý lƣu trữ cấp huyện ........ 65 2.4. Thực trạng quản lý Nhà nƣớc về lƣu trữ ở cấp huyện ................. 70 2.4.1. Ban hành văn bản quản lý ........................................................ 70 2.4.2. Chỉ đạo, hƣớng dẫn chuyên môn nghiệp vụ lƣu trữ .............. 74 2.4.2.1. Quản lý công tác thu thập, bổ sung của lưu trữ huyện .... 74 2.4.2.2. Quản lý công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ .......................... 79 5 2.4.2.3. Quản lý công tác bảo quản tài liệu của lưu trữ huyện ..... 80 2.4.2.4. Quản lý công tác khai thác, sử dụng tài liệu của lưu trữ huyện ................................................................................................. 83 2.4.3. Đào tạo, bồi dƣỡng và chế độ đãi ngộ cho cán bộ làm công tác lƣu trữ tại cấp huyện ........................................................................... 85 2.4.4. Kiểm tra về công tác lƣu trữ tại cấp huyện ............................ 87 2.4.5. Quản lý nhà nƣớc của cấp huyện đối với lƣu trữ cấp xã ...... 89 CHƢƠNG 3. CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ TRONG VIỆC TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ NHÀ NƢỚC VỀ LƢU TRỮ CẤP HUYỆN ................. 94 3.1. Khái quát ƣu điểm, hạn chế trong tổ chức và quản lý lƣu trữ cấp huyện ........................................................................................................ 94 3.1.1. Ƣu điểm trong tổ chức và quản lý lƣu trữ cấp huyện ........... 94 3.1.2. Hạn chế trong tổ chức và quản lý lƣu trữ cấp huyện ............ 94 3.2. Những nguyên nhân dẫn đến hạn chế của tổ chức và quản lý nhà nƣớc lƣu trữ cấp huyện .......................................................................... 97 3.2.1. Lãnh đạo các cấp chƣa coi trọng đúng mức công tác lƣu trữ cấp huyện ............................................................................................. 97 3.2.2. Sự thiếu thống nhất trong quản lý công tác lƣu trữ .............. 97 3.2.3. Các quy trình nghiệp vụ lƣu trữ chƣa đƣợc thực hiện theo đúng quy định của Nhà nƣớc ............................................................. 99 3.2.4. Còn thiếu công tác tổng kết, đúc rút kinh nghiệm và thiếu các công trình nghiên khoa học chuyên sâu đối với lƣu trữ cấp huyện. 100 3.3. Các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức và quản lý nhà nƣớc về lƣu trữ cấp huyện. ................................................................... 100 3.3.1. Các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả về tổ chức lƣu trữ cấp huyện. ................................................................................................. 100 3.3.1.1. Về mặt tổ chức cần ổn định cho lưu trữ cấp huyện ........ 100 3.3.1.2. Phương án một cơ quan quản lý nhà nước và nhiều lưu 6 trữ cơ quan ở cấp huyện ................................................................ 102 3.3.1.3. Phương án một cơ quan quản lý nhà nước, một lưu trữ lịch sử và nhiều lưu trữ cơ quan ở cấp huyện .............................. 106 3.3.1.4. Bố trí đủ số lượng và nâng cao chất đội ngũ cán bộ lưu trữ cấp huyện ........................................................................................ 109 3.3.2. Các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả về quản lý lƣu trữ cấp huyện. ................................................................................................. 111 3.3.2.1. Lãnh đạo cấp huyện cần phải được trang bị những kiến thức cần thiết về công tác lưu trữ .................................................. 111 3.3.2.2. Cần thể chế hóa những quy định của pháp luật về công tác lưu trữ cấp huyện ........................................................................... 112 3.3.2.3. Tăng cường vai trò của các cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ từ trung ương đến điạ phương ......................................... 114 3.3.2.4. Nhà nước cần tăng cường đầu tư kinh phí cho lưu trữ cấp huyện ............................................................................................... 116 3.3.2.5.Cần phải quan tâm đúng mức đến công tác tổng kết, đúc rút kinh nghiệm thực tế từ các nghiên cứu về quản lý lưu trữ tại cấp huyện ........................................................................................ 117 3.3.2.6. Cần phải thực hiện các công trình nghiên cứu chuyên sâu thiết thực đối với lưu trữ cấp huyện .............................................. 118 3.3.2.7. Đối với việc quản lý lưu trữ cấp xã hiện nay ................... 118 3.3.2.8. Cần phải thu thập và sưu tầm tài liệu lưu trữ những năm trước đây ......................................................................................... 119 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ................................................... 122 PHẦN PHỤ LỤC ......................................................................................... 132 7 DANH MỤC CÁC TỪ VÀ CỤM TỪ VIẾT TẮT STT VIẾT TẮT VIẾT ĐẦY ĐỦ 01 HĐND Hội đồng nhân dân 02 HĐND - UBND Hội đồng nhân dân - Uỷ ban nhân dân 03 UBND Uỷ ban nhân dân 04 VTLT Văn thƣ lƣu trữ 8 PHẦN MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Trải qua hàng nghìn năm lịch sử, dân tộc ta đã sáng tạo nên văn hoá Việt Nam với biết bao giá trị cao đẹp tồn tại từ thời đại này qua thời đại khác. Những giá trị văn hoá đó đƣợc ghi dấu và lƣu giữ lại thông qua các di sản văn hoá, trong đó tài liệu lƣu trữ là dạng di phi sản vật thể có giá trị đặc biệt đối với sự nghiệp dựng nƣớc và giữ nƣớc của dân tộc ta. Công tác lƣu trữ của nƣớc ta đã hình thành từ khá sớm và ngày càng có vai trò lớn trong quá trình phát triển của đất nƣớc, góp phần lƣu giữ, bảo tồn đƣợc nhiều tài liệu từ các thế hệ trƣớc để lại. Nghiên cứu quá trình xây dựng, phát triển công tác lƣu trữ Việt Nam nói chung và tổ chức, quản lý nhà nƣớc về công tác lƣu trữ nói riêng là một công việc quan trọng và cần thiết, nhằm khẳng định những thành tựu đã đạt đƣợc, đồng thời rút ra những bài học kinh nghiệm để làm tốt hơn công tác lƣu trữ nƣớc nhà trong thời gian tới. Cách mạng tháng Tám năm 1945 thành công, Nha Lƣu trữ Công văn và Thƣ viện toàn quốc trực thuộc Bộ Quốc gia Giáo dục cũng đƣợc thành lập sau đó không lâu. Đây là cơ quan quản lý công tác lƣu trữ đầu tiên của nƣớc Việt Nam Dân chủ cộng hoà. Nhƣng có thể nói, hệ thống tổ chức lƣu trữ nƣớc ta chỉ thực sự đƣợc hình thành kể từ khi Cục Lƣu trữ trực thuộc Phủ Thủ tƣớng ra đời theo Nghị định số 102/CP của Hội đồng Chính phủ ngày 04/9/1962. Trong suốt hơn 50 năm xây dựng và phát triển, đến nay một hệ thống tổ chức lƣu trữ đã đƣợc hình thành tƣơng đối rõ nét từ trung ƣơng đến địa phƣơng, với nhiều loại hình cơ quan, tổ chức, từ cơ quan quản lý ngành ở trung ƣơng đến Trung tâm Lƣu trữ ở các tỉnh (nay là Chi cục Văn thƣ - Lƣu trữ), các lƣu trữ chuyên ngành, các phòng lƣu trữ trực thuộc văn phòng các Bộ,... Đặc biệt, ngày 24 tháng 01 năm 1998 Ban Tổ chức Cán bộ Chính phủ ban hành Thông tƣ số 40/1998/TT-TCCP hƣớng dẫn tổ chức lƣu trữ ở cơ quan nhà nƣớc các cấp. Có thể nói, Thông tƣ 40 ra đời đánh dấu một bƣớc ngoặt lớn đối với 1 ngành lƣu trữ Việt Nam, thể hiện sự quan tâm của Nhà nƣớc đối với công tác lƣu trữ ở các địa phƣơng, trong đó có huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh (sau đây gọi chung là cấp huyện). Lƣu trữ cấp huyện trong thời gian qua đã góp phần quan trọng trong việc xây dựng, nâng cao uy tín và chất lƣợng hoạt động của ngành lƣu trữ, phát huy những giá trị to lớn của tài liệu lƣu trữ trên các mặt của đời sống xã hội. Tuy nhiên, bên cạnh những thành tựu thì lƣu trữ cấp huyện đã và đang phải đối mặt với nhiều vấn đề nan giải, những tồn tại, cần phải đƣợc nhanh chóng tháo gỡ, củng cố và hoàn thiện. Một trong nhiều vấn đề mà lƣu trữ cấp huyện cần phải đƣợc củng cố, hoàn thiện đó là tổ chức và quản lý nhà nƣớc về công tác này. Đây là vấn đề đang đƣợc xã hội quan tâm, nhất là những năm gần đây, công tác lƣu trữ ngày càng đóng góp quan trọng vào sự phát triển của cơ quan, tổ chức nói riêng và xã hội nói chung. Xung quanh vấn đề này vẫn còn nhiều những ý kiến trái chiều, chƣa đi đến thống nhất. Cho đến nay, nhà nƣớc đã ban hành nhiều văn bản quan trọng để tổ chức, quản lý công tác lƣu trữ ở địa phƣơng, trong đó bao gồm quản lý nhà nƣớc về lƣu trữ ở quận, huyện, thị xã, thành phố thuộc các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ƣơng. Tuy nhiên, trên thực tế hoạt động tổ chức, quản lý nhà nƣớc về công tác lƣu trữ tại cấp huyện vẫn còn nhiều bất cập. Nguyên nhân của thực trạng này là mặc dù Nhà nƣớc đã ban hành những văn bản quy phạm pháp luật quy định về nội dung trên, song vẫn còn một số quy định trong các văn bản chƣa nhất quán, chƣa rõ ràng; hệ thống văn bản ban hành chồng chéo; một số nội dung của văn bản sau phủ định văn bản ban hành trƣớc. Cùng với đó là sự thay đổi liên tục về tên gọi, chức năng, nhiệm vụ và cơ quan quản lý, khiến hoạt động của lƣu trữ cấp huyện không ổn định. Do đó, dẫn đến thiếu thống nhất trong việc tổ chức, quản lý nhà nƣớc về công tác lƣu trữ tại cấp huyện. Trong khi đó, muốn quản lý tập trung công tác lƣu trữ trong cả nƣớc cần phải có sự thống nhất về mặt tổ chức, quản lý từ trung ƣơng đến địa phƣơng. 2 Công tác lƣu trữ là một nội dung giữ vai trò rất quan trọng đối với hoạt động của cấp huyện. Bởi vì tài liệu hình thành ở cấp huyện phản ánh một cách đầy đủ và chân thực nhất toàn bộ hoạt động của cấp huyện; là cơ sở, là tiền đề để cơ quan lƣu trữ cấp trên nắm đƣợc tình hình thực tế nhằm giúp cho công tác quản lý nhà nƣớc về lƣu trữ ở cấp huyện đƣợc thực hiện tốt hơn. Vì vậy, để công tác lƣu trữ cấp huyện đi vào nề nếp, hoạt động có hiệu quả, ngày càng phục vụ hơn nữa phát triển kinh tế - xã hội tại cấp huyện thì trƣớc hết, việc tổ chức, quản lý lƣu trữ cấp huyện đƣợc đặt ra và cần phải giải quyết. Với mong muốn giúp độc giả, các cơ quan hữu quan có một cái nhìn khái quát, tổng thể về thực trạng và đề xuất các giải pháp về tổ chức, quản lý nhà nƣớc đối với công tác lƣu trữ cấp huyện trong giai đoạn hiện nay đã khiến chúng tôi quyết định chọn đề tài:“Tổ chức và quản lý lưu trữ cấp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh” làm đề tài luận văn thạc sĩ của mình. 2. Mục tiêu nghiên cứu Thực hiện đề tài này, chúng tôi hƣớng đến những mục tiêu cơ bản sau: - Thứ nhất, làm rõ hệ thống tổ chức bộ máy nhà nƣớc cấp huyện trên cơ sở đó trình bày khái quát thành phần, nội dung, khối lƣợng và giá trị tài liệu lƣu trữ của hệ thống này; - Thứ hai, nghiên cứu phản ảnh, đánh giá thực trạng tổ chức và quản lý nhà nƣớc về công tác lƣu trữ cấp huyện hiện nay, đồng thời chỉ ra những ƣu điểm, hạn chế và nguyên nhân của vấn đề này; - Thứ ba, trên cơ sở nhận xét, đánh giá thực trạng, đề xuất các giải pháp về tổ chức và quản lý nhà nƣớc đối với công tác lƣu trữ cấp huyện để mang lại hiệu quả cao. 3. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu * Đối tƣợng nghiên cứu: Với đề tài này chúng tôi tập trung chủ yếu vào nghiên cứu: - Hệ thống tổ chức bộ máy nhà nƣớc cấp huyện (làm rõ chức năng, nhiệm vụ, tổ chức bộ máy); 3 - Thành phần, nội dung tài liệu hình thành trong hoạt động của bộ máy nhà nƣớc cấp huyện; - Thực trạng tổ chức và quản lý nhà nƣớc về công tác lƣu trữ cấp huyện hiện nay; - Các giải pháp tổ chức và quản lý nhà nƣớc về công tác lƣu trữ cấp huyện. * Về phạm vi nghiên cứu Với quy mô của một luận văn cao học, do điều kiện và khả năng vì vậy chúng tôi chủ yếu nghiên cứu về tổ chức và quản lý nhà nƣớc đối với công tác lƣu trữ của các cơ quan thuộc thẩm quyền quản lý của UBND và sự chi phối của HĐND cấp huyện. Về thời gian nghiên cứu đề tài “Tổ chức và quản lý lưu trữ cấp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh” từ năm 1998 - tính từ thời điểm Ban Tổ chức Cán bộ Chính phủ ban hành Thông tƣ số 40/1998/TT-TCCP về việc hƣớng dẫn tổ chức lƣu trữ ở cơ quan nhà nƣớc các cấp cho đến nay. Mặt khác, trong Luật Lƣu trữ ban hành năm 2011 có công nhận sự tồn tại song song của hai hệ thống lƣu trữ là Lƣu trữ Nhà nƣớc Việt Nam và Lƣu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam. Hiện nay, lƣu trữ Đảng đƣợc tổ chức có hệ thống từ trung ƣơng đến địa phƣơng. Cụ thể ở cấp địa phƣơng (tại cấp tỉnh thành lập phòng lƣu trữ tỉnh ủy, thành ủy đặt trong văn phòng tỉnh ủy; cấp huyện thành lập kho lƣu trữ huyện ủy, quận ủy, thị ủy, thành ủy đặt trong văn phòng huyện ủy). Vì vậy, để đảm bảo tính trọn vẹn của đối tƣợng nghiên cứu, trong phạm vi luận văn này, chúng tôi chỉ đề cập tới việc tổ chức và quản lý về lƣu trữ Nhà nƣớc ở huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh (sau đây gọi chung là cấp huyện). 4. Nhiệm vụ nghiên cứu Nghiên cứu đề tài này chúng tôi tập trung vào những nhiệm vụ chủ yếu sau: - Làm rõ hệ thống tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của bộ máy nhà nƣớc cấp huyện; 4 - Khái quát thành phần, nội dung, khối lƣợng và giá trị tài liệu lƣu trữ của bộ máy nhà nƣớc cấp huyện; - Thực trạng tổ chức, biên chế lƣu trữ cấp huyện hiện nay; - Tình hình quản lý nhà nƣớc về lƣu trữ cấp huyện; - Những ƣu điểm, tồn tại và nguyên nhân trong tổ chức, quản lý nhà nƣớc về lƣu trữ cấp huyện; - Những giải pháp tổ chức và quản lý nhà nƣớc về lƣu trữ cấp huyện. 5. Lịch sử nghiên cứu vấn đề Đề tài “Tổ chức và quản lý lưu trữ cấp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh” không phải là một vấn đề hoàn toàn mới lần đầu tiên đƣợc đề cập tới. Tổ chức và quản lý lƣu trữ ở cấp địa phƣơng nói chung đóng một vai trò quan trọng trong hoạt động quản lý, điều hành và có tác động đến hiệu quả và chất lƣợng công tác của các cơ quan tại địa phƣơng. Chính vì vậy đã có các công trình nghiên cứu về lƣu trữ ở địa phƣơng đƣợc thực hiện một cách nghiêm túc và có những đóng góp quan trọng về cơ sở lý luận cũng nhƣ thực tiễn. Qua khảo sát thực tế nguồn tài liệu, chúng tôi đã tìm hiểu và tổng kết đƣợc các xuất bản phẩm, đề tài, luận văn, bài viết, khóa luận, báo cáo khoa học…có liên quan đến đề tài. Cụ thể là: - Hệ thống lƣu trữ các cấp đƣợc trình bày và đánh giá một cách khái quát trong các xuất bản phẩm nhƣ: “Quá trình phát triển và trưởng thành” của Cục Lƣu trữ Nhà nƣớc xuất bản năm 2002; “Lưu trữ Việt Nam - những chặng đường phát triển” của PGS.TSKH.Nguyễn Văn Thâm, TS.Nghiêm Kỳ Hồng xuất bản năm 2006; “Lịch sử Lưu trữ Việt Nam” của PGS.TSKH.Nguyễn Văn Thâm, PGS.Vƣơng Đình Quyền, TS.Nghiêm Kỳ Hồng, TS.Đào Thị Diến xuất bản năm 2010; - Đề tài khoa học cấp ngành: “Cơ sở lý luận và thực tiễn về tổ chức các kho lưu trữ ở Việt Nam”, năm 1990, do Vƣơng Đình Quyền chủ nhiệm đề tài. 5 Đề tài đã khái quát đƣợc thực trạng công tác lƣu trữ của nhiều cơ quan, đƣa ra những luận giải dựa trên tình hình thực tế và luận chứng khoa học cho việc tổ chức lƣu trữ các cấp và đề xuất xây dựng hệ thống lƣu trữ từ cấp trung ƣơng đến địa phƣơng trong đó bao gồm cả cấp huyện; - Đề tài khoa học cấp ngành: “Cơ sở khoa học để tổ chức quản lý nhà nước về công tác văn thư lưu trữ, năm 2001, do PGS.TS.Dƣơng Văn Khảm chủ nhiệm đề tài; - Các bài viết, trao đổi liên quan đến tổ chức, quản lý công tác lƣu trữ đƣợc đăng trên Tạp chí Văn thƣ Lƣu trữ Việt Nam, Tạp chí Tổ chức Nhà nƣớc nhƣ: “Bàn về vấn đề tổ chức lưu trữ cấp huyện”của Hồ Văn Quýnh, tập san Văn thƣ Lƣu trữ số 1/1978; “Một số ý kiến về việc lựa chọn tài liệu UBND huyện để bảo quản” của Nguyễn Xuân Nung, tập san Văn thƣ Lƣu trữ số 1/1980;“Vấn đề tổ chức bảo quản tài liệu lưu trữ hình thành ở cấp xã” của tác giả Vƣơng Đình Quyền, tạp chí Lƣu trữ Việt Nam số 1/1990; “Quản lý nhà nước về công tác lưu trữ tại các tỉnh, thành phố thuộc trung ương” của Nguyễn Mạnh Cƣờng, Tạp chí Tổ chức Nhà nƣớc, số 8/2010; - Các luận văn, khóa luận tốt nghiệp, báo cáo khoa học của sinh viên, học viên cao học khoa Lƣu trữ học và Quản trị văn phòng, trƣờng Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội gồm các nghiên cứu, tìm hiểu về quá trình hình thành, phát triển và thực trạng hoạt động của hệ thống lƣu trữ các cấp, nhƣ luận văn thạc sỹ của Trần Thanh Tùng “Hoàn thiện hệ thống tổ chức lưu trữ nhà nước”, năm 2003; nghiên cứu riêng cho lƣu trữ huyện nhƣ luận văn thạc sỹ của Nguyễn Nghĩa Văn“Cơ sở khoa học để định thời hạn bảo quản văn bản quản lý nhà nước ở cấp huyện”, năm 2003, đề tài này tập trung nghiên cứu các nguyên tắc, cơ sở để thực hiện một nghiệp vụ cụ thể công tác lƣu trữ cấp huyện; luận văn thạc sỹ của Phạm Thị Diệu Linh “Các giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động công tác lưu trữ cấp huyện của thành phố Hà Nội ”, năm 2009, đề tài này phản ánh công tác lƣu 6 trữ cấp huyện của một địa phƣơng cụ thể - thành phố Hà Nội nhƣng ở một góc độ nhất định, tác giả đề tài đã nói lên đƣợc những vấn đề quan trọng của lƣu trữ cấp huyện. Trong luận văn này, chúng tôi có kế thừa và phát triển một phƣơng án về tổ chức lƣu trữ cấp huyện của tác giả. Ngoài ra còn có các khóa luận tốt nghiệp nhƣ: “Mạng lưới các kho, các Trung tâm Lưu trữ Nhà nước qua 40 năm chặng đường hình thành và phát triển’’ của Nguyễn Thị Chinh, năm 2002; “Tổng luận các nghiên cứu về vấn đề quản lý lưu trữ địa phương ở nước ta” của Vũ Thị Ngoan, năm 2011; “Quản lý nhà nước trong công tác lưu trữ tại một số quận, huyện thuộc thành phố Hải Phòng” của Nguyễn Thị Minh Thu, năm 2011; Tuy nhiên, trong các nghiên cứu đó, chƣa một nghiên cứu nào đi sâu tìm hiểu về: Thực trạng tổ chức, biên chế; tình hình quản lý nhà nƣớc về lƣu trữ cấp huyện; những ƣu điểm, tồn tại và nguyên nhân trong tổ chức, quản lý nhà nƣớc về lƣu trữ cấp huyện; những giải pháp tổ chức và quản lý nhà nƣớc về lƣu trữ cấp huyện trên phạm vi rộng gồm một số tỉnh, thành phố của khu vực miền Bắc, khu vực miền Trung, khu vực Tây Nguyên. Đây chính là điểm khác biệt trong đề tài của chúng tôi so với các đề tài trƣớc đó. 6. Tài liệu tham khảo - Các giáo trình, sách chuyên khảo về lịch sử tổ chức các cơ quan nhà nƣớc, lịch sử hành chính nhà nƣớc, lịch sử ngành lƣu trữ Việt Nam nhƣ: Lịch sử nhà nƣớc và pháp luật Việt Nam của PGS.TS.Vũ Thị Phụng, xuất bản năm 1997; Lịch sử hành chính nhà nƣớc Việt Nam của Học viện Hành chính, xuất bản năm 2009; Văn bản quản lý nhà nƣớc và công tác công văn giấy tờ thời phong kiến Việt Nam của PGS.Vƣơng Đình Quyền xuất bản năm 2002; Lịch sử Lƣu trữ Việt Nam của PGS.TSKH.Nguyễn Văn Thâm, PGS.Vƣơng Đình Quyền, TS.Nghiêm Kỳ Hồng, TS.Đào Thị Diến xuất bản năm 2010;... -Các văn bản của Nhà nƣớc quy định về tổ chức và hoạt động của các cơ quan nhà nƣớc cấp huyện qua các thời kỳ; những quy định hiện hành của Nhà nƣớc về công tác lƣu trữ, các hƣớng dẫn về lƣu trữ cấp huyện của Cục 7 Văn thƣ và Lƣu trữ Nhà nƣớc nhƣ: Luật Lƣu trữ năm 2011; Thông tƣ số 04/2006/TT – BNV ngày 11 tháng 4 năm 2006 của Bộ Nội vụ hƣớng dẫn xác định cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lƣu tài liệu vào lƣu trữ lịch sử các cấp; Công văn số 26/LTNN – NVĐP ngày 22/01/2003 của Cục Lƣu trữ Nhà nƣớc hƣớng dẫn xây dựng và ban hành Danh mục các cơ quan tổ chức thuộc diện nộp lƣu tài liệu vào Trung tâm lƣu trữ tỉnh và lƣu trữ huyện;... - Các đề tài nghiên cứu khoa học cấp ngành, các kỷ yếu hội thảo khoa học, các bài viết đăng trên tạp chí chuyên ngành, các luận văn thạc sỹ, các khóa luận tốt nghiệp, báo cáo khoa học liên quan đến công tác lƣu trữ địa phƣơng đặc biệt lƣu trữ cấp huyện nhƣ: Đề tài khoa học cấp ngành: “Cơ sở lý luận và thực tiễn về tổ chức các kho lưu trữ ở Việt Nam”, năm 1990, do PGS.Vƣơng Đình Quyền chủ nhiệm đề tài; luận văn thạc sỹ của Nguyễn Nghĩa Văn“Cơ sở khoa học để định thời hạn bảo quản văn bản quản lý nhà nước ở cấp huyện”, năm 2003, luận văn thạc sỹ của Phạm Thị Diệu Linh “Các giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động công tác lưu trữ cấp huyện của thành phố Hà Nội ”, năm 2009;... - Các tƣ liệu, số liệu, các báo cáo thu thập đƣợc qua điều tra, khảo sát thực tế; - Các thông tin liên quan đến tổ chức và quản lý lƣu trữ cấp huyện từ các website nhƣ: http: www.luutruvn.gov.vn. 7. Phƣơng pháp nghiên cứu Thực hiện đề tài này, trƣớc hết chúng tôi vận dụng cơ sở phƣơng pháp luận của Chủ nghĩa Mác - Lênin và một số phƣơng pháp nghiên cứu cụ thể sau: - Phƣơng pháp điều tra, khảo sát, phỏng vấn: Đây là nhóm phƣơng pháp quan trọng và thƣờng xuyên mà chúng tôi sử dụng để thực hiện đề tài. Chúng tôi đã tiến hành điều tra, khảo sát kết hợp với phỏng vấn lãnh đạo các phòng Nội vụ, cán bộ lƣu trữ về công tác lƣu trữ tại các huyện, quận nhƣ: Quận Cầu Giấy, quận Tây Hồ (thành phố Hà Nội); thành phố Hải Dƣơng, 8 huyện Thanh Miện (tỉnh Hải Dƣơng); huyện Yên Lạc, huyện Vĩnh Tƣờng (tỉnh Vĩnh phúc); thành phố Tuyên Quang, huyện Na Hang (tỉnh Tuyên Quang), huyện Tiền Hải (tỉnh Thái Bình)... Về nội dung khảo sát tập trung chủ yếu vào các nội dung nhƣ tình hình thực hiện các văn bản của nhà nƣớc, tổ chức bộ máy, nhân sự, cơ sở vật chất, tình hình thực hiện các nghiệp vụ lƣu trữ, những khó khăn, thuận lợi của lƣu trữ cấp huyện; - Phƣơng pháp phân tích, tổng hợp và thống kê: Đây là nhóm phƣơng pháp đƣợc chúng tôi sử dụng xuyên suốt trong quá trình thực hiện đề tài. Do phạm vi khảo sát rộng, thực hiện trong thời gian khác nhau, lƣợng thông tin nhiều, nội dung phong phú. Vì vậy, đòi hỏi phải đƣợc phân tích, tổng hợp nhằm rút ra những nhận định, giải pháp đối với công tác này; - Phƣơng pháp so sánh: Qua các số liệu đƣợc phân tích, tổng hợp và thống kê chúng tôi tiến hành so sánh kết quả triển khai thực hiện giữa các cơ quan, giữa thực tế tổ chức quản lý công tác lƣu trữ cấp huyện với các quy định hiện hành của Nhà nƣớc. Trên cơ sở đó để tìm ra những điểm tƣơng đồng và khác biệt cũng nhƣ các quan điểm, ý kiến, đánh giá của các huyện tại các khu vực mà chúng tôi khảo sát. Trong quá trình thực hiện đề tài, các phƣơng pháp trên đã đƣợc chúng tôi vận dụng đan xen và kết hợp một cách linh hoạt tùy thuộc vào mỗi giai đoạn của đề tài. 8. Đóng góp của đề tài - Thứ nhất, về mặt thực tiễn quản lý, đề tài cho chúng ta thấy thành phần, nội dung, giá trị tài liệu lƣu trữ, thực trạng tổ chức và quản lý nhà nƣớc về lƣu trữ cấp huyện. Trên có sở đó thấy đƣợc tính khách quan cần phải ổn định về chủ trƣơng chính sách, tổ chức, nhân sự và đầu tƣ hơn nữa cơ sở vật chất cho lƣu trữ huyện. - Thứ hai, kết quả nghiên cứu của đề tài cả về mặt lý luận, thực tiễn đã cung cấp các giải pháp nhằm nâng cao năng lực, hiệu quả trong việc tổ chức 9 và quản lý nhà nƣớc về lƣu trữ cấp huyện ở các khu vực đến khảo sát nói riêng và các huyện trên phạm vi toàn quốc nói chung. 9. Bố cục của luận văn Luận văn của chúng tôi đƣợc cấu tạo gồm 03 phần: - Phần mở đầu: giới thiệu chung về đề tài, trong đó nêu các cơ sở để triển khai và khẳng định tính nghiêm túc của tác giả trong qúa trình thực hiện - Phần nội dung chính gồm 03 chƣơng: Chƣơng 1. Cơ quan nhà nƣớc cấp huyện và thành phần, nội dung, giá trị tài liệu lƣu trữ hình thành trong hoạt động của hệ thống cơ quan này Trong chƣơng này chúng tôi trình bày hệ thống các cơ quan nhà nƣớc cấp huyện; chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cũng nhƣ thành phần, nội dung, giá trị tài liệu lƣu trữ của hệ thống cơ quan này Chƣơng 2. Thực trạng tổ chức và quản lý nhà nƣớc về lƣu trữ ở cấp huyện hiện nay Với những thông tin thu thập đƣợc qua việc khảo sát tại một số khu vực nhƣ đã nêu ở trên, chúng tôi phản ảnh, đánh giá thực trạng tổ chức và quản lý nhà nƣớc về lƣu trữ huyện hiện nay ở các khía cạnh nhƣ: tổ chức bộ máy lƣu trữ; công tác cán bộ lƣu trữ; tổ chức thực hiện các văn bản về công tác lƣu trữ; quản lý thống nhất chuyên môn, nghiệp vụ lƣu trữ; quản lý thống nhất tài liệu lƣu trữ; bố trí cơ sở vật chất; đào tạo, bồi dƣỡng chuyên môn nghiệp vụ công tác lƣu trữ; mối quan hệ giữa lƣu trữ cấp huyện và lƣu trữ cấp xã trong giai đoạn hiện nay. Chƣơng 3. Các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả trong việc tổ chức và quản lý nhà nƣớc về lƣu trữ cấp huyện Trên cơ sở thực trạng nhƣ đã phân tích ở chƣơng 2, từ đó chúng tôi chỉ ra những hạn chế, nguyên nhân của vấn đề và đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả trong việc tổ chức và quản lý nhà nƣớc về lƣu trữ cấp huyện. Phần 3: Kết luận 10 Phần này là tổng kết của tác giả về qúa trình thực hiện và kết quả triển khai đề tài đồng thời, đề xuất một số nội dung có liên quan đến đề tài cần đƣợc tiếp tục nghiên cứu trong các công trình tiếp theo. Trong quá trình thực hiện luận văn, tác giả cũng nhận đƣợc sự đồng tình ủng hộ và sự giúp đỡ, cộng tác các cán bộ, công chức, viên chức đang công tác trong ngành lƣu trữ từ Cục Văn thƣ và Lƣu trữ Nhà nƣớc đến cán bộ, công chức, viên chức lƣu trữ tại các huyện; lãnh đạo các Phòng Nội vụ, Văn phòng mà tác giả đến thực tế khảo sát; thầy, cô Khoa Lƣu trữ học và Quản trị văn phòng, các bạn đồng nghiệp. Đặc biệt là sự giúp đỡ, hƣớng dẫn, chỉ bảo tận tình của NGƢT.PGS.Vƣơng Đình Quyền. Qua đây cho phép tác giả gửi lời cảm ơn chân thành sâu sắc đến sự giúp đỡ quý báu đó. Tuy nhiên trong quá trình thực hiện đề tài, chúng tôi cũng gặp không ít khó khăn về địa bàn khảo sát rộng, đề tài chƣa có nhiều nghiên cứu, tài liệu tham khảo và những biến động về tổ chức lƣu trữ cấp huyện. Hơn nữa việc khảo sát và tìm hiểu thực tế tại các huyện đặc biệt là việc gặp gỡ trực tiếp lãnh đạo Phòng nội vụ, Văn phòng UBND huyện để trao đổi rất khó khăn. Do vậy luận văn không tránh khỏi những hạn chế nhất định. Tác giả mong nhận đƣợc sự chỉ bảo, đóng góp ý kiến của các nhà nghiên cứu, các bạn đồng nghiệp để luận văn đƣợc hoàn thiện hơn. Hà Nội, ngày tháng 12 năm 2014 Học viên Trần Văn Quang 11 PHẦN NỘI DUNG CHÍNH CHƢƠNG 1. CƠ QUAN NHÀ NƢỚC CẤP HUYỆN VÀ THÀNH PHẦN, NỘI DUNG, GIÁ TRỊ TÀI LIỆU LƢU TRỮ HÌNH THÀNH TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA HỆ THỐNG CƠ QUAN NÀY 1.1. Giới thiệu khái quát về lịch sử đơn vị hành chính cấp huyện Huyện là đơn vị hành chính trực thuộc tỉnh, đã hàng nghìn năm tồn tại ở nƣớc ta. Nhìn tổng thể, trong thời kỳ phong kiến, đơn vị hành chính trực thuộc tỉnh ( đạo, lộ, trấn) đƣợc chia thành các cấp phủ, huyện, châu. Phủ đƣợc đặt ở đồng bằng và trung du, là cấp hành chính trung gian giữa tỉnh và huyện. Mỗi phủ gồm một số huyện, dƣới huyện là tổng, dƣới tổng là xã. Tổng đƣợc đặt dƣới thời vua Minh Mạng, là cấp hành chính trung gian giữa huyện và xã. Châu là đơn vị hành chính tƣơng đƣơng với huyện đƣợc đặt ở miền núi. Đứng đầu phủ, huyện, châu có tri phủ, tri huyện và tri châu. Đây là cấp hành chính chịu sự kiểm soát và chi phối chặt chẽ của chính quyền cấp tỉnh (đạo, lộ, trấn). Sau khi xâm lƣợc nƣớc ta, thực hiện chính sách “chia để trị’’ thực dân Pháp đã chia vùng Đông Dƣơng làm 5 xứ, trong đó Việt Nam đƣợc tách thành 3 kỳ, dƣới kỳ là các tỉnh, dƣới cấp tỉnh là cấp huyện, dƣới cấp huyện là cấp xã. Quản lý cấp xã là các “Hội đồng tộc biểu’’ và “Hội đồng kỳ mục’’1, sau đó hai hội đồng này bị đồng nhất với nhau. Hội đồng này đã lựa chọn ngƣời giữ chức lý trƣởng, phó lý và các trƣơng tuần để điều hành mọi việc trong xã, trong thôn. Sau khi Cách mạng Tháng Tám năm 1945 thành công, Nhà nƣớc Việt Nam mới đã chú trọng xây dựng chính quyền địa phƣơng, ngày 9/11/1946 tại 1 Theo Vũ Thị Phụng: Giáo trình Lịch sử Nhà nƣớc và Pháp luật Việt Nam, NXB ĐHQGHN, năm 1997, trang 175,176 12