Tài liệu Tổ chức và hoạt động kho mở tại trung tâm thông tin thư viện trường đại học luật hà nội phục vụ đào tạo theo tín chỉ

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN LÊ THỊ HỒNG LÝ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA KHO MỞ TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN THƢ VIỆN TRƢỜNG ĐẠI HỌC LUẬT HÀ NỘI PHỤC VỤ ĐÀO TẠO THEO TÍN CHỈ LUẬN VĂN THẠC SỸ KHOA HỌC THÔNG TIN THƢ VIỆN Hà Nội - 2014 ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN LÊ THỊ HỒNG LÝ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA KHO MỞ TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN THƢ VIỆN TRƢỜNG ĐẠI HỌC LUẬT HÀ NỘI PHỤC VỤ ĐÀO TẠO THEO TÍN CHỈ Chuyên ngành : Khoa học Thông tin - Thư viện Mã số : 60 32 02 03 LUẬN VĂN THẠC SỸ KHOA HỌC THÔNG TIN THƢ VIỆN Ngƣời hƣớng dẫn khoa học: TS. NGUYỄN HUY CHƢƠNG Hà Nội - 2014 ii LỜI CẢM ƠN Tôi xin bày tỏ lòng biết ơn chân thành đến TS. Nguyễn Huy Chương Người thầy đã tận tình hướng dẫn tôi trong suốt thời gian nghiên cứu và thực hiện đề tài. Tôi xin được tỏ lòng cảm ơn sâu sắc đến các giảng viên và cán bộ khoa Sau đại học Trường Đại học KHXH & NV đã tận tình giúp đỡ tôi trong suốt thời gian học tập và nghiên cứu tại trường. Tôi xin gửi lời cảm ơn tới tập thể cán bộ Trung tâm Thông tin Thư viện Trường Đại học Luật Hà Nội đã tận tình giúp đỡ tôi trong quá trình nghiên cứu. Cuối cùng tôi xin được bày tỏ lòng biết ơn đến những người thân trong gia đình và bạn bè, đồng nghiệp đã luôn khuyến khích động viên tôi trong suốt thới gian qua để tôi hoàn thành được luận văn này. Luận văn không tránh khỏi những thiếu sót, tác giả rất mong nhận được sự đóng góp chân thành của các thầy, cô giáo và các bạn đồng nghiệp. Tôi xin chân thành cảm ơn! Tác giả Lê Thị Hồng Lý iii MỤC LỤC MỞ ĐẦU ............................................................................................................................... 6 CHƢƠNG 1: KHO MỞ VỚI CÔNG TÁC PHỤC VỤ ĐÀO TẠO THEO TÍN CHỈ TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN THƢ VIỆN ĐẠI HỌC LUẬT HÀ NỘI ................. 12 1.1. Lý luận chung về kho mở ........................................................................................... 12 1.1.1. Khái niệm kho mở ................................................................................................... 12 1.1.2. Phƣơng pháp sắp xếp tài liệu trong kho mở ......................................................... 14 1.1.3. Các yếu tố ảnh hƣởng đến việc tổ chức và hoạt động kho mở ............................ 16 1.1.4. Ý nghĩa của kho mở trong hoạt động thông tin thƣ viện ..................................... 18 1.2. Trƣờng Đại học Luật Hà Nội với phƣơng thức đào tạo theo tín chỉ ...................... 20 1.2.1. Khái quát về sự ra đời và phát triển của Trƣờng ................................................. 20 1.2.2. Cơ cấu tổ chức và đội ngũ cán bộ của Trƣờng ..................................................... 20 1.2.3. Chức năng và nhiệm vụ của Trƣờng ..................................................................... 22 1.2.4. Yêu cầu của đào tạo theo tín chỉ đối với Trƣờng .................................................. 23 1.3. Trung tâm Thông tin Thƣ viện trƣớc nhiệm vụ đào tạo theo tín chỉ của Trƣờng 26 1.3.1. Chức năng, nhiệm vụ của Trung tâm .................................................................... 26 1.3.2. Cơ cấu tổ chức, đội ngũ cán bộ của Trung tâm .................................................... 28 1.3.3. Cơ sở vật chất của Trung tâm ................................................................................ 30 1.3.4. Vốn tài liệu của Trung tâm ..................................................................................... 31 1.3.4.1. Đặc điểm vốn tài liệu ............................................................................................ 31 1.3.4.2. Phát triển vốn tài liệu phục vụ đào tạo theo tín chỉ của Trung tâm ................ 34 1.4. Đặc điểm nhu cầu tin của ngƣời dùng tin dƣới tác động của việc đào tạo theo tín chỉ ........................................................................................................................................ 36 1.5. Vai trò của kho mở trong việc đáp ứng yêu cầu đào tạo theo tín chỉ của Trường..... 41 CHƢƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG KHO MỞ TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN THƢ VIỆN ĐẠI HỌC LUẬT HÀ NỘI ................. 44 2.1. Công tác tổ chức kho mở tại Trung tâm................................................................... 44 2.1.1. Cơ cấu tổ chức kho mở ............................................................................................ 44 2.1.2. Công tác định ký hiệu xếp giá cho tài liệu ............................................................. 45 2.1.2.1. Ký hiệu phân loại .................................................................................................. 46 2.1.2.2. Mã hóa tên tác giả/tên sách. Năm xuất bản........................................................ 50 1 2.1.3. Phƣơng pháp sắp xếp tài liệu trên giá ................................................................... 51 2.1.4. Nhân lực phục vụ tại kho mở.................................................................................. 55 2.1.5. Cơ sở vật chất cho kho mở ...................................................................................... 56 2.1.6. Ứng dụng công nghệ thông tin trong tổ chức kho mở .......................................... 58 2.1.6.1. Ứng dụng trong công tác xây dựng cơ sở dữ liệu .............................................. 59 2.1.6.2. Ứng dụng trong tra cứu tài liệu (OPAC) ............................................................ 61 2.1.6.3. Ứng dụng trong quy trình lƣu thông (mƣợn/trả tài liệu).................................. 62 2.1.6.4. Ứng dụng trong quy trình quản lí NDT ............................................................. 62 2.2. Thực trạng hoạt động kho mở tại Trung tâm .......................................................... 64 2.2.1. Công tác phục vụ ngƣời dùng tin ........................................................................... 64 2.2.1.1. Thời gian phục vụ ................................................................................................. 64 2.2.1.2. Quy trình phục vụ ................................................................................................. 65 2.2.2. Công tác đào tạo ngƣời dùng tin tại kho mở ......................................................... 69 2.2.3. Công tác bảo quản tài liệu....................................................................................... 72 2.3. Nhận xét chung về công tác tổ chức và hoạt động kho mở ..................................... 73 2.3.1. Ƣu điểm .................................................................................................................... 73 2.3.2. Nhƣợc điểm .............................................................................................................. 77 2.3.3. Nguyên nhân............................................................................................................. 80 CHƢƠNG 3: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG KHO MỞ TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN THƢ VIỆN ĐẠI HỌC LUẬT HÀ NỘI .................................................................................................................... 81 3.1. Nâng cao chất lƣợng kho sách của Trung tâm......................................................... 81 3.1.1. Bổ sung đầy đủ tài liệu theo nhu cầu bạn đọc ....................................................... 81 3.1.2. Thanh lọc, thanh lý tài liệu lạc hậu, thay thế tài liệu rách nát. ........................... 81 3.1.3. Chú trọng tu bổ, bảo quản tài liệu hƣ hỏng nhẹ. .................................................. 82 3.2. Cải tiến quy trình định ký hiệu và tổ chức sắp xếp kho.......................................... 83 3.2.1. Hoàn thiện công cụ định ký hiệu xếp giá ............................................................... 83 3.2.2. Điều chỉnh việc xếp tài liệu trên giá ....................................................................... 85 3.3. Tăng cƣờng đầu tƣ cơ sở vật chất, ứng dụng công nghệ thông tin ........................ 85 3.3.1. Mở rộng diện tích kho ............................................................................................. 85 3.3.2. Ứng dụng công nghệ hiện đại ................................................................................. 86 3.3.2.1. Trong quản lý, mƣợn trả tài liệu ......................................................................... 86 3.3.2.2. Trong bảo quản tài liệu ........................................................................................ 88 2 3.3.3. Trang bị thiết bị an ninh thƣ viện .......................................................................... 90 3.3.4. Bổ sung tủ gửi đồ ..................................................................................................... 91 3.4. Nâng cao trình độ và tăng cƣờng cán bộ thƣ viện, đào tạo ngƣời dùng tin .......... 91 3.4.1. Nâng cao trình độ và tăng cƣờng cán bộ phục vụ tại kho mở ............................. 91 3.4.1.1. Nâng cao trình độ cán bộ thƣ viện ...................................................................... 91 3.4.1.2. Tăng cƣờng cán bộ bảo quản tài liệu .................................................................. 93 3.4.2. Chú trọng đào tạo ngƣời dùng tin .......................................................................... 94 3.4.2.1. Đào tạo kiến thức thông tin.................................................................................. 94 3.4.2.2. Nâng cao ý thức, trách nhiệm của ngƣời dùng tin khi sử dụng tài liệu ........... 95 KẾT LUẬN......................................................................................................................... 97 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ......................................................................... 98 3 DANH MỤC BẢNG BIỂU SƠ ĐỒ 1.1 1.2 NỘI DUNG Cơ cấu tổ chức Trường Đại học Luật Hà Nội Cơ cấu tổ chức Trung tâm Thông tin Thư viện Đại học Luật Hà Nội BIỂU ĐỒ 1.1 Mức độ đáp ứng nhu cầu tài liệu đối với bạn đọc tại Trung tâm 1.2 Mức độ thường xuyên tới Trung tâm của NDT 1.3 Tỉ lệ phần trăm số người dùng tin trả lời phiếu điều tra BẢNG BIỂU 1.1 Đội ngũ cán bộ, viên chức của Trung tâm TRANG 21 28 35 38 41 30 1.2 1.3 1.4 Các CSDL tính đến tháng 12/2012 Mức độ thường xuyên đến Trung tâm của bạn đọc Số lượng NDT trả lời phiếu điều tra 34 40 41 2.1 2.2 2.3 2.4 Chủ đề tài liệu Luật Tài chính Chỉ dẫn xếp giá môn Lý luận chung Đánh giá của bạn đọc về cách thức tổ chức kho tài liệu Trang thiết bị nội thất kho mở 53 54 55 56 2.5 2.6 Số lượng NDT hiện tại tính đến tháng 12/2012 63 75 2.7 2.8 2.9 HÌNH 2.1 2.2 2.3 Đánh giá của bạn đọc về chất lượng vốn tài liệu của Trung tâm Đánh giá của bạn đọc về mức độ đáp ứng nhu cầu tài liệu của Trung tâm 75 Đánh giá của bạn đọc về diện tích phục vụ của Trung tâm Đánh giá cuả NDT về hệ thống mạng, đường truyền tại Trung tâm 77 Ký hiệu xếp giá của tài liệu Nhãn màu Tài liệu Luật Lao động Tạo dữ liệu xếp giá bằng sinh số ĐKCB tự động 45 53 60 4 78 DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT Chữ đầy đủ 1. Các chữ cái viết tắt tiếng Việt CBTV Cán bộ thư viện CSDL Cơ sở dữ liệu CNTT Công nghệ thông tin ĐHLHN Đại học Luật Hà Nội ĐKCB Đăng ký cá biệt KHPL Ký hiệu phân loại KHTG Ký hiệu tác giả NCT Nhu cầu tin NDT Người dùng tin TTTT-TV Trung tâm Thông tin Thư viện TT – TV Thông tin – Thư viện 2. Các chữ cái viết tắt tiếng Anh AACR2 Anglo – American Cataloguing Rules 2nd (Quy tắc biên mục Anh Mỹ ấn phẩm lần thứ 2) BBK Bibliotechno Bibliograficheskaja Klassifikacija (Bảng phân loại thư viện – thư mục Xô Viết) DDC Dewey Decimal Classification (Bảng phân loại thập phận Dewey) OPAC Online Public Access Catalogs (Mục lục truy cập công cộng trực tuyến) LIBOL Library Online (Phần mềm quản trị thư viện tích hợp) 5 MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài Thành quả của cuộc cách mạng công nghệ thông tin đã đưa nhân loại dần tiến đến xã hội thông tin và mục tiêu xa hơn nữa là xã hội tri thức. Xã hội thông tin là nền tảng của xã hội tri thức, là phương tiện để xây dựng xã hội tri thức, là chìa khóa để tiến tới một xã hội tốt đẹp hơn. Trong xã hội đó, thông tin trở thành nguồn tài nguyên chủ yếu đem lại sức mạnh, tạo thế cạnh tranh giữa các quốc gia. Một xã hội thông tin đã hình thành và nó đòi hỏi con người cần thay đổi cách thức tiếp cận và làm chủ tri thức để có thể đáp ứng được những yêu cầu của công việc cũng như của xã hội. Bên cạnh đó, hiện nay Đảng và Nhà nước ta đang từng bước đẩy mạnh sự nghiệp công nghiệp hóa - hiện đại hóa và phấn đấu đến năm 2020, nước ta cơ bản trở thành nước công nghiệp. Để thực hiện được chủ trương trên thì con người chính là yếu tố quan trọng nhất quyết định sự thành công. Trong sự phấn đấu chung đó thì sự nghiệp giáo dục đào tạo, đặc biệt là giáo dục đại học giữ một vai trò quan trọng trong việc đào tạo nguồn nhân lực chất lượng cao cho đất nước. Đảng ta đã xác định cần phải đổi mới hệ thống giáo dục, mục đích là nhằm nâng cao hơn nữa khả năng học tập suốt đời cho mọi công dân; đào tạo ra lực lượng lao động có khả năng tiếp cận và giải quyết công việc một cách chủ động, sáng tạo và linh hoạt. Chính vì vậy, Đảng đã xác định “Phát triển giáo dục là quốc sách hàng đầu”. Trường Đại học Luật Hà Nội là trường đại học công lập thuộc hệ thống giáo dục quốc dân, là đơn vị trực thuộc Bộ Tư pháp, có chức năng tổ chức đào tạo trung cấp, đại học và sau đại học các chuyên ngành luật học, nghiên cứu khoa học, truyền bá pháp lí và tư vấn pháp luật lớn nhất của cả nước. Năm 2008, thực hiện đề án đổi mới giáo dục đại học của Bộ Giáo dục và Đào tạo, trường đã chuyển đổi phương thức đào tạo từ niên chế sang học chế tín chỉ ở tất cả các chuyên ngành, hệ đào tạo đại học và sau đại học với mục đích “lấy người học làm trung tâm” nhằm nâng cao chất lượng dạy và học của giảng viên, sinh viên trong trường. Để trường Đại học Luật Hà Nội đạt được mục tiêu trong đào tạo và có thể tạo ra được những sản phẩm có chất lượng, đào tạo đội ngũ cán bộ có trình độ cao thì điều quan trọng nhất đối với cán bộ, giáo viên và sinh viên trong toàn trường là phải nắm bắt được thông tin, tài liệu phục vụ cho nhu cầu nghiên cứu, giảng dạy và học tập một cách nhanh chóng, kịp thời, chính xác và đầy đủ. 6 Một bộ phận giữ vai trò quan trọng trong sự nghiệp đào tạo, nghiên cứu, giảng dạy và học tập của cán bộ, giáo viên và sinh viên trong trường là Trung tâm Thông tin Thư viện. Trong những năm vừa qua, Trung tâm đã được đầu tư khá đầy đủ về cơ sở vật chất, trang thiết bị cũng như nguồn lực thông tin nhằm phục vụ tốt cho công tác đào tạo theo tín chỉ. Để thực hiện tốt nhiệm vụ của mình, Trung tâm đã từng bước nghiên cứu và đổi mới rất nhiều hoạt động, trong đó hoạt động được quan tâm nhất là công tác tổ chức phục vụ bạn đọc, bởi đây là nhiệm vụ là hàng đầu của mỗi cơ quan thông tin thư viện. Nhằm đáp ứng tốt nhiệm vụ đào tạo theo tín chỉ, ban lãnh đạo cũng như toàn thể cán bộ trong Trung tâm đã từng bước nghiên cứu, đổi mới phương thức phục vụ từ kho đóng sang kho mở (kho tự chọn), nhờ đó hiệu quả phục vụ của Trung tâm được tăng lên đáng kể, bạn đọc chủ động trong việc lựa chọn tài liệu phù hợp với nhu cầu của mình, do đó, nhu cầu tin được đáp ứng một cách nhanh chóng và chính xác. Tuy nhiên trong quá trình làm việc, tôi nhận thấy việc tổ chức kho mở của Trung tâm cũng còn nhiều bất cập, chưa thực sự khoa học và đôi khi chưa thân thiện với người dùng tin. Mặt khác, trong quá trình hoạt động, Trung tâm vẫn còn gặp phải một số khó khăn như: thiếu thiết bị giám sát dành cho kho mở, đội ngũ cán bộ chưa chuyên nghiệp, chưa thống nhất trong xử lý nghiệp vụ, vốn tài liệu chưa thật sự đầy đủ... Điều đó đã làm giảm hiệu quả hoạt động cũng như chất lượng phục vụ của thư viện. Là cán bộ đang làm việc tại phòng phục vụ của Trung tâm, nhận thức được tầm quan trọng của việc đổi mới công tác phục vụ nhằm đáp ứng phương thức đào tạo theo tín chỉ của trường, tôi quyết định chọn đề tài: “Tổ chức và hoạt động kho mở tại Trung tâm Thông tin Thư viện Trường Đại học Luật Hà Nội phục vụ đào tạo theo tín chỉ” làm đề tài luận văn tốt nghiệp Thạc sĩ Khoa học Thư viện của mình. 2.Tình hình nghiên cứu Trong những năm gần đây, nhiều cơ quan thông tin thư viện đã tổ chức các buổi hội nghị, hội thảo bàn về vấn đề tổ chức và phục vụ kho mở. Hiện đã có một số chuyên gia cũng như cán bộ thư viện nghiên cứu về vấn đề này trên các khía cạnh như: vấn đề ký hiệu xếp giá, áp dụng bảng phân loại, cách thức tổ chức kho... đăng trên các báo tạp chí của ngành hay tài liệu hướng dẫn như: + Vũ Văn Sơn, “Áp dụng ký hiệu tác giả cho sách trong kho mở ở Việt Nam”, Tạp chí Thông tin & Tư liệu, (Số 2), 2001.- tr. 15-21 7 + Nguyễn Thị Hòa, “Vấn đề ký hiệu xếp giá cho kho sách trong kho mở”/ Hội thảo khoa học và thực tiễn hoạt động thông tin – thư viện.- H., 2002. + Trương Thị Kim Thanh, “Kho tài liệu tự chọn: Phương pháp xây dựng và tổ chức phục vụ - một vài kinh nghiệm ở Trung tâm Thông tin Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội”/ Hội thảo khoa học và thực tiễn hoạt động thông tin thư viện.- H., 2002. + Lê Việt Phương, “Một vài suy nghĩ trong việc xây dựng kho tài liệu tự chọn và triển vọng kho tài liệu tự chọn”/ Hội thảo khoa học và thực tiễn hoạt động thông tin thư viện.- H., 2002. + Nguyễn Thị Đào, “Vấn đề tổ chức kho mở trong các thư viện hiện nay”, Tạp chí Thông tin Tư liệu, (Số 3), 2008.- tr.23-27. Bên cạnh đó cũng có rất nhiều bài viết về vấn đề tổ chức kho mở được đăng trên các website như: + Trần Thị Thu Thủy (2010), Tổ chức kho mở: Những khó khăn và tồn tại trong quản lý, http://www.glib.hcmuns.edu.vn, truy cập ngày 6/12/2012.. + Dương Thúy Hương (2008), Kinh nghiệm tổ chức và quản lý kho tại một số Thư viện thành viên CLB Thư viện, http://thuvien.net, truy cập ngày 6/12/2012. Ngoài ra, cũng có một số luận văn đã nghiên cứu về đề tài kho mở như: + Cung Thị Bích Hà (2009), “Tăng cường công tác tổ chức và hoạt động kho mở của thư viện Tạ Quang Bửu trường Đại học Bách Khoa Hà Nội”, Đại học Văn hoá Hà Nội + Trần Thị Hải (2011), Tổ chức và hoạt động kho mở phục vụ đào tạo theo tín chỉ tại Thư viện trường Đại học Xây dựng Hà Nội, Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn Hà Nội. + Đinh Thị Thu Huyền (2011), Nghiên cứu mô hình tổ chức kho mở tại thư viện các trường đại học trên địa bàn thành phố Hà Nội, Đại học Văn hoá Hà Nội. + Phạm Thị Quỳnh Lan (2007), Nghiên cứu công tác tổ chức và hoạt động kho mở tại các thư viện tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, Đại học Văn hóa Hà Nội. + Phạm Thiên Thu (2011), Tổ chức và hoạt động kho mở tại Trung tâm Thông tin Thư viện Đại học Giao thông Vận tải Hà Nội, Đại học Văn hóa Hà Nội. Tại Trung tâm Thông tin thư viện Đại học Luật Hà Nội có một số công trình nghiên cứu của các tác giả đề cập đến vấn đề tổ chức và quản lí thư viện: + Đàm Viết Lâm (1996), Hoàn thiện công tác thư viện trường Đại học Luật Hà Nội, Đại học Văn hoá Hà Nội 8 + Lê Thị Hạnh (2005), Hoạt động tổ chức, quản lý thư viện trường Đại học Luật Hà Nội, Đại học Văn hoá Hà Nội + Phạm Thị Mai (2009), Nghiên cứu phát triển thư viện điện tử trong các trường đại học trên địa bàn Hà Nội hiện nay, Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn Hà Nội. + Lê Thị Tuyết Mai (2012), Ứng dụng CNTT trong hoạt động thông tin thư viện tại Trung tâm Thông tin Thư viện Đại học Luật Hà Nội, Đại học Văn hoá Hà Nội Tuy nhiên, chưa có công trình nào nghiên cứu về đề tài “ Tổ chức và hoạt động kho mở tại Trung tâm Thông tin Thư viện Trường Đại học Luật Hà Nội phục vụ đào tạo theo tín chỉ”. Đây là đề tài hoàn toàn mới, không trùng lặp với đề tài nào trước. 3. Mục đích, nhiệm vụ nghiên cứu 3.1 Mục đích Trên cơ sở khảo sát thực trạng tổ chức và hoạt động của kho mở tại Trung tâm Thông tin Thư viện Đại học Luật Hà Nội, đánh giá những ưu điểm, những hạn chế còn tồn tại. Đề xuất các giải pháp để nâng cao chất lượng hoạt động của thư viện nhằm phục vụ người dùng tin một cách hiệu quả nhất. 3.2 Nhiệm vụ - Nghiên cứu cơ sở lý luận về kho mở; nghiên cứu về phương thức đào tạo theo tín chỉ; nghiên cứu về lịch sử hình thành và phát triển, chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức, đội ngũ cán bộ, đặc điểm người dùng tin và nhu cầu tin của Trung tâm; vai trò của kho mở trong việc đáp ứng yêu cầu đào tạo theo tín chỉ của Trường. - Phân tích thực trạng công tác tổ chức và hoạt động kho mở tại Trung tâm Thông tin Thư viện Đại học Luật Hà Nội - Đề xuất các giải pháp nâng cao chất lượng hoạt động kho mở tại Trung tâm Thông tin Thư viện Đại học Luật Hà Nội 4. Giả thiết nghiên cứu Hiện nay, công tác phục vụ theo hình thức kho mở tại Trung tâm Thông tin Thư viện Đại học Luật Hà Nội cũng như các cơ quan thông tin thư viện khác còn nhiều bất cập như: cách thức tổ chức sắp xếp kho, thiếu các trang thiết bị, cơ sở vật chất hiện đại dành cho kho mở, phong cách phục vụ của cán bộ thư viện chưa 9 chuyên nghiệp... Do đó, chất lượng công tác tổ chức và hiệu quả hoạt động của thư viện chưa cao. Nếu những vấn đề trên được chú trọng giải quyết thì hiệu quả hoạt động của thư viện sẽ được nâng cao. 5. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu 5.1 Đối tƣợng nghiên cứu Tổ chức và hoạt động kho mở tại Trung tâm Thông tin Thư viện Đại học Luật Hà Nội. 5.2 Phạm vi nghiên cứu Không gian: Kho mở của Trung tâm Thông tin Thư viện Đại học Luật Hà Nội. Thời gian: Từ năm 2007 đến nay. 6. Phƣơng pháp nghiên cứu 6.1 Cơ sở lý luận phƣơng pháp nghiên cứu Trong quá trình nghiên cứu, giải quyết các vấn đề của luận văn, tác giả vận dụng phương pháp duy vật biện chứng, duy vật lịch sử của chủ nghĩa Mác – Lê nin và tư tưởng Hồ Chí Minh, dựa trên cơ sở các quan điểm, đường lối, chính sách của Đảng và Nhà nước về phát triển giáo dục đào tạo để nghiên cứu tầm quan trọng của công tác phục vụ bạn đọc trong hoạt động thông tin thư viện nhằm đáp ứng một cách tốt nhất phương thức đào tạo theo tín chỉ của các trường đại học. 6.2 Phƣơng pháp nghiên cứu cụ thể Phương pháp thu thập, phân tích và tổng hợp tài liệu Phương pháp điều tra, khảo sát thực tế và bảng hỏi Phương pháp phỏng vấn trực tiếp Phương pháp so sánh, thống kê 7. Ý nghĩa khoa học và ứng dụng của đề tài 7.1 Về mặt lý luận Luận văn góp phần hoàn thiện và phát triển lý luận về công tác tổ chức kho tài liệu nói chung và kho mở nói riêng trong hoạt động thông tin thư viện. 10 7.2 Về mặt thực tiễn Trên cơ sở nghiên cứu về thực trạng công tác tổ chức và hoạt động của kho mở, đưa ra những giải pháp hoàn thiện công tác tổ chức và nâng cao hiệu quả hoạt động của kho mở tại Trung tâm Thông tin Thư viện Đại học Luật Hà Nội. 8. Dự kiến kết quả nghiên cứu Định lƣợng: Dự kiến kết quả nghiên cứu và bố cục của luận văn có độ dày khoảng 100 trang trên khổ giấy A4 Định tính: Luận văn sẽ tiến hành hệ thống hóa lý luận về kho mở. Nghiên cứu cơ sở thực tiễn của vấn đề tổ chức và hoạt động kho mở. Nhận dạng được thực trạng tổ chức và hoạt động kho mở tại Trung tâm Thông tin Thư viện Đại học Luật Hà Nội. Đánh giá được điểm mạnh, điểm yếu trong việc tổ chức và hoạt động kho mở tại Trung tâm. Đề xuất bốn giải pháp về nâng cao chất lượng kho sách thư viện; cải tiến quy trình định ký hiệu và tổ chức sắp xếp kho; tăng cường đầu tư cơ sở vật chất, ứng dụng công nghệ thông tin và tăng cường đào tạo lại cán bộ thư viện, đào tạo người dùng tin nhằm nâng cao hiệu quả phục vụ người dùng tin tại kho mở của Trung tâm 9. Bố cục luận văn Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo và phụ lục, luận văn gồm 3 chương: Chương 1: Kho mở với công tác phục vụ đào tạo theo tín chỉ tại Trung tâm Thông tin Thư viện Đại học Luật Hà Nội Chương 2: Thực trạng công tác tổ chức và hoạt động kho mở tại Trung tâm Thông tin Thư viện Đại học Luật Hà Nội Chương 3: Giải pháp hoàn thiện công tác tổ chức và nâng cao hiệu quả hoạt động kho mở tại Trung tâm Thông tin Thư viện Đại học Luật Hà Nội 11 Chương 1: KHO MỞ VỚI CÔNG TÁC PHỤC VỤ ĐÀO TẠO THEO TÍN CHỈ TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN THƯ VIỆN ĐẠI HỌC LUẬT HÀ NỘI 1.1 Lý luận chung về kho mở 1.1.1 Khái niệm kho mở Hiện nay, cùng với sự phát triển mạnh mẽ của nền kinh tế tri thức, sự bùng nổ của cách mạng thông tin, các cơ quan thông tin thư viện đã và đang từng bước đổi mới hoạt động của mình để có thể đáp ứng một cách tốt nhất các yêu cầu của bạn đọc. Có thể nói, phục vụ bạn đọc là một chức năng chính và là nhiệm vụ hàng đầu của mỗi cơ quan thông tin - thư viện (TT – TV). Do đó, hiệu quả phục vụ cũng chính là thước đo để đánh giá khả năng hoạt động và sự phát triển của mỗi thư viện, cơ quan thông tin. Làm thế nào để nâng cao chất lượng phục vụ và đáp ứng một cách tốt nhất các yêu cầu của bạn đọc luôn là vấn đề quan trọng hàng đầu đối với các cơ quan TT - TV. Vì thế, các cơ quan TT - TV đã không ngừng tìm tòi và đổi mới trong công tác phục vụ của mình, từng bước nghiên cứu và đổi mới phương thức phục vụ từ kho đóng sang kho mở (kho tự chọn), nhờ đó hiệu quả phục vụ từng bước tăng lên đáng kể. Kho mở được tổ chức đầu tiên tại Mỹ vào những năm cuối thế kỷ XIX, đầu thế kỷ XX, sau đó lan truyền sang Châu Âu và thế giới. Ngay từ những năm 70, khái niệm Kho mở đã được các nhà Thư viện học của Thư viện Quốc gia Liên Xô mang tên V.I Lê nin định nghĩa như sau: Kho mở là phương thức phục vụ cho phép bạn đọc tiếp cận kho tàng sách báo của thư viện, tạo điều kiện cho họ xem và chọn sách trực tiếp trên giá. Đồng thời hình thức đó tạo điều kiện thuận lợi cho thư viện tuyên truyền tích cực, giúp thông báo một cách thiết thực và có hệ thống cho các nhà chuyên môn về thành tựu mới nhất của khoa học và kỹ thuật các kinh nghiệm sản xuất tiên tiến [12] Theo “Từ điển giải nghĩa thư viện học và tin học Anh – Việt” do dịch giả Phạm Thị Lệ Hương, Lâm Vĩnh Thế và Nguyễn Thị Nga biên dịch từ cuốn “The ALA Glossary of Library and Information Science” năm 1996 đã giải nghĩa từ: Kho sách mở (Open stack) là chỉ bất cứ kệ sách nào của thƣ viện mà độc giả không bị giới hạn khi sử dụng tài liệu để trên kệ sách [15] Có thể nói, Kho mở (Kho tự chọn) ngày nay không còn xa lạ với bạn đọc của thư viện. Khi bạn vào bất cứ một hiệu sách hay một siêu thị, thay vì phải thông qua nhân viên bán hàng để lấy những hàng hóa mình có nhu cầu, bạn có thể đến từng 12 khu vực hàng hóa, tự chọn cho mình những hàng hóa mình cần. Điều đó sẽ giúp cho bạn rút ngắn được thời gian lựa chọn hàng hóa và có cảm giác thích thú khi tự tay lựa chọn những món đồ bạn thích. Kho mở trong thư viện là kho độc giả trực tiếp vào kho lựa chọn tài liệu mà họ cần, không phải tra cứu qua mục lục. Đây là hình thức độc giả rất hứng thú. Bạn đọc đến nhiều hơn vì dễ thỏa mãn, không phải tra tìm, không phải viết phiếu và điều quan trọng hơn cả là không phải chờ đợi mất thời gian. Bạn đọc sẽ thật thoải mái và đầy hứng thú khi được tiếp xúc trực tiếp với kho tàng tri thức của nhân loại và tự thỏa mãn nhu cầu đọc của mình. Nói cách khác, “Kho mở thực tế có thể coi như một mục lục phân loại khổng lồ trong đó mỗi cuốn sách là một “tở phiếu mục lục” sinh động mà qua đó người đọc có thể xem lướt nội dung của một số tài liệu có cùng nội dung, xếp cạnh nhau, để lựa chọn được tài liệu thích hợp nhất, mà những thông tin thư mục trên tờ phiếu bình thường không giúp họ xác định, đánh giá rõ nội dung như vậy”[25] “Kho mở là kho tài liệu, nơi độc giả tự do chọn lựa và sử dụng những cuốn sách, những tài liệu mà học cần. Họ tự phục vụ bản thân ở mọi khâu: chọn sách, báo… tha hồ đọc lướt các tên sách có cùng chủ đề được sắp xếp gần nhau, tự do lấy tài liệu xuống, rồi lại xếp lên giá, nếu thấy nội dung đó không phù hợp với nhu cầu, công bằng mà nói, độc giả có cảm giác thư viện là nhà, sách được sẵn sàng trên giá để phục vụ họ”[13] Trong những năm gần đây, ngành thông tin thư viện trên thế giới và Việt nam đã có những bước tiến vượt bậc và thay đổi hầu như hoàn toàn về phương thức phục vụ, tất cả đều có chung quan điểm “mở”, thể hiện của nó là thư viện với hình thức kho mở Ở Việt Nam từ những năm 90 trở lại đây mới tổ chức kho mở. Từ cuối năm 1998, khi Câu lạc bộ thư viện Trường Đại học Khoa học Tự nhiên – Đại học Quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh được thành lập, phong trào cải tạo thư viện tại các thư viện thành viên đã đẩy lên mạnh mẽ, hầu hết các thư viện đã tiến hành tổ chức quản lý và phục vụ theo hình thức kho mở. Tuy nhiên, mở đến mức độ nào lại tùy thuộc vào điều kiện hay đặc điểm của thư viện. Hiện nay, kho mở được tổ chức ở nhiều loại hình thư viện khác nhau: Thư viện công cộng, thư viện chuyên ngành, đa ngành: Thư viện Quốc gia Việt Nam, Trung tâm Thông tin Khoa học và Công nghệ, Trung tâm học liệu Đại học Thái Nguyên… Như vậy, qua các khái niệm trên, ta có thể hiểu một cách đơn giản: Kho mở là phương thức tổ chức phục vụ mà ở đó bạn đọc trực tiếp vào kho lấy những tài liệu 13 họ cần, tạo điều kiện, cho phép họ xem trước và chọn tài liệu trực tiếp trên giá. Hình thức tổ chức phục vụ bằng kho mở trong ngành TT – TV đã và đang tạo ra một xu thế chung trên toàn thế giới cũng như ở Việt Nam một bước đi vững chắc về phương thức phục vụ mới. 1.1.2. Phƣơng pháp sắp xếp tài liệu trong kho mở Trong bất cứ một kho tài liệu nào, cơ sở thích hợp nhất để tổ chức kho tài liệu phụ thuộc vào nhu cầu, mục đích tổ chức vốn tài liệu. Mỗi cách sắp xếp lại có những ưu nhược điểm riêng. Tuy nhiên, việc sắp xếp tài liệu theo chủ đề chiếm ưu thế hơn cả. Từ cuối thế kỷ 19, phân loại đã có chức năng của một phương tiện xếp giá trong phần lớn các thư viện. Nhiều bảng phân loại đã được phát triển nhằm mục đích này. Mục đích đầu tiên của việc biên soạn các bảng phân loại là sắp xếp tài liệu một cách tối ưu trên giá với nguyên tắc là dung hòa được những yêu cầu logic trong mối liên kết các cuốn tài liệu về mặt nội dung trí tuệ với những yêu cầu kiểm soát về thứ tự tài liệu tạo điều kiện tìm kiếm được thuận tiện và dễ dàng. Việc sắp xếp tài liệu trên giá theo trật tự bảng phân loại tạo điều kiện xác định vị trí của từng tài liệu và quản lý kho một cách dễ dàng. Dựa trên việc sắp xếp tài liệu theo trật tự của các lớp phân loại, người ta có thể tổ chức thư viện chuyên ngành hoặc tổ chức thành các phòng đọc chuyên ngành. Tổ chức kho mở theo một bảng phân loại về cơ bản cũng theo đúng những nguyên tắc của việc tổ chức mục lục phân loại. Trước hết phải phân loại tài liệu, sau đó căn cứ vào ký hiệu hay chỉ số phân loại mà tập hợp sắp tài liệu trên giá (thay vì phiếu mô tả trong mục lục phân loại) theo từng bộ môn khoa học hay ngành hoạt động thực tiễn có liên quan tới nội dung tài liệu. Đầu các giá kệ gắn các nhãn tiêu đề cho từng nhóm tài liệu thuộc về mục lục phân loại, ngoài ra còn có những tiêu đề con phản ánh từng mục nhỏ cụ thể được dán lên từng ngăn giá kệ. Việc sử dụng các cấp phân loại, các phân loại tổng quát hay chi tiết để nhóm hợp tài liệu tùy thuộc vào số lượng tài liệu có trong kho và trong từng mục nói riêng. Đối với các thư viện chuyên ngành, người ta thường sử dụng các cấp phân loại rất chi tiết của đề mục tương ứng trong một Bảng phân loại chuyên ngành Nếu số lượng tài liệu trong một mục quá lớn thì cần chia chi tiết hơn nữa, nghĩa là chi tiết hóa các mục bằng cách sử dụng các cấp phân loại sâu hơn. Nếu số lượng tài liệu trong cùng một mục quá ít thì có thể hợp nhất một mục bằng cách sử dụng cấp phân loại rộng hơn. Nói chung, trong kho mở, số lượng các tiêu đề được 14 sử dụng ít hơn so với phiếu tiêu đề trong mục lục phân loại. Người ta cũng ít sử dụng các trợ ký hiệu (trừ ký hiệu ngôn ngữ nếu sắp xếp tài liệu trong kho theo ngôn ngữ) do ký hiệu xếp giá sẽ dài, khó ghi vào nhãn tài liệu Trong kho mở, khi tài liệu được sắp xếp theo môn loại, dựa theo nội dung chủ đề, mọi cuốn tài liệu không còn phân biệt khổ cỡ, tài liệu cùng chủ đề lại được sắp xếp dựa trên ký hiệu xếp giá, được tạo ra bằng cách sử dụng ký hiệu phân loại (KHPL) (rút ra từ Bảng phân loại mà thư viện sử dụng) kết hợp với ký hiệu tác giả hoặc ký hiệu tên sách (số Cutter)  Ký hiệu phân loại Ký hiệu phân loại là dạng ngôn ngữ tư liệu được các nhà thư viện học, thư mục học quy ước để biểu đạt cho các khái niệm, các vấn đề. KHPL được sử dụng để đánh chỉ số cho các tài liệu theo môn ngành tri thức. Ký hiệu phân loại được xem như một công cụ để xếp tài liệu lên giá trong kho mở. Việc phân loại tài liệu nhằm hai mục tiêu là: giúp bạn đọc nhận dạng và xác định vị trí của cuốn sách thông qua ký hiệu xếp giá; và nhóm tất cả các tài liệu có cùng một nội dung vào một chỗ. Ký hiệu phân loại trong nhãn xếp giá chi tiết, cụ thể đến mức độ nào còn tùy thuộc vào khối lượng tài liệu có trong kho nói chung và trong từng đề mục, chuyên ngành khoa học nói riêng. Thực tế, tổ chức kho ở trong và ngoài nước cho thấy bất cứ một bảng phân loại nào cũng đều có thể sử dụng để sắp xếp tài liệu trên giá. Các Bảng phân loại thập phận Dewey (DDC), hay Bảng phân loại thư viện – thư mục Xô Viết (BBK), Bảng phân loại 19 lớp là những bảng phân loại được dùng phổ biến trong công tác tổ chức kho mở ở nước ta.  Ký hiệu tác giả Theo định nghĩa trong đại từ điển của nhà xuất bản Random (Random House Uniagridge Dictionary) xuất bản năm 1993: Số Cutter là một mã hóa kết hợp các chữ số thập phân với các chữ cái lấy từ họ tác giả được sử dụng trong một hệ thống sắp xếp theo chữ cái. Nói cách khác, số Cutter chính là hình thức biểu thị họ tên tác giả một cách ngắn gọn với mục đích sắp xếp tài liệu theo bảng phân loại. Các ký hiệu tác giả này do nhà thư viện học lỗi lạc người Mỹ là Charles Ammi Cutter biên soạn vào cuối thế kỷ XIX nhằm sắp xếp sách trong kho thư viện theo tác giả. Hiện nay, ký hiệu tác giả (KHTG) được các thư viện xác lâp theo nhiều cách thức khác nhau. Cơ sở để xác định KHTG thì có thư viện dùng bảng chỉ số Cutter – Sanborn 2, 3 chữ số, có thư viện tạo chỉ số tác giả theo chữ cái đầu tiên của tiêu đề mô tả 15 1.1.3. Các yếu tố ảnh hƣởng đến việc tổ chức và hoạt động kho mở Có thể nói, trong điều kiện đào tạo tín chỉ như hiện nay, kho mở là cách thức phục vụ phù hợp và đem lại hiệu quả cao nhất cho mỗi thư viện. Hầu hết các thư viện trên thế giới đều phục vụ bằng hình thức kho mở, tuy nhiên mở với mức độ nào là còn tùy thuộc vào điều kiện hay hoàn cảnh đặc thù của từng thư viện ở mỗi quốc gia khác nhau. Tạm thời có thể chia làm ba hình thức như sau: - Mở và cho phép độc giả mang cả cặp sách vào kho sách một cách tự nhiên, không có bất cứ một qui định nào gây trở ngại cho độc giả. Biện pháp để tránh hao hụt tài liệu là thư viện được trang bị hệ thống máy móc bảo vệ như hầu hết các thư viện Anh - Mỹ - Mở nhưng độc giả phải gửi túi xách và chỉ vào kho sách với tay không nhằm giảm thiểu sự thất thoát tài liệu. Hình thức này được áp dụng ở các nước Đông Nam Á như Malaysia, Indonesia, Thailand,… - Mở có hạn chế, độc giả tự chọn tài liệu nhưng muốn mang ra ngoài kho sách thì phải làm một số thủ tục nhất định tức là có sự ngăn cánh giữa kho và phòng đọc. Ngoài mục đích hạn chế mất mát sách báo, còn có thể tạo điều kiện cho độc giả quen dần với phong cách tự phục vụ. Cách này rất phù hợp cho những thư viện đang bắt đầu xây dựng và phát triển kho mở. Nhìn chung, Kho mở có nhiều ưu điểm: - Độc giả được trực tiếp tiếp cận với kho tài liệu. Họ không cần viết phiếu yêu cầu, không mất thời gian chờ đợi. Họ có thể xem lướt để xác định tài liệu đó có cần không hoặc nếu cuốn họ cần không có trên giá thì họ có thể lấy những cuốn sách khác có nội dung tương tự. Cách tổ chức này dễ thỏa mãn nhu cầu độc giả, độc giả thích thú nên đến thư viện nhiều hơn, hiệu quả phục vụ của thư viện tăng lên rõ rệt. - Tài liệu trong kho mở thường được sắp xếp theo nội dung môn loại, do đó giúp bạn đọc thuận tiện cho việc nghiên cứu và tập hợp tài liệu theo từng chuyên đề, theo các chuyên ngành khoa học. - Bạn đọc có thể tìm được tất cả các tài liệu có liên quan đến vấn đề mình đang nghiên cứu, xem xét tài liệu nào phù hợp và tài liệu nào không phù hợp với yêu cầu của mình. - Tiết kiệm được nhân lực và công sức lao động của cán bộ thư viện tại các bộ phận phục vụ. Cán bộ thư viện không phải đi lấy sách phục vụ bạn đọc mà chỉ giới thiệu kho sách, tư vấn, hỗ trợ bạn đọc tìm được những cuốn sách phù hợp với yêu cầu. 16 - Tạo điều kiện thuận lợi cho thư viện tổ chức triển lãm sách báo, tạp chí theo chuyên đề. Với những yếu tố thuận lợi trên, việc tổ chức kho mở phục vụ bạn đọc rất phù hợp với phương châm tổ chức và hoạt động của thư viện ngày nay là thư viện mở. Tuy nhiên, bên cạnh những thuận lợi trên thì phương thức tổ chức này còn những khó khăn như: - Đòi hỏi phải có diện tích rộng, tài liệu phải thường xuyên được bổ sung và cập nhật nên phải để chỗ trống trên giá, diện tích giữa các giá phải rộng rãi để bạn đọc có thể đi lại và tìm kiếm tài liệu dễ dàng. - Hình thức sắp xếp tài liệu không đẹp mắt vì sắp xếp theo môn loại nên các tài liệu có kích cỡ to nhỏ khác nhau cũng được sắp xếp cạnh nhau. - Việc bảo quản tài liệu và an toàn cho tài liệu là vấn đề khó khăn và phức tạp. Bạn đọc tự lấy tài liệu đọc và tự xếp lên giá, không có sự kiểm soát chặt chẽ của cán bộ thư viện nên vấn đề mất mát, xé, dọc tài liệu xảy ra khá phổ biến, tài liệu trên giá xếp lộn xộn do sự vô ý thức của bạn đọc, đặc biệt ở các thư viện có diện tích lớn, đội ngũ cán bộ mỏng, không có camera quan sát. - Phải đầu tư kinh phí bổ sung và thay thế tài liệu mới để đáp ứng được nhu cầu của bạn độc trong việc tìm kiếm và cập nhật thông tin. - Phải đầu tư các thiết bị an ninh để đảm bảo cho kho sách: cổng từ, nhãn từ, camera…. Qua một số ưu điểm và nhược điểm của kho mở, tác giả nghĩ đối với bất kỳ một thư viện nào khi tiến hành xây dựng kho mở cũng phải nghiên cứu các yếu tố tác động đến việc tổ chức và hoạt động kho mở như sau: - Sắp xếp tài liệu trong kho mở: Toàn bộ tài liệu trong kho mở phải được sắp xếp theo một bảng phân loại nhất định, không biệt khổ, cỡ, thể hiện mối liên hệ chặt chẽ về mặt nội dung, chủ đề vốn tài liệu. Điều này tạo điều kiện cho bạn đọc cùng một lúc xem được nhiều tài liệu về cùng một chủ đề, lựa chọn những cuốn sách phù hợp với vấn đề họ quan tâm, nghiên cứu. Điều này thực sự kích thích nhu cầu đọc của bạn đọc. Ngoài ra, việc tiếp cận trực tiếp với nhiều tài liệu cùng một lúc sẽ giúp bạn đọc nảy sinh ý tưởng, nhu cầu mới. - Vốn tài liệu: Phải có những tiêu chí, phương thức lựa chọn tài liệu đưa vào kho mở. Tài liệu trong kho mở phải phù hợp với đối tượng, nhu cầu nghiên cứu của độc giả. Điều quan trọng hơn cả là tài liệu phải thường xuyên được bổ sung, cập nhật. 17