Tài liệu Tổ chức và hiệu quả của tổ chức

T CH C VÀ HI U QU C A T CH C Nhóm 1 Ngô Thanh Hà Bùi H u Thu n Hàn Anh Kim Nguy n Ng c Di m T Th Thùy Dung M C TIÊU C A CH NG • Gi i thích vì sao các t# ch$c t%n t i và nh ng m&c đích mà các t# ch$c ph&c v& • Mô t m*i quan h, gi a lý thuy/t t# ch$c và thi/t k/ t# ch$c và thay đ#i, phân bi,t gi a c5 c6u t# ch$c và v7n hóa c9a t# ch$c • Hi:u cách nhà qu n lý s; d&ng các nguyên t>c c9a lý thuy/t t# ch$c đ: thi/t k/ và thay đ#i nh?m t7ng hi,u qu c9a t# ch$c • Xác đ nh 03 phư5ng pháp quan tr ng các nhà qu n lý s; d&ng đ: đánh giá và đo lưEng hi,u qu c9a t# ch$c • Chú tr ng đ/n cách mà các nhân t* b6t ngE nh hưHng đ/n thi/t k/ c9a t# ch$c TH NÀO LÀ M T T CH C? • T# ch$c là mIt công c& do con ngưEi s; d&ng đ: ph*i hJp các hành đIng c9a h nh?m đ t đưJc điKu mà h mong mu*n hoLc mIt giá tr nào đó. TỔ CHỨC DO AI THÀNH LẬP? • MIt hoLc mIt vài cá nhân nghN r?ng mình có các kO n7ng, ki/n th$c cPn thi/t đ: thành l p mIt t# ch$c • MIt nhóm ngưEi nh n ra mIt nhu cPu đang thi/u và thành l p t# ch$c đ: đáp $ng nhu cPu đó Entrepreneurship (năng lực kinh doanh): là quá trình con người nhận thấy nhu cầu cần được thỏa mãn và sau đó tập hợp và sử dụng các nguồn lực cần thiết để thỏa mãn nhu cầu đó. MỘT TỔ CHỨC TẠO RA GIÁ TRỊ NHƯ THẾ NÀO ? Đ u vào T ch c thu đ u vào môi trư ng bên ngoài Nguyên v t li u Ti"n và v#n Ngu$n nhân l&c Thông tin và ki n th c Khách hàng c)a các t ch c d!ch v, Môi tr01ng Doanh thu t9 đ u ra giúp công ty thu đư:c đ u vào m;i Khách hàng C đông Nhà cung c5p Nhà phân ph#i Chính ph) Đ#i th) c nh tranh Quá trình chuy*n đ,i T ch c bi n đ i đ u vào và t o thêm giá tr! vào chúng Máy móc Máy vi tính K1 n2ng và trình đ4 c)a ngư i lao đ4ng Đ u ra T ch c cung c5p đ u ra cho môi trư ng bên ngoài Thành ph7m D!ch v, C t c Lương Giá tr! cho các bên liên quan TẠI SAO TỔ CHỨC TỒN TẠI? • • • • • T7ng cưEng tính chuyên môn hóa và sQ phân công lao đIng S; d&ng kO thu t dQa trên quy mô lSn (Large-Scale Technology) - LJi th/ kinh t/ dQa trên quy mô (Economies of scale): ): là lJi th/ ti/t ki,m đưJc chi phí khi hàng hóa d ch v& đưJc s n xu6t vSi s* lưJng lSn trên dây chuyKn s n xu6t tQ đIng. - LJi th/ kinh t/ dQa trên ph m vi(Economies of scope): là lJi th/ ti/t ki,m đưJc chi phí khi t# ch$c có th: t n d&ng ngu%n lQc đPu vào mIt cách hi,u qu h5n bHi vì các ngu%n lQc đó đưJc chia s] gi a các s n ph^m và d ch v& khác nhau. Qu n lý môi trưEng bên ngoài Ti/t ki,m chi phí giao d ch Chi phí giao d ch Các chi phí liên quan thư5ng lưJng, điKu hành, qu n lý hoán đ#i gi a con ngưEi đ: gi i quy/t sQ ph$c t p c9a các lo i giao d ch. ThQc hi,n quyKn lQc và sQ ki:m soát LÝ THUY T T CH C, THI T K VÀ THAY Đ I CÁC ĐỊNH NGHĨA • Lý thuy/t t# ch$c là sQ nghiên c$u cách th$c các t# ch$c v n hành, và cách th$c t# ch$c gây nh hưHng và b nh hưHng bHi môi trưEng mà chúng ho t đIng. • C5 c6u t# ch$c là h, th*ng chính th$c các m*i quan h, vK nhi,m v& và quyKn h n nh?m ki:m soát cách th$c con ngưEi ph*i hJp ho t đIng vSi nhau và s; d&ng ngu%n lQc đ: đ t đưJc m&c tiêu c9a t# ch$c. • V7n hóa t# ch$c là t p hJp các giá tr và các nguyên t>c đưJc chia s] nh?m ki:m soát sQ tư5ng tác gi a các thành viên trong t# ch$c vSi nhau và vSi các nhà cung c6p, khách hàng và nh ng ngưEi khác bên ngoài t# ch$c. CÁC ĐỊNH NGHĨA • Thi/t k/ t# ch$c là quá trình mà các nhà qu n lý lQa ch n và qu n lý các khía c nh c9a c5 c6u và v7n hóa c9a mIt t# ch$c đ: nó có th: ki:m soát đưJc nh ng ho t đIng cPn thi/t nh?m đ t đưJc m&c tiêu. • Thay đ#i t# ch$c là quá trình qua đó t# ch$c tái thi/t, chuy:n đ#i c5 c6u và nKn v7n hóa c9a h đ: đi ta hoàn c nh hi,n t i đ/n hoàn c nh tư 5ng lai mong mu*n nh?m t7ng hi,u qu công vi,c. M&c tiêu c9a thay đ#i c6u trúc t# ch$c là đ: tìm cách c i ti/n vi,c s; d&ng ngu%n tài nguyên và kh n7ng đ: t7ng n7ng lQc c9a mIt t# ch$c nh?m t o ra giá tr cao h5n và n7ng cao hi,u qu ho t đIng. QUAN HỆ GIỮA LÝ THUYẾT TỔ CHỨC, CƠ CẤU, VĂN HÓA, THIẾT KẾ VÀ THAY ĐÔI LÝ THUYẾT THUY T TỔ T CHỨC CH C CƠ CẤU U TỔ T CHỨC CH C THIẾT THI T KẾ K VÀ THAY ĐỔII TỔ T CHỨC CH C VĂN HÓA TỔ T CHỨC CH C TẦM QUAN TRỌNG CỦA THIẾT KẾ VÀ THAY ĐỔI TỔ CHỨC • X; lý nh ng sQ ki,n b6t ngE • Giành đưJc lJi th/ c nh tranh (competitive advantage) LJi th/ c nh tranh là n7ng lQc c9a mIt công ty vưJt trIi h5n các công ty khác vì nh ng nhà qu n lý c9a nó có th: t o ra nhiKu giá tr h5n ta nh ng ngu%n lQc mà h s; d&ng • Qu n lý tính đa d ng v7n hóa • C i thi,n hi,u su6t, t*c đI và sQ đ#i mSi HẬU QUẢ CỦA VIỆC THIẾT KẾ TỔ CHỨC KÉM • • • • Làm t# ch$c suy thoái Nhân viên tài n7ng ra đi đ: tìm vi,c làm H các t# ch$c t*t h5n Ngày càng khó khai thác s; d&ng ngu%n tài nguyên Chi/n lưJc c9a t# ch$c b l,ch hưSng do kh9ng ho ng x y ra ĐO L 7NG HI U QU T CH C CÁC TIÊU CHÍ ĐỂ ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ • Ki:m soát: kh n7ng ki:m soát môi trưEng bên ngoài như: chi phí đPu vào, th trưEng, khách hàng mSi, nh hưHng đ/n các bên liên quan theo hưSng tích cQc,… • Đ#i mSi: kh n7ng t o ra s n ph^m mSi và quy trình mSi ho t đIng hi,u qu h5n, kh n7ng thích $ng và nh hưHng đ/n môi trưEng bên ngoài,… • Hi,u su6t: kh n7ng áp d&ng công ngh, hi,n đ i đ: t7ng n7ng su6t lao đIng, t7ng s n lưJng, gi m thi:u chi phí CÁC PHƯƠNG PHÁP ĐÁNH GIÁ dng vSi mei tiêu chí đánh giá, các nhà qu n lý lQa ch n các phư5ng pháp ti/p c n đ: đánh giá kh n7ng hi,u qu • Phư5ng pháp ti/p c n ngu%n lQc bên ngoài -The external resource approach (đánh giá kh n7ng ki:m soát): s; d&ng các chg s* như: th su6t lJi nhu n, giá c# phi/u, th phPn, ROI,… • Phư5ng pháp ti/p c n h, th*ng nIi bI - The internal systems approach (đánh giá kh n7ng đ#i mSi): đo lưEng b?ng thEi gian ra quy/t đ nh, th l, s n ph^m mSi, thEi gian đưa s n ph^m mSi ra th trưEng,… • Phư5ng pháp ti/p c n kO thu t – The technical approach (đánh giá Hi,u su6t): đo lưEng b?ng ch6t lưJng s n ph^m, s* lưJng s n ph^m b lei, chi phí s n xu6t, d ch v& khách hàng,… MỤC TIÊU CỦA TỔ CHỨC Ngoài vi,c xác đ nh phư5ng pháp ti/p c n, nhà qu n lý cPn ph i thi/t l p các m&c tiêu đ: so sánh thành qu đ t đưJc so vSi m&c tiêu • M&c tiêu chính th$c (Official goals): là các nguyên t>c hưSng dmn mà mIt t# ch$c chính th$c khnng đ nh trong các báo cáo hàng n7m hoLc các tài li,u khác g;i cho cho công ch$ng. Các m&c tiêu chính th$c thưEng đưJc th: hi,n b?ng các s$ m,nh c9a t# ch$c. S$ m,nh c9a t# ch$c (Mission) là các m&c tiêu gi i thích t i sao t# ch$c t%n t i và t# ch$c ph i làm gì. • M&c tiêu ho t đIng (Operative goals): là nh ng m&c tiêu ng>n hoLc dài h n hưSng dmn nhà qu n lý và nhân viên thQc hi,n công vi,c trong t# ch$c. M&c tiêu ho t đIng g>n liKn vSi các phư5ng pháp ti/p c n trong quá trình đánh giá hi,u qu c9a t# ch$c. TÌNH HU9NG PHÂN TÍCH CƠ CẤU HOẠT ĐỘNG MỚI CỦA CÔNG TY KINKO’S CÁC VẤN ĐỀ CỦA CÔNG TY Kinko là mIt chuei các C;a hi,u sao chép 24-giE lSn nh6t t i MO. Tuy nhiên công ty đang ph i đ*i mLt vSi nh ng v6n đK nghiêm tr ng: • S$c ép c nh tranh d dIi ta các c;a hi,u sao chép đang phát tri:n nhanh chóng. • Hình th$c qu n lý không t p trungkhông cho phép Công ty ph n $ng l i nhanh chóng vSi các d ch v& c9a các đ*i th9 c nh tranh. • Đang gLp thEi gian khó kh7n trong vi,c qu n lý quá trình phát tri:n và t7ng trưHng, đLc bi,t là cách th$c đK ra các d ch v& hi,u qu đáp $ng nhu cPu cho khách hàng mSi. CÁC GIẢI PHÁP CỦA CÔNG TY • Thuê công ty tư v6n, đánh giá tình hình hi,n t i và tìm ra gi i pháp nh?m tháo gr khó kh7n. • Thi/t l p trung tâm điKu hành t p trung nh?m h# trJ các v6n đK tài chính và thi/t l p đ nh hưSng phát tri:n cho toàn công ty • Tuy:n d&ng nh ng nhà qu n lý hàng đPu đK đáp $ng vi,c qu n lý t p trung mà Công ty cPn đ: có th: phát tri:n k/ ho ch ho t đIng nh?m đ*i phó l i vSi nh ng thách th$c ta các đ*i th9 c nh tranh và tìm ra các gi i pháp mSi trong vi,c thsa mãn nhu cPu khách hàng. • Thi/t l p h, th*ng phân c6p 9y quyKn trong nIi bI Công ty đ: nh ng nhà qu n lý hàng đPu mSi mà Công ty thuê su có th: đ nh hưSng sQ thay đ#i xa h5n c9a Công ty đ: trong vi,c tìm ki/m và thu hút khách hàng mSi