Tài liệu Tổ chức thông tin kế toán phục vụ kiểm soát chi phí tại công ty cổ phần đầu tư xây dựng công trình đô thị đà nẵng (tt)

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG ĐẶNG THỊ QUÝ THANH TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN PHỤC VỤ KIỂM SOÁT CHI PHÍ XÂY LẮP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG CÔNG TRÌNH ĐÔ THỊ ĐÀ NẴNG Chuyên ngành: Kế toán Mã số : 60.34.30 TÓM TẮT LUẬN VĂN THẠC SĨ: QUẢN TRỊ KINH DOANH Đà Nẵng - 2012 Công trình được hoàn thành tại ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG Người hướng dẫn khoa học: TS. ĐOÀN THỊ NGỌC TRAI Phản biện 1:............................................................................ Phản biện 2:........................................................................... Luận văn sẽ được bảo vệ trước Hội đồng chấm Luận văn tốt nghiệp thạc sĩ Quản trị kinh doanh họp tại Đại Học Đà nẵng vào ngày.........tháng ........năm 2012 Có thể tìm hiểu luận văn tại: - Trung tâm Thông tin - Học liệu, Đại hoạc Đà Nẵng. - Thư viện trường Đại học kinh tế, Đại học Đà Nẵng. 1 MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài: Với định hướng phát triển công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước. Công tác quy hoạch đô thị, đầu tư xây dựng, phát triển cơ sở hạ tầng đã được chú trọng thực hiện. Điều đó không chỉ có ý nghĩa khối lượng công việc của ngành xây dựng cơ bản tăng lên mà song song với nó là số vốn đầu tư xây dựng cơ bản cũng gia tăng. Vấn đề đặt ra đối với các doanh nghiệp là làm thế nào để kiểm soát tốt CPXL, khắc phục được tình trạng lãng phí, thất thoát vốn trong điều kiện sản xuất kinh doanh xây lắp có thời gian kéo dài. Để kiểm soát tốt CPXL trong quá trình thi công thì nhu cầu thông tin phục vụ cho kiểm soát trở nên đa dạng và bức thiết. Với mục tiêu và nhiệm vụ do Hội đồng quản trị của công ty đặt ra cho Công ty Cổ phần ĐTXD Công trình Đô thị Đà Nẵng là kinh doanh có lãi, bảo tồn và phát triển vốn chủ sở hữu đầu tư tại Công ty, đã đặt ra cho Công ty một thách thức lớn trong vấn đề làm thế nào để kiểm soát tốt chi phí xây lắp. 2. Tổng quan về đề tài nghiên cứu: Kiểm soát nội bộ là bộ phận quan trọng giúp cho nhà quản lý kiểm tra, giám sát được quá trình hoạt động. Trong đó kiểm soát chi phí là một vấn đề quan tâm hàng đầu của các nhà quản lý doanh nghiệp. Việc kiểm soát chi phí tốt sẽ ngày càng nâng cao chất lượng sản phẩm, giảm chi phi, tăng lợi nhuận, nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Tuy nhiên, để kiểm soát tốt chi phí thì nhà quản trị cần phải có thông tin. Để đảm bảo thông tin kế toán cung cấp cho nhà quản trị có chất lượng ngày càng cao thì cần thiết phải xác định yêu cầu của thông tin kế toán cung cấp, từ đó có thể tổ chức thông tin phù hợp và hữu ích cho nhà quản trri Trong quá trình thực hiện luận văn, tác giả đã có nghiên cứu một số công trình tiêu biểu như:: “Xây dựng hệ thống kiểm soát chi phí xây lắp tại các đơn vị trực thuộc Tổng công ty Xây dựng Miền Trung” của tác giả Nguyễn Phi Sơn (2006), Đại học Đà Nẵng; “Hoàn thiện công tác kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất tại các đơn vị xây lắp trực thuộc Công ty Hữu Nghị Nam Lào” của tác giả Trần Quang Hiền (2009, Đại học Đà Nẵng. 2 Tuy nhiên, các công trình nghiên cứu trên chủ yếu đi sâu vào vấn đề tổ chức các thủ tục kiểm soát chi phí xây lắp chứ chưa đi sâu vào vấn đề tổ chức thông tin kế toán để phục vụ cho kiểm soát chi phí xây lắp. 3. Mục đích nghiên cứu: Về lý luận: Mục đích nghiên cứu của luận văn là làm rõ các cơ sở lý luận cơ bản về tổ chức thông tin kế toán nhằm phục vụ kiểm soát CPXL Về thực tiễn: Thông qua việc tìm hiểu, thu thập, tổng hợp, phân tích thông tin kế toán từ thực tiễn tại Công ty Cổ phần ĐTXD Công trình Đô thị Đà Nẵng, phát hiện những hạn chế trong công tác tổ chức thông tin kế toán phục vụ kiểm soát CPXL và đưa ra các giải pháp phù hợp nhằm hoàn thiện công tác tổ chức thông tin kế toán phục vụ kiểm soát CPXL tại đơn vị. 4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu: Đối tượng nghiên cứu: Công tác tổ chức thông tin kế toán phục vụ kiểm soát CPXL trong doanh nghiệp xây dựng bao gồm việc tổ chức thông tin để kiểm soát trước, kiểm soát trong quá trình thi công công trình. Phạm vi nghiên cứu: Tại Công ty Cổ phần ĐTXD Công trình Đô thị Đà Nẵng. 5. Phương pháp nghiên cứu: Trong quá trình nghiên cứu, Luận văn đã dựa trên cơ sở phương pháp luận duy vật biện chứng và sử dụng các phương pháp cụ thể như phương pháp phân tích, tiếp cận thu thập thông tin, tổng hợp, so sánh lý luận và thực tiễn để làm rõ vấn đề nghiên cứu. 6. Tên và kết cấu của Luận văn: Tên Luận văn: “Tổ chức thông tin kế toán phục vụ kiểm soát chi phí tại Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng công trình Đô thị Đà Nẵng” Kết cấu luận văn: Ngoài lời mở đầu và kết luận, Nội dung của luận văn được chia thành ba chương: Chương 1: Cơ sở lý luận về tổ chức thông tin kế toán phục vụ kiểm soát chi phí trong doanh nghiệp xây lắp. Chương 2: Thực trạng tổ chức thông tin kế toán phục vụ kiểm soát chi phí xây lắp tại Công ty Cổ phần ĐTXD Công trình Đô thị Đà Nẵng. Chương 3: Giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán phục vụ kiểm soát chi phí xây lắp tại Công ty Cổ phần ĐTXD Công trình Đô thị Đà Nẵng 3 CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN PHỤC VỤ KIỂM SOÁT CHI PHÍ TRONG DOANH NGHIỆP XÂY LẮP 1.1. Thông tin kế toán 1.1.1. Khái niệm, vai trò của thông tin Đứng trên góc độ là người kế toán thì thông tin là những dữ liệu đã qua quá trình xử lý thành dạng dễ hiểu, dễ sử dụng có nghĩa và có giá trị trong việc ra quyết định đối với người nhận tin. Thông tin có vai trò là phương tiện để thống nhất mọi hoạt động của tổ chức, là cơ sở để ra các quyết định quản trị và nó tạo điều kiện cho các chức năng quản trị tốt và gắn hoạt động của doanh nghiệp với môi trường bên ngoài doanh nghiệp. 1.1.2. Khái niệm, tính chất của thông tin kế toán Thông tin kế toán là những thông tin có được do hệ thống kế toán xử lý và cung cấp. Thông tin kế toán là thông tin động về tình hình chu chuyển tài sản trong một doanh nghiệp; là những thông tin về hai mặt của mỗi hiện tượng, mỗi quá trình và là kết quả của quá trình có tính 2 mặt: Thông ti và kiểm tra 1.2. Kiểm soát và hệ thống kiểm soát nội bộ trong đơn vị xây lắp 1.2.1. Khái quát về kiểm soát: Kiểm soát là quá trình áp dụng những cơ chế và phương pháp để đảm bảo rằng các hoạt động và thành quả đạt được phù hợp với mục tiêu, kế hoạch và chuẩn mục của tổ chức. Kiểm soát chi phí là việc sử dụng các phương pháp thích hợp nhằm đánh giá thực hiện kế hoạch chi phí. Mục tiêu của kiểm soát chi phí là xem xét: Mức độ hoàn thành kế hoạch theo tiến độ đã được lập, Chi phí thực tế phát sinh so với dự toán, Xác định nguyên nhân chủ quan, khách quan tác động đến tình hình thực hiện dự toán chi phí. 1.2.2. Khái niệm về kiểm soát nội bộ và hệ thống kiểm soát nội bộ Theo Ủy ban thuộc Hội đồng quốc gia Hoa Kỳ về việc chống gian lận về BCTC (COSO): KSNB là một quá trình do người quản lý, hội đồng quản trị và các nhân viên của doanh nghiệp chi phối, nó được thiết lập để cung cấp 4 một sự đảm bảo hợp lý. nhằm thực hiện ba mục tiêu: BCTC đáng tin cậy, tuân thủ các luật lệ và quy định, hoạt động hữu hiệu và hiệu quả. Theo Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam VAS 400: Hệ thống KSNB là các quy định và các thủ tục kiểm soát do đơn vị được kiểm toán xây dựng và áp dụng nhằm bảo đảm cho đơn vị tuân thủ pháp luật và các quy định để kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai sót, để lập BCTC trung thực, hợp lý nhằm bảo vệ, quản lý, và sử dụng có hiệu quả tài sản của đơn vị. 1.2.3. Vai trò, vị trí của hệ thống kiểm soát nội bộ Hệ thống kiểm soát nội bộ có vai trò rất quan trọng trong công tác quản lý, nó giúp cho nhà quản lý điều hành và kiểm soát tốt mọi hoạt động diễn ra trong doanh nghiệp. 1.3. Đặc điểm của hoạt động kinh doanh xây lắp ảnh hưởng đến công tác kiểm soát CPXL 1.3.1. Đặc điểm sản phẩm xây lắp: Sản phẩm xây lắp có các đặc điểm: là những công trình, vật kiến trúc…có quy mô kết cấu phức tạp, sản phẩm xây lắp cố định tại nơi sản xuất trong khi các điều kiện sản xuất phải di chuyển theo địa điểm sản xuất sản phẩm, sản phẩm xây lắp được sử dụng lâu dài chịu ảnh hưởng của môi trường sinh thái, cảnh quan và sau khi hoàn thành sản phẩm xây lắp rất khó thay đổi. 1.3.2. Chi phí xây lắp: CPXL là biểu hiện bằng tiền của toàn bộ hao phí về lao động sống và lao động vật hóa cần thiết để xây dựng mới hoặc cải tạo, mở rộng hay trang bị lại kỹ thuật công trình mà đơn vị bỏ ra trong một giai đoạn kinh doanh nhất định. Trên góc độ phân loại nhằm mục đích kiểm soát chi phí, người ta phân loại chi phí theo công dụng kinh tế hay khoản mục chi phí: Chi phí NVL trực tiếp, Chi phí nhân công trực tiếp, Chi phí sử dụng MTC, Chi phí sản xuất chung. 1.4. Vị trí và vai trò của thông tin kế toán đối với kiểm soát CPXL 1.4.1. Vị trí của thông tin kế toán 1.4.2. Vai trò của thông tin kế toán đối với kiểm soát CPXL 5 Xuất phát từ vị trí của thông tin kế toán ta thấy để phục vụ kiểm soát chi phí thông tin kế toán bao gồm các vai trò sau đây:  Cung cấp thông tin cho quá trình xây dựng kế hoạch và dự toán.  Cung cấp thông tin cho quá trình tổ chức thực hiện.  Cung cấp thông tin cho quá trình kiểm tra đánh giá Thông tin là điều kiện không thể thiếu cho việc thiết lập, duy trì và nâng cao năng lực kiểm soát trong doanh nghiệp thông qua việc hình thành các báo cáo để cung cấp thông tin về CPXL cho các cấp quản lý. 1.5. Tổ chức thông tin kế toán phục vụ kiểm soát chi phí xây lắp 1.5.1. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp xây lắp 1.5.2. Tổ chức thông tin kế toán phục vụ kiểm soát CPXL trong doanh nghiệp xây lắp: Để kiểm soát thì cần phải có thông tin đầy đủ, một hệ thống thông tin đầy đủ phải có hai nhân tố đó là: Thông tin dự toán và thông tin thực hiện. 1.5.2.1. Tổ chức thông tin dự toán Tổ chức thông tin dự toán tức là lên kế hoạch về số lượng, chất lượng, giá cả của từng loại NVL cần sử dụng theo từng công trình, hạng mục công trình cũng như thời điểm, số lượng nhiên liệu sử dụng cho MTC công trình một cách thích hợp nhằm giảm đến mức thấp nhất sự hao hụt và thất thoát. Trong các doanh nghiệp xây lắp, đối tượng cần lập dự toán là các hạng mục công trình và công trình. Một điều thuận lợi trong việc xây dựng định mức chi phí cho các công trình xây dựng là Bộ xây dựng đã ban hành hệ thống định mức xây lắp tại Quyết định 24/2005/QĐ-BXD ngày 29/7/2005 và công văn 1776&1777/CV-BXD ngày 14/9/2006 của Bộ xây dựng. Đây là cơ sở cho các đơn vị xây lắp xây dựng định mức chi phí của mình; Hệ thống dự toán này chính là hệ thống định mức cho các khoản mục chi phí. 1.5.2.2 Tổ chức thông tin thực hiện Tổ chức thông tin thực hiện tức là tổ chức thông tin cho việc đo lường các chi phí sản xuất thực tế phát sinh trong quá trình thi công công trình. 6 Thông tin thực hiện mà kế toán thu thập cho thấy tình hình hoạt động của doanh nghiệp trong thời kỳ đã qua. Để thông tin thực hiện phục vụ cho mục đích kiểm soát chi phí tại đơn vị thì đòi hỏi thông tin đó phải được thu thập phù hợp với dự toán đã lập. Điều đó giúp các nhà quản trị doanh nghiệp đánh giá được hiệu quả của việc thực hiện các kế hoạch. a. Tổ chức thông tin thực hiện chi phí sản xuất trong doanh nghiệp xây lắp bao gồm: Tổ chức hệ thống chứng từ ban đầu, tổ chức tài khoản kế toán, Sử dụng hệ thống sổ kế toán và tổ chức hệ thống báo cáo về CPXL phù hợp với đối tượng lập dự toán. b. Để tổ chức thông tin thực hiện phục vụ cho kiểm soát CPXL cần tổ chức thông tin ở tất cả các khoản mục CPXL: *Đối với chi phí NVL trực tiếp: Cần tổ chức thông tin trong khâu cung ứng và sử dụng NVL cả về số lượng, chất lượng và đơn giá nhằm ngăn ngừa mất mát, hư hỏng hoặc sử dụng lãng phí NVL cho thi công xây lắp. * Đối với chi phí nhân công trực tiếp: Cần tổ chức thông tin trong khâu sử dụng lao động như theo dõi, kiểm tra đạo đức nghề nghiệp, trình độ tay nghề, ngày công, năng suất lao động. * Đối với chi phí sử dụng MTC: Cần tổ chức thông tin trong khi sử dụng máy phục vụ cho sản xuất như theo dõi số giờ công, vật tư sử dụng cho máy, chi phí dịch vụ và chi phí bằng tiền khác phục vụ cho máy. * Đối với chi phí sản xuất chung: Cần tổ chức thông tin theo dõi nhân viên quản lý, vật tư sử dụng cho quản lý xây dựng. Do chi phí chung bao gồm nhiều loại có tính chất khác nhau nên để kiểm soát tốt loại chi phí này doanh nghiệp cần tổ chức chi tiết số liệu để tạo điều kiện tốt hơn trong quá trình kiểm soát. 1.5.2.3. Sử dụng thông tin kế toán phục vụ kiểm soát chi phí xây lắp Nhà quản trị sau khi lập kế hoạch đầy đủ và hợp lý, tổ chức thực hiện kế hoạch đòi hỏi phải kiểm tra và đánh giá thực hiện nó. Phương pháp thường dùng là so sánh số liệu dự toán (kế hoạch) với số liệu thực hiện, để từ đó nhận diện các sai lệch giữa kết quả đạt được với mục tiêu đã đề ra. Để làm 7 được điều này nhà quản trị cần được cung cấp các báo cáo thực hiện, có tác dụng như một bước phản hồi giúp nhà quản trị có thể nhận diện những vấn đề cần phải điều chỉnh cho hợp lý. KẾT LUẬN CHƯƠNG 1 Trong chương 1, luận văn đã hệ thống hóa những lý luận cơ bản về tổ chức thông tin kế toán nhằm phục vụ kiểm soát chi phí xây lắp. Qua đó rút ra kết luận rằng, để kiểm soát tốt chi phí cần phải tổ chức tốt thông tin dự toán (kế hoạch), tổ chức theo dõi thông tin thực hiện và kiểm tra đánh giá giữa thực hiện với kế hoạch một cách phù hợp, khoa học. CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN PHỤC VỤ KIỂM SOÁT CHI PHÍ XÂY LẮP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG CÔNG TRÌNH ĐÔ THỊ ĐÀ NẴNG. 2.1. Khái quát chung về tình hình công ty Công ty Cổ phần ĐTXD công trình đô thị Đà Nẵng - trước đây là Công ty Công trình đô thị Đà Nẵng trực thuộc Sở Giao thông Công chính thành phố Đà Nẵng và chính thức đi vào hoạt động theo hình thức cổ phần từ ngày 21 tháng 4 năm 2009. Trụ sở chính: 26 Trần Bình Trọng, quận Hải Châu, TPĐN. Vốn điều lệ: 23.000.000.000 đồng, Trong đó Nhà Nước giữ: 49%. Công ty Cổ phần ĐTXD Công trình Đô thị Đà Nẵng là doanh nghiệp hoạt động trong nhiều lĩnh vực, trong đó xây lắp là lĩnh vực hoạt động chính và chủ yếu. 2.2. Đặc điểm tổ chức sản xuất, tổ chức quản lý và tổ chức bộ máy kế toán của công ty 2.2.1. Đặc điểm sản phẩm và quy trình công nghệ 2.2.2. Tổ chức quản lý tại Công ty Bộ máy quản lý của Công ty Cổ phần ĐTXD Công trình Đô thị Đà Nẵng được tổ chức theo mô hình trực tuyến – chức năng. 2.2.3. Tổ chức bộ máy kế toán của Công ty 8 Để kiểm soát được dễ dàng chặt chẽ, Công ty áp dụng mô hình Bộ máy kế toán vừa tập trung vừa phân tán. 2.3. Hệ thống thông tin kế toán của công ty: Hệ thống thông tin kế toán có hai chức năng là thông tin và kiểm tra. Vì vậy nó góp phần bảo vệ tài sản và cung cấp các thông tin đáng tin cậy phục vụ cho người sử dụng thông tin ra quyết định. 2.3.1. Đặc điểm về hệ thống chứng từ kế toán Công ty áp dụng hệ thống chứng từ kế toán ban hành kèm theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ Tài chính. Số lượng chứng từ trong công ty là tương đối đầy đủ, phù hợp với trình độ cách thức quản lý của bộ phận kế toán và thực hiện theo đúng quy định. 2.3.2. Tổ chức hệ thống sổ sách kế toán Hình thức kế toán áp dụng tại Công ty là hình thức “Chứng từ ghi sổ” và được sử dụng trên chương trình phần mềm kế toán dựa trên Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006. 2.3.3. Về tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán Hiện nay Công ty đang áp dụng Hệ thống tài khoản ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ Tài chính và các văn bản sửa đổi, bổ sung liên quan để xây dựng hệ thống tài khoản riêng trong đó cụ thể hóa thêm việc hạch toán một số tài khoản cho phù hợp với đặc điểm tổ chức quản lý. 2.4. Thực trạng công tác tổ chức thông tin kế toán phục vụ kiểm soát chi phí xây lắp tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng công trình Đô thị Đà Nẵng 2.4.1. Yêu cầu kiểm soát chi phí ở công ty 2.4.1.1. Phân loại chi phí sản xuất tại công ty. Tại công ty Cổ phần ĐTXD Công trình Đô thị Đà Nẵng, căn cứ trên mục đích và công dụng của chúng, chi phí sản xuất được phân chia theo khoản mục: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sử dụng MTC và chi phí sản xuất chung. 2.4.1.2. Yêu cầu kiểm soát chi phí xây lắp của Công ty Mục tiêu của Công ty là giảm chi phí, tối đa hóa lợi nhuận, đảm bảo chất lượng công trình, tuân thủ luật pháp, bảo tồn, phát triển vốn và tạo dựng uy tín cho Công ty trên thị trường, chính điều đó yêu cầu Công ty phải kiểm 9 soát tốt CPXL. Để thông tin kế toán đáp ứng được mục tiêu kiểm soát CPXL thì thông tin đó cần thiết phải được tổ chức từ khi chuẩn bị đến khi hoàn thành công trình bao gồm: Tổ chức thông tin dự toán (Kế hoạch CPXL); tổ chức luân chuyển chứng từ và tập hợp chi phí xây lắp trên cơ sở đó tổ chức các báo cáo phục vụ kiểm soát chi phí trong quá trình thi công; tổ chức kiểm tra và đánh giá giữa thực hiện và kế hoạch để giúp cho nhà quản trị đưa ra các quyết định kịp thời và chính xác. 2.4.2. Tổ chức thông tin dự toán: Tại Công ty Cổ phần ĐTXD Công trình Đô thị Đà Nẵng, dự toán chi phí trong hồ sơ dự thầu cũng chính là dự toán CPXL của công trình, hạng mục công trình mà công ty sử dụng trong quá trình thi công. Trong nhiều năm qua việc lập dự toán nội bộ CPXL không được Công ty quan tâm, đơn vị chủ yếu sử dụng dự toán CPXL trong hồ sơ dự thầu. Chính vì thế công tác đo lường, so sánh gặp nhiều khó khăn. Để có cơ sở giao thầu và đảm bảo thực hiện xây lắp đạt chất lượng theo thiết kế. Chủ đầu tư thường yêu cầu Công ty XD kế hoạch chi phí, tuy nhiên việc XD kế hoạch cũng chỉ mang tính hình thức, đối phó nhằm hợp thức hóa số liệu trong với giá trúng thầu để thuyết phục chủ đầu tư. Do không XD kế hoạch CPXL ngắn hạn nên Ban lãnh đạo của Công ty không có cơ sở để xem xét tiến độ thực hiện kế hoạch thi công xây lắp, không có cơ sở để so sánh CPXL thực tế phát sinh cũng như không thấy được những nhân tố ảnh hưởng nhằm phát hiện vấn đề bất thường, sai sót để điều chỉnh và sử lý kịp thời. Chính điều này đã làm cho công tác kiểm soát CPXL tại Công ty gặp nhiều khó khăn, ảnh hưởng đến chất lượng và hiệu quả của hoạt động xây lắp. 2.4.3. Tổ chức thông tin thực hiện: Thông tin thực hiện là thông tin về hiện tượng và sự kiện xảy ra, đã phát sinh. Tổ chức thông tin thực hiện tức là tổ chức thông tin cho việc đo lường các chi phí sản xuất thực tế phát sinh trong quá trình thi công công trình phù hợp với dự toán đã lập. Tại công ty, CPXL được tập hợp cho cả công trình chứ không tập hợp cho từng hạng mục, việc đo lường này không phù hợp với dự toán mà công ty đã xây dựng, nó chỉ mang tính thống kê và viêc hạch toán chi phí phát 10 sinh tại các công trình chỉ phục vụ cho công tác kế toán tài chính tại đơn vị chứ chưa phục vụ cho mục đích kiểm soát chi phí phát sinh và theo dõi đôn đốc tiến độ thi công công trình. BẢNG TỔNG HỢP CHI PHÍ XÂY LẮP Công trình: Khu C – Nam cầu Cẩm Lệ (giai đoạn 2) Quý 3 năm 2011 Tháng Loại chi phí NVLTT NCTT MTC SXC Tổng 07 561.746.602 367.427.323 528.182.438 56.941.032 1.514.297.395 08 498.684.625 339.013.000 405.228.550 57.664.000 1.300.590.175 09 563.520.948 485.120.437 417.114.987 36.080.920 1.501.837.292 Cộng 1.623.952.175 1.191.560.760 1.350.525.975 150.685.952 4.316.724.862 (Nguồn : Số liệu kế toán tại Công ty quý III năm 2011) 2.4.4. Báo cáo phân tích tình hình thực hiện kế hoạch CPXL Tại công ty, kế toán công trình chỉ thực hiện chức năng đơn thuần là ghi chép chi phí đã phát sinh và báo cáo định kỳ hoặc khi công trình hoàn thành, việc tập hợp CPXL chưa phù hợp với dự toán đã xây dựng, Điều đó có nghĩa là thông tin dự toán và thông tin thực hiện CPXL chưa phục vụ cho công tác kiểm soát chi phí. Việc phân tích chỉ thực hiện ở một số chỉ tiêu trên Bản thuyết minh báo cáo tài chính, công tác phân tích tình hình thực hiện kế hoạch CPXL trong quá trình thi công phục vụ cho kiểm soát chi phí chưa được thực hiện. 2.5. Đánh giá thực trạng công tác tổ chức thông tin kế toán phục vụ kiểm soát CPXL tại công ty CPĐTXD Công trình Đô thị Đà Nẵng. 2.5.1. Những ưu điểm - Lãnh đạo công ty thấy rõ được tầm quan trọng của công tác kiểm soát CPXL nên đã ban hành các quy chế, quy định về chức năng nhiệm vụ và quyền hạn của các bộ phận, phòng ban... - Hệ thống kế toán được tổ chức và vận hành phù hợp với đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh và quản lý. Chứng từ kế toán, tài khoản và sổ sách kế toán được tổ chức hợp lý. 2.5.2. Những mặt hạn chế: Nhìn chung, thông tin kế toán tại Công ty hiện nay chủ yếu là phục vụ cho đối tượng bên ngoài doanh nghiệp, còn thông tin phục vụ cho công tác quản lý nội bộ chưa được quan tâm đúng mức. 11 * Về tổ chức thông tin dự toán: Tại Công ty dự toán chi phí trong hồ sơ dự thầu cũng chính là dự toán CPXL của công trình, hạng mục công trình mà công ty sử dụng trong quá trình thi công. Trong nhiều năm qua việc lập dự toán nội bộ CPXL chưa được quan tâm. Chính vì thế công tác đo lường, so sánh gặp nhiều khó khăn. Điều này đã làm cho công tác kiểm soát CPXL tại Công ty gặp nhiều khó khăn, ảnh hưởng đến chất lượng và hiệu quả của hoạt động xây lắp. * Về tổ chức thông tin thực hiện: - Về tổ chức chứng từ ban đầu: Nhìn chung việc tổ chức chứng từ ban đầu ở công ty đã thực hiện tốt. Tuy nhiên, các mẫu chứng từ chưa hoàn toàn đáp ứng được yêu cầu kiểm soát chi phí sản xuất,. - Về tổ chức tài khoản kế toán: Việc tổ chức tài khoản kế toán để thu thập thông tin thực hiện phục vụ cho việc ra quyết định đã được tiến hành một cách có hệ thống và khoa học Tuy nhiên, Công ty chưa tổ chức các tài khoản chi tiết theo từng hạng mục phù hợp với dự toán CPXL để phục vụ cho việc kiểm soát chi phí. - Về hạch toán chi phí sản xuất: Công ty đã thực hiện tốt việc tổ chức công tác kế toán tập hợp chi phí sản xuất. Tuy nhiên việc xác định đối tượng tập hợp chi phí chưa phù hợp với dự toán CPXL không phục vụ cho mục đích kiểm soát chi phí. - Về việc lập các báo cáo: Hiện nay hệ thống báo cáo tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng công trình Đô thị Đà Nẵng vẫn sử dụng cho mục đích báo cáo tài chính là chủ yếu, những thông tin về kiểm soát CPXL chưa được cung cấp một cách đầy đủ. - Sử dụng thông tin thu thập được trong kiểm soát chi phí xây lắp: Do dự toán CPXL nội bộ và các kế hoạch CPXL chưa được thực hiện, bên cạnh đó việc tập hợp CPXL không phù hợp với dự toán nên việc đối chiếu, phân tích không chính xác, không phục vụ cho việc ra quyết định điều chỉnh kịp thời và mục đích kiểm soát CPXL phát sinh tại các đội. KẾT LUẬN CHƯƠNG 2 Chương 2 của luận văn đã trình bày khái quát về Công ty Cổ phần ĐTXD Công trình Đô thị Đà Nẵng. Nội dung chính của chương 2 là xem xét thực trạng về công tác tổ chức thông tin kế toán để phục vụ cho việc kiểm soát CPXL tại Công ty. Trên cơ sở đó, tiến hành đánh giá để tổng kết những mặt tích cực cũng như hạn chế.. Từ những mặt hạn chế đó, tác giả sẽ đưa ra 12 những giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức thông tin phục vụ cho kiểm soát CPXL tại công ty. CHƯƠNG 3 GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN PHỤC VỤ KIỂM SOÁT CHI PHÍ XÂY LẮP TẠI CÔNG TY CP ĐẦU TƯ XÂY DỰNG CÔNG TRÌNH ĐÔ THỊ ĐÀ NẴNG 3.1. Sự cần thiết phải hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán phục vụ kiểm soát CPXL tại Công ty CP ĐTXD Công trình Đô thị Đà Nẵng. Chi phí là một trong những vấn đề mà nhà quản lý quan tâm trong điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Để thực hiện tốt chức năng kiểm soát chi phí, nhà quản trị cần thông tin từ kế toán. Chính vì vậy công tác tổ chức thông tin kế toán để phục vụ cho kiểm soát CPXL là thật sự cần thiết. 3.2. Hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán phục vụ kiểm soát CPXL tại Công ty Cổ phần ĐTXD Công trình Đô thị Đà Nẵng 3.2.1. Xác định mục tiêu và đối tượng kiểm soát CPXL tại công ty Mục tiêu kiểm soát chi phí của Công ty là giảm chi phí, tối đa hóa lợi nhuận, bảo đảm chất lượng công trình, tuân thủ luật pháp, bảo tồn, phát triển vốn và tạo dựng uy tín cho Công ty trên thị trường xây lắp. Để phục vụ cho mục tiêu kiểm soát CPXL của Công ty thì đối tượng kiểm soát chi phí phải theo từng công trình, hạng mục công trình phù hợp với dự toán và công tác quản lý thi công để dễ dàng cho việc kiểm tra, đánh giá kết quả thực hiện với kế hoạch. 3.2.2. Hoàn thiện thông tin dự toán chi phí xây lắp Mục đích của lập dự toán là: Cung cấp phương tiện thông tin một cách có hệ thống toàn bộ kế hoạch của doanh nghiệp, làm căn cứ đánh giá thực hiện và phát hiện các mặt hạn chế tồn tại trong sản xuất kinh doanh để có biện pháp khắc phục. Vì vậy, để phục vụ cho mục tiêu kiểm soát CPXL, Công ty cần tiến hành lập dự toán nội bộ CPXL theo từng hạng mục dựa trên hệ thống định mức Dự toán XDCB số 1776/BXD-VP ngày 16/8/2007 của Bộ Xây dựng; Thông tư số 05/2009/TT-BXD ngày 15/4/2009 hướng dẫn việc lập và quản lý chi phí đầu tư xây dựng công trình; Đơn giá thị trường tại thời điểm bắt đầu thi công để dễ dàng quản lý chi phí xây lắp phát sinh tại các đội. 13 Khi lập dự toán nội bộ cần chú ý tới biến động giá cả trên thị trường để tránh dự toán và thực tế bị sai lệch nhiều, đồng thời phải chọn nhà cung ứng chất lượng đạt yêu cầu và giá bán hợp lý. Đối với những hạng mục công trình cần vốn lớn, thời gian thi công dài, Công ty cần tiến hành lập kế hoạch chi phí ngắn hạn cho từng khoản mục chi phí và theo từng tháng dựa trên dự toán nội bộ đã lập. 3.2.2.1. Xây dựng kế hoạch ngắn hạn chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Kế hoạch chi phí NVL trực =KLXL x Định mức tiêu hao NVL cho 1 đơn vị KLXL Đơn giá ngày công lao động x Từ các chỉ tiêu trên, Kế hoạch chi phí NVL trực tiếp được lập: Bảng 3.1. KẾ HOẠCH CHI PHÍ NGUYÊN VẬT LIỆU TRỰC TIẾP Công trình : Khu C– KDC Nam Cầu Cẩm Lệ mở rộng giai đoạn II Hạng mục : Giao thông - (Từ ngày 1/9/2011 đến ngày 30/9/2011) STT 1 2 3 4 ... Mã hiệu AB.13411 AF.14323 AF.82111 AF.82111 ... Nội dung công việc Cát đệm vỉa hè Đá 1x2 bêtông bvỉa Thép hình ván khuôn Đá dăm đệm móng .. KL XL 500m3 200m3 700m2 200m3 Đmức 1,22 0,9 0,52 1,2 Đơn giá 65.000 274.000 18.210 174.000 Tổng cộng Thành tiền 39.650.000 49.320.000 6.628.440 41.760.000 310.420.158 Người lập T. Phòng KH-KD T. Phòng KT Giám đốc 3.2.2.2. Xây dựng kế hoạch ngắn hạn chi phí nhân công trực tiếp Kế hoạch chi phí nhân công trực tiếp =KLXL x Định mức ngày công lao động cho 1 đơn vị KLXL x Đơn giá ngày công lao động Từ các chỉ tiêu trên, kế hoạch chi phí nhân công trực tiếp được lập: Bảng 3.2. KẾ HOẠCH CHI PHÍ NHÂN CÔNG TRỰC TIẾP Công trình : Khu C– KDC Nam Cầu Cẩm Lệ mở rộng giai đoạn II Hạng mục : Giao thông - (Từ ngày 1/9/2011 đến ngày 30/9/2011) TT 1 Mhiệu AB. 64124 Ndung công việc Đắp nền đường - Ncông bậc 3/7 ĐVT công KL 500 m3 ĐM Đơn giá Thành tiền 0,02 129.302 1.293.020 14 2 3 ... AB. 13411 AF. 14323 Đệm cát vỉa hè - Ncông bậc 3/7 Đổ btông bvỉa - Ncông bậc 3.5/7 công công 500 m3 200m 3 0,40 129.302 25.860.400 0.7 133.482 48.053.520 ... ... Tổng cộng 165.320.450 Người lập T. Phòng KH-KD T. Phòng KT Giám đố 3.2.2.3. Xây dựng kế hoạch ngắn hạn chi phí sử dụng máy thi công Kế hoạch chi phí sử dụng MTC = KLXL x Định mức ca máy cho 1 đơn vị KLXL x Đơn giá ca máy Từ các chỉ tiêu trên, kế hoạch chi phí sử dụng MTC được lập: Bảng 3.3. KẾ HOẠCH CHI PHÍ SỬ DỤNG MÁY THI CÔNG Công trình : Khu C– KDC Nam Cầu Cẩm Lệ mở rộng giai đoạn II Hạng mục : Giao thông - (Từ ngày 1/9/2011 đến ngày 30/9/2011) TT 1 2 3 ... Mhiệu AB. 64124 AF. 14323 AF . 82111 ... Ndung công việc Đắp nền đường - Máy đầm 16T - Máy ủi 110CV Btông bvỉa, đá 1x2 - Máy trộn 250l Làm ván khuôn kloại .. - máy hàn23KW Tổng cộng ĐVT ca ca ca ca KL 500 m3 200 m3 700 m2 ĐM Đơn giá Thành tiền 0,024 0,017 0,11 1.600.682 1.950.325 210.897 19.208.184 16.577.763 4.639.734 0,02 197.211 2.760.954 372.650.970 Người lập T. Phòng KH-KD T. Phòng KT Giám đốc Đối với máy thi công của đơn vị cần tiến hành lập các kế hoạch chi tiết cho từng khoản mục: Chi phí tiền lương, chi phí nhiên liệu tương tự như kế hoạch chi phí NVL trực tiếp và chi phí nhân công trực tiếp. Lập danh mục chi phí đối với chi phí khấu hao và các chi phí bằng tiền khác. 3.2.2.4. Xây dựng kế hoạch ngắn hạn chi phí sản xuất chung Đối với hoạt động xây lắp, dự toán chi phí sản xuất chung được XD theo tỷ lệ phần trăm (%) của chi phí nhân công trực tiếp. Để tương thích, bộ phận kỹ thuật tại Công ty cần XD tỷ lệ chi phí sản xuất chung tính trên chi phí nhân công trực tiếp của từng KLXL. 15 3.2.3. Hoàn thiện thông tin thực hiện CPXL theo từng đối tượng kiểm soát chi phí: Tổ chức thông tin thực hiện tức là tổ chức thông tin cho việc đo lường các chi phí sản xuất thực tế phát sinh trong quá trình thi công công trình. Kết quả của quá trình thực hiện chi phí trong các công trình xây dựng được ghi chép và đo lường qua hệ thống sổ sách kế toán, mẫu biểu báo cáo để phục vụ cho công tác kiểm soát chi phí hiệu quả. Để kiểm soát tốt CPXL, Công ty cần tập hợp CPXL theo từng nội dung công việc cho từng hạng mục công trình phù hợp với dự toán đã lập. Cụ thể, tại công trình Hạ tầng kỹ thuật khu C-khu dân cư Nam cầu Cẩm Lệ giai đoạn 2, đối tượng tập hợp chi phí sản xuất phải là từng hạng mục như : San nền, giao thông, cấp nước, thoát nước và kế toán phải tập hợp chi phí sản xuất một cách chi tiết, kịp thời theo từng nội dung công việc phù hợp với đối tượng xây dựng dự toán của Công ty. 3.2.3.1. Hoàn thiện thông tin thực hiện chi phí NVL trực tiếp Để giám sát được tiến độ thi công theo kế hoạch đã được lập và có biện pháp xử lý kịp thời khi tiến độ công trình bị chậm trễ. Phòng Kế hoạch kinh doanh và Phòng Kế toán của Công ty phải yêu cầu các đội XD, định kỳ vào cuối ngày 15 và ngày 30 hàng tháng lập báo cáo về tình hình sử dụng vật tư, Khối lượng công việc đã thực hiện và lập bảng kê phiếu xuất kho vật tư chuyển cho BCH công trường ký duyệt, gửi về Phòng Kế hoạch kinh doanh và Phòng Kế toán. Các báo cáo này cũng là cơ sở cho việc ký duyệt kế hoạch cấp vật tư trong thời gian tới cho các đội XD, tránh tình trạng ứ đọng vật tư. Cuối tháng căn cứ vào các báo cáo của đội XD, kế toán công trình sẽ ghi vào sổ chi tiết chi phí NVL trực tiếp cho từng hạng mục cụ thể theo từng nội dung công việc (bảng 3.8). Dựa vào thông tin do bảng báo cáo này cung cấp, nhà quản lý có thẻ nắm rõ chi phí thực tế phát sinh theo từng nội dung công việc để có biện pháp quản lý thích hợp, hạn chế thất thoát, lãng phí. Bảng 3.8. SỔ CHI TIẾT CHI PHÍ NVL TRỰC TIẾP Công trình : Khu C– KDC Nam Cầu Cẩm Lệ mở rộng gđII Hạng mục : Giao thông – Đội XD: đội 1 - Tháng 9 năm 2011 Chứng từ Diễn giải KLTH TSố tiền Chia ra (1.000đ) (1.000đ) Số Ngày Cát Đá 1x2 … 0113 5/9 Cát đệm vỉa hè 300m3 21.960 21.960 16 0128 0132 7/9 7/9 Đá 1x2 BT bvỉa T/hình vkhuôn 50m3 300m3 11.700 2.808 11.700 ... ... .... Cộng số phát sinh 312.120,5 56.615,2 68.520,7 Ghi có TK 621 312.120,5 56.615,2 68.520,7 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc Để phục vụ cho công tác kiểm soát CPXL, định kỳ hàng tháng, dựa trên Kế hoạch chi phí NVL trực tiếp, sổ chi tiết NVL trực tiếp và báo cáo từ các đội XD gửi về, kế toán cần tiến hành lập các báo cáo về CPXL. + Báo cáo tình hình thực hiện KH chi phí NVL trực tiếp (Bảng 3.10) Bảng 3.10. BÁO CÁO TÌNH HÌNH THỰC HIỆN KẾ HOẠCH CHI PHÍ NGUYÊN VẬT LIỆU TRỰC TIẾP Tên công trình: Khu C– KDC Nam Cầu Cẩm Lệ mở rộng giai đoạn II Hạng mục: Giao thông – Đội 1 - (Từ ngày 01/9/2011 đến 30/9/2011) TT Mã hiệu Công việc ĐVT KL TH Chi phí nguyên vật liệu KH B C D 1 AB. 13411 Đệm cát vỉa hè 1.000đ 2 AF.14323 Bêtông bó vỉa - Đá 1x2 -Cát vàng 1.000đ ... 2 3 3 35.380 37.200 1.820 47.840 12.272 1.940 -208 ... ... ... 1 500m3 200m3 C/lệch 45.900 12.480 A T/tế 3.2.3.2. Hoàn thiện thông tin thực hiện chi phí nhân công trực tiếp Để kiểm soát tốt chi phí nhân công trực tiếp, Công ty cần tổ chức thông tin để xem xét mức độ biến động năng suất lao động bình quân của một ngày công xây lắp (Wnc): Wnc = Giá trị KLXL thực hiện trong kỳ / Số ngày công XL trong kỳ Định kỳ, vào ngày 15 và ngày 30 hàng tháng, khi nhận được báo cáo về KLXL thực hiện trong kỳ từ các đội XD, Phòng Kế hoạch Kinh doanh phối hợp với phòng kế toán lập bảng báo cáo về mức độ biến động năng suất lao động bình quân của một ngày công xây lắp (theo bảng 3.11). Bảng 3.11. BÁO CÁO MỨC ĐỘ BIẾN ĐỘNG NĂNG XUẤT LAO ĐỘNG BÌNH QUÂN MỘT NGÀY CÔNG XÂY LẮP 17 Tên công trình: Khu C– KDC Nam Cầu Cẩm Lệ mở rộng giai đoạn II Hạng mục: Giao thông- Đội 1 - (Từ ngày 01/9 đến ngày 15/9) TT Công việc KL KH Số ngày công KH KL thực tế Số ngày công t/tế Wnckh Wnctt C/lệch Đệm cát 500m3 28 210,15 14 17,86 15,01 -2,85 vỉa hè 2 BT bvỉa 200m3 28 110,50 14 7,14 7,89 +0,75 ... ... ... ... ... ... ... Người lập biểu Kế toán trưởng Trưởng phòng KH-KD Dựa trên thông tin do bảng báo cáo này cung cấp, nhà quản lý sẽ thấy được năng suất lao động bình quân của một ngày công xây lắp thực tế trong kỳ tăng hay giảm so với kế hoạch để có biện pháp cải tiến kịp thời công tác tổ chức quản lý, sử dụng lao động, đồng thời phát hiện các nhân tố ảnh hưởng để tìm ra biện pháp khắc phục nhằm nâng cao năng suất lao động, đẩy nhanh tiến độ thi công, nâng chất lượng thi công công trình và tiết kiệm dược CPXL. Cuối tháng, dựa vào bảng chấm công, bảng báo cáo khối lượng trong tháng, kế toán sẽ tiến hành lập sổ chi tiết chi phí nhân công trực tiếp (theo Bảng 3.12) và tiến hành lập báo cáo về tình hình sử dụng lao động và tình hình thực hiện kế hoạch CPXL cụ thể theo từng nội dung công việc. 1 Bảng 3.12. SỔ CHI TIẾT CHI PHÍ NHÂN CÔNG TRỰC TIẾP Công trình : Khu C– KDC Nam Cầu Cẩm Lệ mở rộng gđII Hạng mục: Giao thông- Đội 1 - Tháng 9 năm 2011 TT 1 2 3 Nội dung công việc ĐVT KLTH Số công Đơn giá Thành tiền Đắp nền đường - Ncông bậc 3/7 công 500m3 11 129.302 1.422.322 Đệm cát vỉa hè -Ncông bậc 3/7 công 500m3 227 129.302 29.351.554 Đổ bêtông bó vỉa -Ncông bậc 3.5/7 công 200m3 305 133.482 40.712.010 ... ... Cộng số phát sinh 298.610.450 18 Ghi có TK 622 298.610.450 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc + Báo cáo về tình hình thực hiện kế hoạch chi phí nhân công trực tiếp Bảng 3.13. BÁO CÁO TÌNH HÌNH THỰC HIỆN KẾ HOẠCH CHI PHÍ NHÂN CÔNG TRỰC TIẾP Tên công trình: Khu C– KDC Nam Cầu Cẩm Lệ mở rộng giai đoạn II Hạng mục : Giao thông- Đội 1 - (Từ ngày 01/9/2011 đến 30/9/2011) TT Công việc ĐVT KLTH Chi phí nhân công KH T/tế C/lệch 3 1 Đệm cát vỉa hè 1.000đ 500m 29.092,9 29.351,5 258,6 3 2 Đắp nền đường 1.000đ 500m 1.293,0 1.422,3 129,3 ... ... ... ... ... 3.2.3.3. Hoàn thiện thông tin thực hiện chi phí sử dụng máy thi công * Đối với máy thi công do Công ty quản lý Trong các khâu chấm công, sử dụng nhiên liêu, được tổ chức tương tự như chi phí nguyên vật liêu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp. Để kiểm soát chi phí sử dụng MTC, định kỳ vào ngày 15 và ngày 30 hàng tháng, Đội trưởng phải báo cáo số lượng ca máy hoạt động theo từng loại máy thi công đối với từng nội dung công việc gửi về công ty, kèm theo bảng báo cáo hoạt động của từng loại máy. Cuối tháng, căn cứ vào các báo cáo và chứng từ gốc được gửi về từ các đội XD, kế toán sẽ tiến hành lập sổ chi tiết chi phí sử dụng MTC theo từng nội dung công việc cho từng hạng mục công trình. (bảng 3.18) Bảng 3.18. SỔ CHI TIẾT CHI PHÍ SỬ DỤNG MÁY THI CÔNG Công trình : Khu C– KDC Nam Cầu Cẩm Lệ mở rộng gđII Hạng mục : Giao thông – Đội XD: Đội 1-Tháng 9 năm 2011 TT 1 2 Nội dung công việc Đắp nền đường - Máy đầm 16T - Máy ủi 110CV Bêtông bó vỉa, đá 1x2 - Máy trộn 250l KLTH 500 Số tiền 20,6 10,5 200 Số ca 32.974.049 20.478.412 22,5 4.745.182