Tổ chức sự kiện quy trình hạn chế và giải pháp

  • Số trang: 70 |
  • Loại file: DOC |
  • Lượt xem: 38 |
  • Lượt tải: 0
hoanggiang80

Đã đăng 24000 tài liệu

Mô tả:

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP.HCM KHOA THƯƠNG MẠI - DU LỊCH – MARKETING  Đề tài: TỔ CHỨC SỰ KIỆN QUY TRÌNH HẠN CHẾ VÀ GIẢI PHÁP GVHD: Th.S. Đào Hoài Nam SVTH: Nguyễn Thị Ý Nhi Lớp Marketing 2 - K31 TP.HCM, tháng 5 năm 2009 MỤC LỤC Trang Danh sách các bảng biểu Danh sách hình Chuơng 1: GIỚI THIỆU ĐỀ TÀI 1.1. Tên đề tài...................................................................................................................... 1 1.2. Lý do chọn đề tài.......................................................................................................... 1 1.3. Mục tiêu nghiên cứu..................................................................................................... 2 1. 4. Phương pháp thực hiện................................................................................................ 2 1.4.1. Rà soát lý thuyết............................................................................................ 2 1.4.2. Nghiên cứu khảo sát...................................................................................... 3 1.5. Kết cấu đề tài................................................................................................................ 3 Chương 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN 2.1. Khái niệm tổ chức sự kiện............................................................................................ 4 2.1.1. Khái niệm sự kiện và tổ chức sự kiện............................................................ 4 2.1.2. Quản lý một sự kiện....................................................................................... 5 2.1.3. Các loại sự kiện thường gặp.......................................................................... 6 2.2. Vai trò của tổ chức sự kiện........................................................................................... 8 2.3. Mục tiêu ....................................................................................................................... 9 2.4. Kế hoạch tổ chức sự kiện..............................................................................................12 2.4.1. Thành lập ban tổ chức sự kiện........................................................................12 2.4.2. Xác định loại hình sự kiện..............................................................................12 2.4.3. Hệ thống hóa các hoạt động sự kiện, lên kế hoạch thời gian.........................13 2.4.4. Hình thành chủ đề (Theme) cho sự kiện........................................................15 2.4.5. Viết chuơng trình (Proposal)..........................................................................15 2.4.6. Lên kế hoạch thực hiện chương trình.............................................................19 2.4.7. Thực hiện kế hoạch........................................................................................22 Chương 3: ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG VỀ HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN HIỆN NAY CỦA VIỆT NAM 3.1. Hoạt động tổ chức sự kiện hiện nay trên thị trường......................................................26 3.1.1. Chuyên viên tổ chức sự kiện..........................................................................27 3.1.2. Vai trò của tổ chức sự kiện.............................................................................29 3.1.3. Chi phí và hiệu quả kinh doanh từ tổ chức sự kiện........................................31 3.1.4. Những tình huống không ngờ khi tổ chức sự kiện.........................................33 3.2. Chương trình Lễ kỷ niệm 5 năm thành lập Sacomreal..................................................36 3.2.1. Mục đích của chương trình.............................................................................36 3.2.2. Ý tưởng...........................................................................................................37 3.2.3. Thiết kế...........................................................................................................37 3.2.4. Nhân sự...........................................................................................................39 3.2.5. Kịch bản chương trình....................................................................................39 Chương 4: PHÂN TÍCH SỰ KIỆN, KHÓ KHĂN VÀ HẠN CHẾ 4.1. Phân tích hoạt động kinh doanh và cạnh tranh của ngành địa ốc..................................44 4.2. Nghiên cứu khảo sát......................................................................................................48 4.2.1. Đối tượng nghiên cứu.....................................................................................48 4.2.2. Mục đích nghiên cứu......................................................................................48 4.2.3. Quá trình thực hiện và kết quả focus group...................................................48 4.2.4. Phân tích kết quả focus group........................................................................49 4.3. Những yếu tố ảnh hưởng, khó khăn và hạn chế của chương trình................................52 4.3.1. Thời gian........................................................................................................52 4.3.2. Nhân sự...........................................................................................................52 4.3.3. Khách hàng.....................................................................................................53 4.3.4. Nhà cung cấp..................................................................................................53 4.4. Vai trò của sự kiện này đối với Sacomreal....................................................................55 Chương 5: ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP 5.1. Quy trình tổ chức sự kiện..............................................................................................57 5.1.1. Gặp khách hàng, xác định mục tiêu và loại hình sự kiện...............................57 5.1.2. Chuẩn bị cho chương trình.............................................................................58 5.1.3. Thực hiện và báo cáo kết quả chương trình...................................................61 5.2. Nội bộ công ty Key Communications...........................................................................62 Kết luận................................................................................................................................64 Phụ lục Tài liệu tham khảo LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành cuốn tiểu luận này, đầu tiên em xin cảm ơn nhà trường đã tạo điều kiện tốt nhất cho em, cung cấp cho em những kiến thức cơ bản, cũng như cơ sở lý luận cho tiểu luận. Em cũng xin chân thành cảm ơn sự hướng dẫn tận tình, những lời góp ý chân thành của thầy Đào Hoài Nam, giáo viên hướng dẫn của em. Bên cạnh đó, em cũng gửi lời cảm ơn đến công ty Key Communications, nơi em thực tập. Cảm ơn công ty đã tạo điều kiện cho em tiếp cận thực tế và cung cấp tư liệu để em thực hiện cuốn tiểu luận này. Ngoài ra, em cũng xin cảm ơn thư viện của trường, nơi đã cung cấp cho em những tư liệu bổ ích để góp phần hoàn thiện cuốn tiểu luận. Trong quá trình thực hiện tiểu luận, em không thể trách khỏi những sai sót. Em rất mong nhận được sự thông cảm và góp ý của các quý thầy, cô. Em xin chân thành cảm ơn. Sinh viên Nguyễn Thị Ý Nhi TP.HCM, tháng 5 năm 2009 Chuơng 1: GIỚI THIỆU ĐỀ TÀI 1.1. Tên đề tài Tổ chức sự kiện – Quy trình, hạn chế và giải pháp 1.2. Lý do chọn đề tài Trong bối cảnh nền kinh tế hội nhập môi trường quốc tế như hiện nay, các công ty, tập đoàn ngày càng chú trọng hơn đến các hoạt động marketing. Bên cạnh những chiêu thức quảng cáo trên các phương tiện truyền thông, các hoạt động below-the-line như PR, tổ chức sự kiện… cũng ngày càng được sử dụng nhiều hơn. Các hoạt động này tăng hiệu quả tiếp thị, góp phần giải quyết các rủi ro có thể xảy ra của doanh nghiệp. Tổ chức sự kiện là một trong những phương thức PR thường xuyên được sử dụng. Nhu cầu về hoạt động này rất đa dạng, từ tổ chức hội nghị, team building cho nhân viên trong công ty, cho đến các chương trình giới thiệu sản phẩm, họp báo trước công chúng… Kinh tế xã hội càng phát triển thì nhu cầu về tổ chức sự kiện càng lớn. Nhưng bản thân các doanh nghiệp hầu như không chuyên nghiệp trong việc tổ chức các sự kiện này do nhiều điều kiện khách quan như thiếu nhân lực về thiết kế, kĩ thuật, mối quan hệ với các nhà cung cấp vật tư cho sự kiện… Do đó, ngành kinh doanh dịch vụ về PR, tổ chức sự kiện được mở ra để đáp ứng nhu cầu không nhỏ của các khách hàng này. Có thể thấy khách hàng ngày càng đòi hỏi cao hơn về chất lượng dịch vụ trong hoạt động tổ chức sự kiện. Trong khi các doanh nghiệp về tổ chức sự kiện ở Việt Nam hiện nay đa số đều có quy mô vừa và nhỏ, nguồn nhân lực có kinh nghiệm chưa nhiều, nên chưa đáp ứng tốt nhu cầu của thị trường. Ngoài ra, cuộc khủng hoảng kinh tế thế giới năm 2008 khiến các công ty hầu như cắt giảm ngân sách khá mạnh tay về các hoạt động marketing. Điều này ảnh hưởng không nhỏ đến các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực quảng cáo, tổ chức sự kiện. Vậy làm thế nào để một doanh nghiệp có thể đứng vững và thích nghi trước những thay đổi của thị trường? Chuyên đề này sẽ đi sâu vào nghiên cứu thực trạng về cách thức tổ chức sự kiện của một doanh nghiệp hiện nay, những khó khăn và hạn chế mà doanh nghiệp gặp phải, cũng như đưa ra một số giải pháp giúp doanh nghiệp phát triển tốt hơn trong tương lai. 1.3. Mục tiêu nghiên cứu Để giải quyết vấn đề nghiên cứu, chuyên đề này đi sâu vào nghiên cứu và làm rõ những hạng mục sau đây:  Cách thức và quy trình tổ chức một sự kiện mà hiện nay các doanh nghiệp đang  sử dụng. Mối quan hệ giữa các vị trị thực hiện công việc và tác động qua lại giữa các vị  trí đó. Mối quan hệ giữa doanh nghiệp với các nhà cung cấp, các đối tác khác và   khách hàng. Quá trình tổ chức một sự kiện cụ thể mà doanh nghiệp đã thực hiện. Mức độ thành công của sự kiện mà doanh nghiệp đã tổ chức, tỉ lệ người tham dự so với dự kiến, mức độ thỏa mãn yêu cầu của khách hàng và mong đợi của   người tham dự sự kiện đó. Khó khăn và hạn chế trong quá trình tổ chức sự kiện. Một số giải pháp khắc phục những khó khăn, hạn chế đó và định hướng thay đổi để phát triển trong tương lai. 1. 4. Phương pháp thực hiện 1.4.1. Rà soát lý thuyết   Thực trạng hiện nay và xu thế phát triển của thị trường trong thời gian tới. Quy trình tổ chức sự kiện đang được áp dụng. 1.4.2. Nghiên cứu khảo sát a) Thiết kế mẫu nghiên cứu   Đối tượng nghiên cứu: Khách mời tham dự sự kiện. Nghiên cứu định tính: Phỏng vấn đối tượng để xác định nhu cầu. b) Thu nhập thông tin   Trước chương trình: Mong đợi của người tham dự sự kiện. Sau chương trình: Mức độ thỏa mãn mong đợi của người tham dự. 1.5. Kết cấu đề tài Đề tài gồm 4 chương:    Chương 1: Giới thiệu đề tài Chuơng 2: Cơ sở lý luận Chương 3: Đánh giá thực trạng về hoạt động tổ chức sự kiện hiện nay của Việt   Nam Chương 4: Phân tích sự kiện, khó khăn và hạn chế Chương 5: Đề xuất giải pháp Chương 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN 2.1. Khái niệm tổ chức sự kiện 2.1.1. Khái niệm sự kiện và tổ chức sự kiện Sự kiện là một sự việc diễn ra tại một thời điểm hoặc trong một khoảng thời gian nhất định tập trung ý tuởng, nguồn lực nhằm truyền đạt một thông điệp, tạo ấn tượng và thu hút sự quan tâm, chú ý đến đối tượng tham gia. Tổ chức sự kiện là một quá trình bao gồm sự kết hợp các hoạt động lao động với các tư liệu lao động cùng với việc sử dụng máy móc thiết bị, công cụ lao động thực hiện các dịch vụ đảm bảo toàn bộ các công việc chuẩn bị và các hoạt động sự kiện cụ thể nào đó trong một thời gian và không gian cụ thể nhằm chuyển tới đối tượng tham dự sự kiện những thông điệp truyền thông theo yêu cầu của khách hàng mục tiêu . Các hoạt động dịch vụ cung cấp trực tiếp cho đối tượng nhận những giá trị miễn phí nhằm truyền đạt một thông điệp nào đó của người chủ sở hữu đều thuộc tổ chức sự kiện. Qua khái niệm trên, tổ chức sự kiện được coi như là một quá trình hoạt động. Quá trình này có sự kéo dài về thời gian, từ các công việc chuẩn bị tới các hoạt động sự kiện tiếp đến là không gian cụ thể, những nơi diễn ra những hoạt động trên. Trong quá trình hoạt động đó, các hoạt động sự kiện được thực hiện theo kịch bản, kế hoạch đã được chuẩn bị trước. Có những hoạt động trong quá trình này sử dụng máy móc thiết bị, công cụ để tạo nên sản phẩm hàng hoá cụ thể như phòng ốc, sân khấu, bàn ghế, v.v… Những hoạt động khác nhằm tạo ra dịch vụ như thiết kế thiệp mời, lên danh sách khách mời, âm thanh ánh sáng, vận chuyển, khách sạn, v.v… Tất cả đều hướng tới phục vụ các hoạt động xã hội, các hoạt động nối tiếp nhau, đen xen nhau tạo thành dòng chảy theo thời gian định hướng đến sự kiện. Tuy nhiên, theo dòng chảy thời gian và dòng chảy công việc ta có nhận xét khái quát sau: thời gian chuẩn bị đó là thời gian bắt đầu công việc hoạt động tới khi sự kiện khai mạc; thời gian thực hiện sự kiện là thời gian diễn ra các hoạt động sự kiện; thời gian sau sự kiện là thời gian dành cho các hoạt động tiếp theo sau sự kiện. Tương tự, công việc sự kiện bao gồm; công việc chuẩn bị, công việc trong sự kiện, công việc sau sự kiện. Công việc chuẩn bị gồm rất nhiều việc khác nhau, tùy theo loại hình sự kiện mà có hệ thống theo những kịch bản riêng, nó được nghiên cứu lập kế hoạch và dự toán ngân sách cho tới khi khai mạc sự kiện. Những công việc trong sự kiện bao gồm toàn bộ các công việc diễn ra từ khi sự kiện khai mạc đến khi sự kiện kết thúc. 2.1.2. Quản lý một sự kiện Quản lý một sự kiện là quá trình họanh định kiểm soát:      Nội dung (Content) Rủi ro (Risk) Chi phí (Cost) Những rang buộc về luật pháp (Legal), văn hóa đạo đức (Ethical) Những thay đổi không thể luờng truớc đuợc ở bên trong cũng như bên ngòai doanh nghiệp. Những việc cần quản lý trong sự kiện: Hành chính     Tài chính Nhân sự Thời gian Thông tin Thiết kế     Nội dung Chủ đề Chuơng trình Chất luợng sản xuất Marketing   Kế họach Marketing Kế họach PR Quá trình thực hiện  Dàn dựng      Kỹ thuật Cơ sở hạ tầng Hậu cần Khách tham dự Thành phần tham gia tổ chức Rủi ro      An ninh An toàn Cấp cứu Luật pháp Thuần phong mỹ tục 2.1.3. Các loại sự kiện thường gặp  Họp báo: là hình thức áp dụng trong việc doanh nghiệp muốn công bố chính thức một vấn đề nào đó (liên quan đến thương hiệu, sản phẩm,… của doanh nghiệp) rộng rãi đến công chúng thông qua các kênh truyền thông (báo chí,  truyền thanh, truyền hình,…) Hội nghị: là hình thức để doanh nghiệp chuyển tải những nội dung thuộc về chuyên môn, chi tiết về sản phẩm chuyên dụng đến một nhóm đối tượng khách  hàng đặc biệt, trong một khoảng thời gian theo kế họach định sẵn. Giới thiệu sản phẩm: là hình thành được sử dụng thường xuyên nhất đối với các doanh nghiệp là nhà phân phối hoặc sản xuất kinh doanh các sản phẩm phục vụ đời sống cộng đồng. Đây sẽ là cơ hội nhằm quảng bá giới thiệu sản phẩm mới, thông qua đó thắt chặt mối quan hệ với các đại lý, khách hàng thân thiết và cả  với các cơ quan truyền thông. Lễ khai mạc: Thường dùng cho những buổi khai mạc phòng tranh, phòng trưng  bày sản phẩm, triển lãm ảnh,… chủ yếu về mảng văn hóa nghệ thuật. Lễ khai trương: khai trương văn phòng, công ty, chi nhánh, showroom, cửa  hàng,… Lễ động thổ: các doanh nghiệp chuyên ngành về bất động sản thường sử dụng hình thức này để công bố về dự án chuẩn bị khởi động hoặc khởi công xây  dựng dự án. Roadshow: là hình thức quảng bá di chuyển trên đường phố, tuy nhiên tại Việt Nam do ảnh hưởng về văn hóa và an toàn trật tự giao thông nên loại hình này ít được áp dụng. Do đó, roadshow hiện nay được chuyển khai thành hoạt động tĩnh - cùng lúc diễn ra tại các điểm trong chuỗi hoạt động quảng bá hình ảnh, thương hiệu sản phẩm. Ví dụ: tổ chức phát tặng sản phẩm miễn phí tại các siêu thị lớn trên toàn thành phố, PGs và PBs mặc đồng phục phát tờ rơi họăc diễu  hành trên đuờng phố… Fashion show - music show: là loại hình phổ biến nhất hiện nay thông qua hình thức này nhằm chuyển tải thông điệp đến cộng đồng hoặc nhóm khách hàng mục tiêu. Các doanh nghiệp cũng có thể tiếp cận và quảng bá hình ảnh của mình đến khách hàng mục tiêu thông qua việc tài trợ cho các chuơng trình này. Ví dụ: nhân dịp kỉ niệm thành lập doanh nghiệp, nhân dip ra mắt sản phẩm mới, hoặc hội nghị khách hàng hàng năm cũng có thể sử dụng loại hình tổ chức này. Hình thức này tập trung giới thiệu sản phẩm, dịch vụ thông qua loại hình tổ chức sự kiện này để gây tiếng vang và lý do để triển khai kế hoạch truyền thông  trên báo đài. Hội chợ: nơi diễn ra các hoạt động trưng bày - giới thiệu, tìm đại lý và mua bán sản phẩm tập trung tại một địa điểm quy định, có thể phục vụ theo mùa trong năm hoặc dành riêng cho một nhóm sản phẩm nào đó (ví dụ: hội chợ ngành dệt  may, máy nông nghiệp, hàng điện tử…) Triển lãm: nơi chỉ sử dụng hình thức trưng bày - triển lãm các sản phẩm hoặc thành tựu đặc biệt, không có hoạt động mua bán - giao dịch diễn ra (ví dụ: triển  lãm ô tô, công nghệ thông tin, điện tử…) Lễ hội - ngày hội: thời gian gần đây hoạt động tổ chức lễ hội - ngày hội đã dịễn ra thường xuyên và gần gũi với tất cả người dân từ thành phố đến các vùng sâu, vùng xa. Lễ hội - ngày hội thường là hoạt động của một sư kiện mang tầm địa phương hoặc quốc gia nhằm giới thiệu quảng bá về văn hóa - du lịch - thương mại của một vùng miền, của đất nước. Thông qua hình thức tài trợ cho các hoạt động này, các doanh nghiệp có cơ hội quảng bá hình ảnh thương hiệu, sản phẩm, dịch vụ của mình (Ngày hội tuổi thơ, Festival hoa Đà Lạt…) 2.2. Vai trò của tổ chức sự kiện Quan hệ công chúng (PR) bao gồm:   Quan hệ với các cơ quan truyền thông Quan hệ với cơ quan chính quyền     Tổ chức sự kiện Tài trợ Xử lý khủng hoảng PR truyền thông tích hợp Trong đó tổ chức sự kiện là một thành phần quan trọng tạo điểm nhấn trong kế họach PR. Có thể xem tổ chức sự kiện là một trong các công cụ tổng hợp thực hiện chiến dịch PR. Các sự kiện tạo nên hiệu ứng truyền thông như sự độc đáo, ấn tuợng; yếu tố sáng tạo tạo ra sự mới lạ; tập trung đuợc sự chú ý của nhiều nguời vào cùng một thời điểm; và truyền đạt một cách sống động và trực tiếp các thông điệp đến đối tượng mục tiêu. Các tập đòan đa quốc gia trên thế giới bắt đầu chuyển hướng từ chỗ phát đi những spot 30 giây trên truyền hình sang việc khai thác nhiều hơn các sự kiện và hoạt động cộng đồng để thắt chặt quan hệ với người tiêu dùng. Tận dụng các sự kiện để gây tiếng vang được coi là chiến lược quảng cáo hết sức thông minh, vừa không tốn kérn hoặc tốn kém ít nhưng hiệu quả rất lớn. Hàng năm tại mỗi quốc gia sẽ có hàng trăm sự kiện mà qua đó các doanh nghiệp có thể có những chiến lược marketing hữu hiệu. Điều quan trọng là các doanh nghiệp có nhạy bén nắm bắt tốt thời cơ hay không? 2.3. Mục tiêu Mục tiêu của một sự kiện là sử dụng địa điểm tổ chức, cách thức phục vụ, chuơng trình giải trí, cách thức trang trí, âm thanh ánh sáng, các kỹ xảo, hiệu ứng… cùng với các công cụ khác (Quảng cáo, PR, Promotion…) kích hoạt hiệu ứng truyền thông, tích cực hỗ trợ xây dựng hình ảnh doanh nghiệp hiệu quả trong chiến luợc, hay tiến trình xây dựng thương hiệu. Mục tiêu của sự kiện không những chi phối dự toán ngân sách mà còn chi phối hiệu quả ngân sách. Trước khi tổ chức bất kỳ một sự kiện nào, nhà tổ chức phải trả lời câu hỏi: Tổ chức sự kiện đó nhằm mục tiêu gì? Nói cách khác, nhà tổ chức sự kiện cần làm rõ mục tiêu của việc tổ chức sự kiện trước khi bắt tay vào tổ chức nó. Mục tiêu của sự kiện gắn liền với quy mô thiết kế và hoạt động tổ chức sự kiện. Những vấn đề nêu trên, đến lượt chúng, lại tác động vào chi phí và ngược lại, chi phí cũng chi phối các yếu tố đó. Ý nghĩa của mục tiêu: Mục tiêu phải có ý nghĩa đích thực để đảm bảo cho tổ chức sự kiện thành công cao và tăng uy tín cho đối tượng mục tiêu đề cập tới, giành được thiện cảm của những thành viên tham gia sự kiện và các đối tượng quan tâm (giới thiệu sản phẩm mới, trao giải cho mặt hàng chất lượng cao…). Tính rõ ràng của mục tiêu : Mục tiêu của việc tổ chức sự kiện phải rõ ràng, thể hiện rõ bản chất sự vật hiện tượng, phù hợp với xu thế vận động của sự vật hiện tượng. Điều này cũng đúng với việc tổ chức sự kiện. Nếu làm ngược lại, nhà tổ chức sự kiện sẽ thất bại, lãng phí ngân sách và có thể gánh chịu những hậu quả không mong muốn. Một trong những điều tối kỵ đối với người tổ chức sự kiện là không dùng tổ chức sự kiện để làm bình phong che dấu mưu đồ riêng của mình. Ví dụ: Công ty tổ chức một sự kiện tốn kém để giới thiệu một sản phẩm yếu, kém sức cạnh tranh trong thị trường. Dù doanh nghiệp có đưa ra mục tiêu cao siêu đến đâu cũng không thể cải thiện đuợc vị trí và làm tăng sức cạnh tranh của hàng hoá đó. Bởi lẽ hàng hoá đó vốn có khiếm khuyết làm nó giảm sức cạnh tranh. Doanh nghiệp tổ chức sự kiện này càng quan trọng thì càng mất uy tín, tốn kém ngân sách một cách vô ích. Thứ bậc mục tiêu: một sự kiện được tổ chức thường hướng tới một số mục tiêu. Các nhà quản trị cần xác định được những mục tiêu chính, mục tiêu phụ để tập trung ưu tiên trong thực hiện. Hơn nữa cũng phải xem xét số lượng mục tiêu đưa ra có phù hợp không? Số lượng mục tiêu đưa ra, mức độ phức tạp của mục tiêu (các yếu tố chi phối nó và tác động vào các yếu tố khác) gắn liền với quy mô và ngân sách tổ chức sự kiện. Các mục tiêu đều thể hiện mục đích, quá nhiều mục tiêu thì mục đích sự kiện không rõ, không tập trung. Tuỳ theo các loại sự kiện khác nhau. Dưới đây là một số sự kiện điển hình, gắn với từng loại là những mục tiêu thường được các nhà tổ chức sự kiện hướng tới. Họp, hội thảo  Tâp hợp một số thành viên trao đổi thông tin, quan điểm.  Cung cấp thông tin về sản phẩm mới ý tưởng mới.  Trao đổi ý kiến.  Tìm kiếm sự đồng thuận.  Tìm giải pháp cho vấn đề tồn đọng. Sự kiện đoàn thể.  Tuyên dương (thành tích…).  Cảm ơn (khách hàng, nhà cung cấp…).  Gặp gỡ, giao lưu.  Giới thiệu sản phẩm.  Ghi nhận thương hiệu.  Kỷ niệm (các dấu mốc thời gian, không gian…). Gây quỹ.  Gây quỹ ( nghiên cứu, từ thiện ,….)  Tạo ý thức công chúng.  Thu hút nhà tài trợ mới.  Thu hút người ủng hộ.  Tăng tình nguyện viên. Khuyến khích  Ghi nhận doanh số bán.  Tập hợp đội ngũ kinh doanh, bàn chiến lược phát triển trong tương lai.  Gặp gỡ giữa ban lãnh đạo và đội ngũ kinh doanh ngoài môi trường công việc.  Tranh thủ sự ủng hộ nội bộ và đối tác. Sự kiện đặc biệt  Gây sự chú ý tới giới truyền thông.  Gây ý thức trong công chúng.  Thu hút khách hàng mới.  Giới thiệu sản phẩm.  Trao phần thưởng tặng phẩm (cho các thành viên tham gia tổ chức sự kiện). Mục tiêu sự kiện ảnh hưởng đến phương thức lập kế hoạch và tổ chức thực hiện sự kiện. Những mục tiêu cụ thể đòi hỏi những phương pháp cụ thể. Nó yêu cầu phải có kế hoạch riêng cùng với chương trình hoạt động sát thực với chúng. Có như vậy, sự kiện mới mang lại thành công cao. Chẳng hạn: mục tiêu thu hút công chúng tới tổ chức sự kiện để ghi nhận thương hiệu có thể tạo ra những thứ gì đó (trò vui, trò chơi, tặng phẩm…) để thu hút công chúng tới sự kiện và giữ họ đó tham gia các chương trình sự kiện. Tóm lại: trong bước chuẩn bị tổ chức sự kiện, nhà tổ chức cần giải quyết 5 nội dung sau:  Mục đích của sự kiện?  Có nên tổ chức sự kiện không?  Có đủ ngân sách cho tổ chức sự kiện không?  Sử dụng ngân sách bao nhiêu cho tổ chức sự kiện?  Sự kiện có xứng đáng ngân sách chi ra không? Sự kiện nào tổ chức cũng có mục đích rõ ràng. Sự kiện thực hiện nhằm thỏa mãn nhu cầu, mong muốn nào đó của người sở hữu nó. Đối với doanh nghiệp có thể là những khách hàng. Khách hàng có những mong muốn khác nhau đòi hỏi sự kiện cụ thể cùng với mục đích khác nhau. Nhà tổ chức sự kiện cần phân biệt các loại khách hàng và tìm hiểu chi tiết nhu cầu và mong muốn của họ đối với sự kiện. 2.4. Kế hoạch tổ chức sự kiện 2.4.1. Thành lập ban tổ chức sự kiện Ban tổ chức sự kiện: Ban tổ chức phải được thành lập trước tiên để giúp nhà quản trị thực hiện các công việc chuẩn bị cho tổ chức sự kiện. Ban tổ chức gồm những thành viên thuộc những thành phần khác nhau, có khả năng tổ chức và có kỹ năng chuyên môn nghề nghiệp để chủ động trong thực hiện. Mỗi thành viên trong Ban tổ chức cần được giao những mảng công việc cụ thể chi tiết trên những lĩnh vực riêng biệt, không trùng lặp nhau. Nhà quản trị tổ chức sự kiện đảm nhận vai trò là trưởng Ban tổ chức (Project leader), trực tiếp điều hành các thành viên trong ban, ra quyết định trực tiếp, kịp thời về nội dung các công việc về kết hợp các kỹ năng chuyên môn thực hiện điều hòa tạo nên sự ăn khớp chương trình riêng biệt nhằm duy trì sự đồng bộ công việc giữa các thành viên trong Ban. 2.4.2. Xác định loại hình sự kiện Loại hình sự kiện cũng cần xác định rõ trước khi lập kế hoạch, khi lập kế hoạch, loại hình tổ chức sự kiện quyết định đối tượng khách mời.   Cần chú ý tới đối tượng khách mời tham gia tổ chức sự kiện. Cần chú ý tới những thành viên trong gia đình những đối tượng quan trọng   tham dự tổ chức sự kiện. Loại sự kiện còn chi phối việc quyết định thời điểm diễn ra sự kiện. Loại sự kiện cũng chi phối việc quyết định địa điểm diễn ra sự kiện, những loại  sự kiện khác nhau sẽ phù hợp với địa điểm khác nhau. Loại sự kiện còn chi phối phương thức thực hiện sự kiện. 2.4.3. Hệ thống hóa các hoạt động sự kiện, lên kế hoạch thời gian Hệ thống hóa các hoạt động tổ chức sự kiện: Các hoạt động trong giai đoạn chuẩn bị phục vụ cho hoạt động tổ chức sự kiện là rất nhiều, đòi hỏi Ban tổ chức phải tính tới không được bỏ sót. Việc đầu tiên mà nhà làm tổ chức sự kiện cần phải làm xác định các hoạt động trong tổ chức sự kiện. Đây là công việc rất quan trọng, căn cứ để xác định các hoạt động cụ thể này là những mục tiêu của sự kiện. Từ mục tiêu cụ thể đòi hỏi phải thiết kế các hoạt động tổ chức sự kiện cụ thể nào. Những hoạt động sự kiện nào được xác định trong tổ chức sựu kiện, thời gian thực hiện, các sự kiện này tạo nên khung chương trình tổ chức sự kiện. Các thành viên trong Ban tổ chức dựa vào khung chương trình buổi tổ chức sự kiện, lên kế hoạch các công việc chuẩn bị trong lĩnh vực mình đảm nhận, cố gắng đảm báo tính khách quan, không thừa gây lãng phí, không thiếu để ảnh hưởng tới chất lượng, mục tiêu của tổ chức sự kiện. Các thành viên trong Ban tổ chức tiến hành hệ thống hóa hoạt động chuẩn bị cho tổ chức sự kiện, các hoạt động chuẩn bị cho tổ chức sự kiện có mối liên hệ mật thiết với nhau và với những hoạt động cơ bản trong tổ chức sự kiện. Cần hệ thống hóa các hoạt động tổ chức sự kiện theo mức độ quan trọng của chúng với tổ chức sự kiện, hoạt động nào quan trọng phải tập trung ưu tiên để thực hiện. Mặt khác cần chú những hoạt động chuẩn bị có tác động vào những hoạt động chuẩn bị khác, đòi hỏi phải thực nó như một điều kiện tiền đề. Lập thời gian biểu cho công tác chuẩn bị: sau khi đã khái quát các hoạt động chuẩn bị tổ chức sự kiện và hệ thống hóa các hoạt động đó, nhà tổ chức tiến hành xâu chuỗi các hạng mục công việc, cố gắng khái quát hết vá tránh để sai sót. Từ các hạng mục đó, tiến hành xác định những hạng mục chủ yếu, quan trọng mà thiếu chúng thì tổ chức sự kiện không thể thực hiện được, những hạng mục công việc này nối với nhau thành chuỗi chạy thẳng tới thời gian mà tổ chức sự kiện được thực hiện, từ các hạng mục công việc chính, nhà tổ chức tiếp tục xác định các hạng mục phụ trợ. Như vậy cứ một hạng mục công việc chính sẽ có một số hạng mục công việc phụ trợ đi theo, có quan hệ mật thiết với nhau. Xác định thời gian cho chuẩn bị tổ chức sự kiện: cần lần lượt phân tích để xác định thời gian cần thiết cho chuẩn bị cho tổ chức sự kiện. Trước hết cần lấy thời gian từ khi bắt đầu lập kế hoạch tới khi bắt đầu tổ chức sự kiện là mức độ khống chế cho toàn bộ thời gian các hạng mục công việc chuẩn bị. Tiếp đến, Nhà tổ chức sự kiện cần xác định thời gian cho từng hạng mục công việc, đặc biệt là những hạng mục công việc chủ yếu quan trọng. Sau đó, xác định thêm mức thời gian dự phòng cho toàn bộ hệ thống công việc tùy theo nguồn lực của doanh nghiệp, tùy theo yêu cầu thời gian tổ chức thay đổi mà người tổ chức sự kiện có phương cách chuẩn bị cho thích hợp. Các phương pháp là:  Phương pháp cuốn chiếu: Phương pháp cuốn chiếu được thực hiện bằng việc xâu chuỗi các hạng mục công việc theo dòng chảy thời gian thống nhất, thực hiện hết hạng mục công việc này mới tới hạng mục công việc khác. Các hạng mục công việc sẽ được thực hiện nối tiếp nhau. Phương pháp này được áp dụng trong điều kiện có thời gian dài để chuẩn bị, nguồn lực của doanh nghiệp yếu. Ưu điểm của phương pháp này là các Nhà tổ chức có điều kiện để kiểm tra trực tiếp các hoạt động chuẩn bị. Song đây cũng là nhược điểm của phương pháp  này. Phương pháp song song: Phuơng pháp song song được thực hiện bằng việc phân chia các hạng mục công việc ra thành các nhóm khác nhau, xâu chuỗi các hạng mục công việc trong từng nhóm, tiến hành thực hiện các hạng mục công việc theo trình tự trong các nhóm. Các nhóm cùng thực hiện công việc và cùng hoàn thành trong một thời gian thống nhất. Phương pháp này có ưu điểm là rút ngắn thời gian chuẩn bị, song hạn chế là tổ chức phức tạp, khó khăn trong kiểm  tra giám sát của các nhà quản trị. Phương pháp kết hợp: Nhà tổ chức có thể kết hợp phương pháp cuốn chiếu với phương pháp song song bằng việc xâu chuỗi các hạng mục công việc chính với nhau thành dãy công việc, bắt đầu từ những công việc cần nhiều thời gian và quan trọng sau đó là thông số giảm dần. Khi thực hiện sẽ được tiến hành theo trình tự từng sự kiện chủ yếu quan trọng. Cần phải thực hiện song song giữa hạng mục công việc chủ yếu quan trọng với hạng mục công việc phụ trợ. 2.4.4. Hình thành chủ đề (Theme) cho sự kiện Chủ đề chi phối toàn bộ các họat động trong sự kiện. Thông qua chủ đề, nội dung toàn bộ sự kiện sẽ đuợc thể hiện một cách cô đọng và súc tích nhất. Để hình thành chủ đề của một sự kiện, cần dựa vào những yếu tố sau:     Mục tiêu PR Ý tưởng sự kiện Luật pháp (regulation), đạo đức (ethical) Đặc điểm văn hóa, hành vi tiêu dùng của khách hàng (customer culture &  behavior) Đặc điểm sản phẩm Chủ đề của một chương trình không nên dài quá 6 từ, dù là tiếng Anh hay tiếng Việt. 2.4.5. Viết chuơng trình (Proposal) Proposal là cách tạo sản phẩm Event trên giấy tờ. Nhưng một ý tưởng hay cũng chưa đảm bảo thành công của event bởi còn phụ thuộc nhiều vào khâu tổ chức. Các phần chính trong một proposal:            Tên chương trình – Ý tưởng chương trình Mục tiêu chương trình Thời gian – Địa điểm Đối tượng tham gia Nội dung chương trình – Kịch bản sơ lược Các thiết kế chính trong chương trình Quảng bá chương trình Ekip nhân sự Ngân sách thực hiện Tiến độ thực hiện Đo lường hiệu quả tổ chức chương trình Đây là phần nội dung thường đuợc sử dụng để trình bày với khách hàng hoặc team tổ chức chương trình. Thông thường, đối với một event, đây là giai đoạn quan trọng nhất, tạo được sự khác biệt giữa các công ty event với nhau. Do đó proposal cần phải ngắn gọn và súc tích. Một proposal phải trả lời được các nội dung sau: ASSESSMENT (đánh giá) FEASIBILITY (tính khả thi) Nội dung là gì? Tổ chức như thế nào? Tổ chức ở đâu? Thời gian? Tổ chức cho ai? Chi phí bao nhiêu? Lý do tổ chức? Bảng 2.1: Nội dung proposal a) Kịch bản chương trình Kịch bản chương trình là bảng liệt kê trình tự các hoạt động diễn ra tại sự kiện, nó chỉ rõ hoạt động nào, diễn ra tại vị trí nào, nó còn mô tả cụ thể diễn biến quá trình thực hiện sự kiện một cách chi tiết. Kịch bản bao gồm: kịch bản sơ lược nộp cho Sở Văn hóa thông tin, kịch bản tổng thể về bố cục thời gian, kịch bản MC, kịch bản truyền hình, kịch bản sân khấu. Yêu cầu của một kịch bản là phải đầy đủ những thông tin sau:        Liệt kê theo trình tự các họat động diễn ra tại sự kiện. Chỉ rõ hoạt động nào, diễn ra tại vị trí nào, vào lúc nào. Mô tả cụ thể diễn biến. Nêu đích danh nguời phụ trách từng diễn biến Toản bộ diễn biến trong sự kiện đuợc tái hiện đầy đủ trên giấy. Những người phụ trách theo dõi và phối hợp với nhau một cách ăn ý. Kịch bản chặt chẽ và hợp lý đảm bảo một chương trình hòan hảo. Thời gian Địa điểm Thời Thời gian luợng Vị trí Tiết mục 18h00- 60’ 19h00 Tiền sảnh Đón khách … Sân khấu Múa mở màn Phát biểu … Trò chơi giao lưu Tiễn khách … … … … … Tiệc Sân khấu … … Tiền sảnh Tên chương trình Tên công ty tổ chức sự kiện Nguời phụ trách chính (Leader) Nội Nguời Âm Ánh Hiệu dung phụ thanh sáng ứng trách khác Cài PGs Nhạc Vàng, hoa, nhẹ sáng huớng dẫn chỗ ngồi… Vũ Nhạc … … đòan múa … MC … … … … … … … … … … … … … Tặng quà … … … … Ghi chú abc Bảng 2.2: Mẫu kịch bản chương trình b) Quảng bá chương trình Yêu cầu khi thể hiện quảng bá chương trình bằng bảng biểu:  Toàn bộ các phương tiện truyền thông tham gia quảng bá cho chương trình phải đuợc liệt kê đầy đủ theo thứ tự từ thấp đến cao, theo từng loại riêng biệt để có  thể dễ dàng theo dõi. Từng hoạt động quảng bá phải chỉ rõ cách thức và thời gian, địa điểm… cụ thể, đảm bảo hiệu quả thu hút đối tượng tham gia sự kiện. c) Dự trù kinh phí
- Xem thêm -