Tổ chức quản lý nguồn lực thông tin tại thư viện khoa học tổng hợp thành phố hồ chí minh

  • Số trang: 161 |
  • Loại file: PDF |
  • Lượt xem: 16 |
  • Lượt tải: 0
nhattuvisu

Đã đăng 26946 tài liệu

Mô tả:

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN LÊ NGỌC MNH CHÂU TỔ CHỨC QUẢN LÝ NGUỒN LỰC THÔNG TIN TẠI THƢ VIỆN KHOA HỌC TỔNG HỢP THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH LUẬN VĂN THẠC SĨ THÔNG TIN - THƢ VIỆN HÀ NỘI - 2013 ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN LÊ NGỌC MNH CHÂU TỔ CHỨC QUẢN LÝ NGUỒN LỰC THÔNG TIN TẠI THƢ VIỆN KHOA HỌC TỔNG HỢP THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH Chuyên ngành: Khoa học Thông tin – Thƣ viện Mã số: 60 32 20 LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC NGƢỜI HƢỚNG DẪN KHOA HỌC TS. LÊ VĂN VIẾT HÀ NỘI - 2013 ii MỤC LỤC Chƣơng 1: Quản lý nguồn lực thông tin với Thƣ viện Khoa học Tổng hợp Thành phố Hồ Chí Minh ...................................................................................... 6 1.1 Một số khái niệm ............................................................................................... 6 1.1.1 Nguồn lực thông tin. ............................................................................ 6 1.1.2 Khái niệm quản lý ................................................................................ 8 1.1.3 Quản lý nguồn lực thông tin ................................................................ 9 1.2 Những yếu tố ảnh hƣởng đến công tác quản lý nguồn lực thông tin ................ 10 1.2.1 Cán bộ thƣ viện. .................................................................................. 10 1.2.2 Cơ sở vật chất, hạ tầng công nghệ ...................................................... 11 1.2.3 Hoạt động bổ sung, xử lý tài liệu. ....................................................... 12 1.2.4 Tổ chức kho và bảo quản tài liệu ........................................................ 19 1.2.5 Phục vụ và chia sẻ thông tin................................................................ 22 1.2.6 Độ lớn và thành phần nguồn lực thông tin .......................................... 23 1.2.7 Nguồn kinh phí .................................................................................... 24 1.3 Tiêu chí đánh giá nguồn lực thông tin và yêu cầu quản lý nguồn lực thông tin ................................................................................................................................. 24 1.4 Giới thiệu về Thƣ viện Khoa học Tổng hợp TP.Hồ Chí Minh ........................ 28 1.4.1 Chức năng và nhiệm vụ của Thƣ viện ................................................ 32 1.4.2 Vai trò của TV KHTH TP.HCM trong chiến lƣợc phát triển của TPHCM.......... 32 1.5 Vai trò của công tác quản lý nguồn lực thông tin đối với Thƣ viện KHTHTPHCM... 33 Chƣơng 2: Thực trạng quản lý nguồn lực thông tin ở Thƣ viện Khoa học Tổng hợp thành phố Hồ Chí Minh ...................................................................... 35 2.1 Quản lý công tác bổ sung tài liệu. .................................................................... 35 2.1.1 Chính sách bổ sung tài liệu .................................................................. 35 2.1.2 Quy trình bổ sung sách ........................................................................ 36 2.1.3 Tăng lƣợng tài liệu bổ sung ................................................................. 38 2.1.4 Quản lý việc chia sẻ tài liệu ................................................................. 43 2.2 Quản lý vốn tài liệu ........................................................................................... 45 iii 2.2.1 Quản lý kho tài liệu .............................................................................. 45 2.2.2 Quản lý dữ liệu..................................................................................... 54 2.3 Hiện trạng các yếu tố ảnh hƣởng đến quản lý nguồn lực thông tin .................. 67 2.3.1 Công tác tổ chức quản lý cán bộ .......................................................... 67 2.3.2 Cở sở vật chất, trang thiết bị ................................................................ 73 2.3.3 Nguồn kinh phí .................................................................................... 76 2.3.4 Nhận xét ............................................................................................... 77 Chƣơng 3: Giải pháp hoàn thiện công tác quản lý nguồn lực thông tin Thƣ viện Khoa học Tổng hợp thành phố Hồ Chí Minh ............................................ 84 3.1 Nâng cao chất lƣợng quản lý công tác bổ sung tài liệu .................................... 84 3.1.1 Hoàn thiện chính sách bổ sung tài liệu ................................................ 84 3.1.2 Hoàn thiện quy trình bổ sung ............................................................... 87 3.1.3 Chọn lọc lƣợng tài liệu đƣợc bổ sung .................................................. 87 3.1.4 Hoàn thiện quản lý việc chia sẻ tài liệu ............................................... 88 3.2 Hoàn thiện quản lý vốn tài liệu ......................................................................... 89 3.2.1 Tăng cƣờng quản lý kho ...................................................................... 89 3.2.2 Nâng cao công tác quản lý dữ liệu ....................................................... 91 3.3 Cải tiến các yếu tố ảnh hƣởng đến công tác quản lý nguồn lực thông tin ........ 93 3.3.1 Công tác tổ chức quản lý cán bộ .......................................................... 93 3.3.2 Cơ sở vật chất, trang thiết bị ................................................................ 98 3.3.3 Tăng nguồn kinh phí..........................................................................103 KẾT LUẬN ........................................................................................................ 105 TÀI LIỆU THAM KHẢO ................................................................................ 106 PHỤ LỤC ........................................................................................................... 110 iv BẢNG TRA CÁC TỪ VIẾT TẮT AACR Anglo- American Cataloguing Rules CSDL Cơ sở dữ liệu DDC Dewey Decimal Classification ĐMCĐ Đề mục chủ đề ISBD International Standard Bibliographic Description MARC Machine of Congress Classification NCT Nhu cầu tin NDT Ngƣời dùng tin NLTT Nguồn lực thông tin OPAC Oline Public Acess Catalog TNTT Tài nguyên thông tin TVKHTHTPHCM Thƣ viện Khoa học Tổng hợp thành phố Hồ Chí Minh v PHẦN MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài : Trong xu thế chung của thế giới, toàn cầu hóa đang diễn ra mạnh mẽ, để phát triển đất nƣớc đòi hỏi phải có nguồn thông tin, tri thức vô cùng lớn mới đáp ứng đƣợc nhu cầu này Thành phố Hồ Chí Minh là một trung tâm văn hóa, kinh tế. xã hội, giáo dục hàng đầu của đất nƣớc. Thành phố đang từng bƣớc tiến hành công cuộc Công nghiệp hóa và hiện đại hóa đất nƣớc. Nhu cầu về nguồn thông tin dồi dào, phong phú, đa dạng về tất cả mọi lãnh vực là tất yếu, nhƣng có nguồn thông tin dồi dào chƣa đủ, cần phải quản lý và khai thác tốt nguồn thông tin, tạo điều kiện thuận lợi cho ngƣời dân Thành phố đáp ứng nhu cầu học tập, nghiên cứu, giải trí ngày càng nhiều hơn và hiệu quả hơn. Thƣ viện đóng một vai trò quan trọng trong sự nghiệp phát triển kinh tế, văn hóa, giáo dục, … của đất nƣớc. NLTT của mỗi thƣ viện đóng vai trò quyết định trong hoạt động của thƣ viện. Tuy nhiên, nếu có NLTT (NLTT) mạnh nhƣng quản lý không tốt, khai thác thông tin không hiệu quả thì cũng không thể nào đáp ứng tốt nhu cầu của ngƣời dùng tin, bạn đọc của thƣ viện. Thƣ viện Khoa học Tổng hợp Thành phố Hồ Chí Minh (TVKHTH TPHCM) là một trong những trung tâm thông tin lớn của Tp.HCM. Chức năng và nhiệm vụ của Thƣ viện là đáp ứng nhu cầu tin cho hoạt động học tập, nghiên cứu, đào tạo, … theo đƣờng lối phát triển công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nƣớc Nguồn thông tin tại Thƣ viện rất đa dạng nhƣ tài liệu giấy, tài liệu điện tử, vi phim, vi phiếu, ... Do tính chất vật lý của mỗi loại tài liệu, đặc biệt là tài liệu giấy, với điều kiện ở nƣớc ta, đặc biệt là ở miền Nam là khí hậu nhiệt đới nóng ẩm, mƣa nhiều làm tài liệu mau chóng bị hƣ hỏng, các yếu tố cùa môi trƣờng, con ngƣời đều ành hƣởng trực tiếp đến tài liệu. Trong quá trình tổ chức kho bảo quản tài liệu do diện tích hạn hẹp, lƣợng tài liệu giấy càng ngày càng nhiều qua mỗi năm làm thiếu diện tích lƣu trữ các điểm truy cập thông tin, các CSDL đƣờng truyền chƣa đƣợc tốt, hiệu quả quản lý NLTT chƣa đáp ứng đƣợc nhu cầu ngày càng đa dạng của ngƣời dùng tin 1 tại TVKHTH TPHCM. Nhận thấy tầm quan trọng của NLTT trong Thƣ viện Khoa học Tổng hợp Tp.HCM nên tôi chọn đề tài: “Tổ chức quản lý NLTT tại Thư viện Khoa học Tổng hợp Thành phố HCM trong giai đoạn hiện nay” làm đề tài luận văn của mình.” 2. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu của đề tài 2.1 Đối tƣợng nghiên cứu Công tác quản lý NLTT 2.2 Phạm vi nghiên cứu - Theo không gian: Tại TVKHTH TPHCM. - Theo thời gian: Giai đoạn từ 2009 đến nay 3. Mục đích nghiên cứu Đề ra các giải pháp nhằm hoàn thiện hoạt động quản lý NLTT (NLTT) trong thời gian sắp tới. 4. Nhiệm vụ nghiên cứu Nghiên cứu các vấn đề lý luận về quản lý NLTT Nghiên cứu thực trạng quản lý NLTT tại TVKHTHTPHCM TpHCM, và các yếu tố ảnh hƣởng đến công tác quản lý NLTT. Kiến nghị những giải pháp hoàn thiện hoạt động quản lý NLTT tại TVKHTH TPHCM. 5. Tổng quan về tình hình nghiên cứu Những vấn đề về quản lý NLTT ở Tp.HCM đã có nhiều nhà nghiên cứu trong và ngoài nƣớc quan tâm. Có nhiều bài báo, công trình nghiên cứu về công tác tổ chức kho, bảo quản tài liệu, công tác quản lý thƣ viện công cộng v.v… Đã đƣợc bảo vệ thành công tại Trƣờng ĐH Khoa học Xã hội & Nhân Văn TP.HCM, Trƣờng Đại học Khoa học Xã hội & Nhân Văn thuộc Trƣờng Đại học Quốc gia Hà Nội và Trƣờng Đại học Văn hóa Hà Nội. Có thể kể tên nhƣ : Cuốn sách của PGS.TS. Nguyễn Hữu Hùng “Thông tin – từ lý luận đến thực tiễn” (2005) trong đó tại Phần 2 – Tổ chức và quản lý thông tin có chùm bài viết nhƣ “Phát triển thông tin Khoa học và công nghệ để trở thành nguồn lực”, “ Tổ 2 chức và quản lý hoạt động thông tin khoa học công nghệ trước thềm thế kỷ XXI”, “ Vấn đề phát triển và chia sẻ NLTT số hóa tại Việt Nam”…Trong các công trình này, tác giả đã phác họa bức tranh thông tin trong nền kinh tế mới, trình bày khái niệm và luận chứng vai trò trung tâm của TNTT số trong hệ thống thông tin quốc gia, nghiên cứu những vấn đề chiến lƣợc, phƣơng pháp tạo lập chia sẽ, quản lý nhà nƣớc và chƣơng trình phát triển thông tin nhằm biến thông tin trở thành nguồn lực phát triển và trình bày các giải pháp tạo lập môi trƣờng thông tin phát triển NLTT số trong điều kiện ở Việt Nam. Nghiên cứu về chính sách phát triển NLTT có các bài: “ Phương pháp luận xây dựng chính sách phát triển nguồn tin” (2001) và “ Một số vấn đề xung quanh việc thu thập khai thác tài liệu xám” (2001) của TS. Nguyễn Viết Nghĩa và bài “ Phác thảo sơ bộ chính sách về NLTT” của TS. Lê Văn Viết. Các tác giả đã khẳng định vị trí quan trọng trong chính sách phát triển NLTT đối với việc tạo nguồn, xây dựng hệ thống các kho tài liệu của các thƣ viện và cơ quan thông tin. Những nội dung chủ yếu cần đƣợc đề cập trong chính sách và cách thức trình bày kết cấu của chính sách và một số giải pháp xây dựng chính sách tạo nguồn thông tin. Về chủ đề chia sẻ NLTT, tiến sĩ Lê Văn Viết trong bài: “ Một số vấn đề thiết lập hình thức mượn, chia sẻ tài liệu, thông tin giữa các thư viện Việt Nam” (Kỷ yếu hội thảo thƣ viện Việt Nam: Hội nhập và phát triển – 2006) đề cập tới việc thiết lập các hình thức mƣợn, chia sẻ tài liệu, thông tin giữa các thƣ viện Việt Nam trong giai đoạn hội nhập và phát triển đất nƣớc. Về vấn đề xây dựng thƣ viện điển tử và số hóa tài liệu có “Xây dựng Thư viện điển tử và vấn đề số hóa tài liệu ở Việt Nam” (Tạp chí Thông tin – Tƣ liệu, số 2, 2005) của Thạc sỹ Nguyễn Tiến đức, “ Phát triển nội dung số ở Việt Nam: Những nguyên tắc chỉ đạo” (Tạp chí Thông tin và tƣ liệu, số 1, 2000) của tiến sĩ Tạ Bá Hƣng đã trình bày tiếp cận xây dựng và phát triển kho tƣ liệu số hóa cảu thƣ viện điện tử, cũng nhƣ các tiền đề pháp lý, tổ chức và kinh nghiệm để triển khai số hóa các cơ quan thông tin, vấn đề xây dựng kho tài liệu số hóa và phát triển các mối liên kết, chia sẻ các thƣ viện khi xây dựng thƣ viện điện tử ở Việt Nam. Trên bình diện các luận văn thạc sỹ, đến nay có khá nhiều Luận văn chuyên ngành Khoa học thƣ viện cũng nghiên cứu vấn đề, ví dụ nhƣ: “Nghiên cứu phát 3 triển NLTT tại các trung tâm thông tin Thư viện trường đại học Kinh tế quốc dân Hà Nội” (2008) của tác giả Bùi Thị Sen: “Tăng cường NLTT tại Trung tâm Thông tin Thư viện trường đại học Sư phạm Hà Nội” (2006) của tác giả Nguyễn Thị Thuận: “Tăng cường NLTT tại Thư viện Trường đại học Bách Khoa Hà Nội” (2005) của tác giả Hà Thị Huệ: “Tổ chức và khai thác NLTT ở TVKHTHTPHCM” (2003) của tác giả Nguyễn Quang Hồng Phúc: “Tổ chức quản lý và khai thác NLTT tại Trung tâm Thư viện đại học Quốc gia Hà Nội” (2000) của tác giả Trần Hữu Huỳnh;…. Tổ chức &khai thác NLTT tại thƣ viện khối ngành kỹ thuật” của Nguyễn Thị Thanh Trà, công bố 2006 tại Đại học Khoa Học Xã Hội & Nhân văn Thành phố Hồ Chí Minh Tổ chức và khai thác NLTT tại TVKHTHTPHCM của Nguyễn Quang Hồng Phúc, công bố 2003 tại Đại học Văn Hóa Hà Nội. Nghiên cứu phát triển và khai thác NLTT của trung tâm thông tin thƣ viện Trƣờng Đại học Kiến Trúc Hà Nội của Phạm Thanh Bình công bố 2011 tại Đại học Văn Hóa Hà Nội,… Tuy nhiên, việc nghiên cứu của các đề tài trên ở khía cạnh tổ chức và khai thác nâng cao hiệu quả NLTT ở giai đoạn trƣớc chƣa đem lại hiệu quả đối với yêu cầu của hoạt động thực tiễn trong giai đoạn hiện nay, việc nghiên cứu nâng cao hiệu quản lý nguồn lực thông tin tại TVKHTH TPHCM trong giai đoạn hiện nay chƣa có ai nghiên cứu. 6. Ý nghĩa, lý luận và thực tiễn của đề tài 6.1. Ý nghĩa lý luận Hoàn thiện những vấn đề lý luận về quản lý NLTT 6.2 Ý nghĩa thực tiễn của đề tài Kết quả nghiên cứu đƣa ra những kiến nghị và giải pháp cụ thể về nâng cao hiệu quả công tác tổ chức quản lý NLTT tại TVKHTHTPHCMTPHCM. Góp phần phục vụ tốt nhu cầu tin của đọc giả, ngƣời dùng tin Tp.HCM trong công cuộc đổi mới. Ngoài ra luận văn còn có thể sử dụng làm tài liệu tham khảo phục vụ trong việc học tập, đào tạo chuyên ngành Thƣ viện Thông tin. 4 7. Phƣơng pháp nghiên cứu 7.1 Phƣơng pháp luận Đề tài sử dụng phép biện chứng của chủ nghĩa duy vật biện chứng và duy vật lịch sử trong nghiên cứu khoa học. 7.2 Phƣơng pháp cụ thể : - Nghiên cứu phân tích tổng hợp thống kê tài liệu - Điều tra bằng bảng hỏi - Phỏng vấn ,mạn đàm trao đổi - Quan sát khoa học 8. Cấu trúc của đề tài Ngoài phần mục lục, mở đầu, danh mục tham khảo, phụ lục, luận văn gồm 3 chƣơng : Chƣơng 1: Quản lý NLTT với Thƣ viện Khoa học Tổng hợp Tp.HCM Chƣơng 2: Thực trạng quản lý NLTT ở Thƣ viện Khoa học Tổng hợp Tp.HCM. Chƣơng 3: Giải pháp hoàn thiện công tác quản lý NLTT tại Thƣ viện Khoa học Tổng hợp TP.HCM. 5 Chƣơng 1 Quản lý nguồn lực thông tin với Thƣ viện Khoa học Tổng hợp Thành phố Hồ Chí Minh 1.1 Một số khái niệm 1.1.1 Nguồn lực thông tin Thuật ngữ này dịch từ thuật ngữ tiếng Anh "Information Resource". Đây cũng là thuật ngữ mà nội hàm của nó chƣa đƣợc xác định một cách rõ ràng. Có ngƣời cho rằng nó tƣơng đƣơng nhƣ vốn tài liệu trong các cơ quan thông tin, thƣ viện. Ngƣời khác lại đƣa ra quan điểm NLTT không chỉ bao hàm các nguồn lực về tài liệu mà còn gồm cả các thành phần khác nhƣ nhân lực thông tin, tài lực thông tin...Có ngƣời lại đồng nghĩa nó với nguồn tin. Với ý nghĩa là "nguồn tin": NLTT là loại tài sản cố định đặc biệt, càng đƣợc khai thác sử dụng thì càng giàu thêm mà không hề bị hao mòn mất mát đi. Trong đó việc đầu tƣ, bảo quản và tạo điều kiện thuận lợi cho việc khai thác sử dụng các nguồn tin nhƣ tổ chức kho, lƣu trữ, quản bảo, xây dựng các mục lục, các CSDL chính là làm tăng thêm giá trị sử dụng của vốn tài liệu cố định đó. Theo từ điển tiếng Việt "nguồn" là nơi bắt đầu, nơi phát sinh ra hoặc là nơi có thể cung cấp, theo đó, nhiều ngƣời cho rằng "NLTT" bao hàm cả tiềm lực thông tin và khả năng với tới các nguồn tin khác nhau. Theo PGS. TS. Nguyễn Hữu Hùng: NLTT là một dạng sản phẩm trí óc, trí tuệ của con ngƣời, là phần tiềm lực thông tin có cấu trúc đƣợc kiểm soát và có ý nghĩa thực tiễn trong quá trình sử dụng [9, tr.12] UNESCO đƣa ra một quan điểm khá hoàn chỉnh về NLTT: NLTT là các dữ liệu thể hiện dƣới dạng văn bản, số, hình ảnh hoặc âm thanh đƣợc ghi lại trên phƣơng tiện theo quy ƣớc và không theo quy ƣớc, các sƣu tập, những kiến thức của con ngƣời, những kiến thức của tổ chức và ngành công nghiệp thông tin. [5, tr.5] "Ở dạng chung nhất, NLTT đƣợc hiểu nhƣ là tổ hợp các thông tin nhận đƣợc và tích lũy đƣợc trong quá trình phát triển khoa học và hoạt động thực tiễn của con ngƣời, để sử dụng nhiều lần trong sản xuất và quản lý xã hội. NLTT phản ánh các quá trình và hiện tƣợng tự nhiên đƣợc ghi nhận trong kết quả của các công trình nghiên cứu khoa học và trong các dạng tài liệu khác của hoạt động nhận thức và thực tiễn" [2 tr. 6-9]. 6 Từ định nghĩa này ta thấy có một số điều cần lƣu ý. Điều đầu tiên cần khẳng định NLTT là tổ hợp các kiến thức, thông tin nhận đƣợc và tích luỹ đƣợc trong quá trình phát triển khoa học và hoạt động thực tiễn của con ngƣời. Nghĩa là NLTT chỉ là tổ hợp các tin khoa học và công nghệ. Thứ hai, NLTT đƣợc thể hiện dƣới dạng tài liệu với nhiều hình thức khác nhau. Từ sự xác định trên ta thấy rằng NLTT không thể bao hàm cả nhân lực thông tin, tài lực thông tin...Đó là những bộ phận ngang nhau, độc lập với nhau nhƣng liên hệ hữu cơ với nhau, ràng buộc lẫn nhau. NLTT, nhân lực thông tin còn là những bộ phận trong khái niệm rộng lớn hơn - cơ sở hạ tầng thông tin. NLTT là một dạng sản phẫm trí óc, trí tuệ của con ngƣời, là những thông tin đƣợc tổ chức, kiểm soát và có giá trị trong hoạt động thực tiễn của con ngƣời, NLTT đƣợc coi là phần tích cực của tiểm lực thông tin đƣợc tổ chức, kiểm soát sao cho NDT có thể truy cập, tìm kiếm, khai thác , sử dụng để phục vụ cho các lợi ích khác nhau của xã hội. Nhƣ vậy,về cơ bản các khái niệm "NLTT" đƣợc trình bày ở các mục trên là đồng nghĩa với nhau và đều chỉ tới các nguồn tài liệu, sách, báo, dƣới mọi định dạng khác nhau và tƣơng tự nhƣ khái niệm "nguồn tin". Tuy nhiên, trong một chừng mực nhất định, khái niệm "NLTT " có nội hàm rộng hơn khái niệm "nguồn tin". Theo TS. Lê văn Viết, NLTT có những điểm khác với vốn tài liệu thƣ viện. Những điểm khác biệt chính sau: - Khác về nơi lƣu giữ: NLTT có ở trong các cơ quan thông tin khoa học và/ hoặc công nghệ (kỹ thuật). Vốn tài liệu là một trong những bộ phận cấu thành quan trọng của thƣ viện. - Khác về thành phần: nhƣ trên đã nói NLTT bao gồm những dạng tài liệu khác nhau phản ánh kết quả nghiên cứu khoa học trong hoạt động nhận thức và thực tiễn của con ngƣời. Ngoài ra, NLTT còn bao hàm cả bộ máy tra cứu, nhất là các CSDL của cơ quan thông tin. Vốn tài liệu thƣ viện là một khái niệm rất phức tạp và do đó có nhiều cách lý giải khác nhau. Theo tôi, vốn tài liệu thƣ viện chỉ gồm các tài liệu với nhiều dạng thức khác nhau mà không có bộ máy tra cứu, kể cả các CSDL. Mặt khác, vốn tài liệu thƣ viện, đặc biệt là của thƣ viện công cộng, ngoài việc có một phần là NLTT 7 còn có một lƣợng khá lớn sách văn học, nghệ thuật mà về thực chất không thể coi là "kết quả của nghiên cứu khoa học" đƣợc. - Khác biệt về công dụng: NLTT chủ yếu phục vụ việc tra cứu và thông tin cho ngƣời dùng. Ngƣời dùng của các trung tâm thông tin thƣờng là những nhà chuyên môn với những yêu cầu tin đã xác định. Trong khi đó nhiệm vụ của vốn tài liệu thƣ viện lại rộng lớn hơn nhiều, đặc biệt ở các thƣ viện công cộng. Nó không chỉ phục vụ cho nghiên cứu khoa học, cho công tác quản lý điều hành sản xuất, quản lý xã hội mà còn phục vụ cho đọc giải trí của ngƣời dân, bạn đọc. Chính vì thế, các đối tƣợng bạn đọc của vốn tài liệu thƣ viện cũng đa dạng hơn, trình độ đào tạo chuyên môn, học vấn cũng phong phú hơn. Mặc dù vậy, trên thực tế sự khác biệt giữa vốn tài liệu thƣ viện và NLTT không mang tính nguyên tắc. Sự hình thành NLTT cũng tuân theo các quy tắc nhƣ sự hình thành vốn tài liệu thƣ viện. Nguyên tắc cơ sở của việc xây dựng NLTT là những tài liệu đƣợc đƣa vào kho này nhất thiết phải bảo đảm tính phù hợp với nhu cầu và đáp ứng đƣợc nhu cầu của ngƣời dùng tin. Thành phần của vốn tài liệu thƣ viện cũng gồm nhiều loại hình tài liệu nhƣ của NLTT: tài liệu trên giấy, tài liệu điện tử; tài liệu công bố, tài liệu không công bố... Về phƣơng diện chức năng của vốn tài liệu thƣ viện và của NLTT nhìn chung là đồng nhất... Cũng chính vì giữa chúng có sự đồng nhất nhiều hơn khác biệt, nên trong thực tế, đã xuất hiện những khuynh hƣớng nhập hai vốn tài liệu làm một: NLTT - thƣ viện. Vì vậy để cho dễ thao tác trong việc hiểu khái niệm NLTT trong lĩnh vực thƣ viện, chúng ta có thể đƣa ra công thức: NLTT = vốn tài liệu + bộ máy tra cứu. 1.1.2 Khái niệm quản lý Quản lý là một dạng tƣơng tác đặc biệt của con ngƣời với môi trƣờng xung quanh nhằm đạt đƣợc mục tiêu của một tổ chức trên cơ sở sử dụng các tài nguyên. Các tài nguyên ở đây bao gồm: Con ngƣời, tiền, vật chất, năng lƣợng, không gian, thời gian,… Quá trình quản lý có thể đƣợc xác định nhƣ một loạt các hoạt động định hƣớng theo mục tiêu, trong đó có các hành động cơ bản là: xác định mục tiêu, lập kế hoạch để thực hiện mục tiêu, tổ chức và kiểm tra việc thực hiện kế hoạch đó. 8 Quản lý hiện đại cũng là một tinh thần, một thái độ làm việc nhằm hƣớng tới tính hiệu quả và hợp lý. Quản lý chỉ có hiệu quả khi nó trở thành công việc của mọi thành viên trong tổ chức, ở đó mỗi ngƣời có vai trò không thể thay thế đƣợc và mỗi ngƣời đều phải biết công việc và chịu trách nhiệm về công việc của mình. Hoạt động quản lý bao trùm lên tất cả các hoạt động của một tổ chức, cũng nhƣ tất cả các yếu tố vật chất và con ngƣời tạo thành tổ chức đó. Một nhà quản lý phải lập kế hoạch cho các hoạt động của tổ chức mà họ phụ trách, tổ chức bố trí nhân sự, chỉ đạo và điều hành các hoạt động, kiểm tra bằng cách đánh giá các thông tin phản hồi và tiến hành điều chỉnh khi cần thiết. Vì vậy trong bất kỳ tổ chức nào hoạt động quản lý cũng bao gồm các chức năng chủ yếu sau đây. Lập kế hoạch: Bao gồm việc xác lập mục tiêu và lập các kế hoạch dài hạn, ngắn hạn để thực hiện mục tiêu. Trong đó bao gồm các công việc xác định mục tiêu trƣớc mắt và lâu dài, hoạch định về chính sách, chiến lƣợc, xác định các phƣơng pháp và tiêu chuẩn. Lập kế hoạch cũng đòi hỏi phải biết nắm bắt và phân tích thời cơ, lựa chọn giải pháp và thiết kế các chƣơng trình để hoàn thành mục tiêu đề ra. 1.1.3 Quản lý Nguồn lực thông tin Quản lý NLTT là sự tác động có ý thức để tổ chức TNTT nhằm đáp ứng tốt nhu cầu của ngƣời dùng tin. Quản lý nguồn TNTT là sự điều chỉnh thành phần, khối lƣợng và tổ chức nguồn TNTT sao cho phù hợp với các nhiệm vụ của thƣ viện và hứng thú của ngƣời sử dụng. Quản lý NLTT là hoạt động có mục đích nhằm xây dựng nguồn TNTT có chất lƣợng cao và sử dụng nó một cách có hiệu quả. Mục đích của việc quản lý NLTT là đảm bảo sự phối hợp giữa các bộ phận trong hệ thống thƣ viện, đảm bảo cho hệ thống đó hoạt động và phát triển tối ƣu. Việc quản lý nguồn TNTT bao gồm tất cả các quá trình bổ sung, tổ chức kho đề xuất chƣơng trình phát triển NLTT cũng nhƣ tạo lập, quản lý bộ máy tra cứu tin phù hợp. Việc quản lý nguồn TNTT là một dạng tƣơng tác của con ngƣời với các quá trình của quản lý nguồn TNTT nhằm đạt đƣợc mục tiêu của một tổ chức trên cơ sở sử dụng TNTT. 9 1.2 Những yếu tố ảnh hƣởng đến công tác quản lý NLTT 1.2.1 Cán bộ thƣ viện Quản lý cơ quan thông tin – thƣ viện là vấn đề quản lý của con ngƣời nhằm quản lý vốn tài liệu, trụ sở, trang thiết bị, đảm bảo phục vụ tốt nhất nhu cầu tin của ngƣời dùng tin nhƣng không ngừng làm giảm nhẹ sức lao động cho đội ngũ cán bộ thƣ viện – thông tin. Muốn tổ chức, quản lý một cơ quan thƣ viện – thông tin đạt hiệu quả tốt đòi hỏi cán bộ đƣợc giao nhiệm vụ tổ chức, quản lý phải là ngƣời có chuyên môn về hoạt động thƣ viện – thông tin; có kiến thức và kỹ năng quản lý; hiểu biết về pháp luật, thủ tục tài chính cũng nhƣ những chủ chƣơng, chính sách của nhà nƣớc. Đặc biệt là vấn đề liên quan đến trực tiếp đến hoạt động thƣ viện nhƣ: Luật sở hữu trí tuệ, Luật xuất bản, … Đội ngũ cán bộ thự viên thƣờng xuyên đƣợc phổ biến các văn bản quy phạm pháp luật các nhận thức về chủ trƣơng chính của Đảng và Nhà nƣớc về công tác quản lý nhà nƣớc và hoạt động thƣ viện. Qua đó, tuyên truyền đƣờng đối chính sách của Đảng và Nhà nƣớc tới ngƣời dùng tin TVKHTHTPHCMTPHCM. Đội ngũ cán bộ làm công tác quản lý tại thƣ viện đƣợc đào tạo kiến thức về quản lý nhà nƣớc, các lớp nâng cao trình độ quản lý về chuyên môn nghiệp vụ của mình, nhằm làm tốt công tác chuyên môn nói riêng, và quản lý nói chung. Hiện nay, kinh phí đào tạo nguồn nhân lực của thƣ viện đƣợc nhà nƣớc quan tâm hơn. Điều này, đã tạo cơ hội cho ngƣời cán bộ thƣ viện đặc biệt là cán bộ quản lý có nhiều cơ hội để tiếp cận với kiến thức mới đáp ứng nhu cầu thực tiễn tại thƣ viện. Để cho việc quản lý NLTT đƣợc hiệu quả hơn, cán bộ quản lý các thƣ viện phải nắm rõ vai trò của NLTT, cách thức bổ sung, tạo lập NLTT để có những chủ trƣơng, quyết sách đúng đắn trong đầu tƣ kinh phí, con ngƣời, cơ sở vật chất kỹ thuật để phát triển, tổ chức, bảo quản NLTT hợp lý, có chất lƣợng. Cán bộ thƣ viện làm công tác bổ sung, xử lý kỹ thuật, bảo quản có ảnh hƣởng rất lớn đến công tác quản lý NLTT. Kiến thức chung, kiến thức nghiệp vụ, tinh thần trách nhiệm đối với công việc đƣợc giao của họ là nhân tố quyết định đến việc quản lý NLTT. Cứ giả dụ, cán bộ bổ sung, khắc phục đƣợc yếu tố chủ quan trong chọn lựa tài liệu, đã thu thập đƣợc những tài liệu đáp ứng tốt nhất nhu cầu của 10 ngƣời sử dụng nhƣng cán bộ xử lý phạm nhiều sai sót trong định ký hiệu xế giá, trong phân loại, định từ khóa, chủ đề, rồi cán bộ bảo quản, tổ chức kho xếp sai vị trí của các sách đó thì những tài liệu có giá trị suốt đời chỉ nằm trên giá, chẳng có ai yêu cầu sử dụng... 1.2.2 Cơ sở vật chất, hạ tầng công nghệ Cơ sở vật chất là một trong 3 yếu tố cấu thành thƣ viện. Một cơ sở vật chất hiện đại sẽ góp phần giúp hoạt động của thƣ viện đạt hiệu quả tốt, đáp ứng đƣợc nhu cầu của ngƣời dùng tin và ngƣợc lại. Trong bối cảnh hiện đại, cơ sở vật chất, trang thiết bị ngày càng đóng vai trò quan trọng trong quá trình quản lý, lƣu trữ và phổ biến thông tin đến ngƣời dùng tin thƣ viện. Hoạt động thƣ viện nếu không đƣợc trang bị cơ sở vật chất, hạ tầng công nghệ tốt sẽ không thể thỏa mãn đƣợc nhu cầu của ngƣời dùng tin dù có một vốn tài liệu phong phú đến đâu. Quá trình quản lý NLTT sẽ gặp rất nhiều khó khăn nếu không có một hệ thống hỗ trợ nhƣ địa điểm, kho tàng, hệ, mã vạch, cổng từ, ...giúp bảo quản NLTT truyền thống với tài liệu hiện đại nhƣ các CSDL, tài liệu điện tử, ... nếu không có một hệ thống máy móc, thiết bị đi kèm sẽ không đảm bảo đƣợc sự đồng bộ khi bảo quản và khi sử dụng. Hệ thống hạ tầng công nghệ thông tin cũng phải đƣợc xây dựng ở mức cơ bản và ngày càng phát triển hoàn thiện hơn. Tốc độ truy cập, các phần mềm sử dụng trong việc khai thác và quản lý thông tin phải thân thiện, dễ sử dụng và tốc độ đƣờng truyền phải ổn định mới quản lý tốt đƣợc NLTT của thƣ viện. Xây dựng chính sách phát triển ứng dụng công nghệ thông tin tùy thuộc vào từng đặc điểm cụ thể của từng thƣ viện sao cho đảm bảo tính tiện ích, tính thân thiện, dễ sử dụng, dễ quản lý. Một hệ thống hạ tầng công nghệ phải đảm bảo đƣợc tính năng nhƣ sau: - Tính hệ thống: Các yếu tố trong một hệ thống phải đồng nhất, đạt yêu cầu, dễ sử dụng - Tính hiện đại: Máy móc trang thiết bị đƣợc bổ sung phải là loại mới vì tốc độ lỗi thời của các trang thiết bị, đặc biệt là trang thiết bị công nghệ thông tin diễn 11 ra rất nhanh chóng. Nếu không bổ sung trang thiết bị mới nhất sẽ phải bổ sung lại trong thời gian ngắn, rất lãng phí. - Tính đồng bộ: Các thiết bị trong cùng một hệ thống phải đồng bộ, sử dụng tốt, giúp hệ thống vận hành nhịp nhàng. Nếu không đƣợc vận hành tốt, công tác phục vụ ngƣời dùng tin cũng nhƣ quản lý NLTT thƣ viện không đạt đƣợc hiệu quả. - Tính thân thiện: Cơ sở vật chất, hạ tầng công nghệ phải đảm bảo tính thân thiện ở cả hai đối tƣợng : + Ngƣời sử dụng thƣ viện: truy cập nhanh chóng, dễ dàng, các trang thiết bị đƣợc sử dụng tốt, đáp ứng đƣợc nhu cầu của ngƣời dùng tin. + Ngƣời cán bộ thƣ viện: Sử dụng tốt hệ thống cơ sở vật chất, hạ tầng công nghệ phục vụ cho công tác chuyên môn phục vụ nhu cầu thông tin và quản lý NLTT. Một hệ thống cơ sở vật chất trang thiết bị hiện đại sẽ nâng cao hiệu quả quản lý NLTT, tăng cƣờng chất lƣợng hoạt động của thƣ viện và ngƣợc lại. NLTT hiện đại gắn liền với công nghệ hiện đại nhƣ hệ thống máy tính, mạng, máy chủ, ... Vì vậy, để quản lý và khai thác tốt thì phải có sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận trong thƣ viện. Xu hƣớng phát triển tất yếu của thƣ viện sẽ xây dựng thƣ viện điện tử trong tƣơng lai nên công tác số hóa tài liệu, chuẩn bị nguồn tài nguyên điện tử với mỗi thƣ viện là rất cần thiết. Vì thế, hệ thống cơ sở vật chất, trang thiết bị hiện đại với hạ tầng công nghệ ổn định là điều mà mỗi thƣ viện phải xây dựng từng bƣớc và phát triển ổn định trong thời gian sắp tới. Với các điều kiện nêu trên, mỗi thƣ viện phải đảm bảo để phát triển hệ thống cơ sở vật chất, trang thiết bị, hạ tầng công nghệ thông tin để đáp ứng đƣợc nhu cầu thực tiễn một cách hiệu quả. 1.2.3 Hoạt động bổ sung, xử lý tài liệu. * Công tác bổ sung: Công tác bổ sung là khâu đầu tiên trong công tác thƣ viện, quyết định chất lƣợng và hiệu quả của công tác thƣ viện, là cơ sở cho công tác khác, có ý nghĩa trực tiếp đến việc thỏa mãn nhu cầu đọc. Mục đích của việc xây dựng vốn tài liệu là đạt đƣợc sự tƣơng ứng giữa độ lớn và thành phần của vốn tài liệu với nhiệm vụ của thƣ viện và nhu cầu của ngƣời 12 đọc. Xây dựng vốn không phải chỉ để đáp ứng sở thích của ngƣời đọc. Việc nghiên cứu toàn diện và đầy đủ những nhu cầu của ngƣời đọc đã làm cho thƣ viện tránh khỏi chủ nghĩa chủ quan khi lựa chọn, bố trí và tuyên truyền vốn tài liệu. Khi đặt cho mình mục đích chính là đạt đƣợc sự cân đối giữa vốn tài liệu và nhiệm vụ của thƣ viện, nhu cầu của ngƣời đọc, cán bộ thƣ viện không chỉ chú ý đến nhu cầu hiện tại mà còn phải cố gắng thấy trƣớc đƣợc tính chất của nhu cầu bằng việc lựa chọn và giới thiệu tài liệu phù hợp cho ngƣời đọc, mở rộng nhu cầu và sở thích của ngƣời đọc. Mâu thuẫn giữa nhiệm vụ ngày càng phức tạp của các thƣ viện, nhu cầu ngày càng phát triển của ngƣời đọc và khả năng thoả mãn đầy đủ các nhu cầu đó, tạo ra động lực của quá trình xây dựng vốn tài liệu. Tính cần thiết đạt tới sự tƣơng ứng của vốn tài liệu với các nhiệm vụ của thƣ viện và nhu cầu của ngƣời đọc đƣợc Iu.V.Grigoriev đánh giá nhƣ là một quy luật cơ sở của lý luận xây dựng vốn tài liệu. Bổ sung là một quá trình bao gồm một loạt quá trình. Quá trình đầu là xây dựng chính sách, diện bổ sung (xác định nhiệm vụ của thƣ viện, tính chất của vốn tài liệu nghĩa là một danh mục mà theo đó ngƣời ta sẽ chọn mua những tài liệu theo những đề tài, cũng nhƣ loại hình, công dụng, ngôn ngữ và các dấu hiệu khác của tài liệu. Trong công tác bổ sung, chính sách phát triển vốn tài liệu đóng vai trò quan trọng. Vì thế các thƣ viện phải xây dựng đƣợc cho mình chính sách bổ sung (phát triển) vốn tài liệu. “Chính sách” là: chủ trƣơng, sách lƣợc, nội dung, kế hoạch và biện pháp cụ thể nhằm đạt mục đích nhất định dựa vào đƣờng lối, chính sách chung và tình hình thực tế của đất nƣớc, địa phƣơng và cơ quan. Theo ALA Golssary of Library and Information Science : “ Chính sách phát triển nguồn TNTT là văn bản xác định nội dung bản chất nguồn TNTT hiện hữu và chính sách kế hoạch cho nguồn lực trong tƣơng lai, với việc xác định chính xác điểm mạnh của nguồn TNTT hiện có, trình bày chủ đích bộ sƣu tập với những lĩnh vực nội dung và công bố tiêu chí chọn lọc tài liệu phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, tiêu chuẩn tài liệu và nhu cầu cũng nhƣ quyền tự do thông tin của độc giả”[1, tr. 23] 13 Theo tác giả Nguyễn Viết Nghĩa “ Chính sách phát triển nguồn tin là một tài liệu thành văn, một công bố chính thức đƣợc ban hành bởi lãnh đạo của thƣ viện hay của một cơ quan thông tin, quy định các phƣơng hƣớng cũng nhƣ cách thức xây dựng nguồn TNTT của cơ quan” Chính sách phát triển nguồn TNTT giúp các cơ quan thông tin thƣ viện những công việc sau: - Xác định những nhu cầu trƣớc mắt và lâu dài của ngƣời dung tin và đặt ra những ƣu tiên trong sự phân bổ kinh phí để đáp ứng những nhu cầu của họ; - Thiết lập những tiêu chuẩn chất lƣợng cho việc lựa chọn và thanh lọc tài liệu; - Thông báo cho bạn đọc, ngƣời dùng tin, các cơ quan quản lý, và các cơ quan thông tin thƣ viện khác trong địa bàn về phạm vi và bản chất của công tác bổ sung của cơ quan mình, làm cho sự hợp tác phát triển nguồn tin giữa các tổ chức khác nhau trong một vùng hay một khu vực trở nên dễ dàng hơn. - Làm giảm tính chủ quan cá nhân khi lựa chọn tài liệu; - Bảo đảm tính liên tục, nhất quán của bộ sƣu tập; - Chính sách phát triển nguồn TNTT là một công cụ để công chúng hay cơ quan quản lý cấp trên đánh giá công việc của cơ quan thông tin thƣ viện, là cơ sở để các cơ quan cấp trên xem xét trong quá trình phân bổ ngân sách cho các cơ quan thông tin thƣ viện . - Một chính sách phát triển nguồn TNTT phải bao quát đƣợc những vấn đề sau: - Khái quát về chức năng, nhiệm vụ, định hƣớng phát triển của cơ quan thông tin thƣ viện, nêu lên bản chất và phạm vi của nguồn tin, tƣ liệu mà cơ quan có ý định xây dựng; - Đƣa ra những hƣớng bổ sung ƣu tiên cũng nhƣ mức độ cho từng chủ đề, từng chuyên ngành cụ thể; - Đƣa ra các tiêu chuẩn lựa chọn các loại hình tài liệu cụ thể cũng nhƣ các tiêu chí thanh lọc và loại bỏ khỏi kho tƣ liệu các tài liệu không còn phù hợp nữa; - Đảm bảo tính nhất quán cao và tính liên tục trong các giai đoạn phát triển nguồn tin, biến động hay thay đổi về nhân sự làm công tác phát triển nguồn, làm giảm ảnh hƣởng chủ quan của các cá nhân khi lựa chọn tài liệu; 14 - Phƣơng thức sƣu tầm tƣ liệu. Bao gồm mua, mƣợn, trao đổi, biếu tặng, truyền phát, phục chế. - Phối hợp và dự tính kinh phí. Xác định nguyên tắc, mục tiêu, biện pháp quản lý kinh phí và nguyên tắc phối hợp tỉ lệ kinh phí các loại hình tƣ liệu. - Quản lý tổ chức sƣu tầm tƣ liệu. Xác định nguyên tắc và trình tự , gia công, bảo tồn, tổ chức giả thiết và thực hiện sƣu tầm tƣ liệu. - Bảo vệ và sƣu tầm tài liệu cũ. Xác định mục tiêu, phạm vi, tần suất, mục đích việc sƣu tầm và bảo tồn tƣ liệu cũ, xây dựng hệ thống bảo tồn kho sách thƣ viện. Xác định nguyên tắc, tiêu chuẩn kỹ thuật và biện pháp bảo vệ sƣu tầm tƣ liệu. - Nguyên tắc và phƣơng pháp bình giá. Xác định hệ thống, tiêu chuẩn, phƣơng pháp và trọng điểm bình giá, trong đó khả năng, hiệu quả, chất lƣợng, tần suất sử dụng và khả năng cộng hƣởng là tiêu chuẩn chính để bình giá. - Quan hệ với các thƣ viện trên thế giới. Xác định nguyên tắc và tiến trình tiến hành bảo tồn, truyền phát, tin tức, gia công kỹ thuật, cộng hƣởng. Thúc tiến các hiệp nghị phát triển và phục vụ trên cơ sở hai bên cùng có lợi giữa các thƣ viện có quan hệ hợp tác.Đảm bảo sự cân đối, hài hòa giữa các loại hình tƣ liệu nhƣ: sách, chuyên khảo, ấn phẩm định kỳ, tài liệu không công bố, tài liệu điện tử. - Giúp cho việc quản lý ngân sách một cách có hiệu quả. Sau khi xây dựng đƣợc chính sách bổ sung, thƣ viện phải tiến hành thực hiện nó. Nghĩa là phải chọn ra đƣợc những cán bộ bổ sung có trình độ chuyên môn tốt, kiến thức chung rộng và có tinh thần trách nhiệm cao trong công việc, đầu tƣ cho công tác xử lý và bảo quản tài liệu * Công tác xử lý tài liệu: Xử lý tài liệu khâu quan trọng nhằm tổ chức và quản lý tài liệu. Quá trình xử lý thông tin gồm 2 giai đoạn : xử lý hình thức và xử lý nội dung Xử lý nghiệp vụ là một công đoạn hết sức quan trọng và cần thiết, nhằm mục đích sắp xếp tài liệu khoa học, hợp lý, phục vụ nhu cầu của ngƣời sử dụng. Nhƣ vậy xử lý nghiệp vụ hỗ trợ cho các khâu còn lại trong dây chuyền thông tin tƣ liệu nhƣ chọn lọc và bổ sung, tổ chức, khai thác và phổ biến thông tin. Bất cứ một tài liệu nào đƣợc nhập vào cơ quan thông tin thƣ viện, trƣớc khi xếp lên giá để phục vụ bạn đọc đều phải qua xử lý nghiệp vụ thƣ viện. 15
- Xem thêm -