Tài liệu Tổ chức quản lý hồ sơ hành chính ở ubnd thành phố ninh bình thực trạng và giải pháp

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN .. NGUYỄN HẰNG THUỶ TỔ CHỨC QUẢN LÝ HỒ SƠ HÀNH CHÍNH Ở UBND THÀNH PHỐ NINH BÌNH THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP Chuyên ngành: Lưu trữ Mã số: 60 32 24 LUẬN VĂN THẠC SỸ NGÀNH LƯU TRỮ VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Người hướng dẫn khoa học : PGS.TS Vũ Thị Phụng HÀ NỘI, 2009 MỤC LỤC Phần mở đầu Chương 1: Những vấn đề chung về hồ sơ hành chính 3 10 Những khái niệm cơ bản 10 1.1.1 Khái niệm hồ sơ 10 1.12 Khái niệm hành chính 11 1.1.3 Khái niệm hồ sơ hành chính 13 Các loại hồ sơ hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết của UBND thành phố Ninh Bình Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của UBND thành phố Ninh Bình 13 1.2.2 Các loại hồ sơ hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết của UBND thành phố Ninh Bình. 16 1.2.3 Thành phần tài liệu trong các hồ sơ yêu cầu giải quyết thủ tục hành chính ở UBND thành phố Ninh Bình. 21 1.3 Ý nghĩa, tác dụng của hồ sơ hành chính trong hoạt động quản lý nhà nước 31 1.3.1 Đối với cơ quan hành chính nhà nước 31 1.3.2 Đối với công dân 34 1.1 1.2 1.2.1 Chương 2: Thực trạng quản lý hồ sơ hành chính ở UBND thành 13 37 phố Ninh Bình 2.1 Kết quả tiếp nhận và giải quyết hồ sơ hành chính ở UBND thành phố Ninh Bình 37 2.1.1 Kết quả tiếp nhận và giải quyết các hồ sơ hành chính ở UBND thành phố Ninh Bình từ 2004 đến 2008 37 2.1.2 Đánh giá kết quả giải quyết hồ sơ hành chính ở UBND thành phố Ninh Bình từ năm 2004 đến năm 2008. 42 1 Thực trạng quản lý hồ sơ hành chính ở UBND thành phố Ninh Bình 45 2.2.1 Trách nhiệm quản lý hồ sơ hành chính. 46 2.2.2 Phân loại hồ sơ hành chính. 48 2.2.3 Xác định giá trị và bảo quản hồ sơ hành chính. 53 2.2.4 Tổ chức khai thác và sử dụng hồ sơ hành chính. 56 2.2.5 Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý hồ sơ hành chính ở UBND thành phố Ninh Bình. 58 Chương 3: Một số giải pháp hoàn thiện việc quản lý hồ sơ hành chính ở UBND thành phố Ninh Bình 63 3.1 Xây dựng và ban hành các văn bản quy định và hướng dẫn về hồ sơ hành chính. 63 3.2 Hoàn thiện quy trình tiếp nhận và hoàn trả hồ sơ hành chính ở UBND thành phố Ninh Bình. 66 3.3 Tổ chức lại công tác văn thư và tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại Trung tâm một cửa liên thông và các đơn vị có liên quan. 71 3.4 Xây dựng, nâng cao chất lượng và hiệu quả đội ngũ cán bộ, công chức; xúc tiến mạnh việc hiện đại hoá công sở. 83 3.5 Ứng dụng công nghệ thông tin hỗ trợ quy trình quản lý hồ sơ hành chính; góp phần đẩy nhanh tiến độ xây dựng, vận hành chính phủ điện tử. 85 3.6 Nâng cao vai trò giám sát của nhân dân, hiệu quả của công tác kiểm tra, thanh tra, đánh giá việc thực hiện quản lý hồ sơ hành chính của UBND thành phố Ninh Bình. 87 2.2 Phần kết luận 90 Mục lục tài liệu tham khảo 91 2 PHẦN MỞ ĐẦU 1- Lý do chọn đề tài. Tại Đại hội đại biểu Đảng Cộng sản Việt Nam lần thứ IX (tháng 4/2001), bên cạnh việc khẳng định mục tiêu xây dựng nền hành chính nhà nước dân chủ, trong sạch, vững mạnh, từng bước hiện đại hoá ... đã đưa ra một loạt chủ trương, giải pháp có ý nghĩa quan trọng trong cải cách hành chính thời gian tới như: điều chỉnh chức năng và cải tiến phương thức hoạt động của chính phủ, nguyên tắc bộ quản lý đa ngành, đa lĩnh vực; phân công, phân cấp; tách quản lý nhà nước với hoạt động sản xuất kinh doanh, tách cơ quan hành chính công quyền với tổ chức sự nghiệp, dịch vụ công; tiếp tục cải cách doanh nghiệp nhà nước, tiếp tục cải cách thủ tục hành chính; xây dựng đội ngũ cán bộ, công chức trong sạch, có năng lực; thiết lập trật tự kỷ cương, chống quan liêu, tham nhũng. Để thực hiện Nghị quyết Đại hội IX của Đảng, Thủ tướng Chính phủ đã chỉ đạo phải nhanh chóng xây dựng cho được một chương trình cải cách hành chính có tính chiến lược, dài hạn của Chính phủ. Sau một thời gian chuẩn bị, ngày 17/9/2001, Thủ tướng Chính phủ đã ký Quyết định số 136/2001/QĐTTg phê duyệt Chương trình tổng thể cải cách hành chính nhà nước giai đoạn 2001-2010. Với Chương trình tổng thể cải cách hành chính nhà nước giai đoạn 20012010, lần đầu tiên trong quá trình cải cách, Chính phủ có một chương trình có tính chiến lược, dài hạn, xác định rõ 4 lĩnh vực cải cách là cải cách thể chế, cải cách tổ chức bộ máy hành chính, xây dựng và phát triển đội ngũ cán bộ, công chức và cải cách tài chính công, định rõ các mục tiêu, nhiệm vụ cải cách và xác định các giải pháp thực hiện nhằm bảo đảm thắng lợi công cuộc cải cách. Chương trình tổng thể là công cụ quan trọng để Chính phủ chỉ đạo các bộ, ngành Trung ương và chính quyền địa phương các cấp đẩy mạnh cải cách hành chính. Trong việc thực hiện Chương trình tổng thể cải cách hành chính nhà nước giai đoạn 2001-2010 thì cải cách thủ tục hành chính đã và đang là yêu cầu bức xúc của nhân dân, của các tổ chức và các nhà đầu tư nước ngoài, là khâu đột phá của tiến trình cải cách hành chính nhà nước. Những năm gần đây, các thủ tục hành chính trong việc giải quyết công việc của công dân và tổ 3 chức, các cơ quan hành chính nhà nước đã có những cải tiến đáng kể, trong đó có những cải cách về thủ tục hồ sơ. Tuy nhiên thực tế cho thấy, nhiều cơ quan hành chính nhà nước chưa đánh giá đúng vai trò, vị trí và tác dụng của hồ sơ trong hoạt động của cơ quan nói chung, đối với việc cải cách thủ tục hành chính nói riêng, nên chưa quan tâm, đầu tư đúng mức tới vấn đề này, chưa xem việc tổ chức quản lý hồ sơ là một trong những nội dung quan trọng của cải cách thủ tục hành chính. Điều đó dẫn đến tình trạng quản lý hồ sơ của đa số cơ quan hành chính nhà nước hiện nay còn khá nhiều bất cập và tồn tại. Trong khi đó xét về bản chất, hồ sơ hình thành trong quá trình giải quyết công việc ở các cơ quan hành chính nhà nước vừa là sản phẩm tất yếu, vừa là bằng chứng chứng minh cho quá trình giải quyết công việc đó từ khí bắt đầu cho tới khi kết thúc. Hồ sơ không những ghi lại toàn bộ nội dung, kết quả giải quyết một công việc mà còn phản ánh một cách chính xác và đầy đủ trình tự hay thủ tục tiến hành công việc đó. Vì vậy, có thể khẳng định, hồ sơ hình thành qua quá trình giải quyết công việc ở các cơ quan hành chính nhà nước là một bộ phận cấu thành của thủ tục hành chính và cải cách thủ tục hành chính trong một phạm vi nào đó, chính là là cải cách thủ tục hồ sơ, trình tự tiến hành công việc và tổ chức quản lý hồ sơ trong các cơ quan hành chính nhà nước. Cải cách thủ tục hành chính có ảnh hưởng trực tiếp mang tính quyết định tới tình trạng hồ sơ sản sinh trong quá trình giải quyết công việc ở các cơ quan hành chính nhà nước và ngược lại, việc hoàn thiện hồ sơ, tổ chức quản lý tốt hồ sơ cũng góp phần quan trọng vào việc cải cách thủ tục hành chính. Vì vậy trong quá trình cải cách thủ tục hành chính ở nước ta, vấn đề cải tiến hay hoàn thiện hồ sơ hình thành trong quá trình giải quyết công việc ở các cơ quan hành chính nhà nước, tổ chức quản lý hồ sơ như thế nào cần được quan tâm và xem xét một cách thoả đáng. Hơn nữa, vấn đề cải cách thủ tục hành chính nói chung và tổ chức quản lý hồ sơ hành chính nói riêng, ngày càng trở nên cấp bách xuất phát từ yêu cầu và nhiệm vụ tin học hoá hoạt động quản lý hành chính nhà nước trong những năm gần đây. Bởi vì để mỗi cơ quan, ngành có thể thiết lập được hệ thống các cơ sở dữ liệu thống nhất để quản lý trực tiếp (tiếp nhận, xử lý và lưu trữ) hồ sơ hình thành trong quá trình giải quyết công việc thuộc ngành, 4 lĩnh vực quản lý của mình, đồng thời tích hợp thành hệ thống thông tin chung để các cơ quan, ngành khác nhau có thể truy nhập, trao đổi và chia sẻ thông tin về các vấn đề liên quan, nhất là trong trường hợp thông qua mạng tin học, thì một trong những điều kiện tiên quyết là hồ sơ hay thông tin phải được hoàn thiện, quy trình quản lý hồ sơ phải được chuẩn hoá. Thành phố Ninh Bình là trung tâm chính trị, kinh tế, văn hoá của tỉnh, là nơi khối lượng giao dịch của các tổ chức và cá nhân với cơ quan quản lý Nhà nước các cấp tương đối nhiều. Chính vì vậy Thành phố Ninh Bình đã từng bước triển khai thực hiện cải cách hành chính mà trọng tâm là cải cách một bước các thủ tục hành chính trong một số lĩnh vực dịch vụ hành chính công. Thực hiện chương trình cải cách hành chính giai đoạn 2001-2010, UBND thành phố Ninh Bình đã thiết lập bộ phận tiếp nhận và hoàn trả hồ sơ hành chính. Sau hơn 5 năm hoạt động, mô hình này đã đạt được những kết quả nhất định, tạo sự chuyển biến quan trọng trong công tác quản lý hành chính nhà nước. Hồ sơ hành chính bước đầu đã được cải tiến một bước và hoàn thiện hơn, tạo điều kiện thuận lợi cho giao dịch giữa nhân dân và các cơ quan chức năng thuộc UBND thành phố. Tuy nhiên trong quá trình thực hiện cho thấy việc tổ chức quản lý hồ sơ hành chính còn có nhiều điều cần phải xem xét, cải tiến, rút kinh nghiệm để hoàn thiện hơn, đáp ứng yêu cầu cải cách nền hành chính nhà nước trong giai đoạn tới. Nhận thức được những vấn đề trên, là một cán bộ công tác tại Thành uỷ Ninh Bình, tỉnh Ninh Bình, nhiều năm qua tôi luôn quan tâm theo dõi công tác cải cách thủ tục hành chính trên địa bàn thành phố. Sau 3 năm nghiên cứu, học tập chương trình thạc sỹ tại khoa Lưu trữ và Quản trị văn phòng, tôi mạnh dạn chọn đề tài: “ Tổ chức quản lý hồ sơ hành chính ở UBND thành phố Ninh Bình - Thực trạng và giải pháp” làm luận văn tốt nghiệp thạc sỹ của mình nhằm nâng cao nhận thức và rèn luyện khả năng ứng dụng lý luận vào thực tiễn. 2. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu của luận văn. - Mục tiêu nghiên cứu: Vận dụng lý luận, khảo sát thực tế để đánh giá thực trạng việc tổ chức quản lý hồ sơ hành chính ở UBND thành phố Ninh Bình. Qua đó đề xuất phương hướng, nhiệm vụ và giải pháp tiếp tục hoàn 5 thiện những quy định về thủ tục hành chính và quản lý hồ sơ hành chính ở UBND thành phố Ninh Bình trong những năm tiếp theo. - Nhiệm vụ nghiên cứu: + Những vấn đề lý luận cơ bản về hồ sơ hành chính. + Khảo sát, đánh giá thực trạng việc giải quyết thủ tục hành chính và quản lý hồ sơ hành chính đang được áp dụng ở UBND thành phố Ninh Bình hiện nay (So sánh với trước đây và so với yêu cầu nhiệm vụ trong giai đoạn hiện nay). + Đề xuất các giải pháp tổng thể và trước mắt nhằm tiếp tục hoàn thiện quy trình giải quyết thủ tục hành chính và việc quản lý hồ sơ hành chính ở thành phố Ninh Bình trong thời gian tới. 3. Đối tượng và giới hạn phạm vi nghiên cứu của luận văn. - Đối tượng nghiên cứu của luận văn là hồ sơ hành chính đang được áp dụng thực hiện theo cơ chế “một cửa” tại UBND thành phố Ninh Bình. - Phạm vi nghiên cứu của luận văn: Hồ sơ hành chính được phân thành 2 nhóm: hồ sơ hành chính hình thành trong quá trình giải quyết công việc thuộc quan hệ nội bộ của các cơ quan hành chính nhà nước và hồ sơ hành chính hình thành trong quá trình giải quyết công việc thuộc quan hệ giữa cơ quan hành chính nhà nước với các tổ chức, cá nhân. Trong phạm vi của luận văn này, chúng tôi chỉ giới hạn nghiên cứu đến loại hình hồ sơ hành chính hình thành trong quá trình giải quyết công việc thuộc quan hệ giữa cơ quan hành chính nhà nước với các tổ chức, cá nhân đang được áp dụng thực hiện theo cơ chế “một cửa” tại UBND thành phố Ninh Bình. 4- Lịch sử nghiên cứu vấn đề . - Về mặt lý luận: đây là hướng nghiên cứu phổ biến trong các công trình nghiên cứu của các giảng viên, học viên của Học viện Hành chính Quốc gia. Các kết quả nghiên cứu thường thể hiện trong các sách, giáo trình, các bài viết trên tạp chí chuyên ngành hoặc các luận án, luận văn, khoá luận. Ví dụ: “Các giải pháp thúc đẩy cải cách hành chính ở Việt Nam” của T.S Nguyễn Ngọc Hiến; “Thủ tục hành chính – Lý luận và thực tiễn” do GS.TSKH Nguyễn Văn Thâm (chủ biên); “Một số vấn đề về cải cách thủ tục hành chính” của NXB Chính trị quốc gia, năm 1995; Các bài viết trên tạp chí Thông tin cải cách nền hành chính nhà nước, tạp chí Tổ chức nhà nước, tạp chí Thông tin lý luận, tạp 6 chí Quản lý nhà nước … Theo hướng nghiên cứu này, lý thuyết về cải cách thủ tục hành chính và hồ sơ hành chính nói chung được giải quyết khá toàn diện và triệt để. Tuy nhiên có rất ít đề tài nghiên cứu sâu, riêng về hồ sơ hành chính. - Hướng nghiên cứu vận dụng lý luận vào thực tiễn nhằm làm sáng tỏ lý luận hoặc vận dụng lý luận để giải quyết các vấn đề thực tiễn và đưa ra một số đề xuất. Các kết quả nghiên cứu thường thể hiện trong các tạp chí chuyên ngành, thông tin của các địa phương, một số đề tài nghiên cứu của các giảng viên, sinh viên, học viên. Ví dụ: “Một số tiêu chí đánh giá hiệu quả cơ chế một cửa” của tác giả Nguyễn Đức Mạnh, đăng trên tạp chí Tổ chức nhà nước, số 9 năm 2005; “Thủ tục hành chính một cửa và vấn đề tổ chức lại công tác văn thư, lưu trữ tại các đơn vị có liên quan” của GS.TSKH Nguyễn Văn Thâm đăng trên Tạp chí Văn thư – Lưu trữ, tháng 1 năm 2006; “Bàn về hồ sơ hành chính và vấn đề chuẩn hóa hồ sơ hành chính” của tác giả Hoàng Minh Cường đăng trên tạp chí Lưu trữ Việt Nam, số 4 năm 2003; Cải cách thủ tục hồ sơ hành chính theo cơ chế “một cửa” tại UBND các quận của Thành phố Hà Nội, luận văn thạc sỹ, chuyên ngành Lưu trữ của Phạm Thị Hồng Quyên… Những đề tài này phần lớn theo hướng mô tả, phân tích tình hình thực tế, đánh giá và đưa ra các giải pháp, đề xuất, kiến nghị. Riêng tác giả Phạm Thị Hồng Quyên cũng theo hướng nghiên cứu về hồ sơ hành chính nhưng tập trung nghiên cứu đến quá trình tiếp nhận và giải quyết hồ sơ hành chính nói chung, chưa đi sâu nghiên cứu đến từng loại hồ sơ cụ thể và việc tổ chức quản lý những hồ sơ hành chính đã giải quyết xong. Trên cơ sở khảo sát thực tế ở cơ quan và tính cấp thiết của đề tài, hướng nghiên cứu của chúng tôi tập trung đi sâu nghiên cứu thành phần hồ sơ hành chính hình thành trong quá trình giải quyết công việc tại bộ phận một cửa của UBND thành phố Ninh Bình, tìm ra những điểm chưa hợp lý khi áp dụng vào thực tế và đề xuất các giải pháp để quản lý các loại hồ sơ này. Điểm mới của luận văn này là không đi quá sâu vào việc phân tích lý luận chung về thủ tục hành chính, hồ sơ hành chính mà chỉ vận dụng để giải quyết các vấn đề đang đặt ra trong thực tiễn, đi sâu và cụ thể đến từng loại hồ sơ và làm rõ sự thay đổi của hồ sơ trong quá trình giải quyết thủ tục hành chính và cách thức tổ chức quản lý các loại hồ sơ này để làm sao có thể phát huy hết giá trị của chúng ở thời điểm hiện tại cũng như sau này. 7 5. Đóng góp của luận văn. - Việc hoàn thành luận văn sẽ giúp chúng tôi hệ thống hoá lý luận cũng như thực tiễn, phục vụ cho bản thân trong công tác. Từ đó địa phương cũng rút được kinh nghiệm và đề xuất lên cấp trên để các nhà quản lý và hoạch định chính sách có cái nhìn tổng quát và sâu sắc về thực tiễn. - Góp phần chứng minh được ý nghĩa và vai trò của hồ sơ hành chính trong việc giải quyết thủ tục hành chính và ý nghĩa của việc tổ chức quản lý hồ sơ hành chính đối với việc hiện đại hoá nền hành chính hiện nay. - Cung cấp cho những người quan tâm đến vấn đề cải cách thủ tục hành chính nói chung và hồ sơ hành chính nói riêng một số hiểu biết, kinh nghiệm từ thực tế ở UBND thành phố Ninh Bình. 6. Phương pháp nghiên cứu : Luận văn được nghiên cứu trên cơ sở các quan điểm của Đảng, pháp luật của Nhà nước về thủ tục hành chính, hồ sơ hành chính (đây là nền tảng cơ sở) và vận dụng các phương pháp: - Phương pháp luận của chủ nghĩa Mác - Lê nin (chủ nghĩa duy vật biện chứng và chủ nghĩa duy vật lịch sử). - Các phương pháp cụ thể: phương pháp phân tích, phương pháp tổng hợp, phương pháp so sánh, phương pháp điều tra xã hội học, phương pháp xử lý thông tin, phương pháp phỏng vấn... Trong quá trình thực hiện đề tài chúng tôi tiến hành phương pháp khảo sát và phỏng vấn vì đây là loại đề tài vận dụng lý luận vào thực tiễn. Chúng tôi đã tiến hành khảo sát quy trình, thủ tục và thành phần hồ sơ hành chính hình thành trong quá trình tiếp nhận và giải quyết hồ sơ hành chính ở UBND thành phố Ninh Bình, khảo sát thực trạng quản lý hồ sơ hành chính ỏ Trung tâm một cửa liên thông và các phòng, ban trực thuộc UBND thành phố. Trong quá trình khảo sát, chúng tôi kết hợp với phỏng vấn và điều tra xã hội học. Chúng tôi đã tiến hành phỏng vấn trực tiếp những cán bộ, công chức làm việc tại Trung tâm một cửa liên thông (6 cán bộ công chức phụ trách 6 lĩnh vực) và lãnh đạo các phòng, ban có liên quan phối hợp hoặc có cùng trách nhiệm giải quyết các hồ sơ hành chính. Ngoài ra, chúng tôi cũng phỏng vấn những người dân và người đứng đầu các tổ chức đến làm các thủ tục hành chính để kiểm 8 tra lại độ chính xác của thông tin mà chúng tôi đã khảo sát và có thêm một số căn cứ để đánh giá hay đưa ra những nhận định được trình bày trong luận văn. Đối với một số vấn đề chưa thực sự có lời giải đáp chính xác hoặc còn băn khoăn, thắc mắc, chúng tôi tiến hành phương pháp điều tra xã hội học bằng cách tạo một số biểu mẫu phát cho người dân và cán bộ, công chức để cập nhật thêm thông tin và trên cơ sở đó có thể đưa ra những kết luận chính xác. Phương pháp phân tích, tổng hợp và xử lý thông tin được tiến hành áp dụng sau quá trình điều tra, khảo sát. Toàn bộ tài liệu, chứng cứ đã thu thập được chúng tôi tiến hành xử lý thông tin, phân tích sau đó tổng hợp thành những kết luận và đánh giá cụ thể về việc tổ chức quản lý hồ sơ hành chính ở UBND thành phố Ninh Bình. Trên cơ sở đó đưa ra những giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình quản lý này. 7. Kết cấu của luận văn: Ngoài phần mở đầu, kết luận và phụ lục, nội dung đề tài được kết cấu thành 3 chương: + Chương 1: Những vấn đề chung về hồ sơ hành chính. + Chương 2: Thực trạng quản lý hồ sơ hành chính ở UBND thành phố Ninh Bình. + Chương 3: Một số giải pháp hoàn thiện việc quản lý hồ sơ hành chính ở UBND thành phố Ninh Bình. Trong quá trình thực hiện đề tài, tôi đã nhận được sự giúp đỡ tận tình của các thầy cô, cán bộ cơ quan nơi tôi đến khảo sát và đặc biệt là sự định hướng, giúp đỡ của PGS.TS Vũ Thị Phụng – người đã hướng dẫn tôi hoàn thành luận văn này. Nhân đây tôi xin bày tỏ lời cảm ơn sâu sắc tới quý thầy cô, bạn bè trong lớp cao học khóa 2006-2009, đồng nghiệp và cô giáo hướng dẫn đã tận tình giúp đỡ tôi trong suốt quá trình thực hiện luận văn. Do điều kiện thời gian và trình độ bản thân có hạn nên luận văn không tránh khỏi một số thiếu sót nhất định. Tôi rất mong nhận được ý kiến đóng góp của các thầy cô, bạn bè và đồng nghiệp để luận văn được hoàn thiện hơn nữa. Hà Nội, ngày 20 tháng 11 năm 2009 Tác giả Nguyễn Hằng Thủy 9 Chương 1 NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ HỒ SƠ HÀNH CHÍNH 1.1. Những khái niệm cơ bản. 1.1.1. Khái niệm hồ sơ. Văn bản hình thành trong hoạt động của các cơ quan cần được lập thành hồ sơ để tiếp tục nghiên cứu và sử dụng. Đây là một yêu cầu mang tính cần thiết và tất yếu. Một mặt các hồ sơ sẽ giúp cho việc bảo quản văn bản có hệ thống, mặt khác chúng sẽ giúp cho quá trình sử dụng văn bản một cách lâu dài, thuận lợi và chính xác. Do đó, thuật ngữ “hồ sơ” được dùng phổ biến trong nhiều lĩnh vực đặc biệt là trong công tác quản lý nhà nước và hành chính văn phòng. Theo Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 8/4/2004 của Chính phủ thì hồ sơ được giải thích như sau: “Hồ sơ là một tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có một (hoặc một số) đặc điểm chung như tên loại văn bản; cơ quan, tổ chức ban hành văn bản; thời gian hoặc những đặc điểm khác, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan, tổ chức hoặc của một cá nhân”. Theo PGS. Vương Đình Quyền thì khái niệm hồ sơ được định nghĩa: “Hồ sơ là một tập văn bản (hoặc một văn bản) có liên quan về một vấn đề, sự việc (hay một người) hình thành trong quá trình giải quyết vấn đề, sự việc đó hoặc được kết hợp lại do có những điểm giống nhau về hình thức như cùng loại văn bản, cùng tác giả, cùng thời gian ban hành”[29, tr.333] 1.1.2. Khái niệm hành chính. “Hành chính” theo gốc La tinh là “Administration” vừa có nghĩa là quản lý, cai trị, vừa có nghĩa là giúp đỡ, hỗ trợ. Theo từ điển tiếng Việt: Hành chính là thi hành chính sách, pháp luật của chính phủ, thi hành việc công, trái với quân sự và chính trị. Theo từ điển luật học, Hành chính có 2 nghĩa: Thứ nhất, hoạt động dưới sự lãnh đạo của bộ máy nhà nước cao nhất là chính phủ để tổ chức thi hành pháp luật, bảo đảm hoạt động thường xuyên, liên tục của các cơ quan nhà nước. Thứ hai, thi hành pháp luật hành chính, nội quy, quy chế của cơ quan, 10 đơn vị nhằm quản lý, bảo đảm hoạt động thường xuyên, liên tục của cơ quan, đơn vị. Hiện nay, khái niệm này được hiểu theo nhiều nghĩa khác nhau. Hành chính nêu ra ở đây được hiểu là hành chính nhà nước. Hành chính nhà nước có đặc điểm khác các dạng hành chính khác ở chỗ nhà nước là chủ thể đặc biệt, tác động rất nhiều đến khách thể, đối tượng khác nhau trên phạm vi toàn lãnh thổ và bằng quyền lực nhà nước. Theo GS. Đào Trọng Truyến: “Hành chính Nhà nước là tổng thể các tổ chức và quy chế hoạt động của bộ máy hành pháp có trách nhiệm quản lý công việc hàng ngày của nhà nước do các cơ quan có tư cách pháp nhân công quyền tiến hành bằng các văn bản dưới luật, để giữ gìn trật tự công cộng, bảo vệ quyền lợi công và nhu cầu hàng ngày của công dân. Nó là hệ thống làm chức năng của nhà nước đảm bảo thực thi quyền hành pháp và hoạt động liên tục của bộ máy nhà nước, các công sở”[2, tr.56]. 1.1.3. Khái niệm hồ sơ hành chính. Một trong những đặc điểm cơ bản của nhà nước là tổ chức và hoạt động theo một trật tự pháp lý, nghĩa là pháp luật quy định về cơ cấu tổ chức, thẩm quyền và trình tự thực hiện thẩm quyền của các cơ quan nhà nước, cán bộ, công chức nhà nước trong việc giải quyết các quyền và nghĩa vụ thuộc nội bộ cơ quan nhà nước với tổ chức và công dân. Toàn bộ những quy tắc pháp lý đó tạo thành một hệ thống quy phạm về thủ tục. “Thủ tục hành chính là một loại quy phạm pháp luật quy định trình tự về thời gian, về không gian khi thực hiện một thẩm quyền nhất định của bộ máy nhà nước, là cách thức giải quyết công việc của các cơ quan hành chính nhà nước trong mối quan hệ với các cơ quan, tổ chức và cá nhân công dân” [37, tr.16]. Như vậy thủ tục hành chính phản ánh mối quan hệ trong quá trình làm việc giữa các cơ quan nhà nước với nhau và với các tổ chức khác trong hệ thống chính trị, giữa nhà nước và cộng đồng khi nhà nước giải quyết một công việc nào đó có liên quan đến lợi ích của công dân và của chính nhà nước, đến nghĩa vụ của hai bên. Nó vừa là quyền, vừa là nghĩa vụ của hai bên và đều đòi hỏi có sự tuân thủ nghiêm túc khi giải quyết công việc của công dân cũng như của tổ chức. Khi giải quyết những công việc và yêu cầu đó thì 11 nhà nước đưa ra các quy định về trình tự và thủ tục cần thiết, điều đó được thể hiện bằng các hồ sơ hành chính. Vậy hồ sơ hành chính là gì? Từ những khái niệm gốc về hồ sơ và hành chính được giải thích, định nghĩa trong các văn bản pháp quy, sách và các giáo trình và từ những phân tích nêu trên, chúng tôi tổng hợp và đưa ra một khái niệm về hồ sơ hành chính như sau: Hồ sơ hành chính là tập văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc nội bộ giữa các cơ quan hành chính nhà nước hoặc giữa cơ quan hành chính nhà nước với các đối tượng chịu quản lý (tổ chức, cá nhân), ghi lại toàn bộ nội dung, trình tự hay thủ tục tiến hành và kết quả giải quyết công việc đó của các cơ quan hành chính nhà nước. Trong giới hạn nghiên cứu của luận văn, chúng tôi chỉ nghiên cứu và trình bày những hồ sơ hành chính hình thành trong quá trình giải quyết công việc của UBND cấp quận, huyện, thành phố thuộc tỉnh (cụ thể là UBND thành phố Ninh Bình) với các tổ chức, cá nhân theo cơ chế “một cửa” và cách thức tổ chức quản lý những hồ sơ tại đây như thế nào để đảm bảo thi hành chức năng quản lý nhà nước của UBND, bảo đảm công vụ nhà nước và phục vụ nhân dân. Như vậy, hồ sơ hành chính được nghiên cứu trong luận văn này gồm những giấy tờ cần thiết để chứng minh yêu cầu của công dân, tổ chức là đầy đủ, hợp pháp; đồng thời để cơ quan nhà nước có thẩm quyền tiếp nhận, giải quyết thủ tục hành chính thẩm định tính hợp pháp đó. Mọi hồ sơ hành chính ở các cơ quan nhà nước được công khai cung cấp để mọi người dân được biết và dễ tuân theo khi có yêu cầu giải quyết thủ tục hành chính. Đồng thời các cơ quan nhà nước cũng có nghĩa vụ phải thực hiện đúng các thủ tục đã đề ra trên nguyên tắc phù hợp với chức năng quản lý được giao và thẩm quyền do luật pháp quy định. Hồ sơ hành chính phải đảm bảo tính hợp lệ và hợp pháp thì cơ quan nhà nước có thẩm quyền mới có căn cứ và cơ sở để giải quyết nhu cầu chính đáng của tổ chức và công dân. Tính hợp lệ của hồ sơ hành chính được thể hiện ở những giấy tờ cần thiết mà công dân, tổ chức phải nộp đúng và đủ theo quy định của cơ quan nhà nước. Tính hợp pháp của hồ sơ hành chính được thể hiện ở giá trị pháp lý của chính những văn bản, giấy tờ (có thể là chữ ký, con 12 dấu hay sự chứng thực của cơ quan nhà nước có thẩm quyền) trong từng hồ sơ hành chính để yêu cầu giải quyết thủ tục hành chính. Hồ sơ hành chính chính do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định và ban hành, là cầu nối giữa cơ quan nhà nước với tổ chức và công dân. Hồ sơ hành chính càng đơn giản, thuận tiện và được công khai thì niềm tin của công dân với nhà nước càng được nâng lên. Chính vì vậy, nghiên cứu về hồ sơ hành chính là một đòi hỏi tất yếu của tiến trình cải cách thủ tục hành chính đang được được coi là khâu đột phá hiện nay. Hồ sơ hành chính được hoàn thiện và chuẩn hóa sẽ góp phần tăng cường hiệu lực, hiệu quả hoạt động của bộ máy hành chính nhà nước, củng cố mối quan hệ giữa nhà nước và công dân, qua đó góp phần thúc đẩy phát triển kinh tế - xã hội. 1.2. Các loại hồ sơ hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết của UBND thành phố Ninh Bình. 1.2.1. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của UBND thành phố Ninh Bình. a. Chức năng. UBND thành phố Ninh Bình (thành phố trực thuộc tỉnh Ninh Bình) do HĐND thành phố Ninh Bình bầu ra, là cơ quan chấp hành của HĐND, cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm trước HĐND thành phố và UBND tỉnh Ninh Bình. UBND thành phố Ninh Bình chịu trách nhiệm chấp hành hiến pháp, luật, các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của HĐND thành phố nhằm đảm bảo thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố quốc phòng, an ninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn thành phố. UBND thành phố Ninh Bình thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương, góp phần đảm bảo sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà nước từ trung ương đến cơ sở. b. Nhiệm vụ. UBND thành phố Ninh Bình thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của mình theo Luật tổ chức HĐND và UBND được Quốc hội thông qua ngày 26/11/2003, cụ thể thực hiện quản lý nhà nước trên địa bàn thành phố Ninh Bình trong các lĩnh vực sau: - Kinh tế. 13 - Nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thuỷ lợi và đất đai. - Công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp. - Xây dựng, giao thông, vận tải. - Thương mại, dịch vụ và du lịch. - Giáo dục, y tế, xã hội, văn hoá, thông tin và TDTT. - Khoa học, công nghệ, tài nguyên và môi trường. - Quốc phòng, an ninh và trật tự, an toàn xã hội. - Thực hiện chính sách dân tộc, chính sách tôn giáo, thi hành pháp luật. - Xây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành chính. Ngoài ra UBND thành phố Ninh Bình còn thực hiện các nhiệm vụ và quyền hạn sau đây: - Xây dựng quy hoạch phát triển đô thị của thành phố trình HĐND thành phố thông qua để trình cấp trên phê duyệt; - Thực hiện các nghị quyết của HĐND về quy hoạch tổng thể xây dựng và phát triển đô thị của thành phố trên trên cơ sở quy hoạch chung, kế hoạch xây dựng kết cấu hạ tầng kỹ thuật đô thị, biện pháp bảo đảm trật tự công cộng, giao thông, phòng, chống cháy nổ, bảo vệ môi trường và cảnh quan đô thị; biện pháp quản lý dân cư đô thị và tổ chức đời sống dân cư trên địa bàn; - Thực hiện quản lý và kiểm tra việc sử dụng quỹ nhà nước thuộc sở hữu nhà nước trên địa bàn theo sự phân cấp của Chính phủ; tổ chức thực hiện các quyết định xử lý vi phạm trong xây dựng, lấn chiếm đất đai theo quy định của pháp luật; - Quản lý, kiểm tra đối với việc sử dụng các công trình công cộng được giao trên địa bàn; việc xây dựng trường phổ thông quốc lập các cấp; việc xây dựng và sử dụng các công trình công cộng, điện chiếu sáng, cấp thoát nước, giao thông nội thành, an toàn giao thông, vệ sinh đô thị ở địa phương; - Quản lý các cơ sở văn hoá – thông tin, TDTT của thành phố; bảo vệ và phát huy giá trị các di tích lịch sử - văn hoá và danh lam thắng cảnh do thành phố quản lý. c. Cơ cấu tổ chức. Cơ cấu tổ chức của cơ quan UBND thành phố Ninh Bình gồm có: - Chủ tịch UBND thành phố; 14 - Các Phó Chủ tịch UBND: UBND thành phố Ninh Bình gồm có 2 Phó Chủ tịch: 1 đồng chí phụ trách khối kinh tế tổng hợp, 1 đồng chí phụ trách công tác văn hoá – xã hội (được quy định tại Điều 9, Nghị định 107/2004/NPCP ngày 1/4/2004 của Chính Phủ quy định số lượng Phó Chủ tịch và cơ cấu thành viên UBND các cấp). - Các thành viên Uỷ ban: UBND thành phố Ninh Bình gồm 7 thành viên: 1 Chủ tịch, 2 phó chủ tịch và 4 uỷ viên (được quy định tại Điều 9, Nghị định 107/2004/NP-CP ngày 1/4/2004 của Chính Phủ quy định số lượng Phó Chủ tịch và cơ cấu thành viên UBND các cấp). Mỗi thành viên của UBND chịu trách nhiệm cá nhân về phần công tác của mình trước HĐND thành phố, UBND thành phố và cùng với các thành viên khác chịu trách nhiệm tập thể về hoạt động của UBND thành phố trước HĐND thành phố và UBND tỉnh Ninh Bình. 4 uỷ viên phụ trách các lĩnh vực: quân sự, công an, văn phòng và thanh tra. Các uỷ viên này thực hiện nhiệm vụ quyền hạn do Chủ tịch UBND thành phố phân công và chịu trách nhiệm trước Chủ tịch về việc thực hiện quyền hạn đã được giao. - Các cơ quan chuyên môn thuộc UBND thành phố Ninh Bình (không bao gồm các tổ chức sự nghiệp, các cơ quan của trung ương được tổ chức theo ngành dọc, cơ quan của Sở và cơ quan tương đương Sở thuộc UBND tỉnh đặt tại thành phố). Các cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân Thành phố là cơ quan tham mưu, giúp Uỷ ban nhân dân thành phố thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương và thực hiện một số nhiệm vụ, quyền hạn theo sự uỷ quyền của Uỷ ban nhân dân thành phố và theo quy định của pháp luật; góp phần bảo đảm sự thống nhất quản lý của ngành hoặc lĩnh vực công tác ở địa phương. Các cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân thành phố chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và công tác của Uỷ ban nhân dân thành phố, đồng thời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra về chuyên môn nghiệp vụ của cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh. Các cơ quan chuyên môn thuộc UBND thành phố được tổ chức thống nhất gồm 11 phòng: Phòng Nội vụ, Phòng Tài chính - Kế hoạch, Phòng Giáo 15 dục và Đào tạo, Phòng Văn hoá và Thông tin, Phòng Y tế, Phòng Tài nguyên và Môi trường, Phòng Tư pháp, Phòng Kinh tế, Phòng Quản lý đô thị, Thanh tra, Văn phòng HĐND-UBND. Căn cứ vào đặc điểm, tình hình phát triển kinh tế - xã hội, năng lực cán bộ và yêu cầu quản lý nhà nước trên địa bàn, Uỷ ban nhân dân thành phố Ninh Bình có 5 đơn vị sự nghiệp: Trung tâm dạy nghề, Trung tâm văn hoá thông tin thể thao, Đội kiểm tra trật tự đô thị thành phố, Hội chữ thập đỏ, Trung tâm “một cửa – liên thông”. 1.2.2. Các loại hồ sơ hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết của UBND thành phố Ninh Bình. a. Các loại hồ sơ hành chính. Trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được giao, UBND thành phố Ninh Bình thành lập Trung tâm một cửa liên thông đặt trong Văn phòng HĐND và UBND Thành phố. Trung tâm có nhiệm vụ tiếp nhận các hồ sơ hành chính theo yêu cầu của các tổ chức và công dân trên địa bàn, hướng dẫn việc giải quyết theo cơ chế “một cửa” và theo quy định chung của pháp luật hiện hành; liên hệ với các phòng, ban chuyên môn đề nghị xem xét, giải quyết và trả kết quả hồ sơ hành chính cho cá nhân hoặc tổ chức theo đúng quy định của nhà nước. Mọi tổ chức và công dân trên địa bàn thành phố Ninh Bình có yêu cầu giải quyết những công việc thuộc thẩm quyền của thành phố theo cơ chế “một cửa” chỉ cần liên hệ với Trung tâm một cửa liên thông để mua hồ sơ hành chính chính. Những hồ sơ hành chính đủ thủ tục theo quy định, Trung tâm một cửa liên thông có trách nhiệm tiếp nhận để giải quyết. Những hồ sơ hành chính chưa đúng yêu cầu và thủ tục sẽ được hướng dẫn để bổ sung, hoàn chỉnh trước khi nộp lại cho Trung tâm một cửa liên thông. Hiện nay các loại hồ sơ hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết của UBND thành phố Ninh Bình gồm các hồ sơ cụ thể như sau: - Hồ sơ thuộc lĩnh vực quản lý đất đai, gồm: + Hồ sơ cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất ở. + Hồ sơ chuyển đổi, chuyển nhượng quyền sở hữu nhà và quyền sử dụng đất. + Hồ sơ thừa kế đất ở và chuyển nội bộ trong gia đình. 16 + Hồ sơ đăng ký thế chấp và xoá thế chấp bằng quyền sử dụng đất. - Hồ sơ thuộc lĩnh vực tư pháp gồm : + Hồ sơ đăng ký thay đổi, bổ sung, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính. + Hồ sơ cấp bản sao giấy tờ hộ tịch từ sổ hộ tịch . + Hồ sơ cấp lại bản chính giấy khai sinh. + Hồ sơ chứng thực bản sao từ bản chính. + Hồ sơ chứng thực chữ ký. - Hồ sơ thuộc lĩnh vực cấp giấy phép xây dựng gồm: + Hồ sơ cấp phép xây dựng cho công trình, nhà ở riêng lẻ ở đô thị. + Hồ sơ thẩm định, phê duyệt dự án đầu tư, xây dựng cơ bản. - Hồ sơ thuộc lĩnh vực đăng ký kinh doanh gồm: + Hồ sơ đăng ký kinh doanh cá thể. + Hồ sơ đăng ký kinh doanh hợp tác xã. + Hồ sơ đăng ký kinh doanh bán lẻ (hoặc đại lý bán lẻ) rượu, thuốc lá. - Hồ sơ thuộc lĩnh vực chính sách xã hội gồm: + Hồ sơ xác nhận con thương binh, liệt sĩ và đối tượng hưởng chế độ đối với người có công. + Hồ sơ xác nhận đối tượng hưởng chính sách hỗ trợ đối với nạn nhân nhiễm chất độc da cam trong chiến tranh. + Hồ sơ xác nhận chế độ ưu đãi và hỗ trợ cho các hộ nghèo. + Hồ sơ xác nhận miễn giảm thuế sử dụng đất. + Hồ sơ xác nhận thủ tục thăm, viếng và tiếp nhận hài cốt liệt sĩ. - Hồ sơ thuộc lĩnh vực thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo gồm: + Hồ sơ thanh tra thực hiện chính sách, pháp luật. + Hồ sơ giải quyết khiếu nại. + Hồ sơ giải quyết đơn tố cáo. b. Quy trình, thủ tục giải quyết hồ sơ hành chính ở UBND thành phố Ninh Bình. Để thực hiện trách nhiệm và quyền hạn của mình trong việc giải quyết công việc của công dân và tổ chức, UBND thành phố Ninh Bình đã ban hành Quyết định 1068/2008/QĐ-UBND ngày 3/7/2008 về việc ban hành Quy chế 17 làm việc của Trung tâm một cửa liên thông. Trong đó quy định quy trình giải quyết hồ sơ hành chính ở UBND thành phố Ninh Bình gồm 4 bước như sau: * Tiếp nhận hồ sơ: Mọi tổ chức, công dân khi có yêu cầu giải quyết thủ tục hành chính thì có thể tìm hiểu các quy định về thủ tục hồ sơ, thời gian giải quyết, phí, lệ phí được công khai tại Trung tâm một cửa liên thông thành phố Ninh Bình thông qua hệ thống tài liệu được in ấn và bảng điện tử bố trí tại Trung tâm. Sau đó công dân và tổ chức có yêu cầu mua hồ sơ hành chính, hoàn thiện đầy đủ hồ sơ theo quy định và nộp cho Trung tâm. Khi tiếp nhận hồ sơ hành chính của tổ chức cũng như của công dân thì cán bộ, công chức của Trung tâm một cửa liên thông có trách nhiệm: - Xem xét, kiểm tra kỹ các loại giấy tờ cần thiết của từng loại hồ sơ; - Hướng dẫn việc kê khai, bổ sung (nếu thiếu) - Tiếp nhận các hồ sơ đã được kiểm tra đúng yêu cầu, viết phiếu hẹn trả kết quả theo quy định. - Những hồ sơ thuộc các lĩnh vực được quy định giải quyết tại Trung tâm theo cơ chế một cửa liên thông cho công dân và tổ chức thì các phòng, ban chuyên môn không trực tiếp nhận. Hồ sơ không có kiểm tra xác nhận của Trung tâm được coi là không đủ điều kiện để xem xét tiếp theo. - Trung tâm một cửa liên thông chuyển hồ sơ đã nhận đến các phòng ban chức năng trong ngày, cuối ngày báo cáo kết quả số lượng nhận và trả hồ sơ hành chính cho lãnh đạo phụ trách Trung tâm. * Trách nhiệm của các phòng, ban chuyên môn trong việc xem xét và giải quyết các hồ sơ hành chính. - Trưởng các phòng, ban chuyên môn chịu trách nhiệm giải quyết các hồ sơ thuộc quyền hạn của phòng, ban do Trung tâm chuyển đến. - Hồ sơ liên quan đến nhiều phòng, ban chuyên môn thì cần xem xét nội dung chủ yếu liên quan đến phòng, ban chuyên môn nào để báo cáo UBND thành phố quy định trách nhiệm phối hợp giải quyết. * Thẩm quyền giải quyết công việc: - Đối với những loại công việc UBND Thành phố quy định thuộc thẩm quyền giải quyết của trưởng các phòng, ban thì trưởng các phòng, ban ký sau đó chuyển kết quả giải quyết lại Trung tâm. 18 - Đối với các loại công việc UBND Thành phố quy định thuộc thẩm quyền ký của Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch UBND Thành phố thì các phòng, ban chuyên môn trình Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch ký thông qua Văn phòng HĐND và UBND. * Trả kết quả: Sau khi nhận hồ sơ đã giải quyết của các phòng ban chuyên môn, các cán bộ thụ lý trực tiếp mang hồ sơ đến bộ phận Văn thư để đóng dấu; ghi sổ theo dõi; cập nhật thông tin vào máy tính; hướng dẫn cách nộp phí, lệ phí theo quy định và trả kết quả hồ sơ theo đúng ngày ghi trên giấy biên nhận hồ sơ. Những hồ sơ không đủ điều kiện giải quyết hoặc cần có thêm thời gian để nghiên cứu thêm thì các phòng, ban chuyên môn cần thông báo bằng văn bản về lý do cụ thể và chuyển đến Trung tâm để thông báo cho tổ chức hoặc công dân được biết và viết phiếu hẹn lại. Sơ đồ hoá quy trình giải quyết thủ tục hành chính ở UBND thành phố Ninh Bình hiện nay như sau: Công dân hoặc tổ chức Nộp hồ sơ Trả hồ sơ Trung tâm một cửa liên thông thành phố Ninh Bình Các phòng, ban chuyên môn (Kiểm tra hồ sơ) (Thẩm định/ Giải quyết/ Ký duyệt) Văn phòng HĐNDUBND thành phố Trả hồ sơ Trình ký UBND Thành phố Nộp hồ sơ Trình ký Trả hồ sơ Trên thực tế có nhiều thủ tục hành chính liên ngành (thuộc thẩm quyền giải quyết của một cơ quan hành chính sau khi có sự thỏa thuận của một hoặc Chú thích: 19