Tài liệu Tổ chức nghiệp vụ giao nhận hàng mỹ phẩm nhập khẩu bằng đường biển tại công ty tnhh kim gia minh

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI THƯƠNG CƠ SỞ 2 TẠI TP HỒ CHÍ MINH CHUYÊN NGÀNH: KINH TẾ ĐỐI NGOẠI  BÁO CÁO THỰC TẬP GIỮA KHÓA ĐỀ TÀI TỔ CHỨC NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN HÀNG MỸ PHẨM NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH KIM GIA MINH SVTH: Đào Thị Huyền Trang MSSV: 0851015638 Lớp : K47D – A14 GVHD: ThS. Nguyễn Thị Phương Chi TpHCM, tháng 8 năm 2011. 1 MỤC LỤC DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT DANH MỤC BẢNG BIỂU VÀ SƠ ĐỒ LỜI MỞ ĐẦU.............................................................................................................. CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY TNHH KIM GIA MINH..................... I. Quá trình hình thành và phát triển của Cty TNHH Kim Gia Minh............................. II. Bộ máy tổ chức hành chính của Cty TNHH Kim Gia Minh...................................... 1. Ban giám đốc......................................................................................................... 2. Bộ phận kế toán..................................................................................................... 3. Phòng kỹ thuật và điều độ...................................................................................... 4. Phòng xuất nhập khẩu............................................................................................ III. Đánh giá chung về tình hình kinh doanh của Cty trong giai đoạn 2007 – 2010....... CHƯƠNG 2: TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, THỰC HIỆN GIAO NHẬN HÀNG MỸ PHẨM NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH KIM GIA MINH................................................................................................................... I. Công tác tổ chức, giao nhận hàng mỹ phẩm nhập khẩu tại Công ty Kim Gia Minh 8 1. Giới thiệu chung về lô hàng................................................................................... 2. Các bước tiến hành................................................................................................ 2.1 Nhận chứng từ nhập khẩu từ khách hàng........................................................ 2.2 Lên bộ hồ sơ Hải quan để khai báo................................................................. 2.3 Liên lạc với hãng tàu để nhận lệnh giao hàng................................................ 2.4 Khai báo Hải quan......................................................................................... 2.5 Nhận hàng tại cảng và giao cho khách hàng.................................................. 2.6 Tiến hành thanh toán chi phí làm hàng với khách hàng................................. II. So sánh với lý thuyết............................................................................................... 1. Lý thuyết.............................................................................................................. 2. So sánh thực tế..................................................................................................... III. Đánh giá công tác tổ chức giao nhận hàng nhập khẩu tại Công ty Kim Gia Minh 15 2 1. Thành tựu............................................................................................................. 2. Hạn chế................................................................................................................ CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY KIM GIA MINH.................................................... I. Dự báo về các nhân tố ảnh hưởng............................................................................. 1. Luật – Chính sách của Nhà nước......................................................................... 2. Đối thủ cạnh tranh............................................................................................... 3. Nhu cầu thị trường............................................................................................... II. Mục tiêu và phương hướng hoạt động của công ty TNHH Kim Gia Minh đến năm 2015..................................................................................................................... III. Giải pháp................................................................................................................ KẾT LUẬN................................................................................................................. DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO PHỤ LỤC 3 DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT CP: Cổ phần KGM: Kim Gia Minh P&G: Procter&Gamble TNHH: Trách nhiệm hữu hạn TP.HCM: Thành phố Hồ Chí Minh 4 DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT CP: Cổ phần KGM: Kim Gia Minh P&G: Procter&Gamble TNHH: Trách nhiệm hữu hạn TP.HCM: Thành phố Hồ Chí Minh 5 LỜI MỞ ĐẦU Xuất nhập khẩu đã và đang giữ vị trí hàng đầu trong hoạt động ngoại thương. Ngày nay, không chỉ ở các nước phát triển thì hoạt động này mới diễn ra rầm rộ, mà ở các nước đang phát triển, xu thế này ngày một phát triển mạnh. Hòa nhập cùng với xu hướng này, nhiều công ty ở Việt Nam chuyên về mảng forwarding và logistics đã lần lượt ra đời, đánh dấu bước phát triển mới của ngoại thương Việt Nam. Nhận thấy được điều này nên sau một thời gian học các môn nghiệp vụ và theo yêu cầu của Nhà trường về đợt thực tập giữa khóa, em đã xin được thực tập 5 tuần tại công ty TNHH Kim Gia Minh. Với kiến thức được học trên lớp cùng những thông tin hữu ích tích lũy trong thời gian thực tập, em xin chọn đề tài “ Tổ chức nghiệp vụ giao nhận hàng mỹ phẩm nhập khẩu bằng đường biển tại Công ty TNHH Kim Gia Minh” nhằm tìm hiểu và đi vào thực tế hoạt động giao nhận hàng xuất nhập khẩu. Đề tài được kết cấu gồm 3 phần: Chương 1: Giới thiệu chung về công ty TNHH Kim Gia Minh Chương 2: Tình hình tổ chức, thực hiện giao nhận hàng mỹ phẩm nhập khẩu bằng đường biển tại công ty TNHH Kim Gia Minh. Chương 3: Giải pháp hoàn thiện nghiệp vụ giao nhận hàng nhập khẩu tại công ty TNHH Kim Gia Minh Để hoàn thiện tốt đề tài này, trước hết, em xin cám ơn Ban Giám Đốc và phòng kinh doanh Xuất Nhập Khẩu công ty TNHH Kim Gia Minh đã tạo điều kiện thuận lợi cho em thực tập tại công ty trong thời gian qua. Đặc biệt em xin cám ơn tới các cô chú và các anh chị: Phạm Thanh Phong, Nguyễn Cao Trọng, Lê Trần Phong, Nguyễn Thị Tuyết đã nhiệt tình hướng dẫn, đóng góp ý kiến, cung cấp số liệu, chứng từ và chỉ dạy những kinh nghiệm quý báu trong quá trình em thực tập tại công ty. 6 Em xin chân thành cám ơn tới ThS. Nguyễn Thị Phương Chi – Người đã hết lòng hướng dẫn, đóng góp ý kiến, giải đáp những thắc mắc cho em trong quá trình viết đề tài. Mặc dù đã cố gắng hoàn thiện đề tài nhưng do thời gian thực tập ngắn cùng với sự hiểu biết còn hạn hẹp, nên bài báo cáo thực tập này không tránh khỏi những sai sót. Rất mong quý thầy cô đóng góp ý kiến thêm để đề tài của em được hoàn thiện hơn. TP.Hồ Chí Minh, ngày 04 tháng 08 năm 2011 Sinh viên thực hiện Đào Thị Huyền Trang 7 CHƯƠNG 1 GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY TNHH KIM GIA MINH I. Quá trình hình thành và phát triển công ty Căn cứ vào quyết định số 4102027734 của Sở Kế Hoạch và Đầu Tư Thành Phố Hồ Chí Minh, ngày 25/01/2005, Công ty Kim Gia Minh được thành lập với vốn điều lệ ban đầu là 2,5 tỷ đồng, do ông Trịnh Mạnh Tiến làm người đại diện. Tên đầy đủ : Công ty TNHH Kim Gia Minh Tên giao dịch : Kim Gia Minh CO.LTD (K.G.M.) Trụ sở chính : Số 129 Đường D1, Phường 25, Quận Bình Thạnh, Tp.Hồ Chí Minh Điện thoại : (84.8) 35120232 – 35120056 Fax : (84.8) 8983617 Email : [email protected] Những cột mốc quan trọng đánh dấu sự trưởng thành và phát triển của Công ty TNHH Kim Gia Minh: + Ngày 25/01/2005: Sở Kế Hoạch và Đầu Tư TP.HCM cấp giấy phép thành lập công ty TNHH Kim Gia Minh theo số 4102027734, tại 129, D1, Phường 25, Quận Bình Thạnh, TP.HCM. + Tháng 4/2006: Bên cạnh việc cung cấp dịch vụ vận chuyển hàng hóa, công ty mở rộng thêm hình thức cung cấp dịch vụ giao nhận hàng hóa. + Tháng 5/2006: Công ty tăng số lượng đầu xe từ 4 lên thành 16 xe container và 5 xe tải. + Tháng 3/2008: Công ty kí kết hợp đồng với nhiều khách hàng lớn: Công ty TNHH Procter&Gamble VN, Công ty TNHH Procter & Gamble Indochina, Công ty Xây dựng Công trình JPS, Công ty CP Taekwang Vina Industrial, Công ty CP Việt Nam Mộc Bài . 8 + Tháng 2/2008: Công ty Kim Gia Minh trở thành thành viên của Hiệp Hội Vận Tải Hàng Hóa Thành Phố Hồ Chí Minh. + Tháng 11/2010: Công ty mở thêm một chi nhánh cung cấp dịch vụ ở địa bàn tỉnh Tây Ninh. Với phương châm lấy chữ tín làm trọng, lấy quyền lợi và sự hài lòng của khách hàng làm mục tiêu hàng đầu, Công ty Kim Gia Minh đã từng bước ổn định và phát triển lớn mạnh, đáp ứng được hầu hết những yêu cầu khắt khe của thị trường. Từ một công ty nhỏ, sau hơn 5 năm hoạt động, đến nay công ty đã có thị trường khá ổn định trong lĩnh vực giao nhận vận chuyển hàng hóa xuất nhập khẩu. II. Bộ máy tổ chức hành chính của công ty TNHH Kim Gia Minh BAN GIÁM ĐỐC P. KỸ THUẬT VÀ ĐIỀU ĐỘ TÂY NINH BPHẬN GIAO NHẬN BPHẬN CHỨNG TỪ P.XUẤT NHẬP KHẨU TP HỒ CHÍ MINH BPHẬN GIAO NHẬN BPHẬN CHỨNG TỪ P.TÀI CHÍNH KẾ TOÁN ĐỒNG NAI BPHẬN GIAO NHẬN BPHẬN CHỨNG TỪ Sơ đồ 1.1: Bộ máy tổ chức hành chính của công ty TNHH Kim Gia Minh (Nguồn: Luận chứng kinh tế Công ty TNHH Kim Gia Minh) Công ty TNHH Kim Gia Minh tổ chức theo mô hình trực tuyến chức năng, quyền quyết định tập trung chủ yếu ở Ban giám đốc, trách nhiệm quản lý do các phòng ban chức năng, các trưởng phòng thực hiện. 9 Để thống nhất công tác quản lý, tạo sự xuyên suốt trong quá trình điều hành hoạt động cũng như nâng cao tính hiệu quả từng chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban, Ban lãnh đạo được qui định như sau: 1. Ban giám đốc Trực tiếp tổ chức và điều hành những hoạt động của công ty theo đúng luật, đúng điều lệ của công ty. Đồng thời xác định mục tiêu, xây dựng phương hướng phát triển của công ty ở mọi lĩnh vực công tác kế hoạch, tài chính, đầu tư phát triển… 2. Bộ phận kế toán Ghi chép đầy đủ chứng từ, cập nhật sổ sách chứng từ kế toán theo quy định của pháp luật, phản ánh chân thực chính xác các số liệu về tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Tổ chức thực hiện các nghĩa vụ nộp thuế và các khoản phải nộp ngân sách nhà nước theo quy định của pháp luật, phát hiện và ngăn chặn kịp thời việc sử dụng vốn, tài sản và vật tư sai mục đích. Quản lý ngân sách các phòng ban, theo dõi tình hình hoạt động của công ty: doanh thu, chi phí, lợi nhuận. 3. Phòng kỹ thuật và điều độ Phân công, điều độ nhân viên (lái xe và phụ xe) vận chuyển hàng hóa một cách hợp lý, đúng tiến độ. Thực hiện các công tác sửa chữa bảo trì, bảo dưỡng toàn bộ hệ thống máy móc, các thiết bị, xe container vận chuyển, đảm bảo chất lượng cho xe được vận hành một cách tốt nhất. Cung cấp và kiểm soát mức độ tiêu thụ nhiên liệu. 4. Phòng xuất nhập khẩu Tiếp nhận đơn đặt hàng, làm thủ tục chứng từ, đảm bảo thủ tục hợp lệ để giao nhận hàng hóa, phòng xuất nhập khẩu có nhiệm vụ làm việc với các cơ quan chức năng liên quan ( Hải quan, Bộ công thương, Trung tâm kiểm định chất lượng hàng hóa…) 10 Tiến hành các hoạt động nhằm chăm sóc và duy trì mối quan hệ với khách hàng hiện tại, đồng thời lập kế hoạch khai thác những khách hàng tiềm năng khác. III. Đánh giá chung về tình hình hoạt động kinh doanh của công ty trong giai đoạn 2007-2010 Bảng 1.1: Tình hình doanh thu, lợi nhuận của Công ty TNHH Kim Gia Minh (2007-2010) (Đơn vị tính: nghìn đồng) Năm Doanh thu Chi phí Lợi nhuận 2007 2008 2009 2010 13.245.875 21.591.491 26.252.316 32.135.816 12.981.790 20.868.818 25.306.079 30.838.771 264.085 722.673 946.237 1.297.045 (Nguồn:Bảng báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của công ty TNHH Kim Gia Minh 2007-2010) Thông qua bảng báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH Kim Gia Minh, ta thấy doanh thu và lợi nhuận của công ty trong giai đoạn vừa qua có xu hướng tiến triển tốt, liên tục tăng qua các năm. Giai đoạn 2007-2008, doanh thu và lợi nhuận của công ty có mức tăng cao đột biến, doanh thu tăng 63% và lợi nhuận tăng 173%. Có được mức tăng kể trên xuất phát từ việc công ty trong giai đoạn 2007 – 2008 đã có những kí kết với nhiều khách hàng mới, trong đó có một số khách hàng lớn như: Công ty cổ phần Taekwang Vina Industrial, Công ty TNHH Deasin Vina… Việc kí kết đã giúp cho công ty gia tăng cả về số lượng đơn đặt hàng cũng như giá trị mỗi đơn hàng. Đồng thời, đây cũng là khoảng thời gian đánh dấu sự thành công của công ty trong việc mở rộng lĩnh vực hoạt động kinh doanh vào năm 2006, chuyển từ mô hình chỉ cung cấp dịch vụ vận chuyển nội địa và vận tải tại cảng sang mô hình vừa cung cấp dịch vụ vận tải vừa thực hiện hoạt động giao nhận, trong đó bao gồm cả dịch vụ khai thuê hải quan. 11 Giai đoạn 2008- 2009, doanh thu tăng 21.6%, lợi nhuận tăng 30.9%. Doanh thu và lợi nhuận tăng nhẹ do chịu ảnh hưởng của cuộc khủng hoảng tài chính thế giới, nhưng nhờ vào sự nỗ lực hết mình của toàn thể công ty và sự tin cậy của khách hàng thân thiết thường xuyên có hàng nhập, Công ty Kim Gia Minh đã vượt qua khó khăn và biến động của cơ chế thị trường để duy trì được mức doanh thu và lợi nhuận. Giai đoạn 2009-2010, doanh thu, lợi nhuận của công ty tăng một cách đáng kể, doanh thu tăng 22.4% và lợi nhuận tăng 37.1%. Đó là do công ty đã tận dụng những cơ hội mà thị trường mang lại khi Việt Nam gia nhập WTO, đồng thời phát huy thế mạnh trên lĩnh vực giao nhận với đội ngũ nhân viên có bề dày kinh nghiệm, chất lượng luôn ổn định và đáp ứng nhu cầu tốt nhất cho khách hàng. 12 CHƯƠNG 2 TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, THỰC HIỆN GIAO NHẬN HÀNG MỸ PHẨM NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH KIM GIA MINH I. Công tác tổ chức, thực hiện giao nhận hàng mỹ phẩm nhập khẩu tại KGM 1. Giới thiệu chung về lô hàng Công ty P&G Việt Nam nhập khẩu từ Công ty P&G Thái Lan lô hàng mỹ phẩm Olay, Head&Shoulder, Rejoice. Công ty P&G Việt Nam thuê Công ty TNHH Kim Gia Minh làm dịch vụ khai báo hải quan và làm thủ tục nhập khẩu hàng. 2. Các bước tiến hành NHẬN CHỨNG TỪ NHẬP KHẨU TỪ KHÁCH HÀNG CHUẨN BỊ BỘ HỒ SƠ HẢI QUAN LẤY LỆNH GIAO HÀNG KHAI BÁO HẢI QUAN NHẬN HÀNG TẠI CẢNG VÀ GIAO CHO KHÁCH HÀNG THANH TOÁN CHI PHÍ LÀM HÀNG VỚI KHÁCH HÀNG Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổng quát nghiệp vụ giao nhận đối với hàng nhập (Nguồn: Tác giả tự tổng hợp) 13 2.1. Nhận chứng từ nhập khẩu từ khách hàng Sau khi nhận được giấy báo hàng đến (Arrival notice), P&G sẽ fax hoặc mail bộ chứng từ cho KGM. Các nhân viên giao nhận KGM phải có trách nhiệm kiểm tra sự phù hợp của các thông tin và số liệu trên bộ chứng từ. Một bộ chứng từ thường bao gồm: Hợp đồng, hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói, vận đơn đường biển, giấy báo hàng đến. Tùy theo đặc điểm của từng lô hàng mà bộ chứng từ cần có thêm các giấy tờ khác. Với lô hàng mỹ phẩm lần này, ngoài các giấy tờ kể trên, bộ chứng từ còn bao gồm: Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O Form D) do lô hàng này có xuất xứ từ Thái Lan nên được hưởng chế độ ưu đãi về thuế quan, Giấy ủy quyền nhập khẩu (Hợp pháp hóa lãnh sự) theo Thông báo 197/TB-BCT của Bộ Công thương, Giấy phép nhập khẩu tự động theo Thông tư 24/2010/TT-BCT của Bộ Công thương. Ngoài ra, P&G còn cung cấp giấy giới thiệu cho Công ty Kim Gia Minh để thuận tiện trong việc làm chứng từ ở Hải quan, các hãng tàu và cảng… Lưu ý: Các chứng từ sao y cần có chữ ký và xác nhận của chủ hàng và chủ hàng chịu trách nhiệm trước pháp luật. 2.2. Chuẩn bị bộ hồ sơ hải quan Nhân viên giao nhận KGM chuẩn bị bộ hồ sơ hải quan bao gồm: + Hợp đồng (Purchase Contract) + Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) + Phiếu đóng gói (Packing List) + Vận đơn đường biển (Bill of Lading) + Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O form D) + Giấy ủy quyền nhập khẩu (Hợp pháp hóa lãnh sự) + Giấy phép nhập khẩu tự động Nhân viên KGM phải kiểm tra tính chính xác và tính hợp lệ của Bộ chứng từ trước khi khai báo Hải quan. Nếu có sai xót thì phải báo ngay cho P&G để kịp thời điều chỉnh, bổ sung vào bộ chứng từ cho phù hợp, tránh sau này khi khai báo mới phát hiện ra thì sẽ mất rất nhiều thời gian và chi phí điều chỉnh, ảnh hưởng đến tiến độ vận chuyển hàng hóa. 14 2.3. Liên lạc với hãng tàu để nhận lệnh giao hàng Sau khi nhận được vận đơn hoặc giấy thông báo hàng đến (Arrival notice), nhân viên giao nhận KGM sẽ đến hãng tàu để lấy lệnh giao hàng (D/O). Tại đây nhân viên giao nhận sẽ nhận được 4 lệnh: 1 lệnh để liên hệ với Văn phòng đại diện của hãng tàu tại cảng để được xác nhận giao hàng. 1 lệnh nộp tại phòng thương vụ cảng để đóng phí nâng hạ container và làm phiếu ra cổng cho xe chở hàng khi nhận hàng xong. 1 lệnh nộp cho Hải quan giám sát cổng tại cảng. 1 lệnh để lưu. Do P&G phải đem container về kho riêng để lấy hàng nên nhân viên giao nhận KGM phải làm giấy cam kết mượn container. Nhân viên KGM điền đầy đủ thông tin chi tiết về lô hàng vào biểu mẫu của hãng tàu và phải đặt cọc một số tiền tùy theo giá mỗi hãng tàu. Sau đó, nhân viên KGM đến thu ngân của hãng tàu để đóng tiền đặt cọc và các chi phí khác như phí D/O và phí vệ sinh container… 2.4. Khai báo hải quan Sau khi chuẩn bị đầy đủ bộ hồ sơ hải quan, nhân viên giao nhận KGM sẽ tiến hành khai báo Hải quan điện tử qua phần mềm EcusK2.  Bước 1: Nhân viên KGM nhập dữ liệu vào phần mềm EcusK2: + Nhập thông tin tờ khai: Người nhập khẩu, người xuất khẩu, loại hình nhập khẩu, hợp đồng, hóa đơn thương mại, phương tiện vận tải, vận tải đơn, nước xuất khẩu, cảng – địa điểm xếp hàng, cảng – địa điểm dỡ hàng, điều kiện giao hàng, đồng tiền thanh toán – tỷ giá tính thuế, phương thức thanh toán …. + Nhập danh sách hàng tờ khai: Tên hàng – quy cách phẩm chất, mã số hàng hóa (mã HS), xuất xứ hàng hóa, số lượng, đơn vị tính, đơn giá nguyên tệ, trị giá nguyên tệ, thuế suất thuế nhập khẩu (5%, do lô hàng có xuất xứ Thái Lan được hưởng chế độ ưu đãi về thuế quan) , thuế suất thuế VAT (10%). Sau khi tiến hành ghi lại, phần mềm EcusK2 sẽ tự động tính số tiền thuế mà doanh nghiệp phải nộp cho lô hàng này. 15 + Các chứng từ kèm theo: Hợp đồng, Hóa đơn thương mại, Tờ khai trị giá PP1, các chứng từ đính kèm dạng ảnh (hợp đồng, hóa đơn thương mại, packing list, vận đơn, C/O Form D, giấy ủy quyền nhập khẩu). Trong đó, tờ khai trị giá PP1 cho biết trị giá tính thuế bằng đồng Việt Nam của từng mặt hàng, là cơ sở để công chức hải quan chấp nhận hoặc không chấp nhận việc khai báo về giá của doanh nghiệp.  Bước 2: Sau khi nhập xong thì tiến hành khai báo, dữ liệu sẽ chuyển qua mạng vào hệ thống tiếp nhận Hải quan. Hệ thống tiếp nhận của Hải quan nhận được các dữ liệu này tự động cấp cho doanh nghiệp số tiếp nhận hồ sơ. Cán bộ hải quan kiểm tra dữ liệu doanh nghiệp truyền đã chính xác và phản hồi số tờ khai. Sau khi đã có số tờ khai, nhân viên giao nhận KGM chuẩn bị bộ hồ sơ gồm: Tờ khai hải quan (in từ phần mềm khai báo), hợp đồng, hóa đơn thương mại, vận đơn, mail hoặc fax qua cho P&G để P&G tiến hành xin Chứng thư bảo lãnh của Ngân hàng. Mục đích của việc xin Chứng thư bảo lãnh Ngân hàng: Do lô hàng mỹ phẩm này là mặt hàng tiêu dùng nên doanh nghiệp phải thực hiện việc nộp thuế ngay trước khi nhận hàng. Tuy nhiên, nếu có Thư bảo lãnh của Ngân hàng, tức là Ngân hàng sẽ đứng ra bảo lãnh số tiền thuế doanh nghiệp phải nộp cho cơ quan hải quan, thì doanh nghiệp sẽ được ân hạn nộp thuế trong vòng 30 ngày. Như vậy doanh nghiệp sẽ chủ động hơn về mặt tài chính và lô hàng này sẽ được giải phóng ngay khi xuất trình Thư bảo lãnh của Ngân hàng mà không cần phải nộp thuế ngay.  Bước 3: Sau khi kiểm tra tính hợp lệ và chính xác của các dữ liệu được truyền, cán bộ Hải quan tiến hành việc phân luồng tờ khai và phản hồi cho doanh nghiệp + Luồng Xanh: cho phép thông quan. + Luồng Vàng điện tử: xuất trình hồ sơ điện tử. + Luồng Vàng giấy: xuất trình hồ sơ giấy. + Luồng Đỏ: xuất trình hồ sơ giấy và hàng hóa để kiểm tra. Lô hàng lần này được phân luồng đỏ: xuất trình hồ sơ giấy và hàng hóa để kiểm tra. Do đó nhân viên KGM tiến hành in tờ khai Hải quan điện tử và chuẩn bị 16 hồ sơ giấy bao gồm: tờ khai in, tờ khai trị giá tính thuế, hợp đồng, hóa đơn thương mại, packing list, vận đơn, C/O Form D, giấy phép nhập khẩu tự động, chứng thư bảo lãnh thuế của ngân hàng, sau đó mang toàn bộ hồ sơ lên chi cục Hải quan.  Bước 4: Công chức Hải quan kiểm tra chi tiết hồ sơ, kiểm tra giá thuế và ký xác nhận rồi chuyển toàn bộ hồ sơ qua bộ phận kiểm hóa. Cán bộ chi cục Hải quan phân công công chức Hải quan xuống cảng kiểm tra thực tế hàng hóa. 2.5. Nhận hàng tại cảng và giao cho khách hàng 2.5.1 Đăng ký giao hàng thẳng và in phiếu giao nhận Nhân viên giao nhận KGM mang D/O + giấy mượn container đến văn phòng đại lý Hãng tàu đặt tại cảng để xin xác nhận giao hàng thẳng (không rút ruột tại bãi). Hãng tàu đóng dấu giao hàng thẳng lên D/O và trả lại cho nhân viên giao nhận. Nhân viên giao nhận mang D/O có đóng dấu giao hàng thẳng đến quầy thu ngân của phòng thương vụ cảng để đóng phí nâng container và phí chuyển bãi. Sau khi thu đủ tiền, cán bộ thu ngân phát hành hóa đơn, đóng dấu “ĐÃ THU TIỂN” lên D/O đó và giao cho nhân viên KGM Phiếu giao nhận container (EIR). Nhân viên KGM mang phiếu EIR đến Phòng Điều động cảng nhờ họ chuyển container ra bãi kiểm hoá. 2.5.2 Kiểm hoá hàng Nhân viên giao nhận mời cán bộ Hải quan đến kiểm tra thực tế hàng hóa. Sau khi cán bộ Hải quan xác định container còn nguyên seal gốc, đúng số container, đúng số seal, người giao nhận liên hệ với công nhân cảng tiến hành cắt seal, mở container và bắt đầu kiểm hoá. Lô hàng này được phân kiểm theo tỷ lệ 10%, thực hiện bằng phương pháp kiểm tra thủ công. Lô hàng này chỉ cần kiểm tra thủ công về tình trạng bao bì, số lượng, chủng loại (để xác định chính xác mã HS) và xuất xứ của hàng hóa thể hiện trên bao bì có thực từ Thái Lan hay không. Sau khi cán bộ Hải Quan kiểm tra thực tế lô hàng, đồng ý là hàng hóa thực nhập đúng với khai báo của chủ hàng trên tờ khai, cán bộ Hải quan ký xác nhận thông quan lô hàng. 17 2.5.3 Thanh lý cổng: Đây là khâu cuối cùng của quá trình nghiệp vụ giao nhận hàng, người giao nhận sẽ mang tờ khai đã được ký xác nhận thông quan, lệnh giao hàng và phiếu giao nhận container (EIR) trình cho Hải quan giám sát cổng. Tại đây, cán bộ Hải quan sẽ ký xác nhận, đóng dấu lên phiếu EIR và giữ lại 01 D/O. Nhân viên giao nhận Công ty Kim Gia Minh giao phiếu EIR có xác nhận của Hải quan cổng cho tài xế xe container kéo container về kho của công ty P&G. 2.6. Tiến hành thanh toán chi phí làm hàng với khách hàng Sau khi hoàn thành thủ tục thông quan cho hàng hoá và chuyển hàng về kho cho Công ty P&G xong thì Công ty Kim Gia Minh tiến hàn việc thanh toán chi phí làm hàng với P&G như sau: + Trả lại toàn bộ hồ sơ bản chính cho P&G, chỉ lưu lại bản sao. + Lập giấy báo nợ (DEBIT NOTE) trong đó bao gồm: 1. Các khoản phí mà công ty mà công ty đã nộp thay cho khách hàng có hoá đơn đóng hộ: phí D/O, phí THC (phí cầu cảng), phí vệ sinh, nâng hạ container… 2. Phí dịch vụ giao nhận và vận chuyển hàng hoá: dựa trên hợp đồng ký kết giữa KGM và P&G. 3. Các chi phí phát sinh (nếu có). 4. Số tiền mà khách hàng phải trả là Giám đốc ký tên và đóng dấu Người giao nhận mang toàn bộ chứng từ cùng với giấy báo nợ đến quyết toán với Công ty P&G. II. So sánh với lý thuyết Trong quá trình học tập tại trường, em đã được thầy cô hướng dẫn lý thuyết về “nghiệp vụ và quy trình giao nhận hàng hoá nhập xuất nhập khẩu”. Quá trình thực tập tại Công ty TNHH Kim Gia Minh với đề tài “ Tổ chức nghiệp vụ giao nhận hàng mỹ phẩm nhập khẩu bằng đường biển” đã giúp em đưa ra những so sánh giữa lý thuyết đã học và thực tế như sau: 18 1. Lý thuyết: Về phần lý thuyết xin trình bày những gì mà thầy cô giảng dạy trong thời gian được học ở nhà trường vừa qua. - Bước 1: Chuẩn bị trước khi nhận hàng nhập khẩu, bao gồm các công việc: + Kiểm tra việc trả tiền + Nắm thông tin về hàng và tàu, về thủ tục hải quan đối với mặt hàng nhập khẩu + Nhận các giấy tờ như: Thông báo tàu đến (Arrival Notice), B/L và các chứng từ khác về hàng hóa. - Bước 2: Làm thủ tục hải quan: + Chuẩn bị bộ hồ sơ hải quan. + Khai và tính thuế nhập khẩu + Đăng ký tờ khai + Đăng ký kiểm hóa + Tiến hành kiểm hóa + Kiểm tra thuế + Nhận thông báo thuế, đóng thuế và lệ phí hải quan - Bước 3: Nhận hàng từ cảng hoặc tàu: + Lấy lệnh giao hàng (D/O) + Xác nhận D/O và đối chiếu Manifest + Đóng lệ phí + Lấy phiếu vận chuyển và nhận hàng. 2. So sánh thực tế: Trong quá trình thực tập em đã thấy được những bước làm hàng được áp dụng vào thực tế như đã trình bày trong Chương 2. - Bước 1: Nhận chứng từ nhập khẩu từ khách hàng. - Bước 2: Chuẩn bị bộ hồ sơ hải quan để khai báo. - Bước 3: Liên lạc với hãng tàu để nhận lệnh giao hàng. - Bước 4: Khai báo Hải quan. - Bước 5: Nhận hàng tại cảng và giao cho khách hàng. - Bước 6: Tiến hành thanh toán chi phí làm hàng với khách hàng. 19 Nhìn vào các bước trong quy trình lý thuyết và quy trình thực tế, ta có thể thấy những điểm khác biệt sau đây: - Trong quy trình lý thuyết không có bước “Nhận chứng từ nhập khẩu từ khách hàng” và bước “Tiến hành thanh toán chi phí làm hàng với khách hàng” như trong quy trình thực tế. Nguyên nhân của sự khác biệt này là do Công ty Kim Gia Minh không phải là chủ lô hàng mà là người môi giới, thực hiện dịch vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu trọn gói cho chủ hàng là Công ty P&G. - Trong quy trình lý thuyết, đối với mặt hàng tiêu dùng như lô hàng mỹ phẩm thì phải nộp thuế trước khi được nhận hàng. Tuy nhiên, trong quy trình thực tế, Công ty P&G đã xin Thư bão lãnh của Ngân hàng để được ân hạn việc nộp thuế thêm 30 ngày, do đó không cần nộp thuế ngay mà chỉ cần xuất trình thư bảo lãnh là đã được nhận hàng. - Trong quy trình thực tế, khi nhận hàng tại cảng Cát Lái không cần phải đối chiếu Manifest. Mặc dù giữa hai quy trình có những khác biệt, và trong quy trình lý thuyết các bước thực hiện không được nêu một cách cụ thể, nhưng về cơ bản thì hai quy trình khá giống nhau. Quy trình lý thuyết một phần nào đã giúp em áp dụng được những kiến thức ấy vào quy trình thực tế trong quá trình thực tập tại Công ty. Quá trình thực tập giúp em hiểu rằng lý thuyết khi áp dụng vào thực tế sẽ có rất nhiều vấn đề nảy sinh, đòi hỏi chúng ta phải đi vào thực tế, tìm hiểu, nắm bắt thông tin về ngành chúng ta một cách chính xác kết hợp với khả năng ứng xử nhanh nhạy, linh hoạt trước mọi tình huống thì mới có thể hoàn thành tốt công việc. III. Đánh giá công tác tổ chức, thực hiện giao nhận hàng nhập khẩu tại KGM 1. Thành tựu Tổ chức nghiệp vụ giao nhận hàng hoá nhập khẩu tại Công ty Kim Gia Minh được thực hiện rất chuyên nghiệp và hiệu quả. Đội ngũ nhân viên được đào tạo chuyên sâu cùng với kinh nghiệm hằng ngày được đúc kết cho chất lượng dịch vụ cũng như uy tín của công ty ngày càng nâng cao. Trong quá trình kinh doanh, công ty cũng đã tạo được mối quan hệ tốt với các đại lý hãng tàu, Hải quan. Điều này đã tạo điều kiện thuận lợi cho công ty trong quá trình làm việc, giúp cho quá trình giao 20