Tài liệu Tổ chức khoa học tài liệu ghi âm tại kho lưu trữ trung ương đảng thực trạng và giải pháp

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC Xà HỘI VÀ NHÂN VĂN *************************** NGUYỄN ĐỨC THẮNG TỔ CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆU GHI ÂM TẠI KHO LƢU TRỮ TRUNG ƢƠNG ĐẢNG THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP Luận văn Thạc sĩ chuyên ngành Lƣu trữ học Hà Nội - 2014 ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC Xà HỘI VÀ NHÂN VĂN *************************** NGUYỄN ĐỨC THẮNG TỔ CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆU GHI ÂM TẠI KHO LƢU TRỮ TRUNG ƢƠNG ĐẢNG THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP Luận văn Thạc sĩ chuyên ngành Lƣu trữ học Mã số : 603224 Giảng viên hƣớng dẫn: PGS.TS ĐÀO XUÂN CHÚC Hà Nội - 2014 MỤC LỤC MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài ……………………………………………………………….. 4 2. Mục tiêu nghiên cứu của đề tài ……………………………………………………...... 5 3. Nhiệm vụ nghiên cứu ……………………………………………………........................... 5 4. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu ………………………………………................... 6 5. Lịch sử nghiên cứu vấn đề ……………………………………………………………….. 6 6. Nguồn tƣ liệu tham khảo …………………………………………………………………. 7 7. Phƣơng pháp nghiên cứu ………………………………………………………………… 8 8. Đóng góp của đề tài ………………………………………………………………..... 8 9. Bố cục của luận văn ………………………………………………………………...... 9 Chƣơng 1: Tổng quan về Cục Lƣu trữ Văn phòng Trung ƣơng và khối tài liệu ghi âm đang quản lý 1.1. Khát quát chung về Cục Lƣu trữ Văn phòng Trung ƣơng Đảng 10 1.1.1. Sự hình thành và phát triển của Cục Lưu trữ Văn phòng Trung 10 ương Đảng 1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, tổ chức bộ máy của Cục Lưu trữ Văn 11 phòng Trung ương Đảng 1.2. Tổng quan về Kho Lƣu trữ Trung ƣơng Đảng 15 1.3. Giới thiệu các khối tài liệu ghi âm tại Cục Lƣu trữ Văn phòng 18 Trung ƣơng Đảng 1.3.1. Cơ sở xác định các khối tài liệu ghi âm tại Cục Lưu trữ Văn 19 phòng Trung ương Đảng 1.3.2. Thành phần và nội dung tài liệu lưu trữ ghi âm tại Cục Lưu trữ 21 Văn phòng Trung ương Đảng 1.3.3. Ý nghĩa của tài liệu ghi âm 22 1 1.3.4. Đặc điểm của tài liệu ghi âm 26 1.3.5.Khảo sát công tác lưu trữ tài liệu ghi âm ở một số cơ quan đơn vị 29 Chƣơng 2: Thực trạng tổ chức tài liệu ghi âm tại Kho Lƣu trữ Trung ƣơng Đảng 2.1. Một số khái niệm 39 2.1.1. Một số khái niệm về tài liệu ghi âm 39 2.1.2. Tổ chức khoa học tài liệu ghi âm 40 2.2 .Tầm quan trọng của việc tổ chức khoa học tài liệu ghi âm 40 2.2.1. Tổ chức khoa học tài liệu ghi âm giúp cho việc quản lý tài liệu ghi âm tại Kho Lưu trữ 2.2.2. Tổ chức khoa học tài liệu ghi âm giúp phát huy giá trị của tài 40 liệu lưu trữ 2.2.3. Tổ chức khoa học tài liệu ghi âm giúp bảo quản an toàn, chặt 42 chẽ, giữ gìn bí mật, không để mất mát và thất lạc tài liệu ghi âm 2.2.4. Tổ chức khoa học giúp cho ứng dụng công nghệ thông tin vào 43 công tác lưu trữ tài liệu ghi âm được thuận lợi 2.3. Thực trạng tổ chức khoa khọc tài liệu ghi âm tại Kho Lƣu trữ 43 Trung ƣơng Đảng 2.3.1. Phân loại tài liệu ghi âm 43 2.3.2. Xác định giá trị tài liệu ghi âm và bổ sung tài liệu ghi âm 55 2.3.3.Tổ chức công cụ tra cứu tài liệu ghi âm 61 Chƣơng 3: Một số giải pháp tổ chức khoa học tài liệu ghi âm tại Kho Lƣu trữ Trung ƣơng Đảng 3.1.Nhóm giải pháp chính để tổ chức khoa học tài liệu ghi âm 65 3.1.1. Công tác phân loại khoa học tài liệu lưu trữ ghi âm 65 3.1.2. Công tác xác định giá trị tài liệu ghi âm và bổ sung tài liệu ghi 79 2 âm vào Kho Lưu trữ Trung ương Đảng 3.1.3. Xây dựng công cụ tra cứu tài liệu ghi âm 84 3.2. Nhóm giải pháp hỗ trợ để tổ chức khoa học tài liệu ghi âm 96 3.2.1. Các văn bản hướng dẫn chỉ đạo về công tác lưu trữ tài liệu ghi 96 âm 3.2.2. Cơ sở vật chất trang thiết bị kỹ thuật phục vụ lưu trữ tài liệu ghi 102 âm 3.2.3. Về công tác cán bộ 102 KẾT LUẬN 104 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ……………… 107 PHỤ LỤC 114 3 PHẦN MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Tµi liÖu Ph«ng L-u tr÷ §¶ng Céng s¶n ViÖt Nam lµ mét bé phËn quan träng trong toµn bé tµi liÖu l-u tr÷ Quèc gia, lµ di s¶n v¨n ho¸ v« cïng quý b¸u cña §¶ng vµ cña d©n téc [3,tr1]. Khèi di s¶n quý b¸u nµy hiÖn ®ang ®-îc b¶o qu¶n t¹i Kho L-u tr÷ Trung -¬ng §¶ng (thuéc Côc L-u tr÷V¨n phßng Trung -¬ng §¶ng) theo Quy định số 210-QĐ/TW ngày 06-32009 của Ban Bí thƣ về Phông Lƣu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam. Ph«ng L-u tr÷ §¶ng Céng s¶n ViÖt Nam lµ toµn bé tµi liÖu l-u tr÷ cã ý nghÜa chÝnh trÞ, khoa häc vµ thùc tiÔn ®-îc h×nh thµnh trong qu¸ tr×nh ho¹t ®éng cña c¸c cÊp uû, c¬ quan, tæ chøc §¶ng vµ §oµn Thanh niªn c¸c cÊp, toµn bé tµi liÖu vÒ th©n thÕ, sù nghiÖp vµ ho¹t ®éng cña Chñ tÞch Hå ChÝ Minh vµ c¸c ®ång chÝ l·nh ®¹o chñ chèt ë cÊp uû §¶ng vµ các tổ chức chính trị - xã hội. Tµi liÖu l-u tr÷ ®ang ®-îc b¶o qu¶n t¹i Kho L-u tr÷ Trung -¬ng §¶ng kh«ng chØ cã tµi liÖu giÊy mµ bao gåm c¶ phim ảnh, phim điện ảnh, Microfilm, b¨ng ghi ©m, ghi h×nh. Nhận thức sâu sắc về vai trò của tài liệu lƣu trữ, đặc biệt là loại hình tài liệu ghi âm trong công cuộc xây dựng và bảo vệ tổ quốc, Đảng và Nhà nƣớc ta rất quan tâm đến việc phát huy giá trị khối tài liệu này. Khẳng định tài liệu lƣu trữ ghi âm là một trong những nguồn tƣ liệu chính có giá trị pháp lý, độ chính xác cao, đƣợc nhà nƣớc thống nhất quản lý tƣơng đối độc lập tại các Kho Lƣu trữ Đảng và Nhà nƣớc. Vì vậy để loại hình tài liệu ghi âm đƣợc đƣa ra khai thác và sử dụng có hiệu quả việc tổ chức khoa học tài liệu ghi âm trong Kho Lƣu trữ Trung ƣơng Đảng đang là vấn đề quan tâm cấp thiết. 4 Ngoài những lý do trên, xuất phát từ công việc mà ngƣời viết đƣợc giao đang trực tiếp quản lý, tổ chức bảo quản tại Kho Lƣu trữ Trung ƣơng. Để thực hiện tốt công việc đó, bắt buộc phải nghiên cứu để đƣa ra các giải pháp về việc tổ chức khoa học khối tài liệu ghi âm nêu trên. Trên đây là những lý do cơ bản để chúng tôi chọn đề tài: “Tổ chức khoa học tài liệu ghi âm tại Kho Lưu trữ Trung ương Đảng” làm luận văn thạc sĩ của mình. 2. Mục tiêu nghiên cứu của đề tài Thực hiện đề tài này, tác giả hƣớng tới một số mục tiêu sau đây: - Một là: Giới thiệu, phân tích, đánh giá thực trạng về tổ chức khoa học khối tài liệu ghi âm trong Kho Lƣu trữ Trung ƣơng Đảng. Qua việc phân tích, đánh giá thực trạng đó thấy đƣợc sự cần thiết phải nghiên cứu đề xuất những giải pháp tổ chức khoa học tài liệu ghi âm tại Kho Lƣu trữ Trung ƣơng Đảng để bảo quản an toàn và phát huy hiệu quả tài liệu ghi âm. - Hai là: Đề xuất một số giải pháp cụ thể nhằm nâng cao chất lƣợng tổ chức khoa học tài liệu ghi âm. Đồng thời qua đó đƣa ra một số kiến nghị nhằm tổ chức khoa học tài liệu ghi âm cho các đơn vị cơ sở để Cục Lƣu trữ Văn phòng Trung ƣơng hƣớng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ lƣu trữ tài liệu ghi âm cho hệ thống lƣu trữ của Đảng. 3. Nhiệm vụ nghiên cứu Để đạt đƣợc mục tiêu nghiên cứu của luận văn, tác giả đƣa ra những nhiệm vụ nghiên cứu sau: - Nghiên cứu nội dung, thành phần, ý nghĩa, đặc điểm tài liệu ghi âm đƣợc hình thành trong hoạt động của các cơ quan và tổ chức Đảng. 5 - Nghiên cứu thực trạng công tác lƣu trữ tài liệu ghi âm tại Kho Lƣu trữ Trung ƣơng Đảng để đƣa ra một số giải pháp nhằm tổ chức khoa học tài liệu ghi âm tại Kho Lƣu trữ Trung ƣơng Đảng đƣợc tốt hơn. 4. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu + Đề tài tập trung nghiên cứu các khối tài liệu ghi âm đang quản lý tại Kho Lƣu trữ Trung ƣơng Đảng. + Loại hình tài liệu mà luận văn tập trung nghiên cứu là tài liệu ghi âm. - Phạm vi nghiên cứu: + Đề tài chỉ nghiên cứu các nội dung liên quan đến nghiệp vụ tổ chức khoa học tài liệu ghi âm tại Kho Lƣu trữ Trung ƣơng Đảng. 5. Lịch sử nghiên cứu vấn đề Công tác tổ chức khoa học tài liệu ghi âm là một hƣớng nghiên cứu đƣợc rất nhiều độc giả quan tâm. Đã có rất nhiều các bài viết đăng trên tạp chí chuyên ngành. Đáng chú ý có một số bài viết mang tính khái quát đăng trên Tạp chí Văn thƣ - Lƣu trữ Việt Nam nhƣ: “Lưu trữ tài liệu nghe nhìn của các nước trên thế giới- Lịch sử và tổ chức” của tác giả Đào Xuân Chúc - Tạp chí lƣu trữ Việt Nam, số 1/2003; bài “Hơn nửa thế kỷ bảo tồn và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ nghe nhìn ở Việt Nam” của tác giả Đào Xuân Chúc - Tạp chí Văn thƣ Lƣu trữ Việt Nam, số 12/2008; bài “Gi¶i ph¸p c«ng nghÖ trong viÖc l-u gi÷ vµ qu¶n lý tµi liÖu ghi ©m t¹i trung t©m L-u tr÷ Quèc gia III” của tác giả Lª V¨n N¨ng-Vò Xu©n Th¾ng - T¹p chÝ L-u tr÷ ViÖt Nam, sè 1/2003….. 6 Ngoài ra, vấn đề tổ chức khoa học tài liệu cũng đã có một vài công trình nghiên cứu đề cập tới, nhƣng ở các khía cạnh khác nhau, ví dụ: LuËn v¨n Th¹c sÜ của Lª V¨n N¨ng “X©y dùng hÖ thèng l-u tr÷ vµ t×m kiÕm th«ng tin tµi liÖu v¨n th--l-u tr÷”, Luận văn Thạc sĩ của Nguyễn Thúy Bình “Công tác lưu trữ tài liệu nghe nhìn ở các Đài Truyền hình - Thực trạng và giải pháp; §Ò tµi khoa häc KX- 03/VPTW của Chu ThÞ Hậu “X©y dùng khung ph©n lo¹i th«ng tin tµi liÖu Kho L-u tr÷ Trung -¬ng §¶ng Céng s¶n ViÖt Nam”. Theo tác giả khảo sát, cho đến nay chƣa có công trình khoa học nghiên cứu nào đề cập đến vấn đề công tác tổ chức khoa học tài liệu ghi âm tại Kho Lƣu trữ Trung ƣơng nhƣ tên đề tài luận văn đã lựa chọn. 6. Nguồn tài liệu tham khảo Trong quá trình thực hiện luận văn, tác giả đã sử dụng một số nguồn tƣ liệu tham khảo sau: - Các tài liệu liên quan đến cơ sở lý luận chung về tổ chức khoa học tài liệu ghi âm: đó là các giáo trình, các báo cáo khoa học, tham luận trong các kỷ yếu hội nghị, bài viết đăng tải trên các tạp chí chuyên ngành, các luận văn thạc sĩ liên quan đến đề tài. - Các văn bản mang tính chỉ đạo của Đảng và pháp quy Nhà nƣớc về công tác văn thƣ, lƣu trữ, đặc biệt là một số văn bản quan trọng nhƣ: Luật Lƣu trữ năm 2011, Quyết định 210-QĐ/TW ngày 06-3-2009 của Ban Bí thƣ về Phông Lƣu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam. Các tài liệu hƣớng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thƣ, lƣu trữ nói chung và công tác tổ chức khoa học tài liệu ghi âm. - Các sách, tài liệu tham khảo trong và ngoài nƣớc, đặc biệt những tài liệu liên quan đến việc tổ chức khoa học tài liệu ghi âm. 7 7. Phƣơng pháp nghiên cứu Để thực hiện luận văn này, tác giả đã sử dụng phƣơng pháp nhận thức khoa học của chủ nghĩa Mác-Lê nin kết hợp với các phƣơng pháp nghiên cứu nhƣ logíc, so sánh, tổng hợp, phân tích, phỏng vấn, khảo sát thực tế, mô tả,…Các phƣơng pháp này đƣợc sử dụng linh hoạt trong việc thực hiện từng nhiệm vụ cụ thể của luận văn. 8. Đóng góp của đề tài Nếu đề tài đƣợc triển khai và thực hiện tốt sẽ có những đóng góp sau: * Về mặt lý luận Luận văn góp phần làm rõ phƣơng pháp tổ chức khoa học tài liệu ghi âm của Kho Lƣu trữ Trung ƣơng Đảng và đƣa ra những giải pháp góp phần tổ chức khoa học khối tài liệu ghi âm tại Kho Lƣu trữ đƣợc khoa học hơn. Đồng thời luận văn sẽ bổ sung một số vấn đề liên quan đến việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác tổ chức khoa học tài liệu ghi âm. * Về mặt thực tiễn Thứ nhất, đƣa ra đƣợc một lộ trình khi tiến hành tổ chức khoa học tài liệu ghi âm trong trong một cơ quan. Bên cạnh việc cung cấp các nghiệp vụ cụ thể về tổ chức khoa học, luận văn còn đề xuất các công cụ phục vụ đắc lực không thể thiếu khi tiến hành tổ chức khoa học khối tài liệu ghi âm. Thứ hai, luận văn hoàn thành có thể giúp cho Cục Lƣu trữ có hƣớng giải quyết, khắc phục đƣợc một số tồn tại trong nghiệp vụ lƣu trữ liên quan đến tổ chức khoa học tài liệu ghi âm tại Kho Lƣu trữ Trung ƣơng Đảng. Thứ ba, kết quả nghiên cứu của đề tài còn là tài liệu tham khảo rất bổ ích cho các nhà quản lý, nhà nghiên cứu, nhà khoa học, học viên cao học, sinh viên trong các trƣờng đại học, cao đẳng, trung cấp về nội dung, thành phần, đặc điểm, ý nghĩa tài liệu ghi âm của Phông Lƣu trữ Đảng Cộng sản Việt 8 Nam cũng nhƣ các nghiệp vụ cụ thể về việc tổ chức khoa học tài liệu lƣu trữ của Đảng. 9. Bố cục của luận văn Ngoài phần mở đầu, phần kết luận và một số phụ lục kèm theo, luận văn bao gồm 3 chƣơng chính nhƣ sau: Chương 1: Tổng quan về Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương và khối tài liệu ghi âm đang quản lý Chương 2: Thực trạng tổ chức khoa học tài liệu ghi âm tại Kho Lƣu trữ Trung ƣơng Đảng. Chương 3: Một số giải pháp tổ chức khoa học tài liệu ghi âm tại Kho Lƣu trữ Trung ƣơng Đảng. Mặc dù đã rất cố gắng nhƣng vì những lý do khác nhau nên chắc chắn trong luận văn vẫn còn những hạn chế, thiếu sót. Rất mong nhận đƣợc sự góp ý của quý thầy cô và các đồng nghiệp để luận văn của chúng tôi đƣợc hoàn thiện hơn. Trong quá trình thực hiện luận văn, tôi đã nhận đƣợc sự động viên, giúp đỡ của các đồng chí lãnh đạo Cục, lãnh đạo Phòng và các đồng nghiệp tại Cục Lƣu trữ Văn phòng Trung ƣơng Đảng - nơi tôi đang công tác. Đặc biệt, tôi luôn nhận đƣợc sự chỉ bảo, góp ý, giúp đỡ, động viên chân thành của PGS.TS Đào Xuân Chúc - ngƣời đã hƣớng dẫn tôi hoàn thành đề tài nghiên cứu này. Nhân đây, tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành nhất tới thầy giáo hƣớng dẫn và tất cả cán bộ, lãnh đạo và các bạn đồng nghiệp - những ngƣời đã giúp đỡ tôi trong thời gian qua để tôi hoàn thành bản luận văn này. Hà Nội, ngày 12 tháng 01 năm 2015 Học viên Nguyễn Đức Thắng 9 Chƣơng 1 TỔNG QUAN VỀ CỤC LƢU TRỮ VĂN PHÒNG TRUNG ƢƠNG VÀ KHỐI TÀI LIỆU GHI ÂM ĐANG QUẢN LÝ 1.1. Khái quát chung về Cục Lƣu trữ Văn phòng Trung ƣơng Đảng 1.1.1. Sự hình thành và phát triển của Cục Lưu trữ - Văn phòng Trung ương Đảng Năm 1959, Phòng Lƣu trữ trực thuộc Văn phòng Trung ƣơng Đảng đƣợc thành lập với nhiệm vụ giúp Văn phòng Trung ƣơng Đảng trực tiếp quản lý tài liệu lƣu trữ của Trung ƣơng Đảng và hƣớng dẫn nghiệp vụ văn thƣ, lƣu trữ các cơ quan trong toàn quốc. Ngày 04-01-1971, Ban Bí thƣ đã ra Chỉ thị số 187-CT/TW về việc tập trung quản lý những tài liệu văn kiện, tƣ liệu và hiện vật về lịch sử của Đảng và lịch sử cách mạng nƣớc ta. Để giúp Ban Bí thƣ Trung ƣơng Đảng quản lý tập trung thống nhất Phông Lƣu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam và tăng cƣờng chỉ đạo công tác lƣu trữ tài liệu, văn kiện của Đảng và Đoàn thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh, ngày 23-9-1987 Ban Bí thƣ Trung ƣơng Đảng đã ban hành Quyết định số 20-QĐ/TW về Phông lƣu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam. Quyết định nêu rõ: “Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam do Cục Lưu trữ Trung ương Đảng trực thuộc Ban Bí thư (nay là Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng) thống nhất quản lý và được bảo quản trong các kho lưu trữ của Đảng ở các cấp từ trung ương đến địa phương và Kho Lưu trữ Trung ương Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh” . Đồng thời, ngày 23-9-1987, Ban Bí thƣ cũng đã ban hành Quyết định số 21-QĐ/TW về việc thành lập Cục Lƣu trữ Trung ƣơng Đảng trên cơ sở sáp nhập Cục Lƣu trữ trực thuộc Viện Mác Lênin và Vụ Lƣu trữ Văn phòng 10 Trung ƣơng. Cục Lƣu trữ Trung ƣơng Đảng có nhiệm vụ: Trực tiếp quản lý Kho Lƣu trữ Trung ƣơng Đảng; sƣu tầm, thu thập, sắp xếp một cách khoa học và bảo quản tuyệt đối an toàn tài liệu, văn kiện của Đảng; phục vụ công tác nghiên cứu khoa học và hoạt động thực tiễn của các cơ quan Đảng, Nhà nƣớc và đoàn thể quần chúng theo chế độ và quy định của Ban Bí thƣ. Ngày 10-4-2013, Bộ Chính trị ban hành Quyết định số 189-QĐ/TW về chức năng, nhiệm vụ, tổ chức bộ máy của Văn phòng Trung ƣơng Đảng, trong đó nhiệm vụ thứ 9 là Quản lý tập trung, thống nhất Phông Lƣu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam; trực tiếp quản lý Kho Lƣu trữ của Trung ƣơng Đảng; chỉ đạo, hƣớng dẫn, kiểm tra nghiệp vụ công tác văn thƣ, lƣu trữ trong các cơ quan đảng và tổ chức chính trị - xã hội . Có thể khẳng định, việc quản lý tài liệu Phông lƣu trữ Chủ tịch Hồ Chí Minh và các lãnh tụ tiền bối khác thuộc trách nhiệm của Cục Lƣu trữ Văn phòng Trung ƣơng Đảng. Vì theo Luật Lƣu trữ năm 2011, thì “Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam là toàn bộ tài liệu lưu trữ được hình thành trong quá trình hoạt động của các tổ chức của Đảng Cộng sản Việt Nam, tổ chức tiền thân của Đảng, các tổ chức chính trị - xã hội; các nhân vật lịch sử, tiêu biểu của Đảng, tổ chức tiền thân của Đảng và của tổ chức chính trị - xã hội”[38,tr3] . Điều này cũng đã đƣợc chỉ rõ trong Quy định số 210-QĐ/TW, ngày 6-3-2009 của Ban Bí thƣ Trung ƣơng về Phông lƣu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam: “Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam là toàn bộ tài liệu lưu trữ được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức của Đảng Cộng sản Việt Nam, tổ chức tiền thân của Đảng, tổ chức chính trị xã hội; tài liệu về thân thế, sự nghiệp và hoạt động của Chủ tịch Hồ Chí 11 Minh, của các nhân vật lịch sử, tiêu biểu của Đảng, đồng thời là cán bộ lãnh đạo chủ chốt của Nhà nước, của các tổ chức chính trị - xã hội”. 1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, tổ chức bộ máy của Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng - Chức năng Cục Lƣu trữ có chức năng giúp Chánh Văn phòng Trung ƣơng Đảng tham mƣu cho Trung ƣơng Đảng quản lý Phông Lƣu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam; trực tiếp quản lý Kho Lƣu trữ Trung ƣơng Đảng; nghiên cứu, soạn thảo các văn bản chỉ đạo của Trung ƣơng Đảng về công tác văn thƣ và lƣu trữ; kiểm tra việc thực hiện các văn bản chỉ đạo của Trung ƣơng; chỉ đạo, hƣớng dẫn thống nhất khoa học nghiệp vụ văn thƣ và lƣu trữ đối với các cơ quan, tổ chức đảng và các tổ chức chính trị - xã hội. - Nhiệm vụ 1- Trực tiếp quản lý Kho Lƣu trữ Trung ƣơng Đảng a) Sƣu tầm, thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, bổ sung tài liệu lƣu trữ của Trung ƣơng Đảng, các cơ quan trực thuộc Trung ƣơng Đảng, các tổ chức chính trị - xã hội ở Trung ƣơng, tài liệu lƣu trữ của các cá nhân theo đúng thẩm quyền đã đƣợc quy định. b) Hƣớng dẫn, kiểm tra các cơ quan, tổ chức đảng và các tổ chức chính trị - xã hội ở Trung ƣơng tiến hành giải mật tài liệu trƣớc khi giao nộp tài liệu lƣu trữ vào Kho Lƣu trữ Trung ƣơng Đảng; hằng năm, tổ chức giải mật tài liệu lƣu trữ đƣợc bảo quản tại Kho Lƣu trữ Trung ƣơng Đảng theo quy định của Ban Bí thƣ và hƣớng dẫn của Văn phòng Trung ƣơng Đảng. c) Bảo quản, bảo vệ tuyệt đối an toàn, thống kê, tu bổ, phục chế, bảo hiểm tài liệu lƣu trữ của Kho Lƣu trữ Trung ƣơng Đảng. 12 d) Tổ chức phục vụ các yêu cầu khai thác, sử dụng, công bố tài liệu lƣu trữ của Kho Lƣu trữ Trung ƣơng Đảng đúng quy định của Trung ƣơng và Văn phòng Trung ƣơng Đảng. 2- Trực tiếp quản lý lƣu trữ hiện hành của Trung ƣơng Đảng và Văn phòng Trung ƣơng Đảng. 3- Tham mƣu giúp Chánh Văn phòng Trung ƣơng Đảng a) Nghiên cứu, soạn thảo và trình Trung ƣơng ban hành các văn bản chỉ đạo của Trung ƣơng Đảng về công tác văn thƣ và công tác lƣu trữ, về quản lý Phông Lƣu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam. b) Ban hành các văn bản hƣớng dẫn thực hiện các văn bản của Trung ƣơng về công tác văn thƣ và công tác lƣu trữ; ban hành các văn bản chỉ đạo về khoa học nghiệp vụ công tác văn thƣ và công tác lƣu trữ trong hệ thống tổ chức của Đảng và các tổ chức chính trị - xã hội. c) Tổ chức thực hiện và kiểm tra việc thực hiện các văn bản chỉ đạo của Trung ƣơng, các văn bản của Văn phòng Trung ƣơng Đảng về công tác văn thƣ và công tác lƣu trữ. 4- Chỉ đạo, kiểm tra, hƣớng dẫn về khoa học nghiệp vụ theo quy định và phân cấp quản lý của Chánh Văn phòng Trung ƣơng Đảng: a) Ban hành các văn bản hƣớng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thƣ và công tác lƣu trữ đối với các cơ quan, tổ chức đảng và các tổ chức chính trị xã hội. b) Kiểm tra, hƣớng dẫn thống nhất và tổ chức việc bồi dƣỡng nghiệp vụ văn thƣ, lƣu trữ đối với các cơ quan, tổ chức đảng và các tổ chức chính trị - xã hội ở Trung ƣơng, các văn phòng tỉnh uỷ, thành uỷ. c) Thực hiện thống nhất công tác thống kê tài liệu lƣu trữ thuộc Phông Lƣu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam. 13 5- Nghiên cứu khoa học, phát triển ứng dụng và chuyển giao công nghệ, đặc biệt là công nghệ thông tin trong công tác văn thƣ, lƣu trữ; triển khai số hoá các hồ sơ tài liệu lƣu trữ truyền thống, tổ chức và trực tiếp quản lý Kho Lƣu trữ điện tử của Trung ƣơng Đảng. 6- Thực hiện quản lý nội bộ và tổ chức hoạt động đối ngoại của Cục Lƣu trữ theo quy định và phân cấp của Chánh Văn phòng Trung ƣơng Đảng a) Tổ chức quản lý bộ máy, cán bộ, công chức, ngƣời lao động và sử dụng biên chế đƣợc duyệt theo quy định; thực hiện chế độ về tiền lƣơng và các chế độ, chính sách đối với cán bộ, công chức, ngƣời lao động thuộc thẩm quyền quản lý của Cục. b) Quản lý tài chính, tài sản đƣợc giao và tổ chức thực hiện ngân sách đƣợc phân bổ theo quy định của pháp luật và của Văn phòng Trung ƣơng Đảng. c) Đề xuất và tổ chức thực hiện kế hoạch hợp tác trong nƣớc và quốc tế để thực hiện chức năng và các nhiệm vụ của Cục. 7- Thực hiện một số nhiệm vụ khác do lãnh đạo Văn phòng Trung ƣơng Đảng giao. - Tổ chức bộ máy 1- Cục Lƣu trữ là đơn vị dự toán cấp II, có con dấu riêng; đƣợc mở tài khoản tại Kho bạc Nhà nƣớc để hoạt động theo quy định của pháp luật. 2- Tổ chức bộ máy Lãnh đạo Cục Lƣu trữ gồm Cục trƣởng, một số Phó Cục trƣởng. Cục Lƣu trữ có 6 đơn vị trực thuộc sau đây: + Phòng Bảo quản 14 + Phòng Khoa học - Nghiệp vụ + Phòng Thu thập - Chỉnh lý + Phòng Lƣu trữ hiện hành + Phòng Khai thác + Phòng Hành chính - Quản trị 1.2.Tổng quan về Kho Lưu trữ Trung ương Đảng Kho Lƣu trữ Trung ƣơng Đảng hiện đang quản lý trên 150 phông và sƣu tập tài liệu lƣu trữ với gần 30.000 cặp tài liệu, tƣơng đƣơng gần 3.000 mét giá. Kho Lƣu trữ Trung ƣơng Đảng đang lƣu giữ những tài liệu rất có giá trị trong hệ thống các kho lƣu trữ của Đảng ở các cấp ủy, với thành phần tài liệu đƣợc bảo quản gồm: tài liệu của các tổ chức tiền thân của Đảng; tài liệu các Đại hội, hội nghị toàn quốc của Đảng, tài liệu của Ban Chấp hành Trung ƣơng, Ban Thƣờng vụ, Bộ Chính trị, Ban Bí thƣ Trung ƣơng Đảng từ khi thành lập Đảng đến nay; tài liệu của Trung ƣơng Cục Miền Nam, các Xứ uỷ, Liên khu uỷ, Khu uỷ; tài liệu của các Ban, các Đảng uỷ trực thuộc Trung ƣơng Đảng; tài liệu của Chủ tịch Hồ Chí Minh, các đồng chí lãnh đạo Đảng và Nhà nƣớc. Do tính chất là kho lƣu trữ lịch sử, nên tài liệu trong kho đã đƣợc chỉnh lý hoàn chỉnh hoặc chỉnh lý sơ bộ theo từng phông, từng sƣu tập lƣu trữ. Để tổ chức khoa học tài liệu trong Kho Lƣu trữ Trung ƣơng Đảng, nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý và phục vụ khai thác tài liệu trong kho, việc tổ chức hệ thống hoá các phông, sƣu tập trong kho lƣu trữ đóng vai trò rất quan trọng. Hiện nay, tài liệu đƣợc bảo quản tại Kho Lƣu trữ Trung ƣơng gồm 4 tầng kho, mỗi tầng kho có diện tích 600m 2, trong đó: 15 - Kho tài liệu nghe nhìn đƣợc bố trí tại tầng 1 quản lý tài liệu ảnh, tài liệu ghi âm, ghi hình, microfilm cụ thể: + Tài liệu ghi âm đang quản lý khoảng gần 16.000 băng ghi âm gồm băng ghi âm các kỳ Đại hội đại biểu toàn quốc của Đảng, Hội nghị Ban Chấp hành Trung ƣơng, Hội nghị Bộ Chính trị, Hội nghị Ban Bí thƣ, Hội nghị Cán bộ, các cuộc hội đàm, các bài nói chuyện của đồng chí Lê Duẩn, báo cáo công tác chống phá bình định, báo cáo điển hình chống Mỹ, bài nói chuyện của các đồng chí Thƣờng vụ Trung ƣơng Cục, Hội nghị Ban chấp hành Trung ƣơng Neo Lào Hắc Sạt, Trƣờng Đảng Nguyễn Ái Quốc …… + Tài liệu ảnh đang quản lý khoảng gần 20.000 ảnh gồm ảnh Đại hội đại biểu toàn quốc của Đảng; Hội nghị Ban Chấp hành Trung ƣơng; khối tài liệu ảnh các ban tham mƣu giúp việc Trung ƣơng, các Khu uỷ, Liên khu uỷ đã giải thể và Trung ƣơng Cục miền Nam; tài liệu ảnh về Hồ Chủ tịch và cá nhân các đồng chí lãnh đạo. Ngoài ra, kho tài liệu nghe nhìn còn bảo quản tài liệu phim điện ảnh, băng ghi hình, đĩa CD của các kỳ Đại hội Đảng, microfilm và một số hiện vật của các đồng chí lãnh đạo Đảng nhƣ Tổng Bí thƣ Lê Duẩn, Tổng Bí thƣ Nguyễn Văn Linh. - Kho tài liệu giấy đƣợc bố trí tại tầng 02, 03, 04, số lƣợng tài liệu của các cơ quan giao nộp vào kho tăng nhanh trong 10 năm (2001-2010) có hơn 20.000 cặp tài liệu đƣợc giao nộp vào Kho Lƣu trữ Trung ƣơng. Mặt khác, theo tinh thần của Pháp lệnh lƣu trữ Quốc gia năm 2001 và Luật Lƣu trữ năm 2011, thành phần Phông Lƣu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam nói chung, và phạm vi quản lý của Kho Lƣu trữ Trung ƣơng Đảng nói riêng đƣợc mở rộng hơn trƣớc, bao gồm toàn bộ tài liệu của 06 tổ chức chính trịxã hội (Trung ƣơng Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh; Uỷ ban 16 Trung ƣơng Mặt trận tổ quốc Việt Nam; Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam; Trung ƣơng Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam; Trung ƣơng Hội Nông dân Việt Nam; Trung ƣơng Hội Cựu chiến binh Việt Nam) và tài liệu cá nhân của các nhân vật lịch sử tiêu biểu của Đảng đồng thời là lãnh đạo chủ chốt của Nhà nƣớc, của các tổ chức chính trị - xã hội. Kho Lƣu trữ Trung ƣơng Đảng hiện bảo quản trên 150 phông và sƣu tập lƣu trữ, gồm các thành phần tài liệu chủ yếu sau: - Tài liệu của các tổ chức tiền thân của Đảng: Hội Việt Nam cách mạng Thanh niên, Đông Dƣơng Cộng sản Đảng, An Nam Cộng sản Đảng, Tân Việt Cách mạng Đảng: 03 sƣu tập sách, báo, truyền đơn của Đảng với 45 cặp tài liệu. - Tài liệu các Đại hội, hội nghị toàn quốc của Đảng từ năm 1930 đến nay (Đại hội XI - năm 2011): 12 phông tài liệu với khoảng 600 cặp tài liệu. - Tài liệu của Ban Chấp hành Trung ƣơng Đảng từ năm 1930 đến nay: 10 khối tài liệu của 10 khóa Ban Chấp hành Trung ƣơng Đảng với gần 4000 cặp tài liệu. - Tài liệu Trung ƣơng Cục Miền Nam, các Xứ uỷ, các Khu uỷ, Liên khu uỷ đã giải thể: gồm gần 2.000 cặp tài liệu. - Tài liệu các cơ quan tham mƣu, giúp việc của Trung ƣơng Đảng (gồm các phông đang hoạt động và đã giải thể) với tổng số gần 17.000 cặp tài liệu. - Tài liệu các đảng uỷ, các đảng đoàn, ban cán sự trực thuộc Trung ƣơng: gồm khoảng 600 cặp tài liệu - Tài liệu về thân thế, sự nghiệp và hoạt động của Chủ tịch Hồ Chí Minh và của một số đồng chí Uỷ viên Bộ Chính trị, Ban Bí thƣ các khoá gồm trên 5000 cặp tài liệu. 17 - Tài liệu của chính quyền thực dân Pháp, mật thám Pháp theo dõi hoạt động của phong trào yêu nƣớc và của Đảng ta thời kỳ 1920-1945 gồm trên 450 cặp tài liệu. -Tài liệu lý lịch cán bộ thuộc diện Ban Tổ chức Trung ƣơng quản lý trên 400 cặp. Toàn bộ tài liệu trong kho đều đã đƣợc phân loại thành các phông, sƣu tập tài liệu; hầu hết các phông, sƣu tập tài liệu đã đƣợc phân loại, chỉnh lý hoàn chỉnh hoặc chỉnh lý sơ bộ. Theo Quyết định 210-QĐ/TW ngày 06 tháng 3 năm 2009 về Phông Lƣu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam, trong đó quy định về phạm vi quản lý tài liệu của Kho Lƣu trữ Trung ƣơng Đảng vẫn còn thiếu các khối tài liệu cơ bản sau: - Tài liệu của một số ban, trƣờng đảng, báo, nhà xuất bản trực thuộc Trung ƣơng Đảng; - Tài liệu của Đảng uỷ Quân sự Trung ƣơng, Đảng uỷ Công an Trung ƣơng; - Tài liệu của sáu tổ chức chính trị - xã hội ở trung ƣơng gồm: Trung ƣơng Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh; Uỷ ban Trung ƣơng Mặt trận tổ quốc Việt Nam;cơ quan Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam; Trung ƣơng Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam; Trung ƣơng Hội Nông dân Việt Nam; Trung ƣơng Hội Cựu chiến binh Việt Nam. Hiện nay, các cơ quan nói trên đang chỉnh lý tài liệu và chuẩn bị giao nộp vào Kho Lƣu trữ Trung ƣơng Đảng. 1.3.Giới thiệu các khối tài liệu ghi âm tại Cục Lưu trữ-Văn phòng Trung ương Đảng 18