Tài liệu Tổ chức khoa học tài liệu ảnh tại kho lưu trữ trung ương đảng

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN ________ HUỲNH THỊ MAI HOA TỔ CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆU ẢNH TẠI KHO LƢU TRỮ TRUNG ƢƠNG ĐẢNG LUẬN VĂN THẠC SĨ LƢU TRỮ HỌC Hà Nội – 2014 ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN ________ HUỲNH THỊ MAI HOA TỔ CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆU ẢNH TẠI KHO LƢU TRỮ TRUNG ƢƠNG ĐẢNG Chuyên ngành: Lưu trữ học Mã số: 60320301 LUẬN VĂN THẠC SĨ LƢU TRỮ HỌC Giáo viên hƣớng dẫn : TS. Nguyễn Liên Hƣơng Hà Nội - 2014 2 LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan luận văn này là công trình nghiên cứu của riêng tôi. Trong luận văn có tham khảo một số kết quả nghiên cứu, bài viết của các nhà khoa học, các bạn học viên, các đồng nghiệp và sử dụng một số thông tin trong các văn bản của Đảng và Nhà nước nhưng đã được chú thích. Công trình này chưa được tác giả nào công bố. TÁC GIẢ Huỳnh Thị Mai Hoa 3 MỤC LỤC Trang MỞ ĐẦU 07 1. Lý do chọn đề tài 07 2. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài 08 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 09 4. Lịch sử nghiên cứu vấn đề 10 5. Nguồn tài liệu tham khảo 11 6. Phương pháp nghiên cứu 11 7. Đóng góp của đề tài 12 8. Bố cục của luận văn 13 Chƣơng 1 : Sự cần thiết phải tổ chức khoa học khối tài liệu ảnh 15 tại Kho Lƣu trữ Trung ƣơng Đảng 1.1. Khát quát về Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng 15 1.1.1. Sự hình thành và phát triển của Cục Lưu trữ Văn phòng 15 Trung ương Đảng 1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ của Cục Lưu trữ Văn phòng Trung 18 ương Đảng 1.2. Giới thiệu đặc điểm, thành phần, số lượng và nội dung của 21 khối tài liệu ảnh tại Kho Lưu trữ Trung ương Đảng 1.2.1. Đặc điểm của khối tài liệu ảnh tại Kho Lưu trữ Trung ương 22 Đảng 1.2.2. Thành phần, số lượng và nội dung của khối tài liệu ảnh tại 25 Kho Lưu trữ Trung ương Đảng 1.3. Giá trị của tài liệu ảnh tại Kho Lưu trữ Trung ương Đảng 42 1.3.1. Ý nghĩa chính trị 42 1.3.2. Ý nghĩa lịch sử 47 4 1.3.3. Ý nghĩa thực tiễn 51 1.4. Sự cần thiết phải tổ chức khoa học tài liệu ảnh tại Kho Lưu trữ 55 Trung ương 1.4.1. Các khái niệm về tài liệu ảnh và tổ chức khoa học tài liệu ảnh 55 1.4.2. Nội dung của tổ chức khoa học tài liệu ảnh 56 1.4.3. Tầm quan trọng của việc tổ chức khoa học tài liệu ảnh tại 58 Kho Lưu trữ Trung ương Đảng Chƣơng 2 : Khảo sát, đánh giá các nghiệp vụ lƣu trữ tài liệu 62 ảnh tại Kho Lƣu trữ Trung ƣơng Đảng 2.1. Khảo sát thực trạng các nghiệp vụ lưu trữ tài liệu ảnh tại Kho 62 Lưu trữ Trung ương Đảng 2.1.1. Tình hình thu thập và giao nộp tài liệu ảnh 62 2.1.2. Phân loại tài liệu ảnh 64 2.1.3. Xác định giá trị tài liệu ảnh 67 2.1.4. Tổ chức công cụ tra cứu tài liệu ảnh 71 2.2. Nhận xét, đánh giá 72 Chƣơng 3 : Nghiên cứu đề xuất các giải pháp tổ chức khoa học 77 tài liệu ảnh tại Kho Lƣu trữ Trung ƣơng Đảng 3.1. Các giải pháp tổ chức khoa học tài liệu ảnh tại Kho lưu trữ 77 Trung ương 3.2.1. Công tác phân loại tài liệu ảnh 77 3.2.2. Công tác xác định giá trị tài liệu ảnh 83 3.2.3. Xây dựng các công cụ tra cứu đối với tài liệu ảnh 85 3.2.4. Các giải pháp liên quan đến tổ chức khoa học tài liệu ảnh 90 3.2. Các giải pháp hỗ trợ việc tổ chức khoa học tài liệu ảnh tại Kho 94 lưu trữ Trung ương 5 3.2.1. Xây dựng các văn bản hướng dẫn chỉ đạo riêng đối với công tác 94 lưu trữ tài liệu ảnh 3.2.2. Tăng cường công tác chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn, đôn đốc, 96 bồi dưỡng nghiệp vụ lưu trữ tài liệu ảnh 3.2.3. Nâng cao chất lượng đội ngũ chuyên viên lưu trữ 98 3.2.4. Hoàn thiện cơ sở vật chất kỹ thuật phục vụ cho việc quản lý, 98 khai thác, sử dụng tài liệu ảnh tại Kho Lưu trữ Trung ương 3.3.5. Ứng dụng công nghệ thông tin vào tổ chức khoa học tài liệu ảnh 99 KẾT LUẬN 100 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 102 PHỤ LỤC 107 6 PHẦN MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Tài liệu Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam là một bộ phận quan trọng trong toàn bộ tài liệu lưu trữ quốc gia, là di sản văn hoá vô cùng quý báu của Đảng và của dân tộc ta. Khối di sản quý báu này hiện đang được bảo quản tại Kho Lưu trữ Trung ương Đảng (thuộc Cục Lưu trữ - Văn phòng Trung ương Đảng) theo Quy định số 210-QĐ/TW ngày 06-3-2009 của Ban Bí thư Trung ương Đảng về Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam, đã quy định : "Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam là toàn bộ tài liệu lưu trữ được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức của Đảng Cộng sản Việt Nam, tổ chức tiền thân của Đảng, tổ chức chính trị - xã hội; tài liệu về thân thế, sự nghiệp và hoạt động của Chủ tịch Hồ Chí Minh, của các nhân vật lịch sử tiêu biểu của Đảng, đồng thời là cán bộ lãnh đạo chủ chốt của Nhà nước, của các tổ chức chính trị - xã hội”. Tài liệu lưu trữ đang được bảo quản tại Kho Lưu trữ Trung ương Đảng không chỉ có tài liệu giấy mà bao gồm cả phim chụp, phim quay, tranh, ảnh, microphim, đĩa ghi âm, băng ghi âm, ghi hình và có một loại hình tài liệu quan trọng đó là tài liệu ảnh. Khối tài liệu này có những giá trị rất lớn trong giai đoạn lịch sử hiện nay. Nhận thức sâu sắc về vai trò của tài liệu, đặc biệt là loại hình tài liệu ảnh trong công tác lưu trữ, trong công cuộc xây dựng và bảo vệ Tổ quốc, Đảng và Nhà nước ta rất quan tâm đến việc phát huy giá trị khối tài liệu này, để tiếp tục khẳng định tài liệu ảnh là một trong những nguồn tư liệu chính có giá trị pháp lý, độ chính xác cao, được quản lý tương đối độc lập tại các kho lưu trữ Đảng và Nhà nước. Vì vậy để loại hình tài liệu ảnh được đưa ra khai thác và sử dụng 7 có hiệu quả thì việc tổ chức khoa học tài liệu ảnh trong Kho lưu trữ Trung ương Đảng đang là vấn đề cần được quan tâm cấp thiết. Cùng với các lý do trên, tác giả của luận văn đang là một cán bộ công tác tại Cục Lưu trữ nhận thấy việc tổ chức khoa học khối tài liệu ảnh tại Kho Lưu trữ là nhiệm vụ cần thiết. Để thực hiện tốt công việc này, bản thân phải nghiên cứu việc tổ chức khoa học khối tài liệu đặc thù này và việc tổ chức quản lý loại hình tài liệu đó. Do vậy, tôi mong muốn đóng góp sự hiểu biết của mình để công việc của đơn vị được tốt hơn cũng như muốn giới thiệu với độc giả một loại hình tài liệu khác thuộc thành phần tài liệu Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam, đó là các khối tài liệu ảnh đang được quản lý tại Kho Lưu trữ Trung ương Đảng. Xuất phát từ những lý do trên, tôi chọn đề tài : "Tổ chức khoa học tài liệu ảnh tại Kho Lưu trữ Trung ương Đảng" làm luận văn thạc sĩ khoa học của mình. 2. Mục tiêu và nhiệm vụ của đề tài Thực hiện đề tài này, chúng tôi hướng tới một số mục tiêu sau đây : - Giới thiệu, phân tích, đánh giá thực trạng về công tác lưu trữ tài liệu ảnh đang được quản lý tại Kho Lưu trữ Trung ương Đảng. Qua việc phân tích, đánh giá thực trạng đó, nhận thấy được sự cần thiết phải tổ chức khoa học tài liệu ảnh tại Kho Lưu trữ Trung ương Đảng để phục vụ việc khai thác, sử dụng, phát huy giá trị khối tài liệu ảnh. - Đề xuất một số biện pháp cụ thể nhằm tổ chức khoa học tài liệu ảnh đạt chất lượng cao, đồng thời rút kinh nghiệm từ việc tổ chức khoa học tài liệu ảnh để Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ lưu trữ cho toàn hệ thống lưu trữ Đảng tham khảo, áp dụng. 8 - Trên cơ sở tổ chức khoa học khối tài liệu ảnh, đề xuất ý kiến để bước đầu tiến hành Xây dựng cơ sở dữ liệu mục lục hồ sơ (CSDL MLHS) tài liệu ảnh tại Kho Lưu trữ Trung ương Đảng. Để đạt được mục tiêu nghiên cứu của luận văn như trên, chúng tôi đưa ra những nhiệm vụ nghiên cứu sau : - Nghiên cứu về lịch sử hình thành phát triển của khối tài liệu ảnh đang được bảo quản tại Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng. - Nghiên cứu thành phần, đặc điểm, nội dung, giá trị của tài liệu ảnh. - Tìm hiểu tình hình công tác tổ chức khoa học tài liệu ảnh tại Cục Lưu trữ, phân tích những ưu điểm và hạn chế trong công tác này. - Trên cơ sở thực trạng đó, đề xuất một số biện pháp tổ chức khoa học tài liệu ảnh tại Kho Lưu trữ Trung ương Đảng. - Bước đầu đề xuất tiến hành Xây dựng CSDL MLHS tài liệu ảnh tại Kho Lưu trữ Trung ương Đảng. 3. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu : + Đề tài tập trung nghiên cứu các khối tài liệu ảnh và việc tổ chức khoa học tài liệu ảnh đang được quản lý tại Kho Lưu trữ Trung ương Đảng. - Phạm vi nghiên cứu : + Đề tài nghiên cứu xây dựng các biện pháp tổ chức khoa học các khối tài liệu ảnh, từ đó nghiên cứu các tiền đề để Xây dựng cơ sở dữ liệu mục lục hồ sơ tài liệu ảnh tại Kho Lưu trữ Trung ương Đảng. 9 4. Lịch sử nghiên cứu vấn đề Công tác tổ chức khoa học tài liệu nghe nhìn (nói chung) và tài liệu ảnh (nói riêng) là một hướng nghiên cứu được rất nhiều độc giả quan tâm. Đã có một số công trình nghiên cứu, các bài viết đăng trên tạp chí chuyên ngành. Một số đề tài luận văn thạc sĩ đã nghiên cứu về tài liệu nghe nhìn, tài liệu ảnh, như : "Công tác lưu trữ tài liệu nghe nhìn ở các đài Truyền hình- Thực trạng và giải pháp" của tác giả Nguyễn Thị Thuý Bình, " Tổ chức khoa học tài liệu ảnh tại Trung tâm lưu trữ Quốc gia III" của tác giả Nguyễn Minh Sơn. Các đề tài đã nghiên cứu về tổ chức khoa học tài liệu nghe nhìn, tài liệu ảnh tại các Đài Truyền hình, tại Trung tâm lưu trữ Quốc gia III. Bên cạnh các đề tài luận văn thạc sỹ chuyên ngành Lưu trữ học, còn có Đề tài khoa học cấp Ban Đảng đã nghiên cứu về tài liệu ảnh tại Kho Lưu trữ Trung ương Đảng là đề tài của tác giả Đinh Văn Đường “Nghiên cứu một số phương pháp xác minh tài liệu ảnh tại Kho Lưu trữ Trung ương” (Đề tài KV02-1999). Các đề tài trên đã giúp tôi rất nhiều trong việc thực hiện luận văn của mình. Một số bài viết mang tính lý luận, tính khái quát về tài liệu ảnh như bài viết của PGS.TS Đào Xuân Chúc: " Cần quan tâm hơn nữa đến công tác lưu trữ tài liệu ảnh, phim điện ảnh, ghi âm"- Tạp chí Văn thư lưu trữ số 02/1983; "Nguyên tắc và phương pháp đánh giá tài liệu ảnh trong công tác lưu trữ" Tạp chí Văn thư lưu trữ số 03/1983; " Tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu ảnh lưu trữ" - Tạp chí Lưu trữ Việt Nam số 03/1993. Ngoài ra, còn bài viết : "Một số ý kiến về tổ chức lưu trữ tài liệu phim, ảnh, ghi âm ở nước ta hiện nay" của tác giả Nguyễn Lan Phương, Tạp chí Văn thư lưu trữ số 03/1986; “Mấy ý kiến về công tác lưu trữ tai liệu ảnh ở nước ta hiện nay” của tác giả Vĩnh Xuân, Tạp chí Văn thư lưu trữ số 01/2004. 10 Các đề tài, các bài viết trên đã giúp tôi rất nhiều trong việc thực hiện luận văn của mình. Tuy nhiên, chưa có đề tài nào đi sâu nghiên cứu về tổ chức khoa học tài liệu ảnh tại Kho Lưu trữ Trung ương Đảng. Vì vậy, luận văn của tôi có sự kế thừa, nhưng không trùng lặp với các công trình nghiên cứu trước 5. Nguồn tài liệu tham khảo Để thực hiện đề tài này, chúng tôi dựa vào các nguồn tài liệu chủ yếu sau: - Các tài liệu liên quan đến cơ sở lý luận chung về công tác lưu trữ: đó là các giáo trình, các công trình, đề tài nghiên cứu ở các cấp khác nhau, các báo cáo khoa học, tham luận trong các kỷ yếu hội nghị, bài viết đăng tải trên các tạp chí chuyên ngành, các luận văn thạc sĩ … liên quan đến đề tài. - Các văn bản mang tính chỉ đạo của Đảng và pháp quy Nhà nước. Các tài liệu hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ nói chung. - Các sách, tài liệu tham khảo trong và ngoài nước, đặc biệt những tài liệu liên quan đến tổ chức khoa học tài liệu ảnh. - Tài liệu khảo sát thực tế tại Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng, bao gồm (báo cáo thống kê hàng năm, sổ nhập, sổ xuất tài liệu; các phần mềm tra cứu, các cơ sở dữ liệu ứng dựng công nghệ thông tin dùng để quản lý, tra cứu thông tin, tài liệu lưu trữ) 6. Phƣơng pháp nghiên cứu Để thực hiện đề tài này, chúng tôi đã sử dụng phương pháp nhận thức khoa học của chủ nghĩa Mác - Lênin kết hợp với các phương pháp nghiên cứu như suy luận logíc, so sánh, tổng hợp, phân tích, khảo sát thực tế, mô tả,…Các phương pháp này được sử dụng linh hoạt trong việc thực hiện từng nhiệm vụ cụ thể của luận văn. 11 + Phương pháp mô tả và khảo sát thực tế được sử dụng trong việc khảo sát toàn bộ tài liệu ảnh tại Kho Lưu trữ Trung ương Đảng. Đồng thời phương pháp này cũng được dùng để khảo sát, đánh giá thực trạng công tác tổ chức khoa học tài liệu ảnh tại Kho Lưu trữ Trung ương Đảng. + Phương pháp phân tích được sử dụng trong việc phân tích chức năng nhiệm vụ của Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng và các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu tài liệu hình thành nên các khối tài liệu ảnh đang lưu tại Kho Lưu trữ Trung ương Đảng; Phân tích giá trị của tài liệu ảnh trong Kho Lưu trữ Trung ương Đảng và các biện pháp nghiệp vụ để tổ chức khoa học tài liệu ảnh mà Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng áp dụng trong thời gian qua. + Phương pháp hệ thống: trong quá trình khảo sát, đánh giá, phân tích tình hình tài liệu ảnh tại Kho Lưu trữ Trung ương Đảng đòi hỏi tác giả phải nghiên cứu một cách có hệ thống đối với các vấn đề có liên quan. Đồng thời phương pháp hệ thống cũng được sử dụng để khái quát nội dung, thành phần tài liệu ảnh được bảo quản tại Kho Lưu trữ Trung ương Đảng. 7. Đóng góp của đề tài Nếu đề tài được triển khai và thực hiện tốt sẽ có những đóng góp sau : * Về mặt lý luận: Đề tài góp phần vào việc nghiên cứu tổ chức khoa học tài liệu ảnh, một loại hình tài liệu có số lượng ngày càng lớn trong các Lưu trữ. * Về mặt thực tiễn Thứ nhất, đưa ra được một lộ trình khi tiến hành tổ chức khoa học tài liệu ảnh ở một kho lưu trữ; xây dựng các biện pháp nghiệp vụ cụ thể và đề xuất các công cụ hỗ trợ khi tiến hành tổ chức khoa học tài liệu ảnh. 12 Thứ hai, luận văn hoàn thành có thể giúp cho Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng có hướng giải quyết, khắc phục được một số tồn tại trong công tác tổ chức khoa học tài liệu ảnh và tiến hành xây dựng Cơ sở dữ liệu Mục lục hồ sơ tài liệu ảnh tại Kho Lưu trữ Trung ương. Thứ ba, kết quả nghiên cứu của đề tài có thể là tài liệu tham khảo cho các nhà quản lý, nhà khoa học, học viên cao học, sinh viên hiểu thêm về nội dung, thành phần, đặc điểm, ý nghĩa tài liệu ảnh của Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam cũng như các nghiệp vụ tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ của Đảng. 8. Bố cục của luận văn Ngoài phần Mở đầu, phần Kết luận và Phụ lục kèm theo, luận văn gồm 3 chương chính như sau : Chương 1 : Sự cần thiết phải tổ chức khoa học khối tài liệu ảnh tại Kho Lưu trữ Trung ương Đảng. Trong chương một, luận văn trình bày khái quát về lịch sử, chức năng, nhiệm vụ của Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng; giới thiệu về khối tài liệu ảnh đang được lưu trữ tại Kho Lưu trữ Trung ương Đảng; sự cần thiết phải tổ chức khoa học tài liệu ảnh tại Kho Lưu trữ Trung ương Đảng. Trong chương này tác giả cũng nêu khái niệm được sử dụng trong luận văn. Chương 2 : Khảo sát, đánh giá các biện pháp tổ chức khoa học tài liệu ảnh tại Kho Lưu trữ Trung ương Đảng. Chương thứ hai khảo sát việc thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ khối tài liệu ảnh tại Kho Lưu trữ Trung ương Đảng hiện nay và những nhận xét đánh giá về việc thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ đối với khối tài liệu đó. 13 Chương 3 : Một số giải pháp tổ chức khoa học tài liệu ảnh tại Kho Lưu trữ Trung ương Đảng. Trong chương ba, luận văn đề xuất một số giải pháp tổ chức khoa học tài liệu ảnh tại Kho Lưu trữ Trung ương Đảng. Để hoàn thành luận văn của mình, ngoài sự cố gắng của bản thân, tác giả còn nhận được sự giúp đỡ quý báu của các Giáo sư, Tiến sĩ, các Thầy, Cô giáo của Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, các cán bộ Lãnh đạo và đồng nghiệp của Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng. Nhân đây, cho phép tôi được cảm ơn đến các Giáo sư, Tiến sĩ, các Thầy, Cô giáo của Khoa lưu trữ học và Quản trị văn phòng, Lãnh đạo Cục lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng, cùng bạn bè đồng nghiệp đã giúp tôi hoàn thành luận văn này. Đặc biệt, cho phép tôi được bày tỏ lòng biết ơn chân thành tới Tiến sĩ Nguyễn Liên Hương, người đã tận tình chỉ dẫn tôi trong suốt quá trình thực hiện luận văn này. Những vấn đề mà Luận văn đặt ra được tác giả cố gắng thực hiện, nhưng do nhiều lý do khách quan và chủ quan, nên chắc chắn luận văn không tránh khỏi những hạn chế và thiếu sót. Tác giả mong được nhận những ý kiến đóng góp của các Thầy, Cô và các bạn đồng nghiệp. Hà Nội, tháng 12 năm 2014 Huỳnh Thị Mai Hoa 14 Chương 1 SỰ CẦN THIẾT PHẢI TỔ CHỨC KHOA HỌC KHỐI TÀI LIỆU ẢNH TẠI KHO LƢU TRỮ TRUNG ƢƠNG 1.1. Khát quát về Cục Lƣu trữ Văn phòng Trung ƣơng Đảng 1.1.1. Sự hình thành và phát triển của Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng Quyết định 89-QĐ/TW ngày 19-5-1989 và Quyết định 94-QĐ/TW ngày 10-10-1989 của Ban Bí thư đã giao trách nhiệm cho Cục Lưu trữ Trung ương Đảng, nay là Cục Lưu trữ trực thuộc Văn phòng Trung ương Đảng trực tiếp quản lý Phông lưu trữ Chủ tịch Hồ Chí Minh. Từ đó cho đến nay, Cục Lưu trữ là nơi quản lý, bảo quản toàn bộ tài liệu Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam. Vì vậy, chúng tôi xin giới thiệu một vài nét về Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương như sau : Năm 1959, Phòng Lưu trữ trực thuộc Văn phòng Trung ương Đảng được thành lập với nhiệm vụ giúp Văn phòng Trung ương Đảng trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ của Trung ương Đảng và hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ các cơ quan trong toàn quốc. Kể từ đây, bộ phận bảo quản tài liệu lưu trữ của Trung ương Đảng cũng chính thức được hình thành. Năm 1962, chức năng hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ trong toàn quốc được giao cho Cục Lưu trữ trực thuộc Phủ Thủ tướng, Phòng Lưu trữ trực thuộc Vụ Hành chính Văn phòng Trung ương Đảng tiếp tục trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ của Trung ương Đảng, trong đó có tài liệu xuất xứ cá nhân ở cấp Trung ương. 15 Ngày 04-01-1971, Ban Bí thư đã ra Chỉ thị số 187-CT/TW về việc tập trung quản lý những tài liệu văn kiện, tư liệu và hiện vật về lịch sử của Đảng và lịch sử cách mạng nước ta. Theo tinh thần Chỉ thị này, Văn phòng Trung ương Đảng có nhiệm vụ trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ của Đảng ở cấp Trung ương và Kho tài liệu lưu trữ Trung ương Đảng, nơi lưu giữ những tài liệu lưu trữ của các cơ quan Đảng ở Trung ương, trong đó có tài liệu xuất xứ cá nhân. Năm 1980, Vụ Lưu trữ Văn phòng Trung ương được thành lập trên cơ sở Phòng Lưu trữ thuộc Vụ Hành chính. Vụ Lưu trữ trực tiếp quản lý Kho tài liệu lưu trữ Trung ương Đảng. Để giúp Ban Bí thư Trung ương Đảng quản lý tập trung thống nhất Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam và tăng cường chỉ đạo công tác lưu trữ tài liệu, văn kiện của Đảng và Đoàn thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh, ngày 23-9-1987 Ban Bí thư Trung ương Đảng đã ban hành Quyết định số 20QĐ/TW về Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam. Quyết định nêu rõ : "Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam do Cục Lưu trữ Trung ương Đảng trực thuộc Ban Bí thư (nay là Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng) thống nhất quản lý và được bảo quản trong các kho lưu trữ của Đảng ở các cấp từ trung ương đến địa phương và Kho Lưu trữ Trung ương Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh”. Đồng thời, ngày 23-9-1987, Ban Bí thư cũng đã ban hành Quyết định số 21-QĐ/TW về việc thành lập Cục Lưu trữ Trung ương Đảng trên cơ sở sáp nhập Cục Lưu trữ trực thuộc Viện Mác - Lênin và Vụ Lưu trữ Văn phòng Trung ương. Cục Lưu trữ Trung ương Đảng có nhiệm vụ : Trực tiếp quản lý Kho Lưu trữ Trung ương Đảng; sưu tầm, thu thập, sắp xếp một cách khoa học và bảo quản tuyệt đối an toàn tài liệu, văn kiện của Đảng; phục vụ công tác 16 nghiên cứu khoa học và hoạt động thực tiễn của các cơ quan Đảng, Nhà nước và đoàn thể quần chúng theo chế độ và quy định của Ban Bí thư. Để giảm đầu mối trực thuộc, ngày 21-9-1991, Ban Bí thư đã ban hành Quyết định 06-QĐ/TW chuyển Cục Lưu trữ Trung ương về Văn phòng Trung ương thành Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương. Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương mặc dù chuyển về Văn phòng Trung ương song vẫn tiếp tục thực hiện các chức năng, nhiệm vụ của Cục Lưu trữ Trung ương trước đây. Ngày 10- 4- 2013, Bộ Chính trị ban hành Quyết định số 189-QĐ/TW về chức năng, nhiệm vụ, tổ chức bộ máy của Văn phòng Trung ương Đảng, trong đó nhiệm vụ thứ 9 là : Quản lý tập trung, thống nhất Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam; trực tiếp quản lý Kho Lưu trữ của Trung ương Đảng; chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ trong các cơ quan đảng và tổ chức chính trị - xã hội. Có thể khẳng định, việc quản lý tài liệu Phông lưu trữ Chủ tịch Hồ Chí Minh và các lãnh tụ tiền bối khác thuộc trách nhiệm của Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng. Vì theo Luật Lưu trữ năm 2011, thì "Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam là toàn bộ tài liệu lưu trữ được hình thành trong quá trình hoạt động của các tổ chức của Đảng Cộng sản Việt Nam, tổ chức tiền thân của Đảng, các tổ chức chính trị - xã hội; các nhân vật lịch sử, tiêu biểu của Đảng, tổ chức tiền thân của Đảng và của tổ chức chính trị - xã hội”. Điều này cũng đã được chỉ rõ trong Quy định số 210-QĐ/TW, ngày 6-32009 của Ban Bí thư Trung ương về Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam : "Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam là toàn bộ tài liệu lưu trữ được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức của Đảng Cộng sản Việt Nam, tổ chức tiền thân của Đảng, tổ chức chính trị - xã hội; tài liệu về thân thế, sự nghiệp và hoạt động của Chủ tịch Hồ Chí Minh, của các nhân vật 17 lịch sử, tiêu biểu của Đảng, đồng thời là cán bộ lãnh đạo chủ chốt của Nhà nước, của các tổ chức chính trị - xã hội". Như vậy, ngoài tài liệu các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị - xã hội, Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam còn quản lý cả thành phần tài liệu xuất xứ cá nhân. 1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ của Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng - Chức năng Theo Quyết định số Quyết định 3455-QĐ/VPTW của Văn phòng Trung ương Đảng ban hành ngày 20/10/2009, thì Cục Lưu trữ có chức năng giúp Chánh Văn phòng Trung ương Đảng tham mưu cho Trung ương Đảng quản lý Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam; trực tiếp quản lý Kho Lưu trữ Trung ương Đảng; nghiên cứu, soạn thảo các văn bản chỉ đạo của Trung ương Đảng về công tác văn thư và lưu trữ; kiểm tra việc thực hiện các văn bản chỉ đạo của Trung ương; chỉ đạo, hướng dẫn thống nhất khoa học nghiệp vụ văn thư và lưu trữ đối với các cơ quan, tổ chức đảng và các tổ chức chính trị - xã hội [26,tr1]. - Nhiệm vụ Cũng theo Quyết định trên, Cục Lưu trữ có 7 nhiệm vụ mà Lãnh đạo Văn phòng Trung ương giao cho: Thứ nhất, nhiệm vụ quan trọng nhất của Cục Lưu trữ là trực tiếp quản lý Kho Lưu trữ Trung ương Đảng. Với nhiệm vụ này, Cục Lưu trữ cụ thể hoá bằng các công việc sau: a) Sưu tầm, thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, bổ sung tài liệu lưu trữ của Trung ương Đảng, các cơ quan trực thuộc Trung ương Đảng, các tổ 18 chức chính trị - xã hội ở Trung ương, tài liệu lưu trữ của các cá nhân theo đúng thẩm quyền đã được quy định. b) Hướng dẫn, kiểm tra các cơ quan, tổ chức đảng và các tổ chức chính trị xã hội ở Trung ương tiến hành giải mật tài liệu trước khi giao nộp tài liệu lưu trữ vào Kho Lưu trữ Trung ương Đảng; hằng năm, tổ chức giải mật tài liệu lưu trữ được bảo quản tại Kho Lưu trữ Trung ương Đảng theo quy định của Ban Bí thư và hướng dẫn của Văn phòng Trung ương Đảng. c) Bảo quản, bảo vệ tuyệt đối an toàn, thống kê, tu bổ, phục chế, bảo hiểm tài liệu lưu trữ của Kho Lưu trữ Trung ương Đảng. d) Tổ chức phục vụ các yêu cầu khai thác, sử dụng, công bố tài liệu lưu trữ của Kho Lưu trữ Trung ương Đảng đúng quy định của Trung ương và Văn phòng Trung ương Đảng. Thứ hai, nhiệm vụ của Cục Lưu trữ là trực tiếp quản lý lưu trữ hiện hành của Trung ương Đảng và Văn phòng Trung ương Đảng. Thứ ba, Cục Lưu trữ có nhiệm vụ tham mưu giúp Chánh Văn phòng Trung ương Đảng các mặt công việc sau: a) Nghiên cứu, soạn thảo và trình Trung ương ban hành các văn bản chỉ đạo của Trung ương Đảng về công tác văn thư và công tác lưu trữ, về quản lý Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam. b) Ban hành các văn bản hướng dẫn thực hiện các văn bản của Trung ương về công tác văn thư và công tác lưu trữ; ban hành các văn bản chỉ đạo về khoa học nghiệp vụ công tác văn thư và công tác lưu trữ trong hệ thống tổ chức của Đảng và các tổ chức chính trị - xã hội. 19 c) Tổ chức thực hiện và kiểm tra việc thực hiện các văn bản chỉ đạo của Trung ương, các văn bản của Văn phòng Trung ương Đảng về công tác văn thư và công tác lưu trữ. Thứ tư, theo quy định và phân cấp quản lý của Chánh Văn phòng Trung ương, Cục Lưu trữ thực hiện nhiệm vụ chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn về khoa học nghiệp vụ đối với các công việc: a) Ban hành các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư và công tác lưu trữ đối với các cơ quan, tổ chức đảng và các tổ chức chính trị - xã hội. b) Kiểm tra, hướng dẫn thống nhất và tổ chức việc bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ đối với các cơ quan, tổ chức đảng và các tổ chức chính trị - xã hội ở Trung ương, các văn phòng tỉnh uỷ, thành uỷ. c) Thực hiện thống nhất công tác thống kê tài liệu lưu trữ thuộc Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam. Thứ năm, Cục Lưu trữ phải thực hiện nhiệm vụ nghiên cứu khoa học, phát triển ứng dụng và chuyển giao công nghệ, đặc biệt là công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ; triển khai số hoá các hồ sơ tài liệu lưu trữ truyền thống, tổ chức và trực tiếp quản lý Kho Lưu trữ điện tử của Trung ương Đảng. Thứ sáu, Cục Lưu trữ thực hiện nhiệm vụ quản lý nội bộ và tổ chức hoạt động đối ngoại của Cục Lưu trữ theo quy định và phân cấp của Chánh Văn phòng Trung ương Đảng: a) Tổ chức quản lý bộ máy, cán bộ, công chức, người lao động và sử dụng biên chế được duyệt theo quy định; thực hiện chế độ về tiền lương và các 20