Tài liệu Tổ chức khai thác, dùng tài liệu tại kho lưu trữ văn phòng chính phủ phục vụ hoạt động quản lý, điều hành của chính phủ

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN NGUYỄN THỊ LAN HƢƠNG TỔ CHỨC KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU TẠI KHO LƢU TRỮ VĂN PHÒNG CHÍNH PHỦ PHỤC VỤ HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ, ĐIỀU HÀNH CỦA CHÍNH PHỦ Luận văn Thạc sĩ Hà Nội - 2013 ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN NGUYỄN THỊ LAN HƢƠNG TỔ CHỨC KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU TẠI KHO LƢU TRỮ VĂN PHÒNG CHÍNH PHỦ PHỤC VỤ HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ, ĐIỀU HÀNH CỦA CHÍNH PHỦ Luận văn Thạc sĩ chuyên ngành: Lưu trữ học Mã số: 603224 Người hướng dẫn khoa học: PGS.TS. Nguyễn Văn Hàm Hà Nội - 2013 MỞ ĐẦU 1. Lý do lựa chọn đề tài Tài liệu lưu trữ là tài sản vô giá của quốc gia, là kho tàng kinh nghiệm quý báu được tích lũy qua hàng nghìn năm lịch sử dựng nước và giữ nước. Tài liệu lưu trữ có giá trị về nhiều mặt như: chính trị, kinh tế, xã hội, lịch sử và các giá trị khác. Nó chứa đựng những thông tin phong phú, có độ tin cậy cao, phản ánh một cách trung thực, toàn diện mọi mặt của đời sống xã hội. Tuy vậy, tài liệu lưu trữ sẽ không phát huy được ý nghĩa to lớn, quan trọng của nó. Công tác lưu trữ cũng không làm tròn chức năng cơ bản nếu không tiến hành khâu lưu thông tin nhất là những thông tin vô giá chứa đựng trong tài liệu lưu trữ. Tài liệu lưu trữ chỉ có thể được phát huy giá trị đó khi và chỉ khi được nghiên cứu, sử dụng để phục vụ cho sự phát triển của cơ quan, xã hội cũng như những yêu cầu chính đáng của nhân dân. Do vậy, việc tổ chức và áp dụng các biện pháp để mọi người tiếp cận và khai thác tài liệu đó là nhiệm vụ quan trọng của các cơ quan lưu trữ. Mục đích của công tác khai thác, sử dụng tài liệu là cung cấp những thông tin trong tài liệu lưu trữ phục vụ các nhu cầu xã hội. Vì vậy, chất lượng của công tác khai thác, sử dụng tài liệu góp phần nâng cao vai trò, tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ và công tác lưu trữ trong công cuộc xây dựng và bảo vệ tổ quốc. Tài liệu lưu trữ của Văn phòng Chính phủ có giá trị to lớn về nhiều mặt. Văn phòng Chính phủ là cơ quan ngang Bộ, có chức năng tham mưu tổng hợp, giúp Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành hoạt động của Chính phủ và hệ thống hành chính nhà nước từ Trung ương đến cơ sở; bảo đảm thông tin, phục vụ công tác chỉ đạo, điều hành của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ và cung cấp thông tin cho công chúng theo quy định của pháp luật; bảo đảm các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ; giúp Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ định ra đường lối, chính sách xây dựng và phát triển đất nước. Trong quá trình hoạt động, cơ quan đã sản sinh ra một khối lượng tài liệu vô cùng quý giá, liên quan đến nhiều ngành, nhiều lĩnh vực. Những tài liệu này có ý nghĩa lớn trong việc cung cấp tài liệu đáng tin cậy để phục vụ các mục đích chính trị, kinh tế, văn hóa xã hội; cung cấp những thông tin quá khứ, những căn cứ, bằng chứng phục vụ cho hoạt động quản lý của Văn phòng và nhu cầu chính đáng của cán bộ trong Văn phòng cũng như cung cấp thông tin giúp các vị lãnh đạo Chính phủ qua các thời kỳ hoạch định đường lối, chính sách để điều hành, quản lý đất nước tốt hơn . Vì vậy việc tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Văn phòng Chính phủ có ý nghĩa lamlahết sức quan trọng góp phần phát huy giá trị tài liệu lưu trữ, nhằm biến các thông tin trong quá khứ được bảo quản trong kho lưu trữ thành những tài liệu bổ ích phục vụ cho hoạt động quản lý của cơ quan nói riêng và sự nghiệp phát triển kinh tế, văn hóa, xã hội, khoa học kỹ thuật… nói chung. Tại cơ quan quan trọng này, công tác khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ đã được quy định và hướng dẫn trong một số văn bản của Văn phòng Chính phủ. Công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Văn phòng Chính phủ vẫn còn những điểm hạn chế dẫn đến hiệu quả khai thác, sử dụng tài liệu chưa cao: số lượt cán bộ trong Văn phòng đến khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Phòng Lưu trữ còn thấp; số lượt tài liệu đã được khai thác, sử dụng chiếm tỉ lệ nhỏ so với khối lượng tài liệu đang được bảo quản trong kho lưu trữ. Như vậy là những tài liệu lưu trữ này chưa được phát huy giá trị một cách toàn diện trong quá trình giải quyết công việc của các cán bộ trong Văn phòng Chính phủ đối với hoạt động quản lý, điều hành của Chính phủ. Chính vì vậy việc đẩy mạnh công tác tổ chức, khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ vào hoạt động quản lý, tham mưu đề xuất của Văn phòng Chính phủ là một nhiệm vụ quan trọng cần được quan tâm và khuyến khích. Xuất phát từ những lý do trên, chúng tôi đã lựa chọn vấn đề “Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu tại Kho lưu trữ Văn phòng Chính phủ phục vụ hoạt động quản lý, điều hành của Chính phủ” làm luận văn thạc sĩ. 2. Mục tiêu của đề tài Đề tài được thực hiện với các mục tiêu chính sau: - Một là, nghiên cứu và giới thiệu giá trị tài liệu lưu trữ Văn phòng Chính phủ. Qua việc tìm hiểu, phân tích giá trị tài liệu tại Văn phòng Chính phủ nhằm khẳng định giá trị tài liệu tại Kho lưu trữ đối vối công tác tham mưu, tổng hợp phục vụ quản lý, điều hành của Chính phủ - Hai là, nêu thực trạng, nhận xét, đánh giá về ưu điểm và những mặt còn hạn chế về khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ ở Văn phòng Chính phủ. - Ba là, đề xuất các giải pháp về tổ chức chỉ đạo, hướng dẫn giúp đối tượng độc giả dễ dàng tiếp cận với tài liệu lưu trữ nhằm nâng cao hơn nữa công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Văn phòng Chính phủ phục vụ hoạt động quản lý, điều hành của Chính phủ. 3. Đối tƣợng, phạm vi nghiên cứu của đề tài * Đối tượng nghiên cứu: - Thành phần, nội dung, khối lượng, đặc điểm tài liệu được sản sinh ra trong quá trình hoạt động của Văn phòng Chính phủ. - Những quy định của Văn phòng Chính phủ về công tác lưu trữ nói chung và công tác khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của Văn phòng Chính phủ nói riêng. - Tình hình tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ ở Văn phòng Chính phủ.. * Phạm vi nghiên cứu: - Nghiên cứu thực trạng khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ ở Văn phòng Chính phủ và đưa ra các giải pháp về khai thác, sử dụng, tài liệu lưu trữ hình thành trong hoạt động của các Vụ, Cục đơn vị trực thuộc (không bao gồm các đơn vị sự nghiệp có thu, Cục Hành chính, Quản trị II). - Đề tài nghiên cứu chủ yếu tập trung vào tài liệu lưu trữ hiện hành đang bảo quản tại Kho lưu trữ của Văn phòng Chính phủ 4. Nhiệm vụ nghiên cứu Nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài được xác định là: - Một là, khảo sát và giới thiệu nội dung, thành phần, khối lượng tài liệu tại Văn phòng Chính phủ. Bên cạnh đó, chỉ rõ ý nghĩa của tài liệu lưu trữ phục vụ quản lý, điều hành của Chính phủ trên tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội - Hai là, nghiên cứu những quy định hiện hành của Văn phòng Chính phủ về khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ và tình hình tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ. Trên cơ sở đó chúng tôi đánh giá kết quả đạt được cũng như tồn tại trong công tác này. - Ba là, đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả cho công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Văn phòng Chính phủ để phục vụ hoạt động quản lý, điều hành của Chính phủ. 5. Lịch sử nghiên cứu Đối với nhiều quốc gia trên thế giới, nhất là các nước ở Châu Âu như Pháp, Đức…việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ đã được tiến hành phổ biến từ thế kỷ thứ XIX. Nói chung, việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ được xem như là một công việc tất yếu của các cơ quan để phục vụ quản lý, hoạt động cũng như nhiều mục đích khác của cơ quan mình.. Bên cạnh đó vấn đề này đã thu hút sự quan tâm nghiên cứu của nhiều nhà lưu trữ học, nhiều cán bộ làm công tác công văn, giấy tờ và công tác lưu trữ. Không ít luận văn thạc sĩ, báo cáo tốt nghiệp của học viên, sinh viên khoa Lưu trữ và Quản trị văn phòng, trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội cũng có chủ đề nghiên cứu là khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ ở các cơ quan Đảng và Nhà nước ở nhiều khía cạnh khác nhau. Dưới đây là khái quát về tình hình và kết quả nghiên cứu: Về sách lý luận, giáo trình đề cập đến khai thác sử dụng tài liệu có các cuốn như: Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ của tác giả Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm xuất bản năm 1990; Công tác Văn thư lưu trữ của tác giả Dương Văn Khảm, Nhà xuất bản Văn hóa Thông tin năm 2006… Về luận văn thạc sĩ, có các đề tài như: Xác định các giải pháp nâng cao hiệu quả tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (Luận văn thạc sĩ của Hà Văn Huề, Hà Nội, 2002), Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu tại kho lưu trữ Văn phòng Quốc hội (Luận văn thạc sĩ của Đặng Thị Thu Trang, 2009), Một số vấn đề về tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III (Khóa luận tốt nghiệp cử nhân của Hoàng Mai Liên, 1999), Tình hình khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ hoạt động của Văn phòng Bộ Công nghiệp (Khóa luận tốt nghiệp của Trần Bảo Hà, 2005)… Ngoài ra, trên Tạp chí ngành văn thư, lưu trữ đã có nhiều chuyên luận, bài viết của một số tác giả như: Công bố tài liệu văn kiện một trong những nhiệm vụ cần thiết của các kho lưu trữ (Tạp chí Văn thư lưu trữ số 2/1980) của tác giả Nguyễn Văn Hàm; Sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ toàn diện công cuộc xây dựng và bảo vệ đất nước (Tạp chí Lưu trữ Việt Nam số 01/1999) của tác giả Nghiêm Kỳ Hồng; Một số suy nghĩ về vấn đề tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ ở nước ta (Tạp chí Lưu trữ Việt Nam số 02/1990) của tác giả Vũ Thị Phụng); Một vài suy nghĩ sử dụng tài liệu lưu trữ để nghiên cứu lịch sử dân tộc (Tạp chí Lưu trữ Việt Nam số 02/1987) của tác giả Nguyễn Văn Thâm… Có thể nói, các giáo trình, bài giảng đã đưa ra những vấn đề cơ bản nhất về lý luận công tác lưu trữ nói chung và công tác khai thác, sử dụng tài liệu nói riêng như: giá trị của tài liệu lưu trữ, quy định, chế độ tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ, các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu… Các bài viết trên báo, tạp chí đã đề cập đến vấn đề mục đích, ý nghĩa; các yêu cầu cũng như nguyên tắc khi tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ ở các cơ quan, tổ chức nhất định … Các luận văn thạc sỹ, khóa luận và các công trình khoa học nghiên cứu vấn đề này đã đi sâu nghiên cứu về tình hình khai thác, sử dụng tài liệu ở các cơ quan Đảng, cơ quan nhà nước, doanh nghiệp cũng như một số cơ quan cụ thể và đưa ra các giải pháp nhằm khắc phục cũng như đổi mới đối với công tác khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ. Tuy vậy, chưa có đề tài nào nghiên cứu chi tiết, cụ thể và đưa ra các giải pháp đối với công tác khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Văn phòng Chính phủ - cơ quan tham mưu, giúp việc cho Chính phủ và Thủ tướng Chính phủ. 6. Nguồn tƣ liệu tham khảo Nguồn tư liệu tham khảo chính khi thực hiện đề tài bao gồm: - Các văn bản của các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền quy định về khai thác, sử dụng tài liệu như: Luật Lưu trữ năm 2011; Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia năm 2001; Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 8/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư; Nghị định 111/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ hướng dẫn chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia; Nghị định 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ; Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02/3/2007 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ… - Các văn bản quy định cơ cấu, chức năng, nhiệm vụ và quy chế làm việc của Văn phòng Chính phủ nói chung và của từng đơn vị trực thuộc Văn phòng Chính phủ: Nghị định 74/2012/NĐ-CP ngày 29 tháng 9 năm 2012 quy định chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng Chính phủ; Quyết định số 1368/QĐ-VPCP ngày 19 tháng 11 năm 2012 về việc quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của các Vụ, Cục thuộc Văn phòng Chính phủ; Quyết định số 45/QĐ-VPCP về quy chế làm việc của văn phòng Chính phủ ngày 19/01/2009 của Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ; Quyết định số 26/QĐ-VPCP ngày 09 tháng 01 năm 2012 của Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ về Quy chế tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản tại Văn phòng Chính phủ… - Các giáo trình về lưu trữ trong đó có đề cập đến công tác khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ như: Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ, xuất bản năm 1990; Công tác Văn thư Lưu trữ xuất bản năm 2006… - Hồ sơ, tài liệu lưu trữ tại cơ quan Văn phòng Chính phủ; - Các luận văn thạc sĩ chuyên ngành Lưu trữ học và tư liệu học; các bài viết, khóa luận, công trình nghiên cứu khoa học liên quan đến vấn đề khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ. 7. Phƣơng pháp nghiên cứu Trong quá trình nghiên cứu, tác giả đã sử dụng các phương pháp sau: - Phương pháp luận về nhận thức khoa học Mác- Lênin. Sử dụng phương pháp này để nhìn nhận, đánh giá các vấn đề, sự kiện liên quan đến đề tài nghiên cứu theo quan điểm của chủ nghĩa duy vật biện chứng và duy vật lịch sử. - Phương pháp phân tích, tổng hợp nhằm tìm ra những ưu điểm để kế thừa, phát triển và nêu những hạn chế, nguyên nhân trong công tác khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ. - Phương pháp khảo sát thực tế, được tiến hành bằng cách quan sát, khảo sát trực tiếp tình hình khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại Văn phòng chính phủ, số lượng, thành phần, nội dung, đặc điểm của tài liệu lưu trữ hiện đang được bảo quản trong kho lưu trữ. - Phương pháp phỏng vấn, được thực hiện đối với hầu hết các đơn vị và các chuyên viên ở đơn vị có chức năng nghiên cứu, độc giả để biết được nhu cầu, mong muốn của độc giả. Việc phỏng vấn sẽ tạo điều kiện nắm bắt, trao đổi cụ thể từng vấn đề khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của Văn phòng Chính phủ. - Phương pháp hệ thống: Phương pháp này nhằm khái quát các nhóm tài liệu có ý nghĩa nhất và có nhu cầu khai thác nhiều nhất. Đồng thời chúng tôi cần lựa chọn và đưa ra những giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả khai thác, sử dụng tài liệu. Ngoài các phương pháp trên, trong quá trình nghiên cứu đề tài, tác giả còn sử dụng kết hợp một số phương pháp khác như: mô tả, so sánh… 8. Đóng góp của đề tài Sản phẩm tạo ra là một công trình nghiên cứu khoa học nhằm đóng góp vào thực tiễn công tác khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Văn phòng Chính phủ phục vụ quản lý, điều hành của Chính phủ. Bên cạnh đó, đề tài nghiên cứu này có thể sẽ làm cơ sở tham khảo nhằm ban hành các văn bản quy định và hướng dẫn về khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ ở Văn phòng Chính phủ. Ngoài ra, công trình nghiên cứu này có thể làm tài liệu tham khảo giúp cho việc học tập, nghiên cứu của sinh viên chuyên ngành văn thư lưu trữ chưa có điều kiện tiếp cận nhiều với thực tế. 9. Bố cục của đề tài Ngoài phần mở đầu, kết luận và phụ lục, phần nội dung chính của đề tài được bố cục thành 3 chương chính, bao gồm: Chƣơng 1: Tổng quan về Văn phòng Chính phủ và thành phần, nội dung, đặc điểm, giá trị tài liệu lƣu trữ của Văn phòng Chính phủ. Nội dung của chương này giới thiệu khái quát về cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng Chính phủ; số lượng, thành phần, nội dung, đặc điểm tài liệu cũng như giá trị tài liệu lưu trữ Văn phòng Chính phủ. Chƣơng 2: Thực trạng khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ tại Văn phòng Chính phủ Nội dung của chương này trình bày thực trạng khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Phòng Lưu trữ thuộc Văn phòng Chính phủ, tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ quản lý điều hành của Chính phủ ở tất cả các lĩnh vực khác nhau của đời sống, xã hội. Qua đó đưa ra các nhận xét, đánh giá mặt được và chưa được. Chƣơng 3: Nâng cao hiệu quả khai thác, sử dụng tài liệu tại Kho lƣu trữ Văn phòng Chính phủ phục vụ hoạt động quản lý, điều hành của Chính phủ. Chương này đưa ra các giải pháp giúp cho lãnh đạo Văn phòng Chính phủ có thể tham khảo để chỉ đạo, hướng dẫn về công tác khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ và tạo thuận lợi cho cán bộ, công chức tiến hành khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ trước hết công việc của mình, sau đó là tham mưu, giúp việc cho Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ và các Phó Thủ tướng Chính phủ. Trong quá trình thực hiện đề tài này, chúng tôi đã nhận được sự giúp đỡ rất tận tình của PGS. Nguyễn Văn Hàm và các cán bộ thuộc Phòng Lưu trữ Văn phòng Chính phủ. Do hạn chế về mặt thời gian, nguồn tài liệu tham khảo cũng như kinh nghiệm nghiên cứu nên đề tài chắc chắn không tránh khỏi những hạn chế nhất định. Qua việc nghiên cứu đề tài này, tác giả rất mong nhận được những ý kiến đóng góp của các nhà nghiên cứu, các cán bộ văn thư – lưu trữ đang làm nhiệm vụ có liên quan và tất cả các bạn đọc. CHƢƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ VĂN PHÒNG CHÍNH PHỦ VÀ THÀNH PHẦN, NỘI DUNG, ĐẶC ĐIỂM, GIÁ TRỊ TÀI LIỆU LƢU TRỮ CỦA VĂN PHÒNG CHÍNH PHỦ 1.1.Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Chính phủ Cơ sở cho việc hình thành chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng Chính phủ được quan niệm xuất phát từ đặc điểm tổ chức, cơ cấu bộ máy, tính chất và hình thức hoạt động của Chính phủ (CP). Theo Hiến pháp và Luật Tổ chức Chính phủ năm 2001, CP là cơ quan chấp hành của Quốc hội, cơ quan hành chính Nhà nước cao nhất của nước Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam. Tổ chức và hoạt động của CP có những đặc trưng chính sau đây: Tổ chức và hoạt động của CP mang tính chất của tổ chức hội đồng, điều hành tập thể, quyết định tập thể các vấn đề chủ yếu thuộc chức năng, nhiệm vụ của CP. Đây là đặc trưng cơ bản của tổ chức CP không chỉ ở Việt Nam mà còn hầu hết các nước trên thế giới. Điều này có ý nghĩa trong việc chi phối cách thức tổ chức công việc và hình thức hoạt động của CP. CP là cơ quan thực thi quyền hành pháp (có thẩm quyền chung): CP là cơ quan chấp hành của Quốc hội, cơ quan hành chính nhà nước cao nhất trong bộ máy hành chính nhà nước do vậy CP có thẩm quyền chung. Với chức năng của cơ quan chấp hành và điều hành, thẩm quyển của CP rất rộng lớn, bao gồm: tổ chức thực thi pháp luật, thực hiện quản lý và tổ chức điều hành mọi hoạt động trong lĩnh vực của đời sống. Thành phần của CP và bộ máy hành chính của CP: thành phần của CP bao gồm Thủ tướng, các Phó Thủ tướng, các Bộ trưởng, thủ trưởng cơ quan ngang Bộ (gọi là thành viên CP); Bộ máy hành chính của CP bao gồm các Bộ, cơ quan ngang Bộ. Hình thức hoạt động tập thể của CP: đó là các phiên họp CP. Ở nước ta phiên họp CP được thực hiện thường kỳ mỗi tháng một lần (thường diễn ra trong 2 ngày cuối tháng trước hoặc đầu tháng sau), CP thảo luận tập thể và biểu quyết theo đa số những vấn đề quan trọng thuộc thẩm quyền của CP. Chế độ làm việc của CP kết hợp trách nhiệm tập thể với đề cao quyền hạn và trách nhiệm cá nhân của Thủ tướng và mỗi thành viên Chính phủ. Với cơ cấu tổ chức, tính chất và hình thức hoạt động như trên có thể nói tổ chức và hoạt động của CP là sự thể hiện nguyên tắc thống nhất trong sự phân công. Tính thống nhất được thể hiện trong tổ chức bộ máy của CP (cụ thể là phiên họp CP). Tính phân công, phân nhiệm thể hiện ở quyền hạn và trách nhiệm chỉ đạo, điều hành của CP và Thủ tướng; ở sự độc lập nhất định của các Bộ và người đứng đầu các Bộ, cơ quan ngang bộ trong quản lý, điều hành một ngành, một lĩnh vực thuộc thẩm quyền của CP. Thực tiễn tổ chức và hoạt động của CP, đặc biệt là chế độ làm việc và hình thức hoạt động tập thể của CP là nền tảng cho việc hình thành tổ chức cơ quan Văn phòng Chính phủ và chức năng, nhiệm vụ của nó. 1.1.1. Sơ lược lịch sử Văn phòng Chính phủ Văn phòng Chính phủ được thành lập ngay từ khi Chính phủ Lâm thời Việt Nam dân chủ cộng hòa ra đời, với nhiệm vụ là giúp việc cho Chính phủ Lâm thời và Chủ tịch Hồ Chí Minh. Trải qua hơn 68 năm, Văn phòng Chính phủ đã có nhiều thay đổi về tên gọi, cơ cấu tổ chức và chức năng nhiệm vụ. Với bốn bản Hiến pháp (Hiến pháp 1946, Hiến pháp 1959, Hiến pháp 1980 và Hiến pháp 1992) và bốn Luật Tổ chức Chính phủ (Luật Tổ chức Hội đồng Chính phủ năm 1960, Luật Tổ chức Hội đồng Bộ trưởng năm 1981, Luật Tổ chức Chính phủ năm 1992 và Luật Tổ chức Chính phủ năm 2001), Văn phòng Chính phủ đã trải qua 5 lần đổi tên và 17 lần sắp xếp lại cơ cấu tổ chức, điều chỉnh chức năng, nhiệm vụ. Trải qua các thời kỳ khác nhau, Văn phòng Chính phủ – bộ máy giúp việc cho CP, Thủ tướng (TTg) thực hiện sự phối hợp các hoạt động chung của CP bao gồm tổng thể các Bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc CP được tổ chức một cách khác nhau, với các tên gọi khác nhau. Đó là: Văn phòng Chủ tịch Chính phủ (1945-1949); Văn phòng Thủ tướng Phủ (1949-1960); Văn phòng Phủ Thủ tướng (1960-1981); Văn phòng Hội đồng Bộ trưởng (1981-1992) và từ năm 1992 đến nay được gọi là Văn phòng Chính phủ. Dù mang các tên gọi khác nhau, được tổ chức với quy mô khác nhau, song bộ máy giúp việc cho CP điều thực hiện điều phối, phối hợp các hoạt động chung của CP trong quản lý, tổ chức, điều hành các hoạt động kinh tế, chính trị, quốc phòng, văn hóa xã hội… ở từng gia đoạn phát triển. 1.1.2. Vị trí và chức năng: Căn cứ vào Nghị định số 74/2012/NĐ-CP ngày 29 tháng 9 năm 2012 của Chính phủ thì chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Chính phủ được quy định như sau: Văn phòng Chính phủ là cơ quan ngang Bộ, là bộ máy giúp việc của Chính phủ và Thủ tướng Chính phủ. Văn phòng Chính phủ có chức năng tham mưu tổng hợp, giúp Chính phủ tổ chức các hoạt động chung của Chính phủ; tham mưu tổng hợp, giúp Thủ tướng Chính phủ (bao gồm các Phó Thủ tướng Chính phủ) lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành hoạt động của Chính phủ và hệ thống hành chính nhà nước từ Trung ương đến cơ sở; bảo đảm thông tin, phục vụ công tác chỉ đạo, điều hành của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ và cung cấp thông tin cho công chúng theo quy định của pháp luật; bảo đảm các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ. 1.1.3. Nhiệm vụ và quyền hạn: Văn phòng Chính phủ là cơ quan ngang bộ cho nên thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn được quy định tại Nghị định số 36/2012/NĐ-CP ngày 18 tháng 4 năm 2012 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ, cơ quan ngang Bộ và Nghị định số 74/2012/NĐ-CP ngày 29 tháng 9 năm 2012 của Chính phủ nêu trên. Theo đó, nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể như sau: - Tham mưu tổng hợp, giúp Chính phủ: + Xây dựng, quản lý chương trình công tác của Chính phủ theo quy định của pháp luật; + Theo dõi, đôn đốc các cơ quan, tổ chức liên quan thực hiện chương trình công tác của Chính phủ và Quy chế làm việc của Chính phủ; + Phối hợp thường xuyên trong quá trình chuẩn bị và hoàn chỉnh các đề án, dự án, dự thảo văn bản quy phạm pháp luật của Chính phủ trình Chính phủ xem xét, quyết định theo quy định của pháp luật; + Thẩm tra về trình tự, thủ tục chuẩn bị và có ý kiến đánh giá độc lập đối với các đề án, dự án theo chương trình công tác của Chính phủ. + Chủ trì, phối hợp chuẩn bị nội dung, phục vụ phiên họp thường kỳ, đột xuất của Chính phủ, các cuộc họp của Chính phủ với lãnh đạo địa phương. - Tham mưu tổng hợp, giúp Thủ tướng Chính phủ: + Xây dựng, trình Thủ tướng Chính phủ phê duyệt và giúp Thủ tướng Chính phủ đôn đốc thực hiện chương trình công tác; + Kiến nghị với Thủ tướng Chính phủ giao các bộ, ngành xây dựng cơ chế, chính sách, các đề án, dự án, dự thảo văn bản pháp luật để trình cấp có thẩm quyền quyết định. + Chủ trì, phối hợp hoàn chỉnh nội dung, thủ tục, hồ sơ và dự thảo văn bản để trình Thủ tướng Chính phủ xem xét, quyết định đối với những công việc thường xuyên khác; + Chủ trì soạn thảo, biên tập hoặc chỉnh sửa lần cuối các dự thảo báo cáo, các bài phát biểu quan trọng của Thủ tướng Chính phủ; + Giúp Thủ tướng Chính phủ chỉ đạo thực hiện các Quy chế phối hợp công tác giữa Chính phủ với các cơ quan; + Giúp Thủ tướng Chính phủ kiểm tra thực hiện những công việc thuộc thẩm quyền kiểm tra của Thủ tướng Chính phủ; Bảo đảm thông tin cho hoạt động của Chính phủ và Thủ tướng Chính phủ + Bảo đảm thông tin phục vụ công tác lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ; quản lý và duy trì hoạt động liên tục mạng tin học diện rộng của Chính phủ; + Thực hiện chế độ báo cáo định kỳ và đột xuất với Thủ tướng Chính phủ; + Cung cấp thông tin cho công chúng theo quy định pháp luật và chỉ đạo của Thủ tướng Chính phủ; + Thực hiện nhiệm vụ phát ngôn của Chính phủ theo quy định của pháp luật; + Quản lý tổ chức và hoạt động của Cổng Thông tin điện tử Chính phủ. - Bảo đảm các điều kiện vật chất, kỹ thuật, quản lý nguồn nhân lực phục vụ hoạt động của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ. - Tổng kết, hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ về công tác văn phòng đối với Văn phòng các Bộ, ngành, Văn phòng Ủy ban nhân cấp tỉnh. - Quản lý tổ chức bộ máy, biên chế; thực hiện chế độ tiền lương và các chế độ, chính sách đãi ngộ, khen thưởng, kỷ luật; đào tạo, bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ đối với cán bộ, công chức, viên chức Văn phòng Chính phủ và các tổ chức tư vấn, chỉ đạo, phối hợp liên ngành do Thủ tướng Chính phủ giao. Với vị trí và chức năng như vậy, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của Văn phòng Chính phủ là rất quan trọng. Có thể nói tài liệu lưu trữ Văn phòng Chính phủ là một trong những tài liệu có giá trị cao trong thành phần tài liệu lưu trữ quốc gia Việt Nam. Đây là nguồn sử liệu, tư liệu đa dạng và phong phú, phản ánh mọi hoạt động của Nhà nước Việt Nam từ trung ương đến địa phương kể từ khi thành lập nước năm 1945 đến nay, trên tất cả các lĩnh vực như kinh tế, chính trị, quân sự, ngoại giao, nội chính, khoa học, văn hóa, xã hội,… 1.1.4. Cơ cấu tổ chức bộ máy của Văn phòng Chính phủ Theo Nghị định số 74/2012/NĐ-CP nói trên, cơ cấu tổ chức của Văn phòng Chính phủ bao gồm: - Lãnh đạo Văn phòng Chính phủ gồm: Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ; các Phó Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ. - Các Vụ, Cục đơn vị trực thuộc: Vụ Tổng hợp, Vụ Thư ký- Biên tập Vụ Pháp luật, Kinh tế tổng hợp, Vụ Kinh tế ngành, Vụ Đổi mới doanh nghiệp, Vụ Quan hệ Quốc tế, Vụ Nội chính, Vụ Theo dõi khiếu nại, tố cáo và phòng, chống tham nhũng (gọi tắt là Vụ I), Vụ Theo dõi phối hợp công tác giữa Chính phủ với Quốc hội, Ủy ban Trung ương Mặt trận Tổ quốc Việt Nam, cơ quan Trung ương các đoàn thể nhân dân và Chính quyền địa phương (gọi tắt là Vụ III), Vụ Khoa giáo- Văn xã, Vụ Tổ chức hành chính nhà nước và công vụ, Vụ Văn thư - Hành chính, Vụ Tổ chức Cán bộ, Vụ Kế hoạch Tài chính, Cục Quản trị, Cục Hành chính Quản trị II, Cổng Thông tin điện tử Chính phủ, Trung tâm Tin học. Có thể chia các đơn vị trực thuộc Văn phòng Chính phủ nói trên thành 2 nhóm: nhóm tham mưu tổng hợp và nhóm công tác nội bộ. Nhóm tham mưu, tổng hợp có nhiệm vụ: rà soát, đôn đốc việc xây dựng, đăng ký và tổ chức chương trình, kế hoạch công tác thuộc lĩnh vực phụ trách; đọc và xử lý các tờ trình, kiến nghị của Bộ, ngành, địa phương, tổ chức chính trị xã hội trình lên Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ; chủ trì, phối hợp xây dựng các văn bản chỉ đạo của Thủ tướng Chính phủ, phó Thủ tướng Chính phủ… Ví dụ: Vụ Nội chính (gọi tắt là Vụ II) thực hiện chức năng, tham mưu cho Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ trong chỉ đạo, điều hành lĩnh vực nội chính, bao gồm: công tác quốc phòng, an ninh, trật tự an toàn xã hội, phòng chóng tội phạm, biên giới, công tác Biển Đông – Hải Đảo, tìm kiếm cứu nạn, cơ yếu, địa giới hành chính, tôn giáo, dân tộc, nhân quyền, đặc xá, công nghiệp quốc phòng, công tác phối hợp hoạt động của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ với Tòa án nhân dân tối cao và Viện Kiểm sát nhân dân tối cao. Còn nhóm công tác nội bộ có nhiệm vụ: đảm bảo cơ sở vật chất, hậu cần; công tác xây dựng cơ bản; quản lý công tác cán bộ… cho Văn phòng Chính phủ. Nhóm này bao gồm các đơn vị: Vụ Tổ chức cán bộ, Vụ Văn thư - Hành chính, Cục Quản trị. Ví dụ: Cục Quản trị giúp Bộ trưởng thực hiện chức năng bảo đảm hậu cần, phục vụ hoạt động của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ và Văn phòng Chính phủ; quản lý toàn bộ tài sản, cơ sở vật chất kỹ thuật, công tác lễ tân, hậu cần, bảo vệ an ninh, an toàn trụ sở cơ quan, chăm sóc sức khỏe cho cán bộ, công chức và người lao động. Ngoài 18 đơn vị trên, Văn phòng Chính phủ còn quản lý các đơn vị sự nghiệp có thu: Trung tâm Hội nghị Quốc gia, Trung tâm Hội nghị Quốc tế, Nhà khách La Thành, Nhà khách 37 Hùng Vương, Hội trường Thống Nhất, Nhà khách Tao Đàn. Văn phòng Chính phủ còn một bộ phận đặc biệt đó là bộ phận giúp việc Thủ tướng Chính phủ, các Phó Thủ tướng Chính phủ (các đồng chí Trợ lý, thư ký và cố vấn). Bộ phận này có nhiệm vụ quản lý hồ sơ, tài liệu của các đồng chí lãnh đạo; sắp xếp lịch họp, công tác trong và ngoài nước; tham mưu cho các đồng chí lãnh đạo về các lĩnh vực phụ trách; giúp lãnh đạo Chính phủ soạn thảo các bài phát biểu tại các cuộc họp, hội nghị trong nước và quốc tế... Tuy bộ phận này không được quy định trong văn bản chính thức, nhưng bộ phận này lại sinh hoạt tại Văn phòng Chính phủ. Có thể thấy, cơ cấu tổ chức của Văn phòng Chính phủ gồm các đơn vị làm nhiệm vụ tham mưu, tổng hợp về nhiều lĩnh vực, hoạt động khác nhau, bao gồm: nội chính, ngân sách, tài chính, tiền tệ, ngân hàng, nông nghiệp, công nghiệp, ngư nghiệp, giao thông, giáo dục, y tế, lễ tân, hậu cần… Bộ phận giúp việc Thủ tướng Chính phủ và các Phó Thủ tướng Chính phủ tuy sinh hoạt tại Văn phòng Chính phủ, nhưng không chịu sự quản lý của lãnh đạo Văn phòng Chính phủ. Bộ phận này chịu sự quản lý trực tiếp của Thủ tướng Chính phủ và các Phó Thủ tướng Chính phủ. Cơ cấu tổ chức đó có sự khác biệt với cơ cấu tổ chức tại các Bộ, ngành. Nếu như cơ cấu tổ chức của các Bộ, ngành chỉ tập trung quản lý nhà nước về một hoặc một số lĩnh vực nào đó, thì tại Văn phòng Chính phủ có các đơn vị thực hiện chức năng tham mưu đa ngành, đa lĩnh vực cho Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ. Bộ phận giúp việc lãnh đạo Chính phủ là những đơn vị rất đặc biệt tại Văn phòng Chính phủ, bộ phận này hàng năm sản sinh ra khối tài liệu lớn có giá trị về nhiều mặt. Do cơ cấu tổ chức tại Văn phòng Chính phủ có nhiều điểm không giống với các cơ quan khác, nên tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động cũng có những khác biệt. 1.1.5. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Phòng Lưu trữ Theo Quyết định số 104/QĐ-HC ban hành ngày 27 tháng 5 năm 2013 của Vụ trưởng Vụ Văn thư Hành chính quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và nguyên tắc làm việc của cán bộ, công chức thuộc Vụ Văn thư Hành chính thì Phòng Lưu trữ có chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức như sau: Phòng Lưu trữ là đơn vị thuộc Vụ Văn thư Hành chính, có chức năng giúp Vụ trưởng tổ chức thực hiện công tác lưu trữ tại Văn phòng Chính phủ và lưu trữ các tài liệu của Vụ Văn thư Hành chính Phòng Lưu trữ có nhiện vụ, quyền hạn: - Giúp lãnh đạo Vụ chỉ trì, lập kế hoạch và tổ chức thực hiện việc thu, nộp hồ sơ, tài liệu của lãnh đạo CP, lãnh đạo Văn phòng Chính phủ, các đơn vị thuộc Văn phòng Chính phủ và văn bản phát hành hàng tháng tại Phòng Văn thư; - Chủ động tham mưu giúp lãnh đạo Vụ triển khai, hướng dẫn, đôn đốc và kiểm tra việc lập, nộp hồ sơ của các đơn vị tại Văn phòng Chính phủ; - Tổ chức thực hiện việc chỉnh lý và lập hồ sơ, tài liệu lưu trữ theo quy định pháp luật; Xác định giá trị tài liệu lưu trữ; Xây dựng hệ thống công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ; Tổ chức khai thác và sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ, cấp chứng thực tài liệu lưu trữ theo quy định của pháp luật; - Thực hiện công tác thống kê hồ sơ, tài liệu lưu trữ - Bảo quản và nộp lưu hồ sơ, tài liệu lưu trữ cơ quan vào lưu trữ lịch sử; - Thực hiện các nhiệm vụ khác do lãnh đạo Vụ giao. Phòng Lưu trữ có Trưởng Phòng, 01 Phó trưởng phòng và 05 chuyên viên. Tuy là cơ quan tham mưu, giúp việc cho Chính phủ và Thủ tướng Chính phủ, nhưng Văn phòng Chính phủ là cơ quan ngang bộ có thẩm quyền ban hành các văn bản quản lý nhà nước. Tài liệu sản sinh ra trong quá trình hoạt động của Văn phòng Chính phủ chứa đựng chủ trương, chính sách của Đảng, Nhà nước, sự chỉ đạo, điều hành của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ. Do đó việc tổ chức, quản lý và đưa vào lưu trữ khai thác, sử dụng khối tài liệu đó là hết sức cần thiết tại Văn phòng Chính phủ. Bởi vì trước hết những tài liệu đó phục vụ cho công việc hàng ngày của các chuyên viên, sau cùng mục đích cuối cùng là tham mưu, tổng hợp phục vụ sự điều hành, quản lý của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ và các Phó Thủ tướng Chính phủ trên tất cả các lĩnh vực khác nhau. 1.2. Khối lƣợng, thành phần, nội dung, đặc điểm và giá trị tài liệu của Văn phòng Chính phủ. Như trên đã đề cập, Văn phòng Chính phủ có chức năng tham mưu tổng hợp, giúp Chính phủ tổ chức các hoạt động chung của Chính phủ, giúp Thủ tướng Chính phủ lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành hoạt động của Chính phủ, hoạt động của hệ thống hành chính nhà nước và quản lý toàn diện nền kinh tế xã hội. Trong quá trình hoạt động, ở Văn phòng Chính phủ đã hình thành một khối lượng tài liệu rất lớn với thành phần, nội dung hết sức đa dạng và phong phú. 1.2.1. Khối lượng, thành phần, nội dung tài liệu lưu trữ Văn phòng Chính phủ 1.2.1.1. Khối lượng tài liệu Văn phòng Chính phủ hiện là một trong 190 cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ quốc gia III theo Quyết định số 116/QĐVTLTNN ngày 25 tháng 5 năm 2009 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước. Do đặc điểm lịch sử hình thành và phát triển nên tài liệu lưu trữ của Văn phòng Chính phủ đã thu về Trung tâm Lưu trữ quốc gia III hiện được bảo quản tại hai phông: phông Phủ Thủ tướng và phông Văn phòng Chính phủ. Trong những năm qua, Văn phòng Chính phủ đã bốn lần giao nộp tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ quốc gia với khối lượng tài liệu tương đối lớn. Toàn bộ khối tài liệu lưu trữ của Văn phòng Chính phủ thu về đã được sắp xếp, bảo quản khoa học trong kho, sẵn sàng phục vụ nhu cầu của độc giả. Tài liệu của Văn phòng Chính phủ giúp độc giả thuận tiện trong quá trình khai thác, nghiên cứu, đồng thời góp phần làm phong phú thêm thành phần tài liệu Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam. Tuy nhiên, bên cạnh việc nộp tài liệu lưu trữ vào Trung tâm Lưu trữu Quốc gia III theo quy định của nhà nước thì một số tài liệu có giá trị thực tiễn, tài liệu quan trọng cần thiết cho Văn phòng Chính phủ và các chuyên viên thường xuyên tra cứu có thể giữ lại để phục vụ hoạt động của Văn phòng Chính phủ. Hiện nay tài liệu lưu trữ Văn phòng Chính phủ đang bảo quản tại 04 kho với hơn 800m tài liệu từ năm 1950 đến nay, sau khi giao nộp cho Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III từ năm 1950 đến năm 1975 tài liệu tại Kho lưu trữ Văn phòng Chính phủ là bản sao, từ năm 1976 đến nay tài liệu lưu trữ vừa là bản sao, vừa là bản gốc. Trong đó tài liệu Kho Lưu trữ Văn phòng Chính phủ đã chỉnh lý được hơn 800m giá tài liệu, còn lại năm nào các Vụ, Cục, đơn vị trực thuộc nộp lưu vào Kho lưu trữ sẽ được chỉnh lý tiếp. Đây là một khối lượng tài liệu đáng kể có thể phần nào phục vụ và đáng ứng như cầu khai thác tại Kho Lưu trữ Văn phòng Chính phủ. 1.2.1.2. Thành phần tài liệu Thành phần tài liệu lưu trữ gồm có tài liệu giấy (tài liệu hành chính), băng từ, băng hình, phim, ảnh, tài liệu khoa học kỹ thuật, tài liệu điện tử. Trong giới hạn của luận văn này, chúng tôi tập trung vào khối tài liệu hành chính, vì tài liệu hành chính tại Văn phòng Chính phủ chiếm khối lượng chủ yếu và phản ánh quá trình hoạt động của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ và Văn phòng Chính phủ.. + Tài liệu hành chính chiếm khối lượng chủ yếu trong kho lưu trữ Văn phòng Chính phủ tài liệu này gồm: - Tài liệu do Trung ương Đảng ban hành Bao gồm tài liệu của Ban Chấp hành Trung ương Đảng, Bộ Chính trị và Ban Bí thư, các ban của Đảng với các thể loại văn bản như: nghị quyết, quyết định, chỉ thị, thông tri, kết luận, thông báo, báo cáo, công văn… Những tài liệu trên đề cập đến các chủ trương, đường lối, cơ chế, chính sách của Đảng về phát triển kinh tế, xã hội, giáo dục, y tế, giữ vững an ninh, quốc phòng.