Tài liệu Tổ chức kế toán nguyên vật liệu và phân tích tình hình quản lý sử dụng nguyên vật liệu tại xí nghiệp may minh hà h

LỜI NÓI ĐẦU Một trong những nhân tố có tính chất quyết định tới giá bán và chất lượng sản phẩm là chi phí sản xuất. Tiết kiệm chi phí sản xuất nhưng vẫn đảm bảo chất lượng sản phẩm đó là cơ sở quan trọng để doanh nghiệp có thể giảm giá bán, tăng khả năng cạnh tranh trên thị trường, tăng lợi nhuận thu được. Để đạt được được mục đích này các đơn vị phải quan tâm đến các khâu của quá trình các khâu của quá trình sản xuất kể từ khi bỏ vốn ra đến khi thu vốn về. Nguyên vật liệu là một trong những yếu tố không thể thiếu được của quá trình sản xuất đó là tư liệu lao động chủ yếu cấu thành niên thực thể sản phẩm. Chi phí về nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp sản xuất. Chỉ cần sự biến động nhỏ về chi phí cũng là ảnh hưởng đến giá thành sản phẩm, đến lợi nhuận thu được. Do đó nếu tiết kiệm được chi phí nguyên vật liệu thì đây là một trong những biện pháp hữu hiệu nhất để doanh nghiệp có thể đạt đựơc mục đích của mình. Muốn vậy có một chế độ quản lý và sử dụng nguyên vật liệu hợp lý khoa học, có công hạch toán vật liệu phù hợp với đặc điểm của doanh nghiệp là rất cần thiết. Là một xí nghiệp may hoạt động trong nền kinh tế thị trường có sự cạnh tranh gay gắt của nhiều doanh nghiệp trong ngành dệt may trong cả nước, Xí nghiệp may Minh Hà cũng đứng trước một vấn đề bức xúc trong công tác quản lý và sử dụng nguyên vật liệu. Trong những năm qua được tiếp thu về một lý luận của các thầy cô giáo trường Đại học Tài chính kế toán Hà Nội (nay là Học viện Tài chính) và qua quá trình thực tại Xí nghiệp may Minh Hà, em nhận thấy vai trò quan trọng của kế toán, đặc biệt là kế toán vật liệu đối với công tác quản lý của công tác của xí nghiệp. Sau thời gian đi sâu tìm hiểu công tác kế toán vật liệu ở Xí nghiệp may Minh Hà, em đã nhận thấy những ưu điểm và những mặt còn hạn chế. Chính vì vậy em đã mạnh dạn nghiên cứu đề tài: "Tổ chức kế toán nguyên vật liệu và phân tích tình hình quản lý sử dụng nguyên vật liệu tại Xí nghiệp may Minh Hà" làm chuyên đề cho thực tập thi tốt nghiệp. Chuyên đề thực tập được chia thành 3 chương: Chương I: Lý luận chung về công tác kế toán vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất. Chương II: Thực trạng về tổ chức hạch toán nguyên vật liệu và tình hình quản lý sử dụng nguyên vật liệu tại Xí nghiệp may Minh Hà. Chương III: Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác quản lý, sử dụng và hạch toán nguyên vật liệu ở Xí nghiệp may Minh Hà. PHẦN I NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT I. SỰ CẦN THIẾT PHẢI HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG CÁC DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT 1. Vị trí của nguyên vật liệu đối với quá trình sản xuất. Quá trình sản xuất là sự kết hợp của ba yếu tố: sức lao động, tư liệu lao động và đối tượng lao động. Nguyên vật liệu là đối tượng lao động đã được thay đổi do lao động có ích của con người tác động vào. Theo Mac tất cả mọi vật thiên nhiên ở quanh ta mà lao động có ích có thể tác động vào để tạo ra của cải vật chất cho xã hội đều là đối tượng lao động. Trong quá trình sản xuất của doanh nghiệp vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất, bị tiêu hao toàn bộ và chuyển toàn bộ giá trị một lần vào chi phí sản xuất cũng như giá thành sản phẩm. Giá thành sản phẩm là vấn đề quan tâm hàng đầu đầu của các doanh nghiệp, nền kinh tế thị trường chỉ cho phép các doanh nghiệp thực sự làm ăn có lãi được tồn tại và phát triển. Để đạt được điều đó thì nhất thiết các doanh nghiệp phải quan tâm đến giá thành sản phẩm vì vậy phấn đấu hạ giá thành sản phẩm có ý nghĩa sống còn đối với các doanh nghiệp sản phẩm của các doanh nghiệp có được chấp nhận trên thị trường hay không, không chỉ ở vấn đề giá cả mà còn nhiều vấn đề khác quan trọng trong đó có vấn đề chất lượng. Nguyên vật liệu đóng vai trò quan trọng trong việc tạo nên chất lượng sản phẩm. Mặt khác xét cả mặt hiện vật và giá trị thì vật liệu là một trong những yếu tố không thể thiếu được của quá trình tái sản xuất kinh doanh nào. Dưới hình thái hiện vật nó là một bộ phận quan trọng của tài sản lưu động định mức, còn dưới hình thái giá trị nó biểu hiện bằng vốn lưu động của doanh nghiệp. Để nâng cao hiệu quả sử dụng đồng vốn cần phải tăng tốc độ luân chuyển dòng vốn lưu động và việc đó không tách rời việc dự trữ và sử dụng vật liệu một cách tiết kiệm và hợp lý. Từ những phân tích trên cho thấy vật liệu có vị trí đặc biệt quan trọng trong quá trình sản xuất kinh doanh, là yếu tố chủ yếu trong chi phí sản xuất và giá thành, là bộ phận của vốn lưu động. Chính vì vậy các nhà sản xuất rất quan tâm đến vấn đề quản lý và sử dụng nguyên vật liệu. 2. Vai trò của nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất. Khác với quản lý bao cấp cơ chế thị trường đã tạo nên sự chủ động thực sự của các doanh nghiệp. Doanh nghiệp chủ động trong việc xây dựng các phương án tiêu thụ sản phẩm, doanh nghiệp phải tự trang trải bù đắp chi phí, chịu rủi ro chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh. Kế toán nói chung và kế toán nguyên vật liệu nói riêng là công tác đắc lực giúp lãnh đạo doanh nghiệp nắm được tình hình và chỉ đạo sản xuất kinh doanh. Kế toán vật liệu có chính xác đầy đủ, công tác phân tích vật liệu có đúng đắn thì lãnh đạo mới nắm chính xác được tình hình thu mua dự trữ, sản xuất vật liệu và tình hình thực hiện kế hoạch vật liệu để từ đó đề ra những biện pháp quản lý thích hợp. Đối với nền kinh tế sản xuất hàng hoá chi phí vật liệu là chi phí chủ yếu cấu thành nên giá thành sản phẩm. Do vậy việc tổ chức công tác kịp thời có chính xác khoa học hay không sẽ quyết định tới tính chính xác kịp thời của giá thành sản phẩm sản xuất cũng như kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp trong từng thời kỳ. 3. Yêu cầu quản lý nguyên liệu Trong điều kiện nền kinh tế nước ta chưa phát triển, nguồn cung cấp nguyên vật liệu chưa ổn định, do đó yêu cầu công tác quản lý nguyên vật liệu phải toàn diện ở tất cả các khâu, từ khâu thu mua bảo quản đến khâu sử dụng. - Ở khâu thu mua: mỗi loại vật liệu có tính chất lý hoá khác nhau, công dụng và tỉ lệ hao hụt khác nhau do đó thu mua phải làm sao cho đủ số lượng, đúng chủng loại, phẩm chất tốt, giá cả hợp lý, chi cho phép hao hụt trong định mức, đặc biệt quan tâm đến chi phí thu mua nhằm hạ thấp chi phí. - Ở khâu dự trữ: Đối với doanh nghiệp phải xác định được mức dự trữ tối thiểu, tối đa để đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh bình thường, không bị ngừng trệ gián đoạn do cung cấp không kịp thời hoặc gây tình trạng ứ đọng do dự trữ quá nhiều. - Ở khâu dự trữ: Cần phải tổ chức tốt việc ghi chép, phản ánh tình hình xuất dùng và sử dụng vật liệu trong sản xuất kinh doanh. Cần sử dụng vật liệu hợp lý tiết kiệm trên cơ sở định mức và dự đoán chi. Điều này có ý nghĩa quan trọng trong việc hạ thấp chi phí sản xuất, giá thành sản phẩm, tăng thu nhập, tăng tích luỹ cho doanh nghiệp. Do công tác quản lý vật liệu có tầm quan trọng như vậy nên việc tăng cường quản lý vật liệu là rất cần thiết. Phải luôn cải tiến công tác quản lý vật liệu cho phù hợp với thực tế sản xuất coi đây là yêu cầu cần thiết đưa công tác quản lý vật liệu vào nề nếp khoa học. 4. Nhiệm vụ của kế toán vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất Từ những đặc điểm và yêu cầu quản lý tổ chức tốt công tác hạch toán kế toán là điều kiện không thể thiếu được trong quản lý. Kế toán vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất cần thực hiện tốt các nhiệm vụ sau: - Thực hiện việc đánh giá, phân loại vật liệu phù hợp với nguyên tắc, yêu cầu quản lý thống nhất của Nhà nước và yêu cầu quản trị của doanh nghiệp. - Tổ chức tốt chứng từ, tài khoản kế toán, sổ kế toán phù hợp với phương pháp hàng tồn kho áp dụng trong doanh nghiệp để ghi chép, phân loại, tổng hợp số liệu về tình hình hiện có và số lượng tăng giảm vật liệu trong sản xuất kinh doanh, cung cấp số liệu kịp thời để tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm. - Tham gia việc đánh giá phân tích tình hình thực hiện kế hoạch thu mua, tình hình thanh toán với người bán, người cung cấp và tình hình sử dụng vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh. Trên đây là những yêu cầu về kế toán vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất. Để cụ thể hoá các yêu cầu đó cần phải đi sâu thực hiện nội dung công tác tổ chức kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất. II. NỘI DUNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT. 1. Phân loại vật liệu - Tại sao phải phân loại vật liệu. Trong doanh nghiệp vật liệu thường gồm nhiều loại, nhóm, thứ khác nhau với công dụng kinh tế, tính năng lý hoá học và yêu cầu quản lý khác nhau. Để phục vụ yêu cầu tổ chức kế toán quản trị vật liệu, cần phải tiến hành, phân loại vật liệu một cách chi tiết rõ ràng. Việc phân loại này giúp cho doanh nghiệp tổ chức kế toán chi tiết dễ dàng hơn trong việc quản lý hạch toán kế toán vật liệu. Ngoài ra còn giúp cho doanh nghiệp nhận biết rõ nội dung kinh tế và vai trò chức năng của từng loại vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh từ đó đề ra biện pháp thích hợp trong việc tổ chức quản lý và sử dụng có hiệu quả các loại vật liệu. Ngoài cách phân loại trên ta còn có những cách phân loại sau: - Phân loại theo nguồn hình thành - Phân loại theo nguồn sở hữu - Phân loại theo nguồn tài trợ - Phân loại theo tính năng lý học, hoá học, theo quy cách phẩm chất. Trong kế toán quản trị, để tạo điều kiện cho cung cấp kịp thời về chi phí, vật liệu thường được chia ra NVL trực tiếp, NVL gián tiếp. Trên cơ sở hai loại vật liệu này để hình thành hai loại chi phí: chi phí NVL trực tiếp, chi phí NVL gián tiếp. Việc phân loại này cho phép nhà quản trị đưa ra quyết định một cách nhanh nhất. Tóm lại vật liệu sử dụng trong các doanh nghiệp sản xuất có rất nhiều loại với quy cách phẩm chất ứng dụng kinh tế mục đích sử dụng, nguồn hình thành khác nhau. Để quản lý và đảm bảo có dư vật liệu phục vụ cho sản xuất kinh doanh nhất thiết phải nhận biết được từng thứ, từng loại vật liệu. Do đó phân loại vật liệu là bước đầu tiên, rất cần thiết của công tác hạch toán vật liệu. 2. Đánh giá vật liệu Đánh giá vật liệu là dùng thước đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của vật liệu theo những nguyên tắc nhất định đảm bảo yêu cầu chân thực thống nhất. - Nguyên tắc đánh giá vật liệu Giống như các đối tượng kế toán khác, kế toán nguyên vật liệu cũng chịu sự chi phối của các nguyên tắc kế toán như: Nguyên tắc giá FOB, nguyên tắc thận trọng, nguyên tắc nhất quán. Theo quy định hiện hành đánh giá nguyên vật liệu khi nhập kho phản ánh theo giá vốn thực tế và khi xuất kho cũng phải tính toán xác định giá thực tế xuất kho theo đúng phương pháp quy định. Tuy nhiên để đơn giản và giảm bớt khối lượng ghi chép tính toán hàng ngày, kế toán có thể sử dụng giá hạch toán để theo dõi tình hình nhập, xuất nguyên vật liệu. 2.1. Đánh giá vật liệu theo giá thực tế 2.1.1. Phương pháp xác định giá vốn thực tế nhập kho Trong các doanh nghiệp sản xuất nguyên vật liệu được nhập từ nhiều nguồn khác nhau mà giá thực tế của chúng trong từng loại được xác định như sau: - Đối với vật liệu mua ngoài: trị giá vốn thực tế của NVL nhập kho bằng trị giá ghi trên hoá đơn (bao gồm cả các khoản thuế nhập khẩu) cộng chi phí mua thực tế (bao gồm chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản, phân loại, bảo hiểm, chi phí thuê kho, thuê bãi, tiền phạt, tiền bồi thường) trừ đi các khoản chiết khấu giảm giá (nếu có). Trong đó: - Nếu doanh nghiệp áp dụng phương pháp khấu trừ thì giá trong hoá đơn là giá mua chưa có thuế GTGT. - Nếu doanh nghiệp áp dụng phương pháp trực tiếp hoặc vật tư hàng hoá mua về dùng cho việc sản xuất kinh doanh các mặt hàng không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT thì giá trên hoá đơn là tổng giá thanh toán. Thuế nhập kho được tính vào trị giá vốn thực tế nhập kho. - Đối với vật liệu tự gia công chế biến: trị giá vốn thực tế nhập kho là giá trị thực tế của vật liệu sản xuất gia công cộng với các chi phí gia công chế biến. Đối với vật liệu thuê ngoài gia công chế biến: trị giá vốn thực tế nhập kho là giá vốn thực tế vật liệu xuất thuê gia công chế biến với tiền thuê gia công chế biến phải trả và chi phí vận chuyển bốc dỡ trước và sau thuế. - Trường hợp đơn vị khác góp vốn liên doanh bằng vật liệu thì trị giá vốn thực tế của vật liệu nhận góp vốn liên doanh là do hội đồng liên doanh đánh giá. - Phế liệu thu hồi nếu có được đánh giá theo quy ước có thể bán hoặc sử dụng được. 2.1.2. Phương pháp xác định trị giá vốn thực tế vật liệu xuất kho Căn cứ theo quyết định số 149/2001/QĐ-BTC về việc ban hành và công bố 04 chuẩn mực kế toán Việt Nam (đợt 1). Trong đó có chuẩn mực số 02 - Hàng tồn kho. Nguyên liệu, vật liệu để sử dụng trong quá trình sản xuất kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ là những hàng tồn kho. Vì thế khi xác định giá thực tế vật liệu xuất kho thì áp dụng một trong bốn phương pháp được ghi nhận trong chuẩn mực sau đây: 2.1.2.1. Phương pháp tính theo giá đích danh Phương pháp này được áp dụng đối với doanh nghiệp có ít loại mặt hàng ổn định nhận diện được. Theo phương pháp này căn cứ vào số lượng xuất kho và đơn giá nhập kho của lô hàng xuất kho để tính trị giá mua thực tế hàng xuất kho. 2.1.2.2. Phương pháp bình quân gia quyền Theo phương pháp này, giá trị nguyên của nguyên vật liệu được tính theo giá trung bình quân của nguyên vật liệu tồn đầu kỳ và giá trị nguyên vật liệu được mua hoặc sản xuất trong kỳ. Giá trị trung bình có thể được tính theo thời kỳ hoặc khi nhập một lô hàng về, phụ thuộc vào tình hình của doanh nghiệp. Giá thực tế;xuất kho = Số lượng;xuất kho x Đơn giá thực tế;bình quân Đơn giá thực tế;bình quân = Error! 2.1.2.3. Phương pháp nhập trước xuất trước Phương pháp này áp dụng dựa trên giả định là nguyên vật liệu được mua trước hoặc sản xuất trước thì được xuất trước và nguyên vật liệu còn lại là nguyên vật liệu được mua hoặc sản xuất gần thời điểm cuối kỳ. Theo phương pháp này thì giá trị hàng xuất kho được tính theo giá của lô hàng nhập kho ở thời điểm đầu kỳ, giá trị của hàng tồn kho được tính theo giá của hàng nhập kho ở thời điểm cuối kỳ hoặc gần cuối kỳ của tồn kho. 2.1.2.4. Phương pháp nhập sau - xuất trước Phương pháp này được áp dụng dựa trên giả định là hàng tồn kho được mua sau hoặc sản xuất trước thì được xuất trước và hàng tồn kho còn lại cuối kỳ là hàng tồn kho được mua hoặc sản xuất trước đó. Theo phương pháp này thì giá trị hàng xuất kho được tính theo giá của lô hàng nhập sau hoặc gần sau cùng, giá trị của hàng tồn kho được tính theo giá của hàng nhập kho đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ còn tồn kho. Theo chuẩn mực mới ban hành thì cách xác định giá thực tế vật liệu xuất kho là bốn phương pháp trên. Trong đó từng cách đánh giá và phương pháp đánh giá thực tế xuất kho đối với vật liệu có nội dung, ưu nhược điểm và điều kiện áp dụng phù hợp nhất định. Do vậy theo yêu cầu quản trị doanh nghiệp đối với kế toán doanh nghiệp phải căn cứ vào đặc điểm áp dụng sản xuất kinh doanh, khả năng, trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán, yêu cầu quản lý cũng như điều kiện trang bị các phương tiện kỹ thuật, tính toán xử lý thông tin mà nghiên cứu tổ chức sao cho hợp lý không cần nhất thiết nhất theo nhất quán. 3. Kế toán chi tiết vật liệu. 3.1. Sự cần thiết phải kế toán chi tiết vật liệu. Hạch toán chi tiết vật liệu là một bộ phận quan trọng trong tổ chức công tác kế toán vật liệu. Vật liệu gồm nhiều thứ, nhiều loại có quy cách phẩm chất khác nhau, đồng thời số lượng từng thứ vật liệu xuất dùng trong tháng cho các đơn vị sử dụng cũng khác nhau. Do vậy muốn đáp ứng kịp thời yêu cầu sản xuất, tính toán chính xác chi phí, giám đốc tình hình cung cấp sử dụng vật liệu một cách có hiệu quả thì tất yếu phải tổ chức hạch toán chi tiết vật liệu. 3.2. Chứng từ sử dụng. Theo chế độ kế toán quy định, các chứng từ kế toán về vật liệu bao gồm. - Phiếu nhập kho (mẫu 01- VT) - Phiếu xuất kho (mẫu 02 - VT) - Phiếu xuất kho kiểm vận chuyển nội bộ (mẫu 03- VT) - Biên bản kiểm kê vật tư sản phẩm hàng hoá (mẫu 08- VT) - Hoá đơn GT- GT Ngoài các chứng từ bắt buộc sử dụng thống nhất theo quy định của nhà nước, các doanh nghiệp có thể sử dụng thêm các chứng từ kế toán hướng dẫn thêm như : Phiếu xuất vật tư theo hạn mức (mẫu 04- VT), biên bản kiểm nghiệm vật tư (mẫu 05- VT)… Đối với các chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc phải lập kịp thời đầy đủ, đúng biểu mẫu, nội dung, phương pháp lập. Mọi chứng từ kế toán phải được tổ chức luân chuyển theo trình tự thời gian hợp lý do kế toán trưởng quy định phục vụ cho việc phản ánh ghi chép tổng hợp số liệu kịp thời các bộ phận có liên quan. 3.3. Các phương pháp kế toán chi tiết vật liệu. Để kế toán chi tiết vật liệu hiện nay ở nước ta các doanh nghiệp đang áp dụng một trong 3 phương pháp sau: - Phương pháp thẻ song song - Phương pháp số đối chiếu luân chuyển - Phương pháp sổ số dư Mỗi phương pháp có những ưu nhược điểm khác nhau tuỳ theo từng đặc điểm doanh nghiệp mà áp dụng phương pháp nào cho phù hợp. Trình tự hạch toán ở cả 3 phương pháp này có thể khái quát như sau: - Hạch toán chi tiết vật liệu tại kho. Thủ kho đề sử dụng thẻ kho để ghi chép tình hình nhập - xuất - tồn tại theo chỉ tiêu số lượng. Thẻ kho là sổ vật liệu được mở chi tiết cho từng loại vật liệu, theo từng kho để thủ kho theo dõi số lượng nhập - xuất - tồn hàng ngày. Thẻ kho do phòng kế toán tập hợp và ghi các chi tiết như, nhãn hiệu, tên quy cách, đơn vị tính, mã số vật liệu. Sau đó giao cho thủ kho ghi chép. Hàng ngày căn cứ vào các số liệu nhập xuất vật liệu, thủ kho tiến hành ghi chép số liệu thực nhập, thực xuất vào thẻ kho. Sau mỗi một nghiệp vụ (hoặc cuối ngày) tính ra số tồn kho để ghi vào thẻ kho. Định kỳ thủ kho gửi các chứng từ nhập xuất vật liệu (đã được phân loại cho phòng kế toán). - Hạch toán chi tiết vật liệu tại phòng kế toán. Về cơ bản thì kế toán ghi chép tình hình nhập - xuất - tồn vật liệu theo chỉ tiêu giá trị. Riêng đối với phương pháp thẻ kho song song và phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển thì ngoài việc theo dõi về mặt giá trị, kế toán còn theo dõi về mặt khối lượng, sổ đối chiếu luân chuyển hay sổ số dư để ghi chép tình hình nhập - xuất - tồn vật liệu. Việc hạch toán cả ba phương pháp này được khái quát 3 sơ đồ sau: Sơ đồ 1 Kế toán vật liệu theo phương pháp thẻ song song. Thẻ kho Chứng từ xuất Chứng từ nhập Sổ kế toán chi tiết Bảng kế toán tổng hợp Sơ đồ 2 Kế toán vật liệu theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển Thẻ kho Chứng từ nhập Bảng kê xuất Chứng từ xuất Sổ đối chiếu luân chuyển Bảng kê xuất Sơ đồ 3 Kế toán vật liệu theo phương pháp sổ số dư Thẻ kho Chứng từ nhập Chứng từ xuất Bảng kê nhập Sổ số dư Bảng kê xuất Bảng luỹ kế nhập Bảng tổng hợp N-X-T Bảng luỹ kế xuất Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra 4. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu Nếu kế toán chi tiết phản ánh cả số lượng và giá trị thì kế toán tổng hợp chỉ phản ánh về mặt giá trị của vật liệu. Tuy nhiên kế toán tổng hợp có vị trí hết sức quan trọng vì ngoài mặt phản ánh biến động về mặt giá trị về vật liệu còn cho thấy mối liên hệ tương quan giữa các chỉ tiêu trong báo cáo tài chính, là cơ sở để phân tích đánh giá tình hình tài chính, hiệu quả sử dụng vốn của doanh nghiệp. Kế toán tổng hợp các phần hành kế toán trong doanh nghiệp chỉ khác nhau các phương pháp hạch toán hàng tồn kho. Hàng tồn kho trong doanh nghiệp bao gồm: NVL, CCDC, sản phẩm dở dang, thành phẩm. Trong đó vật liệu chiếm tỷ trọng khá lớn. Hiện nay theo quy định của chế độ tài chính hiện hành có hai phương pháp để hạch toán hàng tồn kho. Phương pháp kê khai thường xuyên và phương pháp kiểm kê định kỳ. Mỗi doanh nghiệp chỉ được sử dụng một trong hai phương pháp này. Sự lựa chọn một trong hai phương pháp trên phải căn cứ vào đặc điểm, tính chất, số lượng, chủng loại vật tư và yêu cầu quản lý để có sự vận dụng phù hợp và phải được thực hiện thống nhất trong niên độ kế toán. 4.1. Kế toán tổng hợp vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên 4.1.1. Đặc điểm Phương pháp kế khai thường xuyên là phương pháp theo dõi phản ánh thường xuyên liên tục có hệ thống tình hình nhập xuất, tồn kho vật tư hàng hoá trên sổ kế toán. Việc tính toán xác định trị giá vốn của hàng xuất kho được dựa trên các chứng từ xuất kho. Sau mỗi nghiệp vụ tăng, giảm hàng tồn kho kế toán xác định được giá hàng tồn kho giao ngay. 4.1.2. Chứng từ kế toán sử dụng - Phiếu nhập kho - Phiếu xuất kho - Biên bản kiểm kê - Hoá đơn bán hàng - Biên bản kiểm nghiệm vật tư. 4.1.3. Tài khoản kế toán sử dụng - Tài khoản 152: Nguyên liệu, vật liệu Nội dung: Phản ánh trị giá hàng mua đang đi trên đường và tình hình hàng mua đang đi đường về nhập kho hoặc giao cho các bộ phận sử dụng hoặc giao cho khách hàng. Ngoài ra kế toán còn sử dụng các tài khoản 133, 331, 111, 112, 627… 4.1.4. Trình tự kế toán vật liệu tổng hợp theo phương pháp kê khai thường xuyên (Xem sơ đồ 4) 4.2. Kế toán tổng hợp vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ 4.2.1. Đặc điểm sử dụng Kế toán không phản ánh theo dõi một cách thường xuyên liên tục tình hình nhập, xuất, tồn các loại vật tư hàng hoá trên các tài khoản hàng tồn kho mà theo dõi, phản ánh giá trị hàng tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ căn cứ vào số liệu kiểm kê định kỳ hàng tồn kho. - Việc xác định giá trị vật liệu xuất dùng trên tài khoản kế toán tổng hợp không căn cứ vào chứng từ xuất kho mà lại căn cứ vào giá trị thực tế vật liệu tồn kho đầu kỳ, nhập trong kỳ và kết quả kiểm kê cuối kỳ để tính theo công thức sau: Trị giá vốn;thực tế vật liêu;xuất kho trong kỳ = Trị giá vốn;thực tế vật liệu;tồn đầu kỳ Trị giá vốn;thực tế vật liệu;nhập kho trong kỳ Trị giá vốn;thực tế vật liệu;xuất kho trong kỳ + Sơ đồ 4: Trình tự kế toán tổng hợp vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên TK 151 TK152 Vật liệu đi đường kỳ trước Xuất dùng trực tiếp chế tạo SP TK111, 112, 231 TK627, 641, 642, Tăng do mua ngoài 241 Tăng do mua ngoài TK3331 VAT khấu trừ Thuế GTGT hàng nhập khẩu TK154 Xuất dùng trực tiếp chế tạo SP TK133 VAT khấu trừ TK3333 TK621 TK242 Xuất CCDC loại phân bổ 2 lần và nhiều lần Phân bổ đầu vào CPSXKD trong kỳ Thuế nhập khẩu phải nộp Xuất bán, gửi bán Nkho VL tự chế, thuê ngoài gia công Xuất tự chế, thuê ngoài gia công TK128,222 Nhận lại vốn góp Liên doanh TK632, 157 TK154 TK128,222 Xuất vốn góp liên doanh TK411Nhận vốn góp Liên doanh CP cấp phát Phát hiện thiếu kiểm kê chờ TK338.1 TK138.1 Phát hiện thừa kiểm kê chờ xử lý xử lý TK412Chênh lệch do đánh giá lại số dư Chênh lệch giảm do đánh giáTK412 CK TS 4.2.2. Tài khoản kế toán sử dụng - TK 152 - Nguyên liệu, vật liệu - TK 611 - Mua hàng Nội dung: Phản ánh quá trình mua, nhập kho các loại vật tư hàng hoá trong doanh nghiệp. 4.2.3. Trình tự kế toán vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ Sơ đồ 5: Trình tự kế toán vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ TK 152,153,151 TK 611 Kết chuyển giá trị vật liệu tồn kho đầu kỳ TK111-112 TK152,153,151 Kết chuyển giá trị vật liệu tồn kho cuối kỳ TK111,112,138 mua trả tiền ngay Giảm giá hàng mua trả lại TK133 VAT đ khấu trừ TK33312 TK621 Thuế GTGT hàng nhập khẩu Cuối kỳ kết chuyển số xuất dùng cho sản xuất kinh doanh TK331,311 Mua chưa trả tiền bằng tiền vay TK333.3 TK632 Thuế nhập khẩu Xuất bán TK411 Nhận vốn góp cổ phẩn Chênh lệch đánh giá tăng TK111,138,338 Thiếu hụt, mất mát Chênh lệch đánh giá giảm TK412 TK412 Chú thích: Trên đây là 2 sơ đồ biểu diễn trình tự kế toán vật liệu theo hai phương pháp: kê khai thường xuyên và kiểm kê định kỳ trong trường hợp doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ còn nếu doanh nghiệp áp dụng tính thuế GTGT trực tiếp thì giá trị mua thực tế là tổng giá thanh toán bao gồm cả thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ (nếu có). 4.3. Tổ chức hệ thống sổ kế toán tổng hợp Sổ kế toán áp dụng cho kế toán tổng hợp. Tuỳ theo hình thức kế toán mà doanh nghiệp áp dụng hình thức nào cũng phải cần sổ tổng hợp và sổ chi tiết chung ở sổ cái kế toán tổng hợp. Mỗi tài khoản kế toán tổng hợp được mở một sổ cái và dĩ nhiên mỗi tài khoản đều phản ánh một chỉ tiêu về nguyên vật liệu. Nó sẽ cung cấp các chỉ tiêu thông tin để lập báo cáo tài chính. Sổ kế toán phục vụ kế toán chi tiết thì tuỳ theo yêu cầu quản lý của doanh nghiệp mà mở các sổ kế toán chi tiết. Trình tự ghi sổ kế toán để kế toán nguyên vật liệu theo từng hình thức kế toán có thể khái quát theo sơ đồ sau: (Xem sơ đồ 6+7+8) Tuỳ vào đặc điểm cụ thể của doanh nghiệp và đặc điểm tổ chức sản xuất, quản lý sản xuất kinh doanh. Phân cấp quản lý, quy mô của doanh nghiệp, trình độ quản lý mà doanh nghiệp lựa chọn hình thức kế toán cùng hệ thống sổ kế toán tương ứng thích hợp. 4.3.1. Nếu doanh nghiệp áp dụng hình thức sổ kế toán chứng từ ghi sổ Sơ đồ 6 Chứng từ gốc: PNK PXK, hoá đơn, biên bản kiểm kê Sổ kế toán khác Chứng từ ghi sổ Sổ đăng ký chứng từ Sổ chi tiết vật tư Sổ cái kế toán TK152 Thẻ kho Bảng tổng hợp sổ chi tiết Báo cáo tài chính, báo cáo tổng hợp N-X-T vật tư