Tài liệu Tổ chức kế toán nguyên vật liệu và phân tích tình hình quản lý sử dụng nguyên vật liệu ở công ty cơ giới và xây lắp số 13

Học Viện Tài Chính Khoa Kế Toán LỜI NÓI ĐẦU Để tiến hành các hoạt động sản xuất kinh doanh, các doanh nghiệp phải có đầy đủ ba yếu tố cơ bản là : lao động, tư kiệu lao động và đối tượng lao động. Là một trong ba yếu tố chủ yếu củ quá trình sản xuất nên nếu thiếu nguyên vật liệu thì doanh nghiệp không thể tiến hành được các hoạt động sản xuất và xây dựng. Trên thực tế, vấn đề này không chỉ đơn giản là có và sử dụng vật liệu mà điều kiện quan trọng là phải sử dụng có hiệu quả, tránh tình trạng cung cấp thiếu hoặc thừa nguyên vật liệu. Muốn vậy phải có một chế độ quản lý thích đáng, toàn diện đối với vật liệu từ khâu cung cấp cả về số lượng, chủng loại, chất lượng và thời hạn cung cấp để đảm bảo hoạt động bình thường của quá trình sản xuất kinh doanh. Hiệu quả quản lý vật liệu quyết định hiệu quả sử dụng vốn lưu động và chất lượng sản phẩm của doanh nghiệp. Vì vậy, nhất thiết phải xây dựng chu trình quản lý vật liệu một cách khoa học, điều này không chie có ý nghĩa về mặt kế toán mà giúp cho hạch toán vật liệu được chính xác mà còn là một vấn đề có ý nghĩa thựct tiến ở tầm vi mô, góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động sản xuất kinh doanh. Công ty cơ giới và xây lắp 13 là mộg doanh nghiệp nhà nước chuyên ngành xây dựng công nghiệp, xử lý móng công trình, xây dựng các công trình giao thông thuỷ lợi, thuỷ điển, lắp máy, xây dựng các công trình dân dụng, sản xuất vật liệu xây dựng. Do có những đặc thù riêng của ngành mà việc quản lý vật liệu gặp nhiều khó khăn, yêu cầu quản lý vật liệu cần được quan tâm đúng mưc. Để quản lý sử dụng vật liệu có hiệu quả thì việc kế toán vật liệu là một yêu cầu tất yếu. Qua quá trình thực tế kế toán vật liệu tại công ty, tôi thấy được tầm quan trọng của kế toán vật liệu. Do đó tôi chọn để tài : “ Tổ chức kế toán nguyên vật liệu và phân tích tình hình quản lý sử dụng nguyên vật liệu ở công ty Cơ giới và xây lắp số 13 ”. Qua đó tôi đã mạnh dạn đưa ra một vài ý kiến nhận xét với mong muốn hoàn thiện hơn công tác kế toán nguyên vật liệu và phân tích tình hình quản lý sử dụng nguyên vật liệu ở công ty. Kết cấu chuyên đề : Lời mở đầu Chương 1 : Lý luận về công tác kế toán nguyên vật liệu và phân tích tình hình sử dụng nguyên vật liệu ở doanh nghiệp xây dưng Chương 2 : Thực trạng kế toán vật liệu và phân tích tình hình quản lý, sử dụng nguyên vật liệu ở công ty Cơ giới và xây lắp số 13 Chương 3 : Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu và phân tích tình hình quản lý, sử dụng nguyên vật liệu ở công ty Cơ giới và xây lắp số 13 Phạm Văn Đức 1 05 K39 – 21 - Học Viện Tài Chính Khoa Kế Toán Kết luận Với tinh thần làm việc nghiêm túc, khẩn trương, sự cố gắng của bản thân và sự giúp đỡ tận tình của thầy Mai Ngọc Anh và các thầy cô giáo trong khoa Kế toán, các cán bộ trong công ty Cơ giơi số 13, chuyên để này đã được hoàn thành đúng thời hạn. Mặc dù vậy, do trình độ bản thân có hạn, kiến thức thực tế còn hạn chế nên chuyên đề này không tránh khỏi thiếu sót và khiếm khuyết. Vì vậy bản thân tôi rất mong đựơc sự đóng góp ý kiến của các thầy cô giáo để chuyên đề này đựơc hoàn thiện hơn chính xác hơn, tính thực tế cao hơn và đem lại hiệu quả sản xuất cao nhất. Tôi xin chân thành cảm ơn ! Hà Nội ngày ….. tháng …. năm Người thực hiện Phạm Văn Đức Phạm Văn Đức 2 05 K39 – 21 - Học Viện Tài Chính Khoa Kế Toán MỤC LỤC Chương 1 : Lý luận chung về tổ chức kế toán nguyên vật liệu và phân tích tình hình cung cấp sử dụng nguyên vật liệu trong doanh nghiệp xây dựng Trang Chương 1 : Lý luận chung về tổ chức kế toán nguyên vật liệu và phân tích tình hình cung cấp sử dụng nguyên vật liệu trong doanh nghiệp xây dựng……………………………………………………... 1.1. Sự cần thiết phải tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu và phân tích tình hình cung cấp, sử dụng nguyên vật liệu trong doanh nghiệp xây dưng……………………………………………………... 1.1.1. Khái niệm, đặc điểm, vị trí của nguyên vật liệu trong sản xuất 1.1.2. Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu trong doanh nghiệp ………... 1.1.3. Vai trò của kế toán nguyên vật liệu và phân tích tình hình cung cấp sử dụng nguyên vật liệu …………………………………... 1.1.4. Nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp ….. 1.2. Phân loại và đánh giá nguyên vật liệu trong doanh nghiệp……... 1.2.1. Phân loại nguyên vật liệu …………………………………….. 1.2.2. Đánh giá nguyên vật liệu …………………………………….. 1.3. Tổ chức quá trình hạch toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp 1.3.1. Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu…………………………… Phạm Văn Đức 3 05 K39 – 21 - Học Viện Tài Chính Khoa Kế Toán 1.31.1. Chứng từ sử dụng.…………………………………………… 1.3.1.2. Sổ kế toán chi tiết vật liệu………………………………….. 1.3.1.3. Kế toán chi tiết vật liệu……………………………………... 1.3.2. Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu………………………….. 1.3.2.1. Các phương pháp hạch toán tổng hơp về nguyên vật liệu…... 1.3.2.2. Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp KKTX……………………………………………………………….. 1.3.2.3. Hạch toán nguyên vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ…………………………………………………………………… 1.3.3. Hình thức kế toán……………………………………………... 1.4. Sự cần thiết kế toán phải phân tích tình hình quản lý chi phí sản xuất và sử dụng nguyên vật liệu trong doanh nghiệp xây lắp……….. 1.4.1. Mục đích phân tích…………………………………………… 1.4.2. Nội dung phân tích……………………………………………. 1.4.3. Căn cứ phân tích………………………………………………. 1.4.4. Phương pháp phân tích………………………………………... Chương 2 : Thực trạng kế toán nguyên vật liệu và phân tích tình hình quản lý sử dụng nguyên vật liệu ở công ty cơ giới và xây lắp số 13……………………………………………………………………. 2.1. Đặc điểm chung về công ty Cơ giới và Xây lắp số 13………….. 2.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của công ty………………… 2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ của công ty Cơ giới và xây lắp số 13.. 2.1.3. Đặc điểm cơ bản về kinh tế - kỹ thuật của công ty 2.1.4. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của công ty Phạm Văn Đức 4 05 K39 – 21 - Học Viện Tài Chính Khoa Kế Toán 2.1.5. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại công ty 2.1.5.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán 2.1.5.2. Hình thức kế toán sử dụng ở công ty 2.2. Đặc điểm, phân loại và đánh giá nguyên vật liệu ở Công ty Cơ giới và Xây lắp số 13 2.2.1. Đặc điểm nguyên vật liệu và nhiệm vụ kế toán nguyên vật liệu tại công ty 2.2.2. Phân loại nguyên vật liệu ở công ty 2.2.3. Đánh giá nguyên vật liệu ở công ty 2.3. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu tại Công ty Cơ giới và Xây lắp số 13 2.3.1. Kế toán tổng hợp tình hình biến động tăng nguyên vật liệu tại Công ty Cơ giới và Xây lắp số 13 2.3.2. Kế toán tổng hợp biến động giảm nguyên vật liệu tại Công ty Cơ giới và Xây lắp số 13 2.4. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu ở Công ty Cơ giới và Xây lắp số 13 2.4.1. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại kho 2.4.2. Phương pháp ghi chép ở các đội công trình 2.5. Phân tích tình hình quản lý và sử dụng nguyên vật liệu tại Công ty Cơ giới và Xây lắp số 13 Chương 3 : Một sô ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cơ giới và Xây lắp số 13 3.1. Khái quát chung về công tác quản lý và hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty Cơ giới và Xây lắp số 13 3.2. Một số kiến nghị đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu và phân tích tình hình quản lý sử dụng nguyên vật liệu tại Công ty Cơ giới và Xây lắp số 13 Phạm Văn Đức 5 05 K39 – 21 - Học Viện Tài Chính Khoa Kế Toán CHƯƠNG I LÝ LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU VÀ PHÂN TÍCH TÌNH HÌNH CUNG CẤP, SỬ DỤNG NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG DOANH NGHIỆP XÂY DỰNG 1.1. Sự cần thiết phải tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu và phân tích tình hình cung cấp, sử dụng nguyên vật liệu trong doanh nghiệp xây dựng. 1.1.1. Khái niệm, đặc điểm, vị trí của nguyên vật liệu trong sản xuất. Trong điều kiện kinh doanh theo cơ chế thị trường, doanh nghiệp phải biết mình là ai, hoạt động như thế nào để thu lợi nhuận tối đa trên cơ sở tôn trọng pháp luật và giải quyết hài hoà mối quan hệ kinh tế – xã hội. Đối tượng lao động là một trong những yếu tố quan trọng hàng đầu mà các doanh nghiệp phải quan tâm tới trong quá trình tiến hành sản xuất kinh doanh mà biểu hiện cụ thể của nó là nguyên vật liệu. Vật liệu là đối tượng lao động, một trong ba yếu tố cơ bản trong qua trình sản xuất, là cơ sở vật chất cấu thành nên thực thể sản phẩm. Trong quá trình tham gia vào quá trình sản xuất của doanh nghiệp, vật liệu bị tiêu hao toàn bộ và chuyển toàn bộ giá trị một lần vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. Phạm Văn Đức 6 05 K39 – 21 - Học Viện Tài Chính Khoa Kế Toán Nguyên vật liệu là một nhân tố quan trọng tác động đến quá trình sản xuất. Việc cung cấp nguyên vật liệu có đầy đủ hay không có ảnh hưởng lớn đến kế hoạch sản xuất của xí nghiệp. Sản xuất sẽ ngừng nếu thiếu nguyên vật liệu. Nhưng nếu có đầy đủ nguyên vật liệu rồi vẫn chưa đủ mà phải quan tâm đến chất lượng nguyên vật liệu. Chất lượng nguyên vật liệu tồi không làm ra sản phẩm tốt. Do đó, xí nghiệp không những cần tuân theo những biện pháp kĩ thuật trong chế tạo sản phẩm mà cần phải hết sức quan tâm đến chất lượng nguyên vật liệu. Đó là một vấn đề mà mọi doanh nghiệp đều phải quan tâm đến trong nền kinh tế thị trường. Chi phí về nguyên vật liệu thường chiếm một tỷ trọng lớn trong chi phí sản xuất để tạo ra sản phẩm. Do đó việc cung ứng vật liệu có đầy đủ, kịp thời hay không sẽ ảnh hưởng đến sản xuất, đến tiêu thụ sản phẩm của doanh nghiệp, đồng thời chất lượng của nguyên vật liệu quyết định đến chất lượng của sản phẩm. Như vậy, sản xuất sẽ không tiến hành được nếu không có nguyên vật liệu hoặc nếu có nhưng chất lượng kém làm ảnh hưởng đến giá trình của doanh nghiệp. 1.1.2. Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu trong doanh nghiệp. Đối với bất kỳ doanh nghiệp nào, nguyên vật liệu được coi là một yếu tố chi phí. Do đó yêu cầu quản lý vật liệu cần được xác định rõ để tránh trường hợp đáng tiếc xảy ra. Trong các doanh nghiệp, nguyên vật liệu rất đa dạng, bao gồm nhiều loại. Tuy thế nhưng doanh nghiệp cần có đầy đủ thông tin chi tiết về từng thứ nguyên vật liệu đó, kể cả chi tiêu hiệ vật lẫn giá trị. Có thế mới đáp ứng được mức độ chính xác trong hoạch toán nguyên vật liệu, thuận lợi cho cán bộ quản lý khi cần thiết. Để tổ chức tốt công tác quản lý nguyên vật liệu nói chung và hoạch toán nguyên vật liệu đòi hỏi các doanh nghiệp phải đảm bảo một số điều kiện nhất định. - Trước hết doanh nghiệp phải có đầy đủ hệ thống kho tàng để bảo quản nguyên vật liệu. Tại kho phải trang bị đầy đủ các phương tiện bảo quản, các phương tiện cân đo, đong đếm cần thiết. Phải có đủ số nhân viện bảo vệ và thủ kho có nghiệp vụ bảo quản thích hợp, nắm vững và thực hiện tốt việc hạch toán ban đâu ở kho. Nguyên vật liệu trong kho phải được sắp xếp gọn gàng theo trật tự xác định, theo đúng yêu cầu kỹ thụât và bảo quản thuận lợi cho việc xuất, nhập, kiểm tra. Bên cạnh việc xây dựng và tổ chức kho tàng doanh nghiệp cần phải xác định mức dự trữ cần thiết, tối đa, tối thiểu cho sản xuất, xây dựng các mức tiêu hao nguyên vật liệu sử dụng cũng như các định mức hao hụt trong vận chuyển, bảo quản. Mặt khác, cần thực hiện đầy đủ các quy định về việc lập sổ danh điểm nguyên liệu, vật liệu, thủ tục lập và luân chuyển chứng từ, mở các sổ Phạm Văn Đức 7 05 K39 – 21 - Học Viện Tài Chính Khoa Kế Toán hạch toán tổng hợp và chi tiết nguyên liệu, vật liệu theo đúng chế độ quy định. Đồng thời thực hiện chế độ kiểm tra, kiểm kê, đối chiếu nguyên vật liệu, xây dựng chế độ trách nhiệm vật chất trong công tác quản lý sử dụng nguyên vật liệu trong toàn doanh nghiệp và ở từng tổ, đội, phân xưởng sản xuất. 1.1.3. Vai trò của kế toán nguyên vật liệu và phân tích tình hình cung cấp sử dụng nguyên vật liệu. Như chúng ta đã biêt, mục tiêu hàng đầu của các doanh nghiệp là đạt được lợi nhuận tối đa. Muốn vậy doanh nghiệp phải tăng cường hạ thấp chi phí, nâng cao chất lượng sản phẩm… để làm được điều này doanh nghiệp phải kiểm soát chặt chẽ tình hình quản lý, sử dụng có hiệu quả các yếu tố đầu vào mà đặc biệt là nguyên vật liệu. Do yêu cầu như vậy nên doanh nghiệp cần phải có một công cụ để kiểm soát quá trình đó, mà các công cụ đó chúng ta không thể không nhắc đến đó là công cụ kế toán. Kế toán nguyên vật liệu có vai trò theo dõi tình hình hiện có và sự biến động của nguyên vật liệu. Phân tích tình hình đảm bảo nguyên vật liệu cho sản xuất thực chất là nghiên cứu một trong các yếu tố chủ yếu của sản xuất. Thông qua việc nghiên cứu vấn đề này giúp cho doanh nghiệp thấy rõ ưu nhược điểm trong công tác cung cấp và sử dụng nguyên vật liệu. Từ đó có biện pháp đảm bảo cung cấp đầy đủ, kịp thời, đúng chủng loại và quy cách phẩm chất, sử dụng tiết kiệm, có hiệu quả nguyên vật liệu. Không để xảy ra tình trạng cung cấp thiếu nguyên vật liệu gây ngừng sản xuất, thừa nguyên vật liệu gây ứ đọng vốn hay sử dụng lãng phí nguyên vật liệu gây thiệt hại cho doanh nghiệp. 1.1.4. Nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp. Từ những đặc điểm và yêu cầu quản lý của nguyên vật liệu đặt ra cho các nhà doanh nghiệp nói chung và những người làm công tác hạch toán nói riêng những nhiệm vụ quan trong trong hạch toán nguyên vật liệu. - Phản ánh chính xác, kịp thời, trung thực số lượng, chất lượng và giá thành thức tế nguyên vật liệu thu mua nhập kho. Từ đó kiểm tra và giám sát được tình hình thực hiện kế hoạch cung ứng vật tư kỹ thuật phục vụ cho sản xuất và các khoản chi phí mua khác. - Tổng hợp và phản ánh đầy đủ, chính xác số lượng và giá trị vật liệu tồn kho, kiểm tra việc chấp hành các định mức dự trữ vật liệu, tổ chức bảo quản và thực hiện các thủ tục nhập kho, xuất kho, phát hiện kịp thời mức độ, nguyên nhân thừa thiếu, ứ đọng, hư hỏng, mất chất lượng. - Tiến hành kiểm kê hoạch vật liệu, phân tích tình hình và hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu, lập đầy đủ, kịp thời các báo cáo về nhập - xuất – tồn và sử dụng nguyên vật liệu. Phạm Văn Đức 8 05 K39 – 21 - Học Viện Tài Chính Khoa Kế Toán 1.2. Phân tích và đánh giá nguyên vật liệu trong doanh nghiệp. 1.2.2. Phân loại nguyên vật liệu. Mỗi một doanh nghiệp sẽ không thể tổ chức quản lý và hạch toán vật liệu được nếu không có sự phân loại hợp lý. Trong doanh nghiệp, nguyên vật liệu bao gồm nhiều loại, nhiều thứ có vai trò, công dụng, tính chất khác nhau và thường xuyên biến động trong quá trình sản xuất. Do đó việc phân loại nguyên vật liệu theo nhiều tiêu thức khác nhau như phân loại theo công dụng, theo nguồn nhập nguyên vật liệu, phân theo quyền sử dụng. Nhưng nhìn chung nguyên vật liệu được phân theo công dụng thực tế của nó tức là xem xét nguyên vật liệu theo vai trò và tác dụng của nó trong sản xuất kinh doanh. - Nguyên vật liệu chính: Là những nguyên vật liệu sau quá trình gia công chế biến sẽ thành thực thể vật chất chủ yếu của sản phẩm. - Vật liệu phụ : Là những vật liệu chỉ có tác dụng phụ trợ trong sản xuất, được sử dụng kết hợp với vật liệu chính để hoàn thiện và nâng cao tính năng chất lượng của sản phẩm hoặc được sử dụng để đảm bảo cho công cụ dụng cụ được hoạt động bình thường hoặc được sử dụng để phục vụ cho nhu cầu kỹ thuật, nhu cầu quản lý. - Nhiên liệu : Là những thứ dùng để cung cấp nhiệt lượng trong quá trình sản xuất, kinh doanh như than đá, củi, xăng.. - Phụ tung thay thế : Là các chi tiết, phục tùng dùng để sửa chữa và thay thế cho máy móc thiết bị.. - Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản : Bao gồm các vật liệu và thiết bị ( cần lắp, không cần lắp, vật kết cấu, công cụ, khí cụ, …) mà doanh nghiệp mua vào nhằm mục đích đầu tư cho xây dựng cơ bản. - Phế liệu : Là các vật liệu thu được trong quá trình sản xuất hay thanh lý tài sản có thể sử dụng hay bán ra ngoài ( phôi bào, vải vụn, gạch sắt…) - Vật liệu khác : Bao gồm các loại vật liệu còn lại ngoài các thứ chưa kể trên như : bao bì, vật đóng gói, các loại vật tư đặc chủng…. 1.2.2. Đánh giá nguyên vật liệu. Theo quy định chung của chuẩn mực quốc tế, kế toán nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu phải phản ánh theo đúng thực tế. Đó chính là chi phí thực tế doanh nghiệp bỏ ra để có được nguyên vật liệu. Tuỳ theo doanh nghiệp tính thuế VAT theo phương pháp trực tiếp hay phương pháp khấu trừ mà trong thực tế thể có thuế VAT ( nếu tính thuế VAT theo phương pháp trực tiếp) hay không có thuế VAT ( nếu tính thuế VAT theo phương pháp khấu trừ ). Phạm Văn Đức 9 05 K39 – 21 - Học Viện Tài Chính Khoa Kế Toán * Đối với vật liệu mua ngoài : Giá thực tế của nguyên vật liệu được xác định tùy theo nguồn nhập : Trị giá thực tế của = Giá mua ghi + Chi phí + Thuế NK - Các khoản giảm VL mua ngoài trên HĐ thu mua ( nếu có ) giá hàng mua Chi phí thu mua thực tế bao gồm phi phí vận chuyển, bốc dỡ, chi phí nguyên vật liệu thu, chi phí của bộ phận thu mua độc lập, chi phí thuê kho, thuê bãi, tiền phạt lưu kho, lưu hàng… * Với vật liệu tự sản xuất: Tính giá theo giá thành sản xuât thực tế ( giá thành sản phẩm công xưởng thực tế ) * Với vật liệu thuê ngoài gia công chế biến : Giá thực tế gồm giá trị vật liệu xuất chế biến cùng các chi phí liên quan ( tiền thuê gia công, chế biến, chi phí vận chuyển bốc dỡ…) * Với vật liệu nhận đóng góp từ các đơn vị tổ chức cá nhân tham gia liên doanh : Giá thực tế là giá thoả thuận do các bên xác định cộng chi phí tiếp nhận ( nếu có ). * Với phế liệu : Giá ước tính thực tế có thể sử dụng được hay giá trị thu hồi tối thiểu. Trong thực tế việc hạch toán vật liệu biến động hàng ngày theo giá thực tế hết sức khó khăn, phức tạp. Vì vậy để đơn giản cho công tác hạch toán hằng ngày, kế toán có thể sử dụng giá hạch toán để ghi chép về mặt giá trị. Giá hạch toán có thể là giá kế hoạch do doanh nghiệp xây dựng hoặc một giá ổn định trong thời kỳ hạch toán. Sau đó cuối kỳ kế toán tính ra giá thực tế của nguyên vật liệu rồi điều chỉnh giá hạch toán theo giá thực tế. Nếu doanh nghiệp chỉ sử dụng giá trị thức tế theo dõi tình hình chuyển nguyên vật liệu thì phải căn cứ vào đặc điểm của doanh nghiệp để lựa chọn phương pháp tính giá trị nguyên vật liệu xuất kho phù hợp. Các doanh nghiệp có thể sử dụng một trong các phương pháp sau theo nguyên tắc nhất quán trong hạch toán, nếu có thay đổi thì phải giải thich rõ ràng. * Phương pháp đơn giá mua thực tế tốn đầu kỳ. Theo phương pháp này giá thực tế vật liệu xuất kho được tính như sau: Trị giá vật liệu = xuất kho trong kỳ Trong đó : Đơn giá thực tế Phạm Văn Đức Số lượng vật liệu xuất trong kỳ =  Đơn giá thực tế vật liệu tốn đầu kỳ Trị giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ 10 05 K39 – 21 - Học Viện Tài Chính vật liệu tồn đầu kỳ Khoa Kế Toán Số lượng vật liệu tồn cuối kỳ Phương pháp này có ưu điểm là tính ngay được tổng giá trị vật liệu xuất kho ( đơn giá tồn đầu kỳ này là đơn giá tồn đầu kỳ trước). Công việc dàn đều trong kỳ kế toán. Nhưng trong trường hợp có ảnh hưởng của lạm phát hoặc thiểu phát trị giá vật liệu xuất kho không cập nhật đúng theo giá trị thực tế. Nếu đơn giá tồn đầu kỳ cao so với giá cập nhật trong kì và số liệu xuất kho lớn sẽ dẫn tới tài khoản hàng tồn kho có số dư bên có ( âm về giá trị và số lượng ). Phương pháp này chỉ thích hợp trong điều kiện mặt bằng giá ổn định. * Phương pháp đơn giá bình quân gia quyền Công thức : Đơn giá thực tế bình quân = Trị giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ Số lượng vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ Phương pháp này thích hợp với những doanh nghiệp có ít danh điểm nguyên vật liệu, tần suất nhập xuất lớn. Phương pháp này tuy đơn giản, dê làm nhưng độ chính xác không cao. Hơn nữa việc tính toán dồn vào cuối tháng, gây ảnh hưởng đến công tác quyết toán nói chung. * Phương pháp tính theo giá thực tế đích danh Theo phương pháp này vật liệu được xác định giá trị theo đơn chiếc hay từng lô và giữ nguyên từ lúc nhập vào cho đến lúc xuất kho. Khi xuất kho vật tư lô hàng nào thì căn cứ vào số lượng và đơn giá nhập kho thực tế theo phương pháp đánh giá vật liệu để tính ra giá thực tế xuất kho của lô hàng để tính ra giá trị thực tế vật liệu xuất kho. Phương pháp này có ưu điểm là theo dõi chính xác về gía lúc nhập và xuất kho nhưng có nhược điểm là khó theo dõi nếu doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật liệu và công việc kế toán vật liệu rất phức tạp. Phương pháp này thích hợp với những doanh nghiệp có ít chủng loại vật liệu, trình độ cán bộ kế toán chưa cao. Phương pháp nhập trước xuất trước ( FIFO) Phương pháp này dựa trên giả thiết là nguyên vật liệu nào nhập trước thì xuất trước, xuất hết số nhập trước mới đến số nhập sau theo giá thực tế của từng số hàng xuất. Trên thực tế có thể nhập, xuất kho không theo thứ tự như giả thiết nhưng khi tính toán thì tính theo giả thiết. Phương pháp này thích hợp trong trường hợp giá cả ổn định hoặc có xu hướng giảm. * Phương pháp nhập sau xuất trước ( LIFO) Phạm Văn Đức 11 05 K39 – 21 - Học Viện Tài Chính Khoa Kế Toán Phương pháp này dựa trên giả thiết là nguyên vật liệu nhập kho sau cùng sẽ được xuất trước tiên và tính trị giá xuất kho thực tế của nguyên vật liệu theo giá vừa mới nhập lần cuối. Khi hết lô hàng nhập lần cuối mới đến lô hàng nhập trước. Giả thiết nhập sau xuất trước là tính đến thời điểm xuất kho nguyên vật liệu chứ không hẳn đến cuối kỳ hạch toán mới xác định. Phương pháp này ngược lại với phương pháp FI FO ở trên và nó thích hợp trong trường hợp lạm pháp. * Phương pháp tính giá thực tế bình quân liên hoàn Theo phương pháp này sau mỗi lần nhập kế toán phải xác định giá đơn vị bình quân của từng danh điểm vật liệu. Căn cứ vào giá đơn vị bình quân và lượng nguyên vật liệu xuất kho giữa hai lần nhập kế tiếp nhau để xác định giá thực tế của nguyên vật liệu. Phương pháp này tính toán rất phức tạp vì vậy chỉ nên sử dụng ở dạng những doanh nghiệp thực hiệ kế toán bằng máy vi tính. Phương pháp đánh giá theo giá hạch toán Trong thực tế việc hạch toán nguyên vật liệu biến động hằng ngày theo giá thực tế là một việc làm hết sức phức tạp, khó khăn và mất nhiều công sức. Để khắc phục khó khăn trên và đơn giản công việc hạch toán nguyên vật liệu các doanh nghiệp có thế sử dụng một loại giá ổn định gọi là giá hạch toán. Giá hạch toán có thể lấy giá theo kế hoạch hoặc giá cuối kỳ trước và được quy định thống nhất trong một kỳ hạch toán. Giá hạch toán không có ý nghĩa trong việc thanh toán và hạch toán tổng hợp về nguyên vật liệu khi sử dụng giá hạch toán hằng ngày kế toán ghi sổ về nhập, xuất, tồn kho bật tư theo giá hạch toán. Trị giá hạch toán vật tư nhập = Số lượng vật tư nhập ( xuất )  Đơn giá hạch toán Đến cuối kỳ hạch toán, kế toán tiến hành điều chỉnh giá hạch toán thành giá thực tế theo các cách sau : - Phương pháp hệ số giá giữa giá mua thực tế và gía hạch toán của nguyên vật liệu luân chuyển trong kỳ theo công thức = Trị giá thực tế của VL + tồn đầu kỳ nhập ( xuất ) Phạm Văn Đức 12 05 Giá trị thực tế VL Nhập trong kỳ K39 – 21 - Học Viện Tài Chính Khoa Kế Toán Hệ số giá Trị giá hạch toán VL đầu kì + Trị giá hạch toán VL nhập trong kì Hệ số chênh lệch giữa thức tế và giá hạch toán của nguyên vật liệu có thể tính cho từng loại hoặc cho từng nhóm nguyên vật liệu tuỳ theo yêu cầu quản lý và cung cấp thông tin. Trị giá thực tế của = VL xuất kho trong kì Giá trị hạch toán của VL xuất kho trong kì  Hệ số giá Trong quá trình hạch toán nguyên vật liệu, tuỳ từng điều kiện cụ thể về giá vật liệu ở doanh nghiệp biến động thường xuyên hay tương đối ổn định… mà doanh nghiệp lựa chọn phương pháp tính giá vật tư xuất dùng cho phù hợp. Đồng thời lựa chọn cách đánh giá vật tư theo giá hạch toán hay thực tế. Mỗi cách đánh giá vật tư đều có những hạn chế nhất định. Vì vậy mỗi doanh nghiệp áp dụng một phương pháp tính giá vật tư đơn giản trong việc ghi sổ kế toán mà lại phù hợp với điều kiện cụ thể của mình nhằm khắc phục những hạn chế, đó là một yêu cầu cần thiết. Khi đó tổ chức công tác kế toán vật tư mới đạt hiệu quả cao. 1.3. Tổ chức quá trình hạch toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp. 1.3.1. Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu. 1.3.1.1. Chứng từ sử dụng: Theo chế độ chứng từ kế toán hiện hành trên cơ sở các chứng từ gốc, kế toán nguyên vật liệu phải thực hiện việc lập đầy đủ các chứng từ sau về vật liệu: - Phiếu nhập kho ( mẫu 01 - VT) - Phiếu xuất kho ( mẫu 02 – VT ) - Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ ( mẫu 03 – VT ) - Biên bản kế hoạch vật tư, sản phẩm, hàng hoá ( mẫu 08 – VT ) - Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho ( mẫu 02 – BH ) - Hoá đơn cước phí vận chuyển ( mẫu 03 – BH ) Ngoài các chứng từ sử dụng thống nhất theo quy định của nhà nước, kế toán nguyên vật liệu căn cứ vào tình hình, đặc điểm và yêu cầu quản lý vật liệu ở đơn vị mà sử dụng thêm các chứng từ hướng dẫn như : Phiếu xuất kho vật tư theo hạng mức ( mẫu 04 – VT) , biên bản kiểm nghiệm vật tư ( mẫu 05 – VT)…hoặc thiết kế thêm các chứng từ nội bộ khác. Phạm Văn Đức 13 05 K39 – 21 - Học Viện Tài Chính Khoa Kế Toán 1.3.1.2. Sổ kế toán chi tiết vật liệu. Tuỳ thuộc vào phương pháp kế toán chi tiết mà kế toán các sổ kế toán chi tiết sau : - Sổ ( thẻ ) kho - Sổ ( thẻ) chi tiết vật liệu. - Sổ đối chiếu, luân chuyển vật liệu. - Sổ số dư. … 1.3.1.3. Kế toán chi tiết vật liệu. * Phương pháp ghi thẻ song song. Phương pháp này đước áp dụng cho doanh nghiệp có chủng loại vật liệu ít, tình hình nhập, xuất hàng ngày không diễn ra thường xuyên, liên tục, trình độ kế toán của cán bộ chưa cao. - Ở kho : Hằng ngày căn cứ vào chứng từ nhập xuất vật liệu để ghi số lượng nguyên vật liệu thực nhập, thực xuất vào sổ ( thẻ ) kho có liên quan. thẻ kho phải thường xuyên đối chiếu số tồn trên thẻ kho với số tồn nguyên vật liệu thực tế công ở kho. Hằng ngày hoặc định kì 3 ngày một lần sau khi ghi thẻ kho, thủ kho phải chuyển đổi toàn bộ chứng từ nhập – xuất về phòng kế toán. - Ở phòng kế toán : Phòng kế toán mở thẻ hoặc sổ kế toán chi tiết nguyên vật liệu tương ứng với thẻ kho của từng kho để theo dõi về mặt số lượng và giá trị. Hằng ngày hoặc định kỳ 3  5 ngày một lần sau khi nhận được các chứng từ nhập, xuất của thủ kho chuyển đến, kế toán nguyên vật liệu phải kiểm tra từng chứng từ, ghi đơn giá và tính thành tiền, sau đó ghi vào sổ hoặc thẻ chi tiết nguyên vật liệu có liên quan. Cuối tháng, kế toán cộng sổ hoặc thẻ tính ra tổng số nhập, xuất và số tồn của từng thứ nguyên vật liệu rồi đối chiêu với thẻ kho của thủ kho, lập báo cáo tổng hợp nhập, xuất, tồn kho về giá trị để đối chiếu với bộ phận kế toán nguyên vật liệu. - Ưu nhược điểm : Phương pháp ghi thẻ song song có ưu điểm là dể làm, dễ đối chiếu, kiểm tra. Nhưng có nhược điểm là ghi chép trùng lặp, khối lượng ghi chép lơn. Sơ đồ kế toán chi tiết vật liệu theo phương pháp ghi thẻ song song: Thẻ kho Phiếu nhập kho Phạm Văn Đức Phiếu xuất 14 05 K39 – 21 - Học Viện Tài Chính Khoa Kế Toán Sổ kế toán chi tiết Bảng kê Nhập – xuất – tồn Sổ kế toán tổng hợp Ghi chú : Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu hàng ngày Đối chiếu cuối tháng * Phương pháp ghi sổ đối chiếu luân chuyển Nội dung: - Ở kho : Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép giống như phương pháp ghi thẻ song song. - Ở phòng kế toán : Kế toán sử dụng “ Sổ đối chiếu luân chuyển ” ( biểu 3 4 ) để ghi chép cho từng thứ vật tư, theo cả 2 chỉ tiêu số lượng và giá trị. “ Sổ đối chiếu luân chuyển ” được mở cho cả năm và được ghi vào cuối tháng, mỗi thứ vật tư được ghi một dòng trên sổ. Hàng ngày, khi nhận được chứng từ xuất – nhập kho, kế toán tiến hành kiểm tra và hoàn chỉnh chứng từ. Sau đó tiến hành phân loại chứng từ theo từng thứ vật tư, chứng từ nhập riêng, chứng từ xuất riêng. hoặc kế toán “ Bảng kê xuất ”, “ Bảng kê nhập ”. Cuối tháng, tổng hợp số liệu từ các chứng từ ( hoặc từ bảng kê ) để ghi vào sổ “ Số đối chiếu luân chuyển ” cột luân chuyển và tính ra số tồn cuối tháng. Việc đối chiếu số liệu được tiến hành giống như phương pháp ghi thẻ song song ( nhưng chỉ tiến hành vào cuối tháng ). Trình tự ghi sổ được khái quát theo sơ đồ sau : Thẻ kho Phạm Văn Đức 15 05 K39 – 21 - Học Viện Tài Chính Khoa Kế Toán Phiếu nhập Bảng kê nhập Phiếu xuất Sổ đối chiếu luân chuyển Bảng kê nhập Sổ kế toán tổng hợp Ưu nhược điểm và điều kiện áp dụng Ưu điểm : Khối lượng ghi chép của kế toán được giảm bớt do chỉ ghi một lần vào cuối tháng. Nhược điểm : Phương pháp này vẫn còn ghi sổ trung lặp giữa kho và phòng kế toán về chỉ tiêu số lượng; việc kiểm tra đối chiếu giữa kho và phòng kế toán chỉ tiến hành được vào cuối tháng nên hạn chế tác dụng kiểm tra của kế toán. Điều kiện áp dụng : Thích hợp với các doanh nghiệp có chủng loại vật tư ít, không có điều kiện ghi chép, theo dõi tình hình nhập, xuất hàng ngày; phương pháp này thường ít được áp dụng trong thực tế. SỔ ĐỐI CHIẾU LUÂN CHUYỂN Danh Dư đầu Dư đầu Luân chuyển Luân chuyển Dư điểm tháng tháng … trong tháng 01 trong tháng 02 31/12 Tên vật 01 02 ĐVT hàng tư Nhập Xuất Nhập Xuất … SL ST SL hàng SL ST SL ST SL ST ST SL ST ST SL ST … ST hoá … * Phương pháp sổ số dư: * Nội dung : - Thủ kho vẫn sử dụng thẻ kho để ghi chép như 2 phương pháp trên. Đồng thời, cuối tháng thủ kho còn ghi vào “ Sổ số dư ” số tồn kho cuối tháng của từng thứ vật tư, hàng hoá có số lượng. Phạm Văn Đức 16 05 K39 – 21 - Học Viện Tài Chính Khoa Kế Toán - “ Sổ số dư ” do kế toán lập cho từng kho được mở cho cả năm. trên “Sổ số dư ” vật tư, hàng hoá được sắp xếp thứ, nhóm, loại; sau mỗi nhóm, loại có dòng cộng nhóm, công loại. Cuối mỗi tháng, “ sổ số dư ” - Phòng kế toán : Kế toán định kỳ xuống kho kiểm tra việc ghi chép trên “ thẻ kho ” của thủ kho và trực tiếp nhận chứng từ nhâp, xuất kho. Sau đó, kế toán ký xác nhận vào từng thẻ kho và ký phiếu giao nhận chứng từ. Tại phòng kế toán, nhân viện kế toán kiểm tra lại chứng từ, hoàn chỉnh chứng từ và tổng hợp giá trị ( giá hạch toán ) theo từng nhóm, loại vật tư, hàng hoá để ghi chép vào cột “ số tiền ” trên “ Phiếu giao nhận chứng từ ”, số liệu này được ghi vào “ Bảng kê luỹ kế nhập ” và “ Bảng kê luỹ kế xuất” vật tư hàng hoá. Cuối tháng, căn cứ vào “ Bảng kê luỹ kế nhập ”, “ Bảng kê luỹ kế xuất ” để cộng tổng số tiền theo từng nhóm vật tư, hàng hoá để ghi vào “ Bảng kê nhập – xuât – tồn ”. Đồng thời, sau khi nhận được “ Sổ số dư ” do thủ kho chuyển lên, kế toán căn cứ vào cột số dư về số lượng và đơn giá hạch toán của từng nhóm vật tư, hàng hoá tương tứng để tính ra số tiền để ghi vào cột số dư bằng tiền. Kế toán đối chiếu số lượng trên cột số dư bằng tiền của “ Sổ số dư ” với trên cột “ Bảng nhập – xuất – tồn ”. Đối chiếu số liệu trên “ Bảng nhập – xuất – tồn ” với sô liệu trên sổ kế toán tổng hợp. Sơ đồ kế toán chi tiết vật liệu theo phương pháp sổ số dư Thẻ kho Phiếu nhập kho Phiếu xuất Sổ số dư Phiếu giao nhận chứng từ Phiếu giao nhận chứng từ Phạm Văn Đức 17 05 K39 – 21 - Học Viện Tài Chính Khoa Kế Toán Bảng luỹ kê nhập Bảng kê nhập- xuất- tồn Bảng luỹ kê xuất Sổ kế toán tổng hợp Ghi chú : Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu hàng ngày 1.3.2. Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu . 1.3.2.1. Các phương pháp hạch toán tổng hợp về nguyên vật liệu. Nguyên vật liệu là tài sản lưu động của doanh nghiệp, nó được nhập – xuất kho thường xuyên, tuy nhiên tuỳ theo đặc điểm vật liệu của từng doanh nghiệp mà các doanh nghiệp có phương thức kiểm kê, hạch toán khác nhau. Có doanh nghiệp thực hiện nhiệm vụ kiểm kê theo từng nghiệp vụ nhập, xuất kho. Nhưng có những doanh nghiệp chỉ kiểm kê một lần vào thời điểm cuối ki bằng cách cân, đo, đong, đếm…vật liệu cuối kỳ. Tương ứng với 2 phương thức kiểm kê trên, trong kế toán tổng hợp về vật liệu nói riêng, hàng tồn kho nói chung có 2 phương pháp là Phương pháp kê khai thường xuyên và Phương pháp kiểm kê định kỳ. * Phương pháp kê khai thường xuyên : Là phương pháp theo dõi, phản ánh thường xuyên, liên tục và có hệ thống tình hình nhập , xuât, tồn kho vật tư, hàng hoá trên sổ kế toán. Trong trường hợp áp dụng phương pháp KKTX, các tài khoản kế toán hàng tồn kho nói chung và tài khoản vật liệu nói riêng được dùng để phản ánh số hiện có, tình hình biến động, tăng giảm của vật tư, hàng hóa. Vì vậy, vật tư, hàng hoá tồn kho trên sổ kế toán có thể được xác định ở bất kỳ thời điểm nào trong kế toán. Cuối kỳ kế toán, căn cứ vào số liệu kiểm kê thực tế vật tư, hàng hoá tồn kho, so sánh, đối chiếu với số liệu vật tư, hàng hoá tồn kho trên sổ kế toán, nếu có chênh lệch phải truy tìm nguyên nhân và có các giải pháp xử lý kịp thời. Phương pháp KKTX được áp dụng trong các doanh nghiệp sản xuất và các đơn vị thương nghiệp kinh doanh các mặt hàng có gía trị lớn. * Phương pháp kiểm kê định kỳ : Phạm Văn Đức 18 05 K39 – 21 - Học Viện Tài Chính Khoa Kế Toán Là phương pháp hạch toán căn cứ vào kết quả kiểm kê thực tê, phản ánh gía trị hàng tồn kho cuối kỳ trên sổ kế toán tổng hợp và từ đó tính ra trị giá vật tư hàng hoá đã xuất trong kỳ theo công thức Trị giá vật tư hàng hoá xuất = Trị giá vật tư hàng hoá nhập ± Chênh lệch trị giá tồn kho cuối kỳ và đầu kỳ Theo phương pháp này, mọi biến động của vật tư, hàng hoá không theo dõi, phản ánh trên các tài khoản hàng tồn kho. Giá trị vật tư hàng hoá mua và nhập kho trong kỳ được theo dõi và phản ánh trên một tài khoản riên ( TK 611 – mua hàng ). Công tác kiểm kê vật tư hàng hoá được tiến hành cuối mỗi kỳ kế toán để xác định giá vật tư, hàng hoá tồn kho trên thực tế để ghi sổ kế toán của các tài khoản hàng tồn kho. Đồng thời căn cứ vào trị gía vật tư, hàng hoá để xác định trị giá vật tư hàng hoá xuất kho trong kỳ làm căn cứ để ghi sổ kế toán của tài khoản mua hàng. Như vậy áp dụng phương pháp KKĐK các tài khoản hàng tồn kho chỉ sử dụng đầu kỳ hạch toán ( để kết chuyển số dư đầu kỳ ) vào cuối kỳ kế toán ( để kết chuyển số dư cuối kỳ ). Phương pháp này thường áp dụng ở những doanh nghiệp có chủng loại vật tư hàng hoá với quy cách, mẫu mã răt khác nhau, giá trị thấp và được xuất thường xuyên. Phương pháp KKĐK có ưu điểm là đơn giản, giảm nhẹ khối lượng công việc hạch toán nhưng độ chính xác vật tư hàng hoá xuất dùng cho các mục đích khác nhau bị ảnh hưởng của chất lượng công tác quản lý tại kho, quầy, bến bãi. 1.3.2.2. Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên. * Tài khoản sử dụng : Để tiến hành kế toán tổng hợp vật liệu, kế toán sử dụng chủ yếu TK 152 – nguyên liệu, vật liệu. TK 152 dùng để phản ánh tình hình hiện có và sự biến động của vật liệu theo trị giá vốn thực tế. Tuỳ thuộc vào đặc điểm và yêu cầu quản lý chi phí sản xuất của tưng doanh nghiệp, tài khoản 152 được mở thành các tài khoản cấp 2 sau: TK 1521 – nguyên vật liệu chính TK 1521 – vật liệu phụ TK 1521 – nhiên liệu TK 1521 – phụ tùng thay thế TK 1521 – vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản TK 1521 – vật liệu khác. Phạm Văn Đức 19 05 K39 – 21 - Học Viện Tài Chính Khoa Kế Toán Ngoài ra còn sử dụng một số tài khoản khác như TK 152, TK141, TK133, TK 331 … Sơ đồ hạch toán tổng quăt vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên ( tính thuế VAT theo phương pháp khấu trừ ) TK 331, 111, 112, … Tk 152 Tăng do mua ngoài TK 621 Xuất để chế toạ sản phẩm Tk 1331 TK 241 Xuất vật liệu cho xây dựng cơ TK 151 Hàng đi đường kỳ trước Tk 627, 641, 642 Xuất vật liệu cho sản xuất chung cho bán hàng, cho quản lý TK 411 TK 128, 222 Nhận cấp, phát, nhận góp vốn Xuất góp vốn liên doanh liên doanh TK 642, 3381 Phát hiện thừa khi kiểm kê TK 1381, 642 Phát hiện thiếu qua kiểm kê TK 128, 222 Nhận lại vốn góp liên doanh TK 412 Đánh giá giảm vật liệu Đánh giá tăng vật liệu Phạm Văn Đức 20 05 K39 – 21 -