Tài liệu Tổ chức hạch toán vật tư ở công ty xây dựng và phát triển nông thôn

Lêi më ®Çu Ngµy nay trong ®iÒu kiÖn nÒn kinh tÕ thÞ trêng ë níc ta c«ng nghiÖp lµ ngµnh s¶n xuÊt chiÕm vÞ trÝ chñ ®¹o trong nÒn kinh tÕ quèc d©n.Lµ mét doanh nghiÖp Nhµ níc ho¹t ®éng trong lÜnh vùc kinh doanh x©y dùng c«ng ty x©y dùng vµ ph¸t triÓn n«ng th«n cã chøc n¨ng x©y dùng vµ hoµn thiÖn c¸c c«ng tr×nh giao th«ng, thuû lîi, x©y dùng... t¹o c¬ së vËt chÊt cho nÒn kinh tÕ. Do ®Æc trng c«ng ty lµ mét ®¬n vÞ kinh doanh x©y l¾p nªn ®Çu vµo cña s¶n xuÊt kinh doanh lµ c¸c lo¹i vËt liÖu x©y dùng nh g¹ch, c¸t, xi m¨ng, s¾t thÐp,...vµ ®Çu ra lµ c¸c c«ng tr×nh x©y dùng cho nªn h¹ch to¸n vËt liÖu vµ tÝnh gi¸ thµnh c«ng tr×nh ®îc coi lµ nh÷ng c«ng t¸c kÕ to¸n quan träng nhÊt cña c«ng ty. HÇu hÕt c¸c vËt liÖu ®îc sö dông ®Òu trùc tiÕp cÊu thµnh nªn thùc thÓ c«ng tr×nh, chi phÝ vÒ vËt liÖu chiÕm mét tû träng rÊt lín trong tæng gi¸ thµnh c«ng tr×nh ( kho¶ng 70% ) nªn chØ cÇn cã mét sù thay ®æi nhá trong viÖc h¹ch to¸n nguyªn vËt liÖu còng cã thÓ lµm ¶nh hëng ®Õn gi¸ thµnh c«ng tr×nh vµ kÕt qu¶ ho¹t ®éng kinh doanh cña c«ng ty. Bëi vËy c«ng ty ®Æc biÖt chó träng ®Õn c«ng t¸c tæ chøc gi¸m s¸t, qu¶n lý vµ h¹ch to¸n vËt liÖu. Tæ chøc tèt c«ng t¸c kÕ to¸n vËt liÖu th× míi cã thÓ tÝnh to¸n chÝnh x¸c ®îc gi¸ vèn cña c«ng tr×nh hay h¹ng môc c«ng tr×nh ®Ó tõ ®ã x¸c ®Þnh ®óng kÕt qu¶ s¶n xuÊt, thÊy râ thùc lùc cña m×nh ®Ó ban l·nh ®¹o kÞp thêi cã nh÷ng chiÕn lîc ®iÒu chØnh gióp cho c«ng ty ho¹t ®éng ngµy cµng cã hiÖu qu¶. Víi ®éi ngò kÕ to¸n cã tr×nh ®é nghiÖp vô v÷ng vµng giµu kinh nghiÖm c«ng ty ®ang dÇn hoµn thiÖn ®îc c«ng t¸c kÕ to¸n cña m×nh gãp phÇn quyÕt ®Þnh ®Õn sù ph¸t triÓn cña c«ng ty. Qua mét thêi gian thùc tËp t¹i c«ng ty nhËn thÊy vai trß quan träng cña c«ng t¸c kÕ to¸n vËt liÖu em ®· chän ®Ò tµi “Tổ chức hạch toán vật tư ở công ty xây dựng và phát triển nông thôn” víi mong muèn ®i s©u vµo t×m hiÓu phÇn hµnh kÕ to¸n nµy. Bµi viÕt nµy gåm cã 3 phÇn nh sau: PhÇn I: §Æc ®iÓm ho¹t ®éng kinh doanh tæ chøc bé m¸y qu¶n lý ë c«ng ty x©y dùng vµ ph¸t triÓn n«ng th«n. PhÇn II: Tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n t¹i c«ng ty x©y dùng vµ ph¸t triÓn n«ng th«n. PhÇn III: Tæ chøc kÕ to¸n vËt t t¹i c«ng ty. kiÓm to¸n 40A – Khoa kÕ to¸n 1 PhÇn 1: §Æc ®iÓm ho¹t ®éng kinh doanh vµ tæ chøc bé m¸y qu¶n lý ë c«ng ty x©y dùng vµ ph¸t triÓn n«ng th«n 1.1 Qu¸ tr×nh h×nh thµnh vµ ph¸t triÓn. C«ng ty x©y dùng vµ ph¸t triÓn n«ng th«n lµ mét doanh nghiÖp Nhµ níc thµnh viªn cña Tæng c«ng ty x©y dùng vµ ph¸t triÓn n«ng th«n trùc thuéc Bé N«ng nghiÖp vµ ph¸t triÓn n«ng th«n, ®îc thµnh lËp theo quyÕt ®Þnh sè 188-NN-TCCB/Q§ ngµy 24/3/1993 cña Bé N«ng nghiÖp vµ c«ng nghiÖp thùc phÈm ( nay lµ Bé N«ng nghiÖp vµ ph¸t triÓn n«ng th«n). TiÒn th©n cña c«ng ty lµ xÝ nghiÖp kh¶o s¸t thiÕt kÕ ( theo quy chÕ thµnh lËp vµ gi¶i thÓ DNNN ban hµnh kÌm theo nghÞ ®Þnh 388 H§BT ngµy 20/11/1991 cña Héi §ång Bé Trëng) khi ®ã vèn ph¸p ®Þnh cña c«ng ty chØ cã 1.320.300.000( mét tû ba tr¨m hai m¬i triÖu ba tr¨m ngµn ®ång ch½n). C«ng ty cã trô së chÝnh t¹i 61B ®êng Trêng Chinh- §èng §a –Hµ néi. §iÖn tho¹i: 8696428-8694490. Fax: 4.84.8.695945. Chi nh¸nh v¨n phßng ®¹i diÖn cña c«ng ty t¹i Vinh: ®êng Hång Bµng phêng Lª Mao- thµnh phè Vinh . §iÖn tho¹i: 038.849437. Chøc n¨ng, nhiÖm vô cña c«ng ty: C«ng ty x©y dùng vµ ph¸t triÓn n«ng th«n cã nhiÖm vô x©y dùng c¸c c«ng tr×nh n«ng nghiÖp n«ng th«n, c«ng nghiÖp, d©n dông, giao th«ng, thuû lîi, ®iÖn lùc (®êng d©y h¹ thÕ tõ 35 KV trë xuèng) hoµn thiÖn c¸c c«ng tr×nh x©y dùng, trang trÝ néi thÊt, san ñi, khai hoang, c¶i t¹o ruéng ®ång, kinh doanh bÊt ®éng s¶n, s¶n xuÊt bu«n b¸n vËt t, vËt liÖu x©y dùng, lËp c¸c dù ¸n ®Çu t cho c¸c n«ng trêng, c¸c trang tr¹i ë n«ng th«n vµ miÒn nói. §ång thêi thùc hiÖn nghiªm chØnh c¸c chÝnh s¸ch chÕ ®é cña Nhµ níc còng nh nghÜa vô ®èi víi Ng©n s¸ch Nhµ níc. Trong qu¸ tr×nh h×nh thµnh vµ ph¸t triÓn c«ng ty ®· ®îc: Bé x©y dùng cÊp giÊy phÐp hµnh nghÒ c¸c c«ng tr×nh x©y dùng sè 94BXD-QLXD ngµy 19/7/1993. Bé GTVT cÊp giÊy phÐp hµnh nghÒ c¸c c«ng tr×nh giao th«ng sè 1139/CGP ngµy 2/05/1996. kiÓm to¸n 40A – Khoa kÕ to¸n 2 Bé NN vµ PTNT cÊp giÊy phÐp hµnh nghÒ c¸c c«ng tr×nh thuû lîi sè 40/GP-NN ngµy 21/06/1996. Tõ nh÷ng thµnh tùu ®· ®¹t ®îc trong s¶n xuÊt kinh doanh c«ng ty ®· ®îcBé NN vµ PTNT xÕp h¹ng doanh nghiÖp lo¹i I. Trong nh÷ng n¨m gÇn ®©y kÕt qu¶ mµ c«ng ty ®¹t ®îc trong ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh ®· cã nh÷ng tiÕn bé râ rÖt, t¨ng møc ®ãng gãp cho NSNN. ChØ tiªu N¨m1999 N¨m2000 T¨ng Tæng doanh thu 30.324.566.728 36.618.085.764 6.293.519.036 Tæng chi phÝ 28.364.892.317 34.072.833.520 5.760.375.592 Tæng l·i 1.086.214.678 1.619.358.122 533.143.444 Tæng nép NS 873.459.733 925.894.122 52.434.389 TÝnh ®Õn ®Çu n¨m 2000 tæn sè vèn kinh doanh cña c«ng ty lµ: 3.480.897.460. Trong ®ã: -Vèn cè ®Þnh: 1.966.698.251. + Vèn NS cÊp: 631.224.547. + Vèn tù bæ sung: 1.335.473.704. - Vèn lu ®éng: 1.255.917.033. + Vèn NS cÊp: 1.057.183.509. + Vèn tù bæ sung: 198.733.524. - C¸c lo¹i vèn kh¸c: 284.628.755. 1.2 Tæ chøc bé m¸y qu¶n lý cña c«ng ty: C«ng ty x©y dùng vµ ph¸t triÓn n«ng th«n lµ mét c«ng ty cã quy m« võa nhng ®Þa bµn ho¹t ®éng réng, ph©n t¸n ë nhiÒu vïng trªn ph¹m vi toµn quèc nªn c«ng ty tæ chøc lùc lîng thµnh 25 ®éi x©y dùng. Sau khi tróng thÇu c«ng ty sÏ giao cho mét trong sè 25 ®éi x©y dùng ®Ó thi c«ng c¸c ®éi tù lo nguyªn vËt liÖu, tiÕn hµnh thi c«ng vµ qu¶n lý thi c«ng. Bé m¸y qu¶n lý cña c«ng ty x©y dùng vµ ph¸t triÓn n«ng th«n®îc tæ chøc theo s¬ ®å sau: S¬ ®å tæ chøc bé m¸y qu¶n lý Ban gi¸m ®èc Phßng TCHC Phßng tµi vô kiÓm to¸n 40A – Khoa kÕ to¸n KT ®éi XD 1 Phßng KHKT §éi x©y dùng 3 KT ®éi XD 25 §éi XD sè 1 §éi XD sè 25 Ban gi¸m ®èc: Gåm mét Gi¸m ®èc vµ mét Phã Gi¸m ®èc võa lµ ngêi ®¹i diÖn cho Nhµ níc võa lµ ngêi ®¹i diÖn cho c¸n bé c«ng nh©n viªn trong c«ng ty. Thay mÆt cho c«ng ty Gi¸m ®èc ( hoÆc Phã Gi¸m ®èc ) chÞu tr¸ch nhiÖm vÒ mäi mÆt ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh, b¶o toµn ph¸t triÓn vèn, thùc hiÖn nghÜa vô ®èi víi NSNN, ch¨m lo ®êi sèng cho c¸n bé c«ng nh©n viªn c«ng ty,... §ång thêi Gi¸m ®èc lµ ngêi cã quyÒn ®iÒu hµnh cao nhÊt trong c«ng ty. Phßng tµi vô: Thùc hiÖn ghi chÐp, xö lý c¸c chøng tõ, ghi sæ kÕ to¸n, tËp hîp sè liÖu ®Ó lËp c¸c b¸o c¸o tµi chÝnh ®¶m b¶o cung cÊp ®Çy ®ñ vµ kÞp thêi c¸c th«ng tin kinh tÕ vÒ ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh, t×nh h×nh kinh tÕ tµi chÝnh cña doanh nghiÖp ®Ó phôc vô cho yªu cÇu l·nh ®¹o vµ qu¶n lý kinh tÕ cña c«ng ty. §ång thêi phßng tµi vô cã chøc n¨ng ph©n phèi, gi¸m s¸t c¸c nguån vèn, ®¶m b¶o vµ n©ng cao hiÖu qu¶ sö dông vèn. Cung cÊp ®Çy ®ñ c¸c chøng tõ tµi liÖu kÕ to¸n phôc vô cho viÖc kiÓm kª kiÓm so¸t cña Nhµ níc ®«Ý víi ho¹t ®éng kÕ to¸n cña c«ng ty. Phßng tæ chøc hµnh chÝnh (TCHC ): Cã nhiÖm vô theo dâi, tæ chøc qu¶n lý nh©n lùc vµ c¸cn bé qu¶n lý trong c«ng ty. §ång thêi cã nhiÖm vô ph©n ph¸t nh÷ng tµi liÖu cho c¸c phßng ban kh¸c. Phßng khoa häc kü thuËt (KHKT): Cã tr¸ch nhiÖm x©y dùng kÕ ho¹ch s¶n xuÊt. LËp c¸c hå s¬ dù thÇu, tÝnh to¸n x©y dùng c¸c c«ng tr×nh, tham gia dù thÇu, lËp h¹n møc vµ tæ chøc thu mua vËt liÖu ®¸p øng nhu cÇu cho c¸c ®éi khi ®îc Gi¸m ®èc giao phã, theo dâi gi¸m s¸t t×nh h×nh thi c«ng c¸c c«ng tr×nh tróng thÇu. §ång thêi cã chøc n¨ng gióp ®ì Gi¸m ®èc trong qu¶n lý vµ ®iÒu hµnh s¶n xuÊt kinh doanh. Ngoµi ra, c«ng ty cßn cã mét v¨n phßng ®¹i diÖn gäi lµ trung t©m t vÊn ®Çu t vµ x©y dùng ®îc lËp ra nh»m thùc hiÖn chøc n¨ng t vÊn vÒ ®Çu t x©y dùng cho c¸c kh¸ch hµng ngoµi c«ng ty cã nhu cÇu vµ còng gióp ®ì c«ng ty cã ph¬ng ¸n ®Çu t x©y dùng. kiÓm to¸n 40A – Khoa kÕ to¸n 4 PhÇn thø 2: Tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n t¹i c«ng ty x©y dùng vµ ph¸t triÓn n«ng th«n 2.1. Bé m¸y kÕ to¸n t¹i c«ng ty: §Ó thùc hiÖn ®Çy ®ñ c¸c nhiÖm vô, d¶m b¶o sù l·nh ®¹o vµ chØ ®¹o tËp trung thèng nhÊt cña kÕ to¸n trëng, chuyªn m«n ho¸ c«ng t¸c kÕ to¸n, ®ång thêi c¨n cø vµo ®Æc trng tæ chøc s¶n xuÊt ®Æc thï mµ ngµnh x©y dùng yªu cÇu, còng nh tr×nh ®é qu¶n lý cña c«ng ty ®ßi hái, bé phËn kÕ to¸n cña c«ng ty, ®îc ph©n c«ng lao ®éng mét c¸ch khoa häc. Trªn thùc tÕ th× bé phËn kÕ to¸n t¹i c«ng ty bao gåm 5 ngêi ®îc ph©n chia nh sau: + Mét kÕ to¸n trëng. + Mét kÕ to¸n vËt liÖu kiªm kÕ to¸n tæng hîp. + Mét kÕ to¸n ng©n hµng kiªm TSC§. + Mét kÕ to¸n thanh to¸n tiÒn mÆt, tiÒn l¬ng vµ b¶o hiÓm. + Mét thñ quü. Vµ 25 kÕ to¸n t¹i c¸c ®éi x©y dùng. KÕ to¸n t¹i c¸c ®éi x©y dùng ®îc tæ chøc theo s¬ ®å sau: S¬ ®å bé m¸y kÕ to¸n ( Xem trang bªn) KÕ to¸n trëng: Cã nhiÖm vô chØ ®¹o, tæ chøc híng dÉn vµ kiÓm tra toµn bé c«ng t¸c kÕ to¸n toµn c«ng ty, gióp ban Gi¸m ®èc thùc hiÖn c¸c chÕ ®é Nhµ níc quy ®Þnh. Ngoµi ra, kÕ to¸n trëng cßn gióp ban Gi¸m ®èc tËp hîp c¸c sè liÖu vÒ kinh tÕ, tæ chøc ph©n tÝh c¸c ho¹t ®éng kinh tÕ t×m ra nh÷ng biÖn ph¸p qu¶n lý nh»m b¶o ®¶m mäi ho¹t ®éng ®¹t kÕt qu¶ cao. KÕ to¸n trëng kiÓm to¸n 40A – Khoa kÕ to¸n 5 KT NH vµ TSC§ KT VL vµ TH KT ®éi XD sè 1 KTTTTM,TL,BH Thñ quü KT ®éi XD sè 25 KÕ to¸n tæng hîp: Thùc hiÖn h¹ch to¸n c¸c nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh trong qu¸ tr×nh s¶n xuÊt kinh doanh. Mäi b¸o c¸o giÊy tê tõ c¸c ®¬n vÞ trùc thuéc c¸c ®éi x©y dùng c«ng tr×nh ®Òu ph¶i qua kÕ to¸n tæng hîp duyÖt. §ång thêi cßn tËp hîp c¸c sæ s¸ch phôc vô cho kiÓm kª. KÕ to¸n vËt liÖu theo dâi t×nh h×nh nhËp xuÊt tån kho vËt liÖu c¶ vÒ sè lîng vµ gi¸ trÞ. Ngoµi ra kÕ to¸n tæng hîp cßn nhËn sè liÖu tõ bé phËn kÕ to¸n tiÒn l¬ng ®ång thêi sau khi ®· tËp hîp chi phÝ vËt liÖu, m¸y thi c«ng, chi phÝ kh¸c... th× bé phËn nµy tiÕn hµnh kÕt chuyÓn c¸c kho¶n chi phÝ trªn vµo TK154- chi phÝ s¶n phÈm dë dang. Khi c«ng tr×nh hoµn thµnh bµn giao th× chi phÝ ®ã ®îc kÕt chuyÓn vµo TK632- gi¸ vèn hµng b¸n cña s¶n phÈm x©y l¾p. Sau ®ã kÕ to¸n tæng hîp kÕt chuyÓn giµ vèn x©y l¾p sang TK911 ®Ó x¸c ®Þnh kÕt qu¶ kinh doanh vµ x¸c ®Þnh doanh thu x©y l¾p thuÇn. KÕ to¸n tæng hîp theo dâi c¸c TK sau: TK 621 – Chi phÝ nguyªn vËt liÖu trùc tiÕp. TK 622 – Chi phÝ nh©n c«ng trùc tiÕp. TK 627- Chi phÝ s¶n xuÊt chung. TK 152 – Nguyªn vËt liÖu. TK 154 – Chi phÝ s¶n xuÊt kinh doanh dë dang. TK 511 – Doanh thu b¸n hµng. TK 333 – ThuÕ vµ c¸c kho¶n ph¶i nép NSNN. KÕ to¸n ng©n hµng vµ TSC§ (KTNHvµ TSC§ ): theo dâi c¸c kho¶n tiÒn chuyÓn kho¶n, tiÒn sÐc tiÒn vay ng©n hµng vµ tiÒn göi ng©n hµng. §ång thêi kÕ to¸n ng©n hµng cßn kiªm lu«n kÕ to¸n TSC§ cã nhiÖm vô theo dâi c¸c nghiÖp vô t¨ng, gi¶m TSC§, lËp thÎ cho tõng TSC§, theo dâi nguån vèn sö dông vµ khÊu hao TSC§. KÕ to¸n ng©n hµng vµ TSC§ theo dâi c¸c TK sau: TK 112 – TGNH. TK 211 – TSC§. TK 214 - KhÊu hao TSC§. TK 311 – Vay ng¾n h¹n ng©n hµng. TK 414 – Quü ®Çu t vµ ph¸t triÓn. TK 411 – Nguån vèn kinh doanh. kiÓm to¸n 40A – Khoa kÕ to¸n 6 ..................... KÕ to¸n thanh to¸n tiÒn mÆt, tiÒn l¬ng vµ b¶o hiÓm x· héi (KTTM,TL vµ BH): KÕ to¸n thanh to¸n tiÒn mÆt chÞu tr¸ch nhiÖm viÕt phiÕu thu, phiÕu chi trªn c¬ së chøng tõ gèc hîp lÖ ®Ó thñ quü cã c¨n cø nhËp – xuÊt quü, sau ®ã tËp hîp vµo sæ quü, hµng ngµy ®èi chiÕu víi sæ quü cña thñ quü c«ng ty . KÕ to¸n thanh to¸n tiÒn mÆt còng kiªm lu«n kÕ to¸n tiÒn l¬ng vµ b¶o hiÓm x· héi cã tr¸ch nhiÖm tÝnh l¬ng cho c¸n bé c«ng nh©n viªn theo chÕ ®é quy ®Þnh, c¨n cø vµo b¶ng tæng hîp thanh to¸n tiÒn l¬ng hµng quý kÕ to¸n tiÕn hµnh trÝch BHXH, BHYT, KPC§ theo chÕ ®é hiÖn hµnh. KÕ to¸n thanh to¸n tiÒn mÆt, tiÒn l¬ng, BHXH theo dâi c¸c TK sau: TK 334 – Ph¶i tr¶ CNV. TK 111 – TiÒn mÆt. TK 3382, TK3383, TK 3384: BHXH, BHYT, KPC§. Thñ quü: Cã tr¸ch nhiÖm gi÷ tiÒn mÆt cña c«ng ty, c¨n cø vµo phiÕu thu phiÕu chi kÌm theo chøng tõ gèc hîp lý hîp lÖ ®Ó nhËp hoÆc xuÊt quü. Cuèi ngµy thñ quü tiÕn hµnh ®èi chiÕu víi sæ quü cña kÕ to¸n thanh to¸n tiÒn mÆt vµ chuyÓn toµn bé chøng tõ thu chi sang kÕ to¸n thanh to¸n tiÒn mÆt. Ngoµi ra, ë mçi ®éi x©y dùng ®Òu cã mét nh©n viªn kÕ to¸n. NhiÖm vô cña kÕ to¸n ®éi lµ tËp hîp chøng tõ chi phÝ tõng c«ng tr×nh, lªn b¶ng kª chøng tõ ph¸t sinh vµ ®Þnh kú chuyÓn chøng tõ cho kÕ to¸n tæng hîp cña c«ng ty. 2.2.H×nh thøc kÕ to¸n c«ng ty ®ang ¸p dông: C«ng ty x©y dùng vµ ph¸t triÓn n«ng th«n ®ang sö dông hÖ thèng tµi kho¶n kÕ to¸n, c¸c b¶ng biÓu theo chÕ ®é kÕ to¸n doanh nghiÖp do Bé tµi chÝnh ban hµnh theo quyÕt ®Þnh 1141-TC/Q§/C§KT ngµy 1/11/1995. Sö dông h×nh thøc ghi sæ thèng nhÊt trong toµn tæng c«ng ty x©y dùng vµ ph¸t triÓn n«ng th«n lµ h×nh thøc chøng tõ ghi sæ. Theo ®ã th× c¸c phiÕu nhËp, phiÕu xuÊt, c¸c ho¸ ®¬n, chøng tõ sÏ ®îc ph©n lo¹i vµ h¹ch to¸n vµo c¸c sæ chi tiÕt nh sæ chi tiÕt vËt liÖu, sæ chi tiÕt TK 1362,... vµ c¸c sæ tæng hîp: sæ c¸i TK, sæ ®¨ng ký chøng tõ – ghi sæ ... Niªn ®é kÕ to¸n ®îc b¾t ®Çu tõ ngµy 01/01 vµ kÕt thóc vµo ngµy 31/12. HÖ thèng b¸o c¸o mµ c«ng ty sö dông gåm: +B¸o c¸o kÕt qu¶ kinh doanh. +B¶ng c©n ®èi kÕ to¸n. + B¶ng gi¶i tr×nh thuyÕt minh. +B¶ng lu chuyÓn tiÒn tÖ. HÖ thèng sæ s¸ch kÕ to¸n mµ c«ng ty ®ang sö dông gåm c¶ 2 lo¹i sæ lµ sæ chi tiÕt vµ sæ tæng hîp. Sæ chi tiÕt bao gåm méTVTK sè lo¹i sau: kiÓm to¸n 40A – Khoa kÕ to¸n 7 + Sæ chi tiÕt TK 1362. + Sæ chi tiÕt TK 152. + Sæ chi tiÕt TK 331, 1331,... Sæ tæng hîp ®îc ghi theo h×nh thøc chøng tõ – ghi sæ gåm: + Sæ ®¨ng ký chøng tõ – ghi sæ: ®îc kÕ to¸n tæng hîp lËp trªn c¬ së c¸c b¶ng kª chøng tõ gèc. +Sæ ®¨ng ký CT-GS : do kÕ to¸n tæng hîp lËp trªn c¬ së c¸c CT-GS. + Sæ c¸i : còng do kÕ to¸n tæng hîp lËp trªn c¬ së c¸c CT-GS. Do ®Þa bµn ho¹t ®éng cña c«ng ty réng kh«ng tËp trung c¸c c«ng tr×nh ®îc thùc hiÖn hÇu hÕt ë c¸c tØnh nªn ®Ó t¹o ®iÒu kiÖn kiÓm tra chØ ®¹o nghiÖp vô vµ ®¶m b¶o sù l·nh ®¹o cña c«ng ty ®èi víi ho¹t ®éng cña c¸c ®éi, c«ng ty ®· tæ chøc bé m¸y kÕ to¸n theo h×nh thøc bé m¸y kÕ to¸n tËp trung. MÆc dï ë mçi ®éi cã mét kÕ to¸n riªng nhng nh÷ng nh©n viªn kÕ to¸n nµy chØ lµm nhiÖm vô h¹ch to¸n ban ®Çu thu thËp chøng tõ, kiÓm tra chøng tõ, tõ ®ã göi chøng tõ vÒ phßng kÕ to¸n c«ng ty ®Ó kÕ to¸n tæng hîp tiÕn hµnh ghi sæ kÕ to¸n. Quy tr×nh h¹ch to¸n nh sau: S¬ ®å h¹ch to¸n kÕ to¸n Chøng tõ gèc Sæ quü B¶ng kª c¸c CT gèc Sæ §K CT - GS CT - GS Sæ c¸i B¶ng C§SPS B¸o c¸o kiÓm to¸n 40A – Khoa kÕ to¸n 8 Sæ (thÎ) chi tiÕt B¶ng tæng hîp CT Ghi cuèi quý. §èi chiÕu cuèi quý. C«ng ty sö dông h×nh thøc kª khai thêng xuyªn ®Ó h¹ch to¸n hµng tån kho, xuÊt kho vËt liÖu theo gi¸ thùc tÕ ®Ých danh. Tõ n¨m 1999 trë vÒ tríc c«ng ty x©y dùng vµ ph¸t triÓn n«ng th«n sö dông ph¬ng ph¸p tÝnh thuÕ lµ ph¬ng ph¸p khÊu trõ nhng tÊt c¶ thuÕ GTGT ®Çu vµo ®Òu ®îc h¹ch to¸n vµo bªn Nî TK3331. Nhng tõ n¨m 2000 cho ®Õn nay do nhËn thÊy viÖc h¹ch to¸n thuÕ cßn nhiÒu ®iÓm bÊt hîp lý. Bëi v× trong doanh nghiÖp nguyªn vËt liÖu mua vµo cã thÓ dïng vµo s¶n xuÊt kinh doanh s¶n phÈm hµng ho¸ thuéc diÖn chÞu thuÕ GTGT theo ph¬ng ph¸p khÊu trõ nhng còng cã thÓ sö dông cho môc ®Ých kh¸c nh ñng hé x©y nhµ t×nh nghÜa, x©y nhµ phôc vô cho nhu cÇu phóc lîi ,... Nªn viÖc sö dông TK3331 lµ cha hîp lý. V× vËy b¾t ®Çu tõ n¨m 2000 c«ng ty ®· thèng nhÊt sö dông TK1331 ®Ó h¹ch to¸n thuÕ GTGT ®Çu vµo cña nguyªn vËt liÖu, hµng ho¸ vµ vÉn dïng ph¬ng ph¸p khÊu trõ thuÕ. kiÓm to¸n 40A – Khoa kÕ to¸n 9 PhÇn 3: tæ chøc kÕ to¸n vËt t ë c«ng ty x©y dùng vµ ph¸t triÓn n«ng th«n 3.1.§Æc ®iÓm vËt t cu¶ c«ng ty. C«ng ty x©y dùng vµ ph¸t triÓn n«ng th«n lµ mét ®¬n vÞ kinh doanh trong lÜnh vùc x©y dùng nªn vËt liÖu ë c«ng ty cã nh÷ng ®Æc thï riªng. §Ó thùc hiÖn x©yl¾p nh÷ng c«ng tr×nh lín cÇn thiÕt ph¶i sö dông mét khèi lîng lín vÒ vËt liÖu víi nh÷ng chñng lo¹i kh¸c nhau, quy c¸ch phong phó ®a d¹ng. Ch¼ng h¹n cã nh÷ng vËt liÖu lµ s¶n phÈm cña ngµnh c«ng nghiÖp nh xi m¨ng, s¾t, thÐp,... cã nh÷ng s¶n phÈm cña ngµnh l©m nghiÖp nh tre, nøa, gç lµm xµ gå, cèt pha,... cã nh÷ng s¶n phÈm cña ngµnh khai th¸c nh c¸t, ®¸,sái,... nh÷ng vËt liÖu nµy cã thÓ qua chÕ biÕn hoÆc cha qua chÕ biÕn tuú theo yªu cÇu cña tõng c«ng tr×nh. Còng cã lo¹i sö dông víi khèi lîng lín nh xi m¨ng, s¾t, thÐp,... cã lo¹i chØ cÇn mét khèi lîng nhá nh v«i, ve,®inh,... HÇu hÕt c¸c lo¹i vËt liÖu ®îc sö dông ®Òu trùc tiÕp cÊu thµnh nªn thùc thÓ c«ng tr×nh. Lµ c«ng ty kinh doanh x©y l¾p nªn chi phÝ vÒ vËt liÖu chiÕm tû träng rÊt lín, kho¶ng 70% tæng chi phÝ x©y dùng c«ng tr×nh. Do vËy chØ cÇn cã mét sù thay ®æi nhá vÒ sè lîng còng nh gi¸ mua cña vËt liÖu còng lµm ¶nh hëng ®Õn gi¸ thµnh s¶n phÈm x©y l¾p ¶nh hëng lín ®Õn kÕt qu¶ kinh doanh cña doanh nghiÖp. V× vËy c«ng t¸c kÕ to¸n vËt liÖu ë c«ng ty x©y dùng vµ ph¸t triÓn n«ng th«n ®ßi hái ph¶i ®îc h¹ch to¸n mét c¸ch chÝnh x¸c, râ rµng tr¸nh nhÇm lÉn vµ ®îc coi lµ mét phÇn hµnh ®Æc biÖt quan träng. Nguån mua vµ yªu cÇu b¶o qu¶n vËn chuyÓn c¸c lo¹i vËt liÖu còng rÊt kh¸c nhau. Cã lo¹i vËt liÖu mua ngay ë cöa hµng ®¹i lý vËn chuyÓn rÊt nhanh chãng vµ thuËn tiÖn nh s¾t, thÐp, xi m¨ng,... cã lo¹i ph¶i ®Æt lµm theo thiÕt kÕ nh cöa gç, cöa s¾t, lan can,... cã lo¹i ph¶i mua ë xa vËn chuyÓn phøc t¹p nh v«i, c¸t, sái,... Cã lo¹i vËt liÖu cã thÓ b¶o qu¶n trong kho nh xi m¨ng, s¾t, thÐp,... nhng cã lo¹i kh«ng thÓ b¶o qu¶n trong kho ®îc nh g¹ch, c¸t, ®¸,...g©y khã kh¨n cho viÖc tr«ng coi b¶o qu¶n, dÔ mÊt m¸t hao hôt ¶nh hëng tíi qu¸ tr×nh thi c«ng vµ gi¸ thµnh c«ng tr×nh hay h¹ng môc c«ng tr×nh ®ång thêi lµm gi¶m chÊt lîng c«ng tr×nh. ë c«ng ty x©y dùng vµ ph¸t triÓn n«ng th«n cßn cã mét ®Æc thï n÷a lµ viÖc thu mua vËt liÖu võa do ®éi x©y dùng tù mua võa do bé phËn kinh doanh phßng KHKT mua. Nhng b¾t ®Çu tõ n¨m 2000 cho ®Õn nay, c«ng ty ®· thùc hiÖn chÝnh s¸ch giao kho¸n toµn bé kh©u mua b¸n vËn chuyÓn vËt liÖu cho kiÓm to¸n 40A – Khoa kÕ to¸n 10 c¸c ®éi tù lo c«ng ty sÏ t¹m øng tiÒn cho c¸c ®éi vµ ®éi cö ngêi ®i mua vËt t, c¸c ®éi ph¶i lËp phiÕu nhËp, phiÕu xuÊt tËp hîp c¸c ho¸ ®¬n chøng tõ ®Þnh kú göi vÒ phßng kÕ to¸n ®Ó kÕ to¸n tæng hîp ghi sæ tËp hîp chi phÝ vµ tÝnh gi¸ thµnh cho tõng c«ng tr×nh. HiÖn nay do trªn thÞ trêng vËt liÖu x©y dùng kh¸ phong phó vÒ chñng lo¹i, chÊt lîng ®ång thêi gi¸ c¶ còng kh¸ æn ®Þnh v× vËy c«ng ty nhËn thÊy r»ng viÖc dù tr÷ vËt liÖu trong kho lµ kh«ng cÇn thiÕt. B¾t ®Çu tõ n¨m 2000 c«ng ty ®· thùc hiÖn chÝnh s¸ch kh«ng dù tr÷ hµng ho¸ vËt t trong kho mµ tiÕn hµnh mua trùc tiÕp nguyªn vËt liÖu ngay t¹i n¬i thi c«ng c«ng tr×nh vµ chuyÓn tíi tËn ch©n c«ng tr×nh. Nh vËy sÏ gi¶m ®îc nh÷ng chi phÝ vÒ b¶o qu¶n còng nh hao hôt trong qu¸ tr×nh dù tr÷. 3.2. Ph©n lo¹i vËt liÖu theo yªu cÇu cña c«ng t¸c qu¶n lý: Do ®Æc ®iÓm cña c¸c c«ng tr×nh x©y dùng lµ khi tiÕn hµnh thi c«ng c«ng tr×nh cÇn rÊt nhiÒu lo¹i nguyªn vËt liÖu cã tÝnh n¨ng c«ng dông kh¸c nhau víi sè lîng lín v× vËy ®Ó qu¶n lý chÆt chÏ t×nh h×nh thu mua dù tr÷ còng nh sö dông nguyªn vËt liÖu trªn sæ danh ®iÓm vËt liÖu. Nh÷ng vËt liÖu cã tÝnh n¨ng c«ng dông nh nhau th× xÕp vµo cïng mét nhãm vµ ®¸nh m· sè cho tõng nhãm ®ã ngoµi ra cßn ®¸nh nh÷ng m· sè cÊp 2, 3 ®Ó theo dâi tõng nhãm vËt liÖu cô thÓ theo tõng lo¹i thø tù nh sau: sæ danh ®iÓm vËt liÖu CÊp I 152.01 152.02 152.03 ........ M· vËt liÖu CÊp II 152.01.01 152.01.02 152.01.03 152.02.01 152.02.02 152.03.01 ........ Tªn, quy c¸ch vËt liÖu CÊp III 152.03.01.01 152.03.01.02 ......... kiÓm to¸n 40A – Khoa kÕ to¸n Xi m¨ng Xi m¨ng Hoµng Th¹ch Xi m¨ng BØm S¬n Xi m¨ng tr¾ng liªn doanh C¸t C¸t ®en C¸t vµng ThÐp ThÐp 6 ThÐp 6 liªn doanh ThÐp 6 Th¸i Nguyªn ....... 11 §¬n vÞ tÝnh kg kg kg m m kg kg kg ..... Tuy nhiªn viÖc ph©n lo¹i vËt liÖu ë ®©y míi chØ dõng l¹i ë viÖc thùc hiÖn ph©n biÖt gi÷a c¸c lo¹i vËt liÖu cã tÝnh n¨ng c«ng dông gièng nhau vµo mét nhãm mµ cha cã sù ph©n chia thµnh c¸c lo¹i vËt liÖu chÝnh, vËt liÖu phô, nhiªn liÖu... C«ng t¸c qu¶n lý vËt liÖu lµ ®¬n vÞ kinh doanh x©y l¾p nªn gi¸ trÞ vËt liÖu chiÕm tû träng lín trong toµn bé gi¸ trÞ c«ng tr×nh. H¬n n÷a ®Æc ®iÓm cña vËt liÖu cã nh÷ng lo¹i dÔ mÊt m¸t dÔ hao hôt ( v«i, c¸t,..) lµm ¶nh hëng ®Õn tiÕn ®é thi c«ng c«ng tr×nh vµ tÝnh gi¸ thµnh toµn bé c«ng tr×nh nªn c«ng ty ®· cè g¾ng lµm tèt c«ng t¸c qu¶n lý vËt liÖu b»ng nhiÒu c¸ch kh¸c nhau. Nh÷ng lo¹i vËt liÖu dÔ b¶o qu¶n nh s¾t, thÐp,... ®îc s¾p xÕp gän gµng kh«ng lÉn lén dÔ lÊy nh÷ng lo¹i vËt liÖu xuÊt sö dông ngay t¹i ch©n c«ng tr×nh lµ lo¹i dÔ mÊt m¸t hao hôt th× c«ng ty lµm b¹t che tr«ng coi cÈn thËn. C«ng ty thùc hiÖn chÝnh s¸ch xuÊt th¼ng vËt liÖu ®Õn ch©n c«ng tr×nh thi c«ng nªn võa tr¸nh mÊt m¸t hao hôt khi b¶o qu¶n cho vay võa gi¶m ®îc chi phÝ bèc xÕp, vËn chuyÓn,b¶o qu¶n ë kho cña ®éi vµ c«ng ty. NÕu vËt liÖu bÞ hao hôt th× tuú tõng trêng hîp xö lý. NÕu hao hôt trong ®Þnh møc th× tÝnh vµo chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp, nÕu hao hôt ngoµi ®Þnh møc do thñ kho g©y nªn th× thñ kho ph¶i chÞu båi thêng cßn nÕu cha râ nguyªn nh©n th× ph¶i chê xö lý. 3.3 §¸nh gi¸ vËt liÖu. Trªn thùc viÖc ®¸nh gi¸ vËt liÖu xuÊt nhËp tån t¹i c«ng ty x©y dùng vµ ph¸t triÓn n«ng th«n ®îc ph¶n ¸nh theo gi¸ thùc tÕ. 3.3.1 Víi vËt liÖu nhËp mua. Gi¸ cña vËt liÖu nhËp mua th× gi¸ ghi trªn phiÕu nhËp kho vËt liÖu lµ gi¸ thùc tÕ ghi trªn ho¸ ®¬n ngêi b¸n( NÕu ®· bao gåm c¶ chi phÝ vËn chuyÓn bèc dì ) hoÆc nÕu chi phÝ vËn chuyÓn ph¶i thuª riªng th× gÝa vËt liÖu nhËp kho lµ gi¸ thùc tÕ ghi trªn ho¸ ®¬n ngêi b¸n céng víi gi¸ phÝ vËn chuyÓn ghi trªn ho¸ ®¬n vËn chuyÓn( gi¸ ghi trªn ho¸ ®¬n ngêi b¸n vµ gi¸ phÝ vËn chuyÓn ë ®©y ®Òu ®· ®îc t¸ch thuÕ VAT). 3.3.2 Víi vËt liÖu xuÊt kho. Do ®Æc ®iÓm h¹ch to¸n vËt liÖu ë c«ng ty x©y dùng ®ang ¸p dông nghÜa lµ c«ng ty thùc hiÖn chÝnh s¸ch ®Ó cho c¸c ®éi tù mua nguyªn vËt liÖu theo yªu cÇu ph¸t sinh trong qu¸ tr×nh thi c«ng vµ vËt liÖu mua vÒ kh«ng nhËp kho mµ xuÊt th¼ng ®Õn ch©n c«ng tr×nh thi c«ng nhng kÕ to¸n ®éi vÉn lËp phiÕu nhËp phiÕu xuÊt kho nh b×nh thêng, thñ kho vÉn chÞu tr¸ch nhiÖm tr«ng coi kiÓm to¸n 40A – Khoa kÕ to¸n 12 b¶o qu¶n vËt liÖu t¹i ch©n c«ng tr×nh, theo dâi sè lîng nhËp xuÊt trªn thÎ kho vµ ký vµo phiÕu nhËp phiÕu xuÊt nh b×nh thêng. ChÝnh v× vËy nªn gi¸ xuÊt kho cña vËt liÖu ghi trªn phiÕu xuÊt kho lµ gi¸ thùc tÕ ®Ých danh. VËt liÖu xuÊt kho thuéc l« hµng nµo th× c¨n cø vµo sè lîng xuÊt kho vµ ®¬n gi¸ nhËp kho cña l« hµng ®ã ghi trªn phiÕu nhËp kho ®Ó x¸c ®Þnh gi¸ thùc tÕ cña l« vËt liÖu xuÊt kho ®ã( PhiÕu nhËp vµ phiÕu xuÊt ®îc viÕt cïng mét lóc). 3.4 Tæ chøc h¹ch to¸n ban ®Çu vÒ vËt t. 3.4.1 Tæ chøc nhËp vËt t. Tõ n¨m 1999 trë vÒ tríc vËt liÖu dïng cho thi c«ng võa do ®éi x©y dùng tù mua võa do bé phËn kinh doanh phßng KHKT cña c«ng ty mua. NÕu vËt liÖu do bé phËn kinh doanh mua th× phiÕu nhËp kho ®îc viÕt thµnh 3 liªn: +Mét liªn giao cho thñ kho. +Mét liªn giao cho kÕ to¸n vËt liÖu ®Ó h¹ch to¸n. +Mét liªn th× kÕ to¸n thanh to¸n cho bé phËn kinh doanh. VËt liÖu do ®éi x©y dùng tù mua th× phiÕu nhËp kho ®îc viÕt thµnh mét liªn lu©n chuyÓn qua thñ kho sang kÕ to¸n ®éi sau ®ã kÕ to¸n ®éi lu ®Õn cuèi th¸ng tËp hîp göi lªn phßng tµi vô. Theo c¬ chÕ míi hiÖn nay th× ®éi x©y dùng tù mua vËt liÖu vÒ råi chuyÓn th¼ng ®Õn ch©n c«ng tr×nh ®Ó thi c«ng kh«ng nhËp kho cña c«ng ty hay ®éi n÷a v× thÕ viÖc tæ chøc nhËp vËt t chØ diÔn ra trªn danh nghÜa. Trªn thùc tÕ khi c¸n bé vËt t cña ®éi ®em ho¸ ®¬n cho ngêi b¸n lËp vµ c¸c ho¸ ®¬n chi phÝ vËn chuyÓn( nÕu cã) vÒ th× kÕ to¸n ®éi sau khi kiÓm tra kiÓm nhËn xong th× viÕt phiÕu nhËp kho. Thñ kho sau khi kiÓm hµng nÕu thÊy phï hîp víi sè lîng thùc tÕ th× ký vµo phiÕu nhËp kho sau ®ã tæ chøc b¶o qu¶n vËt t ngay t¹i ch©n c«ng tr×nh. Ho¸ ®¬n( GTGT) Liªn 2( giao kh¸ch hµng) Ngµy 15 th¸ng 11 n¨m 2000 §¬n vÞ b¸n hµng: C«ng ty TNHH Kú Anh KALACO §Þa chØ: ThÞ x· Ninh B×nh §iÖn tho¹i: Sè TK: M· 01 00386036 kiÓm to¸n 40A – Khoa kÕ to¸n 13 MS01 GTKT- 3LL GP/00B Hä tªn ngêi mua hµng: §Æng S¬n Hµ. §¬n vÞ: §éi x©y dùng sè 18- C«ng ty x©y dùng vµ ph¸t triÓn n«ng th«n- C«ng trêng trêng c«ng nh©n c¬ giíi I – Ninh B×nh. §Þa chØ: Tam §iÖp – thÞ x· Ninh B×nh. H×nh thøc thanh to¸n: TiÒn mÆt. Sè TK: M· 01 00103785 1 STT Tªn hµng ho¸, §¬n vÞ Sè lîng §¬n gi¸ Thµnh tiÒn dÞch vô tÝnh 1 KÝnh 5 ly x©y m2 439,17 62.100 27.272.457 dùng 27.272.457 ThuÕ suÊt GTGT: 10% TiÒn thuÕ GTGT 2.727.245 Tæng céng: 29.999.702 Sè tiÒn ( viÕt b»ng ch÷): Hai m¬i chÝn triÖu chÝn tr¨m chÝn chÝn ngh×n b¶y tr¨m linh hai ch½n. Ngµy 15 th¸ng 11 n¨m 2000 Ngêi mua hµng KÕ to¸n trëng PhiÕu nhËp kho Ngµy 15 th¸ng 11 n¨m 2000 sè69 Thñ trëng ®¬n vÞ. MS01-VT. Q§ sè 1141 TC/Q§/C§KT. 1/11/1995 cña BTC Hä tªn ngêi giao hµng: §Æng S¬n Hµ. Theo ho¸ ®¬n GTGT sè 060426 ngµy 15 th¸ng 11 n¨m 2000 cña c«ng ty TNHH Kú Anh KALACO. NhËp t¹i kho: C«ng trêng. STT Tªn,nh·n hiÖu, MS quy c¸ch vËt t 1 KÝnh 5 ly x©y dùng kiÓm to¸n 40A – Khoa kÕ to¸n §¬n vÞ Sè lîng §¬n gi¸ Thµnh tiÒn Theo Thùc tÝnh CT nhËp 2 M 439,17 439,17 62.100 27.272.457 14 Céng 27.272.457 Céng thµnh tiÒn: Hai m¬i b¶y triÖu hai tr¨m b¶y hai ngh×n bèn tr¨m n¨m m¬i b¶y ®ång ch½n. Ngµy 15 th¸ng 11 n¨m 2000 Phô tr¸ch cung tiªu Ngêi giao hµng Thñ kho KT chi tiÕt Thñ trëng ®¬n vÞ 3.4.2 Tæ chøc xuÊt kho vËt t. PhiÕu xuÊt kho do kÕ to¸n ®éi lËp trªn c¬ së sè liÖu ghi trªn phiÕu nhËp kho cña l« hµng ®ã. Do phiÕu xuÊt kho ®îc viÕt cïng mét lóc víi phiÕu nhËp kho nªn thñ kho sÏ ph¶i ký vµ c¶ phiÕu nhËp vµ phiÐu xuÊt cïng mét thêi ®iÓm. Sau ®ã kÕ to¸n ®éi tËp hîp tÊt c¶ ¸c chøng tõ cã lien quan ®Þnh kú göi lªn phßng tµi vô cña c«ng ty ë ®ã kÕ to¸n vËt liÖu xem xÐt tÝnh hîp lý cña chøng tõ, lËp c¸c b¶ng kª vµ ghi sæ chi tiÕt vËt t. PhiÕu xuÊt kho theo mÉu nh sau: PhiÕu xuÊt kho sè 69 Ngµy 15 th¸ng 11 n¨m 2000 MS02/VT Q§ sè 1141 TC/Q§/C§KT Ngµy 1/11/1995 cña BTC . Hä tªn ngêi nhËn hµng: NguyÔn V¨n TiÕn. §Þa chØ: §éi x©y dùng sè 18 – C«ng trêng trêng c«ng nh©n c¬ giíi I Ninh B×nh. Lý do xuÊt kho: XuÊt kho cho thi c«ng c«ng tr×nh trêng c«ng nh©n c¬ giíi I. XuÊt t¹i kho: Kho c«ng trêng trêng c«ng nh©n c¬ giíi I STT Tªn, nh·n hiÖu, MS §V Sè lîng §¬n Thµnh tiÒn Thùc quy c¸ch(sp, hh) tÝnh Theo gi¸ CT xuÊt 1 KÝnh 5 ly x©y M2 439,17 439,17 62.100 27.272.457 dùng Céng 27.272.457 Céng thµnh tiÒn(viÕt b»ng ch÷): Hai b¶y triÖu hai tr¨m b¶y m¬i hai ngh×n bèn tr¨m n¨m m¬i b¶y ®ång ch½n. kiÓm to¸n 40A – Khoa kÕ to¸n 15 Ngêi mua hµng Thñ kho Ngµy 15 th¸ng 11 n¨m 2000 KT trëng Thñ trëng ®¬n vÞ 3.5. KÕ to¸n chi tiÕt vËt liÖu C«ng ty x©y dùng vµ ph¸t triÓn n«ng th«n sö dông ph¬ng ph¸p ghi thÎ song song ®Ó h¹ch to¸n chi tiÕt vËt liÖu: ThÎ kho PhiÕu nhËp kho Sæ chi tiÕt NVL PhiÕu xuÊt Sæ tæng hîp X,N,T KÕ to¸n chi tiÕt vËt liÖu ®îc tiÕn hµnh dùa trªn c¬ së c¸c chøng tõ sau: + PhiÕu nh©p kho( mÉu 01 VT). + PhiÕu xuÊt kho( mÉu 02 VT). MÆc dï trªn thùc tÕ vËt liÖu kh«ng ®îc nhËp kho nhng thñ kho cña ®éi x©y dùng vÉn theo dâi t×nh h×nh nhËp xuÊt vËt liÖu hµng ngµy trªn thÎ kho. MÉu thÎ kho ®îc quy ®Þnh râ thèng nhÊt. Khi nhËn c¸c chøng tõ xuÊt nhËp vËt liÖu thñ kho ph¶i kiÓm tra tÝnh hîp lý hîp ph¸p cña chøng tõ råi ghi chÐp sè thùc nhËp thùc xuÊt vµo chøng tõ, trªn c¬ së sè liÖu trªn chøng tõ tiÕn hµnh ghi thÎ kho. ThÎ kho chØ theo dâi viÖc xuÊt nhËp tån vËt liÖu vÒ mÆt sè lîng. Do vËt liÖu chØ ®îc mua khi ph¸t sinh nhu cÇu, mua vÒ bao nhiªu xuÊt bÊy nhiªu nªn kh«ng cã vËt liÖu tån kho. ThÎ kho ®îc më riªng cho tõng lo¹i vËt liÖu, ®Þnh kú ®em ®èi chiÕu víi sæ chi tiÕt vËt liÖu vÒ mÆt sè lîng. ThÎ kho Tªn nh·n hiÖu quy c¸ch: KÝnh 5 ly x©y dùng. §¬n vÞ tÝnh: m3 MS: Kho : C«ng trêng CNCG I – Ninh B×nh - §éi x©y dùng sè18 Quý IV- 2000 kiÓm to¸n 40A – Khoa kÕ to¸n 16 STT Chøng tõ SH NT 1 69-N 15/11 2 69-X 15/11 ..... ...... ...... TrÝch yÕu Ngµy X-N Tån kho 01/10 Mua kÝnh 5 ly 15/11 x©y dùng XuÊt kho cho 15/11 thi c«ng ....... ........ Tæng céng Sè lîng XuÊt NhËp Tån - 439,17 439,17 ........ ...... 829,37 829,37 ....... Tån kho 31/12 - Phßng kÕ to¸n: Th«ng thêng kÕ to¸n vËt liÖu nhËn ®îc c¸c chøng tõ do kÕ to¸n ®éi göi lªn. sau khi tiÕn hµnh kiÓm tra tÝnh hîp lÖ hîp ph¸p cña chøng tõ, kÕ to¸n chi tiÕt ph¶i ghi vµo sæ chi tiÕt vËt liÖu theo sè lîng, ®¬n gi¸, thµnh tiÒn. KÕ to¸n chi tiÕt vËt t ®Þnh kú ph¶i ®èi chiÕu sè liÖu trªn sæ chi tiÕt víi sè liÖu trªn thÎ kho do thñ kho ®éi lËp, ®ång thêi ph¶i tæng hîp sè liÖu kÕ to¸n chi tiÕt tõ sæ chi tiÕt vµo b¶ng tæng hîp xuÊt, nhËp, tån kho vËt liÖu theo tõng nhãm, lo¹i vËt liÖu. Sæ chi tiÕt vËt liÖu Tªn vËt liÖu: KÝnh 5 ly x©y dùng Quý IV - 2000 C«ng ty SH NT 69 15/11 69 15/11 ..... ....... DiÔn gi¶i Tån kho 01/10/2000 Mua kÝnh 5 ly x©y dùng XuÊt kho thi c«ng ........ TK ®/ §¬n gi¸ Sl 1362 62.100 439,17 621 62.100 ..... ...... Céng ...... 829,37 51.503.877 17 Sl XuÊt T. tiÒn Tån Sl Tt - 27.272.457 ...... Tån kho 31/12 kiÓm to¸n 40A – Khoa kÕ to¸n NhËp T. tiÒn 439,1 7 ..... 27.272.457 829,3 7 51.503.877 ........ ... .... - Ngµy 31 th¸ng 12 n¨m 2000 Ngêi ghi sæ KÕ to¸n trëng Trªn c¬ së sè liÖu cña c¸c sæ chi tiÕt vËt liÖu më cho tõng lo¹i vËt liÖu kÕ to¸n chi tiÕt lªn b¶ng tæng hîp nhËp xuÊt tån cñ tÊt c¶ c¸c lo¹i vËt liÖu trªn cïng mét b¶ng , mçi lo¹i vËt liÖu chiÕm 1 dßng. 3.6. KÕ to¸n tæng hîp vËt liÖu. C«ng ty x©y dùng vµ ph¸t triÓn n«ng th«n ¸p dông ph¬ng ph¸p kª khai thêng xuyªn ®Ó h¹ch to¸n. C¸c nghiÖp nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh ®îc ph¶n ¸nh hµng ngµy lªn c¸c b¶ng kª, sæ chi tiÕt,... Khi ®éi mua vËt liÖu kÕ to¸n ghi: Nî TK 152: Gi¸ ghi trªn ho¸ ®¬n kh«ng thuÕ + c¸c chi phÝ cã liªn quan Nî TK 1331: ThuÕ GTGT ®Çu vµo. Cã TK 1362: C«ng ty t¹m øng cho ®éi x©y dùng ®Ó mua vËt liÖu. Khi xuÊt kho vËt liÖu cho thi c«ng: Nî TK 621: Chi phÝ NVLTT. Cã TK 152: VËt liÖu xuÊt kho cho thi c«ng. Cßn nÕu vËt liÖu hao hôt trong b¶o qu¶n trong ®Þnh møc ®a vÒ chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp, ngoµi ®Þnh møc th× thñ kho ph¶i båi thêng. KÕ to¸n h¹ch to¸n nh sau: Nî TK 642: Hao hôt trong ®Þnh møc cho phÐp. Nî TK 111: Thñ kho ph¶i båi thêng. Cã TK 152: Sè vËt liÖu thiÕu hôt. NÕu ph¸t hiÖn vËt liÖu thõa kÕ to¸n ghi gi¶m chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp. Nî TK 152 Cã TK 642 NÕu xuÊt dïng cho qu¶n lý doanh nghiÖp kÕ to¸n ghi: Nî TK 642 Cã TK 152 NÕu xuÊt vËt liÖu ñng hé, tÆng biÕu kÕ to¸n ghi: Nî TK 4312 Cã TK 152 Dùa trªn c¬ së c¸c chøng tõ do kÕ to¸n ®éi göi lªn kÕ to¸n vl tiÕn hµnh lËp c¸c b¶ng kª. B¶ng kª chøng tõ ®îc lËp riªng cho tõng c«ng tr×nh lµ b¶ng tËp hîp chøng tõ cã ph©n lo¹i theo ®Þnh kho¶n. B¶ng kª chÝnh lµ c¬ së kiÓm to¸n 40A – Khoa kÕ to¸n 18 ®Ó lËp c¸c chøng tõ –ghi sæ. HiÖn nay do chÝnh s¸ch míi c«ng ty giao cho ®«i x©y dùng tù lo lÊy kh©u nguyªn vËt liÖu nªn chñ yÕu lµ sö dông b¶ng kª TK1362 bªn Cã ®Ó tËp hîp chøng tõ nhËp mua vËt liÖu. HÇu hÕt c¸c b¶ng kª ®Òu do kÕ to¸n ®éi lËpvµ göi lªn nhng còng cã c«ng tr×nh b¶ng kª chøng tõ do kÕ to¸n vËt liÖu lËp. Th«ng thêng kÕ to¸n sÏ tËp hîp chøng tõ ®Ó theo dâi chi phÝ riªng cho tõng c«ng tr×nh. TÊt c¶ c¸c chøng tõ ph¸t sinh cã liªn quan ®Õn c«ng tr×nh nh phiÕu nhËp, phiÕu xuÊt, c¸c ho¸ ®¬n, giÊy t¹m øng,... ®îc tËp hîp trong suèt qu¸ tr×nh thi c«ng c«ng tr×nh. C¸c b¶ng kª chøng tõ, chøng tõ ghi sæ lËp cho c«ng tr×nh ®ã còng ®îc lu trong cÆp hå s¬ ®ã. CÆp hå s¬ cho tõng c«ng tr×nh sau khi hoµn thµnh sÏ ®îc b¶o qu¶n vµ lu tr÷ t¹i phßng tµi vô cu¶ c«ng ty. B¶ng kª chøng tõ ph¸t sinh bªn cã TK 1362 ( TrÝch ) Quý IV- C«ng tr×nh trêng c«ng nh©n c¬ giíi I Ninh B×nh SHCT SCT NTCT 102 04/10 103 05/10 104 105 05/10 15/10 ....... ........ 110 15/10 ...... 118 ........ 15/11 ...... ...... Tæng Néi dung sè tiÒn Mua khu«n 1.280.000 cöa cho c«ng tr×nh Mua kho¸ 1.360.000 Minh Khai cho c«ng tr×nh Mua xi m¨ng 7.040.000 Nép tiÒn 213.524 ®iÖn tho¹i ........... ......... Mua kÝnh 5 ly 26.654.562 cho x©y dùng ............ ......... Mua kÝnh 5 ly 29.999.702 cho x©y dùng ......... ........ Céng TK ghi bªn Nî TK152 TK1331 TK627 1.241.600 38.400 1.319.200 40.800 6.400.000 640.000 ........ 24.231.420 ...... 2.423.142 ....... ......... 27.272.457 ............ 2.727.245 ......... 213.524 ......... ........ ....... 1.141.640.712 87.549.000 15.856. 788 Khi xuÊt vËt liÖu cho thi c«ng th× kÕ to¸n sö dông b¶ng kª chøng tõ bªn cã TK 152 ®Ó tËp hîp chøng tõ xuÊt. ViÖc nhËp xuÊt ë ®©y chñ yÕu liªn quan ®Õn 2 TK 152 vµ TK 1362 v× vËy b¶ng kª bªn cã TK1362 vµ b¶ng kª bªn cã TK 152 ®îc sö dông phæ biÕn nhÊt. B¶ng kª chøng tõ bªn cã TK152 kiÓm to¸n 40A – Khoa kÕ to¸n 19 ( C«ng tr×nh trêng CNCG I Ninh B×nh) Quý IV n¨m 2000 SH 62 SHCT NT 05/10 63 05/10 ........ ...... 67 15/10 ........ ....... Néi dung Tæng sè tiÒn XuÊt èng  48 4.562.021 cho thi c«ng tr×nh XuÊt khu«n cöa ®Ó 1.241.600 thi c«ng tr×nh ........ ....... TK ®èi øng Nî TK621 TK .... 4.562.021 1.241.600 ....... ....... XuÊt kÝnh 5 ly ®Ó 24.231.420 thi c«ng c«ng tr×nh ........ ....... 24.231.420 Céng 1.141,640.712 ....... 1.141.640.712 ....... Sau ®ã trªn c¬ së sèliÖu ®· ®îc tËp hîp trªn c¸c b¶ng kª chøng tõ, kÕ to¸n tæng hîp lËp c¸c chøng tõ ghi sæ vµ ®¨ng ký chøng tõ ghi sæ ®îc lËp riªng cho tõng c«ng tr×nh, sæ ®¨ng ký chøng tõ ghi sæ ®îc lËp cho tÊt c¶ c¸c c«ng tr×nh cña c¶ c¸c ®éi x©y dùng trong c«ng ty. Chøng tõ ghi sæ Ngµy 31 th¸ng 12 n¨m 2000 Chøng tõ Sè NT C«ng ty DiÔn gi¶i Hoµn chi phÝ c«ng tr×nh trêng c«ng nh©n c¬ giíi Ninh B×nh kiÓm to¸n 40A – Khoa kÕ to¸n TK ®èi øng Nî Cã sè: 94 Sè tiÒn Nî 152 1.141.640.712 133 87.549.000 1362 20 Cã 1.229.189.712