Tài liệu Tổ chức hạch toán công tác lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu tại công ty cổ phần xuất nhập khẩu vật tư

Chuyền đề thực tập tốt nghiệp toán 1 Khoa Kế LỜI MỞ ĐẦU Công ty cổ phần xuất nhập khẩu vật tư, thiết bị đường sắt là đơn vị trực thuộc Tổng công ty đường sắt Việt Nam, có kinh nghiệm hoạt động lâu năm và có quy mô lớn trong việc cung ứng vật tư, thiết bị cho ngành đường sắt. Hoạt động kinh doanh của công ty khá đa dạng, trong đó lĩnh vực hoạt động chủ yếu là xuất nhập khẩu và kinh doanh thương mại. Trong phạm vi bài chuyên đề thực tập em xin đề cập tới một khía cạnh hoạt động kinh doanh của công ty đó là lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu. Sở dĩ như vậy vì hoạt động lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu trong công ty là hoạt động thường xuyên và chiếm tỷ trọng lớn về doanh thu tiêu thụ hàng nhập khẩu. Trong cơ chế mới thì yêu cầu quản lý hoạt động này có nhiều thay đổi. Tuy nhiên, qua quá trình tìm hiểu chung về công ty, em thấy phía công ty còn một vài bất cập trong việc hạch toán cũng như đánh giá công tác lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu. Vì vậy, để có thể tìm hiểu thêm về hoạt động này, em quyết định chọn đề tài: “Tổ chức hạch toán công tác lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu tại Công ty cổ phần xuất nhập klhẩu vật tư, thiết bị đường sắt (Virasimex)” cho chuyên đề thực tập của mình. Chuyền đề thực tập được thiết kế gồm 03 phần như sau: Phần 1: Tổng quan về công ty cổ phần xuất nhập khẩu vật tư, thiết bị, đường sắt (Virasimex) Phần 2: Thực trạng công tác hạch toán lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu tại công ty Virasimex Phần 3: Hoàn thiện công tác lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu tại công ty Virasimex Chuyền đề thực tập tốt nghiệp toán 2 Khoa Kế PHẦN I TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU VẬT TƯ, THIẾT BỊ ĐƯỜNG SẮT I. QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY VIRASIMEX Tên công ty: Công ty cổ phần xuất nhập khẩu vật tư, thiết bị đường sắt Tên quốc tế: Vietnam Railway Import - Export and Supply Material Equipment Jointstock Company. Tên viết tắt: VIRASIMEX Telephone: (84 - 4) 8221690 Fax: (84 - 4) 9422613 Email: [email protected] Trụ sở: Số 132 - Lê Duẩn - Hai Bà Trưng - Hà Nội. Quá trình hình thành và phát triển của công ty đă trải qua nhiều giai đoạn, trong đó có những nét chính sau: Tháng 09/1954, một số cán bộ từ vùng kháng chiến ở công binh công xưởng chiến khu, công binh công xưởng hoả xa cũ tập hợp lại bước đầu lo tổ chức và bắt tay vào việc thu mua vật tư đường sắt, tiếp nhận hàng Nhà nước cấp để phục vụ ngay cho các công trình khôi phục đường sắt. Đầu năm 1955, sáp nhập Ban vật tư với Ban giao thông công chính đóng ở thị xã Bắc Giang và trở thành đầu mối lo vật tư cho ngành. Do yêu cầu nhiệm vụ và lực lượng ngày càng lớn mạnh, ngày 06/04/1955 Thủ tướng chính phủ ra quyết định thành lập Tổng cục đường sắt Việt Nam và chỉ thị số 505/ TTG thành lập các cục, ban, phòng, công ty trực thuộc.Trong đó cục vật liệu do đồng chí Nguyễn Chấn làm Cục trưởng. Đó là tiền thân hình thành và phát triển hệ vật tư đường sắt. Cục vật liệu hay còn gọi là phòng vật tư đường sắt hoạt động từ năm 1955 - 1964 đổi tên thành Cục vật tư có trụ sở tại số132, Lê Duẩn, Hà Nội. Chuyền đề thực tập tốt nghiệp toán 3 Khoa Kế Năm 1983 Tổng cục đường sắt Việt Nam giải thể Cục vật tư và thành lập Ban vật tư thiết bị đường sắt gồm 3 xí nghiệp trực thuộc chỉ đạo cả 3 miền Bắc Trung Nam là: - Xí nghiệp vật tư Đường sắt I - Hà Nội - Xí nghiệp vật tư Đường sắt II - Đà Nẵng - Xí nghiệp vật tư Đường sắt III - Sài Gòn Công ty vật tư thiết bị Đường sắt được thành lập ngày 6/1/1986 theo Quyết định số 63/QĐ/TCCB của Bộ trưởng Bộ Giao thông vận tải. Năm 1993 Công ty vật tư thiết bị đường sắt được đổi tên thành Công ty xuất nhập khẩu cung ứng vật tư, thiết bị đường sắt theo quyết định số 1520/ QĐ/ TCCB của Bộ trưởng Bộ giao thông vận tải, lấy tên giao dịch quốc tế là VIRASIMEX (Vietnam Raiways Import - Export and Supply Material Equipment Jointstock Company). Công ty cổ phần được thành lập theo Quyết định số 3849/QĐ - BGTVT về việc phê duyệt phương án chuyển công ty XNK cung ứng vật tư thiết bị đường sắt thành công ty cổ phần. Điều lệ này đã được Đại Hội đồng cổ đông thành lập thông qua ngày 04/06/2005 tại Hà Nội. II. ĐẶC ĐIỂM KINH DOANH 1. Sản phẩm kinh doanh Mặt hàng do công ty kinh doanh rất đa dạng, nhiều chủng loại. Có các nhóm hàng chính như nhóm phụ tùng đầu máy Bỉ, Tiệp, nhóm các loại vật tư, thiết bị Trung Quốc, Nhật Bản…Mỗi nhóm có từ hàng chục đến hàng trăm các loại phụ tùng, thiết bị phục vụ cho việc xây dựng, sửa chữa, tu bổ đường sắt. Các mặt hàng kinh doanh chủ yếu của công ty được thể hiện trong bảng số 01. Các mặt hàng của công ty thường được mua của các bàn hàng lâu năm như Trung Quốc, Bỉ, Pháp, Nhật Bản, Đài Loan…Bạn hàng trong nước của công ty bao gồm các đơn vị trong ngành đường sắt, các công ty xây dựng Chuyền đề thực tập tốt nghiệp toán 4 Khoa Kế ngoài ngành như Tổng Công ty Xây dựng Thăng Long, Tổng Công ty Xây dựng Công trình Giao thông - Cieno1, Cienco6…; các công ty có hạng mục công trình đường sắt như Công ty gang thép Thái Nguyên, Công ty Than Quảng Ninh, Công ty Apatit Lào Cai, nhà máy nhiệt điện Uông Bí, Phả Lại… STT 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 TÊN SẢN PHẨM Hệ thống thiết bị thông tin, tín hiệu Phụ tùng đầu máy toa xe Ray, ghi phụ kiện dầm cầu Phụ tùng thiết bị lẻ Phụ kiện cầu đường Gỗ xẻ, tà vạt gỗ Tà vẹt bê tông và dụng cụ chuyên dùng Kim loại chế phẩm Hoá chất Tạp phẩm phế liệu Bảng số 01: Danh mục các mặt hàng kinh doanh 2. Thị trường của công ty Công ty Virasimex có một số bạn hàng thường xuyên và lâu năm ở cả trong và ngoài nước.Thị trường của công ty có thể chia làm hai loại chính là thị trường hàng nhập khẩu và thị trường tiêu thụ. Thị trường nhập khẩu của công ty bao gồm các nước trong khu vực Đông Nam Á, Trung Quốc và một số nước phương Tây. Hiện tại thị trường tiêu thụ của công ty chủ yếu là thị trường trong nước. Công ty chỉ xuất khẩu mặt hàng duy nhất là cao su sang Trung Quốc. Kim ngạch xuất khẩu không cao. Những năm trước đây, hoạt động xuất khẩu của công ty thường là rất ít. Chỉ đến các năm 2004, 2005 thì hoạt động xuất khẩu mới được tăng cường hơn nhưng doanh thu không đáng kể.Ví dụ quý III năm 2005 kim ngạch xuất khẩu của công ty đạt 3.787.740.000 đồng, quý IV năm 2005 là 10.450.160.047 đồng chiếm gần 25% tổng doanh thu bán hàng Chuyền đề thực tập tốt nghiệp toán 5 Khoa Kế và cung cấp dịch vụ. Bạn hàng của công ty tại thị trường Trung Quốc như công ty TNHH xuất nhập khẩu Đỉnh Hợp - Hà Khẩu - Vân Nam, công ty TNHH Tam Nguyên - Trung Quốc… Do đặc thù của ngành đường sắt nên thị trường trong nước của công ty tương đối rộng, trải dài từ Bắc tới Nam. Khách hàng của công ty có thể là các doanh nghiệp nhà nước như xí nghiệp Sông Đà 10-4 (công ty Sông Đà 10), công ty vận tải hành khách Hà Nội, xí nghiệp liên hợp đường sắt Huế, xí nghiệp đầu máy Huế…; các doanh nghiệp tư nhân như doanh nghiệp tư nhân Thanh Nhất, hợp tác xã vật tư, vật liệu Bốn Thắm…Ngoài các quan hệ bên ngoài thì trong nội bộ công ty thường xuyên có sự trao đổi giữa các chi nhánh, xí nghiệp trực thuộc. 3. Nguồn nhân lực Lao động là một trong các yếu tố quyết định sự thành bại của mỗi công ty. Năm 2005, khi công ty tiến hành cổ phần hoá thì tình hình lao động tại công ty đã có những biến động đáng kể. Cụ thể, tình hình phân bố lao động của công ty được phản ánh tổng quát như sau(số liệu năm 2005). Stt 1 2 3 4 5 6 7 Phòng ban Phòng kế hoạch kĩ thuật Phòng tài chính kế toán Phòng tổ chức cán bộ, lao động Văn phòng Phòng KINH DOANH & nhập khẩu đầu máy toa xe Phòng kinh doanh XNK vật tư hạ tầng Trạm y tế Tổng số nhân viên Số lượng 7 10 5 19 14 Tỷ trọng(%) 10 14 7 27 20 12 3 70 18 4 100 Bảng 02: Cơ cấu lao động tại công ty VIRASIMEX Tổng số nhân viên làm việc tại công ty năm 2005 là 70 người chỉ chiếm khoảng 15% tổng số lao động tại các xí nghiệp trực thuộc công ty. Trong đó, số lao động khối hành chính văn phòng chiếm tỷ lệ cao nhất tới 27%, tiếp đến là các phòng kinh doanh. Số lao động có trình độ đại học và trên đại học là Chuyền đề thực tập tốt nghiệp toán 6 Khoa Kế 47 người, chiếm 69% tổng số nhân viên, còn lại là cao đẳng và trung học chuyên nghiệp. 4. Kết quả hoạt động kinh doanh trong những năm gần đây Nhiệm vụ chính của công ty là tiến hành các hoạt động nhập khẩu và cung ứng vật tư, thiết bị phục vụ cho nhu cầu của ngành đường sắt.Trong những năm qua, qua quá trình hoạt động của mình, công ty đã thực hiện tốt những nhiệm vụ được giao, không những thế còn đóng góp một phần vào ngân sách Nhà nước. Báo cáo kết quả kinh doanh của công ty được thể hiện trong bảng số 03 Dựa vào báo cáo kết quả kinh doanh của công ty, ta thấy: Tổng doanh thu năm 2004 đạt 164.397 triệu đồng, giảm 11.105 triệu đồng so với năm 2003 (tức là giảm 6%). Khối lượng tiêu thụ của công ty giảm là do sự sụt giảm về khối lượng vật tư, thiết bị hạ tầng bán ra tại thị trường trong nước. Tổng doanh thu năm 2005 đạt 184.228 triệu đồng, tăng 19.831 triệu đồng so với năm 2004 (tức là tăng 12%). Nguyên nhân của sự biến động này là do trong năm 2005, công ty đã thực hiện được một số hợp đồng xuất khẩu cao su sang thị trường Trung Quốc. Đó là mặt tích cực của công ty trong việc tìm hiểu, thâm nhập thị trường nước ngoài. Tuy nhiên đây không hẳn là dấu hiệu tốt vì tuy tiêu thụ được nhiều hơn nhưng chất lượng hàng hoá lại giảm xuống. Có thể thấy rõ điều này qua chỉ tiêu hàng bán bị trả lại. Giá trị hàng bán bị trả lại năm 2004 là 853 triệu đồng, tăng 287 triệu đồng so với năm 2004 (trên 51%), còn năm 2005 là 12.112 triệu đồng, tăng tới 11.259 triệu đồng so với năm 2004. Các khoản giảm trừ tăng đột biến làm doanh thu thuần của công ty giảm xuống còn 162.804 triệu đồng năm 2004 (giảm 7%), còn năm 2005 doanh thu thuần đạt 171.481 triệu đồng, chỉ còn tăng hơn năm 2004 là 5%, tương đương 8.677 triệu đồng. Stt Chuyền đề thực tập tốt nghiệp 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 Các chỉ tiêu Tổng doanh thu Các khoản giảm trừ Trong đó: - Hàng bán bị trả lại Doanh thu thuần Giá vốn hàng bán Lãi gộp Doanh thu tài chính Chi phí tài chính Chi phí bán hàng Chi phí quản lý DN LNT từ hoạt động KD Thu nhập khác Chi phí khác Lợi nhuận khác Tổng LN trước thuế Thuế TNDN Lợi nhuận sau thuế 7 Khoa Kế toán Năm 2003 Năm 2004 Năm 2005 Đơn vị tính: Triệu đồng SO SÁNH 2005/2004 SO SÁNH 2004/2003 175.502 574 566 164.397 1.593 853 184.228 12.747 12.112 ST -11.105 1.019 287 % 174.928 157.067 17.861 1.322 1.675 10.693 5.351 1.465 0 0 0 1.465 162.804 145.625 17.179 422 3.344 8.417 5.488 350 235 576 -341 9 171.481 152.306 19.175 353 4.112 9.743 5.267 404 1.195 579 616 1.020 -12.124 -11.442 -682 -900 1.669 -2.276 137 -1.115 235 576 -341 -1.456 -7 -7 -4 -68 99 -21 2 -76 1.456 9 1.020 -1.456 -6 176 51 ST 19.831 11.154 11.259 % 12 700 132 -99 8.677 6.681 1.996 -69 768 1.326 -221 54 960 3 957 1.011 5 4 12 -16 23 16 -4 15 408 0.5 -280 11.233 -99 1.011 11.233 Chuyền đề thực tập tốt nghiệp 8 Khoa Kế toán Bảng 03: Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh trong 3 năm (2003-2005) tại công ty Virasimex Chuyền đề thực tập tốt nghiệp toán 9 Khoa Kế Điều này sẽ có ảnh hưởng lâu dài đến hoạt động kinh doanh nếu công ty không có biện pháp cải tiến chất lượng hàng hoá cũng như biện pháp bảo quản hàng trong kho. Vì sản phẩm tiêu thụ của công ty là những vật dụng chuyên ngành, thường được lưu trữ một thời gian khá dài trong kho nên công tác bảo quản cần phải được đặc biệt chú ý. Hơn nữa, việc đầu tư đổi mới công nghệ, thiết bị sản xuất cũng rất quan trọng. Nó giúp cho công ty không chỉ bảo quản tốt hơn hàng hoá của mình mà còn giảm bớt được rất nhiều chi phí do nhập khẩu và nguồn hàng lại không bị phụ thuộc vào nước ngoài. Giá vốn hàng bán năm 2004 là 145.625 triệu đồng, giảm 11.442 triệu đồng so với năm 2003, tốc độ giảm giá vốn hoàn toàn phù hợp với việc giảm khối lượng hàng tiêu thụ. Năm 2005, tổng giá vốn hàng bán của công ty là 152.306 triệu đồng, tăng 6.680 triệu đồng, tức là tăng 5%. Tuy nhiên, ta thấy tốc độ tăng của giá vốn nhỏ hơn tốc độ tăng của doanh thu thuần. Điều này là rất tốt, chứng tỏ công ty đã chú trọng hơn đến việc tiết kiệm chi phí nhờ giảm được các chi phí do nhập khẳu như các chi phí về bốc dỡ, vận chuyển, lưu kho… Về hoạt động tài chính, doanh thu thu được quá nhỏ so với chi phí bỏ ra, đặc biệt các chi phí về lãi vay. Năm 2005, chi phí về lãi vay lên tới 3.202 triệu đồng. Khi tiến hành các hoạt động nhập khẩu những hàng hóa có giá trị lớn thì cần thiết phải có các nguồn tài trợ nhưng số liệu trên cho thấy công ty đã không chủ động được nguồn vốn cần thiết đảm bảo cho hoạt động kinh doanh của mình. Nguyên nhân có thể từ việc vốn lưu động bị chiếm dụng và tồn đọng do gía trị hàng tồn kho và các khoản phải thu hàng năm còn quá lớn. Tổng chi phí năm 2004 là 13.905 triệu đồng, giảm 13% so với năm 2003, tương ứng với số tiền là 2.139 triệu đồng. Nguyên nhân là do sự biến động ở chi phí bán hàng, mà cụ thể là chi phí bán hàng năm 2004 giảm 2.276 triệu đồng so với 2003, tương ứng với 21%, phù hợp với sự sụt giảm về khối Chuyền đề thực tập tốt nghiệp toán 10 Khoa Kế lượng hàng bán ra. Tổng chi phí năm 2005 tăng 105 triệu đồng so với năm 2004, tương ứng với 8%. Nguyên nhân là do sự gia tăng về chi phí bán hàng, đặc biệt là các chi phí phát sinh khi xuất khẩu mặt hàng cao su sang Trung Quốc làm chi phí bán hàng năm 2005 tăng so với 2004 là 1.326 triệu đồng (tương ứng với 16%). Do sự sụt giảm về khối lượng tiêu thụ khiến cho lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh năm 2004 giảm so với 2003 là 1.115triệu đồng. Năm 2005, nhờ doanh thu tăng lên mà lợi nhuận thuần cũng tăng 54 triệu đồng so với năm 2004. Nếu như trong năm 2004 các chi phí khác do công ty bỏ ra là cao hơn rất nhiều so với thu nhập, là nguyên nhân chính dẫn đến việc công ty chỉ lãi có 9 triệu đồng, thì trong năm 2005 thu nhập khác lại tăng mạnh, tới 1.195 triệu đồng lớn gấp trên 5 lần năm 2004. Nguyên nhân là do năm 2005 công ty đã thu được một số khoản nợ trong nước đã xoá sổ nên lơị nhuận bất thường tăng lên. Trong khi các chi phí khác lại tăng lên không đáng kể làm thu nhập thuần từ các hoạt động khác đạt được là 616 triệu đồng. Nguồn thu nhập này đã bổ sung thêm vào tổng lợi nhuận trước thuế của công ty, nhưng không phản ánh được chất lượng hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Doanh thu tiêu thụ của công ty chủ yếu là từ thị trường trong nước. Bạn hàng xuất khẩu duy nhất của công ty là Trung Quốc với sản phẩm cao su. Hơn nữa ở thị trường nội địa công ty cũng mất thế độc quyền, việc canh tranh của các công ty khác cũng mang lại không ít khó khăn cho công ty. Công ty cần phải khắc phục bằng việc nâng cao chất lượng sản phẩm, đặc biệt các mặt hàng sản xuất trong nước, hạn chế nhập khẩu để giảm chi phí đầu vào; đồng thời tăng cường thâm nhập thêm các thị trường mới, củng cố thị trường cũ. III. ĐẶC ĐIỂM VỀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY VIRASIMEX. 1. Nhiệm vụ, quyền hạn của công ty Chuyền đề thực tập tốt nghiệp toán 11 Khoa Kế Theo quyết đinh của Tổng Công ty đường sắt Việt Nam, thì công ty Virasimex có các nhiệm vụ và quyền hạn như sau: * Nhiệm vụ của công ty: Được phép tham gia hoạt động XNK trực tiếp, XNK uỷ thác các loại vật tư, máy móc thiết bị trong và ngoài ngành đường sắt, XNK các mặt hàng nông lâm sản, quặng sắt, cromite, cao su… * Quyền hạn chính của công ty + Xuất khẩu và nhập khẩu. + Được phép vay vốn của ngân hàng Việt Nam và nước ngoài, được quyền tham gia hội chợ triển lãm, giới thiệu sản phẩm của mình trong và ngoài nước, được đặt đại diện, chi nhánh trong và ngoài nước. + Được quyền kí kết các hợp đồng kinh tế với thương nhân trong và ngoài nước… 2. Tổ chức bộ máy quản lý của công ty Về mặt tổ chức, cơ cấu tổ chức của công ty được xây dựng theo mô hình trực tuyến chức năng, chỉ đạo thống nhất từ trên xuống. Do đặc điểm trên mà ngành vật tư đường sắt cũng được thành lập theo tuyến để đảm bảo cung ứng vật tư đến tận hiện trường, tránh lãng phí, đảm bảo tiến độ, phục vụ kịp thời cho vận tải đường sắt. Do đó bộ máy kinh doanh của công ty được thiết lập phù hợp với đặc điểm của ngành và phục vụ đắc lực cho việc sản xuất và kinh doanh của công ty. 2.1. Cơ cấu lãnh đạo công ty. Cơ cấu lãnh đạo công ty bao gồm: - Hội đồng quản trị: gồm 5 thành viên, là cơ quan quản lí công ty, có toàn quyền nhân danh công ty để quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi của công ty, Chuyền đề thực tập tốt nghiệp toán 12 Khoa Kế - Ban kiểm soát: gồm 3 thành viên, kiểm tra tính hợp lí, hợp pháp trong quản lí, trong ghi chép sổ kế toán và báo cáo tài chính …, điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh - Tổng giám đốc điều hành công ty: là thành viên hội đồng quản trị. Là người điều hành hoạt động hàng ngày của công ty và chịu trách nhiệm trước hội đồng quản trị về việc thực hiện các quyền và nghĩa vụ được giao. - Các phó tổng giám đốc, phụ trách các lĩnh vực: Kinh doanh, hành chính, kĩ thuật, sản xuất… 2.2. Các phòng ban, bộ phận trực thuộc công ty *Phòng kế hoạch kĩ thuật: Có chức năng xây dựng, kiểm tra việc thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh, làm công tác kĩ thuật phục vụ kinh doanh, phục sản xuất, làm công tác thị trường, kiểm tra việc thực hiện pháp lệnh hợp độn kinh tế toàn công ty, chỉ đạo công tác đầu tư, xây dựng cơ bản... * Phòng tài chính kế toán: Có chức năng tổ chức quản lý vốn, tài sản, thực hiện nhiệm vụ kế toán tài chính, tổ chức công tác hạch toán quyết toán, xác định hiệu quả sản xuất kinh doanh... * Phòng tổ chức cán bộ lao động: Tham mưu cho giám đốc về việc sắp xếp điều động cán bộ, công nhân viên trong toàn Công ty, về chế độ khen thưởng, xử phạt, về công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, xây dựng lịch trình làm việc, tiếp khách, và bảo đảm an toàn cho Công ty trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh * Văn phòng công ty: Thực hiện công việc văn thư, hành chính, lễ tân, biên tập, dịch thuật, thư kí…, quản lý tài sản phục vụ cho yêu cầu hoạt động, trang bị văn phòng, xe con…, quản lý nhà đất… * Phòng kinh doanh và nhập khẩu đầu máy toa xe - phòng KD1 và phòng kinh doanh xuất nhập khẩu vật tư hạ tầng - phòng KD2: Làm công tác thị trường, lập kế hoạch xuất nhập khẩu các loạiđầu máy toa xe hàng quý, năm. Xây dựng hồ sơ đấu thầu, hợp đồng kinh tế ngoại thương, trong nước; Chuyền đề thực tập tốt nghiệp toán 13 Khoa Kế lập phương án hiệu quả sản xuất kinh doanh của từng hợp đồng.Tổ chức tiêu thụ hàng hoá, uỷ thác mua bán hàng hoá, làm dịch vụ khai thuế hải quan. * Trạm y tế: Thực hiện công tác y tế tại cơ sở. IV. ĐẶC ĐIỂM VỀ TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY 1. Tổ chức bộ máy kế toán Công ty Virasimex tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh với quy mô tương đối lớn, địa bàn hoạt động rộng khắp trên phạm vi cả nước. Để đáp ứng yêu cầu quản lý, điều hành có hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh, công ty đã áp dụng hình thức tổ chức bộ máy kế toán vừa tập trung vừa phân tán cho phù hợp với đặc điểm kinh doanh của mình. Ở các đơn vị phụ thuộc như chi nhánh thành phố Hồ Chí Minh, Hải Phòng, Lào Cai, Lạng Sơn hạch toán theo chế độ độc lập, có tư cách pháp nhân đầy đủ, có tài khoản tại ngân hàng, bộ máy quản lý của các xí nghiệp chi nhánh đặt dưới sự chỉ đạo của Hội đồng quản trị và ban giám đốc. Các xí nghiệp sản xuất kinh doanh trực thuộc công ty có các phòng kế toán riêng, được quyền hạch toán đầy đủ và cuối quý nộp báo cáo kết quả để công ty kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp và lập báo cáo quyết toán toàn công ty. Hình thức kế toán này đã đảm bảo công tác kế toán được đầy đủ, thúc đẩy hạch toán kinh tế nội bộ. Theo hình thức này, phòng kế toán tại công ty vừa có nhiệm vụ hạch toán độc lập các nghiệp vụ kinh tế phát sinh khi công ty tiến hành các hoạt động xuất nhập khẩu và kinh doanh thương mại, dịch vụ vừa thực hiện việc hướng dẫn, kiểm tra công tác kế toán ở các đơn vị phụ thuộc, thu nhận và tổng hợp các tài liệu, số liệu do kế toán ở các đơn vị phụ thuộc gửi đến, thực hiện toàn bộ công tác kế toán tại công ty để tổng hợp, lập các báo cáo tài chính doanh nghiệp. Bộ máy kế toán của công ty được thiết lập theo sơ đồ sau: Chuyền đề thực tập tốt nghiệp toán 14 Khoa Kế Kế toán trưởng (trưởng phòng kế toán tài chính) Phó phòng kế toán (kế toán tổng hợp) KT tiền mặt & tiền lương KT vật tư hàng hoá & tiêu thụ Phó phòng kế toán (kế toán tổng hợp) KT tiền gửi ngân hàng KT TSCĐ và công nợ nội bộ KT công nợ khách hàng Sơ đồ 01: Tổ chức bộ máy kế toán ở công ty Virasimex Phòng kế toán của cơ quan công ty có 10 nguời, được chia thành các bộ phận có chức năng, nhiệm vụ như sau: - Kế toán trưỏng kiêm truởng phòng tài chính kế toán có nhiệm vụ tổ chức điều hành toàn bộ hệ thống kế toán của công ty, làm tham mưu cho tổng giám đốc về các hoạt động tài chính, tổ chức kiểm tra kế toán trong toàn công ty, nghiên cứu áp dụng các chế độ kế toán của nhà nước vào tình hình cụ thể của công ty, xét duyệt báo cáo kế toán của các đơn vị và của toàn công ty trước khi gửi lên các cơ quan chủ quản, bố trí sắp xếp nhân sự trong phòng tài chính kế toán. - Phó phòng kế toán có nhiệm vụ kiểm tra đối chiếu số phát sinh của tất cả các tài khoản, làm công tác kế toán tổng hợp, tính ra kết quả tiêu thụ, kết quả kinh doanh. Cuối tháng, cuối quí tập hợp báo cáo của các đơn vị trực thuộc để lập ra các Báo cáo kế toán, đồng thời cùng với kế toán trưởng làm nhiệm vụ phân tích các hoạt động kinh tế, các hoạt động sản xuất kinh doanh toàn công ty, từ đó có ý kiến đề xuất và giải pháp hoàn thiện. Chuyền đề thực tập tốt nghiệp toán 15 Khoa Kế - Kế toán tiền mặt & tiền lương: Tính và theo dõi các khoản tiền lương và các khoản trích theo lương của nhân viên trong công ty. Theo dõi các khoản thu chi tiền mặt. - Kế toán vật tư, hàng hoá và tiêu thụ: Theo dõi tình hình biến động của vật tư hàng hoá theo từng nhóm, cả về giá trị và hiện vật. Xác định doanh thu bán hàng, các khoản phải thu. - Kế toán tiền gửi ngân hàng: Theo dõi các khoản thu, chi từ tiền gửi ngân hàng, hạch toán tổng hợp và chi tiết tiền gửi, tiền vay, tính toán lãi tiền vay, tiền gửi, làm thủ tục vay Ngân hàng và thanh toán qua ngân hàng. - Kế toán TSCĐ và công nợ nội bộ: Theo dõi các khoản phải thu, phải trả, tạm ứng, công nợ nội bộ qua các tài khoản 136, 336.Theo dõi tình hình biến động TSCĐ, trích khấu hao TSCĐ - Kế toán công nợ khách hàng: Theo dõi chi tiết các khoản phải thu, phải trả của công ty và tình hình thanh toán công nợ theo từng nhà cung cấp, từng khách hàng qua các tài khoản: TK 131, TK 331, Tk 138, Tk 338 2. Đặc điểm vận dụng hệ thống chứng từ Công ty sử dụng hầu hết các chứng từ trong hệ thống chứng từ kế toán do Bộ tài chính ban hành, trong đó chủ yếu sử dụng các chứng từ sau: Hoá đơn GTGT, phiếu nhập kho, biên lai thu tiền, uỷ nhiệm chi, uỷ nhiệm thu, giấy báo nợ, báo có của ngân hàng, phiếu thu, phiếu chi… 3. Đặc điểm vận dụng hệ thống tài khoản kế toán Hệ thống tài khoản sử dụng trong công ty được áp dụng theo chế độ 1141 của Bộ tài chính và được điều chỉnh cho phù hợp với đặc thù kinh doanh xuất nhập khẩu và thương mại dịch vụ. Số lượng tài khoản kế toán sử dụng trong công ty tương đối nhiều và được chi tiết tới cấp 4. Ví dụ, TK 333 - thuế và các khoản phải nộp ngân sách nhà nước được chi tiết thành các tiểu khoản sau: Chuyền đề thực tập tốt nghiệp toán 16 Khoa Kế + TK 3331: Thuế GTGT đầu ra phải nộp • TK 33311: Thuế GTGT đầu ra hàng nội địa  TK 333111: Thuế GTGT đầu ra phải nộp  TK 333112: Thuế GTGT được giảm, hàng bán bị trả lại • TK 33312: Thuế GTGT hàng xuất khẩu + TK 3333: Thuế xuất nhập khẩu • TK 33331: Thuế xuất khẩu • TK 33332: Thuế nhập khẩu + TK 3334: Thuế TNDN + TK 3335: Thu trên vốn + TK 3337: Thuế nhà đất, tiền thuê đất 4. Đặc điểm về hình thức sổ kế toán Hiện tại, công ty áp dụng kế toán máy với hình thức ghi sổ nhật kí chung. Đặc điểm chủ yếu của phương thức này là các nghiệp vụ phát sinh ngày nào được ghi sổ ngày đó. Căn cứ vào chứng từ gốc hay bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại hợp lệ ghi vào sổ kế toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự sau: Chuyền đề thực tập tốt nghiệp toán 17 Khoa Kế Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh Lập chứng từ Các chứng từ kế toán Cập nhật chứng từ vào máy Tệp số liệu chi tiết Tổng hợp số liệu cuối tháng Tệp số liệu tổng hợp tháng Tự động trên máy tính Lên báo cáo Báo cáo tài chính In các báo cáo Sơ đồ 02 : Quá trình xử lý nghiệp vụ trên kế toán máy Theo hình thức Nhật kí chung thì các sổ kế toán chủ yếu bao gồm : Sổ nhật ký chung: Sổ này được ghi hàng ngày và được dùng để làm căn cứ phục vụ việc ghi sổ cái. Sổ nhật ký đặc biệt: Vì các nghiệp vụ mua hàng bán hàng, thu và chi tiền mặt, tiền gửi phát sinh nhiều nên công ty dùng cả 4 nhật kí đặc biệt là nhật kí mua hàng, nhật kí bán hàng, nhật kí thu tiền và nhật kí chi tiền. Sổ cái các tài khoản: Sổ cái được mở cho cả tài khoản tổng hợp và tài khoản chi tiết (nếu cần thiết), có thể mở cho từng quý, từng năm tuỳ từng loại tài khoản. Chuyền đề thực tập tốt nghiệp toán 18 Khoa Kế Các sổ kế toán chi tiết: TSCĐ, vật tư, hàng hoá, thanh toán với người mua, người bán, bán hàng, thuế nhập khẩu, thuế GTGT. Căn cứ để ghi sổ kế toán chi tiết là các chứng từ gốc và các bảng phân bổ. Chứng từ gốc Sổ quỹ Nhật ký đặc biệt Nhật ký chung Sổ, thẻ kế toán chi tiết Sổ cái tài khoản Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Ghi chú: Ghi hàng ngày: Ghi cuối tháng, hoặc định kì: Quan hệ đối chiếu: Sơ đồ 03: Trình tự ghi sổ theo hình thức nhật kí chung 5. Đặc điểm hệ thống báo cáo kế toán. Cuối năm, công ty phải lập đủ các báo cáo tài chính theo quy định của Bộ tài chính và các báo cáo theo yêu cầu của ngành. Các báo cáo kế toán theo quy định của Bộ tài chính bao gồm 4 báo cáo: + Bảng cân đối kế toán: Mẫu số: B 01 - DN + Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh: Mẫu số : B02 - DN Chuyền đề thực tập tốt nghiệp toán 19 Khoa Kế + Bảng lưu chuyển tiền tệ: Mẫu sổ: B 03 - DN + Thuyết minh báo cáo tài chính: Mẫu sổ: B 09 - DN Các báo cáo theo yêu cầu của ngành bao gồm: + Báo cáo công nợ tại doanh nghiệp + Biên bản kiểm kê TSCĐ + Ngoài ra trong năm 2005, khi tiến hành cổ phần hoá thì công ty đã trở thành khách thể kiểm toán bắt buộc của kiểm toán nhà nước. Vì vậy, trong báo cáo của công ty không thể thiếu biên bản kiểm toán nhà nước. Chuyền đề thực tập tốt nghiệp toán 20 Khoa Kế PHẦN II THỰC TRẠNG CÔNG TÁC HẠCH TOÁN LƯU CHUYỂN HÀNG HOÁ NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU VẬT TƯ, THIẾT BỊ ĐƯỜNG SẮT (VIRASIMEX) A. THỰC TRẠNG TỔ CHỨC HẠCH TOÁN NGHIỆP VỤ NHẬP KHẨU HÀNG HOÁ TẠI CÔNG TY VIRASIMEX I. Đặc điểm hoạt động nhập khẩu hàng hoá tại công ty Virasimex 1. Đặc điểm hàng nhập khẩu và thị trường nhập khẩu hàng hoá tại công ty Virasimex Hoạt động nhập khẩu là một mặt hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh ngoại thương, là một khâu hoạt động nhằm thực hiện chức năng xuất nhập khẩu tại công ty Virasimex. Nhập khẩu giữ vai trò rất quan trọng trong toàn bộ hoạt động của công ty, tạo nguồn thu nhập cơ bản cho công ty. Để ra quyết định nhập hàng với số lượng và chủng loại như thế nào thì công ty phải xác định nhu cầu của khách hàng đặt trước và của thị trường trong nước. Thông thường, công ty thường tiến hành nhập khẩu theo yêu cầu của ngành dưới sự chỉ đạo của Tổng công ty đường sắt Việt Nam hoặc theo nhu cầu của các đơn vị tư nhân trong nước. Tuy nhiên, do hoạt động trong phạm vi rộng lớn nên nhập khẩu không chỉ liên quan đến thị trường trong nước mà còn chịu ảnh hưởng của thị trường quốc tế. Là công ty thuộc Tổng công ty đường sắt Việt Nam, các mặt hàng kinh doanh của công ty chủ yếu phục vụ cho ngành đường sắt, được sản xuất theo tiêu chuẩn kĩ thuật quốc tế luôn đi kèm với bản vẽ kĩ thuật và có bảo hành. Do vậy các mặt hàng nhập khẩu của công ty thường là các mặt hàng chuyên dụng được nhập khẩu nhằm phục vụ cho các dự án của đất nước.