Lêi nãi ®Çu
H¹ch to¸n kÕ to¸n (gäi t¾t lµ kÕ to¸n) lµ khoa häc thu nhËn xö lý vµ cung
cÊp ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh th«ng tin vÒ tµi s¶n vµ vËn dông cña tµi s¶n
trong qu¸ tr×nh ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh cña ®¬n vÞ nh»m kiÓm tra gi¸m
s¸t ho¹t ®éng kinh tÕ tµi chÝnh.
KÕ to¸n lµ c«ng cô qu¶n lý tµi chÝnh cÇn thiÕt trong bÊt kú chÕ ®é kinh tÕ,
chÕ ®é x· héi nµo, vai trß cña kÕ to¸n xuÊt ph¸t tõ yªu cÇu kh¸ch quan, cña qu¸
tr×nh qu¶n lý ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh, khi nÒn s¶n xuÊt x· héi ngµy cµng
ph¸t triÓn th× yªu cÇu ph¹m vi cña kÕ to¸n ngµy cµng ®-îc më réng chØ râ tÇm
quan träng cña kÕ to¸n trong qu¸ tr×nh ph¸t triÓn s¶n xuÊt x· héi.
M¸c viÕt: "KÕ to¸n nh- lµ ph-¬ng tiÖn kiÓm so¸t vµ tæng kÕt qu¸ tr×nh s¶n
xuÊt ý niÖm cµng cÇn thiÕt chõng nµo mµ qu¸ tr×nh cµng cã mét quy m« x· héi
cµng mÊt tÝnh chÊt thuÇn tuý c¸ thÓ".
N-íc ta ®ang trong qu¸ tr×nh chuyÓn ho¸ sang nÒn kinh tÕ thÞ tr-êng víi
nhiÒu thµnh phÇn kinh tÕ theo ®Þnh h-íng x· héi chñ nghÜa. §ã lµ xu thÕ tÊt yÕu
lµ ®-êng lèi ®óng ®¾n cña §¶ng vµ Nhµ n-íc ta trong qu¸ tr×nh chuyÓn ®æi ®ã
mçi doanh nghiÖp ®Ó thùc hiÖn tèt môc tiªu cña h¹ch to¸n kinh tÕ lµ s¶n xuÊt
kinh doanh ph¶i cã l·i ®ßi hái ph¶i ®æi míi bé m¸y vµ c¬ chÕ qu¶n lý kinh tÕ.
§Ó tån t¹i vµ ph¸t triÓn ngµy cµng mét v÷ng m¹nh c¸c doanh nghiÖp ph¶i cã
®Çy ®ñ yÕu tè c¬ b¶n: vèn, lao ®éng, t- liÖu lao ®éng vµ ®èi t-îng lao ®éng.
Trong ®ã, vèn lµ c¬ së hµng ®Çu kh«ng thÓ thiÕu ®èi víi mäi ho¹t ®éng s¶n xuÊt
kinh doanh cña mçi doanh nghiÖp.
Môc ®Ých cña mçi doanh nghiÖp lµ lµm sao ph¶i b¶o toµn ®-îc ®ång vèn
cña m×nh vµ thu ®-îc lîi nhuËn tõ ®ång vèn m×nh bá ra. V× vËy, nhÊt thiÕt ph¶i
x©y dùng ®-îc chu tr×nh qu¶n lý vèn mét c¸ch khoa häc, gióp kÕ to¸n h¹ch to¸n
®-îc tiÒn mÆt chÝnh x¸c.
NhËn thøc ®-îc tÇm quan träng cña c«ng t¸c kÕ to¸n "Vèn b»ng tiÒn". Víi
thêi gian ng¾n ®-îc thùc tËp ë cöa hµng B¸ch ho¸ Kim Liªn, ®-îc sù chØ b¶o cña
1
c¸c c¸n bé phßng KÕ to¸n vµ sù h-íng dÉn tËn t×nh cña c« gi¸o Lîi. Em nghiªn
cøu s©u vµo ®Ò tµi: "Tæ chøc c«ng t¸c Vèn b»ng tiÒn ë cöa hµng B¸ch ho¸
Kim Liªn".
Néi dung cña Chuyªn ®Ò bªn c¹nh Lêi nãi ®Çu vµ KÕt luËn em xin tr×nh bµy
mét sè vÊn ®Ò sau:
PhÇn I:
§¸nh gi¸ thùc tr¹ng c«ng t¸c kÕ to¸n cña ®¬n vÞ.
PhÇn II:
Néi dung chÝnh cña B¸o c¸o.
PhÇn III: KÕt luËn.
2
PhÇn I
§¸nh gi¸ thùc tr¹ng c«ng t¸c kÕ to¸n
I.
§Æc ®iÓm t×nh h×nh cña ®¬n vÞ
1.
Sù ra ®êi ph-¬ng h-íng ho¹t ®éng cña ®¬n vÞ
C«ng ty B¸ch Ho¸ Hµ Néi lµ mét doanh nghiÖp Nhµ n-íc thuéc Së Th-¬ng
m¹i Hµ Néi. Trong nh÷ng n¨m qua C«ng ty B¸ch ho¸ Hµ Néi lµ mét trong nh÷ng
®¬n vÞ dÉn ®Çu cña ngµnh th-¬ng m¹i, cã uy tÝn réng r·i trong c¸c c¬ quan qu¶n
lý, c¸c b¹n hµng vµ c¸c tæ chøc kinh tÕ. Trô së chÝnh cña c«ng ty ®Æt t¹i sè 45
Hµng Bå - quËn Hoµn KiÕm Hµ Néi. §©y lµ mét trong nh÷ng trung t©m trao ®æi
mua b¸n hµng ho¸, lµ ®Çu mèi giao th«ng quan träng cña Hµ Néi. V× vËy nã ®·
t¹o ®iÒu kiÖn thuËn lîi cho viÖc kinh doanh bu«n b¸n cña c«ng ty.
TiÒn th©n ban ®Çu cña c«ng ty lµ C«ng ty MËu dÞch Hµ Néi do Bé Lao ®éng
C«ng th-¬ng quyÕt ®Þnh ®-îc thµnh lËp ngµy 28/9/1954. Tr¶i qua h¬n 40 n¨m
ho¹t ®éng mçi b-íc ®i cña c«ng ty g¾n liÒn víi sù thay ®æi cña nÒn kinh tÕ ®Êt
n-íc. §Õn ngµy 23/6/1988, ®Ó phï hîp víi c¬ chÕ kinh tÕ míi, c«ng ty ®· ®æi tªn
thµnh C«ng ty B¸ch ho¸ Hµ Néi. Víi sè c¸n bé c«ng nh©n viªn gåm 750 ng-êi,
trong ®ã cã 100 ng-êi cã tr×nh ®é §¹i häc, Cao ®¼ng vµ 250 ng-êi cã tr×nh ®é
Trung cÊp, sè cßn l¹i lµ tr×nh ®é s¬ cÊp hoÆc ®· qua ®µo t¹o c¸c líp c¬ b¶n.
C«ng ty lµ ®¬n vÞ h¹ch to¸n kinh tÕ ®éc lËp vµ h×nh thøc së h÷u vèn Nhµ
n-íc cÊp vµ vèn tù cã, c«ng ty tù chñ vÒ tµi chÝnh cã t- c¸ch ph¸p nh©n, cã tµi
kho¶n riªng t¹i ng©n hµng cã quyÒn sö dông con dÊu riªng vµ quyÕt ®Þnh mäi
ph-¬ng thøc ho¹t ®éng kinh doanh cña m×nh. C«ng ty B¸ch ho¸ cã 15 c¬ së trùc
thuéc gåm c¸c Trung t©m th-¬ng m¹i vµ cöa hµng.
Cöa hµng B¸ch ho¸ Kim Liªn lµ mét trong sè 15 ®¬n vÞ trùc thuéc cña C«ng
ty B¸ch ho¸ Hµ Néi. Cöa hµng ®-îc thµnh lËp ngµy 28/8/1960, víi tªn gäi lµ cöa
hµng B¸ch ho¸ Kim Liªn. Trô së ®Æt t¹i sè 135 phè L-¬ng §×nh Cña - quËn
§èng §a - Hµ Néi. §©y lµ trôc ®-êng chÝnh - lµ ®Çu mèi giao th«ng cã ®«ng d©n
3
c- sinh sèng, lµ trung t©m bu«n b¸n lín, nªn t¹o ®iÒu kiÖn thuËn lîi cho viÖc tæ
chøc ho¹t ®éng kinh doanh cña cöa hµng.
M¹ng l-íi cña cöa hµng cã 3 ®Þa ®iÓm: TËp thÓ Kim Liªn, Kh-¬ng Th-îng
vµ 82 NguyÔn Tr·i. Tæng sè cã 35 c¸n bé c«ng nh©n viªn.
Chøc n¨ng cô thÓ cña cöa hµng lµ b¸n lÎ c¸c lo¹i hµng phôc vô nhu cÇu
tiªu dïng.
- Tæ chøc nghiªn cøu thÞ tr-êng khai th¸c nguån hµng b¶o qu¶n vµ dù tr÷
hµng ho¸.
- Tæ chøc tuyªn truyÒn qu¶ng c¸o (giíi thiÖu hµng, tæ chøc b¸n hµng vµ
phôc vô kh¸ch hµng).
Ngoµi ra cöa hµng cßn tæ chøc c«ng t¸c qu¶n lý:
+ Qu¶n lý vÒ kÕ ho¹ch lu©n chuyÓn hµng ho¸.
+ Qu¶n lý viÖc sö dông nguån vèn kinh doanh.
+ Qu¶n lý lao ®éng, c¬ së vËt chÊt kü thuËt.
+ Qu¶n lý vÒ kÕ to¸n tµi chÝnh vµ c¸c nghiÖp vô kinh doanh.
NhiÖm vô cña cöa hµng lµ kinh doanh c¸c dÞch vô:
- Thùc hiÖn nghÜa vô vµ nhiÖm vô ®èi víi Nhµ n-íc:
+ Kinh doanh theo c¸c mÆt hµng ®· ®¨ng ký nh- l-¬ng thùc phô
(B¸nh, kÑo, n-íc gi¶i kh¸t,...); may mÆc (quÇn ¸o may s½n, kh¨n,...); dông cô gia
®×nh (nåi, ch¶o,...); t¹p phÈm (giÊy, bót,...); kim khÝ ®iÖn m¸y; mü phÈm vµ hµng
l-u niÖm.
+ Nguån hµng chñ yÕu ®-îc lÊy th«ng qua c«ng ty vµ tù tæ chøc khai
th¸c trªn thÞ tr-êng.
+ Ph-¬ng thøc kinh doanh chñ yÕu lµ b¸n lÎ, b¸n hµng thu tiÒn trùc
tiÕp vµ b¸n hµng tù chän.
- Cöa hµng thùc hiÖn b¶o toµn vµ ph¸t triÓn vèn ®-îc giao sao cho kinh
doanh cã hiÖu qu¶, t¨ng lîi nhuËn.
- Tæ chøc qu¶n lý lao ®éng trong doanh nghiÖp nh- tæ chøc phong trµo thi
®ua lao ®éng tiÕt kiÖm, n©ng cao hiÖu qu¶ kinh doanh, gi¶i quyÕt viÖc lµm,
4
kh«ng ngõng n©ng cao v¨n minh th-¬ng m¹i, ®Ó thùc hiÖn chÝnh s¸ch "D©n giµu
- n-íc m¹nh - x· héi c«ng b»ng - v¨n minh" cña §¶ng vµ Nhµ n-íc.
- Thùc hiÖn c¸c chØ tiªu kÕ ho¹ch do c«ng ty giao cho nh- thuÕ GTGT, thuÕ
vèn, BHXH, khÊu hao TSC§, phÝ qu¶n lý.
Cöa hµng lu«n phÊn ®Êu ®Ó hoµn thµnh kÕ ho¹ch cña c«ng ty vµ Së Th-¬ng
m¹i giao cho hoµn thµnh nghÜa vô nép thuÕ cho Nhµ n-íc vµ c¸c nghÜa vô kh¸c,
ch¨m lo ®Õn ®êi sèng vËt chÊt tinh thÇn c¸n bé c«ng nh©n viªn.
Cöa hµng lu«n t¹o ®iÒu kiÖn cho c¸n bé c«ng nh©n viªn ®i häc ®Ó n©ng
cao tr×nh ®é chuyªn m«n. MÆt kh¸c lu«n theo dâi s¸t sao thÞ tr-êng ®Ó ®Ò ra
c¸c ph-¬ng h-íng chiÕn l-îc kinh doanh ®óng ®¾n cho kú ho¹t ®éng kinh
doanh míi.
2.
C¬ cÊu tæ chøc bé m¸y cña cöa hµng
Cöa hµng B¸ch ho¸ Kim Liªn lµ mét ®¬n vÞ trùc thuéc C«ng ty B¸ch ho¸ Hµ
Néi nªn bé m¸y cña cöa hµng còng n»m trong hÖ thèng tæ chøc cña c«ng ty, ®Ó
phï hîp víi lo¹i h×nh kinh doanh vµ thÝch øng víi c¬ chÕ thÞ tr-êng c«ng ty s¾p
xÕp bé m¸y tæ chøc cña cöa hµng nh- sau:
S¬ ®å c¬ cÊu m¹ng l-íi tæ chøc ho¹t ®éng cña cöa hµng
Ban phô tr¸ch
Tæ
nghiÖp vô
Tæ
kÕ to¸n
3 tæ
b¸n hµng
Kim Liªn
Kh-¬ng
Th-îng
5
Tæ
b¶o vÖ
NguyÔn
Tr·i
NhiÖm vô:
- Ban phô tr¸ch cña cöa hµng gåm 2 ng-êi:
+ §øng ®Çu lµ 01 cöa hµng tr-ëng: phô tr¸ch toµn bé cöa hµng, chÞu
tr¸ch nhiÖm víi c«ng ty vÒ ho¹t ®éng cña cöa hµng, theo dâi t×nh h×nh ho¹t
®éng cña cöa hµng, quyÕt ®Þnh chÝnh s¸ch, ph-¬ng thøc kinh doanh, c«ng t¸c
®èi ngo¹i.
+ 01 cöa hµng phã: nhiÖm vô gióp viÖc cho cöa hµng tr-ëng x©y
dùng kÕ ho¹ch dµi h¹n, kÕ ho¹ch hµng n¨m vµ triÓn khai c¸c c«ng t¸c s¶n xuÊt
kinh doanh.
- Tæ nghiÖp vô: cã nhiÖm vô t×m nguån hµng ®Ó ®¸p øng mäi nhu cÇu tiªu
dïng cña kh¸ch.
- Tæ kÕ to¸n cã chøc n¨ng thu thËp xö lý cung cÊp th«ng tin cho ho¹t ®éng
kinh doanh, cho c«ng t¸c qu¶n lý vµ thùc hiÖn tèt c¸c kÕ ho¹ch tµi chÝnh vµ c¸c
b¸o c¸o qui ®Þnh vµ cã nhiÖm vô thùc hiÖn c¸c nghiÖp vô kÕ to¸n vµ tr¶ l-¬ng
cho c¸n bé.
- Ba tæ b¸n hµng cã nhiÖm vô b¶o qu¶n hµng ho¸ kinh doanh t¹i ®Þa ®iÓm
cña cöa hµng hay nãi c¸ch kh¸c hä thùc hiÖn nghÜa vô trao ®æi hµng vµ tiÒn.
- Tæ b¶o vÖ cã nhiÖm vô b¶o vÖ tµi s¶n trang thiÕt bÞ vµ hµng ho¸ cho cöa hµng.
Nh- vËy, toµn bé cöa hµng cã 35 c¸n bé c«ng nh©n viªn víi sè vèn Ýt ái
nh-ng trong nh÷ng n¨m qua cöa hµng vèn kh«ng ngõng ph¸t huy mäi kh¶ n¨ng cã
thÓ cña m×nh ®Ó t×m tiÕn tíi hoµ nhËp víi m¹ng l-íi kinh doanh cña Thñ ®« vµ
kinh doanh thu ®-îc cao trªn c¬ së nguån vèn ®-îc cÊp ®Ó nh»m ph¸t huy kh¶
n¨ng kinh doanh cña m×nh. Tæng sè vèn cña cöa hµng tÝnh ®Õn ngµy 31/12/2000
lµ 500.000.000 VN§. Trong ®ã, 100.000.000 lµ nguån vèn ®-îc Nhµ n-íc cÊp, sè
cßn l¹i lµ cöa hµng ®· huy ®éng néi bé. Sè vèn néi bé cña cöa hµng lín h¬n nguån
vèn ®-îc Nhµ n-íc cÊp. Ngoµi ra trong mÊy n¨m gÇn ®©y cöa hµng ®· tù bæ xung
nguån vèn kinh doanh cña m×nh b»ng c¸ch trÝch lîi nhuËn. V× thÕ nguån vèn kinh
doanh cña cöa hµng kh«ng ngõng lín h¬n nh-ng ph¶i kinh doanh nhiÒu mÆt hµng
nªn cã mét sè mÆt hµng chÝnh ph¶i ¸p dông h×nh thøc mua hµng cña b¹n hµng vµ
tr¶ chËm, ®Ó tiÖn dïng thªm nguån vèn kinh doanh. ChÝnh v× vËy, sè vèn b×nh
qu©n rÊt nhá, tèc ®é vßng quay vèn kh¸ cao 12 vßng/n¨m. §iÒu ®ã cã nghÜa lµ
hiÖu qu¶ sö dông vèn cña cöa hµng ®¹t hiÖu qu¶ tèt.
6
3.
Tæ chøc bé m¸y kÕ to¸n cña cöa hµng, h×nh thøc kÕ to¸n cña cöa hµng
¸p dông
- Thùc hiÖn h¹ch to¸n kÕ to¸n t-¬ng ®èi hoµn chØnh c¸c nghiÖp vô kinh tÕ
®-îc ph©n cÊp.
- Tæng hîp c¸c sè liÖu.
- Lªn b¸o c¸o vÒ c¸c ho¹t ®éng kinh tÕ ®ã (tÝnh vµ nép c¸c lo¹i thuÕ luËt
®Þnh, tù c©n ®èi chi phÝ vµ chÞu tr¸ch nhiÖm vÒ mäi ho¹t ®éng kinh doanh cña
cöa hµng).
- LËp b¸o c¸o kÕ to¸n vµ b¸o c¸o ho¹t ®éng kinh doanh cña c¬ së lªn C«ng ty.
S¬ ®å m« h×nh tæ chøc kÕ to¸n cña C«ng ty
Tæ tr-ëng kÕ to¸n
Thñ quü
KÕ to¸n
kho, quÇy
KÕ to¸n c¸c
nghiÖp vô
kinh tÕ
KÕ to¸n
l-¬ng,
thèng kª
- Chøc n¨ng vµ nhiÖm vô cña Phßng KÕ to¸n:
Trùc tiÕp h¹ch to¸n kinh doanh c¸c nghiÖp vô kinh tÕ ph¶n ¸nh cña toµn
bé cöa hµng. Thu nhËp sè liÖu ph¶n ¸nh t×nh h×nh kinh doanh cña cöa hµng, tæ
chøc c«ng t¸c h¹ch to¸n kÕ to¸n vµ bé m¸y, phï hîp víi m« h×nh kinh doanh
cña cöa hµng.
- §Ó phï hîp víi tæ chøc qu¶n lý cña cöa hµng c¸c bé phËn trong bé m¸y kÕ
to¸n cã nhiÖm vô riªng.
+ Thñ quü: Qu¶n lý t×nh h×nh thu chi cña toµn bé cöa hµng (ph¸t l-¬ng).
+ KÕ to¸n kho, quÇy: Theo dâi b¸n tån t¹i kho vµo c¸c quÇy hµng lªn b¶ng
kª, ho¸ ®¬n, chøng tõ hµng ho¸ dÞch vô, mua vµo, b¸n ra, lªn tê kª chi tiÕt b¸n
hµng, b¶ng kª sè 4, c¸c biªn b¶n liªn quan nép tæ tr-ëng, kÕ to¸n tæng hîp. Theo
7
dâi t×nh h×nh kinh doanh cña quÇy vµ h¹ch to¸n c¸c nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh
cña quÇy.
+ KÕ to¸n l-¬ng, thèng kª: Theo dâi tiÒn l-¬ng cña c¸n bé c«ng nh©n viªn.
+ KÕ to¸n c¸c nghiÖp vô kinh tÕ: H¹ch to¸n c¸c nghiÖp vô nh-: thuÕ, b¸n
hµng, thu tiÒn.
4.
Nh÷ng thuËn lîi vµ khã kh¨n ¶nh h-ëng ®Õn c«ng t¸c h¹ch to¸n cña
cöa hµng
* ThuËn lîi:
TÊt c¶ c¸c c¸n bé kÕ to¸n trong cöa hµng cã tr×nh ®é Trung cÊp trë lªn ®·
qua c«ng t¸c l©u n¨m. V× vËy c¸n bé kÕ to¸n cã rÊt nhiÒu kinh nghiÖm ®Ó gi¶i
quyÕt c¸c vÊn ®Ò kinh tÕ ph¸t sinh. Do ®Æc ®iÓm m« h×nh kinh doanh, cöa hµng
¸p dông h×nh thøc tæ chøc kÕ to¸n tËp trung ®Ó theo dâi vµ ph¶n ¸nh kÞp thêi c¸c
nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh cung cÊp cho l·nh ®¹o nh÷ng th«ng tin cÇn thiÕt ®Ó
cã h-íng ®Çu t- ®iÒu chØnh nh»m n©ng cao hiÖu qu¶ kinh doanh cho cöa hµng.
* Khã kh¨n:
Tõ ngµy 1/1/1999 Bé Tµi chÝnh ban hµnh LuËt thuÕ GTGT, viÖc ¸p dông
LuËt thuÕ míi nµy ®· g©y khã kh¨n cho c«ng t¸c kÕ to¸n cña cöa hµng. Bëi v×
cöa hµng kinh doanh nhiÒu mÆt hµng cã c¸c lo¹i thuÕ suÊt mua kh¸c nhau: 3%,
5%, 10%. Nh-ng khi b¸n ra chØ chÞu thuÕ suÊt 5% vµ 10%. Nh-ng hµng mua cã
thuÕ suÊt 3% nay ph¶i chÞu thuÕ suÊt b¸n ra lµ 10% sù chªnh lÖch ®ã lµm ¶nh
h-ëng ®Õn lîi nhuËn.
II. Thùc tr¹ng c«ng t¸c kÕ to¸n cña cöa hµng
Cöa hµng B¸ch ho¸ Kim Liªn lµ mét ®¬n vÞ trùc thuéc cña C«ng ty B¸ch
ho¸ Hµ Néi nh-ng cöa hµng ph¶i tù h¹ch to¸n t×nh h×nh biÕn ®éng vµ sè hiÖn cã
c¸c lo¹i tiÒn mÆt t¹i quü cña cöa hµng, do ®ã bé phËn kÕ to¸n cã vai trß quan
träng trong viÖc h¹ch to¸n t×nh h×nh quü tiÒn mÆt t¹i cöa hµng.
H×nh thøc h¹ch to¸n kÕ to¸n C«ng ty ®ang ¸p dông: NhËt ký chøng tõ.
8
S¬ ®å h¹ch to¸n kÕ to¸n
NhËt ký chøng tõ
Chøng tõ gèc
Sæ quü
B¶ng kª
NhËt ký chøng tõ
Sæ, thÎ chi tiÕt
Sæ c¸i
B¶ng Tæng hîp
chi tiÕt
B¸o c¸o tµi chÝnh
Ghi chó:
Ghi hµng ngµy
§èi chiÕu kiÓm tra
Ghi hµng th¸ng
C¨n cø tõ chøng tõ hµng ngµy kÕ to¸n lÊy sè liÖu vµo sæ quü, b¶ng kª, nhËt
ký chøng tõ vµ sæ thÎ chi tiÕt. Tõ c¸c nhËt ký chøng tõ ®Õn cuèi th¸ng vµo sæ c¸i
tr-íc khi vµo sæ c¸i kÕ to¸n ®èi chiÕu b¶ng kª víi sæ c¸i. §Õn cuèi th¸ng tõ b¶ng
kª, sæ vµ thÎ chi tiÕt vµo NhËt ký chøng tõ. Cuèi th¸ng céng c¸c sæ thÎ chi tiÕt
lËp b¶ng tæng hîp chi tiÕt theo tõng tµi kho¶n ®èi chiÕu víi sæ c¸i. Vµ tõ sæ c¸i,
b¶ng kª vµ b¶ng tæng hîp chi tiÕt cuèi th¸ng kÕ to¸n vµo b¸o c¸o tµi chÝnh.
9
PhÇn II
Néi dung chÝnh cña b¸o c¸o.
Tr×nh tù tæ chøc kÕ to¸n "Vèn b»ng tiÒn"
t¹i cöa hµng B¸ch ho¸ Kim Liªn
ChuyÓn sang nÒn kinh tÕ thÞ tr-êng cã sù qu¶n lý cña Nhµ n-íc theo ®Þnh
h-íng x· héi chñ nghÜa, kÕ to¸n víi t- c¸ch lµ c«ng cô quan träng cña qu¶n lý
kinh tÕ ®Ó cã thÓ ®¸p øng tèt h¬n cho c«ng t¸c qu¶n lý ®ßi hái ph¶i lµm tèt c«ng
t¸c kÕ to¸n.
Trong c«ng t¸c kÕ to¸n, kÕ to¸n vèn b»ng tiÒn lµ mét phÇn quan träng. §Ó
tiÕn hµnh ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh ®ßi hái doanh nghiÖp ph¶i cã tµi kho¶n
b»ng tiÒn nhÊt ®Þnh. §ã lµ sè tiÒn mµ doanh nghiÖp hiÖn cã, cã thÓ sö dông mua
hµng ho¸, TSC§, thanh to¸n c«ng nî hay chi phÝ, tµi s¶n b»ng tiÒn cña doanh
nghiÖp bao gåm: tiÒn mÆt t¹i quü gåm c¶ ng©n phiÕu vµ tiÒn göi ng©n hµng kho
b¹c vµ tiÒn ®ang chuyÓn. Tµi s¶n b»ng tiÒn lµ lo¹i tµi s¶n cã tÝnh l-u ®éng cao
nhÊt trong doanh nghiÖp nªn ®ßi hái ph¶i cã sù qu¶n lý vµ h¹ch to¸n chÆt chÏ.
ViÖc h¹ch to¸n b»ng tiÒn ph¶i tu©n theo c¸c nguyªn t¾c cña Nhµ n-íc.
H¹ch to¸n tµi s¶n b»ng tiÒn ph¶i sö dông mét ®¬n vÞ tiÒn tÖ thèng nhÊt lµ
®ång ViÖt Nam (VN§) theo tØ gi¸ do ng©n hµng ViÖt Nam c«ng bè t¹i thêi ®iÓm
ph¸t sinh dÞch vô ®Ó ghi sæ kÕ to¸n.
KÕ to¸n tiÒn mÆt t¹i quü: TiÒn mÆt ë quü chØ sö dông tiÒn ViÖt Nam.
Khi nhËn tiÒn gãp vèn lao ®éng:
Nî TK 1111
Cã TK 411
Rót tiÒn göi ng©n hµng nhËp quü:
Nî TK 1111
Cã TK 1121
10
Thu tiÒn tõ ngoµi kinh doanh:
Nî TK 1111
Cã TK 721
Cã TK 711
Vay vèn vµ nhËn tiÒn ký c-îc, ký quü:
Nî TK 1111
Cã TK 311
Cã TK 341
Cã TK 344
- XuÊt quü tiÒn mÆt mua vËt t- hµng ho¸, TSC§:
Tr-êng hîp ¸p dông theo thuÕ GTGT theo ph-¬ng ph¸p khÊu trõ:
Nî TK 211
Nî TK 213
Nî TK 156
Nî TK 153
Nî TK 611
Nî TK 133
Cã TK 1111
Theo ph-¬ng ph¸p trùc tiÕp:
Nî TK cã liªn quan
Cã TK 1111
XuÊt quü tiÒn mÆt tr¶ nî:
Nî TK 311
Nî TK 315
Nî TK 331
Nî TK 333
Nî TK 334
Nî TK 338
Cã TK 1111
11
XuÊt quü tiÒn mÆt dïng cho ho¹t ®éng ®Çu t- tµi chÝnh:
Nî TK 121
Nî TK 222
Nî TK 228
Nî TK 128
Cã TK 1111
XuÊt quü tiÒn mÆt ®Ó ký c-îc, ký quü:
Nî TK 144
Nî TK 244
Cã TK 1111
XuÊt quü tiÒn mÆt chi t¹m øng:
Nî TK 141
Cã TK 1111
Vµ hiÖn nay cöa hµng sö dông c¸c lo¹i chøng tõ sæ s¸ch:
- Chøng tõ gèc (phiÕu thu, phiÕu chi)
- Sæ quü
- B¸o c¸o quü
- NhËt ký chøng tõ sè 1
- B¶ng kª sè 1
- Sæ c¸i
Tr×nh tù lu©n chuyÓn chøng tõ vµ h¹ch to¸n tiÒn mÆt theo s¬ ®å sau:
12
Chøng tõ gèc
(phiÕu thu, chi)
Sæ quü
NhËt ký chøng tõ sè 1
B¸o c¸o quü
B¶ng kª sè 1
Sæ c¸i
B¸o c¸o tµi chÝnh
Ghi chó:
Ghi hµng ngµy
§èi chiÕu kiÓm tra
Ghi hµng th¸ng
C«ng ty B¸ch ho¸ Hµ Néi
Cöa hµng B¸ch ho¸ Kim Liªn
---------
Céng hoµ x· héi chñ nghÜa ViÖt Nam
§éc lËp - Tù do - H¹nh phóc
----o0o----
GiÊy nép tiÒn
Tªn ng-êi nép : Anh B¶n
§Þa chØ
: 82 NguyÔn Tr·i
Lý do nép
: TiÒn thuª nhµ
Sè tiÒn nép
: 750.000 (viÕt b»ng ch÷): B¶y tr¨m n¨m m-¬i ngh×n ®ång.
Ngµy 26 th¸ng 6 n¨m 2001
Ng-êi nép
Thñ quü
(Ký, hä tªn)
13
Gi¶i thÝch néi dung: GiÊy nép tiÒn.
- Môc ®Ých: GiÊy nép tiÒn lµ giÊy biªn nhËn cña ®¬n vÞ hoÆc c¸ nh©n ®· thu
tiÒn cña ng-êi nép lµm c¨n cø ®Ó lËp phiÕu thu, nép tiÒn vµo quü, ®ång thêi ®Ó
ng-êi nép thanh to¸n víi c¬ quan hoÆc l-u quü.
- Yªu cÇu: GiÊy nép tiÒn ph¶i ®-îc ®ãng thµnh quyÓn vµ ghi râ tªn ®¬n vÞ
cña c¬ quan. Tõng tê ghi râ ngµy th¸ng n¨m lËp vµ thu tiÒn.
- Ph-¬ng ph¸p ghi chÐp:
+ Ghi râ hä tªn vµ ®Þa chØ cña ng-êi nép.
+ Dßng "Lý do nép" ghi râ lý do nh-: tiÒn b¸n hµng, thuª nhµ,...
+ GiÊy ph¶i ®-îc lËp thµnh 02 liªn (®Æt giÊy than viÕt 1 lÇn).
Sau khi thu tiÒn ng-êi nép vµ ng-êi thu tiÒn cïng ký vµ ghi râ hä tªn ®Ó x¸c
®Þnh sè tiÒn ®· thu, ®· nép. Ký xong ng-êi thu tiÒn l-u liªn 1, cßn liªn 2 ®-îc giao
cho ng-êi nép tiÒn gi÷. GiÊy nép tiÒn trong ngµy, giao cho kÕ to¸n lËp phiÕu thu lµm
thñ tôc nhËp quü tiÒn mÆt, thu ®-îc ngµy nµo ng-êi thu tiÒn ph¶i nép quü ngµy ®ã.
- NhiÖm vô:
+ Ph¶i ghi chÝnh x¸c vµ ®Çy ®ñ ®óng sè tiÒn cña ng-êi nép.
+ ChÊp hµnh nghiªm chØnh ®óng nguyªn t¾c cña néi dung giÊy nép tiÒn.
PhiÕu thu
Ngµy 26 th¸ng 6 n¨m 2001
MÉu sè 01 - TT
Q§ sè 1141 - TCQ§/C§KT
Ngµy 1.1.1995 cña BTC
QuyÓn sè:
Sè: 116
Nî TK 1111 : 750.000
Cã TK 5111 : 750.000
Tªn ng-êi nép : Anh B¶n
§Þa chØ
: 82 NguyÔn Tr·i
Lý do nép
: TiÒn thuª nhµ
Sè tiÒn nép
: 750.000 (viÕt b»ng ch÷): B¶y tr¨m n¨m m-¬i ngh×n ®ång.
KÌm theo
: 01 chøng tõ gèc.
Ngµy 26 th¸ng 6 n¨m 2001
Thñ tr-ëng ®¬n vÞ
(Ký, hä tªn, ®ãng dÊu)
KÕ to¸n tr-ëng
(Ký, hä tªn)
Ng-êi lËp phiÕu
(Ký, hä tªn)
14
Ng-êi nép
(Ký, hä tªn)
Thñ quü
(Ký, hä tªn)
Gi¶i thÝch néi dung phiÕu thu:
- Môc ®Ých:
X¸c ®Þnh sè tiÒn mÆt thùc tÕ nhËp quü vµ lµm c¨n cø ®Ó thñ quü thu tiÒn,
ghi sæ quü, kÕ to¸n, ghi sæ c¸c kho¶n thu cã liªn quan. Mäi tµi kho¶n tiÒn ViÖt
Nam nhËp quü nhÊt thiÕt ph¶i cã phiÕu thu.
- Yªu cÇu:
PhiÕu thu ph¶i ®ãng thµnh quyÓn vµ ghi sè tõng quyÓn dïng trong mét n¨m.
Trong mçi phiÕu thu ph¶i ghi sæ quyÓn vµ sæ cña tõng phiÕu thu. Sè phiÕu thu
ph¶i ®¸nh liªn tôc trong mét kú kÕ to¸n. Tõng phiÕu thu ph¶i ghi râ ngµy, th¸ng,
n¨m lËp phiÕu; ngµy, th¸ng, n¨m thu tiÒn.
- Ph-¬ng ph¸p ghi chÐp:
+ Ghi râ hä tªn vµ ®Þa chØ ng-êi nép tiÒn.
+ Dßng "VÒ kho¶n" ghi râ néi dung nép tiÒn nh-: thu tiÒn b¸n hµng, s¶n
phÈm, t¹m øng cßn thõa,...
+ Dßng "Sè tiÒn" ghi b»ng sè vµ b»ng ch÷ sè tiÒn nép quü, ghi râ ®¬n vÞ
tÝnh lµ ®ång ViÖt Nam (VN§).
+ Dßng tiÕp theo ghi sè l-îng chøng tõ gèc kÌm theo phiÕu thu.
PhiÕu thu do kÕ to¸n lËp thµnh 3 liªn (®Æt giÊy than viÕt 1 lÇn) ghi ®Çy ®ñ
c¸c néi dung trªn vµ ký vµo phiÕu, sau ®ã chuyÓn cho kÕ to¸n tr-ëng duyÖt
chuyÓn cho thñ quü lµm thñ tôc nhËp quü. Sau khi ®· nhËn ®Çy ®ñ sè tiÒn, thñ
quü ghi sè tiÒn thùc tÕ nhËp quü (b»ng ch÷) vµo phiÕu thu tr-íc khi ký tªn.
Thñ quü gi÷ l¹i 1 liªn ®Ó ghi râ mét liªn giao cho ng-êi nhËn tiÒn, 1 liªn l-u
n¬i lËp phiÕu. Cuèi ngµy toµn bé phiÕu thu kÌm theo chøng tõ gèc chuyÓn cho kÕ
to¸n ®Ó ghi sæ kÕ to¸n.
- NhiÖm vô:
+ Ph¶i ph¶n ¸nh ®Çy ®ñ vµ chÝnh x¸c sè tiÒn thÓ hiÖn trªn giÊy nép tiÒn.
+ Ph¶i tu©n thñ theo ®óng néi dung yªu cÇu cña phiÕu.
15
C«ng ty B¸ch ho¸ Hµ Néi
Cöa hµng B¸ch ho¸ Kim Liªn
---------
Céng hoµ x· héi chñ nghÜa ViÖt Nam
§éc lËp - Tù do - H¹nh phóc
----o0o----
GiÊy ®Ò nghÞ thanh to¸n mua hµng
Tªn t«i lµ
: Do·nh BÝch Liªn
Lµ c¸n bé nghiÖp vô cña ®¬n vÞ
§Ò nghÞ cöa hµng thanh to¸n tiÒn mua hµng.
Néi dung:
Chi nh¸nh c«ng ty CNP §µ N½ng 033459 sè tiÒn lµ: 2.967.795
(Hai triÖu chÝn tr¨m s¸u b¶y ngµn b¶y tr¨m chÝn l¨m ®ång ch½n)
KÕ to¸n
Hµ néi, ngµy 3 th¸ng 6 n¨m 2001
Ng-êi mua hµng
Phô tr¸ch
Gi¶i thÝch néi dung: GiÊy ®Ò nghÞ thanh to¸n mua hµng.
- Môc ®Ých: GiÊy ®Ò nghÞ thanh to¸n mua hµng lµ c¨n cø ®Ó xÐt duyÖt thanh
to¸n lµm thñ tôc lËp phiÕu chi vµ xuÊt quü cho thanh to¸n.
- Yªu cÇu:
GiÊy ®Ò nghÞ thanh to¸n do ng-êi xin thanh to¸n viÕt 1 liªn vµ ghi râ göi
phô tr¸ch ®¬n vÞ.
- Ph-¬ng ph¸p ghi chÐp:
+ Ng-êi xin ®Ò nghÞ thanh to¸n ph¶i ghi râ hä tªn, chøc vô vµ sè tiÒn xin ®Ò
nghÞ thanh to¸n (viÕt b»ng ch÷ vµ sè).
+ Lý do thanh to¸n: ph¶i ghi râ môc ®Ých tiÒn thanh to¸n.
GiÊy ®Ò nghÞ thanh to¸n ®-îc chuyÓn cho kÕ to¸n tr-ëng xem xÐt vµ ghi lý
do ®Ò nghÞ phô tr¸ch ®¬n vÞ duyÖt chi. C¨n cø quyÕt ®Þnh cña Thñ tr-ëng kÕ to¸n
lËp phiÕu theo giÊy ®Ò nghÞ thanh to¸n vµ chuyÓn cho thñ quü lµm thñ tôc xuÊt
quü.
16
+ Ph¶i xem xÐt néi dung xin ®Ò nghÞ thanh to¸n cã ®óng víi thøc tÕ ®ang cÇn.
+ Ph¶i kiÓm tra sè tiÒn (cÇn chi) cã ®óng víi sè tiÒn xin ®Ò nghÞ thanh to¸n
b»ng c¸ch ®èi chiÕu thùc tÕ.
MÉu 02 - TT
Q§ sè 1141 - TC/C§KT
Ngµy 1.1.1995 cña BTC
QuyÓn sè:
Sè: 498
Nî TK 156
Cã TK 1111
PhiÕu chi
Ngµy 4 th¸ng 6 n¨m 2001
Hä tªn ng-êi nhËn tiÒn : Do·nh BÝch Liªn
CMT sè:
do CA
cÊp ngµy
§Þa chØ
: QTH3
Sè tiÒn : 2.967.795 (viÕt b»ng ch÷): Hai triÖu chÝn tr¨m s¸u b¶y ngµn b¶y
tr¨m chÝn l¨m ®ång.
Lý do
: Mua hµng T4/2001
KÌm theo
: 01 chøng tõ gèc.
Ngµy 4 th¸ng 6 n¨m 2001
Thñ tr-ëng ®¬n vÞ
(Ký, hä tªn, ®ãng dÊu)
KÕ to¸n tr-ëng
(Ký, hä tªn)
Ng-êi lËp phiÕu
(Ký, hä tªn)
Ng-êi nhËn
(Ký, hä tªn)
Thñ quü
(Ký, hä tªn)
- Nî TK 156 : 2.967.795
Cã TK 1111 : 2.967.795
Gi¶i thÝch néi dung phiÕu chi.
- Môc ®Ých:
X¸c ®Þnh c¸c kho¶n tiÒn mÆt thùc tÕ xuÊt quÜ vµ lµm c¨n cø ®Ó thñ quü xuÊt
quü, ghi sæ vµ sæ kÕ to¸n.
- Yªu cÇu:
PhiÕu chi ph¶i ®ãng thµnh quyÓn vµ ghi sè tõng quyÓn dïng trong 1 n¨m.
Trong mçi phiÕu chi ph¶i ghi sè quyÓn vµ sè cña tõng phiÕu chi. Sè phiÕu chi
ph¶i ®¸nh liªn tôc trong 1 kú kÕ to¸n. Tõng phiÕu chi ph¶i ghi râ ngµy, th¸ng,
n¨m lËp phiÕu; ngµy, th¸ng, n¨m chi tiÒn vµ tr-íc khi xuÊt quü ph¶i ®-îc kÕ to¸n
tr-ëng, thñ tr-ëng ®¬n vÞ xem xÐt råi ký duyÖt.
17
- Ph-¬ng ph¸p ghi chÐp:
+ Ghi râ hä tªn vµ ®Þa chØ ng-êi nhËn tiÒn.
+ Dßng "VÒ kho¶n" ghi râ néi dung chi tiÒn nh- mua hµng, tiÕp kh¸ch, mua
s¾m trang thiÕt bÞ.
+ Dßng "Sè tiÒn" ph¶i ghi b»ng sè vµ ghi b»ng sè tiÒn cÇn chi, ghi râ ®¬n vÞ
tÝnh lµ ®ång ViÖt Nam (VN§).
+ Dßng tiÕp theo ghi sè l-îng chøng tõ gèc kÌm theo phiÕu chi.
+ PhiÕu chi ®-îc lËp thµnh 2 liªn (®Æt giÊy than viÕt 1 lÇn) vµ chØ sau khi cã
®ñ ch÷ ký cña ng-êi lËp phiÕu, kÕ to¸n tr-ëng, thñ tr-ëng ®¬n vÞ, thñ quü míi
®-îc xuÊt quü. Sau khi nhËn ®ñ sè tiÒn ng-êi nhËn tiÒn ph¶i ghi sè tiÒn ®· nhËn
b»ng ch÷, ký tªn, ghi râ hä tªn sau khi xuÊt quü còng ph¶i ký tªn vµ ghi râ hä tªn
vµo phiÕu chi.
+ Liªn thø nhÊt l-u ë n¬i ng-êi lËp phiÕu.
+ Liªn thø hai thñ quü dïng ®Ó ghi sæ quü sau ®ã chuyÓn cho kÕ to¸n cïng
víi chøng tõ gèc ®Ó vµo sæ kÕ to¸n.
- NhiÖm vô:
+ Ph¶i ghi ®Çy ®ñ vµ chÝnh x¸c sè tiÒn cÇn chi, thÓ hiÖn ®óng nh- thùc tÕ
yªu cÇu.
+ Ph¶i ghi ®óng néi dung hîp lý mµ mçi mét phiÕu chi yªu cÇu.
+ ChÊp hµnh nghiªm chØnh c¸c nguyªn t¾c cña 1 phiÕu chi.
18
Doanh nghiÖp Kim Liªn
B¶ng kª 1
Ghi Nî tµi kho¶n 1111 "TiÒn mÆt"
Th¸ng 6 n¨m 2001
Sè d- ®Çu th¸ng:
Ghi Nî TK 1111 - Ghi Cã TK...
TT
5111
5113
3331
3383
3384
641
Céng nî TK
1
2
50.520.200
681.818
68.182
51.270.000
3
19.028.800
4
17.791.100
5
20.499.000
20.499.000
6
15.018.900
15.018.900
7
17.069.200
8
17.232.000
9
26.554.000
10
43.833.900
816.380
4.200.000
163.690
20.008.880
420.000
22.411.100
690.480
17.935.680
17.758.800
3.045.454
304.546
29.904.000
43.833.900
11
12
227.536.100
7.927.272
KÕ to¸n ghi sæ
(Ký, hä tªn)
792.728
1.506.865
163.690
Sè d- cuèi th¸ng:............
Ngµy th¸ng n¨m
- Nî TK 1111 : 238.471.460
Cã TK 5111
: 227.536.100
Cã TK 5113
: 7.927.272
Cã TK 3331
: 792.728
Cã TK 3383
: 1.506.865
Cã TK 3384
: 163.695
Cã TK 641
: 544.800
19
544.800
238.411.460
KÕ to¸n tr-ëng
(Ký, hä tªn)
Gi¶i thÝch néi dung B¶ng kª sè 1.
- Môc ®Ých: dïng ®Ó ghi chÐp c¸c nghiÖp vô kinh tÕ vµ ®Ó theo dâi c¸c
kho¶n lµm t¨ng quü sè tiÒn mÆt, ®-îc thÓ hiÖn qua phiÕu thu.
- Yªu cÇu:
B¶ng kª sè 1 chØ më vµ ghi chÐp c¸c tµi kho¶n lµm t¨ng tiÒn mÆt trong quü
(ghi Nî TK 1111 - ghi cã TK cã liªn quan,...) vµ ®-îc ghi chÐp theo tõng ngµy,
th¸ng, n¨m, sè hiÖu ngµy lËp chøng tõ kÕ to¸n dïng lµm c¨n cø ghi sæ.
- Ph-¬ng ph¸p:
C¬ së vµo b¶ng kª sè 1 lµ c¸c phiÕu thu kÌm theo chøng tõ gèc cã liªn
quan.
§Çu th¸ng khi më b¶ng kª sè 1, lÊy sè d- cuèi th¸ng tr-íc lµm sè d- ®Çu
th¸ng sau. Sè cuèi ngµy ®-îc tÝnh b»ng sè d- cuèi ngµy h«m tr-íc céng víi sè
ph¸t sinh Nî trong ngµy trªn b¶ng kª sè 1 trõ ®i sè ph¸t sinh Cã trong ngµy trªn
NhËt ký chøng tõ sè 1, sè d- nµy ph¶i khíp víi sè tiÒn mÆt hiÖn cã t¹i quü cuèi
ngµy.
Cuèi th¸ng hoÆc cuèi quÝ kho¸ sæ b¶ng kª sè 1 x¸c ®Þnh sè tæng ph¸t sinh
Nî TK 1111 ®èi øng cã cña TK cã liªn quan ®Ó vµo sæ c¸i.
- NhiÖm vô:
+ Ph¶n ¸nh ®Çy ®ñ, kÞp thêi vµ chÝnh x¸c c¸c nghiÖp vô kinh tÕ lµm t¨ng
tiÒn mÆt qua phiÕu thu.
+ ChÊp hµnh ®óng nguyªn t¾c ghi chÐp vµ thÓ hiÖn néi dung hîp lý khi vµo
b¶ng kª sè 1.
20
- Xem thêm -