Tài liệu Tổ chức công tác vốn bằng tiền ở cửa hàng bách hoá

Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 Lêi nãi ®Çu H¹ch to¸n kÕ to¸n (gäi t¾t lµ kÕ to¸n) lµ khoa häc thu nhËn xö lý vµ cung cÊp ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh th«ng tin vÒ tµi s¶n vµ vËn dông cña tµi s¶n trong qu¸ tr×nh ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh cña ®¬n vÞ nh»m kiÓm tra gi¸m s¸t ho¹t ®éng kinh tÕ tµi chÝnh. KÕ to¸n lµ c«ng cô qu¶n lý tµi chÝnh cÇn thiÕt trong bÊt kú chÕ ®é kinh tÕ, chÕ ®é x· héi nµo, vai trß cña kÕ to¸n xuÊt ph¸t tõ yªu cÇu kh¸ch quan, cña qu¸ tr×nh qu¶n lý ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh, khi nÒn s¶n xuÊt x· héi ngµy cµng ph¸t triÓn th× yªu cÇu ph¹m vi cña kÕ to¸n ngµy cµng ®-îc më réng chØ râ tÇm quan träng cña kÕ to¸n trong qu¸ tr×nh ph¸t triÓn s¶n xuÊt x· héi. M¸c viÕt: "KÕ to¸n nh- lµ ph-¬ng tiÖn kiÓm so¸t vµ tæng kÕt qu¸ tr×nh s¶n xuÊt ý niÖm cµng cÇn thiÕt chõng nµo mµ qu¸ tr×nh cµng cã mét quy m« x· héi cµng mÊt tÝnh chÊt thuÇn tuý c¸ thÓ". N-íc ta ®ang trong qu¸ tr×nh chuyÓn ho¸ sang nÒn kinh tÕ thÞ tr-êng víi nhiÒu thµnh phÇn kinh tÕ theo ®Þnh h-íng x· héi chñ nghÜa. §ã lµ xu thÕ tÊt yÕu lµ ®-êng lèi ®óng ®¾n cña §¶ng vµ Nhµ n-íc ta trong qu¸ tr×nh chuyÓn ®æi ®ã mçi doanh nghiÖp ®Ó thùc hiÖn tèt môc tiªu cña h¹ch to¸n kinh tÕ lµ s¶n xuÊt kinh doanh ph¶i cã l·i ®ßi hái ph¶i ®æi míi bé m¸y vµ c¬ chÕ qu¶n lý kinh tÕ. §Ó tån t¹i vµ ph¸t triÓn ngµy cµng mét v÷ng m¹nh c¸c doanh nghiÖp ph¶i cã ®Çy ®ñ yÕu tè c¬ b¶n: vèn, lao ®éng, t- liÖu lao ®éng vµ ®èi t-îng lao ®éng. Trong ®ã, vèn lµ c¬ së hµng ®Çu kh«ng thÓ thiÕu ®èi víi mäi ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh cña mçi doanh nghiÖp. Môc ®Ých cña mçi doanh nghiÖp lµ lµm sao ph¶i b¶o toµn ®-îc ®ång vèn cña m×nh vµ thu ®-îc lîi nhuËn tõ ®ång vèn m×nh bá ra. V× vËy, nhÊt thiÕt ph¶i x©y dùng ®-îc chu tr×nh qu¶n lý vèn mét c¸ch khoa häc, gióp kÕ to¸n h¹ch to¸n ®-îc tiÒn mÆt chÝnh x¸c. NhËn thøc ®-îc tÇm quan träng cña c«ng t¸c kÕ to¸n "Vèn b»ng tiÒn". Víi thêi gian ng¾n ®-îc thùc tËp ë cöa hµng B¸ch ho¸ Kim Liªn, ®-îc sù chØ b¶o cña 1 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 c¸c c¸n bé phßng KÕ to¸n vµ sù h-íng dÉn tËn t×nh cña c« gi¸o Lîi. Em nghiªn cøu s©u vµo ®Ò tµi: "Tæ chøc c«ng t¸c Vèn b»ng tiÒn ë cöa hµng B¸ch ho¸ Kim Liªn". Néi dung cña Chuyªn ®Ò bªn c¹nh Lêi nãi ®Çu vµ KÕt luËn em xin tr×nh bµy mét sè vÊn ®Ò sau: PhÇn I: §¸nh gi¸ thùc tr¹ng c«ng t¸c kÕ to¸n cña ®¬n vÞ. PhÇn II: Néi dung chÝnh cña B¸o c¸o. PhÇn III: KÕt luËn. 2 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 PhÇn I §¸nh gi¸ thùc tr¹ng c«ng t¸c kÕ to¸n I. §Æc ®iÓm t×nh h×nh cña ®¬n vÞ 1. Sù ra ®êi ph-¬ng h-íng ho¹t ®éng cña ®¬n vÞ C«ng ty B¸ch Ho¸ Hµ Néi lµ mét doanh nghiÖp Nhµ n-íc thuéc Së Th-¬ng m¹i Hµ Néi. Trong nh÷ng n¨m qua C«ng ty B¸ch ho¸ Hµ Néi lµ mét trong nh÷ng ®¬n vÞ dÉn ®Çu cña ngµnh th-¬ng m¹i, cã uy tÝn réng r·i trong c¸c c¬ quan qu¶n lý, c¸c b¹n hµng vµ c¸c tæ chøc kinh tÕ. Trô së chÝnh cña c«ng ty ®Æt t¹i sè 45 Hµng Bå - quËn Hoµn KiÕm Hµ Néi. §©y lµ mét trong nh÷ng trung t©m trao ®æi mua b¸n hµng ho¸, lµ ®Çu mèi giao th«ng quan träng cña Hµ Néi. V× vËy nã ®· t¹o ®iÒu kiÖn thuËn lîi cho viÖc kinh doanh bu«n b¸n cña c«ng ty. TiÒn th©n ban ®Çu cña c«ng ty lµ C«ng ty MËu dÞch Hµ Néi do Bé Lao ®éng C«ng th-¬ng quyÕt ®Þnh ®-îc thµnh lËp ngµy 28/9/1954. Tr¶i qua h¬n 40 n¨m ho¹t ®éng mçi b-íc ®i cña c«ng ty g¾n liÒn víi sù thay ®æi cña nÒn kinh tÕ ®Êt n-íc. §Õn ngµy 23/6/1988, ®Ó phï hîp víi c¬ chÕ kinh tÕ míi, c«ng ty ®· ®æi tªn thµnh C«ng ty B¸ch ho¸ Hµ Néi. Víi sè c¸n bé c«ng nh©n viªn gåm 750 ng-êi, trong ®ã cã 100 ng-êi cã tr×nh ®é §¹i häc, Cao ®¼ng vµ 250 ng-êi cã tr×nh ®é Trung cÊp, sè cßn l¹i lµ tr×nh ®é s¬ cÊp hoÆc ®· qua ®µo t¹o c¸c líp c¬ b¶n. C«ng ty lµ ®¬n vÞ h¹ch to¸n kinh tÕ ®éc lËp vµ h×nh thøc së h÷u vèn Nhµ n-íc cÊp vµ vèn tù cã, c«ng ty tù chñ vÒ tµi chÝnh cã t- c¸ch ph¸p nh©n, cã tµi kho¶n riªng t¹i ng©n hµng cã quyÒn sö dông con dÊu riªng vµ quyÕt ®Þnh mäi ph-¬ng thøc ho¹t ®éng kinh doanh cña m×nh. C«ng ty B¸ch ho¸ cã 15 c¬ së trùc thuéc gåm c¸c Trung t©m th-¬ng m¹i vµ cöa hµng. Cöa hµng B¸ch ho¸ Kim Liªn lµ mét trong sè 15 ®¬n vÞ trùc thuéc cña C«ng ty B¸ch ho¸ Hµ Néi. Cöa hµng ®-îc thµnh lËp ngµy 28/8/1960, víi tªn gäi lµ cöa hµng B¸ch ho¸ Kim Liªn. Trô së ®Æt t¹i sè 135 phè L-¬ng §×nh Cña - quËn §èng §a - Hµ Néi. §©y lµ trôc ®-êng chÝnh - lµ ®Çu mèi giao th«ng cã ®«ng d©n 3 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 c- sinh sèng, lµ trung t©m bu«n b¸n lín, nªn t¹o ®iÒu kiÖn thuËn lîi cho viÖc tæ chøc ho¹t ®éng kinh doanh cña cöa hµng. M¹ng l-íi cña cöa hµng cã 3 ®Þa ®iÓm: TËp thÓ Kim Liªn, Kh-¬ng Th-îng vµ 82 NguyÔn Tr·i. Tæng sè cã 35 c¸n bé c«ng nh©n viªn. Chøc n¨ng cô thÓ cña cöa hµng lµ b¸n lÎ c¸c lo¹i hµng phôc vô nhu cÇu tiªu dïng. - Tæ chøc nghiªn cøu thÞ tr-êng khai th¸c nguån hµng b¶o qu¶n vµ dù tr÷ hµng ho¸. - Tæ chøc tuyªn truyÒn qu¶ng c¸o (giíi thiÖu hµng, tæ chøc b¸n hµng vµ phôc vô kh¸ch hµng). Ngoµi ra cöa hµng cßn tæ chøc c«ng t¸c qu¶n lý: + Qu¶n lý vÒ kÕ ho¹ch lu©n chuyÓn hµng ho¸. + Qu¶n lý viÖc sö dông nguån vèn kinh doanh. + Qu¶n lý lao ®éng, c¬ së vËt chÊt kü thuËt. + Qu¶n lý vÒ kÕ to¸n tµi chÝnh vµ c¸c nghiÖp vô kinh doanh. NhiÖm vô cña cöa hµng lµ kinh doanh c¸c dÞch vô: - Thùc hiÖn nghÜa vô vµ nhiÖm vô ®èi víi Nhµ n-íc: + Kinh doanh theo c¸c mÆt hµng ®· ®¨ng ký nh- l-¬ng thùc phô (B¸nh, kÑo, n-íc gi¶i kh¸t,...); may mÆc (quÇn ¸o may s½n, kh¨n,...); dông cô gia ®×nh (nåi, ch¶o,...); t¹p phÈm (giÊy, bót,...); kim khÝ ®iÖn m¸y; mü phÈm vµ hµng l-u niÖm. + Nguån hµng chñ yÕu ®-îc lÊy th«ng qua c«ng ty vµ tù tæ chøc khai th¸c trªn thÞ tr-êng. + Ph-¬ng thøc kinh doanh chñ yÕu lµ b¸n lÎ, b¸n hµng thu tiÒn trùc tiÕp vµ b¸n hµng tù chän. - Cöa hµng thùc hiÖn b¶o toµn vµ ph¸t triÓn vèn ®-îc giao sao cho kinh doanh cã hiÖu qu¶, t¨ng lîi nhuËn. - Tæ chøc qu¶n lý lao ®éng trong doanh nghiÖp nh- tæ chøc phong trµo thi ®ua lao ®éng tiÕt kiÖm, n©ng cao hiÖu qu¶ kinh doanh, gi¶i quyÕt viÖc lµm, 4 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 kh«ng ngõng n©ng cao v¨n minh th-¬ng m¹i, ®Ó thùc hiÖn chÝnh s¸ch "D©n giµu - n-íc m¹nh - x· héi c«ng b»ng - v¨n minh" cña §¶ng vµ Nhµ n-íc. - Thùc hiÖn c¸c chØ tiªu kÕ ho¹ch do c«ng ty giao cho nh- thuÕ GTGT, thuÕ vèn, BHXH, khÊu hao TSC§, phÝ qu¶n lý. Cöa hµng lu«n phÊn ®Êu ®Ó hoµn thµnh kÕ ho¹ch cña c«ng ty vµ Së Th-¬ng m¹i giao cho hoµn thµnh nghÜa vô nép thuÕ cho Nhµ n-íc vµ c¸c nghÜa vô kh¸c, ch¨m lo ®Õn ®êi sèng vËt chÊt tinh thÇn c¸n bé c«ng nh©n viªn. Cöa hµng lu«n t¹o ®iÒu kiÖn cho c¸n bé c«ng nh©n viªn ®i häc ®Ó n©ng cao tr×nh ®é chuyªn m«n. MÆt kh¸c lu«n theo dâi s¸t sao thÞ tr-êng ®Ó ®Ò ra c¸c ph-¬ng h-íng chiÕn l-îc kinh doanh ®óng ®¾n cho kú ho¹t ®éng kinh doanh míi. 2. C¬ cÊu tæ chøc bé m¸y cña cöa hµng Cöa hµng B¸ch ho¸ Kim Liªn lµ mét ®¬n vÞ trùc thuéc C«ng ty B¸ch ho¸ Hµ Néi nªn bé m¸y cña cöa hµng còng n»m trong hÖ thèng tæ chøc cña c«ng ty, ®Ó phï hîp víi lo¹i h×nh kinh doanh vµ thÝch øng víi c¬ chÕ thÞ tr-êng c«ng ty s¾p xÕp bé m¸y tæ chøc cña cöa hµng nh- sau: S¬ ®å c¬ cÊu m¹ng l-íi tæ chøc ho¹t ®éng cña cöa hµng Ban phô tr¸ch Tæ nghiÖp vô Tæ kÕ to¸n 3 tæ b¸n hµng Kim Liªn Kh-¬ng Th-îng 5 Tæ b¶o vÖ NguyÔn Tr·i Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 NhiÖm vô: - Ban phô tr¸ch cña cöa hµng gåm 2 ng-êi: + §øng ®Çu lµ 01 cöa hµng tr-ëng: phô tr¸ch toµn bé cöa hµng, chÞu tr¸ch nhiÖm víi c«ng ty vÒ ho¹t ®éng cña cöa hµng, theo dâi t×nh h×nh ho¹t ®éng cña cöa hµng, quyÕt ®Þnh chÝnh s¸ch, ph-¬ng thøc kinh doanh, c«ng t¸c ®èi ngo¹i. + 01 cöa hµng phã: nhiÖm vô gióp viÖc cho cöa hµng tr-ëng x©y dùng kÕ ho¹ch dµi h¹n, kÕ ho¹ch hµng n¨m vµ triÓn khai c¸c c«ng t¸c s¶n xuÊt kinh doanh. - Tæ nghiÖp vô: cã nhiÖm vô t×m nguån hµng ®Ó ®¸p øng mäi nhu cÇu tiªu dïng cña kh¸ch. - Tæ kÕ to¸n cã chøc n¨ng thu thËp xö lý cung cÊp th«ng tin cho ho¹t ®éng kinh doanh, cho c«ng t¸c qu¶n lý vµ thùc hiÖn tèt c¸c kÕ ho¹ch tµi chÝnh vµ c¸c b¸o c¸o qui ®Þnh vµ cã nhiÖm vô thùc hiÖn c¸c nghiÖp vô kÕ to¸n vµ tr¶ l-¬ng cho c¸n bé. - Ba tæ b¸n hµng cã nhiÖm vô b¶o qu¶n hµng ho¸ kinh doanh t¹i ®Þa ®iÓm cña cöa hµng hay nãi c¸ch kh¸c hä thùc hiÖn nghÜa vô trao ®æi hµng vµ tiÒn. - Tæ b¶o vÖ cã nhiÖm vô b¶o vÖ tµi s¶n trang thiÕt bÞ vµ hµng ho¸ cho cöa hµng. Nh- vËy, toµn bé cöa hµng cã 35 c¸n bé c«ng nh©n viªn víi sè vèn Ýt ái nh-ng trong nh÷ng n¨m qua cöa hµng vèn kh«ng ngõng ph¸t huy mäi kh¶ n¨ng cã thÓ cña m×nh ®Ó t×m tiÕn tíi hoµ nhËp víi m¹ng l-íi kinh doanh cña Thñ ®« vµ kinh doanh thu ®-îc cao trªn c¬ së nguån vèn ®-îc cÊp ®Ó nh»m ph¸t huy kh¶ n¨ng kinh doanh cña m×nh. Tæng sè vèn cña cöa hµng tÝnh ®Õn ngµy 31/12/2000 lµ 500.000.000 VN§. Trong ®ã, 100.000.000 lµ nguån vèn ®-îc Nhµ n-íc cÊp, sè cßn l¹i lµ cöa hµng ®· huy ®éng néi bé. Sè vèn néi bé cña cöa hµng lín h¬n nguån vèn ®-îc Nhµ n-íc cÊp. Ngoµi ra trong mÊy n¨m gÇn ®©y cöa hµng ®· tù bæ xung nguån vèn kinh doanh cña m×nh b»ng c¸ch trÝch lîi nhuËn. V× thÕ nguån vèn kinh doanh cña cöa hµng kh«ng ngõng lín h¬n nh-ng ph¶i kinh doanh nhiÒu mÆt hµng nªn cã mét sè mÆt hµng chÝnh ph¶i ¸p dông h×nh thøc mua hµng cña b¹n hµng vµ tr¶ chËm, ®Ó tiÖn dïng thªm nguån vèn kinh doanh. ChÝnh v× vËy, sè vèn b×nh qu©n rÊt nhá, tèc ®é vßng quay vèn kh¸ cao 12 vßng/n¨m. §iÒu ®ã cã nghÜa lµ hiÖu qu¶ sö dông vèn cña cöa hµng ®¹t hiÖu qu¶ tèt. 6 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 3. Tæ chøc bé m¸y kÕ to¸n cña cöa hµng, h×nh thøc kÕ to¸n cña cöa hµng ¸p dông - Thùc hiÖn h¹ch to¸n kÕ to¸n t-¬ng ®èi hoµn chØnh c¸c nghiÖp vô kinh tÕ ®-îc ph©n cÊp. - Tæng hîp c¸c sè liÖu. - Lªn b¸o c¸o vÒ c¸c ho¹t ®éng kinh tÕ ®ã (tÝnh vµ nép c¸c lo¹i thuÕ luËt ®Þnh, tù c©n ®èi chi phÝ vµ chÞu tr¸ch nhiÖm vÒ mäi ho¹t ®éng kinh doanh cña cöa hµng). - LËp b¸o c¸o kÕ to¸n vµ b¸o c¸o ho¹t ®éng kinh doanh cña c¬ së lªn C«ng ty. S¬ ®å m« h×nh tæ chøc kÕ to¸n cña C«ng ty Tæ tr-ëng kÕ to¸n Thñ quü KÕ to¸n kho, quÇy KÕ to¸n c¸c nghiÖp vô kinh tÕ KÕ to¸n l-¬ng, thèng kª - Chøc n¨ng vµ nhiÖm vô cña Phßng KÕ to¸n: Trùc tiÕp h¹ch to¸n kinh doanh c¸c nghiÖp vô kinh tÕ ph¶n ¸nh cña toµn bé cöa hµng. Thu nhËp sè liÖu ph¶n ¸nh t×nh h×nh kinh doanh cña cöa hµng, tæ chøc c«ng t¸c h¹ch to¸n kÕ to¸n vµ bé m¸y, phï hîp víi m« h×nh kinh doanh cña cöa hµng. - §Ó phï hîp víi tæ chøc qu¶n lý cña cöa hµng c¸c bé phËn trong bé m¸y kÕ to¸n cã nhiÖm vô riªng. + Thñ quü: Qu¶n lý t×nh h×nh thu chi cña toµn bé cöa hµng (ph¸t l-¬ng). + KÕ to¸n kho, quÇy: Theo dâi b¸n tån t¹i kho vµo c¸c quÇy hµng lªn b¶ng kª, ho¸ ®¬n, chøng tõ hµng ho¸ dÞch vô, mua vµo, b¸n ra, lªn tê kª chi tiÕt b¸n hµng, b¶ng kª sè 4, c¸c biªn b¶n liªn quan nép tæ tr-ëng, kÕ to¸n tæng hîp. Theo 7 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 dâi t×nh h×nh kinh doanh cña quÇy vµ h¹ch to¸n c¸c nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh cña quÇy. + KÕ to¸n l-¬ng, thèng kª: Theo dâi tiÒn l-¬ng cña c¸n bé c«ng nh©n viªn. + KÕ to¸n c¸c nghiÖp vô kinh tÕ: H¹ch to¸n c¸c nghiÖp vô nh-: thuÕ, b¸n hµng, thu tiÒn. 4. Nh÷ng thuËn lîi vµ khã kh¨n ¶nh h-ëng ®Õn c«ng t¸c h¹ch to¸n cña cöa hµng * ThuËn lîi: TÊt c¶ c¸c c¸n bé kÕ to¸n trong cöa hµng cã tr×nh ®é Trung cÊp trë lªn ®· qua c«ng t¸c l©u n¨m. V× vËy c¸n bé kÕ to¸n cã rÊt nhiÒu kinh nghiÖm ®Ó gi¶i quyÕt c¸c vÊn ®Ò kinh tÕ ph¸t sinh. Do ®Æc ®iÓm m« h×nh kinh doanh, cöa hµng ¸p dông h×nh thøc tæ chøc kÕ to¸n tËp trung ®Ó theo dâi vµ ph¶n ¸nh kÞp thêi c¸c nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh cung cÊp cho l·nh ®¹o nh÷ng th«ng tin cÇn thiÕt ®Ó cã h-íng ®Çu t- ®iÒu chØnh nh»m n©ng cao hiÖu qu¶ kinh doanh cho cöa hµng. * Khã kh¨n: Tõ ngµy 1/1/1999 Bé Tµi chÝnh ban hµnh LuËt thuÕ GTGT, viÖc ¸p dông LuËt thuÕ míi nµy ®· g©y khã kh¨n cho c«ng t¸c kÕ to¸n cña cöa hµng. Bëi v× cöa hµng kinh doanh nhiÒu mÆt hµng cã c¸c lo¹i thuÕ suÊt mua kh¸c nhau: 3%, 5%, 10%. Nh-ng khi b¸n ra chØ chÞu thuÕ suÊt 5% vµ 10%. Nh-ng hµng mua cã thuÕ suÊt 3% nay ph¶i chÞu thuÕ suÊt b¸n ra lµ 10% sù chªnh lÖch ®ã lµm ¶nh h-ëng ®Õn lîi nhuËn. II. Thùc tr¹ng c«ng t¸c kÕ to¸n cña cöa hµng Cöa hµng B¸ch ho¸ Kim Liªn lµ mét ®¬n vÞ trùc thuéc cña C«ng ty B¸ch ho¸ Hµ Néi nh-ng cöa hµng ph¶i tù h¹ch to¸n t×nh h×nh biÕn ®éng vµ sè hiÖn cã c¸c lo¹i tiÒn mÆt t¹i quü cña cöa hµng, do ®ã bé phËn kÕ to¸n cã vai trß quan träng trong viÖc h¹ch to¸n t×nh h×nh quü tiÒn mÆt t¹i cöa hµng. H×nh thøc h¹ch to¸n kÕ to¸n C«ng ty ®ang ¸p dông: NhËt ký chøng tõ. 8 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 S¬ ®å h¹ch to¸n kÕ to¸n NhËt ký chøng tõ Chøng tõ gèc Sæ quü B¶ng kª NhËt ký chøng tõ Sæ, thÎ chi tiÕt Sæ c¸i B¶ng Tæng hîp chi tiÕt B¸o c¸o tµi chÝnh Ghi chó: Ghi hµng ngµy §èi chiÕu kiÓm tra Ghi hµng th¸ng C¨n cø tõ chøng tõ hµng ngµy kÕ to¸n lÊy sè liÖu vµo sæ quü, b¶ng kª, nhËt ký chøng tõ vµ sæ thÎ chi tiÕt. Tõ c¸c nhËt ký chøng tõ ®Õn cuèi th¸ng vµo sæ c¸i tr-íc khi vµo sæ c¸i kÕ to¸n ®èi chiÕu b¶ng kª víi sæ c¸i. §Õn cuèi th¸ng tõ b¶ng kª, sæ vµ thÎ chi tiÕt vµo NhËt ký chøng tõ. Cuèi th¸ng céng c¸c sæ thÎ chi tiÕt lËp b¶ng tæng hîp chi tiÕt theo tõng tµi kho¶n ®èi chiÕu víi sæ c¸i. Vµ tõ sæ c¸i, b¶ng kª vµ b¶ng tæng hîp chi tiÕt cuèi th¸ng kÕ to¸n vµo b¸o c¸o tµi chÝnh. 9 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 PhÇn II Néi dung chÝnh cña b¸o c¸o. Tr×nh tù tæ chøc kÕ to¸n "Vèn b»ng tiÒn" t¹i cöa hµng B¸ch ho¸ Kim Liªn ChuyÓn sang nÒn kinh tÕ thÞ tr-êng cã sù qu¶n lý cña Nhµ n-íc theo ®Þnh h-íng x· héi chñ nghÜa, kÕ to¸n víi t- c¸ch lµ c«ng cô quan träng cña qu¶n lý kinh tÕ ®Ó cã thÓ ®¸p øng tèt h¬n cho c«ng t¸c qu¶n lý ®ßi hái ph¶i lµm tèt c«ng t¸c kÕ to¸n. Trong c«ng t¸c kÕ to¸n, kÕ to¸n vèn b»ng tiÒn lµ mét phÇn quan träng. §Ó tiÕn hµnh ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh ®ßi hái doanh nghiÖp ph¶i cã tµi kho¶n b»ng tiÒn nhÊt ®Þnh. §ã lµ sè tiÒn mµ doanh nghiÖp hiÖn cã, cã thÓ sö dông mua hµng ho¸, TSC§, thanh to¸n c«ng nî hay chi phÝ, tµi s¶n b»ng tiÒn cña doanh nghiÖp bao gåm: tiÒn mÆt t¹i quü gåm c¶ ng©n phiÕu vµ tiÒn göi ng©n hµng kho b¹c vµ tiÒn ®ang chuyÓn. Tµi s¶n b»ng tiÒn lµ lo¹i tµi s¶n cã tÝnh l-u ®éng cao nhÊt trong doanh nghiÖp nªn ®ßi hái ph¶i cã sù qu¶n lý vµ h¹ch to¸n chÆt chÏ. ViÖc h¹ch to¸n b»ng tiÒn ph¶i tu©n theo c¸c nguyªn t¾c cña Nhµ n-íc. H¹ch to¸n tµi s¶n b»ng tiÒn ph¶i sö dông mét ®¬n vÞ tiÒn tÖ thèng nhÊt lµ ®ång ViÖt Nam (VN§) theo tØ gi¸ do ng©n hµng ViÖt Nam c«ng bè t¹i thêi ®iÓm ph¸t sinh dÞch vô ®Ó ghi sæ kÕ to¸n. KÕ to¸n tiÒn mÆt t¹i quü: TiÒn mÆt ë quü chØ sö dông tiÒn ViÖt Nam.  Khi nhËn tiÒn gãp vèn lao ®éng: Nî TK 1111 Cã TK 411  Rót tiÒn göi ng©n hµng nhËp quü: Nî TK 1111 Cã TK 1121 10 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368  Thu tiÒn tõ ngoµi kinh doanh: Nî TK 1111 Cã TK 721 Cã TK 711  Vay vèn vµ nhËn tiÒn ký c-îc, ký quü: Nî TK 1111 Cã TK 311 Cã TK 341 Cã TK 344 - XuÊt quü tiÒn mÆt mua vËt t- hµng ho¸, TSC§:  Tr-êng hîp ¸p dông theo thuÕ GTGT theo ph-¬ng ph¸p khÊu trõ: Nî TK 211 Nî TK 213 Nî TK 156 Nî TK 153 Nî TK 611 Nî TK 133 Cã TK 1111  Theo ph-¬ng ph¸p trùc tiÕp: Nî TK cã liªn quan Cã TK 1111  XuÊt quü tiÒn mÆt tr¶ nî: Nî TK 311 Nî TK 315 Nî TK 331 Nî TK 333 Nî TK 334 Nî TK 338 Cã TK 1111 11 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368  XuÊt quü tiÒn mÆt dïng cho ho¹t ®éng ®Çu t- tµi chÝnh: Nî TK 121 Nî TK 222 Nî TK 228 Nî TK 128 Cã TK 1111  XuÊt quü tiÒn mÆt ®Ó ký c-îc, ký quü: Nî TK 144 Nî TK 244 Cã TK 1111  XuÊt quü tiÒn mÆt chi t¹m øng: Nî TK 141 Cã TK 1111 Vµ hiÖn nay cöa hµng sö dông c¸c lo¹i chøng tõ sæ s¸ch: - Chøng tõ gèc (phiÕu thu, phiÕu chi) - Sæ quü - B¸o c¸o quü - NhËt ký chøng tõ sè 1 - B¶ng kª sè 1 - Sæ c¸i Tr×nh tù lu©n chuyÓn chøng tõ vµ h¹ch to¸n tiÒn mÆt theo s¬ ®å sau: 12 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 Chøng tõ gèc (phiÕu thu, chi) Sæ quü NhËt ký chøng tõ sè 1 B¸o c¸o quü B¶ng kª sè 1 Sæ c¸i B¸o c¸o tµi chÝnh Ghi chó: Ghi hµng ngµy §èi chiÕu kiÓm tra Ghi hµng th¸ng C«ng ty B¸ch ho¸ Hµ Néi Cöa hµng B¸ch ho¸ Kim Liªn --------- Céng hoµ x· héi chñ nghÜa ViÖt Nam §éc lËp - Tù do - H¹nh phóc ----o0o---- GiÊy nép tiÒn Tªn ng-êi nép : Anh B¶n §Þa chØ : 82 NguyÔn Tr·i Lý do nép : TiÒn thuª nhµ Sè tiÒn nép : 750.000 (viÕt b»ng ch÷): B¶y tr¨m n¨m m-¬i ngh×n ®ång. Ngµy 26 th¸ng 6 n¨m 2001 Ng-êi nép Thñ quü (Ký, hä tªn) 13 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 Gi¶i thÝch néi dung: GiÊy nép tiÒn. - Môc ®Ých: GiÊy nép tiÒn lµ giÊy biªn nhËn cña ®¬n vÞ hoÆc c¸ nh©n ®· thu tiÒn cña ng-êi nép lµm c¨n cø ®Ó lËp phiÕu thu, nép tiÒn vµo quü, ®ång thêi ®Ó ng-êi nép thanh to¸n víi c¬ quan hoÆc l-u quü. - Yªu cÇu: GiÊy nép tiÒn ph¶i ®-îc ®ãng thµnh quyÓn vµ ghi râ tªn ®¬n vÞ cña c¬ quan. Tõng tê ghi râ ngµy th¸ng n¨m lËp vµ thu tiÒn. - Ph-¬ng ph¸p ghi chÐp: + Ghi râ hä tªn vµ ®Þa chØ cña ng-êi nép. + Dßng "Lý do nép" ghi râ lý do nh-: tiÒn b¸n hµng, thuª nhµ,... + GiÊy ph¶i ®-îc lËp thµnh 02 liªn (®Æt giÊy than viÕt 1 lÇn). Sau khi thu tiÒn ng-êi nép vµ ng-êi thu tiÒn cïng ký vµ ghi râ hä tªn ®Ó x¸c ®Þnh sè tiÒn ®· thu, ®· nép. Ký xong ng-êi thu tiÒn l-u liªn 1, cßn liªn 2 ®-îc giao cho ng-êi nép tiÒn gi÷. GiÊy nép tiÒn trong ngµy, giao cho kÕ to¸n lËp phiÕu thu lµm thñ tôc nhËp quü tiÒn mÆt, thu ®-îc ngµy nµo ng-êi thu tiÒn ph¶i nép quü ngµy ®ã. - NhiÖm vô: + Ph¶i ghi chÝnh x¸c vµ ®Çy ®ñ ®óng sè tiÒn cña ng-êi nép. + ChÊp hµnh nghiªm chØnh ®óng nguyªn t¾c cña néi dung giÊy nép tiÒn. PhiÕu thu Ngµy 26 th¸ng 6 n¨m 2001 MÉu sè 01 - TT Q§ sè 1141 - TCQ§/C§KT Ngµy 1.1.1995 cña BTC QuyÓn sè: Sè: 116 Nî TK 1111 : 750.000 Cã TK 5111 : 750.000 Tªn ng-êi nép : Anh B¶n §Þa chØ : 82 NguyÔn Tr·i Lý do nép : TiÒn thuª nhµ Sè tiÒn nép : 750.000 (viÕt b»ng ch÷): B¶y tr¨m n¨m m-¬i ngh×n ®ång. KÌm theo : 01 chøng tõ gèc. Ngµy 26 th¸ng 6 n¨m 2001 Thñ tr-ëng ®¬n vÞ (Ký, hä tªn, ®ãng dÊu) KÕ to¸n tr-ëng (Ký, hä tªn) Ng-êi lËp phiÕu (Ký, hä tªn) 14 Ng-êi nép (Ký, hä tªn) Thñ quü (Ký, hä tªn) Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 Gi¶i thÝch néi dung phiÕu thu: - Môc ®Ých: X¸c ®Þnh sè tiÒn mÆt thùc tÕ nhËp quü vµ lµm c¨n cø ®Ó thñ quü thu tiÒn, ghi sæ quü, kÕ to¸n, ghi sæ c¸c kho¶n thu cã liªn quan. Mäi tµi kho¶n tiÒn ViÖt Nam nhËp quü nhÊt thiÕt ph¶i cã phiÕu thu. - Yªu cÇu: PhiÕu thu ph¶i ®ãng thµnh quyÓn vµ ghi sè tõng quyÓn dïng trong mét n¨m. Trong mçi phiÕu thu ph¶i ghi sæ quyÓn vµ sæ cña tõng phiÕu thu. Sè phiÕu thu ph¶i ®¸nh liªn tôc trong mét kú kÕ to¸n. Tõng phiÕu thu ph¶i ghi râ ngµy, th¸ng, n¨m lËp phiÕu; ngµy, th¸ng, n¨m thu tiÒn. - Ph-¬ng ph¸p ghi chÐp: + Ghi râ hä tªn vµ ®Þa chØ ng-êi nép tiÒn. + Dßng "VÒ kho¶n" ghi râ néi dung nép tiÒn nh-: thu tiÒn b¸n hµng, s¶n phÈm, t¹m øng cßn thõa,... + Dßng "Sè tiÒn" ghi b»ng sè vµ b»ng ch÷ sè tiÒn nép quü, ghi râ ®¬n vÞ tÝnh lµ ®ång ViÖt Nam (VN§). + Dßng tiÕp theo ghi sè l-îng chøng tõ gèc kÌm theo phiÕu thu. PhiÕu thu do kÕ to¸n lËp thµnh 3 liªn (®Æt giÊy than viÕt 1 lÇn) ghi ®Çy ®ñ c¸c néi dung trªn vµ ký vµo phiÕu, sau ®ã chuyÓn cho kÕ to¸n tr-ëng duyÖt chuyÓn cho thñ quü lµm thñ tôc nhËp quü. Sau khi ®· nhËn ®Çy ®ñ sè tiÒn, thñ quü ghi sè tiÒn thùc tÕ nhËp quü (b»ng ch÷) vµo phiÕu thu tr-íc khi ký tªn. Thñ quü gi÷ l¹i 1 liªn ®Ó ghi râ mét liªn giao cho ng-êi nhËn tiÒn, 1 liªn l-u n¬i lËp phiÕu. Cuèi ngµy toµn bé phiÕu thu kÌm theo chøng tõ gèc chuyÓn cho kÕ to¸n ®Ó ghi sæ kÕ to¸n. - NhiÖm vô: + Ph¶i ph¶n ¸nh ®Çy ®ñ vµ chÝnh x¸c sè tiÒn thÓ hiÖn trªn giÊy nép tiÒn. + Ph¶i tu©n thñ theo ®óng néi dung yªu cÇu cña phiÕu. 15 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 C«ng ty B¸ch ho¸ Hµ Néi Cöa hµng B¸ch ho¸ Kim Liªn --------- Céng hoµ x· héi chñ nghÜa ViÖt Nam §éc lËp - Tù do - H¹nh phóc ----o0o---- GiÊy ®Ò nghÞ thanh to¸n mua hµng Tªn t«i lµ : Do·nh BÝch Liªn Lµ c¸n bé nghiÖp vô cña ®¬n vÞ §Ò nghÞ cöa hµng thanh to¸n tiÒn mua hµng. Néi dung: Chi nh¸nh c«ng ty CNP §µ N½ng 033459 sè tiÒn lµ: 2.967.795 (Hai triÖu chÝn tr¨m s¸u b¶y ngµn b¶y tr¨m chÝn l¨m ®ång ch½n) KÕ to¸n Hµ néi, ngµy 3 th¸ng 6 n¨m 2001 Ng-êi mua hµng Phô tr¸ch Gi¶i thÝch néi dung: GiÊy ®Ò nghÞ thanh to¸n mua hµng. - Môc ®Ých: GiÊy ®Ò nghÞ thanh to¸n mua hµng lµ c¨n cø ®Ó xÐt duyÖt thanh to¸n lµm thñ tôc lËp phiÕu chi vµ xuÊt quü cho thanh to¸n. - Yªu cÇu: GiÊy ®Ò nghÞ thanh to¸n do ng-êi xin thanh to¸n viÕt 1 liªn vµ ghi râ göi phô tr¸ch ®¬n vÞ. - Ph-¬ng ph¸p ghi chÐp: + Ng-êi xin ®Ò nghÞ thanh to¸n ph¶i ghi râ hä tªn, chøc vô vµ sè tiÒn xin ®Ò nghÞ thanh to¸n (viÕt b»ng ch÷ vµ sè). + Lý do thanh to¸n: ph¶i ghi râ môc ®Ých tiÒn thanh to¸n. GiÊy ®Ò nghÞ thanh to¸n ®-îc chuyÓn cho kÕ to¸n tr-ëng xem xÐt vµ ghi lý do ®Ò nghÞ phô tr¸ch ®¬n vÞ duyÖt chi. C¨n cø quyÕt ®Þnh cña Thñ tr-ëng kÕ to¸n lËp phiÕu theo giÊy ®Ò nghÞ thanh to¸n vµ chuyÓn cho thñ quü lµm thñ tôc xuÊt quü. 16 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 + Ph¶i xem xÐt néi dung xin ®Ò nghÞ thanh to¸n cã ®óng víi thøc tÕ ®ang cÇn. + Ph¶i kiÓm tra sè tiÒn (cÇn chi) cã ®óng víi sè tiÒn xin ®Ò nghÞ thanh to¸n b»ng c¸ch ®èi chiÕu thùc tÕ. MÉu 02 - TT Q§ sè 1141 - TC/C§KT Ngµy 1.1.1995 cña BTC QuyÓn sè: Sè: 498 Nî TK 156 Cã TK 1111 PhiÕu chi Ngµy 4 th¸ng 6 n¨m 2001 Hä tªn ng-êi nhËn tiÒn : Do·nh BÝch Liªn CMT sè: do CA cÊp ngµy §Þa chØ : QTH3 Sè tiÒn : 2.967.795 (viÕt b»ng ch÷): Hai triÖu chÝn tr¨m s¸u b¶y ngµn b¶y tr¨m chÝn l¨m ®ång. Lý do : Mua hµng T4/2001 KÌm theo : 01 chøng tõ gèc. Ngµy 4 th¸ng 6 n¨m 2001 Thñ tr-ëng ®¬n vÞ (Ký, hä tªn, ®ãng dÊu) KÕ to¸n tr-ëng (Ký, hä tªn) Ng-êi lËp phiÕu (Ký, hä tªn) Ng-êi nhËn (Ký, hä tªn) Thñ quü (Ký, hä tªn) - Nî TK 156 : 2.967.795 Cã TK 1111 : 2.967.795 Gi¶i thÝch néi dung phiÕu chi. - Môc ®Ých: X¸c ®Þnh c¸c kho¶n tiÒn mÆt thùc tÕ xuÊt quÜ vµ lµm c¨n cø ®Ó thñ quü xuÊt quü, ghi sæ vµ sæ kÕ to¸n. - Yªu cÇu: PhiÕu chi ph¶i ®ãng thµnh quyÓn vµ ghi sè tõng quyÓn dïng trong 1 n¨m. Trong mçi phiÕu chi ph¶i ghi sè quyÓn vµ sè cña tõng phiÕu chi. Sè phiÕu chi ph¶i ®¸nh liªn tôc trong 1 kú kÕ to¸n. Tõng phiÕu chi ph¶i ghi râ ngµy, th¸ng, n¨m lËp phiÕu; ngµy, th¸ng, n¨m chi tiÒn vµ tr-íc khi xuÊt quü ph¶i ®-îc kÕ to¸n tr-ëng, thñ tr-ëng ®¬n vÞ xem xÐt råi ký duyÖt. 17 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 - Ph-¬ng ph¸p ghi chÐp: + Ghi râ hä tªn vµ ®Þa chØ ng-êi nhËn tiÒn. + Dßng "VÒ kho¶n" ghi râ néi dung chi tiÒn nh- mua hµng, tiÕp kh¸ch, mua s¾m trang thiÕt bÞ. + Dßng "Sè tiÒn" ph¶i ghi b»ng sè vµ ghi b»ng sè tiÒn cÇn chi, ghi râ ®¬n vÞ tÝnh lµ ®ång ViÖt Nam (VN§). + Dßng tiÕp theo ghi sè l-îng chøng tõ gèc kÌm theo phiÕu chi. + PhiÕu chi ®-îc lËp thµnh 2 liªn (®Æt giÊy than viÕt 1 lÇn) vµ chØ sau khi cã ®ñ ch÷ ký cña ng-êi lËp phiÕu, kÕ to¸n tr-ëng, thñ tr-ëng ®¬n vÞ, thñ quü míi ®-îc xuÊt quü. Sau khi nhËn ®ñ sè tiÒn ng-êi nhËn tiÒn ph¶i ghi sè tiÒn ®· nhËn b»ng ch÷, ký tªn, ghi râ hä tªn sau khi xuÊt quü còng ph¶i ký tªn vµ ghi râ hä tªn vµo phiÕu chi. + Liªn thø nhÊt l-u ë n¬i ng-êi lËp phiÕu. + Liªn thø hai thñ quü dïng ®Ó ghi sæ quü sau ®ã chuyÓn cho kÕ to¸n cïng víi chøng tõ gèc ®Ó vµo sæ kÕ to¸n. - NhiÖm vô: + Ph¶i ghi ®Çy ®ñ vµ chÝnh x¸c sè tiÒn cÇn chi, thÓ hiÖn ®óng nh- thùc tÕ yªu cÇu. + Ph¶i ghi ®óng néi dung hîp lý mµ mçi mét phiÕu chi yªu cÇu. + ChÊp hµnh nghiªm chØnh c¸c nguyªn t¾c cña 1 phiÕu chi. 18 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 Doanh nghiÖp Kim Liªn B¶ng kª 1 Ghi Nî tµi kho¶n 1111 "TiÒn mÆt" Th¸ng 6 n¨m 2001 Sè d- ®Çu th¸ng: Ghi Nî TK 1111 - Ghi Cã TK... TT 5111 5113 3331 3383 3384 641 Céng nî TK 1 2 50.520.200 681.818 68.182 51.270.000 3 19.028.800 4 17.791.100 5 20.499.000 20.499.000 6 15.018.900 15.018.900 7 17.069.200 8 17.232.000 9 26.554.000 10 43.833.900 816.380 4.200.000 163.690 20.008.880 420.000 22.411.100 690.480 17.935.680 17.758.800 3.045.454 304.546 29.904.000 43.833.900 11 12 227.536.100 7.927.272 KÕ to¸n ghi sæ (Ký, hä tªn) 792.728 1.506.865 163.690 Sè d- cuèi th¸ng:............ Ngµy th¸ng n¨m - Nî TK 1111 : 238.471.460 Cã TK 5111 : 227.536.100 Cã TK 5113 : 7.927.272 Cã TK 3331 : 792.728 Cã TK 3383 : 1.506.865 Cã TK 3384 : 163.695 Cã TK 641 : 544.800 19 544.800 238.411.460 KÕ to¸n tr-ëng (Ký, hä tªn) Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 Gi¶i thÝch néi dung B¶ng kª sè 1. - Môc ®Ých: dïng ®Ó ghi chÐp c¸c nghiÖp vô kinh tÕ vµ ®Ó theo dâi c¸c kho¶n lµm t¨ng quü sè tiÒn mÆt, ®-îc thÓ hiÖn qua phiÕu thu. - Yªu cÇu: B¶ng kª sè 1 chØ më vµ ghi chÐp c¸c tµi kho¶n lµm t¨ng tiÒn mÆt trong quü (ghi Nî TK 1111 - ghi cã TK cã liªn quan,...) vµ ®-îc ghi chÐp theo tõng ngµy, th¸ng, n¨m, sè hiÖu ngµy lËp chøng tõ kÕ to¸n dïng lµm c¨n cø ghi sæ. - Ph-¬ng ph¸p: C¬ së vµo b¶ng kª sè 1 lµ c¸c phiÕu thu kÌm theo chøng tõ gèc cã liªn quan. §Çu th¸ng khi më b¶ng kª sè 1, lÊy sè d- cuèi th¸ng tr-íc lµm sè d- ®Çu th¸ng sau. Sè cuèi ngµy ®-îc tÝnh b»ng sè d- cuèi ngµy h«m tr-íc céng víi sè ph¸t sinh Nî trong ngµy trªn b¶ng kª sè 1 trõ ®i sè ph¸t sinh Cã trong ngµy trªn NhËt ký chøng tõ sè 1, sè d- nµy ph¶i khíp víi sè tiÒn mÆt hiÖn cã t¹i quü cuèi ngµy. Cuèi th¸ng hoÆc cuèi quÝ kho¸ sæ b¶ng kª sè 1 x¸c ®Þnh sè tæng ph¸t sinh Nî TK 1111 ®èi øng cã cña TK cã liªn quan ®Ó vµo sæ c¸i. - NhiÖm vô: + Ph¶n ¸nh ®Çy ®ñ, kÞp thêi vµ chÝnh x¸c c¸c nghiÖp vô kinh tÕ lµm t¨ng tiÒn mÆt qua phiÕu thu. + ChÊp hµnh ®óng nguyªn t¾c ghi chÐp vµ thÓ hiÖn néi dung hîp lý khi vµo b¶ng kª sè 1. 20